Giao tiếp trong kinh doanh - Hiểu biết về giao tiếp kinh doanh [PDF]

Zitiervorschau

GIAO TIẾP TRONG KINH DOANH CHƯƠNG 1 - HIỂU BIẾT VỀ GIAO TIẾP KINH DOANH 1. Giao tiếp trong tổ chức Giao tiếp là gì? -

Giao tiếp là quá trình gửi và nhận các thông điệp bằng ngôn ngữ và phi ngôn ngữ

-

Hoạt động xác lập và vận hành các mối quan hệ

Tại sao giao tiếp quan trọng trong 1 tổ chức? -

Giao tiếp là cách để mọi người chia sẻ thông tin, phối hợp hoạt động và đưa ra quyết định đúng

-

Giao tiếp cần thiết cho mọi người trong tổ chức để đạt được mục tiêu của mình

Các nghiên cứu của Mỹ phản ánh về thực trạng nói và viết kém trong GKTD -

47%: Trong hoạt động kinh doanh, người nhân viên giao tiếp tốt giúp tăng lợi nhuận, hiệu quả kinh doanh lên 47%

-

TOP 10: Kỹ năng nói và viết năm trong TOP 10 các nhà tuyển dụng tìm kiếm ở ứng viên

=> Kỹ năng giao tiếp quyết định sự thành công của bạn trong tổ chức -

KNGT tốt giúp bạn được tuyển dụng và quyết định sự thăng tiến

-

KNGT tốt mang lại cho bạn những cơ hội tốt trong KD

=> Kỹ năng giao tiếp quyết định sự thành công trong cuộc sống

2. Các bộ phần cấu thành của giao tiếp 2.1. Mô hình giao tiếp 1. Nhu cầu giao tiếp 2. Người gửi: -

Môi trường giao tiếp

-

Phân tích người nhận -

Văn hóa tổ chức

-

Các vấn đề pháp lý trong giao tiếp

-

Các vấn đề đạo đức

-

Xác định mục tiêu

-

Lựa chọn phương tiện truyền thông

-

Thiết kế thông điệp

3. Thông điệp 4. Người nhận -

Giải mã thông điệp

-

Phản hồi lại cho người nhận

5. Phản hồi (4 -> 2) Bên cạnh đó còn có Rào cản giao tiếp trong bước 2 - 4 Động thái tự nhiên của giao tiếp Bản chất năng động của giao tiếp? -

Giao tiếp không phải là đường thẳng và tĩnh tại

2.2. Các hướng giao tiếp trong tổ chức 2.2.1. Kênh giao tiếp chính thức: -

Thiết lập bằng sơ đồ bộ máy tổ chức, có tính chính thức và thứ bậc

Các hướng giao tiếp chính thức

Khái niệm

GT từ trên xuống

GT từ dưới lên

GT hàng ngang

GT do cơ cấu tổ

GT từ nhân viên lên

GT của những người

chức quy định

cấp trên

cùng cấp

Phổ biến các chiến

Phản hồi thông tin

Để hợp tác làm việc,

lược, kế hoạch KD,

cho cấp trên về đề

chia sẻ công việc,

chính sách

xuất, kiến nghị

động viên nhau…

Cấp dưới phàn nàn

Bị tâm lý chi phối

Không có quyền lực

về cách truyền

mạnh nên khó khăn trong việc điều phối

thông cấp trên (xa

về truyền tin (tự ti,

=> Nên phải có kỹ

cách nhân viên,

mặc cảm, an

năng xây dựng các

Có tính quyền lực Mục tiêu

Vấn đề

thiếu cởi mở, cứng

phận… )

mối quan hệ và kỹ

nhắc, thiếu công

năng giao tiếp

bằng, định kiến... ) Cấp dưới luôn không hiểu được thông điệp của cấp trên

2.2.2. Kênh giao tiếp phi chính thức -

Mạng lưới GT phi chính thức truyền thông tin qua các kênh không chính thức bên trong tổ chức: FB, Email, Ăn, chơi

Đặc điểm: -

Người phát thông tin mang tính cá nhân, không đại diện cho ai

-

Tốc độ truyền tin rất nhanh

-

Thông tin thường chính xác, thiếu tích cực

Nếu bạn là một người quản lý giỏi thì làm gì trong kênh này? -

Có kỹ năng thâm nhập vào kênh phi chính thức của nhân viên

-

Kênh phi chính thức - không chính xác, thiếu tích cực => Thường xuyên tổ chức các hoạt động vui chơi để tạo không gian thoải mái cho nhân viên.

3. Các rào cản trong hoạt động giao tiếp trong kinh doanh Rào cản/nhiễu: -

Là yếu tố cản trở giao tiếp hiệu quả. Có nguy cơ tiềm tàng liên quan đến tất cả mọi bộ phận cấu thành giao tiếp.

Mang tính vật lý

Mang tính xã hội

Tiếng ồn, hệ thống hậu cần

Khác biệt về tín ngưỡng tôn Cảm xúc mạnh, lo sợ, thiếu

hỗ trợ truyền tin không

giáo, nghi thức giao tiếp,

tốt…

phong tục, tập quán, địa vị xã hội, kinh nghiệm, hiểu

Mang tinh tâm lý

tự tin, mặc cảm…

biết…

3.1. Rào cản ngôn ngữ -

Hiểu biết không đầy đủ

-

Khác nhau về cách hiểu

-

Khác nhau về ngôn ngữ

-

Lối diễn đạt không phù hợp -

Tiếng lóng

-

Biệt ngữ

-

Uyển ngữ

-

Từ ngữ trừu tượng và mơ hồ

-

Trạng thái cực đoan và sự im lặng

3.2. Rào cản phi ngôn ngữ -

Tín hiệu không thích hợp/dấu hiệu mâu thuẫn

-

Sự khác biệt về nhận thức

-

Những cảm xúc không thích hợp (cảm xúc cực đoan)

-

Những sự sao nhãng

4. Lựa chọn phương tiện giao tiếp 4.1. Các phương tiện/kênh GT truyền thống

GT truyền thống bằng cách viết -

Tập gấp màu sắc

-

Bản tin nội bộ cho nhân viên mà không cần máy tính

-

Báo cáo tài chính bằng giấy

-

Thư mời thầu hay chào hàng

-

Tài liệu xuất bản thường kỳ như tạp chí, báo, tập san

4.2. Các phương tiện/kênh GT hiện đại -

Email, điện thoại, voice mail

GT truyền thống bằng lời -

Cuộc họp: hai người, nhóm nhỏ, nhóm lớn tập hợp lại

-

Tin nhắn tức thì và tin nhắn văn bản

-

Phương tiện truyền thông xã hội

-

Blog

-

Microblog

-

Truyền thông đa phương tiện

-

Wikis

-

Mạng xã hội

Ưu và nhược điểm của các phương tiện/kênh GT:

Lựa chọn phương tiện truyền thông cần cân nhắc gì?

Căn nhắc về mối quan hệ

Căn nhắc về hậu cần

Mối quan hệ mới hay cũ?

Độ dài và mức độ phức tạp của thông điệp?

Tin tốt hay tin xấu?

Số lượng và địa điểm của người nhận tin?

Cần phản hồi ngay không?

Mức độ khẩn của thông điệp?

Sở thích của người nhận tin?

Tính khả tinh và tính hiệu quả nhất là gì?

Người nhận tin ở cấp nào của tổ chức?

Khả năng hiểu thông điệp của người nhận

Có cần chú giải không?

tin như thế nào? Người nhận tin đã có cách tiếp cận công nghệ nào?

Các công ty sử dụng kênh giao tiếp nào? -

Mỗi phương tiện truyền tin đều có những nhược điểm nhất định, nên thông thường các công ty sử dụng nhiều kênh giao tiếp

5. Giao tiếp theo pháp luật và đạo đức

5.1. Giao tiếp theo pháp luật 5.2. Giao tiếp theo đạo đức

Đạo đức nghề nghiệp

Đạo đức xã hội

Đạo đức cá nhân

Xác định bởi tổ chức

Xác định bởi xã hội

Xác định bởi cá nhân và dựa trên cơ sở giá trị gia đình, những gì thừa hưởng, kinh nghiệm cá nhân và những nhân tố khác

5.2.1. Điều gì ảnh hưởng đến hành vi đạo đức? -

Chúng tao làm những việc thuận tiện nhất -> Tìm con đường dễ dàng nhất

-

Chúng tôi làm những việc để giành chiến tháng -> Đi theo nguyên tắc đạo đức sẽ giới hạn khả năng đi đến thành công

-

Chúng tôi làm những việc hợp lý hóa sự lựa chọn -> Xác định rằng quyết định chứng tôi thực hiện phụ thuộc vào hoàn cảnh đặc biệt (điều này gọi là đạo đức tình huống, đạo đức dựa trên hoàn cảnh cụ thể)

5.2.2. Những khoản tiền phải trả vì đạo đức 5.2.3. Khuôn khổ cho việc tao ra quyết định có đạo đức Khi đối mặt với các vấn đề đạo đức, cần cân nhắc tới những yếu tố sau: -

Liệu hành động có phù hợp với pháp luật không?

-

Hành động có đúng với những chính sách và đường lối của công ty không?

-

Ai sẽ bị tác động bởi quyết định của bạn và bị như thế nào?

-

Hành động đó có phù hợp với giá trị của công ty hay không?

-

Bạn sẽ cảm thấy như thế nào sau khi quyết định được người ta biết đến?

5.3.4. Giao tiếp có đạo đức 6. Mô hình 3P (Purpose, Process, Product - Mục đích, tiến trình và sản phẩm) Mục đích: Xác định tình huống và thảo luận về sự cần thiết của mỗi một nhiệm vụ giao tiếp cụ thể Tiến trình: Một chuỗi các câu hỏi cung cấp chỉ dẫn từng bước một cho việc thực hiện giao tiếp Sản phẩm: Kết quả - giao tiếp cuối cùng