Studiu de Caz. Sistemul Informațional Al Millenium SRL [PDF]

Zitiervorschau

Ministerul Educaţiei al Republicii Moldova COLEGIUL FINANCIAR-BANCAR DIN MUN.CHIŞINĂU Catedra „Economie şi finanţe”

Proiectul la disciplina Sisteme informaționale de gestiune Tema: „Studiu de caz. Sistemul informațional al Millenium SRL”

Realizat: Bazilevici Elizaveta, eleva gr.FP1308G

Verificat: Grosu Olga

Chişinău, 2017

CUPRINS

INTRODUCERE ............................................................................................................. 3 CAPITOLUL I. DESCRIEREA ORGANIZĂRII ÎNTREPRINDERII .............................................................. 4 1.1.Misiunea. Obiectivele. Strategia. Istoricul și funcțiile întreprinderii. ........................................................... 4 1.2. Organigrama întreprinderii ........................................................................................................................... 6 1.3. Prezentarea principalelor resurse informatice existente. .............................................................................. 7 CAPITOLUL II. ANALIZA SISTEMULUI INFORMATIC AL „MILLENIUM ............................................. 8 2.1. Inițierea și planificarea realizării unui sistem informatic ............................................................................. 8 2.2. Analiza sistemului existent. ........................................................................................................................ 11 2.3. Modelarea logică a sistemului .................................................................................................................... 12 2.4. Proiectarea fizică a sistemului .................................................................................................................... 14

BIBLIOGRAFIE ........................................................................................................... 16

2

INTRODUCERE Sistemul informațional pentru o firmă care prestează serviciile educaționale reprezintă totalitatea datelor culese, prelucrate și transmise referitor la corelația între mediul întreprinderii și cel extern. O firmă care prestează servicii educaționale are nevoie de:  Datele, care exprimă numărul studenților în grupe, numărul grupelor și obiectele studiate.  Informațiile – planurile pentru o perioadă, performanța studenților la testele de evaluare, controlul materialului predate de către profesori. Sistemul informaţional are menirea de a identifica nevoile specifice de informaţii ale managerilor responsabili de sistemul logistic, de a culege din surse primare şi secundare datele şi informaţiile respective şi de a le distribui în formatul adecvat, la momentul dorit, factorilor de decizie din această arie funcţională, precum şi managerilor din alte arii ale căror decizii sunt influenţate de sau influenţează performanţele sistemului logistic al organizaţiei. Sistemul poate îndeplini toate sau unele dintre următoarele funcţii: selecţia modurilor de predare; alegerea celor mai bune resurse; consolidarea orelor; stabilirea numărului de grupe; programarea lecțiilor; prelucrarea reclamaţiilor; monitorizarea studenților; plata şi verificarea documentelor. Fiecare dintre cele trei componente ale sistemului informaţional include informaţii şi instrumente necesare pentru susţinerea deciziilor în domeniul planificării, desfăşurării, monitorizării şi evaluării operaţiunilor. Organizaţiile trebuie să se asigure că managerii pot obţine informaţiile dorite, în forma adecvată. Este de preferat ca sistemul informaţional să fie capabil să ofere datele/informaţiile adecvate, în loc să acumuleze mari volume de date neimportante. Această caracteristică indică gradul în care informaţia reflectă realitatea. Fiecare manager doreşte ca sistemul să îi ofere informaţii cu un grad de acurateţe de 100%. Informaţiile cu un grad înalt de acurateţe nu garantează o decizie cu rezultate excelente. 3

CAPITOLUL I. DESCRIEREA ORGANIZĂRII ÎNTREPRINDERII 1.1.Misiunea. Obiectivele. Strategia. Istoricul și funcțiile întreprinderii.

„Milenium” S.R.L. propune cursuri adolescenţilor şi adulţilor în următoarele domenii: etică, eticheta, cultura comunicării, time management şi team building. Aceasta firmă va oferi lecţii private/în grup pentru diferite categorii de vîrste, traininguri pentru firme/instituţii de învăţămînt şi alte activităţi extracurs (la alegerea şi la dorinţa clientului). Afacerea a început activitatea sa cu închirierea unui oficiu în or.Chişinău pe str. Alexei Mateevici 88. Pentru activitatea firmei a fost nevoie de traineri-specialişti în diferite domenii (etica, cultura, management), astfel au fost angajaţi 3 profesori în 2015. Scopul principal al acestui proiect este atragerea unui număr mare de clienţi din piaţa potenţială, axîndu-se mai ales pe obţinerea unei ponderi semnificative pe piaţa dată. Pentru realizarea misiunii noastre „Milenium” S.R.L. asigură un nivel înalt de cunoştinţe prin crearea unui mediu productiv şi oferă cele mai noi metode de predare, aplică soluţii optimale pentru satisfacerea cerinţelor tuturor părţilor cointeresate. Viziunea: „Milenium” S.R.L. îşi propune să devină o firmă dinamică care oferă cunoştinţe în domeniul eticii şi dezvoltării personale la un nivel înalt, competitive şi inovatoare, accesibile clienţilor care doresc să-şi dezvolte calităţile personale necesare în lumea modernă. Întreprinderea îşi propunde următoarele obiective pentru atingerea scopului:  recuperarea investiţiilor în primele 6 luni de activitate;  crearea a 4 grupe cîte 15 studenţi în timp de 2 luni;  dezvoltarea parteneriatului cu instituţiile de învăţămînt (liceal, profesional şi universitar) în timp de 3 ani; 

închierea a 3-5 contracte cu companii pentru prestarea serviciilor pe o perioadă îndelungată în timp de un an.

 extinderea firmei prin deschiderea oficiilor în Bălţi, Cahul, Orhei şi Floreşti în timp de 6 ani Strategia de creștere constă în: 4

 cererea sporită şi interes a clienţilor pentru astfel de servicii  preţul redus per ora academică de predare  ambianţa plăcută unde se oferă serviciile  oferirea serviciilor direct în oficiile clienţilor  un grup de profesori talentaţi cu experienţa şi practica internaţională  flexibilitatea orarului creat, crearea unui orar personalizat Firma „Milenium” S.R.L. a elaborat analiza mediului de activitate cu ajutorul analizei SWOT. Această analiză ajută la dezvoltarea în continuare punctele forte şi la întreprinderea măsurilor necesare pentru rezolvarea problemelor apărute. SWOT al firmei „Milenium” S.R.L. Strenghts

Weaknesses

 personal calificat

 lipsa experineţei în domeniu

 orar flexibil

 lipsa resurselor financiare

 sortiment larg de servicii oferite

 insuficienţa clienţilor în primul

 amplasarea avantajoasă

an de activitate

 lipsa concurenţilor mari

 lipsa politicii de promovare

Opportunities

Threats

 credit pe termen scurt  colaborare cu organizaţii non  guvernamentale şi cele de

 incapacitatea de a recupera investiţii în termen planificat  instabilitatea

economică

şi

politică din ţară

peste hotare (Mediapoint,

European

Youth, Consiliul Local al

 scăderea intereselor oamenilor faţă de domeniu

Tineretului etc.)  implicarea în viaţa socială a localităţii  participarea

la

conferinţe,

traininguri în ţara şi peste hotare 5

„Milenium” S.R.L. oferă diferite tipuri de cursuri pentru persoanele fizice şi juridice. „Milenium” S.R.L. oferă cursuri în diferite domenii cum ar fi: Etica în afaceri, Cultura dezbaterilor, Administrarea afacerilor, Management, Limbile străine pentu afaceri Clienţii-ţintă ai „Milenium” S.R.L. noastre au capacitate de cumpărare de la medie pînă la înaltă, au venituri stabile sau au posibilitatea şi necesitatea de a învesti în dezvoltarea personal.

1.2. Organigrama întreprinderii „Milenium” S.R.L. este organizată ca o societate cu răspundere limitată condusă de director și în subordinea căruia se află departemntul de contabilitate și de vânzări. Departamentul contabil este compus din șeful de departament și un contabil. Departamentul de vânzări și marketing este compus din șeful departamentului, un specialist în vânzări și un marketer. În afară de personalul administrativ mai sunt angajați 6 profesori. Mai jos este reprezentată organigrama firmei „Millenium” S.R.L.:

Fig.1.2.1. Organigrama “Millenium”S.R.L. 6

1.3. Prezentarea principalelor resurse informatice existente.

Sistemul informatic al firmei are în evidența următoarele sisteme: Tabelul 1 Nr.

Denumirea

crt.

echipamentului

Caracteristici tehnice

Locul de folosire

Software de bază și aplicații instalate

1

Server WEB

Procesor Intel Celeron;

Manager

Windows 7

Procesor AMD E-

2 Departamentul

Windows 7;

Series; E1-2500B; 1,4

de contabilitate

C++;

GHz; HDD; 500Gb;

3 Departamentul

SAGA B.

DVD-RW

de vânzări și

procesor J1750; 2,41 GHz, RAM 2 Gb 2

Stații lucru

contabilitate 3

Imprimanta/Scanner Canon Pixma MG2440, 1 Director /Copiator

color, injet, 9W

1 Departamentul contabilitate 2 Departamentul de marketing și vânzări

Sistemul informatic al “Millenium” S.R.L. Aplicațiile utilizate la întreprindere sunt următoarele:  C++ - program ce ține evidența contabilă a intrărilor și ieșirilor de mijloace bănești  SAGA B – programul de evidența salariilor

7

CAPITOLUL II. ANALIZA SISTEMULUI INFORMATIC AL „MILLENIUM” 2.1. Inițierea și planificarea realizării unui sistem informatic

Proiectarea unui sistem informatic este o activitate ce impune folosirea unor resurse financiare, umane si materiale, într-o perioada mare de timp. Aceasta actiune presupune parcurgerea unui numar mare de grupe de activitati, cu un pronuntat caracter creativ, cum ar fi: analiza de sistem, proiectarea, programarea si implementarea. Utilizarea eficienta a resurselor în toate aceste activitati, pentru obtinerea unui sistem informatic preformant a condus la ordonarea acestui proces complex într-o succesiune bine stabilita de etape, subetape si utilizarea unor metode si tehnici adecvate. Între diversele etape de realizare a sistemului informatic exista o legatura indestructibila, legatura reflectata si de faptul ca, în mod logic si practic, calitatea realizarii din etapele si fazele precedente, influenteaza în mod direct calitatea activitatilor din etape care îi urmeaza. Un aspect comun pentru aceste etape si activitati este faptul ca trecerea de la o etapa la alta se face numai dupa o analiza de fond a modului de realizare a sarcinilor etapei parcurse si a avizarii de catre factorii de raspundere ai beneficiarului a rezultatelor obtinute. Obiectivul fundamental al unui sistem informatic consta in furnizarea de informatii corecte, relevante si la timp atat conducerii, cat si nivelelor operationale specifice unei unitati economice (compartimente sau servicii functionale), in vederea imbunatatirii si cresterii eficientei economice. Obiectivele sistemului informatic reprezintă scopuri imediate și de perspectivă ale perfecționarii activității de evidența a salariaților și de calcul al salariilor, în vederea ridicării nivelului de informare operativă și previzională a structurilor organizatorice și în vederea perfecționării metodelor și proceselor tehnico-informaționale și de conducere pentru asigurarea maximizării eficienței economice și a rentabilității unităților beneficiare. In conceperea și realizarea unui sistem informatic trebuie să se respecte mai multe principii: - fundamentarea realizării sistemului informatic se va face pe criterii de efciciența economică. Aceasta presupune evaluarea cheltuielilor necesare pentru conceperea, realizarea, implementarea și exploatarea curentă a sistemului informatic și compararea acestora cu efectele economice directe și indirecte obținute de unitatea economică; - conceperea și realizarea unui sistem informatic trebuie să fie în concordanța cu cadrul legislativ-normativ; - definirea obiectivelor fundamentale ale sistemului informatic trebuie să se facă în concordanta cu cerințele informaționale ale conducerii unitatii, adica trebuie sa se respecte aceste criterii funcționale; 8

- în conceperea și realizarea sistemului informatic se recomandă utilizarea de soluții performante; - participarea nemijlocită a conducerii unității la conceperea și realizarea sistemului informatic este obligatorie în toate etapele de concepere, realizare si implementare a sistemului informatic - asigurarea unui grad înalt de securitate și confidențialitate a datelor și a prelucrărilor. Orice etapă, parcursă deja, se finalizează cu activități privind pregătirea condițiilor de desfașurare a activităților care urmează, ptin elaborarea sau actualizarea planului de lucru pentru etapele viitoare. Proiectarea sistemului presupune realizarea următoarelor activități: 1. Descompunerea în subsisteme - se realizeaza folosind diverse criterii de structurare. Subsistemele obținute sunt formate dintr-un ansamblu de operații, evenimente, asocieri, mesaje, având o interfață fixă cu restul sistemelor. 2. Identificarea subsistemelor concurente - aceste subsisteme sunt identificate pentru optimizarea implementării prin utilizarea aceleași platforme hardware. 3. Stabilirea necesaruluide resurse și a modului de implementare hardware și software pentru fiecare subsistem. 4. Alegerea modului de organizare a datelor și a tipurilor de acces la date. 5. Stabilirea controlului intern și extern pe fluxul evenimentelor sau pe fluxul prelucrărilor. 6. Stabilirea condițiilor limita care se refera la inițializări, terminarea normală sau anormală, priorități. Rezultatul proiectării sistemului constă în realizarea structurii arhitecturii de bază a sistemului și elaborarea unor decizii la nivel global. Proiectarea obiectelor rafineaza modele obținute în faza de analiză prin adăugarea detaliilor de impleementare. În cadrul acestei etape se desfășoară următoarele activități: - Identificarea operațiilor; - Proiectarea algoritmilor; - Rafinarea, restructurarea modelului datelor; - Implementarea controlului; - Implementarea asocierilor; - Gruparea datelor și asocierilor în module. Rezultatul acestei etape este detalierea celor trei modele: modelul obiectelor, modelul dinamic si modelul functional. Implementarea este etapa în cadrul căreia se realizează transpunerea într-un limbaj de programare și transferul sistemului economic în cadrul organizației economice.

9

Fig.2.1.1. Etapele implementării sistemului economic Există mai multe metodologii de realizare a sistemelor informatice. Acestea sunt:  metodologia clasica (in prezent nu se mai foloseste, fiind considerata depasita);  metodologia sistemica  metodologia orientata obiect Metodologia sistemică, folosită în realizarea sistemului informatic în cazul de față, are la baza teoria sistemelor. În aceasta accepțiune sistemul informatic este privit pe 3 niveluri:  nivelul conceptual  nivelul relațional (logic)  nivelul fizic Inițierea și planificarea sistemului informatic în cadrul „Millenium” SRL: 1) Managerii entității au depistat lipsa unui sistem informatic pentru sistematizarea datelor și informației la entitate, astfel există o problemă în gestiunea informației. 2) Implementarea unui sistem informatic în cadrul „Millenium” SRL va avea un impact pozitiv asupra monitorizării procesului desfășurării activității de bază. 3) Primul pas în inițierea proiectului a fost colectarea informației de la managerul întreprinderii cu privința la personal (profesori) și clienți (stundenți). În baza datelor colectate au fost elaborate scheme în Visio pentru planificarea unei baze date. 4) În baza schemelor Visio au fost create tabelele și legăturile în Access, ca urmare datele au fost aranjate logic într-un sistem informatic.

10

2.2. Analiza sistemului existent.

Pentru crearea unui sistem informatic eficient am decurs la analiza sistemului economic existent: 1) Definirea caracteristicilor generale ale sistemului economic. Activitatea de bază a „Millenium” SRL sunt serviciile educaționale. Întreprinderea nu are parteneriate stabile de lungă durată, asta se datorează faptului că activitatea ei de bază nu presupune existența furnizorilor sau intermediarilor. Obiectivul principal al agentului economic dat este simplificarea procesului de comunicare între prestatorul de servicii și clienții, astfel marind volumul vânzărilor. 2) Studiul activităţilor desfăşurate în sistemul economic. În urma studierii statutului de funcționare a entității s-a depistat că întreprinderea are două departamente principale: Contabilitate și Marketing. La fel, în subordinea managerului sunt 4 profesori care predau 4 obiecte principale în cadrul entității. Întreprinderea este asigurată tehnic cu calculatoarele și programele necesare pentru desfășurarea activității departamentelor. 3) Studiul sistemului de conducere. Sistemul de conducere cuprinde 2 nivele. Pe primul nivel se află managerul entității, care este responsabil de administrarea a activității. Pe al doilea nivel sunt șefii celor 2 departamente. Șeful departamentului de Contabilitate este responsabil de ținerea evidenței contabile a firmei, prezentarea dărilor de seamă și colaborarea cu instituțiile de stat. Șeful departamentului de Marketing și Vânzări este responsabil de promovarea imaginii entității pe plan exterior, executarea planului de vânzări, mărirea vânzărilor, crearea parteneriatelor cu investitori și clienți, prezentarea de noi servicii și îmbunătățirea serviciilor existente. 4) Identificarea metodelor şi mijloacelor tehnice. Sistemul informatic este creat pe baza a două programe: Visio și Microsoft Access. Simboluri folosite: Elementele cheie, entități

Indicatorii ce descriu elementele cheie, atribute

Elementul de legătură, relațiile entităților

Fluxul de informație 11

2.3. Modelarea logică a sistemului

Folosind modelul entitate au fost construite următoarele diagrame pentru simplificarea creării sistemului informație: - evidența grupelor - oferta de cursuri - evidența cursurilor

Fig.2.3.1. Reprezentarea grafică a indicatorilor privind cursuri În Fig.2.3.1. entitatea Cursuri este descrisă cu ajutorul atributelor Cod curs, Denumirea cursului și Descrierea cursului.

Fig.2.3.2. Reprezentarea grafică a indicatorilor privind grupe În Fig.2.3.2. entitatea Grupe este descrisă cu definită cu ajutorul atributelor Cod profesor, Denumirea cursului, Date despre profesori. 12

Fig.2.3.3. Reprezentarea grafică a indicatorilor privind oferte În Fig.2.3.3. entitatea Oferte este definită prin intermediul atributelor Cod curs, Cod profesor, Prețul pe oră cursului, Tarif pe oră pentru profesori.

Fig.2.3.4. Reprezentarea grafică a legăturii cu oferte În urma acestei analize observăm că indicatorii comuni care pot sta la baza unui sistem informatic sunt Cod curs și Cod profesor. Ele vor fi elementele de legătură în componeneța bazei de date.

13

2.4. Proiectarea fizică a sistemului

Baza de date va fi formată din tabelele cu informații esențiale referitoare la entitatea analizată. Următoarele tabele au fost alcătuite pe baza schemelor elaborate în Visio cu anumite modificări. Astfel avem 4 tabele în Access privind legătura între profesori și grupe, descrierea cursurilor oferite, informații despre profesori destinate studenților, informații privind salarizarea profesorilor. Tabel 2.4.1. Legătura între profesori și grupe

Tabelul 2.4.1. include informații privind grupe și codul profesorilor. Tabel 2.4.2. Descrierea cursurilor oferite

Tabelul 2.4.2. include codul cursului, denumirea obiectului și descrierea cursului în ore academice. Tabel 2.4.3. Informații despre profesori

Tabelul 2.4.3. include informații cu privire la profesori, cum ar fi codul al fiecărui profesor în baza de date, numele/prenumele și cabinetul în care are loc cursul respectiv.

14

Tabel 2.4.4. Salarizarea profesorilor

În tabelul 2.4.4. sunt incluse informațiile referitoare la codul profesorului, prețul pe ora pentru un curs, codul cursului și tariful pe ora pentru studenți.

Fig.2.4.1. Baze de date a „Millenium” SRL Baza de date creată își ia origine în 3 elemente-cheie: Cod curs, Grupe și Cod profesor. Aceste elemente permit crearea legăturii între tabele și cuprind informația esențială în privința la entitatea.

15

BIBLIOGRAFIE 1. www.spiruharet.ro/.../a75e93a20a151a50006c4105efdbffaf.pdf (22.02.2017) 2. cis01.ucv.ro/lucrari_dr/docs/68_rez-ro.pdf (22.02.2017) 3. http://www.rasfoiesc.com/educatie/informatica/Proiectarea-sistemului-informa37.php (29.03.2017)

16