Audit Des Cycle de L'ese [PDF]

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Audit Financier et Comptable

SOMMAIRE

Introduction…………………………….……………….1 1ère partie : Généralités I.

Définition de l’actif immobilisé…………….6

II.

Distinction

entre

charges

et

immobilisations……………………………………….9 III.

Méthodes d’évaluation…………………….12

2ème partie : Audit du cycle immobilisation I.

Objectifs

généraux

du

cycle

immobilisation……………………………………….23 II.

Procédures……………………..…………24

III.

Questionnaire……………………………..43

Conclusion……………………………………………...48 ENCG-Settat

1

Audit des immobilisations

Audit Financier et Comptable

INTRODUCTION Avant de percer dans l’exploration d’un champ vaste tel que l’audit, il et important d’en connaître la source. Celle ci et belle et bien explicitée dans « le code général de normalisation comptable » par la définition de « la norme générale comptable ». Extrait du code général de normalisation comptable : « La comptabilité telle qu'elle résulte des dispositions de la norme générale

comptable

porte

le

nom

de

« comptabilité

normalisée »

Par facilité d'expression, les entités économiques soumises à la Norme sont désignées par le texte par le terme générique « Entreprise » ». Il est donc utile de décortiquer les caractères fondamentaux de cette norme : celle-ci est conçue de façon à satisfaire les deux objectifs primordiaux de la normalisation comptable qui sont : de servir de base à l'information et la gestion de l'entreprise ; de fournir une image aussi fidèle que possible de ce que représente l' entreprise à tous les utilisateurs des comptes, privés ou publics. Cette fonction d'information interne et d'information externe vise évidemment une grande diversité de destinataires : l'entreprise elle-même, ses partenaires directs, tels les fournisseurs, clients, salariés, banquiers et prêteurs, associés et actionnaires, et les Pouvoirs Publics tant au niveau fiscal qu'au niveau économique (comptabilité nationale) et financier (contrôle du crédit). Le champ d'application de la Norme Générale Comptable est très vaste puisqu'il concerne a priori la majorité des agents économiques quelle que soit leur taille (des petites et moyennes aux plus grandes entreprises, leur secteur (public ou privé), leur objet (agricole, industriel, commercial ...) et leur forme juridique (Etat, établissement public, entreprise individuelle, société, association...).

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Audit des immobilisations

Audit Financier et Comptable Cette très grande diversité d'utilisateurs et d'assujettis implique la définition d'un modèle d'analyse et d'un langage communs à tous et qui doivent constituer, s'ils sont pertinents et fiables, l'outil privilégié du dialogue économique et

social..

L’objectif d'information : Une

analyse

économique

et

financière

pertinente

et

fiable

La Norme doit présenter un ensemble d'informations pertinentes et fiables et qui traduisent de façon fidèle la vie économique et financière de l'entreprise. La comptabilité pourrait être une forme banale de l'illusion ou du mensonge si les informations qu'elle présente n'étaient ni pertinentes, ni fiables. a - La pertinence des informations tient à l'adéquation existant entre leur

contenu et leur objet : une information pertinente doit représenter convenablement, fidèlement, les faits ou les concepts qu'elle énonce ; elle est donc signifiante ce qui suppose que toutes les précautions ont été prises pour en définir clairement et sans ambiguïté le contenu, le contour, les limites. La Norme Générale s'est attachée à dégager de telles informations, qui puissent convenir à l' ensemble des utilisateurs. Un exemple peut être fourni par le " chiffre d'affaires ", dont les éléments doivent être parfaitement définis si l’on veut que son montant présente de l' intérêt pour les comparaisons dans le temps comme dans l' espace. D'autres exemples, plus significatifs, parce que recouvrant des réalités plus complexes, peuvent être fournis par les principaux soldes caractéristiques de gestion, tel le " résultat courant ". L’objectif

étant :

de ne pas se tromper ; de ne pas tromper les tiers. La norme Générale s'est donc attachée à dégager des informations pertinentes, présentant une signification précise pour tous les utilisateurs, donc constituant des outils d'analyse sérieux et efficaces.

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Audit des immobilisations

Audit Financier et Comptable b - La fiabilité des informations tient, elle, davantage à leur caractère

quantitatif ; les montants qui apparaissent dans les comptes ou dans les états de synthèse doivent être sûrs, ce qui implique tant une très bonne définition des méthodes d'évaluation qu'une parfaite maîtrise des faits comptables et de la chaîne des traitements qui aboutissent aux comptes et aux états de synthèse. Ainsi, ce sont des règles de fond et des règles de forme de la Norme Générale qui garantissent à la comptabilité normalisée la pertinence et la fiabilité de son apport informationnel. Il va de soi que cette garantie ne pourra être pleinement obtenue que par l'intervention constante de professionnels comptables qualifiés tant en amont des états de synthèse (conception du système

comptable)

qu'en

aval

(contrôle).

L’objectif d'image fidèle Une finalité est assignée à la comptabilité normalisée : les états de synthèse doivent donner une image fidèle du patrimoine, de la situation financière

et

des

résultats

de

l'

entreprise.

Cet objectif d'image fidèle, est à l' instar de l' obligation de "true and fair view" ou de "fair présentation" existant dans les comptabilités anglo-saxonnes universellement admis et largement adopté par les pays européens à économie libérale. L’image fidèle apparaît ainsi non comme un principe comptable fondamental supplémentaire, mais comme la convergence des principes retenus. L’originalité du concept d'image fidèle tient à la fois à son absence de définition et aussi au fait qu'il convient, dans des cas exceptionnels, de déroger aux dispositions de la Norme, pour tenter d'atteindre cette fidélité. Le plus souvent néanmoins, il suffira de fournir dans l' ETIC des informations complémentaires ; si celles-ci ne sont pas suffisantes à l’obtention d'une image fidèle, alors il faudra déroger aux dispositions de la Norme (donc à des règles et procédures, voire à des principes telle la permanence des méthodes). A ce niveau ce sont les écritures mêmes, donc les postes des états de synthèse qui

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Audit des immobilisations

Audit Financier et Comptable sont modifiés. De tels cas de dérogations devraient être tout à fait exceptionnels. La Norme est en effet conçue de telle sorte que l’application de ses règles conduise et suffise a priori pour l' obtention d'une image fidèle. A travers ce qui vient d’être cité, il est clair qu’une mission d’audit et complexe, il est donc nécessaire à l’auditeur d’utiliser une panoplie d’outils et de procédures afin de veiller à la bonne pratique des principes nommés précédemment. Dans ce rapport nous allons traiter une partie de ces procédures en l’adaptons au cycle des immobilisations qui représente le corps de notre sujet.

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Audit des immobilisations

Audit Financier et Comptable

1 Partie : Généralités ère

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Audit des immobilisations

Audit Financier et Comptable I. Définition de l’ACTIF IMMOBILISE : Le rôle de l’auditeur est principalement de se prononcer sur la régularité, la sincérité et la fiabilité des méthodes qu’emploie une entreprise pour évaluer son patrimoine. Il est donc nécessaire pour lui de se prémunir d’une base solide quand aux modes d’évaluation et de comptabilisation, c’est pour cela qu’une première partie de notre rapport va porter sur des définitions et des éclaircissements de ces domaines. Tout d’abord définissons ce que sont des « immobilisations » : Une entreprise est une entité de production déployant ses emplois afin de financer ces ressources, ainsi par définition ces dernières comportent des actifs dont notre actif immobilisé, ce dernier est constitué de biens dont l’entreprise est propriétaire et qui sont destinés à rester de façon durable sous la même forme dans l’entreprise, et à servir son activité. Le plan comptable marocain classe ces éléments au niveau de la masse 2 qui se présente comme suit : CLASSE 2 :

COMPTES D’ACTIF IMMOBILISE

21 IMMOBILISATION EN NON-VALEURS 211 Frais préliminaires 212 Charges a repartir sur plusieurs exercices 213 Primes de remboursement des obligations Ces immobilisations sont des frais revêtant une importance significative et qui ne sont pas directement comptabilisés dans les comptes de charges du fait qu’ils ne sont pas répétitifs, qu’ils ne peuvent être rapportés à des productions déterminées ou qu’ils peuvent bénéficier à plusieurs exercices et que l’entreprise décide d’étaler sur une durée fiscale ne dépassant pas cinq ans. 22

IMMOBILISATIONS 221 Immobilisation 222 Brevets,

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en

Marques,

7

INCORPORELLES Recherche

et

Droits

Valeurs

et

Développement, similaires,

Audit des immobilisations

Audit Financier et Comptable 223 Fonds

Commercial,

228 Autres Immobilisations Incorporelles, Ce sont des biens qui n’ont pas de consistance physique. 23 IMMOBILISATIONS CORPORELLES 231 Terrains, 232 Constructions, 233 Installations

techniques,

234 Matériel

Matériel

et

Outillage,

de

Transport,

235 Mobilier, Matériel de bureau et Aménagements 238 Autres

Immobilisations

divers,

Corporelles,

239 Immobilisations corporelles en Cours, Contrairement à celles qui les précèdent ceux sont de biens ayant une consistance matérielle 24/25

IMMOBILISATIONS

FINANCIERES

241 Prêts

Immobilises,

248 Autres

Créances

251 Titres

Financières,

de

Participation,

258 Autres Titres Immobilises (Droits de Propriété), Il s’agit de créances immobilisées (prêts) et des titres immobilisés (titres de participation qui sont des titres conférant à l’entreprise des droits de propriété dans d’autres entités) 27

ECARTS

DE

271 Diminution

CONVERSION Des

Créances

-

ACTIF

Immobilisées,

272 Augmentation Des Dettes De Financement, 28

AMORTISSEMENTS DES IMMOBILISATIONS

281 Amortissements 282 Amortissements

des des

non-valeurs,

Immobilisations

Incorporelles,

283 Amortissements des Immobilisations Corporelles,

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Audit des immobilisations

Audit Financier et Comptable 29 PROVISIONS IMMOBILISATIONS

292 Provisions

POUR

DEPRECIATION

DES

pour

Dépréciation

des

Immobilisations

293 Provisions

pour

Dépréciation

des

Immobilisations

294/5 Provisions

pour

Dépréciation

des

Immobilisations

Incorporelles, Corporelles, Financières, Les deux derniers postes sont inscrits en actif immobilisés puisqu’à travers leur biais il nous est possible de constater la dépréciation ou la diminution de la valeurs des quatre premiers types d’immobilisation.

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Audit des immobilisations

Audit Financier et Comptable II.

Distinction

entre

CHARGES

et

IMMOBILISATIONS : Par exception quelques charges sont inscrites à l’actif conformément aux articles cités ci-dessous : Les dépenses engagées à l'occasion d'opérations qui conditionnent l'existence ou le développement de l'entité mais dont le montant ne peut pas être rapporté à des productions de biens ou services déterminés peuvent être inscrits en immobilisations incorporelles, au poste frais d'établissement. A titre exceptionnel, les frais de recherche appliquée et de développement peuvent être inscrits en immobilisations incorporelles à la condition de se rapporter à des projets nettement individualisés ayant de sérieuses chances de réussite technique et de rentabilité commerciale et dont le coût peut être distinctement établi. L'inscription en immobilisations incorporelles des frais de recherche appliquée et de développement, constitutive d'un changement de méthode, n'est ouverte qu'aux nouveaux projets. Les frais d'établissement ainsi que les frais de recherche appliquée et de développement, inscrits en immobilisations incorporelles sont amortis selon un plan et dans un délai maximal de cinq ans. A titre exceptionnel et pour des projets particuliers, les frais de recherche appliquée et de développement peuvent être amortis sur une période plus longue qui n'excède pas la durée d'utilisation de ces actifs. En cas d'échec des projets, les frais de recherche appliquée et de développement correspondants font immédiatement l'objet d'un amortissement exceptionnel. Des charges enregistrées au cours d'un exercice peuvent être différées lorsqu'elles se rapportent à des opérations spécifiques à venir ayant de sérieuses chances de rentabilité globale. Le montant des primes de remboursement d'emprunt est amorti systématiquement sur la durée de l'emprunt soit au prorata des intérêts courus,

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Audit des immobilisations

Audit Financier et Comptable soit par fractions égales. Toutefois, les primes afférentes à la fraction d'emprunt remboursée sont toujours amorties. Les frais d'émission d'emprunt peuvent être répartis sur la durée de l'emprunt d'une manière appropriée aux modalités de remboursement de l'emprunt. Néanmoins, il est possible de recourir à une répartition linéaire lorsque les résultats obtenus ne sont pas sensiblement différents de la méthode précédente. Les droits de mutation, honoraires ou commissions et frais d'actes sont exclus du coût d'acquisition des immobilisations et peuvent être étalés sur plusieurs exercices.

TYPOLOGIE DES IMMOBILISATIONS EN NON VALEURS Compte 201 frais préliminaires

Éléments constitutifs Frais de constitution, frais préalable au démarrage, frais prospection, frais d'augmentation de capital…

212 charges à répartir sur plusieurs exercices

Frais d’acquisition des immobilisations, frais d’émission des emprunts.

TYPOLOGIE DES IMMOBILISATIONS INCORPORELLES 221 immobilisations en

le coût d'une immobilisation incorporelle reflète les dépenses de

recherche et développement

Recherche et de Développement (R&D).

222 Brevets, marques, droits Dépenses faites pour l'avantage que constitue la protection et valeurs similaires

accordée sous certaines conditions à l'inventeur, à l'auteur ou au bénéficiaire du droit d'exploitation d'un brevet, d'une licence, d'une marque, d'un procédé, de droits de propriété littéraire et artistique ou au titulaire d'une concession.

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Audit Financier et Comptable Acquisition ou achat de création de logiciel. 203 Fonds commercial

Valeur des éléments incorporels qui ne font pas l'objet d'une évaluation et d'une comptabilisation séparée au bilan et qui concourent au maintien et au développement du potentiel de développement de l'entreprise.

En résumé : clientèle, achalandage, droit au bail ne faisant pas l'objet d'une évaluation séparée.

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Audit Financier et Comptable III. Méthodes d’évaluation et leurs modalités d’application : 1. Evaluation des immobilisations en non-valeur : L’immobilisation en non-valeurs de certains coûts comme : Frais préliminaires, Charges à répartir sur plusieurs exercices, Primes de remboursements des obligations.

A. Valeur d’entrée : Elle est constitué par : La somme des charges dont l’étalement sur plusieurs exercices est opéré en vertu de leur caractère propre « le cas des frais préliminaires », Ou bien en vertu d’une décision exceptionnel de gestion « le cas des charges à répartir », Aussi par le montant total des primes de remboursements des obligations.

B. L’amortissement : L’amortissement de ces éléments constitue l’étalement par report sur plusieurs exercices (dont le premier) d’une charge déjà subie ou consommée. C’est étalement par amortissement doit être effectué selon un plan préétablit sur un maximum de 5 exercices.

C. La valeur actuelle : La valeur actuelle d’une immobilisation en non-valeurs est, par prudence, présumée nulle, bien qu’elle puisse dans certains cas ne pas l’être dans le cadre du principe de continuité d’exploitation. Ces éléments ne peuvent, en conséquence donner lieu à constatation « de provisions pour dépréciation ».

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Audit Financier et Comptable 2. Evaluation des immobilisations incorporelles et corporelles : Les évaluations constituent le coeur même de l'information comptable puisque la comptabilité est une "projection de l'entreprise" sur le plan des valeurs et qu'elle s'exprime en montants monétaires. Pendant

longtemps,

dans

les

comptabilités

traditionnelles,

les

évaluations ont été négligées au bénéfice du respect de dispositions purement formelles sans véritable intérêt. La Norme Générale donne aux évaluations une place privilégiée, en précisant les différents modes d'évaluation à retenir en toutes circonstances que ce soit à l'entrée des éléments dans le patrimoine (valeurs d'entrée), à une date quelconque (valeurs actuelles) et dans le bilan (valeurs comptables nettes). On pourrait s'étonner, en une période qui connaît d'inévitables tensions inflationnistes, plus ou moins marquées en fonction de la conjoncture mondiale, que ces évaluations soient fondées sur le principe du coût historique ; c'est que ce principe reste la référence internationale ; de surcroît son utilisation évite sans doute d'amplifier lesdites tensions et procure une plus grande fiabilité et comparabilité aux comptabilités normalisées. Le lecteur des états de synthèse doit évidemment avoir présente à l'esprit cette convention. Malgré les vertus du "coût direct" pour le suivi et le contrôle de gestion, la Norme a retenu le concept du coût complet conformément aux normes internationales pour la détermination des coûts d'acquisition et de production. Toutefois ce coût complet est expurgé d'un certain nombre d'éléments qu'il faut, sauf cas exceptionnels, traiter comme charges consommées tels les frais financiers, les frais d'administration générale et les charges de sous activité.

Quant aux biens fongibles, ils ne font normalement l'objet que de deux méthodes de valorisation = premier entré - premier sorti et coût moyen pondéré.

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Audit Financier et Comptable La valeur d'un élément revêt trois formes distinctes : la valeur d'entrée dans le patrimoine ; la valeur actuelle à une date quelconque et notamment à la date de l' inventaire ; la valeur comptable nette figurant au bilan.

A . Valeur d’entrée : cas général Les immobilisations incorporelles et corporelles sont inscrites à : leur coût d’acquisition pour les immobilisations acquises à titre onéreux ; leur coût de production pour celles qui sont produites par l’entreprise pour elle-même. le coût d’acquisition est formé :

du prix d’achat augmenté des droits de douane et autres impôts et taxes non récupérables et diminué des réductions commerciales obtenues et des taxes légalement récupérables ; des charges accessoires d’achat y afférentes, tels que : transports, frais de transit, frais de réception, assurances- transport… À l’exclusion des taxes légalement récupérables. Sont cependant à exclure des charges accessoires d’achat des immobilisations les ‘frais d’acquisition d’immobilisations’ qui consistent en : droits de mutation (enregistrement) ; honoraires et commissions ;

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Audit Financier et Comptable frais d’actes. Ces frais sont à inscrire en « charges à répartir sur plusieurs exercices » et à amortir sur cinq exercices au maximum. des charges d’installation qui sont nécessaires pour mettre le bien en état d’utilisation à l’exclusion des frais d’essais et de mise au point qui sont à classer dans les charges de l’exercice ou, le cas échéant, susceptibles d’être répartis sur plusieurs exercices. Les frais généraux et les charges financières engagés pour l’acquisition d’immobilisations sont exclus du coût d’acquisition de ces immobilisations. Toutefois, dans le cas exceptionnel d’un délai d’acquisition supérieur à un an, les frais financiers spécifiques de préfinancement se rapportant à cette période peuvent être inclus dans le coût d’acquisition de ces immobilisations ; avec mention expresse dans l’ETIC (A1). le cout de production des immobilisations est formé de la somme :

du coût d’acquisition des matières et fournitures utilisées pour la production de l’élément ; des charges directes de production tels les charges de personnel, les services extérieurs, les amortissements ; des charges indirectes de production dans la mesure où elles peuvent être raisonnablement rattachées à la production de l’immobilisation. Toutefois, ce coût de production réel et complet ne comprend pas, sauf conditions spécifiques de l’activité à justifier dans l’ETIC (A1) : les frais d’administration générale de l’entreprise ; les frais de stockage ; les frais de recherche et de développement ; les charges financières.

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Audit Financier et Comptable Néanmoins le coût de production des immobilisations peut comprendre le montant des intérêts relatifs aux dettes contractées pour le financement de cette production depuis le « préfinancement » spécifique jusqu’à la date normale d’achèvement de l’immobilisation ou de sa mise en service si elle est exceptionnellement antérieure à cette date. Mention doit être faite dans l’ETIC de cette inclusion de charges financières.

Valeur d’entrée : cas particuliers 1. immobilisations acquises par voie d’échange : Les immobilisations sont comptabilisées à la valeur actuelle du bien cédé, présumée égale à celle du bien acquis. Toutefois, lorsque l’une de ces deux valeurs actuelles est difficilement déterminable, est retenue comme valeur d’entrée la valeur actuelle dont l’estimation est la plus sûre.

2. immobilisations acquises À titre gratuit : La valeur d’entrée est égale à la

valeur actuelle, « valeur estimée » à la

date de l’entrée en fonction du marché et de l’utilité économique du bien pour l’entreprise.

3. immobilisations acquises à titre d’apport : La valeur d’entrée est égale au montant stipulé dans l’acte d’apport.

4. immobilisations acquises au moyen de subventions d’investissement : Ces immobilisations sont à enregistrer à leur coût d’acquisition ou à leur coût de production, sans déduction de la subvention (portée au passif du bilan dans la rubrique « capitaux propres assimilés »).

5. paiement à terme : La valeur d’entrée des biens, fondée sur le prix convenu, est indépendante des modalités futures de règlement en cas de paiement différé.

6. clauses d’indexation de la dette :

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Audit Financier et Comptable En cas de règlement différé avec indexation de la dette, les variations de l’indice retenu restent sans influence sur la valeur d’entrée.

7. clauses de révision de la dette : Lorsque le prix n’est pas définitivement fixé à la date d’entrée de l’immobilisation, la valeur d’entrée est modifiée, en hausse ou en baisse, en fonction des stipulations du contrat, jusqu’à fixation du prix définitif.

8. immobilisations acquises par voie d’échange : Ces biens n’entrant pas dans le patrimoine de l’entreprise ne peuvent figurer à l’actif de son bilan aussi longtemps que n’est pas levée « l’option d’achat ». En cas de levée de cette option, le bien est inscrit en « immobilisations » pour le prix résiduel fixé dans le contrat.

9. ensembles immobiliers : La valeur d’entrée d’un ensemble immobilier, tel un terrain construit ou un immeuble acheté, doit être ventilée entre ces deux éléments constitutifs : la valeur d’entrée des terrains, la valeur d’entrée de la construction.

B. Valeur actuelle des immobilisations : Conformément aux méthodes d’évaluation, La valeur actuelle d’une immobilisation incorporelle ou corporelle est déterminée à partir: Du marché, De l’utilité du bien pour l’entreprise, La référence du marché est normalement : La valeur actuelle = Le prix actuel d’achat de l’immobilisation + les charges accessoires d’achat et d’installation Ou

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Audit Financier et Comptable Le coût actuel de production (pour les immobilisations produites par l’entreprise pour elle même) L’utilité du bien : L’utilité du bien pour l’entreprise doit être prise en considération car l’immobilisation doit être évaluée dans l’état et le lieu où elle se trouve en fonction de son utilisation future par l’entreprise.

C. Valeur au bilan: valeur comptable nette La VNC devant figurer au bilan est: La valeur d’entrée (immobilisations non amortissables) la valeur nette d’amortissements (immobilisations amortissables) La valeur actuelle dans le cas où celle-ci est notablement inférieure à la valeur d’entrée.

3. Evaluation des immobilisations financières : L’évaluation des immobilisations financières concerne : les créances immobilisés ; les titres de participations ; les autres titres immobilisés et les valeurs mobilières de placement.

A. Les créances immobilisés : Les dispositions régissant l’évaluation des créances de l’actif circulant s’appliquent également aux créances immobilisées. De ce fait, et en vertu du principe du coût historique, les créances sont inscrites en comptabilité pour leur montant nominal.

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Audit des immobilisations

Audit Financier et Comptable B. Les titres de participation et autres titres immobilisés : Cas général :

A la date d'entrée des titres de participation dans le patrimoine de l'entreprise, le montant porté en comptabilité est le prix pour lequel ils ont été acquis ou la valeur déterminée par les termes du contrat d'acquisition. Les frais d'acquisition en sont exclus, ils sont inscrits directement dans les charges de l'exercice.

A toute autre date, que les titres soient cotés ou non, la valeur d'une participation est ce qu'un chef d'entreprise prudent et avisé accepterait alors de décaisser pour obtenir cette participation s'il avait à l'acquérir, c'est-à-dire sa valeur d'usage, laquelle est fonction de l'utilité que la participation présente pour l'entreprise. A condition que leur évolution ne résulte pas de circonstances accidentelles, les éléments suivants peuvent notamment être pris en considération pour cette estimation

:

cours

de

bourse,

rentabilité

et

perspectives de rentabilité, capitaux propres, perspectives de réalisation, conjoncture économique….. , ainsi que les motifs d'appréciation sur lesquels repose la transaction d'origine. La comparaison entre le montant comptabilisé à l'entrée dans le patrimoine et la valeur actuelle telle qu'elle est définie aux points présentés cidessus peut faire apparaître des plus-values ou des moins-values. Les plus-values ou moins-values dont il s'agit sont des plus-values ou des moins-values globales par catégories de titres de même nature et conférant les même droits. Seules les moins-values affectent les résultats de l'exercice et doivent être comptabilisées sous forme d'une provision pour dépréciation. Aucune compensation n'est, en principe, pratiquée avec les plus-values des titres en hausse.

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Audit des immobilisations

Audit Financier et Comptable Lorsqu'une cession porte sur la fraction d'un ensemble de titres de même nature, conférant les mêmes droits, la valeur d'entrée de la fraction cédée est estimée au « prix d'achat moyen pondéré » ou à défaut, selon la méthode du « premier entré premier sorti » (FIFO). Lorsque la fraction vendue fait perdre aux assemblées générales soit la majorité des voix, soit la minorité de blocage, la valeur de la fraction conservée doit être corrigée en conséquence. Cas particuliers :

Actions gratuites : L’obtention d’actions dites juridiquement « gratuites » est sans influence sur la valeur globale d’entrée des titres correspondants détenus dont le coût unitaire moyen se trouve diminué.

Droits de souscription ou d’attribution : La cession des droits de souscription ou des droits d’attribution réduit la valeur globale d’entrée du montant du prix de cession et réduit en conséquence le coût unitaire moyen d’achat des titres correspondants.

Titres de même nature : Lorsque des « sorties » de titres ont été opérées (à la suite de cession notamment), portant sur des ensembles de titres de même nature conférant les mêmes droits, la valeur d’entrée des titres restant est déterminé par la méthode du « coût d'achat moyen pondéré » après chaque entrée ou, à défaut, par la méthode du « premier entré premier sorti » (FIFO).

C. Évaluation des autres titres immobilisés : A la date d'entrée des titres immobilisés dans le patrimoine de l'entreprise, le montant porté en comptabilité est le prix pour lequel ils ont été acquis ou la valeur déterminée par les termes du contrat d'acquisition. Les frais d'acquisition en sont exclus; ils sont inscrits directement dans les charges de l'exercice.

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Audit des immobilisations

Audit Financier et Comptable A la clôture de chaque exercice, il est procédé pour ces titres à une estimation de valeur à l'inventaire : les titres cotés sont évalués au cours moyen du dernier mois, les titres non cotés sont estimés à leur valeur probable de négociation (valeur actuelle). Toutefois, en cas de baisse anormale de certains titres cotés apparaissant comme momentanée, l'entreprise a, sous la responsabilité de ses dirigeants, la faculté de ne pas comprendre dans la provision tout ou partie de la moinsvalue constatée sur ces titres, mais seulement dans la limite des plus-values normales constatées sur d'autres titres. La comparaison entre le montant comptabilisé à l'entrée dans le patrimoine et la valeur d'inventaire telle qu'elle est définie ci-dessus peut faire apparaître des plus-values ou des moins-values. Les plus-values ou moins-values dont il s'agit sont des plus-values ou des moins-values globales par catégories de titres de même nature et conférant les mêmes droits. Seules les moins-values affectent les résultats de l'exercice et doivent être comptabilisées sous forme d'une provision pour dépréciation. Aucune compensation n'est, en principe, pratiquée entre les moinsvalues et les plus-values des titres en portefeuille.

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Audit des immobilisations

Audit Financier et Comptable

2ème Partie : Audit du cycle Immobilisation

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Audit des immobilisations

Audit Financier et Comptable

I. Objectifs généraux du contrôle interne : OBJECTIFS D'AUDIT

RISQUE POTENTIEL

1&2. Réalité : ß Toutes les ß immobilisations sont réelles, appartiennent à l’entreprise et sont correctement protégées ß

3. Toutes les ß immobilisées sont enregistrées

PROCÉDURES ENVISAGEABLES POUR SE PRÉMUNIR CONTRE CES RISQUES

Actif fictif Risque de perte

ß Existence de procès-verbaux de réception. ß Suivi régulier du budget d'investissements. ß Rapprochement régulier du fichier des

immobilisations avec les existants physiques. ß Contrôle régulier et confirmation des immobilisations détenues par des tiers. ß Couverture d'assurance. ß Analyse régulière des biens totalement amortis pour décider ou non de leur mise au rebut.

Surévaluation de la taxe professionnelle Appréciation non exhaustive des mouvements

Mauvaise identification des charges et produits

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ß Mise en place d'une procédure de suivi comptable à

l'aide de documents prénumérotés : - des cessions d'immobilisations, - des productions d'immobilisations réalisées par l'entreprise pour elle-même, - des acquisitions d'immobilisations et de leur mise en service. ß Suivi de la séquence, par le service comptable, des documents prénumérotés en liaison avec l'historique des mouvements du fichier des immobilisations. ß Rapprochement du fichier des immobilisations avec la comptabilité générale. ß Identification et suivi individualisé des charges et

produits annexes (locations, redevances...).

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Audit des immobilisations

Audit Financier et Comptable 5. Les mouvements ß d’immobilisations sont correctement imputés, totalisés, centralisés

6. Toutes les immobilisations ainsi que les charges et produits annexes sont correctement évaluées

Mauvaise distinction des charges et des immobilisations : Æ risque fiscal Æ irrégularité comptable

ß Existence de règles écrites précises en matière

d'imputation des dépenses en charges et en immobilisations. ß Revue périodique des comptes de charges "sensibles" (risque de confusion entre immobilisations et charges d'exploitation) ß Contrôle indépendant des imputations : - en comptabilité générale, - en comptabilité analytique, - en budget d'investissement. ß Contrôle des imputations aux postes d'immobilisations par nature.

Irrégularité comptable ß Existence de règles précises en matière d'éléments et risque fiscal constitutifs de coût d'acquisition : - immobilisations acquises, - immobilisations produites. ß Justification de la politique d'amortissement Mauvais recensement retenue. des engagements ß Suivi spécifique des immobilisations acquises par voie de crédit-bail. ß Procédure de suivi des nantissements, hypothèques.

II. Procédures : 1. Les procédures d’audit de l’immobilisation en non valeur et des immobilisations incorporelles : Des immobilisations autres que les immobilisations corporelles et les immobilisations financières. Elles sont définies comme étant des actifs non monétaires identifiables sans substance physique.

A.

Immobilisation

En

Non-Valeurs :

Immobilisation regroupant, à la clôture de l' exercice, des charges qui ont concouru à l' établissement ou au développement de l' entreprise et qui doivent profiter normalement aux exercices futurs mais qui n'ont en principe aucune valeur de revente à des tiers en tant que telles.

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Audit des immobilisations

Audit Financier et Comptable B.

Immobilisations

Incorporelles :

Immobilisations regroupant des dépenses constitutives de moyens d'activité générateurs de revenus futurs et susceptibles d'avoir une valeur de revente à des tiers en tant que tels. A ce type d’immobilisations convient des modalités de traitement comptable spécifique, l’auditeur se doit de vérifier ces traitements d’une part, et d’insister sur la distinction entre charges et immobilisations incorporelles d’autre part. Trois objectifs primordiaux jaillissent de ce contrôle : S’assurer de la bonne comptabilisation des frais engagés relatifs aux comptes de ces postes, S’assurer que les amortissements des éléments susceptibles d’être amortis est calculé de façon constante, S’assurer qu’il n’existe aucune perte latente par rapport aux VNC des immobilisations incorporelles.

Quels sont donc les contrôles que l’auditeur doit effectués? Voici une liste non exhaustive que peut utiliser un auditeur lors de sa mission : 1.

Vérifier les soldes d’ouverture avec les comptes de l’exercice

précédent, 2.

Prendre en considération l’étendue et les travaux effectués sur les

procédures de contrôle interne pour déterminer l ’étendue des travaux à effectuer à la date à laquelle elles devront être, 3.

S’assurer du caractère réel de l’immobilisation incorporelle : à

savoir qu’elle n’a pas le caractère de charge, 4.

Passer en revue les comptes de charges et confirmer qu’aucun

élément, qui aurait dû être comptabilisé en immobilisations incorporelles n’a été passé en charges,

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Audit Financier et Comptable 5.

Obtenir le tableau des mouvements (brut, amortissements et

provisions) des immobilisations incorporelles, 6.

Rapprocher les mouvements de l’exercice avec les pièces

justificatives correspondantes, 7.

Vérifier que les acquisitions en fond de commerce, toutes les

redevances de brevets, de licences et autres actifs incorporels…ont été dûment enregistrés et comptabilisées en profit sur la bonne période, 8.

Si les frais en recherche et développement ont donnés lieu à un

brevet, vérifier que la valeur pour laquelle il a été comptabilisé est bien inférieur ou égale à la valeur nette d’amortissement des immobilisations en R&D lui ont donné naissance, 9.

Si l’entreprise a acquis un brevet, s’assurer que la durée de son

amortissement est inférieur à 20 ans, délai à partir duquel il tombe dans le champs du domaine public, 10. Vérifier que les amortissements ont été calculés de manière constante et sur une durée compatible avec la nature de chaque catégorie, 11. Vérifier que les provisions constituées, les amortissements exceptionnels constatés remplissent les conditions prévues par la loi: naissance du risque, caractère véritable de ce risque, évaluation suffisante de la dépréciation , 12. En cas de cession en cours d’exercice, vérifier le calcul des plus values ou moins values et leur traitement fiscal, 13. Se rapporter au programme de vérifications des engagements hors bilan et faire les travaux concernant les immobilisations, 14. Vérifier que les informations figurant dans l ’annexe sont complètes et conformes aux chiffres précédemment vérifiés, A partir de toutes ces vérifications, l’auditeur est donc amené à porter

un jugement sur les postes principaux suivants :

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Audit Financier et Comptable BILAN 221: Immobilisations en recherche et développement, 222 : Brevets, marques, droits et valeurs similaires, 223 : Fonds commercial, 228 : Autres immobilisations incorporelles, 282 : Amortissements des immobilisations incorporelles, 292 : Provisions pour dépréciation des immobilisations incorporelles,

COMPTE DE RESULTATS Comptes de charges : 6512 : VNA des immobilisations incorporelles cédées, 6192

:

Dotations

d’exploitation

aux

amortissements

des

immobilisations incorporelles , 61942 : D.E. aux provisions pour dépréciation des immobilisations incorporelles, 65912 : D.A. exceptionnelles des immobilisations incorporelles,

Comptes de produits : 7126 : Redevances pour B, M, D et VS, 7192 : Reprises/ amortissement des immobilisations incorporelles, 7194 : Reprises/ provisions pour dépréciations des immobilisations incorporelles, 7512 : Produits de cessions des immobilisations incorporelles, 75912 : Reprises d’amortissements exceptionnels des immobilisations incorporelles,

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Audit Financier et Comptable 2. Procédure corporelles :

d’audit

d es

immobilisations

A. Généralités : CONTROLE SPECIFIQUES :

Réalités des existants : Vérifier l’existence physique des actifs importants, procéder par sondage pour les autres au siège. Identifier physiquement les existants et vérifier leur inscription au fichier. Rapprocher le fichier des immobilisations et les comptes d’immobilisations.

Acquisition de l’exercice : Se faire présenter la liste des acquisitions de l’exercice. Rapprocher les réalisations et prévisions (budget). Rapprocher les totaux des listes des mouvements de l’exercice des comptes du grand-livre. Examiner les pièces justificatives des acquisitions de l’exercice d’une valeur supérieure à une certaine somme ; faire des sondages pour les montants inférieurs à cette somme. Vérifier que la valeur brute immobilisée correspond aux prix d’achat y compris les frais accessoires et n’inclut pas la T.V.A. récupérable. Si la pièce justificative n’est pas probante. S’assurer que la T.V.A. n’a pas été récupérée indûment sur des biens exclus du droit à déduction (véhicule de tourisme).

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Audit Financier et Comptable Au cas où il y a eu production d’immobilisations par l’entreprise, s’assurer que les coûts imputés sont corrects.

Cessions : Vérifier les principales cessions de l’exercice avec les documents justificatifs( acte notarié, facture, autorisation, encaissement du prix, certificat de destruction…). Vérifier que la valeur brute et les amortissements ont été sortis des comptes et du fichier. Au cas où il y a eu des cessions d’immobilisations, s’assurer que les plus ou moins-values dégagées sont comptabilisées correctement. En cas de cession d’un bien immobilisé, vérifier le reversement de T.V.A.

Soldes à la clôture : Vérifier les additions des tableaux de mouvements. Rapprocher les soldes à la clôture avec les comptes de la balance.

Distinction charges et immobilisations : S’assurer que n’ont pas été comptabilisées au compte d’immobilisations des sommes concernant les comptes d’entretien ou de réparation.

B. Terrains agencements et aménagements de terrains : CONTROLES SPECIFIQUES :

Vérification de la propriété. Demander les certificats de non-hypothèque pour l’ensemble des terrains. Demander les titres fonciers.

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Audit Financier et Comptable Comptabilisation. Vérifier la ventilation des coûts entre terrains et aménagements.

C. Constructions : CONTROLES SPECIFIQUES :

Se faire présenter un état des immeubles. Pour les locaux qui sont la propriété de l’entreprise, contrôler les actes d’acquisition. Demander le certificat de non hypothèque. Pour les constructions nouvelles : Pointer les factures, les devis, les mémoires, les situations…concernant chacune des constructions nouvelles ; S’assurer que ces documents ont été vérifiés par l’architecte. Vérifier que les honoraires d’architecte sont imputés au prix de revient. En cas d’achat global, vérifier la ventilation du prix entre terrains et constructions.

D. Autres : Existant : Demander les cartes grises. Distinguer les véhicules utilitaires et ceux de tourisme. Demander la liste des véhicules accidentés et en cours de réparation, et examiner éventuellement la liste de déclaration de sinistre.

Valeur :

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Audit Financier et Comptable Comparer les valeurs nettes comptables et le prix de cession avec la valeur d’approximation en cas de cession.

Contrôles relatifs à certaines dispositions fiscales : Vérifier l’enregistrement de la T.V.A. Vérifier si la fraction de l’amortissement non déductible a été intégrée au bénéfice taxable, sauf dérogation (entreprise de transport et de location de véhicules).

3. Procédure de contrôle des immobilisations financières : Diverses sont les méthodes de procéder au contrôle des immobilisations financières, mais toutes ces méthodes veillent à faire certaines vérifications même si la procédure varie d’une méthode à une autres. Parmi les contrôles à faire : Obtenir le tableau des mouvements de titres (en nombre et en valeur) et de comptes courants depuis l’exercice précédent. S’assurer par examen des mouvements qu’aucune variation anormale n’est intervenue depuis l’appréciation du contrôle interne et qui pourrait remettre en cause les conclusions de cette étape. Vérifier le tableau des renseignements concernant les filiales et les participations, joint en annexe au bilan. Pour plus de précisions, la procédure de contrôle des immobilisations financières sera détaillée selon le poste en question.

A. Titres et comptes courants : L’évaluation de ce poste doit donc commencer comme suit :

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Audit Financier et Comptable Obtenir ou préparer le tableau des mouvements de titres (en nombre, valeur brute et valeur nette) pour chacune des catégories ainsi que le détail des comptes courants.

Contrôle de l'existence et de la propriété : Vérifier l'existence des titres et procéder à une demande de confirmation directe, si des titres importants sont détenus par des tiers. Prendre connaissance des documents sociaux et obtenir les extraits certifiés par les dirigeants afin de s'assurer de l'existence des titres. En faisant ce contrôle s'assurer que les titres sont au nom de la société et ne font l'objet d'aucune aliénation. S'assurer de leur libération. Pour les achats, vérifier la note de débit de l'agent de change ou de la banque, le paiement et les écritures comptables d'entrée.

Contrôle de la validité des enregistrements comptables : Vérifier que la classification est conforme au Plan Comptable. Obtenir le détail des opérations passées en comptes courants par nature , Analyser les opérations et obtenir les justifications appropriées. Comparer les marges avec celles relatives à des opérations similaires effectuées avec les tiers. Considérer le problème des conventions réglementées (Art. 101 et suivant Loi 24.07.1966). S'assurer que tous les rapprochements de comptes ont été effectués et que les écritures de rapprochement ont été correctement comptabilisées. Obtenir des confirmations directes de tous les soldes débiteurs et créditeurs.

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Audit Financier et Comptable En cas de relations avec des filiales ou des sociétés dépendantes sises à l'étranger, contrôler le taux des rémunérations des prestations de service et, d'une manière générale, le montant des prix de transfert. Un contrôle identique est à opérer en ce qui concerne les relations commerciales entre sociétés du groupe implantées sur le territoire national. En particulier, il convient d'être très attentif lorsque certaines sociétés sont en situation de déficit fiscal et d'autres en position bénéficiaire.

Contrôle de l'évaluation : Vérifier la valeur d'origine d'achat ou d'apport des titres par l'examen des notes de débit des agents de change ou de la banque, les rapports des commissaires aux apports et tout autre justificatif : s'assurer que les frais accessoires ne sont pas compris dans cette valeur. Se renseigner sur les principes retenus pour l'évaluation des titres et des comptes courants à la clôture de l'exercice ; examiner les bilans certifiés et les documents présentés aux dernières assemblées et estimer la valeur mathématique des titres. Pour les titres cotés, examiner les cours de la Bourse du dernier mois, ainsi que les cours dans la période postérieure. S'assurer que l'évaluation : n'a pas été faite par titre, mais par catégorie groupant les titres émis par une même société et conférant les mêmes droits à leur détenteur. tient compte des comptes courants et/ou autres créances. Apprécier la justification des provisions pour dépréciation constituées : si la provision a été constituée par rapport à la valeur mathématique des titres, s'assurer que cette valeur a été corrigée, s'il y a lieu pour tenir compte des sur ou sous-évaluations des actifs ou passifs de la société émettrice des titres.

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Audit Financier et Comptable si la provision a été constituée par rapport au cours de la Bourse, s'assurer que les titres font l'objet d'un marché significatif, et qu'il n'y a pas eu des variations anormales du cours en fin d'exercice. Si la valeur mathématique de fin d'exercice ou le cours moyen de la Bourse du dernier mois font apparaître une diminution de la valeur par rapport à la valeur d'origine, et si une provision pour constater cette diminution n'est pas constituée en raison d'une valeur estimée (valeur de négociation éventuelle ou valeur d'usage), s'assurer des informations fournies à ce titre dans l'annexe. Apprécier avec prudence cette valeur estimée, en examinant la base et le calcul : s'assurer que les droits de préemption, s'il en existe, ont été pris en compte. Si la valeur mathématique des titres est négative, envisager la constitution d'une provision pour risques en fonction des engagements accordés à la société dans laquelle la participation est détenue. S'assurer du respect des règles particulières aux amortissements prévus par des législations spéciales (sociétés immobilières, sociétés conventionnées, etc...). Rechercher les titres relatifs à des sociétés ou groupement dont les membres encourent une responsabilité non limitée à la mise en capital. Apprécier s'il y a lieu de constituer une provision pour risque. Vérifier que les montants à payer ou à recevoir en devises étrangères ont été convertis au taux approprié et respectent les règles du contrôle des changes. Si des titres ont été vendus après la clôture de l'exercice, comparer le prix de cession à la valeur nette dans les livres à la clôture.

Réévaluation : S'assurer que la valeur des titres réévalués ne s'est pas dépréciée.

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Audit Financier et Comptable Vérifier que la méthode utilisée par l'entreprise pour déterminer la valeur d'inventaire des titres est fondée sur les mêmes critères que ceux utilisés pour la réévaluation. Est-ce que ces critères sont toujours appropriés ? Existe-t-il des éléments qui permettent de penser que la valeur d'utilité des titres a pu se déprécier : transactions récentes sur les titres à un prix inférieur à la valeur réévaluée ? cession ayant dégagé des moins-values comptables ? changement d'activité de la filiale ? S'assurer que les revenus comptabilisés au cours de l'exercice se rattachent à l'exercice : rapprocher ces revenus des dividendes déclarés par les sociétés émettrices des titres. Vérifier l'encaissement des revenus. Pour les cessions, vérifier l'encaissement du prix de vente, les calculs

des

plus

ou

moins-values,

la

réintégration

des

provisions

antérieurement constituées, ainsi que les écritures comptables de sortie. Rapprocher les montants figurant au compte de résultat : du grand livre, des montants figurant sur le tableau des mouvements de titres. Rapprocher les dotations et reprises de provisions pour dépréciation des comptes courants avec les mouvements au bilan.

Contrôle du respect des règles relatives aux filiales et participations : Relever les participations nouvelles dont il doit être fait mention dans les rapports du conseil d'administration ou du directoire.

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Audit Financier et Comptable A cet effet, procéder à un examen du compte "titres de participation" ainsi que du compte "titres de placement" en raison de la confusion qui s'établit fréquemment entre ces deux comptes. Vérifier le tableau des renseignements concernant les filiales et les participations, joint en annexe au bilan. Vérifier si les participations ont dépassé au cours de l'exercice 10 % du capital d'une société, et si un avis a été donné à la société en cause. S'assurer qu'il n'y a pas de participations croisées directes ou indirectes (réciproques, triangulaires, etc...) Vérifier qu'en cas de participation réciproque interdite par la loi, la régularisation de la situation a été opérée dans les délais prévus. En cas d'existence de participations croisées, évaluer les conséquences : sur le plan légal et sur la conception d'image fidèle. Dans le cas de franchissement de seuil (10 %, 33,33 %, 50 %) s'assurer que les dispositions de la loi du 12 juillet 1985 relative aux participations détenues dans les sociétés par actions sont respectées.

B. Titres de participations : L’évaluation des titres de participation suit généralement les étapes suivantes :

Existants et propriété : Vérifier l’existence physique des titres ou procéder à une demande de confirmation directe, si des titres importants sont détenus par des tiers. En faisant ce contrôle s’assurer que les titres sont au nom de l’entreprise et ne portent aucune mention d’aliénation.

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Audit des immobilisations

Audit Financier et Comptable Revenus : Vérifier que les revenus de titres de participations inscrits au compte de résultat concernent bien l’exercice. Rapprocher ces revenus des dividendes déclarés par les sociétés émettrices des titres. Vérifier l’encaissement de ces revenus. Prendre copie de l’attestation de détention des titres pour ne pas taxer les dividendes. Rapprocher les revenus enregistrés des décisions d’assemblée. Rapprocher les revenus enregistrés avec les contrats de rémunération des comptes courants. Pour les produits en provenance de l’étranger, vérifier le traitement des retenues à la source déjà payées. S’assurer que les produits financiers enregistrés comprennent les revenus de parts de sociétés soumis au régime des sociétés de personnes, même en l’absence de répartition. Rapprocher le montant des revenus des titres du calcul de la quote-part pour frais et charges du régime fiscal des sociétés mères dans le résultat fiscal. Vérifier que les revenus des titres de participation imposés selon le régime fiscal des sociétés mères remplissent les conditions prévues par la loi et notamment : la forme nominative des titres ou leur dépôt, le pourcentage minimum de la participation, les modalités de souscription ou engagements de conservation des titres, la nature des obligations souscrites.

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Audit Financier et Comptable C. Autres immobilisations financières : Pour ce qui est de l’évaluation des Autres immobilisations financières, on distingue entre l’évaluation des dépôts et cautionnements versés et de celle des autres immobilisations financières.

Dépôts et cautionnements versés : Vérifier le solde du compte avec les pièces de base; Vérifier les mouvements de l’exercice : en particulier vérifier l’encaissement réel des remboursements; Se faire justifier les cautionnements fournis, s’assurer qu’ils sont conformes à l’objet social; Pour les loyers payés d’avance, se référer aux stipulations des baux.

Autres immobilisations financières : Comparer les soldes figurant au bilan avec les montants de l'exercice précédent : lorsque les postes concernés sont peu importants, l'explication des variations peut être suffisante pour atteindre l'objectif recherché. Pointer les montants inscrits au bilan avec les comptes du GrandLivre. Lorsqu'il existe des balances nominatives, les pointer avec les comptes individuels et vérifier le solde avec le compte collectif. Obtenir des confirmations directes pour les soldes importants. Analyser les soldes et vérifier les documents justificatifs pour s'assurer du caractère normal et/ou régulier (1 % construction) des prêts consentis. Vérifier l'enregistrement comptable :

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Audit des immobilisations

Audit Financier et Comptable du principal ; des intérêts échus ; des intérêts comptabilisés d'avance ; des intérêts courus. Vérifier le respect de la périodicité et des dates d'encaissement. Effectuer un rapprochement avec le compte "Intérêts des prêts" Vérifier le respect des règles légales en matière de taux d'intérêt. Vérifier qu'il n'y a aucune convention interdite. S'enquérir des conventions réglementées. NB : Ce contrôle est à rattacher aux contrôles relatifs aux obligations des Articles 101 et suivants de la loi du 24 juillet 1966. Examiner les garanties données par les bénéficiaires des prêts et s'assurer qu'elles figurent dans les engagements hors-bilan. Vérifier les encaissements après la date de clôture. Vérifier

que

les

dépôts

de

garantie

et

cautionnements

correspondent toujours à un service rendu. S'assurer que les montants sont correctement répartis entre le long terme et le court terme. Vérifier les montants enregistrés en charges et produits en fonction des contrats. Obtenir les détails des mouvements des provisions pour dépréciation : examiner les justifications des mouvements de l'exercice ; juger du solde à la fin de l'exercice ; vérifier les critères fiscaux utilisés pour la déductibilité.

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Audit Financier et Comptable La procédure d’évaluation présentée ci-dessus reste un simple modèle d’évaluation puisqu’il en existe d’autres. Il faut également signaler que chaque cabinet d’audit ou d’expertise est libre d’élaborer sa propre procédure dans la mesure où celle-ci évalue correctement et exactement les actifs financiers immobilisés de l’entreprise auditée. De ce fait on propose dans ce qui suit les procédures d’évaluation des immobilisations financières du cabinet KPMG :

Obj.

Procédures Revoir les procès verbaux et les interprétations de la direction.

2

Vérifier les principes comptables, s'assurer de la permanence des méthodes et de l'adéquation avec les normes comptables applicables dans le cadre de notre audit.

2

Vérifier la reprise des à nouveaux.

1

S'assurer par sondage que les pièces justificatives relatives à ces à nouveaux figurent au dossier permanent (DP).

1

Etablir une ventilation par nature des immobilisations incorporelles.

1

Procéder le cas échéant à une circularisation.

1

Circulariser les tiers détenant des investissements au nom de la société.

1

Pour les créances rattachées à des participations, vérifier avec les comptes correspondants dans la comptabilité des sociétés filiales ou de la société mère.

1

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Fait par

Ref

Audit des immobilisations

Audit Financier et Comptable Rapprocher la valeur unitaire des créances des informations externes publiées, notamment le cours à la date de la clôture et le dernier cours connu.

2

Vérifier le calcul des intérêts.

3

Prêts au personnel: se faire communiquer le détail du poste.

1

Rapprocher par sondage le solde avec les pièces justificatives (contrats).

1

Se procurer un état des mouvements de l'exercice et le recouper avec le bilan.

1

Rapprocher les mouvements comptables des pièces justificatives. Vérifier les dates, quantités, prix, parties, désignations. Recalculer les plus ou moins values. Vérifier la détermination de la valeur nette comptable. Vérifier l'encaissement du prix de vente.

1

Vérifier par sondage les opérations d'acquisitions et de cessions de fin d'exercice; rapprocher avec les pièces justificatives (avis d'opéré, actes, contrats...).

1,3

Apprécier le bien fondé des provisions constituées, leur caractère suffisant en fonction des bilans certifiés des filiales, de leur situation financière, économique, commerciale et de tout autre élément jugé nécessaire.

2

Procédures

Obj.

Rechercher les éventuelles provisions qui n'auraient pas été constituées.

2

Analyser les prévisions de recouvrement et rechercher ceux dont la date de recouvrement prévue est dépassée.

2

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Fait par

Audit des immobilisations

Ref

Audit Financier et Comptable Contrôler les comptes de charges et de produits liés aux immobilisations financières, (exhaustivité, coupure des enregistrements, réalité...). Vérifier leur traitement fiscal.

3

Prêts au personnel : apprécier leur caractère de recouvrabilité.

2

S'assurer qu'aucun événement intervenu après la clôture et ayant un lien de causalité avec des opérations de l'exercice n'est susceptible de remettre en cause la valeur comptable des immobilisations financières.

2

Contrôler l'application correcte des taux de change pour les montants exprimés en monnaie étrangère.

1

Contrôler le traitement fiscal et comptable des écarts de conversion.

2

Commentaire des principales variations Rapprochement entre le suivi extracomptable comptable des avances au personnel

et

suivi

Vérification des retenues sur les bulletins de paie.

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Audit Financier et Comptable III. QUESTIONNAIRE : A. S‘ assurer que les séparations des fonctions sont suffisantes : Fonctions 1. Approbation des budgets 2. Approbation des dépassements par apport aux budgets 3. Emission des commandes d’achat 4. Approbation finale des factures 5. Tenue des fiches individuelles d’immobilisations 6. Rapprochement des fiches avec la comptabilité 7. Inventaire physique 8. Responsabilité du matériel 9. Rapprochement des fiches avec l‘inventaire physique 10. Approbation des ajustements des comptes après inventaire

Personnel concerné

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Audit Financier et Comptable

B- S’assurer que toutes les immobilisations ainsi que les charges et revenus connexes sont enregistrés (exhaustivité):

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Audit Financier et Comptable C- s’assurer que les immobilisations ainsi que les charges et revenus correspondants sont réels et appartiennent à l’entreprise. Référence programme de Commentaires vérification de procédure

Questions

1. les réceptions d’immobilisations font elles l’objet de procès verbaux ? 2. Les imputations en immobilisations sont elles contrôlées par une personne indépendante 3. Ce contrôle porte il sur l’imputation : a- en comptabilité générale b- en comptabilité analytique c- en budget d’investissement 4. Le fichier des immobilisations est il régulièrement rapproché des existants physiques 5. Les cessions et mises en rebut d’immobilisations sont elles accompagnées de factures de vente ou d’avis de destruction 6. Les immobilisations détenues par des tiers sont elles a- régulièrement contrôlées ? b- confirmés par des tiers qui les détiennent ? 7. L’accès aux actifs qui peuvent être facilement déplacés est il suffisamment contrôlé ? 8. Les titres de propriété sont ils a- tous au nom de la société ? b- concerv2s dans un coffre ?

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Audit Financier et Comptable D- s’assurer que les immobilisations ainsi que les charges et produits correspondants sont correctement évalués :

Référence programme de Commentaires vérification de procédure

Questions

1. les éléments constitutifs du prix de revient des immobilisations acquises à l’extérieur sont ils vérifiés par une personne indépendante? 2. Les règles d’évaluations des immobilisations produites par l’entreprises sont elles : a- conformes aux principes ? b- vérifiés par une personne indépendante ? 3. Les immobilisations acquises en crédit bail, font elles l’objet d’un suivi suffisant pour permettre l’évaluation des engagements hors bilan 4. les immobilisations complètement amorties sont elles : a- maintenues au bilan ? b- périodiquement analysés pour vérifier qu’elles sont encore utilisées ? 5. existe-t-il une procédure suffisante pour permettre le suivi des nantissements, hypothèques…et autres engagement limitant la propriété des immobilisations ? 6. la politique d’amortissement est elles fondée sur une estimation réaliste de la durée normale d’utilisation des immobilisations ? 7. le système comptable utilisé permet il l’identification des amortissement dérogatoires ?

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Audit Financier et Comptable

CONCLUSION A travers ces méthodes l’auditeur est amenés à se prononcer sur le respect des différents principes comptables fondamentaux et qui nombre

de

sont au

sept

:

le principe de continuité d'exploitation, le principe de permanence des méthodes, le principe du coût historique, le principe de spécialisation des exercices, le principe de prudence, le principe de clarté, le principe d'importance significative,

L' organisation de la comptabilité normalisée est destinée à garantir la fiabilité des informations fournies et leur disponibilité en temps opportun.

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BIBLIOGRAPHIE

Le Plan Comptable Marocain Annoté et commenté par :

Mohamed ABDELADIM Abdelaziz TALBI Les procédures d’audit du cabinet KPMG.

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Résumé de "L'audit "L'audit des stocks" I.

STOCKS

:

DEFINITION,

HIERARCHIE

ET

POLITIQUE

D’ APPROVISIONNEMENT 1. DEFINITION DES STOCKS : Stocker, c'est engager des dépenses pour acquérir des biens qui ne produiront des revenus qu'ultérieurement. La norme comptable définit les stocks comme l’ ensemble des biens ou des services qui interviennent dans le cycle d’ exploitation de l’ entreprise pour être : •

Soit vendus en l’ état ou au terme du processus de production à venir ou encours.

•

Soit consommés en premier usage.

Ils sont composés de marchandises, matières premières et matières consommables, produits intermédiaires, produits résiduels, produits en-cours, emballages… qui sont la propriété de l’ entreprise. •

Est considérée comme marchandise au sens de la norme, tout ce que l’ entreprise achète pour Le revendre en l’ état.

•

Les matières premières sont des objets et des substances plus ou moins élaborés, ils sont destinés à entrer dans la composition des produits traités ou fabriqués.

•

Les matières et fournitures consommables sont constituées par tous produits, matières, substances ou fournitures acquis par l’ entreprise, qui concourent par leur consommation à la fabrication, au traitement ou à l’ exploitation sans entrer dans la composition des produits traités ou fabriqués.

•

Les emballages sont des objets destinés à contenir les produits ou marchandises et livrés à la clientèle en même temps que leur contenu.

Les emballages en stocks comprennent : •

les emballages non récupérables (emballages perdus),

•

les emballages susceptibles d’ être provisoirement conservés par les tiers et que l’ entreprise

qui les livre s’ engage à les reprendre dans des conditions déterminées à condition que ces emballages ne soient pas commodément identifiable unité par unité. Dans le cas contraire, ces emballages constituent des immobilisations (compte 2333) •

Les produits en-cours sont des biens ou services non achevé à la date de clôture de l’ exercice.

•

Les produits intermédiaires sont ceux ayant atteint un stade d’ achèvement mais destinés normalement à entrer dans une nouvelle phase du cycle de production.

1

Résumé de "L'audit "L'audit des stocks" Les produits résiduels, comprennent les déchets et rebuts de fabrication et par extension,

•

les produits finis et les produits intermédiaires invendable ou inutilisables en tant que tel. Les produits finis correspondent aux biens et services qui ont atteint un stade

•

d’ achèvement définitif dans le cycle de production. 2. HIERARCHIE DES PRODUITS Il existe une hiérarchie des produits nécessaires à l'activité, une classification en fonction de leur prix, des quantités utilisées, de leur fréquence d'utilisation, des quantités minimales d'achat, des délais, etc. Une classification commode est la classification ABC, basée sur le principe de la loi des 20/80 de Pareto. Par exemple ; •

Classe A : produits très chers, rares, délais longs…

•

Classe B : produits moyennement chers, disponibilité aléatoire sur le marché…

•

Classe C : produits courants, peu chers

Il est clair qu'en fonction de sa classe, chaque produit aura un mode de gestion spécifique. 3. POLITIQUE DE REAPPROVISIONNEMENT Définir une politique de réapprovisionnement consiste essentiellement à répondre à trois questions : •

QUOI (quel produit) faut-il réapprovisionner ?

•

QUAND faut-il réapprovisionner ?

•

COMBIEN faut-il réapprovisionner ?

En fonction du QUOI ? Les choix suivants se présentent : •

Date ou quantité FIXE.

•

Date ou quantité VARIABLE.

Suivant les combinaisons des réponses, il est donc possible de définir quatre politiques de base pour réapprovisionnement du stock 1 - Réapprovisionnement à Date et Quantité fixes Dite aussi méthode "calendaire", les livraisons de pièces se font à dates fixes. Les quantités livrées sont égales et peuvent se rapprocher de la "quantité économique" ou correspondre à une livraison partielle d'un contrat annuel.

2

Résumé de "L'audit "L'audit des stocks" 2 - Réapprovisionnement à Date fixe et Quantité variable Egalement appelée méthode de recomplètement, pour chaque produit un niveau optimum de stock est défini. A période fixe, le magasinier analyse son stock et commande la quantité permettant de recompléter au niveau requis. Il est possible de faire des périodes d'inventaire ou d'analyse, différentes suivant les catégories de produits. 3 - Réapprovisionnement à Date variable et Quantité fixe Plus connue sous le nom de méthode du point de commande, celle-ci consiste à définir, dans un concept de flux tiré et de juste à temps, le niveau de stock qui déclenche l'ordre d'achat, de façon à être livré juste au moment de l'utilisation de la dernière pièce. Ce niveau de stock (point de commande) doit permettre de satisfaire les besoins durant le délai allant

de

la

date

de

déclenchement

de

commande

à

la

date

de

livraison.

4 - Réapprovisionnement à Date et Quantité variables Cette méthode est principalement utilisée pour les articles de classe A dont les prix de revient varient fortement ou dont la disponibilité n'est pas permanente. Exemple : Métaux précieux, bois exotiques... L'achat se fait sur estimation en fonction des opportunités du marché. Dans les estimations, il faudra prévoir les besoins pour les commandes spécifiques, les fabrications de l'entreprise, les aléas de fabrication... Résumé Combinaisons de politiques

Date Fixe

Date Variable

Quantité Fixe

Approvisionnements

Point de commande

"automatiques" Quantité Variable

Méthode de recomplètement

Achats opportunistes

II. L’ EVALUATION DES STOCKS : 1. LA VALEUR D’ ENTREE : 1.1. CAS GENERAL Les stocks sont enregistrés •

à leur coût d’ acquisition pour les biens acquis à titre onéreux ;

•

à leur coût de production pour les biens produits par l’ entreprise.

Le coût d’ acquisition des biens en stocks est leur coût réel d’ achat formé :

3

Résumé de "L'audit "L'audit des stocks" ♦ Du prix d’ achat facturé augmenté des droits de douane et autres impôts et taxes non récupérables et diminués des taxes légalement récupérables ainsi que des réductions commerciales obtenues (rabais, remises, ristournes) dès lors que ces réductions peuvent être rattachées à chaque catégorie d’ achat et qu’ elles sont significatives. ♦ Des charges accessoires d’ achat engagées jusqu'à l’ entrée en magasin de stockage, il s’ agit essentiellement des charges directes sur achat et approvisionnement (Transport, frais de transit, commissions et courtages, frais de réception (déchargement, manutention… ), assurances, transport… à l’ exclusion des taxes légalement récupérables). ♦

Toutefois l’ entreprise peut inclure dans le coût d’ acquisition la fraction des charges indirectes susceptibles d’ être raisonnablement rattachées à l’ opération d’ achat et d’ approvisionnement.

Le coût de production des biens en stocks est formé de la somme : ♦

Des coûts d’ acquisition des matières et fournitures utilisées pour la production de

l’ élément. ♦

Des charges directes de production telles les charges de personnel, les services

extérieurs, les amortissements… ♦

Des charges indirectes de production, dans la mesure où il est possible de les rattacher

raisonnablement à la production de l’ élément qui ont été engagées pour amener les produits à l’ endroit et dans l’ état où ils se trouvent. 1.2. CAS PARTICULIERS • Stocks acquis par voie d’ échange : la valeur d’ entrée du bien acquis est en principe égale à la valeur actuelle du bien cédé ; toutefois, si cette valeur actuelle n’ est pas significativement différente de la valeur comptable nette du bien cédé, cette dernière est retenue comme valeur d’ entrée du bien acquis. • Stocks acquis à titre gratuit : la valeur d’ entrée des biens est égale à la valeur actuelle, « valeur estimée », à la date d’ entrée, en fonction du marché et de l’ utilité économique du bien pour l’ entreprise. • Stocks acquis à titre d’ apport : la valeur d’ entrée est égale au montant stipulé dans l’ acte d’ apport. • Stocks acquis conjointement ou produits conjointement : la valeur d’ entrée de ces biens est déterminée à partir de leur coût global d’ achat ou de production, proportionnellement à la valeur relative qui peut être attachée à chacun de ces biens dès qu’ ils peuvent être individualisés. 4

Résumé de "L'audit "L'audit des stocks" • Produits résiduels : sont à inscrire en stock pour leur valeur probable de réalisation (cours du marché s’ il en existe un) sous déduction des charges de distribution à engager. • cas exceptionnels : Dans les cas exceptionnels, où il n’ est pas possible de calculer le coût d’ achat ou le coût de production, la valeur d’ entrée est déterminé : comme égale au coût d’ achat ou au coût de production dans l’ entreprise des biens équivalents constaté ou estimé à une date aussi proche que possible de la date d’ entrée, à défauts, comme égale aux prix de vente estimé à la date du bilan sous déduction d’ une marge normale sur coût d’ acquisition ou sur coût de production. • Stocks détenus à l’ étranger et destinés à y être vendus et dont le coût est exprimé en devises : Ces stocks font l’ objet d’ une conversion en dirhams par catégories de marchandises ou de produits sur la base du cours moyen de change à leur date d’ achat ou d’ entrée (moyenne pondéré des cours de change pendant la période d’ achat ou d’ entrée) ou sur la base d’ un cours estimé aussi proche que possible de ce cours moyen. 1.3. STOCKS DE BIENS INTERCHANGEABLES : Pour les articles, objets ou catégories individualisés et identifiables, le coût d’ entrée est déterminé par article, objet ou catégorie. En revanche, pour les articles ou objets interchangeables, et non identifiés par unité, après leur entrée en stock, le coût d’ entrée du stock observé à une date quelconque et notamment à l’ inventaire, est obtenu selon l’ une des deux méthodes suivantes : X Méthodes du coût moyen pondé ré : Le coût moyen pondé ré aprè s chaque entré e :

CMPU après chaque entrée = Valeur du stock précédent + valeur de l’ entrée (achat ou production) Quantité en stock + quantité entrée (achetée ou produite) Le coût moyen pondé ré de pé riode de stockage : Le coût unitaire d’ entrée du stock à la date de l’ inventaire est égal à la moyenne des derniers coûts unitaires d’ entrée observée sur la durée moyenne d’ écoulement du dit stock, cette moyenne des derniers coûts étant pondérée par les quantités entrées. Exemple L’ entreprise a consommé dans l’ année 450 unités, son stock moyen est de : Stock initial + stock final = (300 +300)/2 = 300 unités; 2

5

Résumé de "L'audit "L'audit des stocks" La durée moyenne de stockage est de : (300 x 12 mois)/450 = 8 mois (en moyenne une unité entrée demeure 8 mois en stock avant d’ être consommée). On retient donc le coût moyen des entrées des 8 derniers mois pour évaluer le stock final. Le C.M.P des entrées des 8 mois derniers mois est de : (150x135+200x120)/(150+200) = 44.250/350= 126,43 DH. La valeur du stock final est donc égale à : 300x126, 43 DH = 37.929 DH La méthode du premier entré e, premier sorti (FIFO) Toute sortie est valorisé au coût d’ entrée le plus ancien, dés lors le stock final est évalué aux coûts X

d’ entrées les plus récents, les quantités étant regroupées par lots homogènes quand à leur date d’ entré et à leur valeur. 2. LA VALEUR ACTUELLE A LA DATE D’ INVENTAIRE La valeur actuelle des biens en stock est déterminée à partir du marché et de l’ utilité du bien pour l’ entreprise : La référence au marché s’ effectue à partir des informations les mieux adaptées à la nature du bien (prix du marché, barèmes, mercuriales… ) et en utilisant des techniques adéquates (indices spécifiques, décotes… ); •

Pour les matières premières et les fournitures, la référence au marché correspond le plus souvent au prix actuel d’ achat, majoré des charges actuelles accessoires d’ achat.

•

Pour les produits finis et les marchandises, la référence au marché correspond généralement à leur prix de vente probable, diminué du total des charges restant à engager pour réaliser la vente (charges de distribution y compris les charges postérieures à la vente telles celles relatives au coût des garanties… )

•

Pour les produits en cours, leur prix de vente probable (à l’ état de produit fini) doit être diminué des charges de distribution mais aussi des coûts de production restant à engager (coût d’ achèvement).

Le prix de vente probable doit tenir compte, dans le respect du principe de prudence, des perspectives de vente et notamment : -

du prix « du marché » s’ il en existe un à son niveau actuel (date de l’ inventaire) ou futur (en cas d’ évolution à la baisse) ;

-

des particularités des produits ou marchandises en stock et notamment de leur inadaptation aux conditions nouvelles du marché (cas des articles démodés ou obsolètes… ) ou de leur état (articles défraî chis ou abî més… )

6

Résumé de "L'audit "L'audit des stocks" 3. LA VALEUR AU BILAN (VALEUR COMPTABLE NETTE) Cas général En application du principe de prudence est retenue comme valeur comptable nette, dans le bilan, la valeur d’ entrée ou si elle lui est inférieure la valeur actuelle. Si la valeur actuelle est inférieure à la valeur d’ entrée, il est appliqué à cette dernière une correction en diminution sous forme d’ une provision pour dépréciation. Valeur d’ entrée > Valeur actuelle

provision pour dépréciation = Valeur d’ entrée – Valeur actuelle VCN = Valeur d’ entrée – provision pour dépréciation = valeur actuelle

Le bilan devant toujours faire apparaî tre distinctement les trois valeurs suivantes : §

La valeur d’ entrée (maintenue en écritures en tant que valeur brute).

§

La provision pour dépréciation (en diminution)

§

La valeur comptable nette (par différence)

Cas particulier des « contrats de vente ferme » Lorsque le prix de vente stipulé est considéré comme sûr, couvre tout à la fois les coûts déjà engagés sous forme de produits finis, produits en cours ou matières premières, fournitures ou marchandises et ceux restant à supporter jusqu’ à exécution totale du contrat, le coût d’ entrée de ces biens est conservé comme valeur du bilan sans que soit constatée une provision pour dépréciation.

III. LES ECRITURES COMPTABLES DE REGULARISATION DES STOCKS 1. Inventaire intermittent Dans cette organisation comptable, c'est seulement en fin de période que sont inscrits dans les comptes de la comptabilité générale les existants chiffrés en valeur. Comptabilisation des variations de stocks : 1. Annulation des stocks initiaux 2. Constatation des stocks finals Comptabilisation des provisions pour dépréciation des stocks 1. Annulation des provisions/stocks initiaux 2. Constatation des provisions/stocks finals N.B Une autre méthode de régularisation des provisions consiste à comparer, pour chaque catégorie de stock, la provision sur le stock final et celui sur le stock initial, afin d'enregistrer la différence (dotation ou reprise) 7

Résumé de "L'audit "L'audit des stocks"

Variation des stocks=stock final-stock initial La variation des stocks est : - positive en cas d'augmentation des stocks (SF>SI) - négative en cas de diminution de stocks (SF0

Actif Immobilisé

Cas 3: FRN besoin en Fonds de roulement), ce qui signifie que la situation financiè re de l'entreprise est saine est qu'elle est mê me en mesure de financer un surcroî t de dé penses sans recourir à un emprunt. •

La Tré sorerie nette de l'entreprise est nulle : dans ce cas, les ressources

financiè res de l'entreprise suffisent juste à satisfaire ses besoins (Fond de roulement = Besoin en Fonds de roulement). La situation financiè re de l'entreprise est é quilibré e mais celle-ci ne dispose d'aucunes ré serves pour financer un surplus de dé penses que ce soit en terme d'investissement ou de d'exploitation. •

La Tré sorerie nette de l'entreprise est né gative : dans ce cas, l'entreprise

ne dispose pas de suffisamment de ressources financiè res pour combler ses besoins. Elle doit donc recourir à des financements supplé mentaires à courts termes (dé couverts bancaires...) pour faire face à ses besoins de financement d'exploitation. Il y a donc un risque financier à court terme si l'entreprise ne parvient pas à

accroî tre rapidement ses ressources

financiè res à long terme, ou à limiter ses besoins d'exploitation à court terme. 2- Ratios de tré sorerie Les ratios sont des rapports mettant en relation deux grandeurs homogè nes lié es par une logique é conomique, afin d’ en tirer des indications de tendance. Selon les é lé ments comparé s, les ratios fournissent une information susceptible d’ informer l’ analyste financier sur de nombreux aspects de

l’ entreprise qu’ il souhaite mettre en valeur : rentabilité , liquidité , et structure financiè re. L’ objectif fondamental de la mé thode des ratios consiste à mieux connaî tre l’ entreprise et à é valuer pré cisé ment l’ importance de ses qualité s et de ces dé fauts. Une bonne connaissance du passé amé liorera la qualité des pré visions. Les ratios n’ auront souvent qu’ une valeur relative et servirons dans ce cas à é tablir des comparaisons : •

soit de l’ entreprise par rapport à son passé ,

•

soit de l’ entreprise par rapport à son secteur d’ activité ou à sa branche. L’ analyse des ratios financiers implique deux types de comparaisons. En

premier lieu, l’ analyste peut, dans le cadre d’ une mê me entreprise, comparer un ratio actuel à sa valeur passé e et à des ratios anticipé s pour l’ avenir. Le second type de comparaison suppose que l’ on confronte les ratios d’ une mê me entreprise aux mê mes ratios d’ entreprises appartenant à la mê me branche d’ activité au mê me moment. Une telle comparaison é claire la situation financiè re et les ré sultats relatifs à l’ entreprise. Enfin, les ratios ont un inté rê t é vident en matiè re de fixation des « normes » financiè res pré visionnelles.

Quelques ratios financiers Les ratios de tré sorerie ont pour objet de mesurer la solvabilité à court terme cette derniè re dé pend du volume du fond de roulement mais aussi de la composition des capitaux circulants et des dettes à court terme R1 ratio de tré sorerie relative

valeurs ré alisables et disponibles Dettes à court terme

Ce ratio se propose d’ appré cier l’ endettement de l’ entreprise nous avons coutume de dire qu’ il doit ê tre supé rieur ou é gal à 1 dans une telle optique , les stocks sont bien sur financé s par des capitaux permanents

R2 Ratio de tré sorerie immé diate

Disponibilité s Dettes à CT

Son usage est toutefois d’ une porté e limité e si l’ on dispose pas d’ une analyse dé taillé e des dettes à CT. Il est important de savoir pour appré cier ce ratio , si une opé ration d’ escompte n’ a pas é té ré alisé e

R3 Ratio de cré dits bancaire à CT

Capitaux propres Cré dits bancaires à CT

Ce ratio permet de faire une comparaison entre le montant de capitaux propres et le montant total des cré dits bancaires à court terme accordé s à l’ entreprise

R4 Ratio d’ autonomie financiè re

Capitaux propres Total des dettes

A l’ aide de ce ratio l’ entreprise peut dé finir son degré d’ indé pendance vis à vis de ses bailleurs de fonds

A titre d’ information, un ratio de 1 signifie que l’ ensemble du passif est constitué par les capitaux propres Un ratio de 0,5 qui repré sente une norme financiè re acceptable, veut dire que l’ entreprise a autant de ressources propres que de ressources emprunté es.

R5 Ratio d’ endettement total

Dettes totales * 360 CA TTC

Ce ratio exprime le nombre de jours du CA TTC né cessaire à couvrir la dette totale de l’ entreprise R6 Ratio de liquidité

Actif circulant Dettes à CT

Ce ratio permet d’ exprimer l’ importance des biens auxquels l’ entreprise peut faire appel pour faire face à ses engagements à CT Ce ratio est é videmment supé rieur à 1 si le FR et positif c'est-à -dire que la ré alisation des actifs circulants à concurrence d’ une fraction seulement de leur valeur comptable nette permettrait de faire face au remboursement des cré ances à court terme. En conclusion, il faut savoir qu’ une analyse par des ratios ne peut que fournir une meilleure compré hension de la situation de l’ entreprise mais ne peut dans la majorité des cas porter un jugement dé finitif sur la santé financiè re de l’ entreprise. Les ratios ne constituent qu’ une mé thode parmi d’ autres, il faut se garder de la privilé gier, é viter d’ utiliser de trè s nombreux

ratios et veiller à ce que les ratios utilisé s soient adapté s au contexte de l’ entreprise. Il est donc né cessaire d’ avoir une meilleure connaissance de l’ entreprise et notamment des flux financiers gé né ré s par son activité . 3- Approche des flux financiers L’ analyse financiè re par les ratios n’ est qu’ une mé thode relative, c’ est une approche statique qui trouve son origine dans les traditions bancaires. Il convient alors de complé ter cette analyse par une bonne connaissance du cycle d’ exploitation de l’ entreprise et des flux financiers qui y sont rattaché s. Cette approche permet d’ expliquer les variations dans le temps de l’ ensemble de la tré sorerie, elle pré sente l’ inté gralité des flux de fonds qui pendant une pé riode, marquent la vie financiè re d’ une entreprise. Elle sert é galement de cadre ou plan de financement, et dé crit la passage entre le cash flow gé né ré tô t ou tard de la tré sorerie. L’ approche des flux financiers permet d’ analyser la variation de la tré sorerie, en é tudiant les consé quences financiè res des dé cisions adopté es au niveau des politiques d’ investissement, du processus d’ exploitation et des autres opé rations financiè res. Tableau 1 Produits d’ exploitation Charges d’ exploitation = Excé dent brut d’ exploitation - Variation du BFR*

=Variation de la tré sorerie d’ exploitation - Investissement + Cessions d’ actifs +Produits Financiers -Impô ts -Dividendes +Augmentation du capital +Emprunt nouveau -Remboursement des dettes =Variation de la tré sorerie + tré sorerie de dé but de pé riode =tré sorerie de fin de pé riode *Il s’ agit du BFR fin pé riode diminué de celui du dé but de pé riode

III- La fonction du tré sorier Cette fonction est relativement ré cente, mê me dans les entreprises d’ une certaine dimension. Dans la majorité des entreprises, la fonction du tré sorier est confié e aux services comptables. Cette

situation

peut

ê tre

pré judiciable

à

l’ entreprise, car

les

pré occupations des services comptables diffé rent notablement de celles d’ un service financier. Le niveau de compé tence n’ est pas en cause, encore que la connaissance des opé rations bancaires et de leurs consé quences relè vent d’ une technique particuliè re. Le tré sorier doit avoir, non seulement, des qualité s de contact. Ses relations avec les services comptables sont importantes malgré l’ indé pendance

des fonctions, ses relations avec les banques partenaires, ses relations avec les fournisseurs et avec les clients de l’ entreprise. Le tré sorier doit, en outre, obtenir de tous les responsables de l’ entreprise la sû reté d’ ê tre pré venu de toute opé ration entraî nant une entré e ou nue sortie de fonds. L’ information du tré sorier repose né cessairement sur des ré seaux d’ informations organisé es. Pour situer mieux le personnage du tré sorier, nous pouvons affirmer que son comportement doit ê tre, constamment et entiè rement, dominé par la recherche de l’ é conomie des moyens de financement. Les fonctions du tré sorier, comme le montre le sché ma suivant, concernent essentiellement :

Sché ma Fonctions essentielles d’ un tré sorier

Relations/Négociation Avec les banque

Gestion de la position de trésorerie à CT

Tré sorier

Décisions d utiliser les crédits

Gestion des risques

Le tré sorier doit pré voir et gé rer les flux de l’ entreprise, anticiper les et garantir les risques financiers

Le tré sorier qui est le principal responsable de l’ utilisation des services bancaires, est tout naturellement dé signé pour la né gociation des conditions bancaires, placer les excé dents et surtout assurer la liquidité et solvabilité de l’ entreprise Le tré sorier doit commencer par gé rer son besoin total de tré sorerie, ensuite affecter ses flux sur ses banques puis affiner les positions par des virements d’ é quilibrage Dans l’ entreprise n’ ayant pas mis encore en place un systè me de gestion de la tré sorerie en date valeur, l’ activité tré sorerie comporte gé né ralement trois volets : •

Etablissement de la tré sorerie en date comptable

•

Etablissement d’ un budget de tré sorerie mensuel ou trimestriel

•

Né gociation avec ses banques Cette conception traditionnelle, la fonction « Tré sorerie » n’ est pas

reconnue en tant que telle. C’ est une tâ che du service comptable Cette conception pré sente des inconvé nients, notamment le rô le pré pondé rant des comptables dans la ré alisation des travaux de tré sorerie. En ce qui concerne la gestion des risques, il s’ agit essentiellement du risque de taux, risque de change, risque de contrepartie (souscription d’ un billet de tré sorerie). Le livre de B. POLINIATO et D. VOYENNE « La nouvelle tré sorerie de l’ entreprise » explique clairement la gestion du risque Risque de taux : Il ré sulte des changements, dans le temps, du niveau des taux d’ inté rê ts. Le risque de taux peut se traduire par des plus ou moins values et/ou une meilleure ou moindre ré muné ration d’ une cré ance ou d’ un placement, ainsi que par une augmentation ou une diminution du coût d’ une dette.

Risque de change : Le risque de change ré side dans les variations, dans le temps, des cours de devises dans lesquelles sont exprimé es les cré ances et les dettes de l’ entreprise, par rapport à la monnaie de compte que celle-ci utilise. L’ entreprise est exposé e au risque de change entre le moment où elle enregistre ses dettes et cré ances et le moment où elle les rè gle ou elle se les fait ré gler. Risque de contrepartie : Le risque de contrepartie ré sulte dans le non respect des engagements de la contrepartie, il s’ agit soit d’ un risque de livraison ou d’ un risque de rè glement.

IV-

environnement du tré sorier

La tré sorerie est souvent considé ré e comme le c ur de l’ entreprise, par lequel passent tous les flux financiers. Pour mieux gé ré e ces derniers, le tré sorier doit entretenir des relations aussi bien avec les entité s internes de l’ entreprise (comptabilité , contrô le de gestion, commercial, etc), qu’ externes (banques, intermé diaires financiers, marché financier, contexte é conomique, etc). Du point de vue pratique, le tré sorier doit coordonner ces diffé rentes actions selon le sché ma suivant :

Environnement interne

TRESORIER

1- Environnement interne de l entreprise

Environnement externe

Pour assumer parfaitement sa fonction, le tré sorier est conduit à favoriser le contact de la direction gé né rale avec tous les aspects de la tré sorerie, à sensibiliser à l’ esprit tré sorerie toutes les personnes concerné es, et à faciliter la mise en place des procé dures de gestion de tré sorerie performante. Comme le soulignaient B. POLINIATO et D. VOYENNE dans leur livre « la nouvelle tré sorerie de l’ entreprise » : « je suis tranquille, car personne ne comprend rien de ce que je fait, » dé clarent un certain nombre de la tré sorerie. Au sein de l’ entreprise, les principaux interlocuteurs du tré sorier se pré sentent comme suit : le comptable, le contrô leur de gestion, le commercial et le directeur gé né ral. •

Le comptable : Rappelons que le service de la comptabilité possè de des

documents indispensables au tré sorier pour é tablir des pré visions sûrement indispensables au tré sorier pour é tablir les pré visions sur un horizon de 1 à 3 mois, tel que les balances clients et fournisseurs. Gé né ralement, tous les paiements que doit effectuer l’ entreprise sont centralisé s au service de la comptabilité et sortent de l’ entreprise aprè s ê tre obligatoirement passer par le service tré sorerie. Un tel circuit assure au tré sorier une information fiable. Lui permet d’ agir en permanence sur les dé tails fournisseurs (retarder les dé caissements), lui donne la possibilité de choisir et de modifier les moyens de paiements. •

Le contrô leur de gestion : L’ é laboration des diffé rents budgets (budget

de fonctionnement, budget d’ é quipement, etc) par le contrô leur de gestion facilite grandement la pré paration la pré paration des pré visions de la tré sorerie. La fiabilité de la gestion provisionnelle de la tré sorerie repose sur celle du contrô le de gestion. A l’ inverse, la contribution de la tré sorerie au budget annuel du contrô le de gestion ré side dans la pré vision des charges et produits financiers.

•

Le commercial : Le tré sorier a besoin é galement d’ autres informations

notamment commerciales. Trop souvent, le responsable commercial d’ une entreprise engrange le chiffre d’ affaire, mais ne se soucie pas de des encaissements de ses clients. Or la CA n’ est ré el que s’ il est entiè rement payé sans retard. Moralité , il faut sensibiliser le commercial à l’ esprit de la tré sorerie. •

Le directeur gé né ral : Le tré sorier doit pré parer (une fois par semaine ou

mensuellement) un synthè se de la tré sorerie permettant au directeur gé né ral de comprendre et d’ analyser les opé rations financiè re remarquables. L’ absence de cette formalité est souvent due aux deux parties : le directeur gé né ral a tort de laisser se dé velopper des activité s qu’ il ne maî trise pas, le tré sorier a tort de ne pas faire du reporting permettant un é change de points de vue avec le directeur gé né ral. 2- Environnement externe de l entreprise •

Les banques : Le tré sorier fait appel chaque jour à son banquier auprè s

de ce dernier, le tré sorier recherche des moyens de financement ou de produits de placements des cours de change des produits de couverture de taux de change et des analyses ou des outils pour forger ses propres anticipations •

Le marché financier : Parallè lement à l’ information fournie par les

banquiers le tré sorier doit rester attentif aux diffé rentes analyses des é conomistes sur la conjoncture et aux sentiments des hommes de marché . A cela, le tré sorier ajoute son intuition ainsi que son expé rience

Le systè me de gestion de tré sorerie

Gestion des encaissements et des décaissements

Interne

Information

Organisation de la trésorerie

Décisions

Externe

Financement et Placement

Gestion des risques financiers

Lors de l’ é tude spé cifique des procé dures les services financiers ou la tré sorerie d’ une entreprise é taient loin d’ ê tre les seules fonctions concerné es par la tré sorerie. Les services de production, achats, ou mê me facturation, trouvent leur sanction en matiè re de tré sorerie.

Au dé but des anné es 70, il s’ est trouvé quelqu’ un, Monsieur N’ Guyen, qui a dit et é crit qu’ il é tait inutile de payer des inté rê ts sur des fonds dont on n’ avait pas besoin…C’ est tellement é vident que 20 ans aprè s cette notion n’ est toujours pas tout à fait assimilé e. Comme pour la baguette de pain, si on a besoin d’ une baguette on en achè te une seule et l’ entreprise n’ est pas plus riche ni plus solvable parce qu’ elle a mobilisé inutilement son portefeuille gé né rant ainsi des frais financiers inutiles. La solvabilité d’ une entreprise ne se mesure pas à son solde en banque mais à la capacité de mobiliser ses cré ances et d’ obtenir le cré dit elle a besoin. Bien é videmment, le point de dé part est la connaissance globale des recettes et des dé penses. Connaissance qui sera petit à petit affiné e pour permettre une gestion journaliè re optimale.

Budget annuel de trésorerie Un budget annuel de tré sorerie. Pré paré à l’ aide des é lé ments historiques comptables de l’ entreprise et surtout en fonction des hypothè ses de dé penses et de recettes de ses diffé rentes directions, il est conç u de faç on à permettre des simulations. Simulations et analyses de sensibilité afin de pouvoir é ventuellement ê tre corrigé ou modifié en cas de renversement de tendance. Ce budget annuel ne sort pas tout armé de la cervelle du tré sorier mais é laboré avec tout les services et s’ il y a des modifications en court d’ anné e chacun doit en ê tre pré vu. Le tré sorier est un homme de contact… 1-Pré vision de recettes Les recettes d’ exploitation. Elles proviennent d’ une hypothè se de chiffre d’ affaires. Sin en montant ces pré visions sont gé né ralement exactes, en revanche les dates de rè glement sont souvent difficiles à , appré hender. La

mé thode historique qui consiste à rechercher dans le passé le pourcentage des facturations du mois M ré glé à M+1, M+2, M+3, etc. Est une bonne mé thode. Particuliè rement inté ressante d’ ailleurs pour les entreprises ayant une activité cyclique. L’ autre inté rê t de cette mé thode est de permettre de faire varier les hypothè ses, en particulier de faire une hypothè se haute et une hypothè se basse. Attention, ces pré visions sont faites sur des facturations TTC et elles sont ré alisé es sur une seule banque fictive. Nous n’ en sommes pas à ré partir les mouvements entre banques, mais seulement à dé terminer ce qui sera la tré sorerie). Les recettes hors exploitation. Cession d’ actifs, primes, subventions, remboursements de TVA ; toutes trè s difficiles à pré voir et qui sont inté gré s à la tré sorerie en cours de parcours la plupart du temps. 2-Pré visions de dé penses Les dé penses d’ exploitation : comme pour les recette ces pré visions proviennent le plus souvent d’ é lé ments comptables historiques. En en gé né ral elle sont assez faciles à appré hender sauf : •

La TVA qui doit tenir compte des facturations ou encaissements.

•

Les impô ts.

•

Les frais financiers. Ces pré visions qui donnent le solde de tré sorerie en fin de pé riode doivent

ensuite ê tre affiné es et positionné es dans le compte.

Les pré visions regroupé es sous le titre « budget de tré sorerie » ne constituent pas un budget autonome. Ce budget est en quelque sorte le reflet de tous les autres budgets, car tous ses é lé ments en sont directement dé duits. Les maté riaux né cessaires à son é laboration proviennent de l’ ensemble des budgets

d’ exploitation

(approvisionnement,

production,

vente,

autres

charges), du budget d’ é quipement et du budget des opé rations financiè res. Le budget de tré sorerie mesure l’ é quilibre entre la liquidité des actifs est l’ exigibilité des dettes et donne des informations sur les conditions de maintien de la solvabilité de la firme. Il constitue un test de cohé rence de l’ ensemble des pré visions. Il joue un rô le de clignotant dans le tableau de bord. Ce budget joue un rô le important dans la dé termination du niveau minimum des liquidité s né cessaires pour ré aliser l’ ajustement des flux moné taires. Dans une optique budgé taire le Budget de Tré sorerie ré pond à deux impé ratifs: •

S’ assurer d’ un é quilibre mensuel entre encaissements et dé caissements

en vue de mettre en place pré ventivement, des moyens de financements né cessaires à court terme en cas de besoin de liquidité s pour un ou des mois donné s; •

Connaî tre le solde de fin de pé riode budgé taire des comptes des tiers et

de disponible, tels qu’ ils figureront dans le bilan pré visionnel. Le sché ma ci-dessous positionne le budget de tré sorerie par rapport aux autres budgets.

Budget des Ventes

Budget de Production

Budget des Frais Commerciaux

Budget des Approv

Budget des Ateliers de Fabrication

Budget des Services Fonctionnels

Budget de sous traitance Budget des investissements Ré alisé s

A faire

FOURNISSEURS CLIENTS Budget de Trésorerie Encaissements Décaissements

1-Les budgets d exploitation Pour exprimer la correspondance entre un flux ré el et un flux moné taire, on dit couramment qu’ aux charges correspondent des dé penses ou des dé caissements et qu’ aux produits correspondent des recettes ou des encaissement. Cette correspondance n’ est pas directe, mais peut ê tre dé calé e dans le temps. La vente d’ un produit peut donner lieu à la livraison puis la facturation et enfin au rè glement, mais ce dernier peut ê tre diffé ré par les procé dures de cré dit commercial. Pour é tablir le budget de tré sorerie-exploitation, on part du compte pré visionnel d’ exploitation é tabli mensuellement ; on note les dé caissements correspondants aux charges pré vues et les encaissements correspondant aux ventes pré visionnelles, compte tenu des cré dits obtenus des fournisseurs et des cré dits accordé s aux clients. •

Pré visions des encaissements :

Les encaissements relatifs à l’ exploitation proviennent essentiellement de la vente des biens ou des services produits par l’ entreprise. On distingue principalement deux grandes caté gories d’ entreprise : celles vendant des biens à partir de stocks pré alablement constitué s ou vendant des services et celles travaillant sur devis. o Cas de la vente sur stock : le cas le plus simple et celui des entreprises de distribution où les ventes sont gé né ralement faites au comptant et où le montant encaissements est é gal à celui des ventes. Dans le cas de vente à cré dit seulement, il y n’ a pas de correspondance entre les ventes et les encaissements. Les encaissements devrant ê tre ré partis suivant la duré e moyenne des cré dits accordé s tels qu’ elle ressort des statistiques relatives aux pé riodes anté rieures. Les pré visions des recettes sont estimé es à partir du chiffre d’ affaire pré vu par la direction commerciale auxquelles on pratique les clé s de ré partition calculé es à partir des anné es pré cé dentes. o Cas de la vente sur commande : cette forme de vente s’ accompagne gé né ralement d’ un contrat qui pré voit des clauses de paiement particuliè res. Les termes de paiement s’ é chelonnent normalement depuis la signature jusqu’ à la ré alisation du contrat et mê me audelà , en vertu de certaines clauses de garanties. •La pré vision est effectué e à deux niveaux. On pré voit tout d’ abord les termes probables de paiement en fonction des pré visions des services commerciaux. On en dé duit ensuite les encaissements effectifs. La pré vision des é ché ances sur des contrats dé jà passé s est simple. Il suffit de se reporter au planning de fabrication. Par contre, pour les commandes pré vues, il faut é tablir un é ché ancier thé orique. Le degré

d’ approximation est é videmment important et exige des ré visions relatives fré quentes. Par ailleurs, cet inconvé nient est d’ autant plus sensible que les commandes sont d’ un montant important mais en nombre limité . •Les autres recettes : les autres recettes d’ exploitation proviennent de sources diverses : la vente des dé chets, le produit des redevances et de commissions, les inté rê ts perç us, le remboursement des charges fiscales,… leur pré vision est difficile mais elle tolè re une certaine approximation en raison de l’ importance de ces recettes par rapport aux recettes totales. •

La pré vision des dé caissements Les dé caissements sont entraî né s par les dé penses que la comptabilité

porte au dé bit des divers comptes. La relation qui existe dans le temps entre la dé pense et le dé caissement varie suivant la nature de la dé pense. La pré vision des

dé caissements est plus dé licate que celle des

encaissements en raison de la trè s grande diversité des charges. La relation qui existe dans le temps entre l’ engagement d’ une dé pense et le dé caissement correspondant, est trè s variable et dé pend de la nature des charges. C’ est pourquoi il est pré fé rable d’ examiner les problè mes posé s par la pré vision des dé caissements à partir de la nature des charges. Les principales caté gories de charges sont dé terminé es : •par le degré d’ incertitude de la date de paiement, •par le degré qui sé pare l’ engagement de dé pense du rè glement proprement dit. Pour toutes les dé penses payables, soit au moment de leur inscription, soit dans un dé lai trè s court, la pré vision de dé caissement dé pend directement de la pré vision de la dé pense. Il en est ainsi des salaires, des appointements et

des charges correspondantes dont les pré visions ont é té é tudié es en leur temps, soit avec la main-d’

uvre, soit avec les frais gé né raux.

Pour les dé penses dites pé riodiques, telles que les loyers, assurances, impô ts, dont les montants pré visionnels ont é té dé jà é tudié s pour autant qu’ ils figurent dans les frais gé né raux, les dates de dé caissement doivent ê tre pré vues par les services spé cialisé s qui les transmettent au service de la tré sorerie. Il appartient de mê me aux services compé tents de fournir à la tré sorerie les renseignements correspondant aux dé penses provisionné es (risques, dé penses sous garantie). Enfin, il appartient au tré sorier d’ é tablir lui-mê me les pré visions de dé caissement correspondant aux acceptations d’ effets, aux remboursements des emprunts, des dettes de toute nature et des opé rations qui sont sous sa dé pendance directe et font partie de la gestion de la tré sorerie. 2- Le budget d é quipement Le tableau des dé penses relatives au budget d’ é quipement est le plus souvent é tabli directement à l’ occasion de la pré paration de ce budget. Il appartient aux services techniques de communiquer toutes les informations né cessaires aux services financiers. La tenue d’ une comptabilité d’ engagements dé taillé e par opé ration d’ investissement est trè s utile pour tenir à jour les pré visions, au fur et à mesure de l’ exé cution des travaux. En effet, des procé dures particuliè res de rè glement sont trè s souvent utilisé es : versement d’ un acompte à la commande, rè glement sur situation de travaux, retenues de garantie. Par ailleurs de nombreux litiges interviennent en cours de ré alisation. Ils peuvent entraî ner la facturation de supplé ment ou le rè glement d’ indemnité s par le constructeur. Tous ces incidents ont des consé quences

directes sur le montant des dé caissements pré vus. C’ est

pourquoi la mise à jour rigoureuse de ces pré visions est indispensable durant la pé riode de ré alisation d’ investissements importants. 3-Le budget des opé rations financiè re La pré vision des recettes consé cutives à la ré alisation des opé rations de financement doit ê tre faite avec prudence. Il ne faut pas sous estimer les dé lais entraî né s par les diffé rentes formalité s qui accompagnent la ré alisation de ces opé rations et les alé as que peuvent rencontrer les né gociations avec les organismes financiers. Il convient de souligner que le montant des dé penses dé pend de l’ utilisation des cré dits qui dé pend elle-mê me du dé ficit de la tré sorerie. Or, le dé ficit de tré sorerie est donné par le budget de tré sorerie et les diffé rents cré dits sont pré vus dans le cadre du plan de la tré sorerie. On ne pourra alors procé der que par approximations successives. On commencera par une pré vision de dé penses proches de l’ anné e pré cé dente pour pouvoir arrê ter le budget de tré sorerie et on rectifiera ensuite aprè s avoir sé lectionné les diffé rents modes de financement à court terme. 4- Le budget de tré sorerie La construction du budget de tré sorerie ré pond à un sché ma simple. Il se pré sente sous la forme d’ un tableau regroupant toutes les recettes et les dé penses pré vues. •

quelle que soit leur origine : exploitation, é quipement, opé rations

financiè re ; •

quelle que soit la pé riode à laquelle se rapportent les opé rations dont

elles sont issues : exercice en cours, exercice anté rieurs ou exercice à venir. Son objectif est de dé terminé l’ encaisse disponible ou le montant des besoins tré sorerie en fin de mois si l’ é ché ance est mensuelle ou à la date de

chaque é ché ance. Le choix de la pé riode de pré vision est dé licats problè mes que nous é voquerons avant d’ analyser le contenu du budget. •

La pé riode budgé taire Les flux moné taires sont d’ une trè s grande sensibilité . Ils peuvent subir

des variations importantes par suite de dé calages dans la ré alisation des opé rations qui leur donne naissance. Les pré visions de recettes et de dé penses ne peuvent ê tre rigoureuses qu’ à trè s court terme. C’ est la raison pour laquelle la pé riode sur laquelle porte les pré visions de tré sorerie doit ê tre infé rieure à la pé riode retenue pour le budget d’ exploitation et nettement infé rieure à celle du plan d’ investissement et de financement. Plus que toutes les autres pré visions, celles relatives à la tré sorerie ne peuvent ê tre improvisé es. C’ est pourquoi l’ é volution de la tré sorerie est contrô lé e de maniè re continue. Un premier budget, portant de pré fé rence sur une pé riode d’ un an, a pour objet de dé terminer les besoins de cré dit né cessaires au maintien de la solvabilité de la firme. C’ est le budget annuel de tré sorerie ; il est indispensable pour contrô ler la cohé rence de l’ ensemble des autres pré visions et la possibilité pour l’ entreprise d’ en entreprendre la ré alisation. Les ré sultats du budget de tré sorerie peuvent en effet conduire à la ré vision du plan. Ce budget sert en outre de support aux né gociations que l’ entreprise doit é ventuellement mener avec ses banquiers. Ce budget va é galement servir de ré fé rence aux comparaisons qui seront faites en cours d’ anné e. Mais dè s les premiè res ré alisations, la situation de la tré sorerie est modifié e car les mouvements de tré sorerie ont un effet cumulatif. Le budget donne une sé rie de soldes mensuels. Dè s que le premier mois est passé , il faut donc mettre à jour le budget. En mê me temps, il est indispensable de garder un horizon de pré vision du solde de la tré sorerie

suffisamment long, pour pré voir en temps utile les opé rations financiè res né cessaires au maintien de l’ é quilibre. Sur le plan pratique, on peut adopter un compromis consistant à procé der tous les mois à une mise à jour sommaire indispensable pour assurer la continuité des pré visions et à ré viser le budget tous les trimestres. •

Le contenu du budget Le budget de tré sorerie se pré sente sous la forme du tableau suivant : Libellé s

Montants

Solde dé but de pé riode I. opé rations d exploitations Recettes Dé penses Solde 1 II. opé rations

hors

exploitations Recettes Dé penses Solde2 III.solde

de

la

pé riode

(solde1+solde2) Solde fin de pé riode

Sa construction repose sur la distinction fondamentale entre les recettes et dé penses d’ une part, et les opé rations d’ exploitation et les opé rations hors exploitation d’ autre part (investissement et opé rations financiè res).

Le budget de tré sorerie a pour objet la mesure du stock de disponibilité s à la fin d’ une pé riode, compte tenu des pré visions d’ encaissements et de dé caissements de la pé riode. Le regroupement des é lé ments pré visionnels doit ré pondre à deux pré occupations essentielles : •

celles de n’ omettre aucune recette ni aucune dé pense ;

•

celle de mé nager toutes les possibilité s d’ un contrô le aisé . Ces pré occupations entraî nent la né cessité de relier é troitement les

rubriques de la tré sorerie aux rubriques comptables des budgets. On aura ainsi l’ assurance qu’ aucun des é lé ments pré visionnels de la tré sorerie n’ é chappera et l’ on trouvera dans les comptes les é lé ments de leur contrô le. Cette remarque nous amè nera à proposer une autre pré sentation du budget de tré sorerie en distinguant : •

la tré sorerie de l’ exploitation (recettes et dé penses principales)

•

celle des recettes et des dé penses diverses d’ exploitation ;

•

celles des investissements ;

•

celle des é lé ments é trangers à l’ exploitation ;

•

et enfin, les opé rations financiè res, qui sont pour une part la

consé quence des pré cé dentes.

Alors que les PME ne disposent souvent pas du temps et des moyens humains suffisants pour une gestion systé matique de leur tré sorerie, l’ é tablissement d’ un budget de tré sorerie mensuel ne suffisent pas pour une grande entreprise Les variations mensuelles permettent une gestion de tré sorerie longue adapté e à la saisonnalité mensuelle de l ‘ activité mais ne permet pas une optimisation complè te le budget de tré sorerie ne pré sente les besoins qu’ à la fin du mois. Or la tré sorerie peut ê tre bé né ficiaire le 30 du mois mais pré senter des dé ficits importants dans le courant du mois. Le budget de tré sorerie ne donne aucune indication sur les é ché ances difficiles à passer et donc sur la meilleure faç on de les né gocier. Le complé ment né cessaire à la gestion des besoins saisonniers est donc une gestion de tré sorerie au jour le jour parfois appelé e gestion de l’ encaisse. Cette gestion au jour le jour né cessite un,e bonne pré vision des dates de flux de tré sorerie (encaissements et dé caissements) au jour prè s et une bonne optimisation de l’ utilisation des cré dits en fonction de leur duré e. Trois problè mes viennent compliquer la gestion de tré sorerie au jour le jour :

Les pré visions sont par nature incertaines et les mouvements de caisse peuvent se maté rialiser avec plusieurs jours d’ é cart par rapport aux pré visions, entraî nant des pé nalisations financiè res importantes. Les jours à prendre en compte ne sont pas les dates d’ enregistrement comptable dans les livres de l’ entreprise mais les dates de valeur en banque, puisque les frais financiers sont calculé s sur les dates de valeur et non sur les dates d’ opé rations Les entreprises travaillent gé né ralement avec plusieurs banques. Si la ré partition de ses activité s gé ographiquement le justifie, elle disposera de plusieurs comptes courants auprè s de la mê me banque. Cette multitude de compte né cessite une gestion minutieuse et individuelle de ces comptes puisqu’ un excé dent de tré sorerie inutilisé sur un compte auprè s de la banque X ne permettra pas de compenser un solde dé biteur auprè s de la banque Y qui entraî nera le paiement d’ agios sur le dé couvert.

Traditionnellement, les excé dents de liquidité s é taient placé s auprè s d’ une banque sous forme de dé pô t ou compte à terme. On utilise parfois le terme de bon de caisse pour dé signer ces placements. Il s’ agit là d’ un prê t à la banque pour un terme fixe et ré muné ré à un taux fixé ; ce bon de caisse n’ est pas né gociable. Les conditions de ré muné ration de ce placement sont naturellement dé terminé es par rapport au Taux de Marché Moné taire lorsque la ré glementation permet de fixer librement le taux d’ inté rê t. Toutefois ces dé pô ts à terme sont gé né ralement trè s ré glementé s ; ainsi de 1981 à 1986, les dé pô ts à terme devaient ê tre ré muné ré s à un taux fixé artificiellement bas, sauf pour les dé pô ts de plus de 500000 F à plus de 6 mois. A partir de 1986, cette ré glementation a é té assouplie. Mais c’ est surtout le dé veloppement d’ autres instruments de placements qui a permis une gestion performante des excé dents de liquidité des entreprises (et des particuliers). Dé sormais, les entreprises peuvent acheter des titres né gociables type billet de tré sorerie é mis par d’ autres entreprises ou des certificats de dé pô t é mis par des banques, voire des bons du tré sor à condition que le montant unitaire de ces titres ne soit pas trop é levé . Elles peuvent é galement investir leurs liquidité s auprè s d’ une banque ou d’ un agent de change, mê me à trè s court terme, dans des instruments de gestion collective appelé s des SICAV ou FCP de tré sorerie. Il s’ agit de parts de socié té s de placement dont la valeur é volue en fonction de la

valeur des placements qu’ elles dé tiennent en portefeuille. Ces SICAV ou FCP de tré sorerie achè tent des bons ou des obligations à taux variable dont la valeur croî t ré guliè rement avec le temps ; ainsi une entreprise peut revendre ses parts de FCP ou SICAV de tré sorerie avec une plus value qui correspond à une ré muné ration du placement ainsi ré alisé . Par ailleurs, la fiscalité de ces placements peut ê tre plus attractive que celle des dé pô ts à terme. Pour des montants investis raisonnables, les coû ts d’ achat et de revente de ces parts (droit d’ entré e et de sortie) sont trè s faibles voire gé né ralement nuls. Il est ainsi possible de placer ses liquidité s à court terme avec une grande souplesse d’ usage. Il est toutefois important de bien connaî tre la possibilité d’ investissement de la SICAV ou FCP considé ré e afin de savoir si le cours de la part permettra de dé gager une ré muné ration assuré e sur le terme du placement considé ré . Pour les placements à trè s court terme on utilise gé né ralement des SICAV dites à ré mé ré qui se spé cialisent dans des financements d’ opé rations financiè res sans risque. Certaines entreprises choisissent d’ investir leurs liquidité s dans des placements plus rentables mais aussi plus risqué s ; ainsi les directions financiè res de certaines grandes entreprises entretiennent toute une é quipe de financiers spé cialisé s dans les placements à court terme et notamment sur les nouveaux marché s financiers (MATIF, options, swaps,…). Rapprochement bancaire Constatation Le compte "5141 Banque" tenu par une entreprise enregistre les mê mes opé rations que le compte de l'entreprise tenu par le banquier, mais en sens inverse. Il s'agit donc de comptabilité s ré ciproques.

Il ré sulte de cette dé finition que le rapprochement bancaire est l'action qui consiste à associer les opé rations dé jà enregistré es dans la socié té et à la banque afin de faire apparaî tre les é critures isolé es, c'est-à -dire enregistré e uniquement d'un cô té ou de l'autre. Le solde figurant sur son relevé de compte bancaire ne tient compte que des recettes effectivement mises à l'encaissement, et des rè glements pré senté s par le bé né ficiaire. Il peut donc exister un é cart entre le solde ré el du compte et le solde figurant sur le relevé de compte envoyé par la banque. Le rapprochement bancaire justifie l'é cart entre le solde comptable du compte bancaire et le solde du relevé de compte à la mê me date, en indiquant les composants. Cette justification est essentielle pour la cré dibilité du suivi de tré sorerie. Exemple Date

Nature

Encaissements

Solde du 31/12/2004

relevé de compte

2502,00

bancaire 31/12/2004

Remise à l'encaissement ne figurant pas encore sur le dernier relevé

12600,00

Dé caissements

ne figurant pas encore sur le dernier relevé Chè que 30/12/2004

658132 non

10654,00

encore pré senté Chè que

08/01/2004

658002 non

1235,43

encore pré senté

TOTAL

15102,00

11889,43

Solde 31/12/2004 comptable de

3512,57

la tré sorerie Naturellement, chacun des é lé ments qui constituent le rapprochement bancaire doit ê tre un é cart qui ne ré vè le pas au contraire une mauvaise saisie de la tré sorerie. Origine des diffé rences •

Dans la pratique, les soldes sont rarement é gaux car les opé rations ne

peuvent pas ê tre enregistré es simultané ment dans chaque comptabilité pour diverses raisons : •

les chè ques é mis par l'entreprise ne sont comptabilisé s par le banquier

qu'aprè s encaissement par le bé né ficiaire.

•

le banquier enregistre des virements (rè glements des clients par

virements) au bé né ficie de l'entreprise et informe celle-ci dans un deuxiè me temps. •

Le banquier procè de aux paiements de fournisseurs par pré lè vement

automatique sur le compte de l'entreprise et informe celle-ci dans un deuxiè me temps. •

des erreurs sur les sommes peuvent ê tre commises par l'entreprise ou

par la banque. La technique de l'é tat de rapprochement va permettre de justifier les diffé rences de soldes. Principe Pointer les opé rations qui figurent pour le mê me montant dans les deux comptes Rectification et rapprochement Enregistrement des nouvelles é critures dans le compte banque de l’ entreprise

Objectif 1 : exhaustivité des enregistrements 1-S’ assurer que toutes les recettes sont enregistré es et encaissé es À l’ ouverture du courrier les titres de paiement reç us doivent ê tre isolé s du reste du courrier, enregistré s et transmis directement au service tré sorerie Les

titres

de

paiement

reç us

doivent

ê tre

remis

en

banque

quotidiennement Le montant des titres de paiement remis à la banque ré guliè rement rapproché e du total enregistré et du total des rè glements enregistré s au cré dit des comptes clients Pour les recettes en espè ce, elles doivent ê tre :

•

enregistré es sur des piè ces de caisse standards et pré numé roté es

•

enregistré es au fur et à mesure dans le journal de caisse

•

rapproché es des espè ces en caisse Lorsque les encaissements sont effectué s par des repré sentants,

livreurs,…. Ces personnes sont tenues •

d’ é tablir des reç us pré numé roté s

•

de transmettre ces recettes immé diatement à la socié té ou à la banque Des contrô les doivent ê tre pé riodiquement ré alisé s pour s’ assurer que les

fonds collecté s en sont ré guliè rement remis à la banque 2- S’ assurer que les paiements sont saisis et comptabilisé s •

titres de paiement é mis pré numé roté s

•

liasse de titres de paiements enregistré s et rapproché s des journaux

•

titres de paiements comptabilisé s dans l’ ordre numé rique

•

sé quence numé rique des titres de paiement est vé rifié e

•

Les paiements en espè ces :

•

saisies sur des piè ces de caisse pré numé roté es

•

enregistré s dans l’ ordre de ces piè ces Pour les fournisseurs qui envoient des relevé s, les rè glements é mis

doivent ê tre rapproché s des relevé s Objectif 2 : Ré alité des enregistrements 1- S’ assurer que toutes les recettes enregistré es correspondent à des recettes ré elles Les avis de paiements annulé s aprè s comptabilisation pour é viter les enregistrements multiples Les rè glements enregistré s au cré dit des comptes clients rapproché s des montants affectivement encaissé s en banque

L’ é ché ancier des effets à recevoir doit ê tre : •

Ré guliè rement rapproché du montant passé au cré dit des comptes

clients •

Analysé pour identifier les dates d’ é ché ances anormales

•

Les effets retourné s impayé s doivent ê tre :

•

immé diatement redé bité s au compte client

•

soumis à un responsable 2- S’ assurer que les rè glements comptabilisé s correspondent à des

dé penses ré elles •

Les duplicata de titres de paiement systé matiquement annulé s pour

é viter les doubles comptabilisations •

Les piè ces justificatives des titres de paiement transmis au bé né ficiaire

directement par le signataire •

Les signataires s’ assurent au moins par sondage que les titres de

paiement correspondent aux piè ces justificatives jointes •

Les journaux de tré sorerie contrô lé s

•

Les soldes des comptes fournisseurs sont analysé s ré guliè rement Objectif 3 : spé cialisation des exercices 1- S’ assurer que toutes les recettes sont enregistré es dans la bonne

pé riode Les recettes sont elles enregistré es le jour le jour En fin de pé riode, la comptabilité s’ assure qu’ elle a enregistré : •

Tous les rè glements reç us à la pé riode

•

Uniquement ceux-la

Les recettes enregistré es par la banque et non par la socié té , dé celé es par les rapprochements de banque, sont enregistré es sur la pé riode Les reports d’ é ché ances sont : •

Autorisé par une personne indé pendante

•

Communiqué s à la comptabilité

•

Enregistré s sur l’ é ché ancier dè s qu’ ils sont accordé s 2-

assurer que tous les paiements ré alisé s sont enregistré s

sur la bonne pé riode : Les rapprochements de banque sont revus par un responsable La comptabilité vé rifie que toutes les piè ces de caisse de la pé riode ont é té saisies Les espè ces en caisse sont physiquement contrô lé es et rapproché es du livre caisse en fin de pé riode Les comptes bancaires sont cré dité s : •

Au jour de l’ é ché ance pour les effets

•

Au jour de leurs é mission pour les chè ques

Objectif 4 : Evaluation des recettes et dé penses 1- S’ assurer que les recettes enregistré es sont correctement é valué es Les é carts constaté s entre les rè glements reç us et les factures sont •

Analysé s

•

Corrigé s rapidement

•

Soumis à autorisation

Les rè glements en devises sont •

Rapproché s avec les montants encaissé s par la banque

•

Les diffé rences de charges immé diatement enregistré es 2-

assurer que les dé penses ré alisé es sont correctement

é valué es Les dé ductions effectué es lors du paiement sont •

Signalé s à la comptabilité

•

Comptabilisé es immé diatement

Les personnes chargé es d’ enregistrer les paiements en devises disposent de listes de taux de change à jour Les diffé rences de change sur rè glement sont ré guliè rement enregistré es Objectif 5 : Imputation, totalisation et centralisation des recettes et dé penses 1- S’ assurer que toutes les recettes sont correctement imputé es totalisé es et centralisé es •

Les listes des comptes clients sont ré guliè rement mises à jour

•

Les mises à jours sont transmises au personnel chargé des imputations

•

Le total des journaux de recettes est ré guliè rement vé rifié

•

La balance client est ré guliè rement rapproché e du grand livre

•

Les é carts é ventuels sont-ils immé diatement analysé s et corrigé s 2- S’ assurer que toutes les dé penses ré alisé es sont correctement imputé es,

totalisé es et centralisé es •

Les listes des comptes fournisseurs sont ré guliè rement mises au point

•

Les mises à jour sont transmises au personnel chargé des imputations

•

Les imputations porté es sur les paiements sont-elles vé rifié es ayant

enregistrement ?

•

Le total du journal des paiements est ré guliè rement vé rifié

•

La balance fournisseur est ré guliè rement rapproché e au grand livre

•

Les relevé s de compte reç us des fournisseurs sont rapproché s des

comptes individuels.

Audit de la paie

AUDIT de la PAIE

Audit financier et comptable

1

Audit de la paie

Introduction : La paye est une fonction extrêmement complexe en raison de la diversité des éléments qui la composent (Regroupés en rubriques de paie) et de la multiplicité des opérations à réaliser pour la mettre en uvre. Elle est un outil essentiel de gestion, et dans ce sens, elle doit répondre et respecter des règles de conformité et d efficacité. L audit est un moyen de détecter et de maîtriser les problèmes

et

risques

éventuels

(erreurs,

fraudes,

coûts

supplémentaires,

dysfonctionnement, etc.) liés àune dérive dans le fonctionnement de la fonction paie. Dans le cas d un audit externe, c est au cours du premier rendez-vous que sera défini, pour l auditeur, qui est le client, les raisons de l audit (35 H, l Euro, problèmes particuliers et réguliers). C est la phase de prise de contact.

Audit financier et comptable

2

Audit de la paie

Le processus de la paye : La paye est une fonction extrêmement complexe en raison de la diversité des éléments qui la composent (regroupés en rubriques de paie) et de la multiplicité des opérations àréaliser pour la mettre en France. Cependant, les diverses opérations de la paye peuvent être regroupées en trois grandes catégories : ordonnancement, paiement, comptabilisation. Le schéma suivant présente les principales étapes du processus de la paye :

ORDONNANCEMENT Fixation des bases de la rémunération

État des effectifs

Durée du travail

Éléments complémentaires

PAIEMENT

Salaires

Accessoires

COMPTABILISATION Comptabilise la charge et la dette

Audit financier et comptable

Comptabilise le paiement

3

Calculs et édition des documents

Audit de la paie

I-Aspect comptable : La composition de la rémunération: a) Le salaire de base : Le salaire est le nom donné à la rémunération versée au personnel. Toutefois on désigne par salaire les rémunérations des ouvriers et par appointement les rémunérations des employés et cadres. b) Les accessoires sur salaire: Le salaire brut est généralement composé: - du Salaire de base -Les heures supplémentaires : Ce sont des heures effectuées en dehors des heures de travail normal. Elle est payée en fonction d un taux majoréde 25% à100% selon le moment. §

25% pendant la journée

§

50% pendant la nuit

§

100% les jours fériés

-les primes : Ce sont des suppléments de rémunérations prévues soit par la loi, soit par le contrat de travail. Une prime est accordée lorsque certaines conditions se réalisent telles que les rendements ou l ancienneté. Seule la prime d anciennetéest obligatoire légalement. §

Prime d ancienneté (obligatoire)

§

Prime de rendement

-les indemnités : Elles sont destinées à dédommager ou à rembourser le salarier comme par exemple les frais de déplacement -les avantages en nature : Ce sont des compléments de salaire prévus dans le contrat de travail (logement, eau, électricité.) ensemble de ces éléments constitue le salaire brut.

Audit financier et comptable

4

Audit de la paie

Salaire Brut = Salaire de base + Heures supplémentaires + Primes d anciennetés +autres primes + Avantages et indemnités c) Les retenus sur salaire: Nous traiterons uniquement les retenus àtitre obligatoire. A l occasion de chaque paye, on retient au salarier : -

Les cotisations àla CNSS 4,29%

-

Les avances et acomptes

-

Les oppositions (saisies-arrêts)

-

IGR

d) Les Obligations de l employeur : - Les charges sur salaires payés par l employeur : Il s agit de sommes réglées à la CNSS et qui sont calculé par l application d un pourcentage soit àla masse salariale brut, soit au plafond uniquement qui est également actuellement à6000dhs -

Prestations sociales = masse salariale brut au taux de 8,6% plafonné a 6000dh/salariés

-

Allocations sociales= 9,1% de la masse salariale brut

-Tenu de livre et la fiche de paie: La loi prescrit tout d abord la tenue d un livre de paie obligatoirement quotté et paraphé et contenant diverses informations sur les salariés: -sa qualification -sa rémunération -les déductions effectuées Ce livre peut servir lors de contrôle par l inspecteur de la CNSS, ou des impôts.

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Audit de la paie Par ailleurs le code de travail oblige l employeur à remettre aux salariés un bulletin de paye indiquant les rémunérations brutes et les retenues opérés. Ce bulletin ou fiche peut servir de pièce justificative.

La comptabilisation des charges de personnel : A- Les comptes utilisés : -les comptes de gestion 617 charges de personnel 6171 rémunérations du personnel 6174 charges sociales 61741 cotisations àla CNSS 61742 cotisations àcaisse de retraite 67143 cotisations àla mutuelle 6176 charges sociales diverses -Les comptes de bilan 443 personnels créditeurs 4432 rémunérations dues aux personnels 4433 dépôts du personnel créditeur 4434 oppositions sur salaire 444 organismes sociaux 4441 CNSS 4443 caisses de retraite 4445 mutuelles 4448 autres organismes sociaux 44525 État IGR 3431 avances et acomptes au personnel B- Comptabilisation en deux étapes: -On comptabilise tout d abord la charge et la dette - Ensuite on comptabilise le paiement Audit financier et comptable

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Audit de la paie

II- AUDIT de la PAIE : Toute mission d audit impose une enquête préliminaire pour se familiariser avec entreprise et le problème àtraiter. Cette phase de préenquête suppose le rassemblement d informations contenues dans divers documents : organigrammes, bilan social, reporting et tableaux de bord sociaux du service paie et de la fonction RH. Cette enquête permet d adopter un programme de travail adapté en sélectionnant les points significatifs sur lesquels centrer la mission. Les objectifs de l audit paie, recensant les trois niveaux de la mission de l auditeur sont : · Vérifier la conformité des pratiques avec la législation et les procédures (audit de conformité) ; · Evaluer son efficacitéet s assurer de sa sécurité(audit d efficacité) ; · Examiner le caractère évolutif du système de paie pour vérifier s il répond bien aux caractéristiques et objectifs de l entreprise (audit stratégique). Pour recueillir les différentes informations nécessaires, l auditeur recourt à la technique dite de la « check-list » comportant une série de questions ou de points à vérifier. Cela permet de procéder àun examen systématique sans risque d oublis majeurs. est cette « check-list » que nous allons vous exposer, à travers les trois niveaux de la mission

Audit financier et comptable

de

7

l auditeur.

Audit de la paie

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Audit de conformité

Mots clefs

Questions particuliè res

DISPOSITIO Etes-vous sû r NS de la ré gularité LEGALES des bulletins - Bulletins de paie

de paie ?

Pratiques d’ organisation communé ment adopté es Ré fé rentiel Normes

Risque

Il existe 16 mentions légales détail en annexe 1)

Pénalités Amendes Prud’ homm es

Les mentions lé gales sontelles respecté es ?

Audit financier et comptable

Documents utiliser

Fiche de paie Conventions collectives Code du travail

Revues périodiques spécialisées Lamy Social

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à

Personnes à rencontrer

Outils et indicateurs

Gestionnaire de la paie Responsable paie Service juridique

Méthode d’ échantillonna ge par sondage sur les salaires de paie

Audit de la paie Indicateur permettant de recenser les erreurs :

Taux Les calculs et légaux URSSAF Taux é tats SMIC (en pré paratoires fonction de la de la paie sont branche et des ils conventions corrects et collectives) conformes ? Taux horaire (heures supplémentaires heures complé mentaire s, heures de nuit…) Indemnité s fin de contrat, licenciement, accident de travail, retraites) Calcul congés payés

Audit financier et comptable

Paies conformes Total de paie

non

Comparaison possible avec audit antérieur

9

Audit de la paie ⇒ Cotés et

- Autres documents

Est-ce que tous les autres documents lé gaux sont tenus à jour ? Tels que : _ Livre de paie _ Livre Entré es sorties _ Fichier du personnel

Audit financier et comptable

paraphés ⇒ Mises à jour de : Situation de famille, exemplaire contrat de travail, date d’ engagement, spécimen de signature, détail rémunération et retenues à effectuer, pensions et indemnités dues ⇒ Suivi de la situation légale des travailleurs étrangers ⇒ N° de Sécu

Erreurs Perte d’ informat ion Perte de justificati fs

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DRH Assistant ressources humaines

Audit de la paie

⇒ Charges Les patronales dé clarations _ Les sont-elles en dé claration faites temps s et en heure ?

Y-a-t-il justification et autorisation Rembourse des dé placements ment notes de enregistré s en note de frais ? frais

Audit financier et comptable

Existence d’ une procédure de remboursement des frais professionnels Existence d’ un support standardisé Exhaustivité et contrô le des justificatifs, vérification arithmétique Existence d’ un visa de la hiérarchie Existence d’ un bon à payer Absence de carte de crédit société

Redressem ents La comptabilité

Engagemen t de dépenses Notes de non autorisées Frais Fraudes Risque de redresseme nt URSSAF _ Risque de double rembourse ment _ Risque de réintégrati on fiscale pour les salariés

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Collaboration avec la comptabilité

Audit de la paie

Les documents relatifs à la paie sont-ils archivé s de faç on lé gale ?

Durée Accessibilité

_ Pénalités _ Pertes Archives Etudes d’ infos microfiches

Archivage

Audit financier et comptable

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Développer l’ archivage Informatique, micro-fiches

Audit de la paie

2

Audit d efficacité :

Mots clefs

Questions particuliè res

PAYEMENT Le payement des ré muné rations est-il correct Y-a-t-il des doublons ? Y-a-t-il un suivi des erreurs et corrections ? Combien y-a-t-il de ré gularisation

Audit financier et comptable

Pratiques d’ organisation communé ment adopté es Ré fé rentiel Normes ⇒ Respect des

dates de virement ⇒ Contrô le des payements hors virement ⇒ Faire un suivi des erreurs repérées pour les corriger au plus vite

Risque

Risque de payement ou virement pur un montant erroné Trop perç u Retard paie

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Documents utiliser

à

Etats existants : état des régularisations

Personnes rencontrer

Gestionnaire de la paie

à

Outils et indicateurs

Différencie r les régularisati ons normales (heures complé ment aires) et les régularisati ons

Audit de la paie dans le mois ? Chaque personne quitte-elle la société avec un solde tout compte ?

⇒ Existence

d’ une procédure pour le calcul du solde tout compte lors d’ un départ ou d’ un transfert

Mécontent ement des salariés : absentéis me Dégradati on du climat social

_ Toutes les

modifications en terme de renvoi, embauche et modification de salaire sont prises en compte par le

Audit financier et comptable

14

diffé rées erreur de saisie) Régularisati on anormale sur le total paie de l’ échantillon Questionnai re pour définir tous les types de régularisati on ou d’ erreur Incident critique pour comprendre tous les problèmes de payement

Audit de la paie service paie ?

_ Y-a-t-il une autorisation et un suivi des acomptes, des avances, des prêts et des saisies arrêt sur salaire ?

Audit financier et comptable

Liste des personnes autorisées à octroyer des avances, acompte et prêts Existence d’ une procédure de contrô le des remboursements Suivi des remboursements et imputation sur paie

Engageme nt de société vis à vis salariés par des personnes non autorisées

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Documents formalisant l’ engagement du salarié prêts, acomptes, avances) Consulter l’ éché ancier de prêt

Transmissio n systématiqu e des information s à la comptabilité Tableau de suivi des avances et acomptes

Audit de la paie

ENREGIST REMENT COMPTABL E

L’ enregistrement comptable de la paie est-il fait correctement ?

⇒

Comptabili té générale erroné e Risque de non respect de la règle séparation des exercices

SECURITE & CONFIDENT IALITE DU SYSTEME DE PAIE

Est-on sû rs de la protection des informations relatives à la paie ?

Existence de codes d’ accès au fichier du personnel et au système d’ établissement de la paie

Perte de confidenti alité des informatio ns de paie Falsificati on des données de paiement

L’ accè s au

Conservation

Audit financier et comptable

Connaissances des imputations comptables ⇒ Délais d’ enregistrement conforme

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Transmission des donné es paie / comptabilité

Collaboration avec la comptabilité

Rapprochem ent des DADS par rapport à la comptabilité

Hiérarchique qui attribue les accès Informaticiens s’ occupant de la sécurité du système

Check-list Nombre de pannes dans l’ année Nombre de fois où les paies ont été versées retard à cause d’ un problème informatiqu e nombre de jours

Audit de la paie

ré seau est-il suffisamment contrô lé ?

SECURITE & CONFIDENT IALITE DU SYSTEME DE PAIE

des informations lieu sû r Classement des documents

jours de retard

Qui a accè s au répondant aux besoins des fichier ? utilisateurs Dans quelles Les mots de limites ? passe sont-ils modifiés régulièrement

Est-ce qu’ il y a une é quipe spé cialisé e capable d’ intervenir n’ importe quand en cas de problè me sur le systè me de Audit financier et comptable

Antivirus Equipe interne Equipe externe ?

Blocage complet du système

Risque juridique Risque financier Risque de blocage 17

Audit de la paie

paie ?

Ce systè me est-il doté de mé canismes de contrô le susceptibles de faire foi en cas de litige ?

INCOHEREN CES

A-t-on é laboré des procé dures de test suffisamment importantes pour repé rer toutes les

Audit financier et comptable

blocage de toutes les paies des salariés

Grè ves Surcharge du service du personnel : sollicitatio ns téléphoniq ues Paie négative Doublons Risque financier Incident et interrupti on des 18

Listing des erreurs Surveiller paie négative Vérifier qu’ une personne ayant

Audit de la paie

anomalies ?

traitement s Dysfonctio nnements

Une heure récupérable = L’ utilisation des une heure rubriques de complé mentaire paie se fait- en taux horaire pour le elle uniformé ment ? gestionnaire c’ est la même chose au niveau de la rémunération Mais pour l’ auditeur ou le contrô leur de gestion, il y a diffé rence : l’ une est travaillée, l’ autre non travaillée Audit financier et comptable

169 heures soit à temps complet Erreur de saisies devant entraî ner des messages d’ erreur

Incidents critiques Chart-flow

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Audit de la paie indicateurs demandés par l’ INSEE)

PERSONNEL ET ENVIRONNE MENT DE LA FONCTION PAIE

Le service paie se comporte-til comme une é quipe autonome ? (remplacements non planifié s dans le service)

Y-a-t-il fort Audit financier et comptable

Salariés de différents services et de différents niveaux hiérarchiques

Malaise social Démotivati o

Comment est perç u le service paie ?

Avoir 2 personnes minimum au sein du service Polyvalence Compétences

Risque de fraude Risque de blocage des paies Prud’ homm es

un

Nombre de réclamation s Nombre de sollicitation s té léphoniqu es

Listing des 20

Enquêtes auprès du personnel Sondages : méthode des quotas

Audit de la paie Entrées et Sorties

fort turn– over dans le service paie ?

Nombre de démissions

Y-a-t-il des possibilité s de promotion et d’ é volution de carriè re ?

Existe-t-il des guides de procé dure pour inté grer des nouveaux dans le service paie Existence d’ un ? organigramme Est-on sû r que Audit financier et comptable

Des dé finitions de fonction

Nombre de formations allouées aux personnes

Organigramme Perte d’ efficacit é 21

Promotions dans le service Motivation

Audit de la paie

les tâ ches et responsabilité s sont clairement dé finies au sein du service ?

LES UTILISAT EURS

Qui en dehors du service utilise les informations ?

Audit financier et comptable

claires Absence de tâ ches redondantes Séparation des tâ ches et liste des signatures autorisées

é Détourne ment au profit des salariés

Mauvaise utilisation de l’ informati on pouvant entraî ner des effectifs erroné s Et revendicat ions syndicales

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Contrô le de gestion Contrô le de gestion sociale

Livret comportant le détail de chaque rubrique

Audit de la paie

3- Audit straté gique (conclusion) A la fin d une étude de ce genre, on va pouvoir se retrouver face à certains choix qui peuvent être en relation avec les causes de l élaboration de l audit. Par exemple, il peut s agir de commander un audit pour savoir s il est opportun de changer le système paye en raison d une cause précise : passage aux 35 heures, passage à l an 2000, L Euro , ou bien s il est plus judicieux de l externaliser à un cabinet. Dans ce cas, la comparaison du coût d un bulletin de paie entre l ancien, le nouveau système et le prix du marchévont conditionner le choix stratégique de la survie du service paie dans l entreprise.

Audit financier et comptable

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