Audit Financier Par Cycle Achats Fournisseurs Ok [PDF]

Zitiervorschau

1 AUDIT FINANCIER PAR CYCLE

CYCLE ACHATS / FOURNISSEURS A. Connaissance des opérations Elle porte sur les opérations, l’environnement externe, l’organisation interne et les méthodes et principes comptables de l’entité contrôlée.

Connaissance générale Opérations L’auditeur recense les caractéristiques essentielles des achats, ainsi que l’importance des différents flux financiers concernés qui leur sont associés. Il prend également connaissance des difficultés et des risques que ces opérations engendrent pour l’entreprise, ainsi que des contraintes d’organisation qu’elles impliquent. Ex : l’achat de prestations intellectuelles peut occasionner des litiges concernant les droits d’utilisation des travaux résultant de ces prestations. Ce type d’achat nécessite en conséquence une définition technique précise et une formalisation juridique appropriée de l’acte d’achat. L’achat de prestations intellectuelles peut donc avoir un impact indirect sur l’organisation de l’entreprise en rendant nécessaire la présence d’un service ad hoc et de juristes spécialisés. Environnement externe L’auditeur prend connaissance : o des marchés sur lesquels l’entreprise intervient : marchés mondiaux, marchés locaux, marchés avec cotation régulière, marchés donnant lieu à des fluctuations de prix significatives… ; o des partenaires et des modes d’approvisionnement : principaux fournisseurs (volumes des transactions, taille, secteur,…), principaux intermédiaires (mode de rémunération, nature des relations contractuelles, etc.) ; o de l’environnement juridique : formalisation des relations avec les partenaires, conditions juridiques des partenariats (accords d’exclusivité avec certains fournisseurs…) ; o des contraintes législatives et réglementaires éventuelles : obligations et normes spécifiques, autorisations administratives, conditions de transport… ; o des contraintes ou particularités fiscales : régimes de TVA, droits de douanes, contributions spécifiques… Organisation interne L’auditeur s’intéresse à l’organisation mise en place et notamment aux différents services intervenant dans les opérations du cycle, à leurs attributions respectives et à leur place dans l’organisation générale de l’entreprise. Pour ce cycle achats/fournisseurs, ces services seront généralement les suivants : o services initiateurs des besoins et de la demande d’achat ;

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service(s) ses achats ; service(s) « réception » ; entrepôt ; service comptable (comptabilité fournisseurs et comptabilité générale) ; service(s) intervenant dans le déclenchement des paiements des fournisseurs.

Méthodes et principes comptables L’auditeur prend notamment connaissance des principes appliqués en matière de comptabilisation des opérations, et plus particulièrement du mode d’enregistrement des opérations en devises, des retenues de garantie, des avances et acomptes…

Examen analytique L’examen analytique comporte généralement des travaux suivants : o établissement d’un comparatif avec l’exercice précédent des comptes généraux fournisseurs, achats et services ; o réalisation d’une analyse comparative des charges de l’exercice par compte, par groupe de comptes ou par rubrique en les comparant avec les données de l’exercice précédent, et si possible avec le budget de l’exercice ; o examen de l’évolution des ratios les plus pertinents (délai moyen de règlement notamment) ; o obtention d’explications sur les variations les plus significatives.

B. Evaluation du contrôle interne La procédure « achats » recouvre généralement les fonctionnalités suivantes : o o o o o

expression des besoins ; déclenchement de la commande ; réception des biens ou services ; enregistrement des achats et des dettes fournisseurs ; mise en paiement des factures.

Expression des besoins Objectifs Le contrôle interne doit garantir que les besoins sont correctement déterminés, que l’entreprise ne réalise pas d’achats inutiles et que les commandes nécessaires sont correctement lancées. Risques potentiels Une mauvaise identification des besoins peut occasionner, soit une rupture de stocks, soit la constitution de stocks pléthoriques. La rupture de stocks peut entraîner un retard ou un arrêt de fabrication générant, soit des surcoûts, soit une sous-activité. Elle peut également avoir pour conséquence des retards de livraisons aux clients et être à l’origine de litiges.

3 La constitution de stocks trop importants majore les coûts de stockage et crée un risque de détérioration des stocks. Il en résulte un risque de dépréciation, d’autant plus important que l’entreprise peine à trouver rapidement des débouchés en nombre suffisant pour les écouler. Dans le cas d’achats non stockables, la surévaluation des besoins a une incidence directe sur les charges de l’entreprise, sans qu’il y ait véritablement de contrepartie. Les anomalies dans la détermination des besoins peuvent intervenir sous plusieurs formes. Il peut s’agir d’une défaillance du système de calcul des besoins, d’une mauvaise retranscription des besoins en demandes d’achats, de la réalisation de fraudes internes tendant à surévaluer un besoin en vue de favoriser un fournisseur, de la validation des besoins par une personne n’ayant pas compétence ou les pouvoirs requis en interne, etc. Mesures usuelles de contrôle interne Les procédures de contrôle interne généralement mises en place pour couvrir les risques mentionnés ci-dessus sont les suivantes : o procédure formalisée permettant de recenser systématiquement et périodiquement les besoins de l’entreprise ; o suivi des besoins n’ayant pas encore donné lieu à l’émission d’une demande d’achat ; o existence de pouvoirs clairs et pertinents pour la validation des demandes d’achat ; o mise en place d’un contrôle du respect des pouvoirs définis par la direction ; o existence d’une piste d’audit permettant, à partir d’une demande d’achat, de vérifier le processus de détermination des besoins et, inversement, à partir d’une expression des besoins, de retrouver la demande d’achat correspondante ; o mise en œuvre de tests visant à s’assurer du bon fonctionnement de la procédure par la réalisation de sondages sur la correcte transformation d’une expression de besoins en demandes d’achat et par l’examen de la justification de demandes d’achats par des besoins ; o existence d’une séparation adéquate des fonctions (par exemple, une personne qui valide les besoins ne doit pas, en principe, passer de commandes) ; o surveillance de l’évolution des stocks et de leur dépréciation afin de mettre en évidence les dérives éventuelles. Assertions d’audit concernées Une mauvaise identification des besoins peut avoir une incidence directe sur l’évaluation des stocks et des en cours de production (valorisation et dépréciation).

Déclenchement de la commande Objectifs Le contrôle interne doit garantir que les achats sont réalisés dans les conditions optimum de qualité, de prix et de délai. Risques potentiels On dénombre quatre principaux risques liés au déclenchement de la commande : o le déclenchement d’achats à des prix supérieurs au marché. Dans ce cas, les biens achetés sont trop chers, entraînant une surévaluation des charges. Cette surévaluation a un impact direct sur l’évaluation des stocks et peut rendre nécessaire leur dépréciation.

4 S’il s’agit de biens non stockables ou de prestations de services, la surévaluation des achats entraîne une diminution de la rentabilité, sans incidence toutefois sur l’établissement des comptes de clôture ; o le déclenchement d’achats par une personne non habilitée, situation qui peut avoir pour conséquence des achats injustifiés ou non pertinents ; o le déclenchement d’achats en l’absence d’une trésorerie suffisante. Dans les cas extrêmes, l’entreprise peut se trouver en cessation de paiements, menaçant par là-même la continuité de son exploitation ; o le recours à des fournisseurs qui ne présentent pas de garanties suffisantes : l’entreprise achète auprès d’un fournisseur dont la situation financière est fragile, qui risque de s’avérer défaillant et de ne pas respecter ses engagements. Si un acompte a été versé, il conviendra d’envisager sa dépréciation. La nécessité de s’adresser à un nouveau fournisseur est susceptible d’occasionner un retard entraînant de nouveaux risques et difficultés. Mesures usuelles de contrôle interne Les procédures de contrôle interne permettant de couvrir les risques potentiels mentionnés cidessus sont les suivantes : o procédures d’appel d’offre permettant d’obtenir, à qualité égale, les meilleurs prix possibles ; o prise de connaissance de la situation financière des fournisseurs préalablement à la passation de la commande, et si nécessaire mise en œuvre de garanties, notamment en cas de versement d’acomptes ; o définition de pouvoirs précis d’engagement des dépenses et mise en place d’un contrôle pour s’assurer du respect des règles édictées ; o mise en place d’une piste d’audit permettant de s’assurer que toute commande envoyée à un fournisseur a bien fait l’objet initialement d’une demande d’achat et d’une expression de besoin ; o instauration d’un contrôle de gestion et d’un contrôle budgétaire, permettant de vérifier que l’entreprise a les moyens financiers de lancer tel ou tel achat, et de fournir à la direction, en tant que de besoin, les éléments nécessaires à un arbitrage. Assertions d’audit concernées Les procédures relatives au déclenchement de la commande peuvent avoir une incidence essentiellement sur l’évaluation des actifs : avances et acomptes versés (défaillance du fournisseur), stocks (retard livraison, prix d’achats surévalués), et même totalité des actifs en cas de remise en cause de la continuité d’exploitation (contrôle de gestion et budgétaire insuffisant).

Réception des biens ou services Objectifs Le contrôle interne doit garantir que : o les biens réceptionnés ne peuvent être acceptés s’ils n’ont pas été effectivement commandés ; o les biens réceptionnés correspondent aux quantités et spécificités mentionnées sur la commande ;

5 o les biens réceptionnés ne sont pas endommagés ; o les livraisons sont réalisées dans les délais prévus par la commande ; o les réceptions sont enregistrées dès leur acceptation et les biens correspondants protégés. Risques potentiels Les principaux risques liés à la réception des biens ou services achetés sont : o la réception de biens qui n’ont pas été commandés. Cette réception peut entraîner la constitution de stocks inutiles et par conséquent susceptibles d’être dépréciés ; o la réception de biens pour des quantités différentes des quantités commandées. Dans ce cas l’entreprise risque, soit d’avoir des stocks pléthoriques, pouvant subir une dépréciation, soit de connaître des ruptures de stocks, qui peuvent occasionner des difficultés dans le processus de production, ou dans les relations avec les clients ; o la réception de biens endommagés ou présentant une qualité insuffisante, situation qui engendre des difficultés d’écoulement des stocks achetés et par conséquent des dépréciations. En cas de livraison de stocks non conformes à un client, l’entreprise pourrait d’ailleurs être confrontée à un litige l’obligeant à comptabiliser une provision pour risque ou une dépréciation de créance ; o le défaut d’enregistrement des réceptions. Lorsque le suivi administratif des réceptions n’est pas maîtrisé par l’entreprise, celle-ci n’est pas en mesure de valider les factures qui lui sont présentées par les fournisseurs. Elle aura par ailleurs d’importantes difficultés pour estimer les factures non parvenues lors de la clôture des comptes. Mesures usuelles de contrôle interne Les procédures de contrôle interne permettant de couvrir les risques potentiels qui pèsent sur la réception des biens ou services sont notamment : o la comparaison systématique des réceptions avec les commandes correspondantes, et la mise en œuvre d’une procédure de traitement des écarts ; o la mise en œuvre d’un contrôle de la qualité par une personne disposant d’une compétence technique suffisante ; o la séparation des fonctions de commande, de réception et de contrôle qualité afin de prévenir une fraude provenant d’une seule personne ; o la définition des pouvoirs d’acceptation des réceptions, prévoyant l’intervention de niveaux hiérarchiques plus élevés en fonction de la présence ou non d’un litige et en fonction de son importance financière ; o la mise en œuvre de procédure de relance des fournisseurs en retard ; o l’enregistrement systématique des entrées dans le système informatique et/ou l’émission d’un bon de réception classé chronologiquement. Assertions d’audit concernées Les risques relatifs à la réception des biens et services ont une incidence sur plusieurs assertions : o l’évaluation des stocks et des créances clients ;

6 o la régularité des achats, lorsque l’entreprise éprouve des difficultés pour confirmer ou infirmer la prise en charge de certaines livraisons, notamment parce que les réceptions ne sont pas correctement enregistrées ou recensées ; o la coupure des achats, si l’entreprise ne parvient pas à estimer les factures non parvenues à la clôture.

Enregistrement des achats et des dettes fournisseurs Objectifs Le contrôle interne doit garantir un enregistrement correct des dettes et des achats dès la réception des biens ou services. Risques potentiels Les risques relatifs à l’enregistrement des achats et des dettes peuvent trouver à se matérialiser par : o la perte de factures reçues ; o des difficultés de recensement des factures non parvenues concernant des livraisons ou prestations déjà réalisées avant la date de clôture ; o des retards de traitement des factures ; o des erreurs d’imputation comptable ; o l’enregistrement de factures ne concernant pas l’entreprise ; o l’enregistrement de factures pour des prestations non encore réalisées ; o l’enregistrement de fausses factures destinées à détourner des fonds ; o la survenance de problèmes informatiques gênant la prise en compte du journal des achats dans la comptabilité générale. Mesures usuelles de contrôle interne Les procédures de contrôle interne permettant de couvrir les risques potentiels mentionnés cidessus sont notamment : o la mise en place d’un processus de détermination des réceptions non encore facturées (biens et services) ; o la transmission systématique au service comptable de toutes les factures dès leur arrivée dans l’entreprise, pour que celui-ci puisse, soit les enregistrer immédiatement en comptabilité, soit, simplement les répertorier, et relancer en tant que de besoin les services chargés de les contrôler ; o la mise en œuvre périodique d’un contrôle de l’interface entre le journal des achats et la comptabilité générale, pour détecter d’éventuelles anomalies informatiques dans les transferts d’information ; o le maintien d’une compétence suffisante du personnel chargé de saisir les factures ; o la mise en place d’une procédure pertinente et rapide de validation des factures : rapprochement des factures avec les bons de réception et les bons de commande, validation formalisée des factures de prestations de services par des personnes ayant compétence pour les apprécier.

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Assertions d’audit concernées Les risques présentés ci-dessus peuvent affecter les assertions suivantes : o l’exhaustivité des enregistrements, en cas de perte de facture ; o la régularité des enregistrements, dès lors que sont enregistrées de fausses factures ou de factures ne concernant l’entreprise ; o la coupure des enregistrements, en cas de recensement insuffisant des factures non parvenues à la clôture, d’enregistrement de factures pour des prestations ou livraisons non réalisées…

Paiement des factures Objectifs Le contrôle interne doit garantir que : o seules sont payées les factures concernant l’entreprise, qui sont conformes à la commande et qui correspondent à une livraison effective satisfaisante ; o les factures sont payées dans les délais contractuels et ne sont payées qu’une seule fois. Risques potentiels Les risques relatifs à la mise en paiement peuvent recouvrir : o le paiement d’une facture correspondant à une prestation non satisfaisante, non réalisée, ou qui ne concerne pas l’entreprise ; o le paiement avec retard de factures validées, pouvant générer des litiges avec les fournisseurs (intérêts de retard, pénalités, arrêts de livraison ; …). Mesures usuelles de contrôle interne Les procédures de contrôle interne permettant de couvrir les risques potentiels mentionnés cidessus sont notamment : o la définition de pouvoirs en matière de bon à payer et la mise en place d’un contrôle de ces pouvoirs ; o le déclenchement des règlements sur la base de factures originales et l’estampillage des factures payées. Assertions d’audit concernées Les risques présentés ci-dessus ont une incidence essentiellement sur la régularité des enregistrements.

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L’auteur ne réserve aucune part aux contrôles de procédures C. Révision des comptes du cycle achats/fournisseurs A ce stade de sa démarche, l’auditeur a dû évaluer les risques effectifs qui pèsent sur les assertions d’audit présentant une importance particulière pour le cycle examiné. Les contrôles substantifs mis en œuvre dans le cadre de la révision des comptes vont porter : o d’une part, sur ces assertions, étant précisé que l’importance des travaux complémentaires est inversement proportionnelle aux éléments probants issus de l’évaluation du contrôle interne. Dans certains cas cependant, la mise en œuvre de contrôles substantifs ne pourra remédier aux faiblesses de contrôle interne détectées, et l’auditeur devra en tirer les conséquences dans son opinion ; o d’autre part, sur les assertions qui relèvent par essence de la révision et non des contrôles de procédures, comme par exemple l’assertion relative à la présentation des comptes. Les contrôles de l’auditeur pourront porter notamment sur : o l’exhaustivité des enregistrements ; o la régularité des enregistrements ; o la coupure des enregistrements ; o l’existence des soldes ; o l’évaluation des soldes ; o la présentation des comptes. Les contrôles suggérés ci-après sont donnés à titre indicatif. L’auditeur devra adapter la démarche proposée au cas particulier de l’entité contrôlée. Exhaustivité des enregistrements Pour tester l’exhaustivité des enregistrements, l’auditeur met généralement en œuvre une circularisation des fournisseurs. Ceux-ci sont sélectionnés, non pas en fonction des soldes de clôture, mais en fonction des flux de l’exercice. Dans l’hypothèse d’un taux de réponse faible, l’auditeur peut mettre en œuvre des contrôles compensatoires consistant à examiner la justification des soldes des fournisseurs n’ayant pas répondu. L’auditeur s’intéresse également aux soldes de comptes fournisseurs débiteurs, qui peuvent résulter d’un double règlement ou d’une facture non enregistrée. Régularité des enregistrements Pour valider le rattachement à l’entreprise des opérations enregistrées, l’auditeur procède à des sondages sur la justification des charges comptabilisées sur la période. Il oriente ses

9 sondages à partir de l’analyse indiciaire à laquelle il a procédé dans le cadre de l’analyse analytique. Coupure des enregistrements Pour apprécier le rattachement des charges à la bonne période, l’auditeur met en œuvre les sondages suivants : o sondage sur les derniers achats de l’exercice afin de s’assurer que ces achats se rapportent tous à l’exercice clos ; o sondage sur les premiers achats de l’exercice suivant afin de s’assurer que la comptabilisation de certaines charges n’a pas été différée sur l’exercice suivant ; o sondage sur les dernières réceptions de l’exercices pour s’assurer que les dernières entrées ont bien été comptabilisées en charge sur l’exercice, et sur les premières réceptions de l’exercice suivant pour vérifier que les charges correspondantes n’ont pas été enregistrées sur l’exercice clos ; o sondage sur les avoirs obtenus des fournisseurs au cours de l’exercice suivant afin de s’assurer qu’ils ne correspondent pas à des transactions de l’exercice audité ; o examen des remises et ristournes à recevoir par l’entreprise au titre des volumes d’achats réalisés pour vérifier qu’elles ont bien été enregistrées à la clôture ; o examen de la justification des comptes de factures non parvenues afin de vérifier qu’elles correspondent à des prestations ou des livraisons réalisées au cours de l’exercice ; o contrôle de cohérence par comparaison avec l’exercice précédent, des principales catégories de charges faisant l’objet de factures non parvenues en fin d’exercice. Existence des soldes fournisseurs L’auditeur peut examiner la justification des comptes fournisseurs en procédant aux travaux suivants : o examen du rapprochement entre la balance auxiliaire fournisseurs et la balance générale, puis vérification de la justification des écarts pouvant exister ; o réalisation de sondages sur des comptes fournisseurs pour s’assurer que chaque composante des soldes sélectionnés est justifiée et concerne bien l’entreprise. Evaluation des soldes fournisseurs L’auditeur recense les dettes libellées en devises et vérifie qu’elles ont fait l’objet d’une évaluation correcte à la clôture. Présentation L’auditeur s’assure qu’il n’y a pas compensation entre les soldes débiteurs et les soldes créditeurs.