Rapport Audit Cycle Achat [PDF]

Zitiervorschau

Dédicaces Je dédie ce travail À ma famille avec tous mes sentiments de respect, d'amour, de gratitude et de reconnaissance pour tous les sacrifices déployés pour m’élever dignement et assurer mon éducation dans les meilleures conditions,

À mes professeurs sans exception, pour leurs efforts afin de m'assurer une formation de qualité.

 À tous mes encadrants de stage qui m’ont offert l’opportunité d’opérer dans un climat professionnel et de mettre en application mes connaissances académiques. À tous mes amis

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Remerciements Je tiens tout d’abord à remercier Mr,Abdelhaq LAHFIDI enseignant chercheur à l’école nationale de commerce et de gestion Agadir. Je remercie également Mlle Khadija ELKHAROUID mon maitre de stage et chef comptable à la SME Fantasia, de m’avoir accueilli comme stagiaire au sein de son département, pour son encadrement, ses conseils et la confiance qu’elle m’a accordé tout au long de mon stage. Je tiens à remercier particulièrement Mr Othman NAHIRI, comptable fournisseurs, pour l’attention et l’aide qu’il m’a apporté pendant mon stage au sein de la SME. Enfin, je tiens à remercier tout le personnel de la SME FANTASIA, et l’ensemble de l’équipe du service comptable pour leur accueil et leur disponibilité pendant la durée de mon stage. Toutes ces personnes qui ont contribué, par leur disponibilité et leur bonne humeur, à rendre mon stage enrichissant et motivant.

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Avant-propos

L’Ecole Nationale de Commerce et de Gestion d’Agadir représentée par son administration et son corps professoral a toujours répondu présente à toute sorte d’activité qui entre dans le cadre de la formation et de l’épanouissement de ses étudiants  ; cela ne va pas bien sûr sans citer les conférences, les séminaires, les forums, les carrefours et les stages de formation qu’elle organise afin d’avoir des lauréats de haut niveau capables d’agir et prendre des décisions avec bon sens devant n’importe quelle situation.

Ainsi avec la nouvelle reforme universitaire qui était mise en place depuis l’année universitaire 2006-2007, les ENCGistes sont amenés à la fin de chaque année universitaire, ceci dès la 3èmeannée, à effectuer des stages de formation dans différents organismes et sociétés. Cela ne représente pas seulement une obligation à laquelle ils doivent se soumettre mais encore plus : c’est un complément très essentiel et nécessaire à leur formation.

Je reviens à dire que toute voie que l’ENCG d’Agadir juge bonne et apte à compléter la formation de ses étudiants et à valoriser leur profil est sollicitée sans aucune hésitation par la présence permanente et l’aide continue d’un bon nombre d’organismes et de sociétés.

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Plan du rapport : Introduction

Cadre conceptuel Partie I : Présentation préliminaire. Chapitre 1 : Présentation de la fonction audit. Section 1 : Définition du concept et étapes du fonctionnement. 1- Définition, utilité et objectifs de l’audit. 2- Etapes à suivre dans la réalisation d’un audit. Section 2 : Types d’audit. 1-Audit interne (audit par cycle) : définition et objectifs 2-Audit externe : définition et objectifs. Chapitre II : Présentation de l’audit du cycle achat. Section 1 : Composantes du cycle achat. 1- Expression du besoin. 2- Consultation des fournisseurs 3- Passation de la commande 4- Réception de la marchandise 5- Réception et traitement de la facture 6- Règlement des factures Section 2 : les services à auditer dans le cadre de l’audit cycle achat. 1-Services initiateurs de la commande. 2-Service achats. 3-Service réception. 4-Service stocks. 5|Page

5-Service comptable. 6-Service trésorerie.

Mise en application Partie II : Champ d’application et essai d’audit du cycle achat. Chapitre1 : Présentation de l’entreprise d’accueil. Section 1 : Historique. Section 2 : Fiche technique. Section 3 : Organigramme. Chapitre 2 : Essai d’audit du cycle achat. Section 1 : prise de connaissance au moyen d’un questionnaire et des entretiens. Section 2 : analyses des résultats. Section 3 : propositions et recommandations. Conclusion Bibliographie

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Introduction générale

C’est avec enthousiasme que j’effectue ma 4éme année option gestion financière et comptable au sein de l’école nationale de commerce et de gestion Agadir. Dans un marché de travail ou la demande des cadres formés dans des domaines du contrôle de gestion et d’audit accroit d’autant plus que des cadres financiers  j’ai choisi de travailler sur un thème lié au métier d’audit à savoir l’audit par cycle afin de compléter ma formation en matière de gestion financière et comptable et pour avoir une polyvalence qui me permettra de gérer et contrôler en même temps et parce que finalement on ne peut pas auditer des tâches et des fonctions tant qu’on est pas en mesure de les bien connaitre et de les bien maitriser. L’intérêt que je porte à l’audit, à la finance et à la comptabilité m’a permis d’appréhender un thème traitant l’audit par cycle au sein de la SME FANTASIA, mon entreprise d’accueil. Cette dernière, occupe une position de leader sur le marché des emballages en bois. La fonction audit regroupant plusieurs activités différentes et relativement peu connues du grand public, je m’emploierai dans un premier temps à en préciser les principales caractéristiques puis à cerner tous les aspects liés à l’audit cycle achat. Dans une première partie, je présenterai le cadre conceptuel du thème audit cycle achat à savoir : les définitions la typologie ainsi que l’utilité de la fonction audit au sein de l’entreprise. Ma deuxième partie exposera le champ d’application, la méthodologie employée pour effectuer chacune des missions qui m’ont été confiées ainsi que les résultats des différentes missions que j’ai réalisée au cours de cette période. Chacune d’entre elles a pour principal objectif d’éclairer la vision de l’équipe dirigeante sur certains points en lui apportant des éléments de décision pertinents.  Ce dossier permettra donc de découvrir d’une façon globale la position actuelle de la SME FANTASIA par rapport à la fonction audit cycle achat et surtout d’identifier 7|Page

quelles sont les perspectives d’avenir s’offrant à elle pour atteindre ses objectifs de croissance et de performance et assurer sa pérennité.

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Dans une première partie nous allons présenter le cadre conceptuel de notre étude car la partie théorique constitue la base qui permettra de bien cerner le thème de notre étude sur un plan conceptuel. Donc, dans la présente partie nous allons donner quelques définitions de l’audit, sa typologie et nous allons se focaliser par la suite sur l’audit cycle achat thème de notre étude.

Partie I  : Présentation préliminaire. Chapitre 1  : Présentation de la fonction audit. L’audit a connu un développement important ces dernières années. Il est utilisé tant sur le plan interne qu’externe pour des missions légales tel que le commissariat aux comptes ou contractuelle, il est donc essentiel de faire une présentation de la fonction audit qui nous permettra de comprendre son fonctionnement et sa démarche. Dans le présent chapitre nous allons donner une définition de la fonction audit, son utilité ainsi que ses objectifs et nous illustrerons par la suite sa typologie.

Section 1  : Définition du concept et étapes du fonctionnement  : 1- Définition, utilité et objectifs de l’audit  : 1-1 Définition et origines du concept  : Audit vient du latin audire, qui signifie écouter (auditoire, auditorium, nerf auditif, etc).le mot audit utilisé aujourd’hui en France a bien cette racine latine, mais sa signification actuelle nous vient des Etats Unis où «  to audit » signifie  « contrôler, surveiller, inspecter, vérifier » auditor est traduit en français par auditeur1. Définition n°1 : L’audit est l’examen par un professionnel compétent et indépendant, en vue de l’expression d’une opinion motivée sur la régularité, la sincérité et l’efficacité d’une information ou d’une série d’opérations d’une entreprise par référence à des critères de qualité2

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Définition n°2 : Action d’investigation et évaluation à partir d’un référentiel, incluant un diagnostic, conduisant à des recommandations. Définition n°3 : Vérifier la conformité du traitement des faits avec les règles, les normes et les procédures dans l’entreprise. Définition n°4 :

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L’audit est l’outil de la maitrise des risques et le garant de la sécurité des biens et des personnes. C’est un remède qui agit en forçant la prise de conscience puis l’action. C’est une option qui agit au niveau des organes défaillant à condition que l’on suive les recommandations3. Définition n°5 : C’est l’activité qui est appliquée en toute indépendance des procédures cohérentes et des normes d’examen en vue d’évaluer l’adéquation et le fonctionnement de toute ou partie des actions menées dans une organisation par référence à des normes4. Définition générale  : On peut donner une définition générale à l’audit qui se résume à : L’Audit est une activité indépendante et objective qui donne à une organisation une assurance sur le degré de maîtrise de ses opérations, lui apporte ses conseils pour les améliorer, et contribue à créer de la valeur ajoutée. L'audit aide cette organisation à atteindre ses objectifs en évaluant, par une approche systématique et méthodique, ses processus de management des risques, de contrôle, et de gouvernement d'entreprise, et en faisant des propositions pour renforcer leur efficacité. 1-2 Apports de l’audit  : 1

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« Audit et commissariat aux comptes », Alain Mikol, Edition 2010. « le manuel des achats : processus, management, audit », Roger PERROTIN, François SOULET DE BRUGIERE. Olivier LEMANT et pierre SHICK. « Guide self audit », éd d’organisation, paris, 1995, p : 155 M. Gervais

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L'audit est une pratique maintenant largement admise qui étend progressivement son action à toutes les activités de l'entreprise : après le domaine comptable, les audits ont porté sur le système de production, puis l'environnement, la sécurité et maintenant l'éthique pour ne citer à titre d'exemple que quelques-uns des champs couverts. L'audit a par ailleurs un coût, il est consommateur de temps, générateur de stress pour les personnes des services audités et parfois de gaspillage dans la mesure où des audits se succèdent avec le même objet. D'où des interrogations : Pourquoi a-t-on recours à l'audit ? Quel est l'apport de cette pratique ? Où réside son utilité ? 1) La fonction contrôle du manager : Tout manager a pour rôle de fixer des orientations et d'en assurer la réalisation : cela signifie apporter les moyens nécessaires (fixation des modalités de travail au travers des procédures, détermination des compétences, soutien dans l'action) et vérifier régulièrement la mise en œuvre. Le contrôle fait donc partie intégrante du rôle de manager. Or, soit par manque de temps, soit par désintérêt, soit même par incompréhension de l'importance de cette facette de son rôle, souvent le contrôle régulier est laissé de côté par les managers. Pour pallier cette carence, les organisations ont recours à l'audit conçu comme une pratique de substitution, organisée et transversale. En première analyse, une des fonctions de l'audit est donc de vérifier la bonne marche d'un service. L'auditeur, dans ce cas, agit en quelque sorte par délégation du manager. Comme dans toute délégation, le manager définit l'objectif visé (ce dont il veut s'assurer), le champ couvert (l'activité et la période faisant l'objet du contrôle), se fiant à la compétence de l'auditeur pour déterminer les méthodes à utiliser. À l'instar du manager, l'auditeur peut être amené à vérifier l'application des procédures, la bonne utilisation des moyens, la pertinence des objectifs, la compréhension de la politique du service, le degré de mobilisation du personnel… c'est-à-dire l'ensemble des préoccupations d'un manager. 2) Le bilan de fonctionnement : Compte tenu de la taille des entreprises, de la nécessité d'agir rapidement et d'adapter la réponse aux clients, la recherche de la performance passe par la décentralisation de la prise de décisions. La fonction audit vise alors à donner l'assurance que les décisions prises sont sous contrôle et qu'elles contribuent correctement à l'atteinte des objectifs globaux de l'entreprise. Elle le réalise en évaluant le niveau du contrôle interne, c'est-àdire la capacité de l'ensemble des dispositifs mis en œuvre par l'entreprise pour réaliser ses objectifs et maîtriser les risques liés à l'activité. Pour la direction de l'entreprise, cette fonction de contrôle de l'audit est indispensable. Elle permet de vérifier que l'ensemble de l'organisation fonctionne bien, que chacun joue son rôle correctement, que les problèmes sont traités au bon niveau, remontent rapidement le cas échéant. 3) La préoccupation d'exactitude de la direction : Plus l'entreprise est grande, plus la distance entre la direction et le terrain s'élargit. Or pour prendre ses décisions, la direction s'appuie sur les informations remontées par la 11 | P a g e

ligne hiérarchique dont elle doit s'assurer de la fiabilité et de la pertinence. Pour ce faire, elle a recours à des audits qui lui attestent le bon fonctionnement du système d'information. Les audits comptables, par exemple, vérifient l'exactitude des comptes, c'est-à-dire la réalité des transactions, la conformité des écritures aux règles financières et comptables. Ce type d'audit a pour but de protéger la direction de l'entreprise contre des inexactitudes, volontaires ou non, susceptibles de l'induire en erreur. 4) Le souci de vérité du management : Connaître et comprendre la réalité des situations est une nécessité absolue. Comment le faire alors que le temps manque ? La haute direction peut-elle d'ailleurs le faire ellemême sans paraître manquer d'objectivité ? Par exemple le climat social se détériore, l'efficacité d'un service est faible et pourtant son responsable affirme tout le contraire. Un audit sera commandé pour faire le point, établir la réalité des faits. Le recours à l'audit est signe de transparence. Il permet de mettre d'accord les parties. 5) Le besoin d’investigation : En principe, l'audit n'a pas vocation à traquer la fraude ou plus exactement à en identifier le responsable. En revanche, il est du rôle de l'audit de rechercher comment la fraude a pu être possible, quelles sont les failles du système de contrôle qui ont pu permettre cette fraude. Une fois identifiées les causes, l'auditeur va mettre son expertise au service du management pour proposer une solution susceptible d'empêcher la reproduction de la fraude.

L’utilité de l’audit se manifeste également au niveau international grâce à l’apparition des normes d’audit internationales, des cabinets d’audit internationaux et des agences de notation. Les cabinets d’audit et les agences de notation ont pour rôle majeur de contribuer à la détection des actions frauduleuses est l’affaire ENRON en est un exemple à illustrer.

Les Big Four : Les Big Four ou Fat Four (littéralement, les « quatre gros ») sont les quatre plus grands groupes d'audit financier au niveau mondial : 

Deloitte, membre du réseau Deloitte Touche Tohmatsu (DTT) 12 | P a g e



Ernst & Young (E&Y)



KPMG



PricewaterhouseCoopers (PwC)

Les Big Four succèdent aux Big Five, qui comprenaient, outre les entreprises citées cidessus, la firme Arthur Andersen, qui a disparu en 2002 suite à l'affaire Enron. Ellesmêmes ont succédé aux Big Six après la fusion de Coopers & Lybrand et de Price Waterhouse en 1998. Si tous les Big Four sont présents mondialement et peuvent assurer une couverture globale à leurs clients, du fait de l'histoire et de développements contrastés, les positions de marché de certains réseaux au niveau local sont très inégales. Ainsi KPMG est très puissant au Benelux, alors que Deloitte est numéro un dans la péninsule ibérique, suite au rachat des cabinets Andersen portugais et espagnols. Dès lors les Big Four en position de challengers dans certains pays se contentent de missions provenant de clients dont la maison mère se situe à l'étranger (missions dites de referred-in) alors que les cabinets puissants localement ayant de grandes multinationales comme clients effectuent l'audit de l'ensemble du groupe et fournissent des missions aux cabinets du réseau à l'étranger, en fonction de la localisation des filiales du client dans le monde (missions de referred-out) S'il apparaît aujourd'hui que les Big Four sont très puissants dans le domaine de l'audit financier et comptable, des problèmes de manque de concurrence font débat et notamment se pose la question des conséquences d'une hypothétique "nouvelle affaire Enron". Toutefois, les observateurs du secteur s'accordent à dire que l'émergence d'un cinquième réseau global est fantaisiste (pour information, le 5ème réseau international d'audit et de conseil est BDO avec un chiffre d'affaires près de 4 fois inférieur à 5,3 milliards de dollars en 2010). Les agences de notation financière Une agence de notation désigne traditionnellement dans le langage courant une entreprise ou une institution chargée de la notation financière des collectivités (États…) ou des entreprises selon certains critères définis par une réglementation ou par les acteurs du marché. Historiquement, les premières agences de notation sont les agences de notation financière telles que Fitch Ratings, Moody's et Standard & Poor's. Ces agences opèrent, contre rémunération, à la demande des entreprises (et éventuellement des collectivités publiques) désirant être notées. Leur indépendance a toutefois été discutée depuis l'affaire Enron et la la crise financière de 2007 à 2011. Ces agences de notation financière sont spécialisées dans ce que l'on nomme en anglais le « rating ». Elles se chargent d'évaluer le risque de solvabilité des emprunteurs. Les 13 | P a g e

emprunteurs, dans ce cas précis, peuvent être des entreprises privées ou publiques, des Etats, des collectivités locales comme les départements ou les régions, des communes. Le rôle des agences de rating est de mesurer précisément le risque de non remboursement des dettes que présente l'emprunteur, on parle aussi de la « qualité de la signature ». Les systèmes de notation Chaque agence de notation financière possède son propre système de notation. Schématiquement, les notes s'établissent de A à D avec des échelons intermédiaires. Ainsi, la meilleure note est AAA, c'est notamment celle de l'Allemagne par exemple. Ensuite on trouve AA puis A chez Standard and Poor's, ou Aa, A, etc. chez Moody's. Le tableau suivant nous propose une revue des différentes notes pour l'endettement long terme dans les deux principales agences de notation : Standard and Poor's

Moody's

Commentaire

Aaa

AAA

Le risque est quasi nul, la qualité de la signature est la meilleure possible.

Aa

AA

Quasiment similaire à la meilleure note, l'émetteur noté AA est très fiable.

A

A

Bonne qualité mais le risque peut être présent dans certaines circonstances économiques.

Baa

BBB

Solvabilité moyenne

Ba

BB

A partir de cette note, l'affaire commence à être spéculative. Le risque de non remboursement est plus important sur le long terme

B

B

La probabilité de remboursement est incertaine. Il subsiste un risque assez fort.

Caa

CCC

Risque très important de non remboursement sur le long terme.

Ca

CC

Très proche de la faillite, emprunt très spéculatif.

C

D

Situation de faillite de l'emprunteur.

L’affaire ENRON : L’affaire Enron est particulièrement significative des effets d’une dérèglementation sans contrôle et des excès que peut engendrer le marché. Enron, société US du secteur de l’énergie, est à l’origine du plus grand scandale financier des 20 dernières années. 14 | P a g e

Fondée en 1985 par Kenneth Lay, rejoint par la suite par Jeffrey Skilling, Enron est devenue en termes de capitalisation boursière la 7e entreprise US. Encensée par la presse et les analystes financiers comme nouveau modèle d’entreprise, sa valeur boursière ne cessait de croître (90% en un an). La revue Fortune l’avait ainsi élue 6 ans de suite comme l’entreprise la plus innovatrice. En fait de modèle économique, l’entreprise gonflait artificiellement ses profits tout en masquant ses déficits en utilisant une multitude de sociétés écrans et en falsifiant ses comptes. Le but était, ni plus ni moins, de gonfler la valeur boursière. Des dirigeants malhonnêtes, des auditeurs complices, des politiciens corrompus, des financiers myopes, des salariés grugés. La faillite frauduleuse d’Enron est à la fois une carambouille à 60 milliards de dollars et le détonateur d’une véritable crise.

1-3Objectifs de l’audit  : Un audit doit être conçu pour s’approcher des objectifs suivants :   

Déterminer la conformité des éléments du système de gestion aux exigences spécifiées. Déterminer l’aptitude du système de gestion mis en œuvre à atteindre les objectifs spécifiés. Donner à l’audité la possibilité d’améliorer son système et son efficacité.

Mais il faut veiller tout de même à ce que l'audit ne devienne pas :  Une mesure d'écart.  Une occasion de considérer les relations inter-services sous un autre angle et de façon objective.  Une implication concrète de l’ensemble des services de l’entreprise dans la vie du système de gestion.  Un super contrôle.  Une surveillance déguisée.  Une occasion de régler ses comptes.  Une occasion de refaire des contrôles.  Une supervision permanente.

2 -Etapes à suivre dans la réalisation d’un audit  : L’audit comprend les étapes suivantes : 15 | P a g e

Réalisation de l'audit

Le rapport

Le suivi de l'audit

Préparation de l'audit

- Préparation de l’audit : Il est nécessaire d’avoir une approche planifiée de l’audit pour couvrir toutes les parties du système et tout les processus, La planification doit prendre en considération la nature critique d’un processus, et il est possible d’augmenter la fréquence de l’audit dans certains domaines. La planification est généralement réalisée par le représentant de la direction dont les responsabilités comprennent souvent la gestion du processus d’audit. La phase de préparation comporte les actions suivantes :  Prise de contact avec l’entité à auditer : définition des dates, des disponibilités et du lieu;  Demande éventuelle de documents;  Préparation du questionnaire d’audit : celui-ci peut être communiqué à l’entité auditée;  Rédaction du plan d’audit : définition du référentiel, de la durée, du périmètre, du temps imparti par chapitre, demande des disponibilités des personnes concernées, identification des documents de référence, identification des membres de l’équipe d’audit. Le plan d’audit est un document qui doit être validé par l’entité auditée. Il doit être conçu pour offrir toute souplesse d’adaptation. Pour le choix des auditeurs, il faut tenir compte des critères suivants :    

Confidentialité; Objectivité; Aptitude à la communication et à l’écoute; Adaptation aux circonstances; 16 | P a g e

 

Capacité d’analyse, justice de jugement. Formation dans les domaines à auditer, les techniques d’audit, les techniques d’entretien et de communication, les codes, les règlements, les normes et avoir une connaissance technique suffisante du domaine audité.

- Réalisation de l’audit: La mission de l’audit consiste à vérifier si les procédures sélectionnées pour l’audit sont suivies en pratique. Les auditeurs utilisent les méthodes suivantes pour cela :   

Observer : les auditeurs doivent observer le personnel afin de voir si son travail correspond à la procédure. Poser des questions : les auditeurs peuvent s’adresser au personnel afin de vérifier s’il sait ce qu’il doit faire. Vérifier les enregistrements : les auditeurs examinent les enregistrements qui constituent les preuves de réalisation des opérations.

- Le rapport : Une fois l’audit est passé, il y a en effet deux phases : L’auditeur attend les réponses avant d’envoyer son rapport à son siège. Pendant cette période, il peut relever des remarques si la réponse lui parait convaincante, si non, il la joindra au rapport, cette phase durera généralement 15 jours. Dans le cas de l’audit qualité par exemple, le comité de certification de l’organisme certificateur est saisi, c’est lui qui va décider de la suite à donner, qui peut être de trois natures : o Soit il accepte la certification ou le maintien de la certification. o Soit il demande un audit de vérification sur certains points. o Soit il refuse. Le taux de refus est très faible (moins de 0,3% du plan mondial selon les statistiques publiées par l’ISO) Les audits de rappel sont également rares, le cas général est l’acceptation avec les nonconformités et remarques auxquelles elle aura une réponse, mais dont la résolution sera vérifiée lors du prochain audit. Il est évident qu’il vaut mieux essayer de faire relever les remarques par l’auditeur, pour cela, la réponse doit être rapide et circonstanciée, mais surtout, ne pas renforcer le formalisme inutilement (beaucoup d’entreprises le font suite à l’audit). Il peut être utile de faire appel à un consultant en cas de doute ou d’appeler l’auditeur lui-même. Répondant ensuite de façon détaillée, joindre les méthodes et procédures modifiées, 17 | P a g e

des premiers enregistrements de façon à être convaincants. Si l’auditeur doute encore, cela aidera le comité de certification à prendre la bonne décision. - Le suivi de l’audit : L’audit permet alors de maintenir dans l’entreprise un esprit d’ordre et de méthode, ce qui n’est pas négligeable. Il peut également aider à résoudre des dysfonctionnements car la critique est parfois plus simple de l’extérieur. Essayons donc de profiter au mieux de ces audits, en utilisant, tous les apports utiles tout en canalisant les remarques ou suggestions trop formalistes.

Section 2  : Typologie de l’audit Après avoir défini la fonction Audit, ses apports, ses objectifs ainsi que ses étapes nous allons présenter maintenant les différents types d’audit à savoir :

1- Audit interne (audit par cycle)  : 1-1 Définition de l’audit interne  : «  L'Audit Interne est une activité indépendante et objective qui donne à une organisation une assurance sur le degré de maîtrise de ses opérations, lui apporte ses conseils pour les améliorer, et contribue à créer de la valeur ajoutée. Il aide cette organisation à atteindre ses objectifs en évaluant, par une approche systématique et méthodique, ses processus de management des risques, de contrôle, et de gouvernement d'entreprise, et en faisant des propositions pour renforcer leur efficacité5. » Nous avons opté dans notre étude pour ce type d’audit à savoir l’audit par cycle car l’entreprise d’accueil ne fait pas recours à un audit externe, nous allons donc procéder à une analyse un peu plus détaillée de l’audit interne puisqu’il a été choisi par l’entreprise pour améliorer la performance de ses cycles. L’audit interne est une procédure indépendante, objective et neutre exercée en équipe au sein d’une entreprise par des personnes formées. Cette activité a pour but d’induire une amélioration des performances de l’entreprise en s’assurant de son bon fonctionnement et en apportant des conseils. Grâce à une technique systématique et organisée, l’audit permet à l’entreprise d’atteindre les objectifs visés. Il s’agit d’une approche de perfectionnement des processus de gestion des risques, de surveillance et de gouvernance d’entreprise. L’audit interne n’est pas chargé de produire des rapports mais plutôt d’aider l’entreprise à atteindre ses objectifs, même si ça se fait le plus souvent par l’émission d’un compte-rendu comportant plusieurs recommandations. 18 | P a g e

En cas de dysfonctionnement au sein de l’entreprise, l’audit interne est tenu de décrire de façon détaillée le problème et les risques (diagnostic et pronostic) en vue d’une mise au point. Ce processus comporte des contrôles réguliers (malgré que la définition ne le mentionne pas) dans le cadre d’investigations chargées de veiller au bon déroulement des opérations. Dans certains cas, ces contrôles peuvent paraître incongrus et déplacés. Mais ils sont nécessaires pour avoir une vue d’ensemble du fonctionnement global de l’entreprise. Suite à ce suivi, des recommandations sont émises. L’auditeur interne est dans l’obligation de revenir sur le terrain pour constater qu’elles ont bel et bien été mises en œuvre. Il ne faut pas oublier que l’audit interne est exigible d’une prestation de service. Elle doit être en mesure d’induire des résultats positifs réels et concrets. Donc, de façon générale, l’audit interne a un champ d’action qui touche principalement trois processus :   

Améliorer les procédures de contrôle. Optimiser la gouvernance d’entreprise. Perfectionner le management de risque.

Le management de risque est une notion intriquée. En effet l’audit interne est en mesure de gérer les facteurs pouvant entraver la réalisation d’un objectif en procédant à l’adaptation de l’organisation. Il faut savoir qu’un risque se matérialise par la survenue d’un évènement contraignant ne s’adaptant pas avec le mode de fonctionnement actuel. Ainsi il peut être à l’origine d’un échec dans l’atteinte des objectifs. Donc, il est important de savoir que ce n’est pas l’évènement fortuit qui est la cause de l’échec mais plutôt la non prévoyance du risque et le maintien de la même organisation. On peut prendre un exemple simple pour introduire cette notion : « Vous sortez de chez vous à l’heure à laquelle vous êtes habitué de sortir. Il s’agit ici du mode de fonctionnement, c'est-à-dire l’organisation [sortir à une heure bien déterminée].Cependant vous êtes ralenti par les embouteillages. Il s’agit dans ce cas de la matérialisation d’un risque [évènement fortuit + organisation non adaptée]. Donc, il est erroné de penser que le retard qui en découle [échec de l’objectif] est dû aux embouteillages [évènement, incident]. Vous devez plutôt être prévoyant et modifier l’heure à laquelle vous sortez [adaptation de l’organisation] pour espérer arriver à l’heure [objectif atteint] ». L’audit interne met en place un système similaire de gestion de risque en agissant au 19 | P a g e

niveau du fonctionnement de l’entreprise pour éviter les échecs. Dans cette optique, il est donc possible de définir le management de risques comme étant une procédure à trois temps (avant, pendant et après)   Prévention : limiter la matérialisation du risque (en modifiant le mode de fonctionnement).  Détection : se rendre compte que le risque redouté s’est finalement produit.  Protection : suite à la détection, il est possible de limiter les conséquences de l’échec. 1-2 objectifs de l’audit interne  : L’audit interne, quelque soit le référentiel d’audit, permet de répondre à 5 objectifs : 1. Vérifier la conformité aux exigences du(es) référentiel(s) de l’entreprise (normes, textes réglementaires, cahiers des charges, spécifications clients, …). 2. Vérifier que les dispositions organisationnelles (processus) et opérationnelles (procédures, instructions, etc…) sont établies, connues, comprises et appliquées. 3. Vérifier l’efficacité du domaine audité, c’est-à-dire son aptitude à atteindre les objectifs. 4. Identifier des pistes d’amélioration et des recommandations pour conduire l’entreprise vers le progrès. 5. Conforter les bonnes pratiques observées pour encourager les équipes et capitaliser ces pratiques dans l’entreprise.

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Objectifs: vers quoi faut il tendre?

Pratique administrative:

Procédures: que faut il faire?

qu'est ce qui est fait?

Préoccupation de l’audit interne 2 -Audit externe  : 2-1 Définition de l’audit externe  : A l’instar de toute organisation, une institution financière est tenue de faire un rapport détaillé de ses ressources et de ses activités. Elle doit mettre en place des processus comptables ainsi que des systèmes de contrôle qui reflètent la nature et les aboutissements de ses opérations. La direction et le personnel d’une entreprise, par exemple, sont dans l’obligation de fournir des informations financières aux différentes parties concernées, notamment les membres du conseil d’administration et les investissements extérieurs (actionnaires, bailleurs de fonds). Pour que ces parties puissent obtenir une confirmation concrète de ces informations, ils ont alors recours à l’audit externe. L’audit externe est mis en œuvre par un organisme indépendant chargé de vérifier la validité des informations communiquées aux parties par les institutions. Ainsi, l’audit externe se définit comme étant un examen indépendant et formel de la situation financière d’un organisme ainsi que de la nature et des résultats de ses activités. Cette étude est mise en œuvre par des commissaires aux comptes professionnels. Ils ont pour but de s’assurer de la pertinence des rapports de la direction et de la crédibilité des états financiers. Elle permet également de dresser la responsabilité des institutions dans 21 | P a g e

la gestion des capitaux des bailleurs et d’objectiver les points faibles des suivis internes. Les travaux d’audit externes peuvent varier énormément en fonction des objectifs. En effet, un auditeur externe est en mesure d’effectuer différents types d’audit : 

Les audits des états financiers.



Les missions d’audit spéciales.



Les missions d’examen (procédures étant convenues à l’avance).



Les missions d’examen limité et de compilation.

Le type d’audit externe le plus répandu est l’audit des états financiers. L’auditeur a le choix d’émettre trois opinions : 

une opinion sans réserve : stipule que les états financiers de l’institution sont représentés de façon transparente et fidèle. C'est-à-dire qu’ils ne comportent aucune anomalie significative.



une opinion avec réserve : reflète des problèmes de gestion qui ne permettent pas à l’auditeur d’exprimer une opinion sans réserve.



une opinion défavorable : est émise lorsque les normes comptables ne sont pas respectées et que les états financiers sont biaisés.

Enfin, il est important de savoir que l’audit externe est soumis à des « normes d’audit». Les normes d’audit prévoient que l’auditeur réalise un travail contentieux en vue de confirmer concrètement que les états financiers d’une institution ne présentent aucune anomalie significative. Une donnée est qualifiée de significative si son omission ou son inexactitude peut influencer la décision des destinataires des états financiers. L’auditeur peut s’appuyer sur trois types de normes : 

Les normes d’audit reconnues et mises en place par l’ordre professionnel des experts-comptables du pays ;



Les normes reconnues dans le pays où sont implantés des ordres professionnels de longue date (France, Etats-Unis…) ;



Les normes internationales d’audit (ISA, International Standards On Auditing)

22 | P a g e

Si l’auditeur a le choix, il est toujours préférable d’avoir recours aux normes internationales d’audit. Enfin, il est primordial de différencier entre les audits externes et les contrôles menés par les autorités de supervision bancaire ou par la banque centrale. Le contrôle est une procédure réglementaire menée par un inspecteur. Son étendue est beaucoup plus étendue que celle des audits. 2-2 Objectifs de l’audit externe  : Les principaux objectifs de l’audit externe se présentent ainsi : • vérifier que les résultats obtenus correspondent aux résultats prévus. • vérifier que les procédures ont été respectées. • détecter des dysfonctionnements éventuels, leurs causes et mettre en évidence les améliorations nécessaires. • comprendre, analyser un incident, un écart, un dysfonctionnement spécifique. • disposer d’une information fiable. • apprécier l’organisation actuelle afin d’en déceler les insuffisances et de les améliorer. • prévenir des fraudes et des détournements. • apprécier le respect des procédures. • apprécier la qualité de la prestation de service. • évaluer le niveau de la bonne gouvernance de la structure.

information fiable

respect des procedures

bonne gouvernance

Préoccupation de l’audit externe On rajoute la notion d’audit première, seconde et tierce partie. 23 | P a g e

1. Dans le premier cas, on parle d’audit première partie lorsqu’il est réalisé par l’entreprise pour l’entreprise. Il s’agit des audits internes. En outre, l’audit interne réalisé par un auditeur externe rentre également dans cette « famille ». 2. Dans le deuxième cas, on parle d’audit seconde partie (à tort, car on dit « second » s’il n’y a pas de « troisième », mais trêve de grammaire…) lorsqu’il est réalisé par un client par exemple. Il s’agit de l’audit fournisseur ou audit externe. 3. Dans le dernier cas, on parle d’audit tierce partie lorsqu’il est réalisé par un organisme indépendant dans le cadre d’un audit de certification par exemple. Dans tous les cas de figure, la conduite de tous ces audits est régie par les principes (déontologie, présentation impartiale, conscience professionnelle, indépendance, approche fondée sur la preuve) et bonnes pratiques. Il est nécessaire de préciser que l’audit de première n’est que l’audit interne et que l’audit de seconde et de tierce partie ne sont que des audits externes. Audit interne  : Les audits internes, appelés parfois « audit de première partie » sont réalisés par, ou au nom de, l’organisme lui-même pour des raisons internes et peuvent constituer la base d’une auto-déclaration de conformité. Audit externe  : Les audits externes comprennent ce que l’on appelle généralement les « audits de seconde ou de tierce partie ». Les audits de seconde partie sont réalisés par des parties, telles que des clients, ayant un intérêt dans l’organisme, ou par d’autres personnes en leur nom. Les audits de tierce partie sont réalisés par des organismes externes indépendants. De tels organismes, généralement accrédités fournissent l’enregistrement ou la certification de conformité à des exigences comme celles de l’ISO 9001 ou 14001 ou NF ISO/CEI 27001 relative aux systèmes de management de la sécurité de l'information. Ces 3 types seront mieux expliqués dans les tableaux ci-dessous :

Catégories

Audit

Auditeur

Référentiel

Définition

Objectif

24 | P a g e

1ère partie

Catégories 2ème partie

Catégories 3ème partie

Interne

Audit Externe

Audit Externe

Interne à Défini par l'organisme l'organisme audité ou audité sous-traité

Audit par l'organisme de ses propres systèmes et procédures

Auditeur Référentiel Externe à Défini par l'organisme l'auditeur audité ; choisi par l'organisme auditeur

Auditeur Externe et indépendant de l'audité

Référentiel Le référentiel est généralement « standard » ou normatif

Assurer l'entretien, le développement et l'amélioration du système

Définition Audit par l'organisme sur ses fournisseurs, sous-traitants, partenaires, etc.

Objectif Évaluer la performance de ses fournisseurs / soustraitants / partenaires

Définition Audit par un organisme qui est commercialement et contractuellement indépendant de l'organisme audité, de ses fournisseurs et de clients L'audit de certification entre dans cette catégorie

Objectif Déterminer si le système d'un organisme a été mis en œuvre et appliqué selon le référentiel indiqué

Une autre distinction entre l’audit légal et contractuel nous semble indispensable :la différence est que l'audit légal étant imposé par l'état pour une opinion sur la régularité et la sincérité des comptes de l'entreprise qui est auditée tandis que l'audit contractuel est une volonté de l'entreprise pour émettre une opinion sur un plan précis de l'organisation de l'entreprise.

3-L’audit légal A pour finalité de concourir à la sécurité des relations financières par l’expression d’une opinion d’un professionnel indépendant (le Commissaire aux Comptes) sur les comptes annuels d’une entité soumise au contrôle légal. L’audit légal, représente des missions dûment prévues par la loi et notamment : 25 | P a g e



Le commissariat aux comptes



Le commissariat aux apports et à la fusion



Le commissariat à la transformation etc.

La loi régit la profession du commissaire aux comptes, dont le rôle est de veiller notamment à l’égalité des actionnaires, à la certification des comptes sociaux et/ou consolidés, à prévenir les difficultés des entreprises, à révéler au procureur de la l’Etat les faits délictueux. Les commissaires aux apports, à la fusion, à la scission sont choisis sur la liste des commissaires aux comptes inscrits. Il en est de même pour les commissaires à la transformation.

4-L’audit contractuel Est une mission convenue visant à émettre des recommandations, par rapport à un objectif défini et à partir de la démarche d’audit (notamment dans le cadre d’audits d’acquisition). C’est une mission réalisée à la demande du chef d'entreprise, des associés, du comité d'entreprise, etc. selon les cas, lors de :     

Apports partiels d'actif, fusions, reprise de société etc ...



Vérifications en cas de garantie de passif



Evaluation d'entreprises



Plan de continuation



Restructuration



Evaluation du contrôle interne

Après avoir présenté la fonction audit sous les angles qui nous parait important à définir, nous allons aborder la présentation de l’audit du cycle achat puisqu’il constitue l’axe principal de notre étude et fera l’objet d’une mise en application

Chapitre 2  :présentation de l’audit du cycle achat. Section 1  :composantes du cycle achat. Le poids de la fonction Achats à été depuis longtemps identifié par un pionnier du 26 | P a g e

management, H. Fayol, qui, au début du siècle, enseigne que" bien savoir acheter est souvent aussi important que savoir bien vendre". Objectifs de la fonction achat :

le bon produit

au bon moment

au bon endroit

objectifs de la fonction achat

de la bonne qualité

dans la bonne quantité

Les dépenses de fonctionnement, dites d'exploitation par opposition aux dépenses d'investissement (biens d'équipement, immobilisations) visant les biens et services nécessaires à la réalisation des opérations industrielles ou commerciales, représentent une part importante des ressources engagées par l'entreprise. La fonction achat (ou approvisionnement) au sein de l'entreprise est la fonction qui a pour mission de satisfaire ces besoins d'exploitation, traduits par les biens (marchandises, matières premières, fournitures diverses) et services (consommations intermédiaires et autres prestations extérieures reçues). Ainsi, les exigences relatives à l'assurance qualité, livraisons en juste à temps et sécurité des approvisionnements incombent à la fonction achat. Pour bien cerner les activités et tâches de la fonction achat, nous allons voir la fonction sous l'optique d'un cycle en raison des liaisons opérationnelles entre services impliqués. Ce cycle, comme les autres, est caractérisé par des fonctions à l'intérieur desquelles des tâches élémentaires sont exécutées. L'approche de l'analyse des risques considère l'entreprise en un système ouvert et composé de sous-systèmes. Ce qui permet de découper l'entreprise en plusieurs soussystèmes, c'est la présenter en cycles d'activités pour pouvoir l'analyser. Par ces cycles d'activités figure le cycle des achats. Le cycle achats fournisseurs regroupe toutes les fonctions relatives aux achats, depuis la budgétisation des dépenses jusqu'au règlement des fournisseurs.Ce cycle 27 | P a g e

commence par l'expression d'un besoin à satisfaire par un acte d'achat et se termine après que la commande a été livrée, reconnue conforme en qualité et en quantité, stockée ou remise au service utilisateur et que le fournisseur ait été payé. règlement de la facture

réception et traitement de la facture

expression du besoin

consultation des fournisseurs

Le processus d'achat approvisionnement comporte une grande diversité de tâches; on peut les cerner à travers ses différentes phases suivantes:

1- expression du besoin  : Chaque service, à l'intérieur de l'entreprise, exprime ses besoins en remplissant ou en faisant remplir un document appelé demande d'achat. Cet imprimé prénuméroté dont le tracé est fonction de la spécificité de chaque entreprise, doit être établi en un nombre suffisant d'exemplaires. passation dedu la Son intérêt est qu'il peutréception permettredes un bon suivi et une réaction rapide marchandises commande service demandeur en direction de l'approvisionnement.

2- consultation des fournisseurs  : Bien souvent, l'entreprise a ses fournisseurs habituels auxquels elle est liée par des accords exprès ou simplement tacites. Elle n'éprouve ainsi, le besoin de recourir aux services d'autres fournisseurs que pour se procurer des biens nouveaux ou pour lesquels ses fournisseurs habituels ne sont pas en mesure de la satisfaire. Cette situation qui semble de tout repos ne correspond pas toujours à l'intérêt de la société. En effet, pour obtenir l'assurance que les approvisionnements sont effectués auprès des fournisseurs pratiquant les meilleures conditions de prix, de qualité et de délai de livraison, et éventuellement de service après vente, il est nécessaire qu'une consultation régulière des fournisseurs soit faite et que, dans la mesure du possible, soit tenue une banque de données relatives aux produits les plus importants et à leurs fournisseurs les plus compétitifs. Ceci évitera l'inconvénient résultant de l'habitude d'achat faisant que l'on accepte, quelquefois, n'importe quoi à n'importe quel prix sans réagir, ou en réagissant timidement. La consultation peut être faite par écrit ou verbalement. Dans ce dernier cas, il importe qu'elle soit confirmée par écrit. Les conditions proposées doivent également 28 | P a g e

pouvoir être garanties pour une période déterminée.

3-passation de la commande  : La commande est passée sur la base du bon de commande tiré d'un carnet à souche et dont les exemplaires sont pré numérotés, ou simplement par lettre envoyée au fournisseur. Cette procédure est plus rare et est employée généralement pour les commandes passées avec l'étranger. Le bon de commande est établi sur la base de la demande qui est faite par l'utilisateur après que le fournisseur offrant les meilleures conditions ait été sélectionné. Les bons de commande sont établis sur des exemplaires pré numérotés. Les personnes habilitées à les émettre sont désignées par écrit avec indication, pour chacune d'elles, du montant maximum autorisé. Ils doivent également être signés par des personnes autorisées, et dont la signature est nécessairement connue de ceux qui sont chargés de leur vérification avant tout envoi. Le bon de commande comportera par exemple, outre la date et la signature les informations relatives notamment: -aux produits commandés (désignation, quantité, prix unitaire ...) . -au fournisseur (nom, adresse ... ) . -aux conditions de vente . Le service émetteur du bon de commande doit être en mesure de suivre les commandes et, au besoin, procéder aux relances nécessaires.

3-Réception des marchandises  : La réception des biens commandés doit être assurée par un service jouissant d'une certaine autonomie de fonctionnement vis-à-vis des services Approvisionnements et Magasin, et ne pas se retrouver rattachée hiérarchiquement à l'un quelconque de ces services. Pour chaque réception, un bon de réception (ou bon d'entrée) pré numéroté est établi. Il est daté et signé et indique, en cas de besoin, s'il s'agit ou non d'une livraison partielle. En cas de livraison partielle, il est conseillé d'annuler le bon de commande initial et d'établir un nouveau bon de commande correspondant à la livraison effective. Les destinataires des exemplaires peuvent être : -le service Approvisionnements; ce qui lui permet d'être informé de la livraison et de vérifier les délais; -le service Magasin qui dispose ainsi d'un document de prise en charge dans la mesure où l'exemplaire du bon de réception accompagne les biens; -le service Comptabilité qui est ainsi informé en attendant la réception de la facture. Le bon de réception permettra de rattacher les charges à la période concernée au cas où la facture ne serait pas reçue en fin d'exercice. Les contrôles sont généralement effectués pour s'assurer de la conformité 29 | P a g e

de la livraison avec la commande; ils sont relatifs, notamment, à la nature, aux quantités et à la qualité. A cet effet, il est procédé à un rapprochement entre le bon de commande, le bon de livraison et le bon de réception. Le contrôle de la qualité est effectué par une personne dont la compétence technique permet d'en donner un avis valable. Après vérification et constatation des réceptions, les entrées doivent faire l'objet d'un enregistrement de la part des magasins responsables.

4-Réception et traitement de la facture  : Dès leur réception par le service courrier, les factures sont numérotées, datées et notées sur un registre. Le premier contrôle est effectué en prenant soin d'indiquer, de manière indélébile, sur les doubles, la mention Copie ou Duplicata ou les détruire. Un tampon Original doit également être apposé sur l'original de la facture. Les factures sont rapprochées (par le comptable): -du double du bon de commande, pour comparer les délais, ainsi que les prix, les quantités et la conformité avec les éléments indiqués. -du double du bon de réception pour s'assurer que les quantités facturées sont celles qui sont effectivement reçues. Il est, en outre, procédé à une vérification des calculs portés sur les factures, et à leur imputation comptable (répartition des montants entre les comptes d'achats, de taxes, de fournisseurs etc ... ). Les factures doivent porter la mention indiquant qu'elles ont effectivement été vérifiées et la griffe de la personne ayant procédé à la vérification. Elles doivent également être approuvées par une personne responsable, le bon à payer étant apposé par l'initiateur de la commande. Les factures sont ensuite enregistrées dans les comptes où l'organisation de l'entreprise doit permettre leur suivi correct. Une analyse périodique des comptes fournisseurs (par le chef hiérarchique du comptable) doit permettre, entre autre, la justification des soldes et au besoin de : -procéder à des relances ou réclamations (le service acheteur) en cas de nécessité. -rectifier les erreurs d'imputation qui ont pu être faites. -suivre les avances et acomptes sur commandes (le service acheteur et le comptable fournisseur). Une attention particulière doit être accordée aux soldes qui sont restés longtemps créditeurs et pour lesquels aucune relance n'a été faite par les fournisseurs concernés.

5-Règlement des factures  : La procédure relative au règlement des factures nécessite qu'il soit procédé à un rapprochement avec les bons de commande et de réception et que soit indiqué, sur l'original la mention bon à payer. Le bon à payer est donné par le service acheteur. Lorsque les factures à régler ont déjà fait l'objet d'une comptabilisation, elles doivent porter les références de cet enregistrement; de même, les factures payées sont 30 | P a g e

annulées par l'inscription de la mention payé avec indication des références du règlement. A ce stade, il est possible de retenir, à titre indicatif, le schéma ci-après relatif aux opérations intéressant particulièrement la comptabilité et la trésorerie: -transmission des bons de commande et de réception à la comptabilité; - enregistrement de la facture au courrier arrivée. -transmission de l'original de la facture fournisseurs à la comptabilité. - inscription de manière indélébile, de la mention Duplicata ou Copie sur les doubles des factures, ou destruction de celles-ci.

Section 2  : les services à auditer dans le cadre de l’audit cycle achat.

Services initiateurs de la commande

Service Service stocks stocks

Sercvice Sercvice comptable comptable

Service Service achats achats

Service Service réception réception

Service trésorerie

1-Services initiateurs de la commande  : Emettent des « demande d’achats » dans des limites strictement définies (en nature et en montant), mais ils ne peuvent les envoyer directement aux fournisseurs.

2-Service achat  : Etablit des bons de commandes sur la base soit des demandes d’achat, soit des besoins spécifiques. Il négocie les prix, choisit les fournisseurs et surveille les délais de livraison.

3-Service réception  : S’assure de la conformité de la livraison avec la commande (quantité et qualité).

4-Service stocks  : Reçoit la marchandise du service réception et procède aux enregistrements permettant 31 | P a g e

un suivi quantitatif.

5-Service comptable  : Enregistre les factures lorsque celles-ci ont été approuvées.

6-Service trésorerie  : Règle les factures en s’assurant de leur approbation par les personnes compétentes (approbation sur la facture, la date et le moyen de paiement).

Le cadre conceptuel nous a permis de définir les concepts et les termes qui rentrent dans le champ de l’audit pour pouvoir se familiariser avec le vocabulaire utilisé par les auditeurs et les professionnels ,il nous a permis également de montrer la portée de l’audit pour les entreprises, ses objectifs et son utilité.

Mise en application

32 | P a g e

Partie II  : Champ d’application et essai d’audit du cycle achat. Dans une deuxième partie, nous allons présenter l’entreprise d’accueil qui constitue notre champ d’application après avoir défini son secteur d’activité bien évidement pour pouvoir la positionner puis nous allons présenter la clientèle et les concurrents de l’entreprise ainsi que ses objectifs stratégiques. Le deuxième chapitre de la présente partie sera consacré l’analyse des données collectées au moyen d’un questionnaire ainsi que des recommandations et des propositions.

Chapitre1  : Présentation de l’entreprise d’accueil. Le Maroc est considéré comme l’un des pays exportateurs des agrumes et des primeurs, ce secteur est très important pour l’économie nationale, malgré quelques difficultés rencontrées et qui sont tributaires des conditions climatiques et concurrentielles. A cet effet, la fabrication et la commercialisation des emballages deviennent indispensables pour l’exportation des produits agricoles, ce qu’a poussé la S.M.E FANTASIA de s’inscrire dans le secteur des emballages. 33 | P a g e

Avec une consommation estimée à moins de 20 kg par an et par habitant, contre plus de 200 kg dans les pays de l’Union européenne, le Maroc apparaît comme un marché faiblement utilisateur d’emballages. Si certains freins anciens au développement de ce secteur perdurent aujourd’hui, d’autres disparaissent progressivement et l’on peut même estimer que le contexte actuel pourrait favoriser un décollage significatif de cette activité à moyen terme.

L’industrie marocaine de l’emballage est caractérisée par une très forte concentration. Dans le cas du carton ondulé destiné aux exportateurs des fruits & légumes, les deux principaux groupes qui partagent le marché sont GPC (Gharb Papier Carton) avec ses trois unités de production de Mohammedia, Agadir et Kenitra, le groupe CMCP (Compagnie Marocaine du Carton et du Papier) avec ses unités de Casa et d’Agadir. Pour l’emballage bois, les principaux fournisseurs des exportateurs d’agrumes et de primeurs sont concentrés au niveau de la région d’Agadir et on en cite particulièrement FANTASIA, COMAMUSSY et la Société d’Emballage Ouled Aicha. La position de la S.M.E FANTASIA dans le secteur: FANTASIA par son ancienneté et son efficacité relative à la qualité de ses produits et services, est l’un des leaders sur le marché des emballages en bois au Maroc. Cependant, aujourd’hui grâce à sa forte compétitivité et son dynamisme, elle s’occupe de plus de 50% du marché.

Au Maroc, FANTASIA est la plus grande unité industrielle intégrée d’emballages bois. Ses 500 collaborateurs fabriquent 15 à 18 millions d'emballages par an et 400 000 palettes.

Section 1  : Historique. L’entreprise FANTASIA est crée en 1947 par le Français "PIERRE ANGEBAULT" et avait comme mission la fabrication et la commercialisation des briques rouges destinées aux constructions. 34 | P a g e

En 1958, elle changea d’activité et se spécialisa dans la fabrication et la commercialisation des emballages en bois pour les Agrumes et les Primeurs destinées exclusivement à l’exportation. Depuis cette date, FANTASIA accompagne les exportateurs d’une manière soutenue et elle a participé activement à l’évolution de l’emballage, depuis le billot, la caisse africaine, la floridienne, la caisse armée, le pack, le plateau hollandais et actuellement le plateau européen avec l’introduction du kit et le montage en station. Ce changement radical dû à l’importance du marché des produits agricoles dans la région SOUSS-MASSA ainsi qu’à l'approximation des clients dont pourrait bénéficier FANTASIA. Elle s’est marocanisée en 1973, son nom devient "la Société Marocaine des Emballages FANTASIA". Depuis 2004, FANTASIA s’est équipé de tunnels de séchage aux normes européennes pour garantir la conformité sanitaire des matériaux d'emballages à base de bois destinés au Commerce International. Dans les années 90 Fantasia était une succursale du groupe PINAULT PRINTEMPS REDOUTE mais actuellement elle est devenue une succursale du groupe CFAO.

Le groupe CFAO : Leader de la distribution spécialisée en Afrique et dans les Collectivités Territoriales Françaises d'Outre Mer, CFAO opère dans quatre métiers : La distribution de véhicules automobiles avec CFAO Automotive. La distribution de produits pharmaceutiques avec Eurapharma. Les Technologies avec CFAO Technologies. La distribution de biens de consommation courante avec CFAO Industries & Trading. Outre, une offre large de produits, CFAO propose à sa clientèle de particuliers, une palette complète de services avant-vente et après-vente reposant à la fois sur une logistique intégrée performante et des professionnels motivés. 35 | P a g e

A la fin de 2002, le groupe CFAO s’est implanté dans 28 pays d’Afrique, à l’île Maurice et dans 6 DOM-TOM français. Le Groupe se développe aujourd’hui sur de nouveaux marchés: l’Afrique méditerranéenne, ainsi que l’Afrique de l'est et Australe. Au Maroc, le Groupe CFAO développe un chiffre d'affaires de 1 Milliard de DHS, à travers les filiales suivantes: INERMOTORS ISUZU COMAMUSSY FANTASIA MANORBOIS. CFAO emploie plus de 10 000 collaborateurs, et possède plus de 140 filiales et 261 sites. En 2008, CFAO a affiché un chiffre d'affaires total consolidé de 2,864 milliards d’euros et un résultat opérationnel courant de 277 millions d'euros. CFAO est une enseigne du Groupe Pinault-Printemps-Redoute, leader européen de la distribution spécialisée et acteur majeur du luxe, qu’il a intégré en 1990.

Section 2  : Fiche technique 

Raison sociale

Société Marocaine d’Emballages FANTASIA

Adresse

B.P 74 80350 INEZGANE

Siege social

Dcheira par Inezgane

Capital social

5.250.000 DHS

Forme juridique

Société anonyme

Nombre des employés

500 personnes

Téléphone / fax

048.27.15.71/57/74/78/80 fax  : 048.27.15.82

E- mail

Sme fantasia @menara.ma 36 | P a g e

Secteur d’activité

Industrie du bois

Spécialité

Fabrication des emballages agrumes et primeurs

Destination

UE /Nord Amérique / Pays scandinaves / Afrique

Régime économique

Admission Temporaire

Régime de TVA

Débit

Exercice comptable

Du 1er Janvier au 31 Décembre

Section 3  : Organigramme

37 | P a g e

38 | P a g e



ANALYSE DE L’ORGANIGRAMME DE LA S.M.E FANTASIA

1) Direction générale : C’est l’organe de décision qui applique les directrices du conseil d’administration. Elle assure le management stratégique de l’entreprise. En outre, elle veille à la coordination des différentes fonctions au sein de FANTASIA. Dans sa mission, elle est assistée par un service informatique et un secrétariat.

2) Direction commerciale: Elle s’occupe de la gestion de toutes les opérations commerciales, les relations avec les clients, le règlement des factures, la fixation des prix et l’établissement des contrats. 2-1 Service Ventes : Ce service occupe une place primordiale au sein de la société. Dans le cadre de ses relations extérieures, ce service entretient des relations avec la clientèle. 2-2 Service Livraison et Facturation: Il s’occupe de la facturation des emballages vendus. Après avoir reçu un devis de facture; si le client accepte le prix de vente, il envoi au service un bon de commande. Le service exige aux clients un bon de commande en deux exemplaires, l’un classé dans le service et l’autre sera retourné au client. Dans la plupart des cas, la société établit des relations avec les clients en groupe. Le service exige à ses clients une déclaration d’importation temporaire qu’ils devraient délivrer au bureau douanier pour s’assurer que les emballages vendus seront exportés par le client. Après la réception de la commande, Le service établit un bon de livraison en six exemplaires: Un exemplaire sera envoyé avec la marchandise. 39 | P a g e

Après la réception du bon de réception, il envoie la facture avec un autre bon de livraison. Un sera délivré au magasinier. Un au gardien. Deux exemplaires sont classés dans le dossier facture. En ce qui concerne les factures, s’il s’agit d’une facture comportant la TVA, le service l’établit en six exemplaires : Deux pour le service comptable. Une classée dans le service facturation. Trois pour le client. Et s’il s’agit d’une facture exonérée, le service l’établit en neuf exemplaires: Trois pour le Service Comptable. Trois pour le client. Trois pour le service des Admissions Temporaires.

3) Direction du Personnel: Elle veille à assurer la gestion du personnel indispensable au bon fonctionnement de la société, elle prend en charge les activités suivantes : 3-1 le recrutement : Si Lorsque le besoin en main d’œuvre est exprimé, l’augmentation de l’effectif total devient une nécessité pour l’accomplissement de l’activité de la société. Dans ce cas, la société procède à la méthode de recrutement selon la démarche suivante : Définition de poste : C’est le point de départ de cette procédure, il s’agit de définir avec précision le poste à pouvoir; ses caractéristiques, ses exigences et son positivement administratif.

Recherche du postulant : la direction s’adresse soit au bureau déplacement soit elle procède à une recherche dans les dossiers déjà déposés. Dans certains cas, elle fait appel aux relations et recommandations. 40 | P a g e

Sélections des candidatures : Quelles que soient les exigences du poste, les candidatures ne répondent pas toutes aux critères préalablement choisis. Donc, la première phase de la sélection est l’examen et le tri de ces dernières. Entretien et Embauche : une fois les candidatures sélectionnées, le directeur convoque chacun des postulants pour les formalités d’embauche (contrats, rémunération, etc.…). Pour officialiser cet accord, les deux parties signent un contrat de travail. 3-2 La rémunération : Puisque le contrat du travail est un contrat à titre onéreux, la direction est tenue de verser une contrepartie du travail fournit par l’employé deux fois par mois (sauf les cadres), la première est à considérer comme une avance. 3-3 La discipline générale : La direction a pour objet d’assurer les bonnes conditions de travail et elle a tout droit d’intervenir en cas de conflits entre les salariés.

3-4 Les attestations : Dans le cadre de ses relations avec son personnel, la direction leur délivre un certain nombre d’attestations sur leurs demandes à savoir : Attestation de travail. Attestation de congé. Attestation de stage pour les stagiaires.

4) Direction technique: Cette direction a pour but de surveiller le processus de production ainsi que la maintenance des machines et les moyens de transport, elle se compose de :

4-1 Service Achat: 41 | P a g e

Ce service s’occupe des relations entre la société et ses fournisseurs. Fantasia effectue ses achats dans les marchés nationaux et à l’étranger où elle importe le bois et les pièces de rechange pour les machines des ateliers. Et pour que l’achat soit conclu, il faut passer par plusieurs étapes: La société contacte ses fournisseurs d’une manière ou d’une autre (téléphone, fax…) pour leur demander des informations concernent la nature des marchandises, le prix, le mode de règlement, le délai de paiement, le transport…etc. Le service doit choisir la meilleure des offres et établit le bon de commande en trois exemplaires : un pour le service, un pour le fournisseur et l’autre pour le magasinier. La société reçoit la marchandise et joint le bon de livraison qui indique la date, la marchandise livrée, la quantité, le numéro et les références. Avant d’envoyer la facture au service comptable pour l’enregistrer, le service procède à la comparer avec les autres documents concernent l’opération traitée (bon de commande et bon de livraison). 4-2 Atelier Entretien: L’importance de ce service est incontestable puisqu’il assure la répartition et la maintenance des machines. 4-3 Atelier Fabrication: L’atelier fabrication est constitué des unités productives qui s’occupent de la production et la fabrication des emballages de toutes sortes. PROCESSUS DE FABRICATION 42 | P a g e

Fonds de caisses

- Déroulage - Agrafage - Séchage -Stabilisation et stockage

Têtes de caisses

Cotés de caisse

-Fabrication des tasseaux en pin -Préparation des plaques de têtes -Assemblage

- Déroulage des placages - Encollage -Prépressage - Pressage

Montage

Afin d'optimiser la logistique et l'espace de stockage, l'emballage est livré généralement en Kit aux stations de conditionnement

5) Direction Administrative et Financière: Elle a pour mission la gestion des affaires administratives de la société, ses ressources ainsi que sa trésorerie suivant les objectifs fixés par la direction générale: 5-1 Service Secrétariat de Direction: Ce service est considéré comme un membre attaché à tous les services et toutes les directions de la société. Il contient deux secrétaires, une standardiste qui s’occupe de l’accueil, de la réception et de la transmission des appels téléphoniques ainsi que des messages sur fax, et l’autre simplifie le travail administratif par l’organisation et la préparation des documents ainsi que le classement, la correspondance, la communication, le traitement de texte, le remplissage des chèques, des effets, des déclarations de cession, des importations temporaires et l’établissement des factures.

5-2 Service Informatique:

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Ce service emploie une seule personne qui s’occupe de la syntonisation, la programmation et la circulation de l’information entre les services par un système de réseau. Le matériel informatique utilisé : Le matériel utilisé par les agents comptables de la société se compose de: 

Trois ordinateurs PC, et trois terminaux HP connectés au réseau de la société.



Deux imprimantes: une liée au réseau pour la comptabilité et les A.T, et l’autre liée à un PC. Le service comptabilité a ses propres programmes préparés par l’analyste

programmeur de la société. Ces programmes sont:  Programmes de comptabilité.  Programmes de gestion de stock.  Programmes des AT.  Programmes de paie.  Gestion des immobilisations.

5-3 Service Comptabilité: La comptabilité est un système d’organisation de l’information financière permettant de saisir, classer, enregistrer des données de base chiffrées et de fournir, après traitement approprié, un ensemble d’informations destinées aux différents utilisateurs. Ce service s’occupe du contrôle de la régularité des dépenses et des recettes de la société. Il est noté que seule la comptabilité générale est appliquée aux différentes opérations de l’entreprise et s’effectue tout au long d’un exercice de la manière suivante: Suivi des comptes fournisseurs. Suivi des comptes clients. La paie. Les banques. Constatation et comptabilisation des différentes opérations. 44 | P a g e

Établissement des documents de fin d’exercice (balance, les journaux auxiliaires, les états d'inventaire…). 5-4 Service Admission Temporaire : Il s’occupe du suivi d’enregistrement et d’apurement de la matière première importée temporairement jusqu’à ce qu’elle soit exportée après la fabrication des emballages, ainsi que les procédures de cautionnement de cette matière. Au niveau de département administratif et financier, une attention particulière est accordée à la gestion des admissions temporaires en suspension des droits et taxes douanières. Il existe deux types d’admission temporaire : Les A.T : admission temporaire pour les matières entrantes. Les I.T : Importation temporaire pour les produits finis vendus ou cédés. Et la relation existante entre les deux c’est que se sont les I.T qui apurent les A.T c’est à dire que l’entreprise n’est pas totalement dégagée des pénalités douanières sur les matières entrantes qu’après vente effective des produits finis. L'admission temporaire se fait en tenant compte du régime économique sous lequel est placée l’entreprise. Ces A.T concernent la régularisation des matières premières importées pour fabriquer les produits destinés à l’exportation, mais en respectant une certaine durée de détention de ces matières c’est à dire dés leur réception jusqu’à l’exportation des produits emballés.

Processus des admissions temporaires :

Souscription de L’AT

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Enregistrement de L’AT

Demande de cautionnement

Dépôt de douane

En effet le responsable de régime économique douanier (A.T) établit une déclaration de cession qui est composée de : 

La DUM (voir annexes 4).



Les fiches d’imputation de la matière première (voir annexes 5).



La lettre de déclaration de cession.



Une copie de facture accusée par le client. 5-5 Service Import :

Lorsque le fournisseur expédie la marchandise par bateau, il envoie import un pli cartable (enveloppe) qui comporte les documents nécessaires au dédouanement. Il s’agit de : La facture commerciale en huit exemplaires. La liste de colis sage : document qui indique les détails de la marchandise. Le certificat phytosanitaire : il indique que la marchandise ne port pas de microbes. Le certificat d’origine : il précise l’origine de la marchandise. 46 | P a g e

Le connaissement original : garantie délivrée par le fournisseur au transporteur pour le paiement des frais de transport. Il est envoyé au service import en 5 exemplaires ; 3originaux et 2 non endossable. Le manifeste de chargement indique la nature des marchandises portées par le bateau. Après avoir reçu ces documents, le service établit un engagement d’importation qui sera domicilié à la banque et transmit ensuite au transitaire, qui s’occupera du dédouanement de la marchandise, à l’aide des documents suivants : Facture (en trois exemplaires). Listes de colis âge (en trois exemplaires). Certificat phytosanitaire. Certificat d’origine. Connaissement original endossé par la société (l'engagement).

Chapitre 2  : Essai d’audit du cycle achat. Section 1  : prise de connaissance. La prise de connaissance consiste à présenter les procédures du cycle achat relatif à la SME Fantasia et qui sont décrites dans le manuel des procédures comptables.

1-Procédure achats locaux  : Object : Décrire le traitement des approvisionnements auprès des fournisseurs locaux.

Déroulement : 1- Passation de la commande :  Le bon de commande est établit en quatre exemplaires par le service demandeur et signé conjointement par le responsable administratif. 47 | P a g e

 Le bon de commande est adressé par fax au fournisseur choisi.  L’original du bon de commande et une copie sont envoyés au fournisseur qui doit accuser réception sur la copie et la retourner au moment de la livraison.  Le BC est classé pour les importations au niveau du service achat ; pour les achats locaux  le BC est classé chez la comptabilité. 2- Réception :  La réception se fait par le promoteur qui a fait la commande.  Apres contrôle de qualité et de quantité le promoteur établit un bon de réception signé.  Le bon de réception et une copie du bon de livraison sont transmis au service achat ce dernier adresse la liasse complète (BC, BR, BL, facture) au service comptabilité fournisseur. 3- Enregistrement des achats :  Les factures fournisseurs sont reçues et enregistrées au niveau de la réception. Elles sont transmises par la suite au service comptabilité fournisseurs. Contrôles clés :  Rapprochement facture, bon de livraison et bon de commande.  Vérification du calcul arithmétique de la facture (total, montant TVA…)  Vérification des formalités douanières applicables au régime admission temporaire.  Vérification des conditions de déductibilité de la TVA.  Analyse des comptes fournisseurs à la fin de chaque mois.

2-Procédure achats importés  : Objet : Décrire le traitement des achats auprès des fournisseurs à l’étranger. Déroulement : 1. Passation de la commande : Le responsable achat envoi par fax ou par mail un bon de commande au fournisseur étranger avec éventuellement les spécifications techniques lorsqu’il s’agit d’une machine ou pièce de rechange ou matière première (plan, dessin industriel…). 2. Réception : 48 | P a g e

Apres confirmation du fournisseur de la date d’arrivée de la commande, le responsable achat remet le dossier relatif à l’importation au service importexport qui se charge des formalités d’importation (dédouanement, transit…) Le dossier d’importation est constitué des pièces suivantes :  Facture fournisseur.  Engagement d’importation.  DUM.  Connaissement maritime, LTA,…  Facture de Marsa Maroc (désarrimage, acconage…).  Facture des frais de transit.  La fiche AT.  La lettre de crédit (crédit documentaire). En cas d’importation machine ou accessoires, le dossier d’importation est transmis directement à la comptabilité pour enregistrement, par contre, en cas d’importation de matière première ou pièce de rechange, le dossier est transféré au premier lieu au service réception puis au second lieu au service comptabilité. 3. Enregistrement des achats : Le service import-export :  Classe les dossiers d’importation MP.  Prépare une fiche d’importation par dossier.  Prépare le dossier d’importation et le remet soit au service réception soit au service comptabilité.  Suit l’apurement des achats sous régime d’importation admission temporaire pour perfectionnement actif(A.T.P.A). Le service réception : Rapproche le BC avec le BL et BR (cas des MP et pièces de rechange). Saisie le bon de réception sur système informatique. Note le numéro de réception sur le BP et remet le dossier au service comptabilité. Le service comptabilité :  Procède à la vérification de la facture avec les BL et BR saisie au niveau du service réception.  Pique la réception sur système et procède a son enregistrement dans le journal des achats.  Transmis le numéro de la pièce sur la facture et la classe dans le journal achat. Contrôles clés :  Rapprochement du bon de commande avec la facture et les livraisons.  Rapprochement entre le montant de la facture et la valeur déclarée en douane.  Vérification du calcul arithmétique. 49 | P a g e

Section 2  : analyses des résultats. Service achats :

Question

Réponse

Impact

Existe-t-il un organigramme et un manuel des procédures internes ?

L’entreprise a son propre manuel de procédures internes plus un organigramme.

Ils vont lui permettre de diviser les tâches et les fonctions tout en précisant la manière de faire et en désignant les responsables Le manuel des procédures et l’organigramme serviront également de référence pour le contrôle interne en comparant les procédures avec ce qui est fait effectivement tout au long du cycle achat.

Le manuel de procédures est-il régulièrement mis à jour par des personnes autorisées et diffusé ?

le manuel des procédures internes n’est pas mis à jour régulièrement

-Méthodes de travail anciennes et dépassées. -modes d’organisation non adaptés -niveau de performance plus bas

Les imprimés sont-ils vérifiables ?

Les imprimés -erreurs utilisés ne sont pas vérifiables -fausses écritures

Les délégations de pouvoir sont-ils biens définis ?

Les délégations de pouvoir accordés au personnel ne sont pas bien définis

Ces délégations font-ils Les délégations de l’objet d’une diffusion pouvoir ne font pas au sein de l’entreprise ? l’objet d’une diffusion au sein de

-chiffres non justifiés -abus de pouvoir -non accomplissement de l’ensemble des tâches déléguées -baisse du niveau de performance -non satisfaction du délégué   -absence de communication entre délégué et subordonnés -non respect des consignes du délégué -conflit entre délégué et subordonnés 50 | P a g e

Sont-ils mis à jour ?

Les moyens en personnel et en matériels sont-ils adaptés aux besoins ? La direction exerce-telle un contrôle rigoureux sur les opérations ? Les fonds de l’entreprise sont-ils bien distincts des fonds de la direction ?

  l’entreprise Les délégations ne -non adaptation des délégations avec le sont pas mises à contexte organisationnel globale jour -non adaptation des moyens et des informations dont le délégué aura besoin pour le bon déroulement de sa mission L’allocation des ressources humaines et matérielles est adaptée aux besoins. La direction exerce un contrôle rigoureux sur les opérations

écarter le risque du non saturation des besoins de la production.

Les fonds personnels de la direction sont bien distincts des fonds de l’entreprise.

-Bonne gestion des ressources de l’entreprise.

contribue à l’amélioration de la performance de l’entreprise et facilite également la fonction d’audit interne

-non abus du pouvoir.    

Points forts :  Bonne gestion de l’entreprise  L’entreprise dispose d’un manuel de procédures

Points faibles :  Le manuel des procédures n’est pas régulièrement mis à jour ce qui risque de ne pas être en mesure des nouvelles lois et procédures appliquées en matière de gestion des achats.  Par la non actualisation du manuel des procédures l’entreprise risquera également de travailler avec des méthodes anciennes qui ne sont plus adaptés aux besoins du contexte actuel.  Les imprimés utilisés par l’entreprise ne sont pas vérifiables de ce fait on complique la tâche pour l’auditeur qui est tenu de tout vérifier.  Les délégations de pouvoir qui ne sont pas bien définies ainsi que celles qui ne font pas l’objet d’une diffusion pour l’entreprise risqueront de créer des conflits entre direction, délégués et subordonnées. 51 | P a g e

 L’adaptation des moyens aux besoins n’est pas vérifiée ce qui engendrera la non satisfaction des besoins aussi en interne qu’en externe.

Service achats :

Question Existe-t-il un service achat au sein de l’entreprise ?

Les séparations de fonctions sont suffisantes ?

Tous les achats (matières et services de l'entreprise sont correctement autorisés et comptabilisés? Les achats comptabilisés correspondent à des dépenses réelles de l'entreprise ?

Réponse

Impact

Pas de service achat -Mauvaise gestion du indépendant il est attaché cycle achat au service technique -le technique peut ne pas être performant en matière d’achats Elles ne sont pas -La marginalisation ou suffisantes la non réalisation d’un certain nombre de tâches qui semblaient importantes au bon fonctionnement du cycle Ils sont tous autorisés et -Le risque de vol est comptabilisés écarté

ils correspondent à des dépenses réelles

Ces dépenses sont faîtes dans l'intérêt de l’entreprise et conformément à son objet. ?

Les dépenses sont faites dans l’intérêt de l’entreprise

Tous les achats enregistrés sont correctement évalués ?

Ils sont tous bien évalués

-dépenses justifiées -tout flux monétaire est compensé par un flux physique dans le sens inverse -respect de l’objet de l’entreprise -pas de fraudes ni manipulations -bonne image de marque de l’entreprise -une aide pour le contrôle interne

52 | P a g e

Tous les avoirs à obtenir sont enregistrés. ?

Ils sont tous enregistrés

-justificatif pour revendiquer les avoirs

Toutes les dettes concernaient les marchandises et services reçus sont enregistrées dans la bonne période. ?

Elles ne sont pas toutes enregistrées dans la bonne période

risque de double paiement de la facture car le paiement peut précéder dans ce cas l’enregistrement de la dette

Apprécier la séparation de fonction en qui concerne : Emission des demandes d'achats ?

Oui

Etablissement des commandes ?

Oui

Autorisation des commandes ?

Oui

Réception des marchandises ou services ?

Oui

Comparaison quantitative et qualitatives des marchandises ou services reçus avec les commandes

pas de comparaison qualitative des marchandises ou services reçus avec les commandes

-fabrication d’emballages défectueux -mauvaise qualité des produits -non satisfaction de la clientèle -perte d’importante part de marché et de la confiance des clients -mauvaise réputation -dégradation de l’image de marque de l’entreprise

53 | P a g e

Comparaison bon de réception/commande/facture  ?

Oui

Enregistrement du montant exact des achats

Imputation comptable ?

Oui

Contrôle des factures ?

Oui

Détention de pièces justificatives bien établies

Suivi des avoirs à recevoir ?

Non

Perte des avoirs dont l’entreprise a droit

Bon à payer ?

Oui

Toute sortie de flux monétaire est justifiée par un bon à payer

Tenue du journal d'achats

Oui

Tenue de l'inventaire permanent

Oui

Détention d’un document de tous les achats avec leurs montants permet de connaitre au cours de l’exercice et de façon constante les existants chiffrés en quantité et en valeur des stocks.

Tenue des comptes individuels des fournisseurs

Oui

Facilite l’imputation

Rapprochement des relevés fournisseurs avec les comptes

Oui

Rapprochement du compte collectif fournisseur avec la balance fournisseur

Oui

- Accès à la comptabilité.

Autorisé à la comptabilité; le service

Eviter les erreurs et les décalages entre les relevés et les comptes et le risque de double paiement des factures Eviter les erreurs et le décalage entre le compte collectif et la balance fournisseur Contrôle et exploitation des états de synthèses 54 | P a g e

financier et la contrôle de gestion. L’entreprise ne possède pas un système de déclenchement automatique des commandes lorsque les stocks arrivent à une quantité minimale

fournis par le service comptable. -risque de rupture de stock -non respect des délais de livraison -non satisfaction de la clientèle

Si oui, les quantités minimales sont-elles revues régulièrement en fonction des besoins réels de la fabrication ? Les commandes de biens ou de services ne sont-elles passées que sur la base de demandes d'achats établies par (les personnes habilitées ?

Les quantités ne sont pas revues en fonction des besoins réels de la fabrication

-rupture de stock -non respect des délais de livraison

Oui

-Respect de la procédure -écarter le risque de manipulation

Chaque service demandeur dispose t il d'un budget de dépenses prévisionnelles ?

Les services demandeurs ne disposent pas d’un budget de dépenses prévisionnelles

- la non disponibilité d’un budget -Pour ces services peut engendrer un retard dans l’achat des matières et des services -manque de vision claire, de prévisions -commande de matières dont l’entreprise n’aura pas besoin

Des bons de commande sontils établis systématiquement ?

Les bons de commandes ne sont pas établis systématiquement ils sont tirés d’un manuel puis saisis sur système

-retard dans la procédure -perte du temps -non exactitude des données -plus de coûts -erreurs, mauvaises interprétations -écriture illisible

Si oui, sont-ils

Oui

-facilite leur

Existe-t-il un système de déclenchement automatique des commandes lorsque les stocks arrivent à une quantité minimum ?

55 | P a g e

 pré numérotés ?

enregistrement et leur circulation

 établis en quantités et en valeur ?  signés par un responsable, au vu de la demande d'achat ?

Existe-t-il une liste des fournisseurs autorisés, pour les achats courants ?

La non existence d’une liste des fournisseurs autorisés pour les achats courants

Les prix proposés sont-ils comparés avec le marché ?

L’entreprise compare toujours les prix proposés avec le marché

Les autres achats font-ils l'objet d'appel d'offre, au moins au-dessus d'un certain montant?

L’appel d’offre n’est pas systémique

-on peut faire un appel d’offre pour des montants faibles -plus de coût

Existe-t-il une procédure permettant d'éviter les commandes excessives ?

La non existence d’une procédure permettant d’éviter les commandes excessives

-plus de coût pour l’entreprise - cet absence de contrôle peut engendrer plus de commandes excessives -Recours à d’autres moyens plus compliqués que la numérotation rend la tâche plus difficile pour le service comptabilité

Si des bons de commandes pré numérotés sont utilisés, leur séquence numérique est-elle utilisée pour :  enregistrer les engagements pris par l'entreprise ?  identifier les retards d'exécution ?

-possibilité de transactions avec des fournisseurs non reconnus, mal réputés -non respect des délais de livraison -mauvaise qualité -absence de garantie -Minimiser au maximum les coûts d’achats

Non

56 | P a g e

- Existe-t-il une procédure de relance des fournisseurs en retard de livraison ?

Oui par fax ou téléphone

-Plus coûts et de délais car il n’y a pas de procédures

Ces fournisseurs sont-ils soumis à des pénalités ?

Non

-Risque d’avoir plus de retard

Un exemplaire des bons de commandes est-il communiqué :

Oui

-Pouvoir comparer la quantité commandée avec celle reçue et pour la comptabiliser.

- si oui ces services s'assurent-ils qu'ils reçoivent tous ?

Oui

-Contrôle efficace

Les procédures de contrôle des achats sont-elles revues périodiquement par les auditeurs internes ou autres personnes indépendantes du service achat pour s'assurer que la politique de la société est bien appliquée ?

Les procédures du contrôle des achats ne sont pas revues périodiquement mais en instantané

-risque de manipulations, de fraudes -risque de non application de la politique globale de l’entreprise en terme de dépenses, de parts de marché ou de CA - risque du non respect des procédures interne à l’entreprise



au service de réception ?  au service de comptabilité ?

Point forts :  Sur un plan général on constate que l’entreprise respecte une chronologie et un enchainement bien établi dans son cycle achat.  Respect de la majorité des procédures liées au cycle achats.  La comptabilité joue un rôle important dans le déroulement du cycle achat. 57 | P a g e

 L’entreprise n’a pas de liste des fournisseurs car elle est toujours à la recherche de nouveaux fournisseurs qui répondront au mieux à ses besoins.

Points faibles :  Le retard de réception des factures ne permet pas d’enregistrer l’ensemble des dettes dans la bonne période.  Pas de comparaison qualitative des matières reçues avec la commande.  Il n’y a pas de suivi des avoirs à recevoir.  L’appel d’offre n’est pas systémique.  Les procédures de contrôle d’achat sont vérifiées en instantané.

Service : comptabilité

Question La comptabilité fournisseurs reçoit-elle un exemplaire

Réponse

Impact

Elle reçoit seulement les bons de commandes et de réception

-Comptabilisation des matières qui ont fait l’objet d’un retour. - risque de garder en comptabilité les dettes relatives ces retours.

Si oui, en contrôle-t-elle l'exhaustivité ?

Oui

-Contrôle rigoureux

Les numéros manquants sont-ils réclamés ?

Les numéros manquants ne sont pas réclamés

-perte de pièces justificatives qui peuvent servir de preuve

Un rapprochement est-il fait entre les factures et avoirs reçus et les bons de

Oui

-Vérification efficace de l’ensemble de ces pièces.

Des bons de commandes? Des bons de réception (marchandises et services)? Des bons de retours ou de contestation?

58 | P a g e

réception et de retour ou de contestation ? existe-t-il un contrôle permettant de s'assurer que toutes les factures et tous les avoirs reçus sont comptabilisés :  dans le journal des achats ?  aux comptes individuels fournisseurs ? Les factures et avoirs comptabilisés sont-ils annules pour éviter un double enregistrement ? La comptabilisation de duplicata est-elle interdite ou soumise à autorisation particulière ? Les règles de récupération de la TVA sont-elles respectées en particulier Si les Fournisseurs payent la TVA sur les encaissements ? Le rapprochement effectué entre les factures et avoirs reçus et les bons de réception ou de retour (voir comptabilisation les factures) est-il utilisé pour établir, en fin de période, le montant des factures à recevoir ? Sinon existe-t- il une procédure pour saisir les provisions à effectuer ?

Oui, grâce au système

-Une Comptabilisation des achats bien établie reflète l’image fidele de ces derniers

Oui

-Eviter le risque d’un double enregistrement

Oui

-Eviter le risque d’un double enregistrement

Oui

Bénéficier du montant exact de la TVA récupérable

Oui

-Rôle majeur du rapprochement dans la détermination des montants des factures à recevoir

Il n’existe pas de procédure pour saisir les provisions pour factures à recevoir, on enregistre un montant fictif approximatif Oui

-plus de charges pour l’entreprise -perte de factures (pièces justificatives)

Les factures de transport sont elles rapprochées avec les avis de transport pour établir la provision ? Des comptes de frais à Oui

-Montant de la provision le plus proche du risque encouru -Séparation des frais 59 | P a g e

payer sont- ils tenus pour toutes les charges qui ne figurent pas en comptes fournisseur et qui sont payées de façon épisodique ? En matière de service, le service comptable : utilise-t-il les bons de commandes non honorés pour identifier ceux qui auraient du faire l'objet d'une provision (livraison prévue avant la clôture) ?

épisodiques et des achats fournisseurs permet une bonne gestion des achats

-Le service comptable utilise des bons de commandes non honorés.

-facilite l’identification des retards -provision bien déterminée -excès de provisions - pas d’analyse des charges -provisions incontrôlables de la période par rapport -dépasser le budget de au budget ou à la période l’entreprise précédente -manque de vision claire d’éventuelles provisions

des explications sontelles obtenues pour ces anomalies ? analyse-t-il les charges de la période, par rapport au budget ou à la période précédente pour identifier les anomalies de provision ?

L'évaluation des provisions Oui pour factures et avoirs à recevoir est-elle vérifiée par une personne indépendante de celle qui l'établit ? Est-elle rapport des factures et avoirs réels reçus ultérieurement ?

-Contrôle efficace des provisions établis

Une balance fournisseurs est-elle établie régulièrement ? Son total est il rapproché avec le compte collectif ?

Oui

-Document de preuve bien établie

Oui

-Vérification pertinente des soldes

60 | P a g e

Une balance des créditeurs divers est elle établie régulièrement ?  Les écarts éventuels sont ils analysés rapidement ?  corrigés après approbation ?  Lorsque les fournisseurs, ou créditeurs, envoient des relevés de comptes, sontils comparés avec la comptabilité ?les écarts sont-ils analysés et corrigés après approbation ? Les soldes des comptes fournisseurs et créditeurs divers sont-ils régulièrement analysés ? Porte-t-on une attention particulière aux soldes débiteurs ? Les comptes de régularisation passifs sontils régulièrement analysés ? Les causes des montants anciens sont-elles recherchées ?

Oui

-Minimiser les écarts

Oui

-Minimiser les écarts

Oui

-Contrôler la hausse des soldes débiteurs

Oui

-Attacher les comptes créditeurs à leur période par respect au principe de spécialisation des exercices -Justification des chiffres par respect au principe de l’image fidele que doivent refléter les montants en question -Réduction des dettes -vérification des régularisations

Oui

Les apurements sont-ils autorisés ?

Oui

La personne chargée de réclamer les avoirs s'assure-t-elle qu'elle reçoit tous les bons de retour ou de réclamation (quelle que soit leur originel) ? Une demande d'avoir estelle établie pour chaque litige ?

Non

On n’établit pas une demande d’avoir pour chaque litige

-Perte des avoirs -contrôle inefficace des avoirs -perte de bons de retour qui servent de pièces justificatives -des avoirs non réclamés -on aide à ce que le litige se reproduise -perte de temps et de coût -on ne bénéficie pas d’avoirs -retard de fabrication et donc 61 | P a g e

Existe-t-il un suivi des avoirs reçus par rapport aux demandes d'avoirs émises ? Les avoirs non reçus sontils réclamés régulièrement ? Le paiement des factures est-il bloqué tant que les avoirs n'ont pas été reçus ? La procédure du suivi des avoirs à recevoir inclutelle les avoirs de remises ou ristournes contractuelles ?

Oui

de livraison aux clients Obtention des avoirs dont l’entreprise a droit

Non

Perte d’avoirs

Oui

Sorte de pénalisation des fournisseurs

Oui

Bénéficier de l’ensemble des remises et des ristournes contractuelles

Points forts :  La procédure de la comptabilisation des achats est respectée d’une manière générale.  Un contrôle permettant de s’assurer que toutes les factures et tous les avoirs reçus sont comptabilisés est appliqué.  Les factures et avoirs comptabilisés sont annulés pour éviter un double enregistrement.  Les règles de récupération de la TVA sont bien respectées.  Des provisions pour factures à recevoir sont constituées.  La plupart des soldes sont justifiés.  Il y’a un suivi des litiges.

Points faibles :      

La comptabilité ne reçoit pas les bons de retour. Les numéros manquants ne sont pas réclamés. Les provisions à effectuer sont saisis avec des montants fictifs, approximatifs La balance des créditeurs divers n’est pas analysée régulièrement. On ne demande pas d’avoir pour chaque litige. Les avoirs non reçus ne sont pas réclamés régulièrement.

Service : réception

Question

Réponse

Impact 62 | P a g e

Les matières reçues sontelles rapprochées des bons de commande en ce qui concerne la qualité

Les matières reçues ne sont pas comparées aux bons de commandes en ce qui concerne la qualité

-fabrication d’emballages défectueux -mauvaise qualité -non satisfaction de la clientèle -perte d’importantes parts de marchés -opportunité pour la concurrence -mauvaise réputation -non respect des normes ISO -dégradation de la certification qualité attribuée à l’entreprise

Les bons de réception sont- Les bons de réception sont ils établis établis systématiquement. systématiquement

La pré numérotation des bons est-elle utilisée pour contrôler l'enregistrement des mouvements de stocks ? Les anomalies en matière de quantité et qualité constatées font-elles l'objet d'un bon de retour ou (la contestation) ?

Si oui, ces bons sont-ils  prénumérotés ?  transmis à une personne chargé

-plus pratique à utiliser et faire circuler -écriture plus claire et lisible -moins de documents et de manuels dans l’entreprise La pré numérotation n’est -plus de canevas pas utilisée pour -complexité de la enregistrer les mouvements procédure de stocks Les anomalies en termes de qualité ou de quantité ne font pas toujours l’objet d’un bon de retour

-risque d’avoir plus d’anomalies -perte du temps en cas d’anomalie quantitative en attente de la réception du reste de la quantité commandée -dégradation de l’image de marque et de la qualité des produits suite à des anomalies qualitatives

Les bons de retour ne sont pas pré numérotés ni transmis à la personne chargée d’obtenir des avoirs

-procédure d’enregistrement des bons de retours plus compliquée -perte d’avoirs -risque d’intensifier les 63 | P a g e

d’obtenir Ies avoirs ? Les factures reçues sontelles vérifiées avec les bons de commandes et de réception en ce qui concerne :  les quantités ?  la qualité ?  les prix unitaires ?  les conditions financières ? Les bons de contestation sont-ils pré numérotés

Les avoirs reçus sont-ils contrôlés avec les bons de retour et/ou de contestation et les factures d'origine en ce qui concerne :  les quantités?  les prix? Les avoirs reçus sont ils contrôlés avec les bons de retour et les factures d’origine ?

Les factures et avoirs reçus sont-ils contrôlés en ce qui concerne :

retours -plus de délais Les factures reçues ne sont pas vérifiés avec les bons de commandes et de réception en ce qui concerne la qualité et les conditions financières

-mauvaise qualité -conditions de paiement plus compliquées

Les bons de contestation ne -risque d’attacher un bon sont pas pré numérotés de contestation à un bon de commande qui ne lui correspond pas Pas de contrôle des avoirs -ne pas bénéficier de en ce qui concerne les l’ensemble des avoirs quantités et les prix

Les avoirs reçus sont contrôlés avec les bons de retour et les factures d’origine.

-bénéficier du montant exact qu’on doit au fournisseur -sorte de pénalisation du fournisseur

Les factures et les avoirs sont bien contrôlés par le service comptable.

-éviter les erreurs de calcul -TVA bien établie -Paiement du montant dû

  

les multiplications ? les additions ? le montant de la TVA ?  la déduction des avances, acomptes, 64 | P a g e

remises ? Les imputations sont-elles données par des personnes compétentes disposant des documents nécessaires?

Les imputations sont bien faites et bien contrôlées

-l’inscription des mouvements dans les comptes correspondants permet une bonne gestion des achats

L’ouverture d’un nouveau compte fournisseur doit être autorisée par le service contrôle de gestion système d’information.

-enregistrer les dettes relatives à un fournisseur bien précis vu l’importance des achats effectués.

revues par un responsable? L'ouverture d'un nouveau compte fournisseur est-elle soumise à autorisation ?

Points forts :  La procédure de la réception est bien gérée.  Les factures et les avoirs sont bien contrôlés par le service comptable.  L’ouverture d’un nouveau compte fournisseur est autorisée par le service Contrôle de Gestion Système d’Information.

Points faibles :  Pas de comparaison des matières reçues avec les bons de commandes concernant la qualité.  Les bons de retours ne sont pas toujours établis.  Le contrôle des comptes avoirs n’est pas efficace. Service: stocks

Question L'analyse du système de contrôle Interne des stocks doit permettre de s'assurer que : - Les séparations de fonctions sont suffisantes, - Tous les mouvements de stocks de l'entreprise sont

Réponse

non

Impact -Des fonctions importantes sont marginalisées dans la gestion des stocks ce qui pourraient affecter d’une manière négative le cycle achat. -les stocks enregistrés dans 65 | P a g e

comptabilisés - Les stocks enregistrés existent et appartiennent à L’entreprise - Les stocks sont correctement évalués (valeur brute et valeur nette) - Les stocks sont correctement protégés, - Les engagements hors bilan concernant les stocks sont correctement saisis.

oui oui

oui

non

la comptabilité reflètent l’image fidèle -risque de perte de stocks non protégés. -risque d’incendie ou de destruction des stocks -risque de vol -plus de charges pour l’entreprise -délais de fabrication et de livraison plus longs -impact négatif sur l’image de marque de l’entreprise

oui SEPARATION DE FONCTIONS Apprécier la séparation de fonctions en ce qui concerne : - Responsabilité du magasin - Responsabilité des réceptions - Responsabilité des expéditions - Tenue des fiches de stocks en quantité - Tenue d’inventaire permanent - Responsabilité de l'inventaire physique - Rapprochent inventaire physique/fiche de stocks/inventaire permanent -Approbation des ajustements après inventaire - Identification des stocks obsolescents, invendables

Oui Oui Oui Non Oui Oui Oui

Non Oui

- Détermination des taux de dépréciation - Autorisation de cession ou de destruction des stocks détériorés ou inutilisés

-magasin protégé -réceptions identifiées -expéditions identifiées -risque de manipulations, de vol -on ne peut pas communiquer facilement les quantités des stocks aux services concernés -rend la constatation des mouvements plus compliquée -pas d’historique pour les achats (entrées) et les ventes (sorties) -écart entre inventaire physique te théorique -l’inventaire ne reflète pas l’image fidele des transactions réelles, des mouvements de st-risque de non satisfaction des besoins de la production dans le cas d’un stock insuffisant

Oui

66 | P a g e

- Autorisation des achats de stocks

Oui

- Détermination des prix de revient - Détermination des stocks minimaux et maximaux

Oui

Oui

-risque de dépasser les besoins en cas de stock trop élevé ce qui engendrera des pertes pour l’entreprise

Non

SUIVI DES QUANTITES Enregistrement des mouvements Les mouvements de stocks suivants sont-ils saisis sur des documents standards propres à l'entreprise, au moment où ils ont lieu réception ? transferts vers la production ? transferts inter-ateliers de production ? et transferts de la production vers le magasin de produits finis ? expéditions ? autres mouvements (à préciser) ?

Oui Non Non Oui Déchets : non

Le système de suivi des stocks permet-il d'identifier les stocks en provenance d'autres sociétés du groupe? S'ils existent, ces documents sont-ils utilisés pour mettre à

Oui

-approvisionnent 67 | P a g e

jour  

intergroupe bien contrôlé

les fiches de stocks ? Selon quelle périodicité Oui ?  l'inventaire permanent ? Oui Le mode d'enregistrement de ces documents (ordre numérique, par exemple) permet-Il de s'assurer de Non l'exhaustivité de leur enregistrement sur les fiches de stocks ? Même question s'il existe un inventaire permanent intégré à la comptabilité?

Oui

Les fiches de stocks et l'inventaire permanent sont-ils régulièrement rapprochés ?

Oui

Des fiches de production sont- Oui elles utilisées pour permettre de connaître et de contrôler le stade d'avancement des travaux en cours à n'importe quel moment ? Ces procédures couvrent-elles Oui toutes les catégories de stocks y compris les stocks en consignation ?

-fiches de stocks et inventaire actualisés régulièrement et reflétant la réalité -non exploitation de l’ordre numérique pour l’enregistrement sur les fiches de stocks implique l’utilisation d’une procédure plus compliquée -L’utilisation de l’ordre numérique facilite l’identification et l’enregistrement dans la comptabilité -Minimiser les écarts

-détention d’un stock de travaux en cours -suivi régulier des travaux en cours -quantité des travaux en cours bien déterminée -la séparation des stocks par catégories facilite leur gestion -l’application des procédures sur toutes les catégories facilite également la gestion

CONTRÔLE PHYSIQUE

Les stocks sont-ils comptés physiquement au moins une fois par an en ce qui concerne  

les matières premières et fournitures ? les travaux en cours ?

Oui Oui

-le comptage physique permet de faire la comparaison entre l’inventaire physique et l’inventaire permanent pour s’assurer de la pertinence la quantité enregistrée

Oui 68 | P a g e

 les produits finis ? Si ces comptages se font par inventaires tournants 

existe-t-il un programme qui permet de suivre l'avancement des comptages ? les procédures Utilisées permettentelles de s'assurer que tous les stocks d'un même produit sont comptés en une seule fois ?

Oui

Non

Les mouvements physiques et comptables des Oui produits inventoriés sont-ils arrêtés simultanément pour éviter les écarts d'inventaires dus à des anomalies administratives ? les quantités valorisées en fin d'exercice sont-elles intégralement rapprochées avec le fichier de stock, à cette date ?

-Facilite les comptages -Garde les quantités déjà comptées

Non

-éviter les écarts

-risque de décalage entre la quantité valorisée et la quantité du fichier de stock -risque de vol

Si l'inventaire est exécuté en une seule fois des instructions écrites sont-elles prévues et transmises  au responsable Oui de l'établissement des comptes ?

-enregistrement de l’inventaire par la comptabilité

69 | P a g e

 au personnel participant à l'inventaire ?  aux commissaires aux comptes ? une réunion du personnel participant à l'inventaire est-elle prévue avant le démarrage des comptages pour répondre aux questions concernant les instructions?

Oui

-vérification et contrôle

Oui

-information qui pourrait être utile dans le cadre d’un audit légal ou contrôle interne.

Ces instructions couvrent-elles tous les lieux de stockage ?

Oui



Oui

- la communication des procédures et des instructions à suivre au comptage facilite l’opération -Application des mêmes instructions sur tous les lieux de stockage facilite le comptage pour le personnel

Ces instructions prévoient-elles 

  





un découpage adéquat des zones de stockage permettant une répartition équilibrée entre les équipes ? une identification claire des stocks (étiquettes. . .) ? un double comptage ? une procédure à suivre en cas d'écart entre les deux comptages ? I' identification des stocks détériorés ou à déprécier ? les techniques de mesure pour chaque type d'articles pesage, comptage . . . ?

Oui : 10 zones

-Facilite le comptage et l’organisation des équipes

-bonne gestion des stocks Oui

-éviter le double comptage Oui -minimiser les écarts Oui

Oui

-élimination de ces stocks et constatation de provision

-des techniques de mesure 70 | P a g e



la présence d'un responsable, indépendant de la garde des stocks, chargé de superviser l'inventaire et, en particulier, de s'assurer que tous les stocks sont comptés et ne le sont qu'une fois ? Les feuilles de comptage sontelles :

Non

  

Oui Oui Oui

pré numérotés ? remplies à l'encre? signées par les équipes?

Oui

La séquence numérique des feuilles de comptage est-elle vérifiée ?

Oui

Les feuilles de comptage annulées ou non utilisées sontelles conservées ?

Oui

Lors des comptages, le contenu Oui des cartons, sacs ou autres… la composition des palettes sontils vérifiés ? L'entreprise prélève-t-elle des Oui échantillons pour vérifier la qualité des produits ? Les mouvements de stock sont- Oui ils arrêtés pendant la durée de l'inventaire ?

non adaptées à chaque type d’article -erreur de mesure

-contrôle et vérification des comptages permet de s’assurer de leur pertinence

-la numérotation gère la succession des comptages -le remplissage à l’encre permet une éventuelle modification des chiffres suite à un deuxième comptage -les équipes approuvent les comptages par la signature -identifier une perte ou un vol -servent de pièces justificatives -éviter les manipulations ou l’existence de matières interdites -respect des normes de la qualité -bonne image de marque -satisfaction de la clientèle -pour ne pas perturber l’équipe du comptage

Les quantités relevées lors de l'inventaire sont elles rapprochées  des fiches de 71 | P a g e

stocks ?  de l'inventaire permanent ? Les écarts sont-ils analysés et autorisés par une personne habilitée avant d'être comptabilisés ? Ces écarts sont-ils enregistrés, dans la bonne période sur des fiches de stock ?

Oui

-Minimiser les écarts

Oui

-vérifier la pertinence des quantités enregistres sur les fiches de stocks et sur l’inventaire théorique -identification des causes des écarts

Oui

Non

-les écarts non comptabilisées ne vont pas permettre d’actualiser l’inventaire permanent

Oui

-actualiser l’inventaire permanent

 dans l'inventaire permanent ? Les stocks détenus par des tiers font ils l'objet  de confirmation écrite régulière ?  de contrôles physiques effectués par l'entreprise ? Les stocks détenus pour le compte de tiers sont-ils physiquement isolés et régulière ment contrôlés ? VALORISATION

Oui mais ils ne sont pas isolés

-confusion des stocks de l’entreprise avec les stocks des tiers

Les prix de revient imputés aux stocks comprennent-ils les charges directes? les charges indirectes? Les charges imputées sontelles rapprochées de la comptabilité générale ?

Oui

-le prix de revient permettra l’entreprise de payer l’ensemble de ses charges

Oui

Oui

-Toute charge imputée est comptabilisée pour l’intégrer par la suite dans le prix de revient

Coûts standards 72 | P a g e

Les coûts standards sont-ils revus annuellement Les coûts standards sont-ils correctement établis :  Tous les éléments constitutifs du prix de revient ?  les bonnes quantités ?  les valeurs ?

Oui

-prix de revient reflétant la réalité des charges supportées par l’entreprise.

Oui

Oui Les écarts entre coûts standards et coûts réels sont-ils analysés :  au niveau global ?  par produit ? Les variations de taux d'imputation de la maind'œuvre et des frais généraux sont-elles régulièrement analysées ? Ces taux d'imputation sont ils revus annuellement, en ignorant les changements dus à des variations temporaires d'activité ? Autres méthodes de valorization

Oui Oui

Oui

Oui

Les documents servant à valoriser les stocks à leur coût réel sont-ils conservés pour  Tous les achats?  Toutes les productions? Existe t-il des procédures permettant de s'assurer que tous les mouvements (voir suivi des quantités) sont valorisés ?

-identifier les couts réels pour les intégrer dans le prix du revient

-taux d’imputation reflétant la part des couts de la main d’œuvre dans le cout global

-l’ignorance des variations temporaires d’activités peut donner des taux d’imputation ne reflétant pas la réalité

-standardisation des documents utilizes Oui Oui Oui

-toute entrée ou sortie sera enregistrée dans la comptabilité

73 | P a g e

Les prix de revient obtenus sont-ils contrôlés par rapport à des prix normaux ? Les écarts sont- ils analysés ? STOCKS A DEPRECIER Le système de tenue des fiches de stocks permet-il d'identifier les stocks à écoulement lent ?

Oui

-contrôle des charges de l’entreprise pour ne pas dépasser les prix du marché

La notion d'écoulement lent est-elle clairement définie pour chaque catégorie de produits ?

Non

Les marchandises en mauvais état ou inutilisables sont-elles régulièrement identifiées?

Oui

-aide à la détermination d’une politique d’approvisionnement pour les stocks à écoulement lent -risque de surcharge des stocks car la durée d’écoulement n’est pas bien définie -risque de payer la TVA sur les matières admis temporairement en cas de non écoulement des matières avant 24 mois -pour s’en débarrasser

Oui

-minimiser le risque de perte sur les MP, les TEC, les PF en cas de cession

Oui Oui Non

-risque de perte en valeur du bien cédé au cas où sa valeur de réalisation est inférieure à son coût d’entrée en stock

La valeur brute des stocks estelle régulièrement rapprochée de la valeur probable de réalisation en ce qui concerne

Oui

les matières premières ? les travaux en cours ? les produits finis ? les autres stocks ? La politique de dépréciation des stocks couvre-t-elle  la rotation lente ?  les stocks en mauvais état ?  La valeur de réalisation?

74 | P a g e

Points forts :  L’existence d’un progiciel ERP qui assure la circulation de l’information entre les services.  Les stocks même s’ils ne sont pas protégés ils sont assurés.  La tenue des fiches de stocks se fait par système.  Le rapprochement inventaire physique/inventaire théorique est assuré.  La mise jour des fiches de stocks et de l’inventaire permanent est mensuelle.  Le contrôle physique des stocks est mensuel.  Les comptages se font par zone puis on les rassemble pour faciliter l’opération.  Les zones de stockages sont réparties en 10 zones.  Les prix de revient sont contrôlés par la comptabilité.

Points faibles :        

Pas de fiches de fonctions. Les stocks ne sont pas correctement protégés. Les stocks minimaux et maximaux ne sont pas déterminés. Les mouvements des déchets ne sont pas saisis. Les techniques de mesure pour chaque type d’article ne sont pas identifiées. Les écarts ne sont pas comptabilisés. Les stocks détenus pour le compte de tiers ne sont pas isolés. Les marchandises en mauvais état ou inutilisables sont identifiées en fin d’année seulement.  La politique de dépréciation des stocks ne prend pas en considération la valeur de réalisation.

Service : trésorerie

Question Les séparations de fonctions sont suffisantes

Réponse Les séparations de fonctions ne sont pas suffisantes

Impact -risque de sous estimer l’importance d’une fonction qui pourrait 75 | P a g e

Tous les règlements émis par l'entreprise sont justifiés par des dépenses réelles

Ils sont tous justifiés

Tous les règlements sont  

autorisés transmis à leurs bénéficiaires  comptabilisés  enregistrés sur la bonne période Les dépenses réalisées sont correctement  

évaluées imputées

Oui Oui Oui Oui

affecter le cycle -équilibre entre flux physiques et flux monétaires -règlements bien établis et bien contrôlés permettront de contrôler les sorties d’argent

-permet l’enregistrement des dépenses dans les classes correspondantes Oui Oui

SEPARATION DE FONCTIONS

Apprécier la séparation de fonctions en ce qui concerne : S'il existe un système de double signature: 

les signataires sont-ils indépendants l'un de l'autre?  chaque signataire procède-t-il au contrôle des titres de paiement? 

Oui

Oui

Les titres de paiement vierges (chèques, lettres chèques Oui manuelles ou informatiques, billets À ordre sont-ils conservés dans un coffre ?

-éviter le risque de complicité ou de manipulation. -la signature vient approuver la crédibilité du titre c’est pour cette raison que le signataire est tenu de vérifier les titre avant de procéder à la signature. -éviter le risque de vol et de fraudes.

76 | P a g e

 Leur utilisation estelle contrôlée (suivi des séquences numériques par exemple) ? S'il existe des stocks importants de timbres poste, timbres fiscaux, bons (repas, essence...), font-ils l'objet de contrôles appropriés ?

Oui

Non

-la séquence numérique permet d’identifier les titres déjà émis et ceux non encore émis. -excès de consommation d’essence -plus de charges pour l’entreprise

AUTORISATION DES DEPENSES

Le règlement des dépenses Oui en espèces est-il limité à un montant raisonnable ?

Est-il interdit de payer des Non duplicata de facture ? Les pièces justificatives des dépenses reçoivent elles un «bon à payer» avant émission des titres de règlement ? Ce bon à payer est-il :  Donné par des personnes autorisées ?  Donné uniquement si les pièces ont fait l’objet de tous les contrôles prévus par la procédure (voir contrôle des factures) ? Les signataires du bon à payer et des titres de paiement disposent-ils de

Oui

Oui

-l’entreprise ne règle pas ses fournisseurs en espèce pour éviter de détenir des sommes d’argent colossales dans ses coffres et pour faciliter également la procédure de règlement. -double paiement des factures -le bon à payer sert de pièce justificative pour tout règlement. -éviter qu’ils tombent dans les mains des manipulateurs.

Oui

Oui

-l’information et les documents nécessaires sont communiqués au signataire 77 | P a g e

tous les éléments nécessaires pour vérifier que les contrôles ont été bien faits (commandes, bons de réception, facture….) ? Procèdent-ils à des Oui sondages ? Les signataires des titres de Oui paiement ont-ils les moyens de vérifier que le bon à payer a été donné par une personne autorisée (spécimens de signature, liste des délégations de pouvoir…) ? La déduction des acomptes, Oui avoirs…est-elle vérifiée avant signature du titre de paiement ? CONTROLE DES PAIEMENTS

Les titres de paiement sontils rapprochés avec les pièces justificatives lors de la signature des titres en ce qui concerne : Oui  Les montants  Les Oui bénéficiaires  Le report sur Non les talons  Les échéances Non Les signataires des titres de paiement ou le caissier annulent-ils les factures Oui payées pour éviter les doubles paiements (si l’entreprise paye sur relevé, toutes les factures qui figurent sur le relevé doivent être annulées) ? Les soldes des comptes Oui fournisseurs sont-ils analysés

pour faire un contrôle efficace

-Pour s’assurer de leur capacité à bien accomplir cette mission -Contrôle des bons à payer établis

-bénéficier des acomptes et des avoirs dont l’entreprise a droit

-payer les montants dus -régler aux bénéficiaires -risque d’erreurs plus élevé - des échéances de paiement différentes peuvent créer des conflits entre l’entreprise et son fournisseur -éviter les doubles paiements

-identifier les doubles 78 | P a g e

régulièrement pour identifier les doubles règlements ? Les titres de paiement sontils envoyés aux bénéficiaires directement par le signataire sans repasser par la comptabilité ? Pour les paiements en espèces, est-il exigé un reçu ?

règlements Non

-l’intermédiation de la comptabilité permet de contrôler et d’enregistrer

Oui

-sert de pièce justificative

Les traites sont-elles soumises à acceptation ?

Oui

-procédure des traites respectée

L’émission des chèques en blanc (valeur, bénéficiaire et /ou date) sont-ils interdits ? Les chèques erronés sont-ils annulés et conservés pour éviter leur réemploi ?

Oui

-éviter le risque de fraude

Oui

- éviter le risque de fraude

Contrôle-t-on les effets retournés après paiement ?

Non

L’entreprise n’a pas d’impayé ce qui contribue positivement à son cycle achat

S’il existe un système de double signature :  Les Oui signataires sont-ils indépendants l’un de l’autre ?  Chaque Oui signataire procède-t-il au contrôle des titres de paiement ? Les titres de paiement vierges (chèques, lettres chèques manuelles ou informatiques, billets à ordre sont-ils conservés dans un

Oui

-responsabilisation de chacun

-identifier toute fraude ou manipulation

-contrôler leur utilisation -autoriser leur utilisation

79 | P a g e

coffre ? Leur utilisation est-elle contrôlée (suivi des séquences numériques par exemple) ?

Oui

S’il existe des stocks importants de timbres postaux, timbres fiscaux, Oui bons (repas, essence…), Non font-ils l’objet de contrôles appropriés ? ENREGISTREMENT DES PAIEMENTS :

-identifier les titres utilisés et ceux non encore utilisés à l’aide de la séquence numérique -utilisation des timbres contrôlés -excès d’utilisation des bons de repas et d’essence

Le système permet-il de s'assurer que tous les -comptabilité bien établie    

chèques traites billets à ordre paiements en espèces sont comptabilisés et correctement imputés dans la bonne période ?

Les personnes chargées de l'imputation des paiements disposent elles de listes des comptes fournisseurs à jour ? Les imputations portées sur les paiements sont-elles vérifiées avant enregistrement? En fin de période. la comptabilité est-elle informée des derniers numéros de titres de paiements utilisés? La comptabilité s'assure-telle que tous les titres de

-comptabilité reflétant la réalité des dépenses et des règlements effectués par la trésorerie Oui Oui

Oui

Oui

Oui

-adéquation paiements/comptabilité en ce qui concerne la liste des comptes fournisseurs -contrôle et vérification des comptes utilisés pour éviter toute erreur ou toute imputation dans des comptes non adéquats -exploitation de la séquence numérique pour contrôler les paiements

-respect du principe de l’image fidèle 80 | P a g e

paiements émis sur la période ont été comptabilisés? Les traites sont-elles également enregistrées sur un échéancier ?

Cet échéancier est-il régulièrement rapproché avec le compte collectif "effets à payer" ?

Oui

Oui

-l’échéancier permet à l’entreprise d’encaisser de l’argent auprès de ses clients puis régler ses fournisseurs -annulation des comtes effets à payer pour lesquels l’échéance est atteinte

Points forts :             

tous le règlements sont autorisés et comptabilisés. La plupart des fonctions de la trésorerie sont assurées. Le contrôle des talons des chèques est mensuel. Pas de règlement fournisseurs espèce. La réception d’un bon à payer est obligatoire avant émission des titres de règlement. Le bon à payer doit porter le cachet et le nom du responsable. Le lettrage des factures se fait sur système. Les soldes des comptes fournisseurs sont analysés en fin de mois. Les chèques erronés sont conservés par la comptabilité. L’entreprise n’a pas d’impayé. Rapprochement bancaire mensuel. Contrôle talons. La mise à jour de la lise des comptes fournisseurs se fait sur système.

Points faibles :    

La séparation des fonctions n’est pas suffisante. Les bons de repas et essence ne sont pas contrôlés. Le paiement des duplicata de facture n’est pas interdit. Les titres de paiement ne sont pas rapprochés avec les pièces justificatives en ce qui concerne le report sur les talons et les échéances.

Section 3  : propositions et recommandations. 81 | P a g e

1-Recommandations adressées au service achats :  Mettre à jour le manuel des procédures par le collecte de données liées à chaque procédure et en faisant le benchmarking des entreprises opérantes dans le même secteur d’activité.  Définir les responsabilités du délégué et informer les subordonnés de toute décision de délégation.  Pour éviter les retards de livraison nous proposons de créer une fiche dans laquelle nous mettons les rubriques suivantes : Fournisseur

Nombre de jours de retard

nombre de fois

Une fois le nombre de retard dépasse 5 l’entreprise doit renoncer à faire des transactions avec le fournisseur en question sinon procéder à le pénaliser.  La comptabilité doit recevoir les bons de retour.  Accorder plus d’importance à la qualité des matières reçues.  Création d’un service d’audit interne pour assurer un contrôle périodique des procédures d’achat.  La même procédure proposée pour le retard des livraisons doit être appliquée pour le retard dans la réception des factures avec un seuil de 10 retards. 2-Recommandations adressées au service réception:  Faire un contrôle rigoureux sur la qualité des matières reçues et procéder à la pénalisation des fournisseurs qui ne respectent pas les normes de la qualité.  Veiller à ce que tous les bons de retours soient établis pour toutes les anomalies.  Contrôler plus efficacement les comptes avoirs en termes de quantités et de prix. 3-Recommandations adressées au service comptable :  La comptabilité doit recevoir tous les bons de retour pour pouvoir établir et comptabiliser des avoirs.  Réclamer les numéros manquants en effectuant un contrôle rigoureux.  Demander des avoirs pour chaque litige.  Les provisions doivent être saisies suite à une procédure : son montant devrait intégrer tous les fournisseurs qui ont déjà eu des retards de livraison. 4-Recommandations adressées au service des stocks : 82 | P a g e

 Elaborer une fiche pour chaque fonction dans laquelle on détermine avec précision les compétences requises pour la fonction ainsi que les responsabilités y afférentes.  Intégrer un système d’alarme efficace pour mieux protéger les stocks.  Déterminer une quantité minimale et une maximale des stocks à détenir en se basant sur des donnés précédentes des quantités détenues par l’entreprise ces derniers mois et sur les prévisions.  Saisir les mouvements des déchets pour pouvoir les exploiter dans d’autres activités (recyclage, chauffage, vente…)  Identifier la technique de mesure pour chaque type d’article pour pouvoir les valoriser correctement.  Comptabiliser les écarts pour les ajuster par la suite.  Isoler les stocks détenus pour le compte des tiers pour ne pas les confondre aves les stocks de l’entreprise.  Identifier les marchandises en mauvais état au cours de l’exercice pour s’en débarrasser et libérer de l’espace.  Etablir des provisions pour la valeur de résiliation. 5-Recommandations adressées au service trésorerie :  Intégrer plus de fonctions avec un responsable pour chaque fonction.  Contrôler l’utilisation des bons de repas et d’essence en utilisant une fiche dans laquelle on met : Bénéficiaire

Type de bon

Nombre de bons utilizes

 Interdire le paiement des duplicatas  Faire un rapprochement des titres de paiement avec les pièces justificatives en ce qui concerne le report sur les talons et les échéances.

La partie pratique constitue le résultat d’un essai d’audit du cycle achat de la SME FANTASIA à l’aide d’un questionnaire qui a servit de moyen de collecte d’informations auprès des services qui rentrent dans le cadre du cycle achat, l’analyse des résultats a montré à quel point les procédures du cycle ont été respectées et a aidé également à formuler des propositions et des recommandations pour améliorer les procédures appliquées en vigueur.

83 | P a g e

Conclusion générale Aujourd’hui, parmi les défis que les entreprises se trouvent obligées de confronter, est celui de l’assurance des ressources externes et plus particulièrement la matière première qui est liée directement à l’activité de l’entreprise. De ce fait, nous pouvons dire que c’est presque la deuxième raison –après celle de la recherche de la main d’œuvre moins cher- qui pousse les entreprises à chercher d’autres marchés dans des pays étrangers, afin de garantir leurs ressources en matières premières. Néanmoins, dans un marché où la concurrence ne cesse de s’intensifier, être proche des ressources externes ne suffit pas pour pouvoir vendre. Mais aussi, il faut une bonne gestion du processus achat : depuis la phase de l’expression du besoin jusqu’à la phase du paiement des factures. C’est pour cette raison que les entreprises tendent, ces dernières décennies, à introduire des nouvelles missions dans son processus de fonctionnement en général, à savoir la mission d’audit interne. En effet, l’auditeur 84 | P a g e

interne a pour mission de d’auditer, non seulement la fonction achats, mais aussi l’ensemble des services constituant l’entreprise. Comme nous l’avons déjà démontré, le cycle achat-fournisseur est un cycle très complexe puisqu’il est en relation perpétuelle avec les différents services de l’entreprise. De ce fait, les managers des entreprises se doivent de lui donner une importance à la hauteur du rôle que joue et qui va jouer dans le futur où les ressources seront moins abondantes. Finalement, il semble obligatoire de signaler qu’il y a un manque relatif de réflexion dans le cadre de la fonction achat et son rôle dans la performance de l’entreprise (peu d’ouvrages ont effectivement traité ce sujet).Mais notre travail met en exergue l’importance de cette fonction et en même temps le faible intérêt que les directions générales portent encore à ce sujet. Ceci se reflète clairement dans les failles que nous avons détectées en élaborant ce travail.

85 | P a g e

Bibliographie « Audit et commissariat aux comptes », Alain Mikol, Edition 2010. « Le manuel des achats : processus, management, audit », Roger PERROTIN, François SOULET DE BRUGIERE. Mémoire de 3ème cycle d’Edgar G.A POPSSI-MANZIMBA. http://www.memoireonline.com/07/08/1263/m_l-audit-de-la-fonctionapprovisionnement.html http://fr.scribd.com/doc/30335015/audit-achat

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Table des matières

Dédicaces .....................................................................................................................1 Remerciements...............................................................................................................2 Avant- propos.................................................................................................................3 Plan du rapport...............................................................................................................4 Introduction générale.....................................................................................................5 Cadre Conceptuel...........................................................................................................8 PartieI:présentation préliminaire………………………………………………………9 Introduction....................................................................................................................9 Chapitre1:présentation de la fonction audit................................................................9 Section 1 : Définition du concept et étapes du fonctionnement…………………..9 1- Définition, utilité et objectifs de l’audit ……………………………………9 1-1 Définition et origines du concept ……………………………………...9 1-2 Apports de l’audit…………………………………………………......11  1-3Objectifs de l’audit…………………………………………………….15 2 -Etapes à suivre dans la réalisation d’un audit……………………………..16 Section 2 : Typologie de l’audit………………………………………………...18 1- Audit interne (audit par cycle) …………………………………………….18 1-1 définition de l’audit interne …………………………………………....18 1-2 objectifs de l’audit interne……………………………………………...20 2 -Audit externe……………………………………………………………….21  2-1 Définition de l’audit externe…………………………………………...21   2-2 Objectifs de l’audit externe…………………………………………….23 3-Audit légal…………………………………………………………………...25 4-Audit contractuel…………………………………………………………….26 Chapitre 2 : présentation de l’audit du cycle achat………………………………...26 Section 1 : composantes du cycle achat…………………………………………26 1-Expression du besoin………………………………………………………...28 2-Consultation des fournisseurs………………………………………………..28 3-Passation de la commande…………………………………………………...29 4-Réception de la marchandise………………………………………………...30 5-Réception et traitement de la facture………………………………………...31 6-Règlement des factures………………………………………………………31 Section 2 : les services à auditer dans le cadre de l’audit cycle achat…………..32 1-Services initiateurs de la commande…………………………………………32 2-Service achats………………………………………………………………...33 3-Service réception……………………………………………………………..33 4-Service stocks………………………………………………………………...33 5-Service comptable …………………………………………………………...33 Conclusion……………………………………………………………………………33 Mise en application…………………………………………………………………...34 Partie II : Champ d’application et essai d’audit du cycle achat………………………35 Introduction…………………………………………………………………………..35 87 | P a g e

Chapitre1 : Présentation de l’entreprise d’accueil…………………………………35 Section 1 : Historique………………………………………………….……...36 Section 2 : Fiche technique…………………………………………….……..38 Section 3 : Organigramme…………………………………………….……...39 Chapitre 2 : Essai d’audit du cycle achat………………………………….……...48 Section 1 : prise de connaissance au moyen d’un questionnaire et des entretiens…………………………………………………………………………….48 1-procédures achats locaux…………………………………………………48 2-procédures achats importés………………………………………………49 Section 2 : analyses des résultats……………………………………………..51 1-Organisation générale………………………………………………….....52 2-Service achats………………………………………………………….....54 3-Service comptabilité…………………………………………………...…61 4-Service réception……………………………………………………...….66 5- Service stock………………………………………………………….....69 6-Service trésorerie……………………………………………………...….81 Section 3 : propositions et recommandations………………………………....87 1-recommandations adressées au service achats…………………………...87 2-recommandations adressées au service réception ……………………….88 3-recommandations adressées au service comptabilité…………………….88 4-recommandations adressées au service stocks…………………………...89 5-recommandations adressées au service trésorerie………………………..89 Conclusion…………………………………………………………………………..90 Conclusion générale………………………………………………………………...91 Bibliographie………………………………………………………………………..92 Table des matières......................................................................................................93 Annexes

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Annexes

89 | P a g e

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91 | P a g e