DIAPOS - Audit Des Cycles [PDF]

Zitiervorschau

Cycles de gestion courante

1-contrôle interne 2-Contrôle des comptes

1

Système de contrôle interne : Gestion Courante

STOCKS VENTES CLIENTS

ACHATS FOURNISSEURS

CYCLES IMMOBILISATIONS

PAIE PERSONNEL

2

Système de contrôle interne : Gestion Courante

STOCKS VENTES CLIENTS

ACHATS FOURNISSEURS

CYCLES IMMOBILISATIONS

PAIE PERSONNEL

3

Objectifs du contrôle interne du Cycle Achat fournisseurs 

Tous les achats sont saisies et enregistrés (exhaustivité)



Toutes les factures enregistrées correspondent à des achats réels effectués (réalité)



Tous les achats enregistrés sont correctement évalués



Tous les achats sont enregistrés dans la bonne période



Tous les achats ainsi que les charges connexes sont correctement imputés, totalisés et centralisés



Tous les paiements sont autorisés et correctement enregistrés. 4

Phases du cycle Achats-fournisseurs Déclenchement de la commande     Acceptation et traitement des livraisons

Enregistrement des dettes

Paiement des factures

5

Déclenchement de la commande

6

Objectif du contrôle interne

Donner l'assurance que les commandes correspondent aux besoins de l'entreprise (Quantités et qualités optimales).

7

Risques potentiels     

Le déclenchement d’achat à des prix > au marché. Le déclenchement d’achat par une personne non habilité. Le déclenchement d’achat en l’absence d’une trésorerie suffisante. Le recours à des fournisseurs qui ne présentent pas de garanties suffisantes. Rupture de stock ou sur stockage … 8

Organisation du contrôle interne 

Une DA est établie par les services demandeurs



Un BC est établi, sur des exemplaires standards et pré numérotés, à partir des DA



Les personnes autorisées à émettre des bons de commande sont désignées par écrit et un montant maximum autorisé est défini;



Les quantités à commander sont déterminées en fonction des besoins de l'entreprise.



Une procédure de sélection des fournisseurs bien définie 9

Acceptation et traitement des livraisons

10

Objectif du contrôle interne Garantir que : -

Les délais de livraison sont respectés;

-

Les livraisons correspondent à une demande effective;

-

Les livraisons sont faites selon les spécifications de la commande. 11

Risques potentiels  Constitution de stocks inutiles

pléthoriques )

(stocks

 Rupture de stock  Réception de biens endommagés  Défaut

d’ enregistrement des réceptions. 12

Organisation 

Un BE (ou BR) pré­ numérotés est établi pour chaque réception ;



Les livraisons ne doivent être acceptées que si la réception correspond à un BC



Contrôle de spécification et de quantité par rapprochement entre le BC et BR



Contrôle de qualité de la marchandise



Les vérifications doivent être matérialisées sur le BR. 13

Enregistrement des dettes

14

Objectif du contrôle interne

Garantir que : - Les dettes sont constatées au fur et à mesure des réceptions - La comptabilité est correctement organisée pour traiter ces opérations.

15

Risques potentiels  Perte des factures reçues  Difficultés de recensement

des factures non

parvenues  Retards de traitement des factures  Défaut d’ enregistrement des factures .

16

Organisation 

La comptabilité doit détecter les Mses reçues pour lesquelles aucune facture n'est encore parvenue



La comptabilité doit être organisée pour éviter : - la perte des factures fournisseurs - les retards de règlement



Un Rapprochement : Facture/BC/BR avant enregistrement



Vérification arithmétique de la facture



Imputation comptable correcte des montants



Suivi et enregistrement des avoirs.

17

Paiement des factures

18

Objectif du contrôle interne S’assurer que : - Les factures sont contrôlées avant mise en paiement - La mise en paiement est dûment autorisée

19

Risques potentiels  Prestation non satisfaisante, non réalisée, ou

qui ne concerne pas l’ entreprise

 Le paiement

validées. 

 Factures

avec retard de factures

payées plusieurs fois. 20

Organisation



La mention "bon à payer" n'est portée sur l'originale de la facture qu'après comparaison de celle-ci avec les BR.



Les factures doivent être conformes à la commande et correspondre à une livraison effective



Les factures sont payées dans les délais contractuels et ne sont payés qu’une seule fois

21

Système de contrôle interne : Gestion Courante

STOCKS ACHATS FOURNISSEURS

VENTES CLIENTS

CYCLES IMMOBILISATIONS

PAIE PERSONNEL

22

Risques du contrôle interne 

Non enregistrement des factures ou avoirs émis



Non enregistrements de certains encaissements sur ventes.



Facturation d’opérations de ventes fictives (non effectuées)



Ventes effectuées à des conditions non autorisées



Émission d’avoirs non justifiés



Non détection d’erreurs sur les factures et sur les avoirs



Ventes effectuées à des clients insolvables



Erreurs d’imputation comptables 23

Phases du cycle et services intervenants Approbation des crédits Administration des ventes Magasin/Expédition Facturation Comptabilité

24

Approbation des crédits Administration des ventes Magasin/Expédition Facturation Comptabilité

25

Mission : * Autorisation des crédits * Contentieux

contrôle interne :  - Analyser

la solvabilité

 - Fixer les limites de crédit à autoriser  - Fixer les délais maximums de paiement 26

Approbation des crédits Administration des ventes Magasin/Expédition Facturation Comptabilité

27

Mission :Traitement et suivi des commandes contrôle interne  Enregistrement chronologique des commandes 

Approbation des conditions de la commande

 Transmission d’exemplaires de BC aux autres services

intervenants. 28

Approbation des crédits Administration des ventes Magasin/Expédition Facturation Comptabilité

29

Mission : * Gestion de stocks * Expédition des commandes contrôle interne : 

S’assurer qu’aucune marchandise ne soit livrée sans autorisation (ordre de livraison)



Établissement des bons de livraison



Transmission d’exemplaires de BL aux autres services intervenants (Facturation /comptabilité..) 30

Approbation des crédits Administration des ventes Magasin/Expédition Facturation Comptabilité

31

Mission : Préparation et établissement des factures contrôle interne : Politique de remises et d’escomptes bien définie  Contrôle des documents reçus avant facturation  Factures en plusieurs exemplaires pré numérotés  Transmission des Exp. Factures aux intéressés : clients/ comptabilité.. 

32

Approbation des crédits Administration des ventes Magasin/Expédition Facturation Comptabilité

33

Mission :

Enregistrement au journal des ventes Assurer le suivi comptable des clients contrôle interne : 

- Contrôle et vérification arithmétique avant enregistrement



- Enregistrement séquentiel et journalier



- Enregistrement des règlements clients



- Édition des balances clients pour détecter les arriérés de paiement



- Évaluation des provisions pour dépréciation 34

Système de contrôle interne : Gestion Courante

STOCKS VENTES CLIENTS

ACHATS FOURNISSEURS

CYCLES IMMOBILISATIONS

PAIE PERSONNEL

35

OBJECTIFS DU CONTRÔLE INTERNE 

S'assurer que tous les mouvements de stocks sont saisis et enregistrés correctement.



S'assurer que les stocks enregistrés existent, appartiennent à l'entreprise et protégés.



S'assurer que les stocks sont correctement évalués. 36

EXHAUSTIVITÉ, RÉALITÉ ET EXACTITUDE DES ENREGISTREMENTS

Procédure Envisageable

37



Mise en place de documents standard prénumérotés pour suivre les mouvements de stocks : - Réceptions, - Transfert vers la production, - Transfert inter ateliers et inter usines - Transfert vers les magasins de produits finis, - Expéditions



Utilisation de ces documents standards pour la mise à jour des stocks comptables et suivi des séquences



Rapprochement régulier des quantités théoriques avec le stock physique.



Identification régulière des stocks détériorés ou périmés et mise en place dune procédure de mise au rebut. 38

APPARTENANCE À L'ENTREPRISE

Procédure Envisageable

39



1- Contrôle physique des stocks : inventaires tournants périodiques inventaire physique annuel



2- Procédures d'inventaire physique claires et fiables



3‑ Suivi spécifique des stocks détenus par des tiers et des stocks détenus pour le compte de tiers.



4- Contrôle de d'accès aux zones de stockage.



5‑ Qualité des conditions de stockage.



6‑ Couverture d'Assurance…. 40

VALORISATION

Procédure Envisageable

41

 1- Description claire des méthodes d'évaluation :

nature des coûts directs, nature des coûts indirects. 

2- Description et justification des règles d'imputation pour les coûts indirects .



3‑ Utilisation des fiches de production permettant le suivi des travaux en cours et leur valorisation ultérieure. 42

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ACHATS FOURNISSEURS

CYCLES IMMOBILISATIONS

PAIE PERSONNEL

43

Objectifs du contrôle interne  S’assurer que les séparation des fonctions sont

suffisantes.  Toutes

les charges relatives au personnel sont enregistrées.

 Charges relatives au personnel sont réelles,

correctement évaluées, et concernent l’entreprise. 44

Risques du contrôle interne

45



Non enregistrement de salaires ou de rémunérations dues aux personnel.



Non enregistrement des charges sociales sur les rémunérations.



Mauvaise imputation aux coûts de revient.



Paiement de personnel fictif ou paiement de salaires pour des travaux non effectués.



Erreurs au niveau des calculs de la paie



Fraudes … 46

PROCEDURES ENVISAGEABLES POUR SE PREMUNIR CONTRE CES RISQUES

47

Le processus de la paie  ORDONNANCEMENT Fixation des bases de la rémunération

Etat des effectifs

Durée du travail

Éléments complémentaires

Calculs et édition des documents

PAIEMENT Salaires

Charges

COMPTABILISATION Comptabilité Paye

Déclarations

48

Analyse des bases de la rémunération   Vérification de l’adéquation du salaire des

embauchés à celui du poste qu’ils occupent;  Mise à jour des fichiers et dossiers de personnel;  Examen des applications des augmentations collectives et individuelles.

49

Vérification des effectifs : contrôler si les personnes à qui sont versés les salaires appartiennent bien à l’effectif, ou encore sont réellement présentes

50

Contrôle des temps de travail  Analyser l’existence et de l’application des procédures de recueil de l’information concernant les heures d’entrée, de sortie, des prises de poste de travail, ainsi que le nombre d’heures supplémentaires.

51

Les éléments complémentaires : Contrôler Les éléments complémentaires qui comprennent les primes liées à la production, celles tenant au poste ou à la situation personnelle de l’intéressé, les retenues diverses, (prêts, saisies, avances, acomptes, etc.).

52

Calculs et édition des documents

Le contrôle des calculs est largement facilité lorsque des états de paie détaillés sont édités, permettant ainsi de remonter facilement d’une paie individuelle à l’ensemble du journal de paie

53

2- Contrôle des paiements  Cette étape concerne l’examen des procédures de paiement des salaires nets, des avances, et de versement des charges à des organismes.

54

3- COMPTABILISATION Tous comme les rôles de comptable et d’ordonnateur doivent être séparés, la comptabilisation ne devrait pas être assurée par les mêmes personnes qui s’occupent de l’établissement ou du contrôle de la paie.

55



Recensement de tous les éléments des contrats de travail par nature en identifiant les éléments variable de la paie (primes, indemnités...)

  

Procédures assurant la liaison entre le service de personnel, le service paie et la comptabilité

  

Procédure de recensement des absences par le service paie.

  

Rapprochement mensuel des heures travaillées et des heures payées 56



Les opérations suivantes sont soumises à une autorisation : - Embauche. - Renvoi. - Modification du salaire - Octroi de prêt …



Les données permanentes de la paie sont rapprochés régulièrement des fichiers individuelles.

  

L’accès au fichier du personnel est suffisamment protégé.

57



Les modifications des fichiers servant à la préparation de la paie sont identifiées et approuvées par un responsable.



Les données variables ( heures supplémentaires, commissions …) sont approuvées par un responsable avant paiement .



Les fiches de paie font-elles l’objet d’un contrôle indépendant, au moins par sondage, permettant de vérifier que les bases et les taux utilisés sont correctes, de même que les calcules?.

58

Système de contrôle interne : Gestion Courante

STOCKS VENTES CLIENTS

ACHATS FOURNISSEURS

CYCLES IMMOBILISATIONS

PAIE PERSONNEL

59

objectif du contrôle interne 

S’assurer que toutes les immobilisations, ainsi que les charges et revenus connexes, sont enregistrés (exhaustivité).



S’assurer que les immobilisations, ainsi que les charges et revenus correspondant, sont réels, appartiennent à l’entreprise et correctement protégés.



S’assurer que les immobilisations, ainsi que les charges et produits correspondant, sont correctement évalués.

60

PROCEDURES ENVISAGEABLES

61



Existe-t-il des règles précises d’imputation des dépenses en charges ou en immobilisations ?



Les cessions a- font –elles l’objet d’autorisation ? b- sont-elles communiquées sans délai à la comptabilité ?



Des documents pré numérotés sont–ils utilisés pour informer la comptabilité :de la réception des immobilisations ?qu’ils sont tous comptabilisés ?



la comptabilité s’assure-t-elle :qu’elle reçoit tous les documents ? qu’elle les comptabilise tous ? 62



Les réceptions d’immobilisations font-elles l’objet de procès verbaux de réception ?



Le fichier des immobilisations est-il régulièrement rapproché des existants physiques ?



Les cessions et mises en rebuts sont-elles accompagnés de factures de vente ou d’avis de destruction ?



L’accès aux actifs qui peuvent être facilement déplacés est-il contrôlé ?



Les immobilisations sont –elles couvertes par une assurance ? 63



Les règles d’évaluation des immobilisations acquises ou produites par l’entreprise sont-elles conformes aux principes et aux règles en vigueur ?



La politique d’amortissement est-elle fondée sur une estimation réaliste de la durée normale d’utilisation des immobilisations ?

64

Contrôle des comptes  Finalité du contrôle des comptes  Modalités de contrôle des comptes ( Tests d’audit comptable)

65

Finalité du contrôle des comptes Exprimer une opinion motivée sur la régularité et la sincérité des comptes de l’entreprise par référence aux critères de qualité suivants: * Exhaustivité * Réalité * Propriété * Valorisation * Imputation * Spécialisation * Centralisation

66

Tests d’audit comptable de base * Actif immobilisé * Ventes et Créances d’exploitation * Achats et dettes d’exploitation * Stocks et valeurs d’exploitation * Charges de personnel * Trésorerie 67

Contrôle des comptes Actif immobilisé 

Quelques tests :

  1- Obtenir le tableau des mouvements des immobilisations et vérifier les soldes d’ouverture avec les comptes de l’exercice précèdent. 2- Vérifier les mouvements de l’exercice avec les justificatifs. 3- Passer en revue les comptes de charges et s’assurer que qu’aucun élément, qui aurait du être comptabilisé en immobilisations n’a été passé en charge. 4- Si l’entreprise procède à un inventaire physique :  •       Assister à l’inventaire et examiner les procédures suivies.  •       Vérifier que les ficher et les comptes sont mis à jour.  •       Obtenir des explications pour tout écart important.  

68

Contrôle des comptes Actif immobilisé (suite) 5

-Vérifier les titre de propriété des immobilisations corporelles (terrains, constructions….)

  6 - Vérifier l’existence physique des immobilisations corporelles (à l’intérieur de l’entreprise et chez les tirs détenteurs des dites immobilisations).   7- Vérifier l’exactitude des calculs arithmétique du fichier des immobilisations.   8- Vérifier les principales acquisitions de l’exercice physiquement et avec des contrats, procès verbaux du conseil d’administration, des budgets d’investissement et des pièces justificatives (commandes, factures, paiement). 69

Contrôle des comptes Actif immobilisé (suite) 9- Pour les acquisitions, s’assurer que les frais de transport, droits de douane et les frais d’installation et de montage sont immobilisés (en immobilisations corporelles).   10- Vérifier les principales cessions de l’exercice avec les documents justificatifs (facture, autorisation, encaissement du prix, certificat de destruction...) et contrôler la comptabilisation des plus ou moins values correspondants aux éléments cédés. 11- Pour les amortissements, vérifier que les taux utilisés sont appropriés et sont les mêmes que ceux de l’exercice précèdent.   12- Vérifier l'existence et la propriété des immobilisations financières comptabilisées, à l'aide de confirmation directe auprès des sociétés émettrices des titres ou auprès des intermédiaires. 70

Exemples d’irrégularités comptables Nature de l’erreur

Remarque

- Immobilisation en non valeur Frais préliminaires et Charges à répartir non inclus dans les immobilisations en non valeurs

Comptablement et fiscalement, les frais préliminaires et charges à répartir doivent être immobilisés

Amortissements des frais prél. Et charges à Répartir dépassant les cinq années

Ces immobilisations en non valeurs doivent être amorties sur une durée de cinq années.

71

Exemples d’irrégularités comptables Nature de l’erreur

Remarque

II s'agit du cas d'omission pure et Immobilisations corporelles : Nouvelles acquisitions non inscrites en simple de l'enregistrement immobilisat. Frais accessoires non imputés au coût d'entrée

Erreur fréquente: passation des frais accessoires en charges.

Sorties ou mises au rebut non constatées comptablement

Maintien en immobilisations d'actifs qui ne sont plus exploités par l'entreprise.

Immobilisations constatées en charges. Mauvaise appréciation du caractère immobilisable d’une acquisition Amortissement d'une immo. non amortissable

Cas fréquent lors de l'acquisition d'un terrain construit. 72

Exemples d’irrégularités comptables Nature de l’erreur

Remarque

immobilisation financières : Absence d'enregistrement de toutes les acquisitions et cessions de titres.

Omission de l'acquisition de titres en raison d'avis bancaires non parvenus.

Mauvaise évaluation des provisions pour dépréciation.

Insuffisance ou excès dans l'appréciation du risque.

Non constatation des produits financiers.

Erreur fréquente quand le service comptable ne reçoit pas le PV de l'AGO des filiales et participations

Non constatation des produits financiers sur la bonne période.

Constatation des dividendes en produits lors de leurs versements 73

Contrôle des comptes Ventes et Créances d’exploitation 1- Appliquer la procédure de confirmation directe. 2- Analyser quelques ratios significatifs et leurs variations par rapport aux exercices antérieurs 3- Pointer la balance clients avec les comptes individuels. 4- Pointer l'ensemble des comptes concernés avec le grand­ livre 5- Vérifier le respect de la séparation des exercices 6- Vérifier la correcte évaluation des créances * créances libellées en devises * provisions pour dépréciations des créances douteuses

7- Analyse des effets à recevoir (examen physique, cirularisation..)

74

Exemples d’irrégularités comptables Nature de l’erreur

Remarque

Ventes non enregistré comptablement

omission de l’enregistrement d’une facture

Ventes enregistrées en double

Facture saisie doublement

Avoirs non comptabilisés

Retour physique de marchandises non comptabilisé

Non comptabilisation des ventes Livraison non prise en compte dans la bonne période sur la bonne période Insuffisance ou excès des Mauvaise évaluation de la provisions pour dépréciation des dépréciation des comptes clients créances 75

Contrôle des comptes Achats et dettes d’exploitation 1 -Comparer la balance des comptes individuels avec celle des

exercices précédents et enquêter sur les changements inattendus 2 -Vérifier la séparation des exercices en examinant le journal des achats; les bons de réception; les factures de fournisseurs sur des périodes précédant et suivant immédiatement les dates de clôtures et vérifier que les opérations ont été comptabilisées sur le bon exercice 3- Effectuer une recherche des passifs non enregistrés à la date de l’inventaire, les factures fournisseurs reçues et non enregistrées 4- Procéder à une confirmation directe des soldes fournisseurs et effets à payer

76

Contrôle des comptes Achats et dettes d’exploitation (suite) 5- Pointer le solde du compte fournisseurs et comptes rattachés avec le grand livre et les comptes annuels 6- Vérifier que les comptes fournisseurs débiteurs correspondent à des avances et acomptes versés et sont classés à l’actif du bilan  7- S’assurer que les dettes en devises sont converties au taux de clôture et que la différence de change figure dans le compte « écart de conversion actif ou passif »

77

Exemples d’irrégularités comptables Nature de l’erreur

Remarque

Double comptabilisation des factures reçus

Factures non cachetées après enregistrement

Factures non enregistrées

Absence de suivi des factures reçues

Fin d’exercice :

Non respect de la séparation des exercices

- Mses reçues

/charges non enregistrées -Facture enregistrée mais Mses non reçues

Non actualisation des dettes en monnaie Règles d’évaluation non étrangère respectées Absence de comptabilisation des factures d’avoir

Absence de suivi des 78 factures d’avoir reçues

Contrôle des comptes

Stocks

1- assister à l’inventaire physique et vérifier si les procédures de comptages sont bien appliquées 2- pour les stocks détenus par des tiers ou pour des tiers appliquer la procédure de confirmation directe 3- vérifier que les règles et les méthodes d’évaluation des stocks sont appliquées conformément aux règles comptables et fiscales. 4- vérifier le caractère raisonnable des provisions pour dépréciation. 5- s’assurer que la couverture d’assurance sur les stocks est suffisante 79

Exemples d’irrégularités comptables Nature de l’erreur

Remarque

Une partie du stock physique non inventorié et comptabilisé

Omission de comptage d’un stock

Mauvaise évaluation des stocks

Erreurs de calculs

Utilisation d’une méthode d’évaluation non admise

Règles fiscales non respectées

Insuffisance ou excès de la Mauvaise évaluation des provision pour dépréciation stocks à l’inventaire 80

Contrôle des comptes Charges de personnel  1-

Obtenir le détail des comptes de charges et de tiers concernés et expliquer les variations par rapport à l'exercice précédent ;

2- Étudier l'évolution des montants mois par mois, ainsi que les écarts par rapport aux prévisions et en expliquer les causes, 3- Pointer les montants des journaux de paie aux déclarations.   4- Pointer les montants au grand-livre avec les journaux de paie (rémunérations dues, retenues Sécurité Sociale ou autres, acomptes ...) 5- Rapprocher le montant des charges sociales comptabilisées avec les bases. 81

Contrôle des comptes Charges de personnel (suite) 6- Pour les calculs des primes, les congés payés, … a) S'assurer que le dossier est à jour; b)Vérifier les données variables avec les documents de base c) Vérifier les calculs,  7. Contrôler l'assiette des commissions représentants, l'application correcte des taux et des calculs,  8. Vérifier la conformité des rémunérations des gérants, administrateurs, avec les décisions du Conseil d’adm.  9. Demander aux avocats de l'entreprise s'il y a des litiges avec les employés ou les anciens employés. Obtenir une réponse écrite. 82

Exemples d’irrégularités comptables Nature de l’erreur

Remarque

Rémunération dues non comptabilisées

Comptabilisation à la date de paiement

Non enregistrement de charges sociales

Omission , fraude

Paiement de personnel fictif Fraude Paiement de salaires à des conditions non autorisées

Non respect des règles

Erreurs dans le calculs ou l’enregistrement de la paie

Système de paie déficient 83

Contrôle des comptes Trésorerie 1- Appliquer la procédure de confirmation directe pour les soldes, découverts et prêts bancaires.. 2- Vérifier les rapprochements bancaires établis par l’entreprise 3- Revoir les recettes et les dépenses d’importance exceptionnelle à la fin d’exercice 4-Faire un comptage des espèces en caisse à la date de clôture de l’exercice, revoir le journal de caisse pour la période et s’assurer que le solde du bilan et correcte. 5-Pointer les montants inscrits au bilan avec le grand livre, les journaux bancaires et les journaux de caisse.. 84

Exemples d’irrégularités comptables Nature de l’erreur

Remarque

Existence d’encaissements non enregistrés en comptabilité

Erreurs ou fraude

Existence de paiements non enregistrés en comptabilité

- omission - absence de pièces justificatives pour la comptabilisation

Enregistrement de paiements non autorisés

Détournement

Enregistrement de recettes fictives 85