1.a. Studiu de Caz. Auditul Intern [PDF]

Zitiervorschau

PROCEDURA DE AUDIT INTERN PAI-01 „EMITEREA ORDINULUI DE SERVICIU” Scopul urmărit la emiterea ordinului de serviciu Ce reprezintă ordinul de serviciu

De a repartiza sarcinile de serviciu pe auditori interni, astfel încât aceştia să poată demara misiunea de audit intern. Ordinul de serviciu reprezintă mandatul de intervenţie dat de către structura de audit intern, se întocmeşte de către auditori şi se aprobă de către conducătorul Compartimentului de Audit Intern, pe baza planului anual de audit intern.

ACŢIUNI PENTRU REALIZAREA PROCEDUREI: Executorul acţiunii Conducătorul Compartimentului de Audit Intern Supervizorul Personalul de secretariat Auditorii

Acţiunea Repartizează sarcinile de serviciu pe fiecare auditor în parte Întocmeşte ordinul de serviciu pe baza planului anual de audit intern Avizează şi propune modificări la ordinul de serviciu Alocă un număr Ordinului de serviciu; Asigură copii ale Ordinului de serviciu fiecărui membru al echipei de audit. Îndosariază Ordinul de serviciu în dosarul de audit Formular tip: A.OS.01-1 Entitatea: ______________________ Nr.____ din „___”________________20X5 ORDIN DE SERVICIU

În conformitate cu prevederile __planului _strategic__şi cu planul de audit intern pentru a. ______, se va efectua o misiune de audit intern în cadrul departamentului _Contabilitate_ în perioada „_28___” ianuarie_ 2015 - „__11__” __februarie__2015. Scopul misiunii de audit este de a acorda consultanta si asigurare, iar obiectivele acesteia sunt interesul fata de sistemul informational si anume fata de auditarea activitatii financiar-contabile. Menţionăm că se va efectua un audit de ___sistem informational__. Conducătorul Compartimentului de Audit Intern___Rosca Valeriu___

Scopul urmărit Condiţiile declarării independenţei

PROCEDURA DE AUDIT INTERN PAI-02 „DECLAREA INDEPENDENŢEI” De a demonstra independenţa auditorului intern în raport cu departamentul / structura auditată În vederea desemnării auditorilor interni pentru efectuarea misiunii de audit intern vor fi verificate incompatibilităţile personale ale acestora. Astfel, un auditor nu va fi desemnat acolo unde există incompatibilităţi personale, doar dacă repartizarea lui este necesară, fiind furnizată în acest sens o justificare din partea conducătorului compartimentului de audit intern

ACŢIUNI PENTRU REALIZAREA PROCEDUREI: Executorul acţiunii Acţiunea Auditorii, consultanţii Completează declaraţia de independenţă Conducătorul Verifică declaraţia de independenţă;, identifică incompatibilitatea semnalată de către Compartimentului de auditori şi stabileşte modalitatea în care aceasta poate fi atenuată, aprobă declaraţia de Audit Intern independenţă. Auditorii Îndosariază declaraţia de independenţă în dosarul permanent secţiunea A. Dacă se iveşte un conflict de interese real sau doar perceput a fi conflict de interese în timpul misiunii, anunţă imediat conducătorul compartimentului de audit intern Formular tip: A.DI.02-1 Entitatea: SA „Floare-Carpet” Se completează de către auditori, inclusiv consultanti: Numele, prenumele __Moscalenco Tatiana__ Data: „_28__” ___ianuarie__ 20X5 DECLARAŢIA DE INDEPENDENŢĂ Misiunea de audit intern: _____________________________________________ În legătura cu structura auditat: _______________________________________ Da Nu 1.Ati avut/aveti vreo relaţie oficială, financiară sau personală cu cineva care ar putea să vă √ limiteze exercitarea auditului? 2.Aveţi idei preconcepute care ar putea să vă influenţeze în misiunea de audit? 3.Ati avut/aveti functii sau ati fost/sinteti implicat(a) in structura auditata? 4.Ati fost implicat in elaborarea si implementarea controlului structurii auditate? 5.Sinteti sot/sotie, ruda sau afin cu conducatorul structurii ce va fi auditata? 6.Aţi aprobat facturi, ordine de plata, şi alte documente pentru structura auditată? 7.Aţi ţinut anterior contabilitatea la structura auditată? 8.Dacă în timpul auditului, apare orice incomptibilitate personală, notificaţi de urgenta conducătorul compartimentului de audit intern? Auditor intern

_Moscalenco Tatiana_

√ √ √ √ √ √ √

Conducător Compartimentului de Audit Intern___Rosca Valeriu

Formular tip: A.DI.02-2 Entitatea: SA „Floare-Carpet” Se completează de către Conducător Compartimentului de Audit Intern: Numele, prenume Rosca Valeriu_____ Data: „28” __ianuarie____ 2015 Misiunea de audit intern: ______auditarea activitatii financiar -contabile____ Incompatibilităţi personale (a se trece din declaraţia de independenţă):

1. ___In anul 2013 au fost inregistrate operatiuni economice care au avut loc la o alta data. Astfel sau evaluat la o alta valoare economica.__ 2. Pot fi negociate/ diminuate incompatibilităţile? Dacă da, explicaţi cum anume: _Auditorul nu poate

sa efectueze corectarea deoarece el va fi numit sa efectueze alte lucrari, insa aceste corectari vor fi efectuate de catre contabilulul-sef____

PROCEDURA DE AUDIT INTERN

PAI-03

„NOTIFICAREA STRUCTURII AUDITATE” Scopul urmărit De a informa structura auditată că urmează să se desfăşoare o misiune de audit intern Procedura are Ca prin notificarea structurii auditate să se asigure desfăşurarea corespunzătoare a rolul procedurilor de audit intern. ACŢIUNI PENTRU REALIZAREA PROCEDUREI: Executorul acţiunii Acţiunea Auditorii Întocmesc notificarea structurii auditate cu cel puţin 15 zile înainte de audit. Informaţia cerută include cel puţin: manualul de proceduri şi politici interne, schimbări propuse şi schimbări în curs în cadrul politicilor şi procedurilor, descrierea activităţilor şi/sau operaţiunilor semnificative (include şi schemele proceselor dacă sunt disponibile), criteriile cheie de eficienţă şi performanţă, fişe ale posturilor. Conducătorul Verifică şi semnează notificarea structurii auditate Compartimentului de Audit Intern Auditorii Îndosariază o copie a notificării structurii auditate în dosarul permanent secţiunea A. Înregistrează notificarea şi o expediază structurii auditate. Ulterior, verifică dacă structura auditată oferă informaţiile cerute.

Formular tip: A.NDM.03-1 Entitatea: SA „Floare-Carpet” NOTIFICAREA PRIVIND DECLANSAREA MISIUNII AUDIT INTERN Stimate(ă) (se indica persoana care este responsabilă de conducerea structurii auditate) Ardeleanu Zinaida In conformitate cu Planul anual de audit intern, urmeaza ca în perioada „28” ianuarie2015 - „_8__” februarie 2015 sa efectuăm o misiune de audit intern cu tema:_Inregistrarea tuturor datelor in contabilitate_ la (denumirea structurii auditate) ____departamentul contabilitate_____ În procesul de audit se va examina responsabilitatile asumate de catre structura auditată şi se va determina dacă aceasta işi indeplineşte intr-un mod eficient şi efectiv următoarele obligaţii:

_*_Inregistreaza suma atunci cind a avut loc operatiunea economica_ _*__Nu subevalueaza sau supraevaluaeaza activul sau pasivul_ _* Datele sunt inregistrate conform politicii de contabilitate a intreprinderii Vă vom contacta ulterior pentru a stabili de comun acord o şedinţă de deschidere in vederea discutării diverselor aspecte ale misiunii de audit, cuprinzand: - prezentarea auditorilor; - prezentarea principalelor obiective ale misiunii de audit intern; - programul intervenţiei la fata locului; - scopul misiunii de audit intern. Pentru o mai bună înţelegere a activitatii dumneavoastră, vă rugăm sa ne puneţi la dispoziţie urmatoarea informaţie (vezi procedura de mai sus, acţiunea auditorilor):

_* Politica de contabilitate a intreprinderii__ __* Registrele contabile aplicate pentru inregistrarea tranzactiilor si operatiunilor economice_ __* Bilantul contabil_intocmit la fiecare trimestru_ __*Balanta de Verificare lunara :sintetica si analitica_ Daca aveti unele întrebări privind aceasta acţiune, vă rog să contactaţi pe (numele auditorului) __Rosca Valeriu __ sau pe mine .Moscalenco Tatiana Cu stimă: Data: „_28__” __ianuarie_ 2015 __Rosca Valeriu_ Conducătorul Compartimentului de Audit Intern

Scopul urmărit

PROCEDURA DE AUDIT INTERN PAI-04 „COLECTAREA ŞI PRELUCRAREA INFORMAŢIILOR” De a-l ajuta pe auditor să se familiarizeze cu structura auditată. Colectarea informaţiilor

facilitează realizarea procedurilor de analiză de risc şi a celor de verificare. Colectarea şi prelucrarea informaţiilor presupune: analiza cadrului normativ ce reglementează activitatea structurii auditate; analiza activităţilor structurii auditate (organigrama, regulamente de funcţionare, fişe ale posturilor, procedurile scrise), analiza factorilor susceptibili de a împiedica buna desfăşurare a misiunii de audit intern, identificarea punctelor cheie ale funcţionării structurii auditate şi ale sistemelor sale de control, pentru o evaluare prealabilă a punctelor tari şi slabe, identificarea constatărilor semnificative şi a recomandărilor din rapoartele de audit precedente, identificarea şi evaluarea riscurilor cu incidenţă semnificativă; identificarea surselor potenţiale de informaţii care ar putea fi folosite ca dovezi ale auditului şi să considere validitatea şi credibilitatea acestor informaţii ACŢIUNI PENTRU REALIZAREA PROCEDUREI: Executorul acţiunii Acţiunea Auditorii Intervievează personalul responsabil de procesele/activităţile structurii auditate (se completează chestionarul de colectare a informaţiilor), observă procesele/activităţile pentru a se familiariza cu modul de operare al programelor şi a înţelege sistemele informaţionale, studiază documentele întocmite de structura auditată şi cum circulă acestea Conducătorul Revede chestionarul de autoevaluare, organizează o şedinţă pentru identificarea Compartimentului de obiectivelor auditabile si a criteriilor de analiza de risc. Audit Intern Auditorii Îndosariază o copie a notificării structurii auditate în dosarul permanent secţiunea A. Înregistrează notificarea şi o expediază structurii auditate. Ulterior, verifică dacă structura auditată oferă informaţiile cerute. Procedura are rolul

Formular tip: A.CHI.04-1 Entitatea: SA „Floare-Carpet” CHESTIONARUL DE COLECTARE A INFORMAŢIILOR Întrebări Răspunsul structurii auditate 1.Care este cadrul normativ ce Standardele Nationale de Contabilitate reglementeaza structura Dvoastră ? Legea Contabilitatii

Politica de contabilitate a intreprinderii Codul Fiscal Planul de conturi contabile 2. Ce posturi există în cadrul structurii şi ce documente se întocmesc de fiecare angajat ?

Contabil-sef Contabil-Operator ; Casier; Dispozitia de incasare Tabel de pontaj ; Decont de Cheltuieli Registru de casa ;

3. Ce rapoarte întocmeşte structura auditată ?

Raportul privind rezultatele financiare__ Raportul privind circulatia capitalului propriu_ Raportul privind fluxul de mijloace banesti__ Bilan Contabil

Daca doriţi careva comentarii la întrebări din acest chestionar, vă rog să contactaţi (numele auditorului intern) ___Moscalenco Tatiana_ . Cu stimă:

Data: „_28__” _ianuarie__ 2015

_Rosca Valeriu__ Conducătorul Compartimentului de Audit Intern

Scopul urmărit

PROCEDURA DE AUDIT INTERN PAI-05 „ANALIZA RISCURILOR” Analiza riscului reprezintă o etapă majoră în procesul de audit intern, care are drept scopuri:

identificarea pericolelor din structura auditată, dacă controalele interne sau procedurile structurii auditate pot preveni, elimina sau minimiza pericolele, evaluarea controlului intern al structurii auditate Procedura are Un punct tare sau un punct slab trebuie să fie exprimat în funcţie de un obiectiv de control rolul intern sau de o caracteristică urmărită, pentru a asigura buna funcţionare a structurii auditate sau atingerea unui rezultat scontat. ACŢIUNI PENTRU REALIZAREA PROCEDUREI: Executorul acţiunii Acţiunea Auditorii Din activitatea desfăşurată în timpul colectării şi prelucrării informaţiilor, pregătesc o listă centralizatoare a obiectelor auditabile. În acest scop analizează ameninţările (riscurile) asociate acestor operaţiuni/activităţi, stabilesc ponderea fiecărui criteriu de analiza a riscului, stabilesc nivelul riscurilor pentru fiecare criteriu de analiză utilizat; stabilesc punctajul total al criteriului de analiză utilizat. Ierarhizează operaţiunile/ procesele ce urmează a fi auditate, respectiv elaborează tabelul puncte tari şi puncte slabe. Transmit documentele prezentate mai sus la supervizor pentru revizuire. Supervizor Supervizează lista centralizatoare a obiectelor auditabile, tabelul puncte tari şi puncte slabe, fişele de constatare şi analiză a problemelor controlului intern care urmează a fi testate în teren. Organizează o şedinţă pentru reevaluare obiectivelor stabilite, a domeniului şi a metodologiei, după caz. Auditorii Îndosariază lista centralizatoare a obiectelor auditabile, tabelul puncte tari şi puncte slabe, fişele de constatare şi analiză a problemelor în dosarul permanent

Formular tip: A.LC.05-1 Entitatea: SA „Floare-Carpet” LISTA CENTRALIZATOARE A OBIECTELOR AUDITABILE Misiunea de audit intern: __informational_______ Perioada supusa auditului: __28 ianuarie – 8 februarie__ Intocmit de ___audit intern__ Data: „_28__” _ianuarie_ 20X5 Aprobat de __Rosca Valeriu__ Data: „__29_” _ianuarie_ 20X5 Procesele supuse auditului intern

Riscurile semnificative

Factorii de risc

Scorul factorilor de risc

Total

Total

Total

Formular tip: A.PTS.05-2 Entitatea: SA „Floare-Carpet”

Tabelul „PUNCTE TARI SI PUNCTE SLABE” Misiunea de audit intern: _____________________________________________ Perioada supusa auditului: _______________________________________ Intocmit de ____________________________________ Data: „___” ________________ 20X5 Aprobat de ________________________________ Data: „___” ________________ 20X5 Controlul intern este SLAB

POTRIVIT

PUTERNIC

Dacă - conducerea si/sau personalul demonstreaza o atitudine necooperanta si nepasatoare cu privire la conformitate, pastrarea dosarelor, sau reviziile externe. - auditurile anterioare sau studiile preliminare au descoperit probleme deosebite. - analiza dezvăluie ca nu sunt in funcţiune tehnici de control adecvate si suficiente. - procedurile de control intern lipsesc sau sunt puţin utilizate. - conducerea si personalul demonstreaza o atitudine cooperanta cu privire la conformitate, pastrarea dosarelor si reviziilor externe. - auditurile anterioare sau studiile preliminare au descoperit anumite probleme, dar conducerea a luat masuri de remedire si a raspuns satisfacator la recomandarile auditului. - analiza arata ca sunt in functiune tehnici de control adecvate si suficiente. - conducerea si personalul demonstreaza o atitudine constructiva, existand preocuparea de a anticipa si inlatura problemele. - auditurile anterioare şi studiile preliminare nu au descoperit nici un fel de probleme. - analiza arata ca sunt in functiune numeroase si eficiente tehnici de control intern. - procedurile sunt bine sustinute de documente

Procesele supuse auditului intern

Scorul factorilor de risc

Controlul intern este

Fiindcă

PROCEDURA DE AUDIT INTERN PAI-06 „ELABORAREA PROGRAMULUI MISIUNII DE AUDIT INTERN”

Asigura conducatorul Compartimentului de audit intern ca au fost luate in considerare toate aspectele referitoare la obiectivele misiunii de audit intern şi asigură repartizarea sarcinilor şi planificarea activitatiilor, de catre supervizor Conţinutul Programul de audit este un document intern de lucru al Compartimentului de audit intern, programului care conţine acţiuni concrete de efectuat (studiile, cuantificarile, testele, validarea acestora cu materiale probante), perioadele in care se realizeaza aceste verificari la faţa locului, precum şi repartizarea acestora pe fiecare auditor intern. ACŢIUNI PENTRU REALIZAREA PROCEDUREI: Executorul acţiunii Acţiunea Auditorul Pregăteşte programul misiunii de audit intern şi îl îndosariază în dosarul permanent Pe parcursul derulării misiunii completează Programul de audit cu datele necesare, astfel încât la finalizarea misiunii de audit aceste documente să conţină toate informaţiile prevăzute. Pregateşte o notă explicativă în baza chestionarului de colectare a informaţiilor, listei centralizatoare a obiectelor auditabile, tabelului „puncte tari şi puncte slabe” Supervizorul Organizează o şedinţă cu auditorii, revizuieşte programul de audit şi discută cu auditorii Conducătorul Compar- Organizeaza şedinta de analiza, verifica / aprobă nota si documentele în baza cărora a timentului de Audit fost întocmită, analizeaza si modifica, dupa caz documentele prezentate Formular tip: A.PMAI.06-1 Misiunea de audit intern: __informational__ Perioada supusa auditului: __28 ianuarie – 18 februarie_ Intocmit de ___Rosca Valeriu__ Data: „28” _ianuarie________ 20X5 Verificat de __Contabil - sef_(Ardeleanu Zinaida) Data: „_29_” _ianuarie ___ 20X5 Aprobat de _Rosca Valeriu__ Data: „_29__” _ianuarie __ 20X5 PROGRAMUL MISIUNII DE AUDIT INTERN Etapele Activităţi Formulare Data Persoanele Locul misiunii aplicate implicate desfăşurării Emiterea ordinului de serviciu A.OS.01-1

Comunicarea rezultatelor Intervenţia la faţa locului

Iniţierea misiunii

Scopul procedurii

Monito-rizarea PROCEDURA DE AUDIT INTERN PAI-07 „ŞEDINŢA DE DESCHIDERE” Scopul procedurii Să efectueze o şedinţă de deschidere cu reprezentanţii structurii auditate pentru a discuta scopul auditului, obiectivele urmărite şi modalitatile de lucru privind auditul Rolul şedinţei Şedinta de deschidere serveşte ca intilnire de inceput a misiunii de audit în cadrul căreia se discută obiectivele misiunii de audit, se acceptă calendarul întâlnirilor, se analizează şi se acceptă carta auditorului, se prezintă auditorii care vor participa la audit, se stabilesc termenii de raportare a verificărilor, se examinează condiţiile materiale necesare derulării misiunii ACŢIUNI PENTRU REALIZAREA PROCEDUREI: Executorul acţiunii Acţiunea Auditorii Contactează structura auditata pentru a stabili data întîlnirii Întocmesc Minuta şedinţei de deschidere pentru a prezenta în detaliu dezbaterile din cadrul şedinţei de deschidere Conducătorul Participă la şedinţa de deschidere Compartimentului de Audit Intern, supervizorul, reprezentanţii structurii auditate Supervizorul Supervizează Minuta şedinţei de deschidere

Formular tip: A.MŞD.07-1 Entitatea: __SA „Floare – Carpet”____ Misiunea de audit intern: _____________________________________________ Intocmit de ____________________________________ Data: „___” ________________ 20X5 Verificat de ____________________________ Data: „___” ________________ 20X5 MINUTA ŞEDINŢEI DE DESCHIDERE Lista participanţilor Numele

Funcţia Conducator

Direcţia Unitatea de audit intern

Nr. telefon 069521083

Auditor intern

Unitatea de audit intern

060813114

Contabil-Sef

Departamentul de contabilitate

060340103

Contabil-operator

Departamentul de Contabilitate

069014554

Casier

Departamentul de Contabilitate

060862065

Rosca Valeriu Moscalenco Tatiana Ardeleanu Zinaida Vrabie Valeria Iarovoi Doina Stenograma şedinţei de deschidere (vezi procedura)

1. Discutarea obiectivelor misiunii de audit intern 2. Acceptarea si aprobarea calendarului intilnirilor 3.Se analizeaza si se accepta carta auditorului 4.Se stabilesc termenii de raportare a Verificarilor 5.Se examineaza conditiile materiale necesare derularii misiunii

PROCEDURA DE AUDIT INTERN PAI-08 „CONFIRMAREA ARIEI ŞI OBIECTIVELOR AUDITULUI” Scopul Obţinerea unei confirmări din partea managementului structurii auditate prin care se atestă că a înţeles pe deplin care este aria de cuprindere a misiunii de audit intern şi obiectivele acesteia Întocmirea şi Auditorul întocmeşte Memorandumul de confirmare a ariei şi obiectivelor auditului, care se confirmarea semnează de director/supervizor şi se transmite structurii auditate. Acest Memorandum se Memorandumului întocmeşte după ce a avut loc şedinţa de deschidere pentru a se obţine confirmarea din partea managementului structurii auditate că acesta a înţeles care este aria de cuprindere a misiunii de audit intern şi obiectivele auditului. ACŢIUNI PENTRU REALIZAREA PROCEDUREI: Executorul acţiunii Acţiunea Auditorii Pregăteşte Memorandumul de confirmare a ariei şi obiectivelor auditului Transmite Memorandumul la structura auditată Îndosariază Memorandumul în dosarul de audit intern Conducătorul Analizează şi semnează Memorandumul de confirmare a ariei şi obiectivelor auditului. Compartimentului de Audit Intern Supervizorul Supervizează Memorandumul de confirmare a ariei şi obiectivelor auditului Structura auditată Completează şi transmite Compartimentului de Audit Intern o copie a Memorandumului ce confirmă aria şi obiectivele auditului Formular tip: A.MCAO.08-1 Entitatea: __SA „Floare –Carpet”___ Misiunea de audit intern: _Inregistrarea datelor in contabilitate___ Confirmat de: _Rosca Valeriu___Data: „_8__” _Februarie 2015 MEMORANDUMUL DE CONFIRMARE A ARIEI ŞI OBIECTIVELOR AUDITULUI Aria de cuprindere a misiunii de audit intern: a) structura auditată: ____departamentul de contabilitate_______ b) procesele auditate: ______________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________ c) perioada supusă auditului: 28 ianurie -8februarie 2015 Obiectivele misiunii de audit intern: a) evaluarea procesului de elaborare a politicii de contabilitate b) urmărirea ţinerii contabilităţii c) examinarea lucrărilor de întocmire şi prezentare a rapoartelor financiare La exercitarea auditului intern vor fi investigate următoarele riscuri semnificative (vezi p.4): _____________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________________

Intocmit de ____________________________________

Data: „___” ________________ 20X5

Verificat de ____________________________ Aprobat de _____________________________

Data: „___” ________________ 20X5 Data: „___” ________________ 20X5