Misiune de Audit Intern - Auditul Intern Al Salariilor [PDF]

Zitiervorschau

Universitatea Babeș-Bolyai Facultatea de Ştiinţe Economice şi Gestiunea Afacerilor Specializarea: Expertiză Contabilă și Audit

MISIUNE DE AUDIT INTERN AUDITUL INTERN AL SALARIILOR

Nan Maria Ștefania

\ -

2021 –

1

CUPRINS PREZENTAREA INSTITUŢIEI AUDITATE

Procedura P – 01: ORDINUL DE SERVICIU Procedura P – 02: DECLARAŢIA DE INDEPENDENŢĂ Procedura P – 03: NOTIFICAREA DECLANŞĂRII MISIUNII DE AUDIT Procedura P – 04: COLECTAREA SI PRELUCRAREA INFORMAŢIILOR PRELIMINARE Procedura P – 05: ANALIZA RISCURILOR Procedura P - 06: ELABORAREA PROGRAMULUI DE AUDIT INTERN Procedura P - 07: ŞEDINŢA DE DESCHIDERE Procedura P - 08: COLECTAREA DOVEZILOR Procedura P - 10: REVIZUIREA DOCUMENTELOR DE LUCRU Procedura P - 11: ŞEDINŢA DE ÎNCHIDERE Procedura P - 12: ELABORAREA PROIECTULUI DE RAPORT DE AUDIT PUBLIC INTERN Procedura P - 14: REUNIUNEA DE CONCILIERE Procedura P - 17: URMĂRIREA RECOMANDĂRILOR Procedura P - 18: SUPERVIZAREA

2

Primăria Municipiului Suceava Primăria Municipiului Suceava este organizată şi funcţionează potrivit prevederilor Legii administraţiei publice locale nr. 215/2001 şi în conformitate cu hotărârile Consiliului General al Municipiului Suceava privind aprobarea organigramei şi numărului de posturi ale aparatului propriu de specialitate. Primarul General, Viceprimarii, Secretarul General al municipiului Suceava, împreună cu aparatul propriu de specialitate constituie o structură funcţională cu activitate permanentă, denumită Primaria Municipiului Suceava care aduce la îndeplinire hotărârile Consiliului General al Municipiului Suceava şi dispoziţiile Primarului General, soluţionând problemele curente ale colectivităţii locale. Primarul General este şeful administraţiei publice locale a municipiului Suceava şi al aparatului propriu de specialitate, pe care îl conduce şi controlează, conform art. 66(1) din Legea 215/2001. Primarul General reprezintă autoritatea executivă în realizarea autonomiei locale. De asemenea, Primarul General răspunde de buna funcţionare a administraţiei publice a municipiului Suceava, în condiţiile legii. Totodată, Primarul General reprezintă municipiul Suceava în relaţiile cu alte autorităţi publice, cu persoanele fizice sau juridice române sau străine, precum şi în justiţie. Consiliul General al Municipiului Suceava reprezintă autoritatea deliberativă în cadrul Primariei Municipiului Suceava. În relaţiile dintre Consiliul General al Municipiului Suceava, ca autoritate deliberativă şi Primarul General, ca autoritate executivă nu există raporturi de subordonare. Prezentarea activităţii biroului: Compartimentul de resurse umane deserveşte în primul rând nevoile personalului din cadrul aparatului propriu al Primăriei Municipiului Suceava, precum şi al unităţilor subordonate. 

        

Principalele sfere de activitate: toate problemele legate de personal-salarizare în legătură cu angajaţii instituţiei – stabilirea elementelor de salarizare, calculul salariilor şi întocmirea statelor de plată, întocmirea declaraţiilor privind reţinerea tuturor contribuţiilor datorate către stat de către angajat şi predarea lor la instituţiile competente încheierea actelor ce dovedesc existenţa relaţiilor de muncă, respectiv de serviciu a angajaţilor, stabilirea clauzelor contractuale evidenţa salariaţilor (manual şi sub formă electronică), întocmirea şi evidenţa dosarelor personale evidenţa cărţilor de muncă, efectuarea înregistrărilor întocmirea, modificarea statelor de funcţii şi a organigramelor întocmirea proiectelor de hotărâre şi a dispoziţiilor de primar legate de activitatea compartimentului întocmirea rapoartelor statistice şi fiscale lunare, trimestriale, semestriale şi anuale întocmirea fişelor fiscale organizarea şi desfăşurarea concursurilor pentru ocuparea posturilor vacante urmărirea la zi a legislaţiei de referinţă, aplicarea în practică a legislaţiei, informare internă în legătură cu legile de specialitate de interes public

3

   

planificarea anuală a concediilor de odihnă precum şi evidenţa concediilor de odihnă, boală, studii organizarea perfecţionării personalului precum şi analizarea referatelor întocmite cu privire la utilitatea acestor cursuri evidenţa fişelor şi rapoartelor de evaluare profesională anuală ale salariaţilor evidenţa fişelor de post ale salariaţilor

Procedura P01: Iniţierea auditului

Compartimentul de Audit Public Intern Nr. 303/ 01.10.2011

ORDIN DE SERVICIU

4

În conformitate cu prevederile art. 8, litera c. din Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, a OMFP nr. 38/2003 de aprobare a normelor metodologice generale privind exercitarea activităţii de audit intern, cu modificările si completările ulterioare şi a Planului de audit intern pentru anul 2011, se va efectua misiunea de audit intern privind Gestiunea resurselor umane, în perioada 01.10.2011 – 31.12.2011. Scopul misiunii de audit este de a da asigurări asupra modului de organizare a gestiunii resurselor umane, în conformitate cu cadrul legislativ şi normativ, iar obiectivul acesteia are în vedere stabilirea salariilor personalului entităţii. Menţionăm că se va efectua un audit de conformitate al modului de organizare a sistemului privind gestiunea resurselor umane.

Auditor,

Procedura P02: Iniţierea auditului Compartimentul de Audit Public Intern

DECLARAŢIA DE INDEPENDENŢĂ Nume şi prenume: Misiunea de audit: Auditul intern al salariilor personalului

Data: 01.10.2011 5

Incompatibilităţi în legătură cu entitatea/structura auditată

DA

NU

Aţi avut/aveţi vreo relaţie oficială, financiară sau personală cu cineva care ar putea să vă limiteze măsura în care puteţi să vă interesaţi, să descoperiţi sau să constataţi slăbiciuni de audit în orice fel?

-

X

Aveţi idei preconcepute faţă de persoane, grupuri, organizaţii sau obiective care ar putea să vă influenţeze în misiunea de audit?

-

X

Aţi avut/aveţi funcţii sau aţi fost/sunteţi implicat(ă) în ultimii 3 ani într-un alt mod în activitatea entităţii/structurii ce va fi auditată?

-

X

Aveţi responsabilităţi în derularea programelor şi proiectelor finanţate integral sau parţial de Uniunea Europeană?

-

X

Aţi fost implicat în elaborarea şi implementarea sistemelor de control ale entităţii/structurii ce urmează a fi auditată?

-

X

Sunteţi soţ/soţie, rudă sau afin până la gradul al patrulea inclusiv cu conducătorul entităţii/structurii ce va fi auditată sau cu membrii organului de conducere colectivă?

-

X

Aveţi vreo legătură politică, socială care ar rezulta dintr-o fostă angajare sau primirea de redevenţe de la vreun grup anume, sau organizaţie sau nivel guvernamental?

-

X

Aţi aprobat înainte facturi, ordine de plată şi alte instrumente de plată pentru entitatea/structura ce va fi auditată?

-

X

Aţi ţinut anterior contabilitatea la entitatea/structura ce va fi auditată?

-

X

Aveţi vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la entitatea/structura ce va fi auditată?

-

X

Dacă în timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate personală, externă sau organizaţională care ar putea să vă afecteze abilitatea dvs. de a lucra şi a face rapoartele de audit imparţiale, notificaţi şeful Serviciului de audit intern de urgenţă?

X

-

Auditor intern, Procedura P02: Iniţierea auditului Compartimentul de Audit Public Intern

DECLARAŢIA DE INDEPENDENŢĂ Nume şi prenume: Grigoroaie Gheorghe Misiunea de audit: Auditul intern al salariilor personalului

Data: 01.10.2011

6

Incompatibilităţi în legătură cu entitatea/structura auditată

DA

NU

Aţi avut/aveţi vreo relaţie oficială, financiară sau personală cu cineva care ar putea să vă limiteze măsura în care puteţi să vă interesaţi, să descoperiţi sau să constataţi slăbiciuni de audit în orice fel?

-

X

Aveţi idei preconcepute faţă de persoane, grupuri, organizaţii sau obiective care ar putea să vă influenţeze în misiunea de audit?

-

X

Aţi avut/aveţi funcţii sau aţi fost/sunteţi implicat(ă) în ultimii 3 ani într-un alt mod în activitatea entităţii/structurii ce va fi auditată?

-

X

Aveţi responsabilităţi în derularea programelor şi proiectelor finanţate integral sau parţial de Uniunea Europeană?

-

X

Aţi fost implicat în elaborarea şi implementarea sistemelor de control ale entităţii/structurii ce urmează a fi auditată?

-

X

Sunteţi soţ/soţie, rudă sau afin până la gradul al patrulea inclusiv cu conducătorul entităţii/structurii ce va fi auditată sau cu membrii organului de conducere colectivă?

-

X

Aveţi vreo legătură politică, socială care ar rezulta dintr-o fostă angajare sau primirea de redevenţe de la vreun grup anume, sau organizaţie sau nivel guvernamental?

-

X

Aţi aprobat înainte facturi, ordine de plată şi alte instrumente de plată pentru entitatea/structura ce va fi auditată?

-

X

Aţi ţinut anterior contabilitatea la entitatea/structura ce va fi auditată?

-

X

Aveţi vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la entitatea/structura ce va fi auditată?

-

X

Dacă în timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate personală, externă sau organizaţională care ar putea să vă afecteze abilitatea dvs. de a lucra şi a face rapoartele de audit imparţiale, notificaţi şeful Serviciului de audit intern de urgenţă?

X

-

Auditor intern, Grigoroaie Gheorghe

Procedura P03: Iniţierea auditului Compartimentul de Audit Public Intern Nr. 303 / 01.10.2011

NOTIFICAREA PRIVIND DECLANŞAREA MISIUNII DE AUDIT INTERN 7

Către: De la:

Primăria Municipiului Suceava, serviciul Resurse Umane şeful Compartimentului de Audit Intern

Referitor: Misiunea de audit intern Auditul intern al salariilor personalului.

Stimate: domnule Popescu Ioan

În conformitate cu Planul de audit intern pe anul 2011, urmează ca în perioada 01.10.2011 – 31.12.2011 să efectuăm o misiune de audit intern având ca tema Stabilirea salariilor personalului entităţii. Scopul misiunii de audit intern este acela de a furniza o asigurare independentă conducerii în ceea ce priveşte organizarea gestiunii resurselor umane şi formularea de recomandări pentru îmbunătăţirea acestuia. Perioada supusă evaluării este 01.01.2010 – 31.12.2010 Vă rugăm, de asemenea, să desemnaţi o persoană de contact pentru a ne ajuta în timpul derulării misiunii de audit intern, urmând a stabili de comun acord data şedinţei de deschidere, având pe ordinea de zi următoarele: -prezentarea auditorilor; -prezentarea şi discutarea obiectivelor misiunii de audit intern; -discutarea programului intervenţiei la faţa locului; -stabilirea persoanelor de legătură în cadrul compartimentelor auditate; -alte aspecte organizatorice necesare desfăşurării misiunii. Pentru o mai bună documentare a echipei de audit intern referitoare la activitatea direcţiei, vă rugăm sa ne puneţi la dispoziţie următoarea documentaţie necesară referitoare la gestiunea resurselor umane: - Cadrul legislativ si normativ aplicabil; -

Carnetele de muncă;

-

Registrul general de evidenţă al salariaţilor;

-

Documentele privind recrutarea şi angajarea salariaţilor;

Pentru eventualele întrebări privind aceasta acţiune, vă rugăm să contactaţi pe doamna Airinei Adriana, auditor intern, coordonatorul misiunii . Cu deosebită consideraţie, 8

Auditor,

Procedura P04: Colectarea şi prelucrarea informaţiilor

COLECTAREA INFORMAŢIILOR Misiunea de audit: Auditul intern al salariilor personalului Întocmit: Data: 01.10.2011

9

COLECTAREA INFORMATIILOR Identificarea legilor si regulamentelor aplicabile structurii auditate Obţinerea organigramei Obţinerea Regulamentului de organizare si funcţionare Obţinerea fiselor posturilor Obţinerea procedurilor scrise si formalizate Identificarea personalului responsabil Obţinerea Raportului de audit intern anterior Rapoarte elaborate de alte instituţii

DA X

NU -

X X X X -

X X

X

-

OBSERVATII

Exista doar parţial Anterior nu au fost realizate misiuni de audit intern

10

Procedura P05: Analiza riscului

Compartimentul de Audit Public Intern LISTA CENTRALIZATOARE A OBIECTELOR AUDITABILE

Misiunea de audit: Auditul intern al salariilor personalului Nr. crt. 1.

Întocmit:

Data: 01.10.2010 Obiective

STABILIREA SALARIILOR PERSONALULUI ENTITĂŢII

Obiecte auditabile 1. Procedurile scrise privind acordarea drepturilor salariale 2. Calculul şi normele legale privind salariul de bază. 3. Salarizarea muncii peste programul normal de muncă 4. Indemnizaţia de conducere 5. Sporul de vechime în muncă 6. Modificarea drepturilor salariale 7. Contractul individual de muncă

Cadrul legislativ

Observaţii

- Codul muncii - Contractul individual de muncă;

Lista centralizatoare a obiectelor auditabile reprezintă primul document care se elaborează în cadrul procedurii Analiza riscurilor şi cuprinde 7 de obiecte auditabile, structurate pe un singur obiectiv, care vor fi evaluate în continuare pentru obţinerea Tematicii în detaliu a misiunii de audit intern

11

Nr. crt. 1.

Procedura P05: Analiza riscului Compartimentul de Audit Public Intern

IDENTIFICAREA RISCURILOR Misiunea de audit: Auditul intern al salariilor personalului Perioada auditată: 01.01.2010.-31.12.2010 Întocmit:

Obiective STABILIREA SALARIILOR PERSONALULUI ENTITĂŢII

Obiecte auditabile

Data: 01.10.2011

Riscuri semnificative (identificate)

Observaţii

1.Procedurile scrise privind 1. Inexistenţa procedurilor privind acordarea drepturilor salariale acordarea drepturilor salariale 2. Procedurile privind acordarea drepturilor salariale nu sunt cunoscute de către beneficiari. 3. Nedesemnarea persoanei responsabile cu acordarea drepturilor salariale 2. Calculul şi normele legale 4. Inexistenţa unor proceduri privind modul de calcul al salariului de privind salariul de bază bază 5. Stabilirea eronată a salariului de bază 6. Stabilirea eronată a sporurilor la salariul de bază 3. Salarizarea muncii peste 7. Efectuarea fără justificare a orelor peste programul normal de lucru programul normal de muncă 8. Efectuarea muncii peste programul normal de lucru nu a fost autorizat de şeful structuri funcţionale

12

Nr. crt.

Obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative (identificate)

Observaţii

9. Calcularea incorectă a salariului, utilizând indicatori incorecţi privind efectuarea de ore peste programul normal de muncă. 10. Sistemul de evidenţă a timpului lucrat peste programul normal de lucru nu este formalizat. 4. Indemnizaţia de conducere

11. Inexistenţa unor proceduri privind calcului indemnizaţiei de conducere 12. Acordarea incorectă a indemnizaţiei de conducere, personalului necuvenit 13. Lipsa documentelor justificative privind acordarea indemnizaţiei de conducere

5. Sporul de vechime în muncă

14. Inexistenţa procedurilor privind acordarea sporului pentru vechimea în muncă 15. Stabilirea eronată a sporului de vechime în muncă 16. Neactualizarea sistematică a salariaţilor care beneficiază de spor de vechime în muncă 17. Acordarea sporului de vechime în muncă persoanelor necuvenite. 18. Înregistrarea eronată a calcului sporului de vechime.

6. Modificarea drepturilor salariale

19. Modificarea drepturilor salariale fără acordul părţilor 20. Modificările salariale nu au fost actualizate în programul REVISAL.

13

Nr. crt.

Obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative (identificate)

Observaţii

21. Neîncheierea actului adiţional la contractul individual de muncă pentru modificarea drepturilor salariale. 7. Contractul muncă

individual

de 22. Lipsa semnăturilor ambelor părţi în contractul individual de muncă. 23. Neînregistrarea contractului de muncă la ITM(Inspectoratul Teritorial de muncă) 24. Lipsa ştampilei şi a numărului de contract pe contractul de muncă

Identificarea riscurilor este al doilea document care se elaborează în cadrul procedurii Analiza riscurilor şi presupune asocierea riscurilor semnificative la operaţiile stabilite în Lista centralizatoare a obiectelor auditabile. De regulă, se asociază unul sau mai multe riscuri teoretice, determinate de auditorii interni din documentele colectate sau din riscurile practice reieşite din propria experienţă. În situaţia în care la operaţiile auditabile se ataşează mai multe riscuri, analiza acestora se va putea realiza pentru fiecare risc în parte sau pe total operaţie/obiect auditabilă. În acest studiu de caz au fost identificate 7 obiecte auditabile cărora le-au fost ataşate 24 de riscuri.

14

15

Procedura P05: Analiza riscului Compartimentul de Audit Public Intern

STABILIREA FACTORILOR, PONDERILOR ŞI NIVELURILOR DE APRECIERE AL RISCULUI Misiunea de audit: Auditul intern al salariilor personalului Perioada auditată: 01.01.2010.-31.12.2010 Întocmit: Grigoroaie Gheorghe

Factori de risc (Fi)

Ponderea factorilor de risc (Pi)

Aprecierea controlului intern – F1

Data: 01.10.2011

Nivelul de apreciere al riscului (Ni) N1

N2

N3

P1 – 50%

Există proceduri şi se aplică

Există proceduri sunt cunoscute dar nu se aplică

Nu există proceduri

Aprecierea cantitativă F2

P2 – 30%

Impact financiar scăzut

Impact financiar normal

Impact financiar ridicat

Aprecierea calitativă – F3

P3 – 20%

Vulnerabilitate mică

Vulnerabilitate medie

Vulnerabilitate mare

Notă: Cei trei factori de risc din acest document sunt stabiliţi prin normele generale şi sunt acoperitori pentru entitate, însă dacă dorim să evidenţiem şi alţi factori de risc, cu nivelurile de apreciere corespunzătoare, se recomanda sa avem în vedere ca suma ponderilor factorilor de risc să fie de asemenea 100. În funcţie de importanţa şi greutatea factorilor de risc, se stabilesc ponderile şi nivelurile de apreciere ale riscurilor.

16

Compartimentul de Audit Public Intern

CHESTIONAR DE LUARE LA CUNOŞTINŢĂ - CLC Misiunea de audit: Auditul intern al salariilor personalului Perioada auditată: 01.01.2010.-31.12.2010 Întocmit: Grigoroaie Gheorghe ACTIVITATEA DE AUDIT 1. Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului. - Există un sistem de proceduri pentru stabilirea elementelor de natură salarială? - daca „DA” vă rog să-mi furnizaţi un exemplar - Există stabilită persoană responsabilă pentru elaborarea şi actualizarea procedurilor? - Dacă “da”, vă rog să-mi furnizaţi fişa postului şi cerinţele privind experienţa şi pregătirea profesională necesare postului - Există un sistem procedural de organizare al activităţii privind modificarea şi comunicarea drepturilor salariale? - S-au stabilit persoanele responsabile? - Dacă “da”, vă rog să-mi furnizaţi fişa postului şi cerinţele privind experienţa şi pregătirea profesională necesare postului? - Există un sistem de proceduri privind modul de calcul al salariului de bază? - dacă da, vă rugăm să ne furnizaţi un exemplar - procedurile de lucru existente sunt scrise şi formalizate? - există un sistem de evidenţă pentru timpul lucrat peste programul normal de muncă? - la nivelul entităţii există o persoană responsabilă cu evidenţa orelor lucrate suplimentar? - Există un sistem de proceduri privind calcului indemnizaţiilor de conducere? - dacă „DA” vă rog să-mi furnizaţi un exemplar. - există documente justificative care atestă funcţia de conducere a personalului? - dacă „DA” vă rog să-mi furnizaţi un document. - aveţi desemnată o persoană responsabilă cu evidenţa sistematică a personalului care beneficiază de spor de vechime în muncă? - Există documente justificative cu privire la modificarea drepturilor salariale? - dacă „DA” vă rog să-mi puneţi la dispoziţie un contract individual de muncă. - Modificarile contractului individual de muncă sunt actualizate?

Data: 01.10.2011 DA

NU

OBS Cadrul normativ Stat de plată

X X X X X X X

Cadrul normativ

X X X

X

X X X X X

Fişs postului

X X X

CIM

X 17

ACTIVITATEA DE AUDIT - există o persoană responsabila cu modificarea actualizarea şi înregistrarea contractelor individuale de muncă? - există un sistem de înregistrare a contractelor individuale de muncă? - procedurile existente sunt scrise şi formalizate?

DA X

NU

OBS

X X

Notă: Chestionarul de luare la cunoştinţă se adresează nivelului general de management si managementului de linie, in vederea aprecierii riscurilor operaţiilor supuse auditării, cu scopul de a evalua prin întrebările formulate si răspunsurile primite existenta si funcţionalitatea controalelor interne din cadrul entităţii.

18

19

Compartimentul de Audit Public Intern

Procedura P05: Analiza riscului

STABILIREA NIVELULUI RISCULUI ŞI A PUNCTAJULUI TOTAL AL RISCULUI Misiunea de audit: Auditul intern al salariilor personalului Perioada auditată: 01.01.2010 - 31.12.2010 Întocmit:

Nr. crt. 1.

Obiective

STABILIREA SALARIILOR PERSONALUL UI ENTITĂŢII

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative

1. Procedurile 1. Inexistenţa procedurilor privind acordarea scrise privind drepturilor salariale acordarea drepturilor salariale 2. Procedurile privind acordarea drepturilor salariale nu sunt cunoscute de către beneficiari. 3. Nedesemnarea persoanei responsabile cu acordarea drepturilor salariale 2. Calculul şi normele legale privind salariul de bază

3. Sistemul de salarizare privind

Data: 01.10.2011

Criterii de analiza a riscurilor Aprecierea Aprecierea Aprecierea controlului cantitativă calitativă intern (F1) (F2) (F3) P1 P2 P3 Ni Ni Ni 50% 30% 20%

0,5

3

0,3

1

0,2

3

0,5

2

0,3

1

0,2

2

0,5

2

0,3

1

0,2

1

Punctajul total 2,4

1,7

1,5

2,4

4. Inexistenţa unor proceduri privind modul de calcul al salariului de bază

0,5

3

0,3

1

0,2

3

5. Stabilirea eronată a salariului de bază

0,5

2

0,3

3

0,2

3

2,4

6. Stabilirea eronată a sporurilor la salariul de bază

0,5

2

0,3

1

0,2

2

1,7

7. Efectuarea fără justificare a orelor peste programul normal de lucru

0,5

3

0,3

1

0,2

2

2,2

20

Nr. crt.

Obiective

Obiecte auditabile

orele lucrate suplimentar

Riscuri semnificative

8. Efectuarea muncii peste programul normal de lucru nu a fost autorizat de şeful structurii funcţionale

5. Sporul de vechime în muncă

Punctajul total

0,5

2

0,3

1

0,2

2

0,5

3

0,3

2

0,2

2

2,5

10. Sistemul de evidenţă a timpului lucrat peste programul normal de lucru nu este formalizat.

0,5

2

0,3

1

0,2

2

1.7

11. Inexistenţa unor proceduri privind calcului indemnizaţiei de conducere

0,5

3

0,3

1

0,2

2

2,2

12. Acordarea incorectă a indemnizaţiei de conducere, personalului necuvenit

0,5

3

0,3

2

0,2

2

2,5

13. Lipsa documentelor justificative privind acordarea indemnizaţiei de conducere

0,5

3

0,3

2

0,2

2

2,5

14. Inexistenţa procedurilor privind acordarea sporului pentru vechimea în muncă

0,5

3

0,3

1

0,2

3

2,4

15. Stabilirea eronată a sporului de vechime în muncă

0,5

1

0,3

2

0,2

2

1,5

0,5

2

0,3

1

0,2

1

1,5

9. Calcularea incorectă a salariului, utilizând indicatori incorecţi privind efectuarea de ore peste programul normal de muncă.

4. Indemnizaţia de conducere

Criterii de analiza a riscurilor Aprecierea Aprecierea Aprecierea controlului cantitativă calitativă intern (F1) (F2) (F3) P1 P2 P3 Ni Ni Ni 50% 30% 20%

16. Neactualizarea sistematică a salariaţilor care beneficiază de spor de vechime în muncă

1,7

21

Nr. crt.

Obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative

17. Acordarea sporului de vechime în muncă persoanelor necuvenite.

Criterii de analiza a riscurilor Aprecierea Aprecierea Aprecierea controlului cantitativă calitativă intern (F1) (F2) (F3) P1 P2 P3 Ni Ni Ni 50% 30% 20%

Punctajul total

0,5

3

0,3

2

0,2

3

2,7

0,5

2

0,3

3

0,2

3

2,5

6. Modificarea 19. Modificarea drepturilor salariale fără acordul drepturilor salariale părţilor

0,5

3

0,3

1

0,2

2

2,2

20. Modificările salariale nu au fost actualizate în programul REVISAL.

0,5

2

0,3

1

0,2

1

1,5

21. Neîncheierea actului adiţional la contractul individual de muncă pentru modificarea drepturilor salariale.

0,5

3

0,3

1

0,2

3

2,4

22. Lipsa semnăturilor ambelor părţi în contractul individual de muncă

0,5

2

0,3

1

0,2

2

1.7

23. Neînregistrarea contractului de muncă la ITM (Inspectoratul teritorial de muncă)

0,5

3

0,3

3

0,2

2

2,8

24. Lipsa ştampilei şi a numărului de contract pe contractul de muncă.

0,5

1

0,3

1

0,2

3

1.4

18. Înregistrarea eronată a calcului sporului de vechime.

7. Contractul individual de muncă

22

NOTĂ: Stabilirea nivelului riscului şi a punctajului total al riscului este documentul din procedura Analiza riscurilor în care auditorul evaluează riscurile pe baza informaţiilor şi documentelor, în posesia cărora a intrat până în acest moment, a Chestionarului de Luare la Cunoştinţă - CLC, pe care l-a obţinut de la managementul general şi managementul de linie al structurii auditate, dar şi a expertizei personale în domeniu şi a informaţiilor din mass-media sau de pe internet. De asemenea, auditorii interni, în funcţie de resursele alocate misiunii (număr de persoane, timpul aferent ş.a.), stabilesc punctajul total al riscurilor operaţiei/activităţii respective, în baza formulei de calcul:

unde: = punctajul total; = nivelul riscurilor pentru fiecare criteriu utilizat; = ponderea criteriilor de risc Pentru continuarea analizei, grupează riscurile în următoarele trei categorii:  Riscuri mici 1,0 - 1,7  Riscuri medii 1,8 - 2,2  Riscuri mari 2,3 - 3,0 Elaborarea acestui document prezintă un grad relativ mare de subiectivitate şi din acest motiv auditorii interni aduc îmbunătăţiri acestei lucrări, pe toată durata misiunii de audit, în special în Etapa intervenţiei la faţa locului în funcţie de informaţiile pe care le colectează cu ocazia testărilor efectuate. Din experienţa practică, recomandăm ca ponderea riscurilor medii să fie sub 10%, deoarece aceasta denotă o nehotărâre din partea auditorilor interni, referitoare la categoria de riscuri în care să le includă, luând în considerare că în auditare vor intra, de regulă, riscurile mari şi medii, considerate riscuri semnificative.

23

Procedura P05: Analiza riscului Compartimentul de Audit Public Intern

CLASAREA OBIECTELOR AUDITABILE (OPERAŢIILOR) ÎN FUNCŢIE DE ANALIZA RISCULUI Misiunea de audit: Auditul intern al salariilor personalului Perioada auditată: 01.01.2010.-31.12.2010 Întocmit: Nr. Obiective crt. 1. STABILIREA SALARIILOR PERSONALULUI ENTITĂŢII

Obiecte auditabile 1. Procedurile scrise privind acordarea drepturilor salariale

2. Calculul şi normele legale privind salariul de bază

Data: 01.10.2011 Punctaj total

Clasare

2,4

Mare

2. Procedurile privind acordarea drepturilor salariale nu sunt cunoscute de către beneficiari.

1,7

Mic

Nu

3. Nedesemnarea persoanei responsabile cu acordarea drepturilor salariale

1,5

Mic

Nu

4. Inexistenţa unor proceduri privind modul de calcul al salariului de bază

2,4

Mare

2,4

Mare

1,7

Mic

2,2

Mediu

Riscuri semnificative 1. Inexistenţa procedurilor drepturilor salariale

privind

acordarea

5. Stabilirea eronată a salariului de bază 6. Stabilirea eronată a sporurilor la salariul de bază

3. Sistemul de salarizare privind orele lucrate suplimentar

7. Efectuarea fără justificare a orelor peste programul normal de lucru

OBS.

Nu

24

Nr. crt.

Obiective

Obiecte auditabile

Punctaj total

Clasare

OBS.

1,7

Mic

Nu

2,5

Mare

10. Sistemul de evidenţă a timpului lucrat peste programul normal de lucru nu este formalizat.

1,7

Mic

11. Inexistenţa unor proceduri privind calcului indemnizaţiei de conducere

2,2

Mediu

12. Acordarea incorectă a indemnizaţiei de conducere, personalului necuvenit

2,5

Mare

13. Lipsa documentelor justificative privind acordarea indemnizaţiei de conducere

2,5

Mare

14. Inexistenţa procedurilor privind acordarea sporului pentru vechimea în muncă

2,4

Mare

1,5

Mic

Nu

16. Neactualizarea sistematică a salariaţilor care beneficiază de spor de vechime în muncă

1,5

Mic

Nu

17. Acordarea sporului de vechime în muncă persoanelor necuvenite.

2,7

Mare

2,5

Mare

Riscuri semnificative 8. Efectuarea muncii peste programul normal de lucru nu a fost autorizat de şeful structurii funcţionale 9. Calcularea incorectă a salariului, utilizând indicatori incorecţi privind efectuarea de ore peste programul normal de muncă.

4. Indemnizaţia de conducere

5. Sporul de vechime în muncă

15. Stabilirea eronată a sporului de vechime în muncă

18. Înregistrarea eronată a calcului sporului de vechime.

Nu

25

Nr. crt.

Obiective

Obiecte auditabile 6. Modificarea drepturilor salariale

Punctaj total

Clasare

2,2

Mediu

1,5

Mic

2,4

Mare

22. Lipsa semnăturilor ambelor părţi în contractul individual de muncă.

1,7

Mic

23. Neînregistrarea contractului de muncă la ITM (Inspectoratul Teritorial de muncă)

2,8

Mare

1,4

Mic

Riscuri semnificative 19. Modificarea drepturilor salariale fără acordul părţilor 20. Modificările salariale nu au fost actualizate în programul REVISAL. 21. Neîncheierea actului adiţional la contractul individual de muncă pentru modificarea drepturilor salariale.

7. Contractul individual de muncă

OBS.

Nu

Nu

24. Lipsa ştampilei şi a numărului de contract pe contractul de muncă. Nu

Notă: În documentul Clasarea operaţiilor în funcţie de analiza riscurilor se realizează împărţirea celor 24 de riscuri, grupate pe cele 7 obiecte auditabile şi un obiectiv, în 3 categorii de riscuri, mici, medii şi mari, stabilite în fazele anterioare ale procedurii Analiza riscurilor. În continuare, riscurile mici vor fi eliminate din auditare, iar riscurile mari şi medii, considerate riscuri semnificative, în număr de 14, vor intra în faza de ierarhizare a riscurilor şi vor fi preluate în Tabelul puncte tari şi puncte slabe.

26

Compartimentul de Audit Public Intern

Procedura P05: Analiza riscului

TABELUL PUNCTE TARI ŞI PUNCTE SLABE

Misiunea de audit: Auditul intern al salariilor personalului Perioada auditată: 01.01.2010.-31.12.2010 Întocmit: Grigoroaie Gheorghe

Nr. crt. 1.

Obiective STABILIREA SALARIILOR PERSONALULUI ENTITĂŢII

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative

1. Procedurile scrise privind acordarea drepturilor salariale

1. Inexistenţa procedurilor privind acordarea drepturilor salariale

2. Calculul şi normele legale privind salariul de bază

3. Sistemul de salarizare privind

Puncte T/S

Data: 01.10.2011 Consecinţa Grad de funcţionăriiîncredere nefuncţionării al auditorului controlului intern în intern controlul intern

S

Scăzut

2. Inexistenţa unor proceduri privind modul de calcul al salariului de bază

S

Scăzut

3. Stabilirea eronată a salariului de bază

S

Scăzut

4. Efectuarea fără justificare a orelor peste programul normal de

T

Există sistem de control eficient

Ridicat

OBS

NU

27

Nr. crt.

Obiective

Obiecte auditabile orele lucrate suplimentar

4. Indemnizaţia de conducere

Riscuri semnificative lucru 5. Calcularea incorectă a salariului, utilizând indicatori incorecţi privind efectuarea de ore peste programul normal de muncă.

6. Inexistenţa unor proceduri privind calcului indemnizaţiei de conducere 7. Acordarea incorectă a indemnizaţiei de conducere, personalului necuvenit 8. Lipsa documentelor justificative privind acordarea indemnizaţiei de conducere

5. Sporul de vechime în muncă

Puncte T/S

9. Inexistenţa procedurilor privind acordarea sporului pentru vechimea în muncă

Consecinţa funcţionăriinefuncţionării controlului intern

S

T

Grad de încredere al auditorului intern în controlul intern

OBS

Scăzut

Există sistem de control eficient

Ridicat

S

Scăzut

S

Scăzut

S

Scăzut

NU

28

Nr. crt.

Obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative

Puncte T/S

10. Acordarea sporului de vechime în muncă persoanelor necuvenite.

Consecinţa funcţionăriinefuncţionării controlului intern

Grad de încredere al auditorului intern în controlul intern

S

Scăzut

S

Scăzut

OBS

11. Înregistrarea eronată a calcului sporului de vechime.

6. Modificarea drepturilor salariale

12. Modificarea drepturilor salariale fără acordul părţilor 13. Neîncheierea actului adiţional la contractul individual de muncă pentru modificarea drepturilor salariale.

7. Contractul individual de muncă

T

Există sistem de control eficient

Ridicat

S

Scăzut

23. Neînregistrarea contractului de muncă la ITM (Inspectoratul Teritorial de muncă) S

Scăzut

NU

29

Notă: În faza de ierarhizare a operaţiilor în funcţie de riscuri, în care au intrat numai riscurile semnificative, a fost elaborat documentul Tabelul puncte tari şi puncte slabe, prin care au fost identificate 3 obiecte auditabile, evaluate ca fiind puncte tari, care vor fi eliminate din auditare, iar celelalte obiecte auditabile considerate ca fiind puncte slabe vor rămâne în continuare în auditare. Evaluarea operaţiilor identificate ca fiind puncte tari s-a realizat prin aprecierea funcţionalităţii sistemului de control intern al activităţilor auditate, care astfel limitează efectul riscurilor asociate acestora. În urma operaţiei de ierarhizare, au fost preluate spre auditare în continuare obiectivele şi obiectele auditabile considerate ca fiind puncte slabe, în documentul Tematica în detaliu a misiunii de audit intern, care vor fi renumerotate şi ulterior va fi stabilită corespondenţa acestora cu paragrafele din Raportul de audit intern

30

Procedura P05: Analiza riscului Compartimentul de Audit Public Intern

TEMATICA ÎN DETALIU A MISIUNII DE AUDIT INTERN Misiunea de audit: Auditul intern al salariilor personalului Perioada auditată: 01.01.2010.-31.12.2010 Întocmit: Grigoroaie Gheorghe Nr. crt. 1.

Obiective STABILIREA SALARIILOR PERSONALULUI ENTITĂŢII

Data: 01.10.2011 Poziţia în RAI

Obiecte auditabile selectate 1. Procedurile scrise privind Analiza procedurilor acordarea drepturilor salariale salariale.

privind

acordarea

drepturilor II. 1.1.1.

2. Calculul şi normele legale Analiza procedurilor operaţionale privind modul de calcul privind salariul de bază al salariului de bază.

II.1.2.1.

Verificarea modului de completare şi calculare a salariului de bază.

II.1.2.2.

3. Sistemul de salarizare privind orele lucrate suplimentar

Verificarea modului de calculare a salariului pe baza indicatorilor cu privire la orele lucrate peste programul normal de muncă.

II.1.3.1.

4. Indemnizaţia de conducere

Analiza responsabilităţilor privind modul de acordare a indemnizaţiilor de conducere.

II.2.4.1

31

Nr. crt.

Obiective

Obiecte auditabile selectate

5. Sporul de vechime în muncă

Poziţia în RAI

Verificarea documentelor justificative privind indemnizaţia de conducere

II.2.4.2

Analiza procedurilor privind acordarea sporurilor la salariul de bază

II.2.5.1

Verificarea sistemului de acordare a sporului de vechime în muncă salariaţilor.

II.2.5.2

Analiza modului de calcul al sporului de vechime. 6. Modificarea drepturilor salariale

Încheierea actului adiţional la contractul individual de munca privind modificarea drepturilor salariale

7. Contractul individual de muncă

Înregistrarea contractelor de muncă la ITM.

II.2.5.3 II.2.6.1.

II.2.7.1.

Notă: Analiza riscurilor a pornit de la documentele Lista centralizatoare a obiectelor auditabile, care a cuprins un obiectiv structurat pe 7 obiecte auditabile şi Identificarea riscurilor, prin care s-au ataşat 24 de riscuri la aceste obiecte auditabile şi s-a finalizat cu Tematica în detaliu a misiunii de audit intern în urma căreia au fost selectate în vederea auditării un obiectiv, 7 obiecte auditabile şi 11 de riscuri asociate acestora. În continuare, cele 11 riscuri au fost înlocuite cu obiectele auditabile selectate (operaţii / activităţi / funcţii programe / domenii) corespunzătoare riscurilor semnificative, în vederea efectuării testărilor, pe baza Programului intervenţiei la faţa locului, şi care se vor materializa în FIAP-uri şi FCRI-uri, acolo unde este cazul, şi în final vor fi transferate şi comentate în Raportul de audit intern, în ordinea din Tematica în detaliu a misiunii de audit intern.

32

Procedura P06: Elaborarea programului de audit intern Compartimentul de Audit Public Intern

PROGRAMUL DE AUDIT INTERN Misiunea de audit: Auditul intern al salariilor personalului Perioada auditată: 01.01.2010.-31.12.2010 Întocmit:

OBIECTIVELE AUDITULUI

ACTIVITĂŢILE PROGRAMATE

Tema generală: Auditul intern al salariilor personalului 1. Pregătirea misiunii de audit 1. Întocmirea şi aprobarea Ordinului de serviciu 2. Întocmirea şi procesarea Declaraţiei de independenţă 3. Pregătirea şi transmiterea Notificării privind declanşarea misiunii de audit intern către părţile interesate 4. Colectarea şi prelucrarea informaţiilor 5. Întocmirea listei centralizatoare privind obiectele auditabile. 6. Întocmirea tabelului puncte tari-puncte slabe. 7. Elaborarea programului de audit intern 8. Întocmirea programului de intervenţie la faţa locului 9. Obţinerea aprobării notei şi anexelor acesteia: colectarea şi prelucrarea datelor, tabelul puncte tari-puncte slabe.

Data: 01.10.2011 DURATA (H) 282 62 2 2 4

PERSOANELE IMPLICATE Popescu Adrian Popescu Adrian Popescu Adrian

LOCUL DESFĂŞURĂRII DAPI DAPI DAPI

8

Popescu Adrian

8

Popescu Adrian

DAPI AUDITAT DAPI

8 8 8

Popescu Adrian Popescu Adrian Popescu Adrian

DAPI DAPI DAPI

10

Popescu Adrian

DAPI

33

OBIECTIVELE AUDITULUI

ACTIVITĂŢILE PROGRAMATE 10. Planificarea şi organizarea şedinţei de deschidere 11. Redactarea minutei şedinţei de deschidere.

2. Intervenţia la faţa locului Obiectivul I STABILIREA SALARIILOR PERSONALULUI ENTITĂŢII

1. Efectuarea şi prelucrarea testărilor 2. Discutarea constatărilor cu şeful biroului de resurse umane. 3. Elaborarea fişelor de identificare şi analizare a problemelor (FIAP-urilor). 4. Colectarea dovezilor

3. Raportul de audit intern

5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al formei şi al conţinutului şi întocmirea notei centralizatoare a Documentelor de lucru 1. Redactarea raportului de audit public intern 2. Revizuirea raportului de audit public intern facută de către auditori. 3. Obţinerea aprobării proiectului de raport de audit intern de către conducere. 4. Transmiterea către conducere a proiectului de audit intern şi solicitarea unui răspuns în termen de 15 zile. 5. Planificarea şi organizarea reuniunii de conciliere. 6. Includerea în raportul de audit intern a aspectelor obţinute din punct de vedere al structurii auditate.

DURATA (H) 2

PERSOANELE IMPLICATE Popescu Adrian

2

Popescu Adrian

44 16 2

Popescu Adrian

LOCUL DESFĂŞURĂRII DAPI AUDITAT AUDITAT

AUDITAT DAPI

16 6 4

160 48 48

Popescu Adrian Popescu Adrian

DAPI DAPI

8

Popescu Adrian

DAPI

8

Popescu Adrian

DAPI

8

Popescu Adrian

AUDITAT

8

Popescu Adrian

DAPI

34

OBIECTIVELE AUDITULUI

ACTIVITĂŢILE PROGRAMATE 7. Obţinerea raportului de audit public intern.

4. Urmărirea recomandărilor

8. Finalizarea raportului de audit public. 9. Difuzarea sau transmiterea raportului de audit intern. 1. Întocmirea fişei de urmărire a recomandărilor.

DURATA (H) 16 8 8 16

PERSOANELE IMPLICATE Popescu Adrian Popescu Adrian Popescu Adrian Popescu Adrian

LOCUL DESFĂŞURĂRII DAPI DAPI DAPI DAPI

Nota: Programul de audit intern este documentul prin care repartizam resursele de audit respectiv, împărţim intre membri echipei de auditori activităţile pe care le vor desfăşura pentru realizarea misiunii si repartizam timpul pentru parcurgerea etapelor si procedurilor specifice in vederea încadrării in perioadele afectate prin Planul de audit intern.

35

Compartimentul de Audit Public Intern

PROGRAMUL INTERVENŢIEI LA FAŢA LOCUL Misiunea de audit: Auditul public intern al ciclului salarii personal Perioada auditată: 01.01.2010.-31.12.2010 Întocmit: Airinei Adriana

Data: 01.10.2011

Obiectivul I. STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI Nr. crt. 1.

2.

3.

4.

5.

OBIECTE AUDITABILE

Procedurile scrise privind acordarea drepturilor salariale Calculul şi normele legale privind salariul de bază

TIPUL TESTĂRII Chestionarea managementului Verificarea stabilirii drepturilor salariale în statele de plată sau alte documente justificative.

Sistemul de salarizare privind orele lucrate Verificarea modului de acordare a salariilor suplimentar pentru orele suplimentare Indemnizaţia de conducere Verificarea modului de

Sporul de vechime în muncă

acordare a îndemnizaţiilor, recalcularea indemnizaţiilor. Verificare modului de acordare a sporurilor de vechime în muncă

Locul

Durata (h)

Nr. test

Nr. lista verificare

Auditori

PC

20

Interviu nr. 1.1.1 Test 1.2.1

LV 1

Toma Elena

PC

20

Interviu nr. 1.1.1 Test 1.3.1

LV 1

Toma Elena

PC

4

Interviu nr. 1.1.1

LV 1

Toma Elena

PC

15

Interviu nr.1.1.1

LV1

Toma Elena

PC

17

Interviu nr.1.1.1

LV1

Toma Elena

36

6.

7.

Modificarea drepturilor salariale

Contractul individual de muncă

Analiza deciziilor de modificare Analiza diminuărilor salariale Verificarea operării în sistem a modificărilor făcute Analiza actelor adiţionale la contractele individuale de muncă Verificarea înregistrării contractului la Inspectoratul Teritorial de muncă

PC

25

Interviu nr.1.1.1 Test nr.1.4.1

LV1

Toma Elena

PC

18

Interviu nr.1.1.1

LV1

Toma Elena

Auditor intern

37

38

Procedura P07: Şedinţa de deschidere Compartimentul de Audit Public Intern

MINUTA ŞEDINŢEI DE DESCHIDERE Misiunea de audit: Auditul intern al salariilor personalului Perioada auditată: 01.01.2010.-31.12.2010 Întocmit Data: 01.10.2011 A. Lista participanţilor: Direcţia/ Nr. ESemnătur Numele Funcţia Serviciul telefon mail a Airinei Adriana auditor ISJ 250 Popescu Andreea Sef birou Biroul Resurse Umane 125 Biroul Resurse Umane Grigoroaie Andrei Ing. 324 Şef serviciu Biroul Resurse Umane Melinte Alin Resurse 546 Umane B. Stenograma şedinţei În cadrul şedinţei de deschidere s-a procedat la: - Prezentarea echipei de auditori care urmează să efectueze misiunea de audit intern; - Prezentarea şi discutarea obiectivelor generale ale auditului intern, semnificaţia acestora. În acelaşi timp, a fost cerută părerea auditaţilor cu privire la aceste obiective, unde s-au făcut remarci că acestea în general reprezintă zone cu risc, dar s-au făcut şi unele comentarii cu privire la complexitatea activităţii Direcţiei Buget şi Contabilitate Internă şi neatractivitatea nivelului salariului pentru atragerea unor specialişti; - Prezentarea Programului intervenţiei la faţa locului, respectiv modul de abordare pe teren a obiectivelor auditabile care vor fi testate, după analiza de risc efectuată. - Stabilirea persoanelor pe care auditorii interni le pot contacta în vederea colectării informaţiilor, efectuării de teste şi asupra modului de obţinere a interviurilor. De asemenea, a fost stabilit programul întâlnirilor şi timpul necesar pentru realizarea acestor proceduri; - Stabilirea condiţiilor minime pe care auditatul trebuie să le asigure în vederea realizării misiunii de audit (spaţiu de lucru, calculatoare, posibilitate de editare etc.) - Convenirea asupra unor aspecte procedurale, respectiv eventualitatea unor şedinţe intermediare în cursul derulării misiunii de audit, informarea sistematică asupra constatărilor efectuate ş.a. - Stabilirea Şedinţei de închidere, inclusiv a participanţilor la aceasta; - Stabilirea modalităţii de redactare a Raportului de audit intern (când, cum şi cui va fi distribuit). - Explicarea modului cum vor fi discutate şi analizate recomandările formulate, ca urmare a eventualelor disfuncţionalităţi constatate, inclusiv Planul de acţiune realizat de entitatea auditată şi Calendarul implementării acestora, cu termene şi persoane responsabile. Auditori interni, - auditor intern

Auditaţi, Ec.Popescu Andreea Ing.Grigoroaie Andrei Ec. Melinte Alin

39

Procedura P07: Chestionar

LISTA DE VERIFICARE NR. 1

Obiectivul I. STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI Nr. crt. 1.1.

1.2.

1.3.

ACTIVITATEA DE AUDIT

DA

NU

Analiza procedurilor de lucru • Verificarea gradului de acoperire a activităţilor prin procedurile de lucru specifice - examinarea listei activităţilor pentru realizarea obiectivului - identificarea activităţilor care nu au la bază proceduri de lucru - garantarea cuprinderii în procedurile de lucru a reglementărilor cadrului normativ, aplicabile fiecărei activităţi - examinarea modelelor de formulare specifice - examinarea algoritmilor de calcul şi a modalităţilor de completare a formularelor - existenţa exemplelor în acest sens - examinarea sistemului de raportare al activităţii • Confirmarea existenţei activităţilor de control intern in punctele cheie ale procedurii de lucru • Urmărirea existenţei responsabilităţilor pe faze de întocmire, avizare, aprobare şi pe nivele de execuţie • Aplicarea principiului dublei semnături • Aprobarea de către persoanele competente • Asigurarea prelucrării datelor în sistem informatizat • Modalitatea arhivarii documentelor • Existenţa componentei de actualizare a procedurilor de lucru • Compararea atribuţiilor din procedurile de lucru cu cele din fişele posturilor • Verificarea cunoaşterii procedurilor de către persoanele cu responsabilităţi în realizarea activităţilor

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

Procedurile scrise privind acordarea drepturilor salariale a. examinarea procedurii privind stabilirea elementelor de natură salarială b. examinarea cunoaşterii procedurilor de către persoanele cu responsabilităţi în stabilirea drepturilor salariale. c. urmărirea determinării corecte a stabilirii drepturilor salariale în conformitate cu legislaţia în vigoare Salariul de bază a.verificarea stabilirii salariului de bază

OBS.

X X

Interviu 1.1.1

X

X

Test nr.1.2.1 Foaie de 40

Nr. crt.

1.4.

ACTIVITATEA DE AUDIT b. recalcularea salariului de bază pentru a verifica daca acesta este în conformitate cu legislaţia în vigoare

Sporul pentru vechimea în muncă a. verificarea stabilirii sporului de vechime în muncă pentru salariaţi; b. verificarea atribuirii corecte a sporului persoanelor cuvenite; c. examinarea procedurii privind stabilirea sporului pentru vechimea în muncă conform legislaţiei în vigoare;

1.6

Modificarea drepturilor salariale a.examinarea procedurii privind modificarea drepturilor salariale; b.examinarea cunoaşterii procedurilor de către persoanele abilitate şi comunicarea modificărilor drepturilor salariale; c.examinarea deciziilor de modificare a drepturilor salariale;

1.7

d.examinarea actelor adiţionale la contractul individual de muncă ca urmare a modificării drepturilor salariale; e.verificarea operării a schimbărilor efectuate Contractul individual de muncă a.verificarea înregistrării contractelor în programul Revisal b.verificarea transmiterii contractelor la ITM. Data: 1.10.2011

NU

OBS. lucru nr. 1.2.1 Lista de control nr.1.2.1

X

Sistemul de salarizare privind orele lucrate suplimentar a. stabilirea modalităţii de evidenţiere a muncii peste programul normal de muncă; b. precizarea recuperării în bani sau timp echivalent a muncii prestate peste programul normal de muncă; c. verificarea modalităţii de calcul a orelor lucrate peste programul normal de muncă; d.analiza compensării muncii efectuate peste programul normal de lucru;

1.5.

DA

X X

Test nr.1.3.1 FIAP nr.1.3.1

X X X X

Observare directă

X

X X X

Test nr.1.4.1 Lista de control nr.1.4.1

X X X X

Notă de relaţii nr.1.5.1

Auditor intern, Grigoroaie Gheorghe

41

Procedura P08: Colectarea dovezilor Compartimentul de Audit Public Intern

INTERVIU NR. 1.1.1. privind procedurile specifice pentru activitatea Procedurile scrise privind acordarea drepturilor salariale adresată doamnei Popescu Dana, contabil şef Misiunea de audit: Auditul public intern al ciclului salarii personal Perioada auditată: 01.01.2010.-31.12.2010 Nr. crt. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Întrebare Există un sistem de proceduri pentru stabilirea elemntelor de natură salarială? Procedurile sunt scrise şi formalizate? Există responsabil cu realizarea şi actualizarea procedurilor? Există lista activităţilor pentru realizarea obiectivului/subobiectivului? Cerinţele privind experienţa şi pregătirea necesară postului sunt actualizate? Exista o fişă a postului pentru fiecare funcţie ocupată? Consideraţi procedurile folosite corespunzătoare şi suficiente? Există propuneri de perfecţionare a procedurii? Nu mai aveţi nimic de adăugat?

Data: 02.10.2011 Auditor intern,

DA

NU

Obs.

X X X X X X X

Intervievat, Popescu Dana

Notă:

Problema privind elaborarea procedurilor de lucru, scrise şi formalizate, este o problemă generală, cunoscută la nivelul entităţii publice, motiv pentru care nu se va elabora FIAP, deoarece va fi abordată cu ocazia fiecărui obiectiv şi de asemenea se vor face comentarii în Raportul de audit intern.

42

Compartimentul de Audit Public Intern

TESTUL NR. 1.2.1. Misiunea de audit: Auditul intern al salariilor personalului Perioada auditată: 01.01.2010.-31.12.2010 OBIECTUL TESTULUI: Stabilirea salariilor personalului entităţii OBIECTIVUL TESTULUI: Stabilirea elementelor de natură salarială DESCRIEREA TESTULUI: Eşantionul l-am stabilit la 20% din populaţia totală (48 persoane angajate în perioada supusă auditării, pentru care s-au stabilit elemente de natură salarială) conform foii de lucru nr.1.2.1, respectiv 10 persoane. Testarea s-a realizat conform Chestionarului - Listă de verificare nr. 1 şi s-a concretizat în elaborarea unei liste de control nr.1.2.1 pentru cele 10 persoane selectate, care conţine pe verticală persoanele angajate iar pe orizontală elementele selectate pentru testare. CONSTATĂRI: Din verificările efectuate şi analiza Listei de control nr.1.2.1 la prezentul test, pentru personalul care face parte din eşantion am constatat următoarele: - elementele de natură salarială sunt înscrise în contractele individuale de muncă; - salariile de bază s-au stabilit cu respectarea limitelor minime şi maxime corespunzătoare funcţiilor şi meseriilor prevăzute în Nomenclatorul unic de funcţii şi meserii de la Primăria Municipiului Suceava. - sporurile, cuantumurile şi condiţiile de acordare a acestora s-au stabilit în conformitate cu regulamentul de sporuri; - celor 10 salariaţi nu li s-a acordat premii sau ajutoare. CONCLUZII: Nu se va elabora FIAP. Data: 05.10.2011

Auditor intern,

43

FOAIE DE LUCRU NR. 1.2.1 Obiectivul de audit: Stabilirea elementelor de natură salarială

Pentru constituirea eşantionului de 20% în vederea testării stabilirii elementelor de natură salarială pentru persoanele încadrate la Primăria Municipiului Suceava în perioada supusă auditării se procedează astfel:   

 

populaţia totală: 48 persoane angajate în perioada supusă auditării, dintre care 27 pe perioadă determinată şi 21 pe perioadă nedeterminată; eşantionul va fi de 20% din populaţia totală, respectiv 10 persoane angajate; vor fi verificate elementele de natură salarială din contractele individuale de muncă ale celor 10 persoane care au fost angajate în perioada supusă auditării . eşantionul constituit va fi verificat integral; în urma verificării efectuate se va întocmi un test.

Auditor intern,

44

45

LISTĂ DE CONTROL nr.1.2.1

privind stabilirea elementelor de natură salarială la angajarea personalului

Elemente verificate Postul/ Număr marcă angajat

1

1. Consilier, din 10.02.2005, nr. marcă 9.635

Salariul de bază

Sporul de vechime în muncă

Sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte

Sporul pentru lucrul efectuat în zilele de sâmbătă, duminică şi 20 iulie

2

3

4

5

Sporul pentru lucrul efectuat în zilele de sărbători legale prevăzute in CM

Sporul pentru consemn la domiciliu

6

8

Acordarea premiilor şi ajutoarelor

2. Inspector, din 14.02.2005, nr. marcă 9.5260 3. Consilier Juridic, din 28.02. 2005, nr. marcă 9.1845 4. Referent, din 21.03.2005, nr. marcă 9.5251 5. Consilier superior, 31.05.2005, nr. marcă 9.1887

din

6. Inspector impozite şi taxe, din 31.05.2005, nr. marcă 9.1888 7. Auditor, din 1.06.2005, nr. marcă 9.1889 8. Poliţist local, din 18.07.2005, nr. marcă 9.1891 9. Consilier din 12.10.2005, nr. marcă 9.990 10. Consilier, din 3.01.2006, nr. marcă 9.1896

46

Data: ____________ intern,

Auditor

47

Compartimentul de Audit Public Intern

TESTUL NR. 1.3.1. Misiunea de audit: Auditul intern al salariilor personalului Perioada auditată: 01.01.2010.-31.12.2010 OBIECTUL TESTULUI: Stabilirea salariilor personalului entităţii OBIECTIVUL TESTULUI: Sporul pentru munca suplimentară DESCRIEREA TESTULUI: Eşantionul a fost constituit în mod aleator din trei servicii ale entităţii, respectiv a Serviciului Administrativ, Serviciul Financiar Contabilitate, Serviciul Resurse Umane, din totalul celor 12 servicii existente, reprezentând în cifre relative, o pondere de 25 %. La fiecare serviciu a fost testat sistemul privind evidenţa muncii prestate peste programul normal de lucru prin utilizarea tehnicilor şi instrumentelor de control stabilite în Lista de verificare : - aprobarea efectuării muncii peste programul normal de lucru; - existenţa Registrului special de prezenţă pentru evidenţa orelor prestate peste programul normal de lucru prin care angajatorul ţine evidenţa acestuia pentru fiecare salariat; - completarea sistematică a Registrului special de prezenţă pentru evidenţa orelor prestate peste programul normal de lucru pentru fiecare salariat; - compensarea orelor de muncă suplimentară prin timp liber - compensarea orelor de muncă suplimentară prin adaugarea unui spor la salariu când compensarea cu timp liber echivalent nu este posibilă; - acordarea unui spor pentru munca suplimentară, care sa nu fie mai mic de 75% din salariul de bază. Constatări: Pe baza testului efectuat s-au constatat urmatoarele: - efectuarea orelor suplimentare nu a fost aprobată în scris de şeful ierarhic superior; - nu este organizată evidenţa orelor de muncă prestate suplimentar de către personal prin înfiinţarea şi completarea Registrului special de prezenţă pentru evidenţa orelor prestate peste programul normal de lucru; -orele suplimentare efectuate au fost plătite prin adăugarea unui spor la salariu neurmărindu-se posibilitatea compensării în timp liber Concluzii În baza acestui test s-a întocmit FIAP. Data: 05.10.2011

Auditor intern,

48

FIŞA DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A PROBLEMEI NR. 1.3.1. Misiunea de audit: Auditul intern al salariilor personalului Perioada auditată: 01.01.2010 – 31.12.2010 PROBLEMA: Inexistenţa unui sistem cu privire la orele de muncă lucrate suplimentar de către personal şi a modului de compensare a acestora. CONSTATARE: Inexistenţa unui sistem pentru organizarea modului de evidenţă a orelor suplimentare şi de recuperare a acestora de către salariaţii entităţii care implica utilizarea „Registrului special de prezenţă pentru evidenţa orelor prestate peste programul normal de muncă”. Efectuarea orelor suplimentare nu a fost dispusă în scris de şeful ierarhic superior, deşi în actul normativ acest lucru era stipulat. Din documentele analizate nu a reieşit că nu ar fi fost posibilă compensarea muncii prestate peste programul normal de lucru cu timp liber corespunzător în urmatoarele 30 de zile, şi abia după aceea să poată fi aplicată compensarea în bani. CAUZE: - Neutilizarea Registrului special de prezenţă pentru evidenţa orelor prestate peste programul normal de lucru; - Lipsa personalului specializat şi existenţa unei fluctuaţii însemnate de personal; -Inexistenţa unei proceduri şi a unei documentaţii aferente evidenţei operative şi a modalităţilor de compensare a muncii suplimentare efectuate peste program. CONSECINŢE: Stabilirea eronată a orelor suplimentare efectuate peste program şi compensarea în timp sau în bani, fără a se urmări realizarea în timp echivalent corespunzator muncii prestate suplimentar. RECOMANDĂRI: - Efectuarea unei reverificari privind sistemul de evidenţă a timpului suplimentar peste programul normal de lucru şi modul de compensare al acestuia pentru depistarea tuturor situaţiilor de nerespectare a cadrului normativ şi informarea şefului compartimentului de audit intern asupra rezultatelor obţinute; - Elaborarea unei proceduri pentru gestionarea timpului efectuat peste programul normal de lucru în vederea compensării în timp sau în bani şi implementarea în cadrul acestuia a activităţilor de control şi a responsabilităţilor adecvate; - Asigurarea unei pregătiri profesionale de specialitate a personalului şi evaluarea sistematică a acestuia.

Data: 01.10.2011

Auditor intern

49

Compartimentul de Audit Public Intern

TESTUL NR. 1.4.1. Misiunea de audit: Auditul intern al salariilor personalului Perioada auditată: 01.01.2010.-31.12.2010 OBIECTUL TESTULUI: Stabilirea salariilor personalului entităţii OBIECTIVUL TESTULUI: Modificarea drepturilor salariale DESCRIEREA TESTULUI: În perioada supusă auditării s-au modificat drepturile salariale ale salariaţilor prin avansare, promovare şi sancţionare disciplinară. Nu am verificat operarea modificării salariilor la avansare. Eşantionul l-am constituit din toate cazurile de modificări ale drepturilor salariale la promovarea sau sancţionarea unor salariaţi în perioada supusă auditării, în număr de 18: o creştere salarială la promovarea în funcţie; 17 diminuări salariale la aplicarea unor sancţiuni disciplinare. Verificarea a constat în examinarea operării modificărilor salariale în baza de date electronică (după „fluturaşii” arhivaţi la Serviciul Financiar Contabilitate), în dosarele profesionale şi în carnetele de muncă ale salariaţilor. Testarea s-a realizat conform Chestionarului - Listă de verificare nr. 1, şi s-a concretizat în elaborarea unei liste de control nr.1.4.1 pentru cei 18 salariaţi care au promovat sau fost sancţionaţi disciplinar, care conţine pe verticală numărul de marcă şi postul ocupat de salariatul promovat/sancţionat iar pe orizontală următoarele elemente selectate pentru testare: creşterea/diminuarea drepturilor salariale a fost aprobată de conducătorul unităţii; existenţa deciziei privind creşterea/diminuarea salarială; creşterea/diminuarea drepturilor salariale a fost operată în carnetul de muncă; creşterea/diminuarea drepturilor salariale a fost realizată efectiv prin mărirea/reţinerea sumelor. Conform articolului din codul muncii „Promovarea reprezintă trecerea unui salariat într-o funcţie superioară, obţinerea de grade profesionale sau trecerea în categorii superioare de lucrări”. Din verificările efectuate şi analiza Listei de control privind modificarea drepturilor salariale la prezentul test, am constatat că în perioada supusă auditării a existat un singur caz de promovare prin trecerea unui salariat într-o altă funcţie. Nu am constatat aspecte negative privind operarea creşterii salariale în acest caz. Din verificările efectuate şi analiza Listei de control privind modificarea drepturilor salariale la prezentul test, am constatat că în perioada supusă auditării au existat 17 diminuări de salarii în urma aplicării unor sancţiuni disciplinare. Nu am constatat aspecte negative privind operarea diminuării (scăderii) salariilor. Concluzii În baza acestui test nu s-a întocmit FIAP Data: Auditor intern, 05.10.2011

50

51

LISTĂ DE CONTROL nr.1.4.1 privind modificarea drepturilor salariale, realizat pe baza Listelor de control Elemente testate Persoane promovate sau sancţionate (nr. marcă/ post) 1

PROMOVARE Creşterea drepturilor salariale a fost aprobată de conducătorul unităţii?

Existenţa deciziei privind creşterea salarială

2

3

SANCŢIONARE

Creşterea drepturilor salariale a fost operată in programul Revisal? 4

Creşterea drepturilor salariale a fost realizată efectiv prin mărirea sumelor? 5

Diminuarea drepturilor salariale a fost aprobată de conducătorul unităţii? 6

Existenţa deciziei privind diminuarea salarială

Diminuarea drepturilor salariale a fost operată în programul Revisal?

7

8

Diminuarea drepturilor salariale a fost realizată efectiv prin reţinerea sumelor? 9

52

Observaţi

10

Compartimentul de Audit Public Intern

NOTĂ DE RELAŢII NR. 1.5.1. privind Contractul individual de muncă Adresat domnului Munteanu Vasile, administrator Întrebare 1: La nivelul entităţii există proceduri specifice, scrise şi formalizate privind contractele individuale de muncă? Răspuns 1: Nu, dar există instrucţiuni de aplicare, dar neformalizate . Întrebare 2: Există în entitate un responsabil care să analizeze înregistrarea, corectitudinea elaborării contractelor individuale de muncă? Răspuns 2: Da, există o persoană responsabilă cu evidenţa înregistrărilor contractelor de muncă ale salariaţilor. Întrebare 3: Există un control periodic asupra modului de gestionare şi modificare a contractelor de muncă? Răspuns 3: Da, de 2 ori pe an se verifica sistemul înregistrare şi modificare a contractelor individuale de muncă a personalului. Întrebare 4: Există un sistem informatizat implementat privind înregistrarea contractelor de muncă? Răspuns 4: Da.. Întrebare 5: Mai aveţi ceva de adăugat? Răspuns 5: Nu.  Data: 17.10.2011 Auditor intern,

Consilier, Matei Alina

Notă:

• Având în vedere informaţiile rezultate din acest document, echipa de auditori nu consideră necesară elaborarea unui FIAP, dar unele probleme rezultate din această Notă de relaţii vor fi preluate în Raportul de audit intern.

53

Procedura P10: Revizuirea documentelor de lucru Compartimentul de Audit Public Intern

NOTA CENTRALIZATOARE A DOCUMENTELOR DE LUCRU Misiunea de audit: Auditul intern al salariilor personalului Perioada auditată: 01.01.2010-31.12.2010 Întocmit: Grigoroaie Gheorghe Ob. nr. 1.



Inexistenta unui sistem pentru organizarea modului de evidenţă a orelor suplimentare şi de recuperare a acestora de către salariaţii entităţii

2.



Recalcularea şi revizuirea modului de calculare a salariului de bază şi a sporurilor aplicate acestuia



Înregistrarea şi anexarea actului adiţional aferent modificărilor salariale

Constatarea



Nerespectarea modului de aplicare a indemnizaţiei de conducere aferent fiecarei funcţii a personalului angajat

Data 25.11.2011 Document justificativ Evidenta orelor suplimentare ale Serviciului Administrativ, Serviciului Financiar Contabilitate, Serviciului Resurse Umane. - Statul de plată

Există Da Nu X

X

- Contractul individual de muncă

X

- Fişa posturilor

X

Auditor intern, Grigoroaie Gheorghe

54

Procedura P11: Şedinţa de închidere Compartimentul de Audit Public Intern

MINUTA ŞEDINŢEI DE ÎNCHIDERE A. Menţiuni generale: Misiunea de audit: Auditul intern al salariilor personalului Perioada auditată: 01.01.2010-31.12.2010 Întocmit: Grigoroaie Gheorghe

Data 29.11.2011

Lista participanţilor: Numele Ivanovici Gheorghe Popescu Andreea Grigoroaie Andrei Melinte Alin

Funcţia auditor Sef birou ING. Sef birou

Direcţia/ Serviciul ISJ Resurse Umane Biroul Resurse Umane Resurse Umane

Nr. telefon

E-mail

Semnătura

B. Concluzii:  În cadrul şedinţei au fost prezentate obiectivele auditate şi constatările pentru fiecare obiect auditat. De asemenea, au fost discutate constatările, au fost analizate cauzele care au contribuit la realizarea disfuncţionalităţilor, eventualelor consecinţe, şi au fost comentate recomandările care urmează a fi implementate pentru eliminarea acestora.  În cadrul Şedinţei de închidere structura auditata şi-a însuşit în totalitate constatarile şi recomandările formulate de echipa de auditori.  În consecinţă, proiectul Raportului de audit intern devine Raport de audit intern final, care va fi pregătit pentru aprobare şi difuzare structurii auditate.  Raportul de audit intern va fi însoţit de o SINTEZĂ care va conţine principalele constatări şi recomandări ale echipei de auditori interni şi concluziile generale pentru activitatea financiarcontabilă auditată.  Structura auditată se angajează să completeze Planul de acţiune şi Calendarul implementării recomandărilor, cu termenele de realizare şi persoanele responsabile cu implementarea acestora, pe care le vor discuta cu echipa de auditori interni. Notă: Datorită acceptării integrale a constatărilor şi recomandărilor formulate de echipa de auditori interni, Reuniunea de conciliere nu se va mai organiza.

55

Compartimentul de Audit Public Intern

Procedura P12: Elaborarea proiectului de Raport de audit

PLANUL DE ACŢIUNE ŞI CALENDARUL DE IMPLEMENTARE A RECOMANDĂRILOR OBIECTE AUDITABILE

Sistemul de salarizare privind orele lucrate suplimentar

RECOMANDĂRI

ACŢIUNI / MĂSURI

Obiectivul nr. 1. STABILIREA SALARIILOR PERSONALULUI ENTITĂŢII - Elaborarea unui sistem de evidenţă a timpului 1. Efectuarea unei reverificari privind sistemul de lucrat suplimentar peste programul normal de evidenţă a timpului suplimentar peste programul lucru; normal de lucru şi modul de compensare al acestuia pentru depistarea tuturor situaţiilor de nerespectare a - Stabilirea unui responsabil cu privire la aceasta acţiune, precum şi pentru informarea şefului cadrului normativ şi informarea şefului compartimentului cu privire la rezultatele compartimentului de audit intern asupra rezultatelor obţinute;

obţinute; 2. Elaborarea unei proceduri pentru gestionarea timpului efectuat peste programul normal de lucru în vederea compensării în timp sau în bani şi implementarea în cadrul acestuia a activităţilor de control şi a responsabilităţilor adecvate; 3. Asigurarea unei pregătiri profesionale de specialitate a personalului şi evaluarea sistematică a acestuia.

TERMENE

RESPONSABI

15.12.2011 31.12.2011 Contabil şef

- Stabilirea responsabilului cu elaborarea şi actualizarea procedurilor - Elaborarea unui program pentru evidenţa orelor lucrate suplimentar de către personalul angajat

31.12.2011

- Stabilirea unei persoane responsabile pentru pregătirea de specialitate a personalului; - Comunicarea personalului cu privire la evaluarea sistematică şi datele pentru aceasta evaluare.

31.12.2011

Responsabil procedură Director

31.12.2011 31.12.2011

56

Procedura P15: Raport de audit Compartimentul de Audit Public Intern

RAPORT DE AUDIT INTERN I. INTRODUCERE Echipa de auditare a fost constituită din: Ivanovici Gheorghe – auditori Misiunea s-a efectuat în baza Ordinului de serviciu nr. 208 din 01.10.2011. Cadrul legal al acţiunii de auditare l-a reprezentat: - Planul de audit intern pe anul 2011, aprobat de conducerea ISJ Suceava; - Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern; - OMFP nr. 38/15.01.2003 pentru aprobarea Normelor metodologice generale de aplicare a Legii nr. 672/2002. Durata misiunii de audit:01.10.2011-31.12.2011 Perioada auditată: 01.01.2010 – 31.12.2010 Scopul acţiunii de auditare constă în:  de a da asigurări asupra modului de organizare a activităţii de gestiune a resurselor umane din Primăria Municipiului Suceava şi a conformităţii cu cadrul legislativ şi normativ aplicabil. Obiectivele acţiunii de auditare au urmărit: stabilirea salariilor personalului. Tipul de auditare - audit de conformitate/regularitate. Tehnicile de audit intern utilizate:  verificarea se realizează în vederea asigurării validităţii, realităţii şi acurateţei înregistrărilor în contabilitate a documentelor şi a concordanţei cu legile şi regulamentele în vigoare, precum şi a eficacităţii controlului intern prin următoarele tehnici de verificare: - comparaţia: pentru confirmarea identităţii unor informaţii, după obţinerea lor din două sau mai multe surse diferite; - examinarea: pentru detectarea erorilor şi/sau iregularităţilor; - recalcularea: verificarea algoritmilor de calcul şi a calculelor matematice; - urmărirea: pentru verificarea procedurilor de la documentele justificative spre articolul înregistrat în vederea stabilirii realităţii înregistrării în totalitate a tranzacţiilor. Alte tehnici de audit:  observarea fizică: în vederea formării unei păreri proprii privind modul de întocmire şi emitere a documentelor; 57





interviul, note de relaţii: se realizează de către auditorii interni prin intervievarea persoanelor auditate, implicate şi interesate şi informaţiile primite, care trebuie să fie susţinute de documente. Pentru eventualele explicaţii suplimentare se solicită note re relaţii scrise. analiza: constă în descompunerea unei entităţi în elemente, care pot fi izolate, identificate, cuantificate şi măsurate distinct.

Instrumentele de audit intern care s-au utilizat:  Chestionarul de luare la cunoştinţă - CLC: pentru obţinerea unor informaţii referitoare la contextul socio-economic, organizare internă, funcţionarea entităţii/structurii auditate;  Chestionarul de control intern - CCI: orientează auditorii interni în activitatea de identificare obiectivă a disfuncţiunilor şi cauzelor reale ale acestora;  Listă de verificare - LV: utilizată pentru stabilirea condiţiilor de regularitate pe care trebuie să le îndeplinească fiecare domeniu auditabil. Cuprinde un set de operaţii ce trebuie parcurse de auditor pentru a analiza activităţile de control intern încorporate în proceduri, existenţa responsabilităţilor pentru efectuarea acestora şi permite stabilirea testelor de conformitate atunci când sunt semnalate diferite disfuncţionalităţi. Documentele examinate în cadrul Primăriei Municipiului Suceava privind stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului au vizat documentaţia aferentă perioadei auditate, respectiv: - State de plată; - Contracte individuale de muncă; - Acte adiţionale la contractele individuale de muncă; - Fişe ale posturilor; - Dosare personale ale salariaţilor; - Decizii privind modificarea drepturilor salariale; Documentele elaborate pe timpul auditării activităţii, în principal sunt: - analiza riscurilor; - tabelele punctelor tari şi slabe; - tematica în detaliu a misiunii de audit; - programul de audit intern; - programul intervenţiei la faţa locului; - liste de verificare structurate pe obiective; - foi de lucru pentru stabilirea eşantioanelor; - chestionare de control intern; - teste; - liste de control; - fişe de identificare şi analiză a principalelor probleme constatate - FIAP-uri; - minutele şedinţelor de deschidere, de închidere şi de conciliere; - raportul final de audit intern; - planul de acţiune şi calendarul de implementare a recomandărilor; - fişa de urmărire a implementărilor recomandărilor. II. CONSTATĂRI SI RECOMANDARI

58

În acest capitol, prezentam principalele constatări ale echipei de auditori interni, cauzele, consecinţele şi recomandările formulate, obţinute în urma testărilor efectuate şi concretizate în FIAP-urile, în vederea corectării disfuncţionalităţilor semnalate sau ale celor care pot să apară în perioada imediat următoare, urmare a acestor constatări. De asemenea, vom prezenta şi comenta posibila evoluţie a riscurilor existente şi a necesităţilor de dezvoltare a sistemelor de management şi control intern al activităţilor auditate, cu scopul facilitării atingerii obiectivelor prestabilite de managementul general. II.1. Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului II. 1.1. Calculul şi normele legale privin salariul de bază Din efectuarea testului nr.1.2.1 şi analiza Listei de control nr.1.2.1 referitor la stabilirea elementelor de natură salarială am constatat următoarele: - elementele de natură salarială sunt înscrise în contractele individuale de muncă; - salariile de bază s-au stabilit cu respectarea limitelor minime şi maxime corespunzătoare funcţiilor şi meseriilor prevăzute în Nomenclatorul unic de funcţii şi meserii de la Primăria Municipiului Suceava. - sporurile, cuantumurile şi condiţiile de acordare a acestora s-au stabilit în conformitate cu regulamentul de sporuri; - celor 10 salariaţi nu li s-a acordat premii sau ajutoare.

II. 1.2. Sistemul de salarizare privind orele lucrate suplimentar Pe baza testului nr.1.3.1 efectuat s-au constatat urmatoarele: - efectuarea orelor suplimentare nu a fost aprobată în scris de şeful ierarhic superior; - nu este organizată evidenţa orelor de muncă prestate suplimentar de către personal prin înfiinţarea şi completarea Registrului special de prezenţă pentru evidenţa orelor prestate peste programul normal de lucru; -orele suplimentare efectuate au fost plătite prin adăugarea unui spor la salariu neurmărindu-se posibilitatea compensării în timp liber. CAUZE: - Neutilizarea Registrului special de prezenţă pentru evidenţa orelor prestate peste programul normal de lucru; - Lipsa personalului specializat şi existenţa unei fluctuaţii însemnate de personal; - Inexistenţa unei proceduri şi a unei documentaţii aferente evidenţei operative şi a modalităţilor de compensare a muncii suplimentare efectuate peste program. CONSECINŢE: Stabilirea eronată a orelor suplimentare efectuate peste program şi compensarea în timp sau în bani, fără a se urmări realizarea în timp echivalent corespunzator muncii prestate suplimentar. RECOMANDĂRI: - Efectuarea unei reverificari privind sistemul de evidenţă a timpului suplimentar peste programul normal de lucru şi modul de compensare al acestuia pentru depistarea tuturor situaţiilor de nerespectare a cadrului normativ şi informarea şefului compartimentului de audit intern asupra 59

rezultatelor obţinute; - Elaborarea unei proceduri pentru gestionarea timpului efectuat peste programul normal de lucru în vederea compensării în timp sau în bani şi implementarea în cadrul acestuia a activităţilor de control şi a responsabilităţilor adecvate; - Asigurarea unei pregătiri profesionale de specialitate a personalului şi evaluarea sistematică a acestuia. II. 1.3. Modificarea drepturilor salariale În perioada supusă auditării s-au modificat drepturile salariale ale salariaţilor prin avansare, promovare şi sancţionare disciplinară. Nu am verificat operarea modificării salariilor la avansare. Eşantionul l-am constituit din toate cazurile de modificări ale drepturilor salariale la promovarea sau sancţionarea unor salariaţi în perioada supusă auditării, în număr de 18: o creştere salarială la promovarea în funcţie; 17 diminuări salariale la aplicarea unor sancţiuni disciplinare. Conform articolului din codul muncii „Promovarea reprezintă trecerea unui salariat într-o funcţie superioară, obţinerea de grade profesionale sau trecerea în categorii superioare de lucrări”. Din verificările efectuate şi analiza Listei de control privind modificarea drepturilor salariale la prezentul test, am constatat că în perioada supusă auditării a existat un singur caz de promovare prin trecerea unui salariat într-o altă funcţie. Nu am constatat aspecte negative privind operarea creşterii salariale în acest caz. Din verificările efectuate şi analiza Listei de control privind modificarea drepturilor salariale la prezentul test, am constatat că în perioada supusă auditării au existat 17 diminuări de salarii în urma aplicării unor sancţiuni disciplinare. Nu am constatat aspecte negative privind operarea diminuării (scăderii) salariilor.

60

III. CONCLUZII Prezentul proiect de Raport de audit intern a fost întocmit în baza Tematicii in detaliu a misiunii de audit şi a Programului intervenţiei la faţa locului, a constatărilor efectuate în etapa de colectării şi prelucrării informaţiilor şi în timpul intervenţiei la fata locului. Toate constatările efectuate au la bază probe de audit realizate prin teste, foi de lucru, interviuri, liste de control, note de relaţii si in urma analizei si interpretării acestora s-au elaborat FIAP-uri si FCRI-uri care au condus la recomandările şi concluziile cuprinse in Raportul de audit intern. Structura auditată are obligaţia să întocmească Programul de acţiune si Calendarul implementării recomandărilor şi să raporteze periodic echipei de auditori stadiul implementării acestora. Echipa de auditori interni, pe baza analizelor şi evaluărilor efectuate apreciază Gestiunea resurselor umane, conform grilei prezentate în continuare. APRECIERE Nr. OBIECTIVUL crt. FUNCŢIONAL DE ÎMBUNĂTĂŢIT CRITIC 1. STABILIREA SALARIILOR X PERSONALULUI ENTITĂŢII Evaluarea are la bază discuţiile care au avut loc, cu privire la recomandările auditorilor interni, în şedinţele de închidere şi conciliere al misiunii de audit intern, apreciate de către participanţi, ca fiind realiste şi posibil de implementat în practică. De asemenea, considerăm că rezultatele evaluării auditorilor interni privind Auditul intern al salariilor personalului entităţii se înscriu în parametrii normali pentru această perioadă de implementare a funcţiei de audit intern în entităţile publice. Structura auditată are obligaţia să respecte Programul de acţiune şi Calendarul de implementare a recomandărilor, cu scopul implementării recomandărilor la termenele stabilite şi să raporteze echipei de auditori interni, periodic, stadiul implementării acestora. Data: 30.11.2011

Auditor

Notă: Precizăm că în practica, Raportul de audit intern este semnat pe fiecare pagina de echipa de auditori interni, iar pe ultima pagină, atât de auditorii interni, cât şi de supervizorul misiunii.

61

SINTEZA RAPORTULUI DE AUDIT INTERN I. INTRODUCERE Misiunea de audit intern privind Auditul intern al salariilor personalului s-a desfăşurat în conformitate cu prevederile Legii nr. 672/2002 privind auditul intern, Normelor generale privind exercitarea activităţii de audit public intern, aprobate prin OMFP nr. 38/2003 şi a normelor specifice aprobate de conducerea entităţii. Misiunea de audit intern s-a realizat în baza Planului de audit intern pe anul 2011, aprobat de conducerea entităţii, perioada auditată fiind 01.01.2010 – 31.12.2010 şi a fost efectuată, în perioada 01.10.2011 – 31.12.2011 de către auditorii Grigoroaie Gheorghe. Echipa de auditori interni în baza analizei privind riscurile, a testărilor pe teren, şi a evaluărilor realizate privind Auditul intern al salariilor personalului, structurată pe un singur obiectiv stabilit pentru derularea misiunii, apreciază funcţionalitatea sistemului de control intern, după cum urmează: Nr. crt. 1.

OBIECTIVUL STABILIREA SALARIILOR PERSONALULUI ENTITĂŢII

FUNCŢIONAL

APRECIERE DE ÎMBUNĂTĂŢIT

CRITIC

X

II. CONSTATĂRI ŞI RECOMANDĂRI Principalele constatări şi recomandări rezultate din evaluarea auditorilor interni sunt cele prezentate în continuare: Constatare 1: efectuarea orelor suplimentare nu a fost aprobată în scris de şeful ierarhic superior; Recomandare 1: Echipa de auditori consideră necesară stabilirea unei persoane responsabile cu această activitate, deasemenea stabilirea unor atribuţii concrete pentru această activitate. Constatare 2: nu este organizată evidenţa orelor de muncă prestate suplimentar de către personal prin înfiinţarea şi completarea Registrului special de prezenţă pentru evidenţa orelor prestate peste programul normal de lucru; Recomandare 2: Echipa de auditori interni propune pentru personalul implicat în această activitate, stabilirea 62

unor atribuţii concrete, coroborate cu procedurile şi fişele de post. Deasemenea elaborarea unui program pentru evidenţa orelor lucrate suplimentar de către personalul angajat. Constatare 3: orele suplimentare efectuate au fost plătite prin adăugarea unui spor la salariu neurmărindu-se posibilitatea compensării în timp liber Recomandare 3: Echipa de auditori interni propune efectuarea unei reverificari privind sistemul de evidenţă a timpului suplimentar peste programul normal de lucru şi modul de compensare al acestuia pentru depistarea tuturor situaţiilor de nerespectare a cadrului normativ şi informarea şefului compartimentului de audit intern asupra rezultatelor obţinute; Deasemenea echipa de auditori propune si elaborarea unui sistem de inregistrare a orelor lucrate suplimentar faţă de orele normale de muncă. Constatare 4: Lipsa personalului specializat şi existenţa unei fluctuaţii însemnate de personal; Recomandare 4: Asigurarea unei pregătiri profesionale de specialitate a personalului şi evaluarea sistematică a acestuia. Constatare 5: Modificarea drepturilor salariale nu este actualizată şi transmisă la timp Inspectoratului Teritorial de Muncă. Recomandare 5: Echipa de auditori interni consideră necesară efectuarea de controale, pentru a putea verifica exactitatea datelor înscrise în contractele de muncă ale salariaţilor precum şi prelucrarea acestora în programul de înregistrare REVISAL. Echipa de auditori interni consideră necesară constituirea de urgenţă a grupului de lucru pentru implementarea noului sistem de control intern, în conformitate cu OMFP nr. 946/2005 privind Codul controlului intern. III. CONCLUZII Evaluarea Auditului intern al salariilor personalului din cadrul Direcţiei Buget şi Contabilitate Internă, în baza testelor şi analizelor efectuate, permit auditorilor interni să emită o asigurare rezonabilă managementului general privind calitatea sistemului de control intern al activităţii auditate, nefiind identificate obstacole în funcţionarea acesteia. Echipa de auditori interni prin analiza activităţilor auditabile şi evaluările realizate în etapa de intervenţie la faţa locului, a elaborat un număr de 20 de recomandări, aferente celui un singur obiectiv ale misiunii de audit intern. Considerăm că prioritatea în activitatea de implementare a recomandărilor o reprezintă elaborarea şi actualizarea sistematică a procedurilor operaţionale, scrise şi formalizate, pentru întreaga activitate a direcţiei, concomitent cu dezvoltarea sistemelor de conducere bazate pe gestiunea riscurilor, prin elaborarea şi utilizarea în conducerea curentă a Registrului riscurilor – care reprezintă setul de recomandări majore. Data 30.11.2011

Auditor intern, 63

64

Procedura P17: Urmărirea recomandărilor

Compartimentul de Audit Public Intern

FIŞA DE URMĂRIRE A RECOMANDĂRILOR ENTITATEA PUBLICĂ PRIMĂRIA MUNICIPIULUI SUCEAVA Nr. crt.

Recomandarea

AUDIT INTERN ISJ Misiunea de audit public intern: AUDITULUI INTERN AL SALARIILOR PERSONALULUI Implementat

Parţial implementat

Neimplement at

Obiectivul nr. 1. Stabilirea salariilor personalului entităţii 1. Efectuarea unei reverificari privind sistemul de evidenţă a timpului suplimentar peste programul normal de lucru şi modul de compensare al acestuia pentru depistarea X tuturor situaţiilor de nerespectare a cadrului normativ şi informarea şefului compartimentului de audit intern asupra rezultatelor obţinute; 2. Elaborarea unei proceduri pentru gestionarea timpului efectuat peste programul normal de lucru în vederea compensării în timp sau în bani şi implementarea în X cadrul acestuia a activităţilor de control şi a responsabilităţilor adecvate; 3. Asigurarea unei pregătiri profesionale de specialitate a personalului şi evaluarea sistematică a acestuia. X 4. Stabilirea unor persoane responsabile cu elaborarea si actualizarea sistematică a procedurilor. 5. Efectuare de controale suplimentare (autocontrol, inspecţii)

Data: … Raport de audit nr. X/……2011 Data planificată / Data implementării 31.12.2011

31.12.2011 31.12.2011 31.12.2011

X X

31.12.2011

65

Instrucţiuni

Entitatea/structura auditată

1. Introduceţi recomandările de audit după cum sunt prezentate în raportul de audit 2. Verificaţi coloana corespunzătoare: implementat, parţial implementat, neimplementat 3. Introduceţi data planificată pentru implementare în Raportul de audit şi data implementării

Primăria Municipiului Sueava Data şi semnătura conducătorului: Popescu Ioan Data şi semnătura auditorilor interni: Grigoroaie Gheorghe

66

Procedura P18: Supervizarea Compartimentul de Audit Public Intern

LISTA DE SUPERVIZARE A DOCUMENTELOR Misiunea de audit: Auditul intern al salariilor personalului Perioada auditată: 01.01.2010-31.12.2010 Întocmit:

Nr. crt. 1. 2.

3.

…. …. …. …. …. …. 4

Lucrarea Declaraţia de independenţă Analiza riscurilor

Analiza riscurilor

FIAP-ul nr. 1.3.1.

Propunerea şefului structurii de audit/ supervizorului misiunii, ca urmare a revizuirii documentului Nu există incompatibilitate Să se întocmească la obiectivul 2 obiectul auditabil Evidenţa tehnic operativă Ataşarea operaţiilor corespunzătoare riscurilor semnificative la obiectele auditabile

Răspunsul auditorilor

Revizuirea răspunsurilor auditorilor de către şeful structurii de audit/supervizorului misiunii de audit intern

De acord

De acord

De acord, a fost introdus

De acord

De acord, riscurile semnificative au fost înlocuite in documentul Tematica în detaliu a misiunii de audit intern cu operaţiile auditabile corespunzătoare

Inexistenţa unui sistem De acord, a fost pentru organizarea introdus modului de evidenţă a orelor suplimentare şi de recuperare a acestora de către salariaţii entităţii care implica utilizarea „Registrului special de prezenţă pentru evidenţa orelor prestate peste programul normal de muncă”.

De acord

De acord

67

Nr. crt.

Lucrarea

Propunerea şefului structurii de audit/ supervizorului misiunii, ca urmare a revizuirii documentului

Răspunsul auditorilor

Revizuirea răspunsurilor auditorilor de către şeful structurii de audit/supervizorului misiunii de audit intern

Programul de asigurare şi îmbunătăţire a calităţii Şeful structurii de audit intern trebuie să elaboreze un Program de asigurare şi îmbunătăţire a calităţii activităţii de audit, adică respectarea normelor metodologice, a Codului privind conduita etica a auditorului intern, a Standardelor şi a bunei practici internaţionale de către toţi auditorii interni. Prin Programul de asigurare şi îmbunătăţire a calităţii se realizează o evaluare prin adoptarea unui proces permanent de supraveghere a eficacităţii globale a programului de calitate. Evaluarea constă în supervizarea realizării misiunii de audit intern, prin efectuarea de controale permanente de către şeful structurii de audit intern, prin care acesta examinează eficacitatea normelor de audit intern şi dacă procedurile de asigurare a calităţii misiunii de audit sunt aplicate în mod corespunzător garantând calitatea Raportului de audit intern. Supervizarea va permite depistarea deficienţelor în anumite etape din derularea misiunii şi va permite iniţierea de activităţi de îmbunătăţire a viitoarelor misiuni de audit intern şi asigurarea perfecţionării profesionale a auditorilor. Evaluarea se realizează după fiecare misiune de audit intern. Este formalizată prin întocmirea Fişei de evaluare a misiunii de audit intern.

68

Procedura P18: Supervizarea Compartimentul de Audit Public Intern

FIŞA DE EVALUARE A MISIUNII DE AUDIT INTERN Misiunea de audit: Auditul intern al salariilor personalului Perioada auditată: 01.01.2010-31.12.2010 Perioada misiunii: 01.10.2011-31.12.2011 Auditor evaluat: Luat la cunoştinţă: Bugetul de timp efectiv: 282 ore În etapa de pregătire a misiunii, auditorul a identificat riscurile şi controalele prevăzute pentru procesele legate de obiectivele de audit şi a estimat corespunzător riscurile activităţii Programele de audit au fost elaborate în vederea îndeplinirii obiectivelor misiunii în cadrul bugetului de timp alocat

Obiectivul auditului, scopul, procedurile şi bugetul au fost reanalizate în mod constant pentru a asigura o eficientă folosire a resurselor de audit A existat o bună comunicare între auditor şi auditat şi între auditor şi conducerea structurii de audit intern; A existat o bună comunicare între auditor şi conducerea structurii de audit intern Au fost luate în considerare perspectivele şi nevoile auditaţilor în procesul de audit Au fost atinse obiectivele de audit într-o manieră eficientă şi la timp Auditaţii au avut posibilitatea să revadă constatările şi recomandările când au fost identificate problemele Normele de audit intern, au fost respectate Constatările de audit demonstrează analize profunde şi concluzii, respectiv sunt formulate recomandări practice pentru probleme identificate Comunicările scrise au fost clare, concise, obiective şi corecte Există probe de audit care să susţină concluziile auditorului Procedurile de audit utilizate au avut ca rezultat dovezi suficiente, competente, relevante şi folositoare Documentele au fost completate în mod corespunzător şi în conformitate cu normele de audit intern Bugetul de timp a fost respectat Nivel de productivitate personală al auditorului intern.

Data: Bugetul de timp planificat: 616 ore 1 2 3 4 5 Observaţii X A fost necesar să se lucreze peste orele de program

X

X X X X X X X X X

X

X X X

X

Evaluarea misiunii de audit intern mai poate fi realizată şi de conducerea structurii auditate căreia i se înaintează un chestionar de evaluare prin care i se solicită să prezinte o apreciere asupra desfăşurării misiunii de audit şi a modului de implicare al auditorilor interni pe parcursul misiunii. Evaluarea misiunii de audit intern de către structura auditată este formalizată prin Fişa de evaluare a misiunii de audit intern întocmită de către structura auditată. 69

Procedura P18: Supervizarea Compartimentul de Audit Public Intern FIŞA DE EVALUARE A MISIUNII DE AUDIT INTERN Misiunea de audit: Auditul intern al salariilor personalului Perioada auditată: 01.01.2010.-31.12.2010 Perioada misiunii: 01.10.2011-31.12.2011 Întocmit: Popescu Ioan FIŞA DE EVALUARE A MISIUNII DE AUDIT INTERN DE CĂTRE STRUCTURA AUDITATĂ Nr. Obiectiv auditat crt. 1. Obiectivele de audit au fost comunicate clar la începutul misiunii 2. Au fost furnizate suficiente informaţii privind misiunea de efectuat 3. Misiunea a contribuit la obţinerea de rezultate sau la îmbunătăţirea unora deja existente 4. Misiunea a beneficiat de direcţii clare şi precise privind modul de desfăşurare 5. Obiectivele de audit stabilite au fost în concordanta cu activităţile desfăşurate 6. Constatările au fost prezentate într-o maniera logică, structurată, dinamică şi interesantă 7. S-a răspuns în toate cazurile la întrebările legate de misiunea de audit, iar răspunsurile au condus la obţinerea de concluzii relevante 8. Misiunea a fost desfăşurată adecvat, intervenţia la fata locului a privit doar obiectivele stabilite şi comunicate 9. A existat un feed-back pe tot parcursul misiunii, iar acesta a fost util în găsirea de soluţii la probleme 10. Cum evaluaţi în general misiunea de audit 11. Consideraţi ca obiectivele de audit stabilite au privit activităţile cu riscuri majore 12. In desfăşurarea misiunii de audit au fost prezentate constatările şi recomandările când au fost identificate probleme 13. A existat o buna comunicare intre auditor şi auditat 14. Auditorii au avut un comportament adecvat şi profesional

1

2

Note 3

4

5 X

Obs.

X X X X X X X X X

X

X X

X

70

15.

16.

17. 18. 19.

Ce v-a plăcut cel mai mult pe timpul misiunii de audit – descrieţi cel puţin 3 aspecte care v-au plăcut cel mai mult - claritatea recomandărilor - conduita auditorilor interni - calitatea discuţiilor Ce v-a plăcut cel mai puţin pe timpul misiunii de audit – descrieţi cel puţin 3 aspecte care v-au plăcut cel mai puţin Întâlnirile pe parcursul misiunii au fost limitate, nu întotdeauna din vina auditatului. Ce obiective de audit consideraţi că nu au fost atinse în totalitate din cele comunicate Nu sunt comentarii. Ce obiective de audit consideraţi că ar fi necesar a fi cuprinse în programul viitor de audit Calitatea procedurilor privind achiziţiile publice elaborate in urma recomandărilor. Alte comentarii

Tabelele de mai sus vor fi completate ţinând cont de următorul sistem de punctaj:  1 pentru nesatisfăcător;  2 pentru slab;  3 pentru satisfăcător;  4 pentru bine;  5 pentru foarte bine. Notă: În practică se va urmări ca pentru orice notare sub 3 să se solicite explicaţii scrise.

Popescu Ioan Data: 31.12.2011 Luat la cunoştinţă, auditori interni: Grigoroaie Gheorghe Data: 31.12.2011

71

72