Managementul Proiectelor - Proiect de Finantare [PDF]

Zitiervorschau

UNIVERSITATEA ECOLOGICĂ BUCUREŞTI FACULTATEA DE MANAGEMENT MASTERAT- MANAGEMENTUL PROIECTELOR

LUCRARE DE DISERTATIE MANAGEMENTUL PROIECTELOR STUDIU DE CAZ - PROIECT DE FINANŢARE -microfermă de creştere a peştilor în sistem închis-

Coordonator: Lect.univ.dr. NICOLETA GUDĂNESCU

Masterand: ONUFREI IOAN

2008

Introducere Pentru organizaţiile neguvemamentale din România, finanţarea este şi în prezent cea mai uzitată modalitate de obţinere de fonduri, cele mai multe dintre organizaţiile de succes începand în acest mod, chiar dacă ulterior şi-au diversificat opţiunile. Dealtfel, pentru organizatiile neguvemamentale acest lucru este şi mai la îndemană: proceduri mai facile, experienţă mai îndelungată, motivaţii mai puternice şi mai diverse. Dar pentru instituţiile publice ? Elaborarea unui protect, căutarea de surse de finanţare pentru el şi elaborarea unei propuneri de finanţare sunt activităţi care sunt făcute peste îndatoririle obişnuite de serviciu ale functionarilor publici. Pentru a face acest volum enorm de muncă în plus este nevoie numai de o motivaţie puternică individuală şi de echipă. De aceea, pentru a-şi uşura volumul de muncă, pentru a elimina procedurile greoaie de administrare a fondurilor şi pentru a căpăta experienţă, de multe ori administraţiile publice locale (ca şi alte instituţii guvernamentale) se asociază în parteneriate cu organizaţii neguvemamentale. Dar ce sunt aceste proiecte? Cine sunt finanţatorii şi unde pot fi găsiţi? Ce sunt propunerile de finanţare şi cum se scriu? Cum se face un parteneriat? Ce se întâmplă după ce un proiect este finanţat? Toate acestea sunt întrebări la care vom răspunde în cursul de faţă. Explicarea termenilor Proiect - un ansamblu de activităţi planificate care se adresează unei probleme specifice, îşi propune să atingă obiective specifice, în limite de timp bine definite (are un început şi un sfârşit bine determinate) şi beneficiază de fonduri limitate. Propunerea de finanţare - un document scris prin care solicitantul cere fonduri unui finanţator pentru un proiect. Propunerea de finanţare (aplicaţie, cerere) trebuie să conţina elementele esenţiale ale proiectului, cât şi acele elemente care pledează în favoarea solicitantului.

2

Finanţator - o persoană sau instituţie (guvernamentală sau privată) care oferă sprijin financiar unor organizaţii, instituţii sau persoane pentru a rezolva o problemă, în baza unui contract, fără a urmări în schimb alte avantaje decât binele comunităţii. FINANŢARE Oferirea în administrare a unor fonduri financiare în scopul realizarii unui program/ proiect ale carui specificatii sunt agreate în comun de către finanţat şi finanţator. Pentru început, finanţarea trebuie diferenţiată de alte metode de obtinere de fonduri: DONAŢIE Primirea de fonduri financiare sau în natură nereturnabile a căror utilizare o decide cel care le primeşte, eventual cu limitări de utilizare impuse prin contractul de donaţie. SPONSORIZARE O afacere de interes reciproc între o organizaţie şi un agent comercial, în care organizaţia oferă promovarea sponsorului în schimbul banilor primiţi. CREDITARE Primirea cu împrumut a unor fonduri financiare, pe baza unui plan de afaceri sau a unor garanţii, care urmează a fi returnate cu dobânda din momentul presupus iniţial al obţinerii de profit din utilizarea acestor fonduri. Funcţiile managementului proiectului

Planificare = gândire anticipativă privind etapele ce trebuie străbătute pentru atingerea obiectivelor Organizare = alocarea resurselor proiectului, stabilirea şi delimitarea proceselor, ţinând cont de planificarea făcută Implementare – coordonare = punerea în practică a celor planificate, armonizarea deciziilor şi acţiunilor 3

Control = aprecierea progresului obţinut în direcţia obiectivelor Conducere = direcţionarea oamenilor implicaţi prin analiza opţiunilor, luarea deciziilor şi comunicarea lor - planificarea este inutilă fără obiective clare - un lucru neplanificat nu poate fi organizat - implementarea devine o simplă execuţie aleatorie fără planificare şi organizare iar coordonarea este imposibilă - controlul execuţiei aleatorii, fără planificare şi organizare, nu se poate aplica decât în sens negativ şi nu încurajează progresul - iar conducerea devine doar o manifestare lipsită de obiect a puterii PLANIFICARE => dezvoltarea scopului, obiectivelor şi strategiei proiectului => stabilirea activităţilor proiectului şi a resurselor necesare => dezvoltarea de scheme de lucru pentru stabilirea relaţiilor logice dintre activităţile proiectului şi punctele critice => realizarea programării în timp a proiectului pe baza schemelor de lucru => realizarea unui plan de protejare a resurselor proiectului => realizarea de planuri de contingenţă ORGANIZARE =>

stabilirea structurii organizatorice a echipei de proiect

=>

identificarea şi repartizarea rolurilor membrilor echipei în cadrul proiectului

=>

definirea politicilor, procedurilor şi tehnicilor managementului proiectului

=>

pregatirea statutului managerului de proiect şi a instrumentelor de delegare

=>

stabilirea standardelor de autoritate şi responsabilitate ale echipei de proiect

=>

alocarea resurselor materiale şi financiare pe activităţi 4

IMPLEMENTARE-COORDONARE => Pregatirea şi derularea activităţilor proiectului => Instruirea personalului => Supervizarea => Armonizarea deciziilor şi acţiunilor individuale => Monitorizarea resurselor şi activităţilor CONTROL => ce se monitorizează şi care sunt aspectele relevante prin prisma celor 4 elemente caracteristice (resurse, activităţi, rezultate, impact) => stabilirea criteriilor şi indicatorilor de performanţă => stabilirea standardelor de performanţă (calitate, proceduri, costuri, încadrare în timp, etc.) => stabilirea şi implementarea unei scheme de monitorizare şi evaluare a progresului organizaţiei în direcţia dorită, integrată în planificare => stabilirea unui sistem informaţional între membrii echipei de proiect, între aceştia şi restul organizaţiei şi între aceştia şi ceilalţi factori interesati => planificarea revizuirii regulate a strategiei în funcţie de rezultatele evaluării Controlul reprezintă o funcţie care trebuie îndeplinită pe toată durata derularii proiectului! CONDUCERE => cine are autoritatea de a decide, în ce domeniu şi care sunt limitele de autoritate ale postului sau privind coordonarea activităţii şi alocarea resurselor proiectului => stabilirea modului de analiza a opţiunilor, luare a deciziilor şi comunicarea lor pentru fiecare activitate a proiectului => realizarea unui plan de dezvoltare a tehnicilor de management participativ, în conducerea echipei de proiect => dezvoltare de tehnici de luare a deciziilor de către echipa de proiect

5

Elementele unei propuneri de finanţare Conceptul care stă la baza procesul de pregătire a propunerii este acela că prin fragmentarea procesului în etape mici se simplifică rezolvarea sarcinii. Dar nu pierdeţi din ochi imaginea ansamblului general! Ţineti cont de faptul ca secţiunile ce urmează sunt aranjate în ordinea în care să abordaţi diferitele etape ale procesului de elaborare a propunerii de finanţare. Ordinea în care o propunere tipică este înaintată finanţatorului nu este aceeaşi cu cea în care ea trebuie elaborată. Ordinea în care vi se cere să vă prezentaţi proiectul va poate adesea conduce pe o pistă falsă. Ordinea uzuală a parţilor unei propuneri este construită pentru a creşte acurateţea şi înţelegerea sa atunci când este citită si este ineficientă dacă este aplicată în procesul de scriere a propunerii. • Ordinea tipică a elementelor propunerii atunci când este înaintată finanţatorului: 1. Scrisoare de însotire

7. Obiective

2. Pagina de titlu

8. Activităţi

3. Rezumat

9. Evaluare

4. Introducere

10. Finanţări ulterioare/durabilitate

5. Problema/scop

11. Buget

6. Justificarea proiectului

12. Anexe

• Ordinea în care sunt abordate elementele propunerii atunci când aceasta este elaborată: 1. Problema/scop 2. Obiective 3. Activităţi

,,Elemente esenţiale”

4. Evaluare 5. Buget 6. Justificarea proiectului 6

7. Finanţări ulterioare/durabilitate 8. Introducere 9. Pagina de titlu

,,Elemente de piaţă”

10. Rezumat 11. Anexe 12. Scrisoarea de însoţire Identificarea şi documentarea problemei

Ideea demarării oricarui proiect este dată întotdeauna de necesitatea rezolvării unei probleme existente la nivelul unui grup, al unei comunităţi sau chiar al întregii societăţi. Aşadar, înainte de a întreprinde orice alt demers, instituţia trebuie să identifice problema pe care doreşte să o abordeze şi să se documenteze asupra ei. Problema poate să consiste, în general, într-o nevoie, o stare de fapt negativă ce trebuie înlaturată, etc. Pentru toate formele pe care le poate lua problema, o putem defini ca fiind o situaţie sau un complex de situaţii care afectează un grup de oameni, o comunitate, sau întreaga societate la un moment dat. Modul cum este aleasă problema şi cum este formulat enunţul ei are o importanţă covărşitoare asupra şanselor de a primi finanţare pentru rezolvarea problemei respective. De aceea, membrii echipei care vor scrie propunerea de finanţare trebuie să se asigure de faptul că: • Problema este a oamenilor, nu a resurselor • Orientată spre nevoi şi nu spre ofertă • Problemă să fie concretă, nu abstractă • O "bună" problemă este, bineînţeles, rezolvabilă • O "bună" problemă are efecte negative serioase • O problemă "bună" este urgentă Identificarea şi analiza problemei În munca de identificare a problemei pe care o va aborda echipa unui proiect se confundă frecvent problema reală fie cu efectele sale, fie cu o anume soluţie deja agreată tacit, fără o analiză în 7

profunzime a problemei. Următoarele întrebări sunt menite să vă ajute în identificarea şi aprofundarea problemei pe care doriţi să o abordaţi: 1. De ce este această o problemă? 2. Cine este afectat de aceasta? 3. A cui problemă este? 4. Care este impactul problemei asupra beneficiarilor (potenţialilor beneficiari) ai organizaţiei/ instituţiei? Asupra eficienţei activităţii organizaţiei? Când se manifestă efectele negative ale acesteia? 5. Este urgentă rezolvarea ei şi de ce? 6. Este problema rezolvabilă cu resursele disponibile? 7. Ce s-ar întâmpla dacă problema nu este rezolvată? 8. În ce stadiu se va afla problema după terminarea proiectului? Determinarea problemei prioritare

Emunţul problemei Importanţa problemei Urgenţa problemei Fezabilitatea Suport din partea celor

1.

2.

3.

interesaţi Punctaj final

Scopul proiectului

Scopul este stadiul în care va ajunge problema ca urmare a derulării proiectului. Situaţia ideală o reprezintă rezolvarea problemei ceea ce nu se întamplă întotdeauna. Aşadar, odată definită problema, trebuie să fie foarte uor de definit scopul. Recomandări: • Enunţul scopului trebuie să fie scurt şi concis. • Nu trebuie să apară necesitatea de a folosi conjuncţia "şi" pentru a despărţi două propoziţii. Dacă se întâmplă acest lucru, s-ar putea să fie vorba de două scopuri. 8

• De asemenea, folosirea cuvantului "prin" atrage după el explicaţii cu privire la modul în care va fi atins scopul proiectului.

Obiectivele proiectului Un obiectiv este un rezultat scontat ce trebuie obţinut în efortul de atingere a scopului proiectului şi, implicit, a rezolvării problemei. Imaginându-ne prăpastia care există între stadiul situaţiei înainte ca proiectul să înceapă şi stadiul final, obiectivele reprezintă elementele prin care construim puntea peste prăpastie, paşi în atingerea scopului. Trebuie avută mare atenţie când se enunţă obiectivele pentru a nu se confunda cu activităţile. Acestea din urmă descriu cum se îndeplinesc obiectivele. Obiectivele reprezintă un sfârşit, în timp ce metodele reprezinta un drum. Cea mai bună regulă de deosebire a lor este urmatoarea: Dacă există un singur mod de a îndeplini obiectivul pe care l-ati enunţat, probabil că, de fapt, aţi enunţat o acţiune. O altă metodă de a verifica dacă ceea ce se enunţă este un obictiv sau nu, este folosirea iniţialelor unor cuvinte care reprezintă caracteristicile pe care trebuie sa le întrunească obiectivele, iniţiale care, una lângă alta, compun cuvâtul englezesc SMART (isteţ): S - specific M - măsurabil A - abordabil R - realist T - încadrabil în timp. Nu trebuie uitată o caracteristică foarte impotantă pe care obiectivul trebuie să o aibă, aceea de a putea fi evaluat. Cum veţi şti altfel ca v-aţi atins obiectivele? Un alt procedeu folosit de multă lume pentru scrierea corectă a obiectivelor este:

Tehnica de scriere a obiectivelor în şapte paşi

9

Pasul 1: Determinarea rezultatelor. Rezultatele sunt locurile cheie în care ne uităm pentru a vedea schimbările sau îmbunătăţirile produse de proiect pentru populaţia ţintă. Pasul 2 : Determinarea indicatorilor de performanţă. Indicatorii şi unităţile de măsura cu ajutorul cărora sunt măsurate performanţele obţinute în atingerea rezultatelor. Ne ajută să vedem cât de aproape suntem de rezultate. Pasul 3: Determinarea standardelor de performanţă. Ne arată care ar trebui să fie valoarea indicatorilor de performanţă pentru a fi siguri ca am atins rezultatul. Pasul 4: Determinarea timpului necesar. Adică intervalul de timp în care ne propunem să atingem standardul de performanţă maxim. Este bine să indicăm timpul relativ la data de începere a proiectului. Pasul 5: Determinarea costurilor necesare, adică a banilor necesari pentru realizarea obiectivului respectiv. Acest pas va fi reluat în secţiunea de concepere a bugetului. Pasul 6: Scrierea obiectivelor. În acest pas sunt combinate informaţiile generate în paşii făcuţi până acum. O reţetă generală pentru un obiectiv ar putea fi: Să (un verb de acţiune şi o stare care să reflecte indicatorul de performanţă) al (grup ţintă) până la (standard de performanţă) într-un timp de (perioada de timp) cu un cost total nu mai mare de (costul estimativ). Exemplu: Să crească gradul de integrare în muncă al şomerilor din Bucureşti cu 30% faţă de numărul actual în şase luni cu un cost total de aproximativ 20.000.000 lei. Pasul 7: Evaluarea obiectivului. Revizuirea obiectivului şi obţinerea răspunsului la o întrebare de genul: "Reflectă obiectivul respectiv "cantitatea" de schimbare pe care o dorim în cadrul rezultatului vizat? Daca da, ai un obiectiv realist. Daca nu, probabil că indicatorii de performanţă sunt aleşi greşit sau standardele de performanţă sunt prea mici.

10

Cu toate că este o tehnică mai laborioasă şi pare "teoretică", ea clarifică şi uşurează mult munca, atât celor care scriu propunerea, cât şi celor care citesc. Cu nişte obiective clare veţi şti întotdeauna ce aveţi de făcut, şi veţi putea spune în orice moment ce aţi făcut din ceea ce aţi spus că faceţi.

Activităţi

Secţiunea din proiect referitoare la activităţi cuprinde descrierea detaliată a ceea ce organizaţia/ instituţia urmează să întreprindă pentru atingerea obiectivelor. Activitatea este un mijioc de a atinge un obiectiv Trebuie reţinut faptul că pentru atingerea unui obiectiv este necesară punerea în practică a mai multor metode (activităţi). Aşa cum s-a menţionat şi la capitolul "objective", dacă pentru un obiectiv nu se poate defini decât o metodă de a fi atins, înseamnă ca obiectivul respectiv este, de fapt, o activitate. Acest capitol trebuie să cuprindă: 1. Enuntarea fiecarei activităţi în parte; 2. Specificarea responsabilului activităţii respective: 3. Specificarea resurselor de care este nevoie (personal, echipament, timp); 4. Descrierea secvenţelor în timp şi modul cum se interferează activităţile; Pentru a elabora activităţile prin care se atinge un obiectiv, răspundeţi-vă la următoarele întrebari: • Ce anume aveţi de făcut pentru atingerea obiectivului? (Răspunsul la această întrebare îl consituie acţiunile ce trebuie întreprinse.) • Ce sarcini trebuie îndeplinite în cadrul fiecarei acţiuni? (Răspunsul la această întrebare îl constitute sub-activităţile ce trebuiesc întreprinse.) • Ce resurse sunt necesare pentru îndeplinirea fiecarei sarcini? {Răspunsul vă ajută să evaluaţi resursele de care aveţi nevoie şi planificarea în timp.) 11

• Care sunt datele de începere şi terminare a sarcinilor? (Răspunsul la această întrebare vă ajută să determinaţi secvenţele în timp.) • Cum se vor selecta participanţii? (Răspunsul vă ajuta să vă daţi seama dacă veţi avea oamenii necesari pentru ducerea activităţilor la bun sfârşit.) Recomandări: • Resursele specificate la sectiunea "activităţi" trebuie să corespundă cu resursele cerute în buget. Fiecare resursă menţionată (personal, echipament s.a) va trebui "tradusă" în bani şi regasită în buget. • Explicati motivele care v-au făcut să alegeţi metodele pe care le-aţi ales. • Faceţi o scurtă discuţie despre riscul punerii în practică a metodelor respective. Arătaţi de ce metodele pe care le-aţi ales implică o probabilitate mare de atingere a obiectivelor.

Evaluarea Această secţiune trebuie să se refere la planul pe baza căruia membrii organizaţiei/echipei institutiei urmează să evalueze proiectul, atât la terminarea lui, dar şi pe parcurs, la anumite momente intermediare. Evaluarea reprezintă emiterea de judecăţi privind progresul înregistrat pe calea atingerii obiectivelor propuse. Motivele, pentru care activitatea unei echipe pe durata proiectului este evaluată, sunt diverse. O analiză simplă a acestor motive va identifică factori interni (care provin din interiorul instituţiei: membrii echipei, consiliu de conducere, angajaţi) şi factori externi (beneficiari, finanţatori, contractanţi, ONG, publicul general). Astfel, la întrebarea "de ce evaluam?" putem identifica cauze inteme şi cauze externe, câteva dintre cele mai des întâlnite aflandu-se mai jos: Cauzeinterne  pentru a vedea dacă facem ceea ce trebuie ;  pentru a obţine informaţii şi reacţii privind ceea ce facem, necesare în luarea

Cauze exerne  pentru că finanţatorii doresc să se asigure de faptul că organizaţia cheltuieşte banii aşa cum a prevăzut în cererea de finanare;  pentru că organizaţia doreşte sădovedească faptul 12

deciziilor ;  pentru aprecierea performanţei echipei în raport cu standardele de performanţă interne, în scopul îmbunătăţirii performanţei acesteia ;  ne ajută să învăţăm din greşeli şi astfel să pregătim sucesele viitoare.

că derulează proiecte şi asigură servicii de care este nevoie, acoperă nevoie beneficiarior şi este capabilă să facă ceea ce afirmă că poate face;  pentru a arăta că suntem competitivi prin prisma cost-beneficiu ;  pentru aprecierea performanţeiinstituţiei în raport cu standardele de performanţă externe ;  pentru a ne compara activitatea cu ale ator instituţii similare.

Evaluarea se concentrează asupra a patru aspecte principale: resurse investite, activităţi desfăşurate, rezultate obţinute, beneficii realizate. Pentru a putea fi realizată, evaluarea necesită, în cele mai multe cazuri, culegerea de date pe toată perioada derularii proiectului, adică monitorizarea proiectului. Aşadar, monitorizarea este procesul de colectare sistematică şi analizare a informaţiior cu privire la activităţile echipei institutei. Monitorizarea ne ajută să efectuăm o verificare regulată a ceea ce facem în mod curent, informaţiile pot reprezenta indicatori atât cantitativi, cât şi calitativi. Planul de evaluare trebuie să cuprindă deci, referiri la modul cum vor fi culese informaţiile cu privire la derularea proiectului (cum se va face monitorizarea) şi la felul în care se va aprecia măsura în care au fost atinse obiectivele şi s-au obţinut rezultatele preconizate. Pentru a putea spune că faceţi o evaluare corectă a proiectului trebuie ca la sfârşitul procesului de evaluare să puteţi răspunde la următoarele întrebări: • În ce măsură proiectul şi-a atins obiectivele propuse? • În ce măsură atingerea acestor obiective poate fi atribuită în mod direct proiectului dumneavoastră? • În ce măsură proiectul s-a desfăşurat conform planificării propuse în cererea de finanţare?

Atenţie! 13

1. Atât monitorizarea cât şi evaluarea nu au obiect şi sunt imposibil de făcut în mod efectiv atunci când proiectul nu are foarte bine clarificate şi formulate obiectivele. 2. Activitatea de monitorizare şi evaluare trebuie incluse în planificare, iar costurile necesare efectuării lor trebuie cuprinse în buget. Bugetul de proiect Bugetul proiectului reprezintă totalitatea nevoilor şi disponibilităţilor financiare pentru proiectul respectiv. În sens mai larg, bugetul de proiect poate fi privit ca o planificare a proiectului din punct de vedere financiar. Pregătirea unui buget detaliat şi realist permite o imagine mai clară a resurselor necesare atingerii obiectivelor proiectului. Astfel, bugetul atribuie valoare financiară activităţlor proiectului, planificarea generală a proiectului "mergând mână în mână" cu cea generală. De asemenea, bugetul reprezintă şi un important instrument de control al resurselor financiare ale proiectului, orice abatere trebuind luată în considerare. Etape în realizarea bugetului: 1. Planificarea activităţilor proiectului 2. Estimarea cheltuielilor în detaliu pentru fiecare activitate şi subactivitate 3. Estimarea potenţialelor surse de venituri 4. Reconcilierea diferenţelor dintre cheltuieli şi venituri 5. Fluxul de numerar (bani pentru efectuarea plăţilor - sume, perioade) 6. Aprobarea bugetului 7. Stabilirea unor proceduri de supraveghere permanentă a costurilor comparativ cu bugetul, după începerea proiectului 8. Revizuirea şi actualizarea periodică a bugetului Recomandări privind întocmirea bugetului:  întocmirea unui buget corect va dura destul de mult, deci începeti din timp; 14

 consultaţi la întocmirea bugetului pe toate persoanele implicate în acesta - veţi avea mai multe şanse să fie realist şi, în plus, vă asiguraţi că el va fi înţeles şi acceptat în mod flexibil şi nu privit ca o măsură birocratică de control; bugetul trebuie să corespundă cu contractul de finanţare. TIPURI DE BUGETE a. Buget pe categorii de cheltuieli Este cel mai simplu buget, care grupează cheltuielile pe anumite categorii, alese fie din considerente fiscale, fie urmărind clasificarea finanţatorului. În continuare vă oferim cea mai simplă clasificare, împreună cu câteva exemple şi recomandări: Articol de bugete Personal

Tipuri de cheltuieli exemple - salarii angajaţi

Recomandări Nu includeţi doar salariul net, ci şi

- salarii colaboratori

impozitele.

- taxe consultanţă

contribuţia la asigurări sociale, fondul

Deplasări şi

- bilete de avion, tren, autobuz

de sănătate, ajutor de şomaj E bine să stabiliţi un barem pentru

transport

- chitanţă taxi

aceste

-diurnă

categoria de hotel pentru cazarea în

- cazare

deplasare, condiţii privind transportul

- costuri pentru folosirea autovehicolelor

de tren, consumul de benzina la 100

personale

km

La

costuri:

angajaţi

valoarea

includeţi

diurnei,

- închiriere autovehicule Echipament

- transport materiale -include de obicei bunuri în valoare de cel

Fiţi cât mai exacţi în descrierea

puţin 7 000 000 lei şi o durată de viaţă de

echipamentului pe care intenţionati

cel puţin doi ani

să-l cumpărăţi

-sofware Costuri directe

-accesorii mai scumpe (cabluri. piese. etc) - cazare

ale activităţilor

- masa - chirie săli 15

Costuri indirecte

- materiale consumabile, etc - chirie spaţiu

Aceste costuri se referă la cota parte

- telefon/fax

din costurile totale, indispensabile

- taxe poştale

bunei

- materiale birou

Adesea, aceste tipuri de costuri se uită,

- utilităţi (electricitate, apă,)

ceea

- salarii personal birou implicat în

managementul financiar al proiectului

desfăşurări ce

crează

ale

proiectului.

probleme

managementui proiectutui - întreţinerea echipamentului - asigurări

b. Buget pe categorii de cheltuieli şi pe activităţi

Grupează cheltuielile pe categorii şi activităţi în cadrul aceluiaşi project, etc. Exemplu: Categorie de cheltuieli Directe Personal Deplasare Echipament Indirecte (administrative) Total costuri activităţi

Activitatea A

Activitatea B

Activitatea C

Total costuri/ categorie

Este tipul de buget cu care se operează atunci când se elaborează bugetul proiectului. Utilizându-l, ne putem asigura de faptul că nu scăpăm din vedere nici o activitate şi nici o cheltuială. c. Buget pe surse Grupează cheltuielile pe categorii şi pe surse de finanţare care participă cu fonduri. Exemplu: Categorie Directe Personal Deplasare Echipament

Finanţator A

Finanţator B

16

Contribuţia Organizaţiei

Buget total

în

Indirecte (administrative) Total Acest tip de buget reprezintă, de obicei, forma sub care bugetul i se prezintă finanţatorului căruia i se solicită fonduri, având în vedere faptul ca orice finanţator doreşte să ştie cine mai susţine din punct de vedere financiar proiectul respectiv şi în ce măsură. Dacă se doreşte o detaliere privind modul în care s-a ajuns să se prevadă sumele aferente fiecarui tip de cheltuială, se poate ataşa şi bugetul de tip "b" (pe activităţi şi categorii de cheltuieli). Concluzii: 1. Bugetele cuantifică activităţi - adică le conferă valoare în bani 2. Bugetele dirijează cheltuielile astfel încât resursele să fie cheltuite numai pentru activităţi care sprijină obiectivele proiectului 3. Bugetele identifică ce resurse sunt necesare şi când sunt solicitate 4. Bugetele permit examinarea obiectivelor şi activităţilor unui proiect din punct de vedere al costului lor actual 5. Un buget realist şi actualizat permite evaluarea financiară a proiectului Se poate întampla ca finanţatorul să nu ofere suma totală pe care o considerăm necesară atunci când scriem proiectul. Aceasta poate avea mai multe motive: fie nu am explicat acţiunea şi costul ei asociat destul de clar, fie că nu am calculat corect fondurile necesare, fie a considerat că propunerea este bună, dar suma prea mare pentru fondurile sale alocate. De menţionat ar fi estimarea contribuţiilor personate (in-kind); este bine să ataşăm o prospectare a pieţei ce oferă servicii sau produse similare, pentru a putea susţine estimările de preţ făcute. Este bine să explicaţi finanţatorului că dacă nu vă oferă toată suma pe care aţi cerut-o (şi care este bine justificată), proiectul nu va putea atinge toate obiectivele pe care le-aţi propus şi că ar trebui să aibă în vedere acest fapt, mai ales atunci când va evalua rezultatele proiectului Dvs. Negociaţi, atunci când este posibil. Justificarea proiectului În cadrul acestui capitol trebuie să convingeţi finanţatorul de următoarele aspecte: 17

1. Problema abordată în cadrul proiectului este una reală (vezi capitolul referitor la identificarea şi documentarea problemei), iar amânarea rezolvării ei are repercursiuni asupra unui grup seminificativ de cetăţeni. Trebuie să explicaţi într-un mod cât mai convingător ce ar urma să se întâmple dacă problema respectivă ar fi lăsată nerezolvată, fără a fi patetici. 2. Atingerea scopului şi, implicit, rezolvarea problemei va aduce o serie de avantaje comunităţii, societăţii sau anumitor grupuri sociale, avantaje pe care trebuie sa le menţionaţi. 3. Instituţia dumneavoastră este în măsură să abordeze problema respectivă şi să ducă proiectul la bun sfârşit. Explicaţi cât mai clar argumentele care susţin această afirmaţie. Demonstraţi că aveţi competenţa necesară. Finanţare ulterioară – Durabitatea proiectului Cei mai multi finanţatori doresc ca finanţarea lor să contribuie capital la creşterea gradului de cunoaştere într-un domeniu important; cu alte cuvinte le place să-şi cumpere un mic loc în posteritate prin contribuţia lor financiară. Vor să vadă că proiectul pe care îl finanţează traieşte mai departe de limita propusă în cererea de finanţare, pentru ca ei (pe lângă celelalte grupuri-ţintă) să se poată bucura de beneficii. Adică vor să vadă că investiţia lor este pe termen lung. Cei mai mulţi căutători de finanţare însă, nu au forţa să gândească sau să descrie proiectul pe care îl propun decât pe durata derulării trecută în cererea de finanţare. Nu faceţi ca ei. Arătaţi finanţatorului că v-aţi gândit la derularea în continuare a proiectului, ca aveţi contactele necesare pentru a susţine financiar proiectul respectiv după ce s-a terminat respectivă finanţare. Potenţialele surse de finanţare viitoare pot include: • grant-uri ale altor finanţatori • taxe pe servicii prestate • programe de dotare (sau autodotare) • grant-uri ale aceluiaşi finanţator (la o finanţare ulterioară) Este de dorit să includeţi în această secţiune un buget prospectiv detaliat care să scoată în evidenţă obţinerea durabilităţii proiectului. Dacă aveţi în vedere să obţineţi o altă tranşă de finanţare, este bine să-l înştiinţaţi pe finanţator încă de la început despre acest lucru şi să motivaţi temeinic nevoia 18

de asistenţă ulterioară. Mulţi căutători de finanţare sunt atât de concentraţi pe prezent încât uită că finanţatorul acordă o mai mare atenţie proiectelor care îi solicită o "finanţare susţinută". Introducerea Introducerea este acea parte a propunerii în care îl convingem pe finanţator că instituţia noastră e cea mai potrivită pentru a aborda şi rezolva problema de care se ocupă proiectul nostru. Scopul introducerii este acela de a spori interesul finanţatorului pentru ceea ce face instituţia noastră şi de a-l face interesat să citească mai departe propunerea de finanţare. Introducerea trebuie: • să descrie instituţia noastră şi acţiunile pe care le întreprinde • să prezinte relaţionarea dintre scopul şi obiectivele proiectului şi scopul şi obiectivele pe termen lung ale instituţiei • să scoată în evidenţă pregătirea profesională şi ştiinţifică a personalului ce se va ocupa de proiect şi ale responsabilului/coordonatorului de proiect • să prezinte persoanele ce pot oferi recomandări • să prezinte alte tipuri de suport de care beneficiază instituţia în prezent • să prezinte orice altă informaţie menită să crească credibilitatea instituţiei Ar fi de dorit ca introducerea să nu fie mai mult de o pagina A4 şi să ofere informaţii clare şi la obiect, pentru a uşura lectura.

Titlul proiectului Titlul este citit primul în cadrul unui proiect. Va trebui deci să găsiţi ceva care să-l facă pe finanţator să meargă mai departe. Să includeţi în titlu ceva care să-l trezească curiozitatea. De obicei titlul trebuie : • să fie descriptiv 19

• să scoată în evidenţă rezultatele proiectului şi nu metodele folosite • să descrie avantajele pe care le vor câştiga beneficiarii sau societatea de pe urma proiectului • să fie clar, concis şi uşor de ţinut minte. Dacă vreţi să vedeţi câteva exemple de titlu, este de ajuns să deschideţi un ziar de senzaţie; cam aşa ceva trebuie folosit ca stil şi design. Titlul poate varia ca lungime; cel mai bine ar fi să întrebaţi (dacă aveţi posibilitatea) finanţatorul căruia îi veţi trimite proiectul ce l-a frapat pozitiv la titlurile proiectelor admise la ultima etapă de finanţare. Sunt finanţatori care au reguli stricte în privinţa numărului de litere folosite într-un titlu. Se spune că "e bine să foloseşti zece sau treisprezece cuvinte în titlul proiectului tău". Recomandări: • e bine să nu folosiţi acronime atunci cănd finanţatorul nu menţionează explicit că doreşte acest lucru • nu faceţi referinţe la vasta dumneavoastră cultură (mitologie, cultură generală, istorie, artă, etc.). S-ar putea ca finanţatorul Dvs. să nu aibă aceleaşi hobby-uri cu ale Dvs. • nu încercaţi să impresionaţi finanţatorul cu termeni tehnici sau cu elemente de jargon. Dacă termenii finanţării nu prevăd acest lucru s-ar putea să nu vă faceţi înţeles pe deplin. Rezumatul proiectului Rezumatul este o "condensare" clară şi concisă a propunerii. Motivele pentru care o cerere de finanţare trebuie să cuprindă un rezumat sunt următoarele: 1. De cele mai multe ori, rezumatul este solicitat de către finanţator. 2. Rezumatul oferă o trecere în revistă a capitolelor care urmează, făcându-le, astfel, pe acestea, mai uşor de înţeles. 3. De multe ori, rezumatul este singura parte a cererii de finanţare care se citeşte, servind, astfel, ca unică bază de luare în considerare sau respingere a proiectului. 4. Fiind prima parte a propunerii care se citeşte, solicitantu de finanţare poate trezi interesul finanţatorului pentru proiect. Este foarte important ca prima reacţie a cititorului să fie pozitivă. Un rezumat trebuie să cuprindă: • o scurtă prezentare a solicitantului; • scurtă informaţie privind credibilitatea solicitantului: 20

• prezentarea problemei ce urmează a fi abordată; • scurtă prezentare a obiectivelor; • scurtă prezentare a modului de atingere a obiectivelor; • scurtă prezentare a planului de evaluare; • menţionarea costului total al proiectului, a fondurilor deja primite, fondurilor solicitate de la finanţatorul căruia îi este adresată cererea şi a fondurilor solicitate de la alţi finanţatori; • menţionarea modului de finanţare în viitor (durabilitatea proiectului). Ordinea în care sunt trecute aceste elemente în revistă în cadrul rezumatului este puţin diferită de cea de mai sus. Primul lucru pe care finanţatorul trebuie să-l ia la cunoştinţă este "problema". Aşadar, problema trebuie să fie primul aspect menţionat, după care trebuie să urmeze celelalte elemente în ordinea prezentată mai sus. Deşi rezumatul este prima componentă a cererii de finanţare care se citeşte, ea se redactează după ce toate celelalte sunt completate. Uneori finanţatorul cere elementele care trebuie cuprinse în rezumat; uneori rezumatul trebuie încadrat într-un anume spaţiu dintr-un formular, sau trebuie să contina "n''cuvinte. Respectaţi întocmai cerinţele finanţatorului! Anexele proiectului Adesea, această secţiune poate fi decisivă în competiţia instituţiei dumneavoastră cu alţi solicitanţi de finanţare. Ea poate contribui la întregirea imaginii finanţatorului despre instituţie şi la sporirea credibilităţii ei. De regulă, anexele sunt solicitate de către finanţatorul căruia îi adresaţi cererea. Este bine însă să aveţi în vedere următoarele elemente pentru a fi incluse în anexe, chiar dacă ele nu sunt solicitate de către finanţator: • lista membrilor conducerii organizaţiei; • curriculum vitae al responsabilului de proiect şi al persoanelor cheie; • explicitarea bugetului; • planul de activitate pe anul în curs; 21

• bugetul general curent: • lista cu alţi finanţatori, în trecut şi în prezent, ai organizaţiei; • materiale legate de alte proiecte sau activităţi relevante pentru proiectul în cauza. • acordurile de parteneriat (dacă este cazul) • orice documente care sprijină argumentaţia proiectului În cazul în care în celelalte capitole ale propunerii se fac trimiteri la anexe, este bine să se precizeze numărul anexei şi pagina la care se află. Scrisoarea de intenţie În cazul unora dintre finanţatori, procedura de solicitare a fondurilor presupune, în prima fază, adresarea către aceştia a unei "scrisori de intentie". Aceasta este o prezentare generală a proiectului şi ajută potenţialul finanţator să înţeleaga ce anume problemă este abordată în proiect, de ce se impune demararea proiectului, când începe şi se termina proiectul şi cât costă el. Finanţatorii respectivi impun această metodologie pentru a evita situaţiile în care organizaţiile/ instituţiile depun efort pentru a elabora cereri de finanţare care, din anumite considerente (lipsă de interes a finanţatorului pentru problema respectivă, o incompletă sau incorectă informare a solicitantului despre cerinţele finanţatorului), nu au, din capul locului, şanse de a fi aprobate. Prin răspunsul său la scrisoarea de intenţie, finanţatorul anunţă organizaţia/ instituţia în cauză dacă el este interesat în a sprijini financiar proiectui propus sau nu. Abia în cazul în care răspunsul este pozitiv, membrii echipei se pot apuca de redactarea propunerii de finanţare. Putem trage concluzia ca o scrisoare de intenţie care primeşte un răspuns pozitiv reprezintă un semnal că şansele organizaţiei/instituţiei de a obţine finanţare sunt foarte mari. Înseamnă că finanţatorul este interesat de ideea care stă la baza proiectului şi că organizaţia se bucură de credibilitate în faţa finanţatorului. Putem considera că finanţatorul este hotătât în proporţie de 50% să acorde finanţarea. Pentru a-l face pe deplin hotărât, solicitanţilor nu le rămâăne decât să elaboreze o propunere bună. Ceea ce trebuie reţinut de aici este faptul ca scrisorii de intenţie trebuie să i se acorde toată atenţia pentru că este primul pas în procesul de scriere a cererii de finanţare, pas care trebuie neaparat "făcut cu dreptul".

De regulă, scrisoarea de intenţie trebuie să cuprindă următoarele elemente: 22

• prezentarea organizaţiei (scop, activităţi de succes); • problema abordată de către proiect (sau scopul proiectului); • justificarea proiectului; • obiectivele proiectului; • rezultatele aşteptate (avantajele scontate); • modul în care va fi implementat (în mare); • bugetul total (estimativ) şi menţionarea altor co-finanţatori (dacă există); • parteneriate (dacă este cazul). Scrisoarea de intenţie nu trebuie trimisă numai finanţatorilor care cer aşa ceva. Ea scuteşte şi solicitantul de a munci degeaba la o propunere laborioasă, şi finanţatorii de a primi şi citi propuneri de proiecte neeligibile.

Caracteristicile unei bune propuneri de finanţare Indiferent care sunt cerintele finanţatorilor sau cunoştintele solicitanţilor de finanţare sunt anumite secţiuni care nu trebuie să lipsească din nici o propunere bună: EVALUAREA NEVOII În această secţiune identificaţi ce doare. Trebuie să demonstraţi că aveţi o întelegere clară a problemei. (Problema)

MEDIUL EXTERN Aici puneţi problema în context. Trebuie să descrieţi toţi factorii care influenţează problema. Explicaţi de ce soluţia propusă de dumneavoastră merită a fi finanţată. Dovediţi că aveţi informaţii complete şi competente privind de asemenea alte oferte în sectorul dvs. de piaţă. (Justificarea proiectului) SOLUŢIA PROPUSA 23

Această secţiune este inima propunerii dumneavoastră: o trecere în revistă a ceea ce vreţi să faceţi pentru a "lua durerea" beneficiarului dumneavoastră. Ea trebuie să fie clară, specifică şi creativă. Puteţi introduce ceva la care finanţatorul nu se aşteaptă, dar aduce unicitate proiectului. (Scopul, obiectivele) AMPRENTA PROPRIE Descrieţi cum veţi "duce" beneficiarii de unde sunt acolo unde vreţi să fie. Furnizaţi suficiente detalii pentru a demonstra că aveţi abilităţile şi expertiza să faceţi ceea ce aţi promis. (Activităţi, buget, evaluare) BENEFICII ALE SOLUŢIEI PROPUSE Oricărui finanţator i-ar place să vadă că banii pe care îi investeşte în proiectul dumneavoastră vor da roade. De ce soluţia dvs. este mai bună ca a altora? Este mai economică? Aduce ceva în plus? Este mai eficientă? Mai creativă? (Rezultate aşteptate, durabilitate) Bineînţeles, aceste secţiuni sunt un model. Nu veţi întaini nicăieri, în nici un formular de aplicaţie aceste rubrici aşa cum sunt prezentate mai sus. Totuşi, orice propunere reuşită se încadrează perfect în acest model. Forma finală a propunerii de finanţare Toate elementele propunerii au fost scrise. Sunteti aproape gata. Daţi cuiva, care nu este implicat în alcătuirea propunerii de finanţare, să citească ce aţi scris. Dacă vă înţelege clar şi repede ceea ce vreţi să faceţi prin proiect, atunci propunerea poate fi trecută pe curat. Atunci când treceţi la redactarea variantei finale a propunerii, trebuie să aveţi în minte următoarele considerente: • cei care vor citi propunerea dumneavoastră, vor avea de citit şi alte zeci de propuneri • în general, cititul necesită un efort destu de mare • termenul de evaluare al propunerilor este foarte scurt • cei care evaluează propunerile sunt oameni cu profesii diverse, ocupaţi şi cu alte activităţi Ţinând cont de aceste lucruri, încercaţi să le faceţi viaţa mai uşoară celor care vă vor citi propunerea şi o vor evalua. 24

- Verificaţi că nu vă lipseşte nici o secţiune din cele cerute de finanţatar - Puneţi-le în ordinea amintită în capitolele anterioare (Elementele propunerii de finantare) - Alegeţi un caracter şi un format de litera care să se poată citi uşor - Nu folosiţi sublinieri şi înflorituri; acestea vor îngreuna cititul - Folosiţi un limbaj accesibil, comun, evitând termenii tehnici sau frazele prea pompoase - Folosiţi, dacă se poate, hârtie cu antet - Nu puneţi anexe mai mult decât trebuie - Dacă scrieţi de mână, încercaţi să scrieţi cât mai citeţ (evitaţi paragrafe lungi scrise cu majuscule, se citesc greu) - Verificaţi că aveţi suficient toner sau cerneală, pentru că textul să fie vizibil şi pe copii

Criterii de evaluare ale finanţatorilor Finanţatorii primesc la un program de finanţare zeci de propuneri. De ce anume ţin cont atunci când le evaluează? Fiecare finanţator şi-a dezvoltat propriile criterii de evaluare a propunerilor, dar în principiu toate cuprind următoarele criterii majore: Eligibilitatea propunerii - ceea ce presupune că propunerea se încadrează în domeniul de finanţare, în scopul şi obiectivele finanţatorului, iar solicitantul intră în grupa beneficiarilor finanţării. Structura propunerii - o propunere poate fi respinsă dacă nu conţine toate elementele cerute de finanţator. În cel mai fericit caz, numai dacă propunerea merită să fie luată în considerare, este amânată pentru şedinţa următoare de evaluare (daca ea există), finanţatorul solicitând părţile lipsă sau incomplete ale propunerii Coerenţa propunerii - se urmăreşte o corelaţie între elementele propunerii, soluţii logice şi realizabile, şi de ce nu, inovatoare. Astfel obiectivele trebuie să reflecte scopul, activităţile să fie clar legate de atingerea obiectivelor, bugetul să fie real şi să reprezinte o transformare în bani a activităţilor, iar soluţia aleasă să fie optimă.

25

Rezultatele obţinute şi impactul - orice proiect are drept scop o schimbare; deci ar trebui să aibă nişte rezultate clare în urma atingerii obiectivelor şi a scopului. Acestea nu trebuie omise din nici o propunere înaintată spre finanţare. Raportul cost / beneficiu - finanţatorii doresc să sprijine proiecte eficiente, să vadă clar unde investesc banii. Contează deseori la formarea unei impresii despre solicitant şi aspectul propunerii. Nu uitaţi: propunerea este avocatul dumneavoastră, cea care va susţine cauza! Relaţia cu finanţatorul

Ce se întamplă dacă aveţi norocul ca propunerea să fie acceptată pentru finanţare? Sigur că primul pas ar fi să sărbătoriţi! Dar nu-i uitaţi pe cei care au crezut în dumneavoastră: finanţatorii. Un "multumesc" în scris este întotdeauna o bilă albă pentru dumneavoastră. Odată cu semnarea contractului se stabilesc termenele şi tranşele de plată, cerinţele specifice ale finanţatorului, şi se lămuresc toate neclarităţile cu privire la desfăşurarea proiectului. Tot acum se stabilesc şi modalităţile de raportare. Rapoartele Rapoartele sunt documente scrise care explică evoluţia proiectului la un moment dat. Ele pot fi rapoarte intermediare şi rapoarte finale. Raportul intermediar arată finanţatorului unde s-a ajuns în desfăşurarea proiectului, cu ce rezultate, care au fost dificultăţile şi cum au fost soluţionate, câţi bani s-au cheltuit şi pe ce. O aprobare a raportului intermediar arată că finanţatorul a fost mulţumit de mersul proiectului şi vă aprobă următoarea tranşa de bani. Raportul final cere o muncă mult mai complexă şi laborioasă. Pentru raportul final trebuie adunate toate materialele semnificative de pe parcursul proiectului care să justifice şi să exemplifice 26

activităţile desfăşurate (fotografii, sondaje, casete video, chestionare, broşuri, articole de presă, documente justificative ale cheltuielilor făcute). Deasemenea nu trebuie uitate rezultatele concrete ale proiectului şi modalităţile prin care se va masura impactu. Orice finanţator apreciază sinceritatatea, astfel încât nu-i ascundeţi greutăţile cu care v-aţi confruntat şi soluţiile pe care le-aţi ales. Va aprecia dacă veţi merge să cereţi un sfat atunci când aveţi o problemă în desfăşurarea proiectului. Chiar şi datele de raportare pot fi amânate dacă solicitaţi, şi solicitarea este justificată. Totu este să creaţi o relaţie de respect şi încredere între dumneavoastră şi finanţator. Şi această relaţie se cultivă, de la primul contact până la următoarea finanţare, ş.a.m.d. Ce impresie placută provoaca cineva care menţine contactul cu finanţatorul, chiar şi atunci când nu solicită finanţare. Orice succes aveţi împărtăşiţi-l cu cei care v-au sprijinit odată sau ar putea să vă sprijine. Veţi avea plăcuta surpriză ca, după un timp de la prima finanţare, să mai fiţi finanţat de acelaşi finanţator, doar pentru că vă cunoaşte, ştie că sunteţi serios şi vă respectaţi cuvântul şi faceţi treabă bunăă. Şi asta pentru că aţi păstrat relaţii bune şi continue.

Parteneriate Din ce în ce mai des, în ultimul timp, finanţatorii încurajează parteneriatele (între organizaţii neguvernamentale, între institutii guvernamentale şi ONG-uri, etc). De ce oare? În primul rând pentru creşterea productivităţii. Unirea forţelor face ca treaba să fie făcută mai bine. Dar, făcând abstracţie de acest scop major, mai sunt şi alte avantaje: • satisfactia sporită a clienţilor (beneficiarilor) • schimbul de experienţă • dezvoltarea gândirii critice • cunoaşterea şi întelegerea unor structuri diferite de organizare • construirea încrederii reciproce • asigurarea durabilităţii proiectului / programului respectiv Cum se construieşte un parteneriat? Construirea unui parteneriat este un proces deliberat. Acesta implică aptitudini specifice, strategii şi cunoştinte pe care parţile implicate trebuie să le cunoască şi să le folosească. 27

Ceea ce va vom prezenta în continuare este un model ce prezintă câteva aspecte importante de care să ţineti seama atunci când începeti un parteneriat nou. Bineînţeles el trebuie adaptat nevoilor reale ale partenerilor. PARTENERI Înainte de a intra într-un parteneriat ar trebui să aveţi următoarele aptitudini. - managementui schimbării - comunicare - rezolvarea problemelor - conştientizarea diversităţii - realizarea contractelor De cele mai multe ori vă veţi da seama că aveţi nevoie de aceste aptitudini după începerea parteneriatului. MANAGEMENT Rolul managementului într-un parteneriat este acela de a-l susţine. Managementul ar trebui: - să stabileasca o viziune de ansamblu - să furnizeze instruire - să împărtăşească cunoştinţele - să definească aşteptările - să ajute parteneriatul să funcţioneze propriu-zis (să asigure resursele, să sărbătorească succesul, etc) Stadii ale parteneriatelor Ca orice altă relaţie, parteneriatele trec prin stadii diferite. Aceasta înseamnă că ar trebui să vă aşteptaţi la anumite lucruri şi să încercaţi sa le planificaţi. PLANIFICAREA Primul lucru pe care trebuie să-l faceţi este să alocaţi resursele pentru parteneriat (timp, spaţiu de întâlnire, expertiză, etc). Ar trebui ca fiecare partener să-şi definească aşteptările, scopul şi limitele. Fixati prima întâlnire. CLARIFICAREA În prima întâlnire partenerii vor recunoaşte parteneriatul. Acest lucru include mai mulţi paşi: 28

• Definiţi aşteptările - Care sunt obiectivele individuale? Dar ale parteneriatului? Cum veţi măsura succesul ? • Identificaţi viziunea - Care sunt motivele parteneriatului? • Clarificaţi rolurile - Cine este responsabil şi pentru ce? • Stabiliţi principiile de coordonare a acţiunilor - Când şi unde vă veţi întâlni? Cât de des? Cum se hotărăsc modificările care survin în timpul implementării proiectului? Cum se vor rezolva neînţelegerile? • Semnaţi contractul INTEGRAREA De îndata ce veţi începe să lucraţi cu partenerul, veti începe să creaţi o a treia entitate: parteneriatui. De aici va veni încrederea reciprocă care va da naştere la responsabilitate şi implicare reciprocă. Asta înseamnă că fiecare partener va lucra în cadrul parteneriatului chiar şi atunci când are sarcini individuale. Fiecare membru al fiecărei echipe partenere va fi parte integrantă a parteneriatului. CREAREA Pe măsură ce parteneriatui se dezvoltă şi partenerii au încredere unul în altul din ce în ce mai mult, fiecare va prelua riscuri şi-şi va exersa creativitatea. Creativitatea va rezolva mai uşor problemele care se vor ivi, va ajuta sisternul de gândire şi va îmbunătăţi schimbul de energie dintre parteneri. EVALUAREA O evaluare de final va veni de la managerii de proiect. Dar partenerii nu vor aştepta sfârşitul proiectului pentru evaluare. Ei se pot întreba pe parcurs: Funcţionează parteneriatul? Lucrează bine partenerii împreună? Parteneriatul sprijină obiectivele proiectului? Atunci când este posibil partenerii ar trebui sa colecteze date despre efortul lor comun. SARBATORIREA Partenerii ar trebui să găsească timp să sărbătorească succesul, inclusiv victoriile parţiale. Un feedback constructiv, folosit în permanenţă, va ridica moralul şi va asigura un sprijin partenerilor. Pentru a avea un parteneriat eficient, este bine să vă cunoaşteţi viitorul partener foarte bine, folosind şi căi formale şi informale. Chiar dacă un parteneriat v-ar aduce mai multe beneficii, decât să-l 29

faceţi de formă, mai bine nu-l faceţi. Nu uitaţi ca el trebuie să fie o modalitate mai eficientă de a obţine rezultate bune, o schimbare în bine. Cercetarea pieţei finanţatorilor În funcţie de problema pe care dorim să o rezolvăm, trebuie făcută o cercetare a pieţei, pentru a găsi finanţatorii potriviţi pentru ceea ce vrem sa facem. Cercetarea pieţei nu poate fi făcută la nesfârşit, oricât de perfecţionişti am încerca să fim. Rezultatele pe care trebuie sa le avem în vedere ar putea fi următoarele: • identificarea a cât mai multor surse de finanţare posibile acordate la proiectul pe care îl doriţi • strângerea unei cantităţi de informatie îndeajuns de mare pentru a putea hotărî care sunt finanţatorii preferaţi • dezvoltarea unei baze de date care să permită conturarea unei strategii de contactare a finanţatorilor Este bine să vă gandiţi şi la posibilitatea coroborării mai multor surse de finanţare pe acelaşi proiect, dar pentru atingerea unor obiective diferite. Există finanţatori care preferă să finanţeze proiecte în colaborare cu alţi finanţatori, ceea ce poate fi un lucru bun şi pentru organizaţia Dvs. Ce tipuri de surse de finanţare puteţi găsi? Surse de finanţare publice: • proiecte guvernamentale la nivel local • proiecte guvernamentale la nivel regional • proiecte guvernamentale la nivel naţional • proiecte guvernamentale la nivel internaţional Surse de finanţare private: • fundaţii ale comunităţii • fundaţii la nivel naţional • fundaţii cu scopuri speciale • fundaţii particulare • fundaţii ale unor companii Unde puteţi obţine informaţii despre finanţatori? - La centrele de resurse ale organizaţiilor neguvernamentale 30

- Agenţia Naţională pentru Dezvoltare Regională - Ministere - Delegaţia Uniunii Europene Persoanele cu experienţă în alcătuirea propunerilor de finanţare şi a obţinerii de fonduri în general ştiu ca o organizaţie / instituţie poate petrece o perioada îndelungată de timp construind relaţiile cu fundaţiile sau agenţiile finanţatoare, înainte de a primi vreo finanţare de la acestea. Colectarea de date privind nevoile comunităţii, dezvoltarea de idei de proiecte, cultivarea relatiilor şi obţinerea de informaţii edificatoare despre finanţator, contribuie la succesul finanţării. Probabil că cel mai important element al sistemului de căutare de finanţare este contactarea preliminară a potenţialului finanţator. Se estimează că şansele dumneavoastră cresc dacă stabiliţi un contact cu finanţatorul înainte de a scrie proiectul. Ce informaţii ar trebui să aflaţi de la finanţator, înainte de a începe să scrieţi propunerea de finantare? • Care sunt domeniile de interes ale finanţatorului? • Ce criterii de eligibilitate are? • Ce tipuri de proiecte a mai finanţat? • Care sunt sumele alocate şi pe ce perioadă de timp? • Cât durează procesul de evaluare a propunerii? (când voi primi răspuns?) • Care sunt termenele de depunere a cererilor? • Care sunt modalităţile de contact? Fiecare institutie finanţatoare are setul ei propriu de reguli inteme i proceduri. Unele au un formular de aplicatie standard, altele nu, dar doresc sa afle anumite lucruri despre proiect. Pentru a afla toate aceste informaţii, trebuie să solicitaţi Ghidul procedurilor de finanţare (Aplication Guidelines) Puteţi contacta potenţialii finanţatori în scris, telefonic, sau, atunci când este posibil, prin contact personal. Deasemeni puteţi obţine informaţii din întâlnirile cu foşti beneficiari de finanţări şi evaluatori. Ce nu ar trebui sa uite solicitantui de sprijin financiar: • să spună "mulţumesc" 31

• să nu manifeste interes pentru sursa de finanţare numai în preajma datelor limită de depunere a cererilor • să nu devină revendicativ şi agresiv atunci când este refuzat.

PROIECT DE FINANŢARE -microfermă de creştere a peştilor în sistem închis-

32

1.Titlu

REALIZAREA UNUI MODUL

DE MICROFERMĂ

PENTRU INTRODUCEREA ÎN

ACVACULTURA ROMÂNEASCĂ A UNEI SPECII VALOROASE DE SOMN AFRICAN ( Clarias gariepinus) ŞI ELABORAREA TEHNOLOGIEI DE CREŞTERE INTENSIVĂ ÎN SISTEM ÎNCHIS 2.Descriere Proiectul propus constă în adaptarea unei specii noi de somn african (Clarias gariepinus), în premieră pentru acvacultura autohtonă, şi realizarea unui modul de creştere intensivă printr-o tehnologie nouă în sistem închis. Complexitatea proiectului constă în elaborarea si implementarea în premieră în ţara noastră a fazelor acvaculturii somnului african în cultura intensivă în sistem închis. Soluţia propusă este importantă pentru sectorul piscicol deoarece aduce un produs nou pe piaţă dintro specie de peşte performană , cerută pe pieţele externe iar procesele de producţie sunt conforme cu standardele europene. Rezultatele cercet]rilor au demonstrat calităţile bioproductive de excepţie şi adaptabilitatea deosebită a somnului african la condiţiile de creştere intensivă .Studiile specialiştilor demonstrează productivitatea ridicată , microferma urmând să producă 500t de peşte anual , cu 6 muncitori (83t peşte/muncitor). Din punct de vedere al biosecurităţii , nu există pericolul aclimatizării speciei în zone climatice temperat–continentale, deci nu poate periclita echilibrul ecologic al biocenozelor din apele României , deoarece specia moare în câteva ore în apă cu temperaturi de 12° - 13°C, temperatura optimă de creştere este în intervalul 24°-27 °C.

3.Localizare Microferma va fi amplasată în localitatea Budurleni , pe terenul deţinut de ferma piscicolă S.C. Bistriţa S.A. cu sediul în Bistriţa . Localitatea Budurleni se află în sud-vestul 33

judeţului Bistriţa-Năsăud , la o distanţă de 30 de km. de Bistriţa , municipiu reşedinţă de judeţ unde îşi are sediul firma noastră.

4.Scopuri Rezultatele studiilor de specialitate au relevat faptul că acvacultura peştilor de consum produce mult sub posibilităţile existente in România: nu satisface cerinţele pieţei interne, nu este concurenţială pentru export, iar costurile de producţie sunt foarte ridicate. Prin urmare, proiectul propune

aplicarea măsurilor menite să asigure dezvoltarea durabilă a sectorului, până la atingerea

nivelului optim al cantităţii şi calităţii/diversităţii producţiei. Acest deziderat poate fi atins prin: a)introducerea in acvacultura româneasca a unor specii valoroase: Avantajele introducerii în acvacultura autohtonă a speciei sunt: ritm de creştere deosebit de ridicat (ajunge la un kg în 9 luni, carne albă , fară os ,cu conţinut scăzut de acizi graşi), nu este pretenţioasă la calitatea apei, se adapteaza uşor la condiţii de captivitate, se reproduce în captivitate de mai multe ori într-un an , acceptă şi creşte cu hrană ieftină. Elemente de noutate aduse pentru acvacultura autohtonă: sistem intensiv de crestere 0,25-0,6t/mc volum de bazin, maniera industrială de exploatare cu livrare continut, durata de creştere 8-10 luni (6001200g), spor de greutate foarte avantajos, tehnologie practicabilă cu debit minim de apă de1mc.zi/10t peste, suprafata de productie redusa 5/6 mp/t. , productivitate ridicata. b)prin implementarea principiilor şi tehnologiilor moderne de acvacultură bazate pe sistem industrial-intensiv: Capacitatea de productie a unui modul este de 2t/an pentru creşterea în flux continuu la o densitate de 250kg/mc apă.Modulul se compune din bazinele de creştere şi instalaţia de recirculare si condiţionare a apei Bazine de creştere-Forma si dimensiunile bazinelor pot fi variabile cu o adincime de 0,8-1,0 m si un volum util de 8mc. Durata creşterii este de la 8-10 luni, timp în care se furajează cu granule flotabile cu conţinut proteic minim de 35-40% Sistemul de recirculare si condi#ionare a apei cuprinde urmatoarele faze: -Eliminarea slamului grosier din bazinul de creştere prin colectare secvenţială -Decantare primară într-un decantor lamelar -Filtrarea apei decantate în filtru cu umplutură. Umplutura din filtru asigură suportul pentru dezvoltarea unui strat biologic care metabolizează compuşii organici din apă; 34

-Oxigenare prin aerare pneumatică cu bule fine pentru reglarea concentraţiei de oxigen dizolvat; -Dezinfecţia cu ozon.Oxigenarea si dezinfecţia contribuie la optimizarea parametrilor fizico-chimici şi biologici ai apei prin eliminarea poluanţilor şi microorganismelor care influenţează negativ procesul de creştere şi mărirea concentraţiei de oxigen dizolvat in apă. -Condiţionarea termică a apei (24-27 o C)se realizează in schimbatorul de caldură -Deshidratarea nămolului 5.Obiective 5.1.Obiective generale Obiectivele generale ale proiectului sunt: realizarea în premieră în ţară, a unui modul de microfermă pentru introducerea în acvacultura românească a unei specii valoroase de somn african (Clarias gariepinus) şi aplicarea tehnologiei de creştere în sistem intensiv închis; alinierea la normele comunităţii Uniunii Europene şi a implementării aquis-ului comunitar. 5.2.Obiective specifice Obiectivele specifice cuprind: sporirea producţiei de peşte; diversificarea producţiei de peşte; atingerea cerinţelor standardelor de calitate şi siguranţă pentru produsele din domeniul piscicol. Prin realizarea

microfermei

se vor obţine avantaje economice importante (reducerea importurilor de

tehnologie şi echipamente, dezvoltarea

pieţei de tehnologii si echipamente pentru piscicultură,

dezvoltarea pieţei de produse piscicole). 6.Justificare Finanţarea în vederea realizării proiectului propus se justifică pe deplin, datorită avantajelor economice pe care le-ar aduce implementarea acvaculturii unei speci de peşti cu calităţi bioproductive deosebite. Instalaţia de creştere intensivă este performantă şi asigură creşterea peştilor, cu consumuri foarte reduse. Sistemul de creştere este foarte fiabil, compact. Productivitatea este foarte mare , o astfel

de

fermă

putând

produce anual

500 t somn african (productivitate anuala

de 83 t

peşte/salariat, comparativ cu o societate piscicolă clasică 8,0 t peşte/salariat/an). În domeniul protecţiei mediului proiectul contribuie la :adoptarea unor tehnologii şi practici de producţie piscicole ecologice (reducerea consumului de apă prin reciclarea apelor tehnologice, 35

reducerea poluării apelor prin eliminarea tratamentelor care au la baza compuşi chimici); activităţile care se desfăşoară în cadrul proiectului, respectă reglementările în domeniul protecţiei mediului, reglementări care au fost adoptate prin aquis-ul comunitar. 7.Suma solicitată Valoarea investiţiei se ridică la 168.000 euro , din care : - împrumut nerambursabil din fondurile SAPARD 85% - fonduri proprii 15% PROIECTARE

consultanţi de specialitate

3000 euro

CHELTUIELI

proiectant materiale de construcţie

5000 euro 20.000 euro

INVESTIŢII

echipamente

25.000 euro

CHELTUIELI

avize de execuţie utilităţi

EXECUŢIE CHELTUIELI

DE

PRODUCŢIE

1.500 euro 3.500 euro

manoper] executant puiet

15.000 euro 15.000 euro

hrană

10.000 euro

punere în funcţiune

10.000 euro

utilităţi studiu de piaţă

5.000 euro 5.000 euro

MARKETING CHELTUIELI RESURSE

promovarea produsului angajaţi

15.000 euro 20.000 euro

UMANE CHELTUIELI

formare profesională transport

10.000 euro 5.000 euro

CHELTUIELI

DE

DE

DESFACERE TOTAL

168.000 euro

Suma solicitat] : 142.800 euro Fonduri proprii : 25.200 euro 8. Activităţi

36

Pe lângă activitatea de creştere şi comercializare a peştelui , în cadrul microfermei se vor desfăşura activităţi de cercetare aplicativă. Acestea au un caracter profesional formativ datorită includerii în echipa de realizare a studenţilor şi tinerilor absolvenţi. 9.Grup ţintă Produsul nostru se adresează consumului populaţiei. Printr-un program de marketing eficient vizăm câştigarea unui segment cât mai important de piaţă , atât internă , cât şi externă.

CUPRINS 1. Introducere..............................................................................................2 2. Explicarea termenilor..............................................................................2 37

3. Funcţiile managementului proiectului....................................................3 4. Etapele unei propuneri de finanţare........................................................6 5. Identificarea şi documentarea problemei................................................7 6. Scopul proiectului...................................................................................8 7. Obiectivele proiectului............................................................................9 8. Activităţi.................................................................................................11 9. Evaluarea proiectului..............................................................................12 10.Bugetul de proiect...................................................................................14 11.Justificarea proiectului............................................................................18 12.Durabilitatea proiectului.........................................................................18 13.Introducerea proiectului..........................................................................19 14.Titlul proiectului.....................................................................................20 15.Rezumatul proiectului.............................................................................20 16.Anexele proiectului.................................................................................21 17.Scrisoarea de intenţie..............................................................................22 18.Caracteristicile unei bune propuneri de finanţare...................................23 19.Criterii de evaluare ale finanţatorilor......................................................25 20.Relaţia cu finanţatorul.............................................................................26 21.Parteneriate. Cum se construieşte un parteneriat....................................28 22.Cercetarea pieţei finanţatorilor...............................................................30 23.Proiect de finanţare -microfermă de creştere a peştilor în sistem închis-..........................33

38