Processus Achat PS1 [PDF]

Zitiervorschau

Nature : Processus Code : PS1 Version : 03

ACHAT

Type de processus : Processus Support Pilotes : Mme Ahlam HDIBICH / M. Said NAJEH

Rédacteur Nom Prénom Fonction

Mme Ahlam HDIBICH/ M. Said NAJEH Responsable Achats BMA/ Responsable Achats ELDIN

Vérificateur

Approbateur

M. Abdellah AYAD

M. Lhoussaine OUBOUYAHIA

Responsable QHSE

Directeur Général

06/04/2021

09/04/2021

05/04/2021

Date : Visa

Version

Date

01

03/10/2018

Création du processus

02

26/03/2020

Nouvelle nomination de la direction générale

03

09/04/2021

Revue annuelle du SMI

 Diffusion Via QALITAS

Objet des modifications

 Directeur Général  Directeur d’usine  Directeur financier et administratif  Directeur Commercial  Responsable QHSE  Responsables qualité produit  Responsables production  Responsables gestion Equipement et Infrastructure  Responsable financier  Responsable SI  Responsable Supply chain  Responsable ADV /Crédit client  Responsable RH  Responsables Achat  Magasinier

ACHAT

FINALITE

Nature : Processus Code : PS1 Version : 03

-Assurer la satisfaction des besoins de l’entité en termes de matière, produits, équipements et prestations conformément aux spécifications et toutes autres exigences au meilleur coût.

Parties intéressées

Top management

Groupe Zalar

Prestataires Fournisseurs

Autorités compétentes

Exigences Réalisation des objectifs Application de la stratégie Respect des procédures internes Maintenir la notoriété et l’image Retour d’information fiable Réalisation des objectifs Rentabilité de l’entreprise Reporting Notoriété Image de marque Mutualisation et synergie avec les filiales du groupe Expression claire des besoins Respect des engagements et modalités de paiement Visibilité sur les achats L’assurance sur la continuité d’activité : Plan de maîtrise des situations d’urgences / Plan de continuité d’activité Solvabilité Visite d’évaluation sanitaire Respect de la règlementation en vigueur Respect de la loi 28-07 relative à la sécurité sanitaire des denrées alimentaires Produit sain et sûr Respect des consignes et des mesures

Nature : Processus Code : PS1 Version : 03

ACHAT

DONNEES D’ENTREE -Axes stratégiques -Exigences des parties intéressées -Demande d’achat -Etat de stocks -Fiche spécification -Cahier de charge/contrat -Liste des fournisseurs

OBJECTIFS DU PROCESSUS Assurer le traitement des DA dans les délais Assurer la conformité des achats

PROCESSUS ÉMETTEUR/ PI L’ensemble des processus/ Prestataires Fournisseurs Top management Groupe Zalar Prestataires Fournisseurs Autorités compétentes

INDICATEURS DE MESURE Délai de traitement d’une demande d’achat Conformité produit Délai de livraison Evaluation fournisseur

Améliorer le taux de service achat

Taux de Productivité achat

PROCESSUS RÉCEPTEUR/ PI

DONNEES DE SORTIE -Bon de commande approuvé -Cahier de charge/Contrat approuvé -Produit/Prestation acheté réceptionné conforme -Base de données fournisseurs -Liasses de commande : (DA + BC approuvé + BL+ BR+ facture)

Formule de calcul (Nombre de demande achat traitée à temps /Nombre total des demandes achats réceptionnée) x 100 (Nombre de NC / Nombre total réception) x 100 (Nombre de retard/ Nombre total réception) x 100 (Nombre des fournisseurs classés A et B/ Nombre Total des fournisseurs évalués) x 100 (Gain achat/total achats) x 100%

Cible

L’ensemble des processus Top management Groupe Zalar Prestataires Fournisseurs Autorités compétentes

Seuil d’alerte

Fréquence

ELDIN

BMA

ELDIN

BMA

ELDIN

BMA

90%

90%

85%

85%

Mensuelle

Trimestrielle

90%

95%

85%

90%

Annuelle

Trimestrielle

90%

75%

85%

70%

Annuelle

Trimestrielle

90%

90%

80%

85%

Annuelle

Annuelle

>3%

>3%

-

-

Mensuelle

Trimestrielle

ACHAT

OBJECTIFS DU PROCESSUS Assurer le traitement des DA dans les délais

RISQUES ET OPPORTUNITES ASSOCIES AU PROCESSUS Risque : -Retard de paiement : commande non honorée -Réception des produits achetés hors délai -Rupture et non disponibilité de la matière commandée chez le fournisseur -Fournisseur en situation de monopole

Opportunité :

Assurer la conformité des achats

Risque : -Achat non-conforme -Fournisseurs non fiables -Réceptions des produits non conformes aux exigences -Retard de livraison

Nature : Processus Code : PS1 Version : 03

MESURES DE MAITRISE -Relance du service recouvrement au préalable -Détermination et respect des délais de traitement des DA -Détermination du nombre minimum des fournisseurs par famille de produits -Détermination des délais minimums pour la réalisation des achats par famille des produits -Avoir et surveiller le stock minimum de sécurité pour l’ensemble des achats -Détermination des produits de substitution -Anticipation du stock de sécurité selon la capacité de stockage -Catégorisation des produits à risque de rupture ou de non disponibilité sur le marché local -Détermination et revue préalable des spécifications des achats -Détermination des critères spécifiques de sélection et évaluation fournisseurs -Mentionner la date livraison sur le bon de commande à respecter.

Opportunité :

Améliorer le taux de service achat

Risque : -Achat des produits plus cher par rapport au prix du -Consultation périodique par famille de produit marché -Non disponibilité et augmentation du prix de minimum une fois par semestre certains consommables d’hygiène : masque, gant, … -sourcing auprès des fournisseurs du groupe (synergie groupe) Opportunité :

-Re-négociation et adaptation par rapport au prix de marché

Nature : Processus Code : PS1 Version : 03

ACHAT

REFERENCES

DOCUMENTS ASSOCIES

ENREGISTREMENTS ASSOCIES

ISO 9001 V 2015 / ISO 22000 V 2018 ELDIN : Procédure sélection évaluation fournisseur PS1-P1 Instruction achat import PS1-I1 BMA : Procédure de sélection et d’évaluation fournisseurs Pr.Ach.01 Procédure gestion de réclamations fournisseurs Pr.Ach.02 Instruction achat import Ins.ACH.01 ELDIN : Demande d’achat Fo.Ach.01 Fiche évaluation fournisseur PS1-P1-F2 Fiche sélection fournisseur PS1-P1-F1 Liste des fournisseurs agrées PS1-P1-F3 BMA : Demande d’achat Fo.Ach.01 Fiche évaluation fournisseur Fo.ACH.03 Fiche sélection fournisseur Fo.ACH.02 Fiche réclamation fournisseurs Fo.ACH. 04 Liste des fournisseurs agrées Fo.ACH.05 Fiche de spécification Matière Première Fo.SA.27

MODE DE SURVEILLANCE FREQUENCE

Audit Indicateurs Selon planning des audits Tableau de bord qualité

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ACHAT Etape

Responsable

Commentaire/ Informations documentées

Achat local Etablissement une demande d’achat : local

Demandeur/ Magasinier et /ou gestionnaire du stock

Validation de la demande d’achat

Responsable hiérarchique /DG

Consultation des fournisseurs

Acheteur

Etablissement du bon de commande

Acheteur

Réception de la commande

Magasinier et /ou gestionnaire du stock / Contrôleur qualité /Demandeur

 Le besoin d’achat est exprimé par le demandeur sur le formulaire « demande d’Achat » (PS1-F1)  La demande d’achat doit comporter la date de livraison souhaitée avec la quantité et état de stock pour les articles demandés  En ce qui concerne la matière première, c’est le magasinier et /ou gestionnaire du stock (le cas à BMA) qui établit la demande d’achat en fonction du besoin et /ou stock min.  La demande d’achat est visée par le demandeur, vérifiée par sa hiérarchie et approuvée par la direction générale.  Sur la base de la demande d’achat validée, l’acheteur recherche les fournisseurs ou les prestataires aptes à satisfaire le besoin défini et qui figurent sur la base des données des fournisseurs agréées Cf. à la procédure Sélection et évaluation des fournisseurs « PS1-P1 ».  Cette étape consiste à obtenir les propositions des fournisseurs et à les comparer selon des critères techniques et financiers.  Une fois le fournisseur choisi, l’acheteur établit le bon de commande (BC) sur SAP qui attribue un numéro à la commande automatiquement.  La Direction générale vérifie le BC et donne son accord via un mail (bon pour accord).  Pour achat import, des documents sont préparés à l’avance conformément à l’instruction achat import PS1-I1.  A la réception, le magasinier (ou/et le demandeur) vérifie la quantité reçue avec le Bon de livraison (BL). Il s’assure aussi que le contrôle qualitatif a été réalisé par le demandeur et/ou le Service qualité Cf. à la fiche Contrôle à la réception des matières premières « PS2Pl1-F1 ». Si présence de non-conformité, le contrôleur établit une Fiche réclamation MP et Emballage PM2P3-F1 qui est communiquée au service qualité qui va la transmettre par la suite au service achat : ELDIN : ou/et la réclamation est renseignée sur QALITAS (réclamations aux fournisseurs par le responsable qualité produit Cf au Guide Paramétrage QALITAS (page 79-80). BMA : ou/et la réclamation est renseignée sur une fiche réclamation fournisseurs Fo.ACH. 08 Cf Procédure gestion de réclamations fournisseurs.  Si la réception est conforme, le magasinier et /ou gestionnaire du stock saisie la réception sur SAP, renseigne et valide le bon de réception (BR) (MP et articles stockés dans le magasin), ce bon de réception est aussi validé par les personnes désignées.

Nature : Processus Code : PS1 Version : 03

ACHAT

Etape Réception de la commande

Responsable Magasinier et /ou gestionnaire du stock / Contrôleur qualité /Demandeur

Transmission des documents à la comptabilité

Acheteur/ Gestionnaire du stock

Commentaire/ Informations documentées  Le magasinier accuse réception au fournisseur en apposant sur le BL les cachets « Réception magasin » et « Sous réserve de contrôle qualité le cas échéant.  Ensuite, le magasinier communique à l’acheteur le BL et le BR pour rapprochement avec SAP, contrôle et vérification puis appose son cachet (achat conforme). N.B : à BMA le responsable maintenance communique à l’acheteur le BL et le BR pour rapprochement avec SAP pour les pièces de rechanges.  L’acheteur (ELDIN) ou gestionnaire du stock (BMA) prépare la liasse et la communique au service comptabilité comprenant : - La demande d’achat (le cas échant/présence du contrat prestataire) - Devis fournisseurs (le cas échéant/demande achat urgente) - Le bon de commande approuvée : - Le bon de réception - Le bon de livraison - Facture fournisseur

Investissement Achats investissement

DG/ acheteur

 Pour les achats liés au budget d’investissement, les particularités sont les suivantes : -C’est la direction ou/et le directeur d’usine de l’entité qui soumet les propositions au R. achat pour négociation et finalisation -L’acheteur assure le suivi jusqu’à la réception des investissements (y compris les équipements) -L’acheteur transmet par la suite le dossier au comptable qui renseigne la fiche d’immobilisation.

Sélection et évaluation des fournisseurs Sélection et évaluation des fournisseurs

Acheteur / demandeur

 La sélection des fournisseurs se fait suite à une demande et/ou offre de produit ou service Cf. Procédure sélection évaluation fournisseur PS1-P1.  L’évaluation des fournisseurs se fait annuellement Cf. Procédure sélection évaluation fournisseur PS1P1.