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LICENCE PROFESSIONNELLE EN AUDIT ET CONTRÔLE DE GESTION

AUDIT DU CYCLE ACHAT-FOURNISSEUR Mémoire de fin d’étude

Préparé par : - El kabbaj Abdelfattah -Benabdesslam Adib -Ghoumari Saad -Bihilat Kamal

I.

Remerciement

Par le biais de ce rapport, nous tenons à remercier vivement Mr Sobhi Khalid, notre encadrant et coordonateur de stage durant la formation, qui a eu la bienveillance de nous accompagner tout au long de notre formation en m’expliquant tous les mécanismes et les techniques de travail au sein de cette honorable Licence Professionnelle.

Nos remerciements s’adressent aussi à tous les intervenants, formateurs de la licence pour leurs gentillesses et pour leurs aides précieuses. Nous exprimons par cette occasion toute notre gratitude et respecte envers heu.

Enfin, à toute personne qui a contribué de loin ou de prêt pour la réalisation de ce rapport, je dis du fond du cœur.

PLAN Introduction Première partie: Le cycle achats/fournisseurs Chapitre 1 : Généralité et démarche de l’audit. Section 1 : l’évolution de l’audit, sa typologie et son champ d’action. A. L’évolution de l’audit: B. Définition de l’audit: C. Typologie de l’audit: D. Champs d’action de l’audit: Section 2 : La démarche générale d’audit A. Phase de préparation. B. Phase de réalisation C. Phase de conclusion Chapitre 2 : L’audit du cycle achat fournisseur. Section 1: Contrôle interne du cycle achat fournisseur. A. La fonction achat B. Les services intervenants C. Les étapes du cycle achat fournisseur Section 2: Audit du compte fournisseurs et compte rattachés A. Objectifs d’audit du compte B. Les contrôles à effectuer sur le compte fournisseurs

Deuxième partie: L’audit du cycle achat fournisseur de « Institut Nationale de la Recherche Agronomique » Chapitre I : Présentation de la société auditée « Institut Nationale de la Recherche Agronomique » Section 1 : Présentation de l’INRA A. Les missions de l’INRA B. L’organigramme de l’INRA Section 2 : Description des procédures du cycle achat par Bon de Commande A. Objectif des procédures : B. Les procédures : C. Archivage des documents : Chapitre II : Contrôle interne du cycle achat de l’INRA Section 1 : la phase de prise de connaissance : A. Diagramme de circulation B. Plan d’approche C. Le rapport d’orientation Section 2 : La phase de réalisation de la mission d’audit : A. Grille d’Analyse des Tâches B. Le Questionnaire de Contrôle Interne C. Analyse des points forts et des points faibles dans la procédure d’achat par Bon de commande Section 3 : La phase de conclusion A. Cahier de Recommandations B. Rapport d’audit Conclusion

II.

INTRODUCTION

Le mot audit nous vient du Latin par l’anglais, en Latin : audio - audire signifie écouter entendre, et par extension : donner audience. La pratique de l’Audit, d’abord dans le domaine financier et comptable, puis par extension, dans les autres fonctions de l’entreprise (Audit Opérationnel), a connu un développement considérable. Il s’est construit alors autour de l’Audit une image de modernité et d’efficacité qui provient de : 

La richesse du concept.



L’exigence de compétences étendues des auditeurs.

Comme une première dénomination et non pas définition on peut dire que l’Audit est un métier et une fonction, désormais à part entière, dans un grand nombre d’entreprises et d’organisation de par le monde C’est une profession organisée (lois, règlements, normes). C’est un outil structuré, au service d’une direction générale ou d’un comité d’Audit représentant les intérêts des actionnaires. C’est une fonction de contrôle, au départ, qui s’oriente de plus en plus vers un rôle de généraliste et évolue désormais vers celui de consulting. Au même titre que d’autre professions ou fonction voisines, souvent plus répondues ou mieux connues, telles que le contrôle de gestion, l’organisation, le conseil économique …l’Audit reste un outil dont la vocation essentielle est d’Améliorer l’Efficacité dans l’entreprise, c-à-d d’une façon générale, atteindre les objectifs fixés. En tout état de cause, l’efficacité passe par : -

une bonne planification.

-

des objectifs clairs, précis et réfléchis.

-

un contrôle interne adapté.

C’est là qu’une structure d’Audit prend toute sa signification en : -

détectant les faiblesses.

-

suggérant les améliorations souhaitables.

PARTIE 1 : AUDIT DU CYCLE ACHAT FOURNISSEURS

III.

Chapitre 1 : Généralité et démarche de l’audit.

Dans ce chapitre on va entamer 2 sections : L’évolution de l’audit, sa typologie et son champ d’action et La démarche générale de l’audit. A. Section 1 : l’évolution de l’audit, sa typologie et son champ d’action. L’audit est une activité qui remonte à la nuit des temps, à l’origine, existait principalement l’audit comptable et on retrouve des traces de cette réalité présente dès l’antiquité. Si le corps d’auditeur existe depuis fort longtemps, le terme « audit » a surtout pour origine la pratique romaine de juger les plaintes devant une juridiction, à partir de l’audition de certains témoins (audire : écouter). Progressivement ce terme concernera l’examen officiel des comptes, accompagné de vérifications, fondées sur les références apportées des témoins et des pièces justificatives. Le terme audit qui a aussi une origine anglaise signifiant audition (au sens de l’action d’entendre quelqu’un dans une circonstance formelle ou officielle), a d’abord signifié une révision et un contrôle de la comptabilité et de la gestion. Désormais, l’audit est un métier et une fonction à part entière, dans un grand nombre d’entreprises et d’organisations de par le monde. C’est une profession organisée (cas de l’audit comptable et financier), un outil structuré au service d’une direction générale ou d’un comité d’audit représentant les intérêts des actionnaires et une fonction de contrôle, au départ, qui s’oriente de plus en plus vers un rôle de généraliste et évolue désormais vers celui de consulting. Au même titre que d’autres professions ou fonctions voisines, souvent plus répandues ou mieux connues, telles que le contrôle de gestion, le conseil en organisation, le conseil économique, etc., l’audit est un outil dont la vocation essentielle est d’améliorer l’efficacité de l’action dans l’entreprise, c'est-à-dire, d’une façon générale, atteindre les objectifs fixés. A. L’évolution de l’audit: L’objectif du travail de l’auditeur a évolué progressivement d’une recherche spécifique des fraudes dans les écritures comptables jusqu’à une appréciation globale de la fidélité des rapports émis par une agence économique et une analyse critique de la fiabilité des procédures et des structures de celle-ci. Pour illustrer cette évolution de l’audit, nous

présentons ci-dessous un tableau récapitulatif qui fait ressortir les étapes les plus significatives (voir tableau n°1) Tableau n° 1 : Synthèse de l’évolution de l’audit

Période

Prescripteur de l’audit

Auditeurs

1) 2000 ans Rois, empereurs, églises avant le Christ Clercs ou écrivains et états à 1700 Etats, 2) 1700 à 1850 commerciaux actionnaires

tribunaux et Comptables

3) 1850 à 1900 Etats et actionnaires

Professionnels de la comptabilité ou juristes

4) 1900 à 1940 Etats et actionnaires

Professionnels d’audit et comptabilité

de

Professionnels d’audit et comptabilité

de

5) 1940 à 1970

Etats, banques actionnaires

et

6) 1970 à 1990 Etats, tiers et actionnaires

Professionnels d’audit et de comptabilité et de conseil

7) À partir de Etats, tiers et actionnaires 1990

Professionnels d’audit et du conseil

Objectifs de l’audit Punir les voleurs pour les détournements de fonds. Protéger le patrimoine. Réprimer les fraudes et punir les fraudeurs. Protéger le patrimoine. Eviter les fraudes et attester la fiabilité du bilan. Eviter les fraudes et les erreurs et attester la fiabilité des états financiers historiques. Attester la sincérité et la régularité des états financiers historiques. Attester la qualité du contrôle interne et le respect des normes comptables et normes d’audit. Attester l’image fidèle des comptes et la qualité du contrôle interne dans le respect des normes. Protection contre la fraude internationale.

Source : COLLINS (Lionel), VALIN (Gérard), « Audit et contrôle interne : Aspects financiers, opérationnels et stratégiques, 4ème édition, éditions Dalloz, Paris, 1992, page 1

Les étapes identifiées dans ce tableau sont liées aux repères historiques déterminés. En effet, jusqu’au 17ème siècle, les Etats, royaumes et églises en Europe, étaient, sauf exception, les seules entités dont le patrimoine avait une masse méritoire d’un contrôle protecteur. Par la suite, le contrôle de l’Etat s’était formalisé, petit à petit, par la création de la Cour des Comptes1 (1807). Les ordonnances et codes commerciaux cherchaient à protéger les tiers contre les faillites frauduleuses au début de la période du capitalisme populaire2. La seconde moitié du 19ème siècle avait vu la promulgation de lois sur les sociétés par actions qui cherchaient à protéger les actionnaires contre la malhonnêteté des aventuriers capitalistes3. Le début du 20ème siècle a, quand à lui, connu la publication des premiers textes sur les techniques de l’audit (Dicksee « Auditing » 1895, Savigny « le contrôle des comptes » 1901). En 1941, les rapports d’audit externe aux Etats-Unis commencent à faire mention des principes comptables généralement admis. La plupart des autres pays avancés renforcent les obligations de contrôle légal. The Foreign Corrupt Practices Act (FCPA USA) de 1978 venaient, par la suite, imposer des normes de contrôle interne pour lutter contre les actes illégaux. Enfin, à partir de l’année 1990, le débat international sur la relation et la distinction entre audit et conseil était lancé. B. Définition de l’audit: Le mot « audit » du latin audire, qui veut dire « écouter », est entré dans le langage courant et spécialement au niveau du management. Cependant, ce terme est victime d’un souci excessif d’originalité qui conduit chaque auteur à donner une définition personnelle à ce terme. L’étude de ce concept montre l’existence d’une multiplicité de définitions. Ainsi, selon 1

Juridiction administrative spécialisée, chargée de vérifier les comptes publics et de juger les comptables publics

de l'État (trésorier-payeur général, receveur des finances..) créée en France en 1807 (loi du 26 novembre 1807) par Napoléon Ier (Voir : fr.jurispedia.org/index.php/Cour_des_comptes_(fr)) 2

Version du système capitaliste dans laquelle le plus grand nombre de personnes est détenteur d'actions

(actionnariat populaire). Il ne faut pas confondre capitalisme populaire (notion d'actionnaires individuels) et actionnariat salarié (notion de salariés-actionnaires). (http://gaullistes.free.fr/participation.htm) 3

Leurs activités ont revêtu un caractère irrationnel et spéculatif et ont été à la recherche de toutes les occasions

de réaliser un gain pécuniaire quelque soit la manière. (WEBER (Max), « L’éthique protestante et l’esprit du CAPITALISME », 1904-1905)

Germond et Bonnault4 ; l’audit se définit comme étant « l’examen technique rigoureux et constructif auquel procède un professionnel compétent et indépendant en vue d’exprimer une opinion motivée sur la qualité et la fiabilité de l’information financière présentée par une entreprise au regard de l’obligation qui lui est faite de donner en toutes circonstances, dans le respect des règles de droit et des principes comptables en vigueur, une image fidèle de son patrimoine, de sa situation financière et de ses résultats ». Pour J. Raffegeau5, l’audit est défini comme un ensemble de techniques d’informations et d’évaluation mises en œuvre au sein d’une démarche cohérente par un professionnel afin de porter un jugement par référence à des normes et formuler une opinion sur une procédure ou les modalités de réalisation d’une opération. L’audit n’est pas uniquement un ensemble de techniques d’information et d’évaluation de la qualité d’une action, c’est un examen précis et précieux sur la conduite de l’action et sur son résultat. De son coté et dans le même ordre d’idées, M. Gervais6 avance que l’audit est l’activité qui applique, en toute indépendance, des procédures et des normes d’examen en vue d’évaluer l’adéquation et le fonctionnement de toute ou partie des actions dans une organisation par référence à des normes. On peut donc conclure, d’après les définitions précitées, que l’audit est une démarche, structurée et bien organisée, qui vise à examiner les procédures en vigueur au sein d’une organisation, afin de formuler, par la suite, une opinion sur la qualité de celles-ci et si elles correspondent ou pas à des normes bien déterminées. C. Typologie de l’audit: Audit interne, opérationnel, de performance…, financier ou qualité, autant de types d’audit dont on entend parler ces jours-ci. Il est donc nécessaire de faire une différence entre ces types. Selon les spécialistes en la matière, les types d’audit peuvent être classés selon le statut de l’auditeur, la nature de l’audit, son objectif et selon son domaine d’application.

4

GERMOND (Bernard Pierre), BAUNNAULT (René), « Révision et certification des comptes », éditions :

Masson, Paris, 1987, Page 21. 5

RAFFEGEAU (Jean) , DUFILS (Pierre) , MENONVILLE (Didier de), « l’audit financier », éditions : Presses

Universitaires de France – PUF , Paris, 1994. 6

GERVAIS (Michel), « Contrôle de gestion stratégique de l’entreprise », éditions : Economica, Paris, 1991.

§ 1 : Classement selon le statut de l’auditeur Le classement selon ce critère fait apparaître deux types d’audit : l’audit légal et l’audit contractuel.

1. Audit légal Appelé aussi « commissariat aux comptes ou aux apports », l’audit légal, doit assurer aux actionnaires et aux tiers que les états financiers qui leur sont présentés, donnent une image fidèle des performances et de la situation financière de l'entité. L’audit légal est rendu obligatoire au Maroc par le dahir du 11 août 1922 qui « marocanise » la loi française de 1867 sur les sociétés et insère l’obligation d’un contrôle par un commissaire aux comptes. Le commissariat aux comptes, supervisé par un commissaire aux comptes, remplit deux missions fondamentales, à savoir la certification et le contrôle de la légalité : A. La certification Les commissaires aux comptes certifient que les comptes annuels sont réguliers, et donnent une image fidèle du résultat des opérations de l’exercice écoulée ainsi que la situation financière et du patrimoine de la société à la fin de cet exercice ; B. Contrôle de la légalité Les commissaires aux comptes signalent à l’assemblée générale les irrégularités et inexactitudes relevées par eux au cours de leur mission ainsi que les infractions dont ils ont eu connaissance. 2. Audit contractuel La révision légale des comptes n’est obligatoire que pour certaines entreprises, or, toute entreprise a la faculté, si elle le veut, de s’adresser à un professionnel indépendant pour que celui-ci révise ses comptes ou audite sa situation. On parle donc d’audit contractuel. § 2 : Classement selon la nature de l’audit Le classement selon la nature de l’audit distingue entre deux types, à savoir : l’audit interne et l’audit externe. 1. Audit interne

L’audit interne est maintenant une fonction d’assistance au management. Issue du contrôle comptable et financier, la fonction audit interne recouvre de nos jours une conception beaucoup plus large et plus riche, répondant aux exigences croissantes de la gestion de plus en plus complexe des entreprises. Selon l’I.I.A (The Institute of Internal Auditors)7 : « L’Audit Interne est une activité indépendante et objective qui donne à une organisation une assurance sur le degré de maîtrise de ses opérations, lui apporte ses conseils pour les améliorer, et contribue à créer de la valeur ajoutée. Il aide cette organisation à atteindre ses objectifs en évaluant, par une approche systématique et méthodique, ses processus de management des risques, de contrôle, et de gouvernement d’entreprise, et en faisant des propositions pour renforcer leur efficacité ». L’objectif de cet audit est d’assister les membres de l’entreprise dans l’exercice efficace de leurs responsabilités. Dans ce but, l’audit interne fournit des analyses, des appréciations, des recommandations, des avis et des informations concernant les activités examinées. 2. Audit externe L'auditeur externe exerce les mêmes tâches que l'auditeur interne, seulement que sa mission consiste à auditer d'autres structures. Il est alors amené à se déplacer dans les entreprises pour y vérifier le respect des différentes procédures. Ce métier est beaucoup plus diversifié que le précédant car, pour chaque mission, il est nécessaire de se remettre en cause et de découvrir de nouveaux environnements avec leurs spécificités propres. L'auditeur externe devient donc un véritable expert capable de raisonner très rapidement et surtout doté de véritables capacités d'adaptation. § 3 : Classement par objectifs Le classement selon ce critère nous propose deux types d’audit à savoir l’audit de conformité et l’audit d’efficacité. 1. Audit de conformité

7

Traduction de la définition internationale de l’audit interne, approuvée par the Institute of Internal Auditors

le 29 juin 1999 (voir RENARD, (Jaques), « Théorie et pratique de l’audit interne » 4ème édition, éditions d’organisation, Paris, 2002, Page 60).

Appelé aussi audit de régularité, un tel audit consiste à vérifier la bonne application des règles, des procédures, description de postes, organigrammes, systèmes d’information.etc. Il s’agit de comparer ce qui devrait être et à ce qui existe réellement. L’audit de régularité porte essentiellement sur la conformité des documents, situations, structures par rapport à des normes ou référentiels internes et externes à l’entreprise. Sa mission est d’informer sur tout ce qui devrait être. C'est donc par rapport à un référentiel que l'auditeur est appelé à se prononcer sur le degré de régularité ou de conformité de l'entreprise et de ses entités opérationnelles et fonctionnelles aux instructions internes et aux dispositions légales et réglementaires, il informe les responsables de toute sorte de déviations ou de distorsions. Il analyse les causes, en évalue les conséquences et enfin; propose des solutions pour réduire l'écart entre la règle et la réalité. 2. Audit d’efficacité Dans le cadre d’un audit d’efficacité, l’auditeur ne se contente pas uniquement de vérifier la régularité ; conformité de l'entreprise aux référentiels internes et externes, mais il se prononce sur la qualité de ses réalisations en terme d'efficience et d'efficacité. Il cherche ici un écart entre les résultats et les objectifs, c'est à dire un écart entre le but choisi et l'effet produit mais aussi "le pourquoi" de cet écart et le "comment" le réduire. L’audit d’efficacité sert, donc, à examiner la pertinence des organisations et des méthodes, l’adéquation des moyens mis en œuvre par rapport aux objectifs fixés, la rigueur de la gestion et la qualité du management qui sont examinées. L’auditeur ne doit pas seulement émettre une opinion sur la bonne application des règles mais également sur leur qualité. § 4 : Classement selon le domaine d’application On distingue trois types d’audit à savoir ; l’audit comptable et financier, l’audit opérationnel et l’audit de performances. 1. Audit comptable et financier Selon l’OECCA8 (Ordre des Experts Comptables et Comptables Agrées en France) : « l’audit a pour objectifs de permettre à l’expert comptable d’attester de la régularité et de la

8

Voir

EL

GADI

Rabat, 1996, Page 75

(Abdelhamid),

« Audit

et

contrôle

de

gestion »,

éditions :Mithaq-Almaghrib,

sincérité des comptes annuels et de l’image fidèle du patrimoine, de la situation financière et du résultat de l’entreprise à la fin de l’exercice ». Pour sa part, l’UEEC9 (Union Européenne des Experts Comptables) avance que : « l’objet de l’audit des comptes annuels est d’exprimer une opinion sur le fait de savoir si ceux-ci traduisent fidèlement la situation de la société à la date du bilan et de ses résultats pour l’exercice examiné, en tenant compte du droit et des usages du pays où l’entreprise a son siège ». C’est, donc, une démarche menée par un professionnel compétent et indépendant dans le but d’émettre une opinion justifiée sur la qualité de l’information financière présentée par l’entreprise. A la base, la démarche consiste à vérifier deux principes fondamentaux, à savoir, la régularité et la sincérité. Le respect de ces deux principes donne la garantie de l’image fidèle. 2. Audit opérationnel Cet audit qui s’applique à toutes actions, sans privilégier leur incidence sur la tenue et la présentation des comptes, a pour objet de juger la manière dont les objectifs sont fixés et atteints, ainsi que les risques qui pèsent éventuellement sur la capacité de l’entreprise ou d’une entité à définir des objectifs pertinents, à les atteindre et à apprécier leur opportunité. Le contrôle d’une opération de gestion par l’auditeur interne ne saurait rester subjectif. Il doit nécessairement se fonder sur un certain nombre de règles et principes qui constituent les procédures de l’entreprise ; c’est là le point commun entre l’audit comptable et l’audit opérationnel. De même que l’audit comptable vérifie le respect des règles comptables, budgétaires et statistiques, de même l’audit opérationnel contrôlera la bonne application des procédures de gestion interne. L’audit opérationnel est réalisé par des spécialistes du secteur examiné, aptes non seulement à comprendre les détails des procédures techniques, mais aussi à faire preuve d’une connaissance pratique des problèmes posés. 3. Audit de performances (audit de gestion) Depuis les années quatre-vingt, de nombreux chercheurs se sont attachés à définir la notion de performance et plus récemment cette notion est mobilisée dans la littérature managériale pour évaluer la mise en œuvre par l’entreprise des stratégies annoncées de 9

Voir EL GADI (Abdelhamid), « Audit et contrôle de gestion », IDEM.

développement

durable.

.

Par ailleurs, la mesure de la performance revêt une dimension essentielle au sein de toute organisation dont l’existence dépend de l’efficience. Le concept est cependant loin d’être unidimensionnel ; il existe autant d’approches de la performance que de parties prenantes : performances économique, technique, humaine. etc, chacun la construit en fonction des objectifs qu’il assigne à l’organisation. L’audit de performances est, donc, une notion relativement nouvelle, née de la volonté de dépasser les objectifs étroits des audits comptables et opérationnels. C’est un audit de l’économie, de l’efficacité et de l’efficience d’une fonction ou d’une organisation qui prédit un accroissement des besoins d’évolution de la gestion et propose de partir de critères de performances existantes et définis par l’entreprise elle-même et d’en juger la pertinence. Rappelons que l’audit de performances dépasse l’audit comptable et l’audit opérationnel. Il les intègre tous en évaluant les performances globales de l’entreprise. D. Champs d’action de l’audit: Il serait absurde de parler d’audit sans, pour autant, préciser son champ d’application et ses critères d’efficacité ainsi que de mettre en exergue l’objectivité des auditeurs et leur rôle. En effet, l’audit en tant que démarche structurée et structurante, intervient dans plusieurs domaines de gestion de l’entreprise d’autant plus que les auditeurs, acteurs de cette démarche, doivent se conformer à certaines règles et éviter tout activité pouvant compromettre leur objectivité. Il serait aussi judicieux de donner des éclaircissements sur la notion de contrôle interne vu l’importance qu’elle revêt au sein de la démarche d’audit. § 1 : Champ d’intervention et efficacité de l’audit L’audit a pour vocation d’évaluer toutes les opérations, tous les rouages, tous les systèmes, toutes les fonctions de l’entreprise. Cette notion d’universalité qui est l’essence même de l’audit s’exerce toutefois, dans un cadre spécifique qui est celui de l’évaluation de l’efficacité du système de contrôle. La performance et l’efficacité de l’audit, quand à eux, peuvent être appréciées à travers les besoins de l’entreprise et les normes d’efficacité des fonctions. Cette appréciation peut émaner de plusieurs organes ; la direction peut donner son appréciation en fonction du degré de réalisation des objectifs fixés, de leur cohérence avec la politique tracée par l’entreprise, de la couverture des activités et également en fonction du ratio coût-bénéfice, les audités, pour leur part, peuvent apporter leur appréciation sur le rapport d’audit, quand aux auditeurs

externes, leur recours aux travaux et aux consultations de l’audit, surtout interne, constitue un facteur d’appréciation. Le service de l’audit lui-même, peut apprécier l’efficacité et la performance en formulant des jugements sur la méthodologie et l’efficacité réelle des prestations, le comité d’audit, quand à lui, effectue le contrôle du suivi de la politique d’audit de l’entreprise, l’établissement des standards de contrôle, le contrôle des éléments essentiels de gestion de l’audit, etc. Il est important de signaler aussi que le système d’appréciation doit être adapté aux besoins réels de l’entreprise ainsi qu’à la taille de son équipe. Quand aux choix des indicateurs, il doit tenir compte de l’environnement et intégrer une approche « d’amélioration » qui permettra de sélectionner les indicateurs dans le cadre des axes de progrès. § 2 : Objectivité et rôle des auditeurs Les auditeurs doivent effectuer leurs travaux avec objectivité. Celle-ci n’est pas compromise lorsque l’auditeur est amené à recommander la mise en place de procédures et de systèmes de contrôle ou à examiner des procédures avant leur mise en application. Par contre, la conception, la mise en place, l’exploitation de systèmes ne sont pas du ressort des auditeurs. De même, ils ne doivent pas rédiger des procédures. De telles activités risquent en effet de compromettre l’indépendance et l’objectivité de l’audit. Déclaration, code d’éthique et normes constituent des références incontournables pour l’auditeur. Ils donnent à la profession sa véritable dimension et renforcent sa crédibilité. Mais il faut bien voir que ces éléments et notamment les normes de management ont été faites par les Américains, pour des Américains, et qu’elles ne sont pas nécessairement adaptées à la culture des autres pays. Elles doivent donc être adaptées dans une certaine mesure aux spécificités de chacun. Les auditeurs ne sont pas des experts en détection des fraudes. Il ne faut, donc, pas se tromper de métier, se transformer en enquêteur ou en policier, mais réduire son rôle à des actions spécifiques et bien déterminés. Dans ce cadre, l’auditeur doit informer les autorités compétentes (à commencer par le Directeur de l’Audit) de l’existence d’indices et de se garder de tout triomphalisme. Il doit aussi réaliser des investigations complémentaires pour asseoir son constat, collaborer avec les spécialistes (si il est sollicité), et surtout, s’assurer que toutes les bonnes mesures de contrôle interne ont été prises pour éviter le retour de tels incidents.

§ 3 : Le contrôle interne 1. Définitions Les définitions du contrôle interne sont nombreuses, mais l’accord se fait sur l’essentiel ; ensemble de dispositions permettant la maîtrise de la gestion de l’entreprise. Les auditeurs externes, commissaires aux comptes et experts comptables ont été les premiers en France à développer la notion de contrôle interne et ce pour atteindre les objectifs spécifiques assignés à leur fonction : certifier la régularité, la sincérité et l’image fidèle des comptes et résultats. Le contrôle interne est donc pour eux un moyen alors que pour les auditeurs internes il s’agit d’un objectif. Pour l’Ordre des Experts Comptables et Comptables Agrée en France10 le contrôle interne est « l’ensemble des sécurités contribuant à la maîtrise de l’entreprise. Il a pour but d’un coté d’assurer la protection, la sauvegarde du patrimoine et la qualité de l’information, de l’autre, l’application des instructions de la Direction et de favoriser l’amélioration des performances. Il se manifeste par l’organisation, les méthodes et les procédures de chacune des activités de l’entreprise, pour maintenir la pérennité de celle-ci». Le contrôle interne est, donc, un ensemble de dispositifs mis en œuvre par les responsables de tous niveaux pour maîtriser le fonctionnement de leurs activités. 2. Objectifs Général du CI : A. Maîtrise de l’entreprise : Elle suppose : 

la conduite ordonnée et efficace des opérations,



la réalisation des objectifs et des buts.

Cette maîtrise de l’entreprise exige, la définition claire des objectifs, des budgets, des structures et de procédures : un ensemble de dispositifs qu’on appelle contrôle de gestion. B. Sauvegarde des actifs : Le contrôle interne à pour objectif la protection du patrimoine de l’entreprise contre les risques :  10

de la mauvaise utilisation des ressources de l’entreprise,

Voir RENARD, (Jaques), « Théorie et pratique de l’audit interne » 4ème édition, éditions d’organisation, Paris,

2002, Page 118)



de fraude.

Le patrimoine de l’entreprise peut prendre différentes formes : financier, technologique, image de marque, savoir faire. Le dirigeant de l’entreprise est tenu, donc, de s’assurer que tous les actifs de la société sont protégés en permanence contre les risques. C. Assurer la qualité de l’information : Le contrôle interne se donne également pour objectif, l’instauration d’un système adéquat d’information de qualité. Une entreprise ne peut être gérée, dirigée ou maîtrisée si elle ne possède pas un système d’information vérifiant les caractéristiques suivantes : 

Enregistrement des opérations à la source, dans les plus brefs délais,



Autorisation des opérations et vérification de l’information à la source,



Regroupement des informations par catégories homogènes à chaque étape de traitement,



Respect des normes généralement admises et des règles internes à l’entreprise pour la présentation de l’information comptable,



Diffusion de l’information aux personnes censées entreprendre une action ou contrôler sa validité dans les délais les plus courts.

Il est évident que la qualité de l’information ne peut être assurée que par la mise en place de contrôles réguliers. Ces contrôles forment une partie intégrante des systèmes d’information quels qu’en soient les moyens de traitement, bien qu’on y pense plus particulièrement lors de la conception et la mise en place d’un système informatique. D. Assurer l’application des instructions de la direction : Les instructions sont communiquées sous diverses formes automatisées, écrites ou verbales ; elles peuvent revêtir un caractère permanent, temporaire ou ponctuel. En fait, il arrive, par fois, que des instructions données dans une entreprise n’ait aucune signification ni à court terme ni à long terme pour ceux qui les reçoivent Il convient donc de s’assurer, dans un premier temps, par un contrôle à priori, que l’objectif des instructions est bien défini et que les instructions même sont claires, appropriées et compréhensibles, d’une part, et d’autre part, qu’elles sont adressées spécifiquement aux personnes habilitées et formées pour les interprétés correctement.

Dans un deuxième temps, par un contrôle, à posteriori, l’émetteur de l’instruction doit s’assurer de son application. E. Favoriser l’amélioration des performances : L’amélioration des performances sous-entend le respect d’une efficacité certaine et, à moindre degré, une certaine efficience dans la gestion de l’entreprise. L’efficacité concerne la capacité d’une organisation à atteindre l’objectif qu’elle s’est fixée, l’efficience est la qualité de l’organisation, qui lui permet d’être efficace au moindre coût. 3. Objectifs par cycle et opérations A. Cycle achat /fournisseur S’assurer que : 

Les séparations de fonctions sont suffisantes



Toutes les commandes sont dûment autorisées et que leur suivi permet de connaître les engagements pris par l’Entreprise



Les biens et services reçus sont conformes aux commandes quant à la qualité et la quantité et qu’ils sont enregistrés sans délais



Les biens et services retournés ainsi que les réclamations concernant les quantités, qualités ou délais de livraisons, sont suivis de façon à obtenir des avoirs pour ces éléments



Les factures sont contrôlées avec les bons de réception pour les quantités et la qualité, et avec les bons de commandes pour les prix et conditions de paiements; et que ces factures sont approuvées avant d’être enregistrés dans les comptes fournisseurs et dans les comptes de charges



Toutes les dettes ou créances concernant des biens et services et services reçus ou retournés sont enregistrées dans les livres, même si les factures ou avoirs correspondants ne sont pas encore reçus ou approuvés

B. Cycle trésorerie S’assurer que : 

Les séparations de fonctions sont suffisantes



Les recettes sont intégralement et rapidement remises en banque



L'encaissement des effets (chèques) est régulièrement suivi



Les paiements sont justifiés et dûment autorisés



Toutes les recettes et dépenses sont comptabilisées C. Cycle vente /clients

S’assurer que : 

Les séparations de fonctions sont suffisantes



Tous les biens et services fournis et les services rendus à la clientèle sont correctement facturés et comptabilisés.



Les rabais, remises, ristournes accordés aux clients et les créances passées en pertes sans dûment autorisés et correctement comptabilisés



Les biens et services ne sont pas livrés aux clients qui ont atteint leur limite de crédit et qui représentent un risque pour l’Entreprise



Les créances sont recouvrées avec célérité



Le système de comptabilisation des comptes clients et des autres comptes affectés par les opérations de ventes est fiable



S'assurer que les créances détenues font l'objet d'une provision D. Cycle stock

S’assurer que : 

Les séparations de fonctions sont suffisantes



Les procédures mises en place dans l’Entreprise permettent :



Une saisie exhaustive des mouvements physiques de stocks qui lui appartiennent



Une protection suffisante des stocks



Les coûts imputés aux stocks sont déterminés avec précision.



Les procédures mises en place dans l’entreprise permettent une identification précise des stocks à déprécier.

E. Cycle immobilisation S’assurer que : 

Les séparations de fonctions sont suffisantes



Les acquisitions d’immobilisations sont dûment autorisées et correctement comptabilisées



Les retraits d’immobilisations sont dûment autorisés et correctement comptabilisés



Les immobilisations existent, appartiennent bien à l’entreprise, et qu’elles sont correctement évaluées et classées



La dotation aux amortissements (et provisions pour dépréciation) respecte les principes généralement admis F. Opération comptable

S'assurer : 

Que la comptabilité est correctement organisée



Que la fiabilité des informations enregistrées ou produites G. Opération paie

S’assurer que : 

Les séparations de fonctions sont suffisantes



Les personnes figurant dans le journal de paie ont bien droit à leur rémunération



La paie est établie correctement



Le paiement s’effectue avec la sécurité nécessaire



Les conditions légales sont respectées (notamment les prêts au personnel)

B. Section 2 : La démarche générale de l’audit L’auditeur suit une démarche qui se décline en trois phases comportant chacune une série d’actions :  Phase de préparation  Phase de réalisation  Phase de conclusion A. Phase de préparation. 1.

La prise de connaissance générale de l’entreprise

L’auditeur acquiert cette connaissance au travers : L’étude de la documentation externe (données et réglementation générales et spécifique : environnement international, national et sectoriel) et

interne à l’entreprise

(procédure, organigramme, plan stratégique,….) Les contacts directs (entretiens avec les dirigeants et les différents responsables des services,…) Les l’examen analytique préliminaire permettant à l’auditeur de procéder au découpage de l’activité de l’entreprise et a l’établissement d’un plan d’audit et d’un programme de travail. 2. Le découpage de l’activité à auditer

Le découpage se fera par module (ou section ou sous section) des états financier. L’auditeur regroupera et scindera les sections en fonction de leur importance, de leur homogénéité, de leur lien. Les sections de travail généralement retenues sont les suivantes : 

Les investissements,



La valeur d’exploitation,



Les ventes et les créances clients,



Les achats et les dettes fournisseurs,



La trésorerie et le portefeuille des titres,



Les capitaux propres et résultats,



Les opérations de financement,



Les charges de personnel, …

3. Le plan général d’audit

Le plan général d’audit (ou plan de mission) est un document qui résume les différentes informations obtenues par l’auditeur suite aux étapes précitées et précise les conclusions et décisions qu’il tire pour la réalisation de sa mission. Un plan d’audit contient généralement : Une présentation de l’entreprise (ou de l’entité auditée), les principales évolutions de la période et leurs explications obtenues ou à confirmer, La nature de la mission, ses particularités éventuelles, L’identification des risques généraux et des risques spécifiques à la mission, La détermination du seuil de signification, La stratégie d’audit retenue : 

Evaluation du contrôle interne



Ou examen direct des comptes

Les éléments d’organisation interne relatifs à l’équipe, au planning et au budget, L’approche à retenir. 4. Le programme de travail détaillé

Le programme de travail décrit avec précision les éléments suivants : 

La nature des travaux à effectuer,



L’étendue des travaux,



Le calendrier des travaux.

B. Phase de réalisation 1. L'appréciation du contrôle interne

Depuis quelques années, la notion de contrôle interne a été introduite dans tous les domaines d’activités économiques, aussi bien dans les pays développés que dans les pays sous-développés. A. La description du système du contrôle interne :

A partir de l’examen du manuel des procédures ou des entretiens réalisés avec les principaux acteurs de l’entreprise, l’auditeur recense et formalise, pour chaque section de

travail, toutes les procédures qui caractérisent le déroulement des opérations depuis l’opération elle même jusqu'à sa comptabilisation. Les techniques utilisées à ce niveau sont : 

le mémorandum (description narrative),



le diagramme de circulation (représentation graphique des circuits) B. Les tests de conformité :

Les tests de conformité (ou d’existence ou encore de réalité) ont pour objectifs de s’assurer de la bonne compréhension de la procédure par l’auditeur et que la procédure décrite est conforme à la réalité. Ainsi, l’auditeur suit quelques transactions tout au long de la procédure Exemple : prendre quelques bons de commande client, les rapprocher des bons de livraison, des factures et des mouvements d’inventaire. L’auditeur n’a pas à vérifier que la procédure est bien appliquée mais simplement qu’elle existe. C. La première évaluation du contrôle interne :

A partir des étapes précédentes et à l’aide du questionnaire de contrôle interne, l’auditeur est en mesure d’identifier les faiblesses et les forces liées à la conception de chacune des procédures examinées. Exemple : défaillance de la procédure d’inventaire physique D. Les tests de permanence :

Les tests de permanence ont pour objectif de vérifier que les contrôles internes, mis en place par l’entreprise pour assurer la fiabilité des informations financières, ont été effectivement appliqués sur toute la période sous revue L’auditeur teste que les points forts « théoriques » se vérifient en pratique et qu’ils sont appliqués de façon constante. E. L’évaluation définitive du contrôle interne :

L’auditeur récapitule dans un document de synthèse les faiblesses de conception relevées à partir des tests de conformité et les faiblesses d’application identifiées à travers les tests de permanence.

L’auditeur examine les conséquences de son évaluation définitive du contrôle interne sur le programme de contrôle des comptes, sur son opinion et sur la lettre de recommandation dans laquelle l’auditeur signale à l’entreprise les faiblesses méritant d’être corrigées. Trois caractéristiques principales sont à la base d’un bon système de contrôle interne :

1) Un plan d’organisation qui prévoit une séparation des taches et des responsabilités entre les collaborateurs ;

2) Un système de procédures d’autorisation et d’enregistrement bien appliqué pour permettre un contrôle comptable raisonnable sur les différents acteurs, sur les engagements ainsi que sur les produits et les charges ;

3) Des méthodes solides et éprouvées doivent être suivies et adoptées pour l’accomplissement des différentes taches et fonctions de chacun des services prévus dans l’organisation de l’entreprise. Le personnel doit posséder une qualification adaptée à la nature des responsabilités qui lui sont attribuées. 2. Examen des états de synthèse

Au terme de l’évaluation définitive du contrôle interne, l’auditeur recherche, pour chaque force et chaque faiblesse, l’impact qu’elles ont ou peuvent avoir sur la régularité et la sincérité des comptes. Autrement dit, il détermine aussi précisément que possible, les garanties que lui apportent les points forts et les risques que génèrent les points faibles. Sur la base de ces présomptions, l’auditeur connaît plus ou moins donc, les éléments de preuve qui lui manque pour donner à son opinion un caractère objectivement raisonnable. Il peut en conséquence adapter son programme d’audit de manière à les obtenir sans déployer d’efforts inutiles. Pour cela il dispose de plusieurs techniques : A. La revue analytique

La revue analytique détaillée est nécessaire afin d’obtenir un degré d’assurance satisfaisant, elle constitue une étape importante pour définir les risques accrus et élaborer son plan d’audit. Le degré d’assurance obtenu dépend des limitations inhérentes aux procédures analytiques et de la rigueur avec laquelle les tests sont effectués. Il convient de noter que l’objectif principal de la revue analytique est avant tout d’identifier les variations imprévues ou l’absence de variations prévues susceptibles de révéler l’existence d’un risque d’inexactitude.

Les procédures de revue analytique comprennent les travaux suivants :  Prendre en considération l’activité du client et son environnement en tenant compte des systèmes d’information et des procédures de contrôle interne. Apprécier les éléments comptables en fonction de notre anticipation, notamment:  Analyser les variations des soldes par catégorie pour la nécessité d’obtenir un détail par filiale, par ligne de produit, par division, etc. ;  Détailler le solde par catégorie et examiner chaque catégorie pour détecter d’éventuelles anomalies ;  Analyser les variations importantes. S’assurer de la concordance entre les variations et les différents postes liés à celles-ci,  Préparer une analyse mettant en relation les variations d’une année sur l’autre  Evaluer la fiabilité des données, en tenant compte des résultats de l’évaluation de l’environnement de contrôle.  Déterminer à partir de quel niveau (en valeur et en %) les écarts constatés entre les comptes et nos attentes devront déclencher des recherches d’explications détaillées.  Obtenir des explications des écarts par rapport à l’évolution attendue, qui puissent être contrôlés par d’autres éléments de preuve (passer en revue les balances auxiliaires, examiner les documents justificatifs...). B. Observation physique

L'observation physique est l’un des moyens les plus efficaces permettant de s'assurer de l'existence réelle d'un actif, elle n'apporte cependant qu'une partie des éléments probants qui sont nécessaires à l'auditeur pour fonder son jugement. Seule l'existence du bien est confirmée. Les autres éléments, tels que propriété du bien, valeur attribuée, etc., doivent être vérifiés par d'autres techniques. Cependant, l'observation physique peut, dans certains cas, apporter une partie des éléments probants concernant la propriété ou la valeur du bien. Il appartient à l'auditeur de déterminer les conditions auxquelles il soumet la mise en œuvre de l'observation physique ainsi que l'étendue de son application. Les éléments pouvant faire l'objet d'un examen physique sont très nombreux. Par rubrique du bilan, on peut noter: 

Immobilisations corporelles ;



Stocks dans l'entreprise ou chez des tiers lorsqu'elle en est propriétaire ;



Effets et espèces

Bien que l'observation physique puisse être effectuée ponctuellement par l'auditeur tout au long de l'exercice de sa mission, elle est le plus souvent mise en oeuvre au moment des inventaires des divers éléments évoqués ci-dessus par 1'entreprise. La responsabilité des prises d'inventaire est du ressort de la direction de l'entreprise. L'auditeur doit s'assurer que les dirigeants assument cette responsabilité et ont mis en place des procédures de contrôle physique satisfaisantes. Une façon efficace de s'en assurer est d'assister aux contrôles effectués par l'entreprise. Dans la plupart des cas, l'auditeur se limitera à constater que les procédures existent, qu’elles sont satisfaisantes et correctement appliquées. Il complétera cette observation par un nombre de comptages dont le volume dépendra de la qualité des procédures d'inventaire mises en place par l'entreprise et de la fiabilité du système de contrôle interne concernant les actifs inventoriés et leur enregistrement. C. Confirmation directe :

La confirmation directe est une procédure qui consiste à demander à un tiers ayant des liens d'affaires avec l'entreprise vérifiée de confirmer directement à l’auditeur des informations concernant l'existence d'opérations, de soldes, ou tout autre renseignement il appartient au commissaire aux comptes de déterminer les conditions auxquelles il soumet sa mise en œuvre ainsi que l'étendue de son application. La confirmation directe permet, en général, à l’auditeur d'atteindre ses objectifs plus rapidement et de façon plus satisfaisante que d'autres moyens de contrôle. Cependant elle peut ne pas être suffisante puisqu’elle ne constitue qu'une partie des éléments probants que l'auditeur doit réunir pour fonder son jugement. Par exemple, une confirmation de solde reçue d'un client donne une qualité de preuve très satisfaisante quant à l'existence de la créance. Elle ne signifie pas que le client est solvable et que la créance sera encaissée. Des procédures alternatives devront également être mises en œuvre pour vérifier que toutes les créances non réglées figurent dans les comptes. Il est en principe préférable de demander une confirmation de solde ou d'information à la date de clôture. Le rapport de l'auditeur étant sur les états de synthèse établis à la date de clôture, l'élément confirmé sera directement utilisable. Cependant lorsque le système de contrôle interne est satisfaisant, les demandes de confirmation peuvent porter sur une date autre que celle de la clôture. Il sera alors nécessaire de s'assurer que les conclusions que l'on a pu tirer de ces confirmations sont toujours valables à la date d’échéance.

Par contre, certaines confirmations doivent être faites systématiquement à la date de clôture, par exemple la recherche des engagements et passifs éventuels auprès des conseils juridiques ou du Greffe du tribunal de première instance. L'efficacité de la technique de confirmation directe est subordonnée au respect de certaines règles pratiques concernant 

La sélection des comptes à confirmer,



La présentation, le contrôle et l'expédition des demandes,



L'exploitation des réponses,



Le traitement des demandes sans réponses.

C. Phase de conclusion 1. La synthèse des travaux d’audit

Cette synthèse porte sur l’étendue des travaux et sur les erreurs et inexactitudes identifiées qui n’auraient pas déjà été prises en compte par l’entreprise. L’auditeur décide si tous les travaux nécessaires ont été effectués et récapitule les erreurs et les inexactitudes relevées et examine leurs ajustements .Il compare le total des montants des ajustements au seuil de signification tel qu’il l’a défini au début de sa mission. 2. Le rapport d’audit et l’opinion de l’auditeur

L’auditeur est tenu à l’établissement d’un rapport général relatant son opinion sur les états financiers et le cas échéant d’un rapport spécial. Lorsque tous les contrôles ont été effectués et évalués, et que l'auditeur externe a déterminé si les états financiers ont été préparés conformément à un référentiel comptable pertinent, celui-ci doit être en mesure d'émettre une opinion écrite sur les états financiers dans leur ensemble. Cette opinion constitue l'élément essentiel du rapport d'audit. 1.

Le rapport d'audit

Selon la norme ISA 700, le rapport d'audit doit comporter les éléments suivants : 

Intitulé



Destinataire



Paragraphe de présentation ou d'introduction (comportant l'identification des états financiers audités et le rappel des responsabilités respectives de la direction de l'institution et de l'auditeur)



Paragraphe portant sur l'étendue de l'audit (faisant référence aux normes ISA ou aux normes ou pratiques nationales applicables, et décrivant le travail effectué par l'auditeur)



Paragraphe d'opinion (indiquant l'opinion exprimée par l'auditeur sur les états financiers)



Signature de l'auditeur



Date du rapport



Adresse de l'auditeur

Le paragraphe d'opinion est l'élément essentiel du rapport d'audit. L'auditeur externe peut émettre plusieurs types d'opinion : 

Opinion sans réserve



Opinion sans réserve avec observation(s)



Opinion avec réserve



Impossibilité d'exprimer une opinion



Opinion défavorable a. Opinion sans réserve

L'auditeur émet une opinion sans réserve lorsqu'il est satisfait des éléments audités, dans tous leurs aspects significatifs, et conformément aux termes de référence définis : - L'information financière a été préparée en utilisant un référentiel comptable acceptable, appliqué de manière cohérente. L'information financière est conforme aux réglementations en vigueur et aux exigences statutaires. - L'image reflétée par l'information financière dans son ensemble est conforme à la connaissance que l'auditeur a de l'activité de l'organisation ou de l'agence. - L'information financière est, dans tous ses aspects significatifs, présentée de façon appropriée. - Les exigences additionnelles requises dans les termes de référence ont été satisfaites. b. Opinion sans réserve avec observation(s)

Le rapport d'un auditeur peut être modifié par l'ajout d'un paragraphe « d'observation», pour mettre en lumière un élément affectant les états financiers. Ce paragraphe est

généralement inclus après le paragraphe d'opinion et doit explicitement précisé qu'il ne remet pas en cause l'opinion exprimée par l'auditeur. c.

Opinion avec réserve

Dans certaines circonstances, l'auditeur externe peut choisir d'émettre une opinion avec réserve. Une telle opinion résulte généralement soit d'une limitation de l'étendue des travaux d'audit, soit d'un désaccord avec la direction concernant le bien-fondé des procédures comptables ou la pertinence de la présentation des états financiers. L'auditeur doit se référer à l'ISA 700 qui stipule : Une opinion avec réserve doit être exprimée lorsque l'auditeur estime ne pas pouvoir donner une opinion sans réserve, et que le désaccord avec la direction ou la limitation de l'étendue de l'audit n'ont pas une importance ou des conséquences telles qu'elles justifieraient l'expression d'une opinion défavorable ou l'impossibilité d'exprimer une opinion. d.

Note à la direction

Produit complémentaire du processus d'audit externe, la note à la direction identifie les problèmes et faiblesses apparus au cours de l'audit, et propose des recommandations constructives qui peuvent aider la direction à mieux gérer les activités de l'institution et à consolider les contrôles internes. Ce document communique les résultats de l'auditeur au conseil d'administration ou au comité d'audit de l'institution. L'auditeur externe doit porter beaucoup d'attention à la préparation de la note à la direction. Cette lettre est particulièrement importante pour les institutions de micro finance, qui ont souvent des contrôles internes faibles. Trop souvent, les auditeurs rédigent une note à la direction standard, abordant des problèmes généraux sans apporter vraiment de solution aux problèmes spécifiques de l'institution, ni beaucoup de conseils concrets à la direction pour résoudre ces problèmes. Avant de rédiger la version définitive de la note à la direction, l'auditeur doit soumettre une première version à la direction, de façon à ce qu'elle puisse lui faire part de ses remarques.

IV.

Chapitre 2 : L’audit du cycle achat fournisseur

Le deuxième chapitre de cette première partie portera sur : Le contrôle interne de cycle achat et L’audit du compte -fournisseur-. C. Section 1 : Contrôle interne du cycle achat fournisseur A. La fonction achat : La fonction achats est définie comme la fonction responsable de l'acquisition des biens ou services nécessaires au fonctionnement de toute entreprise. Les objectifs de cette fonction sont les suivants : Que les besoins soit convenablement identifiés et réels Que la commande soit faite auprès de fournisseur idéal Que la réception soit conforme à la commande Que la facturation soit réelle et conforme à la réception Que le paiement soit conforme à la facturation B. Les services intervenants Dans le cadre d’un bon contrôle interne, on rencontre généralement les services suivants (ou une séparation entre différentes personnes des tâches correspondantes à accomplir) : A.

Services initiateurs de la commande. Ils émettent des « demandes d’achat » dans

des limites strictement définies (en nature et en montant), mais ils ne peuvent les envoyer directement aux fournisseurs B.

Service « Achats ». Il établit les bons de commande sur la base soit des

demandes d’achat, soit de besoins spécifiques. Il négocie les prix, choisit les fournisseurs et surveille les délais de livraison. C.

Service « Réception ». Il s’assure de la conformité de la livraison avec la

commande (quantité et qualité). D.

Service « Stocks ». Il reçoit la marchandise du service « Réceptions » et fait les

enregistrements correspondants.

E.

Service « Comptable ». Il enregistre les factures lorsque celles-ci ont été

approuvées. Service « Trésorerie ». Il met la facture en paiement en s’assurant de son

F.

approbation par les personnes compétentes (approbation sur la facture, sur la date et sur le moyen de paiement) C. Les étapes du cycle achat fournisseur : Les étapes du cycle achat fournisseur sont les suivant : A. Le déclenchement de la commande

1) Objectifs du contrôle interne Le contrôle interne sur les opérations relatives aux achats et aux charges doit donner l’assurance que les commandes d’achat de marchandises ou de biens et services sont faits en fonction des besoins de l’entreprise, pour des quantités optimales et par des personnes autorisées à le faire. Les procédures mises en place doivent donc permettre de répondre de manière satisfaisante aux questions suivantes : Qui peut déclencher la commande ? Quand passer la commande ? Quelle quantité faut-il commander ? A quel fournisseur doit-on s’adresser ?

2) Organisation correspondant à ces objectifs Les éléments suivants constituent, en général, les bases d’une organisation satisfaisante : a)

Une demande d’achat est établie par les services utilisateurs et transmise au

service « Achats ». b)

Un bon de commande est systématiquement établi, si possible sur des

exemplaires standards et pré numérotés, à partir des demandes d’achat par le service « Achats ».

c)

Les fonctions ayant trait aux commandes doivent être distinctes de celles de

réception, de stockage, d’expédition, de tenue de l’inventaire permanent, de l’enregistrement comptable et du règlement des factures. d)

Les personnes autorisées à émettre des bons de commande sont désignées par

écrit et un montant maximum autorisé est défini. e)

Les quantités à commander sont déterminées en fonction des besoins de

l’entreprise. f)

La signature des personnes autorisées doit apparaître clairement sur le bon de

commande. Le choix du fournisseur doit permettre d’obtenir, par comparaison des

g)

possibilités offertes, le meilleur prix en égard à la qualité exigée. Généralement, il existera une liste de fournisseurs agrées pour les différents produits ou services achetés comprenant les prix obtenus et leurs délais de livraison ; cette liste fait l’objet d’une remise en cause et d’une mise à jour périodiques. B. L’acceptation des livraisons (ou de service rendu)

1) Objectifs du contrôle interne En ce domaine, ils sont amené à garantir que: 

Les délais de livraison prévus sont respectés



Les livraisons (ou le service rendu) ne peuvent être acceptées que si elles correspondent à une commande



Les livraisons sont faites selon les spécifications de la commande.

2) Organisation correspondante Les éléments suivants constituent, en général, les bases d’une organisation satisfaisante : a)

Un bon d’entrée (ou de réception) doit être établi pour chaque réception. Il est

particulièrement utile que ces bons soient pré numérotés. Dans le cas de petites entreprises, lorsqu’il s’agit d’achats standards, un double du bon de commande peut servir de bon de réception. On pourra même admettre dans certains cas

l’utilisation du bon de livraison du fournisseur, mais à la condition que celui-ci soit numéroté dès son arrivée. b)

Un contrôle, dès réceptions, doit être prévu. Les livraisons ne doivent être

acceptées que dans la mesure où la réception correspond à un bon de commande de l’entreprise. Un certain nombre de vérifications doivent être effectuées ; elles sont généralement faites en deux temps : -

Contrôle de spécification et de quantité par rapprochement entre le bon de

commande et le bon de réception -

Contrôle de qualité de la marchandise reçue. Cela ne peut être fait que par une

personne compétente (en général, un technicien), qui procédera soit de manière exhaustive, soit par sondages. Les vérifications de qualité et de quantité doivent être matérialisées sur le bon de réception. c)

Une fois ces contrôles effectués, l’acceptation de la livraison doit être indiquée

par l’envoie de doubles du bon de réception au service « Achats », à la comptabilité et, s’il s’agit de marchandises à stocker, au magasin. Pour le magasin, le bon de réception accompagne la marchandise et sert de « prise en charge » Pour le service achats, cela lui permet d’être informé de la livraison et de surveiller les délais de livraison Quant à la comptabilité, nous verrons que le bon de réception lui sert en attente de la facture et lui permet de tenir une comptabilité en I.P. d)

Le service « Achats » surveille les délais de livraison à partir des bons de

commandes expédiés et effectue les relances nécessaires. C. La constatation des dettes et le paiement des factures

1) Objectifs du contrôle interne Le contrôle interne doit garantir que: -

Les dettes sont constatées au fur et à mesure de la réception des fournitures et

des services -

La comptabilité est correctement organisée pour traiter ces opérations.

2) Organisation correspondant à ces objectifs a)

La comptabilité doit être en mesure de détecter les marchandises reçues pour

lesquelles aucune facture n’est encore parvenue. A cet égard, une bonne procédure (parmi d’autres possibles) consiste à transmettre systématiquement à la comptabilité les doubles des bons de commande et des bons de réception. Ceci permet à la comptabilité, d’une part, d’effectuer le regroupement en liasse du bon de commande, du bon de réception et de la facture, d’autre part, de pouvoir connaître à tout moment l’ensemble des réceptions effectuées pour lesquelles la facture n’a pas encore été reçue. b)

Il est nécessaire que la comptabilité soit organisée de manière que soient

évités : -

La perte ou simplement l’absence de suivi des factures fournisseurs. Dans cet

esprit, il est indispensable que les factures soient centralisées dès réception par la comptabilité. Celle-ci peut alors sans risque les transmettre aux différents services qui peuvent les utiliser (par exemple au service « Achats » pour vérification des prix facturés). -

Les confusions dans la tenue des comptes « fournisseurs » qui peuvent donner

lieu à des litiges et détériorer l’image de marque de l’entreprise. -

Les retards de règlements qui peuvent se traduire par le versement d’indemnités.

-

L’enregistrement incorrect des charges nées de ces opérations.

A cet égard, on pourra mentionner les procédures suivantes : -

Dès leur réception, les factures doivent être numérotées, afin de permettre leur

identification, et datées afin de mémoriser leur date d’arrivée. -

Avant d’être vérifiées, elles doivent être classées en attente (il convient de noter

que l’ensemble des factures classées en attente devra être examiné avec soin en fin d’exercice au moment de l’établissement du bilan). -

Un certain nombre d’opérations doivent être effectuées avant l’enregistrement de

la facture : 

Rapprochement de la facture et du bon de réception (celui-ci a normalement dû

être rapproché du bon de commande) : on doit en effet s’assurer que la facture correspond à une livraison effective et acceptée.  taxes.

Vérification de la facture : additions, multiplications, prix unitaires, calcul des

 -

Approbation de la facture, par une personne responsable ; Une fois enregistrée, la facture devra être classée dans un échéancier, jusqu’à ce

qu’elle soit payée. c)

Certains cas particuliers sont susceptibles de se produire et la comptabilité doit

être en mesure de les suivre ; par exemple : -

En cas de retour des marchandises après un premier usage qui n’a pas donné

satisfaction, il convient d’obtenir du fournisseur un avis de réception et il faudra demander au fournisseur d’établir un avoir. Ce genre de situation se traduit en général par diverses négociations qui se prolongent dans le temps (parfois même par un contentieux). Dans tous les cas, il est indispensable que l’ensemble des réclamations soit suivi par un responsable. Les factures en suspens doivent faire l’objet d’un contrôle constant, notamment à l’occasion de l’établissement des comptes de fin d’exercice ; -

En cas de livraison incomplète, des précautions doivent être prises quant aux

modalités de règlement ; -

Si des avances sont versées au fournisseur, les procédures adéquates doivent

être mises en place, pour que ces avances viennent en déduction du règlement définitif. D. Paiement des factures

1) Objectifs du contrôle interne Outre les objectifs relatifs aux trois phases précédentes, les objectifs spécifiques à la mise en paiement sont les suivants : -

Les factures sont contrôlées avant mise en paiement

-

La mise en paiement est dûment autorisée

-

Les factures ne sont pas payées plusieurs fois.

2) Organisation correspondant à ces objectifs Les procédures suivantes sont généralement considérées comme satisfaisantes au regard du contrôle interne. a)

Le service comptable doit comparer les éléments figurant sur la facture : prix,

qualité, quantités, avec copie des bons de réception et des bons de commande. b)

La mention « bon à payer » ne doit être portée sur la facture qu’après

comparaison de celle-ci avec les bons de réception et de commande correspondants.

Le bon à payer doit être porté uniquement sur l’original, afin d’éviter de le donner plusieurs fois pour la même facture. A cette fin, lorsque la facture est reçue en plusieurs exemplaires, la mention « duplicata » sera indiquée dès la réception, sur les exemplaires autres que l’original. Les factures comptabilisées portent la référence de l’enregistrement, afin d’éviter les doubles comptabilisations. Les factures payées sont annulées par la mention « payé » pour éviter un double usage et portent la référence du paiement. E. L’information et le contrôle de l’information L’auditeur interne doit s’assurer en permanence que les procédures mentionnées cidessus sont correctement appliquées (notamment les délégations de responsabilité). D’autres travaux pourront porter sur l’examen des justificatifs tels que les factures, les relevés des fournisseurs, les contrats importants (ceux-ci permettant éventuellement de détecter des engagements non enregistrés). Enfin, en relation avec les problèmes de trésorerie, l’auditeur interne pourra porter une attention particulière aux escomptes non demandés, aux paiements anormalement anticipés. D. Section 2 : Audit du compte fournisseurs et comptes rattachés A. Objectifs d’audit du compte : Les principaux objectifs d’audit des fournisseurs et comptes rattachés consistent à vérifier que : • Toutes les dettes fournisseurs figurant au bilan correspondent à des dettes réelles dues aux fournisseurs ou autres créditeurs de l’entreprise pour des produits ou des prestations reçues. • Toutes les dettes fournisseurs de l’entreprise à la date de clôture sont comptabilisées au bilan. • Les comptes fournisseurs et comptes rattachés reflètent les sommes dues à la date de clôture. • Les comptes fournisseurs et comptes rattachés ne sont pas couverts par des garanties sur les actifs, privilèges ou autres nantissements. • les comptes fournisseurs et comptes rattachés sont correctement présentés, imputés et décrits dans les comptes annuels, y compris dans l’annexe, conformément aux principes comptables généralement admis, appliqués de manière constante.

Les principaux comptes concernés : • Dans le bilan : Avances et acomptes reçus sur commandes en cours, -

Fournisseurs,

-

Fournisseurs - effets à payer

-

Fournisseurs - factures non parvenues.

• Dans le compte de résultat : Achats, -

Autres charges externes. B. Les contrôles à effectuer sur le compte fournisseurs

1) Procédures d’examen analytique : Comparer la balance des comptes individuels avec celle des exercices précédents et enquêter sur les changements inattendus (des changements dans les fournisseurs principaux, dans la proportion des soldes débiteurs, dans l’ancienneté des soldes...) ou sur l’absence de changement attendu. Comparer le ratio de rotation de l’exercice avec celui des exercices précédents.

2) Procédures de base : 

Examiner les rapprochements bancaires de l’entreprise auditée afin de vérifier

le délai d’encaissement (avoirs) ou de décaissement. 

Vérifier la séparation des exercices en examinant le journal des achats, les bons

de réception, les factures des fournisseurs sur des périodes précédant immédiatement et suivant immédiatement les dates de clôture, et vérifier que les opérations ont été comptabilisées sur le bon exercice. 

Effectuer une recherche des passifs non enregistrés à la date de l’inventaire

physique ou celle de clôture en examinant les décaissements postérieurs à la date de clôture, les factures fournisseurs reçues et non enregistrées et les bons de réception émis avant la clôture et non rapprochés des factures. 

Procéder à une confirmation directe des soldes fournisseurs et effets à payer.

3) Procédures générales : 

Vérifier les imputations comptables du journal des achats en comparant la

nature des produits ou prestations achetés avec les intitulés des comptes. 

Revoir les avoirs et autres ajustements intervenus après la date de clôture.



Pointer le solde des comptes fournisseurs et comptes rattachés avec le grand

livre et les comptes annuels. 

Pointer le solde des comptes fournisseurs et effets à payer figurant au bilan

avec la balance fournisseurs, ou éventuellement, avec le total de l’échéancier des effets à payer. 

Rapprocher les montants importants des soldes fournisseurs des factures ou des

relevés émis par les fournisseurs, et s’assurer par sondage de l’apurement en banque des comptes effets à payer, sauf pour les soldes ayant fait l’objet d’une confirmation. 

Vérifier que les comptes fournisseurs débiteurs correspondent à des avances ou

acomptes versés et sont classées à l’actif du bilan. 

S’assurer que les dettes en devises sont converties au taux de clôture et que la

différence de change figure dans le compte « Ecart de conversion actif ou passif ». 

Pour les fournisseurs factures non parvenues, vérifier l’exercice de

rattachement avec le bon de réception et l’évaluation avec le bon de commande. Vérifier l’enregistrement en stocks. 

Obtenir pour les principaux fournisseurs les conditions générales d’achats, et

vérifier que tous les rabais, remises et ristournes à obtenir ont été provisionné à la date de clôture. Expliquer toutes les variations importantes par rapport à l’exercice précédent. 

Revoir les principaux contrats signés avec les fournisseurs afin de s’assurer

qu’il n’existe pas d’engagements d’achats à des prix excédents leurs valeurs probables de réalisation. 

Vérifier que toutes les informations relatives aux comptes fournisseurs et

comptes rattachés sont incluses dans l’annexe pour que les documents de synthèse donnent une image fidèle du patrimoine, de la situation financière et des résultats. Cette annexe comporte l’état des échéances à la clôture. Vérifier la régularité et la sincérité de ces informations.

4) Les erreurs possibles : 

Des produits et des prestations reçus des fournisseurs ne sont pas

comptabilisés. 

Des crédits aux comptes fournisseurs ne correspondent pas à des réceptions de

produits ou de prestations. 

Des dettes fournisseurs ne sont pas calculées correctement.



Des charges de l’exercice sont comptabilisées dans l’exercice suivant.



Des achats effectués après la date de clôture sont comptabilisés dans l’exercice.



Les montants dus aux fournisseurs ne sont pas tous crédités aux comptes de

fournisseurs. 

Des crédits aux comptes de fournisseurs ne correspondent pas à des dettes

fournisseurs. 

Le journal des achats n’est pas correctement totalisé.



Les totaux du journal des achats ne sont pas correctement centralisés dans le

grand livre. 

Les factures fournisseurs ne sont pas correctement enregistrées dans le journal

des achats. 

Des décaissements concernant des fournisseurs et des effets à payer ne sont pas

comptabilisés. 

Des débits aux comptes fournisseurs ne correspondent pas à des décaissements

en faveur des fournisseurs. 

Des décaissements comptabilisés en faveur des fournisseurs ne correspondent

pas aux montants décaissés. 

Des décaissements effectués dans l’exercice sont comptabilisés dans l’exercice

suivant. 

Des débits aux comptes fournisseurs ne correspondent pas à des décaissements.



Le journal des décaissements n’est pas correctement totalisé.



Les totaux du journal des décaissements ne sont pas correctement centralisés

dans le grand livre. 

Les décaissements ne sont pas correctement enregistrés dans le journal des

décaissements. 

Les décaissements ne sont pas correctement enregistrés dans le grand livre

auxiliaire fournisseurs.

PARTIE 2 : L’audit du cycle achat fournisseur de « Institut Nationale de la Recherche Agronomique »

V.

Chapitre I : Présentation de la Société auditée « Institut Nationale de la Recherche Agronomique »

VI. E. Section 1 : Présentation de l’INRA L’Institut Nationale de la Recherche Agronomique est un établissement public à caractère scientifique opérant dans le domaine de la recherche agronomique crée par la loi n° 40-80, promulguée par le Dahir n° 1.81.204 du 3 Joumada II 1401 (08 avril 1981) et mis en application par le décret n° 2.81.348 du 3 Joumada I 1402 (22 Mars 1982) A. Les missions de l’INRA :

Elles se présentent comme suit : 

La production des connaissances scientifiques et des innovations dans les

domaines de l’agriculture et l’élevage ; 

Le contrôle des recherches, études et travaux effectués pour le compte des

entreprises publiques ; 

La diffusion de documents relatifs tant à ses propres recherches qu’a celles

effectuées à l’étranger ; 

L’étude et la détermination des modalités pratiques de l’application des

résultats de ses recherches, et dans ce cadre, conseiller les organismes de vulgarisation agricole et les agriculteurs ; 

La contribution dans le développement agricole du Maroc ;



La mise au point des techniques culturelles appropriées dont le but d’améliorer

la productivité de plusieurs espèces végétales ; 

La mise en place des méthodes de lutte efficaces contre les maladies et

parasites animaux ; 

La production des semences certifiées; l’amélioration des espèces animales

(ovins, caprins, bovins…) 

Le transfert technologique par le biais des SRD (Service de Recherche et

Développement) 

La diminution des importations des produits agricoles de l’extérieur ;



L’augmentation de la production végétale et animale du point de vue

quantitatif ;



Entreprendre des essais sur les cultures nouvelles et sur la production animale

d’une façon générale ; L’INRA a connu dernièrement une réorganisation structurelle visant la modernisation de son processus de gestion. La finalité de la nouvelle organisation est de doter l’institution d’une : 

Planification stratégique adéquate pour renforcer les capacités prospectives

d'adaptation, de réaction et d'anticipation de la demande sociale de recherche agronomique; 

Politique de proximité en se basant sur la régionalisation et la déconcentration

de la recherche; 

Système intégré de suivi, d'évaluation et de contrôle;



Gestion intégrée et rationnelle des ressources;



Politique de valorisation de ses produits;



Politique cohérente d'information et de coopération.

L'INRA opère à travers dix centres régionaux de la recherche agronomique et 21 domaines expérimentaux répartis sur le territoire national et couvrant les divers agro systèmes du pays. Les projets de recherche de l'INRA sont définis avec la participation des partenaires, des clients et des prescripteurs régionaux. Ils sont menés au sein de trente unités de recherche hébergées par les Centres Régionaux. Ils sont encadrés à l'échelle centrale par dix départements scientifiques à vocation disciplinaire. Pour accomplir sa mission et être au diapason de l’actualité scientifique, l’INRA entretient des relations de partenariats avec des organisations nationales et internationales, les structures de développement, le secteur privé et les Organisations Non Gouvernementales. B. L’organigramme de l’INRA :

L’organigramme de l’INRA défini les attributions et les fonctions des différentes unités. Il a connu des changements importants au cours de l’année 2003, avec cette nouvelle structure, l’INRA vise à améliorer ses mécanismes de recherche et de gestion en précisant les nouvelles missions de chaque unité afin de mieux répondre à ses obligations internes et externes. (Voir page suivante)

F. Section 2 : Description des procédures du cycle achat par Bon de Commande A. Objectif des procédures :

Le circuit « achat par bon de commande » a pour objet de déterminer les modalités d’engagement, de liquidation, d’ordonnancement, et de paiement des dépenses répondant aux critères suivant : 

L’achat porte sur les fournitures livrables immédiatement ou la réalisation de

travaux ou services ; 

Le montant de la dépense ne peut dépasser 200 000 DH (article 2 de la

décision, DEEP N°2-2216 du ministre des Finances du 16 septembre 1992). Cette limite est à considérer, dans le cadre d’une année budgétaire, en fonction de chaque personne habilité à engager des dépenses et selon des prestations de même nature. 

Le Bon de commande doit être présenté selon le canevas présenté en annexes

(Cf. annexes n°13) 

Les achats par bon de commande doivent être soumis dans la mesure du

possible et par les moyens appropriés à la concurrence. B. Les procédures :

Etape

Intervenant dans le circuit

Etape préliminaire

Expression du besoin et consultation des fournisseurs Service utilisateur

Nature des tâches  Etablissement de la DA en 2 exemplaires (1) (Cf. Annexe n°12) :  L’original pour le Service Equipement/ Administration /Marché ;  Une copie pour lui-même.  Signature des DA par le chef du service demandeur ;  Transmission de la DA au :  Service Equipement : en cas d’achat d’immobilisation ou d’articles autres que les fournitures de bureau ;  Service des marchés : en cas d’achat de fournitures de bureau ;  Service Administratif : pour les achats effectués au niveau des centres régionaux de la recherche agronomique ou domaines expérimentaux

Service Equipement/Service des marchés/Service Administratif

Service Equipement /service des Marchés/services administratif en collaboration avec l’ordonnateur/sousordonnateur et le service utilisateur

Etape n°1 Engagement

Service Equipement Service des Marchés Service administratif

Service de la comptabilité Budgétaire

Ordonnateur/ Sous-ordonnateur

 Consultation du fichier fournisseur et demande de 3 devis contradictoires (DC) ou du certificat Administratif (CA)  Réception des Devis Contradictoires ;  Etablissement du tableau comparatif des prix.  Evaluation des offres et choix du Fournisseur (2) ;  Etablissement et signature du PV de choix du fournisseur.

 Etablissement du BC en 5 exemplaires (Cf. annexe n13)  Blanc : fournisseur ;  Bleu : cellule de la comptabilité générale et analytique ;  Vert : Service de la comptabilité Budgétaire ;  Rouge : agent comptable (original) ;  Souche : service Administration /Equipement/Marché  Signature des BC par le Chef du service Equip/Adm/Marché  Transmission de la DA, des devis contradictoires ou de certificat Administratif, du tableau comparatif des prix, du PV de choix du fournisseur retenu et du BC (blanc, bleu, vert, rouge) au Service de la comptabilité Budgétaire.  Examen et contrôle préalable du bon de commande et des autres pièces justificatives ;  Vérification des disponibilités budgétaires ;  Imputation budgétaire sur le bon de commande ;  Etablissement de la fiche d’engagement  Mise à jour du livre d’enregistrement des droits des créanciers  Transmission de la DA, des devis contradictoires ou de certificat Administratif, du tableau comparatif des prix, du PV de choix du fournisseur, de la fiche d’engagement, du BC (blanc, bleu, vert, rouge) à l’ordonnateur/ ordonnateur  Vérification de la conformité des pièces constitutives du dossier d’engagement ;  signature du bon de commande et de la fiche d’engagement ;

Etape n°2 Liquidation

 transmission de la demande d’achat, des devis contradictoires ou du certificat administratif, du tableau comparatif des prix, du P.V de choix du fournisseur, de la fiche d’engagement et du bon de commande (blanc, bleu, vert, rouge) au Service de la Comptabilité Budgétaire ;  Remise du bon de commande blanc au : Service de la  Service Equipement/ou ; comptabilité budgétaire  Service des Marchés/ou ;  Service administratif.  Notification et envoi du bon de commande (blanc) au Service Equipement fournisseur ; /Service des  Etablissement d’une copie du bon de commande ; Marchés/Service  Transmission de la copie du bon de commande au Administratif Magasinier/ Chargé de l’inventaire ;  Réception de la livraison ;  Réception du bon de livraison (BL) en 2 exemplaires ;  Rapprochement du bon de Commande avec le bon de livraison et la livraison elle-même ;  Signature du bon de livraison ;  Etablissement de 2 copies du bon de livraison ;  Etablissement du bon de Réception (BR) (Cf. annexe n°16) :  Souche : magasinier,  Jaune : Service Utilisateur,  Bleu : Cellule de la Comptabilité Générale et Analytique, Magasinier/(1) Chargé  Vert : Service de la Comptabilité Budgétaire, de l’inventaire  Rouge : Agent Comptable (original)  Signature des bons de réception par le magasinier ;  Inscription du n° d’inventaire sur le bon de la réception par le chargé de l’inventaire (cas des immobilisations)  (2) ;  Apposition du n° d’inventaire sur l’immobilisation en question ;  Mise à jour de la fiche de stock par le magasinier (1) ;  Transmission des bons de réception et du bon de livraison (original et une copie) au : Service Equipement/ Service des Marchés/ Service Administratif.  Signature des bons de réception ; Service Equipement/  Etablissement d’une copie du bon de réception ; Service des Marchés/  Transmission du bon de réception (jaune) au service Service Administratif utilisateur ; Service Equipement ;  Réception de la facture en 5 exemplaires ; Service des marchés ;  Rapprochement de la facture du Bon de Réception et Service Administratif

   

Etape n°3 Ordonnancement

Service de la comptabilité budgétaire

    Ordonnateur/ SousOrdonnateur

 

Service de la comptabilité budgétaire

 

  Cellule de la comptabilité générale et analytique

    

Service de la comptabilité budgétaire

Etape n°4 Paiement

Agent comptable / Agent comptable délégué



certification des factures ; Transmission de 4 factures, des bon de Réception (vert, bleu et rouge) et des Bons de Livraison (original) au Service de la comptabilité budgétaire Vérification des pièces justificatives ; Signature des factures ; Etablissement de l’Ordre de Paiement (OP) (Cf. Annexe n°17) en 3 exemplaires :  Vert : Service de la comptabilité budgétaire ;  Bleu : Cellule de la comptabilité générale et Analytique ;  Rouge : Agent comptable ; Signature de l’ordre de paiement par le chef du service de la comptabilité budgétaire ; Création du titre de paiement Transmission de tout le dossier a l’ordonnateur/ Sous-ordonnateur. Examen du le dossier et signature de l’ordre de paiement, des factures et du titre de paiement ; Transmission du dossier au service de la comptabilité budgétaire Mise à jour du journal des ordonnancements (Cf. Annexe n°18) ; Mise à jour du livre des comptes (CF. Annexe n°19) Transmission du Bon de Commande (bleu), de l’ordre de paiement, du Bon de Réception (bleu), et d’une facture à la cellule de la comptabilité générale et Analytique ; Vérification des pièces reçues (Cf. manuel de contrôle interne) ; Etablissement de l’ordre d’imputation (Cf. Annexe n°20) Signature de l’ordre d’immutation par le chef de la cellule de la comptabilité générale et analytique ; Saisie de l’opération comptable ; Apposition de la mention « comptabilisé » sur la facture ; Transmission de 3 ordres de paiement au service de la comptabilité budgétaire ; Transmission de la demande d’achat, de 3 devis contradictoires ou du certificat administratif, du tableau comparatif des prix, du PV de choix du fournisseur, de la fiche budgétaire, de 3 ordres de paiement, de 2 factures certifiées, du Bon de Livraison (original) et du Bon de Réception (rouge) a l’agent comptable et archivage des copies ; Contrôle de la validité de la créance, conformément à l’article 11 du décret royal n°330-66 portant règlement général de la comptabilité publique. Ce

 

 Service de la comptabilité budgétaire

 

Cellule de la comptabilité générale et analytique

  

contrôle porte sur :  La qualité de l’ordonnateur ou de son délégué  La disponibilité des crédits  L’exactitude de l’imputation des dépenses aux chapitres qu’elles concernent  La justification du service fait  L’exactitude des calcules de liquidation  L’intervention préalable des contrôles réglementaires et la production des justifications  Le respect des règles de prescription et de déchéance  Le caractère libératoire du règlement Signature de l’ordre de paiement, des factures et du titre de paiement Transmission d’une facture, des ordres de paiement (bleu et vert) de la fiche budgétaire et du titre de paiement contre décharge au service de la comptabilité budgétaire Mise à jour de la fiche budgétaire et des registres de suivi des engagements Transmission du titre de paiement et du bordereau d’envoi au fournisseur Transmission de l’ordre de paiement (bleu) à la cellule de la comptabilité générale et analytique Préparation de l’ordre d’imputation pour la constatation du paiement Comptabilisation du règlement Apposition de la mention « réglé le » sur la facture

C. Archivage des documents :

Service utilisateur  Demande d’achat  Bon de réception (jaune) Service équipement / Service des marches/ Service administratif  Bon de commande (souche)  Bon de livraison (Copie)  Bon de réception (Copie)  Facture Cellule de la comptabilité générale et analytique  Bon de commande (bleu)

 Bon de réception (bleu)  Facture  2 ordres d’imputation (constatation et paiement)  Ordre de paiement (bleu) Service de la comptabilité budgétaire  Demande d’achat (copie)  Devis contradictoires ou certificat administratif (copie)  Tableau comparatif des prix (copie)  PV de choix du fournisseur (copie)  Bon de commande (vert)  Fiche d’engagement  Bon de livraison (copie)  Bon de réception (vert)  Deux factures (dont un exemplaire signé par l’agent comptable)  Ordre de paiement (vert) Magasinier  Bon de commande (copie)  Bon de réception (souche)  Bon de livraison (copie) Agent comptable / Agent comptable délégué Tous les documents transmis à l’agent comptable / Agent comptable délégué sont des originaux.  Demande d’achat  Trois devis contradictoires ou certificat administratif  Tableau comparatif des prix  PV de choix du fournisseur  Fiche d’engagement  Bon de commande  Bon de réception (rouge)  Bon de livraison  Facture  Ordre de paiement (rouge)

VII.

Chapitre II : Contrôle interne du cycle achat de l’INRA

G. Section 1 : la phase de prise de connaissance : Puisqu’on est dans une mission d’audit interne cette phase consiste en général à la prise de connaissance des procédures d’achats par Bon de Commandes. A. Diagramme de circulation :

Les procédures étant décrites dans un manuel de procédures il s’est avéré nécessaire d’éclairer plus la procédure grâce à l’élaboration d’un diagramme de circulation à partir des procédures décrites. Le diagramme de circulation se présente comme suit :

Service utilisateur

Etablissement et signature de la DA

réception de 3 devis contradictoires ou certificat administratif (CA) - création de tableau comparatif des prix (TCP) - Evaluation des offres et choix du fournisseur

- Etablissement d’un PV de choix du Fournisseur

D.A

Sce Equipement/Marchés/Administratif Domaines Expérimentaux

D.A

Devis ou CA

TCP

Choix du FRS

PV de choix

1

Ordonnateur/ Ss ordonnateur

Sce compta budgétaire/SA au niveau régional

Sce compta grale Et analytique

magasinier

Trésorier payeur

Service utilisateur

Sce Equipement/Marchés/Administratif

Ordonnateur/ Ss ordonnateur

Sce compta budgétaire

Sce compta grale Et analytique

1 - Etablissement du BC en 5 exemplaires - signature du BC

- transmission du dossier D1, qui comprend : DA, DC, TCP, BC (4 expl)

-contrôle du BC et autres pièces justificatives - Etablissement de la Fiche d’Engagement (FE)

- mise à jour du livre de droit de créance (LDC)

BC

D1

D1

Imputation budgétaire

F.E

LDC 2

magasinier

Trésorier payeur

Service utilisateur

Sce Equipement/Marchés/Ad m/DE

Ordonnateur/ Ss ordonnateur

Transmission du dossier d’engagement à l’ordonnateur (D2)

Sce compta budgétaire

Sce compta grale Et analytique

magasinier

Trésorier payeur

2

D2

D2

-signature du BC et FE

BC -transmission au service compta budgétaire - transmission du BC au service EMA -Envoi du BC au Fournisseur

- Etablissement d’une copie du BC - envoi de la copie au magasinier réceptionnaire - Réception du BL - rapprochement entre BC, BL et livraison

FE D2

BC

BC

BC

BC

BL

3

Service utilisateur

Sce Equipement/Marchés/Ad ministratif/DE

Ordonnateur/ Ss ordonnateur

Sce compta budgétaire

Sce compta grale Et analytique

magasinier

- signature du BL

3

-Etablissement de copies du BL

BL

-création du BR en 5 exemplaires

BR

-mise à jour de la fiche de stock

-Transmission du dossier

-Signature des BR - Etablissement d’une copie su BR

F.S

D3

D3 BR

BR

4

Trésorier payeur

Service utilisateur

Sce Equipement/Marchés/Ad ministratif/DE

4

Ordonnateur/ Ss ordonnateur

Sce compta budgétaire

BL

Transmission du BR jaune

BR

Réception de la facture en 5 exemplaires

BR

Facture

Rapprochement du 3 BR du BL de 4 factures Envoi du dossier

D4

D4

Vérification des pièces justificatives Signature de la Facture

Facture

5

Sce compta grale Et analytique

magasinier

Trésorier payeur

Service utilisateur

Sce Equipement/Marchés/Ad ministratif/DE

Ordonnateur/ Ss ordonnateur

Sce compta budgétaire

5 Etablissement de l’OP en (3exemplaires) OP

Signature de l’OP

Création du TP

Transmission de D5

TP

D5

D5

Examen et signature de l’OP, la facture et le TP

D5 Mise à jour du journal d’ordonnancement et du livre des comptes

D5

J.O

6

L.C

Sce compta grale Et analytique

magasinier

Trésorier payeur

Service utilisateur

Sce Equipement/Mar chés/Administrat if/DE

Ordonnateur/ Ss ordonnateur

Sce compta budgétaire

Sce compta grale Et analytique

6

BC

OP BR Facture D6 = BC, 3 OP, BR, Facture Transmission de D6

D6

D6

Vérification des pièces reçues Etablissement de l’Ordre d’Imputation

OI

Saisie de l’opération comptable Transmission de 3 ordres de paiement au service de compta budgétaire

OP 7

OP OP OP

OP OP OP

magasinie r

Trésorier payeur

Service utilisateur

Sce Equipement/Mar chés/Administrat if/DE

Ordonnateur/ Ss ordonnateur

Sce compta budgétaire

Transmission de D7 : D7= la demande d’achat, 3 devis contradictoires ou certificat administratif, tableau comparatif des prix, PV de choix du fournisseur, fiche budgétaire, 3 OP, 2 factures, BL, BR.

Sce compta grale Et analytique

magasinier

Trésorier payeur

7

D7

D7

FB OP TP

D8 : facture, OP (bleu et vert), fiche budgétaire, TP Mise à jour de la fiche budgétaire et des registres suivis des engagements Transmission du TP et du BE bordereau d’envoi au FRS

D8

D8

FB TP BE

RSE

D

Création de document

prise d’information

Document interne

renvoi à la page suivante

Document externe

traitement comptable

Dossier, Registre

classement provisoire

Contrôle effectué par la société

Flux de physique de documents Flux d’informations

B. Plan d’approche :

Le plan d’approche permet une prise de conscience des objectifs de la mission d’audit il nous permettra ainsi de décomposer la procédure d’achats par Bon de Commande en phases ce qui permettra par la suite une analyse pragmatique de chacune de ces phases :

Opération élémentaire Déclenchement de la commande

Acceptation et traitement des livraisons

Enregistrement des dettes

Paiement des factures

objectifs Les commandes sont effectuées en fonction des besoins de l’institut, pour des quantités optimales et par les personnes autorisées à la faire Il faut garantir que :  les délais de livraison prévus sont respectés  les livraisons ne sont acceptées que si elles correspondent à une demande.  Les livraisons sont faites selon les spécifications de la commande. Le contrôle interne doit garantir que :  Les dettes sont constatées au fur et à mesure de la réception des fournitures et des services.  La comptabilité est correctement organisée pour traiter ces opérations.  Les factures sont contrôlées avant mise en paiement.  La mise en paiement est dûment autorisée  Les factures ne sont pas payées plusieurs fois.

C. le rapport d’orientation :

En se référant aux objectifs définis au plan d’approche on a pu déterminer les principaux objectifs ainsi que les objectifs spécifiques relatives au contrôle interne lors au traitement des achats par Bon de Commandes. Le rapport d’orientation a permis aussi de déterminer le champ d’action dans ce module en délimitant les services concernés (voir rapport d’orientation page suivante) :

Rapport d’orientation

Objectifs généraux :     

S’assurer que la répartition des tâches au niveau des services et des intervenants garantie obéit au principe de contrôle interne. S’assurer que les services Equipement, marchés et administratif gère efficacement ses opérations en rapport avec les fournisseurs. Apprécier la clarification des tâches et responsabilités de différents services et personnes concernées par tout acte d’achat. S’assurer du respect des principes de contrôle interne, notamment l’exhaustivité au niveau de traitement des engagements des dépenses Apprécier le système de référencement des articles en stocks ainsi que les conditions de stockage. Objectifs spécifiques :



   

Eviter l’accomplissement des tâches d’exécution, d’enregistrement et de contrôle par la même personne au niveau du service magasin et si nécessaire prévoir des recrutements (cas de sous effectif). Vérifier l’existence d’une procédure de relance des fournisseurs qui permet d’éviter les retards de livraisons et les ruptures de stocks. Vérifier l’existence d’une séparation de tâches lors de l’établissement de la Demande d’achat notamment entre celui qui établi cette demande et celui qui la vise. Eviter la dichotomie entre la gestion des demandes d’achat et le traitement des commandes et réception pour une bonne gestion des achats. Veiller à ce que les bons et documents soient rangés dans un ordre précis et rangé dans un endroit adéquat. Champ d’action :

      

Service magasin Service Equipement, Marchés et Administratif. Service comptabilité budgétaire Services demandeurs Ordonnateur/ sous ordonnateur Cellule de la comptabilité générale et analytique Service de trésorerie (trésorier payeur fondé de pouvoir)

H. Section 2 : La phase de réalisation de la mission d’audit :

Cette phase vise à déterminer les dispositions du contrôle interne mis par la direction afin de garantir une bonne exécution de la procédure d’achat par Bon de Commande ainsi une séparation des tâches sera nécessaire afin de garantir des procédures seines et d’éviter tout les risques qui peuvent affecter le patrimoine de l’Institut.

A. Grille d’Analyse des Tâches :

Cet outil permet de déterminer les responsabilités de chaque intervenant dans le circuit il met en évidence l’existence d’un bon contrôle interne ainsi l’existence d’une séparation des tâches s’avère nécessaire :

tâche

Etablissement de la demande d’achat Signature des DA

Service demandeur

Chef de service demandeur

Service Equipement Marchés Administratif

Service compta budgétaire

× ×

Consultation du fichier fournisseur

×

Etablissement du tableau comparatif des prix Evaluation des offres et choix du fournisseur Etablissement du BC

×

Signature des BC

Chef de service EMA

× × ×

Examen et contrôle des BC et des pièces justificatives Imputation budgétaire

×

Etablissement de la fiche d’engagement

×

×

Ordonnateur Sous ordonnateur

Magasinier Chargé de l’inventaire

Chef de service compta budgétaire

Cellule Compta générale et analytique

Chef de cellule CG et analytique

Trésorier payeur fondé de pouvoir

tâche

Mise à jour du livre d’enregistrement Vérification de la conformité des pièces constitutives du dossier d’engagement Remise du BC blanc au service EMA Notification et envoi du BC au Fournisseur Réception de livraison

Service demandeur

Chef de service demandeur

Service Equipement Marchés Administratif

Chef de service EMA

Service compta budgétaire

Ordonnateur Sous ordonnateur

Magasinier Chargé de l’inventaire

× ×

× × ×

Rapprochement entre BC, BL et livraison Signature du BL

×

Etablissement du BR

×

Signature du BR

×

Mise à jour de la fiche de stock

×

×

Chef de service compta budgétaire

Cellule Compta générale et analytique

Chef de cellule CG et analytique

Trésorier payeur fondé de pouvoir

tâche

Service demandeur

Chef de service demandeur

Service Equipement Marchés Administratif

Signature du BR

×

Rapprochement de la facture et de BR

×

Vérification des pièces justificatives Etablissement de l’Ordre de Paiement Signature de l’ OP

Chef de service EMA

Service compta budgétaire

Ordonnateur Sous ordonnateur

Magasinier Chargé de l’inventaire

Chef de service compta budgétaire

Cellule Compta générale et analytique

× × ×

Examen du dossier

×

Mise à jour du journal d’ordonnancement Mise à jour des livres de comptes

×

Transmission du BC, OP, BR et facture Vérification des pièces reçues

×

×

×

Chef de cellule CG et analytique

Trésorier payeur fondé de pouvoir

tâche

Service demandeur

Chef de service demandeur

Service Equipement Marchés Administratif

Signature du BR

×

Rapprochement de la facture et de BR

×

Vérification des pièces justificatives Etablissement de l’Ordre de Paiement Signature de l’ OP

Chef de service EMA

Service compta budgétaire

Ordonnateur Sous ordonnateur

Magasinier Chargé de l’inventaire

Chef de service compta budgétaire

Cellule Compta générale et analytique

× × ×

Examen du dossier

×

Mise à jour du journal d’ordonnancement Mise à jour des livres de comptes

×

Transmission du BC, OP, BR et facture Vérification des pièces reçues

×

×

×

Chef de cellule CG et analytique

Trésorier payeur fondé de pouvoir

tâche

Service demandeur

Chef de service demandeur

Service Equipement Marchés Administratif

Chef de service EMA

Service compta budgétaire

Etablissement de l’OI

Ordonnateur Sous ordonnateur

Magasinier Chargé de l’inventaire

Chef de service compta budgétaire

Cellule Compta générale et analytique

Trésorier payeur fondé de pouvoir

×

Signature de l’OI

Saisie de l’opération comptable Contrôle de la validité de la créance Mise à jour de la fiche budgétaire et du registre suivi des engagements Préparation de l’OI pour constatation du paiement Comptabilisation du règlement

Chef de cellule CG et analytique

× × × × × ×

B. le Questionnaire de Contrôle Interne :

OBJECTIF DE CONTROLE : A- s’assurer que tous les achats sont saisis et enregistrés (exhaustivité) : Questions 1- es ce qu’il existe une séparation entre les tâches de réception et de comptabilisation ? 2- l’accès aux zones de stockage est il suffisamment protégé ? 3- existe il un rapprochement entre Bon de Réception, mouvement d’inventaire permanent, et enregistrement de la charge ?

Oui Non ×

×

×

4- es ce que les Bons de Réception sont prés numérotés ?

×

Existe il un suivi des commandes non livrées par antériorité de la date de commande ? Est-ce que la procédure de suivi des commandes non livrées est formalisée ?

×

×

Commentaires La réception de la marchandise est effectuée par le magasinier chargé d’inventaire tandis que la comptabilisation est effectuée par la cellule de la comptabilité générale et analytique. L’accès aux magasins est réservé au magasinier et aux manutentionnaires, la date ainsi que l’heure d’accès est enregistrée. Il existe une multiplicité de contrôles des pièces justificatives tant par le service équipement, des marchés ou administrative selon la nature des achats et par la cellule de comptabilité budgétaire ainsi que de comptabilité générale et analytique ce qui garantie que les charges enregistrées correspondent aux commandes livrées Les BR sont plutôt coloriées selon le service destinataire. Souche : au magasinier Jaune : au service utilisateur Bleu : à la cellule de comptabilité générale et analytique Vert : au service de la comptabilité budgétaire Rouge : au trésorier payeur. Il existe un suivi des commandes non livrées par antériorité de la date de commande cependant la période de relance du suivi n’est pas clairement précisée Les procédures sont bien connues par les différents intervenants

OBJECTIF DE CONTROLE : B- s’assurer que toutes les factures enregistrées correspondent à de achats réels (réalité) : Questions Existe-t-il un rapprochement entre quantités commandées reçues et facturées ? Est ce que la comptabilisation s’effectue sur la base des originaux des factures en présence du BC et du BR?

Oui ×

×

Non

Commentaires Un rapprochement entre les quantités commandées, les BC, et factures est effectué par le magasinier chargé d’inventaire

Existe-t-il un lien entre le Bon de Réception, l’entrée en stock et la facture ?

×

Chaque entrée en stock des commandes donne lieu à la création d’un Bon de Réception, un rapprochement entre BR, BL et Facture est effectué par le service Equipement, Marchés ou Administratif selon la natures des achats

OBJECTIF DE CONTROLE : C- tous les achats facturés sont effectués dans l’intérêt de l’institut : Questions Est ce que les commandes sont préalablement autorisées ?

Oui ×

Est ce que cette autorisation est contrôlée ?

×

Est ce qu’il existe une procédure permettant le recensement et le suivi des besoins réels de l’entreprise ? Est-ce qu’une mise à jour du fichier fournisseur est effectuée ?

×

Es ce qu’il existe une séparation entre les fonctions de réception et comptabilisation ?

×

Non

Commentaires Le chef du service utilisateur vérifie et signe la Demande d’Achat le service Equipement, des Marchés, Administratif vérifie la signature de la Demande d’Achat Les besoins de chaque service sont vérifiés par le chef du service concerné avant l’établissement de chaque Demande d’Achat

×

Le livre de droit de créance est mis à jour une fois la fiche d’engagement effectuée, celui ci détermine chaque fournisseur. ainsi que l’état des créances et dettes envers lui. La réception est effectuée par le magasinier et la comptabilisation par la cellule comptabilité générale et analytique

OBJECTIF DE CONTROLE : D- s’assurer que tous les retours de marchandises aux fournisseurs sont saisis et enregistrés : Questions Es ce que tous les retours de livraisons au fournisseur sont concrétisés par l’émission d’un avoir ?

Oui ×

Non

Commentaires

OBJECTIF DE CONTROLE : E- vérifier que tous les achats sont correctement imputés, totalisés et centralisés : Questions Existe-t-il des règles claires des fonctions mises à la disposition des personnes chargées de la comptabilisation et notamment :

Oui ×

Non

Commentaires Il existe un plan comptable spécifique à l’INRA et à la nature de son activité cependant la codification des charges et leur distinction des immobilisations a nécessité une étude approfondie de la nature des charges et fait

code fournisseur plan comptable distinction des charges et immobilisations - codification analytique. Existe-t-il un contrôle de l’imputation budgétaire?

l’objet d’une coordination avec les autres instituts de même activité à l’échelle internationale

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Le contrôle de l’imputation budgétaire est effectué sur la base des pièces justificatifs cependant ce contrôle est effectué à priori il n’existe pas un contrôle à posteriori.

×

OBJECTIF DE CONTROLE : F- s’assurer que tous les achats enregistrés sont correctement évalués : Questions Existe-t-il un rapprochement des éléments de la facture avec des éléments de la commande (prix, quantités, calcul, TVA) ? Est ce qu’il existe un suivi et contrôle des rabais, remises et ristournes ?

Oui ×

×

Non

Commentaires Lors de la réception de la facture le rapprochement entre BL, BR et facture est effectué. Le contrôle est effectué en référence aux quantités facturées et à la conformité de la commande.

C. Analyse des points forts et des points faibles dans la procédure d’achat par Bon de commande :

 Points Forts :  -

L’organisation générale des achats :

Les services de comptabilités générale et budgétaire interviennent dans chaque phase de la procédure d’achat par Bon de Commande depuis le début jusqu’à la fin de celleci, le service de comptabilité budgétaire s’intègre ainsi dans l’élaboration des contrôles sur la base des pièces justificatives (BC, BR…).

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les procédures sont formalisées et bien claires, elles sont mises à jour dans un manuel de procédures disponible dans chaque service concerné.

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la multiplicité des contrôles sur la base des pièces justificatives garantie un bon niveau de contrôle interne ce qui permet d’éviter les risques d’erreurs

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une bonne répartition des tâches d’exécution de contrôle et d’enregistrement permet une garantie d’un meilleur contrôle interne.

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Etablissement de la Demande d’Achat :

une séparation des tâches entre la personne qui établie la DA et celle qui vérifie et valide la DA (chef du service demandeur). 

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Consultation des Fournisseurs :

l’existence d’une procédure de choix des fournisseurs garantie l’approvisionnement à un meilleur rapport qualité/prix il fau préciser que la procédure est effectuée par l’un des services Equipement, marchés, ou administratif selon la nature d’achat 

Etablissement des bons de commande :

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les commandes ne sont passées que sur la base de Demande d’achat dûment approuvé.

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le bon de commande est visé par une personne dûment autorisée avant sa diffusion dans notre cas c’est le chef de service Equipement, Marché, Administratif. 

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Réception de la livraison :

il existe un rapprochement entre le Bon de commande, le Bon de livraison et la livraison elle-même ce qui permet toute incompatibilité entre le détail des quantités commandés et celles livrées.

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Les éléments reçus sont ordonnés puis rangés dans les magasins ce qui permet un repérage facile des produits lors de la sortie des magasins.

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L’accès au magasin est sécurisé, les personnes ayant l’autorisation d’y accéder sont bien connus ce qui permet d’éviter tout risque de détournement.

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La comptabilisation s’effectue sur la base de pièces justificatives dûment vérifiées.

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Il existe une séparation des tâches entre la personne qui établissent l’Ordre d’Imputation et celle qui la signe (chef de la cellule comptabilité générale et analytique) ce qui garantie un bon contrôle interne.  Les points faibles :

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l’existence de la multiplicité des contrôles représente certes une garantie d’un bon contrôle interne cependant elle rend les procédures plus rigides et ainsi peu pratiques et engendre ainsi des retards lors de l’exécution.

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Les procédures en cas de non-conformité et de retour de marchandises au fournisseur existent mais ne sont pas formalisées.

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L’inexistence de procédure de relance des fournisseurs en cas de retards de livraison.

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Il existe une accumulation de tâches d’exécution, d’enregistrement et de contrôle de la part du magasinier ce qui représente une atteinte au principe de séparation des tâches.

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Il existe un problème d’archivage, les documents reçus dans chaque service ne sont pas rangés selon un ordre bien précis et dans un lieu bien adéquat ce qui rend difficile leur repérage en cas de besoin ou de contrôle administratif.

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les visites à certains magasins ont permis de remarquer que les conditions de stockage de certains produits ne respectaient pas les dispositions de sécurité.

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les relevés envoyés par les fournisseurs ne sont pas pris en considération ainsi le rapprochement de celles-ci avec les fiches individuelles de chaque fournisseur n’est pas effectuée.

I. Section 3 : La phase de conclusion Notre mission concernant la procédure d’achat par Bon de Commande nous a permis de remettre en cause certaines faiblesses relevées dans la procédure d’achat et pour palier à ces faiblesses on a proposé un ensemble de recommandations à mettre en œuvre. A. Cahier de Recommandations Recommandation 1 : Il s’avère nécessaire de formaliser toutes les procédures du cycle achat notamment an cas de traitement des non-conformités, le traitement des retards de livraison et de retour de marchandises. Recommandation2 : Afin d’alléger les procédures et réduire ainsi le temps d’approvisionnement il est recommandé de diminuer le flux des dossiers et documents en élaborant un système informatisé de gestion des achats et qui permettra de gagner en temps et en énergie. Cela ne remet pas pour autant en cause le rôle du contrôle interne les informations introduites dans le système informatique doivent être précédemment vérifiées. Recommandation3 :

Le magasinier chargé de l’inventaire cumule les tâches de réception de rapprochement du BC, BL et livraison l’établissement du BR. Ce qui représente une atteinte à une principale règle du contrôle interne, celle de la séparation des tâches. A ce niveau il est suggéré de recruter un manutentionnaire qui sera chargé de la réception de la livraison le magasinier effectuera ainsi un deuxième contrôle à l’entrée des magasins. Ce contrôle devra être également sous la supervision directe du contrôleur de gestion. Ainsi le BR devra être créé par le magasinier mais sa signature devra passer par le contrôleur de gestion. Recommandation4 : Pour pallier au problème d’archivage il s’avère nécessaire d’élaborer des procédures de gestion de la documentation et qui permettent de garantir un meilleur classement des documents et ainsi un repérage plus facile de ces derniers. Il est fortement recommandé de recruter des responsables des archives ayant le profil et l’expérience nécessaire pour la gestion du flux important des documents. Ils seront aussi responsables de choisir le classement adéquat selon la nature des documents archivés. Recommandation5 : Les magasins surtout des matières à haut risque doivent être rangés dans des locaux spécialement aménagés afin de garantir plus de sécurité lors de la manutention et de l’usage. B. Rapport d’audit : Nous avons été mandaté par le conseil d’administration afin d’effectuer un audit du cycle achat fournisseur de l’institut nationale de recherche agronomique. Notre travail qui s’est déroulé dans la sérénité et le respect des normes professionnelles de l’audit, a touché Le cycle achat : Les travaux réalisés ont conduit à identifier des anomalies dont les principales sont : 

Il existe une accumulation de tâches d’exécution, d’enregistrement et de contrôle de la part du magasinier ce qui représente une atteinte au principe de séparation des tâches.



Il existe un problème d’archivage, les documents reçus dans chaque service ne sont pas rangés selon un ordre bien précis et dans un lieu bien adéquat ce qui rend difficile leur repérage en cas de besoin ou de contrôle administratif.



les visites à certains magasins ont permis de remarquer que les conditions de stockage de certains produits ne respectaient pas les dispositions de sécurité.



les relevés envoyés par les fournisseurs ne sont pas pris en considération ainsi le rapprochement de celles-ci avec les fiches individuelles de chaque fournisseur n’est pas effectuée.

Afin d’atténuer ces anomalies nous proposons de : 

Il s’avère nécessaire de formaliser toutes les procédures du cycle achat notamment an cas de traitement des non-conformités, le traitement des retards de livraison et de retour de marchandises.



Afin d’alléger les procédures et réduire ainsi le temps d’approvisionnement il est recommandé de diminuer le flux des dossiers et documents en élaborant un système informatisé de gestion des achats et qui permettra de gagner en temps et en énergie. Cela ne remet pas pour autant en cause le rôle du contrôle interne les informations introduites dans le système informatique doivent être précédemment vérifiées.



Le magasinier chargé de l’inventaire cumule les tâches de réception de rapprochement du BC, BL et livraison l’établissement du BR. Ce qui représente une atteinte à une principale règle du contrôle interne, celle de la séparation des tâches. A ce niveau il est suggéré de recruter un manutentionnaire qui sera chargé de la réception de la livraison le magasinier effectuera ainsi un deuxième contrôle à l’entrée des magasins. Ce contrôle devra être également sous la supervision directe du contrôleur de gestion. Ainsi le BR devra être créé par le magasinier mais sa signature devra passer par le contrôleur de gestion.



Pour pallier au problème d’archivage il s’avère nécessaire d’élaborer des procédures de gestion de la documentation et qui permettent de garantir un meilleur classement des documents et ainsi un repérage plus facile de ces derniers. Il est fortement recommandé de recruter des responsables des archives ayant le profil et l’expérience nécessaire pour la gestion du flux important des documents. Ils seront aussi responsables de choisir le classement adéquat selon la nature des documents archivés.

Cabinet ASKA

VIII.

Conclusion

L’examen par un homme indépendant et compétent de la fidélité des représentations comptables et financières est la clé de voûte garantissant la probité et la crédibilité des transactions économiques des entreprises et des entrepreneurs. L’objectif du travail de l’auditeur a pourtant évolué progressivement d’une recherche spécifique des fraudes dans les écritures comptables jusqu’à une appréciation globale de la fidélité des rapports émis par une agence économique et une analyse critique de la fiabilité des procédures et des structures de celle-ci. A l'évidence, quelle que soit la nature des missions confiées à l'auditeur, le niveau d'efficacité sera fonction d'un certain nombre de paramètres, dont la plupart ne sont d'ailleurs pas spécifiques à cette fonction, mais sont des critères valables pour toute structure de l'entreprise qui se veut performante, car l'efficacité passe par la" qualité totale" au sens actuel du terme. L'efficacité, et donc le résultat pour l’entreprise, seront d'autant plus grands, que chacun de ses critères aura pu être optimisé, apportant ainsi une contribution significative à l'ensemble. Cette optimisation a ses limites, qui peuvent être classées en trois grandes catégories, selon leur nature : - Une première limite est liée aux hommes. Aux auditeurs bien sûr, compte tenu de leurs aptitudes à assumer la fonction, de leurs connaissances, de leur formation, de leurs qualités intrinsèques, mais aussi aux audités et à leur comportement, à leurs réactions face aux contrôles qu’ils subissent ou à la remise en cause éventuelle de leur façon de travailler et de leurs habitudes. Enfin, l'attitude des dirigeants d'entreprise et le soutien qu'ils apportent, tant au niveau de l'élaboration du programme d’audit et de la prise en compte des recommandations, est un gage majeur de réussite. - Une deuxième limite est constituée par le rapport efficacité/coût. L'existence d'une structure performante d'audit coûte cher en termes de salaires, de frais de déplacements, de frais de structure. Il faut donc que l'équipe se rentabilise et il n'est pas toujours évident de mesurer concrètement sa productivité.

- Le troisième type de limite concerne l'évolution rapide des techniques et des méthodes de travail, le meilleur exemple en étant l'informatique qui permet désormais de travailler en temps réel, ce qui va tout à fait dans le sens de l'efficacité, mais par contre, conduit souvent à des systèmes inauditables.