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Date :
PROCESSUS
Référence : PC.01
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PC.01 Achat, approvisionnement et gestion des intrants
Rédaction
Approbation Directeur Général
Version : 01
Date d’approbation
1. Présentation du processus Finalité du processus :
Champ d'application :
Acquérir et mettre à disposition les produits et prestations dans les délais et conformes aux besoins spécifiés Réceptionner, contrôler les intrants Les produits de (SOCIÉTÉ) et les prestations pour son compte Les intrants à la société (SOCIÉTÉ), matière première, emballage et ingrédient
Pilote : Indicateurs :
Responsable administratif et financier
Taux de satisfaction des demandes d’Achats Taux de non conformités détectés à la réception
Objectif(s) processus :
Exigences du client Interne & Externe
Assurer l’approvisionnement d’une MP Client interne : conforme aux exigences tracées Disponibilité du produit ou service conformément à la planification Assurer la réception des intrants Conformité des intrants aux exigences tracées. conformément aux exigences tracées Veiller sur la conformité des intrants, et évaluer les fournisseurs au fur et à mesure
Données d'entrée
Origine Processus ou fonction ou entité externe
Destination
Données de sortie -
1. Demandes d’achats 2. Matière première, et service entrants Documents de référence applicables :
Tous les processus
Processus ou fonction ou entité externe
Produits/Prestation disponibles - Intrants contrôlés et Tous les processus stockés Fournisseur évalué
Risques liés au processus
Action Préventives
Date :
PROCESSUS
Référence : PC.01
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PC.01 Achat, approvisionnement et gestion des intrants
Documents qui contraignent le processus (normes, documents réglementaires, politiques internes…)
Version : 01
Mauvaise communication de besoin Mauvaise gestion de réception non conforme
Elaborer des cahiers de charges explicites Suivre et surveiller l’étape de réception
3. Logigramme du processus :
Besoin en Bien Qui
Quoi
Comment
PC.07 Planification et production
Tous les services
Planning d’approvisionnement
Expression d’un besoin
Nécessite des devis comparatifs ?
Non
Demande d’achat
Si le montant de l’achat estimé être supérieur à 1 DH, les devis comparatifs s nécessaires
Oui Recherche des fournisseurs
Assistance de direction ou le service concerné
Consultation trois fournisseurs Service concernée
Comparatif (prix délai de livraison et de paiement…) Sélection fournisseur Faut-il auditer ?
Non Oui
Devis reçus Fiche de sélection fournisseur
Date :
PROCESSUS
Référence : PC.01
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PC.01 Achat, approvisionnement et gestion des intrants
Responsable qualité
Version : 01
Audit / qualification Fournisseur validé ? Fournisseur non validé Oui
Elaborer et finaliser le contrat Remplir la fiche d’identification fournisseur
Le fournisseur
Etablir la commande
Assistance de direction Oui
Responsable qualité
Produit importé
Procédure produit importé
Non
Réception produit acheté
Responsable qualité/Responsabl e achat
Fiche d’identification fournisseur
Bon de commande : dans mesure du possible, par é ou par téléphone, confirm par un écrit
Procédure produit import
Procédure réception mati première
Contrôle à la réception Fiche de réception Non
Conforme
Réclamation fournisseur RQ Demande de dérogation
contrôle à
Procédure gestion des produits non conformes Fiche de réclamation fournisseur
Oui Demande de dérogation
RQ Oui
Acceptée
Stockage produit
Date :
PROCESSUS
Référence : PC.01
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PC.01 Achat, approvisionnement et gestion des intrants
Version : 01
Direction générale Mise à jour état de stock
Procédure validation paiement
Non
Validation paiement
Retour du produit chez le fournisseur
Responsable qualité, et service concerné par la demande
Responsable qualité
Notation surveillance et suivi des fournisseurs
Fiche de suivi et d’évaluation fournisseur
Planning annuel d’audit fournisseur
Besoin en Prestation : Qui
Quoi
Comment
Expression d’un besoin
Tous les services
Prestation nécessitant des devis comparatifs Non
Si le montant de la prestation dépasse 1000 DH
OUI
Recherche des prestataires Consultation trois prestataires Assistance de direction Ou service concernée Service concernée
Comparatif (prix et délai de paiement…) Sélection prestataire
Fiche de sélection prestataires
de
PROCESSUS
Date : Référence : PC.01
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PC.01 Achat, approvisionnement et gestion des intrants
Direction générale/assistante
Elaborer et finaliser le contrat
Version : 01
Bon de commande ou contrat
Service établie Procédure validation d’un paiement Validation paiement Responsable de la demande/RQ
Notation surveillance et suivi des prestataires
Fiche de suivi et d’évaluation fournisseur
Date :
PROCESSUS
Référence : PC.01
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PC.01 Achat, approvisionnement et gestion des intrants 4. Les indicateurs du processus 1. Nom de l’indicateur Taux de satisfaction des demandes 2. taux de non conformités détectées à la réception
Formule de calcul :
Formule de calcul :
Origine de l’information Responsable
Responsable administratif et financier /RQ
d’Achats
Nombre d’achats réalisés Nombre demandés Nombre de non conformités détectées à la réception Nombre d’achat effectué Service administrative et financier/ RQ Fréquence
Diffusion
Mensuelle
Direction
Usage Disponible pour toutes les ressources
Version : 01
Date :
PROCESSUS
Référence : PC.01
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PC.01 Achat, approvisionnement et gestion des intrants
Version : 01
5 .Les Ressources nécessaires Techniques : Tout le matériel nécessaire au bon fonctionnement du processus Humaines et savoir faire : Responsable qualité, direction générale, assistante de la direction, tous les services Financières : Selon budget.
6. Les documents Documents opératoires du processus : Liste des fournisseurs ( annuaire…), manuels conventions et cahier de charge, Enregistrements et procédures : Fiche de sélection fournisseurs, fiche suivi et d’évaluation fournisseurs, procédure validation paiement, fiche d’identification fournisseur Procédure réception matière première, Fiche contrôle qualité, procédure maitrise des PNC, fiche non-conformité AC et AP, fiche demande de dérogation, fiche réclamation fournisseur.
Date
Version
Nature de changement