Cahier Des Charges Achat Logiciel Chaine D'approvisionnement [PDF]

Zitiervorschau

Cahier des charges conception d’une Application ou Logiciel de gestion : Achats & Stock Niger, Burkina Faso, Sénégal, Mali

Dossier Technique Conception (Application ou Logiciel de gestion des achats et stock)

I.

Présentation de Marie Stopes International - Sahel

Marie Stopes International - Sahel est une organisation non gouvernementale, intervenant dans les services de planification familiale et de santé de la reproduction. Nous sommes engagés à maintenir le droit fondamental des couples et individus, de décider librement de l’espacement des naissances. Nos services sont orientés vers les femmes, les jeunes, les communautés fragiles. Notre mission : Des enfants par choix et non par Hasard. Dans le cadre de la mise en œuvre de ses activités, Marie Stopes International - Sahel souhaiterait disposer d’un logiciel ou une application qui lui permettra de gérer efficacement les achats et le stock du Magasin Central et ceux des points de stockage (stock régional ou stock des canaux d’offre de services) répartis dans les 4 pays du Sahel (Niger, Burkina, Mali, Sénégal).

II.

Enjeux et Vision du Projet

De nos jours de nombreuses organisations sont confrontées à beaucoup de contraintes liées à la gestion des achats et du stock (création de la demande d’achat, système de validation, traitement logistique, flux d’informations « demandeur/logistique/fournisseur », disponibilité des produits en stock, suivi des commandes, traçabilité des produits, accessibilité de l’information, réconciliation/triangulation des données, statistiques, rapportage, qualité des données, performance acheteurs/fournisseurs etc…). Pour Marie Stopes International – Sahel la gestion optimale des achats/stock de produits pharmaceutiques, consommables et équipements médicaux constitue un maillon essentiel pour le bon fonctionnement des activités de l’organisation. En effet, la gestion des achats a pour but de mettre à disposition le bon produit, au bon moment, au bon endroit et le stock, de maintenir à un seuil acceptable l’offre de service destiné aux populations vulnérables. D’où l’importance de disposer d’un outil de gestion moderne et répondant aux attentes de MSI - Sahel. Cet outil de gestion ou logiciel doit permettre de superviser, d’exploiter et d’extraire les données permettant d’assoir une meilleure lecture depuis la création de la demande d’achat jusqu’à la réception au demandeur ou au magasin de stockage, le flux de produits entre les différents points de stockage, également de gérer les alertes de stock maximum/minimum/sécurité, de visualiser les niveaux de stocks de gérer les inventaires, de valoriser le stock entrant, sortant et restant à travers les méthodes classiques de types Coût Unitaire Moyen Pondéré (CUMP)…

-9-

C’est la raison pour laquelle Marie International Sahel souhaite mettre en place un logiciel permettant de gérer, dans les conditions optimales, les achats, le stock central, régional et celui des canaux d’offres de services existants dans les 4 pays du Sahel. Une phase pilote sera lancée dans un des pays du Sahel pour observer le logiciel avec nos besoins d’informations de qualité et des modifications répétées si résultat positif, et ensuite mise à l’échelle dans les autres pays. L’Application ou Logiciel devra comporter : Indispensable

Apprécié

1.

Logiciel en version française ;

2.

Possibilité de saisie des données (consommations et services) pour le rapportage mensuel des canaux d’offre de services ;

3.

Faire une réconciliation/triangulation entre les données des stocks/services/revenus et générer les écarts ;

4.

Calculer systématiquement le coût unitaire moyen pondéré lors du rapport de consommation mensuelle et/ou inventaire ;

5.

Pouvoir se connecter/synchroniser avec d’autres logiciels : gestion de la comptabilité, les données suivi & évaluation et des canaux ou avoir un système pour exporter les données de consommation vers un fichier journal pour le rapport de clôture comptable par exemple – NB : Le modelé du fichier journal sera partagé.

6.

o

En particulier, un API (interface de programmation d’application) disponible pour faire un lien avec autres logiciels

o

Possibilité d’importer des données dans un csv ou Excel

o

Possibilité d’exporter des données dans un csv ou Excel

Automatisation du système de validation électronique des demandes d’achats/stock ;

7.

La possibilité d’avoir une hiérarchie d’autorisation claire et rediriger vers le niveau supérieur en cas d’absence d’un autorisateur et conserver la traçabilité pour les audits ;

8.

Doit intégrer les numéros de lot des produits – vérifier les contraintes de conformité des donations venant de UNFPA ;

9.

Paramétrage de l’accès aux données etc. facile à allouer par utilisateur, l’allocation peut être faite par pays, module, équipe, niveau d’hiérarchie… ;

10. Maintien d’une liste des fournisseurs approuvés qui peuvent être sélectionnés pour achats ; 11. Possibilité d’intégrer un prévisionnel d’achat de produits pharmaceutiques ;

18. Pouvoir saisir des données en offline (hors connexion internet) et faire systématiquement les mises à jour une fois dans un réseau internet ; 19. Optimisation du délai de traitement des demandes d’achat et de stock (à chaque niveau de la chaîne) ; 20. Flux d’informations sur l'évolution du traitement de la demande dans le circuit (possibilité de savoir à quel niveau se trouve la demande « service achats – demandeurs ») ; 21. Possibilité de savoir quelles sont les demandes traitées et celles non traitées (système de filtre) ; 22. Possibilité de faire un feedback direct et immédiat à celui qui a soumis la demande ; 23. Possibilité de joindre une pièce (justificative), la gestion des supports papiers (réduction du processus de gestion et d'archivage) etc. ; 24. Intégrer avec une caméra de smartphone afin de ‘lire’ les codesbarres de produits de stock (y compris les QR codes) ; 25. Intégrer avec une caméra de smartphone afin de prendre des photos des biens et les télécharger facilement ; 26. L’interface ressemble autant que

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12. Possibilité de tracer le stock par bailleur ; 13. Un minimum de validation de données doit être intégré dans le système, c’est à dire standard unité par produits définis et des alertes quand le prix moyen est hors norme ; 14. Capacité à capturer les donations de stock, transfert entre équipes, stocks endommagés, en quarantaine détruits ;

15. Capacite du système à produire des tableaux de bord, rapport d’exception par exemple, volume de stock par date d’expiration et comparaison de consommation mensuelles avec stock disponible, tendance… 16. Le système doit être intuitif, interactif et facile à utiliser ; 17. Support continu du consultant pour paramétrage en cas de besoin ;

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possible aux systèmes actuels en place ; 27. Flexibilité d’ajouter des ‘champs’ afin d’être conforme avec le coding spécifique à Marie Stopes International o

Ces champs doivent avoir la possibilité de ‘saisie libre’, ‘menu déroulant’ qui puise dans une liste stockée quelque part dans le logiciel, dates, chiffres

III.

Cartographie des canaux de Marie Stopes International – Sahel - Mai 2019

Équipes mobiles

MS LADIES/ MEN/SISTER

STOCK CENTRAL

CENTRES

MALI

8

20

4

3

317

352

BURKINA

9

62

8

4

60

143

SÉNÉGAL

11

19

1

2

66

99

NIGER

8

11

2

29

50

SOMME TOTALE SAHEL

36

112

15

472

644

PAYS

9

Franchises sociales/PSS

SOMME/CANAUX/PAYS

IV.

Fonctionnalité

1/ Paramétrage Le module d’administration ne sera pas ouvert à tous les utilisateurs. Un système d’authentification avec une saisie d’un login et d’un mot de passe sera demandé.

Login : Mot de Passe :

2/ Menu Le menu affichera une liste des options : Achats

Mot de passe

Stock

Paiement

Déconnexion

Catalogue des prix

Répertoire fournisseurs/canaux

Liste standard des produits/LPS

3/ Détails par pôle logistique – Achats/Stock

Menu Achats

Circuit validation demande d’achat (codification budget holder)

Création demande d’achat

Demande de cotation fournisseurs

Grille d’analyse des devis/offres

Bon de commande & Conditions générales d’achats

Demande de paiement finance

Outils manuels : 28. 29. 30. 31. 32. 33. 34.

Demande d’achat ; Demande de cotation ; Grille d’analyse ; Bon de commande ; Demande de paiement ; Stratégie d’archivage ; Suivi des achats.

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Archivage numérique dossier d’achat

Suivi des achats

Rapport performance acheteur/fourniss eurs/bailleurs : code assets

Menu Stock

Circuit validation Demande de stock

Demande de stock

Bordereau de Livraison/réc eption

Mouvements (Saisies entrées / Sorties)

Stock actuel/balan ce

Prevision de stock/fore cast pharmaci e

Outils manuels : -

Inventaire (stock théorique)

Coût unitaire moyen pondéré (CUMP)

Rapport : consommatio n mensuelle des canaux/résum é des mouvements de stock

Triangulat ion des données (stock/ser vices/reve nus

Réajustem ent/transfe rt de stock/reto ur de stock

Demande de stock ; Bordereau de livraison/réception ; Rapport conso mensuel ; Prévision stock/forecast pharmacie ; Fiche d’inventaire ; Fiche d’élimination de stock ; Outils de suivi de stock ; Triangulation ; Liste des informations nécessaires : produits, marque, numéros de lots, date d’expiration, bailleur, centre de cout, code project, DRLs numéro de compte SUN.

NB : Les fichiers en version Excel seront annexés à ce cahier des charges.

V/ Résultats attendus/ Livrables

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Quarantai ne/élimin ation de stock stock/reto ur de stock

Le consultant fournira une démo de l’application/logiciel en parfaite symbiose avec nos besoins, un manuel/guide d’utilisation, proposer un module de formation en power point sur le contenu et exploitation du logiciel à l’endroit des utilisateurs, appuyer à la formation des IT pour les maintenances préventives/correctives, un rapport provisoire sur le résultat du projet, avec des procédures claires et des taches précises à exécuter pour optimiser l’exploitation et la pérennité du logiciel au sahel, en version électronique. Un rapport final en document physique et une version électronique seront transmis à MARIE STOPES INTERNATIONAL - Sahel après prise en compte des observations issues de la rencontre de validation. NB : Un plan et période d’accompagnement du consultant seront fixés dans le contrat pour la maitrise effective du logiciel sur l’unité Sahel (4 pays). VI/ Profil du Consultant/Concepteur Logiciel : Le consultant / Organisation devra justifier :        

D’un diplôme supérieur (BAC+5) ou plus en ingénierie informatique, développeur d’application Web ou équivalent et avoir au moins 5 ans d’expériences dans la conduite de projets similaires, de préférence dans les pays du Sahel ; D’une expérience en système de gestion de base de données ; Expérience de développeur de projet de logiciels (gestion des achats et stock de produits pharmaceutiques) serait un atout ; De capacités techniques suffisantes et d'une expertise confirmée en matière de conception de logiciel intégré ; D’excellentes capacités rédactionnelles et de communication en français (manuel projet/guide d’utilisation/formation) ; D’une parfaite maitrise de pack office (Word, Excel, Powerpoint, Access) ; D’une expérience de collaboration avec des Organisations Non-Gouvernementales ; D’une expérience en formation/transfert de compétences…

VII/Modalités et documents à soumettre par le consultant L’appel à consultation sera publié sur les sites des 4 pays concernés par le projet : Mali, Niger, Burkina, Sénégal. Le consultant devra proposer une offre en 3 jeux de dossier : documents administratifs, technique et financière. 

L’offre technique devra inclure les documents suivants :

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     

Le CV du Consultant et ou membres du cabinet mettant en évidence les compétences et expériences exigées, les projets similaires déjà réalisés dans ce domaine et les organisations pour lesquelles ces projets ont été réalisés ; Une note méthodologique succincte incluant un planning détaillé ; Habilité à visiter les 4 pays ; L’offre financière doit contenir les coûts HT et TTC relatifs à la prestation ; Pièces administratives conformes avec l’administration du pays de résidence ; Des références antérieures (attestations de services faits, certificats de recommandations…).  Passer les droits de propriété à Marie Stopes International Sahel (modification des fonctionnalités avec un autre fournisseurs si besoin, exclusivité des accès « améliorer ou faire évoluer le logiciel en fonction des besoins d’innovations etc… »)

Les candidats intéressés sont invités à demander le dossier d’appel d’offres et à envoyer leur dossier avant les dates limites précisées sur l’annonce et le formulaire de dépôt des offres à l’adresse e-mail suivante : [email protected]

VIII/ Règlement de consultation 1. Documents constitutifs de l’offre Des attestations, ou à défaut, des documents justifiant que le candidat est en règle avec l’administration et le fisc : agrément et carte professionnelle, quitus fiscal, registre du commerce etc.…) 2. Prix de l’offre Le prix à indiquer dans l’offre sera le prix total de l’offre HT et toutes taxes comprises. 3. Cachetage et marquage des offres (si dépôt physique) Les consultants/cabinets placeront l’original et deux copies de leur soumission dans une enveloppe intérieure et une enveloppe extérieure cachetées. Ces enveloppes : a) b) c)

Seront adressées à l’Autorité contractante (Marie Stopes International) à l’adresse indiquée dans l’avis d’appel d’offres ; Porteront le titre et le numéro de l’appel d’offres ; L’enveloppe intérieure comportera en outre le nom et l’adresse du Candidat (si dépôt physique exigé) ; 4. Date et heure limites de dépôt des offres

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Les offres doivent être reçues à l’adresse spécifiée dans l’avis au plus tard à l’heure et à la date indiquées dans ledit avis d’appel d’offre. 5. Évaluation et comparaison des offres Marie Stopes International procédera à l’évaluation et à la comparaison des offres en procédant dans l’ordre suivant (voire détailles dans le formulaire de dépôt des offres en annexe) : a) b) c)

L’examen de la conformité des offres ; La vérification des opérations arithmétiques ; L’élaboration d’un classement des offres, par ordre de prix croissant. 6. Cas de Rejet d’offres

Les offres seront rejetées pour les motifs suivants : a) b) c) d) e)

Offre arrivée après l’expiration du délai de remise des offres ; Si le candidat remet sous le même nom ou des noms différents plusieurs offres ; S'il existe une preuve de collusion entre candidats ou avec un staff MSI ; Si le candidat exige des conditions jugées inacceptables ; Si aucune des offres ne satisfait les conditions et prescriptions requises, ou si les prix des offres sont excessifs. 7. Information des soumissionnaires

Dès qu'elle a approuvé la proposition de partenariat, l’Autorité contractante (Marie Stopes International) informera les soumissionnaires par courrier. 8. Recours Tout soumissionnaire écarté peut exercer un recours dans les conditions réglementaires. 9. Signature du marché En même temps qu'elle notifie l’attribution du marché au soumissionnaire, l’autorité contractante lui envoie le projet de contrat.

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