Rappot Achat Approvisionnement [PDF]

Zitiervorschau

Table des matières : Introduction : ............................................................................................................ 3 Section 1 : Le processus de la logistique intégrale ................................................... 4 1.

La chaîne logistique : ................................................................................................ 4

Section 2 : Distinction entre l’achat et l’approvisionnement................................... 5 1.

La fonction achats : ................................................................................................... 5

2.

La fonction approvisionnement : ............................................................................... 6

Section 3 :

Le processus achat .............................................................................. 6

1.

Expression du besoin :............................................................................................... 6

2.

Sélection du fournisseur : .......................................................................................... 7

3.

Négociation et contrat : ............................................................................................. 7

4.

Suivi des commandes en cours : ................................................................................ 8

5.

Réception des marchandises : .................................................................................... 8

6.

Contrôle et enregistrement des factures, paiement des fournisseurs ........................... 9

Section 4 :

Le processus Approvisionnement .................................................... 10

1.

Définition : .............................................................................................................. 10

2.

Mission : ................................................................................................................. 11

3.

L’importance & enjeux : ......................................................................................... 11

Section 3 :

Le déroulement

d’une

mission

d’audit

de

processus

d’achat-

approvisionnement .................................................................................................. 12 1.

Phase de planification de la mission ........................................................................ 12

2.

Phase d’accomplissement de la mission ou de réalisation ........................................ 14

3.

Phase de communication des résultats ..................................................................... 15

Introduction : En dehors de ses obligations légales, une entité peut avoir besoin de disposer d’un diagnostic approfondi sur l’efficacité d’un processus informatisé. Ce processus peut être stratégique, complexe ou anciennement mis en place afin de garantir notamment la qualité et la sécurité des données. Nous avons opté donc pour l’analyse du processus « Achats-Approvisionnement ». L’objectif de cette mission d’analyse est de revoir les points défaillants et les améliorer dans le cadre de la qualité des procédures du processus ainsi que donner une fiabilité de sorte à réduire les risques potentiels d’erreurs et d’anomalies à un niveau acceptable au sein de l’organisation. Le processus achats/approvisionnement présente une importance indéniable au sein de toute entreprise commerciale, industrielle, quelle que soit sa dimension. Cet attrait tient à la position stratégique de la fonction achat dans l'entreprise. De ce fait, ce processus revêt un caractère vital pour l'entreprise et sans lequel une estimation exacte des besoins ne peut être faite. L'entreprise ne peut maîtriser son activité en amont et en aval qu'avec une meilleure prospection de son marché, une bonne sélection de ses fournisseurs, avec un planning scrupuleusement établit permettant de canaliser l'ensemble des informations dont elle dispose vers l'étude, l'analyse et la schématisation de ces dernières pour une utilisation fiable et simplifiée. Pour permettre à l'entreprise de bien cerner les risques afférents à ses activités, la mise en œuvre d'un audit interne périodique de ce processus est indispensable. Cet audit interne, nous permet de garantir les bonnes méthodes et procédures, les conditions d'une meilleure gestion, la préservation du patrimoine de la société et la fiabilité de l'information. Ce travail porte sur l’audit du processus Achat/Approvisionnement. C'est ainsi que dans notre travail, nous essaierons de présenter une étude d'un cas pratique d'une mission d'audit interne des achats et portant sur l'application des concepts théoriques précédemment décrits. A ce niveau une question mérite une réflexion : Comment analyser le processus « Achats-Approvisionnement » ?

Section 1 : Le processus de la logistique intégrale La mesure et l’évaluation des performances logistiques dans les entreprises et dans les chaînes d’entreprises constituent un moyen incontournable pour entretenir et développer la capacité des organisations à satisfaire les clients et assurer l’amélioration continue. Afin de déterminer les leviers d’actions les plus pertinents pour traiter un dysfonctionnement ou une sous-performance dans un entrepôt, la conduite d’un audit logistique est ainsi bien souvent recommandée. Pour mener celui-ci de la manière la plus pertinente, il convient dans un premier temps d’analyser la situation actuelle en se basant sur des indicateurs de performance, afin de pouvoir élaborer par la suite un plan d’action permettant d’améliorer ces résultats.

1. La chaîne logistique : La chaîne logistique regroupe l’ensemble des processus (étapes et réseaux) utiles voire nécessaire pour assurer à un client de recevoir sa commande. Elle comprend la planification, l’achat des matières premières et leur transformation en un produit fini ainsi que la livraison jusqu’au client final. Chaque maillon de la chaîne regroupe des fournisseurs et entreprises aux missions bien définies. Avec la mondialisation, les chaînes logistiques se sont de plus en plus complexifiées. Cependant, peu importe le secteur ou le type de produit fabriqué, on distingue trois grandes étapes dans une chaîne logistique : A.

L’approvisionnement des matières premières ou produits semi-finis auprès des usines

pour la production. Exemple : dans le cadre de la production d’un pull en laine, la récolte et l’approvisionnement de la laine à l’usine afin qu’elle puisse être traitée, filée et servir in fine à la production. B.

La production en usine des produits finis qui pourront être commercialisés au client à

partir des matières premières. Exemple : Le pull est fabriqué à partir de la laine récoltée et approvisionnée à l’usine. C.

La distribution des produits finis par le biais d’un réseau de grossistes, d’entrepôts, de

magasins physiques ou de plateformes d’e-commerce. Exemple : le pull est vendu auprès de clients particuliers sur des sites en ligne ou en boutique. Ainsi le pull est acheminé jusque dans

la boutique de l’enseigne qui le commercialise ou livré chez le client si ce dernier l’a commandé par internet. De cette manière, tout le long de la chaîne logistique, le produit gagne de la valeur.

Section 2 : Distinction entre l’achat et l’approvisionnement De nombreuses personnes utilisent les termes achats et approvisionnements de façon interchangeable, mais malgré leurs similitudes, ils ont des significations différentes. Clarifions toute confusion sur les différences entre achats et approvisionnements. L’étroite collaboration entre ces fonctions, la fine frontière qui les départage suffisent-ils pour penser qu’Achats et Approvisionnement sont deux fonctions substituables ? C’est à cette interrogation que nous souhaitons, à la suite de ce travail, proposer un début de réponse. 1. La fonction achats :

Le Processus Achat est l’ensemble des opérations qui permettent à l’entreprise de disposer des biens et des services nécessaires à son activité qu’elle doit se procurer à l’extérieur. La fonction achats joue un rôle d'interface dans l'entreprise avec les fournisseurs externes. L'achat ne se résume pas uniquement aux marchandises, matières et fournitures ou services destinés à la production. Il couvre également tous les autres besoins d’exploitation de l'entreprise. La fonction achats est en charge de :  Recevoir les besoins exprimés par les services de production, commerciaux et/ou généraux ;  Consulter et sélectionner les fournisseurs ;  Négocier avec ces derniers les meilleures conditions commerciales à travers l’étude des offres et la mise en place de contrats (prix, délais, conditions de paiement...) ;  Assurer le suivi des commandes jusqu’à la livraison au lieu convenu, en quantité exprimée et dans la qualité définie dans le cahier des charges

2. La fonction approvisionnement :

D’une manière générale, la fonction approvisionnement a pour rôle organiser, planifier et contrôler l'ensemble des stocks appartenant à l'entreprise. Son objectif principal est l'établissement d'un équilibre entre la qualité de service et les coûts de possession de stock. Elle agit de ce fait principalement sur :  La planification des commandes de réapprovisionnement (fréquence et dates d'émission des ordres d'approvisionnement) ;  La détermination des quantités de commandes (calcul des quantités à approvisionner). En effet, pour éviter les surstocks ou les ruptures de stocks, il faut disposer du juste nécessaire car trop ou peu de stock engendre des coûts (pertes liées à l’arrêt de la production, coûts des ruptures, risques de détérioration, besoin de ressources supplémentaires pour le stockage…) ;  Le déclenchement des commandes à travers des demandes d’achats ou ordres d’approvisionnements fermes ;  La gestion des moyens de manutention et de stockage. Les fonctions « Achats » et « Approvisionnement » n'ont souvent pas été dissociées car elles travaillent conjointement dans l'évaluation des fournisseurs, le traitement des litiges, la détermination et le choix du réseau logistique (conditions de mise à disposition des produits) et le choix des moyens de transport. Il ressort cependant de cette analyse que leurs missions respectives sont totalement différentes. Il convient donc de les apprécier dans une logique de complémentarité.

Section 3 : Le processus achat 1. Expression du besoin : a) Finalité : Etre sur que l'achat correspond à un besoin réel de l'organisation et qu'il est validé par une personne autorisée.

b) Documents de contrôle :  Organigramme détaillé avec définitions de fonction écrites pour la Demande d'achat et son acceptation

 Règles et pouvoirs de signature

c) Bonnes pratiques du contrôle interne :  Mettre à jour régulièrement la hiérarchisation des pouvoirs au niveau des DA  Valoriser et référencer la DA à un budget  Référencer la DA à un cahier de charges dans certains types d'achats  Mettre en place une procédure d'exception pour les achats en urgence

2. Sélection du fournisseur : a) Finalité : Être sûr d'obtenir un maximum d'informations sur les fournisseurs potentiels afin d'évaluer leurs propositions équitablement

b) Documents de contrôle :  Annuaires professionnels  Offres fournisseurs  Fiches fournisseurs  Procédures d'appel d'offres

c) Bonnes pratiques du contrôle interne :  Mettre en place un système d'information sur les fournisseurs à la disposition des acheteurs  Supprimer les relations de dépendance avec les fournisseurs  Mettre en place une procédure d'AO et de dépouillement  L'acheteur doit rédiger l'AO en collaboration avec les demandeurs après étude préalable du marché  Définir des critères de comparaison permettant de justifier les choix

3. Négociation et contrat : a) Finalité : Être sûr que les commandes existent et que les termes de ces commandes ont été négociés, formalisés et autorisés.

b) Documents de contrôle :  Règles et pouvoirs de signature

 Liste de fournisseurs autorisés  Bon de commande (BC)  Accusé de réception de commande (AR)

c) Bonnes pratiques du contrôle interne :  Mettre en place un support de commande standard  Mettre à jour régulièrement la liste des personnes habilitées à signer les commandes  Diffuser l'information de la passation de commande au service demandeur, service comptabilité et au service réception.  Vérifier l'adéquation de la négociation et du contrat

4. Suivi des commandes en cours : Le composant de suivi des commandes est un outil très complet permettant de les visualiser et gérer toutes les étapes de la vie d’une commande. L’objectif de cette étape est de s’assurer que les commandes en cours font l’objet d’un suivi fiable, pertinent et efficace.

a) Les points de contrôle : Les bons de commande, les accusés de réception et le tableau de suivi des commandes en cours.

b) Bonnes pratiques du contrôle interne :  Diffuser l'information de la passation de commande au service demandeur, service comptabilité et au service réception.  Classer les BC en attente de réception.  Rapprocher les BC avec les AR.  Établir un tableau de suivi des commandes en cours.

5. Réception des marchandises : À l’origine des flux logistiques, la réception de marchandises fait partie des processus les plus importants d’un entrepôt. Lorsqu’elle est mal gérée, elle peut donner lieu à de nombreuses erreurs de stocks limitant la productivité de l’entreprise. C’est pourquoi il est essentiel que vous organisiez votre réception de marchandises efficacement si vous souhaitez maîtriser votre coût d’exploitation. L’objectif de cette étape est de s’assurer que la réception des marchandises des marchandises ou de livraison de prestation est correctement effectuée.

a) Les points de contrôle : Les bons de commande, les bons de livraison, les bons de réception et la lettre de réclamation aux fournisseurs.

b) Bonnes pratiques du contrôle interne :  Réceptionner les livraisons en des lieux définis  Classer les BC en attente de réception.  Etablir des bons de réception (BR) et les rapprocher aux BL ET BC  Si des écarts ou des retards sont constatés, relancer le fournisseur et avertir les demandeurs et les gestionnaires des stocks.  Envoyer un double du BR au service comptable et classer l'original en attente de facture.  Mettre en place une procédure formalisée concernant les litiges. Exemple : Questionnaire d’évaluation des procédures du cycle « A/F » de la RAK

6. Contrôle et enregistrement des factures, paiement des fournisseurs L’objectif de cette étape est de s’assurer que les factures fournisseurs sont correctement contrôlées, enregistrées et réglées.

a) Les points de contrôle Les factures, les bons de réception, les bons de commande, Mouvements du comptes fournisseurs, liste des personnes habilitées à signer les documents de paiement, procédure de réception et de paiement des factures et documents associés et les pratiques au niveau du suivi des dettes fournisseurs.

b) Bonnes pratiques du contrôle interne :  Définir, formaliser et communiquer des procédures de réception et de paiement des factures claires et précises en définissant le rôle et la responsabilité de l'ensemble des acteurs. Classer les BC en attente de réception.  Mettre à jour la liste des personnes habilitées à signer les documents de paiement  Contrôler les factures  Analyser les comptes fournisseurs et comptes de trésorerie Exemple : Questionnaire d’évaluation des procédures du cycle « A/F » de la RAK

Section 4 :

Le processus Approvisionnement

Toute organisation a besoin d’acheter, de stocker et de distribuer des biens, du matériel (produits) et des services dans le cadre de ses activités. De plus, les organisations doivent gérer et surveiller les produits lorsqu’ils entrent et sortent du magasin ou de l’entrepôt. Permettent aux organisations d’obtenir une valeur optimale pour les ressources dépensées en biens et en services. La gestion efficace des ressources à travers un approvisionnement, un entreposage et des processus de gestion des stocks

1. Définition : L'approvisionnement est une technique ou méthode permettant de livrer un bien, ou un service, à un tiers. On peut considérer que l'approvisionnement est distingué en deux flux distincts : physique et administratif.

Le flux administratif est nécessaire à l'envoi et à la réception de données, ordres, commandes, factures... Le flux physique est l'art d'acheminer le bien vers le demandeur, par bateau, avion, camion, chemin de fer...

2. Mission : La Fonction Approvisionnement (F.A.) a pour mission de satisfaire, dans les meilleures conditions, les besoins de l’entreprise en biens et services nécessaires à son activité. Elle permet notamment :  à l’entreprise commerciale, de disposer des marchandises dont elle a besoin pour satisfaire la demande de ses clients.  à l’entreprise industrielle de disposer des matières premières, des composantes et des fournitures dont elle a besoin pour la fabrication de ses produits

3. L’importance & enjeux : L’importance de la F. A. tient au fait qu’elle influence directement cinq déterminants de la compétitivité de l’entreprise et de sa rentabilité. La F.A. a en effet un impact direct sur :  La qualité du produit fini  Le prix de revient du produit fini et donc le prix de vente et la marge commerciale  La continuité de la production  Les délais de livraison au client  La flexibilité de l’offre Ainsi concernant l’aspect financier et commercial, la F. A. doit intégrer et concrétiser les grandes

orientations stratégiques de l’entreprise telles que : L’internationalisation

L’externalisation La différenciation La domination par les coûts La diversification L’innovation permanente  La fonction approvisionnement comporte donc un élément achat et un élément gestion des stocks

a) La Gestion des Achats La Gestion des Achats consiste notamment à : Sélectionner et assurer un suivi des fournisseurs ; Rechercher en permanence de nouveaux produits ; Négocier les meilleures conditions de transaction ; Contrôler les livraisons et les facturations ; Mettre en place des processus rigoureux et méthodiques

b) La Gestion des Stocks : La gestion des stocks, consiste notamment à Contrôler les niveaux des stocks : par décider des quantités à commander, décider des fréquences des commandes ; décider des critères de déclenchement des commandes ; La clé d’une gestion des stocks efficiente est un arbitrage réussi entre deux objectifs contradictoires : l’optimisation des coûts (qui pousse vers un minimum de stock) la disponibilité des produits (qui pousse vers un maximum de stock).

Section 5 :

Le déroulement d’une mission d’audit de

processus d’achat-approvisionnement 1. Phase de planification de la mission Cette phase est constituée essentiellement des étapes suivante : le plan de mission, le référentiel d’audit du processus de gestion des stocks, l’évaluation du dispositif de contrôle interne par la présentation du tableau des forces et faiblesses apparentes , le rapport

d’orientation et le programme de vérification.

a) Plan de mission Dans cette optique, il faut s’entretenir avec les différents responsables de services intervenant

dans le processus de gestion

des stocks que sont

le responsable

approvisionnement et achat, le chef de l’activité approvisionnement, le chef de l’activité achat, le chef de l’activité gestion des stocks et les opérateurs de l’activité gestion des stocks (réceptionnaires, les magasiniers chargés de la protection des stocks, des entrées et sorties des stocks)

Ensuite, il faut effectuer une analyse documentaire qui a porté sur :

le manuel de

procédures actualisé, le rapport d’inventaire des stocks, les procédures d’inventaire des stocks, les procédures de réception et de sortie des stocks. Cette collecte des données permet de réaliser le descriptif des procédures existantes liées au processus d’achat-approvisionnement.

b) Elaboration

du

référentiel

d’audit

du

processus

d’achat-

approvisionnement L’élaboration du référentiel d’audit du processus de gestion des stocks consistera à l’étude de l’ensemble des fonctions du processus en les découpant en tâches élémentaires que sont :       

l’expression du besoin ; l’arrivage des matériels ; la gestion des stocks ; la comptabilisation des stocks ; la sortie des matériels en magasin ; la valorisation et la dépréciation des stocks ; l’inventaire des stocks. A ces tâches, on définit les objectifs de contrôle interne et les risques opérationnels

associés à ces objectifs. Après cette étape, nous évaluerons les dispositifs de maîtrise de ces risques et nous nous assurerons de leur existence. Cette étape nous permettra de réaliser le rapport d’orientation après élaboration du tableau des forces et faiblesses apparentes en accentuant nos contrôles sur les zones d’inexistence de dispositifs de contrôle interne.

c) Evaluation du dispositif de contrôle interne A la suite de la description des procédures existantes et réellement exercées à la gestion des stocks, il faut évaluer le dispositif de contrôle interne afin de déterminer dans quelle mesure l’audit peut s’appuyer sur ces procédures et aménager son programme de travail. Pour réaliser cette évaluation, il faut mettre en place un outil de description tel que le tableau des forces et faiblesses apparentes.

d) Rapport d’orientation e) Programme de vérification 2. Phase d’accomplissement de la mission ou de réalisation a) Conduite de la réunion de lancement de la phase d’accomplissement A une date précise, dans le bureau du Responsable Approvisionnement et Achat, et en présence du Responsable Approvisionnement et Achat et du Chef Gestion des Stocks, on fait la réunion de démarrage de la mission d’audit du processus de gestion des stocks. Durant la réunion, il faut présenter les objectifs et le périmètre de la mission d’audit du processus de gestion des stocks, la méthodologie de conduite de la mission et enfin le programme de travail, tout en précisant les outils à adopter pour la réalisation de la mission. Sans oublier de prendre en compte les préoccupations des audités.

b) Réalisation des tests d’audit Pour la mise en œuvre des tests d’audit, il faut réaliser un échantillonnage et conformément aux objectifs d’audit du programme de vérification.  Le choix de l’échantillon et le test d’existence réalisé Après avoir élaboré le programme de travail, on passe à la réalisation des tests à partir de critère d’échantillonnage défini dans le programme de travail. Les tests sont faits sur un échantillon avec un nombre d’articles et une période de réalisation précisé à l’avance. Il faut procéder donc à un tirage au sort des dossiers d’achat des fournitures de bureau (les consommables) et les pièces de rechanges, qui ont fait l’objet de vérifications. Les vérifications auront portés sur ces différents dossiers. Le test d’existence réalisé, Le test consiste à vérifier :        

L’existence des bordereaux de demande d’achat ; l’existence des bons de commande ; l’existence des factures pour la comptabilisation ; l’existence des bons de livraison ; l’existence des bons de réception ; l’attribution des codes à l’article ; l’existence des bons de sortie ; la présence du matériel sur la liste d’inventaire de fin d’année.

 Le questionnaire de contrôle interne Le questionnaire de contrôle interne (QCI) permet de passer du général au particulier et d'identifier pour chaque fonction quels sont les dispositifs spécifiques de contrôle essentiels. Ainsi le QCI a pour objectif d’identifier les points forts et les points faibles de conception des dispositifs du contrôle interne. Les points forts et points faibles, émanant d’une évaluation peuvent être:

c) Les points forts  l’établissement des BC par les personnes habilitées ;  l’existence d’un registre des réceptions et des expéditions ;

d) Les points faibles  La non définition d’un seuil sécurité ;  La non définition d’un niveau maximal de stock à ne pas dépasser ;  l’inexistence des bons de réception pour matérialiser les matériels reçus ;  le non traitement des écarts significatifs d’inventaire des stocks.  La grille de séparation des tâches La grille de séparation des tâches présentée permet de comprendre par rapport à la chronologie des opérations réalisées dans le processus de gestion des stocks, la séparation des responsabilités entre les différents acteurs entrant dans ce processus. Cette grille présente une bonne séparation des tâches.  Réalisation du test de permanence En référence aux réponses positives du questionnaire de contrôle interne qui représentent des points forts de la conception du dispositif de contrôle interne du processus de gestion des stocks, on peut effectuer le test permanence sur le même échantillon . Par ailleurs, nous avons vérifié l’existence d’un manuel de procédures, ainsi que le respect de l’application de ces procédures d’achat -approvisionnement.

e) Feuille d’analyse des risques (FAR) Après l’audit du processus d’achat-approvisionnement, il faut faire quelques recommandations allant dans le sens d’une bonne maîtrise des risques du processus de gestion des stocks.

3. Phase de communication des résultats Cette phase est constituée essentiellement des étapes suivantes : la conduite de la réunion de clôture de la mission et du rapport d’audit.

a) Réunion de clôture Aux termes d’une mission d’audit du processus de gestion des stocks, il faut tenir une réunion de clôture. Cette réunion devra faite, en présence du Chef Gestion des stocks et de tous les gestionnaires de stocks concernés par la mission, afin de présenter les résultats des vérifications menées. Les constats ressortis à travers les travaux devront être discutés avant de produire le rapport définitif.

b) Rapport d’audit Le produit de l’audit est destiné à la Direction Générale, au Directeur d’Exploitation Technique, au Responsable Approvisionnement et Achat, au Chef Approvisionnement, au Chef Achat, et au Chef Gestion des Stocks. Les objectifs de la mission sont de : -

s’assurer de l’efficacité des dispositifs de contrôle interne liées au processus d’achatapprovisionnement s’assurer de la fiabilité des informations opérationnelles. Le périmètre de la mission s’étend à toutes les procédures manuelles ou automatisées

exécutées depuis l’expression du besoin des matériels stockés jusqu’à l’inventaire de fin d’année des stocks. A la fin de la mission, il faut élaborer un rapport d’audit complet destiné à l’ensemble des clients de l’audit. Ce dernier doit contenir tout type de dysfonctionnement constaté au cours de la mission accompagné des feuilles d’analyse des risques et des recommandations proposées. Le rapport doit articuler comme suit : -

les forces du système ; les faiblesses d’applications décelées ; les recommandations.