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Cours de l’audit général (initiative personnelle)
Etudiant :M.A.B
COURS DE L’AUDIT GENERAL L’audit est une démarche d’investigation et d’évaluation des risques (latents et manifesté) et des éléments de contrôle interne qui : ➢ S’opère à partir d’un référentiel ; ➢ Inclut un diagnostic et conduit éventuellement à des recommandations ; ➢ S’effectue de façon indépendante et sur mandat, (mandaté par la DG) c-à-d qu’il ne va pas faire un audit inopiné, les personnes qui seront auditées sont informé. ➢ Contribue à la maitrise de l’organisation. Investigation : pour trouver les origines des problèmes
Tout contrôle est un audit mais l’audit n’est pas seulement le contrôle, ce n’est pas l’auditeur qui contrôle mais il doit évaluer le contrôle et la gouvernance. Est appelé aussi contrôle, le contrôle effectué quotidiennement par le personnel (auto-contrôle) pour marquer la présence et l’absence de chacun. L’audit interne est une fonction, l’auditeur est celui qui exerce la fonction de l’audit. Par contre le contrôle interne est un processus qui est lié même au fonctionnement de l’entreprise. L’auditeur interne est un salarié de l’entreprise dépendant de la direction générale mais indépendant de service qu’il va auditer, par contre l’auditeur externe est salarié d’une autre entreprise donc indépendant d’office.
Dans l’audit externe nous avons : L’audit légal : doit assurer aux actionnaires et aux tiers que les états financiers qui leur sont présentés donnent une image fidèle des performances et de la situation financière de l'entité. C’est une obligation de l’Etat. Deux conditions sont nécessaires pour réaliser l’audit interne ou la certification : 1. Être un expert-comptable agréé par l’Etat ; 2. Être inscrit dans l’ordre des experts-comptables. Cependant il y a une exception au Maroc :
Si l’auditeur externe a une expérience et a obtenu l’ordre des expertscomptables, il peut exercer la certification ou le commissariat au compte. L’audit légal est la certification des comptes, il concerne seulement ce qui est financier L’audit contractuel consiste en un examen et un contrôle mené par un professionnel (contrat avec e/se) des informations sur une activité de l’entreprise. La mission d'audit contractuel concerne, en principe, les entreprises qui n'ont pas l'obligation légale de recourir aux services d'un commissaire aux comptes. Exemple : le recours au commissaire aux comptes est obligatoire au sein d'une société anonyme (SA).
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Un examen critique, c-à-d retrouver les forces et faiblesses de l’entreprise, concernant les forces la question est de voir est-ce que nous pouvons nous améliorer et pour les faiblesses quelles sont les solutions et recommandations que nous pouvons apporter. On a assisté à une évolution de l’audit c-à-d qu’aujourd’hui on peut auditer toutes les fonctions de l’entreprise, pas seulement la fonction comptable et financière. Dans chaque mission d’audit : l’auditeur est mandaté par la direction générale, même l’auditeur interne. Dans le cadre de l’audit l’égal le commissaire au compte est mandaté pour trois ans. L’auditeur interne est mandaté pour chaque mission par un ordre de mission. Il y a une exception pour l’auditeur interne qui peut réaliser une mission d’audit sans l’ordre de mission, quand il s’agit de l’audit de fond (l’argent, les chèques, les effets de commerce…).
LE CHAMPS D’APPLICATION DE L’AUDIT Du point de vue général, l'Audit Interne intervient sur les domaines suivants selon Jacques RENARD (2005 ; 18) : L’examen et l'évaluation de l'efficacité des dispositifs de contrôle interne ; Le contrôle de l'application de l'efficacité des procédures de management du risque et méthodes de mesure du risque ; Le contrôle de la sincérité et de la fiabilité des enregistrements comptables et des rapports financiers ; Le contrôle de la sauvegarde des Actifs ; Le contrôle des dispositifs mis en place pour s'assurer qu'ils sont conformes aux exigences légales et réglementaires, aux codes de conduite et à la mise en œuvre des politiques et procédures ; Le contrôle de la sincérité, de la fiabilité et de l'opportunité des reportings règlementaires. Olivier LEMANT (1995 ; 42) a identifié trois rôles que l'Audit est en mesure de jouer dans les entreprises qui dépendent de la personnalité des dirigeants et du responsable de l'Audit Interne. Ces rôles sont au nombre de trois : ➢ Assurer que tous les risques sont identifiés et maîtrisés, et les directives appliquées garant auprès de la Direction Générale et du Comité d'Audit ; ➢ Aller sur le terrain et faire le diagnostic de l'organisation et le bilan de la situation, et rapporter ses conclusions : un outil au service de la Direction ; ➢ Aller voir, éclairer le directeur et surtout les responsables concernés et les persuader de lancer les actions de progrès nécessaires.
1. L’audit de régularité ou de conformité : Démarche traditionnelle de l’auditeur : vérification de la bonne application des règles, procédures, organigramme, circuit d’information, etc… Analyse par rapport à un référentiel : comparaison de la règle à la réalité.
2. L’audit d’efficacité ou la réalisation des objectifs :
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Pas de norme ni standard ou de règle, ce n’est pas aussi par rapport à un référentiel, mais estce que l’on est efficace ou pas ? il y a les objectifs et le temps (qui est très cher). Efficacité économique : c-à-d la minimisation des coûts. Efficience : ça résume l’efficacité et économique qui va nous conduire à la performance (prendre en considération le temps, ‘’time is a money’’, mais aujourd’hui c’est la rapidité si on n’est pas 1er on est 2eme ou dernier) Evolution par rapport à la démarche traditionnelle : l’auditeur qui émet une opinion, non pas uniquement sur l’application des procédures, mais également sur leur qualité. Le référentiel devient plus abstrait, l’expérience cumulée de l’auditeur dévient un facteur important pou réussir de telles missions, jugement des procédures par rapport à ce que l’auditeur considère comme efficace et efficience.
3. L’audit de management : En résumé c’est la manière dont les dirigeants gèrent l’entreprise. Approche nouvelle qui constitue le stade ultime de développement de la fonction de l’audit : Vérification que la politique de chaque fonction est en ligne avec la stratégie de l’entreprise Vérification de la façon dont les politiques sont conçues transmises et exécutées tout au long de la chaine hiérarchique. Audit de processus d’élaboration de la stratégie.
Les caractéristiques de l’audit : a) Un examen méthodologique d’une situation : ce porte sur les états financiers pour l’auditeur légale, mais atteint d’autres domaines pour l’auditeur contractuel ou auditeur interne. b) Par une personne indépendante et compétente : multidimensionnelle (comptable, juridique, science humaines et politique générale…). Il doit avoir un haut niveau dans l’entreprise, au-dessus de tout soupçon (qui ne présente pas de doute, un casier propre). Pour la direction générale : c’est évaluer les risques, ce n’est pas l’auditeur qui gère les risques mais il doit évaluer la probabilité de réalisation des risques. c) Qui s’assure de la validité matérielle des éléments qu’il doit contrôler : il doit fonder ses examens sur des pièces justificatives, les échantillons nous donnent une idée mais ne représente pas la population dans totalité. d) Qui vérifie la conformité du traitement de ces fait avec les règles normes et les procédures du système du contrôle interne. L’auditeur ne peut jamais vérifier la totalité de l’information se rapportant à une situation. e) En vue d’exprimer une opinion motivée sur la concordance globale de cette situation par rapport aux normes. L’auditeur termine son travail d’examen de situation en exprimant son opinion dans un rapport. La compétence n’est pas liée avec le temps par contre la compétence est liée à l’expérience. •
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AUDIT INTERNE ET AUDIT EXTERNE Dans l’entreprise, on entend souvent parler d’audit en le qualifiant d’interne et d’externe. Il faut savoir que ces deux audits sont nécessaires pour le bon fonctionnement de l’entreprise et lui assurer la pérennité. Même si les compétences requises pour ces deux métiers sont identiques, l’auditeur interne et l’auditeur externe ont des tâches différentes et un environnement de travail autre. L'AUDITEUR INTERNE L'auditeur interne, comme son nom l’indique, travaille au sein d'une entreprise. Les missions de l’auditeur interne
La mission principale d’un auditeur interne est de veiller au respect des procédures. Cellesci étant en général, décidées et mises en place par la direction de l’entreprise. Son travail se fait essentiellement par la méthode de l’observation. Il observe, discute avec les employés qui travaillent et ainsi tente d’évaluer les méthodes de travail des employés. Il peut, sur le terrain, décider de changements éventuels qui pourraient améliorer la productivité ou tout simplement veiller au bon respect des différentes procédures mises en place. En plus de cette mission principale, l'auditeur interne peut se charger d’autres tâches d’organisation, comme : Les contrôles organisationnels Un audit financier pour diagnostiquer d'éventuelles défaillances.
Les difficultés rencontrées par l’auditeur interne Le métier d’auditeur interne n’est pas évident au quotidien. Les principaux problèmes qu’il peut rencontrer sont : • Un manque de liberté et d’autonomie : parfois, pour des raisons de confidentialité ou autres, l’auditeur interne ne peut accéder à toutes les informations • La monotonie de ses tâches : ce n’est pas passionnant de se retrouver à observer des personnes qui travaillent. Il est clair que les missions de l’auditeur sont assez répétitives. • La perception négative de l’auditeur interne auprès des employés : comme nous le disions, il est souvent considéré comme un espion de la direction et il aura du mal à établir des relations avec ses collègues.
L'AUDITEUR EXTERNE
A la différence de l’auditeur interne, cette personne ne fait pas partie de l’entreprise, Même si ses missions ressemblent beaucoup à celles de l'auditeur interne, ces missions varieront en fonction de la culture de l’entreprise ou des procédures qui y sont appliquées. Les avantages de l’auditeur externe Après avoir vu les limites du travail de l’auditeur interne on peut facilement deviner les avantages de l’auditeur externe qui en réalité, travaille dans un environnement différent. Audit général S6
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L’absence de conflit avec ses collègues : contrairement à l’auditeur interne, il ne travaille pas au sein de son entreprise et n’est donc pas perçu comme un « traitre » espion de la direction mais bien comme une personne extérieure. L’acquisition d'expériences diverses en travaillant dans des secteurs assez différents et très enrichissants. L’auditeur se retrouve expert de plusieurs secteurs et acquiert des compétences pointues. Le relationnel : en changeant assez fréquemment de lieu de travail, l’auditeur externe connait de nouvelles personnes et change de climat social
Différence entre audit interne et audit externe : 1 La périodicité : Pour l’audit interne (AI), L’auditeur interne travaille en permanence dans son entreprise sur des missions planifiées en fonction du risque et qui l’occupent avec la même intensité quelle que soit la période.
Pour l’audit externe (AE) Les auditeurs externes réalisent en général leurs missions de
façon intermittente et à des moments privilégiés pour la certification des comptes : fin de trimestre, fin d’année. En dehors de ces périodes, ils ne sont pas présents, sauf le cas de certains grands groupes dont l’importance des affaires exige la présence permanente d’une équipe tout au long de l’année,
1. Audit légal (AL) c’est la fin de l’année avec la clôture de l’exercice. 2. Audit contractuel (AC) la réalisation dépend des causes du contrat, il peut être réalisé selon la volonté des parties contractantes.
2.Le statut de l’auditeur : C’est une évidence mais qui est fondamentale. L’auditeur interne appartient au personnel de l’entreprise, l’auditeur externe (cabinet international ou commissaire aux comptes) est dans la situation d’un prestataire de services juridiquement indépendant.
AI : il est un salarié de l’entreprise, dépendant de la DG indépendant des services. AE :
AL : il doit être expert-comptable et inscrit dans l’ordre des experts-comptables ; AC : il n’y a pas de condition.
3 Les objectifs de l’audit : Alors que l’objectif de l’audit interne est d’apprécier la bonne maîtrise des activités de l’entreprise (dispositifs de contrôle interne) et de recommander les actions pour l’améliorer, celui de l’audit externe est de certifier la régularité, la sincérité, l’image fidèle, des
comptes, résultats et états financiers. 1. AI : il n’y a pas de limite on peut auditer tout ce que l’on veut dans l’entreprise. 2. AE : il y a : AL : c’est la certification des comptes ; AC : l’objectif dépend des clauses du contrat.
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4 Independence : 1. AI : dépendant de l’e/se mais indépendant des services qu’il doit contrôler. 2. AE : auditeur externe est un salarié de l’entreprise et il est indépendant d’office.
5 Le champs d’application : AI : Le champ d’application de l’audit interne est beaucoup plus vaste puisqu’il inclut non seulement toutes les fonctions de l’entreprise, mais également dans toutes leurs dimensions.
AE : le champ d’application de l’audit externe englobe tout ce qui concourt à la détermination des résultats, à l’élaboration des états financiers et rien que cela ; mais dans toutes les fonctions de l’entreprise. L’auditeur externe qui limiterait ses observations et investigations au secteur comptable ferait œuvre incomplète.
6. Les bénéficiaires de l’audit : L’auditeur interne travaille pour le bénéfice des responsables de l’entreprise : managers, direction générale, éventuellement comité d’audit. L’auditeur externe certifie les comptes à l’intention de tous ceux qui en ont besoin : actionnaires, banquiers, autorités de tutelle, clients et fournisseurs...
1. AI : les bénéficiaires de cette mission sont la DG et les autres services et directions. 2. AE : C’est une obligation légale de l’Etat ou à a demande d’une tierce partie (la banque, l’assurance, un créancier potentiel…), si ces partenaires désirent savoir la sincérité des informations qui leur sont fournies pour donner un prêt ou signer un contrat d’assurance. Différence clés entre Objectif Périmètre Compétence Espace-temps, fréquence Principaux destinataires Normes But Nature de la relation contractuelle dans l’organisation
L’audit interne et Audit interne Evaluer et améliorer les dispositifs de contrôle et la performance Ensemble des activités de l’organisation
L’audit Externe Audit externe Émettre une opinion sur la situation financière Données fiscales et financières
Interdisciplinaire
Comptabilité, finances, fiscalité Présent/avenir, périodique Passé, périodique Conseil, direction générale Investisseurs, public Normes internationales pour la Principes comptables généralement pratique professionnelle de l’audit reconnus (GAAP) Normes comptables interne de l’IIA généralement reconnues (GAAS) Protéger et augmenter la valeur de Représentation juste des états l’organisation financiers Salarié de l’organisation Tiers sous contrat
Un auditeur externe a une ‘’obligation de moyenne’’ comme un médecin il fait des constats et donne des recommandations. Par contre un auditeur interne a une obligation de résultat, comme un taximan il doit vous déplace d’un point A à un autre point B. Audit général S6
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L'audit interne et l'inspection Dans la plupart d'entreprises, ce service d'audit interne est à tort qualifié d'inspection générale. Bien qu'ils soient tous deux travailleurs dans l'entreprise, et que pratiquement et théoriquement exécutent certaines tâches en commun, l'auditeur interne et l'inspecteur ne sont pas synonymes. En voici quelques différences : - L'inspecteur est chargé de contrôler la bonne application des règles et directives par les exécutants. L'auditeur interne lui intervient en phase finale d'exécution et évalue le degré de maîtrise ; - L'inspecteur a le pouvoir de sanctionner tandis qu'un auditeur interne ne s'occupe pas de cela. Rappelons toutefois que, si la mission de l'auditeur est contractuelle, elle débouche aux conseils et recommandations, jamais des sanctions ; - L'inspecteur n'a pas la qualité d'apprécier les règles et principes directifs de l'entreprise, tandis que l'auditeur interne en examine les conséquences, émet ses critiques et propose des améliorations à la direction générale ; - L'INSPECTEUR PEUT FAIRE SA MISSION, SOIT DE LUI -MEME SOIT ENCORE A LA DEMANDE DE LA HIERARCHIE , TANDIS QU 'UN AUDITEUR INTERNE DOIT RECEVOIR LE MANDAT DE LA DIRECTION GENERALE .
L’inspecteur remet en cause toujours des individualités tandis que l’auditeur interne s’intéresse au système et coopère avec les membres de l’entreprise. L'audit interne et le Contrôle de gestion (ce sont 2 fonctions de l’e/se)
« Le contrôle de gestion est le processus par lequel les dirigeants s’assurent que les ressources de l’entreprise sont obtenues et gérées de manière efficace et efficiente et pertinente afin de réaliser les objectifs tracés par l’organisation. »
COMME POUR L'INSPECTEUR, NOMBREUX SONT CEUX QUI DISCERNENT MAL LA FRONTIERE ENTRE LE SERVICE D 'AUDIT INTERNE ET CELUI DE CONTROLE DE GESTION. SANS DOUTE L 'UNE DES CAUSES TIENT AU FAIT QU'ELLES ONT SUIVI DES EVOLUTIONS SIMILAIRES : - L'auditeur interne est passé du simple contrôle comptable à l'assistance au ménagement dans la maîtrise des opérations ; - Le contrôle de gestion est passé de la simple analyse des coûts au contrôle budgétaire puis à un véritable pilotage de l'entreprise. « il y a deux grand budget dans l’entreprise :le budget d’investissement et le budget fonctionnement Progressivement, l'audit interne et le contrôle de gestion évoluent et dépassent l'état de simple direction fonctionnelle au profit d'une aide à l'optimisation de l'entreprise.
Les traits de ressemblances L'une et l'autre fonction s'intéressent à l'ensemble des activités de l'entreprise.
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COMME L'AUDITEUR INTERNE , LE CONTROLEUR DE GESTION N'EST PAS UN OPERATIONNEL. Il attire l'attention, recommande, propose mais n'intervient pas dans l'application. Les deux fonctions sont relativement récentes et encore en pleine évolution. D'où la multiplication des incertitudes et des interrogations.
L'UNE ET L'AUTRE BENEFICIENT GENERALEMENT D'UN RATTACHEMENT HIERARCHIQUE PRESERVANT LEUR INDEPENDANCE ET LEUR AUTONOMIE. Les différences d'objectifs : Alors qu'on connaît l'objectif de l'audit interne, qui vise à mieux maîtriser les activités par les diagnostics des dispositifs des contrôles internes, le contrôle de gestion s'intéresse plus à l'information (pour apprécier le niveau de maitrise de l’entreprise) qu'aux systèmes et procédures et vise le maintien des grands équilibres de l'entreprise (achats- stocks- ventes- investissements...), atteindre un résultat. Les différences dues au champ d'application : Si les deux fonctions ont un champ d'application couvrant l'ensemble d'activités, celui-ci n'est pas considéré de la même façon. S'intéressant essentiellement aux résultats, réels ou prévisionnels, le contrôleur de gestion ne prend en compte que tout ce qui est chiffré ou chiffrable. L'auditeur interne va au-delà de cette dimension et peut particulièrement analyser tous les domaines comme : les relations sociales, l'environnement tant interne qu'externe (la sécurité, la qualité, le fisc, etc.). Les différences de la période : Alors que le contrôleur de gestion effectue des missions tout au long de l'année et que ses activités sont quelques fois bousculées par les priorités de la direction générale, l'auditeur interne en effectue des systématiques, des planifiées en fonction du risque pressenti.
Les complémentarités Dans toutes ses interventions, l'auditeur interne apporte son soutien au contrôle de gestion. Et un contrôle de gestion est d'autant plus efficace qu'il reçoit des informations élaborées et transmises dans un système de contrôle interne fiable et validé par l'audit interne. Comme les autres fonctions, le contrôleur de gestion peut et doit être aussi audité pour apprécier l'adéquation des indicateurs de gestion prévisionnelle, la cohérence entre des grands équilibres, l'exhaustivité des informations contrôlées ; bref, l'efficacité du système de contrôle. A l'inverse, l'auditeur interne trouve auprès du contrôleur de gestion des informations susceptibles d'attirer son attention sur des points forts ou faibles à prendre en compte dans le déroulement de sa mission d'audit.
On peut donc conclure qu'il existe une véritable synergie entre les deux fonctions pour le bien commun de l'entreprise. Sans pour autant les confondre, il n'est pas aussi inexact de dire que les deux fonctions (audit interne et contrôle de gestion) exercent l'une sur l'autre des contrôles réciproques.
« Les deux fonctions ne sont pas contradictoires mais divergentes. L’ensemble des taches et fonction est appelé ‘’manuel de procédure’’. Recoupement interne : c’est un rapprochement de deux source interne pour connaitre la conformité des opérations. Recoupement externe : c’est une comparaison des documents avec ceux des tiers comme : clients, f/ss… pour vérifier la conformité des opérations. » Audit général S6
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L’audit interne et le contrôle interne : L’audit et le contrôle internes contribuent à la maîtrise et à l’efficience des activités de l’organisation. Ils lui permettent de connaître et de gérer les risques significatifs pouvant l’affecter. La mission de l’audit interne est d‘accroître et préserver la valeur de l’organisation en donnant avec objectivité une assurance, des conseils et des points de vue fondés sur une approche par les risques.
Alors l’audit interne peut être vu comme une activité : indépendante,
objective, d’assurance, de conseil, d’évaluation indépendante, d’assistance du management et d’appréciation du contrôle interne. « C’est tout ce que devrait faire un manager pour s’assurer de la bonne maîtrise de ses activités, s’il en avait le temps et les moyens »
Le contrôle interne est l’ensemble des lignes directrices, mécanismes de contrôle et structure administrative mis en place par la direction, en vue d'assurer la conduite ordonnée et efficace des affaires de l'entreprise. » Toute entreprise, peu importe sa taille, doit mettre en place les mécanismes lui assurant Le maintien de systèmes de contrôle fiables : pour que l'information financière soit utile à la prise de décisions, le système comptable doit produire des données et des états financiers fiables ; La préservation du patrimoine : un bon contrôle prévoit divers mécanismes dont notamment des validations systématiques et des biens comptabilisés avec les biens physiques, afin de prévenir les erreurs, la perte et le vol ; L’optimisation des ressources : la compétence du personnel et la répartition adéquate des tâches augmentent l'efficacité et la qualité de l’information ; La prévention et détection des erreurs et fraudes : l'application de procédures de contrôle adéquates permet de réduire les risques au minimum. Comparaison entre audit
Interne et Audit interne Avec pertinence avec caractère suffisant
Contrôle interne Contrôle interne Sans interprétation, sans remise en cause
Privilégie
Le conseil, la coopération avec les audités
Intervient
Sur mandat de la haute direction
Evaluation
Des procédures en vue de détecter les éventuels dysfonctionnements donc : critique les procédures et pas les “hommes” (le “chef” est toujours responsable)
Le contrôle (ou l’inspection) formel l’action de contrôle ou d’inspection Sous sa propre initiative ou à la demande de sa hiérarchie pour des contrôles réguliers et spécifiques De l’action des hommes. Donc : détermine les responsabilités et fait éventuellement sanctionner les responsables
Contrôle le respect des règles
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Pour avoir une information fiable il faut la réunion de ces 5 conditions : 1 réelle : qui reflète l’image fidèle de la situation financière, une information peut être exacte mais irréelle. « Un PC qui coute 3000 MAD acheté à 5000 l’opération est exacte mais pas réelle » 2. exhaustive, 3. disponible, 4. mise à jour, 5. le bon rapport qualité coût. Une information est régulière si elle se répète chaque jour de la même manière. Une analyse est dite objective lorsqu’elle se base sur des pièces justificatives et sur des jugements. Quelles sont les e/se qui doivent être soumises à l’audit légal ? Sociétés Sociétés anonymes SAR SCS SCA SNC
Commissariat aux comptes C’est obligatoire pour toutes les sociétés anonymes Pour les sociétés dont le chiffre d’affaire est supérieur à 50.000.000 MAD c’est obligatoire de nommer un commissaire aux comptes. Il y a la possibilité pour les associés de nommer un commissaire aux comptes même si le seuil n’est pas atteint.
NB : Pour les e/ses faisant appel à l’épargne public : société de bon et de crédit, société d’investissement il y a l’obligation de nommer deux commissaires aux comptes
Les objectifs du contrôle interne
La maîtrise de l’entreprise ; tout en respectant la règlementation et la politique de l’e/se.
La sauvegarde des actifs : on parle dans ce cadre de la protection des actifs et de la protection des biens à la propriété de l’entreprise ; La qualité et la fiabilité de l’information : avec le développement de l’économie de l’information, il est devenu primordial de garantir la fiabilité de l’information financière. Ceci passe à travers le contrôle de la précision et du degré de confiance des documents comptables L’application des instructions de la direction : ceci ne peut être atteint qu’en vérifiant qu’il existe une conformité de tous qui soit légale et réglementaire avec les fondements de l’activité de l’entreprise. Il est d’ailleurs primordial à ce niveau de respecter les politiques ordonnées par l’administration ou par la direction générale ; Favoriser l’amélioration des performances : celle-ci ne peut être atteinte qu’en essayant de promouvoir l’efficience et l’efficacité des tâches effectuées au sein de l’entreprise et la conduite efficace et ordonnée des activités de celle-ci, la vitesse de réalisation. Pourquoi il y a un système de contrôle interne au sein de l’entreprise ? Réponse : c’est le dispositif de protection contre les risques interne de toute nature : gâchis des ressources, investissements injustifié, perte d’opportunités…etc.
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Les éléments du contrôle interne Le contrôle interne poursuit un objectif global, la maîtrise par un organisme de ses activités. Il comprend 5 composantes interdépendant déclinés pour chacun des objectifs décrit cidessus à tous les niveaux de l’organisation.
1ère composante : un environnement interne favorable à la maîtrise des risques Il repose notamment sur : •
• • • •
(ce que l’on va contrôler)
Une implication des responsables en termes d’intégrité, d’éthique, de compétence, de qualité individuelle et L’environnement dans lequel ils opèrent sont l’essence même de toute organisation. Il en constitue le socle et le moteur. Le pilotage des activités, Une définition claire des responsabilités et des pouvoirs, Des procédures formalisées et diffusées, La mobilisation des compétences.
Exemple des qualités individuelles : la rigueur, l’honnêteté, la fidélité, intégrité (quelqu’un qui est au-dessus de tout soupçon). Ethique professionnelle : le respect de statuts ; Ethique personnel : c’est l’ensembles des valeurs qu’a une personne, la moralité. Exemple de boite à outil : un CV, l’ensembles des compétences (c’est un ensemble de savoir-faire qui sert à réaliser ou atteindre des objectifs) acquises. Le socle : c’est les individus. Le moteur : c’est l’environnement
2ème composante : une évaluation des risques Celle-ci comprend trois temps : ✓ L’identification des risques sur la base d’une analyse des activités, tant au niveau global de l’organisme qu’au niveau détaillé de chacune de ses activités ; ✓ La hiérarchisation de ces risques en fonction de leur impact en termes d’enjeux pour l’organisme. ✓ L’analyse et la gestion des risques. Diviser les fonctions et assurer la coordination entre elles parce que chaque fonction est liée à une autre. La perte des ressources humaines est due à la démotivation de personnel. La perte des ressources financières : les chèques il faut les remettre à la banque chaque jour, négocier les effets de commerce si possible à terme. Maintenant il y a des e/ses qui sont spécialisées dans les chèques qui acceptent de donner des avances sur le chèque sous réduction sur le montant.
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3ème composante : des activités de contrôle qui comprennent les dispositifs mis en place pour maîtriser les risques de ne pas atteindre les objectifs fixés (avec quoi on doit contrôler) ➢
Les dispositifs doivent être proportionnés aux enjeux,
➢
Ils peuvent être transverses à l’organisme, pour faire face à des risques généraux ou propres à une activité,
➢
Ils sont de natures diverses : mise en place d’une procédure, d’une méthode, action de contrôle mutuel ou de supervision…
4 composante : la maîtrise de l’information et de la communication ème
Elle recouvre : La qualité de l’information (contenu, délais de disponibilité, mise à jour, exactitude, accessibilité) nécessaire au contrôle interne, La qualité des systèmes d’information, stratégiques et intégrés aux opérations, La définition des règles et modalités de communication interne (implication du secrétaire général en matière de contrôle interne, bonne connaissance du dispositif de contrôle interne par les agents), La communication externe (information à l’extérieur de l’organisme sur la mise en œuvre de la démarche de contrôle interne). Il y a des informations ascendantes (de la hiérarchie vers la direction, et des informations descendantes de la direction générale vers les employés.
5 composante : le pilotage du contrôle interne ème
Il repose sur : ❖ L’appropriation du contrôle interne par chaque responsable qui doit le conduire à définir, mettre en place, piloter les dispositifs de maîtrise des risques dans son périmètre de responsabilité ; ❖ Une sensibilisation des responsables à la nature du contrôle interne (maîtrise des activités) et à ce qu’ils doivent faire pour le mettre en œuvre, de façon à permettre cette appropriation ; ❖ Des processus d’actualisation (mise à jour) permanents des dispositifs de contrôle interne ; ❖ Des dispositifs d’évaluation (internes continus et externes ponctuels, notamment par l’audit interne).
Un système de pilotage : c’est un système préconçu (c’est la différence avec chauffeur), on a besoin d’un pilote pour des mesures correctives, pour des imprévus, donc le pilote doit adapter le système en cas d’imprévu. Les principes d’un bon dispositif de contrôle interne 1 le principe de l’organisation et de séparation des fonctions (l’existence des responsabilités fonctionnelles) Il stipule que le manuel de procédures doit permettre de décrire clairement les tâches de tous les intervenants afin d'éviter les cumuls de fonctions. L’organisation doit être rationnelle, respecter la séparation des fonctions, etc. Tous les services concourent aux buts communs d’où la nécessité de coordination et de coopération. On donne des responsabilités à chaque personne pour qu’à la fin on puisse les contrôler. Chaque responsable doit être contrôler. 2. Un système d’autorisation et d’action Audit général S6
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Qui est autoriser à exécuter ? c’est celui qui est autorisé à ordonner l’exécution d’une tâche ou à annuler des opérations, pour chaque opération une personne ou salarié ou confier toutes les tâches à une seule personne. L’internet est un réseau interne à l’e/se. Internet permet essentiellement l'envoi de courriers électroniques, la navigation sur des sites et l'échange de fichiers. © DR
Internet est un réseau informatique mondial constitué d'un ensemble de réseaux nationaux, régionaux et privés. L'ensemble utilise un même protocole de communication : TCP/IP, (Transmission Control Protocol / Internet Protocol). Internet propose trois types de services fondamentaux : • • •
Le courrier électronique (e-mail) ; Le Web (les pages avec liens et contenus multimédia de ses sites Web) ; L’échange de fichiers par FTP (File Transfer Protocol). Le réseau Internet sert également, et de plus en plus, aux communications téléphoniques et à la transmission de vidéos et d'audio en direct (ou streaming), c'est-à-dire à la manière d'un téléviseur ou d'un récepteur radio.
Le Web est le terme communément employé pour parler du World Wide Web, ou WWW, traduit en français par la toile d'araignée mondiale. Il fait référence au système hypertexte fonctionnant sur le réseau informatique mondial Internet. Le World Wide Web est un système hypertexte utilisant le protocole http (hypertext transfer protocol), permettant de visiter des pages sur leréseau Internet.
Chaque personne qui accède à un au système de l’e/se ou qui utilise une machine est appelé utilisateur. Chacun accède au système avec son mot de passe (qu’il peut changer chaque fois que nécessaire) ou login (Nom d'utilisateur permettant d'identifier un utilisateur qui se connecte sur un ordinateur ou un site internet. Le login est associé à un mot de passe (password). Administrateur réseau : c’est lui qui donne l’accès au système
Il y a l’organigramme fonctionnel qui comprend les taches et l’organigramme hiérarchique qui est composé des postes. La définition des responsabilités fonctionnelles est complétée par la définition d’un manuel des procédures. Il y a 5 types de l’utilisation de l’information au sein de l’e/se : Le traitement de l’information ou la saisie de l’information ; La validation : chef de service ; L’annulation : chef ou directeur ; La sauvegarde ; La consultation : l’auditeur (c’est un conseiller on lui donne droit de consultation pour avoir l’information nécessaire à la réalisation de sa mission, il n’a pas droit d’annuler ou de faire le travail).
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3 De saine pratiques d’exécution des tâches C’est la division et le contrôle réciproque des tâches, aucune personne ne doit être autoriser de traiter une transaction du commencement à la fin, pour éviter les erreurs et écarter la possibilité de fraude. On parle des tâches incompatibles ne pas les confier à une seule personne sinon il va frauder de bonne ou de mauvaise foi. Exemple : l’annulation d’une opération n’est pas confiée à un caissier mais à un supérieur hiérarchique, sinon il peut annuler l’opération et garder l’argent. Donc il y a le contrôle par la caissière et le responsable hiérarchique et la caissière valide la journée. 4) Le principe d'informations et qualité du personnel Tout système de contrôle interne est, sans personnel de qualité, voué à l'échec. La qualité du personnel comprend la compétence et l'honnêteté ; cependant la fragilité du facteur humain rend toujours nécessaires des bonnes procédures du contrôle interne. Les informations doivent être, pertinentes, objectives utiles, vérifiables et communicables - pertinente, autrement dit adaptée à son objet et à son utilisation. Elle doit être disponible et accessible dans les temps et lieux voulus ; - objective, car elle ne doit en aucun cas être « déformée » dans un but particulier ; - communicable, en d'autres termes, le destinataire doit pouvoir tirer clairement les informations dont il a besoin à partir des informations reçues ; - vérifiable, car il doit être possible d'en retrouver les sources grâce à des références appropriées permettant de justifier l'information et de l'authentifier. La bonne personne à la bonne place Les outils de l’audit interne C’est en forgeant que l’on devient forgeron dit-on. Ajoutons que c’est en auditant que l’on devient auditeur. Tout métier dépasse la fonction qui le caractérise, c’est-à-dire qu’il s’acquiert avec l’expérience et pas seulement avec un statut ou tout autre titre. Il faut donc pratiquer pour se professionnaliser, qui plus est devenir un bon professionnel en employant les bons outils à bon escient. Même si la théorie bien souvent précède la pratique, seule cette dernière installe la personne dans son métier. Pratiquer, c’est se confronter au réel avec l’intention d’atteindre des objectifs.
Les différents outils de l’audit interne Avant de distinguer quels sont les différents outils à la disposition de l’auditeur, il est important de savoir pourquoi ils sont utilisés, leur utilisation vise une finalité : collecter des preuves. En effet, l’auditeur s’assure de la conformité des opérations, des traitements, et évalue la qualité des dispositifs de maîtrise des risques.
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La méthodologie de l’audit interne
1) • •
La phase d ’étude -découvrir le sujet et/ou l ’entité à auditer -définir ce qu ’il faudra vérifier
2) La phase de vérification •
Évaluer, mesurer, contrôler, conclure et prescrire
3) La phase de conclusion • •
1
-valider et informer (diffusion du rapport) -obtenir des actions et dresser un bilan des progrès accomplis
La phase d ’étude
L ’ordre de Mission : - OM = mandat donné par la DG à l ’AI pour informer les responsables concernés - Tout responsable du site audité est destinataire de l ’OM Une fois que l’auditeur interne est en possession de son ordre de mission, il va aborder la phase d’étude de la mission qui va débuter par la prise de connaissance du domaine audité ; prise de conscience de ses risques habituels et pratiques usuelles de contrôle interne ( décomposition en objets auditables ) pour ensuite discuter avec les audités pour en tirer le plan d’approche. Ensuite, il y a l’identification des risques spécifiques à l’organisation auditée, sur le terrain, pour sélectionner les vérifications à mener ce qui aboutit à l’établissement du tableau des forces et faiblesses. L’auditeur effectue, en outre, les choix des objectifs (rapport d’orientations) et enfin, la détermination des vérifications à effectuer ( programme de vérifications ). La prise de connaissance Cette prise de connaissance ne doit pas se faire au hasard, elle doit suivre un plan d’approche qui doit organiser le travail d’Audit mené jusqu’à la fin d’étude. Pour cela il doit comprendre : • Une définition précise des objectifs de la phase d’étude, • Un budget d’heures et éventuellement de frais, • L’affectation et le planning des travaux Le Plan d ’Approche : • organise la phase d ’étude • Assure une prise de reconnaissance du domaine à auditer • Assure une prise de conscience de ses habituels risques et opportunités d ’amélioration • Décompose le sujet de la mission en objets auditables Le Tableau des Forces et Faiblesses Apparentes (TFfA) : • Le TFfA conclut la phase d ’Analyse des Risques réalisée sur la base des objectifs dans le Plan d ’Approche ; il a pour objectif de faire un état des lieux des forces et faiblesses réelles ou potentielles de l ’entité ou du domaine audité La « Réunion d ’ouverture » / « installation de l ’équipe d ’audit » Participants : – Le chef de Mission + éventuellement le Directeur de l ’AI – Les auditeurs – Le Directeurs des audités – Les chefs des Services audités
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2) La phase de Vérifications : • •
Les travaux sur le terrain La conclusion de ces travaux : la FRAP
La Feuille de Couverture : La FdC est le document qui, établi en deux temps, décrit les modalités de mise en œuvre d ’une tâche définie dans le Programme de Vérification, puis met en évidence les conclusions qui en ont été tirées. La FdC formalise trois points, que toute action audit doit comporter : – Un but – Des modalités d ’exécution décrites d ’une manière compréhensible – Une conclusion. Le Papier de Travail (PdT) Les PdT = matière première pour : • Documenter et consigner chacune de ses constatations et conclusions • Compiler les faits et réflexions ayant valeur de preuve et d ’argument • Constituent une base commune en vue d ’un travail d ’échange, d ’enrichissement et de réflexion entre les membres de l ’équipe La Feuille de Révélation et d ’Analyse des Problèmes (FRAP) La FRAP, est le papier de travail synthétique par lequel l’auditeur documente chaque dysfonctionnement, conclut chaque section de travail terrain et communique avec l’audité concerné. L’ensemble des FRAP, après reclassement et tirage, peut constituer le corps du Rapport. La forme d’une FRAP est essentielle et doit être respectée puisqu’elle ne fait que reproduire les différentes phases du raisonnement dans leur ordre logique et chronologique.
3) La phase de Conclusion • Préparer le Rapport définitif •
Suivi des Recommandations et états des actions et progrès
L ’Ossature du Rapport : L ’OR, élaboré à partir des « problèmes » figurant sur les FRAP, et des conclusions figurant sur les Feuilles de Couverture pour les points satisfaisants est l ’enchaînement des messages que l ’Audit veut livrer lors des présentations et dans le Rapport concluant la mission Le Compte Rendu Final au Site : Le CRFS est la présentation orale, par le Chef de Mission, au principal responsable de l ’entité auditée, des observations les plus importantes. Il est effectué à la fin du Travail Terrain. Le Rapport d ’Audit Interne : Le Rapport d ’Audit Interne communique, aux principaux responsables concernés pour action et à la DG pour information, les conclusions de la Mission en mettant l ’action sur les dysfonctionnements pour faire développer les actions de progrès. C ’est une communication en trois temps : Projet, validation, Définitif. C ’est un document solennel.
D'un point de vue épistémologique, on peut distinguer, globalement, deux types de jugements : les « jugements de faits » et les « jugements de valeur ». Le jugement de fait
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implique une observation neutre et objective. Le jugement de valeur implique une évaluation et une appréciation subjective:
L'auditeur interne travaille au sein d'une entreprise où il est chargé d'examiner l'ensemble du fonctionnement afin de détecter les défauts et les risques qui peuvent nuire à ses résultats. Pour cela, il lui faut un certain nombre de qualités
Être organisé et rigoureux Faire preuve de flexibilité Être investi à 100% Avoir de bonnes capacités d’adaptation. Posséder de solides bases comptables.
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