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INDICE
2.4 ETAPA DE ESTUDIO ESPECÍFICO: ÁREA DISTRIBUCIÓN Y VENTAS.................................................................................. 3 2.4.1. Identidad: Conocimiento General de la Unidad.......................3 2.4.2. Organigrama departamento de administración y ventas.........8 2.4.3. Índice de papeles de trabajo.................................................9 2.4.4. Memorandum de planificacion.............................................12 2.4.5. Programa de auditoría operativa: ÁREA DE DISTRIBUCIÓN Y VENTAS........................................................................................20 2.4.6. Papeles de trabajo principales y complementarios...............22 2.4.7. Comunicación de las desviaciones u observaciones..............40 2.4.8. Cargo o aclaración de los involucrados en las desviaciones. .46
2.4 ETAPA DE ESTUDIO ESPECÍFICO: ÁREA DISTRIBUCIÓN Y VENTAS 2.4.1. Identidad: Conocimiento General de la Unidad Como resultado del crecimiento de nuestros volúmenes y los requerimientos de capacidades en la red logística de la empresa, durante el año, se reubicaron y expandieron tres nuevos centros de distribución:
Centro de distribución de Cajamarca (ubicado a 11 km de la ciudad de Cajamarca en la vía que va al distrito de Jesús): el proyecto incluyó la construcción de un almacén de productos terminados de 1,400 m 2 con capacidad para 140,000 cajas y un techo de carga y descarga de 860 m2. Asimismo, se construyeron oficinas en dos pisos con un área total de 700 m2, todo sobre un terreno total de 15,000 m 2, el cual nos permitirá afrontar expansiones futuras. El nuevo CD cuenta con una planta de tratamiento de agua residual con la finalidad de procesar hasta 8 m 3 diarios de efluentes provenientes de los servicios higiénicos para el lavado de camiones y regadío. Igualmente, la iluminación está diseñada con tecnología LED, que reduce el consumo de energía en 50%. La inversión total fue de S/. 9,595,377.
Centro de distribución de Nazca (ubicado en el Km 447 de la carretera Panamericana Sur): el plan incluye la construcción de un almacén de producto terminado de 600 m2 con capacidad para 60,000 cajas y un techo de carga y descarga de 360 m2, todo sobre un terreno total de 7,000 m 2, área pensada para soportar futuras expansiones. Al mismo tiempo, se construyeron oficinas en 2 pisos con un área total de 360 m 2. Al igual que el CD de Cajamarca, el nuevo CD cuenta con una planta de tratamiento de agua residual con la finalidad de reciclar y reutilizar el agua con capacidad para procesar 7 m3 diarios, cuenta con iluminación LED, con sensores de movimiento e intensidad para regular la luz, así como con un techo de oficinas sembrado con césped para reducir la temperatura y el uso de equipos de aire acondicionado. La inversión total del proyecto fue de S/. 6,739,952.
Centro de distribución de Satipo (ubicado en el distrito de Río Negro en la avenida Alameda Marginal norte #1592): el proyecto incluye la construcción de un almacén de productos terminados de 450 m2 con capacidad para 45,000 cajas, con un techo de carga y descarga de 300 m2. De igual forma, se construyeron oficinas en 2 pisos con un área total de 360 m 2, todo sobre un terreno total de 13,000 m2, área que de igual modo nos permitirá soportar el crecimiento a largo plazo.
El concepto de recuperación de
aguas residuales también se implementó en este
CD con una planta de
tratamiento de agua residual capaz de procesar hasta 7 m 3 diarios de efluentes garantizando así el abastecimiento de agua para el lavado de camiones, así como también con la iluminación con tecnología LED. La inversión total fue de S/. 6,101,867. Adicionalmente, continuamos con la expansión de nuestra capacidad operativa a nivel nacional, principalmente en el norte del país y en Lima. Las principales inversiones fueron:
Ampliación del almacén de productos terminados de la Planta Ate en 8,600 m2 incluyendo 15,000 m2 de losa para almacén de envases y tránsito de montacargas. Asimismo, alineado a nuestra prioridad estratégica de reducción del consumo de energía, esta obra se implementó con luminarias LED al 100%. Con esta inversión se incrementó en 860,000 cajas la capacidad de almacenamiento de producto terminado, lo que representa un incremento del 30% de capacidad de almacenamiento de producto terminado. El monto invertido fue de S/. 10’038,000.
Ampliación del almacén de producto terminado en CD Piura, construyendo un nuevo hangar de 1,650 m2, ampliando la capacidad de almacenamiento de producto terminado en 165,000 cajas. Además, se construyó un techo de carga y descarga de 825 m2. La inversión total ascendió a S/. 2’860,000.
Ampliación de la losa de almacenamiento de envases vacíos en la Planta Motupe en 6,000 m2 lo cual nos permite incrementar la capacidad en 720,000 cajas. El financiamiento total ascendió a S/. 1’319,819.
Ampliación de las áreas de carga y descarga en el CD de Trujillo con un nuevo techo de 1,225 m2 pasando de 4 a 6 posiciones, lo cual permitirá incrementar la productividad de atención de 64 transportes programados por día (T1,T2 y T3).
El monto invertido fue de S/. 1’281,212.
Asimismo, para darle la mayor fluidez a sus operaciones, la empresa, continua el proceso de
renovación de nuestros equipos de manipuleo de pallets
(montacargas) diseñados para obtener una mayor productividad y menor consumo de combustible reduciendo a la vez las emisiones de CO2 al medio ambiente. Adicionalmente adquirió un total de 52 unidades con una inversión total de S/. 7’861,528.
Nuevo hangar en almacén de Ate
Nuevo CD Nazca
POLÍTICAS DE DEPARTAMENTO DE DISTRIBUCIÓN Y VENTAS
Existencia de un listado de precios del producto para la venta, el cual lo autoriza el Gerente de Ventas.
Establecer canales de distribución, en los municipios y departamentos para poder extender el mercado de consumidores.
El Gerente de Ventas es la única persona encargada de autorizar créditos.
Los vendedores ruteros, efectúan estrictamente ventas al contado en cada una de las rutas asignadas por el Gerente de Ventas.
Para otorgar créditos a clientes nuevos, es necesario que efectúen dos compras al contado, y a la tercera compra es otorgado el crédito por el Jefe de Ventas, con previo análisis del perfil del cliente.
Se
establecen
devoluciones
de
productos
cuando
sufran
un
desperfecto en su empaque, accidente en su traslado, o por fecha de vencimiento muy cercanas.
El encargado de bodega tiene que entregar un informe de existencia diaria al departamento de facturación.
Efectuar un inventario físico,por lo menos una vez a la semana, verificando con el sistema computarizado.
Las transacciones correspondientes a entradas y salidas de productos deberán ser efectuados en los formularios preimpresos; y dichas operaciones autorizadas por el encargado de bodega.
Cada devolución de producto debe ser autorizada por el encargado de bodega, así como especificar su procedencia (rotura, mal empacado, etc.)
2.4.2. Organigrama departamento de administración y ventas
2.4.3. Índice de papeles de trabajo AUDITORÍA OPERACIONAL DE DISTRIBUCIÓN Y VENTAS EMPRESA UNIÓN DE CERVECERÍAS PERUANAS BACKUS Y JOHNSTON S.A.A. INDICE DE PAPELES DE TRABAJO
REF.
CONTENIDO
ACTIVIDADES PREVIAS AL DESARROLLO DE LA AUDITORÍA B-1 B-2
Memorándum de Planificación Cédula de Marcas de Auditoría, Requisición de Materiales y otros.
FASE I : FAMILIARIZACIÓN BB Cédula Sumaria de Recopilación de Información
Gaveglio Aparicio y Asociados Sociedad Civil de Responsabili dad Limitada HECHO POR
BB-1 Calendario de Entrevistas BB-2 Entrevistas FASE II: INVESTIGACIÓN Y ANÁLISIS BC B BC-1 BC-2 BC-3 BC-4
Programa de Auditoría Operativa Cédula Matriz -Estado de Resultados Cédulas Complementarias Cédula Sumaria Estructura Organizativa del Área de Distribución y Ventas Organigrama Flujograma del Proceso de Distribución y Ventas
BC-5
Cuestionarios de Evaluación de Control Interno
FASE III: DIAGNÓSTICO BD
Sumaria Diagnóstico y Recomendaciones
BD-1
Cédula Resumen – Deficiencias del Control Interno
BD-2
Cédula de Análisis de Riesgos
BD-3 BD-4
Cédula centralizadora de Hallazgos (Estructura y Organización). Cédula centralizadora de Hallazgos (Reparto de Productos a Clientes).
BD-5
Cédula centralizadora de Hallazgos (Manuales de Procedimientos).
FASE III: INFORME Comunicación de Resultados Cargo o aclaración de los involucrados en las desviaciones Seguimiento de Recomendaciones.
Gaveglio Aparicio y Asociados Sociedad Civil de Responsabilidad Limitada AUDITORES INDEPENDIENTES Dirección: Calle Arias y Araguez N° 373, Tacna teléfono: 51-52-244448 Fax: 51-52-244448 Tacna, 20 de Abril de 2016 Sr. Fernando Zavala Lombardi Gerente General de Unión de Cervecerías Peruanas Backus y Johnston S.A.A. Presente
Estimado Sr: Le hago llegar un cordial saludo, a su vez por medio de la presente es confirmar el convenio para realizar la auditoria operativa al área de Distribución y Ventas de la empresa que usted tan acertadamente dirige, para el periodo del 1 de enero al 31 de diciembre del 2015. La auditoría será aplicada al área de distribución y ventas. El objetivo de nuestra auditoria es comprobar los niveles de eficiencia, eficacia y economía. Además emitiremos un informe sobre el acatamiento de los procesos, con las respectivas recomendaciones. La auditoría se realizara en relación con las normas de auditoria generalmente aceptadas. Estas normas exigen que se alcance una seguridad razonable, no absoluta sobre el control interno de la empresa. Al finalizar la auditoría, se emitirá un informe dirigido a los directivos de las áreas involucradas el cual contendrá los hallazgos y sus respectivas recomendaciones que permitirá mejorar la gestión de las áreas auditadas dentro de la empresa. En nuestro informe sobre el área de inventarios y almacenamiento,
esperamos
proporcionarle
aspectos
referentes
a
cualesquiera debilidades sustanciales en los sistemas de control interno que sean detectados por nuestro equipo como una forma de mejorar la gestión directiva. Esperamos una cooperación total de su personal y confiamos en que ellos pondrán a nuestra disposición todos los registros, documentación, y otra información que se requiera en relación con nuestra auditoría. Favor de firmar y devolver la copia adjunta de esta carta para indicar su comprensión y acuerdo sobre los arreglos para nuestra auditoría del área de inventarios y almacenamiento.
Juan Carlos Coronado Auditor Supervisor Gaveglio Aparicio y Asociados Sociedad Civil
de Responsabilidad Limitada
2.4.4. Memorandum de planificacion
AUDITORÍA OPERACIONAL DEL ÁREA DE DISTRIBUCIÓN Y VENTAS EMPRESA UNIÓN DE CERVECERÍAS PERUANAS BACKUS Y JOHNSTON S.A.A. MEMORÁNDUM DE PLANIFICACIÓN
Gaveglio Aparicio y Asociados Sociedad Civil de Responsabilidad Limitada
Período del 01 – Enero al 31 de Diciembre de 2015 Auditor Responsable
Mayra Flores Pongo
Tiempo Previsto
5 Horas
PT#
B-1
Fecha:
Hecho por:
MFP
20-04-2016
Revisado por:
JCC
30-04-2016
INTRODUCCIÓN: Este memorándum se elabora como parte de la planificación de la auditoría operacional al área de distribución y ventas en la empresa Unión de Cervecerías Peruanas Backus y Johnston S.A.A., como una forma de clarificar las actividades que se deberán realizar, los responsables, tiempos, áreas específicas a evaluar, información a recopilar y otros aspectos relevantes.
OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA: En su calidad de evaluador objetivos, crítico y constructivo, de los aspectos relacionados con el negocio de las empresas, el Contador Público y Auditor cumple un papel importante para el alcance de los siguientes objetivos:
Medir el grado de eficiencia y eficacia de la empresa contenidas en los procesos de distribución y ventas. Optimizar los recursos del Departamento de Distribución y Ventas. Verificar el cumplimiento de las políticas que regulan los procesos operacionales que se ejecutan en el Departamento de Distribución y Ventas. Revisar las estrategias de venta, canales de distribución, para lograr eficiencia en las ventas. Verificar las causas de devoluciones de productos por parte de clientes, y establecer la frecuencia de las mismas. Verificar las bonificaciones de productos a clientes de acuerdo a promociones existentes
AUDITORÍA OPERACIONAL DEL ÁREA DE DISTRIBUCIÓN Y VENTAS EMPRESA UNIÓN DE CERVECERÍAS PERUANAS BACKUS Y JOHNSTON S.A.A. MEMORÁNDUM DE PLANIFICACIÓN Período del 01 – Enero al 31 de Diciembre de 2015 Auditor Mayra Flores Pongo Responsable Tiempo Previsto 6 Horas
Gaveglio Aparicio y Asociados Sociedad Civil de Responsabilidad Limitada
PT#
B-1
Fecha:
Hecho por:
MFP
20-04-2016
Revisado por:
JCC
30-01-2016
INFORMACIÓN BÁSICA PARA LA AUDITORÍA: a) PUESTOS CLAVE DE LA EMPRESA
Gerente General y Representante Legal Contador General Gerente de Ventas Gerente de Distribución:
: Fernando Zavala Lombardi : Marcial Zumarán Hurtado : Luis Eduardo García Rosell Artola : Augusto Rizo Patrón Bazo
b) CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
Inicio de trabajo de campo Terminación del trabajo de campo Entrega del informe de auditoría
2 de Mayo del 2016 12 de Mayo del 2016 26 de Mayo del 2016
c) GENERALIDADES Y OPERACIONES: La empresa forma parte del grupo económico SABMiller, cuya actividad principal es la fabricación de cerveza.; fue fundada en el año de 1955; tiene personería jurídica (Sociedad Anónima Abierta); su planta principal se encuentra ubicada en Arequipa. Para el registro de sus ingresos, utiliza el método de lo devengado. El departamento de ventas, para tener un mayor campo de acción, clasifica a su personal en: Vendedores mayoristas, departamentales, promocionales y distribuidores. d) CONTROL INTERNO: La empresa tiene establecidos distintos controles para sus actividades de distribución y venta. El control interno será evaluado para verificar cualquier desviación a las políticas o criterios en coherencia con las operaciones de gestión inventarios y su almacenamiento de mercaderías. TRABAJO A REALIZAR: El trabajo de auditoría en la empresa Unión de Cervecerías Peruanas Backus y Johnston S.A.A. se apoyará en la metodología de auditoría operacional, papeles de trabajo, guías de revisión, cuestionarios y entrevistas. Se solicitará y evaluará lo siguiente: AUDITORÍA OPERACIONAL DEL ÁREA DE DISTRIBUCIÓN Y VENTAS EMPRESA UNIÓN DE CERVECERÍAS PERUANAS BACKUS Y JOHNSTON S.A.A. MEMORÁNDUM DE PLANIFICACIÓN
Gaveglio Aparicio y Asociados Sociedad Civil de Responsabilidad Limitada
Período del 01 – Enero al 31 de Diciembre de 2015 Auditor Responsable
Mayra Flores Pongo
Tiempo Previsto
6 Horas
PT#
B-1
Fecha:
Hecho por:
MFP
20-01-2016
Revisado por:
JCC
30-01-2016
Conocer la estructura organizativa del Departamento de Distribución y Ventas. Evaluación de controles de entradas y salidas de productos en Bodega de Distribución. Reportes: Se verificarán los reportes de ventas. Para el caso de las devoluciones se procederá a revisar las notas de crédito para establecer la procedencia de las mismas y corroborarlo contra el reporte de devoluciones de acuerdo al sistema. Revisión del manual de políticas y estrategias del departamento de ventas. INFORME A PRESENTAR: Como resultado de la auditoría se presentará un informe escrito dirigido al Gerente General y personal involucrado, el cual incluirá los hallazgos, recomendaciones y comentarios pertinentes que sean útiles para mejorar la gestión de los inventarios y almacenamiento de mercaderías dentro de la empresa. EQUIPO RESPONSABLE DE LA EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA: El trabajo tanto de campo como de gabinete, incluyendo todas y cada una de sus fases, estará a cargo de un equipo de auditores que realizará todas las actividades incluidas en la metodología, clasificará y analizará la información; elaborará los papeles de trabajo necesarios, y presentará el informe de los principales hallazgos de la auditoría. El equipo está conformado de la siguiente forma: NOMBRE CARGO REFERENCIA Juan Carlos Coronado AUDITOR SUPERVISOR JCC Karina Aduviri Feliciano AUDITOR SUPERVISOR KAF Mayra Flores Pongo AUDITOR MFP Jenifer Chambe Vincha AUDITOR JCV Jhoan Crispin Torres AUDITOR JCT Eduardo Huanca Caceres AUDITOR EHC Lia Mejia Cohaila AUDITOR LMC David Rojas Jimenez AUDITOR DRJ
Tacna, 20 de Mayo 2016.
ALCANCE Y PRESUPUESTO DE HORAS Período del 01 – Enero al 31 de Diciembre de 2015 Auditor Responsable
Mayra Flores Pongo
Tiempo Previsto
4 Horas
PTT:
BB
Fecha:
Hecho por:
MFP
20-04-2016
Revisado por:
KAF
30-04-2016
ALCANCE DE LA AUDITORÍA Para la presente auditoría, el alcance está definido de tal forma que incluya la evaluación de los controles internos administrativos relativos a el departamento de Distribución y Ventas. PLANIFICACION ESPECÍFICA
PRESUPUESTO DE HORAS ACTIVIDADES
HORAS PRESUPUESTADAS
1.- Detalle de actividades a realizar 3 2.- Programación 3 3.- Evaluación del control interno de producción 10 4.- Aplicación de técnicas y procedimientos, elaboración de papeles de trabajo, hallazgos de auditoria e indicadores de gestión
132
5.- Comunicación de resultados 12 TOTAL HORAS
160
AUDITORÍA OPERACIONAL DEL ÁREA DE DISTRIBUCIÓN Y VENTAS EMPRESA UNIÓN DE CERVECERÍAS PERUANAS BACKUS Y JOHNSTON S.A.A. MATERIALES A UTILIZAR
Gaveglio Aparicio y Asociados Sociedad Civil de Responsabilidad Limitada
Período del 01 – Enero al 31 de Diciembre de 2015 Auditor Responsable
Mayra Flores Pongo
Tiempo Previsto
4 Horas
PTT:
BB
Fecha:
Hecho por:
MFP
20-04-2016
Revisado por:
KAF
30-04-2016
MATERIALES Para realizar la presente auditoria de gestión al área de Distribución y Ventas en la empresa Unión de Cervecerías Peruanas Backus y Johnston S.A.A., se va a requerir de los siguientes equipos y materiales. UTILIES DE OFICINA
2 lapiceros azul y rojo para cada uno de los integrantes del equipo 2 portaminas 1 resma de papel bond tamaño A4 3 borradores 3 correctores 3 resaltadores 3 archivadores 2 juegos de separadores 1 perforadora
EQUIPOS DE COMPUTACION 2 Laptops 2 impresoras laser EQUIPO DE OFICINA Cámara filmadora y fotos.
ELABORADO POR: MAYRA FLORES PONGO REVISADO POR: KARINA ADUVIRI FELICIANO
AUDITORÍA OPERACIONAL DEL ÁREA DE DISTRIBUCIÓN Y VENTAS EMPRESA UNIÓN DE CERVECERÍAS PERUANAS BACKUS Y JOHNSTON S.A.A. CÉDULA DE MARCAS
Gaveglio Aparicio y Asociados Sociedad Civil de Responsabilidad Limitada
Período del 01 – Enero al 31 de Diciembre de 2015 Auditor Responsable
Lia Mejia Cohaila
PTT:
B-2
Fecha:
Hecho por:
LMC
20-04-2016
Revisado por:
JCC
30-04-2016
DESCRIPCIÓN
MARCA
ELABORADO POR: LIA MEJIA COHAILA
AUDITORÍA OPERACIONAL DEL ÁREA DE DISTRIBUCIÓN Y VENTAS EMPRESA UNIÓN DE CERVECERÍAS PERUANAS BACKUS Y JOHNSTON S.A.A. ENTREVISTA AL GERENTE GENEAL
Gaveglio Aparicio y Asociados Sociedad Civil de Responsabilidad Limitada
Período del 01 – Enero al 31 de Diciembre de 2015 Auditor Responsable
Lia Mejia Cohaila
Tiempo Previsto
4 Horas
Nombre del entrevistado:
PTT:
BB-2
Fecha:
Hecho por:
LMC
03-05-2016
Revisado por:
KAF
03-05-2016
1
¿Cuáles son las principales funciones que realiza? Representar a la empresa en todo tipo de transacción, ante la Administración tributaria, y
ante cualquier entidad privada, contraer y suscribir obligaciones. Generalmente planificar, coordinar y dirigir el rumbo de la empresa, conjuntamente con
todos los departamentos. Su principal meta es hacer expandir la empresa y ubicarse como empresa líder en la Distribución de Café soluble. Es directamente responsable de la implementación de políticas de control y procedimientos operacionales.
Firma del Entrevistado Auditor
AUDITORÍA OPERACIONAL DEL ÁREA DE DISTRIBUCIÓN Y VENTAS EMPRESA UNIÓN DE CERVECERÍAS PERUANAS BACKUS Y JOHNSTON S.A.A. ENTREVISTA A GERENTE DE DISTRIBUCIÓN
Gaveglio Aparicio y Asociados Sociedad Civil de Responsabilidad Limitada
Período del 01 – Enero al 31 de Diciembre de 2015 Auditor Responsable
Mayra Flores Pongo
Tiempo Previsto
4 Horas
Nombre del entrevistado: 2
PTT:
BB-2
Fecha:
Hecho por:
MFP
03-05-2016
Revisado por:
JCC
03-05-2016
¿Cuáles son las principales funciones que realiza? Apoyar en la preparación de inventarios mensuales y anuales, con participación de auditoria externa. Coordinar semanalmente inventario físico de productos para la venta y revisión de los mismos.
3
Coordinar despacho de productos a clientes departamentales y metropolitanos, así como a vendedores ruteros y promocionales. Preparar cuadro de existencias de productos al Gerente de Ventas. Revisar el registro de transacciones entradas y salidas de productos. Revisar la procedencia de notas de devolución por parte de los clientes. ¿Cuál es el procedimiento de recepción de productos para la venta? Diariamente el departamento de producción debe pasar los productos listos para la venta a Bodega de Distribución. Se efectúa conteo físicamente de los productos y condiciones de entrega por un delegado de producción y un delegado de Bodega de Distribución. Elaboración de Envíos de producción en formatos pre impresos y autorizado por Jefe de producción. Ingreso al sistema computarizado de la entrada de productos. Ubicación de productos dentro de la bodega de distribución.
Firma del Entrevistado
Auditor
2.4.5. Programa de auditoría operativa: ÁREA DE DISTRIBUCIÓN Y VENTAS 3
AUDITORÍA OPERACIONAL DEL ÁREA DE DISTRIBUCIÓN Y VENTAS EMPRESA UNIÓN DE CERVECERÍAS PERUANAS BACKUS Y JOHNSTON S.A.A.
PROGRAMA DE AUDITORÍA
Gaveglio Aparicio y Asociados Sociedad Civil de Responsabilidad Limitada
Período del 01 – Enero al 31 de Diciembre de 2015 Auditor Responsable
Mayra Flores Pongo Lia Mejia Cohaila
Tiempo Previsto
17 Horas
PTT:
BC
Hecho por: Revisado por:
N°
DETALLE
REF.PT
HECHO POR
MFP/ LMC JCC
FECHA
Fecha: 20-05-2016 30-05-2016 OBSERVACI ONES
1
OBJETIVOS Medir el grado de eficiencia y
MFP
eficacia de las políticas de la empresa
contenidas
procesos
de
en
distribución
los y
ventas. PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO 1
2
Verificar el cumplimiento de las políticas
que
regulan
los
procesos
operacionales
que
ejecutan
en
el
Área
BC-1
LMC
20/05/16
BC-4
MFP
20/05/16
BC-2
MFP
20/05/16
de
Distribución y Ventas. Revisar las estrategias de venta, canales de distribución, para lograr la eficiencia en las ventas.
PROCEDIMIENTOS 3
4
SUSTANTIVOS Recopile la información básica
Se
tienen
referida al área de distribución y
deficiencias debido
ventas,
al
clasifíquela
referénciela. Establezca comunicación
y
volumen
de
devoluciones con
MFP
21/05/16
los funcionarios responsables de 5
las áreas. Analice
la
estructura
BC-3
LMC
organizativa del Departamento 6
de distribución y ventas. Elabore cuestionarios de control interno,
con
los
20/05/16 BC-5
MFP
20/05/16
empleados
responsables.
No
se
tiene
manuales
de
procedimientos actualizados
7
Evalúe posibles hallazgos de Auditoría
LMC
21/05/16
Operacional
detectados. REVISADO POR: Juan Carlos Coronado TIEMPO TOTAL EMPLEADO: 23 HORAS
FECHA DE FINALIZACIÓN: 15-02-2016
2.4.6. Papeles de trabajo principales y complementarios AUDITORÍA OPERACIONAL DEL ÁREA DE DISTRIBUCION Y VENTAS EMPRESA UNIÓN DE CERVECERÍAS PERUANAS BACKUS Y JOHNSTON S.A.A. CEDULA MATRIZ
Gaveglio Aparicio y Asociados Sociedad Civil de Responsabilidad Limitada
Período del 01 – Enero al 31 de Diciembre de 2015 Auditor Responsable
Lia Mejia Cohaila
Tiempo Previsto
2 Horas
PT#
B
Fecha:
Hecho por:
LMC
20-05-2016
Revisado por:
KAF
30-05-2016
CUENTA
Ingresos de actividades ordinarias
SALDOS AL 31/12/15
REF. APT.S
AJUSTE Y/O DEBE
RECLASIFICACIO N Y/O HABER
SALDOS AUDITORIA 31/12/2015
3,947,443
3,947,443
(1,073,950)
(1,073,950)
2,873,493
2,873,493
(1,076,372
(1,076,372
(481,167)
(481,167)
-
-
196,393 (42,723)
196,393 (42,723)
-
-
1,469,624
1,469,624
4,460
4,460
Gastos Financieros Diferencias de Cambio neto
(34,834) (26,151)
(34,834) (26,151)
Otros ingresos (gastos) de las subsidiarias, negocios conjuntos y asociadas Ganancias (Pérdidas) que surgen de la Diferencia entre el Valor Libro Anterior y el Valor Justo de Activos Financieros Reclasificados Medidos a Valor Razonable Diferencia entre el importe en libros de los activos distribuidos y el importe en libros del dividendo a pagar Resultado antes de Impuesto a las Ganancias Gasto por Impuesto a las Ganancias Ganancia (Pérdida) Neta de Operaciones Continuadas Ganancia (pérdida) procedente de operaciones discontinuadas, neta del impuesto a las ganancias Ganancia (Pérdida) Neta del Ejercicio
182,822
182,822
-
-
-
-
1,595,921
1,595,921
(415,153)
(415,153)
1,180,768
1,180,768
-
-
1,180,768
1,180,768
Costo de Ventas
Ganancia (Pérdida) Bruta
Gastos de Ventas y Distribución Gastos de Administración Ganancia (Pérdida) de la baja en Activos Financieros medidos al Costo Amortizado Otros Ingresos Operativos Otros Gastos Operativos Otras ganancias (pérdidas) Ganancia (Pérdida) por actividades de operación Ingresos Financieros
______________________
_______________________
LIA MEJIA COHAILA
KARINA ADUVIRI
FELICIANO AUDITOR
SUPERVISOR
AUDITORÍA OPERACIONAL DEL ÁREA DE DISTRIBUCION Y VENTAS EMPRESA UNIÓN DE CERVECERÍAS PERUANAS BACKUS Y JOHNSTON S.A.A. Gaveglio Aparicio y Asociados Sociedad Civil de Responsabilidad Limitada CEDULA SUMARIA Período del 01 – Enero al 31 de Diciembre de 2015 Auditor Responsable
Lia Mejia Cohaila
Tiempo Previsto
6 Horas
PT#
BC-1
Fecha:
Hecho por:
LMC
30-04-2016
Revisado por:
KAF
05-05-2016
GASTOS DE SALDOS SALDOS AL ASIENT ASIENTO RECLASIFICACIO RECLASIFICACIO SALDOS A VENTA Y DISTRIBUCION AL 31/12/14 31/12/15OS DE AJUSTE S DE AJUSTE HABER AUDITAR DEBE HABER 2015 (Reestruct Variación de Saldos de productos terminados
-
-
-
-
-
-
-
-
-
239,625
239,625
732,563
740,210
740,210
49,813 35,498 -
24,322 36,223 -
24,322 36,223 -
23,633
24,403
24,403
6,062
4,917
4,917
9,846
6,672
6,672
1,492
-
-
-
-
-
-
-
-
1,089.088
1,076.372
1,076.372
Consumo de materia primas e insumos Consto de ventas de mercaderías Gastos de personal Servicios prestados por terceros Tributos Depreciación Amortización Cargas diversas de gestión
230,381
Estimación de cuentas de dudosa cobranza Otros Desvalorizaci ón de inventarios Otros costos de ventas Ingreso por venta de subproductos TOTAL
AUDITORÍA OPERACIONAL DEL ÁREA DE DISTRIBUCION Y VENTAS EMPRESA UNIÓN DE CERVECERÍAS PERUANAS BACKUS Y JOHNSTON S.A.A. CEDULA SUMARIA Período del 01 – Enero al 31 de Diciembre de 2015 Auditor Lia Mejia Cohaila Responsable Tiempo Previsto
6 Horas
Gaveglio Aparicio y Asociados Sociedad Civil de Responsabilidad Limitada
PT# Hecho por:
Fech a:
L 20-04-2016 LMC
Revisado por: FUENTE:
B BC-1
K 30-04-2016 KAF
Tomado del Estado de Resultados del año anterior y actual. Tomado de las notas a los Estados Financieros Sumado LABOR REALIZADA: En este componente se ha tomado la información detallada que en el Estado de Resultados CONCLUSION: Luego del examen del Componente Distribución y ventas, no se encontró alguna evidencia significativa que muestre fraude. -
______________________ LIA MEJIA COHAILA
_______________________ KARINA ADUVIRI
FELICIANO AUDITOR SUPERVISOR
AUDITORÍA OPERACIONAL DEL ÁREA DE DISTRIBUCION Y VENTAS EMPRESA UNIÓN DE CERVECERÍAS PERUANAS BACKUS Y JOHNSTON S.A.A. CEDULA ANALITICA-GASTOS DE PERSONAL Período del 01 – Enero al 31 de Diciembre de 2015 Auditor Lia Mejia Cohaila Responsable Tiempo Previsto
6 Horas
Gaveglio Aparicio y Asociados Sociedad Civil de Responsabilidad Limitada
PT#
B Fecha: BCC1
Hecho por:
L 20-04-2016 LMC
Revisado por:
K 30-04-2016 KAF
GASTOS DE PERSONAL
SALDOS AL 31/12/15 DEBE
SUELDOS Y SALARIOS CONTRIBUCIONES SOCIALES GRATIFICACIONES COMPENSACION POR TIEMPO DE SERVICIOS PARTICIPACION DE LOS TRABAJADORES VACACIONES OPCIONES DE ACCIONES OTORGADAS A EJECUTIVOS OTROS BENEFICIOS TOTAL
RUBRO: GASTOS DE PERSONAL
213,048
19,639
19,639
49,714
49,714
23,018
23,018
161,384
161,384
3,959
3,959
4,465
4,465
62,351
62,351
537,578
537,578
OTRAS BEBIDAS
Hectolitros por año
Valor 31/12/2015
Pilsen Trujillo Cristal Barena, Arequipeña, San Juan
1.000.000
230.000
200.00
32.000
Pilsen Callao
300.00
41.000
Cuzqueña
1.000.000
260.00
Miller y Peroni
500.00
110.000
San Mateo y Cristalina Guarana Backus, Viva y Agua Tonica Backus Maltin Power
200.00
41.080
200.00
33.438
SEGMENTOS
MARCAS
ECONOMY
UPPER MAINSTREAN PREMIUM SUPER PREMIUM AGUAS GASEOSAS MALTAS
AUDITORÍA OPERACIONAL DEL ÁREA DE DISTRIBUCION Y VENTAS EMPRESA UNIÓN DE CERVECERÍAS PERUANAS BACKUS Y JOHNSTON S.A.A. CEDULA ANALITICA-GASTOS DE PERSONAL Período del 01 – Enero al 31 de Diciembre de 2015 Auditor Lia Mejia Cohaila Responsable Tiempo Previsto
OBSERVACIONES
HABER
213,048
MAINSTREAM CERVEZA
SALDO FINAL
AJUSTES
6 Horas
400.00
50.060
2.000.000
537.578
Gaveglio Aparicio y Asociados Sociedad Civil de Responsabilidad Limitada
PT#
B BCC1
Hecho por:
Fech a:
L 20-04-2016 LMC
Revisado por:
K 30-04-2016 KAF
-
FUENTE: Tomado del Estado de Resultados del año actual. Tomado de las notas a los Estados Financieros Sumado LABOR REALIZADA: En este Rubro se ha tomado la información detallada que en el Estado de Resultados y datos de producción anual de la empresa CONCLUSION: Luego del examen al rubro Gastos de personal, no se encontró alguna evidencia significativa que muestre fraude.
______________________ LIA MEJIA COHAILA
_______________________ KARINA ADUVIRI
FELICIANO AUDITOR SUPERVISOR
AUDITORÍA OPERACIONAL DEL ÁREA DE DISTRIBUCION Y VENTAS EMPRESA UNIÓN DE CERVECERÍAS PERUANAS BACKUS Y JOHNSTON S.A.A. CEDULA ANALITICA-SERVICIOS PRESTADOS POR TERCEROS Período del 01 – Enero al 31 de Diciembre de 2015 Auditor Lia Mejia Cohaila Responsable Tiempo Previsto
6 Horas
Gaveglio Aparicio y Asociados Sociedad Civil de Responsabilidad Limitada
PT#
B BCC2
Hecho por:
Fech a:
L 20-04-2016 LMC
Revisado por:
K 30-04-2016 KAF
SERVICIOS PRESTADOS POR TERCEROS
SALDOS AL 31/12/15 DEBE
OTROS
SALDO FINAL
AJUSTES
OBSERVACION ES
HABER
20,471
20,471
2,598
2,598
18,718
18,718
RELACIONES PUBLICAS Y PUBLICIDAD
316,402
316,402
FLETES
380,794
380,794
1,227
1,227
740,210
740,21
ENERGIA Y AGUA MANTENIEMIEN TO
HONORARIOS TOTAL
RUBRO: GASTOS DE PERSONAL
CERVEZA
OTRAS BEBIDAS
Pilsen Trujillo Cristal Barena, Arequipeña, San Juan
Hectolitros por año 1.000.000 200.00
Valor 31/12/2015 210.000 32.000
Pilsen Callao
300.00
41.000
Cuzqueña
1.000.000
250.000
Miller y Peroni
500.00
73.000
San Mateo y Cristalina Guarana Backus, Viva y Agua Tonica Backus Maltin Power
200.00
46.070
200.00
28.100
400.00
60.040
2.000.000
740.210
SEGMENTOS
MARCAS
ECONOMY MAINSTREAM UPPER MAINSTREAN PREMIUM SUPER PREMIUM AGUAS GASEOSAS MALTAS
TOTA L
AUDITORÍA OPERACIONAL DEL ÁREA DE DISTRIBUCION Y VENTAS EMPRESA UNIÓN DE CERVECERÍAS PERUANAS BACKUS Y JOHNSTON S.A.A. CEDULA ANALITICA-SERVICIOS PRESTADOS POR TERCEROS Período del 01 – Enero al 31 de Diciembre de 2015 Auditor Lia Mejia Cohaila Responsable
Gaveglio Aparicio y Asociados Sociedad Civil de Responsabilidad Limitada
PT#
B BCC2
Fech a:
Tiempo Previsto
6 Horas
Hecho por:
L 20-04-2016 LMC
Revisado por:
K 30-04-2016 KAF
FUENTE: -
Tomado del Estado de Resultados del año actual y datos de la producción anual de la empresa
-
Tomado de las notas a los Estados Financieros
-
Sumado LABOR REALIZADA:
En este Rubro se ha tomado la información detallada en el Estado de Resultados CONCLUSION: Luego del examen del al rubro Servicios Prestados por terceros, no se encontró alguna evidencia significativa que muestre fraude.
______________________ LIA MEJIA COHAILA
_______________________ KARINA ADUVIRI
FELICIANO AUDITOR AUDITORÍA OPERACIONAL DEL ÁREA DE DISTRIBUCION Y VENTAS EMPRESA UNIÓN DE CERVECERÍAS PERUANAS BACKUS Y JOHNSTON S.A.A. OBJETIVOS DEPARTAMENTO DE DISTRIBUCIÓN Y VENTAS
SUPERVISOR Gaveglio Aparicio y Asociados Sociedad Civil de Responsabilidad Limitada
Período del 01 – Enero al 31 de Diciembre de 2015 Auditor Lia Mejia Cohaila Responsable Tiempo Previsto
6 Horas
PT#
B BC-2
Hecho por:
Fech a:
L 20-04-2016 LMC
Revisado por:
K 30-04-2016 KAF
1
Objetivo General
Colocar a la empresa Backus, en una posición de liderazgo a través de sus productos de calidad, precios ofertados al consumidor, etc.
2
Objetivos específicos.
Contar con una adecuada ruta de mercado. Mantener la armonía entre la fuerza de ventas, para lograr metas trazadas. Optimizar al máximo cada uno de los recursos humanos para poder cubrir los
canales de Distribución y ventas. Lograr la meta planteada por el departamento de ventas, de acuerdo con el presupuesto aprobado.
AUDITOR SUPERVISOR MAYRA FLORES PONGO CORONADO
AUDITORÍA OPERACIONAL DEL ÁREA DE DISTRIBUCION Y VENTAS EMPRESA UNIÓN DE CERVECERÍAS PERUANAS BACKUS Y JOHNSTON S.A.A.
JUAN CARLOS
Gaveglio Aparicio y Asociados Sociedad Civil de Responsabilidad Limitada
1 Fuente: Memoria Anual 2015, adjunto al CD del trabajo final. 2 Fuente: Memoria Anual 2015, adjunto al CD del trabajo final
CÉDULA NARRATIVA CANALES DE DISTRIBUCIÓN Período del 01 – Enero al 31 de Diciembre de 2015 Auditor Mayra Flores Responsable Pongo Tiempo Previsto
6 Horas
PT#
B BC-2
Hecho por:
Fech a:
L 20-04-2016 MFP
Revisado por:
K 30-04-2016 KAF
Durante el ejercicio orientamos nuestras estrategias Route to Market, ruta al mercado, hacia un mejor desempeño con los clientes, a través de la red de centros de distribución en el ámbito nacional operados por nuestros socios comerciales. En la gestión de nuestros almacenes, pusimos especial énfasis en las estrategias orientadas a obtener mejoras en el control, así como el incremento de la productividad:
Alcanzando un récord de despacho de camiones en todos los almacenes de las plantas de producción (APT), siendo el caso más notable el de APT Ate, despachándose el 18 de diciembre 340 camiones entre transporte primario y reparto, lo que equivale a 614,000 cajas en tan solo un día. Garantizando el nivel de existencias requerido en la gestión de la cadena de suministros para la temporada pico de ventas, logrando mantener los regímenes de producción y entregas a la red de distribución de manera oportuna y de acuerdo a lo planificado. Con relación a las inversiones en infraestructura de distribución, seguimos impulsando el proceso de renovación de unidades del tipo montacargas, interesados en complementar el sistema de carga lateral de nuestros camiones, así como aumentar su capacidad de uno a dos pallets por cada movimiento, reduciendo los tiempos de carga y descarga. Se adquirieron 22 montacargas, 15 montacargas Linde H25T de 2.5 toneladas y 7 montacargas Linde H40t de 4.0 toneladas.
AUDITOR SUPERVISOR MAYRA FLORES PONGO CORONADO AUDITORÍA OPERACIONAL DEL ÁREA DE DISTRIBUCION Y VENTAS
JUAN CARLOS Gaveglio Aparicio y Asociados Sociedad Civil de
EMPRESA UNIÓN DE CERVECERÍAS PERUANAS BACKUS Y JOHNSTON S.A.A. ORGANIGRAMA DEL ÁREA DE DISTRIBUCIÓN Y VENTAS Período del 01 – Enero al 31 de Diciembre de 2015 Auditor Mayra Flores Responsable Pongo Tiempo Previsto
6 Horas
Responsabilidad Limitada
PT#
B BC-3
Hecho por:
Fech a:
L 20-04-2016 MFP
Revisado por:
K 30-04-2016 KAF
AUDITOR SUPERVISOR MAYRA FLORES PONGO CORONADO
JUAN CARLOS
AUDITORÍA OPERACIONAL DEL ÁREA DE DISTRIBUCION Y VENTAS EMPRESA UNIÓN DE CERVECERÍAS PERUANAS BACKUS Y JOHNSTON S.A.A. Flujograma del Proceso de Distribución y Ventas Período del 01 – Enero al 31 de Diciembre de 2015 Auditor Mayra Flores Responsable Pongo Tiempo Previsto
6 Horas
Gaveglio Aparicio y Asociados Sociedad Civil de Responsabilidad Limitada
PT#
B Fecha: BC-4
Hecho por:
L 20-042016 K 30-04KAF 2016 MFP
Revisado por:
AUDITORÍA OPERACIONAL DEL ÁREA DE DISTRIBUCIÓN Y VENTAS EMPRESA UNIÓN DE CERVECERÍAS PERUANAS BACKUS Y JOHNSTON S.A.A.
Gaveglio Aparicio y Asociados Sociedad Civil de Responsabilidad Limitada
CUESTIONARIOS DE EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO Período del 01 – Enero al 31 de Diciembre de 2015 Auditor Responsable
Mayra Flores Pongo
Tiempo Previsto
4 Horas
PASO N°
PTT:
PREGUNTAS
BC-5
Fecha:
Hecho por:
MFP
20-05-2016
Revisado por:
JCC
20-05-2016
RESPUESTAS SI
NO
COMENTARIOS
N/A
ORGANIZACIÓN 1
¿Existe organigrama de la empresa?
X
El organigrama es general y no incluye a profesionales de puestos inferiores.
3
¿Participa la administración en el cumplimiento de políticas y estrategias para el departamento de Distribución y Ventas?
X
El Gerente General de la Empresa, realiza el seguimiento respectivo de las áreas operativas de la empresa de forma mensual, para evaluar su rendimiento.
4
¿El departamento de Ventas, trabaja con un sistema de presupuestos?
X
El presupuesto abastece al departamento.
5
¿Son conocidos dichos manuales y procedimientos por todo el personal del área?
X
6
Las políticas adecuada
de
personal
garantizan
la X
No se realiza el correcto adiestramiento a
X
Contratación Adiestramiento
los nuevos trabajadores.
POLÍTICAS 7
Existen políticas y estrategias referentes a las operaciones de: Mercadeo y promociones Autorización y aprobación del crédito Cambios y devoluciones de productos Bonificaciones otorgadas a clientes.
Estas políticas son conocidas por los trabajadores del Área de Distribución y ventas de Backus.
X X X X
SEGREGACIÓN DE FUNCIONES 9
¿Se tiene claro y definida las actividades de cada elemento de la empresa?
X
INSTALACIONES Y EQUIPO 11
¿Se cuenta con el equipo de cómputo para llevar a cabo las transacciones en el Departamento de Distribución y Ventas?
X
La empresa adquirió el equipo recientemente.
EJECUCIÓN 14
¿El procedimiento para la evaluación de clientes nuevos es aplicado correctamente?
X
15
¿Los pedidos son revisados y autorizados por el Jefe de Ventas?
X
16
¿Se clasifican los pedidos?
X
18
¿Se cuentan con procedimientos para la realización de inventarios anuales en la Bodega de Distribución?
X
19
¿El departamento de pronóstico de ventas?
su
X
20
¿Las promociones, ofertas de productos, etc. Son autorizados por el Jefe de ventas?
X
21
¿Se informa al Departamento de Producción, cuando un producto es rechazado por un cliente por mal empaque, etc.?
X
22
¿Se verifica la procedencia del producto devuelto por los clientes y que se efectuará cambio?
X
ventas
efectúa
Se realiza un estudio pre-liminar.
Se utiliza el método de promedio ponderado.
REGISTRO 23
¿El listado de precios de venta de los productos es revisado constantemente?
X
AUDITORÍA OPERACIONAL DEL ÁREA DE DISTRIBUCIÓN Y VENTAS EMPRESA UNIÓN DE CERVECERÍAS PERUANAS BACKUS Y JOHNSTON S.A.A. SUMARIA DE DIAGNOSTICO- DEFICIENCIAS
Gaveglio Aparicio y Asociados Sociedad Civil de Responsabilidad Limitada
Período del 01 – Enero al 31 de Diciembre de 2015 Auditor Responsable
Mayra Flores Pongo Lia Mejia Cohaila
Tiempo Previsto
6 Horas
PTT: Hecho por: Revisado por:
PROCEDIMIENTOS ACTUAL Y/O DEFICIENCIA
BD/ BD-1 MFP LMC KAF
Fecha: 20-05-2016 30-05-2016
RESOLUCIÓN
El departamento de Ventas no cuenta con un organigrama actualizado que muestre de forma clara y esquemática los niveles jerárquicos.
Se incluye en el informe como Estructura y Organización.
Inexistencia de la inspección física de las unidades de transporte que garantice en la entrega de mercancías en condiciones adecuadas.
Se incluye como Reparto a clientes.
Falta de verificación en las devoluciones de productos efectuados por los clientes.
Se incluyen como Política de ventas.
En base a los reportes de ventas se pudo determinar que cuando existe bonificación especial de productos, algunos clientes compran de más de su capacidad de venta, ocasionando con ello devolución de productos.
Se incluye como estrategia de ventas.
Se indicó por parte de los empleados involucrados, que se cuentan con manuales de funciones, procedimiento, los cuales se logró determinar que no están actualizados, ya que hay procedimientos que ya no se utilizan.
Se incluye como Manuales de funciones y procedimientos.
AUDITORÍA OPERACIONAL DEL ÁREA DE DISTRIBUCION Y VENTAS EMPRESA UNIÓN DE CERVECERÍAS PERUANAS BACKUS Y JOHNSTON S.A.A. ANÁLISIS DE RIESGOS DEL PROCESO DE INVENTARIOS
Gaveglio Aparicio y Asociados Sociedad Civil de Responsabilidad Limitada
Período del 01 – Enero al 31 de Diciembre de 2015
Tiempo Previsto
2 Horas
PTT: Hecho por:
Fecha:
MFP LMC KAF
02-05-2016 12-05-2016
ALTO
Revisado por:
BD-2
RIESGOS
N° 1
2
3
DESCRIPCIÓN DEL RIESGO El departamento de Distribución y ventas no cuenta con un organigrama actualizado que muestre de forma clara y esquemática los niveles jerárquicos. Falta de inspección física de las unidades de transporte que garantice en la entrega de mercancías en condiciones adecuadas. Existen manuales de funciones y de procedimiento, los cuales se logró determinar que no están actualizados, ya que hay procedimientos que ya no se utilizan.
CONCLUSIÓN:
POSIBLES CONSECUENCIAS
OBSERVACIÓN
Desorden Organizacional.
Los trabajadores desconocen el organigrama actual del Área de Distribución y Ventas.
x
Disminución patrimonial, inventarios erróneos.
No hay un responsable de esta tarea.
x
Desorientación de los trabajadores.
Los trabajadores sólo se guían por la experiencia que tienen.
x
BAJO
Mayra Flores Pongo Lia Mejia Cohaila
MODERADO
Auditor Responsable
Se evaluaron los posibles riesgos en el proceso distribución y ventas de la empresa Unión de Cervecerías Peruanas Backus y Johnston S.A.A., se detectaron los siguientes: Riesgos operativos:
Desorden Organizacional. Disminución patrimonial, inventarios erróneos. Desorientación de los trabajadores.
2.4.7. Comunicación de las desviaciones u observaciones AUDITORÍA OPERACIONAL DEL ÁREA DE DISTRIBUCIÓN Y VENTAS EMPRESA UNIÓN DE CERVECERÍAS PERUANAS
Gaveglio Aparicio y Asociados Sociedad Civil de Responsabilidad Limitada
BACKUS Y JOHNSTON S.A.A. CÉDULA CENTRALIZADORA DE HALLAZGOS (Estructura y Organización) Período del 01 – Enero al 31 de Diciembre de 2015 Auditor Responsable Tiempo Previsto
Mayra Flores Pongo Lia Mejia Cohaila 6 Horas
PTT: Hecho por: Revisado por:
1.
BD-3 MFP LMC KAF
Fecha: 25-05-2016 25-05-2016
Hallazgo: Estructura y Organización.
Condición: El Departamento de Ventas no cuenta con un organigrama actualizado en el que se muestre de forma clara y esquemática los diferentes niveles jerárquicos y niveles de comunicación.
Criterio: La representación gráfica de la estructura organizacional de la entidad, es base fundamental para el logro de metas, ya que todo empleado puede visualizarse dentro de la empresa, conociendo la autoridad superior y la responsabilidad que tiene, tomando en cuenta las políticas de la empresa.
Causa La falta de una estructura organizacional provoca en los empleados una falta de responsabilidad en sus tareas designadas. Adicionalmente esto puede afectar en los procedimientos implantados en cada una de las transacciones de la entidad.
Efecto El desconocimiento de las líneas de autoridad y de la responsabilidad que tiene cada uno de los empleados de la empresa
AUDITORÍA OPERACIONAL DEL ÁREA DE DISTRIBUCIÓN Y VENTAS EMPRESA UNIÓN DE CERVECERÍAS PERUANAS BACKUS Y JOHNSTON S.A.A. CÉDULA CENTRALIZADORA DE HALLAZGOS (Reparto de Productos a Clientes) Período del 01 – Enero al 31 de Diciembre de 2015
2.
Auditor Responsable
Lia Mejia Cohaila
Tiempo Previsto
6 Horas
Gaveglio Aparicio y Asociados Sociedad Civil de Responsabilidad Limitada
PTT:
BC-05
Fecha:
Hecho por:
BD-4
25-05-2016
Revisado por:
JCC
30-05-2016
Hallazgo: Reparto de Producto a Clientes Condición: La entrega de productos a clientes que se encuentran en el interior de la república, se trabaja haciendo uso de los servicios de transporte de carga, no se cuenta con un sistema de monitoreo que indique la ruta del mismo, se logró determinar que en la mayoría de las ocasiones solamente el transportista y el guardia de seguridad llevan el producto al lugar del destino, y no se delega a ninguna persona por parte de la compañía para cerciorarse que el producto fue recibido en entera satisfacción, o si las condiciones en donde se recibe el producto es adecuado, para evitar devoluciones posteriores, y molestias con los clientes.
Criterio: De acuerdo al procedimiento de entrega es: (a) El departamento de Distribución recibe la factura y orden de pedido. (b) El Jefe de bodega autoriza las órdenes de pedido. (c) Verifica la salida de productos en el área de carga de camiones y se le entrega al transportista, copia de la factura, envío de producto, copia de pedido. (d) Posteriormente cuando el transportista regresa, entrega la copia de la factura, el envío, y pedido debidamente firmado y sellado por el cliente.
Causa No contar con una persona encargada de verificar la entrega del producto a los clientes de la entidad.
Efecto Insatisfacción en la recepción de los productos por parte de los clientes.
AUDITORÍA OPERACIONAL DEL ÁREA DE DISTRIBUCIÓN Y VENTAS
Gaveglio Aparicio y Asociados Sociedad Civil de Responsabilidad
EMPRESA UNIÓN DE CERVECERÍAS PERUANAS BACKUS Y JOHNSTON S.A.A. CÉDULA CENTRALIZADORA DE HALLAZGOS (Manuales de Procedimientos) Período del 01 – Enero al 31 de Diciembre de 2015
3.
Auditor Responsable
Lia Mejia Cohaila
Tiempo Previsto
6 Horas
Limitada
PTT:
BC-6
Fecha:
Hecho por:
BD-5
25-05-2016
Revisado por:
JCC
25-05-2016
Hallazgo: Reparto de Producto a Clientes
Condición: De acuerdo a la visita preliminar al área de ventas se logró visualizar que se cuenta con una descripción de las funciones que realizan los empleados, así también los manuales de procedimientos operativos por la administración, pero se encuentran desactualizados. En la mayoría de casos cuando una persona nueva ingresa, toma la misma forma de trabajo de la persona anterior.
Criterio: La entidad no cuenta con manuales de políticas y procedimientos actualizados.3
Causa La falta de manuales e instructivos por escrito, ocasiona que el procesamiento de las transacciones se haga en forma diferente, en algunas ocasiones, lo cual pudiera constituir un problema de continuidad y uniformidad de éstas; en el caso de ausencias prolongadas de personal que ocupa puestos clave.
Efecto
3 Manual de Funciones y Procedimientos adjuntos al CD.
Las operaciones se realizan de forma empírica lo cual pudiera ocasionar desviaciones a los lineamientos definidos duplicación de funciones y posibles errores de parte de los empleados por falta de conocimiento de los procedimientos correctos.
2.4.8. Cargo o aclaración de los involucrados en las desviaciones
AUDITORÍA OPERACIONAL DEL ÁREA DE DISTRIBUCIÓN Y VENTAS EMPRESA UNIÓN DE CERVECERÍAS PERUANAS BACKUS Y JOHNSTON S.A.A. CARGO DE LOS INVOLUCRADOS EN LAS DESVIACIONES Período del 01 – Enero al 31 de Diciembre de 2015 Auditor Responsable
Mayra Flores Pongo
Tiempo Previsto
2 Horas
Gerente General y Representante Legal Contador General Gerente de Ventas Gerente de Distribución:
Gaveglio Aparicio y Asociados Sociedad Civil de Responsabilidad Limitada
PTT:
BC-6
Fecha:
Hecho por:
MFP
21-05-2016
Revisado por:
KAF
22-05-2016
: Fernando Zavala Lombardi : Marcial Zumarán Hurtado : Luis Eduardo García Rosell Artola : Augusto Rizo Patrón