Area de Distribucion y Ventas Backus Final [PDF]

Zitiervorschau

INDICE

2.4 ETAPA DE ESTUDIO ESPECÍFICO: ÁREA DISTRIBUCIÓN Y VENTAS.................................................................................. 3 2.4.1. Identidad: Conocimiento General de la Unidad.......................3 2.4.2. Organigrama departamento de administración y ventas.........8 2.4.3. Índice de papeles de trabajo.................................................9 2.4.4. Memorandum de planificacion.............................................12 2.4.5. Programa de auditoría operativa: ÁREA DE DISTRIBUCIÓN Y VENTAS........................................................................................20 2.4.6. Papeles de trabajo principales y complementarios...............22 2.4.7. Comunicación de las desviaciones u observaciones..............40 2.4.8. Cargo o aclaración de los involucrados en las desviaciones. .46

2.4 ETAPA DE ESTUDIO ESPECÍFICO: ÁREA DISTRIBUCIÓN Y VENTAS 2.4.1. Identidad: Conocimiento General de la Unidad Como resultado del crecimiento de nuestros volúmenes y los requerimientos de capacidades en la red logística de la empresa, durante el año, se reubicaron y expandieron tres nuevos centros de distribución: 

Centro de distribución de Cajamarca (ubicado a 11 km de la ciudad de Cajamarca en la vía que va al distrito de Jesús): el proyecto incluyó la construcción de un almacén de productos terminados de 1,400 m 2 con capacidad para 140,000 cajas y un techo de carga y descarga de 860 m2. Asimismo, se construyeron oficinas en dos pisos con un área total de 700 m2, todo sobre un terreno total de 15,000 m 2, el cual nos permitirá afrontar expansiones futuras. El nuevo CD cuenta con una planta de tratamiento de agua residual con la finalidad de procesar hasta 8 m 3 diarios de efluentes provenientes de los servicios higiénicos para el lavado de camiones y regadío. Igualmente, la iluminación está diseñada con tecnología LED, que reduce el consumo de energía en 50%. La inversión total fue de S/. 9,595,377.



Centro de distribución de Nazca (ubicado en el Km 447 de la carretera Panamericana Sur): el plan incluye la construcción de un almacén de producto terminado de 600 m2 con capacidad para 60,000 cajas y un techo de carga y descarga de 360 m2, todo sobre un terreno total de 7,000 m 2, área pensada para soportar futuras expansiones. Al mismo tiempo, se construyeron oficinas en 2 pisos con un área total de 360 m 2. Al igual que el CD de Cajamarca, el nuevo CD cuenta con una planta de tratamiento de agua residual con la finalidad de reciclar y reutilizar el agua con capacidad para procesar 7 m3 diarios, cuenta con iluminación LED, con sensores de movimiento e intensidad para regular la luz, así como con un techo de oficinas sembrado con césped para reducir la temperatura y el uso de equipos de aire acondicionado. La inversión total del proyecto fue de S/. 6,739,952.



Centro de distribución de Satipo (ubicado en el distrito de Río Negro en la avenida Alameda Marginal norte #1592): el proyecto incluye la construcción de un almacén de productos terminados de 450 m2 con capacidad para 45,000 cajas, con un techo de carga y descarga de 300 m2. De igual forma, se construyeron oficinas en 2 pisos con un área total de 360 m 2, todo sobre un terreno total de 13,000 m2, área que de igual modo nos permitirá soportar el crecimiento a largo plazo.

El concepto de recuperación de

aguas residuales también se implementó en este

CD con una planta de

tratamiento de agua residual capaz de procesar hasta 7 m 3 diarios de efluentes garantizando así el abastecimiento de agua para el lavado de camiones, así como también con la iluminación con tecnología LED. La inversión total fue de S/. 6,101,867. Adicionalmente, continuamos con la expansión de nuestra capacidad operativa a nivel nacional, principalmente en el norte del país y en Lima. Las principales inversiones fueron: 

Ampliación del almacén de productos terminados de la Planta Ate en 8,600 m2 incluyendo 15,000 m2 de losa para almacén de envases y tránsito de montacargas. Asimismo, alineado a nuestra prioridad estratégica de reducción del consumo de energía, esta obra se implementó con luminarias LED al 100%. Con esta inversión se incrementó en 860,000 cajas la capacidad de almacenamiento de producto terminado, lo que representa un incremento del 30% de capacidad de almacenamiento de producto terminado. El monto invertido fue de S/. 10’038,000.



Ampliación del almacén de producto terminado en CD Piura, construyendo un nuevo hangar de 1,650 m2, ampliando la capacidad de almacenamiento de producto terminado en 165,000 cajas. Además, se construyó un techo de carga y descarga de 825 m2. La inversión total ascendió a S/. 2’860,000.



Ampliación de la losa de almacenamiento de envases vacíos en la Planta Motupe en 6,000 m2 lo cual nos permite incrementar la capacidad en 720,000 cajas. El financiamiento total ascendió a S/. 1’319,819.



Ampliación de las áreas de carga y descarga en el CD de Trujillo con un nuevo techo de 1,225 m2 pasando de 4 a 6 posiciones, lo cual permitirá incrementar la productividad de atención de 64 transportes programados por día (T1,T2 y T3).

El monto invertido fue de S/. 1’281,212.

Asimismo, para darle la mayor fluidez a sus operaciones, la empresa, continua el proceso de

renovación de nuestros equipos de manipuleo de pallets

(montacargas) diseñados para obtener una mayor productividad y menor consumo de combustible reduciendo a la vez las emisiones de CO2 al medio ambiente. Adicionalmente adquirió un total de 52 unidades con una inversión total de S/. 7’861,528.

Nuevo hangar en almacén de Ate

Nuevo CD Nazca

POLÍTICAS DE DEPARTAMENTO DE DISTRIBUCIÓN Y VENTAS 

Existencia de un listado de precios del producto para la venta, el cual lo autoriza el Gerente de Ventas.



Establecer canales de distribución, en los municipios y departamentos para poder extender el mercado de consumidores.



El Gerente de Ventas es la única persona encargada de autorizar créditos.



Los vendedores ruteros, efectúan estrictamente ventas al contado en cada una de las rutas asignadas por el Gerente de Ventas.



Para otorgar créditos a clientes nuevos, es necesario que efectúen dos compras al contado, y a la tercera compra es otorgado el crédito por el Jefe de Ventas, con previo análisis del perfil del cliente.



Se

establecen

devoluciones

de

productos

cuando

sufran

un

desperfecto en su empaque, accidente en su traslado, o por fecha de vencimiento muy cercanas.



El encargado de bodega tiene que entregar un informe de existencia diaria al departamento de facturación.



Efectuar un inventario físico,por lo menos una vez a la semana, verificando con el sistema computarizado.



Las transacciones correspondientes a entradas y salidas de productos deberán ser efectuados en los formularios preimpresos; y dichas operaciones autorizadas por el encargado de bodega.



Cada devolución de producto debe ser autorizada por el encargado de bodega, así como especificar su procedencia (rotura, mal empacado, etc.)

2.4.2. Organigrama departamento de administración y ventas

2.4.3. Índice de papeles de trabajo AUDITORÍA OPERACIONAL DE DISTRIBUCIÓN Y VENTAS EMPRESA UNIÓN DE CERVECERÍAS PERUANAS BACKUS Y JOHNSTON S.A.A. INDICE DE PAPELES DE TRABAJO

REF.

CONTENIDO

ACTIVIDADES PREVIAS AL DESARROLLO DE LA AUDITORÍA B-1 B-2

Memorándum de Planificación Cédula de Marcas de Auditoría, Requisición de Materiales y otros.

FASE I : FAMILIARIZACIÓN BB Cédula Sumaria de Recopilación de Información

Gaveglio Aparicio y Asociados Sociedad Civil de Responsabili dad Limitada HECHO POR

BB-1 Calendario de Entrevistas BB-2 Entrevistas FASE II: INVESTIGACIÓN Y ANÁLISIS BC B BC-1 BC-2 BC-3 BC-4

Programa de Auditoría Operativa Cédula Matriz -Estado de Resultados Cédulas Complementarias Cédula Sumaria Estructura Organizativa del Área de Distribución y Ventas Organigrama Flujograma del Proceso de Distribución y Ventas

BC-5

Cuestionarios de Evaluación de Control Interno

FASE III: DIAGNÓSTICO BD

Sumaria Diagnóstico y Recomendaciones

BD-1

Cédula Resumen – Deficiencias del Control Interno

BD-2

Cédula de Análisis de Riesgos

BD-3 BD-4

Cédula centralizadora de Hallazgos (Estructura y Organización). Cédula centralizadora de Hallazgos (Reparto de Productos a Clientes).

BD-5

Cédula centralizadora de Hallazgos (Manuales de Procedimientos).

FASE III: INFORME Comunicación de Resultados Cargo o aclaración de los involucrados en las desviaciones Seguimiento de Recomendaciones.

Gaveglio Aparicio y Asociados Sociedad Civil de Responsabilidad Limitada AUDITORES INDEPENDIENTES Dirección: Calle Arias y Araguez N° 373, Tacna teléfono: 51-52-244448 Fax: 51-52-244448 Tacna, 20 de Abril de 2016 Sr. Fernando Zavala Lombardi Gerente General de Unión de Cervecerías Peruanas Backus y Johnston S.A.A. Presente

Estimado Sr: Le hago llegar un cordial saludo, a su vez por medio de la presente es confirmar el convenio para realizar la auditoria operativa al área de Distribución y Ventas de la empresa que usted tan acertadamente dirige, para el periodo del 1 de enero al 31 de diciembre del 2015. La auditoría será aplicada al área de distribución y ventas. El objetivo de nuestra auditoria es comprobar los niveles de eficiencia, eficacia y economía. Además emitiremos un informe sobre el acatamiento de los procesos, con las respectivas recomendaciones. La auditoría se realizara en relación con las normas de auditoria generalmente aceptadas. Estas normas exigen que se alcance una seguridad razonable, no absoluta sobre el control interno de la empresa. Al finalizar la auditoría, se emitirá un informe dirigido a los directivos de las áreas involucradas el cual contendrá los hallazgos y sus respectivas recomendaciones que permitirá mejorar la gestión de las áreas auditadas dentro de la empresa. En nuestro informe sobre el área de inventarios y almacenamiento,

esperamos

proporcionarle

aspectos

referentes

a

cualesquiera debilidades sustanciales en los sistemas de control interno que sean detectados por nuestro equipo como una forma de mejorar la gestión directiva. Esperamos una cooperación total de su personal y confiamos en que ellos pondrán a nuestra disposición todos los registros, documentación, y otra información que se requiera en relación con nuestra auditoría. Favor de firmar y devolver la copia adjunta de esta carta para indicar su comprensión y acuerdo sobre los arreglos para nuestra auditoría del área de inventarios y almacenamiento.

Juan Carlos Coronado Auditor Supervisor Gaveglio Aparicio y Asociados Sociedad Civil

de Responsabilidad Limitada

2.4.4. Memorandum de planificacion

AUDITORÍA OPERACIONAL DEL ÁREA DE DISTRIBUCIÓN Y VENTAS EMPRESA UNIÓN DE CERVECERÍAS PERUANAS BACKUS Y JOHNSTON S.A.A. MEMORÁNDUM DE PLANIFICACIÓN

Gaveglio Aparicio y Asociados Sociedad Civil de Responsabilidad Limitada

Período del 01 – Enero al 31 de Diciembre de 2015 Auditor Responsable

Mayra Flores Pongo

Tiempo Previsto

5 Horas

PT#

B-1

Fecha:

Hecho por:

MFP

20-04-2016

Revisado por:

JCC

30-04-2016

INTRODUCCIÓN: Este memorándum se elabora como parte de la planificación de la auditoría operacional al área de distribución y ventas en la empresa Unión de Cervecerías Peruanas Backus y Johnston S.A.A., como una forma de clarificar las actividades que se deberán realizar, los responsables, tiempos, áreas específicas a evaluar, información a recopilar y otros aspectos relevantes.

OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA: En su calidad de evaluador objetivos, crítico y constructivo, de los aspectos relacionados con el negocio de las empresas, el Contador Público y Auditor cumple un papel importante para el alcance de los siguientes objetivos:     

Medir el grado de eficiencia y eficacia de la empresa contenidas en los procesos de distribución y ventas. Optimizar los recursos del Departamento de Distribución y Ventas. Verificar el cumplimiento de las políticas que regulan los procesos operacionales que se ejecutan en el Departamento de Distribución y Ventas. Revisar las estrategias de venta, canales de distribución, para lograr eficiencia en las ventas. Verificar las causas de devoluciones de productos por parte de clientes, y establecer la frecuencia de las mismas. Verificar las bonificaciones de productos a clientes de acuerdo a promociones existentes

AUDITORÍA OPERACIONAL DEL ÁREA DE DISTRIBUCIÓN Y VENTAS EMPRESA UNIÓN DE CERVECERÍAS PERUANAS BACKUS Y JOHNSTON S.A.A. MEMORÁNDUM DE PLANIFICACIÓN Período del 01 – Enero al 31 de Diciembre de 2015 Auditor Mayra Flores Pongo Responsable Tiempo Previsto 6 Horas

Gaveglio Aparicio y Asociados Sociedad Civil de Responsabilidad Limitada

PT#

B-1

Fecha:

Hecho por:

MFP

20-04-2016

Revisado por:

JCC

30-01-2016

INFORMACIÓN BÁSICA PARA LA AUDITORÍA: a) PUESTOS CLAVE DE LA EMPRESA    

Gerente General y Representante Legal Contador General Gerente de Ventas Gerente de Distribución:

: Fernando Zavala Lombardi : Marcial Zumarán Hurtado : Luis Eduardo García Rosell Artola : Augusto Rizo Patrón Bazo

b) CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES   

Inicio de trabajo de campo Terminación del trabajo de campo Entrega del informe de auditoría

2 de Mayo del 2016 12 de Mayo del 2016 26 de Mayo del 2016

c) GENERALIDADES Y OPERACIONES: La empresa forma parte del grupo económico SABMiller, cuya actividad principal es la fabricación de cerveza.; fue fundada en el año de 1955; tiene personería jurídica (Sociedad Anónima Abierta); su planta principal se encuentra ubicada en Arequipa. Para el registro de sus ingresos, utiliza el método de lo devengado. El departamento de ventas, para tener un mayor campo de acción, clasifica a su personal en: Vendedores mayoristas, departamentales, promocionales y distribuidores. d) CONTROL INTERNO: La empresa tiene establecidos distintos controles para sus actividades de distribución y venta. El control interno será evaluado para verificar cualquier desviación a las políticas o criterios en coherencia con las operaciones de gestión inventarios y su almacenamiento de mercaderías. TRABAJO A REALIZAR: El trabajo de auditoría en la empresa Unión de Cervecerías Peruanas Backus y Johnston S.A.A. se apoyará en la metodología de auditoría operacional, papeles de trabajo, guías de revisión, cuestionarios y entrevistas. Se solicitará y evaluará lo siguiente: AUDITORÍA OPERACIONAL DEL ÁREA DE DISTRIBUCIÓN Y VENTAS EMPRESA UNIÓN DE CERVECERÍAS PERUANAS BACKUS Y JOHNSTON S.A.A. MEMORÁNDUM DE PLANIFICACIÓN

Gaveglio Aparicio y Asociados Sociedad Civil de Responsabilidad Limitada

Período del 01 – Enero al 31 de Diciembre de 2015 Auditor Responsable

Mayra Flores Pongo

Tiempo Previsto

6 Horas

PT#

B-1

Fecha:

Hecho por:

MFP

20-01-2016

Revisado por:

JCC

30-01-2016

Conocer la estructura organizativa del Departamento de Distribución y Ventas. Evaluación de controles de entradas y salidas de productos en Bodega de Distribución. Reportes: Se verificarán los reportes de ventas. Para el caso de las devoluciones se procederá a revisar las notas de crédito para establecer la procedencia de las mismas y corroborarlo contra el reporte de devoluciones de acuerdo al sistema.  Revisión del manual de políticas y estrategias del departamento de ventas. INFORME A PRESENTAR: Como resultado de la auditoría se presentará un informe escrito dirigido al Gerente General y personal involucrado, el cual incluirá los hallazgos, recomendaciones y comentarios pertinentes que sean útiles para mejorar la gestión de los inventarios y almacenamiento de mercaderías dentro de la empresa. EQUIPO RESPONSABLE DE LA EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA: El trabajo tanto de campo como de gabinete, incluyendo todas y cada una de sus fases, estará a cargo de un equipo de auditores que realizará todas las actividades incluidas en la metodología, clasificará y analizará la información; elaborará los papeles de trabajo necesarios, y presentará el informe de los principales hallazgos de la auditoría. El equipo está conformado de la siguiente forma: NOMBRE CARGO REFERENCIA Juan Carlos Coronado AUDITOR SUPERVISOR JCC Karina Aduviri Feliciano AUDITOR SUPERVISOR KAF Mayra Flores Pongo AUDITOR MFP Jenifer Chambe Vincha AUDITOR JCV Jhoan Crispin Torres AUDITOR JCT Eduardo Huanca Caceres AUDITOR EHC Lia Mejia Cohaila AUDITOR LMC David Rojas Jimenez AUDITOR DRJ    

Tacna, 20 de Mayo 2016.

ALCANCE Y PRESUPUESTO DE HORAS Período del 01 – Enero al 31 de Diciembre de 2015 Auditor Responsable

Mayra Flores Pongo

Tiempo Previsto

4 Horas

PTT:

BB

Fecha:

Hecho por:

MFP

20-04-2016

Revisado por:

KAF

30-04-2016

ALCANCE DE LA AUDITORÍA Para la presente auditoría, el alcance está definido de tal forma que incluya la evaluación de los controles internos administrativos relativos a el departamento de Distribución y Ventas. PLANIFICACION ESPECÍFICA

PRESUPUESTO DE HORAS ACTIVIDADES

HORAS PRESUPUESTADAS

1.- Detalle de actividades a realizar 3 2.- Programación 3 3.- Evaluación del control interno de producción 10 4.- Aplicación de técnicas y procedimientos, elaboración de papeles de trabajo, hallazgos de auditoria e indicadores de gestión

132

5.- Comunicación de resultados 12 TOTAL HORAS

160

AUDITORÍA OPERACIONAL DEL ÁREA DE DISTRIBUCIÓN Y VENTAS EMPRESA UNIÓN DE CERVECERÍAS PERUANAS BACKUS Y JOHNSTON S.A.A. MATERIALES A UTILIZAR

Gaveglio Aparicio y Asociados Sociedad Civil de Responsabilidad Limitada

Período del 01 – Enero al 31 de Diciembre de 2015 Auditor Responsable

Mayra Flores Pongo

Tiempo Previsto

4 Horas

PTT:

BB

Fecha:

Hecho por:

MFP

20-04-2016

Revisado por:

KAF

30-04-2016

MATERIALES Para realizar la presente auditoria de gestión al área de Distribución y Ventas en la empresa Unión de Cervecerías Peruanas Backus y Johnston S.A.A., se va a requerir de los siguientes equipos y materiales. UTILIES DE OFICINA         

2 lapiceros azul y rojo para cada uno de los integrantes del equipo 2 portaminas 1 resma de papel bond tamaño A4 3 borradores 3 correctores 3 resaltadores 3 archivadores 2 juegos de separadores 1 perforadora

EQUIPOS DE COMPUTACION  2 Laptops  2 impresoras laser EQUIPO DE OFICINA  Cámara filmadora y fotos.

ELABORADO POR: MAYRA FLORES PONGO REVISADO POR: KARINA ADUVIRI FELICIANO

AUDITORÍA OPERACIONAL DEL ÁREA DE DISTRIBUCIÓN Y VENTAS EMPRESA UNIÓN DE CERVECERÍAS PERUANAS BACKUS Y JOHNSTON S.A.A. CÉDULA DE MARCAS

Gaveglio Aparicio y Asociados Sociedad Civil de Responsabilidad Limitada

Período del 01 – Enero al 31 de Diciembre de 2015 Auditor Responsable

Lia Mejia Cohaila

PTT:

B-2

Fecha:

Hecho por:

LMC

20-04-2016

Revisado por:

JCC

30-04-2016

DESCRIPCIÓN

MARCA

ELABORADO POR: LIA MEJIA COHAILA

AUDITORÍA OPERACIONAL DEL ÁREA DE DISTRIBUCIÓN Y VENTAS EMPRESA UNIÓN DE CERVECERÍAS PERUANAS BACKUS Y JOHNSTON S.A.A. ENTREVISTA AL GERENTE GENEAL

Gaveglio Aparicio y Asociados Sociedad Civil de Responsabilidad Limitada

Período del 01 – Enero al 31 de Diciembre de 2015 Auditor Responsable

Lia Mejia Cohaila

Tiempo Previsto

4 Horas

Nombre del entrevistado:

PTT:

BB-2

Fecha:

Hecho por:

LMC

03-05-2016

Revisado por:

KAF

03-05-2016

1

¿Cuáles son las principales funciones que realiza?  Representar a la empresa en todo tipo de transacción, ante la Administración tributaria, y 

ante cualquier entidad privada, contraer y suscribir obligaciones. Generalmente planificar, coordinar y dirigir el rumbo de la empresa, conjuntamente con



todos los departamentos. Su principal meta es hacer expandir la empresa y ubicarse como empresa líder en la Distribución de Café soluble. Es directamente responsable de la implementación de políticas de control y procedimientos operacionales.

Firma del Entrevistado Auditor

AUDITORÍA OPERACIONAL DEL ÁREA DE DISTRIBUCIÓN Y VENTAS EMPRESA UNIÓN DE CERVECERÍAS PERUANAS BACKUS Y JOHNSTON S.A.A. ENTREVISTA A GERENTE DE DISTRIBUCIÓN

Gaveglio Aparicio y Asociados Sociedad Civil de Responsabilidad Limitada

Período del 01 – Enero al 31 de Diciembre de 2015 Auditor Responsable

Mayra Flores Pongo

Tiempo Previsto

4 Horas

Nombre del entrevistado: 2

PTT:

BB-2

Fecha:

Hecho por:

MFP

03-05-2016

Revisado por:

JCC

03-05-2016

¿Cuáles son las principales funciones que realiza?  Apoyar en la preparación de inventarios mensuales y anuales, con participación de auditoria externa.  Coordinar semanalmente inventario físico de productos para la venta y revisión de los mismos.



3

Coordinar despacho de productos a clientes departamentales y metropolitanos, así como a vendedores ruteros y promocionales.  Preparar cuadro de existencias de productos al Gerente de Ventas.  Revisar el registro de transacciones entradas y salidas de productos.  Revisar la procedencia de notas de devolución por parte de los clientes. ¿Cuál es el procedimiento de recepción de productos para la venta?  Diariamente el departamento de producción debe pasar los productos listos para la venta a  Bodega de Distribución.  Se efectúa conteo físicamente de los productos y condiciones de entrega por un delegado de producción y un delegado de Bodega de Distribución.  Elaboración de Envíos de producción en formatos pre impresos y autorizado por Jefe de producción.  Ingreso al sistema computarizado de la entrada de productos.  Ubicación de productos dentro de la bodega de distribución.

Firma del Entrevistado

Auditor

2.4.5. Programa de auditoría operativa: ÁREA DE DISTRIBUCIÓN Y VENTAS 3

AUDITORÍA OPERACIONAL DEL ÁREA DE DISTRIBUCIÓN Y VENTAS EMPRESA UNIÓN DE CERVECERÍAS PERUANAS BACKUS Y JOHNSTON S.A.A.

PROGRAMA DE AUDITORÍA

Gaveglio Aparicio y Asociados Sociedad Civil de Responsabilidad Limitada

Período del 01 – Enero al 31 de Diciembre de 2015 Auditor Responsable

Mayra Flores Pongo Lia Mejia Cohaila

Tiempo Previsto

17 Horas

PTT:

BC

Hecho por: Revisado por:

N°

DETALLE

REF.PT

HECHO POR

MFP/ LMC JCC

FECHA

Fecha: 20-05-2016 30-05-2016 OBSERVACI ONES

1

OBJETIVOS Medir el grado de eficiencia y

MFP

eficacia de las políticas de la empresa

contenidas

procesos

de

en

distribución

los y

ventas. PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO 1

2

Verificar el cumplimiento de las políticas

que

regulan

los

procesos

operacionales

que

ejecutan

en

el

Área

BC-1

LMC

20/05/16

BC-4

MFP

20/05/16

BC-2

MFP

20/05/16

de

Distribución y Ventas. Revisar las estrategias de venta, canales de distribución, para lograr la eficiencia en las ventas.

PROCEDIMIENTOS 3

4

SUSTANTIVOS Recopile la información básica

Se

tienen

referida al área de distribución y

deficiencias debido

ventas,

al

clasifíquela

referénciela. Establezca comunicación

y

volumen

de

devoluciones con

MFP

21/05/16

los funcionarios responsables de 5

las áreas. Analice

la

estructura

BC-3

LMC

organizativa del Departamento 6

de distribución y ventas. Elabore cuestionarios de control interno,

con

los

20/05/16 BC-5

MFP

20/05/16

empleados

responsables.

No

se

tiene

manuales

de

procedimientos actualizados

7

Evalúe posibles hallazgos de Auditoría

LMC

21/05/16

Operacional

detectados. REVISADO POR: Juan Carlos Coronado TIEMPO TOTAL EMPLEADO: 23 HORAS

FECHA DE FINALIZACIÓN: 15-02-2016

2.4.6. Papeles de trabajo principales y complementarios AUDITORÍA OPERACIONAL DEL ÁREA DE DISTRIBUCION Y VENTAS EMPRESA UNIÓN DE CERVECERÍAS PERUANAS BACKUS Y JOHNSTON S.A.A. CEDULA MATRIZ

Gaveglio Aparicio y Asociados Sociedad Civil de Responsabilidad Limitada

Período del 01 – Enero al 31 de Diciembre de 2015 Auditor Responsable

Lia Mejia Cohaila

Tiempo Previsto

2 Horas

PT#

B

Fecha:

Hecho por:

LMC

20-05-2016

Revisado por:

KAF

30-05-2016

CUENTA

Ingresos de actividades ordinarias

SALDOS AL 31/12/15

REF. APT.S

AJUSTE Y/O DEBE

RECLASIFICACIO N Y/O HABER

SALDOS AUDITORIA 31/12/2015

3,947,443

3,947,443

(1,073,950)

(1,073,950)

2,873,493

2,873,493

(1,076,372

(1,076,372

(481,167)

(481,167)

-

-

196,393 (42,723)

196,393 (42,723)

-

-

1,469,624

1,469,624

4,460

4,460

Gastos Financieros Diferencias de Cambio neto

(34,834) (26,151)

(34,834) (26,151)

Otros ingresos (gastos) de las subsidiarias, negocios conjuntos y asociadas Ganancias (Pérdidas) que surgen de la Diferencia entre el Valor Libro Anterior y el Valor Justo de Activos Financieros Reclasificados Medidos a Valor Razonable Diferencia entre el importe en libros de los activos distribuidos y el importe en libros del dividendo a pagar Resultado antes de Impuesto a las Ganancias Gasto por Impuesto a las Ganancias Ganancia (Pérdida) Neta de Operaciones Continuadas Ganancia (pérdida) procedente de operaciones discontinuadas, neta del impuesto a las ganancias Ganancia (Pérdida) Neta del Ejercicio

182,822

182,822

-

-

-

-

1,595,921

1,595,921

(415,153)

(415,153)

1,180,768

1,180,768

-

-

1,180,768

1,180,768

Costo de Ventas

Ganancia (Pérdida) Bruta

Gastos de Ventas y Distribución Gastos de Administración Ganancia (Pérdida) de la baja en Activos Financieros medidos al Costo Amortizado Otros Ingresos Operativos Otros Gastos Operativos Otras ganancias (pérdidas) Ganancia (Pérdida) por actividades de operación Ingresos Financieros

______________________

_______________________

LIA MEJIA COHAILA

KARINA ADUVIRI

FELICIANO AUDITOR

SUPERVISOR

AUDITORÍA OPERACIONAL DEL ÁREA DE DISTRIBUCION Y VENTAS EMPRESA UNIÓN DE CERVECERÍAS PERUANAS BACKUS Y JOHNSTON S.A.A. Gaveglio Aparicio y Asociados Sociedad Civil de Responsabilidad Limitada CEDULA SUMARIA Período del 01 – Enero al 31 de Diciembre de 2015 Auditor Responsable

Lia Mejia Cohaila

Tiempo Previsto

6 Horas

PT#

BC-1

Fecha:

Hecho por:

LMC

30-04-2016

Revisado por:

KAF

05-05-2016

GASTOS DE SALDOS SALDOS AL ASIENT ASIENTO RECLASIFICACIO RECLASIFICACIO SALDOS A VENTA Y DISTRIBUCION AL 31/12/14 31/12/15OS DE AJUSTE S DE AJUSTE HABER AUDITAR DEBE HABER 2015 (Reestruct Variación de Saldos de productos terminados

-

-

-

-

-

-

-

-

-

239,625

239,625

732,563

740,210

740,210

49,813 35,498 -

24,322 36,223 -

24,322 36,223 -

23,633

24,403

24,403

6,062

4,917

4,917

9,846

6,672

6,672

1,492

-

-

-

-

-

-

-

-

1,089.088

1,076.372

1,076.372

Consumo de materia primas e insumos Consto de ventas de mercaderías Gastos de personal Servicios prestados por terceros Tributos Depreciación Amortización Cargas diversas de gestión

230,381

Estimación de cuentas de dudosa cobranza Otros Desvalorizaci ón de inventarios Otros costos de ventas Ingreso por venta de subproductos TOTAL

AUDITORÍA OPERACIONAL DEL ÁREA DE DISTRIBUCION Y VENTAS EMPRESA UNIÓN DE CERVECERÍAS PERUANAS BACKUS Y JOHNSTON S.A.A. CEDULA SUMARIA Período del 01 – Enero al 31 de Diciembre de 2015 Auditor Lia Mejia Cohaila Responsable Tiempo Previsto

6 Horas

Gaveglio Aparicio y Asociados Sociedad Civil de Responsabilidad Limitada

PT# Hecho por:

Fech a:

L 20-04-2016 LMC

Revisado por: FUENTE:

B BC-1

K 30-04-2016 KAF

Tomado del Estado de Resultados del año anterior y actual. Tomado de las notas a los Estados Financieros Sumado LABOR REALIZADA: En este componente se ha tomado la información detallada que en el Estado de Resultados CONCLUSION: Luego del examen del Componente Distribución y ventas, no se encontró alguna evidencia significativa que muestre fraude. -

______________________ LIA MEJIA COHAILA

_______________________ KARINA ADUVIRI

FELICIANO AUDITOR SUPERVISOR

AUDITORÍA OPERACIONAL DEL ÁREA DE DISTRIBUCION Y VENTAS EMPRESA UNIÓN DE CERVECERÍAS PERUANAS BACKUS Y JOHNSTON S.A.A. CEDULA ANALITICA-GASTOS DE PERSONAL Período del 01 – Enero al 31 de Diciembre de 2015 Auditor Lia Mejia Cohaila Responsable Tiempo Previsto

6 Horas

Gaveglio Aparicio y Asociados Sociedad Civil de Responsabilidad Limitada

PT#

B Fecha: BCC1

Hecho por:

L 20-04-2016 LMC

Revisado por:

K 30-04-2016 KAF

GASTOS DE PERSONAL

SALDOS AL 31/12/15 DEBE

SUELDOS Y SALARIOS CONTRIBUCIONES SOCIALES GRATIFICACIONES COMPENSACION POR TIEMPO DE SERVICIOS PARTICIPACION DE LOS TRABAJADORES VACACIONES OPCIONES DE ACCIONES OTORGADAS A EJECUTIVOS OTROS BENEFICIOS TOTAL

RUBRO: GASTOS DE PERSONAL

213,048

19,639

19,639

49,714

49,714

23,018

23,018

161,384

161,384

3,959

3,959

4,465

4,465

62,351

62,351

537,578

537,578

OTRAS BEBIDAS

Hectolitros por año

Valor 31/12/2015

Pilsen Trujillo Cristal Barena, Arequipeña, San Juan

1.000.000

230.000

200.00

32.000

Pilsen Callao

300.00

41.000

Cuzqueña

1.000.000

260.00

Miller y Peroni

500.00

110.000

San Mateo y Cristalina Guarana Backus, Viva y Agua Tonica Backus Maltin Power

200.00

41.080

200.00

33.438

SEGMENTOS

MARCAS

ECONOMY

UPPER MAINSTREAN PREMIUM SUPER PREMIUM AGUAS GASEOSAS MALTAS

AUDITORÍA OPERACIONAL DEL ÁREA DE DISTRIBUCION Y VENTAS EMPRESA UNIÓN DE CERVECERÍAS PERUANAS BACKUS Y JOHNSTON S.A.A. CEDULA ANALITICA-GASTOS DE PERSONAL Período del 01 – Enero al 31 de Diciembre de 2015 Auditor Lia Mejia Cohaila Responsable Tiempo Previsto

OBSERVACIONES

HABER

213,048

MAINSTREAM CERVEZA

SALDO FINAL

AJUSTES

6 Horas

400.00

50.060

2.000.000

537.578

Gaveglio Aparicio y Asociados Sociedad Civil de Responsabilidad Limitada

PT#

B BCC1

Hecho por:

Fech a:

L 20-04-2016 LMC

Revisado por:

K 30-04-2016 KAF

-

FUENTE: Tomado del Estado de Resultados del año actual. Tomado de las notas a los Estados Financieros Sumado LABOR REALIZADA: En este Rubro se ha tomado la información detallada que en el Estado de Resultados y datos de producción anual de la empresa CONCLUSION: Luego del examen al rubro Gastos de personal, no se encontró alguna evidencia significativa que muestre fraude.

______________________ LIA MEJIA COHAILA

_______________________ KARINA ADUVIRI

FELICIANO AUDITOR SUPERVISOR

AUDITORÍA OPERACIONAL DEL ÁREA DE DISTRIBUCION Y VENTAS EMPRESA UNIÓN DE CERVECERÍAS PERUANAS BACKUS Y JOHNSTON S.A.A. CEDULA ANALITICA-SERVICIOS PRESTADOS POR TERCEROS Período del 01 – Enero al 31 de Diciembre de 2015 Auditor Lia Mejia Cohaila Responsable Tiempo Previsto

6 Horas

Gaveglio Aparicio y Asociados Sociedad Civil de Responsabilidad Limitada

PT#

B BCC2

Hecho por:

Fech a:

L 20-04-2016 LMC

Revisado por:

K 30-04-2016 KAF

SERVICIOS PRESTADOS POR TERCEROS

SALDOS AL 31/12/15 DEBE

OTROS

SALDO FINAL

AJUSTES

OBSERVACION ES

HABER

20,471

20,471

2,598

2,598

18,718

18,718

RELACIONES PUBLICAS Y PUBLICIDAD

316,402

316,402

FLETES

380,794

380,794

1,227

1,227

740,210

740,21

ENERGIA Y AGUA MANTENIEMIEN TO

HONORARIOS TOTAL

RUBRO: GASTOS DE PERSONAL

CERVEZA

OTRAS BEBIDAS

Pilsen Trujillo Cristal Barena, Arequipeña, San Juan

Hectolitros por año 1.000.000 200.00

Valor 31/12/2015 210.000 32.000

Pilsen Callao

300.00

41.000

Cuzqueña

1.000.000

250.000

Miller y Peroni

500.00

73.000

San Mateo y Cristalina Guarana Backus, Viva y Agua Tonica Backus Maltin Power

200.00

46.070

200.00

28.100

400.00

60.040

2.000.000

740.210

SEGMENTOS

MARCAS

ECONOMY MAINSTREAM UPPER MAINSTREAN PREMIUM SUPER PREMIUM AGUAS GASEOSAS MALTAS

TOTA L

AUDITORÍA OPERACIONAL DEL ÁREA DE DISTRIBUCION Y VENTAS EMPRESA UNIÓN DE CERVECERÍAS PERUANAS BACKUS Y JOHNSTON S.A.A. CEDULA ANALITICA-SERVICIOS PRESTADOS POR TERCEROS Período del 01 – Enero al 31 de Diciembre de 2015 Auditor Lia Mejia Cohaila Responsable

Gaveglio Aparicio y Asociados Sociedad Civil de Responsabilidad Limitada

PT#

B BCC2

Fech a:

Tiempo Previsto

6 Horas

Hecho por:

L 20-04-2016 LMC

Revisado por:

K 30-04-2016 KAF

FUENTE: -

Tomado del Estado de Resultados del año actual y datos de la producción anual de la empresa

-

Tomado de las notas a los Estados Financieros

-

Sumado LABOR REALIZADA:

En este Rubro se ha tomado la información detallada en el Estado de Resultados CONCLUSION: Luego del examen del al rubro Servicios Prestados por terceros, no se encontró alguna evidencia significativa que muestre fraude.

______________________ LIA MEJIA COHAILA

_______________________ KARINA ADUVIRI

FELICIANO AUDITOR AUDITORÍA OPERACIONAL DEL ÁREA DE DISTRIBUCION Y VENTAS EMPRESA UNIÓN DE CERVECERÍAS PERUANAS BACKUS Y JOHNSTON S.A.A. OBJETIVOS DEPARTAMENTO DE DISTRIBUCIÓN Y VENTAS

SUPERVISOR Gaveglio Aparicio y Asociados Sociedad Civil de Responsabilidad Limitada

Período del 01 – Enero al 31 de Diciembre de 2015 Auditor Lia Mejia Cohaila Responsable Tiempo Previsto

6 Horas

PT#

B BC-2

Hecho por:

Fech a:

L 20-04-2016 LMC

Revisado por:

K 30-04-2016 KAF

1

Objetivo General 

Colocar a la empresa Backus, en una posición de liderazgo a través de sus productos de calidad, precios ofertados al consumidor, etc.

2

Objetivos específicos.   

Contar con una adecuada ruta de mercado. Mantener la armonía entre la fuerza de ventas, para lograr metas trazadas. Optimizar al máximo cada uno de los recursos humanos para poder cubrir los



canales de Distribución y ventas. Lograr la meta planteada por el departamento de ventas, de acuerdo con el presupuesto aprobado.

AUDITOR SUPERVISOR MAYRA FLORES PONGO CORONADO

AUDITORÍA OPERACIONAL DEL ÁREA DE DISTRIBUCION Y VENTAS EMPRESA UNIÓN DE CERVECERÍAS PERUANAS BACKUS Y JOHNSTON S.A.A.

JUAN CARLOS

Gaveglio Aparicio y Asociados Sociedad Civil de Responsabilidad Limitada

1 Fuente: Memoria Anual 2015, adjunto al CD del trabajo final. 2 Fuente: Memoria Anual 2015, adjunto al CD del trabajo final

CÉDULA NARRATIVA CANALES DE DISTRIBUCIÓN Período del 01 – Enero al 31 de Diciembre de 2015 Auditor Mayra Flores Responsable Pongo Tiempo Previsto

6 Horas

PT#

B BC-2

Hecho por:

Fech a:

L 20-04-2016 MFP

Revisado por:

K 30-04-2016 KAF

Durante el ejercicio orientamos nuestras estrategias Route to Market, ruta al mercado, hacia un mejor desempeño con los clientes, a través de la red de centros de distribución en el ámbito nacional operados por nuestros socios comerciales. En la gestión de nuestros almacenes, pusimos especial énfasis en las estrategias orientadas a obtener mejoras en el control, así como el incremento de la productividad: 





Alcanzando un récord de despacho de camiones en todos los almacenes de las plantas de producción (APT), siendo el caso más notable el de APT Ate, despachándose el 18 de diciembre 340 camiones entre transporte primario y reparto, lo que equivale a 614,000 cajas en tan solo un día. Garantizando el nivel de existencias requerido en la gestión de la cadena de suministros para la temporada pico de ventas, logrando mantener los regímenes de producción y entregas a la red de distribución de manera oportuna y de acuerdo a lo planificado. Con relación a las inversiones en infraestructura de distribución, seguimos impulsando el proceso de renovación de unidades del tipo montacargas, interesados en complementar el sistema de carga lateral de nuestros camiones, así como aumentar su capacidad de uno a dos pallets por cada movimiento, reduciendo los tiempos de carga y descarga. Se adquirieron 22 montacargas, 15 montacargas Linde H25T de 2.5 toneladas y 7 montacargas Linde H40t de 4.0 toneladas.

AUDITOR SUPERVISOR MAYRA FLORES PONGO CORONADO AUDITORÍA OPERACIONAL DEL ÁREA DE DISTRIBUCION Y VENTAS

JUAN CARLOS Gaveglio Aparicio y Asociados Sociedad Civil de

EMPRESA UNIÓN DE CERVECERÍAS PERUANAS BACKUS Y JOHNSTON S.A.A. ORGANIGRAMA DEL ÁREA DE DISTRIBUCIÓN Y VENTAS Período del 01 – Enero al 31 de Diciembre de 2015 Auditor Mayra Flores Responsable Pongo Tiempo Previsto

6 Horas

Responsabilidad Limitada

PT#

B BC-3

Hecho por:

Fech a:

L 20-04-2016 MFP

Revisado por:

K 30-04-2016 KAF

AUDITOR SUPERVISOR MAYRA FLORES PONGO CORONADO

JUAN CARLOS

AUDITORÍA OPERACIONAL DEL ÁREA DE DISTRIBUCION Y VENTAS EMPRESA UNIÓN DE CERVECERÍAS PERUANAS BACKUS Y JOHNSTON S.A.A. Flujograma del Proceso de Distribución y Ventas Período del 01 – Enero al 31 de Diciembre de 2015 Auditor Mayra Flores Responsable Pongo Tiempo Previsto

6 Horas

Gaveglio Aparicio y Asociados Sociedad Civil de Responsabilidad Limitada

PT#

B Fecha: BC-4

Hecho por:

L 20-042016 K 30-04KAF 2016 MFP

Revisado por:

AUDITORÍA OPERACIONAL DEL ÁREA DE DISTRIBUCIÓN Y VENTAS EMPRESA UNIÓN DE CERVECERÍAS PERUANAS BACKUS Y JOHNSTON S.A.A.

Gaveglio Aparicio y Asociados Sociedad Civil de Responsabilidad Limitada

CUESTIONARIOS DE EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO Período del 01 – Enero al 31 de Diciembre de 2015 Auditor Responsable

Mayra Flores Pongo

Tiempo Previsto

4 Horas

PASO N°

PTT:

PREGUNTAS

BC-5

Fecha:

Hecho por:

MFP

20-05-2016

Revisado por:

JCC

20-05-2016

RESPUESTAS SI

NO

COMENTARIOS

N/A

ORGANIZACIÓN 1

¿Existe organigrama de la empresa?

X

El organigrama es general y no incluye a profesionales de puestos inferiores.

3

¿Participa la administración en el cumplimiento de políticas y estrategias para el departamento de Distribución y Ventas?

X

El Gerente General de la Empresa, realiza el seguimiento respectivo de las áreas operativas de la empresa de forma mensual, para evaluar su rendimiento.

4

¿El departamento de Ventas, trabaja con un sistema de presupuestos?

X

El presupuesto abastece al departamento.

5

¿Son conocidos dichos manuales y procedimientos por todo el personal del área?

X

6

Las políticas adecuada

de

personal

garantizan

la X

No se realiza el correcto adiestramiento a

 

X

Contratación Adiestramiento

los nuevos trabajadores.

POLÍTICAS 7

Existen políticas y estrategias referentes a las operaciones de:  Mercadeo y promociones  Autorización y aprobación del crédito  Cambios y devoluciones de productos  Bonificaciones otorgadas a clientes.

Estas políticas son conocidas por los trabajadores del Área de Distribución y ventas de Backus.

X X X X

SEGREGACIÓN DE FUNCIONES 9

¿Se tiene claro y definida las actividades de cada elemento de la empresa?

X

INSTALACIONES Y EQUIPO 11

¿Se cuenta con el equipo de cómputo para llevar a cabo las transacciones en el Departamento de Distribución y Ventas?

X

La empresa adquirió el equipo recientemente.

EJECUCIÓN 14

¿El procedimiento para la evaluación de clientes nuevos es aplicado correctamente?

X

15

¿Los pedidos son revisados y autorizados por el Jefe de Ventas?

X

16

¿Se clasifican los pedidos?

X

18

¿Se cuentan con procedimientos para la realización de inventarios anuales en la Bodega de Distribución?

X

19

¿El departamento de pronóstico de ventas?

su

X

20

¿Las promociones, ofertas de productos, etc. Son autorizados por el Jefe de ventas?

X

21

¿Se informa al Departamento de Producción, cuando un producto es rechazado por un cliente por mal empaque, etc.?

X

22

¿Se verifica la procedencia del producto devuelto por los clientes y que se efectuará cambio?

X

ventas

efectúa

Se realiza un estudio pre-liminar.

Se utiliza el método de promedio ponderado.

REGISTRO 23

¿El listado de precios de venta de los productos es revisado constantemente?

X

AUDITORÍA OPERACIONAL DEL ÁREA DE DISTRIBUCIÓN Y VENTAS EMPRESA UNIÓN DE CERVECERÍAS PERUANAS BACKUS Y JOHNSTON S.A.A. SUMARIA DE DIAGNOSTICO- DEFICIENCIAS

Gaveglio Aparicio y Asociados Sociedad Civil de Responsabilidad Limitada

Período del 01 – Enero al 31 de Diciembre de 2015 Auditor Responsable

Mayra Flores Pongo Lia Mejia Cohaila

Tiempo Previsto

6 Horas

PTT: Hecho por: Revisado por:

PROCEDIMIENTOS ACTUAL Y/O DEFICIENCIA

BD/ BD-1 MFP LMC KAF

Fecha: 20-05-2016 30-05-2016

RESOLUCIÓN

El departamento de Ventas no cuenta con un organigrama actualizado que muestre de forma clara y esquemática los niveles jerárquicos.

Se incluye en el informe como Estructura y Organización.

Inexistencia de la inspección física de las unidades de transporte que garantice en la entrega de mercancías en condiciones adecuadas.

Se incluye como Reparto a clientes.

Falta de verificación en las devoluciones de productos efectuados por los clientes.

Se incluyen como Política de ventas.

En base a los reportes de ventas se pudo determinar que cuando existe bonificación especial de productos, algunos clientes compran de más de su capacidad de venta, ocasionando con ello devolución de productos.

Se incluye como estrategia de ventas.

Se indicó por parte de los empleados involucrados, que se cuentan con manuales de funciones, procedimiento, los cuales se logró determinar que no están actualizados, ya que hay procedimientos que ya no se utilizan.

Se incluye como Manuales de funciones y procedimientos.

AUDITORÍA OPERACIONAL DEL ÁREA DE DISTRIBUCION Y VENTAS EMPRESA UNIÓN DE CERVECERÍAS PERUANAS BACKUS Y JOHNSTON S.A.A. ANÁLISIS DE RIESGOS DEL PROCESO DE INVENTARIOS

Gaveglio Aparicio y Asociados Sociedad Civil de Responsabilidad Limitada

Período del 01 – Enero al 31 de Diciembre de 2015

Tiempo Previsto

2 Horas

PTT: Hecho por:

Fecha:

MFP LMC KAF

02-05-2016 12-05-2016

ALTO

Revisado por:

BD-2

RIESGOS

N° 1

2

3

DESCRIPCIÓN DEL RIESGO El departamento de Distribución y ventas no cuenta con un organigrama actualizado que muestre de forma clara y esquemática los niveles jerárquicos. Falta de inspección física de las unidades de transporte que garantice en la entrega de mercancías en condiciones adecuadas. Existen manuales de funciones y de procedimiento, los cuales se logró determinar que no están actualizados, ya que hay procedimientos que ya no se utilizan.

CONCLUSIÓN:

POSIBLES CONSECUENCIAS

OBSERVACIÓN

Desorden Organizacional.

Los trabajadores desconocen el organigrama actual del Área de Distribución y Ventas.

x

Disminución patrimonial, inventarios erróneos.

No hay un responsable de esta tarea.

x

Desorientación de los trabajadores.

Los trabajadores sólo se guían por la experiencia que tienen.

x

BAJO

Mayra Flores Pongo Lia Mejia Cohaila

MODERADO

Auditor Responsable

Se evaluaron los posibles riesgos en el proceso distribución y ventas de la empresa Unión de Cervecerías Peruanas Backus y Johnston S.A.A., se detectaron los siguientes: Riesgos operativos:   

Desorden Organizacional. Disminución patrimonial, inventarios erróneos. Desorientación de los trabajadores.

2.4.7. Comunicación de las desviaciones u observaciones AUDITORÍA OPERACIONAL DEL ÁREA DE DISTRIBUCIÓN Y VENTAS EMPRESA UNIÓN DE CERVECERÍAS PERUANAS

Gaveglio Aparicio y Asociados Sociedad Civil de Responsabilidad Limitada

BACKUS Y JOHNSTON S.A.A. CÉDULA CENTRALIZADORA DE HALLAZGOS (Estructura y Organización) Período del 01 – Enero al 31 de Diciembre de 2015 Auditor Responsable Tiempo Previsto

Mayra Flores Pongo Lia Mejia Cohaila 6 Horas

PTT: Hecho por: Revisado por:

1.

BD-3 MFP LMC KAF

Fecha: 25-05-2016 25-05-2016

Hallazgo: Estructura y Organización. 

Condición: El Departamento de Ventas no cuenta con un organigrama actualizado en el que se muestre de forma clara y esquemática los diferentes niveles jerárquicos y niveles de comunicación.



Criterio: La representación gráfica de la estructura organizacional de la entidad, es base fundamental para el logro de metas, ya que todo empleado puede visualizarse dentro de la empresa, conociendo la autoridad superior y la responsabilidad que tiene, tomando en cuenta las políticas de la empresa.



Causa La falta de una estructura organizacional provoca en los empleados una falta de responsabilidad en sus tareas designadas. Adicionalmente esto puede afectar en los procedimientos implantados en cada una de las transacciones de la entidad.

 

Efecto El desconocimiento de las líneas de autoridad y de la responsabilidad que tiene cada uno de los empleados de la empresa

AUDITORÍA OPERACIONAL DEL ÁREA DE DISTRIBUCIÓN Y VENTAS EMPRESA UNIÓN DE CERVECERÍAS PERUANAS BACKUS Y JOHNSTON S.A.A. CÉDULA CENTRALIZADORA DE HALLAZGOS (Reparto de Productos a Clientes) Período del 01 – Enero al 31 de Diciembre de 2015

2.

Auditor Responsable

Lia Mejia Cohaila

Tiempo Previsto

6 Horas

Gaveglio Aparicio y Asociados Sociedad Civil de Responsabilidad Limitada

PTT:

BC-05

Fecha:

Hecho por:

BD-4

25-05-2016

Revisado por:

JCC

30-05-2016

Hallazgo: Reparto de Producto a Clientes  Condición: La entrega de productos a clientes que se encuentran en el interior de la república, se trabaja haciendo uso de los servicios de transporte de carga, no se cuenta con un sistema de monitoreo que indique la ruta del mismo, se logró determinar que en la mayoría de las ocasiones solamente el transportista y el guardia de seguridad llevan el producto al lugar del destino, y no se delega a ninguna persona por parte de la compañía para cerciorarse que el producto fue recibido en entera satisfacción, o si las condiciones en donde se recibe el producto es adecuado, para evitar devoluciones posteriores, y molestias con los clientes. 

Criterio: De acuerdo al procedimiento de entrega es: (a) El departamento de Distribución recibe la factura y orden de pedido. (b) El Jefe de bodega autoriza las órdenes de pedido. (c) Verifica la salida de productos en el área de carga de camiones y se le entrega al transportista, copia de la factura, envío de producto, copia de pedido. (d) Posteriormente cuando el transportista regresa, entrega la copia de la factura, el envío, y pedido debidamente firmado y sellado por el cliente.



Causa No contar con una persona encargada de verificar la entrega del producto a los clientes de la entidad.



Efecto Insatisfacción en la recepción de los productos por parte de los clientes.

AUDITORÍA OPERACIONAL DEL ÁREA DE DISTRIBUCIÓN Y VENTAS

Gaveglio Aparicio y Asociados Sociedad Civil de Responsabilidad

EMPRESA UNIÓN DE CERVECERÍAS PERUANAS BACKUS Y JOHNSTON S.A.A. CÉDULA CENTRALIZADORA DE HALLAZGOS (Manuales de Procedimientos) Período del 01 – Enero al 31 de Diciembre de 2015

3.

Auditor Responsable

Lia Mejia Cohaila

Tiempo Previsto

6 Horas

Limitada

PTT:

BC-6

Fecha:

Hecho por:

BD-5

25-05-2016

Revisado por:

JCC

25-05-2016

Hallazgo: Reparto de Producto a Clientes 

Condición: De acuerdo a la visita preliminar al área de ventas se logró visualizar que se cuenta con una descripción de las funciones que realizan los empleados, así también los manuales de procedimientos operativos por la administración, pero se encuentran desactualizados. En la mayoría de casos cuando una persona nueva ingresa, toma la misma forma de trabajo de la persona anterior.



Criterio: La entidad no cuenta con manuales de políticas y procedimientos actualizados.3



Causa La falta de manuales e instructivos por escrito, ocasiona que el procesamiento de las transacciones se haga en forma diferente, en algunas ocasiones, lo cual pudiera constituir un problema de continuidad y uniformidad de éstas; en el caso de ausencias prolongadas de personal que ocupa puestos clave.



Efecto

3 Manual de Funciones y Procedimientos adjuntos al CD.

Las operaciones se realizan de forma empírica lo cual pudiera ocasionar desviaciones a los lineamientos definidos duplicación de funciones y posibles errores de parte de los empleados por falta de conocimiento de los procedimientos correctos.

2.4.8. Cargo o aclaración de los involucrados en las desviaciones

AUDITORÍA OPERACIONAL DEL ÁREA DE DISTRIBUCIÓN Y VENTAS EMPRESA UNIÓN DE CERVECERÍAS PERUANAS BACKUS Y JOHNSTON S.A.A. CARGO DE LOS INVOLUCRADOS EN LAS DESVIACIONES Período del 01 – Enero al 31 de Diciembre de 2015 Auditor Responsable

Mayra Flores Pongo

Tiempo Previsto

2 Horas

   

Gerente General y Representante Legal Contador General Gerente de Ventas Gerente de Distribución:

Gaveglio Aparicio y Asociados Sociedad Civil de Responsabilidad Limitada

PTT:

BC-6

Fecha:

Hecho por:

MFP

21-05-2016

Revisado por:

KAF

22-05-2016

: Fernando Zavala Lombardi : Marcial Zumarán Hurtado : Luis Eduardo García Rosell Artola : Augusto Rizo Patrón