Inventarierea Patrimoniului Fisa Documentare [PDF]

Zitiervorschau

Inventarierea Definiţie: Inventarierea reprezintă ansamblul operaţiunilor prin care se constată la un moment dat, existenţa tuturor elementelor patrimoniale de activ şi de pasiv, cu exprimare în etalon cantitativ şi valoric, după caz, în patrimoniul unităţii. Scopul inventarierii: stabilirea situaţiei reale a tuturor elementelor patrimoniale de activ şi de pasiv care aparţin entităţii cât şi cele care aparţin altor persoane juridice dar se folosesc în cadrul unităţii. Prin inventariere se constată mărimea fizică a elementelor patrimoniale de activ şi de pasiv, cât şi nivelul valorii actuale a acestora. Clasificarea inventarierii: 1.După gradul de cuprindere a elementelor patrimoniale inventariate: a).inventarierea generală: - cuprinde toate elementele patrimoniale de activ şi de pasiv; - se efectuează cel puţin o dată pe an şi este obligatorie; - se efectuează în următoarele situaţii:  la începutul activităţii;  cel puţin o dată pe an pe parcursul desfăşurării activităţii;  în cazul fuzionării, divizării sau încetării activităţii;  în alte situaţii prevăzute de lege:  la cererea organelor de control;  indicii de lipsuri sau plusuri în gestiune;  predare-primire de gestiune;  reorganizarea gestiunilor;  calamităţi naturale;  alte situaţii prevăzute de lege. b).inventarierea parţială (se realizează în anumite situaţii când este nevoie să fie verificate numai anumite categorii de sortimente sau o parte de gestiune). 2.După intervalul de timp: a).inventarierea periodică (se efectuează în cursul anului, la intervale regulate de timp); b).inventarierea anuală (se face, de regulă, la sfârşitul anului, cu ocazia încheierii exerciţiului financiar şi elaborarea Situaţiilor Financiare Anuale). 3.După condiţiile în care se desfăşoară: a).inventarierea ordinară (are loc în mod obişnuit, la termenele planificate); b).inventarierea extraordinară (are loc în situaţii deosebite). 4.După felul elementelor patrimoniale inventariate: a).inventarierea imobilizărilor corporale; b).inventarierea materialelor de natura obiectelor de inventar; c).inventarierea materiilor prime şi a materialelor consumabile; d).inventarierea mărfurilor şi ambalajelor; e).inventarierea activelor biologice de natura stocurilor; f).inventarierea semifabricatelor şi a produselor finite; g).inventarierea produselor agricole; h).inventarierea producţiei în curs de execuţie; i).inventarierea altor elemente patrimoniale şi extrapatrimoniale.

Pregătirea inventarierii Răspunderea pentru buna organizare a lucrărilor de inventariere revine administratorului, ordonatorului de credite (la instituţii) sau altei persoane care are obligaţia gestionării elementelor de activ şi de pasiv. Activitatea de inventariere se efectuează de către o comisie de inventariere, care răspunde de efectuarea tuturor lucrărilor de inventariere, în conformitate cu reglementările legale. Comisia de inventariere este numită prin decizie scrisă şi este formată din cel puţin două persoane. Prin excepţie, la gestiunile mici, inventarierea se poate efectua şi de către o singură persoană. Din comisia de inventariere nu pot face parte gestionarul, contabilul sau auditorii. Prin excepţie, la inventariere poate participa şi contabilul care ţine evidenţa gestiunii dacă prin proceduri interne s-a stabilit această situaţie, dar fără să facă parte din comisia de inventariere. Lucrările de inventariere se efectuează cu salariaţii proprii de către persoane cu pregătire economică şi tehnică corespunzătoare care să poată efectua identificarea competentă a elementelor inventariate şi evaluarea lor. Dacă unitatea nu dispune de personal corespunzător, poate să folosească şi personal din afara firmei, dar trebuie să încheie cu aceştia un contract civil sau contract de prestări servicii. Prin excepţie, la entităţile foarte mici unde nu au nici un salariat care să efectueze inventarierea, aceasta se efectuează de către administratori. Membrii comisiilor de inventariere nu pot fi înlocuiţi decât în cazuri bine justificate şi numai prin decizie scrisă, emisă de către cei care i-au numit. Pregătirea inventarierii constă în lucrările care se fac înaintea începerii inventarierii propriu-zise. Administratorul sau persoana care realizează gestionarea elementelor patrimoniale au obligaţia de a emite Decizia de inventariere şi de a asigura condiţiile corespunzătoare de lucru pentru membrii comisiei de inventariere. Asigurarea condiţiilor de lucru la pregătirea inventarierii, se face de către administratorul sau persoana care realizează gestionarea elementelor patrimoniale, astfel:  organizarea corespunzătoare a evidenţei operative şi contabile privind gestiunea inventariată;  participarea întregii comisii la inventariere;  organizarea depozitării bunurilor grupate pe sortimente, dimensiuni, codificarea bunurilor şi întocmirea etichetelor de raft;  asigurarea personalului necesar pentru manipularea bunurilor, sortare, cântărire, măsurare, numărare, estimare etc.;  asigurarea de specialişti pentru efectuare identificării unor bunuri inventariate;  dotarea gestiunii cu aparate şi instrumente de măsurare, cântărire şi identificare;  dotarea gestiunii cu mijloace tehnice de calcul, cu formulare şi rechizite;  asigurarea mijloacelor necesare sigilării spaţiilor de depozitare a bunurilor inventariate atât la începutul invetarierii cât şi pe parcursul desfăşurării ei;  asigurarea securităţii uşilor, ferestrelor, porţilor, spaţiilor aferente bunurilor inventariate;  asigurarea protecţiei membrilor comisiei de inventariere în conformitate cu normele de protecţie a muncii.

Asigurarea măsurilor organizatorice corespunzătoare pregătirii în bune condiţii a lucrărilor de inventariere în conformitate cu reglementările legale, se face de către comisia de inventariere, astfel:  înainte de începerea lucrărilor de inventariere, comisia de inventariere trebuie să pună la dispoziţia gestionarului documentul Declaraţie de inventar pe care urmează să îl întocmească acesta şi să verifice corectitudinea şi realitatea întocmirii lui. Inventarierea se face de către comisia de inventariere în prezenţa gestionarului iar dacă acesta lipseşte, se numeşte prin decizie scrisă o altă persoană care să îl reprezinte pe gestionar.  să verifice numerarul din casierie, să solicite întocmirea Monetarului, a Registrului de casă şi predarea lor la contabilitate pentru înregistrare;  să bareze şi să semneze ultimele documente de evidenţă privitoare la gestiune. În cazul în care se constată că există documente neînregistrate în contabilitate, comisia de inventariere trebuie să dispună înregistrarea lor pentru a asigura realitatea situaţiei scriptice a gestiunii;  să identifice toate locurile (încăperile) în care există bunuri care urmează să fie inventariate;  să verifice toate instrumentele şi aparatele de măsură şi cântărire;  să sigileze toate locurile şi încăperile din gestiune în afara locului unde a început inventarierea. Desfăşurarea inventarierii Inventarierea propriu-zisă se realizează prin constatarea faptică a elementelor patrimoniale de activ şi de pasiv şi înscirerea lor în documentele Listă de inventariere sau Situaţii analitice. Asigurarea măsurilor organizatorice corespunzătoare desfăşurării în bune condiţii a lucrărilor de inventariere în conformitate cu reglementările legale, de către comisia de inventariere:  programul şi perioada vor fi afişate în mod vizibil;  sigilarea tuturor locurilor şi căilor de acces în afara locului unde se efectuează operaţiile de inventariere în acea zi;  sigiliul se păpstrează, pe toată durata inventarierii, de către resposabilul comisiei de inventariere;  la reluarea lucrărilor de inventariere din fircare zi se verifică dacă sigiliul este intact. În caz contrar se iau măsurile corespunzătoare;  închiderea şi sigilarea spaţiilor de depozitare, în prezenţa gestionarului, ori de câte ori se întrerup operaţiile de inventariere şi se părăseşte încăperea;  documentele întocmite de către comisia de inventariere pentru fiecare zi rămân în cadrul gestiunii inventariate şi se depozitează în spaţii special amenajate (fişete, casete, dulapuri etc.) care vor fi încuiate şi sigilate;  pe durata inventarierii este recomandabil să se sisteze operaţiile de intrare-ieşire a bunurilor inventariate. Prin excepţie, dacă acest lucru nu este posibil, în cadrul gestiunii se va institui o "zonă tampon" în care să se desfăşoare operaţii de aprovizionare şi vânzare;  listele de inventariere se semnează pe fiecare filă de către toţi membrii comisiei de inventariere şi de către gestionar.

Cercetarea faptică a elementelor de activ şi de pasiv se face prin identificarea lor individuală. Identificarea bunurilor şi valorilor invetariate se face diferit în funcţie de particularităţile lor. Categorii de elemente inventariate

Reguli de identificare şi de inventariere

Brevete, licenţe, mărci de fabrică, know-how, terenuri, construcţii

Identificarea pe baza titlurilor de proprietate şi a dosarului tehnic

Echipamente tehnologice, aparate şi instalaţii, mijloace de transport, alte imobilizări corporale

Identificarea pe baza numărului de inventar şi a caracteristicilor tehnice

Imobilizări corporale şi necorporale în curs de execuţie

Identificarea pe fiecare obiect în parte şi descrierea stadiului de realizare

Stocuri

Identificarea prin numărare, cântărire, măsurare, calcule tehnice, probe de laborator etc. Bunurile aflate în ambalajele originale nu se desfac şi se inventariază prin sondaj

Producţie în curs de execuţie

Identificarea în funcţie de gradul de prelucrare şi de execuţie

Creanţe de primit de la terţi şi obligaţii faţă de terţi

Verificarea şi confirmarea pe baza Extraselor de cont emise de către bănci sau pe baza efectuării punctajelor reciproce între entităţi

Disponibilităţi aflate în conturile bancare

Confruntarea soldurilor din Extrasele de cont emise de către bănci cu soldurile din contabilitatea entităţii

Bunuri care aparţin terţilor

Identificarea pe baza documentelor de predareprimire şi documente de confirmare adresate terţilor

Bunuri ale entităţii care se află la terţi

Identificarea prin cereri de confirmare către terţi

Bunuri depreciate, inutilizabile, deteriorate, fără mişcare, greu vandabile, abandonate sau sistate, creanţe şi obligaţii incerte ori în litigiu

Identificarea directă prin numărare, măsurare, cântărire şi prin confirmări de la terţi. Se înscriu în Listele de inventariere separate

Bunuri aflate în expediţie

Inventarierea se face de către unităţile furnizoare. Se înscriu în liste separate

Bunuri aflate în curs de aprovizionare

Inventarierea se face de către unităţile cumpărătoare. Se înscriu în liste separate

Evaluarea elementelor de activ şi de pasiv cu ocazia inventarierii se face cu respectarea principiului permanenţei metodelor, potrivit căruia modelele şi regulile de evaluare trebuie menţinute, asigurând comparabilitatea în timp a informaţiei contabile. Evaluarea activelor imobilizate şi a stocurilor se face la valoarea actuală a fiecărui element numită valoare de inventar. Valoarea de inventar se compune din:

 preţul pieţei;  starea bunului inventariat;  utilitatea bunului inventariat. Evaluarea creanţelor şi datoriilor exprimate în lei se face la valoarea lor probabilă de încasat sau de plătit. Evaluarea datoriilor şi creanţelor exprimate în valută se face la cursul de schimb comunicat de BNR, valabil pentru data încheierii exerciţiului financiar. La stabilirea valorii de inventar a bunurilor se va aplica principiul prudenţei, potrivit căruia se va ţine cont de toate ajustările de valoare datorate deprecierilor. Valoarea care se înscrie în listele de inventariere rezultă din compararea valorii de inventar cu valoare înregistrată în contabilitate, dintre care se alege valoare cea mai mică, astfel:  dacă valoarea de inventar > valoarea contabilă = > valoare înscrisă în listele de inventariere = valoarea contabilă;  dacă valoarea de inventar < valoarea contabilă = > valoare înscrisă în listele de invenatariere = valoarea de inventar. Toate elementele de activ şi de pasiv se înscriu pe măsura inventarierii lor, în liste de inventariere şi aituaţii analitice anexe. Lista de inventariere se foloseşte pentru elementele care au exprimare cantitativvalorică, iar Situaţiile analitice pentru alte elemente care în general au exprimare numai valorică. Lista de inventariere are modele diferite în funcţie de etalonul de evidenţă al bunurilor inventariate: global-valoric sau cantitativ-valoric. Pe ultima listă de inventariere sau pe un document separat, gestionarul trebuie să facă o menţiune prin care declară că toate bunurile şi valorile au fost inventariate şi consemnate în listele de inventariere în prezenţa sa. De asemenea, acesta menţionează dacă are sau nu obiecţii cu privire la modul de efectuare a inventarierii. Dacă sunt obiecţii, acestea trebuie analizate de către comisia de inventariere şi soluţionate. Rezultatele inventarierii Rezultatele inventarierii (diferenţele de inventar) se stabilesc prin compararea cantităţilor şi valorilor consemnate în listele de inventariere şi în situaţiile analitice anexe (faptic) cu valorile şi cantităţile înregistrate în contabilitate (scriptic). În urma inventarierii pot rezulta egalităţi, plusuri sau minusuri de inventar, astfel:  Faptic = Scriptic = > nu sunt diferenţe de inventar  Faptic > Scriptic = > Plus de inventar  Faptic < Scriptic = > Minus de inventar După natura lor, rezultatele (plusuri sau minusuri) pot fi cantitative sau valorice. Rezultatele inventarierii:  Plus: -cantitativ (se înregistrează în contabilitate); -valoric (nu se înregistrează în contabilitate).  Minus: -cantitativ (se înregistrează în contabilitate sub formă de minusuri neimputabile sau imputabile); -valoric (se înregistrează în contabilitate sub formă de ajustări sau amortizare suplimentară). Lipsurile neimputabile se datorează unor riscuri de confuzie între sortimente, perisabilităţi, risc de vânzare, furturi prin efracţie, calamităţi etc. Evaluarea se face la valoarea de înregistrare. În cazul lipsurilor imputabile, evaluarea se face la valoarea de înlocuire.

Valoare de înlocuire = echivalenta costului de achiziţie a unui bun cu caracteristici şi grad de uzură similare celui lipsă în gestiune la data constatării pagubei.

= este mai mare decât valoarea cu care este înregistrat în contabilitate elementul inventariat. Deci, imputarea se face la un preţ mai mare. = include preţul practicat pe piaţă la care se adaugă:  TVA;  cheltuieli de transport - aprovizionare;  taxe nerecuperabile;  alte cheltuieli. Rezultatele inventarieii sunt consemnate de către comisia de inventariere într-un proces-verbal, care cuprinde:  data întocmirii procesului-verbal;  perioada de gestiune inventariată;  gestiunea inventariată;  numele membrilor comisiei de inventariere;  rezultatele inventarierii;  concluziile comisiei cu privire la plusurile şi minusurile constatate;  persoanele vinovate (dacă este cazul);  propuneri de măsuri pentru soluţionarea situaţiilor create. Rezultatele inventarierii sunt grupate pe conturi sau grupe de conturi, în ordinea posturilor de bilanţ şi se consemnează în Registrul-inventar care este un document obligatoriu. Înregistrările în Registrul-inventar se fac pe baza Listelor de inventariere.