28 0 405KB
-CUPRINS-
INTRODUCERE ....................................................................................................2 CAPITOLUL 1 ASPECTE TEORETICE PRIVIND INVENTARIEREA
2.1
Definiţi
...3
i conceptuale privind inventarierea 1.1.
Clasificarea si funcţiile inventarierii
1.2.
Metode de inventariere
1.3.
Responsabiliţati privind organizarea şi desfăşurarea lucrărilor de
... 4 . ....9
Inventariere...............................................................................................................10 1.5
Măsuri organizatorice, modul de efectuare a inventarierii, documentele în care se consemneaza rezultatele inventarierii..................................12
1.6
Stabilirea şi regularizarea diferenţelor dintre stocurile faptice şi cele scriptice
....22
1.6.1 Minusuri în gestiune şi modul de soluţionare a acestora
....25
1.6.2 Plusuri în gestiune şi modul de soluţionare a acestora
....30
CAPITOLUL 2 STUDIUL DE CAZ PRIVIND INVENTARIEREA PATRIMONIULUI LA "S.C. MARIA S.R.L." 2.1
Prezentarea firmei S.C. MARIA S.R.L.
.........32
2.2
Inventarierea patrimoniului S.C. MARIA S.R.L.
.........32
2.3
Valorificarea rezultatelor inventarierii…………………………..........64
CAPITOLUL 3
Analiza inventarierii patrimoniului la S.C Maria S.R.L..................62 CONCLUZII ŞI PROPUNERI……………………………………………………………... 69 BIBLIOGRAFIE………………………………………………………………….……..............71 ANEXE……………………………………………………………………………………………73
1
INTRODUCERE Contabilitatea, ca principal instrument al conducerii, trebuie să asigure informaţii reale asupra activităţii unităţii patrimoniale, în vederea adoptării de decizii fundamentate din punct de vedere ştiinţific. Pentru realizarea acestui obiectiv, o condiţie fundamentala o reprezintă concordanţa deplină care trebuie să existe între datele înregistrate în conturi şi realitatea faptică existentă în unitate. Mijlocul principal prin care se constata situaţia reala a patrimoniului şi compararea datelor obţinute pe această cale cu datele contabiliăţii, îl reprezintă inventarierea Potrivit reglementărilor legale in vigoare, unităţile au obligaţia să efectueze cel puţin o dată pe an pe parcursul funcţionarii lor inventarierea generală a elementelor de activ şi de pasiv deţinute. De regulă, inventarierea anuală a elementelor de activ şi de pasiv se face cu ocazia incheierii exerciţiului financiar. Inventarierea contribuie la stabilirea corectă a indicatorilor de calcul şi evidentă , contribuie la infăptuirea controlului asupra integrităţii şi corectei gestionări a patrimoniului unităţii, contribuie la mobilizarea rezervelor interne, accelerarea vitezei de rotaţie a mijloacelor circulante şi respectarea disciplinei financiare etc. În elaborarea acestei lucrări s-a avut în vedere faptul că viitorul contabil trebuie să cunoască pentru a putea profesa meseria aleasă, mai întâi de toate tot ceea ce este legat de inventarierea elementelor de activ şi pasiv a întreprinderii în care a ales să-şi pună în practică cunoştinţele dobândite pe parcursul anilor de studiu. Asta nu înseamnă că dacă viitorul contabil cunoaşte foarte bine acest „capitol” al contabilităţii şi anume, inventarierea, iar despre celelalte elemente patrimoniale are cunoştinţe foarte puţine el poate realiza orice operaţiune economică în contabilitate fără a întâmpina nici o problemă. Majoritatea înregistrărilor contabile prezentate în această lucrare le întâlnim aproape zilnic în cadrul inventarierii unei societăţi comerciale. De aceea este extrem de importantă cunoaşterea aprofundată a contabilităţii ineventarierii elementelor de active şi pasiv. Pentru o mai bună înţelegere a contabilităţii inventarierii elementelor de active şi pasiv s-a luat pentru exemplificare o societate comercială şi anume SC MARIA S.R.L din Alba Iulia Obiectivul principal al lucrării de faţă este de a prezenta pe înţelesul tuturor operaţiilor cu caracter ordinar şi respectiv pe termen scurt: este vorba de operaţiile ciclului de exploatare efectuate de întreprindere pentru a-şi realiza obiectul de act rotatie a mijloacelor circulante si respectarea disciplinei financiare etc.
2
CAPITOLUL 1 ASPECTE TEORETICE PRIVIND INVENTARIEREA 1.1.
Definiţii conceptuale privind inventarierea Din punct de vedere a teoriei contabile, inventarierea este un procedeu de autocontrol, prin
care datele contabile sunt aduse periodic la nivelul realitaţii În sistemul de organizare a contabilitaţii pe baza de norme legale, inventarierea este obligatorie pentru toţi agenţi economici şi este definită ca ansamblul operaţiunilor prin care se constată existenţa elementelor de activ şi pasiv, cantitativ şi valoric dupa caz prezente în patrimoniul societăţii la data la care aceasta se efectueaza, în vederea stabilirii situaţiei reale a patrimoniului fiecărei unităţi, inclusiv a bunurilor şi valorilor deţinute cu orice titlu, aparţinând altor persoane juridice sau fizice, cu scopul întocmirii bilanţului contabil care să asigure o imagine fidelă, clară şi completă a patrimoniului, a situaţiei financiare şi a rezultatelor obţinute.1 Inventarierea nu este necesară doar elaborării bilanţului ci în reluarea manierei în care este gestionat patrimoniul, a situaţiei acestuia la un moment dat în ansamblu sau numai a unor elemente de patrimoniu. Pe lânga stabilirea situaţiei reale, prin inventariere se mai verifică dacă sistemul de evidenţă a funcţionat în mod corespunzător, precum şi calitaţile profesionale şi morale ale persoanelor cărora li s-a incredinţat gestionarea patrimoniului. De asemenea, se determina gradul de utilizare a unor bunuri (uzura fizică, morală) stadiile de fabricaţie (produse finite, semifabricate, produse în curs de execuţie) cheltuielile efectuate în avans, veniturile încasate în avans, gradul de solubilitate a unor titluri de creanţa, realizarea obligaţiilor faţă de persoane fizice sau juridice. Inventarierea patrimoniului se află într-o strânsă legatură cu celelalte proceduri ale metodei contabile şi constituie procedura de constatare, descriere şi evaluare a existeţei fizice a elementelor patrimoniale, pe care trebuie să se fundamenteze imaginea fidelă a informaţiei contabile privind situaţia patrimoniului. Inventarierea este un procedeu utilizat de mai multe discipline economice. Astfel inventarierea este o tehnica indispensabilă al controlului financiar şi cea mai importanta modalitate de a efectua un control faptic. Ea se foloseşte atunci când se verifică realitatea informaţiilor cu privire la elementele patrimoniale consumate în documente, în raport cu integritatea şi existenţa lor în 1
Călin Oprea, Ristea Mihai, Bazele contabilităţii, Editura Genicod, Bucureşti, 2002 3
realitate. Prin excelenţa inventarierea constituie un demers faptic cuprinzând elemente de observaţie directă şi inspecţie fizică. Spre deosebire de acestea inventarierea se desfăşoara după reguli prestabilite impuse de actele normative. Controlul financiar poate efectua sau dispune efectuarea inventarierii când se consideră necesară această operaţiune, sau în situaţiile prevăzute de lege. Ca urmare este necesar să se delimiteze inventarierea patrimonială aşa cum este ea definită de normele contabile, de inventarierea de control, ca modalitate principală a controlului finaciar faptic. Aceasta delimitare se poate face după caracterul mai larg sau mai restrâns al elementelor care sunt supuse inventarierii şi dupa felul în care se declanşează, dar fără deosebiri de ordin tehnic. Deci inventarierea patrimonială (generală) este un procedeu al metodei contabiliţii, prin care se constata existenţa faptică (fizică), se descriu şi se evaluează elementele patrimoniale, şi extrapatrimoniale cu scopul de a se stabili situaţia reala, cantitativa şi valorică a elementelor respective . 1.2.Clasificarea şi funcţiile inventarierii Clasificarea inventarierii va fi abordată prin prisma mai multor criterii:2 a) după sfera de cuprindere a elementelor patrimoniale şi extrapatrimoniale inventarierea poate fi: -
completă (generală sau integrală);
-
parţiala;
Inventarierea completă se face obligatoriu la începutul activitaţii întreprinderii şi cu ocazia întocmirii bilanţului cuprinzând totalitatea elementelor de activ şi de pasiv. Inventarierea completă cuprinde nu numai mijloacele economice ale intreprinderii ci şi pe cele primite spre păstrare, prelucrare sau spre folosinţă temporară. Inventarierea parţiala se referă numai la o parte a mijloacelor economice ale unei unităţi (mijloace fixe, obiecte de inventar, mijloace băneşti). b) dupa apartenenţa bunurilor, creanţelor, datoriilor şi disponibilităţilor avem: inventarierea structurilor patrimoniale, adică a celor asupra cărora întreprinderea are drepturi depline (de dispoziţie de folosinţă, de uzufruct) acestea fiind înregistrate în conturile de bilanţ; inventarierea structurilor extrapatrimoniale, adica cele asupra cărora întreprinderea nu are dreptul de dispoziţie (dreptul de a le vinde) aceste structuri figurând în patrimoniul altor întreprinderi şi se află temporar în folosinţa altor întreprinderi în momentul inventarierii. Acestea 2
Dimitrie Camenita, Cristina Nicolaescu, Pavel Belean: Bazele contabilităţii, Editura Multimedia
Arad 2006 4
sunt înregistrate în conturi în afara bilanţului, în conturi de ordine şi evidenţa, mijloace fizice luate în chirie, valori materiale în custodie sau spre păstrare, angajamente incerte date sau primite. c) dupa perioadele la care se efectueaza, inventarierea poate fi: -
inţială;
-
ocazională;
-
periodică;
Inventarierile iniţiale se efectueaza la începutul activitaţii iar cele ocazionale pe parcursul desfăşurării activitaţii, atunci când intervin anumite modificări în conţinutul şi structura mijloacelor economice gestionate. d) dupa reglementarea legală inventarierile pot fi : -
inventariere obligatorie (cea prevăzută de Legea Contabilitaţii nr. 82/1991 şi de Regulamentul de aplicare a legii contabilitaţii);
-
inventariere facultativă (cea dispusă de conducerea întreprinderii atunci când este necesară în afara prevederilor legii);
Inventarierea facultativa poate fi efectuata spre exemplu la schimbarea gestionarului în vederea cunoaşterii stocurilor la anumite structuri cu scopul de a lua anumite decizii; e) dupa modalitatea de efectuare a inventarierii sunt: -
inventarierea totală care se întinde asupra tuturor sortimentelor ce formeaza un element patrimonial (sortimente de materiale , sortimente de produse) sau asupra tuturor sortimentelor dintr-o gestiune indiferent de natura lor (mijloace fixe, obiecte de inventar, materiale);
-
inventariere prin sondaj care cuprinde numai sortimente sau numai unele din bunurile aflate în patrimoniul unităţii; f) în funcţie de condiţiile în care se desfăşoara avem:
-
inventariere ordinară care are de regulă un caracter normat, planificat;
-
inventariere extraordinară care este impusa de anumite situaţii de excepţie; g)dupa scopul urmărit inventarierea îmbracă mai multe forme:
-
inventariere pentru controlul gestionarilor;
-
inventariere pentru schimbare de preţ;
-
inventariere statistică;
Inventarierea pentru controlul gestionarilor se efectueaza prin constatare faptică a existenţei valorilor materiale şi băneşti încredinţate gestionarilor, a structurii şi vechimii lor inclusiv a modului de păstrare şi depozitare în scopul asigurării integrităţii acestora; 5
Inventarierea pentru schimbare de preţ se efectueaza în scopul stabilirii stocurilor faptice care urmeză a fi supuse reevaluării; Inventarierea statistica se efectueaza periodic pentru cunoaşterea structurii, mărimii şi vechimii stocurilor; Scopurile principale pentru care se efectuează inventarierea sunt: 1) stabilirea situaţiei reale a patrimoniului fiecărei unităţi, prin aplicarea principiului prudenţei, în vederea întocmirii bilanţului contabil care trebuie să asigure o imagine fidelă, clară şi completă a patrimoniului,stabilirea situaţiei financiare şi a rezultatelor obţinute. 2) verificarea realitaţii bunurilor primite în gestiune, stabilirea eventualelor lipsuri şi a persoanelor vinovate de acest lucru şi luarea măsurilor în vederea recuperării pagubelor. Inventarierea îndeplineşte mai multe funcţii dintre care cele mai semnificative sunt: 1) funcţia de control a concordanţei dintre informaţiile furnizate de contabilitate si realitate; 2) funcţia de stabilire a situaţiei nete şi a rezultatului exerciţiului; 3) funcţia de calcul si evidenţa a stocurilor, consumurilor si a vânzarilor. Aceste funcţii sunt prezentate sistematic în schema următoare:
6
Funcţia de control dintre informaţiile furnizate de contabilitate şi realitate
Funcţia de calcul şstabilirea situaţiei reale
INVENTARIERE
a patrimoniului fiecărei unităţi,
prin
aplicarea principiului prudenţei, în vederea întocmirii bilanţului contabil care trebuie
să
asigure
o
imagine fidelă,
clară
şi completă a patrimoniului ,stabilirea situaţiei financiare şi a rezultatelor obţinute. verificarea realitaţii bunurilor primite în gestiune, stabilirea eventualelor lipsuri şi a persoanelor vinovate de acest lucru şi luarea măsurilor în vederea recuperării pagubelori evidenţa a stocurilor consumurilor si vânzărilor
7
Funcţia de stabilire a situaţiei nete şi a rezultatelor exerciţiului
1) funcţia de control a concordanţei dintre informaţiile furnizate de contabilitate şi realitate are rolul de a asigura integritatea bunurilor materiale de orice fel, şi a valorilor bănesti la locurile de depozitare şi păstrare. Deşi presupune că activitatea de recepţie şi depozitare, păstrare şi manipulare a bunurilor materiale este corect organizată şi se desfăşoară conform normelor legale, totuşi din motive obiective între soldurile scriptice şi cele faptice pot să apară diferenţe în plus sau în minus. Deci prin funcţia de control se urmăreşte în principal determinarea diferenţelor dintre stocurile scriptice şi cele reale, apoi cauzele care le-au generat, precum şi persoanele implicate în producerea lor.3 Diferenţele pot fi de natură cantitativă sau calitativă; diferenţele cantitative pot fi în realitate în plus sau în minus faţa de evidenta scriptică. Diferenţele cantitative în minus, adică soldurile scriptice, sunt mai mari decât cele reale şi constituie lipsuri din gestiune; aceste lipsuri pot fi la rândul lor justificate sau în curs de justificare. În cazul în care stocul faptic este mai mare decât stocul scriptic apar diferenţele în plus. Atât lipsurile cât şi plusurile din gestiune pot avea cauze multiple. Daca este vorba de bunuri materiale, ambele situaţii se pot intâlni atât în procesul de aprovizionare, manipulare cât şi în cel de desfacere. Astfel lipsurile pot fi generate de proprietaţile fizico-chimice ale bunurilor materiale, pot fi cauzate de uscare, oxidare, evaporare, scurgere; de factori naturali cu caracter distructiv (calamitaţi naturale), de forţa majoră sau fortuita. Alte cauze care pot provoca lipsurile sunt: -
valorile materiale şi băneşti ce suferă transformari de genul celor menţionate în paragraful anterior pe durata transportului, manipulării, şi depozitării, pierzând sau câstigând în substanţa utilă indiferent de gestionar, sau ceea ce este grav prin aportul deliberat al acestora;
-
în anumite gestiuni sau la anumite sortimente de bunuri au loc sustrageri sub diferite forme, furturi, risipă, proastă gestionare etc;
-
unele documente primare se omit cu ocazia înregistrarilor în contabilitate, se înregistreaza de mai multe ori sau se înregistreaza eronat, denaturând astfel stocurile scriptice;
-
personalul care gestionează sau manipulează valori materiale sau băneşti, este neglijent sau nepriceput sau chiar rău intenţionat;
- la unele sortimente stocurile au devenit de prisos, fără mişcare, greu vandabile sau nevandabile, sunt cu termenul de valabilitate depăşit sau sunt neutilizabile; 3
Cenar Iuliana, Bazele contabilităţii, Editura Aeternitas, Alba Iulia, 2004 8
-
în alte cazuri comenzile de producţie în curs sunt anulate datorita renunţarii de catre beneficiari - clienţi iar unele proiecte de cercetare şi investiţii sunt abandonate din diferite motive;
-
pe parcursul unei perioade de gestiune se pot produce calamitaţi naturale sau intervin cazuri de forţa majoră acestea modificând activele patrimoniale;
-
cheltuielile făcute în avans, respectiv veniturile încasate în avans; cheltuielile făcute în avans sunt: reparaţiile capitale la imobilizările corporale, abonamente la diferite publicaţii, abonamente radio TV, chirii; în categoriile încasărilor în avans intră: redevente, locaţiile de gestiune, vânzarile de locuinţe cu plata în rate, abonamente încasate în avans, asigurările încasate în avans.
2) Funcţia de stabilire a situatiei nete şi a rezultatului exerciţiului. Inventarierea împreuna cu balanţa de verificare, constituie procedeu al metodei contabilităţii care permite atât începerea exerciţiului contabil cât şi încheierea acestuia. Pe baza inventarierii şi respectiv a balanţei de verificare în care rezultatele inventarierii se regăsesc în conturile contabile se deschid la începutul exerciţiului şi tot pe baza lor se încheie şi se definitiveaza bilanţul. Cu ajutorul inventarierii se certifica realitatea patrimoniului, determinându-se situaţia netă a acestuia. Situaţia netă a patrimoniului se stabileste ca diferenţă între activele şi obligaţiile stabilite prin inventariere : Relaţia este:
Situaţia netă a = Activele inventariate - Datorii inventariate patrimoniului Comparând situaţia netă de la începutul perioadei cu situaţia netă de la încheierea
Rezultatul = net
situaţia netă
-
de la sfărşitul exerciţiului
situaţia netă de la începutul exerciţiului
perioadei se obţine situaţia netă de la sfărşitul acesteia care exprimă rezultatul net.
Funcţia ţine seama de necesitatea aplicării principiului prudenţei şi determină valoarea actuală a bunurilor, creanţelor şi datoriilor reflectate în bilanţ. Totodata prin aceasta funcţie a inventarierii se creează premisele dimensionării corecte a obligaţiilor financiare şi fiscale ale unitaţii către stat şi alţi creditori. 3)Funcţia de calcul şi evidenţa a stocurilor, consumurilor şi vânzărilor. Există anumite situaţii în care stabilirea stocurilor nu se poate face decât prin efectuarea în prealabil a inventarierii. 9
Unităţile patrimoniale care folosesc pentru evidenţa stocurilor metoda inventarului intermitent, sau metoda global valorică (de regulă în comerţ) pentru a fi în posesia informaţiilor referitoare la situaţia stocurilor, a cheltuielilor, generate de consumul anumitor stocuri nu au alta cale decât procedând la inventarierea gestiunilor.
10
1.3. Metode de inventariere Conform normelor contabile din ţara noastră unităţile patrimoniale îşi pot organiza contabilitatea analitică a stocurilor în funcţie de specificul activităţii, şi necesităţile proprii după următoarele metode:4 1. Metoda cantitativ - valorică 2. Metoda global valorică 3. Metoda operaţiei contabile 1. METODA CANTITATIV - VALORICĂ În cazul utilizării acestei metode la locul de depozitare se ţine evidenţa cantitativă a stocurilor pe categorii de bunuri, iar la contabilitate se ţine evidenţa cantitativ valorica. Verificarea exactităţii şi concordanţei înregistrărilor din evidenţa depozitelor cu cele din contabilitate se face prin punctajul perioadei dintre cantitaţile înregistrate în fişele din magazie cu cele din fişele fiscale de cont analitic de la contabilitate.
2. METODA GLOBAL - VALORICĂ Aceasta metoda consta în ţinerea evidenţei numai valoric, atât la nivelul gestiunii, cât şi în contabilitate. Potrivit acestei metode, la evidenţa operativă a fiecarei gestiuni nu se mai înregistrează mişcarile de stocuri în fişa de magazie, cantitativ pe fiecare fel sau sortiment de marfă. Fişele de magazie sunt înlocuite cu Registrul de gestiune, în care zilnic sunt înregistrate. 3. METODA OPERATIV - CONTABILĂ În acest caz la locul de depozitare se ţine evidenţa cantitativa a bunurilor materiale pe categorii, iar la contabilitate se ţine evidenta valorică pe gestiuni, iar în cadrul gestiunilor pe grupe sau subgrupe de bunuri. Verificarea exactităţii şi concordanţei înregistrărilor din evidenţa depozitelor cu cele din contabilitate se face lunar prin evaluarea stocurilor cantitative transcrise din fişele de magazie în registrul stocurilor.
4
Cenar Iuliana, Bazele contabilităţii, Editura Aeternitas, Alba Iulia, 2004 11
1.4 Responsabilitaţi privind organizarea şi desfăşurarea lucrărilor de inventariere. Conform OMFP 1752/ 17.11.2005 se prevede că: "Răspunderea pentru buna organizare a lucrărilor de inventariere revine administratorului, ordonatorului de credit, sau alte persoane care au obligţia gestionarii patrimoniului". Aceste persoane au obligaţia elaborarii şi transmiterii către comisia de inventariere a instrucţiunilor scrise cu privire la modul de desfăşurare a lucrărilor de inventariere în funcţie de specificul activităţii unităţii. Realizarea lucrărilor de inventariere revine comisiei de inventariere. Comisia de inventariere este formată din cel puţin două persoane numite prin decizie scrisă (semnată de persoanele autorizate amintite anterior). 5 Decizia trebuie să cuprindă în mod obligatoriu: -
componenţa comisiei;
-
numele responsabilului comisiei;
-
modul de efectuare a inventarierii;
-
gestiunile supuse inventarierii;
-
data de începere şi terminare a inventarierii;
Inventarierea poate fi efectuată şi de către o singura persoană în cazul unor unităţi patrimoniale mici cum ar fi societăţile comerciale a căror număr de salariaţi este de pâna la două persoane iar valorile care trebuiesc inventariate nu depăşesc plafonul stabilit de adminstraţia societăţii sau persoane fizice care au calitatea de comerciant. În anumite cazuri comisiile de inventariere sunt conduse de comisii centrale care au ca sarcini să organizeze, supravegheze, şi să controleze modul de efectuare a operaţiunile de inventariere. Pentru efectuarea inventarierii se poate apela la personal propriu ori la persoane fizice şi juridice din afară, in baza unor contracte de prestării servicii. Din comisia de inventariere nu pot face parte: - gestionarii depozitelor supuse inventarierii; - contabilii care ţin evidenţa gestiunii inventariate; Se pot aplica excepţii de la aceste reguli în cazul unităţilor mici, aşa cum au fost ele descrise anterior. Înlocuirea unui membru al comisiei de inventariere se poate face numai prin decizie scrisă a celui care a numit comisia de inventariere.
5
Ordinul Ministerului Finantelor Publice 1752/17.11.2005 12
În conformitate cu legile publicate în OMFP 1752/17.11.2005 (art. 3) , referitor la aprobarea normelor privind organizarea şi efectuarea inventarierii, unităţile patrimoniale au obligaţia să efectueze inventarierea generală a patrimoniului: -
la începutul activităţii;
-
cel puţin o dată pe an de regulă la sfârşitul anului;
-
pe parcursul activităţii;
-
în timpul fuzionării, diminuării sau încetării activităţii;
De asemenea inventarierea este obligatorie în următoarele cazuri: -
în cazul modificării preţurilor;
-
la cererea organelor de control cu prilejul efectuării controlului său a altor organe prevăzute de lege;
-
ori de câte ori sunt indicii ca există plusuri sau minusuri în gestiune care nu pot fi stabilite valoric sau cantitativ decât prin inventariere;
-
ori de câte ori intervine o predare - primire de gestiune;
-
cu ocazia reorganizării gestiunilor;
-
ca urmare a calamităţilor naturale;
-
în unele cazuri de forţă majoră;
-
alte cazuri prevăzute de lege6
Instituţiile publice pot solicita iar Ministerul Finanţelor poate aproba, cu avizul Direcţiilor Generale ale Finanţelor Publice Judeţene excepţii de la regulă inventarierii anuale. Dacă în situaţiile prezentate au fost inventariate toate elementele patrimoniale dintr-o gestiune, aceasta poate ţine loc de inventariere anuală, dar numai cu aprobarea ordonatorului de credit, a administratorului sau a altor persoane care răspund de gestionarea patrimoniului. De regula inventarierea generala a patrimoniului se face la încheierea exerciţiului contabil care de regulă corespunde cu sfârşitul anului, avându-se în vedere însă specificul activităţii. Elementele patrimoniale aduse ca aport la capital de catre asociaţi sau acţionari, se înscriu în registrul inventar grupate pe conturi. Pentru agenţi economici cu activitate complexa inventarierea se poate efectua şi înainte de data de 1 decembrie cu condiţia asigurarii cuprinderii rezultatelor inventarierii în bilanţul întocmit pentru anul respectiv. Valorile aflate în caseria unităţii patrimoniale, cec-urile, biletele la ordin, disponiblităţile băneşti din conturi se inventariaza în conformitate cu Regulamentul operaţiunilor de casă, emis de Banca Naţională.
6
Ordinul Ministerului Finantelor Publice 1752/17.11.2005 13
Atunci când în cadrul regiilor autonome exista bunuri de proprietate publica, date in administraţia acestora inventarierea bunurilor din această categorie se face distinct. Dacă inventarierea unor gestiuni s-a făcut în cursul anului, în registrul inventar se va cuprinde valoarea stocului mărfurilor inventariate, actualizate cu intrările şi ieşirile de bunuri din perioada cuprinsă între data inventarierii şi sfârşitul anului.
1.5 Măsuri organizatorice, modul de efectuare a inventarierii, documentele în care se consemneaza operaţiunea de inventariere. Inventarierea este o operaţiune complexă care se derulează pe parcursul mai multor etape: pregătirea inventarierii, inventarierea propriu-zisă, stabilirea, regularizarea şi înregistrarea rezultatelor inventarierii. A. Pregătirea inventarierii Este o etapa premergătoare inventarierii propriu-zise, etapa de care depinde eficienţa tuturor operaţiunilor care urmează. Pentru o bună desfăşurare a operaţiunilor de inventariere, trebuie luate anumite măsuri organizatorice care pot fi grupate astfel: a)
măsuri care sunt în sarcina administratorilor, ordonatorilor de credit sau a altor persoane care răspund de administrarea patrimoniului;
b)
măsuri care trebuiesc a fi luate de către comisia de inventariere; a) Conducerea întreprinderii ia decizii care să asigure buna desfăşurare a operaţiunilor
de inventariere, cum ar fi:
gruparea valorilor materiale pe sort - tip - dimensiuni, codificarea acestora şi întocmirea etichetelor de raft;
ţinerea la zi a evidenţei tehnico-operative (fişe de magazie) şi a celei contabil analitice a valorilor materiale şi confruntarea lunara a acestor evidenţe;
asigurarea personalului necesar pentru manipularea valorilor materiale, care sunt supuse inventarierii în vederea sortării, măsurării, cântăririi, numărării acestora;
asigurarea participării la identificarea bunurilor inventariate (sortimente, calitate, preţ) a unor persoane competente, (din unitate sau din afara unitaţii) care au obligaţia de a semna listele de inventariere pentru atestarea datelor înscrise.
dotarea gestiunii cu aparate şi instrumente necesare pentru măsurare, cântărire, şi cu mijloace de identificare (cataloage, monstre, sonde etc.) precum şi cu formularele şi rechizitele necesare;
dotarea membrilor comisiei de inventariere cu mijloace tehnice de calcul şi sigilare a spaţiilor inventariate; 14
dotarea gestiunilor (magazii, depozite), cu două rânduri de încuietori diferite; Listele de inventariere vizate şi parafate de către directorul economic, contabilul şef sau
altă persoană numită să indeplinească această funcţie, sunt ridicate de către şeful comisiei de inventariere. b) Principalele măsuri organizatorice care trebuiesc luate de către comisia de inventariere:
înaintea începerii operaţiunilor de inventariere se ia de la gestionarul răspunzător de gestiunea care urmează a fi inventariatţ o declaratie scrisă din care să rezulte următoarele: -
dacă are în gestiune valori materiale şi în alte locuri decât depozitele supuse inventarierii;
-
dacă are în gestiune valori materiale luate în custodie aparţinând unor terţe persoane cu sau fără acte;
-
are cunoştinţa de plusuri sau minusuri în gestiunea sa;
-
dacă există în depozit valori materiale nerecepţionate în fişele de magazie, sau marfă care trebuie livrată şi pentru care s-au întocmit documentele necesare;
-
are documente de primire-eliberare care nu au fost operate în evidenţă
-
gestiunii, sau nu au fost predate la contabilitate;
-
a primit sau a eliberat din gestiune valori materiale fără acte legale;
-
deţine numerar sau alte hârtii de valoare rezultate din vânzare;
Se va mentiona, deasemenea în declaraţie felul, data, numarul ultimului document de intrare şi de ieşire a bunurilor din gestiune. Declaraţia va fi semnata de către gestionar şi de către comisia de inventariere.
să identifice toate încaperile în care sunt depozitate valorile materiale care urmeaza a fi inventariate;
sa asigure închiderea şi sigilarea încaperilor supuse inventatrierii în prezenta gestionarului, ori de câte ori se intrerupe operaţiunea şi se paraseşte gestiunea;
atunci când bunurile sunt gestionate de o singura persoana şi sunt depozitate în locuri diferite sau exista mai multe câi de acces în incinta, acestea se vor sigila înainte de începerea operaţiunii de inventariere;
pe durata inventarierii documentele întocmite de comisia de inventariere, se păstreaza în cadrul gestiunii inventariate în fişiere, dulapuri, casete, încuiate şi sigilate;
să bareze şi să semneze la ultima operaţiune documentele (fişa de magazie, raport de gestiune) care atesta intrări respectiv ieşiri de valori materiale existente în gestiune dar neînregistrate şi să dispună înregistrarea lor în evidenţa scriptică a gestiunii;
să verifice numerarul din casă, stabilindu-se sumele încasate în ziua respectivă, solicitând întocmirea monetarului (la unitatile cu amănuntul) şi depunerea acestor sume la caseria 15
unitaţii, să ridice benzile de control de la aparatele de casă şi ştampila unităţii, păstrându-le în siguranţă;
să verifice dacă aparatele şi instrumentele de măsurare şi cântărire sunt în bună stare şi dacă au fost verificate de organele competente. În situatia inventarelor inopinate este posibil ca în momentul sosirii comisiei de inventariere
la locul desfasurarii inventarului, gestionarul sa lipseasca din unitate. Atunci când apare o asemenea situatie, comisia de inventariere va sigila intrarile si iesirile de la încaperile care urmeaza a fi inventariate si va anunta conducatorul unitatii de situatia aparuta. Conducatorul unitatii are obligatia sa înstiinteze pe gestionar despre inventarierea ce trebuie facuta, precizând ziua, ora si locul fixat pentru începerea inventarierii. În situatia în care gestionarul sau reprezentantul acestuia nu se conformează, inventarierea se va desfăşura în prezenţa altor persoane numite prin decizie scrisă a conducătorului unităţii care îl va reprezenta pe gestionar . Programul şi perioada de inventariere vor fi afişate la loc vizibil. B. Desfaşurarea inventarierii Inventarierea propriu-zisa se referă la constatarea şi consemnarea existenţei faptice prin urmărire, cântărire, sau alte mijloace a bunurilor, disponibilităţilor, creanţelor sau a datoriilor. Modul de desfăşurare a inventarierii depinde de natura bunurilor inventariate (bunuri materiale, numerar, disponibil din cont, creanţe, datorii etc.) de starea acestora (normală sau deteriorată, cu termen de garanţie depaşit etc.) şi de apartenenţa acestora (patrimoniale sau extrapatrimoniale). În cazul bunurilor aflate în ambalajele originale intacte, constatarea faptică se face prin sondaj, acest lucru precizându-se în listele de inventar. Inventarierea lichidelor pentru care stabilirea exacta a cantităţii nu poate fi făcută prin măsuratori sau transferare a conţinutului recipientelor în care sunt depozitate, determinarea cantitativă se va face prin calcule matematice pe baza densităţii, volumului, compoziţiei, şi a altor caracteristici ale produselor, fie organoleptic fie prin probe de laborator dupa caz. Mărfurile de volum mare sau dimensiuni considerabile (de genul ciment, produse de carieră) la care inventarierea prin măsurare sau cântărire ar duce la degradarea lor sau ar genera costuri care nu se justifică, se pot inventaria prin calcule tehnice conform normelor stabilite de organele în drept, cu menţionarea în procesul verbal de inventariere a metodelor de calcul utilizate.7
7
Ordinul Ministerului Finantelor Publice 1752/17.11.2005 16
Prioritate la inventariere o au produsele care cu grad ridicat de perisabilitate, asigurânduse condiţii de desfacere a acestora imediat dupa inventariere. Sculele, uneltele, echipamentul, cazarmamentul aflate în folosinţa angajaţilor se inventariază şi se trec în liste separate specificându-se persoanele care răspund de păstrarea acestora. Comisia de inventariere are obligaţia să verifice în timpul desfăşurarii operaţiunilor toate locurile unde ar putea exista bunuri preconizate a fi inventariate. Bunurile şi numerarul se inventariaza la locurile de păstrare sau depozitare prin numărare, cântărire, măsurare. Pe măsura ce se constata, se înscriu în lista de inventar, deschisa pe locuri de inventariere, de depozitare, pe gestiuni pe categorii de bunuri. Bunurile din patrimoniul întreprinderii se inventariaza pe structuri (imobilizări, stocuri, titluri de valoare). Pentru cele degradate, fără mişcare, cu termen de garanţie depaşit, se întocmesc liste de inventariere separate. Bunurile inventariate aparţinând unor persoane fizice sau juridice se înscriu în liste separate pe structuri (stocuri de materii prime, stocuri de mărfuri etc .). În cazul valorilor materiale aflate în custodie, listele de inventar se trimit şi persoanei fizice sau juridice căruia îi apartin, în termen de 15 zile de la terminarea inventarului, urmând ca proprietarul bunurilor să comunice eventualele nepotriviri în termen de 5 zile de la primirea listelor. În situaţia în care există nepotriviri unitatea deţinatoare este obligată să clarifice situaţia diferenţelor respective şi să le comunice deţinatorului. Creanţele faţă de terţi se verifică pe baza confirmarilor din extrasele conturilor clienţilor şi furnizorilor sau a punctajelor periodice cu aceştia. În această regulă nu se încadrează creanţele curente ale agenţilor economici care nu depaşesc 1% din totalul creanţelor. În cazul creanţelor cu termen mai mare de 6 luni, confirmarea soldului se face în baza unei adrese cu confirmare de primire. Disponibilităţile în banci se inventariaza verificând şi confruntând soldurile scriptice din conturile corespondente, cu soldurile din extrasele de cont emise de întreprinderile la care exista datorii . Disponibilităţile din caseria unităţii (în lei şi în valuta) se inventariaza in ultima zi lucrătoare a exerciţiului financiar, dupa înregistrarea tuturor operaţiunilor privind exerciţiul respectiv, confruntându-se soldurile de casa cu cele din contabilitate. Pentru elementele patrimoniale aflate la terţi cu ocazia inventarierii se fac cereri de confirmare, iar copii ale acestora se ataşează la listele de inventariere. Clădirile se inventariaza prin identificarea lor în baza datelor înscrise în dosarul fiecarei clădiri şi a titlului de proprietate. În cazul terenurilor se au în vedere schiţele de amplasare şi documentele care atesta proprietatea acestora. 17
Pentru inventarierea licenţelor, brevetelor, know-how-urilor, mărcilor necorporale este necesară, constatarea existenţei şi apartenenţei acestora pe baza titlurilor de proprietate. Cu ocazia inventarierii, imobilizările necorporale si corporale aflate în curs de execuţie se va preciza pentru fiecare obiect în faza constatărilor la faţă locului denumirea obiectului şi descrierea amănunţita a stadiului în care se află. Unităţile care execută imobilizări corporale cu forţe proprii vor trece în listele de inventariere a lucrărilor neterminate, articolele la care nu s-a executat întregul complex de lucrări prevăzute de procesul tehnologic. În listele de inventariere separate se mai trec: -
investiţiile puse în funcţiune total sau partial cărora nu li s-au întocmit formele de înregistrare ca mijloace fixe.
-
lucrări de investiţii care nu se mai execută fiind sistate sau abandonate; pentru acestea se vor arăta: -
cauzele sistării sau abandonării;
-
aprobarea de sistare sau abandonare;
-
măsurile care se propun în legatura cu aceste lucrări;
Inventarierea producţiei în curs de execuţie are în vedere următoarele: -
produse care nu au trecut prin toate fazele de producţie prevăzute de procesul tehnologic;
-
produse care deşi au fost terminate, nu au trecut toate fazele de înregistrare în evidenta contabilă; Se cuprind în acestea categorii de asemenea lucrările, serviciile precum şi studiile în curs de
execuţie sau neterminate. În sectorul construcţii-montaj se cuprind în cadrul producţiei neterminate: -
lucrările şi parţile de elemente de construcţii la care nu a fost executat întregul volum de lucrări prevăzute în indicatoarele de norme de lucrări;
-
lucrările executate, terminate dar nerecepţionate de către beneficiar; Elementele de natura mijloacelor circulante (piese de schimb, materiale, semifabricate)
aflate la locurile de muncă şi nesupuse prelucrarii nu se considera produse în curs de execuţie. Ele se vor inventaria separat întregind costurile din care provin. Inventarierea producţiei neterminate presupune în principal următoarele: -
colectarea din secţii sau ateliere a tuturor produselor, deşeurilor, întocmindu-se documente de constatare;
-
predarea la magazie a tuturor pieselor, ansamblurilor şi agregatelor, a căror prelucrare a fost terminată, întocmirea documentelor corespunzătoare;
-
înregistrarea documentelor de costatare şi prezentarea la control a semifabricatelor a caror utilizare este îndoielnică; 18
Inventarierea producţiei în curs de execuţie din cadrul sectoarelor auxiliare se face prin stabilirea gradului de execuţie a lucrărilor. Lucrările de reparaţii capitale neterminate se consemnează în listele de inventariere separat precizându-se: denumirea obiectului supus reparaţiei, gradul de executare a reparaţiilor, costul de deviz şi cel efectiv al lucrarilor executate. De asemenea se înscriu în liste separate produsele aflate în execuţie. Datele privind bunurile inventariate se înscriu în listele de inventariere, imediat după determinarea cantităţilor respective, în ordinea în care au fost grupate de la început. Se va ţine seama de denumirea si unităţile de măsura cu care figureaza în evidenţa tehnico-operativă şi nu în cea contabilă. Listele de inventariere se intocmesc separat pe locurile de păstrare sau de depozitare precum şi pe gestionari, sau pe categorii de bunuri astfel: -
bunurile care nu figureaza în gestiunile inventariate, dar care au fost găsite cu ocazia inventarului;
-
bunuri necorespunzătoare (degradate, demodate, depreciate, dezasortate);
-
bunuri fără mişcare sau cu mişcare lenta, de prisos; Este necesar să se încheie procese verbale din care să rezulte cauzele care au dus la
situaţiile acestor bunuri. Consemnarea în listele de inventariere a elementelor patrimoniale inventariate faptic se face prin înscrierea cu cerneală sau pix, fără spaţii libere şi fără ştersături a valorilor inventariate în formularul "Lista inventariere " în urma verificării existenţei fizice a fiecărui bun inventariat. Orice modificare se certifică sub semnătură de către persoanele care urmează să semneze listele de inventariere, spaţiile libere dintre liste se barează. Numerotarea bunurilor înscrise în liste se face în continuare începând cu prima listă. Listele se numerotează şi se datează cu data când a avut loc inventarierea. Atunci când pentru imobilizari corporale sau alte elemente patrimoniale s-au stabilit provizioane pentru deprecieri, în listele de inventariere se înscrie valoarea contabila netă a acestora, care se va compara cu valoarea actualizată stabilită la inventariere. De regula listele de inventariere se întocmesc în trei exemplare (un exemplar se scrie de către gestionar iar două exemlpare se scriu la indigo de către un membru al comisiei de inventariere). În cazul în care inventarierea se face în scopul înlocuirii gestionarului, listele se întocmesc în cinci exemplare (un exemplar se scrie de către gestionarul predător, un exemplar de către gestionarul primitor iar trei exemplare la indigo de către un membru al comsiei de inventariere). Listele ramân în încăperea unde a avut loc inventarierea.
19
La încheierea inventarierii pe ultima lista de inventar, gestionarul trebuie sa mentioneze: -
dacă toate valorile materiale si băneşti aflate în gestiunea sa au fost inventariate, şi consemnate în listele de inventariere aflate în gestiunea sa;
-
dacă are obiecţii cu privire la efectuarea inventarierii; În situaţiile în care exista obiecţii comisia va analiza aceste obiecţii, cu privire la modul
de efectuare a inventarierii, iar concluziile se vor mentiona la sfârsitul listelor de inventariere. Fiecare fila a listelor de inventar şi eventualele corecturi se vor semna atât de către comisie cât şi de către gestionar. Dacă gestiunea este colectivă listele de inventariere vor fi semnate de către toti gestionarii. Evaluarea elementelor patrimoniale inventariate: Rezultatele inventarierii se stabilesc prin compararea datelor din fişele de inventariere cu cele din evidenţa tehnico-operativă şi din contabilitate. Înainte de stabilirea rezultatelor inventarierii se procedează la verificarea minuţioasa a tuturor stocurilor din fişele de magazie şi a stocurilor din contabilitate. Eventualele erori se corectează înainte de începerea operaţiunilor de stabilire a rezultatelor inventarierii. Evaluarea elementelor patrimoniale cu ocazia inventarierii se face la valoarea actuala sau de utilitate a fiecărui element, denumita valoare de inventar, stabilită în funcţie de utilitatea bunurilor în unitatea şi preţul pieţei. La evaluarea elementelor patrimoniale se va avea în vedere principiul prudenţei conform căruia nu este permisă supraevaluarea elementelor de activ şi a veniturilor respectiv subevaluarea elementelor de pasiv şi a cheltuielilor. Atunci când se constata ca valoarea de inventar stabilita în funcţie de utilitate bunului este mai mare decât valoarea evidenţiata în contabilitate, în listele de inventar se va trece valoarea contabila. Daca valoarea de inventar este mai mică decât valoarea contabilă în listele de inventariere se va trece valoarea actuală a bunurilor inventariate determinată de utilitatea bunului respectiv de preţul pieţei. În cazul constatării unor deprecieri relative (reversibile) trebuie constituit un provizion care să reflecte situaţia reala, indiferent de situaţia economica a agentului economic, chiar şi atunci când aceste cheltuieli nu sunt deductibile fiscal. Atunci când se constata deprecieri definitive (ireversibile) la mijloacele fixe sau obiectele de inventar se va proceda la constituirea unor provizioane suplimentare în vederea punerii de acord a valorilor contabile nete, cu valorile stabilite cu ocazia inventarierii, şi care este deductibilă din punct de vedere fiscal.
20
Valoarea de utilitate a creanţelor şi a datoriilor se stabilesc în funcţie de valoarea lor probabilă de încasat respectiv de plată, impunându-se totodata constituirea de provizioane pentru depreciere. Creanţele şi datoriile în devize se evaluaeaza în funcţie de cursul de referinţa al Băncii Naţionale a României din ziua de 31 decembrie. Diferenţele în plus sau în minus, reprezentând pierderi sau câstiguri latente faţa de cursul oficial, sunt reflectate în contabilitate prin diferenţe de curs valutar trecute la venituri sau cheltuieli (ct. 765, ct. 665). Creanţele şi datoriile incerte în litigiu se evaluează la valoarea de utilitate stabilită în funcţie de valoarea lor probabilă, respectiv în funcţie de plată. Imobilizările se evaluează la valoarea rămasa neamortizată, excepţie făcând cele constatate ca fiind depreciate, care se vor evalua la valoarea lor actuală. Titlurile de plasament, titlurile de participaţiune, titlurile imobilizate ale activităţii de portofoliu precum şi alte titluri se evalueaza astfel: -
în cazul celor cotate la bursă, la valoarea de cotaţie a acestora din data de 31 decembrie;
-
cele necotate la bursă la valoarea lor probabilă de vânzare;
Daca valoarea lor de inventar este mai mică decât valoarea cu care figurează în contabilitate se va proceda la constituirea unor provizioane pentru deprecieri. Toate aceste titluri se vor evalua ţinând cont de principiul prudentei. Atunci când se apreciaza că valoarea reală este mai mare decât valoarea contabilă, în listele de inventariere se înscrie valoarea contabilă. În cazul în care se constată deprecieri determinate de înregistrarea de rezultate financiare necorespunzătoare la unităţile la care sunt deţinute titluri, situaţie care conduce la scăderea valorii probabile de vânzare, în listele de inventariere acestea se evaluează la această valoare urmând a se constitui provizioane pentru deprecieri. Dupa confirmarea de către compartimentul de contabilitate a soldurilor scriptice, rezultatele inventarierii se înscriu într-un proces verbal. În cazul elementelor patrimoniale pentru care s-au constatat deprecieri şi au fost întocmite liste de inventariere separate, comisia de inventariere face propuneri privind : -
constituirea de provizioane pentru deprecieri;
-
înregistrarea unor amortizări suplimentare;
-
cauzele care au determinat aceste deprecieri;
Aceste propuneri se vor prezenta în cel mult trei zile de la încheierea operaţiunilor de inventariere, conducătorului unităţii patrimoniale, care în urma avizului directorului economic sau a contabilului şef şi a compartimentului juridic, decide în termen de cinci zile asupra soluţionări propunerilor făcute.
21
Documente utilizate pentru efectuarea inventarierii a) Declaraţia de inventariere (cod 14-8-1): -este folosită la: declarţtie scrisă a gestionarului răspunzator de gestiunea inventariată pe care o prezintă comisiei de inventariere, potrivit normelor legale; b)Fişa de magazie (cod 14-3-8): -documentul de evidenţa la locul de depozitare a intrărilor şi ieşirilor şi a stocurilor de materiale, cu una sau două unităţi de măsura dupa caz; document de contabilitate analitică în cadrul metodei operativ - contabile (pe solduri); sursa de informaţii pentru controlul operativ curent şi contabil al stocurilor de valori materiale; c) Lista de inventariere (cod 14-3-12) serveşte ca: - document de bază pentru stabilirea minusurilor sau plusurilor de valori materiale (imobilizari, stocuri, materiale) şi a altor valori (elemente de trezorerie); document justificativ de înregistrare în evidenţa magaziilor (depozitelor) şi în contabilitate a plusurilor sau a minusurilor constatate; document care stă la baza întocmirii Registrului inventar; document centralizator a operaţiunilor de inventariere. d)
Decizia de imputare (cod 14-8-2) a lipsurilor şi recuperare a pagubelor serveşte ca:
document de imputare a valorii pagubelor produse de persoanele încadrate în muncă; titlu executoriu din momentul comunicării; document de înregistrare contabilă; e) Angajament de plata (cod 14 - 8 - 2 /a) serveşte ca: angajamentul de plată din partea persoanei care a adus un prejudiciu unităţii patrimoniale; titlu executoriu pentru recuperarea pagubelor; titlu executoriu pentru executarea silita în caz de nerespectare a angajamentului; f) Procesul verbal al rezultatelor inventarierii care va cuprinde urmatoarele elemente: -
data întocmirii;
-
numele, prenumele persoanelor din comisia de inventariere;
-
numărul şi data actului de numire a comisiei de inventariere;
-
gestiunea inventariată;
-
data începerii şi terminării operaţiunilor de inventariere;
-
rezultatele inventarierii;
-
concluziile şi propunerile comisiei de inventariere cu privire la plusurile sau minusurile constatate şi persoanele răspunzatoare;
-
volumul stocurilor depreciate, fără mişcare, greu vandabile, fără desfacere asigurată si propuneri de măsuri pentru integrarea acestora în circuitul economic;
-
propuneri de scoatere din uz a obiectelor de inventar de casarea acestora sau casarea unor stocuri;
22
constatari privind păstrarea, depozitarea, conservarea, asigurarea integritatii bunurilor din gestiune;8 Înainte de stabilirea rezultatelor inventarierii se procedeaza la o verificare minuţioasa a exactităţii tuturor stocurilor din fişele de magazie şi a soldurilor din contabilitate pentru bunurile inventariate. Erorile descoperite cu această ocazie trebuie corectate operativ, dupa care se procedează la stabilirea rezultatelor inventarierii prin confruntarea cantităţilor consemnate în listele de inventariere cu cele din evidenţa tehnico-operativă pentru fiecare poziţie în parte, urmând ca poziţiile cu diferenţe să fie preluate în lista de inventariere centralizatoare. La inventarierea structurilor patrimoniale pot fi identificate două categorii de diferenţe: -
diferenţe între stocurile faptice şi stocurile scriptice, denumite şi diferenţe de inventar;
-
diferenţe de evaluare a stocurilor faptice, denumite plusuri şi minusuri de valoare;
Toate sortimentele structurilor patrimoniale la care se constată diferenţe de inventar şi minusuri de valoare, se transpun în liste de inventariere distincte care au coloane destinate acestui scop.
1.6 Stabilirea şi regularizarea diferenţelor între stocurile faptice şi stocurile scriptice. Stabilirea diferenţelor de inventar se face comparând stocurile faptice cu cele scriptice (soldurile conturilor analitice din contabilitate): dacă stocul faptic este mai mare decât stocul scriptic, rezultă un plus de inventar, iar dacă stocul faptic constatat la inventar este mai mic decât soldul scriptic din contabilitate, rezultă un minus de inventar (o lipsă de inventar). Diferentele de inventar se regularizează în funcţie de natura structurilor la care s-au constatat (imobilizari, stocuri, creanţe, datorii etc.), de sensul lor (plusuri sau minusuri) şi de cauzele care le-au determinat. De aceea comisia de inventariere supune aceste diferente de inventar unei analize minuţioase, propunând conducerii întreprinderii soluţii de regularizare (de "valorificare") a rezultatelor inventarierii.9 În cazul diferenţelor de inventar la stocuri, de exemplu, se pot adopta compensări între minusuri şi plusuri la sortimente asemanatoare, care prezinta riscul unor confuzii în manipularea lor, pot fi acordate perisabilităţi, sau pot fi înregistrate plusuri sau minusuri (imputabile şi neimputabile). Obligaţia înregistrarii minusurilor sau plusurilor impune conducerii unităţii obligaţia de a întreprinde măsuri pentru stabilirea adevaratelor cauze care au dus la ivirea acestora. Plusurile sau minusurile pot fi datorate fie unor cauze obiective, fie unor fapte ilicite, ambele împrejurari conducând la provocarea unor pagube în gestiune. 8
Ordinul Ministerului Finantelor Publice 1752/17.11.2005
Matiş Dumitru ş.c., Bazele contabilităţii – aspecte teoretice şi practice, Editura Alma Mater, Cluj-Napoca, 2005 9
23
Dacă pentru lipsuri în gestiune se face vinovat gestionarul, atunci minusul de inventar se impută acestuia la valoarea de înlocuire. Prin valoare de înlocuire se întelege costul de achizitie al bunului respectiv la data constatării pagubei, care va cuprinde preţul de cumpărare practicat pe piaţă, la care se adaugă taxele nerecuperabile, TVA, cheltuieli de transport-aprovizionare şi alte cheltuieli accesorii necesare pentru punerea în stare de utilitate sau pentru intrarea în gestiune a bunului respectiv. În cazul bunurilor constatate lipsa ce urmează a fi imputate, care nu pot fi cumpărate de pe piaţă, valoarea de imputare se stabileşte de către o comisie formată din specialişti în domeniul respectiv. Prin înregistrarea diferenţelor de inventar, situaţia din contabilitate este pusă în acord cu situaţia reala constatată la inventariere, apropiindu-se de imaginea fidela asupra patrimoniului. Diferenţele valorice ale stocurilor faptice rezultă prin compararea valorii de origine (valorii de intrare) cu care s-au înregistrat structurile patrimoniale la intrarea lor în patrimoniu potrivit principiului costurilor istorice (nominalismul monetar), cu valoarea actuala (valoarea de inventar), care s-a constatat la inventarierea structurilor patrimoniale corespunzătoare. In contabilitatea curentă elementele inventariate îşi menţin valoarea de intrare în patrimoniu. Cu ocazia închiderii exerciţiului se compară valoarea de intrare sau contabilă (Vc) cu valoarea de utilitate (Vu) stabilită pe baza inventarului, putându-se constata una din urmatoarele situaţii: a) pentru elementele de activ -
Dacă Vu >Vc nu se fac înregistrări în contabilitate (în virtutea principiului prudenţei), elementele îşi menţin valoarea de intrare sau contabilă.
-
Dacă Vc>Vu diferenţa constatată în minus se înregistreaza în contabilitate pe seama cheltuielilor cu provizioanele sau amortizările, dupa caz, funcţie de natura deprecierii, valoarea activelor menţinându-se la valoarea de intrare.
b) pentru elementele de pasiv -
Dacă Vc>Vu nu se înregistreaza în contabilitate (în virtutea principiului prudenţei), elementele îsi menţin valoarea de intrare sau contabilă.
-
Dacă Vu>Vc diferenţa constatata în plus se înregistreaza în contabilitate prin constituirea unui provizion, valoarea pasivelor menţinându-se la valoarea de intrare.
Dacă rezult o depreciere a stocurilor considerata reversibilă, potrivit principiului prudenţei, se constituie provizioane pentru depreciere prin creşterea cheltuielilor de exploatare (reducerea profitului). În acest fel, pierderea probabila din folosirea acestor stocuri este suportată din profitul anului în curs, evitându-se transferarea ei asupra rezultatelor exerciţiilor viitoare. În cazul mijloacelor fixe, corectarea valorii lor contabile şi aducerea lor la nivelul valorii de inventar înscrisă în listele de inventariere, se efectueaza fie cu ajutorul contului 6583 "Cheltuieli 24
privind activele cedate şi alte operaţii de capital" în cazul în care se constată o depreciere ireversibila (definitiva, caz tipic pentru mijloacele fixe inutilizabile propuse pentru a fi casate), fie cu ajutorul contului 6588 "Alte cheltuieli de exploatare" în cazul în care se constată o depreciere relativă (reversibilă) ca urmare a unor cauze cum sunt: -
apariţia unei uzuri morale de care nu s-a ţinut seama cu ocazia amortizării;
-
supraevaluarea
mijloacelor
fixe
prin
aplicarea
unor
coeficienţi neadecvaţi
cu ocazia reevaluării lor; -
lipsa de utilitate a acestora pentru unitate în momentul inventarierii;
-
alte cauze care determină o evaluare actuală mai scăzută a mijloacelor fixe decât valoarea cu care acestea figureaza în contabilitate.
Pe baza documentaţiei întocmite de comisia de inventariere, datele contabile se pun de acord cu situaţia reală, operaţie ce presupune regularizarea plusurilor şi minusurilor de aşa maniera încât să redea o imagine cât mai fidelă a patrimoniului. Dupa terminarea operatiunii de inventariere se procedează la stabilirea rezultatelor preliminare, în funcţie de felul gestiunilor: -
la gestiunile care ţin evidenţa cantitativ-valoric se compara stocurile faptice înscrise în listele de inventariere cu soldurile scriptice din fişele de magazie; dacă gestionarul nu are obiecţiuni asupra eventualelor diferenţe se consemnează această situaţie, iar gestiunea îsi reia activitatea;
-
la gestiunile la care evidenţa se ţine global-valoric se compara soldul faptic, cu soldul scriptic din contabilitate iar diferenţele se înscriu la sfârşitul recapitulaţiei inventarului şi se semnează de comisie şi gestionar; gestiunea îşi poate relua activitatea; dacă însă rezultă diferenţe mari, gestiunea rămâne închisă până la stabilirea rezultatului definitiv al inventarierii;
-
la gestiunile de mijloace fixe, obiecte de inventar etc, deschiderea unităţii se face imediat dupa inventarierea faptică.
Se confrunta stocul faptic stabilit în listele de inventariere cu stocul scriptic din balanţa de verificare întocmită înainte de inventariere. Dacă exista diferenţe între cele două stocuri, acestea se preiau într-o listă de inventariere separată care are coloane pentru determinarea diferenţelor în plus sau în minus, atât cantitativ cât şi valoric. Tot în acest document se determină valorile de inventar, date de preţurile pieţei, care se compară cu valorile contabile ale patrimoniului şi în final se determină plus valorile sau minus valorile de inventar.10
10
Mihai Teaciuc, Leonora Caciuc, Dorel Mateş: Ghid practic privind inventarierea, soluţionarea
şi regularizarea contabilă a diferenţelor Editura Euroart 2002 25
Urmează controlul documentelor, în totalitate sau prin sondaj, sub aspectul legalitaţii şi realităţii operaţiilor, precum şi al concordanţei datelor consemnate în documente cu cele din evidenţa contabilă. Prin controlul legalitaţii operaţiilor se înţelege verificarea respectării dispoziţiilor legale privind mişcarea valorilor materiale şi băneşti şi a modului de întocmire a documentelor. Prin controlul realităţii operaţiilor se înţelege verificarea existenţei în fapt a operaţiilor consemnate în documente şi a înregistrării efective a conţinutului documentelor în evidenţe. Este necesar ca revizorii de gestiune să cunoască diferitele modalitaţi (sisteme) de verificare a realităţii operaţiilor sau valabilităţii documentelor. Se pot aplica, de exemplu, sistemele de verificare reciprocă şi de verificare încrucişată. Prin verificare reciprocă se înţelege confruntarea datelor din exemplarele aceluiaşi document (unicate, duplicate, triplicate etc.) care se găsesc la diferite compartimente. Prin verificare încrucişată se înţelege confruntarea datelor din documentele gestiunii verificate cu cele din documentele întocmite de terţi, referitoare la aceleaşi operatiuni. După confirmarea de către compartimentul contabilitate a soldurilor scriptice, rezultatele inventarierii se consemnează într-un proces verbal care trebuie să cuprindă următoarele elemente: data întocmirii, numele şi prenumele membrilor comisiei de inventariere, numărul şi data actului de numire a comisiei de inventariere, gestiunea inventariată, data începerii şi terminarii operaţiunilor de inventariere, rezultatele inventarierii, concluziile şi propunerile comisiei cu privire la cauzele lipsurilor, plusurilor, pierderilor şi a persoanelor vinovate, volumul stocurilor depreciate, fără mişcare sau cu mişcare lentă, greu vandabile, fără desfacere asigurată, precum şi propunerile de măsuri în vederea reintegrarii lor în circuitul economic, propuneri de scoatere din uz a obiectelor de inventar, declasarea sau casarea unor stocuri, constatări privind păstrarea, depozitarea, conservarea şi asigurarea integrităţii bunurilor din gestiune, alte aspecte legate de activitatea gestiunii inventariate. În cazul elementelor patrimoniale pentru care s-au constatat deprecieri şi au fost întocmite liste de inventariere separat, comisia de inventariere face propuneri privind: constituirea de provizioane pentru deprecieri; înregistrarea de amortizari suplimentare; cauzele care au determinat aceste aprecieri. Aceste propuneri se prezintă conducătorului unităţii în termen de 3 zile de la încheierea operaţiunilor de inventariere. În urma avizului directorului economic sau a contabilului şef şi a şefului compartimentului juridic, conducătorul unităţii va decide în termen de 5 zile asupra soluţionarii propunerilor făcute. Procesul verbal, împreună cu toate documentele întocmite semnate de comisie şi de gestionar se prezintă conducerii societăţii pentru a analiza şi decide cu privire la luarea măsurilor ce se impun. 26
Rezultatele inventarierii generale a patrimoniului (anuale) se înscriu într-un registru obligatoriu, "Registrul inventar". În acest registru se înscriu toate elementele patrimoniale de activ si de pasiv grupate după natura lor, la fel ca în bilanţul contabil. Datele din listele de inventariere (analitice) şi din Registrul inventar (sintetice) formeaza împreuna inventarierea patrimoniului, pe care se fundamentează elaborarea Bilanţului.
1.6.1. Minusuri în gestiune şi modul de soluţionare a acestora Atunci când se constată lipsuri soluţionarea acestora se face diferit în funcţie de natura acestora şi anume: a) lipsuri în limita normelor legale; b) lipsuri peste normele legale, neimputabile; c) lipsuri provocate de calamităţi naturale; d) lipsuri peste normele legale, imputabile; e) lipsuri în curs de soluţionare. Înainte de încadrarea lipsurilor în una din aceste categorii, actele normative în vigoare (Regulamentul de aplicare a Legii contabilităţii nr.82/1991, Normele Ministerului Finanţelor privind inventarierea patrimoniului) permit compensarea minusurilor cu plusurile constatate la inventariere. Compensarea este o operaţiune de regularizare, cel puţin parţial, a minusurilor cu plusurile constatate la inventariere, operaţie care are loc atunci când lipsurile în gestiune nu sunt considerate infracţiuni.11 Condiţiile legale de efectuare a operaţiunilor de compensare sunt: -
plusurile şi minusurile trebuie să fie constatate numai la sorturile aceluiaşi produs la care este riscul de confuzie datorită asemănarii aspectului exterior: culoare, model, dimensiuni, ambalaj etc.;
-
plusurile şi minusurile să se fi produs în gestiunea aceleiaşi persoane;
-
plusurile şi minusurile să se fi produs în aceeaşi perioada de gestiune, întelegând prin aceasta perioada dintre doua inventarieri succesive.
Nu se vor admite compensări când există dovezi ca lipsurile provin din sustrageri sau degradari ale bunurilor respective datorită vinovaţiei gestionarilor. Regulile de efectuare a operaţiunii de compensare cantitativă a minusurilor cu plusurile de inventar sunt: 11
Mihai Teaciuc, Leonora Caciuc, Dorel Mateş: Ghid practic privind inventarierea, soluţionarea
şi regularizarea contabilă a diferenţelor Editura Euroart 2002 27
Operaţia de compensare nu este obligatorie, ea poate fi însă aprobată anual de conducerea unităţii când nu intervine elementul infracţional. In acest scop, în prealabil şi cu caracter de uz intern, conducatorii unităţilor economice sunt obligaţi să întocmeasca liste cu sorturi de produse, mărfuri, ambalaje şi materiale care întrunesc condiţiile compensării datorită riscului de confuzie şi să le propună aprobării Consiliului de administraţie. Operaţia de compensare se realizeaza cantitativ deoarece în procesul de manipulare, depozitare sau însilozare a valorilor materiale confuzia a avut loc între sorturi şi nu între preţuri de înregistrare. Datorita existenţiei preţurilor unitare de evaluare are loc şi o compensare valorică fără însă a se diminua valoric patrimoniul unităţii economice. Compensarea cantitativa se realizeaza numai pentru cantităţi egale între plusuri şi minusuri. În situaţia în care cantităţile sorturilor supuse compensării la care s-au constatat plusuri sunt mai mari decât cantităţile sorturilor admise la compensare şi la care s-au constatat lipsuri, se va proceda la stabilirea egalităţii cantitative prin eliminarea din calcul a diferenţei în plus. Eliminarea prin compensare are loc (fie de la plusuri, fie de la minusuri) începând cu sorturile ale căror preţuri unitare sunt cele mai mici, eliminarea continuându-se în ordine crescătoare a acestora pâna la stabilirea egalitaţii. Operaţia de compensare propriu-zisa se începe cu sorturile, atât de la minusuri cât şi de la plusuri, care au preţurile unitare cele mai mari, continuându-se în ordine descrescătoare a preţurilor. Preţurile utilizate în compensare sort cu sort sunt cele ale minusurilor sau plusurilor, întotdeauna fiind luat în calcul preţul cel mai mic. În urma operaţiei de compensare rezultă diferenţe valorice de natura plusurilor precum şi diferenţe valorice de natura minusurilor. Diferenţele se determina înmulţind cantitatea compensată cu diferenţa dintre preţul plusurilor şi preţul minusurilor. Natura diferenţei valorice este data de produsul cu preţul cel mai mare. Dupa efectuarea operaţiei de compensare, pentru a avea certitudinea corectitudinii calculelor, trebuie verificate următoarele corelaţii valorice: (1) P.v.t. = P.v.e. + P.v.c. + P.v.r. (2) M.v.t. = M.v.e. + M.v.c. + M.v.r unde: P.v.t. (M.v.t.) = plusul (minusul) valoric total 28
P.v.e. (M.v.e.) = plusul (minusul) valoric eliminat prin compensare P.v.c. (M.v.c.) = plusul (minusul) valoric compensat P.v.r. ( M.v.r.) = plusul (minusul) valoric rezultat din compensare Nu se admite compensarea în cazul în care s-a făcut dovada că lipsurile constatate la inventariere provin din sustragerea sau degradarea bunurilor respective datorită vinovaţiei persoanelor care răspund de gestiunea acestor bunuri. a) Lipsurile în limita normelor legale, considerate normale (perisabilităţile) Perisabilităţile sau pierderile normale se produc la unele produse, materiale sau mărfuri atât în procesul de aprovizionare, depozitare cât şi în procesul de desfacere, ca urmare a evaporării, uscării, scurgerii, pulverizării, fărâmiţarii, spargerii sau alte cauze asemănătoare. Mărimea perisabilităţilor poate fi atât reglementată prin norme legale cât şi stabilită la constatare de către persoanele ce au în răspundere gestionarea unităţilor economice.12 Organele fiscale se ghideaza în prezent dupa prevederile unor acte normative în vigoare, OMFP 1752/17.11.2005, prin care s-au aprobat normele maxime admise pentru calculul perisabilităţilor din activitatea de aprovizionare tehnico-materială şi comercială, acceptând trecerea pe cheltuieli a acestor pierderi cu condiţia să nu depaseaşca nivelul maxim prevazut şi pierderea să se fi produs în mod efectiv. De asemenea, lipsurile constatate se pot încadra în perisabilităţi dacă provin din aceeaşi perioada de gestiune, determinată de două inventare sau două controale de gestiune. Administratorii sau alte persoane cu drept de decizie în administrarea bunurilor pot aproba perisabilităţi mai mari decât cele prevazute în actele normative ţinând cont de situaţia reala şi specificul fiecărui caz de lipsa în gestiune. Normele de perisabilitate sunt adaptate prin hotărâri interne în cadrul ministerelor, regiilor autonome, ţinând cont de specificul fiecarei ramuri de activitate. Cuantumul perisabilitaţilor se stabileşte şi se calculează procentual la volumul cantitativ sau valoric a bunurilor intrate sau iesite. Perisabilităţile (pierderile considerate normale) apărute în timpul transportului se acordă pentru fiecare transport de bunuri pe baza unui proces verbal de constatare, întocmit cu ocazia recepţionarii bunurilor respective.
12
Mihai Teaciuc, Leonora Caciuc, Dorel Mateş: Ghid practic privind inventarierea, soluţionarea
şi regularizarea contabilă a diferenţelor Editura Euroart 2002 29
Pierderile naturale ce se produc în timpul depozitării şi livrării sunt stabilite în mod diferenţiat şi pe fiecare sezon, cum este cazul produselor alimentare, fructelor, legumelor, cerealelor etc. Pentru produsele electrice, din sticla, porţelan, faianţa etc., acordarea perisabilităţilor se face pe baza pierderilor reale constatate prin prezentarea probelor de spargere, fărâmiţare sau a unor parţi componente, consemnate într-un proces verbal de constatare sau listă de inventariere. În cazul schimbării din funcţie a gestionarului, din drepturile de perisabilităţi cuvenite gestionarului predator, se scad 50%, aferente bunurilor aflate în stoc, restul se acorda gestionarului primitor. În felul acesta pierderile materiale se împart în mod just între gestionarul predator, în timpul căruia au intrat bunurile respective, şi cel primitor, care urmează să le gestioneze până la ieşirea din gestiune. În scopul reducerii perisabilităţilor, conducerea unităţii este obligată: -
să ia măsuri pentru respectarea stricta a normelor tehnice de manipulare, ambalare şi depozitare a produselor, ţinând seama de caracteristicile fiecarui produs;
-
să acorde o grija permanenta distribuirii sau prelucrării în cel mai scurt timp a produselor cu termene limită de depozitare sau prelucrare;
-
să prevadă în contractul de livrare clauze şi răspunderi precise cu privire la obligaţiile beneficiarilor de a ridica produsele în anumite termene;
-
să ia măsuri pentru livrarea produselor în ordinea intrării în depozit.
b)Lipsurile peste normele legale, neimputabile Aceste lipsuri trebuie tratate atât din punct de vedere al celor cu drept de decizie în gestionare cât şi din punct de vedere fiscal. Întrucât aceste lipsuri se contabilizeaza la cheltuieli, afectând rezultatul financiar, organele fiscale recunosc numai acele scăzăminte ce se încadrează în normele legale aprobate.13 Pentru valorile materiale la care sunt acceptate scăzăminte, acestea se calculeaza numai în situaţia în care, după compensarea minusurilor cu plusurile stabilite la inventariere, cantităţile lipsă sunt mai mari decât cantităţile constatate în plus. În această situaţie cotele de scăzăminte se aplică în primul rând la valorile materiale la care sau constatat lipsurile. Dacă în urma aplicării scăzămintelor respective mai rămân diferenţe cantitative în minus, cotele de scăzăminte se pot aplica şi asupra celorlalte valori materi.ale admise în compensare la care s-au constatat plusuri sau la care nu au rezultat diferenţe. Normele de scăzăminte nu se aplică anticipat ci numai după constatarea existenţei efective a lipsurilor şi numai la limita acestora. De asemenea, normele de scăzăminte nu se aplica automat, 13
Mihai Teaciuc, Leonora Caciuc, Dorel Mateş: Ghid practic privind inventarierea, soluţionarea
şi regularizarea contabilă a diferenţelor Editura Euroart 2002 30
aceste norme fiind considerate maxime. Scăzămintele se aplică atunci când apar lipsuri la inventariere generate de acţiunea factorilor fizici şi chimici, urmare a manipulării, depozitării sau însilozării, când lipsurile nu sunt determinate din culpa gestionarului şi deci nu i se pot imputa. În gestiunile în care lipsurile ce se constată la inventariere nu sunt din vina gestionarului sau a altei persoane şi depăşesc limita normelor legale de scăzăminte, aceste lipsuri se trec pe seama cheltuielilor sub forma scăzămintelor peste normele legale, fiind nedeductibile din punct de vedere fiscal. c)Lipsuri în gestiune provocate de calamitatăţi naturale În categoria calamităţilor naturale se includ pierderi provocate de factori naturali cum sunt inundaţii, furtuni sau incendii provocate de fulgere. Bunurile aparţinând unităţii economice pot fi asigurate sau nu. În caz de pierderi de bunuri asigurate, obligaţia de a stabili pierderea revine asiguratorului. Pe baza procesului-verbal încheiat cu ocazia stabilirii pierderii, în contabilitatea unităţii economice, bunurile vor fi scoase din evidenţă la valoarea lor contabila. Pentru a fi încadrate în categoria lipsurilor în gestiune datorate calamităţilor naturale sau din cauze de forţă majoră stocurile trebuie consemnate în anumite documente de către o comisie formată din membrii desemnaţi de organele de conducere a unităţii patrimoniale, fie de asigurator (când bunurile sunt asigurate). În asemenea situaţii se determina cu exactitate: care sunt bunurile distruse şi nu se mai pot valorifica, care se mai pot valorifica în starea în care se găsesc sau care pot fi trimise spre prelucrare. Indiferent dacă activele sunt asigurate sau nu, scăderea din gestiune se contabilizeaza la cheltuieli folosind contul 6583 "Cheltuieli privind activele cedate şi alte operaţii de capital" prin creditarea conturilor 301 "Materii prime", 302 "Materiale consumabile", 303 "Materiale de natura obiectelor de inventar", 341 "Semifabricate", 345 "Produse finite", 361 "Animale si păsări", 371 "Mărfuri", 381 "Ambalaje". Producţia în curs calamitată (de exemplu în agricultură) se scade din evidenta la nivelul costurilor prestabilite iar acolo unde se poate stabili costul efectiv, scaderea se face la acest cost.
711 "Variatia stocurilor"
=
331 "Producţia în curs de executie"
În situatia în care bunurile sau producţia în curs a fost asigurată, primirea 5121 "Conturi la bănci în lei"
= 7581 "Venituri din despăgubiri amenzi si penalităţi”
despăgubirii se evidenţiaza astfel:
d) Lipsuri imputabile la stocuri şi producţia în curs 31
Diferenţa stabilită în minus în urma compensării şi aplicării tuturor cotelor de scăzăminte, reprezentând prejudicii pentru unitate, se recuperează de la persoanele vinovate în conformitate cu dispoziţiile legale.14 Imputarea se reflectă în urmatoarele înregistrari contabile:
persoana vinovată este salariatul unităţii
persoana vinovată este din afara unităţii
e)Lipsuri în curs de soluţionare Lipsurile constatate la inventariere care din motive justificate nu pot fi încadrate în nici una din categoriile amintite (imputabile sau neimputabile) se înregistreaza prin debitarea contului 473 "Decontări din operaţii în curs de clarificare" şi creditarea conturilor: 301 "Materii prime", 302 "Materiale consumabile", 303 "Materiale de natura obiectelor de inventar", 341 "Semifabricate", 345 "Produse finite", 361 "Animale şi păsări", 371 "Măprfuri", 381 "Ambalaje". Comisia de inventariere, respectiv administratorul, este obligat a stabili termene precise de soluţionare, juridica a acestor diferenţe, astfel încât să nu se prescrie termenul de recuperare a pagubei (60 de zile, dar să nu depăşească sfârşitul exerciţiului).
1.6.2 Plusuri în gestiune şi modul de soluţionare a acestora. Plusurile de stocuri la materii prime, materiale consumabile, produse finite, semifabricate, produse reziduale, mărfuri şi ambalaje, se pot datora următoarelor cauze: eliberarea unor cantităţi mai mici decât cele înscrise pe documentele de ieşire; aparatele de măsură nu corespund cu cele cu care au fost măsurate bunurile la intrare; intrarea în magazie a unor produse din producţie proprie fără întocmirea actelor necesare. În unităţile comerciale cu amănuntul unde evidenţa se ţine la preţ de vânzare cu amănuntul şi unde gestiunile se organizează global-valoric, plusurile pot proveni din vânzarea de mărfuri la un preţ mai mare decât cel cu care a fost încărcată gestiunea sau din vânzarea unor materiale de ambalat la preţul mărfii. Pentru conducatorii compartimentelor de contabilitate atât lipsurile cât şi plusurile de valori mari trebuie să constituie un semnal de alarma întrucât ambele situaţii denotă fie o organizare necorespunzătoare a contabilităţii şi evidenţei operative, fie neglijenţa sau premeditare din partea salariaţilor. Regularizarea plusurilor la materii prime, materiale consumabile, se face astfel:
14
Mihai Teaciuc, Leonora Caciuc, Dorel Mateş: Ghid practic privind inventarierea, soluţionarea
şi regularizarea contabilă a diferenţelor Editura Euroart 2002 32
301 "Materii prime"
302 "Materiale consumabile"
=
601 "Cheltuieli privind materiile prime"
=
Valoare de înregistrare
602 "Cheltuieli cu Valoare de materiale consumabile " înregistrare
Plusurile de obiecte de inventar noi, provenite din productie proprie:
303 "Materiale de natura = obiectelor de inventar"
711 "Variaţia stocurilor"
Cost efectiv
Plusurile la produse finite, semifabricate, produse reziduale, animale şi păsări din productie proprie neînregistrate la timp: 345 "Produse finite" 341 "Semifabricate" 346 "Produse reziduale" 361 "Animale şi păsări"
=
711 "Variaţia stocurilor"
Cost efectiv
Plusurile de mărfuri când evidenţa se tine la preţ de vânzare cu amănuntul inclusiv T.V.A. se înregistrază astfel: 371 "Mărfuri"
=
% 607 "Cheltuieli privind mărfurile" 378 "Diferenţe de preţ la mărfuri" 4428 "T.V.A. neexigibilă"
Cost de achiziţie adaosul T.V.A.
Plusurile de ambalaje se regularizeaza prin înregistrarea:
381 "Ambalaje"
=
608 "Cheltuieli privind ambalajele"
Valoare de înregistrare
La mărfurile care se cântăresc şi sunt ambalate în hârtie, cartoane, pungi (ca de exemplu: produse de carne, brânzeturi, zahăr, biscuiţi, cafea, fructe etc.), materialele de ambalat se înregistrează la intrare la valoarea de achiziţie, dar se vând la preţul mărfurilor. În toate cazurile preţul mărfurilor este mai mare decât cel al materialelor de ambalat.
33
Vânzarea materialelor de ambalat la preţul mărfurilor duce la un sold creditor al contului de mărfuri. Pentru a se regla această diferentă, la inventarierea mărfurilor se determina, pe de o parte, greutatea mărfurilor care se cântaresc şi sau vândut, preţul mediu de vânzare al acestora, iar pe de altă parte, greutatea materialelor de ambalat vândute şi costul mediu de achizitie al acestora.
CAPITOLUL 2 STUDIU DE CAZ PRIVIND INVENTARIEREA 34
PATRIMONIULUI LA S.C MARIA S.R.L
2.1.
Prezentarea firmei S.C. "MARIA" S.R.L. a) Forma juridica, sediul societăţii, şi durata de funcţionare SC "MARIA" SRL a fost autorizată să funcţioneze de către Judecătoria Alba Iulia prin
sentinţa civilă nr.165 din data de 01 mai 1998 şi înmatriculată la Oficiul Registrului Comerţului al Camerei de Comerţ, Industrie şi Agricultură Alba Iulia, în Registrul pentru înregistrarea comercianţilor persoana juridică sub nr. J02/622/01.05.1998. Este înregistrată fiscal la Direcţia Generală a Finanţelor Publice şi Controlului Financiar de Stat cu nr. R 1702054, operaţiunile bancare derulându-se prin Banca Comerciala Româna - Sucursala Alba Iulia cont nr.2511.11094.1/ROL. Forma juridica a societăţii este "societate cu răspundere limitată", fiind o persoana juridică română ce îşi desfaşoara activitatea în conformitate cu propriul statut şi legislaţia româna (Legea 31/1991 privind societăţile comerciale republicata, Codul comercial s.a.), cu sediul în Alba Iulia, str.Gheorghe Magheru nr.50. Durata de funcţionare a societăţii este nelimitată, începând de la data înmatricularii la Oficiul Registrului Comertului.
b) Obiectul de activitate Societatea are ca obiect de activitate : -
Producţia de emitatoare radio-tv, echipamente şi aparate telefon, telegraf;
-
Producţia de receptoare radio-tv, echipamente, aparate de înregistrare şi reproducere audio şi video;
-
Producţia de aparatură şi instrumente de măsură, verificare şi control;
-
Import - export aparatură electronică;
-
Activitaţi de radiocomunicaţii.
Capitalul social La înfiinţarea societăţii, capitalul social a fost în suma de 3.000 lei. În urma majorarilor de pe parcursul desfăşurării activităţii, capitalul social a ajuns la 25.000 lei şi este divizat în 250(douasutecincizeci) de parţi sociale a câte 100 lei fiecare parte. Transmiterea părţilor sociale trebuie înscrisă în Registrul Comerţului şi în Registrul de asociaţi ai societăţii. 35
Capitalul social poate fi majorat prin includerea unor părţi din beneficiu sau din rezerva extraordinara precum şi prin emiterea de noi părţi sociale. Reducerea capitalului social se poate face oricând cu respectarea prevederilor art. 202 – 203 din Legea nr.31/1990 privind societăţile comerciale, republicată. Patrimoniul societăţii nu poate fi grevat de datorii sau alte obligaţii personale ale asociaţilor. Un creditor al unui asociat poate formula pretenţii numai asupra părţii din beneficiul societăţii care i s-a repartizat sau a cotei părţi cuvenite acestuia la lichidarea societăţii efectuata conform actului constitutiv.
Conducerea societăţii Societatea este condusă de Adunarea Generală a Asociaţilor (AGA). Atribuţiile AGA sunt următoarele: -
aprobă structura organizatorică a societăţii, numărul de posturi precum şi normativul de constituire a compartimentelor funcţionale;
-
examinează, aprobă sau modifică bilanţul şi contul de profit şi pierderi stabilind repartizarea beneficiului net;
-
numeşte administratori, le stabileşte salariul, îi descarca de activitate sau îi revoca din funcţie;
-
aprobă şi modifică programul de activitate şi bugetul societăţii, hotărăşte la angajarea împrumuturilor bancare şi la constituirea de garanţii;
-
hotărăşte cu privire la comasarea, dizolvarea sau lichidarea societăţii;
-
hotărăşte cu privire la înfiinţarea şi desfiinţarea de sucursale, agenţii şi filiale;
-
hotărăşte cu privire la mărirea sau reducerea capitalului social, fără a putea reduce capitalul social la mai puţin de minimul legal, la modificarea numărului părţilor sociale sau a valorii lor nominale, precum şi la cesiunea de părţi sociale şi asocierea cu o alta persoană;
-
aprobă executarea de reparaţii capitale şi investiţii noi;
-
hotărăşte la încadrarea şi stabilirea salariului pe bază de negociere a personalului de execuţie sau a încetării raportului de muncă cu acesta, precum şi cu privire la acţionarea în justiţie a personalului sau a altor persoane care au produs pagube societăţii;
-
alte probleme privind societatea.
Conducerea operativă este asigurată de directorul general, având în subordine directorul tehnic şi contabilul şef. Directorul general îndeplineşte atribuţiile de administrare a societăţii şi reprezintă societatea în relaţiile cu terţii asigurând bunul mers prin angajarea şi concedierea personalului, a stabilirii răspunderii acestuia, aprobă operaţiunile de încasări şi plăţi, cumpararea şi vânzarea de 36
bunuri, încheierea de contracte sau rezilierea lor şi rezolva orice alte probleme referitoare la gestiunea societăţii. Activitatea principala a societăţii este condusă de directorul general iar activitatea financiar contabilă este coordonată de directorul economic care are în subordine contabilul şef şi compartimentul financiar-contabil.
Personalul societăţii Este angajat având în vedere schema de organizare, în baza hotărârii AGA, prin încheierea de contracte de muncă, prin negocierea salariului şi cu respectarea minimului de salarizare prevazut de lege, contractele individuale de muncă înregistrându-se la ITM Alba Iulia. Drepturile şi obligaţiile personalului societăţii sunt stabilite prin Regulamentul intern în conformitate cu prevederile legislaţiei în vigoare. Structura personalului este următoarea: -
1 director general: Lupu Maria
-
1 director tehnic: Tica Maria
-
1 director economic: Lupu Mariana
-
1 contabil şef: Tica Claudia
-
3 persoane serviciu financiar-contabil
-
-
1 economist: Marius Călin
-
1 contabil cu studii medii: Pop Carmen
-
1 revizor de gestiune: Rusu Carmen
2 gestionari -
magazia de materii prime: Popa Maria
-
magazia de produse finite: Lungu Ana
-
2 ingineri electronişti şi 7 electronişti cu studii medii
-
1 secretară : Pap Camelia
-
1 şofer: Pop Paul
Compartimentul financiar contabil În cadrul compartimentului financiar contabil se întocmeşte bilanţul şi contul de profit şi pierdere, se calculează profitul contabil, profitul impozabil şi impozitul pe profit, precum şi obligaţiile de plată ale societăţii către bugetul de stat şi fonduri speciale.
Întocmirea bilanţului contabil şi a contului de profit şi pierdere
37
Societatea întocmeşte anual, pe baza ultimei balanţe de verificare sintetica, bilanţul şi contul de profit şi pierdere, cu respectarea normelor metodologice şi a precizărilor elaborate de Ministerul Finanţelor cu ocazia închiderii exerciţiului financiar. Calculul şi valoarea profitului Profitul societăţii se stabileşte prin bilanţul aprobat de AGA. Profitul impozabil se stabileşte ca diferenţă între suma totală a veniturilor încasate şi de încasat şi suma totală a cheltuielilor efectuate pentru realizarea acestor venituri. Pentru determinarea valorii profitului impozabil se parcurg urmatoarele etape:
determinarea profitului contabil ca diferenţa între totalitatea veniturilor şi totalitatea cheltuielilor: Pcontabil = Vtotale – Ctotale Vtotale = Vexploatare + Vfinanciare + Vextraordinare Ctotale = Cexploatare + Cfinanciare + Cextraordinare
determinarea cheltuielilor deductibile, care sunt: -
dividendele primite de la altă persoana juridică română
-
sumele utilizate pentru constituirea sau majorarea fondului de rezervă în limita a 20% din capitalul propriu
-
veniturile din provizioanele pentru care nu s-au admis deduceri;
-
pierderi din anii precedenţi;
-
alte sume deductibile în limitele prevăzute de legislaţia în vigoare.
determinarea cheltuielilor nedeductibile (reintegrările), cum ar fi: -
impozitul pe profitul din orice sursă, româna sau străină;
-
amenzi, majorări de întârziere, majorări şi penalităţi plătite sau datorate autorităţilor române sau străine, confiscari de bunuri sau de valori;
-
sumele utilizate pentru constituirea sau majorarea provizioanelor şi a rezervelor, peste limitele prevăzute de lege;
-
cheltuieli de protocol care depăşesc limitele prevazute de lege;
-
cheltuieli de sponsorizare ce depăşesc limita legală;
-
pierderile din surse externe, calculate pe fiecare sursa de venit;
-
alte cheltuieli nedeductibile din punct de vedere fiscal. Profit impozabil = Pcontabil – Deduceri + Reintegrări
Din rezultatul impozabil astfel determinat se scade impozitul pe profit (25%) rezultând profitul net cuvenit asociaţilor, care se repartizează între aceştia proportional cu aportul fiecaruia la capitalul social sau pentru alte nevoi ale societăţii. În cazul înregistrării de pierderi parţile se obligă să analizeze cauzele şi să ia masuri de recuperare
Modificarea formei juridice, dizolvarea şi lichidarea 38
Societatea va putea fi transformată în alta formă de societate prin decizia AGA şi după oţtinerea aprobărilor legale. Noua societate va îndeplini formalităţile de înregistrare şi publicitate prevăzute de lege. Aceasta se va putea constitui cu un capital social cel puţin egal cu al societăţii vechi, cu participarea aceloraşi asociaţi sau prin atragerea de noi asociaţi. Următoarele situaţii duc la dizolvarea societăţii: -
imposibilitatea realizării obiectului societăţii;
-
hotarârea adunării generale a asociaţilor;
-
reducerea capitalului social sub minimul prevăzut de lege;
-
falimentul.
În caz de dizolvare, societatea va fi lichidată. Lichidarea se face de unul sau mai mulţi lichidatori numiţi de adunarea generală. Din momentul intrării în funcţiune al lichidatorilor, mandatul administratorilor încetează. Lichidatorii sunt obligaţi să primească şi să păstreze bunurile şi scriptele societăţii şi să ţină un registru cu toate operaţiunile lichidării în ordine cronologică. Bilanţul de lichidare şi propunerile de distribuire a mijloacelor rezultate din lichidare vor fi supuse spre aprobare adunarii generale a asociaţilor. Litigiile societăţii cu persoane fizice sau juridice române sunt de competenţa instanţelor judecătoreşti din România. Litigiile născute din raporturile contractuale dintre societate şi persoanele juridice române pot fi soluţionate şi prin arbitraj. În acest caz administratorii se vor adresa Curţii de arbitraj de pe lânga Camera de Comerţ, Industrie şi Agricultură a României. Litigiile dintre personalul angajat şi societate se rezolvă în conformitate cu legislaţia muncii din România.
39
Inventarierea patrimoniului SC MARIA SRL
SC MARIA SRL Alba Iulia, str. Gheorghe Magheru nr.50 Dispoziţie de inventariere N r.2/01.12.2007 În vederea inventarierii generale a patrimoniului firmei SC MARIA SRL din data de 01 decembrie 2007 se instituie comisia de inventariere formată din: -
Tica Maria - preşedintele comisiei de inventariere
-
Rusu Carmen- membru al comisiei de inventariere
-
Lupu Ana - secretara a comisiei de inventariere
Inventarierea incepe la 15 decembrie 2007 şi se va termina la data de 31.12.2007. Verificarea gestiunilor şi încheierea procesului verbal de inventariere se va efectua de Rusu Carmen-revizor de gestiune, păna la data de 31 .12.2007.
Director Economic,
Director general,
Ec.Lupu Mariana
Ing. Lupu Maria
40
Comisia de inventariere solicită declaraţii de la gestionari: a. Declaraţia gestionarului Popa Maria SC MARIA SRL Alba Iulia, Str.Gheorghe Magheru nr.50 DECLARAŢIE DE INVENTAR nr.l/2007 Subsemnatul Popa Maria gestionar al magaziei de materii prime şi materiale consumabile, numit prin decizia nr. 01/01.07.1998 declar: 1. Toate valorile materiale şi bănesti aflate în gestiunea subsemnatului se găsesc în încăperile (locurile): Magazia nr.1 din str.Ghe. Magheru nr.50. 2. Posed
(nu
posed)
valori
materiale
şi
băneşti
aparţinând
terţilor:
………………………………………………………………... 3. Am (nu am) cunoştinţa de existenţa unor plusuri în valoare (cantitate) de: …………………………………………………………………….. 4. Am (nu am) eliberat valori materiale şi băneşti cu documente legale, Beneficiar…………………………………………………………….Beneficiar, ……………………………………………………………Beneficiar, …………………………………………………………… 5. Am (nu am) valori materiale nereceptionate sau care trebuie expediate, pentru care
s-au
întocmit
documentele
aferente
în
cantitate
de:
……………………………………………………………………... 6. Am (nu am) documente de primire-eliberare care nu au fost operate în evidenţa operativă sau nu au fost predate la contabilitate
(verso) 41
Detin (nu detin) numerar din vânzarea mărfurilor aflate în gestiune, de lei: ……………………………………………………………….… Ultimele documente de intrare sunt: Notă de recepţie şi constatare de diferenţe nr 162/14.12.2008 Notă de recepţie şi constatare de diferenţe nr 163/15.12.2008 Ultimele documente de ieşire sunt: Bon de consum nr.76/12.12.2008 Bon de consum nr.77/14.12.2008 Ultimul
raport
de
gestiune
a
fost
încheiat
la
data
pentru
perioada……………………………………………………………….. Dacă mai aveţi ceva de adăugat: …………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………
Semnături
DATĂ ÎN FAŢA NOASTRĂ
GESTIONAR
Tica Maria Rusu Carmen
Data 15.12.2007 ora 9
42
b)Declaraţia gestionarului Popa Maria SC MARIA SRL Alba Iulia, Str.Ghe. Magheru nr.50 DECLARAŢIE DE INVENTAR nr.2/2007 Subsemnatul Lupu Ana gestionar al magaziei de produse finite şi obiecte de inventar, numit prin decizia nr. 05/25.03.1996 declar: 1. Toate valorile materiale şi băneşti aflate în gestiunea subsemnatului se găsesc în încăperile (locurile): Magazia nr.2 din str.Petru Rareş nr.52. 2. Posed
(nu
posed)
valori
materiale
şi
băneşti
aparţinând
terţilor:
……………………………………………………………….. 3. Am (nu am) cunoştinţă de existenţa unor plusuri în valoare (cantitate) de: ……………………………………………………………………. 4. Am (nu am) eliberat valori materiale şi băneşti cu documente legale, Beneficiar…………………………………………………………….Beneficiar, ……………………………………………………………Beneficiar, …………………………………………………………… 5. Am (nu am) valori materiale nerecepţionate sau care trebuie expediate, pentru care
s-au
întocmit
documentele
aferente
în
cantitate
de:
……………………………………………………………………... 6. Am (nu am) documente de primire-eliberare care nu au fost operate în evidenţa operativă
sau
nu
au
fost
predate
la
contabilitate:
…………………………………………………………...
(verso)
43
Detin (nu detin) numerar din vânzarea mărfurilor aflate în gestiune, de lei: ……………………………………………………………….… Ultimele documente de intrare sunt: Bon de predare - transfer restituire nr 72/30.11.2007 Bon de predare - transfer restituire nr 73/14.11.2007 Ultimele documente de ieşire sunt: Aviz de însoţire a mărfii nr.665544/11.12.2007 Aviz de însotire a mărfii nr.665545/14.12.2007 Ultimul
raport
de
gestiune
a
fost
încheiat
la
data
pentru
perioada……………………………………………………………….. Dacă mai aveţi ceva de adăugat: …………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………
Semnături
DATA ÎN FAŢA NOASTRA
GESTIONAR
Tica Maria Rusu Carmen
Data 15.12.2008 ora 9
Întrucât inventarierea s-a desfăşurat pe parcursul a doua zile, la părăsirea gestiunii s-a întocmit un Proces verbal de sigilare, iar a doua zi, la reluarea lucrărilor de inventariere se 44
întocmeşte Procesul verbal de desigilare. În cursul celei de-a doua zi operaţiunile de inventariere au fost întrerupte şi s-a întocmit un Proces verbal de resigilare, urmat la reluarea lucrărilor de Procesul verbal de desigilare SC MARIA SRL Alba Iulia, Str.Ghe. Magheru nr.50 Proces verbal de sigilare din 15 decembrie 2007 În executarea deciziei de inventariere nr. 2/01.12.2007 privind gestiunea Magazia nr.1 din cadrul firmei SC MARIA SRL. Subsemnata Rusu Carmen, revizor de gestiune, în prezenţa d-nei Popa Maria, gestionar, am procedat la sigilarea următoarelor spaţii de depozitare a valorilor materiale aflate în imobilul situat în Arad, str.Ghe. Magheru nr.50. Uşa de acces în magazia nr.1 -intrare principala A fost aplicat sigiliul nr. 5000
.
(se completeaza cu numarul si caracteristicile sigiliului aplicat) O data cu sigilarea s-a procedat şi la predarea către revizorul de gestiune a cheilor de la al doilea rând de încuietoare de la uşa de acces sigilată, mai sus arătată. SC MARIA SRL Revizor gestiune, Gestionar, Alba Iulia,de Str.Ghe. Magheru nr.50 Rusu Carmen Pop Camelia SC MARIA SRL
Asistenţi,
Popa Maria
Tica Maria
Proces verbal de desigilare
Alba Iulia, Str.Ghe. Magheru nr.50 din 16 decembrie 2007 În executarea deciziei de inventariere 2/01.12.2007 privind gestiunea Magazia nr.1 din Procesnr. verbal de resigilare cadrul firmei SC MARIA SRL. din 16 decembrie 2007 Astăzi 16.12.2007 ora 730 s-a procedat la desigilarea următoarelor uşi de acces: Magazia nr.l, deciziei intrare principală dupa nr. verificarea prealabilă a sigiliului care a fost În executarea de inventariere 2/01.12.2007 privind gestiuneaaplicat, Magazia nr.1 din găsit cadrulintact. firmei SC MARIA SRL. Astăzi 16.12.2003 ora 1200 s-a procedat la resigilarea următoarelor uşi de acces: Revizor de gestiune, Gestionar, Asistenti, Magazia nr.l, intrare principala. Rusu Carmen Revizor de gestiune, Pop RusuCamelia Carmen
Popa Maria Gestionar,
Tica Maria Asistenti,
Popa Maria
Tica Maria
Pop Camelia 45
Se efectueaza inventarierea generala a patrimoniului: 1. La gestiunea de materii prime şi materiale consumabile: SC MARIA SRL Magazia nr.1
LISTA DE
Gestiunea:
INVENTARIERE
Popa Maria
Denumire bun inventariat
Cod
la16.12.2007 UM Preţ
Circuit integrat TDA 2003 Circuit integrat TDA 2005 Condensatori electrolitici Condensatori styroflex Punte redresoare 20 A Rezistenţe Rezistenţe reglabile Tranzistor PO 201 Tranzistor BU 208B Tranzistor BU 268D Transformator 400 W Total pagina
1001 1002 1003 1004 1005 1006 1007 1008 1009 1010 1011 X
Buc Buc Buc Buc Buc Buc Buc Buc Buc Buc Buc X
Numele şi prenumele Semnătura
unitar 2,5 2,75 0,475 0,28 8 0,31 0,63 2,9578 3,5 2,92 36 X
Comisia de inventariere Tica Rusu Maria
Carmen
Stoc Fapt Script
Pagina 1
Valoarea
Diferenţe
29 0 120 210 25 470 210 10 30 0 10 X
contabilă 72,5 57 58,8 200 145,7 132,3 29,578 105 29,2 36 1190,78
-27,5 +30,25 -12,4 +18,9 -35 +29,2 +3,45
Gestionar Popa
Gestionar *)
Contab Miclaus
18 11 120 210 25 430 240 12 20 10 10 X
Maria
*) se semnăza de către gestionarul primitor în cazul predării-primirii gestiunii
46
Calin
SC MARIA SRL Magazia nr.2 Denumire bun inventariat Dulap Hobby Tip A Dulap scule Scaune Sursa stabilizată Amplificator Total pagina Numele şi prenumele Semnătura
LISTA DE
Gestiunea:
Pagina
INVENTARIERE
Popa Maria
1
Cod
La16.12.2007 UM Preţ
3211 3212 3213 3451 3452 X
unitar 26,75 46,94 11,4 81 99 X
Buc Buc Buc Buc Buc X
Comisia de inventariere Tica Rusu Maria
Stoc Fapt Script 6 4 11 2 3 X
8 5 8 1 4 X
Gestionar Popa Maria
Valoarea
Diferenţe
contabilă 2140 234,7 91,2 81 396 1016,9
-53,5 -49,64 +34,2 +81 -99 -84,24
Gestionar *)
Contab Miclauş
Carmen
Călin
*) se semneză de către gestionarul primitor în cazul predării-primirii gestiunii la închiderea operaţiunilor de inventariere, după întocmirea listelor de inventariere, soldurile scriptice au fost confirmate de către compartimentul de contabilitate. Comisia de inventariere consemneaza rezultatele inventarierii într-un „Proces verbal de inventariere”. Pentru minusurile cauzate de neglijenţă în serviciu a gestionarului acesta semneaza un „Angajament de plată”.
PROCES VERBAL DE INVENTARIERE încheiat azi 20 decembrie 2007 Subsemnaţii: Tica Maria- preşedintele comisiei de inventariere, Rusu Carmen – membru al comisiei de inventariere şi Pop Camelia – secretar al comisiei de inventariere, numiţi prin „Dispoziţia de inventariere” nr.2 din data de 01.12.2007, în baza Legii contabilităţii nr.82/1991, al Regulamentului de aplicare a Legii contabilităţii precum şi a Ordinului ministrului finanţelor nr.2388 din data de 15.12.1995 pentru aprobarea Normelor privind organizarea şi efectuarea inventarierii patrimoniului, am efectuat inventarierea generala a patrimoniului după cum urmează: -
la gestiunea de materii prime şi materiale consumabile în perioada cuprinsă între 15.12 -16.12.2007, gestionar Popa Maria;
-
la gestiunea de produse finite şi obiecte de inventar în perioada cuprinsă între 16.12 – 20.12.2007, gestionar Popa Maria.
În urma operaţiunilor de inventariere au rezultat următoarele: a) Magazia nr.l – materii prime şi materiale Au fost inventariate toate materiile prime şi materialele consumabile, în prezenţa gestionarului Popa Maria. S-au constatat următoarele diferenţe: -
circuit integrat TDA 2003, minus de 11 bucăţi a 2,5 lei/bucata, în valoare de 27,5 lei;
-
circuit integrat TDA 2005, plus de 11 bucăţi a 2,75 lei pe bucata, în valoare de 30,25 lei;
Propunem compensarea minusului de inventar cu plusul de inventar. -
tranzistor BU 208B, minus de 10 bucăţi a 3,5 lei/bucata, în valoare totala de 35 lei;
-
tranzistor BU 268D, plus de 10 bucăţi a 2,92 lei/bucata, în valoare de 29,2 lei.
Aceste diferenţe sunt din vina gestionarului şi se accepta compensări pâna la acoperirea minusurilor cu plusurile de gestiune, diferenţa în suma de 5,8 lei (35 lei – 29,2 lei) fiind imputata gestionarului. -
rezistenţe reglabile, plus 30 bucăţi a 0,63 lei/bucata, în valoare de 18,9lei;
Se va înregistra plusul de inventar constatat. -
rezistenţe deteriorate 40 bucăţi a 0,31 lei/bucata, în valoare de 12,4 lei;
Aceste diferenţe provin din spargerea rezistenţelor în procesul de aprovizionare-depozitare, gestionarul prezentând ca proba parţile componente şi acestea însumeaza peste 75% din produs. Ca urmare acestea se vor înregistra ca şi pierderi normale, cu încadrarea în normele legale, diferenţa înregistrându-se ca şi o cheltuiala exceptională.
Coeficientul de perisabilitate, conform HCM 190/1994 si HCM 160/1985 0.15% din cantitatea totala intrată (10.000 bucati). Perisabilitatea acordată: 48
Perisabilităţi calculate Cantitativ Valoric 40 12,4
Denumire Rezistenţe
Perisabilităţi acordate Cantitativ Valoric 0,15%X10000=15 4,65
Determinarea prejudiciului firmei: Prejudiciu
= Minus net x Preţ de înregistrare = (Minus de inventar – Perisabilitate acordata) x Preţ de înregistrare.
Prejudiciu
= (40 bucăţi – 15 bucăţi) x 0,31 lei/bucata = 7,75 lei
b) Magazia nr.2 –produse finite şi obiecte de inventar În urma operaţiunilor de inventariere, efectuate în prezenţa gestionarei Popa Maria, s-au constatat diferenţe la obiectele de inventar astfel: -
minus 2 buc. „Dulap Hobby tip A”, preţ unitar 26,75 lei;
-
minus 1 buc. « Dulap scule », preţ unitar 46,94 lei ;
-
plus 3 buc. « Scaune », preţ unitar 11,4 lei.
Valoarea obiectelor de inventar constatate lipsa se impută. În ce priveşte inventarierea produselor finite existente în stoc la data desfăşurarii lucrărilor de inventariere, rezultatele sunt: -
plus la articolul „Sursa stabilizată” 1 bucata x 81 lei/bucata;
-
minus la articolul „Amplificator” 1 bucata x 99 lei/bucata.
Ca urmare a celor constatate cu ocazia inventarierii, propunem: 1. compensarea plusurilor cu minusurile la sortimentele asemănătoare (CI TDA 2003 si CI TDA 2005, Tranzistor BU 208 şi Tranzistor BU 268); 2. imputarea minusurilor neacoperite; 3. acordarea perisabilităţilor şi imputarea minusurilor ce depăşesc pierderile normale 4. înregistrarea plusurilor de inventar. Pentru
minusurile
cauzate
de
neglijenţa
în
serviciu
gestionarii
vor
semna
un „Angajament de plată” pentru acoperirea pagubelor stabilite şi dupa întocmirea „Deciziei de imputare”. Prezentul proces verbal, înregistrat sub nr. 4985/20.12.2007, s-a întocmit în trei exemplare.
Comisia de inventariere,
Gestionari,
Tica Maria-presedintele comisiei
Popa Maria
49
Rusu Carmen – membru
Popa Maria
Pop Camelia – secretara comisiei
ANGAJAMENT DE PLATA Subsemnatul Popa Maria, domiciliat în Alba Iulia, Calea Aurel Vlaicu nr.30, jud.Alba, posesor al B.I. seria AX nr.543276 emis de Poliţia Alba, având funcţia de gestionar la Magazia nr.l de materii prime şi materiale consumabile a unităţii SC MARIA SRL, luând cunoştinta de faptul ca prin inventar s-a constatat ca din vina mea s-a produs o paguba unităţii în suma totala de 13,55 lei, provenită din neglijenţa în serviciu, îmi iau angajamentul de a plăti unităţii aceasta sumă prin depunere de numerar la casieria unităţii. Prezentul angajament l-am luat în conformitate cu legislaţia în vigoare, în caz de nerespectare, se va trece la executarea silita. Data azi, 20 decembrie 2007. Semnat în faţa comisiei de inventariere, Tica Maria
Gestionar,
Rusu Carmen Pop Camelia
Popa Maria
SC MARIA SRL Alba Iulia, str.Ghe. Magheru nr.50
DECIZIE DE IMPUTARE 50
Nr.5 din data de 20.12.2007 Având în vedere „Procesul verbal de inventariere” nr. 5000/15.12.2007 întocmit de comisia de inventariere compusă din Tica Maria –preşedinte, Rusu Carmen-membru şi Pop Camelia –secretar, din care rezultă ca s-a produs o paguba în valoare de 13,55 lei reprezentând minus de inventar la gestiunea de materii prime şi materiale. Paguba s-a produs în perioada 01.01 – 15.12.2007, fiind adusă la cunoştinta conducerii prin actul de constatare susmenţionat. Răspunzatoare pentru producerea pagubei se face persoana care, în perioada analizată, a lucrat la gestiunea verificată:Popa Maria. Având în vedere temeiurile de drept şi de fapt care determina angajarea răspunderii materiale, valoarea totală a pagubei de 13,55 lei, se suportă de persoana vinovată, dupa cum urmează: Lei 13,55 în totalitate de doamna Popa Maria. Calculul s-a făcut aşa cum rezulta din actul de constatare. În nota explicativă data cu ocazia constatării pagubei doamna Popa Maria a susţinut că nu a făcut faţa singur volumului mare de intrări, ceea ce a determinat ca la o recepţie de materii prime şi materiale să se înregistreze cantităţile din factura furnizorului, fără a fi numărate, minusul provenind de la furnizor. Susţinerile s-au dovedit a fi neîntemeiate deoarece indiferent de volumul intrărilor gestionarul a fost ajutat de comisia de recepţie care ar fi putut număra produsele receptionate.
În baza prevederilor legale, conducerea unităţii 51
DECIDE Se imputa doamnei Popa Maria, având funcţia de gestionar locul de muncă Magazia nr.l din cadrul firmei SC MARIA SRL, domiciliată în Alba Iulia, Calea Aurel Vlaicu nr.30, suma de 13,55 lei, adică (treisprezeceleisicinzecisicincidebani). Prezenta decizie de imputare constituie titlu executoriu de la data comunicării. Decizia poate fi contestata în termen de 30 de zile de la data comunicarii la Serviciul Financiar-Contabil. DIRECTOR
M. SCORTEANU
VIZA DE CONTROL
VIZA
FINANCIAR PREVENTIV
JURIST
F. SCORTEANU
I. DINCA
DOVADA DE COMUNICARE Subsemnata Popa Maria ,domiciliată în Alba Iulia, Calea Aurel Vlaicu nr.30, am primit decizia de imputare nr.5 din data 15.12.2007 de emisa de SC MARIA SRL în valoare de 13,55 lei (treisprezeceleisicinzecisicincidebani). (în cifre si litere) Semnatura
Data: 21 decembrie 2007
52
Valorificarea rezultatelor inventarierii Patrimoniul societăţii la data de 31 decembrie 2007, înainte de valorificarea rezultatelor inventarierii generale, se prezintă astfel: Simbol
Denumire cont
Sume Debit
cont 1012 121 2131 214 2813 2814 301 3028 345 371 378 401.01 401.02 4111.01 4111.02 421 4311 4312 4313 4314 4371 4372 441 4423 4428 444 471 472 5121 5124.1
Capital social subscris varsat Rezultatul exerciţiului-profit Echipamente tehnologice Mobilier aparatura birotică Amortizare instalaţiilor Amort. Altor imobilizări corporale Materii prime Alte materiale consumabile Produse finite Mărfuri Adaos comercial Furnizori interni Furnizori externi 1.000USDx2,49lei Clienţi interni Clienţi externi 4.000EURx3,60 Personal salarii datorate Contr. Unităţii la asigurari sociale Contr. Personalului la asigurări sociale Contr. Angajatorului asig.soc.sănătate Contr. Angajaţilor asig.soc.sănătate Contr. Unitaţii la fondul de şomaj Contr. Personalului la fond de şomaj Impozit pe profit TVA de plată TVA neexigibilă Impozit pe salarii Cheltuieli înregistrate în avans Venituri înregistrate în avans Disponibil la bancă în lei Disponibil la bancă în devize-
5124.2
310USDx26700 lei Disponibil la bancă în devize-
703,9
289.67EURx24300 lei Casa în lei Total general
258,4 23485
5311
Credit 2500 4505
3185 1045 917,5 522,5 1265 270 1130 1760 290 4000 2490 2550 14400 3080 665,3684 258 190,153 176,5263 178,8888 51,1112 2120 469 2810 190 700 600 1020 827,7
23485
Regularizarea diferenţelor constatate la inventarierea mijloacelor fixe
53
a)
Se constata lipsa la inventariere a unui „Osciloscop catodic” din vina gestionarului.
Valoarea rămasă neamortizată a mijlocului fix şi valoarea TVA-ului aferent de 19% se imputa gestionarului în două rate, prin reţinere pe statul de salarii. Mijlocul fix este amortizat în proporţie de 70%, având o valoare de intrare de 580 lei. % = 2813 "Amortizarea instalaţiilor" 6588 "Alte cheltuieli de exploatare"
2131 "Echipamente tehnologice"
580 406 174
Gestionarul semneaza un angajament de plata în patru rate, plătind la casierie prima rată: 4282 "Alte creanţe în legatura cu personalul"
=
% 758 "Alte venituri din exploatare" 4427 "TVA colectata"
5311 "Casa în lei"
=
4282 "Alte creanţe în legatură cu personalul"
b)
207,6 174 33.6 51,765
Datorită unui incendiu survenit la biroul aprovizionare, a fost distrus un calculator, cu
o valoare de intrare de 1045 lei, amortizat în proportie de 50%. % = 2131 "Echipamente tehnologice" 2813 "Amortizarea instalaţiilor" 6583 "Cheltuieli privind activele cedate şi alte operaţii de capital"
1045 522,5 522,5
Întrucât exista asigurare în caz de incendiu încheiată cu Societatea de asigurări OMNIASIG , societatea încasează asigurarea prin contul curent de la bancă: 5121 "Conturi la bănci în lei"
=
7583 "venituri din vânzarea 522,5 activelor şi alte operaţii de capital"
Regularizarea diferenţelor constatate la inventarierea stocurilor a)
În urma propunerii comisiei de inventariere de compensare a plusurilor cu minusurile
de inventar la sortimente care pot fi confundate, se calculeaza diferenţele şi se fac înregistrările în contabilitate.
Articolul „Circuit integrat TDA”: -
C.I. TDA 2003 preţ unitar 2,5 lei/bucata 54
-
stoc faptic 18 bucăţi x 2,5 lei/bucata = 45 lei
-
stoc scriptic 29 bucăţi x 2,5 lei/bucata = 72,5 lei
Minus de inventar 11 bucăţi x 2,5 lei/bucata = 27,5 lei -
C.I. TDA 2005 preţ unitar 27,5 lei/bucata -
stoc faptic 11 bucăţi x 27,5 lei/bucata = 30,25 lei
-
stoc scriptic 0 bucăţi x 2,75 lei/bucata = 0 lei
Plus de inventar 11 bucăţi x 27,5 lei/bucata = 30,25 lei. Plusul valoric este mai mare decât minusul valoric şi, întrucât cele două sortimente pot fi confundate, se acceptă compensarea. Diferenţa: 30,25 lei – 27,5 lei = 2,75 lei, se înregistrează astfel: 601 "Cheltuieli privind materiile prime"
=
301 "Materii prime"
2,75
Această diferenta mai poate fi înregistrată: 301 "Materii prime"
=
601 "Cheltuieli privind materiile prime"
2,75
dar aceasta înregistrare nu este recomandată deoarece denaturează rulajul contului 601 „Cheltuieli privind materiile prime”. Articolul „Tranzistor BU” -
Tranzistor BU 208B preţ unitar 3,5 lei/bucata -
stoc faptic 20 bucăţi x 3,5 lei/bucata = 70 lei
-
stoc scriptic 30 bucăţi x 3,5 lei/bucata = 105lei
Minus de inventar 10 bucăţi x 3,5 lei/bucata = 35 lei -
Tranzistor BU 268D preţ unitar 2,92 lei/bucata -
stoc faptic 10 bucăţi x 2,92 lei/bucata = 29,2 lei
-
stoc scriptic 0 bucăţi x 2,92 lei/bucata = 0 lei
Plus de inventar 10 bucăţi x 2,92 lei/bucata = 29,2 lei. Plusul valoric este mai mic decât minusul valoric şi, întrucât cele două sortimente pot fi confundate, se accepta compensarea până la acoperirea minusului cu plusul de gestiune iar diferenţa este imputată gestionarului. Diferenţa: 35 lei – 29,2 lei = 5,8 lei, se înregistreaza astfel:
4282 "Alte creanţe în legatura cu personalul"
=
% 7588 "Alte venituri din exploatare" 442755 "TVA colectata" 1,12
6,92 58
Încasarea în numerar a imputatiei: 5311 "Casa în lei"
=
4282 "Alte creanţe în legatura cu personalul"
6,92
Descărcarea gestiunii cu materialele consumabile constatate lipsa la inventariere: 6028 "Cheltuieli privind alte materiale = 3028 "Alte materiale consumabile" consumabile"
b)
5,8
La articolul rezistenţe, comisia de inventariere propune ca lipsurile constate să fie
considerate pierderi normale ca urmare a spargerii în procesul de aprovizionare-depozitare. În acest sens, s-a facut proba prin prezentarea părtilor componente şi acestea însumează peste 75% din produs. Coeficientul de perisabilitate, conform HCM 190/1994 si HCM 160/1985 este de 0,15% din cantitatea totala intrată (10.000 bucăţi). Stabilirea rezultatului inventarierii: Denumire Materie primă Rezistenţe Rezistenţe reglabile Total
Plusuri Cantitativ Valoric 30 X
18,9 18,9
Minusuri Cantitativ 40 X
Valoric 12,4 12,4
Regularizarea rezultatului inventarierii: Denumire Materie primă Rezistenţe Rezistenţe reglabile Total
Perisabilităţi calculate Cantitativ Valoric 40 X
12,4 12,4
Perisabilităţi acordate Cantitativ Valoric 0,15%X10000=15 X
4,65 4,65
Determinarea prejudiciului firmei: Prejudiciu
= Minus net x Preţ de înregistrare = (Minus de inventar – Perisabilitate acordata) x Preţ de înregistrare.
Prejudiciu
= (40 bucăţi – 15 bucăţi) x 0,31 lei/bucata = 7,75 lei
56
Înregistrările contabile sunt următoarele: -
înregistrarea minusului imputabil
4282 "Alte creanţe în legatura cu personalul"
-
=
% 9,2225 7588 "Alte venituri din exploatare" 7,75 4427 "TVA colectata" 1,4725
descărcarea gestiunii de materii prime
% 601 "Cheltuieli cu materii prime" 6588 "Alte cheltuieli de exploatare"
-
301 "Materii prime"
12,4 7,75 4,65
încasarea în numerar a creanţei
5311 "Casă în lei"
-
=
=
4282 "Alte creanţe în legatura cu personalul"
9,2225
înregistrarea plusului de inventar la rezistenţe reglabile
601 "Cheltuieli privind materiile prime"
=
301 "Materii prime"
18,9
c) Se constata lipsă obiectelor de inventar după cum urmează: -
Dulap Hobby Tip A 2 bucăţi x 26,75 lei/bucata = 53,5 lei
-
Dulap scule 1 bucata x 46 ,94 lei/bucata =
TOTAL
46,94 lei 100,44 lei
Persoana vinovată este în incapacitate de plată. -
Înregistrarea minusului:
461 "Debitori diverşi"
=
% 7588 "Alte venituri din exploatare" 4427 "T.V.A. colectată"
119,5236 100,44 19,836
- Descarcarea din gestiune a obiectelor de inventar: =
8039 "Stocuri de natura obiectelor de inventar
57
100,44
-
Înregistrarea incapacităţii de plată prin trecerea la clienţi incerţi:
4118 "Clienţi incerţi"
=
461 "Debitori diverşi"
119,5236
- Crearea provizionului pentru. Clienţi, mai puţin TVA: 6814 "Cheltuieli de exploatare = privind provizioanele pentru deprecierea activelor circulante"
491 "Provizioane pentru deprecierea creanţelorclienţi"
100,44
Scăderea din activ a creanţei nerecuperabile:
% 654 "Pierderi din creanţe" 4427 "TVA colectată"
=
4118 "Clienţi incerţi"
119,5236 100,44 19,836
- Concomitent se anuleaza provizionul constituit: 491"Provizioane pentru deprecierea creanţelor-clienţi
-
=
7814 "Venituri din provizioane pentru deprecierea activelor circulante"
Clientul respectiv este menţinut în continuare în contul extrabilanţe 8034:
8034 "Debitori scoşi din activ, urmăriti în continuare
=
603 "Cheltuieli privind materiale de natură obiectelor de inventar"
=
-
100,44
100,44
303 "Materiale de natură 34,2 obiectelor de inventar"
Plusul constatat cu ocazia inventarierii în valoare totala de 34,2 lei reprezentând 3 scaune a 11,4 lei/bucata, se înregistrează astfel:
d)
La produse finite s-au înregistrat plusuri ca urmare a neînregistrării
la timp astfel: Produsul „Sursa stabilizata” 1 bucata x 81 lei (cost efectiv). -
Regularizarea se face astfel:
345 "Produse finite"
=
711 "Variaţia stocurilor" 58
81
-
Din neglijenţa gestionarului, în urma inventarierii se constată lipsa unui produs finit: amplificator 1 bucata x 99 lei. Minusul reprezintă un prejudiciu pentru societate şi se impută persoanei vinovate.
4282 "Alte creanţe în legatura cu personalul"
-
=
Încasarea creanţei se face în două rate, prima rată se încasează în numerar:
5311 "Casa în lei"
-
% 117,81 7588"Alte venituri din exploatare" 99 4427 "TVA colectata" 18,81
=
4282 "Alte creanţe în legatura cu personalul"
58,95
Descarcărea gestiunii cu produsul finit constatat lipsa la inventariere:
711 "Variaţia stocurilor"
=
345 "Produse finite"
99
e) Lipsa de inventar privind mărfurile din magazinul de mărfuri: -
La magazinul propriu de vânzare a produselor finite, evidenţa se ţine global valoric şi se constata o lipsă de gestiune fată de valoarea reala în suma de 65 lei la preţul de vânzare cu amănuntul. Aceasta valoare se imputa gestionarului care se face vinovat.
4282 "Alte creanţe în legatură cu personalul"
=
% 707 "Venituri din vânzarea mărfurilor" 4427 "TVA colectată"
65 54,6218 10,3782
- Suma imputată este reţinuta salariatului pe statul de plată: 421 "Personal-salarii datorate"
=
4282 "Alte creanţe în legatura cu personalul"
65
Descărcarea din gestiune a mărfurilor presupune determinarea adaosului comercial, dupa cum urmează: Valoare lipsa: 65 lei Deducere TVA neexigibil 19%: 65 lei x 19/119= 10,3782 lei Sold iniţial de mărfuri: 176 lei Sold iniţial adaos comercial: 290 lei 59
Determinarea coeficientului de repartizare a adaosului comercial: K378 = Si378 + Rc378 x 100 = 290
x 100 =164,772%
Si371 + Rd371
176
Rulajul debitor al contului 378 se determina astfel: Rd378=Rc371 x K378= (65 – 10,3782) x 164,772% = 9lei -
Înregistrarea contabilă:
% 607 "Cheltuieli privind mărfurile" 378 "Diferente de pret la mărfuri" 4428 "T.V.A. neexigibila"
=
371 "Mărfuri"
65 45,6218 9 10,3782
Regularizarea valorii valutelor Cursul valutar al zilei în care se efectueaza inventarierea (31 decembrie 2007), respectiv la închiderea exerciţiului este: 1 Euro
= 3,7 lei
1 dolar SUA = 2,9 lei Pentru datoriile către furnizorii externi, abaterea rezultată din transformarea valutei (USD) în lei este: -
1000 USD x 2,9 lei = 2900 lei
-
1000 USD x 2,9182 lei = 2918,2 lei
Diferenţa nefavorabilă aferenta datoriilor în devize ca urmare a creşterii cursului valutar este în suma de: 2918,2 lei – 2900 lei = 18,2 lei. 665 "Cheltuieli din diferente de curs valutar
=
401.02 "Furnizori externi" 18,2
Pentru regularizarea creanţelor în devize, se calculează diferenţa favorabilă rezultată în urma creşterii cursului valutar: -
4.000 EUR x 3,6 lei = 14400 lei
-
4.000 EUR x 3,7 lei = 14800 lei
Abaterea favorabilă este de 14800 – 14400 = 400 lei 411.02 "Clienţi externi"
=
765 "Venituri din diferenţe de curs valutar 60
400
Regularizarea cheltuielilor şi veniturilor S-au constatat cheltuieli cu întreţinerea şi reparaţiile, efectuate în avans, care nu corespund acestei perioade, în valoare de 185 lei. Acestea se regularizează prin înregistrarea: 611 "Cheltuieli cu întreţinerea şi reparaţiile" = 471 "Cheltuieli înregistrate în avans"
185
La nivelul perioadei de referinţă se delimiteaza veniturile din chirii aferente acestei perioade, în suma de 265 lei: 472 "Venituri înregistrate în avans"
=
706 "Venituri din redevente 265 locaţii de gestiune şi chirii
Închiderea contului de TVA 4427 "TVA colectată"
=
4423 "TVA de plata"
64,8227
Determinarea impozitului pe profit Total venituri
2034,136
Total cheltuieli
957
Rezultatul exerciţiului
1077,118
Impozit pe profit 25%
269,2755
Rezultatul net
807,8263
Înregistrarea impozitului pe profit: 691 "Cheltuieli cu impozitul pe profit"
=
441 "lmpozitul pe profit" 269,2775
Închiderea contului de cheltuieli cu impozitul pe profit: 121 "Profit şi pierdere"
=
6911 "Cheltuieli cu impozitul pe profit curent"
269,2775
CAPITOLUL 4 ANALIZA INVENTARIERII PATRIMONIULUI AL S.C MARIA S.R.L SC "MARIA" SRL a fost autorizată să funcţioneze de către Judecătoria Alba Iulia prin sentinţa civilă nr.165 din data de 01 mai 1998 şi înmatriculată la Oficiul Registrului Comerţului 61
al Camerei de Comerţ, Industrie şi Agricultura Alba Iulia, în Registrul pentru înregistrarea comercianţilor persoană juridica sub nr. J02/622/01.05.1998. Este înregistrată fiscal la Direcţia Generala a Finanţelor Publice şi Controlului Financiar de Stat cu nr. R 1702054, operaţiunile bancare derulându-se prin Banca Comerciala Româna - Sucursala Alba Iulia cont nr.2511.11094.1/ROL. Forma juridică a societăţii este "societate cu răspundere limitată", fiind o persoană juridică română ce îşi desfăşoara activitatea în conformitate cu propriul statut şi legislaţia româna (Legea 31/1991 privind societăţile comerciale republicată, Codul comercial s.a.), cu sediul în Alba Iulia, str.Gheorghe Magheru nr.50. Durata de funcţionare a societăţii este nelimitată, începând de la data înmatricularii la Oficiul Registrului Comerţului. Societatea are ca obiect de activitate : -
Producţia de emţătoare radio-tv, echipamente şi aparate telefon, telegraf;
-
Producţia de receptoare radio-tv, echipamente, aparate de înregistrare şi reproducere audio si video;
-
Producţia de aparatură şi instrumente de măsură, verificare şi control;
-
Import - export aparatura electronică;
-
Activităţi de radiocomunicaţii.
La înfiinţarea socieăţtii, capitalul social a fost în suma de 3.000 lei. În urma majorărilor de pe parcursul desfăşurarii activităţii, capitalul social a ajuns la 25.000 lei şi este divizat în 250(douasutecincizeci) de părţi sociale a câte 100 lei fiecare parte. Transmiterea părţilor sociale trebuie înscrisă în Registrul Comerţului şi în Registrul de asociaţi ai societăţii. Capitalul social poate fi majorat prin includerea unor părţi din beneficiu sau din rezerva extraordinara precum şi prin emiterea de noi părţi sociale. Societatea este condusă de Adunarea Generală a Asociaţilor (AGA). Conducerea operativă este asigurată de directorul general, având în subordine directorul tehnic şi contabilul şef. Directorul general îndeplineşte atribuţiile de administrare a societăţii şi reprezintă societatea în relaţiile cu terţii asigurând bunul mers prin angajarea şi concedierea personalului, a stabilirii răspunderii acestuia, aprobă operaţiunile de încasări şi păţi, cumpararea şi vânzarea de bunuri, încheierea de contracte sau rezilierea lor şi rezolvă orice alte probleme referitoare la gestiunea societăţii. Activitatea principală a societăţii este condusă de directorul general iar activitatea financiar contabilă este coordonată de directorul economic care are în subordine contabilul şef şi compartimentul financiar-contabil. 62
Este angajat având în vedere schema de organizare, în baza hotarârii AGA, prin încheierea de contracte de muncă, prin negocierea salariului şi cu respectarea minimului de salarizare prevăzut de lege, contractele individuale de muncă înregistrându-se la ITM Alba Iulia. Drepturile şi obligaţiile personalului societăţii sunt stabilite prin Regulamentul intern în conformitate cu prevederile legislaţiei în vigoare. Structura personalului este următoarea: -
1 director general: Lupu Maria
-
1 director tehnic: Tica Maria
-
1 director economic: Lupu Mariana
-
1 contabil sef: Tica Claudia
-
3 persoane serviciu financiar-contabil -
1 economist: Marius Călin
-
1 contabil cu studii medii: Pop Carmen
-
1 revizor de gestiune: Rusu Carmen -
2 gestionari
-
magazia de materii prime: Popa Maria
-
magazia de produse finite: Lungu Ana
-
2 ingineri electronişti şi 7 electronişti cu studii medii
-
1 secretară : Pap Camelia
-
1 şofer: Pop Paul În cadrul compartimentului financiar contabil se întocmeşte bilanţul şi contul de profit
şi pierdere, se calculeaza profitul contabil, profitul impozabil şi impozitul pe profit, precum şi obligaţiile de plată ale societăţii către bugetul de stat şi fonduri speciale. Contabilitatea se ţine in limba romănă şi in moneda naţionala, iar contabilitatea operţtiunilor efectuate in valută se ţine atăt in lei căt şi în valută. Documentele justificative au fost inregistrate in contabilitate in mod cronologic şi sistematic, respectăndu-se contabilitatea de angajamente potrivit căreia tranzacţiile şi evenimentele sunt recunoscute atunci cănd apar şi sunt inregistrate în evidenţele contabile şi raportate în situaţiile financiare ale perioadelor la care se referă. . Societatea întocmeşte anual, pe baza ultimei balanţe de verificare sintetică, bilanţul şi contul de profit şi pierdere, cu respectarea normelor metodologice şi a precizarilor elaborate de Ministerul Finanţelor cu ocazia închiderii exerciţiului financiar. Înainte de stabilirea rezultatelor inventarierii se procedează la o verificare minuţioasa a exactităţii tuturor stocurilor din fişele de magazie şi a soldurilor din contabilitate pentru bunurile inventariate. Erorile descoperite cu aceasta ocazie trebuie corectate operativ, dupa care se procedeaza la stabilirea rezultatelor inventarierii prin confruntarea cantităţilor consemnate în 63
listele de inventariere cu cele din evidenţă tehnico-operativă pentru fiecare poziţie în parte, urmând ca poziţiile cu diferenţe să fie preluate în lista de inventariere centralizatoare. La inventarierea structurilor patrimoniale pot fi identificate doua categorii de diferenţe: -
diferenţe între stocurile faptice şi stocurile scriptice, denumite şi diferenţe de inventar;
-
diferenţe de evaluare a stocurilor faptice, denumite plusuri şi minusuri de valoare;
Toate sortimentele structurilor patrimoniale la care se constata diferenţe de inventar şi minusuri de valoare, se transpun în liste de inventariere distincte care au coloane destinate acestui scop. Stabilirea diferenţelor de inventar se face comparând stocurile faptice cu cele scriptice (soldurile conturilor analitice din contabilitate): dacă stocul faptic este mai mare decât stocul scriptic, rezulta un plus de inventar, iar dacă stocul faptic constatat la inventar este mai mic decât soldul scriptic din contabilitate, rezultă un minus de inventar (o lipsa de inventar). Diferenţele de inventar se regularizează în funcţie de natura structurilor la care s-au constatat (imobilizări, stocuri, creanţe, datorii etc.), de sensul lor (plusuri sau minusuri) şi de cauzele care le-au determinat. De aceea comisia de inventariere supune aceste diferenţe de inventar unei analize minuţioase, propunând conducerii întreprinderii soluţii de regularizare (de "valorificare") a rezultatelor inventarierii In contabilitate, bunurile constatate lipsa la inventariere se evidenţiaza pe seama cheltuielilor, dupa natura lor. Bunurile constatate lipsă la inventariere se evaluează şi se inregistrează în contabilitate la valoarea contabila. Lipsurile imputabile se recuperează de la persoanele vinovate la valoarea de înlocuire, determinată potrivit Normelor privind organizarea şi efectuarea inventarierii elementelor de activ şi de pasiv. În cazul diferenţelor de inventar la stocuri, de exemplu, se pot adopta compensări între minusuri şi plusuri la sortimente asemănătoare, care prezintă riscul unor confuzii în manipularea lor, pot fi acordate perisabilităţi, sau pot fi înregistrate plusuri sau minusuri (imputabile şi neimputabile). Obligaţia înregistrării minusurilor sau plusurilor impune conducerii unităţii obligaţia de a întreprinde măsuri pentru stabilirea adevaratelor cauze care au dus la ivirea acestora. Plusurile sau minusurile pot fi datorate fie unor cauze obiective, fie unor fapte ilicite, ambele împrejurari conducând la provocarea unor pagube în gestiune. Conform Legii nr. 571/2003 privind Codul fiscal, cu modificările şi completările ulterioare, bunurile constatate lipsa din gestiune, cu excepţia perisabilităţilor in limitele prevăzute prin lege şi a bunurilor distruse ca urmare a unor calamităţi naturale sau a altor cauze de forţă majoră sunt considerate livrari de bunuri, prin urmare trebuie colectată taxa pe valoarea adăugată. Din punctul de vedere al impozitului pe profit, doar cheltuielile privind bunurile de natura stocurilor sau a activelor corporale constatate lipsa din gestiune ori degradate, 64
neimputabile, pentru care nu au fost incheiate contracte de asigurare, precum şi taxa pe valoarea adăugată aferentă, dacă aceasta este datorată, sunt cheltuieli nedeductibile. Prin urmare, cheltuiala cu descărcarea din gestiune a mărfurilor lipsa la inventariere imputabile va fi o cheltuială deductibilă la calculul impozitului pe profit. Plusurile de stocuri la materii prime, materiale consumabile, produse finite, semifabricate, produse reziduale, mărfuri şi ambalaje, se pot datora următoarelor cauze: eliberarea unor cantităţi mai mici decât cele înscrise pe documentele de ieşire; aparatele de măsura nu corespund cu cele cu care au fost măsurate bunurile la intrare; intrarea în magazie a unor produse din producţie proprie fără întocmirea actelor necesare. În unităţile comerciale cu amănuntul unde evidenţa se ţine la preţ de vânzare cu amănuntul şi unde gestiunile se organizeaza global-valoric, plusurile pot proveni din vânzarea de mărfuri la un preţ mai mare decât cel cu care a fost încărcată gestiunea sau din vânzarea unor materiale de ambalat la preţul mărfii. Pentru conducătorii compartimentelor de contabilitate atât lipsurile cât şi plusurile de valori mari trebuie sa constituie un semnal de alarma întrucât ambele situaţii denotă fie o organizare necorespunzătoare a contabilităţii şi evidenţei operative, fie neglijenţa sau premeditare din partea salariaţilor. Patrimoniul societăţii la data de 31 decembrie 2007, înainte de valorificarea rezultatelor inventarierii generale, se prezinta astfel: Simbol cont 1012 121 2131 214 2813 2814 301 3028 345 371 378 401.01 401.02 4111.01 4111.02 421 4311 4312 4313 4314 4371
Denumire cont
Sume Debit
Capital social subscris vărsat Rezultatul exerciţiului-profit Echipamente tehnologice Mobilier aparatură birotică Amortizare instalaţiilor Amort. altor imobilizări corporale Materii prime Alte materiale consumabile Produse finite Mărfuri Adaos comercial Furnizori interni Furnizori externi 1.000USDx2,49lei Clienţi interni Clienţi externi 4.000EURx3,60 Personal salarii datorate Contr. unităţii la asigurari sociale Contr. personalului la asigurari sociale Contr. angajatorului asig.soc.sănătate Contr. angajaţilor asig.soc.sănătate Contr. unităţii la fondul de şomaj 65
Credit 2500 4505
3185 1045 917,5 522,5 1265 270 1130 1760 290 4000 2490 2550 14400 3080 665,3684 258 190,153 176,5263 178,8888
4372 441 4423 4428 444 471 472 5121 5124.1
Contr. personalului la fond de şomaj Impozit pe profit TVA de plată TVA neexigibilă Impozit pe salarii Cheltuieli înregistrate în avans Venituri înregistrate în avans Disponibil la bancă în lei Disponibil la bancă în devize-
1020 827,7
5124.2
310USDx26700 lei Disponibil la bancă în devize-
703,9
289.67EURx24300 lei Casă în lei Total general
258,4 23485
5311
51,1112 2120 469 2810 190 700 600
23485
Subsemnaţii Tica Maria- preşedintele comisiei de inventariere, Rusu Carmen - membru al comisiei de inventariere şi Pop Camelia - secretar al comisiei de inventariere, numiţi prin "Dispoziţia de inventariere" nr.2 din data de 01.12.2007 au efectuat inventarierea generală a patrimoniului dupa cum urmează: c) Magazia nr.l - materii prime şi materiale Au fost inventariate toate materiile prime şi materialele consumabile, în prezenţa gestionarului Popa Maria. S-au constatat următoarele diferenţe: -
circuit integrat TDA 2003, minus de 11 bucăţi a 2,5 lei/bucata, în valoare de 27,5 lei;
-
circuit integrat TDA 2005, plus de 11 bucăţi a 2,75 lei pe bucata, în valoare de 30,25 lei;
Se propune compensarea minusului de inventar cu plusul de inventar. -
tranzistor BU 208B, minus de 10 bucăţi a 3,5 lei/bucata, în valoare totala de 35 lei;
-
tranzistor BU 268D, plus de 10 bucăţi a 2,92 lei/bucata, în valoare de 29,2 lei.
Aceste diferenţe sunt din vina gestionarului şi se accepta compensări pâna la acoperirea minusurilor cu plusurile de gestiune, diferenţa în suma de 5,8 lei (35 lei – 29,2 lei) fiind imputată gestionarului. -
rezistenţe reglabile, plus 30 bucăţi a 0,63 lei/bucata, în valoare de 18,9lei;
Se va înregistra plusul de inventar constatat. -
rezistenţe deteriorate 40 bucăţi a 0,31 lei/bucata, în valoare de 12,4 lei;
Aceste diferenţe provin din spargerea rezistenţelor în procesul de aprovizionare-depozitare, gestionarul prezentând ca probă părtile componente şi acestea însumează peste 75% din produs. Ca urmare acestea se vor înregistra ca şi pierderi normale, cu încadrarea în normele legale, diferenţa înregistrându-se ca şi o cheltuiala excepţionala. d) Magazia nr.2 -produse finite şi obiecte de inventar 66
În urma operaţiunilor de inventariere, efectuate în prezenţa gestionarei Popa Maria, s-au constatat diferenţe la obiectele de inventar astfel: -
minus 2 buc. "Dulap Hobby tip A", preţ unitar 26,75 lei;
-
minus 1 buc. "Dulap scule", preţ unitar 46,94 lei;
-
plus 3 buc. "Scaune", preţ unitar 11,4 lei.
Valoarea obiectelor de inventar constatate lipsa se imputa. În ce priveşte inventarierea produselor finite existente în stoc la data desfăşurarii lucrărilor de inventariere, rezultatele sunt: -
plus la articolul "Sursa stabilizata" 1 bucata x 81 lei/bucata;
-
minus la articolul "Amplificator" 1 bucata x 99 lei/bucata.
Ca urmare a celor constatate cu ocazia inventarierii, se propune 5. compensarea plusurilor cu minusurile la sortimentele asemănătoare (CI TDA 2003 şi CI TDA 2005, Tranzistor BU 208 şi Tranzistor BU 268); 6. imputarea minusurilor neacoperite; 7. acordarea perisabilităţilor şi imputarea minusurilor ce depăşesc pierderile normale 8. înregistrarea plusurilor de inventar. Pentru
minusurile
cauzate
de
neglijenţa
în
serviciu
gestionarii
vor
semna
un "Angajament de plată" pentru acoperirea pagubelor stabilite şi după întocmirea "Deciziei de imputare". În nota explicativa data cu ocazia constatării pagubei doamna Popa Maria a susţinut că nu a fâcut faţa singură volumului mare de intrari, ceea ce a determinat ca la o recepţie de materii prime şi materiale să se înregistreze cantităţile din factura furnizorului, fără a fi numărate, minusul provenind de la furnizor. Susţinerile s-au dovedit a fi neîntemeiate deoarece indiferent de volumul intrărilor gestionarul a fost ajutat de comisia de recepţie care ar fi putut număra produsele recepţionate. Dupa valorificarea rezultatelor inventarierii, în data de 31.12.2007 registrul de inventar se prezintă în felul urmaăor: Nr.
Recapitulaţia
Valoare
Valoarea de
Crt.
elementelor
contabilă
inventar
0 1 2 3 4 5
inventariate 1 Echipamente tehnol. Materii prime Alte materiale cons. Obiecte de inventar Produse finite
Diferenţe de evaluare Valoare Cauzele diferenţelor
2 4230 1265 270 1405 1130
3 2605 1274,25 275,8 1338,76 1112 67
4 1625 9,25 5,8 66,24 18
5 Lipsa inventar Plus de inventar Plus de inventar Lipsa inventar Lipsa inventar
6
Mărfuri
Întocm
Pop Camelia
1760
1675,6218
Verificat
Tica Maria
84,3782
Lipsa inventar
Semnat
Putem spune că nu se poate determina situaţia financiară şi rezultatul unei unităţi patrimoniale, la un moment dat şi pe o anumită perioadă de timp, fără să se efectueze în prealabil inventarierea elementelor patrimoniale, care să. exprime o realitate a substanţei patrimoniului, respectând astfel principiul imaginii fidele asupra situaţiei reale a firmei. Cu ocazia inventarierii trebuie să se asigure reflectarea reală atât a cantităţii (mărimii) faptice a elementelor patrimoniale cât şi a stării fizice şi de utilitate a acestora, în vederea. stabilirii gradului de depreciere în raport de care se efectuează evaluarea lor. Evaluarea actuală sau de inventar se face în funcţie de valoarea de utilitate stabilită în funcţie de variaţia preţului pieţei şi de puterea de cumpărare a banilor. Evaluarea se face cu respectarea principiului prudenţei potrivit căruia "nu este admisă supraevaluarea elementelor de activ şi a veniturilor, respectiv subevaluarea elementelor de pasiv şi a cheltuielilor, ţinând cont de deprecierile, riscurile şi pierderile posibile generate de desfăşurarea activităţii exerciţiului curent sau anterior Principala problemă la evaluarea elementelor patrimoniale o constituie inflaţia. O rată ridicată a inflaţiei în decursul unei perioade de timp conduce la multiplicarea valorii de înlocuire la anumite elemente patrimoniale. O asemenea situaţie are influenţe directe asupra mărimii capitalului şi a costurilor determinând o creştere nejustificată a profitului impozabil faţă de rezultatul real. Prin reforma sistemului contabil din România, odată cu introducerea principiului fundamental al contabilităţii, respectiv cel de imagine fidelă, au fost stabilite reguli şi metode noi de evaluare a patrimoniului, realizându-se un proces de tranziţie de la contabilitatea bazată pe centralism şi dirijism exagerat spre contabilitatea adaptată cerinţelor economiei de piaţă. Continuarea procesului de normalizare şi dezvoltare a sistemului contabil românesc este impusă pe de o parte de dezvoltarea pieţei de capital iar pe de alta parte de programul de armonizare legislativa în vederea integrării europene precum şi de procesul de globalizare economică care impune asigurarea comparabilităţii informaţiilor contabile în timp şi spaţiu.
68
CONCLUZII ŞI PROPUNERI Putem spune că nu se poate determina situaţia financiară şi rezultatul unei unităţi patrimoniale, la un moment dat şi pe o anumită perioadă de timp, fără să se efectueze în prealabil inventarierea elementelor patrimoniale, care să. exprime o realitate a substanţei patrimoniului, respectând astfel principiul imaginii fidele asupra situaţiei reale a firmei. Cu ocazia inventarierii trebuie să se asigure reflectarea reală atât a cantităţii (mărimii) faptice a elementelor patrimoniale cât şi a stării fizice şi de utilitate a acestora, în vederea. stabilirii gradului de depreciere în raport de care se efectuează evaluarea lor. Evaluarea actuală sau de inventar se face în funcţie de valoarea de utilitate stabilită în funcţie de variaţia preţului pieţei şi de puterea de cumpărare a banilor. Evaluarea se face cu respectarea principiului prudenţei potrivit căruia "nu este admisă supraevaluarea elementelor de activ şi a veniturilor, respectiv subevaluarea elementelor de pasiv şi a cheltuielilor, ţinând cont de deprecierile, riscurile şi pierderile posibile generate de desfăşurarea activităţii exerciţiului curent sau anterior". În majoritatea statelor lumii, în cazul economiilor unde se înregistrează o rată ridicată a inflaţiei, la sfârşitul perioadei, cu ocazia inventarierii se face şi o actualizare a elementelor patrimoniale la valoarea lor de piaţă. Principala problemă la evaluarea elementelor patrimoniale o constituie inflaţia. O rată ridicată a inflaţiei în decursul unei perioade de timp conduce la multiplicarea valorii de înlocuire la anumite elemente patrimoniale. O asemenea situaţie are influenţe directe asupra mărimii capitalului şi a costurilor determinând o creştere nejustificată a profitului impozabil faţă de rezultatul real.
69
În literatura de specialitate se reţin două metode alternative, teoretice şi practice, ale contabilităţii convenţionale numită şi "contabilitatea în costuri istorice", metode care îşi propun soluţionarea impactului inflaţionist asupra valorilor înregistrate în conturi: -
metode de conversie sau "contabilitatea în costuri istorice convertită în monedă constantă", care au la bază creşterea generală a preţurilor;
-
metode bazate pe evaluare sau metoda costurilor de înlocuire.
Prin reforma sistemului contabil din România, odată cu introducerea principiului fundamental al contabilităţii, respectiv cel de imagine fidelă, au fost stabilite reguli şi metode noi de evaluare a patrimoniului, realizându-se un proces de tranziţie de la contabilitatea bazată pe centralism şi dirijism exagerat spre contabilitatea adaptată cerinţelor economiei de piaţă. Continuarea procesului de normalizare şi dezvoltare a sistemului contabil românesc este impusă pe de o parte de dezvoltarea pieţei de capital iar pe de altă parte de programul de armonizare legislativa în vederea integrării europene precum şi de procesul de globalizare economică care impune asigurarea comparabilităţii informaţiilor contabile în timp şi spaţiu. În perioada de după 1990, s-au manifestat puternice fenomene hiperinflaţioniste, iar începând cu anul 1994, odată cu o uşoară creştere a nivelului de dezvoltare economico-socială, să se înregistreze o mutaţie din sfera hiperinflaţionistă în cea inflaţionistă. Pentru soluţionarea acestei probleme s-ar impune elaborarea unor metodologii de actualizare periodică, dar cel puţin la sfârşitul exerciţiului, odata cu inventarierea anuală, metodologii care să permită agenţilor economici să reevalueze elementele patrimoniale în funcţie de unele criterii, sub controlul autorităţilor, fără a fi nevoie de un act normativ separat care să dispună acest lucru. Astfel, agenţii economici ar avea posibilitatea să-şi creeze fonduri necesare înlocuirii mijloacelor fixe uzate, cerinţă necesară într-o economie de piaţă şi evident s-ar înregistra patrimoniul la valoarea sa reală
70
BIBLIOGRAFIE 1. Dimitrie Camenita, Cristina Nicolaescu, Pavel Belean: Bazele contabilităţii, Editura Multimedia Arad 2006 2. Călin Oprea, Ristea Mihai, Bazele contabilităţii, Editura Genicod, Bucureşti, 2002 3. Cenar Iuliana, Bazele contabilităţii, Editura Aeternitas, Alba Iulia, 2004 4. Matiş Dumitru ş.c., Bazele contabilităţii – aspecte teoretice şi practice, Editura Alma Mater, Cluj-Napoca, 2005. 5. Ministerul Finanţelor: Sistemul contabil al agenţilor economici Editura Economica 2006 6. Pântea Iacob Petru, Bodea Gheorghe, Contabilitatea financiară românească conformă cu Directivele Europene, Editura Intelcredo, Deva, 2006. 7. Todea Nicolae, Situaţiile financiare ale agenţilor economici, Editura Aeternitas, Alba Iulia, 2004. 8. 9.
Ordinul Ministerului Finantelor Publice 1752/17.11.2005 Mihai Teaciuc, Leonora Caciuc, Dorel Mateş: Ghid practic privind inventarierea, soluţionarea şi regularizarea contabilă a diferenţelor Editura Euroart 2002
10. Barbu Mihai : Contabilitate comerciala editura Genicod, Bucuresti, 2005 11. Donescu Teodor : Conturile anuale,Editura Dacia, Alba-Iulia, 2003 12. Chebac Nicolae : Contabilitatea Financiara, Editura ALL BECK, Bucuresti,2004 13. Georgescu Nicolae, Manovici Nicula: Analiza bilantului contabil,Editura economica,2005 14. Catedra de Contabilitate a Facultatii de Stiinte Economice,Cluj-Napoca:Bazele contabilitatii,Editura Intelcredo, Cluj Napoca, 2005 71
15. Ordinul ministrului finanţelor publice nr.1752/2005, pentru aprobarea reglementărilor contabile conforme cu directivele europene 16. Ordinul ministrului finanţelor publice nr.1752/2005, pentru aprobarea reglementărilor contabile conforme cu directivele europene 17. Balteş Nicolae, Alina Teodora Ciuhureanu, Bazele contabilităţii, Editura Universităţii „Lucian Blaga” din Sibiu, 2004 18. Călin Oprea, Ristea Mihai, Bazele contabilităţii, Editura Didactică şi Pedagogică, Bucureşti, 2004 19. Gheorghiu Alexandru, Analiza economico-financiară la nivel microeconomic, Editura Economică, Bucureşti, 2004 20. Călin Oprea - Elemente de contabilitate de gestiune şi calculaţia costurilor, Braşov, 1999 21. Ristea Mihai, Contabilitatea financiară a întreprinderii, Editura Universitară, Bucureşti, 2005
72