Informe Control Interno [PDF]

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EL CLAN EAFC S.A.

INFORME TRIMESTRAL SOBRE LA EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EJERCICIO 2017

Lima, 02 de Enero del 2018 Señor: JULIO YVÁN MENDOZA OCHOA Presidente de Directorio El Clan EAFC S.A. Presente.De mi consideración: Tengo el agrado de adjuntar al presente, el Informe correspondiente al resultado del estudio sobre Evaluación del Sistema de Control Interno, correspondiente al cuarto trimestre del año 2017, como parte de la auditoría operativa de dicho periodo. He estudiado y evaluado el Sistema de Control Interno Contable - Administrativo en la medida que he considerado suficiente para determinar la naturaleza, oportunidad y extensión de los procedimientos de auditoría necesarios. Responsabilidad de la Gerencia por el Control Interno: La Gerencia es responsable de diseñar, implementar y mantener el Sistema de Control Interno de la Empresa. Responsabilidad del Funcionario de Control Interno: Mi responsabilidad es expresar una opinión sobre el sistema de control interno en base a la auditoría operativa realizada. Esta auditoría se realizó de acuerdo con normas internacionales de auditoría y normas establecidas de la Superintendencia del Mercado de Valores (SMV). Dichas normas requieren que se cumpla con requisitos éticos, así como que se planee y desempeñe la auditoría para obtener seguridad razonable sobre el sistema de control interno. Atentamente,

WALTER FALLA ALCÁNTARA Funcionario de Control Interno El Clan EAFC S.A.

EL CLAN EAFC S.A. INFORME SOBRE LA EVALUACIÓN TRIMESTRAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

AUDITORÍA OPERATIVA - EJERCICIO 2017 I. INTRODUCCIÓN

1. Capítulo I - Aspectos Preliminares 1.1. Propósito u objetivo de la auditoría Como Funcionario de Control Interno es mi responsabilidad la evaluación del Sistema de Control Interno de la Empresa EL CLAN EAFC S.A., y siguiendo lo exigido por el Reglamento del Sistema de Fondos Colectivos y de sus Empresas Administradoras, se procedió a realizar la Auditoría de Control Interno.

1.2. Alcance EL CLAN EAFC S.A. inicia operaciones en el mes de setiembre del año en curso; las áreas que he considerado para su revisión y evaluación, por su importancia, son los Departamentos de Contabilidad, Operaciones, Tesorería y Ventas cuya revisión y evaluación corresponde al cuarto trimestre del ejercicio 2017.

1.3. Objetivo General y Específico Objetivo General: Evaluación del cumplimiento y eficacia del Sistema de Control Interno, buscando la Suficiencia y Confiabilidad de la Información Financiera, Efectividad y Eficiencia de las Operaciones, y el Cumplimiento de las leyes o normas que regulan a la Administradora.

Objetivo Específico • Evaluar el cumplimiento de lo estipulado en las normas, procedimientos y políticas. • Determinar la legalidad y sinceridad de las operaciones realizadas. • Comprobar el cumplimiento de: planes, metas, políticas. • Comprobar la aplicación y cumplimiento de los principios de contabilidad según lo indica la SMV.

1.4. Enfoque: El enfoque de la Auditoría debe ejecutarse relacionada con la calidad de servicio, la satisfacción de los usuarios y beneficiarios, transparencia en el manejo de los recursos, la medición la calidad de la gestión.

1.5. Métodos, Procedimientos y Técnicas La auditoría se realizó de acuerdo con Normas Internacionales de Auditoría, para realizar el trabajo de auditoria se utilizaron las siguientes técnicas. Entrevistas, cuestionarios, revisión documental, arqueos, inspección física.

2. Capítulo II - Características Generales: EL CLAN EAFC S.A. es una Sociedad Anónima de derecho privado, cuyo objeto social es la administración de fondos colectivos. La Empresa se encuentra supervisada por la Superintendencia del Mercado de Valores (SMV). Su funcionamiento fue autorizado por la SMV el 14 de junio de 2017, mediante Resolución de Superintendente N° 051-2017-SMV/02, e inició sus operaciones con fecha 6 de setiembre de 2017. El ámbito territorial de su actuación comprende su única sede central ubicada en el distrito de La Victoria, provincia y departamento de Lima. El domicilio legal se encuentra ubicado en Av. Paseo de la República N° 1577, Urb. Balconcillo, La Victoria - Lima.

Marco Regulatorio. • Reglamento del Sistema de Fondos Colectivos y de sus Empresas Administradoras aprobado por Resolución SMV N° 020-2014-SMV/01, y sus modificatorias. 3.

Capítulo III - Observaciones derivadas del Análisis: 3.1. Condición: • En la revisión de los vouchers de egresos se identificaron documentos borrosos, debido a que por el tiempo se deterioran. • En el sistema SAFC se identificó algunos inconvenientes con los reportes, específicamente los reportes de estados de cuenta para cobranzas. Para mayor entendimiento del área, se necesitan reportes con mayor dinamismo y especificación. • En el área de Operaciones se necesita la implementación de nuevos formatos, para respaldo de la Administradora.

3.2. Criterio: • El sistema contable se basa en principios de contabilidad generalmente aceptados, NIIF’S y normas generales del sistema de contabilidad. Las operaciones se realizan aplicando el Plan Contable General Empresarial, y el Plan Contable emitido por la SMV, para el registro de la contabilidad financiera de la Administradora. • Reglamento del Sistema de Fondos Colectivos y de sus Empresas Administradoras aprobado por Resolución SMV N° 020-2014-SMV/01, y sus modificatorias.

• Manual de Organización y Funciones (MOF). 3.3. Efectos: • Debido al deterioro de documentación, en un futuro se podría perder definitivamente la documentación por el paso del tiempo. • El generar Reportes poco dinámicos genera confusión por parte del personal que los manipula y también se tendría mayor efectividad en cobros si se detallara más a fondo dichos reportes. • El no contar con algunos formatos en el área de Operaciones que se utilizarían para los diferentes requerimientos de parte del Asociado, así como también para las diferentes áreas donde sea necesario implementar documentos de respaldo, podrían generar problemas legales en el futuro.

4. Capítulo IV - Consideraciones Finales: 4.1. Conclusiones • El Departamento de Contabilidad, Operaciones y Tesorería cuentan con el personal idóneo para cumplir con sus actividades. El personal está capacitado, cumple con los requisitos que demanda el CAP, así como en el Manual de Organización y Funciones (MOF) de la Empresa. • El Departamento de Contabilidad, Operaciones y Tesorería cuentan con la infraestructura y sistemas adecuados para el desarrollo de sus labores. Asimismo, cuentan con los equipos de cómputo suficientes, los cuales se encuentran en buen estado de funcionamiento. • La contabilidad de la Empresa es computarizada y se cuenta con el Sistema Informático de Administración de Fondos (Sistema SAFC), el Sistema de Planillas y el Sistema Contable Domino para el registro de las operaciones. Estos sistemas elaboran la situación financiera y económica, los que a su vez generan el Balance General, Estado de Ganancias y Pérdidas, Estado de Flujo de Efectivo y Estado de Cambios en el Patrimonio Neto. Dichos registros contables se llevan de manera electrónica; cada sistema es manejado de manera individual, los cuales generan un reporte que luego se sube a el Sistema Contable Domino para la unificación de la data y registro de asientos contables. • El Departamento de Tesorería cuenta con el Sistema Informático de Administración de Fondos (Sistema SAFC) y el Sistema Contable Domino para el registro de las operaciones. Dichos registros se llevan de manera electrónica.

• Financieramente, EL CLAN EAFC S.A. se maneja con las entidades financieras BANBIF e INTERBANK, con las cuales se manejan las cuentas de ahorro, cuentas recaudadoras, cuentas operativas, tanto en moneda nacional como extranjera. • Los ingresos de dinero a EL CLAN EAFC S.A. por todo concepto, se realizan mediante depósitos y/o transferencias en cuenta, los cuales son verificados por dicho Departamento. • La cancelación de obligaciones por todo concepto, se realizan una vez emitidas las ordenes de servicio o de compra, adjuntando el comprobante de pago; el mismo que genera un voucher de caja y/o egreso pre numerado, y este a su vez es autorizado por dicho Departamento y por la Gerencia General. Dicho pago puede realizarse con cheque no negociable o mediante transferencia en cuenta. • Las firmas registradas en bancos, ya sea para la firma de cheques o autorización de transferencias, cuentan con la aprobación del Directorio. • El Departamento de Tesorería está autorizado al manejo de un fondo de caja chica de S/ 3,000.00 soles y US$ 500.00 dólares, el cual es utilizado para el pago de compras y/o servicios de montos menores. • El Departamento de Operaciones cuenta con el Sistema Informático de Administración de Fondos Colectivos (Sistema SAFC). • Se verificó que se ingresen debidamente a los nuevos Asociados al sistema (SAFC), que se les envíe la Carpeta de Bienvenida y se haga el debido seguimiento a cada uno de ellos; aparte, se corroboró que se inicien los trámites de las adjudicaciones de la Asamblea regular que se llevó a cabo el día 26 de diciembre de 2017.

4.2. Las recomendaciones: • Con el fin de evitar la pérdida de información se sugiere digitalizar los documentos que sean más sensibles o delicados como vouchers, facturas electrónicas, tickets, etc.; ya que por la particularidad del material con el que se imprime suelen borrarse en un corto tiempo. • Se recomienda generar reportes más detallados y dinámicos con el fin de optimizar la efectividad del Área de Operaciones y el entendimiento de las diferentes áreas que puedan solicitar dichos reportes. • Asegurarse de informar bien al Asociado acerca de las formas para efectuar el pago de sus respectivas Cuotas Mensuales, con lo cual se busca asegurar una buena gestión de cobranza y bajos niveles de morosidad.