Control Interno Constructora BL [PDF]

Zitiervorschau

UNIVERSIDAD NACIONAL SANTIAGO ANTUNEZ DE MAYOLO

EMPRESA CONSTRUCTORA BL E.I.R.L INFORME DE EVALUACION DEL CONTROL INTERNO AUDITORIA ADMINISTRATIVA

2014 INTEGRANTES: APOLINARIO OROPEZA AMADO ESPINOZA MENA CINTYA GISSELA MAGUIÑA MARCOS JHONATAN MEJIA DEXTRE EMPERATRIZ JHOANA NORABUENA MEJIA ELIZABETH EMPRESA CONSTRUCTORA BL E.I.R.L.

INFORME DE EVALUACION DEL CONTROL INTERNO

PRACTICADO: 10/02/2014 al 23/02/2014 Tiempo en Días (FEBRERO) 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23

Actividad Revisión y aprobación del plan de evaluación del control interno. Recabación de información inicial. Elaboración de instrumentos de medición. Recolección de datos de las fuentes de información. Análisis de datos obtenidos. Contrastación de información. Elaboración de informe de auditoría.

A EVALUAR: Control Interno

EQUIPO DE AUDITORÍA:

Gerente de Auditoria

:

MEJIA DEXTRE, Emperatriz Jhoana

Supervisor

:

ESPINOZA MENA, Cintya Gissela

Auditores

: -

APOLINARIO OROPEZA, Amado MAGUIÑA MARCOS, Jhonatan NORABUENA MEJIA, Elizabeth

Huaraz, 23 de Febrero del 2014

SINTESIS GERENCIAL

El entorno organizacional de LA EMPRESA CONSTRUCTORA BL E.I.R.L. no tienen en claro la importancia de la prácticas de valores, conductas y reglas apropiadas, siendo la gerencia administrativa encargada de dar a conocer ese tipo de información a los colaboradores en el proceso de inducción a la empresa, siendo este un aspecto importante para generar una cultura de control interno eficiente. La Gerencia General manejan un monitoreo de forma empírica y carente de los instrumentos adecuados para este tipo de trabajo, aparte que no se cuenta con especialistas en riegos. La empresa no cuenta con con los documentos de gestión que son de importancia en una organización ya que no le prestan demasiada importancia, se enfocan más a la parte operativa de la empresa. De acuerdo a su Estructura organizacional las funciones de los trabajadores no están debidamente especificadas y mucho menos plasmadas en un documento para su divulgación, hay una duplicidad y hasta ausencia de funciones. Las relaciones de información, se ha dado de manera informal la comunicación de cuáles son sus deberes y funciones de cada trabajador.. La auditoría practicada a la Empresa Constructora BL E.I.R.L., realizado inicialmente a todas las áreas, para posteriormente identificar en qué áreas se encuentran más deficiencias. Para el presente trabajo se tomó en cuenta un área: el Área de administración

Contenido I.

ANTECEDENTES .................................................................................................................... 6

1.1. Datos de la Empresa................................................................................................................... 6 MISION........................................................................................................................................... 7 VISION ........................................................................................................................................... 7 POLITICAS DE LA EMPRESA .................................................................................................... 8 FILOSOFIA .................................................................................................................................... 8 SEGURIDAD .................................................................................................................................. 8 1.2. Origen .......................................................................................................................................... 9 1.3. Objetivos ..................................................................................................................................... 9 1.4. Alcance ........................................................................................................................................ 9 II.

BASE LEGAL ..................................................................................................................... 10

III.

EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO ........................................ 13

3.1 ......................................................................................................Error! Bookmark not defined. 3.2 ......................................................................................................Error! Bookmark not defined. 3.3 ACTIVIDADES DE CONTROL ......................................................................................... 16 Segregación de funciones ............................................................................................................ 16 Evaluación Costo-Beneficio ........................................................................................................ 16 Controles sobre el acceso a los recursos o archivos .................................................................. 17 Verificaciones y conciliaciones ................................................................................................... 17 Evaluación de desempeño ........................................................................................................... 17 Rendición de cuentas................................................................................................................... 17 Documentación de procesos, actividades y tareas .................................................................... 17 Revisión de Procesos, actividades y tareas ................................................................................ 17 Controles para las tecnologías de Información y comunicaciones .......................................... 18 3.4. INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN ........................................................................... 18 Funciones y características de la información .......................................................................... 18 Información y responsabilidad .................................................................................................. 18 Calidad y suficiencia de la información .................................................................................... 18 Sistemas de información ............................................................................................................. 19

Archivo Institucional .................................................................................................................. 19 Comunicación interna y externa ................................................................................................ 19 Canales de comunicación ............................................................................................................ 19 3.5. SUPERVISIÓN .................................................................................................................... 19 Actividades de prevención y monitoreo .................................................................................... 19 Seguimiento de resultados .......................................................................................................... 20 Compromiso de mejoramiento................................................................................................... 20 IV.

ANALISIS DE LOS COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO .......................... 20

4.1 Ambiente de Control ............................................................................................................. 20 4.3. ACTIVIDAD CONTROL GERENCIAL ........................................................................... 22 V.

ASPECTOS A IMPLEMENTAR .......................................................................................... 23

5.1. Ambiente de Control ................................................................................................................ 23 5.2. Evaluación de Riesgos .......................................................................................................... 24 5.3. Actividad Control Gerencial ............................................................................................... 24 5.4. Información y Comunicación .............................................................................................. 24 VI.

CONCLUSIONES ............................................................................................................... 25

VII.

RECOMENDACIONES ..................................................................................................... 25

VIII.

ANEXOS .......................................................................................................................... 26

8.1. LISTAS DE VERIFICACIÓN ............................................................................................... 26 8.2. ENCUESTAS ......................................................................................................................... 26 8.3. FODA ..................................................................................................................................... 26 8.4. DIAGRAMA CAUSA - EFECTO ......................................................................................... 27

I.

ANTECEDENTES 1.1. Datos de la Empresa

Empresa Constructora BL E.I.R.L. RUC 20534100818 Domicilio Legal Jr. Guzmán Barrón Nº 344, Distrito de Independencia, Provincia de Huaraz, Departamento de Ancash.

Es una Empresa que se constituye en el año 2008 de la mano de profesionales con amplia experiencia en el sector de la construcción y desde sus inicios centra sus actividades en el campo del estudio y coordinación de los trabajos derivados de la construcción y consultaría de obras. El equipo humano de la “Empresa Constructora BL E.I.R.L.” está integrada por Profesionales, Técnicos, Personal de Administrativo y de Obras comprometidos en su trabajo y en el proyecto común. También contamos con un gran número de colaboradores externos seleccionados con amplio criterio y por su gran trayectoria en Estudios de Arquitectura, Ingeniería Eléctrica, Sanitario entre Otros. En la Empresa Constructora BL E.I.R.L. Realizamos la Gestión Integral o Parcial de los proyectos constructivos. Ello indica que nos responsabilicemos de la realización de los proyectos, el adecuado presupuesto de los trabajos de Coordinación, Dirección y Ejecución así como todos los trámites de legalización y permisos que se derivan en ellos por tanto ofrecemos:  Construcción de Edificios Completos  Construcción de Obras Viales.  Construcción de Obras de Saneamiento.  Construcción de Obras de Irrigación.  Construcción de Obras de Represamiento.

 Consultaría, Asesoría, Elaboración de proyectos y estudios de Ingeniería Civil. Ingeniería sanitaria, Agrícola y Otros.  Ejecución y/o Supervisión de Proyectos Civiles Sanitarios e Infraestructura de Riesgo.  Levantamientos

Topográficos,

Catastrales

y

Sistema

de

información

geográfico.  Alquiler de Equipos, Maquinarias pesadas y livianas.  Venta de Materiales de Construcción de artículos de Ferretería en General.

Nos ponemos a disposición para cualquier consulta, para asesorarle u ofrecerle soluciones en todo lo referente al proceso desde tipo de materiales, soluciones concretas, etc. MISION Ejercer un liderazgo en el mercado de la construcción, innovando en metodología de trabajos y administración y búsqueda de nuevos mercados. Desarrollar un ambiente de trabajo que incentive el crecimiento integral de las personas que integran sus organizaciones. Rentabilizar cada proyecto para invertir en tecnología y recursos que permitan seguir garantizando el cumplimiento en calidad, precios y plazos de futuras obras.

VISION Participar activamente en el desarrollo de la infraestructura del Perú y en especial en la Región de Ancash, construyendo las obras necesarias para su crecimiento. Ser un aporte en la construcción de la infraestructura pública, hidroeléctrica, sanitaria, industrial, minera entre otros. Priorizar la satisfacción de las necesidades de nuestros clientes.

POLITICAS DE LA EMPRESA 

Política de Calidad.



Política de Medio Ambiente.



Política de Prevención de Riesgos Laborales.



Política de Gestión Ética Empresarial.



Política de Responsabilidad Social.

FILOSOFIA En la Empresa Constructora BL E.I.R.L. Queremos ser un referente ético y profesional, ofreciendo una construcción responsable y eficaz y adecuándonos a las necesidades de nuestros clientes. El profundo conocimiento del sector público y de las necesidades de cada tipo de industria nos permite optimizar los proyectos, construyendo obras singulares y funcionales; cuidando el nivel ambiental, estético de los mismos, con la racionalización adecuada de costos.

SEGURIDAD Las acciones en este ámbito persiguen una mejora permanente de la condiciones de trabajo en todos los departamentos que componen nuestra empresa. Creceremos firmemente en las necesidades de prevenir las hipotecas, situaciones de riesgo, con el fin de erradicar los accidentes de trabajo antes de que estos puedan producirse. Entendemos la importancia que supone a este respecto la realización de compañías informativas entre nuestros trabajadores ya que, al ser una problemática que afecta todos, es necesario la participación activa en todos los niveles y fases de procesos de producción. Esto se consigue en la implantación de un sistema de gestión de la prevención y salud laboral de acuerdo con las posibilidades que nos ofrecen las nuevas tecnologías, el estricto cumplimiento de la ley, el establecimiento de una normativa interna propia de nuestra empresa.

1.2. Origen

La evaluación del control interno dentro de la Empresa Constructora BL E.I.R.L. es de origen técnico - practico ya que podremos en práctica los conocimientos que a través de nuestros docentes hemos ido adquiriendo en el Curso de Auditoria Administrativa y de esta manera poder complementar la formación integral que hemos recibido como futuros profesionales en Administración.

1.3. Objetivos

General: ¨Evaluar el control interno en la Empresa Constructora BL E.I.R.L, específicamente el área de administración”

Específicos:  Evaluar el componente del ambiente de control.  Evaluar el componente de evaluación de riesgos.  Evaluar el componente de actividades de control gerencial.  Evaluar el componente de información y comunicación.  Evaluar el componente de supervisión.

1.4. Alcance El área donde desarrollaremos nuestro trabajo es el en Área de administración de la Empresa Constructora BL E.I.R.L

II.

BASE LEGAL Ley de la Empresa Individual de Responsabilidad Limitada Ley Nº 21621 CAPITULO I Disposiciones Generales

Artículo 1º.- La Empresa Individual de Responsabilidad Limitada es una persona jurí-dica de derecho privado, constituida por voluntad unipersonal, con patrimonio propio distinto al de su Titular, que se constituye para el desarrollo exclusivo de actividades económicas de Pequeña Empresa, al amparo del Decreto Ley Nº 21435;

Artículo 2º.- El patrimonio de la Empresa está constituido inicialmente por los bienes que aporta quien la constituye. El valor asignado a este patrimonio inicial constituye el capital de la Empresa.

Artículo 3º.- La responsabilidad de la Empresa está limitada a su patrimonio. El Titular de la Empresa no responde personalmente por las obligaciones de ésta, salvo lo dispuesto en el artículo 41º.

Artículo 4º.- Sólo las personas naturales pueden constituir o ser Titulares de Empresas Individuales de Responsabilidad Limitada. Para los efectos de la presente Ley, los bienes comunes de la sociedad conyugal pueden ser aportados a la Empresa considerándose el aporte como hecho por una persona natural, cuya representación la ejerce el cónyuge a quien corresponde la administración de los bienes comunes. Al fenecer la sociedad conyugal la Empresa deberá ser adjudicada a cualquiera de los cónyuges con capacidad civil, o de no ser posible, deberá procederse de acuerdo a los incisos b) y c) del artí-culo 31º.

Artículo 5º.- Cada persona natural sólo puede ser Tí-tular de una Empresa. Recí-procamente, cada Empresa sólo puede ser constituida por una persona natural capaz, y sólo puede ser transferida a una persona natural capaz.(*) “Artículo 5º.-Cada persona natural podrá ser titular de una o más Empresas Individuales de Responsabilidad Limitada”.

Artículo 6º.- Cuando por derecho sucesorio varias personas adquiriesen en conjunto los derechos del Titular de una Empresa, se procederá en la forma dispuesta en el Capí-tulo IV de la presente Ley.

Artículo 7º.- La Empresa tendrá una denominación que permita individualizarla, seguida de las palabras “Empresa Individual de Responsabilidad Limitada”, o de las siglas “E.I.R.L.”.

No se podrá adoptar una denominación igual a la de otra Empresa preexistente. La acción para obtener la modificación de la denominación igual debe seguirse ante el Juez del domicilio de la Empresa demandada, tramitándose conforme al procedimiento señalado para los incidentes. Contra lo resuelto por la Corte Superior no hay recurso de nulidad. “Artículo 7 A.- El que participe en la constitución de una Empresa Individual de Responsabilidad Limitada o realice una modificación estatutaria que importe un cambio de denominación tiene derecho a solicitar la reserva de preferencia registral de denominación por un plazo de 30 dí-as hábiles, vencido el cual caduca de pleno derecho.

Artículo 8º.- La Empresa, cualquiera que sea su objeto es de duración indeterminada y tiene carácter mercantil.

Artículo 9º.- En todo lo que no está previsto en la Escritura de Constitución de la Empresa o en los actos que la modifiquen, se aplicarán las disposiciones que establece la presente Ley, no pudiendo estipularse contra las normas de ésta.

Artículo 10º.- La Empresa debe ser constituida en el Perú, y tener su domicilio en territorio peruano quedando sometida a la jurisdicción de los tribunales del Perú.

Es Juez competente para conocer de las acciones que se sigan contra una Empresa, el del domicilio inscrito en el Registro Mercantil.

Artículo 11º.- En la correspondencia de la Empresa se indicará su denominación, su domicilio y los datos relativos a su inscripción en el Registro Mercantil.

Artículo 12º.- Las publicaciones ordenadas en esta Ley serán hechas en el periódico encargado de la inserción de los avisos judiciales del lugar del domicilio de la Empresa.



Decreto Ley N° 830, sobre el código tributario.



Decreto Ley N° 824, sobre el Impuesto a la Renta



Decreto Ley N° 825, sobre los Impuestos a las Ventas y Servicios.



Resolución exenta N° 142 de 2005, dispone cambio de sujeto total de derecho del IVA en actividad de la construcción o contribuyentes que indica.



Ordenanza Municipal XXXXX LICENCIA DE FUNCIONAMIENTO

III.

EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO 3.1. Ambiente de

control

Filosofía de la Dirección En la constructora el gerente es quien se encarga de dirigir, supervisar (sea de forma empírica), avocar en sus trabajadores el cumplimiento eficiente de sus funciones y las normas de conducta, prestando atención a las dudas y sugerencias que puedan tener, mostrando interés y predisposición por un control dentro de la empresa.

Integridad y valores éticos El gerente tiene conocimiento de los valores que deben tener los colaboradores de la empresa, siendo estos la puntualidad, compromiso con la empresa, responsabilidad, honestidad, respeto y calidad del servicio. No obstante sólo se transmiten de manera verbal y no a través de documentos de gestión, siendo estos mecanismos de control importantes para controlar cualquier desviación a las reglas establecidas y la aplicación

de sanciones para corregir las conductas indeseadas, asi el gerente

expresara que tenían muy poco problemas respecto a valores dentro de empresa, ya que es una empresa familiar.

Administración Estratégica 

Dentro de la empresa no se cuenta con un Manual de organización y funciones sólo se delimitan las funciones de forma verbal, ocasionando en algunos casos la usurpación de cargos ya que la asistente de la gerente de administración es quien se encarga de las funciones de su jefa, siendo indispensable la presencia de ella, además se está obviando el uso de documentos de gestión importantes como el ROF, CAP, manual de procedimientos que podrían contribuir a la adecuada administración de la empresa.



Inexistencia de planes estratégicos, tácticos y operacionales dentro de la empresa, que muestre los objetivos y/o metas para cada nivel de la organización, más al

contrario las metas son exclusivamente económicas ya que prestan mas importancia a la función operativa de la empresa.

Estructura Orgánica 

La estructura que actualmente posee la empresa no es formal ni compleja, estando sólo dividida por cinco áreas, dada las funciones de cada gerente pero sin especificar de los órganos de apoyo (secretaria, asistente, etc), tampoco se cuenta con documentos que delimiten y especifiquen de forma escrita y objetiva las responsabilidades de cada colaborador, además se pudo apreciar que la mayoría de puestos de confianza son ocupados por familiares del gerente.

Administración de los Recursos Humanos 

El contrato del personal es por recomendación y no de carácter publico, según el gerente por ello es que la empresa no cuenta con un proceso de selección preestablecido y formal, en el cual se refiera las descripciones y especificaciones de cada puesto, saliendo por ganador aquel que tenga el curriculum más nutrido.



El personal posee conocimientos de las funciones que debe cumplir, se evalúa de mediante una entrevista informal el desempeño de cada uno de ellos, siendo responsabilidad de cada trabajador el de capacitarse e incrementar sus conocimientos por sus propios medios. La empresa actualmente cuenta con el número requerido de profesionales; también dicen que el personal gana respecto a sus responsabilidades. Competencia Profesional. En la empresa se han identificado las competencias necesarias para cada puesto de trabajo, siendo descritas de forma verbal las funciones que debe cumplir cada trabajador, más no plasmadas en un documento normativo ya que como es una empresa familiar esta funciones se dan verbalmente y los cargos se basan en la confianza. Todos los colaboradores que conforman la organización no reconocen la

importancia de la aplicación del control interno que se debería de desarrollar de forma planificada en la empresa.

Asignación de autoridad y responsabilidad 

Los colaboradores de la constructora reconocen sus principales responsabilidades y dentro de la empresa, pero su autoridad y responsabilidad no están definidos en documentos normativos como los manuales o reglamentos debido a la inexistencia de estos (RIT), imposibilitando el desarrollar actividades de control de carácter formal ya que no se puede medir el real desempeño de los trabajadores.

Área de Control Interno 

El control interno dentro de la empresa constructora BL E.I.R.L.se desconoce totalmente por todos los miembros de la empresa, el gerente maneja un control pero de manera empírica sin fechas, ni programas.

3.2.Evaluación de Riesgos

Planeamiento de la Administración de Riesgos 

En la empresa constructora BL E.I.R.L.. no se

ha desarrollado un Plan de

actividades de identificación, análisis o valoración, manejo o respuesta y monitoreo y documentación de los riesgos.

Identificación de Riesgos



Se han identificado posibles riesgos pero que solo lo conoce el gerente, a eso se agrega que no se cuenta con documentos de gestión respectivos para medir de forma efectiva el desempeño de los colaboradores, ni planes que sirvan de soporte para contrarrestar a la competencia, y tampoco para contrarrestar los riesgos. Los jefes de

las otras áreas desconocen totalmente de lo que considera riesgo el gerente, no se han establecido reuniones donde se haga de conocimiento sobre ellas. Valoración de riesgos 

Los riesgos, sus probabilidades de ocurrencia, impacto y cuantificación así como las medidas necesarias para darles solución no han sido registrados por escrito para el conocimiento de los colaboradores y directivos dentro de la empresa. Respuesta al riesgo



El personal no ha sido capacitado para reducir los riesgos ni se cuenta con planes de contingencia para poder administrarlas correctamente y menguar los impactos desfavorables que pueda traer a la empresa

3.3 ACTIVIDADES DE CONTROL Procedimiento de Autorización y Aprobación Los procedimientos no están definidos por que no cuentan con sus documentos de Gestión (MOF, ROF, ETC). Si se trata de aprobar un documento o autorizarla lo hacen por cada documento o solicitud presentada, pero en muchos casos no se comunica a los responsables.

Segregación de funciones En este aspecto no cuentan con personal asignado para la segregación de funciones y menos una rotación de personal.

Evaluación Costo-Beneficio No se toma la debida importancia al hecho de establecer la relación costo-beneficio ya que no existe un adecuado control no evaluación, el cual solo lo hace el Gerente General pero de forma superficial.

Controles sobre el acceso a los recursos o archivos Mantienen un control empírico sobre los recursos y archivos de la empresa, en el caso de evidenciar el acceso de recursos o archivos a la empresa solo se sustenta en algunos casos cuando se trata de recursos valiosos. Los arqueos y la actualización de su inventario lo hacen mensualmente. No toman las medidas preventivas en cuanto a posibles robos u malos usos de sus recursos, pero cuando se hay ingresos de recursos costosos se hace mediante su debida factura y se registran mediante cuaderno de ingresos enumerado aunque no está muy protegido.

Verificaciones y conciliaciones En el caso del Gerente de obras lleva un debido registro de ejecución de proyectos de cada trabajador, en el caso de los demás colaboradores se evalúa el cumplimiento con los cronogramas. La deficiencia es que no se hace una evaluación periódica del cumplimiento del cronograma.

Evaluación de desempeño No cuentan con ningún indicador para evaluar el desempeño de los colaboradores.

Rendición de cuentas En este caso sí tienen lineamientos internos para la rendición de cuentas que se comunica verbalmente o mediante un documento al encargado y de esta manera conoce sus responsabilidades. En el caso de la exigencia de las declaraciones juradas no se hace periódicamente, solo en algunas ocasiones.

Documentación de procesos, actividades y tareas De manera empírica y por información verbal que se les brinda cada personal conoce los procesos que le corresponde realizar y el rol que desempañará, no se encuentran documentadas.

Revisión de Procesos, actividades y tareas

No se hace una revisión periódica, solo en algunas oportunidades y por lo general no se implementan mejoras para superar las deficiencias.

Controles para las tecnologías de Información y comunicaciones

Cada uno de los gerentes tienen la información necesaria y que les compete. El Gerente General tiene acceso a toda información pero no hay una seguridad eficiente que impida cualquier intento de robar información o manipularla indebidamente. En esta área en general no está protegida ni considerada debidamente, el único personal que puede realizar cambios en la contraseña es el Gerente General y la Administradora.

3.4. INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN Funciones y características de la información La información con que cuenta la empresa sí es seleccionada, analizada, evaluada y sintetizada por los Gerentes para que puedan tomar una adecuada decisión. Las personas autorizadas a

la información general son el Gerente General y la

administración.

Información y responsabilidad Cuando los demás directivos

requieren información el Gerente General o la

administradora les provee, pero con responsabilidad de no darle un uso ilícito o brindar esa información a personas ajenas a la empresa. No hay documentos que sustenten solo es verbal.

Calidad y suficiencia de la información La información interna y externa que maneja la entidad es útil, oportuna y confiable para el desarrollo de sus planes o el cumplimiento de sus objetivos, pero hasta ahora no se ha diseñado ningún mecanismo para asegurar la calidad y suficiencia de la información.

Sistemas de información Esta empresa está integrada a un solo sistema de información y se ajusta a las necesidades de sus actividades, como se mencionó antes el Gerente General lo tiene consolidado, pero no se hace ningún tipo de sondeo ni se toma en cuenta sugerencias para realizar mejoras.

Archivo Institucional La información y documentación reciente es manejada por cada jefe de área (ya que cada uno tiene la información y documentación de su competencia) con cargo a la secretaria del Gerente General, no hay políticas establecidas. Cuentan con un lugar propio y adecuado para archivos institucionales que no sean recientes.

Comunicación interna y externa La empresa no cuenta con procedimientos contra actos indebidos por parte del personal, tampoco

existen ni se ha difundido documentos

que orienten a la

comunicación interna. Es similar el caso en la comunicación externa sabiendo que no cuentan con un portal Web.

Canales de comunicación No existe comunicación ni ningún mecanismo de estandarización de comunicación y mayormente se realiza por comunicación verbal.

3.5. SUPERVISIÓN Actividades de prevención y monitoreo Solo se realiza de manera empírica el desarrollo de sus actividades, no se realizan acciones de supervisión para conocer el desenvolvimiento de cada personal en conformidad con el cronograma y el alcance de los objetivos, consideramos el hecho es una empresa familiar.

Seguimiento de resultados Siempre se hace una evaluación de manera superficial para ver si se ha alcanzado con los objetivos, en temas de proyectos ejecutados, cumplimiento del cronograma y se hace un esfuerzo por superar las deficiencias estableciendo medidas correctivas.

Compromiso de mejoramiento Las autoevaluaciones

no son frecuentes y si se realiza no se hace las

recomendaciones debidas después de la evaluación, mostrando un aparente desinterés de parte de la empresa por el desenvolvimiento de cada personal y generando una desmotivación en ellos.

IV.

ANALISIS DE LOS COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO

4.1 Ambiente de Control  En la constructora, la administradora quien es la esposa del dueño (gerente general) administra de forma empírica, sus trabajadores no conocen las políticas, metas y lineamientos de la empresa solo se evocan a cumplir sus funciones individualmente, la administradora no se preocupa de mantener un buen clima laboral armonio entre la alta dirección y los trabajadores lo cual ocasiona una comunicación poca fluida. En la empresa no se evidenció los documentos necesarios debido a que todo proceso y/o tarea es asignado de forma verbal, sin la existencia de un documento formal.  La administración no se preocupa de impartir valores y normas de conducta dentro de la empresa. No existe un código de ética definido dentro de la empresa que rija el buen actuar de los trabajadores y miembros directivos porque se pudo notar que el gerente general realiza el pago de diezmos a los funcionarios públicos para ganar una licitación pública.

 En la constructora no existe un Manual de organización y funciones (MOF) sólo se delimitan las funciones de forma verbal, debido a que la administración considera que no es importante, los trabajadores saben lo que deben hacer pero no cuentan con un manual de funciones. No cuenta con planes estratégicos, tácticos y operacionales dentro de la empresa, que muestre los objetivos y/o metas para cada nivel de la organización.  Existe una estructura orgánica pequeña que no específica y delimita las funciones. Desconociendo cada trabajador las funciones o tareas que debe desempeñar, además se pudo notar que algunos puestos de confianza están siendo ocupados por familiares del dueño que no están capacitados para cumplir con las funciones designadas.  La autoridad se ha centralizado en dos personas el gerente general y la administradora, sus funciones y labores no están contenidas en un manual de gestión debido a que no cuentan con uno.  La empresa no cuenta con un proceso de selección preestablecido y formal, en el cual se refiera las descripciones y especificaciones de cada puesto, contratando de forma directa para la mayoría de los puestos a sus familiares.

El personal posee conocimientos de las funciones que debe cumplir, pero no se evalúa de manera programada el desempeño de cada uno de ellos, siendo responsabilidad de cada trabajador el de capacitarse e incrementar sus conocimientos por sus propios medios.  La empresa no cuenta con planes estratégicos, planes operativos anuales establecidos, tampoco tiene objetivos que motiven al personal a cumplirlos.

 No existe un órgano de control institucional que promueva medidas y recomendaciones que se orienten hacia la buena gestión. El control lo realizan de forma empírica el gerente general y la administradora.  La gerencia no lleva a cabo actividades de control previo a las tareas realizadas por el personal, no se realiza supervisión a todos los trabajadores solo a la parte operativa.

4.2.

EVALUACIÓN DE RIESGOS

 La empresa no cuenta con un programa informático que se encarga de registrar y procesar información que le permita evaluar y controlar las actividades, operaciones y tracciones efectuadas ocasionando una comunicación poco oportuna.  Dentro de la empresa no se

ha desarrollado un Plan de actividades de

identificación, análisis o valoración, manejo o respuesta y monitoreo y documentación de los riesgos. 4.3. ACTIVIDAD CONTROL GERENCIAL  La comunicación interna no se da de forma fluida entre la gerencia y los trabajadores, originando incomodidad y frustración en muchos de los trabajadores ya que no pueden manifestar con toda libertad cualquier situación que puedan estar atravesando. No se realizan reuniones frecuentemente solo en ocasiones importantes como para analizar una nueva obra. 4.4 INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN  Existe comunicación solo cuando se detectan problemas, estos problemas se hace de conocimiento a la instancia superior se realizan los correctivos necesarios de forma empírica pero no se sigue un procedimiento adecuado.

4.5 SUPERVISION

 En la empresa la supervisión solamente se da en la ejecución de obras dejando de lado las otras áreas, generando descontrol de las áreas perjudicando en el eficiente y eficaz funcionamiento de la empresa.

V.

ASPECTOS A IMPLEMENTAR

5.1. Ambiente de Control 

Solicitar la elaboración de los documentos de gestión para la empresa que coadyuven al adecuado desempeño de la organización: (Plan Estratégico, Plan Operativo, Plan de Contingencia, Manual de Organización y Funciones, Reglamento de Organización y Funciones, Reglamento Interno de Trabajo, Capacitaciones en ventas, Actas de reuniones, Cuadro de asignación de personal).



Establecer una política de documentación simple y práctica en toda la empresa que garanticen y facilite el desarrollo y supervisión de todas las actividades realizadas por los colaboradores que integran la Empresa Constructora BL .



Solicitar la programación de reuniones periódicamente con el fin de referir a los trabajadores sobre los objetivos o metas trazadas por la empresa, o los problemas que pueda estar atravesando la constructora, así también para escuchar sus ideas, experiencias laborales, opiniones y/o sugerencias, promoviendo así su participación activa y un clima laboral armonioso.



Obtener identidad en los colaboradores mediante un documento de fácil entendimiento y utilización para los miembros de la empresa dándoles a conocer los valores estratégicos, su estructura Orgánica, misión, visión y objetivos tanto generales como específicos; asi también a los nuevos colaboradores que hagan su ingreso a la empresa.

5.2. Evaluación de Riesgos



Solicitar la elaboración de planes de contingencia teniéndose la participación de todos los trabajadores de la empresa, en donde se describa el proceso, las medidas y/o acciones que se debe tomar para enfrentar aquellos eventos negativos para la constructora.



Requerir los servicios de un especialista en riesgos para la realización de una charla de las acciones posibles a tomar al presentarse algún problema dentro de la empresa.

5.3. Actividad



Control Gerencial

Elaborar políticas de control sobre el seguimiento de las actividades de los gerentes y colaboradores que actualmente son inexistentes dentro de la empresa, incluyendo en esta una periodicidad mediante un cronograma de estas actividades que permita evaluar si están cumpliendo con las metas asignadas y corrigiendo los errores que puedan cometer al desempeñar sus funciones.

5.4. Información y Comunicación 

Promover reuniones informales o eventos donde los colabores puedan interactuar con los jefes de la empresa y así fomentar las buenas relaciones interpersonales.



Solicitar con la Gerente Administrativo que se dedique exclusivamente en cumplir de forma efectiva su labor.



Creación de una página web que pueda facilitar la llegada a un mayor número de clientes y de esta manera incrementar su cuota de mercado y la fidelización a los clientes.

5.5. Supervisión



Implementar las boletas de entrada y salida que complementara al cuaderno de entrada y salida del personal y la presentación diaria o semanal de la hoja de trabajo donde se describa las actividades o tareas desempeñadas en su horario de trabajo tanto como en la oficina y en el campo.



Solicitar la presencia de una persona que se dedique a la supervisión en las oficinas de la empresa. (Una recomendación seria que la gerente de administración se de el tiempo para realizar esa supervisión periódicamente)

VI.

CONCLUSIONES 

Ausencia de documentos formales y/o de Gestión que plasmen los valores, los planes, reglamentos, funciones, procedimientos etc. Que ocasionan, duplicidad de funciones, incumplimiento de objetivos organizacionales principalmente se ve plasmado la ineficiencia en la administración de la empresa.



Luego de haber realizado la evaluación del control interno a la empresa constructora BL E.I.R.L. se encontraron importantes deficiencias en los componentes analizados, teniéndose un ambiente inadecuado de control.



Dentro del componente de evaluación de riesgos, la constructora no da la importancia necesaria en la realización de actividades o planes en prevención a los riesgos y la inexistencia de seguros contra accidentes naturales o humanos.



Existe deficiencia de un adecuado proceso de resolución de los problemas encontrados dentro de la constructora.



La supervisión se concentra en el área de ejecución de obras en forma parcial descuidando las áreas técnica y contabilidad.



La empresa constructora BL I.R.L. mantiene un control empírico sobre los recursos y archivos de la empresa.

VII.

RECOMENDACIONES 

Solicitar la elaboración de hojas y/o documentos formales plasmando los valores, los objetivos generales y específicos, así como las funciones de cada trabajador,

dichos documentos deberán ser de fácil elaboración y entendimiento que se ajusten a las necesidades de la empresa, promoviendo una adecuada administración. 

Concientizar a los directivos y que estos comuniquen la importancia de ejercer el control interno en toda la empresa y en cada una de sus actividades.



Solicitar de un especialista en evaluación de riegos para la identificación y administración de los principales riesgos que puedan afectar el desempeño de la empresa y que este coordine charlas o reuniones con los colaboradores de la empresa para capacitarlos en el tema de riesgos y como enfrentarlos.



Implementar un proceso sistemático de información y comunicación para resolver los problemas oportunamente y que sean acertadas.



Implementar un cronograma y proceso de control para cada una de las áreas de la empresa para poder resolver los problemas oportunamente.



VIII.

Informatizar en una base de datos los archivos de control.

ANEXOS 8.1. LISTAS DE VERIFICACIÓN ELI

8.2. ENCUESTAS

8.3. FODA

FORTALEZAS     

Capital Social. Capacidad de negociación del Gerente General Logística adecuada para la ejecución de obras civiles. Líneas de créditos activos y abiertos. Cobertura a nivel local.

OPORTUNIDADES   

Procesos de licitación (en que pueden participar en obras a nivel nacional) SEACE. Cuenta con la posibilidad de obtener acceso a créditos. Incremento de obras en nuestra región.

 

Capacidad de tecnología suficiente. Puntualidad en la entrega de obras. DEBILIDADES

    

No tiene un área de publicidad. Desconocimiento de la misión y visión por parte de los trabajadores. No cuenta con estabilidad tributaria. Inadecuada gestión administrativa Ausencia de documentos de gestión

8.4. DIAGRAMA CAUSA - EFECTO

AMENAZAS     

Costos altos de materiales de construcción. Cambios en el valor del dólar, para la adquisición de equipo (tipo de cambio). Competencia. Competencia por el incremento de constructoras en nuestra ciudad. Reducción del canon.

MEMORÁNDUM DE CONTROL INTERNO 001- 2014-EA SEÑOR: QUIÑONES TORRES NILTON JAVIER GERENTE GENERAL DE LA CONSTRUCTORA “BL” E.I.R.L.

Presente.Mejía Dextre E. Jhoana jefe de auditoría de la sociedad auditora JECEA de la ciudad de la ciudad de Huaraz mediante Memorándum Nº 001-2014-EA de fecha 07 de Febrero del 2014, en el marco de las tareas ejecutadas respecto a la evaluación del control interno de la Empresa Constructora BL E.I.R.L., por el periodo comprendido entre el 10 de febrero al 23 de febrero del 2014, emitimos el presente Memorándum. Para fines de este informe se ha evaluado la estructura del control interno de la EMPRESA CONSTRUCTORA BL E.I.R.L, la evaluación realizada está de acuerdo a las normas de Control Interno, consecuentemente se evaluó la estructura y el sistema de control interno para obtener una razonable confiabilidad de la eficiencia y efectividad de los mismos, que permita determinar áreas críticas y puntos de atención para la planificación y ejecución de la auditoría, hemos clasificado las políticas y procedimientos significativos de la estructura de control interno en los componentes siguientes: A. EL AMBIENTE DE CONTROL Conclusión La empresa reconoce los valores que deben darse pero esta no se encuentra plasmada de manera correcta a través de documentos formales. Además de no existir documentos de gestión que puedan delimitar las funciones de cada uno de los trabajadores de la empresa. Recomendación Realizar las acciones correspondientes en la elaboración de los documentos de gestión (MOF, RIT, ROF) y dar conocimiento a cada uno de los colaboradores sobre tales, para que así todas las actividades estén adecuadamente delimitadas y se pueda evaluar su desempeño la utilización de todas sus actividades

Realizar planes para una adecuada selección de personal, y mejorar el organigrama de la empresa.

B. EVALUACIÓN DE RIESGOS Conclusión La constructora no da la importancia necesaria en la realización de actividades o planes en prevención a los riesgos y la inexistencia de seguros contra accidentes naturales o humanos. Recomendación Solicitar de un especialista en evaluación de riegos para la identificación y administración de los principales riesgos que puedan afectar el desempeño de la empresa y que este coordine charlas o reuniones con los colaboradores de la empresa para capacitarlos en el tema de riesgos y como enfrentarlos.

C. ACTIVIDAD DE CONTROL GERENCIAL Conclusión

Recomendación D. INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN Conclusión

Recomendación

E. SUPERVISIÓN Conclusion Conclusión

Es todo cuanto recomendamos al haber realizado la evaluación del control interno de su representada. Atentamente,

Huaraz, 23 de febrero del 2014

--------------------------------------------E. Jhoana Mejia Dextre Jefe Equipo Auditor

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