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LE GUIDE PRATIQUE DES METHODOLOGIES DE GESTION DE PROJETS

INTRODUCTION Si vous vous intéressez à la gestion de projet, vous avez probablement déjà été confronté à différents débats sur les méthodologies de gestion de projet. Certaines ont le vent en poupe pendant quelques temps puis d’autres reviennent à la mode. Il est très facile de s’y perdre. Plutôt Scrum ou Kanban ? PMBOK ou Prince2 ? Agile ou Waterfall ? Qu’est-ce qu’une méthodologie de gestion de projet ? Comment aide-t-elle votre équipe projet à mieux travailler ? Qu'est-ce qui rend une méthodologie meilleure qu'une autre ? La vérité est qu'il n'y a pas d'approche unique. Les méthodes de gestion de projet visent à trouver la meilleure façon de planifier et d'exécuter un projet spécifique. Même si vous n'êtes pas un chef de projet chevronné (ou certifié), votre top-management attendra de vous que vous performiez comme tel. Ce mini-guide pratique a pour but de vous donner un aperçu global des méthodologies de gestion de projet existantes afin que vous puissiez choisir celle qui mettra votre équipe dans les meilleures conditions pour réaliser chaque projet.

COMMENT CHOISIR SA METHODOLOGIE ? Une méthodologie de gestion de projet offre de nombreux bénéfices. Elle permet de : trouver la meilleure façon de planifier et d'exécuter vos projets ; améliorer la prise de décision car les rôles de chacun sont clairement définis ; économiser du temps et de l'argent car elle est réutilisable pour d'autres projets ; satisfaire les attentes et les besoins exacts du client ; mieux résoudre les problèmes grâce à la mise en place d'une gestion des risques ; contrôler les dépenses du projet ; avoir une équipe motivée, performante et autonome. Choisir une méthodologie, c’est un peu comme choisir une recette de cuisine. Chaque recette (si vous la suivez) vous donnera de délicieux mets. Cependant, les étapes, les ingrédients et les techniques seront différentes selon vos attentes gustatives. Le choix d’une méthodologie est basé sur les « ingrédients » à votre disposition : les contraintes du projet ; la chronologie ; les outils ; les personnes. En résumé, une bonne méthodologie de gestion de projet doit être facile à utiliser et à comprendre, évolutive, personnalisable, mesurable et perfectible afin d'assurer l'accomplissement des résultats attendus.

18 METHODOLOGIES POUR MIEUX GÉRER VOS PROJETS

ADAPTATIVE PROJECT FRAMEWORK La méthode APF se base sur l’apprentissage des expériences passées. Le projet se construit autour d’un Requirements Breakdown Structure (structure de répartition des exigences) afin de définir les objectifs stratégiques du projet en fonction des exigences, fonctions, sous-fonctions et fonctionnalités du produit. Au fur et à mesure de leur avancée, les équipes s’appuient systématiquement sur les résultats précédents pour améliorer les processus et les pratiques à chaque étape du cycle de vie du projet. Les clients et parties prenantes peuvent changer le périmètre du projet au début de chaque étape afin que l'équipe puisse créer la plus grande valeur commerciale sur le produit final. Avantages • C'est une approche pertinente si vous connaissez votre objectif et que vous n’êtes pas sûr de la meilleure façon de l’atteindre. Inconvénients • En raison de sa flexibilité, l'APF peut entraîner des retards sur le projet et/ou des dépassements de budget.

AGILE Un chef digne de ce nom goute continuellement ses aliments et ses assaisonnements. Il rectifie immédiatement si besoin afin de délivrer le meilleur plat possible. La méthode Agile revient à gouter le projet au fur et à mesure et à l'ajuster en conséquence. La planification s’appuie sur la description du produit final attendu par le client. Il précise la façon dont il sera utilisé et ses bénéfices afin que l’équipe projet dispose d’une compréhension optimale des attentes. Une fois le projet commencé, les équipes parcourent un processus de planification, d'exécution et d'évaluation qui peut modifier le livrable final. La collaboration continue est essentielle entre les membres de l'équipe et les acteurs du projet afin de prendre des décisions éclairées. Avantages • Cette approche est bénéfique pour les projets créatifs avec des objectifs flexibles et pouvant être modifiés à mi-chemin. Inconvénients • Les délais et les budgets sont difficiles à définir, et les parties prenantes doivent avoir le temps et le désir d'être activement impliquées dans le travail au quotidien.

BENEFITS REALIZATION Cette méthode redéfinit le succès du projet, non pas en délivrant dans les temps tout en respectant le budget mais en obtenant un bénéfice souhaité. Voici un exemple : votre client veut augmenter son nombre de leads qualifiés de 20%. Il fait appel à vous pour développer un nouveau logiciel qui aidera l’équipe marketing à générer le bon trafic et à mieux alimenter les nouveaux leads entrants afin de les faire progresser dans l’entonnoir de vente. Vous livrez une solution avec les fonctionnalités requises dans les délais impartis et en respectant le budget. Vous avez donc réussi, n’est-ce pas ? Le nombre de leads qualifiés a augmenté de 18%. Avec la méthode BR, votre projet n'est pas terminé tant que les bénéfices attendus ne sont pas atteints. Dans ce cas, le projet sera terminé une fois que le nombre de leads qualifiés aura augmenté de 20%. Avantages • Cette approche garantit que vos projets apportent une valeur réelle à l'entreprise et fournissent les résultats finaux dont vos parties prenantes se préoccupent. Inconvénients • Les bénéfices ne sont pas toujours exacts ou mesurables (comme dans notre exemple). Il peut être difficile de savoir s'ils ont été atteints ou si votre projet a effectivement contribué à ce succès. Vous devez absolument réfléchir en amont à tout ce qui permettra de mesurer efficacement les résultats de votre projet (ROI, délais de livraison, satisfaction client, etc).

CRITICAL CHAIN PROJECT MANAGEMENT Les retards de projet sont généralement causés par des ressources qui ne sont pas disponibles lorsque vous en avez besoin. La méthode CCPM évite cela en établissant un calendrier de projet qui identifie d'abord une "chaîne critique" de tâches, puis réserve des ressources pour ces tâches. Le calendrier de votre projet peut être plus long, mais vous avez une probabilité plus élevée de prévoir des délais réalistes. Avantages • Les tâches clés sont associées à vos meilleures ressources qui sont disponibles lorsque vous en aurez besoin. Inconvénients • Cette approche peut ne pas être efficace pour les projets à échéance courte. En effet, les plans de CCPM s'accumulent dans des laps de temps supplémentaires le long de la chaîne critique.

CRITICAL PATH METHOD La méthode CPM vous permet de déterminer le chemin le plus court pour réaliser votre projet. Vous commencerez par regarder toutes les tâches absolument nécessaires pour compléter votre projet, puis à estimer les délais d'exécution pour chaque étape, y compris les dépendances de tâches, les jalons et les livrables finaux. Avantages • Des délais spécifiques sont attribués à chaque tâche, de sorte que le chef de projet puisse comparer ce qui se devrait se terminer par rapport à ce qui se passe quotidiennement. Le CPM est optimal pour les projets à échéance courte. Inconvénients • La méthode CPM ne considère pas la disponibilité des ressources dans le planning, ce qui peut rendre vos prévisions parfois trop optimistes.

EVENT CHAIN METHODOLOGY La plupart des projets ne suivent pas exactement le plan initial. Les risques sont difficiles à identifier et à analyser, et les chefs de projet créent souvent des délais, budgets ou des livrables optimistes sous la pression des parties prenantes. La méthode ECM aide à reconnaître et à planifier les risques potentiels extérieurs qui peuvent impacter le projet. En utilisant des outils comme la méthode de Monte Carlo et le diagramme de chaîne d'événements, les chefs de projet peuvent voir comment les événements externes affectent les tâches du projet et déterminer la probabilité que certains risques se produisent. Avantages • En visualisant la relation entre les événements externes et les tâches, les chefs de projet peuvent créer des plannings de projets plus réalistes. Inconvénients • Il est facile d'oublier que les événements externes ne sont pas seulement des menaces pour votre projet, mais aussi des opportunités. Attention à ne pas « stigmatiser » tous les risques potentiels.

EXTREME PROGRAMMING Cette méthode permet le développement de logiciels comportant des cycles de développement courts, des versions fréquentes et une collaboration constante avec les clients. La productivité est élevée et l'approche est bien adaptée à des projets complexes ou non définis. Les équipes peuvent effectuer des changements pendant leurs sprints. Si le travail n'a pas démarré sur une fonctionnalité particulière, une tâche similaire peut être affectée pour la remplacer. Les équipes se focalisent sur l’écriture d’un code le plus simple possible pour produire la fonctionnalité souhaitée. Avantages • EP est efficace et met l’accent sur la simplicité. Les équipes travaillent à un rythme soutenable, ce qui leur permet de maintenir un niveau optimal de qualité. Inconvénients • La force de l’Extreme Prgramming repose sur l’ingéniosité et les capacités des membres du projet mais pas réellement sur le processus lui-même. Attention au choix de l’humain !

EXTREME PROJECT MANAGEMENT Comme son nom l'indique, Extreme Project Management permet de gérer des projets extrêmes réalisés dans des environnements complexes rendant difficile l'estimation de la durée du projet et des obstacles que vous allez rencontrer. Avec ce genre de projets, les choses sont imprévisibles, le planning est chaotique et réalisé juste à temps, et l'intégralité du projet est désordonnée. Présentés ainsi, ces projets semblent voués à l'échec. Pourtant, grâce à cette méthode, vous pouvez gérer l'inconnu et l'imprévu en corrigeant le projet au fur et à mesure de sa progression. Avantages • Elle permet de gérer l'inconnu et de prendre en compte les variables qui changent ou émergent au cours d'un projet. Inconvénients • Les exigences et les tâches du projet sont chaotiques et imprévisibles. L'équipe doit compter sur l'incertitude et il est presque impossible de totalement contrôler ce genre de projets.

KANBAN Si un flux de travail continu et une livraison lente mais régulière sont vos principales priorités, Kanban est un bon choix. Le chef de projet crée des représentations visuelles du flux de travail de l'équipe (en utilisant souvent un tableau blanc et des post-it) pour découvrir les problèmes de processus et éviter que les tâches ne se retrouvent dans un état de « travail en cours » sans fin. Les post-it se déplacent à travers le tableau pour représenter de manière tangible les progrès du projet. Avantages • Kanban aide les équipes à comprendre où leur temps est vraiment dépensé afin que vous puissiez améliorer l'efficacité. Inconvénients • Les variations de la demande des clients peuvent rendre Kanban inefficace, car il est conçu pour délivrer une production faible mais régulière.

LEAN La méthode Lean permet d’obtenir les résultats que vous voulez en optimisant les efforts nécessaires pour y arriver. Commencez par définir vos processus actuels de travail afin de trouver et éliminer les goulets d'étranglement, les retards ou autres barrières (appelés mura, muri et muda). Les équipes se concentrent sur la vraie valeur client du projet et sur l'amélioration continue des processus. L'objectif est de faire plus avec moins, soit offrir un travail de haute qualité avec moins de main-d'œuvre, moins d'argent et moins de temps. Avantages • Cette approche est particulièrement utile si vous devez réduire votre budget, respecter des délais rapides ou obtenir de gros résultats avec une petite équipe. Inconvénients • Étant donné que l'objectif ultime est de faire avancer les choses de manière plus rapide et moins coûteuse, les parties prenantes doivent prendre des décisions rapides et être prêtes à respecter ces décisions. Toute attente dans les prises de décision interrompt le processus Lean.

PMBOK Le PMBOK documente les fondamentaux et les bonnes pratiques de la gestion de projet. Du lancement d’un projet à sa clôture, en passant par la planification, l’exécution et le contrôle des tâches, ce guide détaille les différentes étapes de la vie d’un projet. Il accompagne les équipes projet en donnant la méthodologie à suivre pour estimer la charge de travail, les moyens à mettre en œuvre et les coûts engendrés. Avantages • L'avantage principal du PMBOK est qu'il s'agit d'un guide de connaissances et de bonnes pratiques créé par des professionnels du management de projet qui le mettent à jour régulièrement. Inconvénients • Il n'y a pas d'inconvénient majeur, si ce n'est qu'il faut l'adapter à la taille et au secteur du projet dont vous avez la responsabilité. Enfin, sachez qu'il est important de respecter tous les processus du PMBOK pour assurer la réussite de votre projet.

PRINCE2 Cette méthodologie est également connue sous le nom de « PROjects IN Controlled Environments ». La première étape consiste à identifier un besoin évident, un client cible, des avantages réalistes et une évaluation complète des coûts. Un comité de projet est responsable de son succès, tandis qu'un chef de projet surveille les activités quotidiennes. Avantages • La vaste documentation impliquée dans les projets PRINCE2 peut être très utile pour la planification et le suivi des performances. Inconvénients • Il peut être difficile de s'adapter aux changements de projet, car la création et la mise à jour de la documentation à chaque étape du processus demande beaucoup d’efforts.

PRISM PRiSM (PRojects integrating Sustainable Methods) allie la planification de projet aux mesures de durabilité environnementale. L'objectif est de réaliser efficacement des projets tout en réduisant l'empreinte environnementale de votre organisation. Avantages • L'alignement de la stratégie d'entreprise avec la responsabilité sociale et les objectifs de durabilité peuvent renforcer la réputation. Cette démarche réduit vos dépenses en énergie, améliore la gestion des déchets et diminue les coûts de distribution. Inconvénients • La responsabilité environnementale doit être une priorité à tous les niveaux de l'entreprise pour espérer une réelle réussite.

PROCESS-BASED PROJECT MANAGEMENT Chaque projet est défini par la mission ou la vision de votre entreprise. Avant le lancement du projet, le planning est analysé pour voir s'il colle à votre vision d’entreprise. Si ce n'est pas le cas, toutes les stratégies sont ajustés pour atteindre cet objectif. Avantages • Cette approche permet de s'assurer que chaque projet correspond à la vision stratégique de l'organisation et la valorise. Inconvénients • Ajuster les projets et les processus de chaque équipe pour s'adapter à la vision peut prendre beaucoup de temps. Et cela ne permet pas de projets parallèles, donc si votre entreprise veut prendre des tâches sans rapport avec vos valeurs, vous devrez revoir l'énoncé de mission de votre entreprise d'abord.

SCRUM Les équipes sont encadrées par un Scrum Master dont le travail consiste à éliminer les obstacles. Le travail se fait généralement dans une série de sprints de deux semaines, et les membres de l'équipe sont en communication constante à travers des réunions quotidiennes. Au sein de l'équipe, les membres reçoivent des rôles distincts. Certains sont responsables de l'accomplissement d'une tâche spécifique. Les autres peuvent être impliqués dans la tâche, mais ne sont pas responsables en dernier ressort. Avantages • Les nouveaux développements peuvent être testés rapidement et les erreurs sont corrigées tout de suite. Inconvénients • Les projets Scrum sont sujets à des problèmes de dérive des objectifs. Le départ d’un membre peut perturber l'ensemble du projet.

SIX SIGMA Six Sigma est un processus d'amélioration de la qualité basé visant à réduire le nombre de défauts (dans le secteur industriel) ou les bugs (dans le développement de logiciels). Une note de « Six Sigma » indique que 99,99966% de ce qui est produit est exempt de défauts. Avantages • Six Sigma est une méthodologie très proactive, et elle examine tout le processus de production pour identifier les améliorations avant même que les défauts n'apparaissent. Inconvénients • Cette approche holistique peut également conduire à une moindre flexibilité dans le processus de planification, ce qui pourrait limiter la créativité de votre équipe.

LEAN SIX SIGMA Cette méthode combine l'efficacité de Lean avec l'amélioration des processus basée sur les statistiques de Six Sigma. Elle corrige les problèmes de workflow et élimine les déchets en vous aidant à comprendre comment les travaux sont réalisés et à identifier les aspects de votre projet qui sont les plus précieux pour le client. Avantages • En plus de rendre vos projets plus efficaces et rentables, Lean Six Sigma maintient les employés activement engagés dans l'amélioration des processus, ce qui conduit à un sentiment d'appropriation et de responsabilité. Inconvénients • Lean Six Sigma implique habituellement un changement majeur dans la façon dont le travail se déroule, alors assurez-vous que les parties prenantes sont préparées pour réussir avec cette méthode.

WATERFALL Imaginez le chemin d'une cascade. La rivière part du sommet et s'écoule vers le bas et suit parfaitement son cours quoi qu’il arrive. Cette méthode repose sur la même logique. Avec des objectifs et un calendrier clairement définis, les équipes travaillent à travers des tâches séquencées, en complétant une tâche avant de passer à l’autre. Avantages • Une planification approfondie s'inspire de cette approche, et cette rigueur aboutit souvent à des échéanciers et à des budgets plus précis. Inconvénients • Il est difficile de s'adapter à tout changement de projet (l'eau ne circule pas à contre-courant). Vous devrez donc être proactif pour anticiper les problèmes avant qu'ils ne puissent affecter votre flux.

CONCLUSION Gérer un projet sans une méthodologie claire revient à construire une maison sans plan : difficile d'être efficace tout en respectant les délais et le budget. Choisir la bonne méthodologie de gestion de projet est donc une étape indispensable pour réussir votre projet. Optez pour une méthode qui valorise les objectifs de votre projet et les points forts de votre équipe. Vous pouvez également créer une méthodologie hybride qui assemble des éléments de différentes méthodologies. Traditionnelle, agile ou autres, l'essentiel est que vous et votre équipe trouviez la méthode de travail qui vous convienne le mieux.

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ADAPTATIVE PROJECT FRAMEWORK

AGILE

BENEFITS REALISATION

CRITICAL CHAIN PROJECT MANAGEMENT

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EVENT CHAIN METHODOLOGY

EXTREME PROGRAMMING

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LEAN

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PRINCE2

PRISM

PROCESS-BASED PROJECT MANAGEMENT

SCRUM

SIX SIGMA

LEAN SIX SIGMA

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