Gestiunea Unitatilor de Alimentatie Publica Si Agroturism [PDF]

Zitiervorschau

Gestiunea unitaţilor de alimentaţie publică şi agroturism

1. Definirea gestiunii unitaţilor de alimentaţie publică şi agroturism Gestiunea unităţilor de alimentaţie publică şi agroturism reprezintă un ansamblu de metode de organizare a resurselor, a activităţii de producţie dacă e cazul, respectiv a serviciilor care sunt oferite clienţilor de către aceste unităţi, în scopul obţinerii unui maxim de beneficii pentru unităţile menţionate şi a unui grad de satisfacţie ridicat al clienţilor acestora. Gestiunea resurselor se referă la următoarele categorii de resurse care pot exista într-o unitate de alimentaţie publică sau agroturism: naturale, umane, materiale, financiare, informaţionale. 2. Obiectivele gestiunii Gestiunea unitaţilor de agroturism trebuie să urmărească realizarea următoarelor obiective: - organizarea generală a unităţii de alimentaţie publică şi agroturism; - gestiunea personalului (angajare, pregătire profesională, salarizare,concediere, condiţii de muncă etc); - gestiunea patrimoniului şi întreţinerea echipamentelor; - gestiunea relaţiilor cu clienţii şi încasarea serviciilor oferite acestora; - asigurarea şi gestiunea resurselor materiale; - gestiunea financiar-contabilă; - promovarea unităţii de alimentaţie publică şi agroturism şi a serviciului de rezervări; - stabilirea preţurilor, tarifelor; - asigurarea calităţii serviciilor oferite, controlul permanent şî analiza rezultatelor 3. Organizarea generală a unităţii de alimentaţie publică şi agroturism; Unităţile de alimentaţie publică şi agroturism trebuiesc organizate şi gestionate din punct de vedere operaţional şi din punct de vedere funcţional. Din punct de vedere operaţional sunt regrupate activităţile care generează venituri - cazare, alimentaţie, agrement etc. Dacă unitatea de alimentaţie publică şi agroturism este una complexă, de dimensiuni mari şi se doreşte înfiinţarea pentru aceste activităţi a unui departament operaţional distinct, acesta trebuie să genereze un procent semninificativ din veniturile totale ale unităţii de alimentaţie publică şi agroturism. Acele activităţi care genereaza venituri mai mici decât acest procent limită pot fi grupate în „alte servicii operaţionale". Din punct de vedere funcţional sunt regrupate activităţile fară de care activitatea unităţii de alimentaţie publică şi agroturism nu s-ar putea desfăşura, dar care nu generează venituri - administraţie, marketing, utilităţi, întreţinere şi reparaţii etc. Organizarea din punct de vedere operaţional cuprinde următoarele categorii de activităţi: cazare, alimentaţie, agrement (Jocuri de echipă, tir cu arcul, plimbări cu sania trasă de cai, echitaţie, ATV, fitness, Team building, Paintball, etc). Organizarea din punct de vedere funcţional cuprinde activităţi: de administrare -conducere, organizare a resurselor umane, informaţionale şi de marketing, întreţinere şi reparaţii, gestiune utilităţi etc. 4. Gestiunea personalului Personalul unităţilor de alimentaţie publică şi agroturism este în general limitat numeric, acestea fiind deservite de membrii familiei care deţin în proprietate unitatea şi eventual de personal angajat în situaţia în care pensiunea este de dimensiuni mari sau oferă servicii multiple clienţilor.

În situaţia în care unitatea recurge la angajarea de personal aceasta implică automat organizarea unui sistem de gestiune a personalului, adaptat pe structura şi caracteristicile specifice unităţii de alimentaţie publică şi agroturism. Resursele umane se caracterizează ca orice resursă prin cantitate, calitate, structură şi cost. Cantitatea de resurse umane dintr-o unitate agroturistică este exprimată prin numărul persoanelor existente la un moment dat în unitatea respectivă sau a celor necesare pentru realizarea unor obiective. Calitatea resurselor umane este dată de experienţa şi de aptitudinile fizice şi intelectuale pe care angajaţii unităţii agroturistice le utilizează în cadrul activităţilor în care sunt implicaţi la nivel de unitate. Costurile cu angajaţii variaza printre altele în funcţie de numărul, calificarea şi tipul acestora: permanenţi sau sezonieri, raportul cerere-ofertă pe piaţa locala de muncă, poziţionarea geografica a unităţii agroturistice. Structura resurselor umane poate fi analizată din punct de vedere al aspiraţiilor celor angajaţi, al trăsăturilor de personalitate, al poziţiei ocupate în unitate, al calificării, sau specializării, al modului de participare în activităţile de producţie sau de servicii din cadrul unităţii, al vechimii în unitate, vârstei, sexului etc. Managerul unităţii de alimentaţie publică şi agroturism are rol în selecţia şi încadrarea personalului, formarea şi perfecţionarea acestuia, evaluarea, promovarea şi motivarea angajaţilor. Acesta trebuie să realizeze periodic un diagnostic privind proprii angajaţi, şi să stabilească dacă munca acestora este adecvată atingerii obiectivelor pe care şi le propune unitatea agroturistică. Managerul unităţii agroturistice trebuie să aibă şi capacitatea de a motiva şi determina angajaţii în activităţile în care sunt antrenaţi. El trebuie sa orienteze angajaţii, să le inspire încredere în ei, să îi facă să se simtă mai puternici, mai competenţi astfel încât climatul favorabil de la locul de muncă să se răsfrângă favorabil şi asupra relaţiei acestora cu clienţii unităţii agroturistice. 5. Gestiunea patrimoniului Patrimoniul unei unităţi de alimentaţie publică şi agroturism reprezintă totalitatea bunurilor şi valorilor pe care aceasta le gestionează, precum şi totalitatea drepturilor si obligaţiilor de natura economică exprimate in bani, pe care şi le asumă ca urmare a bunurilor posedate. În patrimoniu sunt incluse şi rezultatele economice şi financiare ale activităţii desfăşurate de o unitate de alimentaţie publică şi agroturism. Subiectul de patrimoniu este persoana fizică sau juridică care are posesia si gestiunea bunurilor materiale, şi care îşi asumă drepturi si obligaţii aferente putând exercita acte de dispoziţie si de administraţie asupra patrimoniului Din punct de vedere structural şi al evidenţei contabile, patrimoniul unităţii de alimentaţie publică şi agroturism prezintă două mari grupe de elemente: active patrimoniale respectiv pasive patrimoniale. Activele patrimoniale reprezintă latura concretă a bunurilor din dotarea unităţii agroturistice în timp ce pasivele patrimoniale reprezintă sursele de formare, finanţare şi de provenienţă a activelor patrimoniale. Activele cuprind resursele controlate de unitatea agroturistică şi se împart în funcţie de gradul de lichiditate în: active imobilizate şi active circulante. Activele imobilizate includ bunurile şi valorile patrimoniale de folosinţă îndelungată în cadrul unităţii agroturistice (perioada mai mare de 1 an). Activele imobilizate se împart la randul lor în trei categorii: active necorporale, active corporale şi imobilizări financiare. Activele necorporale sunt active care nu îmbracă o formă materială certă. În categoria lor sunt incluse: cheltuielile de constituire, cheltuielile de dezvoltare, licenţe etc. Activele corporale se prezintă sub forma de bunuri cu conţinut material. În categoria lor sunt incluse: a) terenurile, construcţiile, instalaţiile tehnice, maşinile şi utilajele, mijloacele de transport, animalele sau plantaţiile aflate în proprietatea unităţii agroturistice; b) mobilier, aparatură, birotică; c) avansuri pentru imobilizări corporale; d) imobilizări corporale în curs de execuţie. 2

Un bun poate fi considerat mijloc fix dacă îndeplineşte simultan două condiţii: să aibă o valoare mai mare de 1800 lei şi să aibă o durată de utilizare mai mare de 1 an. Imobilizări financiare sunt investiţii financiare pe termen lung şi reprezintă titluri şi creanţe financiare deţinute în scopul obţinerii de venituri financiare sub formă de dividende sau dobânzi. Activele circulante sunt reprezentate de bunuri sau valori care se utilizează într-o perioadă scurtă de către unitatea agroturistică. În categoria lor intră: stocurile, creanţele, investiţii pe termen scurt, casa şi conturile în banci. Stocurile se referă la totalitatea bunurilor şi servicilor din cadrul unităţii agroturistice care urmează a fi consumate respectiv efectuate în cadrul proceselor de restauraţie şi cazare: a) materii prime, materiale consumabile, materiale de natura obiectelor de inventar; b) producţia în curs de execuţie (produse în curs de execuţie respectiv lucrări şi servicii în curs de execuţie); c) produse; d) stocuri aflate la terţi; e) animale f) mărfuri. Creanţele reprezintă valori avansate temporar de unitatea agroturistică terţilor, pentru care urmează să se primească un echivalent sub forma unei sume de bani sau unui serviciu. Investiţiile pe termen scurt reprezintă valori financiare investite de unitatea agroturistică în vederea realizării unui câştig pe termen scurt. Casa şi conturile în banci reprezintă valori deţinută de unitatea agroturistică care îmbracă formă de bani: conturi în bănci, casa, avansuri de trezorerie, alte valori. Pasivele patrimoniale reprezintă sursele de finanţare ale activelor. Ele se grupează în următoarele categorii: a) capital şi rezerve; b) provizioane; c) datorii; d) pasive de regularizare. 6. Mecanisme de asigurarea şi gestiune a resurselor materiale Unitatea de alimentaţie publică şi agroturism trebuie să aibă legături comerciale cu firmele situate în amonte, care îi asigură necesarul de materii prime, materiale, echipamente, utilaje sau care îi furnizează diferite alte servicii (ex utilităţile) Asigurarea resurselor materiale pentru o unitate de alimentaţie publică şi agroturism are la bază o succesiune de decizii luate de către managerul sau administratorul unităţii, prin care se asigură totalitatea resurselor necesare derulării activităţilor din cadrul structurii organizatorice agroturistice. Managerul ia aceste decizii în baza analizei şi comparării raportului preţ calitate pentru resursele de care are nevoie şi pe care le poate găsi la diverşi furnizori, alegând varianta pe care o consideră cea mai avantajoasă pentru unitateta sa. Asigurarea resurselor materiale presupune mai întâi identificarea nevoilor de consum, alegerea furnizorilor, apoi asigurarea recepţiei cantitative şi calitative şi gestiunea resurselor cumpărate (a stocurilor) şi în final depozitarea şi punerea în consum a acestora în cadrul unităţii. Managerul trebuie să urmărească fluxurile de intrare şi de ieşire a resurselor stocate, şi să ia decizii privind momentul în care aceste stocuri trebuiesc refăcute, cantitatea de resurse ce va fi iar achiziţonată, modificările pe care consideră că se impun în procesul de aprovizionare. 7. Gestiunea relaţiilor cu clienţii Calitatea superioară a serviciilor prestate de către personalul angajat pentru clienţii unităţii reprezintă una din cheile succesului activităţilor derulate în unităţile de alimentaţie publică şi agroturism. Atragerea de noi clienţi sau fidelizarea clienţilor existenţi se realizează în mare măsură în funcţie de gradul în care cerinţele acestora sunt satisfăcute pe perioada şederii în unitatea menţionată. Serviciul prestat clienţilor este o combinaţie a două componente: una cantitativă şi una calitativă. Componenta cantitativă are un caracter preponderent material, poate fi cuantificată în baza unor criterii obiective, este mai uşor de definit, de măsurat, comparat şi conştientizat. Ea are la bază norme şi standarde ce trebuiesc respectate de către personalul angajat, iar gradul de realizare al ei poate fi determinat rapid prin raportarea la aceste standarde şi norme, cunoscute şi asimilate de personalul angajat prin instruiri periodice efectuate de managerul 3

unităţii. Aceasta se referă la maşini şi echipamente manipulate de personalul angajat, la decor, alimente, metode de lucru, sarcini de rutină etc. Componenta comportamentală se referă la conţinutul emoţional al relaţiei dintre personalul angajat şi clienţii unităţii agroturistice. Ea nu poate fi cuantificată direct, dar impactul ”unui zâmbet ”, unei amabilităţi faţă de clienţi poate fi mare în creşterea gradului de încredere şi confort psihic al acestora, care duce implicit la creşterea aprecierii generale privind serviciile care le-au fost oferite pe perioada sejurului. Comportamentul şi atitudinea personalului angajat, modul în care acesta acţionează şi reacţionează la cerinţele clienţilor, gradul în care acesta reuşeşte să obţină entuziasmul turiştilor, văzut ca utilitate suplimentară, contribuie la aprecierea calităţii serviciilor oferite de unitatea agroturistică şi la creşterea prestigiului acesteia. Obţinerea satisfacţiei clienţilor se bazează pe reducerea decalajului dintre aşteptările acestora în raport cu serviciile care le vor fi oferite şi neîmplinirile trăite pe perioada sejurului petrecut în unitatea de alimentaţie publică şi agroturism. 8. Planificarea, organizarea şi controlul gestiunii Gestiunea unităţilor de agroturism trebuie să pornească de la 3 elemente de bază: planificare, organizare şi control. Planificarea, care presupune:  specificarea rezultatelor care trebuie atinse: grad de ocupare a camerelor, unităţii agroturistice, volum al cifrei de afaceri  determinarea calendarului de timp: stabilirea de pachete turistice pentru diferite perioade din an, de activităţi care trebuiesc derulate zilnic, săptămânal, lunar sau la anumite perioade de timp  estimarea resurselor necesare: estimare materiilor prime, necesarului de materiale şi necesarului de investiţii pentru derularea activităţilor de cazare şi restauraţie Organizarea, care se referă la: - definirea rolului şi a responsabilităţilor persoanelor din familie sau care sunt angajate în unitatea agroturistică Controlul  reconfirmarea sarcinilor repartizate oamenilor;  monitorizarea activităţilor care se derulează în unitatea agroturistică şi a rezultatelor obţinute; – rezolvarea problemelor întâlnite la nivelul unităţii agroturistice;

9. Gestiunea (administrarea unităţilor de agroturism) de catre terţi O unitate agroturistică poate beneficia de gestiune (administrare) directă încheind un contract de management sau de locaţie a gestiunii. Contractul de management (,,mandat de gestion" sau ,,gestion directe") reprezintă un act prin care o persoană (mandant sau proprietar) îi acorda alteia (mandatar sau manager puterea de a produce în contul său unul sau mai multe efecte juridice. El stabileşte, în principiu, puterea acordată mandatarului de a acţiona în numele mandantului şi de a-1 reprezenta din punct de vedere juridic. În fapt, orice proprietar ar putea avea nevoie de un serviciu de organizare şi exploatare a unităţii agroturistice. Prestatorul serviciului poate fi:  societate de consultanţă, o persoana competentă care işi va pune mai bine în valoare cunoştinţele si priceperea înfiinţând o microintreprindere şi incheind un contract de management în loc sa se angajeze ca director în unităţi agroturistice 4

 o societate de gestiune aparţinând unui grup de unităţi agroturistice - situaţie în care unitatea considerată va beneficia de toate avantajele includerii intr-o structură de lanţ, începand cu utilizarea unei marci recunoscute. Contractul de locaţie a gestiunii corespunde situaţie în care locatarul exercită exploatarea directă a unităţii agroturistice pe cont propriu. Pentru contractul de management, remuneraţia (taxele) la care este îndreptăţită societatea de gestiune este condiţionată de rezultatele obtinute: 3-6% din cifra de afaceri, la care se adaugă până la 20% din rezultatul brut din exploatare. Aceasta remuneraţie compensează concesiunea mărcii (taxa de licenţă) şi serviciile de gestiune a unităţii agroturistice. De la caz la caz remuneraţia poate să includă şi alte redevenţe (comisioane), cu privire la marketing, la serviciul de rezervări sau la societatea de aprovizionare. Durata contractului de management se întinde pe perioada a 15-20 de ani sau se limitează, la o perioadă de 3-5 ani. 10. Gestiunea economico-financiară a unităţii de alimentaţie publică şi agroturism Alături de structurile operaţionale în structura unei unităţi de alimentaţie publică şi agroturism se regăsesc şi structuri functionale, cel mai frecvent constituite fiind cele administrativ - financiare şi de întreţinere (tehnic). Acestora li se poate adăuga un departament marketing-vanzari. Structura administrativ-financiară regrupeaza serviciile de personal, aprovizionare, contabil, precum şi ,controlul alimentelor şi bauturilor. Întreţinerea unităţii agroturistice se referă la asigurarea aprovizionării cu energie şi apă si controlul consumurilor acestora, funcţionarea, întreţinerea şi reparaţiile echipamentelor. Controlul consumurilor de energie şi apă este însoţit de supravegherea stării echipamentelor şi formularea de soluţii mai economicoase. Contabilitatea la nivelul unei unităţi de alimentaţie publică şi agroturism regrupează urmatoarele activităţi: casă-facturare, controlul încasarilor, casierie generală, debitori, furnizori, trezorerie. După ce se înregistrează toate prestaţiile furnizate clientului, prin operaţiuni de casă-facturare se asigură încasarea notei de plată sau înregistrarea ei la categoria debitori, daca s-a acceptat constituirea unei creanţe. Prin activităţi financiare (de trezorerie) se realizează controlul şi înregistrarea operaţiunilor bancare şi de casă. 11. Indicatori de gestiune În categoria indicatorilor de gestiune pot fi încadrate patru serii de indicatori:  indicatori ai investiţiei  indicatorii volumului de activitate  indicatorii de cheltuieli  indicatori de rentabilitate Indicatori ai investiţiei Din punct de vedere al efectelor asteptate, investitiile în unităţile de alimentaţie publică şi agroturism pot fi: a) investiţii de extindere, avand ca obiectiv dezvoltarea părţii de piaţă a unităţii, prin construirea de corpuri de cladire şi camere suplimentare etc; b) investiţii de modernizare, pentru adaptarea ofertei la noile nevoi ale clientelei şi eventual trecerea la o nouă treaptă de clasificare c) investiţii de înlocuire, prin schimbarea unor echipamente uzate cu altele de acelaşi tip; Criteriile de selecţie a investiţiilor trebuie să aibă la bază indicatori de rentabilitate. Indicatorii investiţiei pot fi consideraţi urmatorii:  structure costurilor (bugetului) de investiţie;  nevoia de fond de rulment;  investiţia specifică (ex pentru o cameră); 5

 

suprafaţa medie a camerei; raportul între numarul de locuri la masă şi numărul de camere

Într-o unitate de alimentaţie publică şi agroturism indicatorii volumului de activitate sunt următorii:  raportul între volumul investiţiei şi cifra de afaceri a primului an de funţionare;  gradul de ocupare (rata ocupării);  indicele de frecventare;  durata medie a a sejurului;  tarifele afişate ale camerelor;  tariful mediu real al camerelor;  venitul total pentru o camera disponibilă;  raportul între tariful mediu real şi investiţia specifică pentru o cameră;  nr. mediu de clienţi serviţi  preţul mediu al unei mese;  structura cifrei de afaceri totale Indicatorii de cheltuieli Principalii indicatori de cheltuieli pot fi reuniţi în cinci grupe de indicatori, cu privire la: cheltuielile de personal, consumul de alimente şi băuturi, cheltuielile aferente mijloacelor de exploatare, cheltuieli aferente activităţilor de agrement şi cheltuielile promoţionale. Din grupa indicatorilor cheltuielilor de personal fac parte: - numărul mediu anual al personalului; - rata cheltuielilor de personal (ponderea cheltuielilor de personal în cifra de afaceri fără T.V.A.); - numărul de angajaţi care revin la o camera sau numarul de camere care revin uni angajat; - ponderea salariaţilor care lucreaza cu program de lucru corespunzator unei fracţiuni de normă; - ponderea stagiarilor în numarul total al personalului Cheltuielile aferente mijloacelor de exploatare privesc punerea la dispoziţie a patrimoniului imobiliar si mobiliar. Spre deosebire de consumul de materii prime alimentare şi bauturi sau a cheltuielilor de personal, majoritatea acestor cheltuieli au caracter fix. Dintre cheltuielile aferente acestei grupe fac parte: chiria, asigurările, cheltuielile financiare, amortizarea, impozitele pe cladire şi pe teren, precum şi taxele asupra mijloacelor de transport. Indicatori de rentabilitate    

În seria indicatorilor de rentabilitate şi de productivitate sunt incluşi: pragul de rentabilitate; ratele rentabilităţii; cash-flow-ul; productivitatea personalului.

6