Rolul Si Importanta Planului de Afaceri [PDF]

Zitiervorschau

I. Rolul si importanta planului de afaceri 1.1 Definirea planului de afaceri 1.2 Functiile si rolul planului de afaceri 1.3. Caracteristica generală a sistemului de planificare Clasificarea planificării după diferite criterii 1.4 Avantajele si oportunitatile planificarii

1.1. Definirea planului de afaceri Planul de afaceri constituie un instrument indispensabil intreprinzatorilor ce construiesc o afacere sau cauta parteneri, managerilor ce propun proiecte noi altor persoane sau institutii de finantare, institutiilor ce gestioneaza fonduri pentru proiecte de investitii, gestionarilor de proiecte in cadrul asa-numitelor "incubatoare de afaceri" etc. El reflecta proiecte de investitii din toate domeniile de activitate. Astazi aceste proiecte tind sa devina din ce in ce mai importante si complexe, de multe ori fiind de talie internationala. Proiectele de investitii internationale trebuie prezentate si negociate cu partenerii externi. Pentru a permite acest lucru, planul de afaceri aferent unui proiect international trebuie sa prezinte informatia intr-un sistem si limbaj accesibile tuturor partilor vizate. Din acest punct de vedere, partea cea mai sensibila o constituie translatarea previziunilor financiare din sistemul romanesc in sistemul anglo-saxon. Termenul de plan de afaceri (business plan) este un element ce detine un loc insemnat in limbajul finantatorilor si investitorilor. Cea mai mare parte a discutiilor intre intreprinzatori si finantatori se poarta asupra elementelor unui plan de afaceri). Planul de afaceri nu reprezinta un formular ce trebuie completat la cererea unui ofiter de credite, un element birocratic ce trebuie realizat pentru a obtine o anumita suma din partea unui finantator. El reprezinta cu mult mai mult - un sistem complex bazat pe interdependenta si care reflecta de o maniera accesibila ideea de afaceri si evolutia acesteia in timp. Rolul sau este nu numai de a demonstra ca afacerea merita finantata, ci si de a ghida intreprinzatorul incepand cu primul an de operare a afacerii. Implementarea lui inseamna control si adaptare in functie de evolutia reala. Acest control exercitat de-a lungul derularii afacerii va viza toate elementele critice ale entitatii economice (stocurile, costurile de productie, controlul calitatii, vanzarile, platile efectuate etc). Ceea ce este foarte important este ca documentul sa nu sfarseasca pe fundul unui sertar odata ce finantarea a fost primita si afacerea demarata.

1

El nu este totusi un pasaport pentru obtinerea finantarii, ci o cale de evidentiere a flerului si spiritului antreprenorial, a ideii de afaceri promovata. In forma sa scrisa, planul de afaceri este un document de reflectare a activitatii companiei pe un anumit interval de timp, de regula 12 luni, luand in calcul si perioada urmatoare (2 pana la 5 ani). Putine companii planifica activitatea pentru mai mult de cinci ani, datorita nesigurantei ce caracterizeaza aceste previziuni. Planul de afaceri este deci un document scris care descrie natura afacerii, piata-tinta, avantajele pe care afacerea le va avea asupra competitorilor, precum si resursele si aptitudinile de care dispun proprietarii afacerii. Pentru intocmirea lui este necesar sa se analizeze cu atentie produsele/serviciile oferite, competitia, resursele financiare necesare si alte detalii operationale. Totodata, planul de afaceri este un instrument de lucru ce il folosim pentru a incepe si derula o afacere care necesita resurse materiale, financiare si umane. Prin intermediul sau este valorificata experienta si realizarile din trecut cu scopul de a proiecta viitorul prin cele mai adecvate metode de estimare si aproximare. In literatura de specialitate se incearca o definire a planului de afaceri dupa cum urmeaza: Orice plan de afaceri presupune o anumita succesiune de operatiuni. Pentru intocmirea sa e necesara parcurgerea urmatoarelor 3 etape: 1) culegerea informatiilor necesare (preturi, concurenti, furnizori, date tehnice, juridice etc); 2) planificarea efectiva a activitatii respective - alegerea strategiei potrivite si gasirea cailor de atingere a obiectivelor stabilite; 3) redactarea planului (etapa de alegere a formei optime de prezentare catre destinatar a rezultatului etapei anterioare). Prezentarea completă a întregului proces ce stă la baza planificării afacerii şi întocmirii planului de afaceri poate fi schematizată după cum urmează:

2

Schema 1: Fluxul realizării planului de afaceri Fixarea obiectivelor A -unde vreţi să ajungeţi -Randamentul investiţiei -Produse/Pieţe -Productivitate -Expansiunea/Consolidarea etc.

Diagnosticarea situaţiei B actuale -Unde va aflaţi *Produse/Pieţe *Resurse:-umane -materiale -financiare *Organizare *Rezultate

Analiza D SWOT -Puncte forte -Puncte slabe -Oportunităţi -Ameninţări

Analiza mediului C economic de evoluţie -Cererea pieţei -Clienţii -Competitorii -Tehnologiile existente -Forţa de muncă -Alte informaţii

Stabilirea strategiei E Care este cea mai bună cale de a ajunge de la B la A considerând C şi D 1)Strategii 2)Resurse necesare 3)Responsabilităţi de implementare şi motivaţii

Intocmirea planului de afaceri

1.2 Functiile si rolul planului de afaceri Planul de afaceri are patru funcţii: a)

de cristalizare şi dezvoltare a ideilor privitoare la cum ar trebui condusă

afacerea; b)

de realizare a unei evaluări retrospective a performanţelor reale ale unei

afaceri de-a lungul timpului; c)

de evaluare a unei noi idei de afacere;

d)

de a obţine finanţare.

Funcţia de cristalizare şi dezvoltare a ideilor privitoare la cum ar trebui condusă afacerea presupune ca planul de afaceri să definească clar scopurile şi obiectivele afaceri să stabilească metode de atingere (îndeplinire) a acestora, să identifice riscurile implicite. Astfel, alocarea resurselor se va face după criterii de maximizare a eficienţei, strategiile sunt cizelate, afacerea este examinată din toate punctele de vedere (marketing, producţie, suport financiar), iar greşelile sunt comise mai degrabă pe hârtie decât în realitate. Planul va arăta „cât şi când veţi avea nevoie” ( evită subcapitalizarea şi deficitul de numerar), permiţând compararea unor alternative strategice şi alegerea celei mai eficiente.

3

Funcţia de realizare a unei evaluări retrospective a performanţelor reale ale unei afaceri de-a lungul timpului presupune identificarea cauzelor, direcţiei şi amplitudinii abaterilor de plan, precum şi modalităţilor de acţiune a companiei în viitor. Managerii şi întreprinzătorii îşi vor îmbunătăţii experienţa profesională şi cunoştinţele, vor fi mai puţin expuşi unor pericole neprevăzute, vor supraveghea şi controla performanţele companiei şi vor fi în măsură să ia măsuri corective în timp util atunci când realizarea obiectivelor este ameninţată. Funcţia de evaluare a unei idei de afaceri derivă din capacitatea planului de afaceri de a analiza , evolua, compara şi clasifica proiectele de investiţii. Totodată, acest instrument de lucru conferă încredere în forţele proprii, poate compensa lipsa capitalului şi experienţei în cazul în care există alte avantaje (ideea afacerii, oportunităţi de piaţă considerabile, etc). Funcţii de generator de finanţare – cei mai mulţi creditori şi investitori vor finanţa firma numai după ce-i vor studia planul de afaceri, vor vedea abilitatea planului de a genera încasări necesare operaţiunilor zilnice, plăţii datoriilor şi generării profitului. Sursele de capital vor dori să ştie de câţi bani are nevoie firma , când are nevoie de ei, cum ar fi alocaţi, dacă şi când va fi capabilă să recompenseze alocarea de fonduri. Finanţatorii vor putea aprecia capacitatea de a diagnostica situaţia prezentă, de a-şi alege strategia optimă pentru atingerea acestora. Planul de afaceri pate fi comparat cu o hartă rutieră: va arăta unde se află firma şi unde vrea să ajungă. El cuprinde puncte de repere şi alte elemente ajutătoare pentru orientarea în mediul economic. Planul de afaceri este primul document scris ce va fi citit de potenţial investitor sau creditor. De aceea el trebuie să fie scris cât se poate de clar şi convingător. În ultimă instanţă, cel care se gândeşte să investească într-o afacere nu va fi convins de complexitatea tabelelor şi amănuntelor furnizate, ci de acurateţea analizei, ideea în sine, gradul de detaliere a planificării, calitatea managementului şi modul în care produsul se transformă în bani. Un plan de afaceri bine fundamentat va trebui să fie capabil să determine necesarul de capital suplimentar şi momentul în care se va realiza infunzia acestuia, convingând asupra capacităţii solicitantului de a conduce afacerea. Invenstitorii vor să se asigure că s-a făcut o analiză competentă a punctelor tari şi a punctelor slabe ale afacerii, a riscurilor şi oportunităţilor asociate. De asemenea, ei vor trebui convinşi că multe riscuri legate de afacerea respectivă au fost identificate şi s-au găsit metode de diminuare a lor la niveluri acceptabile.

4

Deoarece planul de afaceri are rolul de a prezenta afacerea în faţa destinatarului, stilul de prezentare a planului trebuie urmărit cu atenţie. O scriere confuză sugerează o gândire confuză. Rezultatele bune ale unei planificări valoroase vor fi compromise printr-o prezentare necorespunzătoare. Limbajul folosit trebuie să fie clar, direct, evitând stilul pasiv şi detaliile excesive. Efectele pozitive generale de întocmirea planului de afaceri: -

Se va avea prilejul de a identifica unele aspecte ale afacerii care nu sunt sub control şi se va acţiona asupra lor cu unele măsuri speciale ;

-

Se vor oferi atât angajaţilor firmei cât şi terţilor în cadrul operativ şi direcţii noi de acţiune;

-

Cu ocazia aceasta se conştientizează şi se analizează în detaliu strategia firmei;

-

Cu acest prilej se vor apleca mai mult asupra sistemului informaţional al firmei;

-

Se vor identifica domeniile în care compania nu are suficiente cunoştinţe de specialitate;

-

Se vor crea condiţii şi facilităţi reluându-se procesul de planificare şi cu alte ocazii.

-

Sintetizând, elaborarea şi redactarea planului se vor conferi avantaje competitive în cel puţin trei domenii:

-

Marketing – vor fi identificaţi clienţii, nevoile şi aşteptările lor, politica de preţuri, tehnicile utilizate pentru cucerirea segmentului de piaţă dorit;

-

Personal – se vor defini drepturile şi atribuţiile managerului şi angajaţilor, politicile de angajare şi concediere, procesul operaţional zilnic, etc.

-

Financiar – învăţarea pregătirii şi folosirii proiecţiilor cash-flow-ului, bilanţului, analizelor de punct critic, etc.

În concluzie, conceperea unui plan de afaceri este un excelent mod de a obţine credibilitate şi arăta că a avea succes este foarte important pentru dezvoltarea firmei.

1.3. Caracteristica generală a sistemului de planificare Clasificarea planificării după diferite criterii Planificarea efectuată la nivel ştiinţific corespunzător este considerată funcţia de bază a managementului. Pentru a desfăşura o activitate eficientă, unitatea economică trebuie să aplice un anumit sistem de planificare. Prin planificare la nivelul întreprinderii se înţelege programarea, organizarea, coordonarea şi conducerea pe bază de plan a activităţii economice. 5

Este imposibilă activitatea unei unităţi economice fără a avea la bază un plan bine elaborat sau fără a desfăşura o anumită activitate de planificare. Un plan bun, în opinia businessmanului canadian L.Doyle, este una din condiţiile de bază ale succesului oricărei firme. A pătrunde pe piaţă cu producţia, fără a avea un plan de acţiune bine elaborat şi calculat înseamnă un eşec garantat. Presupunerea că piaţa exclude planificarea nu este argumentată. Din contra, în lupta concurenţială, pentru a exclude pierderea clienţilor, piaţa impune producătorii să planifice foarte minuţios activitatea sa. Mecanismul de piaţă acţionează mult mai dur decât repartizarea centralizată a resurselor, în care factorul subiectiv joacă un rol primordial. Despre aceasta ne vorbeşte experienţa firmelor străine. Planificarea economică are un caracter complex, definirea ei sub diferitele sale aspecte necesitând o clasificare după mai multe criterii. I. Un prim criteriu de clasificare a sistemei de planificare este în raport cu obiectivele de dezvoltare. Se evidenţiază. a) planificare strategică: se realizează de obicei la nivelul conducerii de vârf, pe un termen lung; b) planificare tactică - acţiunile şi activităţile operative ce trebuie efectuate pe perioade mai scurte. II. După orizontul de timp la care se referă: a)

planificare de perspectivă. Au ca obiect elaborarea planului pe o perioada de mai

mulţi ani (3-7) şi cu repartizarea principalilor indicatori economici pe ani. Deoarece la elaborarea planului de perspectivă nu pot fi cunoscute toate elementele tehnice şi economice şi deoarece în viaţa economică au loc în mod continuu schimbări, se impun actualizarea indicatorilor cuprinşi în planul de perspectivă la realităţile concrete. Aceasta se realizează practic prin planurile anuale a căror elaborare formează conţinutul planificării curente. b)

planificarea curentă - precizează pentru perioade de un an indicatorii care rezultă

din planificarea de perspectivă a unităţii industriale. c)

planificare operativă - se elaborează pe un trimestru, o lună, decadă, săptămână,

schimb, oră. III În raport cu nivelul ierarhic la care se efectuează: a)

planificare de corporaţie. Are un caracter strategic, cuprinzând în obiectivele sale

prevederi pentru toate firmele pe care le grupează. 6

b)

planificare la nivelul de unitate economică.

IV. În raport cu modul de formalizare: a)

planificare formală - atunci când există un sistem bine pus la punct cu

compartimente specializate, folosind metode şi tehnici bine determinate de indicatori economici. b)

planificare informală - nu are un caracter de continuitate, nu este obligatorie,

folosiridu-se metode ce pornesc de la competenţa celor ce lucrează. Se utilizează, de obicei, în întreprinderile mici şi mijlocii. V În raport cu conţinutul activităţii de planificare a)

planificare tehnico-economică sau agregată se referă la stabilirea principalilor

indicatori cantitativi şi calitativi ai activităţii unităţii industriale. b)

planificarea operativ-calendaristică. Reprezintă acea parte a planificării interne

care se ocupă cu elaborarea planului de activitate a diferitelor unităţi ale întreprinderii (secţii, ateliere, sectoare, locuri de muncă) pe termene scurte ( lună, decadă, zi, schimb, oră). Concretizează şi asigură îndeplinirea indicatorilor prevăzuţi în planul de dezvoltare economicosocială..

1.4 Avantajele si oportunitatile planificarii Derularea afacerii se va face cu mai multa usurinta daca veti elabora un plan de afaceri si finantarea va fi mai accesibila daca prin acest document convingeti finantatorul (investitorul/creditorul) de soliditatea afacerii dumneavoastra. Atunci când un întreprinzator prezinta o idee unui creditor comercial, unei banci sau unui potential investitor fara sa aiba un plan de afaceri, ei vor cere investitorului sa faca unul si abia dupa aceea sa revina. Presupunând ca o firma mica si-a început activitatea fara o planificare riguroasa, necesitatea obtinerii unei finantari o forteaza sa realizeze un plan de afaceri competitiv. Daca sunteti un astfel de întreprinzator, pe lânga întocmirea documentului solicitat de finantator, efectele pozitive generate de acest demers sunt evidente si de necontestat). -

veti avea prilejul sa identificati unele aspecte ale afacerii care nu sunt sub control si sa actionati asupra lor cu unele masuri speciale;

-

veti oferi atât angajatilor firmei, cât si tertilor un cadru operativ si directii noi de actiune;

-

cu ocazia aceasta constientizati si analizati în detaliu strategia firmei; 7

-

cu acest prilej va veti apleca mai mult asupra sistemului informational al firmei;

-

veti identifica domeniile în care compania nu are suficiente cunostinte de specialitate;

-

veti crea conditii si veti facilita reluarea procesului de planificare si cu alte ocazii.

Planul dezvoltării economico-socială a unităţii economice. Ordinea elaborării La nivelul unei unităţi economice, în cadrul unei planificări formale se poate elabora un plan de dezvoltare economică socială, prin cuprinsul căruia se precizează indicatorii de bază cantitativi şi calitativi, ce urmează să fie realizaţi, termenele de realizare, resursele ce vor fi utilizate, nivelul prevăzut al costurilor şi al profiturilor. Cu cât mai minuţios sunt elaborate toate compartimentele planului, cu atât mai uşor e de realizat, necesită resurse mai puţine, asigură o calitate înaltă. Pentru elaborarea planului unităţii economice este necesară atât informaţie externă, cum ar fi cercetările de marketing, prognozele, precum şi informaţia internă: 

mărimea şi structura capacităţii de producţie;



numărul personalului, calificarea lui;



starea financiară;



necesarul de mijloace circulante ş. a.

Luând în consideraţie experienţa pozitivă a întreprinderilor ce folosesc planificarea formală, un plan de dezvoltare economico-social poate avea următoarele secţiuni: 1.

Producţia industrială: fabricarea şi realizarea;

2.

Capacitatea de producţie şi gradul de utilizare a acesteia;

1.

Măsuri în vederea introducerii progresului tehnico-ştiinţific;

3.

îmbunătăţirea calităţii producţiei şi a produselor;

4.

Aprovizionarea tehnico-materială şi desfacerea;

5.

Investiţii şi construcţii capitale,

6.

Planul muncii şi al salarizării:

- asigurarea, pregătirea şi perfecţionarea forţei de muncă; - productivitatea muncii; - salarizarea; 8.

Activitatea economică externă;

9.

Costuri de producţie, beneficiul şi rentabilitatea;

10.

Organizarea protecţiei mediului ambiant;

11.

Dezvoltarea socială; 8

12.

Planul financiar.

Aceste secţiuni au un caracter indicativ, putând fi extinse sau restrânse în funcţie de politica de folosire a planificării la nivelul întreprinderii. Planul producţiei industriale reprezintă baza de la care porneşte elaborarea celorlalte compartimente ale planului unităţii economice. În practică, numărul compartimentelor planului şi denumirea lor diferă în funcţie de mărimea întreprinderii, de apartenenţa ramurală şi tradiţiile existente, dar conţinutul activităţii de planificare nu se schimbă.

Figura 1. Structura generală a planului întreprinderii

În condiţiile unei economii de piaţă o parte a unităţilor economice nu au un portofoliu de comenzi care să le permită o planificare riguroasă pe diferite perioade şi în funcţie de aceasta, să se poată întocmi şi celelalte planuri. În aceste condiţii activitatea de planificare trebuie să aibă un caracter foarte flexibil. Elementul de pornire în elaborarea planului îl constituie prognozele de vânzări determinate pe baza studierii cererii privind diferite produse. În funcţie de aceste prognoze se întocmesc calculele de capacitate, care determină capacitatea de ansamblu a unităţii industriale de a putea executa producţia posibilă de realizat cu utilajele existente, cu foita de muncă disponibilă, ţinând seama de stocurile de materiale existente. În acest caz pot apărea situaţii, când capacitatea resurselor depăşeşte necesarul sau, situaţie inversă, când necesarul de resurse depăşeşte capacitatea resurselor existente. În fiecare din aceste situaţii se adoptă decizii optime.

9