34 1 415KB
Ministerul Educației Universitatea Tehnică a Moldovei Facultatea Cadastru, Geodezie și Construcții
Referat La disciplina: Managmentul strategic
Tema: „Sistemul
A efectuat:
decizional”
studenta grupei EI-1115 Boțan Ana
A verificat:
lector universitar Calin Natalia
Chișinău 2013
Fiind integral specific managementului, sistemul decizional, constituie un adevărat sistem de comandă, ce reglează ansamblul activităţilor implicate. Prin intermediul sistemului decizional se exercită toate funcţiile managementului, o pondere superioară înregistrând-o previziunea nelipsită de nici un act sau proces decizional. Puternic condiţionat de calitatea celorlalte componente ale managementului, subsistemul decizional reprezintă partea cea mai activă a sistemului de management, fiind, în ultimă instanţă, determinant pentru obţinerea unui profit ridicat. În cadrul organizaţiei, sistemul decizional îndeplineşte un rol similar sistemului nervos în corpul omenesc. Aşa cum fără un sistem nervos bine pus la punct omul moare sau este bolnav, neputându-şi exercita funcţiile specifice de odihnă, muncă, distracţie etc., tot la fel şi organizaţia,
fără un sistem decizional adecvat, nu poate să funcţioneze eficient. De aici rezultă
importanţa sa deosebită pentru societăţi comerciale şi regii naţionale.
1. Definirea şi structura sistemului decizional Sistemul decizional este componenta sistemului managerial cu cel mai pregnant specific managerial, a cărui calitate marchează determinant funcţionalitatea şi performanţele oricărei organizaţii. Definiţie: În esenţă, prin sistemul decizional al unei organizaţii desemnăm ansamblul deciziilor adoptate şi aplicate în cadrul său, structurate corespunzător sistemului de obiective urmărite şi configuraţiei ierarhiei manageriale Numărul, natura
şi caracteristicile deciziilor incorporate în sistem prezintă o mare
varietate. În vederea facilitării cunoaşterii acestora
şi a raţionalizării lor cu ajutorul unui
instrumentar adecvat este deosebit de utilă gruparea lor, în funcţie de anumite criterii, ce prezintă o importantă semnificaţie managerială teoretică şi pragmatică. Structura sistemului decizional (tipologia deciziilor): Tipologia deciziilor manageriale ale organizaţiei pot fi privite in functie de şase criterii, care exprimă, în fapt, variabile sau ipostaze manageriale majore, cu mare impact asupra raţionalităţii proceselor manageriale, în cadrul societăţilor comerciale - atât publice, cât şi private - şi regiilor naţionale sau locale. Deci putem deosebi urmatoarele tipuri de decizii, in baza anumitor criterii: 1. in functie de orizont şi implicaţii: a) decizii strategice - se referăla o perioadă mai mare de un an, de regulă3-5 ani; contribuie nemijlocit la realizarea de obiective fundamentale sau derivate; vizează fie ansamblul activităţilor firmei, fie principalele sale componente; adesea se adoptă la nivelul managementului superior în grup; se integrează în
strategii, planuri sau programe pe termen lung sau mediu; (Exemplu: Aprobarea efectuării unei investiţii în societatea comercială„X”, în valoare de 50 milioane lei, în vederea construirii unei noi secţii de producţie în care se va realiza produsul „y”, asigurându-se o îmbunătăţire a structurii de producţie şi o creştere anuală a cifrei de afaceri cu 200 mil. lei.); b) decizii tactice - se referă de regulă la perioade cuprinse între 2-0,5 ani; contribuie nemijlocit la realizarea de obiective derivate; vizează fie ansamblul de activităţi, fie câteva activităţi cu implicaţii apreciabile asupra celorlalte domenii; se adoptă la nivelul managementului superior, în grup sau individual; se integrează în politici, programe şi planuri anuale, şi semestriale (Exemplu: Stabilirea de către Directorul tehnic, cu avizul consiliului de administraţie, a introducerii unei noi tehnologii “α” în secţia y, în primul semestru al anului următor, ceea ce va determina o scădere a costurilor pe produs de 30%); c) decizii curente - se referă de regulă la perioade de maximum câteva luni; contribuie nemijlocit la realizarea de obiective individuale, specifice şi, mai rar, derivate; predomină în exclusivitate la nivelul managementului inferior şi mediu (Exemplu: Repartizarea zilnică a sarcinilor de producţie „y”, pentru a fi realizate de membrii echipei „x”, de către şeful de echipă„z”.); 2. in functie de eşalonul managerial: a) decizii superioare - se adoptă de eşalonul superior al managementului (organismele de management participativ, managerul general); o parte apreciabilă sunt decizii strategice şi tactice; (Exemplu: Aprobarea contractării de către directorul comercial a cantităţii „x”, din materia primă„y”, în vederea satisfacerii unei comenzi inedite a unui partener din Franţa. ); b) decizii medii - se adoptă de eşalonul mediu al managementului alcătuit din şefii de servicii, secţii şi ateliere; majoritatea sunt curente şi tactice; (Exemplu: Trecerea realizării sarcinii „x”, de la inginerul „y” la tehnicianul „z”, de către şeful secţiei A, în vederea accelerării realizării sarcinii “u” de către inginerul „y”. ); c) decizii inferioare - se adoptă de către eşalonul inferior al managementului alcătuit din şefii de birouri şi echipe; sunt numai decizii curente; (Exemplu: Trimiterea la bancă a economistului „x”, de către şeful de birou „y”, în vederea obţinerii de informaţii privind noua metodologie de obţinere a creditelor curente);
3. in functie de frecvenţa: a) decizii periodice - se adoptă la anumite intervale, reflectând ciclicitatea proceselor manageriale şi de producţie; majoritatea se referă la activităţile de producţie; este posibilă utilizarea pe scară largă de modele şi algoritmi în fundamentarea lor; (Exemplu: Elaborarea de către economistul „x” a necesarului de aprovizionat pentru materia primă„y”, în vederea întocmirii proiectului programului anual de aprovizionare tehnico – materială a societăţii comerciale.); b) decizii aleatorii - se adoptă la intervale neregulate, fiind dificil de anticipat; eficacitatea lor depinde decisiv de potenţialul decizional al decidentului; (Exemplu: Aprobarea normelor de consum la noul produs X de către directorul tehnic.); c) decizii unice - au un caracter excepţional, nerepetându-se într-un viitor previzibil; eficacitatea lor depinde decisiv de potenţialul decizional al decidentului; (Exemplu: Aprobarea de către consiliul de administraţie a consolidării fundaţiei secţiei I ce nu rezistă trepidaţiilor noului utilaj „x” în curs de montare.); 4. in functie de posibilitatea anticipării: a) decizii anticipate - perioada adoptării şi principalele elemente implicate se cunosc cu mult timp înainte; predomină în firmele conduse ştiinţific; sunt în cvasitotalitate periodice; b) decizii imprevizibile - perioada adoptării şi principalele elemente implicate se cunosc doar cu puţin timp înainte; depind decisiv de intuiţia şi capacitatea decizională ale managerilor implicate; (Exemplu: Aprobarea de către consiliul de administraţie a consolidării fundaţiei secţiei I ce nu rezistătrepidaţiilor noului utilaj „x” în curs de montare.); 5. in functie de amploarea sferei deci-zionale a decidentului a) decizii integrale - se adoptă din iniţiativa decidentului, fără a fi necesar avizul eşalonului ierarhic superior; de regulă sunt curente, periodice şi anticipate; (Exemplu: Modificarea de către managerul general al societăţii comerciale „x” a sistemului de evidenţă a personalului utilizat în cadrul serviciului personalînvăţământ.); b) decizii avizate - aplicarea lor este condiţionată de avizarea la nivelul eşalonului ierarhic superior; sunt frecvent strategice şi tactice; se adoptămai frecvent în
firmele mici şi în societăţile comerciale şi regiile puternic centralizate şi cu un stil managerial autoritar, (Exemplu: Eliberarea domnului P.A. din funcţia de ing. şef de către managerul general, în baza avizului Consiliului de administraţie al societăţii); 6. in functie de sfera de cuprindere a decidentului a) decizii participative - se adoptă de organisme de management participativ majoritatea sunt decizii strategice şi tactice; consum mare de timp, reflectat, de regulă, în gradul de fundamentare superior; b) decizii individuale - se adoptă de către un cadru de conducere; se bazează adesea în exclusivitate pe experienţa şi capacitatea decizională a managerului respectiv; „costă” mai ieftin decât deciziile participative. Fiecăreia din cele
şase tipologii cuprinse în clasificarea precedenta îi corespunde o
anumită structură a sistemului decizional, a cărei cunoaştere este esenţială în proiectarea unui sistem managerial eficace al organizaţiei. De asemenea, cunoaşterea aprofundatăa structurii deciziilor de către manageri facilitează apelarea la conceptele şi instrumentarul decizional şi utilizarea lor eficace. Structurarea sistemului decizional în funcţie de cele şase criterii, deşi esenţiale, nu reflect integral structura şi funcţionalitatea sistemelor organizaţional-manageriale moderne. În ultimul deceniu s-au conturat anumite abordări manageriale, managerial-holonic şi virtual, cu un conţinut decizional major, ce indică configuraţii şi funcţionalitate sensibil diferită comparativ cu sistemul decizional al organizaţiei. Concluzionând, sistemul decizional al organizaţiilor contemporane prezintă o complexitate deosebită, incorporând o varietate mare de decizii şi permiţând o diversitate apreciabilă de abordări. În ultimii ani se prefigureazăo tendinţăde creştere a funcţionalităţii sale pe baza unor abordări inedite, cu un pronunţat caracter inovaţional, în cadrul cărora prioritară este asigurarea de performanţe competitive organizaţiilor. 2. Decizia managerială- principala component a sistemului decizional Decizia, component primară a sistemului decizional, constituie un element esenţial al managementului, fiind, după numeroşi autori, instrumentul său specific de exprimare cel mai important. În fond, nivelul calitativ al conducerii unei organizaţii se manifestă cel mai bine prin deciziile elaborate şi aplicate. Decizia constituie piesa de rezistenţă a managementului, expresia sa cea mai activă şi mai dinamică, prin care îşi exercităîn mod plenar funcţiile. În literatura de specialitate existăo mulţime de definiţii pentru decizie, aparţinând atât unor specialişti autohtoni,
cât şi unora străini. Pe baza datelor oferite de practica decizională, a analizei diverselor puncte de vedere ale specialiştilor, este formulata următoarea definiţie a deciziei. Decizia este cursul de acţiune ales pentru realizarea unuia sau mai multor obiective. Din examinarea acestei definiţii rezultă că decizia implică în mod obligatoriu mai multe elemente
(prezentarea
conţinutului,
în
O.
Nicolescu,
I.
Verboncu,
Fundamentele
managementului organizaţiei, capitolul 4). Definiţia de mai sus este valabilă pentru orice decizie, indiferent de domeniul sau nivelul la care se ia. Evident, pentru organizaţii prezintă interes cu prioritate decizia managerială. Decizia managerială poate fi definite ca acea decizie care are urmări nemijlocite asupra deciziilor şi acţiunilor a cel puţin unei alte persoane. Pentru a releva mai pregnant specificul deciziei manageriale prezentăm principalele elemente, care o deosebesc de cotidiana decizie personală pe care o adoptă fiecare dintre noi de nenumărate ori zilnic (prezentarea conţinutului, în O. Nicolescu, I. Verboncu, Fundamentele managementului organizaţiei, capitolul 4). O decizie ia forma unui act decizional, în sensul desfăşurării sale într-o perioadă foarte scurtă, de regulă câteva secunde sau minute (prezentarea conţinutului, în O. Nicolescu, I. Verboncu, Fundamentele managementului organizaţiei, capitolul 4). Procesul decizional, specific deciziilor mai complexe, implică un consum de timp notabil, care poate fi de ordinul orelor, zilelor sau chiar săptămânilor, pe parcursul cărora se culege şi analizează o anumită cantitate de informaţii, se stabilesc contacte umane şi se consultă mai multe persoane în vederea conturării situaţiei decizionale. În esenţă, procesul decizional constă în ansamblul fazelor prin intermediul cărora se pregăteşte, adoptă, aplică şi evaluează decizia managerială şi a căror derulare necesită o perioadă relativ îndelungată. Dată fiind varietatea situaţiilor decizionale şi procesele decizionale implicate sunt deosebit de eterogene sub aspectul parametrilor constructivi şi funcţionali. Tocmai de aceea se impune o abordare mai analitică a principalelor elemente implicate. Investigaţiile întreprinse au relevat că elementele constitutive cheie ale situaţiei decizionale sunt factorii primari ai deciziei manageriale-decidentul şi mediul ambiant decizional. Decidentul este reprezentat de un manager sau un organism managerial care, în virtutea obiectivelor, sarcinilor, competenţelor şi responsabilităţilor circumscrise, adoptă decizia în situaţia respectivă.
Tendinţa dominant la nivelul decidenţilor, atât în organizaţiile moldovenesti cât şi din alte ţări, este amplificarea capacităţii lor decizionale ca urmare a creşterii nivelului de profesionalitate în domeniul managementului. Mediul ambiant decizional constă în ansamblul elementelor endogene
şi exogene
organizaţiei, care alcătuiesc situaţia decizională, caracterizate prin manifestarea unor influenţe directe şi indirecte semnificative asupra conţinutului şi rezultatelor deciziei manageriale. În cadrul mediului ambiant decizional se constată o evoluţie contradictorie (prezentarea conţinutului, în O. Nicolescu, I. Verboncu, Fundamentele managementului organizaţiei, capitolul 4). În procesul decizional, factorii primari ai deciziei intră în interdependenţe, care se reflecta în caracteristicile situaţiilor decizionale pe care le generează. În principal pot exista trei situaţii, dupăcum urmează: certitudine,incertirudine si risc (prezentarea conţinutului, în O. Nicolescu, I. Verboncu, Fundamentele managementului organizaţiei, capitolul 4). În societăţile comerciale şi regiile naţionale şi locale, se produc atât situaţii decizionale de certitudine, cât şi de incertitudine şi de risc. Apariţia situaţiilor de risc şi de incertitudine şi finalizarea lor în decizii este inevitabilă şi, în mare măsură, chiar necesară. Argumentele pe care se bazează afirmaţia de mai sus sunt mai multe (prezentarea conţinutului, în O. Nicolescu, I. Verboncu, Fundamentele managementului organizaţiei, capitolul 4). În concluzie, factorii primari ai deciziei prezintă evoluţii complexe şi accelerate, generând o multitudine de situaţii decizionale, ce îmbracă forme specifice în cadrul fiecărei societăţi comerciale şi regii autonome ce se reflect în varietatea deciziilor de adoptat. Ca urmare, este necesară cunoaşterea şi studierea factorilor decizionali specifici fiecărei situaţii decizionale, astfel încât să se asigure premisele adoptării unor decizii eficace, în consonanţă cu obiectivele strategice ale organizaţiei. 3. Riscurile şi decizia organizationala Prin natura sa, decizia se referă la viitor, fiind predominant previzională. În orice proces decizional din organizaţii sunt implicate concomitent numeroase variabile de natură economică, tehnică, juridică, umană, managerială, etc. Ca urmare, deciziei în general, şi deciziei manageriale în special –datorată complexităţii sale şi determinării contextuale crescânde- îi sunt asociate frecvent numeroase riscuri. Specific actului sau procesului decizional este inevitabilitatea apariţiei riscurilor. Asupra decidenţilor potenţiali, riscurile au, de regulăun efect inhibatoriu. Pentru a depăşi această reacţie - dat fiind că, aşa cum am arătat, supravieţuirea şi funcţionarea oricărei
organizaţii necesită în mod obligatoriu adoptarea şi aplicarea de decizii de risc şi incertitudine este necesară cunoaşterea riscurilor implicate în vederea diminuării lor la maximum. Dificultatea acestui proces rezidă din multitudinea riscurilor posibile şi din numărul şi complexitatea ridicată a variabilelor ce intervin. De un real ajutor pe acest plan este cunoaşterea principalelor forme de risc cu care firmele sunt confruntate. În figura nr. 1 este prezentat sintetic tabloul principalelor categorii de riscuri pe care managerii unei organizaţii trebuie să le ia în considerare. Fără a intra în detalii, în continuare ne referim succint la cele mai importante categorii de riscuri pe care managerii profesionişti le evaluează şi le au în vedere în fundamentarea şi aplicarea deciziilor.
Figura 1 Riscurile majore cu care se confrunta managementul firmei (adoptat dupa M. Nastovici)
În funcţie de natura lor, riscurile pot fi grupate în opt categorii: 1. Riscuri economice 2. Riscuri financiare 3. Riscuri comerciale 4. Riscurile fabricaţiei 5. Riscurile politice 6. Riscuri sociale 7. Riscuri juridice 8. Riscuri naturale (prezentarea conţinutului, în O. Nicolescu, I. Verboncu, Fundamentele managementului organizaţiei, capitolul 4). În perioada actuală se manifestă o tendinţă de creştere a riscurilor datorită amplificării, diversificării, dinamizării
şi inovării la intensităţi superioare a ansamblului activităţilor şi
factorilor ce influenţează direct şi indirect firma şi contextul său. Pentru a contracara această tendinţă s-a conturat aşa numitul management al riscurilor cu un pronunţat conţinut decizional. În esenţă, aceasta urmăreşte o micşorare a riscurilor, indiferent de natura lor, corelată cu îndeplinirea obiectivelor firmei, ceea ce presupune schimbări în optica şi structurarea deciziilor. .4. Decidentul - quasifactotum decizional în organizaţie Asupra deciziei influenţa cea mai mare din toate punctele de vedere o are decidentul. Decidentul este reprezentat de persoana sau un grup de persoane care în virtutea sarcinilor, competenţelor şi responsabilităţilor atribuite, adoptă decizii manageriale. Influenţa dominantăb a managerului sau organismului decizional care decide asupra calităţii deciziei, rezidă în intervenţia sa decisive în toate fazele procesului decizional, începând cu stabilirea obiectivului decizional
şi delimitarea situaţiei decizionale, continuând cu
identificarea, culegerea, prelucrarea, analiza informaţiilor, cu elaborarea alternativelor decizionale, deciderea propriu-zisă şi încheind cu pregătirea implementării deciziei şi aplicarea sa propriu-zisă (prezentarea conţinutului, în O. Nicolescu, I. Verboncu, Fundamentele managementului organizaţiei, capitolul 4). În perioada actuală, tendinţa dominantă, datorită profesionalizării managementului, este amplificarea capacităţii lor decizionale ca urmare a creşterii nivelului de profesionalitate în domeniul managementului. Din ce în ce mai frecvent, deciziile elaborate de manageri profesionişti care, pentru a fi capabili să dirijeze cu succes activităţi economice complexe, au primit, pe lângă o formaţie de tip
universitar şi o pregătire specială în domeniul managementului. În situaţiile ce implică cunoştinţe profunde din anumite domenii, se apelează la specialişti din cadrul organizaţiei sau din afara ei. La creşterea capacităţii decizionale a factorilor de decizie din organizaţie contribuie substanţial şi consultanţii în management ce lucrează în firme specializate. Pe baza know-howului managerial posedat, a experienţei obţinute prin intervenţii repetate în soluţionarea aceloraşi tipuri de situaţii decizionale, consultanţii aduc, de regulă, un important plus de calitate în deciziile adoptate şi aplicate. O tendinţă caracteristică managementului firmelor contemporane este proliferarea deciziilor de grup, în special la nivelul a deciziilor strategice. În Republica Moldova această tendinţă s-a reflectat în instituţionalizarea managementului participativ (adunarea acţionarilor, consiliul de administraţie etc.). Avantajele elaborării celor mai importante decizii în grup sunt multiple: fundamentarea mai riguroasă, facilitarea implementărilor ş.a. Evident, toate elementele menţionate exprimă sporirea potenţialului decizional al personalului managerial, cu rezultate benefice pe planul rezultatelor. Relaţia de esenţă capacitatea managerilor-performanţele rezultatelor organizaţiei, este tot mai mult considerată la adevărata ei valoare. Cunoscutul specialist din SUA, Henry Mintzberga delimitat rolurile principale pe care le îndeplineşte un manager într-o organizaţie, prezentate în figura nr. 2.
Concluzionând, putem afirma că în organizaţii, managerii decidenţi, prin calităţile, pregătirea şi eforturile depuse îşi pun o amprentă decisive asupra deciziilor. 5. Funcţiile sistemului decizional În sistemul reprezentat de firmă, sistemul decizional deţine o poziţie prioritară, ce decurge din faptul că decizia reprezintă principalul instrument utilizat de manageri. Fără a intra în detalii, punctăm care sunt principalele funcţii specifice sistemului decizional al organizaţiei: a) Direcţionează dezvoltarea de ansamblu a organizaţiei şi componentelor sale. b) Armonizarea activităţilor personalului organizaţiei este o altă funcţie majoră a sistemului decizional. c) Declanşarea acţiunilor personalului la nivelul firmei şi al componentelor acestora. (prezentarea conţinutului, în O. Nicolescu, I. Verboncu, Fundamentele managementului organizaţiei, capitolul 4). Fireşte, aceste funcţii se exercită nu individual, ci întrepătrunzându-se. Separarea lor a avut la bază raţiunea educaţională, întrucât astfel individualizate sunt mai lesne percepute şi operaţionalizate de către manageri, diminuându-se sau chiar eliminându-se subevaluarea unora dintre ele, ceea ce se repercutează negativ asupra evoluţiei şi performanţelor organizaţiei.