Etapele Organizarii Unui Eveniment [PDF]

Zitiervorschau

Etapele organizarii evenimentului pe scurt: Etapa 1. Stabilirea obiectivelor Ca și în cazul planificării unei campanii ample de comunicare, primul lucru care trebuie făcut este stabilirea obiectivelor care se vor a fi atinse prin intermediul evenimentului repectiv. Adică ce reacții vreți să obțineți și de la cine. Există mai multe obiective pe care le puteți realiza prin organizarea unui eveniment. Voi aminti mai jos doar câteva obiective mai des întâlnite:  Anunțarea cu fast, într-un cadru personal, a unei informații importante (lansarea unui nou produs, extinderea companiei, un moment important în viața liderului companiei etc.);  Crearea unei legături strânse cu publicul (poate fi vorba despre un eveniment de divertisment adresat publicului larg – concert, concurs – sau a unui eveniment adresat publicului intern – teambuilding, petrecere privată);  Creșterea vizibilității brandului;  Îmbunătățirea relațiilor cu presa (prin organizarea de evenimente dedicate exclusiv persoanelor din mass-media –de ex. testări în premieră ale produselor, vizitarea unui nou sediu de firmă etc.);  Atragerea unor publicuri noi;  Îmbunătățirea imaginii companiei (evenimentele pot fi instrumente eficiente și în gestionarea comunicării post-criză);  Informarea/educarea publicurilor cu privire la anumite produse, procese, schimbări (seminarii, mese rotunde, workshopuri). . Etapa 2. Stabilirea publicului țintă Persoanele de la care vreți să obțineți reacțiile menționate în obiective reprezintă publicul vostru țintă. În cazul unui eveniment, publicul nu îl reprezintă în mod necesar doar acei oameni care participă efectiv la acesta, ci pot fi, după caz, și cei care aud despre eveniment, îl promovează, îl boicotează ș.a.m.d. Oricare ar fi situația, trebuie să cunoașteți foarte bine fiecare grup căruia vă adresați și felul în care vă poate afecta atingerea obiectivelor. . Etaoa 3. Alegerea tipului de eveniment pe care vreți să îl organizați Așa cum spuneam în introducere, nu trebuie să așteptăm să ni se întâmple lucruri extraordinare pentru a putea organiza un eveniment atrăgător pentru public. Putem pune în scenă un eveniment reușit și dacă nu avem de comunicat o informație de importanță majoră. Tipul evenimentului pe care îl veți organiza va depinde: 1. în primul rând de obiectivele pe care vreți să le realizați, 2. de publicul căruia vă adresați

3.

și de bugetul pe care îl aveți la dispoziție.

Astfel, în funcție de acești trei factori, veți decide mai întâi dacă veți merge pe varianta unui eveniment offline – unde gazda și invitații au un contact direct, față în față, aflându-se în același spațiu fizic – sau un eveniment online, unde interacțiunea se va face prin intermediul unei conexiuni la internet. Așa cum probabil intuiți, evenimentele din prima categorie sunt mai costisitoare și mai dificil de organizat din punct de vedere logistic, în vreme ce evenimentele din cea de-a doua categorie necesită o investiție mai mică de timp și resurse.   

 

Din categoria evenimentelor offline, cele mai populare sunt următoarele: Evenimente de divertisment: concerte, concursuri, competiții sportive, petreceri private, spectacole de teatru/magie; Evenimente tip anunț: lansări de produs, conferințe de presă; Evenimente de informare/educare: seminarii, traininguri, workshopuri, mese rotunde, dezbateri publice. Din categoria evenimentelor online, cele mai întâlnite variante sunt următoarele: Webinars (discuții educative pe anumite subiecte, de obicei interactive, transmise în realtime, cu o durată medie de 30-60 de minute) Evenimente de tipul live streaming (evenimente care au loc și offline, dar sunt disponibile și celor care nu sunt prezenți fizic acolo prin transmisiunea live de la fața locului și posibilitatea interacțiunii via chat) Etapa 4. Alegerea conceptului evenimentului

Ca și în cazul conceptului unei campanii, evenimentul pe care îl organizați trebuie să aibă o identitate aparte, care să îl diferențieze din noianul de evenimente similare. Conceptul unui eveniment trebuie să aibă elemente comune cu identitatea brandului și să împărtășească aceleași valori cu acesta. Mai mult decât atât, conceptul unui eveniment trebuie să se regăsească în toate detaliile organizării, de la decor și muzică, la vestimentație și atmosferă. Fiți creativi și inovativi și încercați pe cât posibil să evitați clișeele. Etapa 5. Stabilirea spațiului și momentului pentru desfășurarea evenimentului Odată ce ați stabilit conceptul evenimentului, obiectivele și publicul avut în vedere, alegerea locului de desfășurare va fi destul de ușoară. Spațiul trebuie să fie potrivit pentru atmosfera pe care vreți să o obțineți și să contribuie la atingerea obiectivelor. Nu alegeți un local întunecos, cu scaune incomode pentru un training, ori o sală de ședințe pentru un spectacol de magie. Pare firesc, dar greșeli de genul acesta se comit mai frecvent decât vă imaginați. Același lucru e valabil și pentru momentul de începere a evenimentului și durata acestuia. Calculați foarte bine timpii pentru fiecare moment al evenimentului vostru, astfel încât să nu plictisiți și să nu dați nici oamenii afară când le e lumea mai dragă. Programul

evenimentului trebuie planificat la minut, astfel încât să nu existe timpi morți și pauze de liniște stânjenitoare. Etapa 6. Stabilirea programului evenimentului Indiferent că este vorba despre o petrecere privată sau de un webinar, voi va trebui să știți exact ce se va întâmpla în fiecare moment al evenimentului. Care sunt invitații, care sunt speakerii, care sunt reprezentanții presei și ce rol are fiecare dintre aceștia în cadrul evenimentului. Programul ales va depinde de natura evenimentului și obiectivele acestuia. Momentele unui eveniment trebuie să fie coerente și să se lege armonios, astfel încât experiența de ansamblu a participanților să fie una plăcută. Evenimentele nu trebuie să năucească și să creeze confuzii, ci trebuie să încânte și să seducă. Chiar și în cazul în care evenimentul organizat de voi este unul informal, cu un program lejer, lejeritatea trebuie să fie resimțită doar de invitați și nu să semnifice lipsă de organizare. Cu alte cuvinte, chiar și pauzele lungi de networking trebuie planificate. Etapa 7. Stabilirea indicatorilor de performanță Nu începeți munca de organizare a unui eveniment până nu știți ce o să măsurați la final. În funcție de obiectivele stabilite, trebuie să vedeți ce elemente vă vor arăta măsura în care ați atins sau nu respectivul obiectiv. Poate fi vorba despre: - numărul de participanți la eveniment, - despre cantitatea și calitatea aparițiilor în mass media - sau despre atitudinea publicului față de brandul promovat. Etapa 8. Alegerea canalelor de promovare Odată ce ați trecut prin toate etapele de mai sus, rămâne de văzut cum o să promovați evenimentul vostru. Din nou, alegerea canalelor de difuzare a mesajelor va depinde de obiective și de publicul țintă. Ca regulă generală, dacă este vorba despre un eveniment dedicat publicului larg, comunicarea trebuie să se facă atât ante și post-eveniment, cât și în timpul acestuia. Profitați de tehnologiile existente și exploatați-le beneficiile la maxim. Evenimentele sunt prin excelență sociale, deci nu ezitați să interacționați cu publicul vostru: - fie că o faceți printr-un simplu album cu poze publicat pe Facebook, -un hashtag al evenimentului pe Twitter - sau o aplicație de mobil dedicată evenimentului.

Din nou despre organizarea de evenimente dar mai detaliate unele etape ( in 30 de pasi): In cadrul diverselor evenimente trebuie desfasurate diferite activitati legate de coordonarea activitatilor echipei de organizare, de promovarea evenimentelor on-line si off-line, de coordonarea desfasurarii evenimentelor, de derularea activitatiilor contractuale cu colaboratorii, partenerii si speakerii evenimentelor, de dezvoltarea programului evenimentelor, de gestionarea activitatilor post-eveniment, de vanzarea pachetelor de parteneriat si sponsorizare si de a oferi consultanta echipelor de organizare care s-au ocupat de evenimente.     

În organizarea de evenimente este vital sa fii: organizat si calculat eficient si prompt multitasking cu viziune de ansamblu o persoana sigura, increzatoare, cu capacitatea de a delega sigur si clar sarcini, intregii echipe si fiecarui membru

Si de asemenea este important sa te asiguri ca urmezi cativa pasi, pentru ca trebuie sa ai un plan stabilit pe care sa il urmezi, si sa-l actualizezi continuu, in evolutia lui: 1. Stabilirea conceptului evenimentului – tema, grupurile tinta atat din punctul de vedere al participantilor cat si din punctual de vedere al speakerilor, partenerilor + tema artistica (elemente creative care confera originalitate si de care ne vom lega si in promovarea evenimentului). 2. Stabilirea termenului evenimentului. 3. Stabilirea locatiei in functie de formatul evenimentului, de numarul de participanti estimat, de numarul de sali necesare, de logistica dorita. 4. Stabilirea serviciilor de catering necesare evenimentului – adaptate pe parcurs in functie de programul acestuia. 5. Stabilirea echipei de organizare este extrem de importanta si in functie de “marimea” evenimentului, unele posturi pot fi directionate aceleiasi persoane astfel incat un membru al echipei sa se ocupe de mai multe activitati: – Manager de Proiect – Responsabil speakeri, temele prezentarilor – Responsabil Vanzari – Coordonator Marketing – Coordonator Promovare (PR) – Coordonator Parteneriate Locale – Coordonator Inscrieri – Coordonator Logistica

– Manager – ziua evenimentului (coord. echipa de voluntari) – Responsabil design materiale de promovare + site – Responsabil targ – standuri (daca este cazul) 6. Estimarea si structurarea bugetului – actualizare continua. 7. Realizarea site-ului + materialelor de promovare online. 8. Elaborarea unui plan de promovare al evenimentului in functie de grupurile tinta – implementare (online, offline, TV, radio, presa scrisa, retele sociale, grupuri pe anumite domenii, baze de date existente, mesaje scrise, verbale, la nivel local, regional, national, pe zile, in functie de grupurile si modalitatile de ajungere a mesajului la grupul tinta, etc.) . 9. Contactarea speakerilor si alegerea impreuna cu acestia a titlurilor prezentarilor – mentinerea relationarii cu acestia; 10. Realizarea ofertelor pentru vanzarea pachetelor + contactatea si negocierea cu potentialii sponsori, parteneri, colaboratori, parteneri media; intocmirea contractelor; 11. Stabilirea detaliilor participantilor/speakerilor/partenerilor.

in

ceea

ce

priveste

cazarea

12. Actualizarea continua a programului: stabilirea numarului de participanti din cadrul sesiunilor, repartizarea speakerilor tinand cont de programul acestora etc. 13. Elaborarea ofertelor si promotiilor pentru inscrierea la eveniment. 14. Actualizarea materialelor de promovare si mesajelor transmise. 15. Inscrierea participantilor (ex: prin formularul de pe site-ul evenimentului) – modalitatile de plata, inregistrare, confirmare etc. Transmiterea formularului prin care participantii isi pot alege sesiunile la care doresc sa participe, in cazul in care exista mai multe sesiuni care se desfasoara in paralel. 16. Stabilirea “elementelor wau” din cadrul evenimentului. 17. Realizarea documentelor utile; Exemplu: Ghidul Participantului (multumiri inscriere, programul, remidere: carti de vizita, masa si cazare, mijloace de transport: adresa + prezentare locatie eveniment, harta, numere de autobuze, microbuze care ajung in zona, coordonate gps, numere de telefon autogari, taxiuri, starea vremii, obiective turistice), Tinuta Participantilor – (streetwear, casual, business casual, smart casual, business informal, black tie / semi-formal, in functie de tipul evenimentului, sezon, etc.); 18. Realizarea la locatie a filmului evenimentului alaturi de intreaga echipa de organizare – instruirea fiecarui membru in vederea programului sau din ziua evenimentului.

19. Realizarea materialelor de promovare necesare in ziua evenimentului (mape, afise, diploma, brosuri, etc.). 20. Realizarea pachetelor participantilor inainte de eveniment (mape, materialele promotionale din partea sponsorilor si partenerilor, etc.). 21. Realizarea probelor la locatie privind tehnologia necesara functionarii sesiunilor – logistica necesara trebuie verificata (microfoane, internet, laptopuri, videoproiector, etc.). 22. Stabilirea finala a meniurilor si a coffee break-urilor in functie de numarul participantilor, programul si bugetul disponibil; 23. Relationarea continua cu partenerii, speakerii, participantii evenimentului – pentru a fi in tema cu desfasurarea acestuia. 24. Stabilirea unor programe turistice/sociale – optionale pentru speakeri si parteneri din afara orasului in care se desfasoara evenimentul. 25. Desfasurarea propriu-zisa a evenimentului cand e important sa se verifice constant ca toate posturile sunt ocupate conform cu instructajul anterior – se face o verificare de ansamblu a evenimentului si se monteaza muuulte zambete pe chip, chiar daca exista si momente de incordare in back office, acestea nu trebuie transmise participantilor. 26. Realizarea bazei de date cu toti participantii evenimentului. 27. Realizarea materialelor post-eveniment (comunicat de presa, stiri, album cu poze, filmulete, materiale speakeri, etc.). 28. Multumiri scrise si verbale aduse atat partenerilor care au sprijint evenimentul cat si participantilor care au venit. 29. Recompensarea echipei de organizare si comunicarea feedback-ului privind desfasurarea evenimentului din perspectiva fiecarui membru. 30. Definitivarea bugetului