Tehnici de Negociere in Afaceri - Set Curs PDF [PDF]

Zitiervorschau

Negocierea

Din zorii existentei umane, adica de la momentul existentei diviziunii sociale a muncii, negocierea a aparut ca parte a practicii sociale astfel incat se considera ca nu necesita competente aparte, fiind o activitate naturala umana. Traditional, negocierea a fost apanajul schimbului (schimburi de bunuri intre proprietari) Locul consacrat in care se petrecea negocierea, era piata, pe baza cererii si a ofertei, insa ceea ce ne intereseaza pe noi aici nu este raportul dintre cerere si oferta, ci este structura de relatii si interactiuni ce se constituie la momentul negocierii. Insa nu doar schimbul de bunuri implica in zilele noastre procesul de negociere, in egala masura avem de a face cu negociere chiar daca vorbim de procurare de servicii, schimb de informatii. De negociere vorbim si atunci cand ne reconsideram propria pozitie in raport cu un anumit eveniment, de aceasta data, negocierea se poarta intre expresiile si situatiile diferite, o persoana care isi compara argumentele vechi cu cele noi in favoarea unei situatii. Aceasta constatare poate sa ne conduca la ideea potrivit careia argumentele utilizate intr-o negociere sunt relative, insa nu e asa, sunt prelative. Este de preferat ca in activitatra de negociere sa fie implicate persoane cu cunpstinta despre acest domeniu si care ajung sa transforme aceasta activitate in ceva mai mult decat o inspiratie de moment. Aceste persoane sunt negociatorii. Din pacate , nu de putine ori apelarea la un negociator de profesie este o chestiune imposibila. Pe de alta parte exista si dificultatea faptului ca este delicat sa lasi chestiuni foarte importante pentru tine pe mainile unei terte persoane, in tot acest procees fiind nevoie de multa incredere in ceea ce priveste maniera corecta, profesionista in care suntem reprezentati.

Conditii necesare desfasurarii negocierii. Negocierile se desfasoara oriunde e posibila comunicarea. Orice negociere presupune un proces de transfer de informatii si de intelegere al acestora de persoanele implicate, acest transfer de informatii realizandu-se prin intermediul tuturor formelor de comunicare cunoscute de om. Conflictul de interese este o a 2-a conditie necesara procesului de negociere si se manifesta intre cel putin 2 parti in raport cu un obiect al negocierii. Negocierea este in primul rand o forma de rezolvare a conflictelor, a diferentelor intre doua sau mai multe parti si nu e o intalnire amicala de curtoazie. Scopul negocierii este in primul rand elucidarea unei probleme prin ajungerea la finalitati operationale valabile pentru ambele parti. In raport cu situatia de conflict, negocierea este in esenta o forma de evitare a confruntarii violente.

NEGOCIEREA = Forma de interrelationare ce presupune un proces de comunicare dinamic care sa conduca la adjustarea pozitiilor partilor, la stabilirea accordului intre parti, animate de mobiluri diferite, au obiective diferite si isi mediaza pozitiile pentru a ajunge la o intelegere reciproca avantajoasa. NEGOCIEREA = Folosirea informatiei si a puterii pentru a modifica pozitiile relative ale celorlalti.

Structura conceptuala a procesului de negociere Procesul de negociere are o structura duala : - o structura pasiva care se refera la relatiile ce se stabilesc între elementele de context stabile ; - o structura dinamica care se refera la relatiile ce se stabilesc între elementele ajustabile, active ale procesului. Structura pasiva Procesul de negociere presupune existenta urmatoarelor elemente : 1)Obiectul supus negocierii (obiecte, servicii, status, informatii, etc.) este elementul central al structurii pasive a procesului de negociere care declanseaza conflictul de interese între parti, reprezentând în acelasi timp si obiectul intereselor si dorintelor acestuia ; 2)Domeniile de interes ale partilor reprezinta elementele fundamentale ce permit constituirea intereselor, definirea obiectivelor, angajarea si declansarea unei negocieri ; 3)Obiectivele pe care si le propun si le urmaresc partile în procesul de negociere : acestea pot fi convergente si divergente, în functie de pozitia partilor în raport cu obiectul supus negocierii ; aparitia conflictului de interese este rezultatul proiectarii obiectivelor proprii asupra obiectului supus negocierii ; convergenta obiectivelor induce necesitatea stingerii conflictului prin negociere, în timp ce obiectivele în divergenta impun partilor realizarea de concesii si compromisuri ; 4)Mediul de negociere se refera la contextul general în care se plaseaza procesul de negociere si obiectul supus negocierii.

Structura dinamica Negocierea presupune prezenta si actiunea unor participanti la negociere si a unor elemente pe care acestia le relationeaza. 1)Participantii la procesul de negociere pot fi : - partile interesate adica persoanele care angajeaza, manifesta si sustin interese în legatura cu obiectul supus negocierii ; - negociatorii adica persoanele care actioneaza în vederea îndeplinirii unor obiective care satisfac interesele manifestate de partile interesate. 2)Elementele pe care le relationeaza participantii la negociere sunt : - interesul reprezinta expresia particulara a dorintei partii interesate de a obtine obiectul supus negocierii ; - obiectivul negocierii expresia analitica a interesului în forma concreta a unor câstiguri satisfacatoare obtinute pe baza unui compromis ; - limita initiala a negocierii respective, pozitia declarata initial de fiecare parte astfel încât sa-i asigure un spatiu cât mai larg si divers de manevre în negociere ; - limita finala a negocierii – pozitia ultima acceptata de fiecare parte ca fiind rezonabila si acceptabila ; - spatiul de negociere, respectiv totalitatea circumstantelor si aspectelor considerate ca fiind obiectul negociat pe care fiecare parte este gata sa le aduca în discutie.

Elementele esentiale ale procesului de negociere Intr-o negociere sunt intotdeauna prezente 3 elemente pe care de obicei le simtim dupa cum urmeaza: Timpul : cei cu care negociem nu par sa resimta acelasi presiuni de timp sau organizationale ca noi. Informatia: echipa rivala pare sa stie mai multe despre noi si nevoile noastre proprii decat stim noi despre ea. Puterea: echipa adverse pare sa aiba mai multa putere si autoritate decat simtim ca avem noi. Timpul: inseamna bani, viata, ceea ce defapt este mai importanta decat banii. Reflexul natural este de a considera ca negocierea are un inceput si un sfarsit si pe calea de consecinta credem ca putem intotdeauna definii un moment de inceput al acesteia, data/ora, si un moment de sfarsit al acesteia, data/ora, ceea ce nu cunoastem insa este ce inseamna pt fiecare din parti aceste momente de inceput si de sfarsit. Experienta negocierilor arata ca succesul intr-o negociere sunt obtinute pe ultima suta de metri. Intelegerile survenind la limita de finalizare a negocierii. Asadar este de asteptat ca sa reusim sa finalizam o negociere cu success abia spre finalul discutiilor. In consecinta in momentul in care reusim sa cunoastem termenul limita de negociere al partilor adverse pastrand in acelasi timp secret de al nostrum in mod clar vom avea un avantaj comparative. Ceea ce trebuie retinut este faptul ca de fiecare data una dintre parti are un termen limita de negociere fara existent acestuia negocierea in sine este fara sens chiar daca celalalt ne lasa impresia si se comporta de fapt cu nonsalanta in timp ce noi ne simtim presati de timp. Un alt aspect important este acela ca pana la urma noi singuri suntem cei ce ne impunem inainte de timp in esenta acesteia fiind mai flexibile de cat ne dam seama. Pe parcursul negocierii trebuie facuta in permanenta o analiza a ce ar insemna depasirea limitei de timp initial stabilite si anume: “Ce costuri ar presupune? , In ce ar consta penalizarea? , Cum ar afecta?” pe scurt cat risc ar fi?

Timpul poate pune in avantaj pe una sau pe cealalta din partile negociatorii si de aceea d.p.d.v al tehnicii de negociere trebuie sa retinem urmatoarele: Din moment ce orice intelegere apare la limita de negociere, ca negociator trebuie sa aveti RABDARE, adeseori dobanditi mai multa putere daca aveti perceperea de a mentine o anumita tensiune. Timpu:      

Timp – Bani – Viata Reflex : negocierea are un inceput si un sfarsit Victoria – pe ultima suta de metri Termenele limita ale negociatorilor Analiza propriului termen limita – cat risc? Concluzii practice : - Aveti rabdare – merita sa asptepti! - Nu va declarati propriul termen limita - Ori cat de relaxat ar sta si celalalt are de respectat un termen! - Cu timpul, circumstantele, se schimba…

Informatia: este esenta procesului de negociere, este cea care ne poate deschide calea catre o negociere de succes. Se pune intrebarea, sa achizitionam informatii corecte, acest lucru se intampla in special in cauza faptului ca avem tendinta sa privim negocierile noastre cu ceilalti ca pe niste intamplari si evenimente isolate. Prea adesea se intampla sa constientizam ca avem nevoie de informatii abia in momentul unei situtii de crizia, in realitate negocierea nu este un eveniment ci este un proces, iar obtinerea de informatii exact la momentul desfasurarii negocierii este ceva greu de realizat. Punctul de inceperea unei negocieri precede intotdeauna momentul inceperii acesteia cu zile, saptamani si ani in urma. Regula este ca negocierea trebuie inceputa devreme, din timp, cu cat incepem din timp cu atat culegem informatii cu mai mare usurinta, investigatiile trebuiesc facute cu atentie de o maniera perseverenta fiind necesar sa punem mai multe intrebari si sa oferim mai putine raspunsuri. Este bine sa punem intrebari chiar si atunci cand cunoastem raspunsuri aceasta pt a verifica gradul de credibilitate a partenerului de discutie.

De unde culegem astfel de informatii? De exemplu de la persoane cu care lucreaza cu cei care vom negocia, de la persoane care au negociat cu cei care au negociat cu cei care urmeaza sa negociam, de la client de la care urmeaza sa negociam, de la competitor ai lor sau din statistici oficiale sau statistici pentru care platim. Intrebarile trebuiesc puse cu tact iar contextul care facem acest lucru trebuie ales cu grija, uneori fiind nevoie sa realizam schimb de informatii “ dai ceva pt a primi ceva”, ceea ce ne intereseaza pana la urma sa aflam sunt limitele reale ale altei parti (limite de pret, limite de costuri, limite de timp de negociere). In timpul negocierii este foarte important sa faceti schimb de informatii pentru a reusi un comportament de asumare comuna a riscurilor si de creare a increderii reciproc consimtite. Furnizarea brusca de informatii noi in cadrul unui proces de negociere poate duce la blocarea procesului. Refuzul spontan trebuie privit doar ca o reactie, si nu ca o pozitie. Capacitatea de ascultare – observarea “Ascultati, observati, vorbiti putin” Informatii de la masa negocierilor – indicile - Verbale, - Comportamentale, - Neintentionate. Tiparul de acceptare a concesiilor manifestat in comportamentul celuilalt – joc competitiv pentru a obtine rezultate colaborative. Puterea este abilitatea potentiala a unei persoane sau a unui grup de a exercita controlul asupra unei alte persoane sau asupra unui grup. Puterea in organizatii este de 5 feluri: -

Puterea legitimate (pozitita de conducere), Puterea de recompensare , Puterea de coercitie, Puterea expertizei, Puterea de referential.

Puterea si jocurile de putere in negociere :











- Neutralitatea puterii; - Crearea/folosirea surselor de putere drept tehnici de negociere: Puterea concurentei : - Concurenta pe un lucru duce la cresterea valorii sale – valabil si pentru lucruri abstracte, cum ar fi o idee. - Nu va agrenati intr-o negociere fara sa aveti si alte optiuni la dispozitie. Puterea legitimitatii : - Cand ne avantajeaza sa o folosim; - Cand ne dezavantajeaza sa o contestam; Puterea data de asumarea riscului : - Ca sa iei premiul cel mare, trebuie sa bagi o fisa, nu-i asa..?.. - Risc asumat inteligent – cunosterea sanselor de izbanda si asumarea eventualelor esecuri fara a fi scos din joc; - Impartirea riscului – amortizarea esecului prin afilierea la un grup; - Rational, nu impulsiv – nu se asuma riscuri din orgoliu, nerabdare sau lehamite! Puterea angajarii totale : - Oamenii sprijina proiectele la conceprea carora au luat parte – implicare confera daruire iar daruirea putere; - Nivel de stres coborat – membrii echipei preiau o parte din presiune si ofera sprijin; - Coeziunea unui grup transmite un mesaj de forta si autoritate adversarilor; - Loialitatea membrilor echipei. Puterea exprtizei/experientei acumulate : - Castigarea de respect; - In negocieri de multe ori participantilor le lipsesc cunostintele de specialitate intr-un domeniu sau altul – nu pretindeti insa ca le stiti pe toate! - Apelarea la experti externi.

 Puterea cunoasterii nevoilor : - Aspectele si cererile specifice, declarate deschis vs nevoile reale, care nu sunt dezvaluite aproape niciodata; - Cunoastere nevoilor reale – vom sti cum va reactiona intr-o situatie sau alta; - In spatele oricarei organizatii, oricarei negocieri se afla oameni obisnuiti care nu vor decat sa raspunda propriilor nevoi particulare.  Puterea investirii : - Investirea de timp, bani si energie de catre adversar - Debutu intalnirii – abordare in mod colaborativ ; orie demers competititv sau ultimatum – spre final; - Raportul dintre investitita facuta si disponibilitatea de a faceanumite compromisuri – direct proportional; - Chestiunile dificile trebuie ocolite si discutate abia spre final.  Puterea recompensei sau a pedepsei : - Negocierea numai daca exista convingerea ca il putem ajuta sau afecta; - Nu trebuie ripisipta impresia de eventual sprijin sau afectare decat daca primim ceva in schimb – o concesie, o repozitionare – care sa-mi aduca foloase mie sau relatiei dintre cele doua parti.  Puterea moralitatii : - Valori , viziune despre corectitudine – credinta ca ceea ce facem este si spre binele omenirii - Cateodata, a ne lasa la mana celulilalt – insa cu inteligenta – poate sa functioneze: „Vi se pare corect sa procedati astfel..?”  Puterea precedentului creat : - „S-a procedat la fel si in situatia aceea si a dat rezultate”.  Puterea perseverentei : - Rabdare, tenacitate, picatura chinezeasca;  Puterea atitudinii : - Relaxare, lipsa de stres, obiectivitate; - Mesaj de incredere catre ceilalti; - De obicei, cel mai dezavantajos negociem pentru noi insine ! – luam lucrurile mult prea in serios.

 Puterea capacitatii de persudare : - Intelegerea mesajului ; - Argumentarea ; - In ce masura se raspunde la propriile nevoi – pentru relevanta trebuie discutat in termeni de nevoi si dorinte satisfacute.