Rolul Comunicarii Proactive in Procesul de Negociere [PDF]

Zitiervorschau

Rolul comunicarii proactive in procesul de negociere “Ceea ce credem, ceea ce stim sau ceea ce gandim conteaza mai putin. Ceea ce conteaza cu adevarat este ceea ce facem.” John Ruskin 1. Comunicare și negociere, definire și obiective Comunicarea reprezintă un schimb, de idei, de semnale, de simboluri. Aceasta presupune reciprocitate și în varianta ideală creează acel communion , comunitate umană armonioasă. Una dintre axiomele Școlii de la Palo Alto ne spune că nu există non-comunicare. Chiar și un chip impasibil ne comunică indisponibilita tea de a intra în contact acelui care o transmite. În viața de zi cu zi intrăm în contact nemijlocit sau mediat cunenumărate persoane și ne dezvoltăm capacitatea de înțelegere și răspuns la semnalele verbale și non- verbale care ne parvin. Cercetărorul Ervin Goffman (2004) a ajuns la concluziacă orice persoană, oricât de simplă, are un aparat foarte fin de înregistrare și trasmitere acomunicării în viața cotidiană. Dacă indivizii nu ar fi echipați cu astfel de radare, nu ar ficapabili a duce până la capăt nicio zi din viața în societate. Aceste mecanisme de comunicare se învață în interacțiune iar normele instituționalizate în aceste schimburi sunt de cele mai multe ori tacite, implicite . Doar încălcarea ne relevează norma, de exemplu dacăam începe să sărutăm necunoscuți pe stradă toată lumea ar considera că suntem nebuni. Înacest caz, am încălcat regula spațiului individual și a intimității, care normează zona în care este nepermis străinilor să intre. Negocierea este procesul prin care, de fapt, oamenii reușesc să ajungă la o înțelegere și să împartăși/sau să redistribuie. Există mai multe feluri de a rezolva o dispută : prin invocarea tradiției, prin reglementări, prin dinamica de cerere și ofertă – adică piața,prin curțile de justiție, dar și prin negociere (Raiffa, 1982: 7). Negocierea este o acțiune de comunicare , în virtutea faptului că oamenii intră într -un dialog, într-un proces de schimb simbolic. Ceea ce diferențiază n egocierea de alte tipuri de comunicare este dimensiunea utilitară, faptul că fiecare dintre participanții la negociere încearcă să - și maximizeze rezultatele și să obțină cât mai mult. În plus, negocierea este o comunicare structurată întrepărțile implicate, nu este o acțiune întâmplătoarepasageră. În cadrul activităților umane, acțiunile de negociere sunt permanente și s edesfășoară la toate nivelurile. Ca părinte, trebuie să negociezi cu propriii copii, cu partenerulde viață, cu bunicii, cu școala, cu ceilalți părinți, cu prietenii copiilor, etc. Ca antreprenor, trebuie să negociezi cu furnizorii, cu diverși clienți, cu partenerii de afaceri, cu băncile, cu angajații, într-un cuvânt cu toți cei de care depinde succesul întreprinderii proprii. Cu cât principiile, strategiile și tacticile de negociere sunt mai bine înțelese și aplicate, cu atâtcosturile tranzacționale scad la toate nivelurile unde aceste schimburi se desfășoară.Este util să înțelegem că pe lângă negocierea principială , considerată formulaoptimă de negociere în literatura de specialitate și

în practica profesionistă, există multe alte variante , care pot ajunge până la amenințări, intimidare și utilizarea forței. Acest modul încearcă să dezvolte resursele pentru negocierea principială, dar să și exploreze variantele nelegitime, pentr u ca negociatorii principiali să știe cum să trateze cu negociatorii neprincipiali.

Intr-un proces eficient de negociere, constructia argumentarii are ca repere întrebari pe care si le formuleaza partenerii: §

Ce doresc sa obtin de pe urma negocierii?

§

Ce doreste partenerul sa obtina?

§

Ce trebuie sa recunosc pentru a reusi?

§

Ce urmareste sa afle interlocutorul?

§

Ce întrebari îi voi adresa?

§

La ce întrebari ma pot astepta?

§

Cum pot verifica adevarul informatiilor primite?

§

Ce probe suplimentare îmi va solicita?

§

Cum voi reactiona la propunerile partenerului?

§

Cum va reactiona partenerul la propunerile mele?

§

Cum pot grabi obtinerea consensului?

§

Ce tactici va folosi partenerul pentru a-mi obtine acordul?

§

Ce voi propune în lipsa consensului?

§

Cu ce propuneri va veni partenerul?

Mai mult ca în oricare proces de comunicare, oamenii de afaceri participa la negociere cu întreaga lor capacitate, cu achizitiile profesionale si culturale, cu personalitatea lor inconfundabila si, în acelasi timp, apartinatoare unei comunitati umane determinate.

Metodele, tehnicile, procedeele individualizeaza maniere de negociere în anumite spatii socio-umane, în functie de mentalitatile colectivitatilor respective.

Comunicarea „corporativă " sau „instituţională":a r e c a principal obiecti v promovarea imaginii întreprinderii şinu au n e i c o m p o n e n t e p a r t i c u l a r e a a c e s t e i v i z a v i d e u n i i parteneri ce sunt în funcţie de natura întreprinderii:reprezentanţii puteri publice; presă sau chiar marele public.

Intr-un context mai larg, a fi proactiv inseamna a-ti asuma responsabilitatea lucrurilor care ti se intampla si a inceta sa dai vina pe ceea ce este in jurul tau pentru faptul ca anumite lucruri nu se intampla sau misca foarte greu. Inseamna a nu-ti mai invinui colegii ca proiectul se misca greu sau a nu te ascunde in spatele scuzei “nu am avut destui bani ca sa...” pentru a-ti da o explicatie de ce nu ti-ai putut permite niste lucruri. O persoana proactiva este acea persoana care are suficienta determinare pentru a crea contextul favorabil si a actiona astfel incat sa-si atinga obiectivele. Comportamente care demonstreaza aceasta competenta: • Iti asumi responsabilitatea pentru propriile actiuni si decizii; • Poti lua decizii fara ajutorul celorlalti; • Apelezi la ajutorul celor cu mai multa experienta atunci cand este cazul si nu astepti ca ei sa vina la tine sa-ti spuna cum trebuie facute lucrurile; • Rezolvi problemele aparute cu un minim de ajutor din partea celorlalti; • Actionezi pe baza propriei initiative. Cum dezvolti aceasta competenta in timpul facultatii : • Fii hotarat! Exerseaza-ti capacitatea de a lua decizii de fiecare data cand esti pus in fata uneia; nu evita sa le iei si nu lasa pe altii sa le ia in locul tau; • Preia initiativa unor proiecte de grup. In grupul tau de prieteni lanseaza si finalizeaza mici proiecte, de la un mers la munte in weekend pana la vacanta de vara cu un traseu in toata tara; • Initiaza proiecte personale; • Daca te nemultumeste ceva la viata ta de student, caminist, adolescent, gandeste-te la ce poti

face concret pentru a schimba ceva si implementeaza-ti ideea chiar daca iti vor veni ganduri de genul “eu sunt prea mic ca sa fac o diferenta”. Cum dezvolti aceasta competenta dupa angajare: • Ofera-te voluntar pentru proiectele lansate in echipa ta sau cel mai bine initiaza proiecte care pot aduce schimbari pozitive; • Nu te lasa descurajat daca oamenii nu vor sari imediat alaturi de tine plini de entuziasm; • Asuma-ti responsabilitati clare si livreaza rezultatele in termenele agreate; identifica solutii la problemele ivite pe parcurs si pune-le in practica; • Evita sa te bazezi prea mult pe sfatul colegilor sau sefilor tai in a duce la bun sfarsit responsabilitatile asumate. Voi analiza in continuare cele mai obisnuit intalnite patru strategii comportamentale care influenteaza direct comunicarea: 1. Apropiere - departare: atentia unei persoane este directionata fie spre ceea ce vrea (APROPIERE), fie indepartandu-se de ceea ce nu vrea. Altfel spus, energia persoanei respective este centrata pe obiective sau pe problemele ce trebuie evitate. 2. Intern – extern: individul isi evalueaza performanta comparand-o cu propriile standarde interne sau prin feedback din surse externe? 3. Optiuni – proceduri: persoana cauta alternative si isi lasa deschisa usa pentru alte optiuni sau prefera sa urmeze procedurile stabilite deja? 4. Proactiv – reactiv: individul are tendinta sa initieze ceva (orice) sau asteapta ca altcineva sa conduca? PROACTIV / REACTIV Individul respectiv are tentinta de a initia ceva sau prefera ca altii sa conduca iar el doar sa urmeze? PROACTIV: initiaza actiuni fara sa ii mai astepte pe ceilalti. Din punctul de vedere al unui reactiv, ei actioneaza grabit, fara sa tina seama de nimic. Se “arunca” in situatii noi fara sa se gandeasca mult si fara sa analizeze nimic. Sunt ca un buldozer: merg inainte cu ceea ce vor sa faca. Au un foarte important punct forte: fac lucrurile sa mearga. Pot fi recunoscuti prin folosirea unor cuvinte ca: “fa-o!, ce mai astepti?, e momentul sa facem ceva, sa nu mai pierdem timpul”. Comportamental, ei folosesc fraze scurte cu un predicat dintr-

un verb activ, vorbesc ca si cand ar avea controlul, intampina dificultati in a sta intr-un loc perioade relative lungi. In procesul comunicarii cu ei, problema principala este sa ii faca sa stea linistiti, pentru a-si mentine concentrarea pe subiect.

REACTIV: au tendinta de a-i astepta pe ceilalti sa aiba initiativa. Consuma foarte mult timp analizand fara a actiona, pentru ca vor sa inteleaga foarte bine si sa poata evalua inainte de a face ceva. Ceva neobisnuit: cred in sansa, in noroc. Ei pot fi recunoscuti prin folosirea unor cuvinte ca: “tine seama de …, hai sa mai cercetam, analizeaz-o, hai sa ne gandim mai in detaliu, trebuie sa intelegem mai intai, de data asta poate vom avea noroc”. Folosesc fraze lungi si complexe si foarte multe verbe la pasiv. Vorbesc in termenii unor forte exterioare care ar putea avea influente majore asupra vietii lor. Le place sa stea jos si sa analizeze timp indelungat. Etapele negicierii:

Caracteristicile generale ale negocierii: - sunt implicate cel puţin două părţi - părţile au un conflict de interese cu privire la cel puţin un subiect - părţile sunt dispuse să găsească o soluţie prin negociere Pregătirea negocierii

Pregătirea negocierii este o etapă premergătoare negocierii în care se desfăşoară o serie de activităţi, cum ar fi: - identificarea participanţilor la negociere; - evaluarea raportului de forţe; - definirea marjei de negociere; - pregătirea argumentării; - anticiparea obiecţiilor şi reacţiilor celeilalte părţi implicate; - compunerea delegaţiei, etc. Derularea negocierii Derularea negocierii este etapa întâlnirii dintre părţile implicate şi în care se desfăşoară activităţi cum ar fi: - definirea obiectului negocierii, a modalităţilor de negociere, a ordinii de zi; - formularea propunerilor şi contrapropunerilor, purtarea discuţiilor; - căutarea compromisurilor reciproce, etc 1.5 Rezultatul negocierii 1. Concesia Concesia reprezintă o cedare efectuată de una din părţile implicate în negociere asupra unuia sau mai multor puncte de interes fără reciprocitate sau compensare. Concesia apare ca rezultat al raportului de forţe dintre parteneri (mijloace, informaţii, statut, putere, etc.). Acest rezultat conduce spre o situaţie de câştig - pierdere. Atunci cand spuneti clientului dumneavoastra: “Oferta o putem negocia cu placere” Ii semnalati ca doriti sa-I veniti in intampinare, avand conditii flexibile si ca, de exemplu, sunteti dispus sa-I faceti o reducere de pret. Daca va este propus sa negociati asupra unui anumit lucru, puteti trage concluzia ca partenerul este dispus sa va faca concesii. 2. Compromisul Compromisul reprezintă renunţări bilaterale, reciproce asupra unor puncte de vedere cu scopul de a armoniza interesele părţilor. Prin compromis se apără esenţialul intereselor negociatorilor. 3. Consensul Consensul reprezintă cel mai bun rezultat posibil al unei negocieri. Se caracterizează prin construirea în comun a acordului, prin adeziunea totală faţă de soluţia 10 găsită şi prin susţinerea unanimă a rezultatului la care s-a ajuns. 4. Dezacordul

Dezacordul poate fi obiectiv, conflictual sau care conduce la un rezultat diferit faţă de cel prevăzut iniţial. Dezacordul este obiectiv când negociatorii conştientizează faptul că au ajuns la o situaţie de neînţelegere şi admit divergenţele dintre ei fără a dori să facă eforturi pentru a le elimina sau a le reduce. Dezacordul conduce la un rezultat diferit faţă de cel prevăzut iniţial când negociatorii stabilesc să se revadă deoarece estimează că au şansa de a se apropia de o altă soluţie, nouă, convenabilă părţilor, prin mai multe discuţii şi consultări.

Etape de parcurs: 1. Stabilirea obiectivelor (mizelor) – in paralel cu formularea obiectivelor se desfasoara o ampla campanie de culegere de informatii privind piata, oponentii, mediul de afaceri, concurenta, etc. 2. Descompunerea in obiective intermediare, care aproprie treptat obiectivul final. 3. Identificarea tacticilor; 4. Evaluarea sanselor de succes ale actiunilor tactice se impune de la sine. 5. Testarea strategiei de negociere poate fi o etapa necesara inainte de trecerea la actiune. Simularea si testarea se pot face cu un prieten, cu un calculator sau cu creionul pe hartie. In teoria militara, strategia este conceputa pe harta, trasand sageti si infingand stegulete.