Rapport de Stage S6 VF [PDF]

Zitiervorschau

RAPPORT DE STAGE D’INITIATION Gestion des affaires administratives et financières

Élaboré par : Mr. KARIM YOUSSEF Tuteur professionnel :MME Fatima El Haiba Tuteur académique: MME B.OULHADJ Année universitaire : 2021/2022

01 JUILLET 2021 AGENCE URBAINE BERRECHID-BENSLIMANE 5, bd. Mohamed V, El Youssre BERRECHID MAROC

REMERCIEMENTS Avant tout développement sur cette expérience professionnelle, il paraît opportun de commencer ce rapport de stage par des remerciements, à ceux qui m’ont beaucoup appris au cours de ce stage, et même à ceux qui ont eu la gentillesse de faire de ce stage un moment très profitable. Je tiens à remercier dans un premier temps, toute l’équipe pédagogique de l’École Nationale de Commerce et de Gestion de SETTAT. Ainsi que MME OULHADJ, professeur au sein de l’ENCG SETTAT, qui est également mon encadrante de stage, d’avoir accepté de me guider tout au long de ce stage. Je tiens également à remercier tout particulièrement et à témoigner toute ma reconnaissance aux personnes suivantes, pour l’expérience enrichissante et pleine d’intérêt qu’elles m’ont fait vivre durant ce mois de juillet au sein de l’agence urbaine de Berrechid : -MME.NAJAT, chef de service de la gestion des ressources humaines , pour son accueil et la confiance qu’elle m’a accordé dès mon arrivé dans l’entreprise. -Mr. EL MOUHAFID, chef de service des moyens généraux, pour m’avoir intégré au sein de l’entreprise et m’avoir accordé toute sa confiance ; pour le temps qu’il m’a consacré tout au long de cette période, sachant réponde à toutes mes interrogations. -MME.FATIMA, chef de service des affaires financières et comptables, pour le temps qu’elle m’a consacré pour me monter et m’expliquer tous dont j’avais des ambiguïtés, pour les travaux qu’elle m’a confié tout au long de la période du stage. -Mr. AMINE, ainsi que l’ensemble du personnel de l’AUBB pour leur accueil sympathique et leur coopération professionnelle tout au long de ce mois. 1

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Table de matières REMERCIEMENTS ................................................................................................................ 1 AVANT PROPOS .................................................................................................................... 5 Introduction .............................................................................................................................. 6 Chapitre1: Approche générale sur l’Agence Urbaine de Berrechid (AUB) ....................... 8 Section I: L’histoire et les objectifs de création des Agences Urbaines : .............................. 8 I) Définition de l’Agence Urbaine selon son statut juridique: ............................................ 8 II) Historique de création des Agences Urbaines : ............................................................. 8 III) Les objectifs de création des Agences Urbaines : ........................................................ 9 Section II: L’agence Urbaine de Berrechid Benslimane ....................................................... 9 I) La création et l’histoire de création de l’Agence Urbaine de Berrechid-Benslimane : . 10 II) Présentation du ressort territorial de l’AUBB .............................................................. 10 III) Organisation structurelle de l’A.U.B.B ...................................................................... 12 IV) Missions et attributions .............................................................................................. 12 1) Mission de planification urbaine : ............................................................................. 13 2) Mission de contrôle urbaine : .................................................................................... 13 3) Mission d’aménagement urbaine et de réhabilitation : ............................................. 14 4) Mission d’assistances : .............................................................................................. 14 V) Les différents départements de l’A.U.B.B :................................................................. 15 1) Département des affaires Administratives et Financières : ....................................... 15 a) Division Administrative : ...................................................................................... 15 b) Division Financière et Comptable : ....................................................................... 15 2) Département de la gestion urbaine et des affaires juridiques : ................................. 15 a) Division de la gestion urbaine : ............................................................................. 15 i.

Sous division de l’instruction : ....................................................................... 16

ii.

Sous division du contrôle : ............................................................................. 16

b) Division des affaires juridiques : ........................................................................... 16

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3) Département de planification urbaine et des affaires foncières : .............................. 16 a) Division de planification urbaine : ........................................................................ 16 iii. Sous division des études générales : ............................................................... 17 iv. Sous division des études urbaines .................................................................. 17 b) Division des Affaires Foncières : .......................................................................... 17 Chapitre II : Département des affaires Administratives et Financières : ....................... 19 Section I : Divisions et Services du Département Administratif et Financier ..................... 20 I) La Hiérarchie du Département Administratif et Financier :.......................................... 20 II) Division Administrative : ............................................................................................. 20 1) Le Service du Personnel : ......................................................................................... 20 2) Service de Documentation : ...................................................................................... 21 III) La Division Financière et Comptable : ....................................................................... 21 1) Service d’Équipement : ............................................................................................. 21 2) Service Financier et Comptable : .............................................................................. 22 Section II : Processus d’Acquisition d’un Bien ou Service ................................................. 22 I) Principe : ....................................................................................................................... 22 II) L’Appel d’Offre Ouvert (AOO) : ................................................................................ 24 1) Définition : ................................................................................................................ 24 2) Lancement d’un Appel d’Offre Ouvert :................................................................... 24 a) Publication des Appels d’Offres Ouverts : ............................................................ 24 b) Règles et Clauses :................................................................................................. 25 3) Le choix d’un Attributaire : ...................................................................................... 25 4) Le rôle du Département Administratif et Financier : ................................................ 27 a) Le Service d’Équipement : .................................................................................... 27 b) Service Financier et Comptable : .......................................................................... 28 5) La responsabilité de l’Attributaire : .......................................................................... 28 III) Le Bon de Commande (BC) : ..................................................................................... 29 IV) Le Contrat ou la Négociation : ................................................................................... 30 Conclusions ............................................................................................................................. 31

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AVANT PROPOS

Il y a maintenant vingt-sept ans que notre prestigieuse école fut créée à Settat. Son objectif après la nouvelle réforme est d’assurer une bonne formation de cinq ans et ainsi mettre à la disposition des entreprises, des étudiants ayant une formation polyvalente modulaire, des étudiants actifs flexibles qui s’adaptent aux exigences d’un marché effervescent. Pour compléter ma formation et approfondir mes requis et pré requis théoriques en les appliquant sur le terrain tout en acquérant de nouvelles connaissances professionnelles, j’ai été mené à faire un stage d’initiation qui me permettra d’établir mon premier contact avec l’entreprise. L’objectif principal du stage réalisé, est de comprendre le fonctionnement de l’entreprise, de s’intégrer au sein de l’entreprise, aussi que développer l’esprit d’analyse et d’observation . Ce stage a été pour moi une grande expérience dans le monde professionnel, en tant qu’étudiante puisque j’ai vécu et relevé de nombreuses différences entre le monde du travail et celui des études aussi bien sur le plan professionnel que celui des comportements. C’est dans cette optique que j’ai effectué le stage à l’agence urbaine de BerrechidBenslimane(AUBB), placé sous la tutelle du ministère chargé de l'Urbanisme et sous le contrôle financier de l'État.

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Introduction Dans le cadre de valider mon sixième semestre (S6) à l’École national de commerce et gestion, j’ai effectué un stage d’initiation au sein de L’ Agence Urbaine De Berrechid-Benslimane ( A.U.B.B) . Ce stage a été très bénéfique pour moi puisqu’il m’a permis d’améliorer mes connaissances théoriques et pratiques et m’a aidé à découvrir et affronter le milieu de travail. En effet ,le stage est une étape très importante pour tout étudiant car il est pour lui comme une rampe de lancement vers le monde professionnel, et comme on dit “Les stages, voie royale vers l’emploi, aujourd’hui comme hier“, l’adage reste indémodable puisqu’il offre au stagiaire plusieurs opportunités telles que : Prise de contact avec le monde du travail, découverte de métiers d’avenir, véritable test de pré-embauche,…… autant d’opportunités rendues possibles par ces périodes en entreprises de plus en plus fréquentes et appréciées côté élèves, côté écoles, et côté employeurs. Dans ce rapport , je vais présenter les activités que j’ai effectuées pendant un mois de stage (du 1er au 31juillet 2021) au sein de L’ Agence Urbaine Et De Berrechid-Benslimane (l’ A.U.B.B) et plus précisément au sein du département des affaires administratives et financières. Durant ce mois, mes activités se manifeste dans des activités administratives et. Par le biais de ces activités j’ai eu la possibilité de découvrir beaucoup de choses concernant la AUBB que je vais décrire par la suite, les missions de la DAAF au sein de L’AUBB, ainsi que son rôle dans la gestion des moyens généraux et plus précisément la gestion des marchés publics, et dans la gestion des affaires financières et comptables. Ce rapport de stage s’articule autour de deux axes suivants : *Le premier chapitre a pour objectif de présenter l’ A.U.B.B , ses activités, son organigramme, ses missions et ses départements . *Le deuxième traitera le rôle du département des affaires administratives et financières dans l’AUBB comme gestionnaire des affaires matérielles et financières de l’Agence, ainsi que sa responsabilité en matière de traitement comptable et budgétaire des ressources et affaires.

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Chapitre I Approche générale sur l’Agence Urbaine de Berrechid (AUB)

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Chapitre1: Approche générale sur l’Agence Urbaine de Berrechid (AUB) Avant de présenter l'historique de la création de l'Agence Urbaine de Berrechid (AUB) et de ses missions, nous donnerons un aperçu général des raisons de la création de l'UA en tant que département relevant du Ministère du l’Habitat, de l'Urbanisme et de la Politique de la Ville, représentation du ministère sur le territoire national.

Section I: L’histoire et les objectifs de création des Agences Urbaines : I) Définition de l’Agence Urbaine selon son statut juridique: L'agence urbaine est un établissement public doté de la personnalité morale et de l’autonomie financière dont le ressort territorial correspond à une ou plusieurs préfectures et provinces. L’agence urbaine est soumise à la tutelle de l’État, en l’occurrence l’autorité gouvernementale chargée de l’urbanisme, sous réserve des pouvoirs et attributions dévolues au ministère de l’Économie des Finances. Les agences urbaines sont, également, soumises au contrôle financier de l’État applicable aux établissements publics.

II) Historique de création des Agences Urbaines : Pour répondre aux besoins de l’évolution de l’espace urbaine ainsi que l’application déprogrammes de l’État en matière d’urbanisme et de développement structurel des villes marocaines. Le Dahir de Loi n° 1-93- 51 du 22 Rébia II 1414 (10 septembre 1993) donne l’autorité de créer des Agences Urbaines sous des Décrets de création déterminants le ressort territorial et le siège de chaque agence.

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Jusqu'à 2006, les besoins de l’évolution de l’espace urbaine ont permis de 26 agences chargées des affaires du ministère de l’Habitat, de l’Urbanisme et de la Politique de la Ville et réparties sur le territoire marocain.

III) Les objectifs de création des Agences Urbaines : À la suite du développement de ces programmes, le ministère de l’Habitat a fixé un ensemble d'objectifs pour l'espace urbain à atteindre grâce à la création d'agences urbaines. Ces objectifs reposent sur : •

• • • • •

Favoriser le développement des territoires par le biais d'une nouvelle ingénierie territoriale, consacrant le développement progressif des projets d'urbanisme (projets territoriaux, projets urbains, projets urbains, rénovation urbaine...) ; Promotion des investissements par l'ouverture de nouvelles zones d'urbanisation ; Promouvoir un mode de gestion qui valorise l'approche citoyen/client ; Soutien et accompagnement aux programmes de logement social; Mobilisation foncière ; Intégrer la dimension environnementale et prendre en compte les impératifs du développement durable.

Section II: L’agence Urbaine de Berrechid Benslimane ( AUBB) L’Agence Urbaine de BERRCHID-BENSLIMANE (AUBB), est un établissement public doté de la personnalité morale et de l’autonomie financière, placé sous la tutelle du ministre de l’Aménagement du Territoire National, de l’Urbanisme, de l’Habitat et de la Politique de la Ville.

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I) La création et l’histoire de création de l’Agence Urbaine de Berrechid-Benslimane : La Création de l’Agence Urbaine de BERRECHID-BENSLIMANE, s’inscrit dans la volonté de renforcer la politique de développement urbanistique par de nouvelle génération d’agences urbaines opérationnelles, qui jouent un rôle important en matière d’encadrement et d’aménagement du territoire et d’accompagnement des projets socio-économiques. Ces dispositions s’inscrivent dans le cadre de l’application des orientations prévues par les termes du circulaire ministériel numéro 11895, du 06 août 2013 qui accorde une grande attention à la consécration des principes de la bonne gouvernance territoriale et institutionnelle. Et parallèlement au rôle de l’agence urbaine comme étant un acteur majeur dans l’organisation de l’espace et le développement local, sa création vient contribuer efficacement à la dynamique économique dans la région, sans pour autant compromettre les équilibres environnementaux. L‘Agence Urbaine fut créée par décret n° 426/13/2 en date du 8 Shaaban 1434 (17 juin 2013) et publié au bulletin officiel n° 6166 du 25 Shaaban 1434 (4 juillet 2013) en application du dahir portant loi n° 1-93-51 du 22 Rabia I (10 Septembre 1993) instituant les Agences Urbaines.

II) Présentation du ressort territorial de l’AUBB Le ressort territorial de l’Agence urbaine de Berrechid-Benslimane englobant les Provinces de Berrechid et de Benslimane, abrite 10% de la population régionale soit 717641Habitants, équivalant au 1/4 de la population hors Métropole de Casablanca. Ledit ressort, comprend 37 communes territoriales dont 28 en milieu rural et 09 en milieu urbain. Vous trouverez ces données sur les tableaux ci-dessous :

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Région CasablancaSettat Province: Benslimane Province: Berrechid Préfecture: Casablanca Province: El Jadida Province: Médionna Préfecture: Mohammadia Province: Nouaceur Province: Settat

Milieu urbain

Milieu rural

Nombre de ménages

Population

Superficie (km²)

Densité Habitant/Km²

3

12

49 108

233 123

2 760

84

6

16

103 803

484 518

2 530

192

1

0

819 954

3 359 818

211

2 080

3

23

167 602

786 716

3 880

131

3

2

39 560

172 680

217

738

2

4

96 351

404 648

280

2 248

3

2

76 711

333 604

418

1 483

5

41

119 283

634 184

7 220

88

Province: Sidi Bennour Total ( RGPH 2014)

2

23

87 032

452 448

3 226

150

32

129

1 559 404

6 861 739

20 742

330

L'évolution de la population de la province de Benslimane a maintenu le même taux de croissance de 1994 à 2014, tandis que la population rurale a légèrement diminué à partir de 2004.

Province

TAAM (2004-2014) %

TAAM (1994-2004) %

Berrechid

2,5

2,94

Benslimane

1

1,56

Région

0,9

–

MAROC

1,4

1,25

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III) Organisation structurelle de l’A.U.B.B L'A.U.B.B est dirigée par un directeur, assisté par trois Chefs de départements et deux chargés de mission. Chaque Département est scindé en deux Divisions et chaque Division comprend deux Services.

IV) Missions et attributions L’agence urbaine est l’un des établissements publics qui assume un rôle important dans l’encadrement de l’urbanisation et le développement des territoires, ses missions sont régies par les dispositions du degré portant loi n°1-93-51 du 22 Rabia I 1414(10 septembre 1993) qui lui confère, des larges prérogatives lui permettant d’apporter à ses partenaires publics et privés un soutien dans les réflexions et les stratégies en matière d’urbanisme.

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1) Mission de planification urbaine : L‘agence urbaine et dans les limites de son ressort territorial, est chargée des études et la planification urbaines, à travers l’élaboration, le suivi et la mise à jour des différents documents d’urbanisme réglementaires. Le service concerné a pour mission : •

• •

•

La réalisation des études nécessaires à l’établissement des schémas directeurs d’aménagement urbain et le suivi de L’exécution des orientations qui y sont définies. La programmation des projets d’aménagement inhérent à la réalisation des objectifs des schémas directeurs. La préparation des projets de documents d’urbanisme réglementaires, notamment les plans de zonages, les plans d’aménagement et les plans de développement. La Contribution à la prise de décision, dans les délais impartis, des demandes d’autorisations en rapport avec tous les projets de lotissements, groupes d’habitations, morcellements et constructions, qui doivent lui être transmis, à cet effet, par les autorités compétentes.

2) Mission de contrôle urbaine : La mise en place d’un cadre de vie répondant aux normes de l’hygiène dans les villes et les communes rurales, passe inévitablement par le contrôle Urbain pour veiller au respect du cahier des charges des autorisations, l’application conforme de la réglementation en vigueur et limiter la propagation de noyaux d’habitat clandestins, le service concerné a pour mission : •

•

La délivrance de l’avis conforme sur les projets de lotissement, groupes d’habitation, morcellement et constructions transmis par les autorités compétentes. Le contrôle de la conformité des lotissements, morcellements, groupes d’habitations et autorités et les dispositions législatives et réglementaires en vigueur.

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3) Mission d’aménagement urbaine et de réhabilitation : L’agence urbaine est chargée permettent de structurer la ville composantes du développement environnementales, économiques,

des grands projets d’aménagements qui et ses quartiers, en y intégrant toutes les local (spatiales, urbaines, architecturales, sociales).

L’agence urbaine a aussi pour impératif l’amélioration du cadre de vie de la population urbaine à travers la transformation des quartiers stigmatisés en les intégrant dans des projets de réhabilitation et de mise à niveau des infrastructures socio-économiques le service concerné a pour mission : •

•

La réalisation des études de projets d’aménagement de secteurs particuliers et exécuter pour tous projets, d’utilité publique, les travaux édilitaires ou d’aménagement pour le compte de l’état, des collectivit és locales ou pour toute autre personne publique ou privée qui en ferait la demande. La promotion et la réalisation d’opérations de réhabilitation urbaine, de rénovation immobilière et de restructuration de quartiers dépourvus d’équipements d’infrastructure et à cette fin, réaliser les études et acquérir les immeubles nécessaires à ces opérations.

4) Mission d’assistances : L‘agence urbaine se définit aussi comme un partenaire d’accompagnement technique en matière de développement, d’assistance et de coordination technique entre les différents partenaires en collaboration avec les autorités et les collectivités locales le service concerné a pour mission : •

• •

La promotion de la constitution et le développement de groupement de propriétaire et d’associations syndicales et leur encadrement dans le suivi de la réalisation des opérations en coordination avec les élus. La fourniture d’assistance technique aux collectivités locales et autres opérateurs publics et privés en matière d’urbanisme et d’aménagem ent. La collecte et la diffusion de toutes informations relatives au développement urbanistique. des Préfectures et/ou provinces situées dans le ressort territorial de l’agence. 14

•

La prise de participation dans toute entreprise dont l’activité correspond aux objectifs et aux missions assignées à une agence urbaine.

V) Les différents départements de l’A.U.B.B : 1) Département des affaires Administratives et Financières : Il est chargé de la gestion des affaires administratives, financières et comptables.

a) Division Administrative : Elle a pour mission : • •

La gestion courante des affaires du personnel. La gestion du matériel et du parc auto de l'établissement.

b) Division Financière et Comptable : Elle est chargée de : • •

L'élaboration du budget, l'étude des ressources financières de l'A.U.B.B et l’ordonnancement des dépenses. La tenue et le suivi de la comptabilité budgétaire et de la comptabilité générale et analytique .

2) Département de la gestion urbaine et des affaires juridiques : a) Division de la gestion urbaine : La maitrise de l’acte de lotir et de bâtir, qui conditionne le mouvement d’extension des agglomérations, est la garantie de réussite d’un urbanisme équilibré. C’est ainsi que le législateur a confié dans ce domaine à l’AUBB, une mission de contrôle à priori et à posteriori, afin de contribuer à faire respecter la réglementation et mieux maitriser l’urbanisme.

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i.

Sous division de l’instruction :

L’activité de cette Division, chargée de l’Instruction de toutes les demandes d’autorisation de construire, lotir et morceler est organisée en des services, correspondant aux deux principes circuits à travers lesquels sont examinées toutes les demandes, à savoir : • • ii.

« Le Service de la Procédure Normale » «Le Service de la Procédure Accélérée» Sous division du contrôle :

Cette division est chargée du contrôle sur pièce et sur place du respect de la réglementation et des dispositions de documents d’urbanisme « Plan d’Aménagement Urbain » et de la vérification de la conformité des projets de construction, lotissement et morcellement par rapport aux plans autorisés et signale toutes les infractions à la réglementation.

b) Division des affaires juridiques : Elle s'occupe de l'établissement des projets : • • •

Des arrêtés de délimitation du périmètre urbain. Des arrêtés d'alignement. Des règlements des plans d'aménagement et plans de développement.

3) Département de planification urbaine et des affaires foncières : a) Division de planification urbaine : Il est chargé de : •

• •

La préparation, l'élaboration et le suivi de réalisation des documents d’urbanisme dont les plans d’aménagement et les plans de développement des Municipalités et des Centres urbains et ruraux. La participation et la réalisation des études relatives aux opérations de restructuration des zones d’habitat non réglementaire. La préparation des projets d'aménagement ponctuel, d'esthétique et architectural, etc…

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iii.

Sous division des études générales :

Chargée de : • La connaissance approfondie de la situation actuelle de la base socioéconomique de la ville, de son évolution, des tendances des contraintes et des perspectives de développement. • La collecte des informations par enquête au terrain et auprès des Services Extérieurs. • L’étude de la mobilité, des déplacements et des moyens de transports existants ou projetés; • L’analyse des différents types d'habitat existant. • Le suivi de la mise en œuvre des documents d’urbanisme iv. Sous division des études urbaines Elle a pour mission : • La programmation, l'élaboration et le suivi des plans d'aménagement et de développement. • L’étude des modèles d'architecture, et de la mise en place d'un document-guide en vue de l’aménagement des espaces libres. • L'établissement d’études techniques et sectorielles. • L’élaboration des études de restructuration de l'habitat non réglementaire et/ou sous équipé.

b) Division des Affaires Foncières : Elle a pour mission : •

• • •

Le renseignement du public et des administrations sur les dispositions des documents d'urbanisme, par la délivrance de la note de renseignement. L'établissement et la mise à jour des cartes et du fichier foncier. L'étude de prospection des terrains pour les équipements publics. L’identification des terrains à des fins de réserve foncière et l’étude du marché foncier.

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Chapitre II Département des affaires Administratives et Financières (DAAF)

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Chapitre II : Département des affaires Administratives et Financières : Après avoir présenté l'histoire de la création, la mission et les tâches de l'AUB et de tous les départements qui composent l'organisation. Nous ciblerons l’un des départements

au

chapitre

2,

principalement

le

département

des

affaires

administratives et comptables. Comme on a cité auparavant le DAAF permet à l’agence de gérer ces affaires administratives, financières et comptables afin d’assurer la disponibilité de l’ensemble des facteurs et des ressources nécessaires pour le bon fonctionnement de l’AUB. À ce niveau on va présenter dans la 1ère Section et d’une façon plus précise que dans le 1er Chapitre, le rôle de l’ensemble des services du DAAF. Et dans la 2ème Section on va traiter et analyser l’un des principaux travaux du DAAF, il s’agit du processus d’acquisition d’un bien ou service pour l’AUB ou pour l’accomplissement de l’un de ses missions exigées par le Décret.

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Section I : Divisions et Services du Département Administratif et Financier I) La Hiérarchie Financier :

du

Département

Administratif

et

Pour bien accomplir ses missions, la DAF hiérarchise son travail selon la formation suivante :

Département Administratif et Financier

Division Financière et Comptable

Division Administrative

Service de Personnel

II) Division

Service de Documentation

Service Financier et Comptable

Service d'Equipement

Administrative :

1) Le Service du Personnel : La gestion du personnel revêt une importance primordiale au sein de toute organisation, celle-ci comprend pour l’AUB les éléments suivants : Le recrutement, la paie, les avances, les congés accordés, les formations dispensées aux ressources humaines, le recyclage, les stages octroyés, les missions assignées à un employé ou à un autre, les accidents de travail et maladies professionnelles, les assurances sociales et ainsi de suite.

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La Paie : Le Bulletin de Paie est un document remis au salarié au moment de paiement de son salaire, il décrit la situation salariale de l’employé en matière de salaire de base, de différents primes et indemnités versés et les retenues sur salaire (CNSS, CIMR, Mutuelle…). Le Livre de Paie est un document obligatoire sur lequel sont récapitulés en fin de mois tous les éléments de la paie des salariés de l’AUB. Ce livre est nécessaire pour la comptabilisation des rémunérations du personnel de l’AUB au niveau de salaire due et de différentes retenues pour le compte des organismes sociaux et d’autres établissements. L’ordre de paiement des salaires est donné par le Directeur de l’AUB, le Chef de la DAF et le Trésorier Payeur, ce dernier est une personne nommée par l’État sous l’autorité du ministère de l’Économie et des Finances, cet ordonnateur est chargé d’autoriser les dépenses de l’AUB et de s’assurer que le montant des dépenses est conforme à la nature et au besoin financier de l’acquis. Parmi ces dépenses il y a le paiement des salaires.

2) Service de Documentation : Ce service assure la concentration de la documentation autour d’un seul et unique axe englobant toute l’activité de l'Agence, il prend en charge tout ce qui est relatif à l'abonnement au bulletin officiel, aux journaux et revues nationales et étrangères et se charge de la gestion de l'atelier de reproduction : imprimerie, tirage de photocopie et plans, atelier audiovisuel, laboratoire de photographie, atelier maquettes etc.

III) La Division Financière et Comptable : 1) Service d’Équipement : Ce service est chargé de s’assurer que les biens d’équipement et de fonctionnement sont disponibles dans l’Agence. Par ses membres le Service d’équipement est acquitté pour que tous les besoins de fonctionnement de l’Agence sont satisfaits et que tous les biens et services nécessaires sont mis à la disposition des employés et cela par : 21

 La détermination des besoins de l’AUB en biens et services ;  La participation à l’élaboration du budget d’acquisition de ces biens et services ;  L’établissement des Bons de Commande (BC), des Demandes des Prix, des Tableaux Comparatifs des Prix et des Procès-Verbaux (PV) des travaux de la commission du choix des fournisseurs ;  L’assure de l’acquisition des commandes de biens et services et le suit des entretiens et réparations des immeubles et des matériels de l’AUB ;  L’occupation des Marchés Publics.

2) Service Financier et Comptable : Par sa nomination ce service est chargé de la gestion financière et comptable de l’Agence en matière d’application de la politique budgétaire au niveau des recettes et dépenses et les principes et règles comptables au niveau d’enregistrement des opérations. Par ses membres ce service à pour rôle de :  Elaborer du projet annuelle budgétaire de l’AUB ;  Payer et comptabiliser les factures envoyées par les fournisseurs de biens et service de l’Agence ;  Etablir les déclarations fiscales telles que la TVA et l’IR,  Etablir des différents documents et états de synthèse comptable concernant l’Agence : le Grand Livre, le Journal, le CPC, le Bilan, la Balance, le Tableau d’Inventaire des Immobilisations, les Etats de Rapprochement Bancaire etc ;  Gérer la trésorerie ;  Elaborer le rapport financier et comptable annuel de l’AUB.

Section II : Processus d’Acquisition d’un Bien ou Service I) Principe : Un Plan d’Action est un type de plan qui privilégie les initiatives plus importantes pour répondre à certains objectifs et propos. Ainsi, un plan d’action est constitué comme une espèce de guide offrant un cadre ou une structure au moment où il y a lieu de mener un projet.

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Sur cette démarche (Plan d’Action) que l’AUB détermine sa politique de travail et de satisfaction de ses besoins en matière de fonctionnement et d’exécution des programmes émettent par le ministère. Ce Plan d’Action permet à l’AUB de traduire l’ensemble de ces objectifs et besoins en terme monétaire, c'est-à-dire en Budget que l’Agence doit exploiter pour exécuter ces programmes. Ce budget est un document comptable prévisionnel distinguant les recettes et les dépenses de l’Agence. En matière des dépenses ce budget est divisé en rubriques décrivant et limitant les dépenses pour chaque besoin en bien et service. Ces besoins font une distinction des rubriques en deux catégories :  Budget de fonctionnement pour l’acquisition des fournitures, paiement des salaires et des fournisseurs de matières non stockables (eau et électricité), paiement du téléphone…  Budget d’équipement ou d’investissement : c’est la partie de budget utilisée pour créer de la valeur ajouté ou pour enrichir le capital de l’Agence (Prestation des travaux urbains définis par le ministère, acquisition des immobilisations, faire des études concernant l’urbanisme…). Après l’élaboration du budget, il est soumis à l’approbation, les membres de l’AUB doivent veiller au respect des rubriques budgétaire et des crédits de dépense engagés de façon qui permet à remplir l’ensemble des besoins avec des dépenses raisonnables et des qualités satisfaisantes. Cette pratique oblige l’AUB à choisir ses fournisseurs selon trois méthodes essentielles :  L’Appel d’Offre Ouverte (AOO) ;  Le Bon de Commande (BC) ;  Le Contrat. Le choix de telle méthode se change d’un cas à un autre, d’une situation à une autre selon le montant de la dépense, la nature et l’objet de la dépense et cela pour objectif principale de garantir la réalisation du rapport Qualité/Prix.

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II) L’Appel d’Offre Ouvert (AOO) : 1) Définition : Un Appel d’Offre est une procédure qui permet à un commanditaire (l’AUB par exemple), de faire le choix d’un attributaire entre plusieurs soumissionnaires la plus à même de réaliser une prestation de travaux, fournitures ou service. Le but est de mettre plusieurs entreprises en concurrence pour fournir un produit ou un service, tout en respectant les clauses du marché mentionnées sur le Cahier des Prescriptions Spéciales (CPS). Au niveau des agences urbaines la passation des marchés publics se fait par les Appels d’Offres Ouverts (AOO). Cette procédure de passation permet à tout opérateur ayant retiré un dossier de consultation de se porter candidat et de remettre une offre. Cette méthode garantie aux soumissionnaires un marché de libre concurrence et assure à l’Agence de satisfaire ses besoins avec la réalisation du rapport Qualité/Prix. Le lancement des AOO par les Agences Urbaines vient pour l’étude, l’établissement ou l’aménagement des espaces urbains couvrir par l’Agence ou pour remplir un besoin matériel ou immatériel pour le fonctionnement de l’Agence.

2) Lancement d’un Appel d’Offre Ouvert : Le choix d’un fournisseur par la procédure d’appel d’offre se fait sans négociation et selon plusieurs critères et règles en vigueur, ces clauses de triage doivent être mentionnées dans le dossier de l’AOO qui est publié dans certain coin d’information.

a) Publication des Appels d’Offres Ouverts : Le lancement des AOO se fait dans ces sites principales :  Publié sur les locaux de l’AUB ;  Sur le site d’internet de l’AUB « www.aub.ma » et sur le site des marchés publics « www.marchéespublics.ma » ;  Dans les journaux en deux langues (arabe et français). Le dossier de l’AOO doit contenir :  Adresse de l’AUB (adresse postale, n° de téléphone, n° de fax, site de l’AUT) ; 24

 Numéro de l’AOO : ce numéro sert à classer les AOO selon l’ordre temporaire pendant une année d’exercice ;  Objet de l’AOO : le besoin que l’AUB cherche à remplir ;  Cahier des Prescriptions Spéciales (CPS) : c’est un document qui décrit l’ensemble des régles et clauses que l’AUB et l’Attributaire du marché doit respecter pour la passation d’un marché public. Ce CPS contient des clauses bien définies qui sont fixées quelque soit l’objet du marché et d’autres qui sont variés selon l’intitulé du marché et les données de l’attributaire.

b) Règles et Clauses : Comme on a cité auparavant le CPS détermine ce que les acteurs du marché doivent respecter. Pour l’AUB, elle doit fournir au contractant tous les informations et documents utiles pour le bon déroulement de passation du présent marché. De la part du contractant, il doit fournir :     

L’Acte d’Engagement établi et signé par le contractant ; Le CPS relatif au présent marché ; Le bordereau, détail des prix estimatif établi et signé par le contractant. L’Offre Technique établie par le contractant ; Le Cahier des Clauses Administratives Générales applicables au marché de service portant sur les prestations d’étude et de maîtrise d’œuvre.

3) Le choix d’un Attributaire : Apres la publication d’un AOO, les soumissionnaires établissent leurs dossiers de la candidature qu’ils doivent déposer au siège de l’AUB soit le jour d’Ouverture des Plis ou au cours du délai entre le lancement de l’AOO et le jour de la séance d’Ouverture des Plis. De la part de l’AUB, elle fait aussi ces études techniques et financières pour qu’elle dispose d’une base de choix lors de traitement des dossiers des candidatures. Le principe et que ni les offres des candidats ni les études de l’Agence ne seront discutées que lors de la séance d’Ouverture des Plis pour le choix de l’adjudicataire du marché.

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L’étude technique du présent marché n’est pas toujours nécessaire, elle n’est retenue comme un élément de critère de choix que pour les marchés relatifs aux grands travaux (prestation d’un service urbaine, l’établissement d’un Plan d’Aménagement ou de Développement…). Pour l’acquisition d’un bien matériel une étude financière est suffisante pour faire le choix. Au niveau technique l’étude se base sur un ensemble de critères démographique, socio-économique, topographique… et qui varie selon la nature et l’objet du marché. Cette étude est notée par la commission lors du traitement des dossiers. On ce qui concerne l’étude financière, la commission propose un prix estimatif du montant du marché autour duquel s’entourent les prix des concurrents. Dans une date fixée par l’AUB une réunion est élaborée pour choisir parmi les soumissionnaires celui qu’il a les caractéristiques recherchées, cette date est appelé « Date d’Ouverture des Plis » car tous les dossiers des candidats et les estimations de l’AUB ne sont partagés que lors de la réunion. Le dossier du candidat doit contenir :  Un Dossier Administratif qui contient : Statut de la société : une définition judiciaire de la société ; Profil du soumissionnaire et ses membres de travail ; Caution Provisoire et autre Définitive si le candidat devient attributaire ; Acte d’Engagement sur lequel le contractant mentionne qu’il s’engage de rendre le service à l’AUB dans telle durée et avec tel montant ; ✓ Attestation d’Assurance pour certifier qu’il est assuré envers les dangers imprévisibles. ✓ Une autorisation d’accés au marchés publics livré par la CNSS indiquant que la situation du contractant est seine envers les organismes sociaux ; ✓ Autorisation de la direction des impôts indiquant que le contractant n’a pas des arrières envers l’organisme en question et que son bilan ne déclare pas de faillite. ✓ ✓ ✓ ✓

 Un Dossier Technique décrivant la manière d’établissement et d’exécution des travaux ;  Un Dossier Financier : le montant pour lequel le contractant pourra rendre le service à l’AUB.

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L’ambiance de la réunion : A la commission d’Ouverture des Plis se réunirent au siège de l’AUB à la date et l’heure fixées auparavant, en présence des soumissionnaires et les membres de la commission et procède à l’ouverture des offres fermées dans la transparence légale. Après que le chef de la commission se présente avec ses membres et faire une petite présentation sur l’offre discuté et la procédure de l’appel, la réunion commence par l’étude technique. Après la comparaison des notes des offres techniques avec la note éliminatoire, le choix se passe à l’étude financière. La note financière est calculée de la manière suivante : 𝑁𝑜𝑡𝑒 𝐹𝑖𝑛𝑎𝑛𝑐𝑖è𝑟𝑒 =

l′ offre financière la moins disante x100 l′ offre financière étudiée

Finalement la commission procède à l’établissement d’une note globale pour choisir l’entreprise la mieux disant, pour qu’elle reçoit l’ordre de service pour commencer ses travaux.

4) Le rôle du Département Administratif et Financier : La DAF suit l’acquisition d’un bien ou service par l’établissement des AOO depuis le lancement de l’Appel jusqu'à l’achèvement des travaux et le règlement du contractant.

a) Le Service d’Équipement : A ce niveau, le service est chargé de :  Classer les AOO conclus (marchés), et les AOO annulés ou jugé infructueux ;  Etablir les Procès Verbaux (PV) concernant les AOO tel que le PV de jugement, PV d’Ouverture des Plis et le PV d’achèvement des travaux ;  Etablir les fiches de suivi des marchés.

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b) Service Financier et Comptable : Lorsque l’AUB reçoit le bien ou le service que l’Attributaire doit fournir soit définitivement ou par phase (lorsque les travaux se font par tranche), le service doit :  Etablir des PV de réception de bien, service ou de phase des travaux ;  Constater l’acquis dans les comptes concernés ;  Etablir l’Ordre d’Imputation, cette pièce doit être signée par le chef de la DAAF et l’Ordonnateur (le Directeur de l’AUB) et contenir : ✓ l’intitulé de budget et la somme d’argent réservée pour cette dépense avec le solde restant ; ✓ L’objet du marché ; ✓ Le contrôle budgétaire qui contient le numéro de compte et son intitulé, le crédit de la rubrique concernée, les dépenses antérieures et l’imputation actuelle.  Etablir l’ordre de paiement signé par le chef de le DAAF, l’Ordonnateur et le Trésorier Payeur, cette pièce doit contenir les éléments de l’ordre d’imputaion, le montant de paiement avec ses références (chèque ou ordre de virement) et la constatation comptable de l’opération.

5) La responsabilité de l’Attributaire : Après la nomination de l’Attributaire, un ordre de service ou de commencement des travaux est transmis au contractant pour s’occuper de satisfait le besoin de l’AUB. Le délai d’exécution des travaux est mentionné dans le CPS et qui commence à la date d’établissement de l’ordre de service. Le contractant prend en charge tous les frais d’exécution de ces travaux tel que les fournitures consommables, les impôts, les taxes et les droits d’enregistrement et de timbre. Le contractant reçoit ses droits financiers une fois ses engagements honorés et lorsque l’AUB accepte la prestation qui répond aux exigences fixées par le contractant.

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L’AUB pourra retirer une garantie sur le montant du marché pour s’assurer que le bien ou le service reçus est de bonne qualité, de plus si le contractant n’arrive pas à finir ses travaux dans le délai prévu, une pénalité de retard sera retirée et calculée sur le montant total du marché et sur le nombre des jours de retard. En cas de travail par phases (tel que l’élaboration des études ou l’établissement des projets), les responsabilités du contractant se répartissent pour chaque phase, c'est-à-dire que chaque phase a un ordre de service et un ordre d’arrêt, le paiement se fait aussi par phases selon les pourcentages mentionnés dans le CPS et chaque phase a ses pénalités de retard calculées sur le montant et la durée de chaque phase.

III) Le Bon de Commande (BC) : Un BC est un document adressé par l’acheteur (l’AUB) à un fournisseur pour matérialiser une commande, il constitue un engagement juridique et financier pour l’Agence. L’AUB fait recoure aux BC pour satisfaire ses besoins lorsque le montant de la dépense ne dépasse pas 200 000,00 Dhs pour l’achat d’un bien immobilier, de fournitures de bureau et des petites prestations de service. Lorsque l’achat se fait par le BC, le responsable chargé d’établir les BC doit :  Adresser les demandes des prix aux différents fournisseurs choisis (minimum trois fournisseurs), cette demande doit contenir plus que le numéro de la demande, la date et le nom du fournisseur prévisionnel, un tableau désignant l’ensemble des biens ou services que le fournisseur doit mentionner dans son devis des prix ;  Etablir un tableau comparatif des prix à partir des devis des prix envoyés par les fournisseurs consultés. Ce tableau permet de comparer les offres des concurrents pour choisir l’offre la moins disante ;  Etablir un PV d’attribution du BC relatif à l’objet de la commande, dans ce PV le responsable mentionne la date et l’objet de la réunion de la commission du choix, les noms des membres de la commission, les noms des soumissionnaires, la décision de la commission et la date de la décision ;  Etablir et envoyer le BC au fournisseur pour qu’il prépare la commande à livrer pour l’Agence.

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Comptabilisation : Le rôle du Service Financier et Comptable commence après l’établissement du BC et au moment où l’Agence reçoit la commande. Lorsque le fournisseur livre la commande à l’AUB, il envoie un Bon de Livraison (BL) décrivant l’ensemble des biens ou services livrés. À partir de ce moment le responsable doit :  Etablir un Bon de Réception (BR).  Constater la commande dans les comptes concernés après l’élaboration de l’Ordre d’Imputaion.  Constituer un Ordre de Paiement pour payer le créancier après le reçoit de la facture.

IV) Le Contrat ou la Négociation : Cette procédure est souvent utilisée pour les services d’entretien et la réparation du matériel de l’Agence (matériel de transport, installation technique…) pour les raisons suivantes :  Spécialité : les membres de l’AUB ne peuvent pas connaître le problème plus précisément pour lancer un AOO ou établir une BC ;  Necesité impérieuse en raison insuffisance de temps pour choisir autre mode de passation ;  Qualité : les entretiens et les réparations nécessitent des pièces originaux pour des raisons de qualité, se qui rend le nombre de fournisseurs très limité et plus connu. En matière du traitement comptable, la procédure se fait de la même logique que l’acquisition par l’établissement des BC.

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Conclusions L’accomplissement d’un stage de deux mois au niveau de l’AUB m’a permis la mise à jour de mes connaissances en matière de comptabilité et des finances. C’est ainsi qu’on est passe de la théorie à la pratique. Au sein de l’AUB la DAF joue bien son rôle comme gestionnaire des affaires et ressources en matière de comptabilité et des finances. Dans ce département chaque division et service ont leurs caractéristiques distinctifs et complémentaires les uns aux autres, et c’est cette diversité qui a rendu ce stage de plus en plus pédagogue. Ce qui m’a offert des conditions favorables de travail et de connaissance. Aussi j’ai trouvé toutes les facilités nécessaires auprès des personnes qui m’ont aidé d’une façon directe ou indirecte à accomplir ce travail. En poursuivant de ce que j’ai appris au stage de la Trésorerie Provinciale de Berrechid sur l’établissement et la répartition du budget général sur les directions de l’État. Les tâches que j’ai effectuées et les informations que j’ai eues m’ont permis de savoir comment se passe le traitement comptable et financier du budget de l’AUB.

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