Procedures GRH [PDF]

Zitiervorschau

ORGANISME

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PROCÉDURE

INDICE : 00

PROCEDURE DE LA FORMATION DU PERSONNEL

DATE : PAGE : 1/10

SOMMAIRE 1-Objet……………………………………………………………………………………..Page 2-Domaine d’application…………………………………………………………..Page

3-Référentiels utilisés………………………………………………………………..Page

4-Définitions………………………………………………………………………………Page

1- Objectifs de la politique de formation…………………………………..Page

NOM / PRENOM

FONCTION Établie par

Vérifiée par

Validée par

DAG DAF Directeur du port Directeur SI

VISA

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PROCEDURE DE LA FORMATION DU PERSONNEL

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1- Objet : La présente procédure a pour objectif de définir les modalités à mettre en œuvre pour :  Prévoir la formation du personnel ;  Evaluer l’efficacité et l’efficience des actions de formation réalisées ;  Conserver les enregistrements. 2- Domaine d’application : La présente procédure s’applique à toutes les actions de formation à réaliser au profit du personnel de la société. 3- Référentiels utilisés :  Plan d’actions de formation de l’entreprise  Le décret ……………. DU …………………. relatif à l’organisation et au financement de la formation professionnelle en entreprise. 4- Définitions :  Formation : c’est un ensemble d’actions théoriques et pratiques destinées à combler un écart professionnel ou un dysfonctionnement.  Besoin en formation : C’est un Ecart entre les compétences nécessaires pour occuper un poste et les compétences réelles de l’occupant du poste.  Efficacité de la formation : C’est le niveau de réalisation des activités planifiées et d’obtention des résultats escomptés.

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PROCÉDURE PROCEDURE DE LA FORMATION DU PERSONNEL

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5- Objectifs de la politique de formation : Une politique de formation doit répondre impérativement à trois finalités :  Consolider l’existant ;  Accompagner et faciliter les changements ;  Préparer l’avenir.

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PROCEDURE DE LA FORMATION DU PERSONNEL

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Logigramme Désignation

Séquences de l’activité Besoin en formation

- Synthèse des demandes - Pertinence des besoins en formation

Documents de sortie

Demandes de Cadres et formation, sur base de responsables de stratégie de l’entreprise structure Etat récapitulatif étudié Responsables structures et validé concernées et DAG/DAF

Plan de formation

Etablissement du plan

Validation

-

Sélection des centres /instituts Déroulement de la Formation, avec l’arrêté du programme

Responsabilités

Fiche de sélection

DAG/DAF Managers de formation

CA DAG/DAF (Managers de formation)

DAG/DAF

Arrêté du programme (Managers de formation)

-Revue de direction -Plan annuel d’exploitation

Suivi et évaluation de la formation -Fin de formation -Récupération attestations - Documentation

Fiche d’évaluation

-

Mise à jour du dossier des agents formés Etablir le bilan formation

Responsable de la structure, DAG/DAF

DAG/DAF. Managers de formation

DAG/DAF

Bilan annuel de formation

DAG/DAF

Managers de formation

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PROCÉDURE PROCEDURE DE LA FORMATION DU PERSONNEL

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 Expression des besoins en formation La nouvelle ingénierie de la formation est basée essentiellement sur la stratégie de l’entreprise ; Que veut l’entreprise ? Quelles sont ses objectifs ? Quelles sont ses faiblesses ? Une fois les objectifs connus et les points faibles détectés, sur cette base, des demandes sont faites par le personnel intéressé et du bilan annuel d’exploitation (apparition des faiblesses), tous les responsables ayant relevé un manquement expriment leurs besoins en formation du personnel relevant de leur structure en corrélation avec la Direction Générale, qui intégrera les actions à entreprendre.

 Elaboration du plan de formation Le DRH : -Analyse l’état des besoins en formation en collaboration avec les responsables des structures concernées -Elabore le plan annuel de formation, qui doit retracer l’ensemble des actions de formation retenues par l’employeur au profit du personnel et en fonction des objectifs arrêtés. -Planifie la disponibilité de la ressource humaine. Le plan de formation est soumis au conseil d’administration dans le cadre de la validation du budget annuel. Outre ce programme de formation, des opérations de formation non inscrites dans le plan de formation validé par le CA peuvent être réalisées après accord du P-DG.

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PROCÉDURE PROCEDURE DE LA FORMATION DU PERSONNEL



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Sélection des centres, instituts et écoles :

La sélection des centres, instituts et écoles de formation est du ressort de la structure des RH en collaboration avec les structures concernées.  Déroulement de la formation : Le personnel concerné par une action de formation, ainsi que sa hiérarchie, doivent être informés en temps opportun de la date de démarrage de la formation.

 Évaluation de la formation : Le personnel formé doit remettre trimestriellement à la structure Ressources Humaines un questionnaire qui renseigne sur le contenu de la formation, la qualité de la formation… etc. à travers laquelle cette structure interviendra auprès de l’organisme formateur. L’efficacité de la formation fera l’objet d’une évaluation finale par la hiérarchie à l’issue de la reprise du travail par le personnel formé. Tout agent- ou cadre ayant subi une formation doit remettre à la structure des ressources humaines les documents ci-après :  Une copie de l’attestation de formation ;  Un jeu de supports de documentation fournie qui sera mis à la disposition de l’ensemble du personnel ; Et Assurer une formation de restitution au besoin.

 Mise à jour du dossier des agents formés : Tous les enregistrements reçus seront versés dans le dossier administratif du personnel concerné par la formation.

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PROCÉDURE PROCEDURE DE LA FORMATION DU PERSONNEL

INDICE : 00 DATE : PAGE : 7/10

 Bilan de la formation : La structure Ressources Humaines élabore trimestriellement et annuellement un rapport sur l’activité de formation. Ce dernier doit faire ressortir les actions ci-après :     

Le taux de réalisation du plan de formation ; Les actions concrétisées ; Les actions non concrétisées Le budget consommé ; Les problèmes rencontrés et les propositions d’amélioration.

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PROCEDURE DE LA FORMATION DU PERSONNEL

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Direction Générale Structure R.H

Formulaire d’identification des besoins en formation

Structure : Noms et Prénoms du personnel à former : Fonctions : Thèmes Nombre de Jours

Période

Objectifs

Le responsable de la structure

Le Responsable de la structure R.H

Avis :

Avis :

Date et visa

Date et Visa :

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PROCEDURE DE LA FORMATION DU PERSONNEL

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Direction Générale Structure R.H

Plan de formation annuel

N°

Thèmes de la formation Nombre de jours

Période

Population concernée

Le Responsable de la structure R.H NB : le Plan de Formation doit être accompagné d’un document explicatif reprenant les grandes lignes de la politique de formation de l’entreprise.

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PROCEDURE DE LA FORMATION DU PERSONNEL

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Direction Générale Structure R.H FICHE DE SUIVI ET D’ÉVALUATION DE LA FORMATION Nom et Prénom du Participant :……………………………………………………………………….. Structure :…………………………………………………………………………………………………………. Thème et/ou module de la formation :…… Date de déroulement de la formation :…………………………………………………………….. Organisme chargé de la formation :…………………………………………………………………… Paramètres d’évaluation Le programme de la formation a-t-il répondu à votre attente La qualité du support de formation La pédagogie usitée par l’enseignant L’apport de la formation dans la reprise du travail Votre degré de satisfaction de cette formation

Appréciation

Oui

Non

Bonne

Insuffisante

Bonne

insuffisante

intéressant

insuffisant

bon

insuffisant

Observations

NB : La présente fiche est à renseigner par l’organisme employeur, à rapprocher avec celle émise par l’organisme formateur.

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INDICE : 00 DATE :

PROCEDURE DE GESTION DES MUTATIONS

PAGE : 2/3

SOMMAIRE 1-Définition 2-Conditions et critères 3-Habilitation 4-Implication de la décision 5-Transmission de la décision

NOM / PRENOM

FONCTION …………… Établie par ....................... Vérifiée par

Validée par

DAG P/I DAF

VISA

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INDICE : 00 DATE :

PROCEDURE DE GESTION DES MUTATIONS

PAGE : 2/3

1- Définition : La décision de mutation est un mouvement interne ou externe qui concerne le changement de structure ou d’entité du travailleur dans les mêmes conditions salariales. La mutation se fait d’un poste à un autre et d’une structure vers une autre au sein du même complexe et/ou au niveau des filiales de l’entreprise. Son objectif étant d’utiliser de façon optimale le potentiel humain. La mutation est un acte de gestion décidé par la hiérarchie et exceptionnellement accordée à un travailleur qui en formule la demande. 2- Conditions et critères : 2-1 : Sur demande du travailleur pour convenance personnelle:

 L’agent doit être confirmé dans son poste ;  Une ancienneté supérieure à une année ;  La Présentation d’une demande manuscrite motivée au premier responsable sous couvert de la hiérarchie.  Le poste demandé doit être de même grade et vacant.  L’accord du premier responsable de la structure et ou filiale demandée. 2-2 : A l’initiative de la direction :

 Par nécessité de service et ce pour une meilleure utilisation de la ressource humaine ;  La mutation ne devra être effective qu’après :  Avis de la hiérarchie et de la structure du personnel ;  Avis de la structure d’accueil.

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INDICE : 00 DATE :

PROCEDURE DE GESTION DES MUTATIONS

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3- Habilitation : 3-1 Mutation inter-Unité Les décisions de mutations inter Unité d’une même société sont du ressort des directeurs des unités à l’exception des cadres supérieurs pour lesquels les décisions sont du ressort des P-DG de la sociétéé. 3-2 : Mutation inter-site : Les décisions de mutations inter site sont du ressort des P-DG de la société pour l’ensemble du personnel. 4- Conditions à la décision de mutation : La mutation est motivée par les circonstances suivantes :    

Nécessité de service Changement d’organisation Raisons médicales Convenance personnelle du salarié dûment justifiée.

5- Transmission de la Décision : La décision est établie en cinq exemplaires transmises à :

 L’intéressé  La structure d’origine  Pour le dossier de l’intéressé  La structure d’accueil  DFC.

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INDICE : 00 DATE :

PROCEDURE DE TRAITEMENT DES CAS DE LA SUSPENSION DE LA RELATION DE TRAVAIL

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SOMMAIRE

1- MISE EN DISPONIBILITE 2- ACCOMPLISSEMENT DU SERVICE NATIONAL ET OU DES PERIODES DE MAINTIEN OU RAPPELS 3- ACCIDENT DE TRAVAIL, MALADIE et MATERNITE 4- LE DETACHEMENT AVEC SOLDE ET SANS SOLDE

NOM / PRENOM

FONCTION ………….. Établie par

Vérifiée par

Validée par

.................... .................... ......................

DAG P/I DAF

VISA

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INDICE : 00 DATE :

PROCEDURE DE TRAITEMENT DES CAS DE LA SUSPENSION DE LA RELATION DE TRAVAIL

PAGE : 2/9

1er CAS : Mise en disponibilité 1-Définition : la mise en disponibilité est une suspension provisoire de la relation de travail d’un salarié ayant un statut permanent à son poste de travail. 2-Conditions : Elle est accordée selon le cadre réglementaire en vigueur, au salarié qui en fait la demande et qui justifie être dans l’une des situations suivantes :  Evènements familiaux graves (accidents ou maladie grave du conjoint ou d’un enfant).  Poursuites des études ou des recherches (Présentant un intérêt général).  Changement de résidence pour le cas du conjoint (Pour permettre au salarié de suivre son conjoint, si ce dernier est astreint à établir sa résidence en un lieu éloigné de son poste de travail).  Education d’enfants et/ou soins pour un enfant handicapé (Pour permettre au salarié d’élever un enfant âgé de moins de trois ans et/ou atteint d’une infirmité exigeant des soins continus). Elle est accordée pour deux années consécutives au maximum. 3-Habilitation : La décision de mise en disponibilité est signée par le P-DG de la société sur proposition du DRH pour toutes les catégories socio-professionnelles.

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INDICE : 00 DATE :

PROCEDURE DE TRAITEMENT DES CAS DE LA SUSPENSION DE LA RELATION DE TRAVAIL

PAGE : 3/9

4-Implications et conséquences de l’approbation de la mise en disponibilité : Les implications et les conséquences de la mise en disponibilité sont :  La suspension de la relation de travail ;  La suppression de la rémunération ;  La cessation des droits relatifs à l’ancienneté et à la promotion ;  Quinze jours avant l’expiration de la durée de la mise en disponibilité, le travailleur concerné doit demander par écrit sa réintégration ;  La réintégration doit se faire en priorité à son poste d’origine ou à un poste de rémunération équivalente ;  Si le travailleur ne présente pas sa demande de réintégration ou le renouvellement dans les délais fixés et après mise en demeure de rejoindre son poste, il est considéré comme démissionnaire et sera rayé des effectifs. 6- Transmission de la Décision : La décision est établie en quatre exemplaires transmises à :  L’intéressé ;  Le dossier de l’intéressé;  DAG/DAF ;  DFC.

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INDICE : 00 DATE :

PROCEDURE DE TRAITEMENT DES CAS DE LA SUSPENSION DE LA RELATION DE TRAVAIL

PAGE : 4/9

2eme CAS : Accomplissement du service national et ou des périodes de maintien ou rappels : 1- Conditions et critères : Cette décision est établie sur présentation des documents ci-après :  L’ordre d’appel ;  L’ordre de rappel ou maintien (réserviste) ;  Demande manuscrite. 2- Habilitation : le directeur est autoriser à signer les décisions de mise en situation pour l’accomplissement des obligations du service national ainsi que des périodes de maintien ou de rappels dans le cadre de la réserve pour l’ensemble des catégories socioprofessionnelles y compris les cadres supérieurs, tout en mettant en copie pour ce dernier cas , Mr le DAG. 3- Implications et conséquences de l’approbation de la décision de mise en situation d’accomplissement du service national, maintien et ou rappels : Les répercussions de l’accomplissement des obligations du service national sont ceux de la mise en disponibilité sauf que pour ces agents ils continuent à bénéficier du décompte de l’année ouvrant droit à la retraite à l’âge de 60 ans. S’agissant des maintenus et ceux rappelés, ils continuent de bénéficier du décompte de l’IEP et ouvrent droits aux congés annuels.

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INDICE : 00 DATE :

PROCEDURE DE TRAITEMENT DES CAS DE LA SUSPENSION DE LA RELATION DE TRAVAIL

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4- Transmission des documents : Les copies de la décision de mise sous les drapeaux et ou rappelés sont établies en quatre exemplaires transmises à :  L’intéressé ;  Le dossier de l’intéressé;  DAG/DRH ou DAM ;  DFC.

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PROCÉDURE

INDICE : 00 DATE :14/05/2018

PROCEDURE DE TRAITEMENT DES CAS DE LA SUSPENSION DE LA RELATION DE TRAVAIL

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3eme cas : Accident de travail, maladie et maternité : 1- Conditions et critères :  L’accident de travail, maladie et ou maternité doit être déclarée au société dans les 24 heures qui Suivent, conformément aux dispositions du règlement intérieur et la convention de branche.  La présentation de justificatifs dans les délais prescrits par la réglementation en vigueur.  Le respect de la législation sociale (lois sur les assurances sociales, accidents, maladies et maternité. 2- Habilitation : Le Directeur est habilité à signer les décisions de mise en situation d’accidents de travail, après accord de la CNAS et de maternité pour l’ensemble des catégories socioprofessionnelles en mettant en copie la DAG de la direction pour l’encadrement supérieur. 3- Implications et conséquences de l’approbation de la décision de mise en situation d’accident de travail et maternité : Les répercussions de la décision de mise en situation d’accident de travail, de maladie et de maternité sont ceux de la mise en disponibilité sauf que pour ces agents, ils continuent à bénéficier du :  Décompte de l’avancement de l’IEP ;  Décompte des années ouvrant droit à la retraite ;  A l’avancement et aux congés conformément à la réglementation.

ORGANISME

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PROCÉDURE

INDICE : 00 DATE :

PROCEDURE DE TRAITEMENT DES CAS DE LA SUSPENSION DE LA RELATION DE TRAVAIL

PAGE : 7/9

4- Transmission des documents : Les copies des décisions de mise en situation d’accident de travail et de maternité, sont établies en quatre exemplaires transmises à :  L’intéressé ;  Le dossier de l’intéressé;  DAG/DRH du CIC;  DAG de la filiale.

ORGANISME Groupe Industriel

PROCÉDURE PROCÉDURE

REF : 00 INDICE : 00 DATE :

PROCEDURE DE TRAITEMENT DES CAS DE LA SUSPENSION DE LA RELATION DE TRAVAIL

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4eme cas : Le détachement avec solde et sans solde: 1- Définition : le détachement est la position d’un travailleur confirmé à un poste de travail appelé à exercer des fonctions , activités ou des responsabilités électives à caractère permanent dans une institution ou un organisme autre que son entreprise. 2- Conditions requises : Pour pouvoir en bénéficier, le travailleur se doit de remettre le dossier ci-après :  Une demande justifiée de l’agent et ou de l’institution pour lequel il sera détaché.  La Présentation d’un ordre de rappel sous les drapeaux.  Une Formation initiée par l’entreprise et ou à titre personnel et en alternée uniquement, après accord au préalable de la Direction.

 Le détachement de droit avec solde : sont concernés par ce détachement, les agents :  Rappelés sous les drapeaux ;  Formation initiée par l’entreprise et ou à titre personnel et en alternée uniquement, après accord au préalable de la Direction du complexe/Filiale.  Syndicalistes après accord écrit de la tutelle.

 Le détachement sans solde : sont concernés les travailleurs qui exercent des fonctions ou des activités d’une charge élective dans les institutions de l’état ainsi que ceux qui exercent à l’étranger dans le cadre d’une coopération. NB : Toute demande de détachement doit faire l’objet d’une étude minutieuse et sera soumise à la direction pour accord, lorsque l’entreprise est appelée à payer le travailleur en détachement (cas des syndicalistes).

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INDICE : 00 DATE :

PROCEDURE DE TRAITEMENT DES CAS DE LA SUSPENSION DE LA RELATION DE TRAVAIL

PAGE : 9/9

3- Transmission des documents : Les copies des décisions de détachement, sont établies en quatre exemplaires transmises à :  L’intéressé ;  Le dossier de l’intéressé;  DAG/DRH du CIC;  DAG de la filiale.