Procédure Maîtrise Des Produits Non Conformes [PDF]

Zitiervorschau

Date :

PROCEDURE

Référence : Pr-05-03

Maîtrise des produits non conformes et des produits potentiellement dangereux

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Rédaction

Approbation Directeur Général

Version : 01

Date d’approbation

1. Objet : La présente procédure est établie pour définir les contrôles ainsi que les responsabilités et autorités associées pour le traitement des produits non conformes. Elle définit en outre : a) la méthode d’identification, d’évaluation et de correction des produits concernés identifiés comme produits non-conformes ou potentiellement dangereux, afin d’assurer leur devenir approprié ; b) les dispositions pour la revue des corrections effectuées. Cette procédure définit en outre toutes les démarches entreprises pour empêcher l'entrée du produit non conforme dans la chaîne alimentaire qu’après vérification que les dangers liés à la sécurité des denrées alimentaires en question sont ramenés, à des niveaux acceptables. 2. Champ d’application : Elle s’applique toutes les fois qu’une Non-conformité est déclarée suite : -

Aux Réclamations clients. 

-

À la réception d’un produit acheté.

-

À la réalisation de contrôle qualité des produits fabriqués.

-

À la surveillance des mesures de maîtrise PRPo et à la surveillance et vérification des PRPs

-

Aux audits internes

3. Documents de référence : - Norme ISO 22000 / 2018.   Ch 8.9 Maîtrise des non-conformités des produits et des processus Ch 8.9.4 Devenir des produits potentiellement dangereux 4. Terminologie :

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Conformité : satisfaction d’une exigence Non-conformité : non-satisfaction d’une exigence Note : Lorsque les limites critiques au niveau des CCP ne sont pas respectées, et lorsque les critères d’action pour un PRPO ne sont pas respectés ; les produits concernés doivent être identifiés et considérés comme des produits potentiellement dangereux Correction : action visant à éliminer une non-conformité détectée Note 1 : Une correction inclut le devenir de produits potentiellement dangereux et peut par conséquent être effectuée conjointement à une action corrective . Note 2 : Une correction peut être, par exemple, une nouvelle transformation, une transformation ultérieure et/ou l’élimination des conséquences défavorables de la nonconformité (par exemple la mise à disposition pour une autre utilisation ou un étiquetage spécifique). Action corrective : action visant à éliminer la cause d’une non-conformité et à éviter qu’elle ne réapparaisse Note 1 : Il peut y avoir plusieurs causes à une non-conformité. Note 2 : Une action corrective inclut l’analyse des causes. Traitements PNC : Reprise : Action sur un produit non conforme pour le rendre conforme aux exigences. Réparation : Action sur un produit non conforme pour le rendre acceptable pour l'utilisation prévue. Note 1 : La réparation comprend les actions rectificatives menées pour rétablir dans son usage un produit initialement conforme, par exemple dans le cadre d'une opération de maintenance. Note 2 : Contrairement à la reprise, la réparation peut avoir une influence sur, ou modifier, des parties du produit non conforme. Rebut : Action sur un produit non conforme visant à empêcher son usage tel que prévu à l'origine Exemple : Recyclage, destruction. Dérogation (après production) : Autorisation d'utiliser ou de libérer un produit non conforme aux exigences spécifiées. Note 1 : Une telle dérogation est généralement limitée à la livraison d'un produit qui possède des caractéristiques non conformes, dans des limites spécifiées pour une durée ou une quantité de ce produit convenues. Dérogation (avant production) : Autorisation de s'écarter des exigences spécifiées à l'origine pour un produit avant sa réalisation.

Date :

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Note : Une telle dérogation est généralement accordée pour une quantité ou une durée limitée, et pour une utilisation spécifique. Reclassement : Modification de la classe d’un produit non conforme pour le rendre conforme à des exigences différentes de celles initialement spécifiées. 5. Responsabilités : Le Responsable Management de la Qualité est responsable de la vérification de l’application et de la mise à jour de la présente procédure.  6- Dispositions applicables : 6.1 Produit Non Conforme à l’achat : Qui

Quoi

Comment

Responsable qualité ou service concernée

Détection de la conformité lors de la réception des produits achetés

Responsable qualité ou service concernée

Remplissage de la fiche de non-conformité & actions correctives et Préventives

Magasinier

Ecarter les produits non conformes, et coller les étiquettes correspondantes aux NC

Responsable qualité

Transmission de la fiche de non-conformité à la DG

Responsable qualité

Etablir le fiche de Réclamation fournisseur, et l’adresser au fournisseur

Faut-il demander la dérogation ?

Service de contrôle qualité

Fiche de nonconformité & actions correctives et Préventives. Etiquettes produits non conforme

Fiche de réclamation fournisseur

Non

Demande de dérogation

Retour du produit chez le fournisseur

Oui

Non

Dérogation acceptée

Direction générale

Refus du produit

Oui

Accepter le produit

Les Non-conformités détectées lors de la réception des produits achetés :

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- si la responsabilité du fournisseur est engagé, les produits concernés sont identifiées et isolées et ils font l’objet d’une « Fiche de Non-Conformité & Actions Correctives et Préventives » qui sera remplie par le service qualité ou le service responsable de l’achat, une copie sera transmise au directeur général - dans le cas de possibilité d’acceptation du produit par dérogation : des dérogations peuvent être demandées par le Service utilisateur du produit, ou par le service contrôle qualité saisie sur le formulaire « Demande de dérogation » pour libérer le produit, si la non-conformité ne présente pas un degré de gravité, ou jugée sans influence sur la qualité finale des produits. Après détection de la non-conformité le service qualité est en charge d’établir la fiche de réclamation fournisseur et de l’adresser à ce dernier, en lui demandant, les causes de la non-conformité et les actions correctives à pourvoir, cette fiche doit être adressée au fournisseur que se soit la dérogation est acceptée par la direction générale ou pas.

6.2 Produit Non-Conforme issu d’une Réclamation Client : Qui Directeur général Ou l’assistance de la direction ou toute autre personne

Directeur général Ou responsable qualité

Quoi

Comment

Réception de la réclamation client

Enregistrement de la réclamation sur la fiche réclamation client

Fiche réclamation client

Transmission de la fiche réclamation client au responsable qualité Responsable qualité

Analyse de la réclamation : validité, gravité, urgence Non

Responsable qualité

Grille gravité

d’analyse

de

Valide

Informer le client du non validité de sa réclamation

Non

Responsable qualité

Responsable qualité

Remplir la première partie de la fiche de non-conformité & actions correctives et préventives.

Identification des services concernés par la réclamation

Responsable qualité Non

Problème issu de la production

Fiche de non-conformité AC et AP

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Responsable qualité

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Procédure de rappel Oui Recherche du produit (en fabrication, en expédition, en magasin et chez les clients) par une traçabilité ascendante et descendante, et les isoler.

Responsable qualité

Etiquettes produits non conforme

Mettre des étiquettes (produit non conforme) sur les produits concernées en magasin, ou en interne.

Responsable qualité Responsable qualité et responsables des services concernés

Consultation des responsables des services concernées

Le service concerné

Prise de décisions concernant les actions à mener avec le client

Prise des décisions à entreprendre avec les lots non conformes

Exécution du traitement Responsable qualité

Conformité produit après traitement

Non

Responsable qualité

Oui Non

Enregistrement du traitement entrepris sur la fiche de suivi des actions correctives et préventives.

Non

Responsable qualité

Fiche de suivi des actions correctives et préventives

Dérogation acceptée par le client

Client satisfait

Non

Oui

Responsable qualité

Oui

Fiche de synthèse des réclamations clients

Clôture du dossier et Mise à jour de la fiche de synthèse des réclamations clients et la fiche de suivi des actions correctives et préventives

À la réception d’une réclamation client, la réclamation est directement enregistrée sur la «Fiche de Réclamation Client » cette dernière est transmise par la suite au responsable qualité, si la réclamation ne lui a pas été adressée automatiquement. Le responsable qualité procède par la suite à l’analyse de la réclamation afin de vérifier sa validité, sa gravité, et son urgence.

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Dans le cas d’une réclamation valide, le responsable qualité remplie la première partie de la « Fiche de Non-Conformité & Actions Correctives et Préventives », identifie les services concernés par la NC et leur transmet une copie pour mettre en œuvre des actions correctives et d’engager des actions immédiates au près du client. Dans le cas d’un produit NC Issu de la production, et dès la connaissance de la validité et gravité de la réclamation, le responsable Qualité recherche tous les produits concernés par la non-conformité (en fabrication, en expédition, en magasin et chez les clients) par une traçabilité ascendante et descendante. Les produits non-conformes internes sont identifiés par des étiquettes «produits non conformes ». Le Responsable qualité dans ce cas de figure consulte le responsable de production en interne afin de pouvoir décider des actions à entreprendre avec les clients et les actions correctives à prendre en interne, il remplit ainsi la deuxième partie de la « Fiche de Non-Conformité & Actions Correctives et Préventives ». Après prise de décisions concernant le traitement à exécuter Les Responsables concernés veillent à l’exécution dudit traitement. Après exécution du traitement, Le responsable Qualité vérifie que le traitement entrepris assure la conformité du produit. Si les actions entreprises ne donnent pas satisfaction aux exigences préétablies, une nouvelle analyse est lancée et de nouvelles actions seront à entreprendre. Avant de clore le dossier de la réclamation client, le responsable qualité doit mettre à jour, la «  Fiche de synthèse des Réclamations Clients » et la « Fiche Suivi des Actions Correctives & Préventives ».

6.3 Produit Non Conforme issu de la Réalisation Qui

Quoi

Personnel interne ou responsable qualité

Détection de la non-conformité

Personnel interne

Transmission de l’information au responsable qualité

Responsable qualité

Responsable qualité

Responsable qualité

Isoler et identifier le produit par étiquette produit non conforme Remplir la première partie de la fiche non-conformité actions préventives et correctives

Transmission de la fiche aux responsables des services concernés

Comment

Etiquettes produits non conforme Fiche non-conformité actions préventives et correctives.

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Responsable service concerné et le responsable qualité

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Analyse des causes de la non-conformité

Responsable service concerné.

Remplir la deuxième partie de la fiche non-conformité actions correctives et préventives

Responsable qualité et responsable service Décision de la correction du lot non conforme Responsable service Exécution de la correction pour le lot non conforme Responsable qualité Non

Conformité

Responsable production + responsable qualité Demande de dérogation Direction générale

Oui

Demande de dérogation

Oui Dérogation acceptée

Magasinier

Non Stocker le produit avec les produits conformes

Magasinier Rebus du produit

Responsable qualité Identifier le produit rebuté et l’isoler

Responsable qualité Responsable qualité et responsable service

Etiquettes produit rebuté

Décider les actions correctives et préventives à mettre en place

Suivre et évaluer les actions correctives et préventives

Après constatation d’une non-conformité produit par le Responsable Qualité, le responsable de production ou toutes autres personnes qui travaillent dans l’usine :

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- le Responsable Qualité se charge de l’identification claire du produit avec l’étiquette «produit non conforme » qui a comme but de montrer à l’observateur que le produit réalisé n’est pas conforme aux exigences. Le produit Non Conforme sera par la suite Isolé en attendant qu’une décision finale soit prise à son égard en fonction du degré de gravité de la non-conformité. - le responsable qualité doit remplir la première partie de la « Fiche de Non-Conformité & Actions Correctives et Préventives ». - Il transmet par la suite aux structures concernées cette fiche renseignée (l’objet de la non-conformité, le produit concerné, la quantité défectueuse, la machine concernée et le numéro du lot…Etc.) pour analyse des causes ayant provoqué la Non-conformité et les conséquences y afférentes. - Le responsable qualité et les responsables des services concernés par la non-conformité décident le traitement adéquat pour le produit non conforme et les actions à mettre en œuvre pour les lots concernés. - Le Responsable Qualité assure la conformité du produit après la Correction. Si cette conformité n’est pas réalisée, une demande de dérogation peut être formulés par les responsables concernés et adressée à la direction générale, au cas de l’acceptation de celle-ci, les produits sont stockés avec les produits conformes et subiront le même traitement. Lorsque la Non-conformité est jugée Critique, la direction générale refusera la dérogation et décide le rebut du produit Non-Conforme. Le produit rebuté sera identifié de manière claire, et sera placé dans une zone de rebut séparée. Le responsable qualité doit suivre et veiller à l’efficacité des actions mises en œuvre, en renseignant la « Fiche suivi des Actions Correctives & préventives ».