Procedure Cycle Paie Personnel [PDF]

Zitiervorschau

Groupe-SNTR Société mère Comptabilité, Finances et fonctions périphériques

V0 Note organique : GR-FIN-024 Procédures de gestion cycle paie Objet : Mise en place de règles communes de gestion comptable

1/07 Toutes les entités du Groupe

1. OBJET DE LA PROCEDURE Cette procédure est élaborée pour fournir les instructions et explications nécessaires à l’établissement de la paie du personnel des entités détenues par le Groupe SNTR. 2. DESTINATAIRES  Les Structures Utilisatrices et gestionnaires (directions des (DFCP/DRHAJ/DFC/DAF/ DRHM/ DM / DAG / DSI/ chargés de la paie)

unités)

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 Le Comité de Pilotage de l'entreprise "CPE"  Le Conseil d'Administration "CA"  Les Structures chargées de la paie  Services financiers  Services comptables  Le PDG, le Directeur d'Agence et le RMQ 3. DOMAINE COUVERT L’élaboration de cette procédure a été centrée sur les modalités d’établissement de la paie, depuis le renseignement des feuille d’émargement jusqu’au versement des salaires et la distribution des fiches de paie. 4. REVISIONS DE LA PROCEDURE Les révisions peuvent être introduites : – –

sur proposition fondée sur un besoin réel des la structures ayant proposé la révision; après examen et approbation de la Direction Générale.

Après revue et approbation, les pages révisées sont diffusées par le Responsable du Management de la Qualité à tous les détenteurs de la présente procédure. 5. PRINCIPES DIRECTEURS  La rétribution ou le versement des salaires est un acte par lequel SNTR s’acquitte de ses obligations vis-à-vis de ses personnels en contrepartie des prestations et que ces derniers lui ont fournies.  Les services chargés du calcul de la paie doivent respecter la règlementation salariale en vigueur ainsi que les règles fiscales et sociales y afférentes  L’établissement de la paie doit-il répondre aux règles de déontologie et d’équité pour assurer que les efforts fournis par les travailleurs soient rémunérés à leur juste valeur,

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conformément aux règles préétablies soit dans la convention collective, soit dans le contrat individuel, et toujours dans le respect des lois en vigueur Pour éviter toute interprétation erronée des éléments constitutifs de la paie, il convient d’expliquer à tout élément nouvellement recruté ou ayant bénéficié d’une promotion ou encore ayant été appelé à d’autres fonctions par voie de mutation, les attentes de SNTR et le niveau de rémunération offert par l’entreprise ainsi que le mode de calcul de la paie (Cf. Procédure de Recrutement RH 01). Les demandes d’avance sur salaire Les demandes d’avance sur salaire formulées par le personnel doivent faire l’objet de l’approbation de la hiérarchie et de la Direction. La DAG est tenue de signaler tout abus ou exagération au chef hiérarchique concerné et d’établir, en cas d’accord de la Direction une demande de paiement signée et adressée à la DFC. Le paiement des avances Les demandes de paiement dûment acceptées par la hiérarchie parviennent au caissier principal qui établit une fiche de paiement par caisse qui doit être également signée par la Direction. La fiche de paiement par caisse est soumise à la signature du bénéficiaire et sera transmise à la DAG lui permettant d’effectuer les retenues pour avance sur salaires Emargement Les agents émargent sur les feuilles d’émargement1 disponibles au niveau du poste de garde. Les responsables hiérarchiques directes sont tenus de signer les feuilles d’émargement pour les agents sur lesquels ils exercent une hiérarchie fonctionnelle ou directe. Les feuilles d’émargement renseignées sont transmises à la DAG. Exploitation des feuilles d’émargement La DAG exploite les feuilles d’émargement, établit un état des absences, détermine les éléments variables qui sont saisis sur le logiciel. Les éventuelles primes, sont intégrées sur la base de justificatifs, conformément aux modalités arrêtées par SNTR. Il en est de même pour les retenue Dans une première étape, la DAG procède à un tirage à blanc pour vérification puis éventuellement aux corrections nécessaires. Une fois les corrections effectuées, la DAG procède au tirage final :  du journal de paie,  des états de virement,  des fiches de paies,

Ces documents sont transmis à la DFC, accompagnés par une demande de paiement. A- Vérification par la comptabilité Les structures comptable vérifient les états de paie et y appose leurs visas. Elle vise également la demande de paiement et sollicite la signature de la Direction Générale (siège) ou du Directeur d’Unité ou d’Agef. B- Virement et comptabilisation La structure comptable de l’entité dépose les états de la paie et les ordres de virement au niveau des banques et des CCP et procède aux écritures comptables en inscrivant l’opération dans le compte comptable correspondant puis archive les documents (demande de paiement, ordres de virement). La structure paie, de son coté établit les fiches de paie individuelles, veille à leur confidentialité, distribue les fiches de paie aux responsables structures et archive une copie des états de paie.

1

A défaut d’un pointage sur une pointeuse ou d’un pointage électronique interfacé avec le logiciel paie

6. SUPPORTS ET REFERENCES DOCUMENTAIRES L’application de la présente procédure, requiert le recours aux structures et aux outils de référence suivants :      

SUPPORTS DE REFERENCE Les Décisions des organes sociaux relatives à la gestion de la trésorerie La directive annuelle du PDG La norme ISO 9001/2008 Le Manuel des règles de comptabilité de la SNTR La nomenclature des comptes de la SNTR Le manuel de qualité des différentes filiales – SMQ (Maintenance Plus, AGEFAL, …)

SUPPORTS DOCUMENTAIRES Le contrat de travail, La convention collective (grille des salaires), La nomenclature des postes ; Le manuel des fiches de fonction et des fiches de postes ; La grille de salaire ; La réglementation législative en vigueur en matière de rémunération ; Les textes législatifs en vigueur relatifs à l’emploi, notamment la loi n° 90/11 du 21 avril 1990. Le règlement intérieur Ainsi que tout autre document ou manuel susceptible d’apporter un complément d’information en la matière ; mais dans ce cas, l’interprétation des textes est du ressort du Directeur de l’Administration et du Personnel, en liaison avec le partenaire social.  Fiche de pointage.         

 Brouillards de trésorerie (caisse, banque, ccp, valeurs à l’encaissement, …). 7. GRILLE DE SEPARATION DES TACHES 

La grille de séparation des taches énonce le rôle des fonctions concernées par le processus de traitement et de suivi de la trésorerie. Les fonctions concernées par le processus lié aux activités ordinaires sont : FONCTIONS

TACHES

PRINCIPAL

 Approbation des entrées et sorties du personnel.  Détermination des niveaux de rémunération suivant les accords collectifs  Autorisation de primes Direction de l’entité

 Approbation des heures travaillées  Approbation et signature de la paie après sa préparation  Signature des ordres de paiement et moyens de paiement  Autorisation d’avances  Recrutement

Gestion des fichiers personnels paie :

 Préparation de la paie  Vérification des calculs La structure de gestion de la paie

 Distribution des fiches de paie  Détention des dossiers individuels du personnel  Préparation et dépôt des déclarations annuelles de salaires Gestion des fichiers informatiques :

Direction du Système d'Information

 des budgets  des écarts  de la trésorerie dépense  de la trésorerie recettes

La fonction commerciale

 Approbation des paramètres commerciaux servant de base de calcul des primes

La fonction  Préparation des ordres de paiement comptabilité

 Vérification de la paie  Première signature des moyens de paiement

et finances La fonction Audit

Points de contrôle et pistes d’audit relatifs à la paie, conformément au manuel d’audit en vigueur

La fonction

-suivi de la performance des ressources humaines

Contrôle de

-ratios RH

gestion

7.1 ROLE DES FONCTIONS PERIPHERIQUES Le rôle des fonctions périphériques, en ce qui concerne la facturation des affaires, est défini dans le cadre des procédures et notes organiques régissant les fonctions RH/PAIE. 8. CONDITIONS D’EXHAUSTIVITE 8.1-

Les éléments constitutifs d’un salaire sont définis dans la convention collective qui constitue l’outil de référence de base pour le calcul de la paie. On rappellera ici les principales composantes d’un salaire: 

Le salaire de poste, lui-même constitué de : – – – –

Salaire de base ; Primes de nuisances ; Indemnité de travaux postés ; Indemnité d’expérience professionnelle ;



8.2-

– Primes de responsabilité ; – Indemnité de zone représentant les primes liées à l’éloignement géographique ; – Les éléments de stimulation liés à la qualité, à la quantité, à la productivité et aux résultats de travail qui sont des stimulants collectifs ou individuels ; – Indemnités compensatrices des frais engagés par le travailleur (frais de déplacement, frais de véhicule) ; Retenues : – Retenues au titre des impôts, – Retenue au titre des cotisations sociales, – Retenues au titre des absences.

Les différentes charges sont rapprochées des bases de calcul mensuellement avec double visa ; de la structure paie et de la structure comptable. 8.3Le journal de paie du mois précédent est rapproché du journal du mois et les écarts sont annotés sur ce dernier. 8.4Les informations nécessaires pour le calcul des congés payés restant sur la période antérieure et sur la période en cours sont calculé, tenues par le service paie et envoyées au service comptable de l’entité. 8.5Le service paie tient à jour un registre des absences et répercutées sur les salaires. 8.6Les feuilles d’émargement serviront de bordereau de saisie pour alimenter le logiciel de calcul de la paie. 8.7Les feuilles d’émargement doivent être renseignées de la manière la plus honnête et la plus loyale qui soit. Tout manquement à cette règle de déontologie ou tout abus ou tentative d’abus est considéré comme faute de deuxième degré et traité comme telle. 8.8La structure chargée de l’administration générale (ou le Directeur d’Agence, le cas échéant) est tenue de veiller à ce que la saisie des éléments de la paie soit effectuée avec toute la sincérité et la fidélité requises. Ils sont responsables au premier degré des anomalies constatées dans le traitement de la paie. Ils ne peuvent se soustraire à cette responsabilité sous couvert de leur hiérarchie. 8.9Pour les congés spéciaux (maternité, maladie, accidents de travail et autres), la structure chargée de l’Administration Générale applique la réglementation en vigueur pour calculer les salaires des agents bénéficiant de tels congés. 8.10- Les éléments variables (absences, retenues pour avances perçues, primes…) du mois (n) seront pris en considération lors du traitement de la paie du mois (n + 1) de façon à permettre une plus grande célérité de traitement de la paie du mois en cours (n).

8.11- En principe, les éléments du salaire sont convenus individuellement entre l’entité et chaque employé, sachant que le salaire est individuel et non pas collectif. De ce fait la divulgation de ces éléments de salaire à des tiers non concernés est passible de sanction. 8.12- Le personnel des structures paie et comptabilité, impliqué dans le traitement et le calcul de la paie est tenu de respecter le secret professionnel. 9. – CONDITIONS DE REALITE 9.1 - Le fichier du personnel suivi par le service paie doit contenir pour chaque employé :  Photo  Spécimen de signature  Situation familiale  Date de recrutement  Contrat de travail  Procès-verbal d’installation  Détail des rémunérations et retenues à effectuer  Pension et indemnité dues  Fiche reliquat de congé. 9.2 - Les opérations suivantes sont soumises à l’autorisation préalable du responsable de l’entité :  Recrutement  Renvoi  Modification de salaire. 9.3 - L’accès au logiciel de paie et au fichier du personnel doit être suffisamment protégé. 9.4 - Les données permanentes de la paie sont rapprochées par le service paie (avec la mention « vérifié »). 9.5 - Les données variables de la paie sont approuvées par le responsable de l’entité. 9.6 - le total des heures travaillées est rapproché du total des heures travaillées par le service paie et envoyé au service comptabilité. 10. –PROCEDURE D’EVALUATION 10.1 Les fiches de paie sont rapprochées du journal paie avant mise en paiement. 10.2 Les paramètres servant de base au calcul des primes sont rapproché des paramètres comptables. 10.3 Les heures supplémentaires sont majorées conformément aux dispositions de la convention collective. 10.4 Le salaire de base sert d’assiette de calcul pour la détermination des cotisations de sécurité sociale, pour la fixation des indemnités journalières liées aux assurances sociales, pour la pension retraite et pour l’indemnité de congé annuel. 10.5 La feuille d’émargement est le document de base pour l’établissement d’un salaire. De ce fait, elle doit être renseignée avec sincérité, objectivité et réalisme pour que soient préservés les intérêts des 2 parties (SNTR – Employés). Elle contient tous les éléments qui doivent être saisis sur le logiciel pou le calcul de la paie : – – – –

Les heures de présence ; Les heures supplémentaires ; Les heures d’absence autorisées et payées ; Les heures d’absence autorisées et non payées ;

11. – CONDITIONS DE COMPTABILISATION 11.1 La comptabilisation est associée à la réception des éléments constituant le dossier relatif à la trésorerie. 11.2 Les documents relatifs à la trésorerie reçus en courrier arrivées doivent être transmis incessamment et diligemment aux services financiers et comptables. 11.3 Les registres suivants sont tenus et mis-à-jour par le service paie de l’entité :  Livre de paie coté et paraphé ;  Livres des entrées et sorties du personnel ;  Livre de la main d’œuvre étrangère ;  Livre de la médecine du travail ;  Livre des mises en demeure;  Livre hygiène et sécurité.