Procédure Paie [PDF]

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SOMMAIRE A. Objet/Champ d’application B. Référentiels B1. Loi 90.11 B2. Convention collective B3. Règlement intérieur C. Modalités opérationnelles Chapitre RH 641 Documents de paie Chapitre RH 642 Déclarations sociales Chapitre RH 643 Déclarations fiscales Chapitre RH 644 Contrôle de la paie

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A. OBJET/CHAMP D’APPLICATION DE LA PROCEDURE RH 64 La présente procédure a pour objet de déterminer les modalités d’élaboration de la paie du personnel du groupe ERCC et de ses filiales, à l’exception des cadres dirigeants régis par d’autres dispositions. Le système paie est organisé à travers une série d’opérations assurées successivement par un ensemble d’intervenants les amenant à établir des documents de paie et des déclarations sociales et fiscales. B. REFERENTIEL B1. Loi 90.11 En matière de rémunération, la loi 90.11 précise: En son article 85, que la rémunération et son paiement s’effectuent en moyens et termes exclusivement monétaires; En son article 86, que le montant de la rémunération figure dans la fiche de paie périodique établie par l’employeur; En son article 88, que la rémunération est versée régulièrement à chaque travailleur et à terme échu; En son article 90, que les rémunérations dues par les employeurs ne peuvent être frappées d’opposition, de saisie ni être retenues pour quelque motif que ce soit, au préjudice des travailleurs auxquels elles sont dues; En ses articles 148,149 et 150, que des sanctions pénales sont envisagées en cas d’infractions commises par l’employeur en matière de rémunération. B2. Règlement intérieur Le règlement intérieur ERCC consacre huit (8) articles à la paie spécifiant notamment : Les modalités de paiement des salaires, Le contenu de la fiche de paie, Les problèmes de cession des salaires,

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Par ailleurs, ce même règlement intérieur régit les cas de retard et d’émargement, induisant : L’obligation d’émargement d’une part, Des retenues sur salaires pour retard de plus de 15 minutes, d’autre part. C. MODALITES OPERATIONNELLES La formalisation de la procédure paie sera réalisée sur la base de quatre chapitres, à savoir : Chapitre RH 641, les documents de paie Chapitre RH 642, les déclarations sociales Chapitre RH 643, les déclarions fiscales Chapitre RH 644, le contrôle de la paie

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A. OBJET/CHAMP D’APPLICATION DU CHAPITRE 641 Le présent chapitre a pour objet de définir les modalités d’utilisation des différents documents nécessaires à l’élaboration de la paie du personnel du groupe ERCC et des filiales, à l’exception des cadres dirigeants, et ce, à travers une série d’opérations allant du pointage du personnel à l’ordonnancement de la paie. B. MODALITES OPERATIONNELLES La mise en œuvre des différentes opérations liées à l’élaboration de la paie nécessite l’utilisation d’un certain nombre de documents dont il convient d’expliciter les modalités de remplissage et d’application : C. POINTAGE DU PERSONNEL D. RELEVE DE POINTAGE E. CALCUL DES DROITS ET DES OBLIGATIONS Chacune de ces opérations fait l’objet d’une formalisation spécifique ci-après

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C. LE POINTAGE DU PERSONNEL C1. Définition Le pointage, manuel ou automatique, est l’opération obligatoire qui consiste à s’assurer de la présence effective sur les lieux de travail, de chaque employé de l’entreprise, à l’exception des cadres dirigeants, lié par un contrat de travail, à durée indéterminée ou déterminée. Le pointage est individuel. Il est réalisé quotidiennement au niveau de l’ensemble des services de l’entreprise sous la responsabilité de la ligne hiérarchique. La feuille hebdomadaire de pointage est transmise au service du personnel au plus tard le premier jour de la semaine qui suit. Le responsable hiérarchique est tenu obligatoirement de signaler immédiatement toute absence de quarante huit heures (48) à la structure du personnel. C2. Opérations liées au pointage manuel Le pointage donne lieu à l’établissement d’un document intitulé « FEUILLE HEBDOMADAIRE DE POINTAGE » suivant imprimé RH 641-1. Ce support permet le pointage quotidien de l’ensemble des travailleurs Chaque travailleur est tenu d’émarger : à l’heure d’arrivée et de sortie, lorsque le travail est accompli sous le régime de la séance continue, soit deux fois par jour, aux heures d’arrivées et de sorties, lorsque le travail est accompli sous le régime de la séance discontinue, soit quatre fois par jour. La feuille de pointage est collective. Elle comprend la liste de l’ensemble des travailleurs par structure d’appartenance et par ordre alphabétique. Elle est disponible au niveau de chaque service, atelier, magasin, annexe etc……… Elle est soumise obligatoirement à la signature du responsable de structure, aux heures d’arrivées et de sorties du personnel. RENUMERATION Manuel Manuel Manuel

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C3. Opérations liées au pointage automatique Chaque travailleur est tenu de pointer comme indiqué ci-dessus Le pointage donne lieu en restitution par l’appareil, à l ‘édition d’un document appelé « COMPTE RENDU HEBDOMADAIRE DE POINTAGE » qui présente les mêmes caractéristiques que la feuille hebdomadaire de pointage. Il restitue la présence et/ou l’absence de chaque travailleur au cours de la semaine considérée. Si ce support n’est pas prévu, celui-ci fait l’objet d’une élaboration manuelle sur imprimé RH 641 – 1 par une personne désignée à cet effet par la hiérarchie. DISPOSITIONS COMMUNES Le pointage a lieu suivant les horaires de travail affichés par l’entreprise. Tout retard est sanctionné par une retenue sur salaire et doit être impérativement justifié auprès de la hiérarchie. C4. Modalités de diffusion et d’archivage La feuille de pointage et le compte rendu de pointage sont établis en deux exemplaires. Une copie du compte rendu de pointage est classée mensuellement au secrétariat du responsable de structure. Ils sont archivés par exercice pendant une durée de trois années.

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D. LE RELEVE DE POINTAGE D1. Définition Le relevé de pointage est l’opération qui consiste à décrire l’activité mensuelle d’un travailleur et la détermination des droits qui lui sont ouverts au regard de son activité. Le relevé de pointage est individuel. Il est réalisé au niveau de l’ensemble des services de l’entreprise. D2. Opérations liées au relevé de pointage Le relevé de pointage donne lieu à l’établissement d’un document intitulé « RELEVE MENSUEL DE POINTAGE DES ELEMENTS D’ACTIVITE » (cf. imprimé RH 6412).

Le relevé de pointage contient les éléments d’identification suivants : NOM & PRENOM, MATRICULE DU TRAVAILLEUR, STRUCTURE Il est complété des indications suivantes : Sur l’activité mensuelle du travailleur HEURES DE PRESENCE DU MOIS HEURES SUPPLEMENTAIRES ABSENCES REMUNEREES ABSENCES NON REMUNEREES

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Sur les droits du travailleur INDEMNITES LIEES A LA FONCTION STIMULANTS COLLECTIFS ET INDIVIDUELS Le relevé de pointage est collectif. Il est pré-édité et renseigné par un agent de la gestion des ressources humaines (pointeur) . Pour un travailleur nouvellement recruté, la partie signalétique est complétée manuellement. L’établissement du RELEVE MENSUEL DE POINTAGE DES ELEMENTS D’ACTIVITE incombe à un agent gestionnaire du personnel sur la base des FEUILLES HEBDOMADAIRES DE POINTAGE si le pointage est manuel ou COMPTE RENDU HEBDOMADAIRE DE POINTAGE si le pointage est automatique, suivant Imprimé RH 641 -1 Le gestionnaire du personnel est tenu de viser ce document. Le visa du gestionnaire et la signature de l’agent de la gestion des ressources humaines (pointeur) engagent leur responsabilité sur la validité des informations mentionnées. La signature du relevé de pointage correspond à un ordonnancement de la paie du travailleur concerné. Elle engage la responsabilité du signataire. D3. Modalités de remplissage du relevé mensuel de pointage des éléments d’activité D3.1. Eléments d’identification du travailleur Nom et prénom : A inscrire lorsqu’il s’agit d’établir ce support pour la première fois (travailleur nouvellement recruté) Emploi : indiquer l’emploi (fonction) réellement exercé par le travailleur. Ce renseignement est à relever sur son contrat de travail

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Matricule : Inscrire le numéro de matricule affecté au travailleur. Ce numéro est attribué par le service du personnel Mois : Inscrire le mois auquel se rapporte la paie du travailleur Visa de l’agent gestionnaire : Le gestionnaire est tenu de porter son visa lorsque l’établissement du document est achevé et qu’il a procédé aux vérifications nécessaires. Ce visa l’engage personnellement sur la validité des informations mentionnées dans les différentes rubriques Visa du responsable : Le responsable habilité possédant des pouvoirs d’ordonnancement est tenu de porter son visa sur le document qui implique un contrôle rigoureux des informations mentionnées dans les différentes rubriques du document. La signature du responsable engage celui-ci sur la validité des informations contenues et le rend responsable pleinement de toute erreur ou anomalie constatée ultérieurement. D3.2. Eléments d’activité du travailleur Heures de présence : Inscrire dans la case correspondante le nombre d’heures réellement travaillées. Le nombre d’heures est exprimé en centième. Exemple : quarante heures travaillées sont saisies 40,00 , quarante heures un quart sont saisies 40,25 Heures supplémentaires : inscrire dans la case correspondante le nombre d’heures supplémentaires travaillées telles que ressortant sur l’imprimé « décompte des heures supplémentaires suivant imprimé RH 641-3. Le nombre d’heures est exprimé en centième. Heures supplémentaires récupérées : inscrire dans la case correspondante le nombre d’heures prises en compensation d’heures supplémentaires accomplies un jour de repos légal ou férié au cours du mois de référence telles que ressortant

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sur l’imprimé « décompte des heures supplémentaires suivant imprimé RH 641-3. (voir procédure consacrée à l’indemnité pour heures supplémentaires). Le nombre d’heures est exprimé en centième. Heures d’absences rémunérées : Inscrire dans la case correspondante le nombre d’heures d’absences rémunérées autorisées par la hiérarchie telles que ressortant sur la décision prise à cet effet. Ces absences sont : congé annuel, congé supplémentaire, détachement avec solde, crédit horaire délégué du Personnel et/ou délégué syndical, congé spécial familial, autres absences rémunérées. Le nombre d’heures est exprimé en centième. Heures d’absences non rémunérées : Inscrire dans la case correspondante le nombre d’heures d’absences non rémunérées autorisées par la hiérarchie telles que ressortant sur la décision prise à cet effet. Ces absences sont : congés de maladie, maternité, accident du travail, maladies professionnelles, congés sans solde, convenances personnelles, mise à pied et autres absences telles que retard à l’horaire de travail, absences irrégulières. Le nombre d’heures est exprimé en centième.

D3.3 Eléments sur les droits du travailleur Indemnité de nuisance : Inscrire dans la case correspondante le nombre d’indemnités auquel le travailleur ouvre droit pour le mois considéré, étant rappelé que cette indemnité n’est accordée que pour les journées effectivement travaillées et dont le nombre ne peut excéder 31 indemnités. Indemnité de travail posté : Inscrire dans la case correspondante le nombre de quarts effectués au cours du mois considéré, étant rappelé que cette indemnité n’est accordée que pour les journées effectivement travaillées et dont le nombre ne peut excéder 31 indemnités. RENUMERATION

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Indemnité de panier : Inscrire dans la case correspondante le nombre de paniers auquel le travailleur ouvre droit, étant rappelé que l’indemnité n’est pas due pour toute absence égale ou supérieure à quatre heures au cours d’une journée ouvrable

D4. Modalités de diffusion et d’archivage Le relevé de pointage est établi et archivé par le service du personnel. Il est archivé par exercice pendant une durée de cinq années.

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E. CALCUL DES DROITS ET DES OBLIGATIONS E1. Définition

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Le calcul des droits et des obligations est l’opération qui consiste à déterminer pour chaque travailleur lié par un contrat de travail à durée indéterminée ou déterminée, ses gains et ses retenues au regard de son activité, conformément : à la convention collective, au règlement intérieur régissant notamment la prise en charge des absences, à la réglementation en vigueur applicable en matière de prélèvements obligatoires à la source des cotisations de sécurité sociale et d’impôt sur les revenus. Cette opération intervient lors de l’établissement du bulletin de paie ainsi qu’ à l’occasion d’un décompte de rappel, d’un arrêt de compte, d’un solde de tout compte dont il convient d’expliciter les modalités de calcul des rubriques de paie et de remplissage et d’application des documents correspondants E2. Etablissement du bulletin de paie E2.1. Objet : Le bulletin est obligatoire pour les employeurs. C’est un document qui permet de vérifier les moyens, périodicité et preuve de paiement d’une rémunération déterminée et calculée, manuellement ou automatiquement, par l’entreprise. E2.2. Description : Le bulletin de paie contient les renseignements suivants : Dénomination « BULLETIN DE PAIE » Organisme employeur « ERCC Entreprise ……………… » Sur l’identification du travailleur Nom et prénoms Matricule de paie, Affectation, RENUMERATION

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Fonction, Indice, Situation familiale et nombre d’enfants Salaire de base, Numéro de sécurité sociale et de la mutuelle, Domiciliation bancaire ou CCP Sur les éléments de paie

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Libellé et code de la rubrique de paie faisant l’objet d’un décompte Base ou nombre Taux ou montant Soumission SS , imposition IRG Montant à payer Montant à déduire, Net à payer, Mode de règlement, Assiette SS du mois, Assiette IRG du mois E2. 3. Calcul du salaire de base Le salaire de base est déterminé sur la base d’un horaire de travail de 40 heures par semaine et payé au prorata des heures de présence. Le salaire mensuel est calculé sur la base de 173,33 heures déterminées suivant la formule ci-après : 40 heures x 52 semaines = 173,33 12 mois Exemple pratique : Travailleur (salaire de base 12.100 DA) recruté le 12 décembre 1999. A travaillé du 12 au 31 décembre 146,00 heures. Son salaire se présente comme suit : 12.100 x 146,00 = 10.192 173,33 Il est à noter que les montants sont arrondis au dinar. Le chiffre supérieur à 50 centimes est arrondi au dinar supérieur.

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E2.4. Calcul des primes et indemnités

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Le calcul des primes et des indemnités est différent selon que celles ci sont indexées ou non au salaire de base, si le montant est exprimé en taux ou en valeur et enfin si celui-ci est déterminé sur une base journalière, horaire ou mensuelle. Les illustrations suivantes sont faites suivant ces différents cas d’espèces Rubrique indexée au salaire de base dont le montant horaire est exprimé en taux. Le montant de celle ci est calculé comme suit : Salaire de base x nombre. d’heures ( taux de la rubrique 173,33 Ce cas d’espèce s’applique par exemple à l’indemnité d’ancienneté Rubrique indexée au salaire de base dont le montant journalier est exprimé en taux. Le montant de celle ci est calculé comme suit : Salaire de base x Nombre de jours travaillés x taux de la rubrique 26 Ce cas d’espèce s’applique par exemple à l’indemnité de nuisance Rubrique non indexée au salaire de base dont le montant journalier est exprimé en valeur. Le montant de celle ci est calculé comme suit : Montant de la rubrique x nombre de jours travaillés

Ce cas d’espèce s’applique par exemple à l’indemnité de panier Rubrique non indexée au salaire de base dont le montant est forfaitaire et/ou n’est pas expressément lié à la présence. Ce cas d’espèce s’applique par exemple à l’indemnité de transport, aux allocations familiales RENUMERATION Manuel Manuel Manuel MANUEL REMUNERA TION Procédure :PAIE Mode Opératoire DOCUMENTS PAIE

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E2.5. Calcul de la retenue de sécurité sociale La retenue de sécurité sociale, à la charge des travailleurs, est une contribution obligatoire prélevée à la source, Elle est destinée au financement de la sécurité sociale, de l’assurance chômage, de la retraite et de la retraite anticipée. L’assiette de calcul ainsi que le taux de cotisation de sécurité sociale sont fixés par la loi. Conformément à la réglementation en vigueur, l’assiette des cotisations de sécurité sociale est constituée de l’ensemble des éléments du salaire à l’exclusion des prestations à caractère familial, des indemnités représentatives de frais engagés, des primes et indemnités à caractère exceptionnel et des indemnités liées à des conditions particulières de résidence et d’isolement. Le taux de cotisation est de 9 % de l’assiette soumise réparti comme suit : Assurances sociales : 1,5 % Retraite : 5,5 % Assurance chômage : 1,5 % Retraite anticipée : 0,5 % La détermination des éléments du salaire soumis à cotisation de sécurité sociale relève des prérogatives exclusives de la Direction des Ressources Humaines. Dans le cas d’une élaboration manuelle d’une paie, Il incombe au gestionnaire du personnel d’en assurer les calculs Exemple : soit un travailleur qui perçoit un salaire de base de 12.000 DA, une indemnité de transport de 750.00 DA et des allocations familiales de 1800,00 DA. Ses gains sont de 14.550,00 DA (SB + Transport + AF) mais l’assiette de sécurité sociale est de 12.750,00DA (SB+ Transport). La retenue de sécurité sociale sera donc la suivante : 12.750, 00 x 9 = 1.147,50 DA 100

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E2.6. Calcul de la retenue IRG La retenue de l’impôt sur le revenu global (IRG) est une contribution directe, sans contrepartie pécuniaire, prélevée à la source du travailleur lié par un contrat de travail quels que soient le secteur d’activité, la durée du travail. E2. 61. Détermination de la base imposable à l’IRG En application des dispositions contenues dans le « barème de l’impôt sur le revenu global », applicable à compter du 1er janvier 1999, édité par le Ministère des Finances, Direction de la législation fiscale, pour déterminer le revenu constituant l’assiette de l’IRG, il est tenu compte : des rémunérations principales augmentées des rémunérations accessoires ainsi que des avantages en nature accordés (nourritures, logement, habillement, chauffage et éclairage dont l’estimation est faite par l’employeur. Ne doivent pas être intégrés dans cette assiette les avantages en natures (nourriture et logement) consentis aux employés travaillant dans les zones à promouvoir, le montant de la cotisation des travailleurs aux assurances sociales et à la retraite. Sont affranchis de l’IRG : les indemnités à caractère familial : salaire unique, allocations familiales, allocation maternité etc.… les indemnités temporaires, prestations et rentes servies aux victimes d’accident du travail, les indemnités allouées pour frais de déplacement ou de mission effectivement utilisées conformément à leur objet, les indemnités de zone géographique, les salaires et autres rémunérations servis dans le cadre des programmes destinés à l’emploi des jeunes, les travailleurs handicapés moteurs ou mentaux, non voyants et sourds-muets, dont les revenus mensuels sont inférieurs à douze mille dinars (12.000 DA), RENUMERATION Manuel Manuel Manuel MANUEL REMUNERA TION Procédure :PAIE Mode Opératoire DOCUMENTS PAIE

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l’indemnité de licenciement, les allocations chômage, indemnités et prestations servies sous quelque forme que ce soit. Le calcul de la retenue mensuelle IRG-SALARIES est fonction de : la situation matrimoniale du contribuable (célibataire ou marié) la périodicité de paiement, le tarif (mensuel, journalier ou horaire) sur lequel est basée la rémunération brute. Cas particuliers Les primes de rendement, gratifications ou autres d’une périodicité autre que mensuelle habituellement servies par les employeurs (cas de la participation aux résultats servie par l’ERCC) ainsi que les sommes versées à des personnes exerçant, en sus de leur activité principale de salariés, une activité d’enseignement, de recherche, de surveillance ou d’assistanat à titre vacataire, sont considérées comme des mensualités distinctes et soumises à la retenue à la source de l’IRG au taux de 15 % sans application d’abattement, Les rappels afférents aux rémunérations susvisées sont imposables de la même manière que les rémunérations elles mêmes. La détermination des éléments du salaire soumis à retenue au titre de l’impôt relève des prérogatives exclusives de la Direction des Ressources Humaines. E2. 62. Modalités pratiques de calcul de l’impôt Dans le cas d’une élaboration manuelle d’une paie, Il incombe au gestionnaire du personnel de calculer la base imposable (salaire de base + indemnités et primes – retenues sécurité sociale) et d’appliquer le barème de l’IRG à cette base imposable selon la situation matrimoniale du contribuable (marié ou célibataire). Si cette rémunération est basée sur un tarif mensuel, il convient d’appliquer directement le barème de l’IRG. Si cette rémunération est basée sur un tarif journalier, RENUMERATION

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multiplier par 26 la rémunération allouée et diviser le produit obtenu, par le nombre de jours auxquels s’applique cette rémunération. Déterminer ensuite d’après le barème de l’IRG la retenue correspondant à la rémunération nette ainsi ramenée au mois. Diviser enfin par 26 la retenue mensuelle ci-dessus et multiplier le quotient obtenu par le nombre de jours auxquels s’applique la rémunération. Exemple : soit un travailleur célibataire qui perçoit un salaire journalier de 400,00 DA. Il a travaillé au cours du mois de janvier pendant 18 jours ouvrables soit 400,00 x 18 = 7200,00 DA. La retenue IRG conformément au barème est déterminée comme suit 7200,00 X 26 = 10400, 00 18

IRG : 390, 00 X 18 = 270,00 26

Si cette rémunération est basée sur un tarif horaire, multiplier par 173,33 la rémunération allouée et diviser le produit obtenu, par le nombre d’heures auxquelles s’applique cette rémunération. Déterminer ensuite d’après le barème de l’IRG la retenue correspondant à la rémunération nette ainsi ramenée au mois. Diviser enfin par 173,33 la retenue mensuelle ci-dessus et multiplier le quotient obtenu par le nombre d’heures auxquelles s’applique la rémunération. Exemple : soit un travailleur marié qui perçoit un salaire horaire de 45,00 DA. Il a travaillé au cours du mois de janvier pendant 150 heures soit 45,00 x 150 = 6750,00 DA. La retenue IRG conformément au barème est déterminée comme suit 6750,00 X 173,33 = 7799, 85 150

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IRG : 29, 00 X 150 = 25,10 173,33

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E3. Etablissement d’un décompte de rappel E3.1.Objet : Un décompte de rappel est un document sur lequel sont calculés et ventilés des éléments de gains et de retenues opérés à la suite d’une opération de redressement de salaire. Ces redressements peuvent concerner des rappels de promotion, d’avancement avec effet rétroactif, de régularisation à la suite d’une erreur sur la paie, d’un changement de situation professionnelle, de famille etc… E3.2.Description : Le décompte de rappel, suivant imprimé RH 641–5 contient les renseignements suivants : Dénomination « Décompte de rappel » Organisme employeur « ERCC Entreprise ……… » Sur le décompte du rappel Motif et période de rappel Référence décision Année, Mois d’établissement du rappel Sur l’identification du travailleur Nom et prénoms Matricule de paie, emploi Situation familiale Structure d’appartenance Indice Salaire de base Sur les éléments de rappel Périodes de rappel Salaire de base, Rubriques de paies imposables à l’IRG et soumises à retenues de sécurité sociale, Retenue sécurité sociale Rubriques de paie imposables à l’IRG Total rappel Retenue IRG RENUMERATION Manuel Manuel Manuel MANUEL REMUNERA TION Procédure :PAIE Mode Opératoire DOCUMENTS PAIE

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E3.3.Calcul des éléments du décompte de rappel a – Salaire de base Le salaire de base est calculé par différence entre l’ancien et le nouveau salaire lorsque celui-ci est l’objet d’un redressement. Si cette différence est négative, dans le cas d’un trop perçu, l’écriture de la somme correspondante doit être précédée du signe (-) moins. Exemple : Redressement positif Redressement négatif Périodes Salaire de base Périodes Salaire de base Mois de janvier 2000 Nouvelle situation Ancienne situation Différence

12.000,00 11.500,00 500,00 Mois de janvier 2000 Nouvelle situation Ancienne situation Différence 11.500,00 12.000,00 - 500,00

b - Rubriques imposables à l’IRG et soumises à retenue de sécurité sociale. Ces rubriques sont calculées par différence comme indiqué ci-dessus. Il s’agit de toutes les rubriques imposables à l’IRG et soumises à retenue de sécurité sociale. Par exemple : heures supplémentaires, indemnité de service permanent, astreinte etc.… c. Retenue sécurité sociale Cette rubrique enregistre la retenue de sécurité sociale. Elle est calculée soit par différence ou par sommation des rappels cotisables. d. Calcul des rubriques imposables à l’IRG Ces rubriques sont calculées par différence comme indiqué ci-dessus. Il s’agit de toutes les rubriques qui ne sont pas soumises à retenue de sécurité sociale mais imposables à l’IRG. Par exemple : Indemnité de transport, panier, etc.… RENUMERATION e. Total rappel

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Procédure :PAIE Cette rubrique enregistre les rappels de toutes les rubriques redressées la Février 2002 Date :(moins retenue de sécurité sociale). Mise à jour : Mode Opératoire DOCUMENTS PAIE

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f. Retenue IRG Cette rubrique enregistre les rappels de retenue de l’IRG. Cette retenue n’est pas calculée par différence comme il est indiqué pour les rubriques précitées. La règle relative à l’imposition des rappels est la suivante : Les rappels sont divisés par le nombre de mois auxquels ils s’appliquent. La retenue à effectuer est obtenue en multipliant par ce nombre de mois, la différence d’impôt calculée en ajoutant, de façon fictive, le rappel ainsi ramené au mois, au salaire, faisant l’objet du même paiement ou ayant donné lieu au paiement le plus récent. Pour le calcul du nombre de mois, toute période inférieure à quinze (15) jours est considérée comme nulle, toute période égale ou supérieure à quinze (15) jours est comptée pour un mois entier. Exemple : soit un travailleur célibataire bénéficiaire d’un rappel de salaire de six mois. Le montant global de ce rappel est de l’ordre de 12.000,00 DA. Ce redressement de salaire est intégré à la paie de février 2000. Le dernier salaire de ce travailleur, soit

celui de janvier (assiette IRG) est de l’ordre de 24.000,00 DA. Conformément au barème, la retenue IRG correspondant à ce salaire est de l’ordre de 2520,00 DA. Montant du rappel moyen : 12.000, 00 DA = 2000, 00 DA 6 Salaire mensuel moyen, rappel inclus : 24.000, 00 + 2000, 00 = 26.000, 00 DA Retenue IRG correspondant à ce salaire : 2880, 00 DA Différence IRG : 2880, 00 – 2520, 00 = 360, 00 DA Redressement IRG sur rappel : 360, 00 x 6 = 1080, 00 DA E3.8.Calcul des rubriques non cotisables et non imposables Ces rubriques sont calculées par différence. Elles ne sont pas intégrées au décompte de rappel et font donc l’objet d’une application séparée. Il s’agit par exemple des allocations familiales, remboursements de frais. RENUMERATION Manueldes Manuel Manuel MANUEL REMUNERA TION Procédure :PAIE Mode Opératoire DOCUMENTS PAIE

Code : RH 641 Version Date

: 00

: Février

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E4. Etablissement d’un arrêt de compte E4 1.Objet : Un arrêt de compte est un document qui constate une créance ou une dette d’un travailleur qui quitte momentanément l’entreprise dans le cadre d’une suspension de la relation de travail. Les cas de suspension de la relation de travail entraînant l’établissement d’un arrêt de compte sont : la mise en disponibilité, le détachement sans solde, l’accomplissement du service national. E4.2.Description : L’arrêt de compte, suivant imprimé RH 641-6, contient les renseignements suivants : Dénomination « ARRET DE COMPTE » Organisme employeur « ERCC Entreprise ……………… » Motif  Référence décision Date d’effet Sur l’identification du travailleur Nom et prénoms Matricule de paie,

Date de recrutement, Structure d’appartenance et code de service, Emploi et code emploi, Classement, Situation familiale et nombre d’enfants Salaire de base et taux horaire, Numéro de sécurité sociale et éventuellement de la mutuelle, Domiciliation bancaire ou CCP Adresse Sur les éléments de paie Libellé et code de la rubrique de paie faisant l’objet d’un décompte Base ou nombre Taux ou montant Soumission SS , imposition IRG Montant à payer RENUMERATION Manuel Manuel Manuel Montant à déduire, Code MANUEL REMUNERA TION Procédure :PAIE Mode Opératoire DOCUMENTS PAIE

: RH 641

Version

: 00

Date : Février Mise à jour

2002

:

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Net à payer, Mode de règlement, Assiette SS du mois, Assiette IRG du mois E4.3. Calcul des éléments de paie Le calcul des éléments d’un arrêt de compte est identique à celui du bulletin de paie (salaire de base, primes et indemnités, retenue sécurité sociale, retenue IRG L’établissement de l’arrêt de compte incombe au gestionnaire du personnel. Il est obligatoire ; c’est une « création de la pratique » qui permet de constater l’exécution des obligations nées de la relation de travail à l’occasion d’un départ temporaire. L’arrêt de compte est conjointement signé, par l’intéressé et par le responsable habilité. L’arrêt de compte peut révéler deux (2) situations : Les gains ou droits sont supérieurs aux retenues ou obligations. Dans ce cas, l’arrêt de compte est en faveur du travailleur,

Les retenues ou obligations sont supérieures aux gains ou droits. Dans ce cas l’arrêt de compte est en faveur de l’entreprise. Cas ou l’arrêt de compte est en faveur du travailleur Le service gestionnaire du travailleur concerné établit un ordre de paiement pour le net du, dûment signé par une personne, précisant le mode de règlement (par chèque, virement ou espèces). L’ordre de paiement est adressé au service finances comptabilité support pour comptabilisation et règlement. Le montant réglé est porté au débit du compte « acomptes sur salaire » qui devra figurer sur l’ordre de paiement. RENUMERATION

Manuel Manuel Manuel

MANUEL REMUNERA TION Procédure :PAIE Mode Opératoire DOCUMENTS PAIE

Code : RH 641 Version

: 00

Date : Février Mise à jour

2002

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La ventilation de l’arrêt de compte et la retenue de l’avance sont ensuite portées sur un document support destiné à la chaîne paie pour prise en compte. Le net à payer au traitement, sera nul. Cas ou l’arrêt de compte est en faveur de l’entreprise L’arrêt de compte est introduit dans la chaîne paie comme indiqué ci-dessus. Le net présente dans ce cas d’espèce, un solde créditeur. Pour que ce net soit nul, le montant des sommes dues par le travailleur est porté au débit du compte « créances à récupérer » que le gestionnaire du personnel à la charge de mouvementer. Les modalités de remboursement sont convenues avec l’intéressé qui s’engage par écrit sur la durée, le montant, le mode de règlement. Il souscrit à cet effet, la déclaration suivante figurant au verso de l’imprimé « arrêt de compte » RH 641 - 6. DECLARATION D’ENGAGEMENT Je soussigné, (nom et prénom) : …………………………………………………… Matricule : …………………………..

Emploi : ………………………………………………………………………………………… ……Structure : ………………………….. Reconnais avoir pris connaissance de mon arrêt de compte suite à la suspension de ma relation de travail du ……………………………………………… au …………………………………………………………………. Pour le motif de : ………………………………………………………………………………………… ……………………………………. M’engage à régler mensuellement la somme de : ……………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………….. pendant ……………….. mois, par chèque ou par virement au compte : …………………………………………. à titre de remboursement des sommes dues à l’entreprise Je déclare par ailleurs, que tout manquement au règlement des sommes dues entraînerait l’obligation de rembourser immédiatement le montant intégral Date et signature de l’intéressé

RENUMERATION

Manuel Manuel Manuel

MANUEL REMUNERA TION Procédure :PAIE Mode Opératoire DOCUMENTS PAIE

Code : RH 641 Version

: 00

Date : Février Mise à jour

2002

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E5. Etablissement d’un solde de tout compte E5.1.Objet : Un solde de tout compte est un document qui constate un créance ou une dette d’un travailleur qui quitte définitivement l’entreprise dans le cadre d’une cessation de la relation de travail. Les cas de cessation de la relation de travail entraînant l’établissement d’un solde de tout compte sont : la nullité ou l’abrogation du contrat de travail, l’arrivée à terme du contrat de travail à durée déterminée, la démission, le licenciement, l’incapacité totale de travail telle que définie par la législation, le licenciement pour compression d’effectif, la cessation d’activité légale de l’entreprise, la retraite, le décès.

E5.2.Description : Le solde de tout compte, suivant imprimé RH 641-7, contient les renseignements suivants : Dénomination « SOLDE DE TOUT COMPTE » Organisme employeur « ERCC Entreprise ……………… » Motif  Référence décision Date d’effet Sur l’identification du travailleur Nom et prénoms Matricule de paie, Date de recrutement, Structure d’appartenance et code de service, Emploi et code emploi, Classement, Situation familiale et nombre d’enfants Salaire de base et taux horaire, Numéro de sécurité sociale et éventuellement de la mutuelle, Domiciliation bancaire ou CCP Adresse Sur les éléments de paie RENUMERATION

Manuel Manuel Manuel

Code : RH 641 MANUEL REMUNERA Libellé et code de la rubrique de paie faisant l’objetTION d’un décompte Version : 00 Base ou nombre Procédure :PAIE Date : Février

Mode Opératoire DOCUMENTS PAIE

Mise à jour

2002

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Taux ou montant Soumission SS , imposition IRG Montant à payer Montant à déduire, Net à payer, Mode de règlement, Assiette SS du mois, Assiette IRG du mois E5.3. Calcul des éléments de paie Le calcul des éléments d’un solde de tout de compte est identique à celui du bulletin de paie (salaire de base, primes et indemnités, retenue sécurité sociale, retenue IRG).

A ces éléments de paie, s’ajoutent éventuellement : En gains : l’indemnité de congé si l’intéressé n’a pas épuisé ses droits et tout autre avantage prévu par la réglementation (prime de départ à la retraite, indemnité de licenciement, gratification etc…) En retenues : prêts, frais de formation, charges diverses (loyer, téléphone) L’établissement du solde de tout compte incombe au gestionnaire du personnel. Il est obligatoire ; c’est une création de la pratique qui permet de constater l’exécution des obligations nées de la relation de travail à l’occasion d’un départ définitif. Quel que soit le motif de départ d’un travailleur, il ne peut avoir pour effet la perte de la rémunération due pour le travail exécuté. Le solde de tout compte est conjointement signé, par l’intéressé et par le responsable habilité. Il ne peut être dénoncé passé un délai de deux (2) mois après signature Il doit impérativement comporté la mention suivante écrite de la main de l’intéressé : « reçu pour solde de tout compte, atteste qu’un exemplaire cetMétat RENUM ERATION M anuel Mde anuel anuelm’a été remis le ………………….. » MANUEL REMUNERA TION Procédure :PAIE Mode Opératoire DOCUMENTS PAIE

Code : RH 641 Version Date

: 00

: Février

Mise à jour

2002

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Le travailleur est par ailleurs invité à souscrire la déclaration suivante figurant au verso de l’imprimé « solde de tout compte RH 641-7 ». DECLARATION D’ENGAGEMENT Je soussigné, (nom et prénom) : …………………………………………………… Matricule : ………………………….. Emploi : ………………………………………………………………………………………… ……Structure : ………………………….. Reconnais avoir pris connaissance de mon solde de compte suite à la cessation de ma relation de travail du ……………………………………………… au ………………………………………………………………….

Pour le motif de : ………………………………………………………………………………………… ……………………………………. M’engage à régler la somme de : ……………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………….. par chèque ou par virement au compte : …………………………………………. Dans une délai qui ne saurait dépasser 30 jours calendaires. Date et signature de l’intéressé

Comme pour l’arrêt de compte, le solde de tout compte peut relever deux (2) situations : Les gains ou droits sont supérieurs aux retenues ou obligations. Dans ce cas, le solde de tout compte est en faveur du travailleur, Les retenues ou obligations sont supérieures aux gains ou droits. Dans ce cas le solde de tout compte est en faveur de l’entreprise. Cas ou le solde de tout compte est en faveur du travailleur Le service gestionnaire du travailleur concerné établit un ordre de paiement pour le net du, dûment signé par une personne, précisant le mode de règlement (par chèque, virement ou espèces). L’ordre de paiement est adressé au service finances comptabilité support pour comptabilisation et règlement. RENUMERATION

Manuel Manuel Manuel

MANUEL REMUNERA TION Procédure :PAIE Mode Opératoire DOCUMENTS PAIE

Code : RH 641 Version

: 00

Date : Février Mise à jour

2002

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Le montant réglé est porté au débit du compte « acomptes sur salaire » qui devra figurer sur l’ordre de paiement.

La ventilation du solde de compte et la retenue de l’avance sont ensuite portées sur un document support destiné à la chaîne paie pour prise en compte. Le net a payer au traitement, sera nul. Cas ou le solde de tout compte est en faveur de l’entreprise Le solde de tout compte est introduit dans la chaîne paie comme indiqué ci-dessus. Le net présente dans ce cas d’espèce, un solde créditeur. Pour que ce net soit nul, le montant des sommes dues par le travailleur est porté au débit du compte « créances à récupérer ». que le gestionnaire du personnel à la charge de mouvementer. Si au terme d’un délai d’un mois l’intéressé ne rembourse pas, le service gestionnaire le met en demeure, par lettre recommandée, avec accusé réception suivie d’une lettre de rappel huit (8) jours plus tard. Le respect de cette procédure revêt un intérêt majeur dans le cas où l’affaire arriverait en justice. C’est en effet à compter de la date d’envoi de la première mise en demeure que le juge pourra estimer le montant du préjudice causé à l’entreprise et faire courir les intérêts dits moratoires. Si cette démarche s’avère infructueuse, au terme des délais précités, son dossier est transmis à la structure juridique compétente de l’entreprise pour enrôlement de l’affaire devant le tribunal. Un dossier est alors constitué des documents suivants : Solde de tout compte, avec engagement de remboursement Lettre de mise en demeure et avis de réception, Lettre de rappel Copie de tout document justificatif de la créance

RENUMERATION

Manuel Manuel Manuel

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SCHEMA DESCRIPTIF DES OPERATIONS Opérations Schéma opérationnel Documents paie Intervenants

Code : RH 641 Version

: 00

Date : Février Mise à jour .. / .. / .. Page: 26/26

2002

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Observations 1 µ§ Salariés Structure d’appartenance Imprimé RH 641-1 Feuille hebdomadaire de pointage soumise à la signature du responsable de structure 2 µ§ Ordinateur Agent désigné par la hiérarchie Imprimé RH 641 -1 3 µ§ Gestionnaire du personnel Responsable structure de GRH Imprimé RH 641-2 Visé par le gestionnaire du personnel, signé par le responsable RH permettant le calcul des droits et obligations 4 µ§ Ordinateur sur introduction des données par le gestionnaire du personnel Imprimé RH 641-4 Prise en charge des gains et retenues de chaque agent 5 µ§ Service gestionnaire du personnel. Imprimé normalisé CNAS Paiement des cotisations travailleurs et employeur 6 µ§ Service gestionnaire du personnel Imprimé normalisé des services de l’impôt Paiement de l’IRG et du VF 7 µ§ Service gestionnaire du personnel Livre de paie côté et paraphé par le greffe du tribunal.

Doit être mis à la disposition de toute requête de l’inspecteur du travail ou autre autorité habilitée 8 µ§ Hiérarchie habilitée Contrôle systématique Contrôle par sondage RENUMERATION

Manuel Manuel Manuel

MANUEL REMUNERA TION Procédure :PAIE Mode Opératoire

DECLARATIONS SOCIALES

Code : RH 642 Version

: 00

Date : Février Mise à jour

2002

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A. OBJET/CHAMP D’APPLICATION DU CHAPITRE 642 Le présent chapitre a pour objet de définir d’une part les modalités de versement des cotisations de sécurité sociale aux organismes de sécurité sociale et d’autre part préciser les documents que l’entreprise est tenue d’établir dans le cadre des déclarations sociales et ce conformément à la législation sociale en vigueur. B. DEFINITION La cotisation de sécurité sociale est une contribution directe retenue à la source aux travailleurs salariés ou assimilés quelque soit le secteur d’activité d’appartenance et une participation obligatoire des employeurs et du fonds des œuvres sociales des organismes employeurs au financement des dépenses de la sécurité sociale, de l’assurance chômage, de la retraite et de la retraite anticipée ainsi qu’au fonds national de péréquation des œuvres sociales pour la promotion du logement. C. ASSIETTE DE COTISATIONS L’assiette de cotisations est fixée par la loi. Elle est constituée de l’ensemble des éléments du salaire ou du revenu proportionnel aux résultats du travail, à l’exclusion des prestations à caractère familial, des indemnités représentatives de frais, des primes et indemnités à caractère exceptionnel et des indemnités liées à des conditions particulières de résidence et d’isolement. Par prestations à caractère familial, il est entendu les prestations servies à raison de la situation familiale et les primes versées à l’occasion d’un événement à caractère familial, notamment :

Les prestations familiales et la prime de scolarité versées au titre de la législation de sécurité sociale, L’indemnité de salaire unique, Les primes de naissance, de mariage et toutes les autres primes versées à l’occasion d’un événement familial. Par indemnités représentatives de frais, il est entendu notamment les primes et indemnités de panier, de véhicule, certains frais d’outillage ou vestimentaires lorsqu’ils sont exigés pour l’accomplissement du travail, les frais de déplacement, de RENUMERATION Manuel Manuel Manuel RH 642 TION en nature Code transport, les frais de mission,MANUEL ainsi queREMUNERA les prestations de la: sécurité sociale. Procédure :PAIE Mode Opératoire

DECLARATIONS SOCIALES

Version

: 00

Date : Février Mise à jour

2002

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Par primes et indemnités à caractère exceptionnel, il est entendu notamment : Les sommes réparant un préjudice, telle que l’indemnité de licenciement, Les primes, indemnités ou gratifications à caractère exceptionnel, telle l’indemnité de départ à la retraite Par indemnités liées à des conditions particulières de résidence et d’isolement, il est entendu notamment les primes versées à des travailleurs soumis à deux, au moins, des contraintes suivantes : Logement en cabine mobile, tente, campement itinérant ou base de vie, Système de travail par relève nécessitant un cycle continu de plusieurs semaines de travail effectif, suivies d’une période de repos pendant laquelle l’indemnité n’est pas servie au travailleur, Lieu éloigné de tout centre urbain et difficile d’accès. C. TAUX DE COTISATIONS Le taux global de la cotisation destinée à assurer le financement des prestations de la sécurité sociale, de l’assurance chômage, de la retraite et de la retraite anticipé ainsi que la participation au fonds national de péréquation des œuvres sociales est fixée à 35% de l’assiette soumise pour tous les secteurs de l’activité nationale. Ce taux est réparti comme suit : Branches Quote-part Employeur (%) Quote-part Salarié (%)

Quote-part Fonds œuvres sociales (%) Total (%) Assurances sociales 12, 5 1, 5 14 Accidents du travail et Maladies professionnelles 1 1 Retraite 8, 5 5, 5 14 Assurance chômage 2, 5 1, 5 4 Retraite anticipée 0, 5 0, 5 0, 5 1, 5 Participation au fonds De péréquations des œuvres sociales 0, 5 0, 5 Total 25 9 1

35 RENUMERATION

Manuel Manuel Manuel

MANUEL REMUNERA TION Procédure :PAIE Mode Opératoire

DECLARATIONS SOCIALES

Code : RH 642 Version

: 00

Date : Février Mise à jour

2002

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C. CALCUL DES RETENUES Dans le cas d’une élaboration manuelle de la paie, le calcul des retenues de sécurité sociale est assuré par le gestionnaire du personnel. Dans le cas d’une application automatique, c’est la chaîne paie, à partir du code des rubriques de paie qui détermine l’assiette de calcul permettant la liquidation des cotisations dues par l’entreprise, les travailleurs, le fonds des œuvres sociales de l’organisme employeur. La contribution du fonds des œuvres sociales est prélevée d’office par l’employeur sur le montant de la contribution obligatoire de l’entreprise au financement des œuvres sociales. Le calcul des retenues est opéré sur l’assiette du mois au titre duquel la rémunération est allouée, y compris les rappels et autres avantages se rapportant à des périodes antérieures. D. ORDONNANCEMENT ET REGLEMENT DES COTISATIONS L’ordonnancement des cotisations incombe au service gestionnaire du personnel. Au vu des états édités par la chaîne paie dans le cas d’une application informatique ou de ceux qui sont élaborés par le gestionnaire du personnel en cas d’élaboration manuelle de la paie, le responsable habilité, fait procéder au décompte des cotisations et donne ordre au service finances comptabilité de la structure d’assurer le règlement des cotisations. Cet ordre de paiement est accompagné d’une déclaration de cotisations établie sur un imprimé mis à la disposition de l’employeur par l’organisme de sécurité sociale. Cette déclaration dûment complétée selon les indications exigées par l’imprimé précité, datée et signée, doit parvenir à l’organisme de sécurité sociale, au plus tard le 30 du mois suivant. Le défaut de règlement des cotisations et de la déclaration, dans les délais prescrits sont passibles de sanctions.

RENUMERATION

Manuel Manuel Manuel

MANUEL REMUNERA TION Procédure :PAIE Mode Opératoire

DECLARATIONS SOCIALES

Code : RH 642 Version

: 00

Date : Février Mise à jour

2002

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E. DECLARATION ANNUELLE DES SALAIRES La déclaration annuelle des salaires sur imprimé mis à la disposition des employeurs par l’organisme de sécurité sociale incombe au service gestionnaire du personnel. Cette déclaration renseigne l’organisme de sécurité sociale sur l’identité des salariés employés au cours de l’exercice (Nom et prénoms, n° sécurité sociale, date de naissance) avec indications des montants annuels versés aux salariés, des dates d’entrée et de sortie. La déclaration est élaborée sur la base des états édités par la chaîne paie dans le cas d’une application automatique ou reconstituée par le gestionnaire du personnel dans le cas d’une élaboration manuelle de la paie. Elle n’est accompagnée d’aucun règlement, Elle doit parvenir à l’organisme de sécurité sociale au plus tard le 31 janvier de chaque année de l’exercice écoulé dûment datée et signée par le responsable habilité. F. SANCTIONS Le défaut de versement des cotisations entraîne une pénalité constituée par une majoration du montant des cotisations dues de 5% . Les cotisations principales sont majorées de 1% par mois de retard supplémentaire. Le défaut de déclaration entraîne une pénalité égale à 10% du montant des cotisations correspondant à l’année civile écoulée majorée de 2 % par mois de retard.

RENUMERATION

Manuel Manuel Manuel

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DECLARATIONS FISCALES

Code : RH 643 Version

: 00

Date : Février Mise à jour

2002

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A. OBJET/CHAMP D’APPLICATION DU CHAPITRE 643 Le présent chapitre a pour objet de définir d’une part les modalités de versement de L’impôt sur le revenu global et du versement forfaitaire au profit de l’administration fiscale et d’autre part préciser les documents que l’entreprise est tenue d’établir dans le cadre des déclarations fiscales. B. DEFINITION L’impôt sur le revenu global, par abréviation IRG, est une contribution directe, sans contrepartie pécuniaire, retenue à la source aux travailleurs salariés ou assimilés liés à leur employeur par un contrat de travail qui consacre le lien de subordination. Le versement forfaitaire, par abréviation VF, est une imposition des organismes employeur sur les salaires versés. C. BASE D’IMPOSITION L’impôt sur le revenu global et le versement forfaitaire, sont calculés chaque mois sur le montant des traitements, salaires, émoluments, indemnités et primes, avantages en nature versés aux travailleurs et soumis aux retenues. Par avantages en nature, il est entendu, la nourriture, le logement, l’habillement, le chauffage et l’éclairage dont l’estimation est faite par l’employeur d’après la valeur réelle des éléments fournis, ramenée au trimestre, mois, quinzaine, jour ou heure selon le cas. Pour la nourriture, la valeur à retenir ne peut être inférieure à 50 DA par repas, sauf justification probante dûment établie. Sont exclus du revenu global servi par l’employeur, Les avantages en nature correspondant, exclusivement à la nourriture et au logement consentis aux employés travaillant dans les zones à promouvoir telles que définies à l’article 72 du code des impôts directs, RENUM ERATION M anuel M anuel M anuel

Codeet: àRHla643 MANUEL REMUNERA TION Le montant de la cotisation des travailleurs aux assurances sociales retraite.

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DECLARATIONS FISCALES

Version Date

: 00

:Février

Mise à jour .. / .. / .. Page: 2/6

2002

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Sont affranchis de l’impôt, les salaires, rémunérations indemnités et prestations suivantes : Les indemnités à caractère familial prévues par la législation sociale telles que le salaire unique, les allocations familiales, l’allocation de maternité etc. … Les indemnités allouées pour frais de déplacement ou de mission effectivement utilisées conformément à leur objet, Les indemnités de zone géographique, Les salaires et autres rémunérations servis dans le cadre des programmes destinés à l’emploi des jeunes dans les conditions fixées par la réglementation, Les revenus mensuels inférieurs à 12.000 DA (douze mille dinars) servis aux travailleurs handicapés moteurs ou mentaux, les travailleurs non-voyants et les travailleurs sourds-muets L’indemnité de licenciement, D. LIQUIDATION L’impôt sur le revenu global est obtenu en appliquant à la base imposable, la retenue figurant au barème mis à la disposition des employeurs par l’administration fiscale. Le montant de la retenue est déterminé suivant la situation familiale du contribuable. Le barème, distingue en effet le travailleur marié, avec ou sans enfant à charge, du travailleur célibataire. La situation matrimoniale à prendre en considération est celle existant au premier jour du mois au cours ou au titre duquel, selon le cas, la rémunération est allouée. Ainsi, pour la rémunération payée en février mais se rapportant au mois de janvier, la situation matrimoniale à prendre en considération est celle existant au 1er janvier. Par contre, la retenue à opérer sur un rappel dû à raison d’une période passée, sera calculée en fonction de la situation matrimoniale existant au premier jour du mois au cours duquel ce rappel est effectivement payé. RENUMERATION

Manuel Manuel Manuel

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DECLARATIONS FISCALES

Code : RH 643 Version

: 00

Date : Février Mise à jour .. / .. / .. Page: 3/6

2002

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Les rémunérations taxables, ramenées au mois, sont arrondies à la dizaine de dinars inférieure Les retenues de l’IRG correspondant aux rémunérations taxables sont arrondies à la dizaine de centimes la plus voisine. Le versement forfaitaire est obtenu par l’application d’un taux de 4 % à l’ensemble des salaires soumis à retenue à l’IRG. E. MODALITES DE CALCUL DE L’IMPOT Rémunération basée sur un tarif mensuel Lorsque la rémunération est basée sur un tarif mensuel, la retenue est opérée directement suivant le barème IRG. Par rémunération basée sur un tarif mensuel, il est entendu celle qui correspond à un travail effectif à temps complet, fourni pour le compte d’un même employeur. Le travailleur doit avoir été occupé par l’employeur pendant la totalité de l’horaire de travail pratiqué par celui-ci. En cas d’absence de quelques heures ou de quelques jours, l’IRG à retenir doit correspondre à la rémunération perçue dans le mois, sans mensualisation. Par contre, lorsqu’un salarié ne travaillant qu’à temps partiel, perçoit une rémunération forfaitaire mensuelle brute, le tarif mensuel doit être reconstitué en fonction de la période de travail effectif correspondant à cette rémunération forfaitaire. Rémunération basée sur un tarif journalier Lorsque la rémunération est basée sur un tarif journalier, la retenue est opérée comme suit : multiplier par 26 la rémunération allouée et diviser le produit ainsi obtenu par le nombre de jours auxquels s’applique cette rémunération, Déterminer d’après le barème IRG, la retenue correspondant à la rémunération ainsi ramenée au mois, Diviser par 26 la retenue mensuelle ci-dessus et multiplier le quotient obtenu par le nombre de jours auxquels s’applique la rémunération. RENUMERATION

Manuel Manuel Manuel

MANUEL REMUNERA TION Procédure :PAIE Mode Opératoire

DECLARATIONS FISCALES

Code : RH 643 Version

: 00

Date : Février Mise à jour .. / .. / .. Page: 4/6

2002

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Rémunération basée sur un tarif horaire Lorsque la rémunération est basée sur un tarif horaire, la retenue est opérée comme suit : multiplier par 173,33 la rémunération allouée et diviser le produit ainsi obtenu par le nombre d’heures auxquelles s’applique cette rémunération, Déterminer d’après le barème IRG, la retenue correspondant à la rémunération ainsi ramenée au mois, Diviser par 173,33 la retenue mensuelle ci-dessus et multiplier le quotient obtenu par le nombre d’heures auxquelles s’applique la rémunération. Rémunération payée sous forme de rappel On entend par rappel, toute somme quelle que soit sa nature payée à titre de complément d’une somme de même nature déjà perçue. Les rappels sont divisés par le nombre de mois auxquels ils s’appliquent, la retenue à effectuer est obtenue en multipliant par ce nombre de mois la différence d’IRG calculée en ajoutant de façon fictive le rappel ainsi ramené au mois, au salaire faisant l’objet du même paiement ou ayant donné lieu au paiement le plus récent. Pour le calcul du nombre de mois, toute période inférieure à 15 jours est considérée comme nulle, toute période égale ou supérieure à 15 jours est comptée pour un mois entier. Rémunération accessoire Il est entendu par rémunération accessoire, les indemnités, primes, gratifications et autres qui sont attribuées en plus de la rémunération principale, même si la personne qui les verse est distincte de celle qui paye la rémunération principale. Le calcul de l’IRG est obtenu en ajoutant de façon fictive, la rémunération accessoire à la rémunération principale dont elle constitue le complément. Le montant de l’impôt exigible sur la rémunération totale est diminué de celui déjà payé au titre de la rémunération principale, et la différence ainsi obtenue est exigible sur la rémunération accessoire. RENUMERATION

Manuel Manuel Manuel

MANUEL REMUNERA TION Procédure :PAIE Mode Opératoire

DECLARATIONS FISCALES

Code : RH 643 Version

: 00

Date : Février Mise à jour .. / .. / .. Page: 5/6

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Rémunération autre que mensuelle Les primes de rendement, gratification ou autres, d’une périodicité autre que mensuelle, habituellement servies par les employeurs, ainsi que les sommes versées à des personnes exerçant, en sus de leur activité principale de salariés, une activité d’enseignement, de recherche, de surveillance ou d’assistanat à titre vacataire, sont considérées comme des mensualités distinctes et soumises à la retenue à la source de l’IRG aux taux de 15% sans application d’abattement. F. ORDONNANCEMENT ET REGLEMENT DE L’IMPOT L’ordonnancement des retenues de l’IRG et du VF incombe au service gestionnaire du personnel. Au vu des états édités par la chaîne paie dans le cas d’une application informatique ou de ceux qui sont élaborés par le gestionnaire du personnel en cas d’élaboration manuelle de la paie, le responsable habilité, fait procéder au décompte des sommes dues à l’administration fiscale et donne ordre au service finances de la structure d’en assurer le règlement. Cet ordre de paiement est accompagné d’une déclaration tenant lieu de bordereau avis de versement établie sur un imprimé mis à la disposition de l’employeur par la recette fiscale du lieu d’imposition (imprimé série G n° 50). Cette déclaration dûment complétée selon les indications exigées par l’imprimé précité, datée et signée, doit parvenir à la recette, au plus tard le 20 du mois suivant. Le défaut de règlement des retenues IRG et du VF et de la déclaration, dans les délais prescrits sont passibles de sanctions. G. DECLARATION ANNUELLE DES SALAIRES La déclaration annuelle des salaires sur imprimé mis à la disposition des employeurs par l’administration fiscale incombe au service gestionnaire du personnel. Cette déclaration renseigne la recette fiscale du lieu d’imposition sur l’identité des salariés employés au cours de l’exercice avec indications des montants annuels versés aux salariés. La déclaration est élaborée sur la base des états édités par la chaîne paie dans le cas d’une application automatique ou reconstituée par le gestionnaire du personnel dans le Manuel Manuel Manuel casRENUMERATION d’une élaboration manuelle de la paie. Code : RH 643 MANUEL REMUNERA TION Procédure :PAIE Mode Opératoire

DECLARATIONS FISCALES

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Elle n’est accompagnée d’aucun règlement, Elle doit parvenir à la recette fiscale du lieu d’imposition sociale au plus tard le 31 janvier de chaque année de l’exercice écoulé dûment datée et signée par le responsable habilité. H. SANCTIONS Tout employeur qui n’a pas fait les retenues nécessaires ou qui a opéré des retenues insuffisantes doit verser le montant des retenues majorées de 25 à 100%. Cette majoration demeure en totalité à la charge de l’employeur. Tout employeur qui, en utilisant des manœuvres frauduleuses, s’est soustrait ou a tenté de se soustraire en totalité ou en partie à l’assiette ou à la liquidation de l’IRG est tenu au versement du montant de l’impôt éludé ou compromis, majoré de 100 %. Cette majoration demeure à sa charge en totalité. Il peut en outre être passible d’une amende pénale. La récidive dans le délai de cinq ans entraîne de plein droit le doublement des sanctions pénales pour l’infraction primitive. Le défaut de paiement des impôts dans les délais réglementaires donne lieu, à la charge de l’employeur tenu d’effectuer ce versement, à une pénalité de 3 % par mois de retard, limitée à un maximum de 100 % quel que soit le nombre de mois de retard. Chaque mois commencé étant calculé comme mois entier.

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CONTROLE DE LA PAIE

Code : RH 644 Version

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A. OBJET/CHAMP D’APPLICATION DU CHAPITRE 644 Le présent chapitre a pour objet de définir les modalités de contrôle d’une manière générale dans le but de s’assurer de la bonne application des règles et procédures édictées par l’entreprise et en particulier, celui de la paie. B. ORGANISATION GENERALE DU CONTROLE L ‘exercice du contrôle est assuré d’abord par la hiérarchie, aux différents niveaux de responsabilité, ensuite par le service du personnel et enfin de façon complémentaire par la Direction des Ressources Humaines et la Direction Générale. L’activité contrôle est exercée à cinq (5) niveaux : Le premier niveau est exercé par la hiérarchie opérationnelle, à savoir le responsable de structure habilité, dont le contrôle vise à veiller à la bonne application de la réglementation, la vérification de certains actes de gestion et le suivi des corrections des anomalies constatées. Le deuxième niveau est assuré par l’agent gestionnaire du personnel qui doit procéder systématiquement au contrôle de tous les actes qu’il effectue lui-même. Le troisième niveau est assuré par chef de service du personnel dont la mission consiste à vérifier si le calcul des droits et les obligations des travailleurs sont conformes à la réglementation. Le quatrième niveau est assuré par le chef de département « ressources humaines », dont la mission consiste à vérifier si les techniques et règles de gestion édictées par l’entreprise sont respectées. Le cinquième niveau est exercé par la DRH de la filiale dont la mission consiste à vérifier, pour le compte de la Direction Générale, si les orientations, les politiques de l’entreprise sont respectées par l’ensemble des structures de l’entreprise, Le sixième niveau est exercé par la DRH du groupe ERCC qui est amenée à effectuer des contrôles sur tout ce qui a trait à la gestion dans le cadre de la fonction « Inspection générale » C. RENUMERATION LES DIFFERENTS DE CONTROLE ManuelTYPES Manuel Manuel

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Version Cinq (5) types de contrôle peuvent Procédure être mis en place dans l’entreprise. :PAIE

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Date : Février

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Le contrôle permanent Ce contrôle relève de l’agent de gestion ; Il est accompli d’une façon générale à « priori » ou à « posteriori » sur l’ensemble des actes réalisés au sein de l’unité. 2) Le contrôle par sondage Le contrôle par sondage est réalisé conjointement par le chef département « Ressources humaines » et par le chef de service du personnel. Il s’exerce de façon inopinée sur un certain nombre de structures et porte sur un échantillon d’actes de gestion. 3) Le contrôle approfondi Le contrôle approfondi est effectué par la DRH de la filiale, dans le cadre de la fonction « Audit » ; il porte sur un éventail aussi large que possible d’actes de gestion. 4) le contrôle à distance Le contrôle à distance est effectué par la DRH du groupe ERCC sur la base des informations introduites dans le fichier informatique. 5) le contrôle multidisciplinaire Le contrôle multidisciplinaire est effectué dans le cadre d’une équipe (finances, RH, moyens etc..). Il est exercé par la Direction générale. D. ANOMALIES ET REDRESSEMENTS En cas de constatations d’anomalies (erreurs d’inattention, omissions …) commises par l’agent chargé de la paie, le redressement s’effectue sur instruction du chef du personnel et/ou du chef de département ressources humaines. Tout autre type d’anomalie (négligence, attribution intentionnelle d’avantage indu …) relève de la procédure disciplinaire.

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Code : RH 644 Version

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Toute difficulté d’interprétation des règles et procédures, qui pourrait éventuellement se poser, sera soumise à l’appréciation du DRH filiale et/ou Groupe. E. LES DOCUMENTS DE CONTROLE Trois documents de contrôle peuvent être mis en place. Le rapport de contrôle Ce document est élaboré à chaque opération de contrôle effectuée. Il est établi et diffusé auprès des différents responsables concernés. L’état des anomalies L’état des anomalies est le document qui accompagne le rapport de contrôle. Toute anomalie décelée doit obligatoirement recevoir les suites qu’il convient. L’état consigne donc dans une première partie, les anomalies relevées, dans une seconde partie, les redressements effectués sur place et/ou des justifications apportées, enfin, dans une troisième partie, le suivi des redressements. 3) Le bilan annuel Le bilan annuel résume l’ensemble des opérations de contrôle réalisées au cours d’un exercice. Les anomalies constatées sont classées par fonction, par famille, par degré. Il est diffusé à la hiérarchie et à la Direction Générale.

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F. DEFINITION & OBJECTIF DU CONTROLE DE LA PAIE

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Le contrôle de la paie est une interrogation sur l’ensemble des activités et des tâches accomplies en vue de vérifier si elles sont bien intégrées, bien remplies et bien prises en charge à tous les niveaux de la hiérarchie. Le contrôle de la paie a pour objectif : De vérifier la conformité des pratiques avec la législation et les procédures en vigueur dans l’entreprise, De s’assurer de la sécurité du système de paie, D’évaluer son efficacité à partir de critères : de régularité dans le paiement des salaires, d’exactitude des sommes payées d’identification des bénéficiaires. Le contrôle de la paie comporte une série d’opérations correspondant à celles du processus de la paie. il ne se limite pas à l’agent gestionnaire mais doit comprendre les différents niveaux du service du personnel et des structures de l’entreprise. Il convient néanmoins de préciser que le respect de la réglementation incombe en tout premier lieu au chef de service du personnel qui est à ce titre tenu pour responsable en cas d’erreur ou d’anomalie. F1. Contrôle des documents de paie Tous les documents de paie et en particulier : La feuille hebdomadaire de pointage , imprimé RH 641. 1, Le relevé mensuel de pointage des éléments d’activité, imprimé RH 641. 2, Le décompte des heures supplémentaires, imprimé RH 641. 3, Le bulletin de paie, imprimé RH 641. 4, Le décompte de rappel, imprimé RH 641. 5, L’arrêt de compte, imprimé RH 641. 6, Le solde de tout compte, imprimé RH 641. 7. Sont des documents qui déclenchent une opération financière correspondant soit à un ordre de paiement ou de retenue. Ils doivent en conséquence être considérés comme RENUMERATION

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des chèques à blanc impliquant obligatoirement et impérativement le visa ou la signature du responsable habilité.

La hiérarchie aura à contrôler sur ces documents, les aspects suivants : Vérifier que les imprimés ont été convenablement établis au niveau approprié (pointage journalier, reports des absences selon leur nature, leurs justifications (autorisations de sorties dûment établies, copies des certificats médicaux ou autres justifications d’absence) Vérifier les justifications des heures supplémentaires indiquées et le respect de leur nombre en conformité à la réglementation. Vérifier la conformité du droit attribué, des retenues opérées, le nombre et la valeur des sommes indiquées, la codification des rubriques. S’assurer que les pièces justificatives à un paiement ou une retenue existent. Toute somme introduite en régularisation doit être motivée en vue d’en apprécier le bien fondé et porter un jugement sur le personnel chargé de la gestion, en particulier lorsque la régularisation résulte soit d’une négligence ou d’une méconnaissance de la règle ou d’une erreur ou anomalie de paie. F2. Analyse des rejets de la chaîne paie Bon nombre d’anomalies ou d’erreurs de paie sont dues à une mauvaise transcription. Vérifier systématiquement tous les cas de rejet par la chaîne paie en vue d’évaluer les types de rejets et d’en déterminer les causes. Il importe de préciser qu’un rejet, lorsqu’il s’agit d’un droit qui est dû à un travailleur peut être source de mécontentement, voire de conflit. F3. Contrôle des journaux de paie Les journaux de paie sont destinés au service finances comptabilité pour paiement des salaires Ces journaux doivent faire l’objet d’un contrôle rigoureux de la part des gestionnaires et surtout du chefManuel de service personnel. Ce n’est que par des opérations régulières, RENUMERATION Manuel du Manuel MANUEL REMUNERA TION Procédure :PAIE Mode Opératoire

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voire systématique que peuvent être éviter les possibilités d’erreurs et même de malversations.

Il est à rappeler que le chef de service du personnel est le premier responsable de toute anomalie décelée. Il lui appartient donc de faire assurer ce contrôle et de prendre en charge personnellement le contrôle par sondage, tous les mois, d’un certain nombre de bulletins de paie et des dossiers administratifs des travailleurs concernés. F4. Contrôle des déclarations de sécurité sociale et de versement des cotisations. Outre les déclarations d’immatriculation à la sécurité sociale des travailleurs, l’entreprise est tenue de procéder auprès des caisses de wilaya à des déclarations périodiques et aux versements des cotisations obligatoires à la charge des travailleurs et de l’employeur. Ainsi chaque mois, sur la base des états de paie, le service du personnel doit procéder au versement des sommes qui sont dues à la caisse de sécurité sociale, dans les délais réglementaires, à savoir au plus tard le 30 du mois suivant. Il doit par ailleurs chaque année, au plus tard le 30 janvier de l’année suivante, faire parvenir à la caisse une déclaration annuelle du personnel. L’accomplissement de ces obligations impose un contrôle et un suivi régulier par le chef de service du personnel en vue de s’assurer que les cotisations ainsi que les déclarations parviennent à l’organisme de sécurité sociale dans les délais réglementaires pour éviter les pénalités de retard. F5. Contrôle des déclarations fiscales et de versement des impôts Comme pour les déclarations sociales, les déclarations fiscales obéissent à la même règle. Ainsi, chaque fin de mois, sur la base des états de paie, le service du personnel doit procéder au versement des sommes qui sont dues à la recette fiscale du lieu de rattachement, dans les délais réglementaires, à savoir au plus tard le 20 du mois suivant. Il procède au versement forfaitaire, à la charge de l’entreprise et aux retenues de l’IRG opérées sur les paies du personnel. RENUMERATION

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Toutes les fins d’années, également, il adresse une déclaration annuelle du personnel, avant le 30 janvier de l’année suivante. A l’instar des obligations sociales, le service du personnel est tenu de souscrire aux déclarations et au versement des impôts dans les délais prescrits. Le chef de service du personnel est donc tenu de vérifier l’accomplissement de ces opérations. F6. Le livre de paie En application du décret exécutif n° 96.98 du 6.03.1996 déterminant la liste et le contenu des livres et registres spéciaux obligatoires pour les employeurs, l’entreprise se doit, au niveau de chaque filiale, d’assurer la tenue du livre de paie, qui comprend les éléments suivants : Nom et prénom de chaque travailleur, Période de travail, Poste de travail occupé, Salaire de base, Primes et indemnités, majorations pour heures supplémentaires, retenues légalement dues notamment celles inhérentes à la sécurité sociale et à l’impôt. Le livre de paie est côté et paraphé par le greffe du tribunal territorialement compétent. Ce livre est tenu constamment à jour, sous la responsabilité du directeur général de l’entreprise ou de la filiale, sans rature, surcharges ou apostilles. Il est présenté ou communiqué à l’inspecteur du travail territorialement compétent et à toute autorité habilitée à en demander communication. La durée de conservation du livre de paie est fixée à dix (10) années à partir de la date de leur clôture.