APCI Cycle Paie [PDF]

Zitiervorschau

CONTROLE INTERNE: Cycle personnel

INTRODUCTION : Le contrôle interne peut être définit comme l’ensemble des sécurités contribuants à la maîtrise de l’Entreprise. Il a pour objectif d’assurer la protection et la sauvegarde de l’actif et aussi la qualité de l’information ; d’assurer la conformité de l’organisation par rapport aux lois et règlements et finalement améliorer les performances de l’entreprise. Il se matérialise par la mise en place de méthodes, de procédures, et des règles au sein de l’entité par toutes les personnes au sein de l’entreprise. Ce contrôle interne est très important pour au niveau de la comptabilité car il permet d’assurer la qualité de l’information financière et c’est d’ailleurs sur la base de son évaluation que l’auditeur va établir son programme. Etant donné que l’entreprise est composée de plusieurs cycles fonctionnant avec une certaine cohésion, le contrôle interne peut être subdivisé et analyser pour chaque cycle. Dans ce devoir, nous allons nous intéresser à l’appréciation du contrôle interne pour le cycle paie-personnel et pour cela nous allons subdiviser notre devoir en deux parties : premièrement nous allons développer des généralités du contrôle interne concernant ce cycle puis en deuxième lieu procéder à une illustration afin de mieux comprendre la partie théorique.

1

1. Le questionnaire d’appréciation du contrôle interne. 1.1. Objectifs : 1. S’assurer que les séparations de fonctions sont suffisantes. 2. S’assurer que toutes les charges et recettes relatives au personnel sont enregistrées (Exhaustivité). 3. S’assurer que les charges et produits relatifs au personnel sont réels. 4. S’assurer que les charges et produits relatifs au personnel sont correctement évalués. 5. S’assurer que les charges et produits au personnel sont correctement imputés, totalisés et centralisés.

1.2. Exemple : 1.2.1. S’assurer que les séparations de fonctions sont suffisantes.

Grille de séparation des fonctions :

2

1.2.2. S’assurer que toutes les charges et recettes relatives au personnel sont enregistrées (exhaustivité). QUESTIONS

Réf.

OUI

Diag. OU N/A

NON

COMMENTAIRES Référence programme de vérification des procédures

1. Les salaires sont-ils réglés sur un compte bancaire distinct ? Si oui, l’apurement de ce compte est-il régulièrement vérifié par une personne indépendante de la paie ? 2. Existe-t-il une liste : a) Des différentes retenues à effectuer sur les salaires (régimes sociaux) ? b) Des primes et avantages divers accordés au personnel ? Si oui, ces listes précisent-elles la périodicité des règlements ? Sont-elles utilisées pour provisionner les charges correspondantes ? 3. Les différentes charges sont-elles rapprochées des bases régulièrement ? 4. Le total du journal des salaires est-il rapproché avec celui du mois précédent et l’écart expliqué ? 5. Lorsque l’entreprise se substitue aux régimes sociaux pour le paiement des prestations, celles-ci sont-elles identifiées afin de permettre le suivi de leur récupération ? 6. S’assure-t-on que toutes les modifications aux données permanentes de la paie sont saisies ? 3

7. Les informations nécessaires pour le calcul des congés payés restant : a) Sur la période antérieure b) Sur la période en cours Sont-elles tenues par le service paie ? 8. le service paie a-t-il les moyens de vérifier : a) Qu’il est informé de toutes les absences ? b) Qu’elles sont toutes répercutées sur les salaires ?

1.2.3. S’assurer que les charges et produits relatifs au personnel sont réels. QUESTIONS

OUI OU Réf. N/A Diag.

NON

Référence programme de vérification des procédures

COMMENTAIRE

1. Existe-t-il un fichier du personnel contenant, pour chaque employé : a) Photo ? b) Spécimen de signature ? c) Situation de famille ? d) Date d’engagement ? e) Détail des rémunération et retenues à effectuer ? 2. Les opérations suivantes sont- elles soumises à l’autorisation d’un responsable : a) Embauche ? b) Renvoi ? c) Modification de salaire ? d) Octroi de prêt ? 3. Les données permanentes de la paie sontelles régulièrement rapprochées du fichier individuel ? 4. L’accès au fichier du personnel est-il protégé ?

4

5. Les modifications au fichier servant à la préparation de la paie sont-elles : a) Identifiées ? b) Approuvées par un responsable ? 6. Les données variables, telles que les heures supplémentaires, les commissions… sont-elles approuvées par un responsable avant paiement ? 7. Le total des heures payées est-il rapproché avec le total des heures travaillées ? 8. Les comptes d’avances, prêts… sont-ils régulièrement : a) Confirmés avec les bénéficiaires ? b) Rapprochés de la liste du personnel ? 9. Lorsque des salaires sont payés en espèce a) Vérifie-t-on l’identité du bénéficiaire ? b) Les salaires non réclamé font- ils l’objet d’un contrôle particulier ? 10. Lorsque des salaires sont payés par virement, exige-t-on un relevé d’identité bancaire pour toute modification des coordonnées bancaires ? 11. Si des salaires sont payés à des tiers autres que l’employé, exige-t-on une procuration écrite ? 1.2.4. S’assurer que les charges et produits relatifs au personnel sont correctement évalués

QUESTION

1. Les fiches de paie font-elles l’objet d’un contrôle indépendant, au moins par sondage, permettant de vérifier que les bases et taux utilisés sont corrects de même que les calculs ?

Réf. Diag.

OUI OU N/A

Référence programme de vérification des procédures

NON

COMMENTAIRE

2. Les charges connexes aux salaires sontelles périodiquement rapprochées des bases ? 5

3. le chiffre d’affaires servant de base aux commissions est-il rapproché du chiffre d’affaires comptable ? 4. les provisions pour charges à payer sur salaires sont-elles rapprochées des charges réelles ? 1.2.5. S’assurer que les charges et produits relatifs au personnel sont correctement imputés, totalisés et centralisés.

QUESTION

Réf. Diag.

OUI OU N/A

Référence programme de vérification des procédures NON

COMMENTAIRE

1. L’imputation des écritures de charges et produits relatifs à la paie fit-elle l’objet d’un contrôle indépendant ? 2. Ce contrôle porte-t-il sur les imputations en : a) Comptabilité générale ? b) Comptabilité analytique ? 3. La totalisation du journal de paie est-elle périodiquement contrôlée ? 4. Les livres suivants sont-ils tenus à jours : a) Livre coté et paraphé ? b) Livre d’entré et sorties de personnel ? c) Livre de la main-d’œuvre étrangère ?

6

1.3. Intervenants :      

La Direction générale Le Service responsable du personnel pour le recrutement, l’embauche, du personnel ainsi que les calculs des provisions. Le Service responsable paie qui établit les fiches de paie. Le Service comptable et financier pour l’enregistrement de la paie. Le Service de trésorerie pour le paiement des salaires. Tous les autres services pour la saisie des temps.

1.4. Documents de support : Procédures Classement comptable Comptabilisation du prêt Réception du prêt Décaissement du prêt Autorisation du prêt Expression du besoin Pointage Heure de travail Etablissement de la paie Paiement salaire

Documents La pièce de caisse (chrono caisse) Le grand livre Copie du reçu de caisse ou avis de crédit banque Pièce de caisse ou chèque Demande visée par l’autorité Demande de prêt produit par l’employé Relevés de temps manuel Fiches d’autorisation de réalisation d’heures supplémentaires, fiches de demande de congés Bulletin de paie, livre de paie, fiche de demande d’avance sur salaire Avis de virement

1.5. Etapes du cycle : 1.5.1. Respect de la réglementation : Le contrôle interne doit garantir que :     

Les dispositions de la convention collective, des accords internes à l’entreprise (congés payés, primes, retraites…) sont appliquées. Les livres légaux (livre de paie, entrées-sorties, main d ’œuvre étrangère, registre, inspection du travail…) existent et sont régulièrement tenus à jour. La société respecte bien les règles relatives à l’établissement d ’un bilan social. Les rémunérations des dirigeants sont conformes aux décisions les concernant. Relever les éventuels variables (primes, avantages, stocks options…) afin d’en contrôler la comptabilisation et la déclaration. La société est à jour dans le règlement de ses cotisations.

7

1.5.2. Embauche et suivi du personnel Le contrôle interne doit garantir que :    

Toute décision d’embauche est autorisée par une personne responsable. Chaque embauche donne lieu à la création d’un dossier individuel comprenant tous les renseignements nécessaires sur le salarié et l’ouverture d’un fichier du personnel. Les dossiers individuels sont mis à jour. Les éléments de la paie et les dossiers individuels sont en adéquation. 1.5.3. Saisie des temps :

Le contrôle interne doit garantir que :     

Les fonctions de comptabilisation des temps, de vérification du calcul des relevés et de préparation de la paie sont séparées. L’enregistrement des temps de présence est automatique pour éviter les erreurs humaines ou fraudes éventuelles. Les relevés d’heures sont établis par des contremaîtres ou agents de maîtrise habilités n’ayant pas accès au calcul ou à la préparation des paies. Un système fiable d’autorisation et de contrôle des heures supplémentaires existe. Un suivi des absences (vacances, maladie…) formalisé existe (pointage, feuille de présence, fiche individuelle tenue par le chef de service…) et soit transmis systématiquement au service paie. 1.5.4. Établissement de la paye

Le contrôle interne doit garantir que :     

Le personnel est payé conformément aux décisions de la direction. La réglementation est correctement appliquée (base, taux, horaires, convention collective…) Un contrôle des calculs est effectué périodiquement par un responsable comptable, administratif ou financier. Un rapprochement des éléments de paie avec le dossier individuel ainsi qu’avec le suivi réalisé par les chefs de service soit réalisé périodiquement. Les éléments variables (primes, indemnités, etc.) sont régulièrement visés par un responsable et concordent avec les termes du contrat de travail. 1.5.5. Enregistrement de la paie

Le contrôle interne doit garantir l’exhaustivité de l’enregistrement des éléments de paie. Par ailleurs, les erreurs d’enregistrement doivent pouvoir être détectées par des procédures adéquates. 8

1.5.6. Paiement des salaires Le contrôle interne doit garantir que :   

Le paiement est réalisé par le service trésorerie (indépendant du service paie et comptabilité). Les délais de paiement des salariés et organismes sociaux sont raisonnables. La procédure d’octroi d’avances aux salariés est respectée.

1.6. Points de contrôle : -

Calcul des éléments de rémunération à périodicité variable Quotité de travail des salariés, tranches d’absence maladie, congés payés Primes et indemnités Elément du bulletin de salaire Types de remboursement ou prélèvement sur les salaires Application des règles sociales, conventions collectives, législation sur la durée du travail et de la rémunération Analyse post-paie et traitements associés Déclarations sociales, cotisations mensuelles, trimestrielles et annuelles Entrées et sorties des salariés (paramétrages, intégration en paie, établissement des déclaratifs associés) Tableau de bord

Point de contrôle par rapport à l’exhaustivité : -

Rapprochement des états de salaire avec les OD de paie Rapprochement des bordereaux de versement avec les OD de paie Rapprochement du nombre de bulletins avec l’effectif des employés Rapprochement de la liste des employés avec le nombre des bulletins émis Rapprochement des bulletins avec barèmes et avec le dossier individuel de l’employé Rapprochement des OD avec le journal de paie Contrôle de l’apurement des comptes Prêts au personnel

Point de contrôle par rapport à l’existence : -

Rapprochement des bulletins avec le journal paie Contrôle arithmétique du calcul des heures supplémentaires Inventaire de la caisse (solde physique Caisse et solde comptable de la caisse ou GL) Contrôle de la date des éléments de paiement et la période des bulletins de salaire

Point de contrôle par rapport à l’évaluation : -

Rapprochement entre le solde du personnel rémunération due et le solde du GL

1.7. Risques sur les comptes : Compte 64 /43 : 9

-

Enregistrement incomplet des charges sociales Majoration des charges sociales Omission d’enregistrement des remboursements de prêts ou de retenus sur les organisations

Compte 42 : -

Absence d’enregistrement des congés et gratifications à payer Enregistrement multiple des salaires et congés au journal de paie Erreur de calcul du brut social, des congés et ses taux de retenus des charges sociales Erreur d’imputation des prêts

Compte 512/53 : -

Omission d’enregistrement des règlements des salaires dans les journaux de trésorerie Utilisation des comptes appropriés

2. Illustration : Description du système

Pour notre cas d’illustration, nous avons pu effectuer une descente auprès de la société NY HAVANA. Elle est une société anonyme d’assurance dont le siège se situe à l’immeuble NY HAVANA 67ha. Nous nous sommes entretenus avec le chef personnel pour tirer les informations suivantes : Service gestion du personnel : Le cycle personnel de NY HAVANA commence tout d’abord avec un recrutement. Ce recrutement est élaboré par le service gestion du personnel qui en charge d’étudier le besoin de chaque département en termes d’employés, de trier les candidatures et d’envoyer le cas pour une autorisation de la part du Directeur Général. Puis, suit une convention collective concernant un test d’embauche. Après autorisation du Directeur Général, le service gestion du personnel envoie une convocation au candidat retenu par la présélection pour assister à un test écrit, oral et médical. A la suite du test, les candidats sélectionnés sont astreints à effectuer une période d’essai de 6 mois. Le recrutement définitif du candidat se fera après la validation de la période d’essai. Ce recrutement se matérialise par un contrat signé par le Directeur Général, le chef personnel et le candidat en question. Le montant du salaire de base est défini en fonction de la catégorie et la grille salariale de l’entreprise. Service comptabilité du personnel : Au cours de son travail, le pointage s’effectue au niveau de l’accueil en vue d’évaluer l’assiduité et la ponctualité de l’employé. C’est le service comptabilité du personnel qui s’occupe du regroupement des résultats de pointage. Toutefois, il n’est pas primordial de prendre en compte les heures effectuées en interne car les employés sont tenus de visiter les clients. 10

Service paie : Ce service établit les fiches de paie sur un logiciel de paie, qui sera par la suite vérifiée par le chef personnel. Chaque bulletin devrait contenir les rubriques sur les imputations de salaire de base et les imputations de retenues. Propriétaire de l’entreprise ou représentant des actionnaires : Les modifications de salaire telles que les primes et augmentations doivent être autorisées par le propriétaire de l’entreprise et en présence du chef personnel. Le requérant doit avancer des arguments convaincants pour bénéficier de la modification. Service finance et budget : Le service finance et budget effectue le décaissement des salaires. Ces derniers sont généralement payés par virement mais peuvent aussi se faire par chèque ou par espèces selon la demande du salarié et autorisés par la direction générale. ORGANIGRAMME DIRECTION PERSONNEL

M.Le DARH

S/D°ARH

DEPARTEMENT DU PERSONNEL

SERVICE PAIERIE

SERVICE COMPTABILITE PERSONNEL

SERVICE GESTION DU PERSONNEL

Remplissage du questionnaire S’assurer que les séparations de fonctions sont suffisantes. Grille de séparation des fonctions :

11

A. S’assurer que les séparations de fonctions sont suffisantes.

GRILLE DE SEPARATION DE FONCTIONS PAIE-PERSONNEL

FONCTIONS Approbation des entrées ou sorties de personnel Détermination des niveaux de rémunérations. Autorisation de primes. Approbation des heures travaillées Préparation de la paie Vérification de calculs Approbation finale de la paie après sa préparation Préparation des enveloppes de paie Distribution des enveloppes Signatures des chèques de salaire. Rapprochement de banque du compte bancaire réservé aux salaires Détention des dossiers individuels du personnel Comparaison périodique du journal de paie avec les dossiers individuels. Autorisation d’acomptes ou avances

Service Paierie

PERSONNEL Service Service Chef comptabilité gestion personne du du l personnel personnel

Direction Direction générale finance et budget

X X X X X X X

X X X X X

X

X

X 12

S’assurer que toutes les charges et recettes relatives au personnel sont enregistrées (exhaustivité). QUESTIONS

Réf.

OUI

Diag. OU N/A 1. Les salaires sont-ils réglés sur un compte bancaire distinct ?

NON

COMMENTAIRES Référence programme de vérification des procédures Tenue par la direction finance et budget

Si oui, l’apurement de ce compte est-il régulièrement vérifié par une personne indépendante de la paie ? 2. Existe-t-il une liste : a) Des différentes retenues à effectuer sur les salaires (régimes sociaux) ?

OUI

b) Des primes et avantages divers accordés au personnel ?

OUI

Si oui, ces listes précisent-elles la périodicité des règlements ? Sont-elles utilisées pour provisionner les charges correspondantes ?

OUI OUI

3. Les différentes charges sont-elles rapprochées des bases régulièrement ?

OUI

4. Le total du journal des salaires est-il rapproché avec celui du mois précédent et l’écart expliqué ?

OUI

5. Lorsque l’entreprise se substitue aux régimes sociaux pour le paiement des prestations, celles-ci sont-elles identifiées afin de permettre le suivi de leur récupération ? 6. S’assure-t-on que toutes les modifications aux données permanentes de la paie sont saisies ?

OUI

OUI

13

7. Les informations nécessaires pour le calcul des congés payés restant : a) Sur la période antérieure b) Sur la période en cours

OUI

Sont-elles tenues par le service paie ?

OUI

8. le service paie a-t-il les moyens de vérifier : a) Qu’il est informé de toutes les absences ?

OUI

b) Qu’elles sont toutes répercutées sur les salaires ?

OUI

S’assurer que les charges et produits relatifs au personnel sont réels. QUESTIONS Réf. Diag.

OUI OU N/A

Référence programme de vérification des procédures NON

COMMENTAIRE

1. Existe-t-il un fichier du personnel contenant, pour chaque employé : a) Photo ?

OUI

b) Spécimen de signature ?

OUI

c) Situation de famille ?

OUI

d) Date d’engagement ?

OUI

e) Détail des rémunération et retenues à effectuer ?

OUI

2. Les opérations suivantes sont- elles soumises à l’autorisation d’un responsable : a) b) c) d)

Embauche ? Renvoi ? Modification de salaire ? Octroi de prêt ?

3. Les données permanentes de la paie sontelles régulièrement rapprochées du fichier individuel ? 4. L’accès au fichier du personnel est-il protégé ?

OUI OUI OUI OUI OUI

OUI

Seulement mot de passe ordinateur

14

5. Les modifications au fichier servant à la préparation de la paie sont-elles : a) Identifiées ?

OUI

b) Approuvées par un responsable ?

OUI

6. Les données variables, telles que les heures supplémentaires, les commissions… sont-elles approuvées par un responsable avant paiement ? 7. Le total des heures payées est-il rapproché avec le total des heures travaillées ? 8. Les comptes d’avances, prêts… sont-ils régulièrement :

Approuvées par la direction générale

Approuvées par la direction générale

OUI

OUI

a) Confirmés avec les bénéficiaires ?

OUI

b) Rapprochés de la liste du personnel ?

OUI

9. Lorsque des salaires sont payés en espèce a) Vérifie-t-on l’identité du bénéficiaire ?

OUI

b) Les salaires non réclamé font- ils l’objet d’un contrôle particulier ?

OUI

10. Lorsque des salaires sont payés par virement, exige-t-on un relevé d’identité bancaire pour toute modification des coordonnées bancaires ? 11. Si des salaires sont payés à des tiers autres que l’employé, exige-t-on une procuration écrite ?

OUI

OUI

S’assurer que les charges et produits relatifs au personnel sont correctement évalués

QUESTION

1. Les fiches de paie font-elles l’objet d’un contrôle indépendant, au moins par sondage, permettant de vérifier que les bases et taux utilisés sont corrects de même que les calculs ?

Réf. Diag.

OUI OU N/A OUI

NON

Référence programme de vérification des procédures

COMMENTAIRE Seuls le total gain, total retenu, total net sont vérifiés

2. Les charges connexes aux salaires sontelles périodiquement rapprochées des bases ?

15

3. le chiffre d’affaires servant de base aux commissions est-il rapproché du chiffre d’affaires comptable ?

OUI

4. les provisions pour charges à payer sur salaires sont-elles rapprochées des charges réelles ?

OUI

S’assurer que les charges et produits relatifs au personnel sont correctement imputés, totalisés et centralisés.

QUESTION

1. L’imputation des écritures de charges et produits relatifs à la paie fit-elle l’objet d’un contrôle indépendant ?

Réf. Diag.

OUI OU N/A

Référence programme de vérification des procédures NON

COMMENTAIRE

OUI

2. Ce contrôle porte-t-il sur les imputations en : a) Comptabilité générale ? b) Comptabilité analytique ? 3. La totalisation du journal de paie est-elle périodiquement contrôlée ?

OUI OUI OUI

4. Les livres suivants sont-ils tenus à jours : a) Livre coté et paraphé ? b) Livre d’entré et sorties de personnel ? c) Livre de la main-d’œuvre étrangère ?

N/A OUI N/A

Faiblesses : -

Manuel de procédures non mis à jour et non communiqué

Il existe un manuel de procédure mis en place il y a très longtemps et compte tenu de la vitesse d’évolution des méthodes de travail, il n’est plus mis à jour. -

Sorties du personnel non contrôlées

16

Les commerciaux peuvent sortir sous prétexte de rendre visite à un client sans qu’ils n’aient besoin d’établir des comptes rendus écrit par la suite -

Les absences n’affectent pas le calcul du salaire. La vérification des charges se fait au niveau du total Isolation du département RH : les informations sur le personnel détenues par le département des Ressources Humaines est bloqué à ce niveau

Forces : -

-

Présence d’un auditeur interne. Séparation adéquate des fonctions : tout projet élaboré doit être validé par le Directeur Général puis lors de son exécution, il y a toujours double vérification. Ou encore, le Service gestion du personnel et le service paierie n’ont pas le pouvoir de signer un contrat. Système de double contrôle : chaque document doit être signé par au moins deux personnes pour être validé.

Risques : -

Lenteur de l’organisation et dysfonctionnement à l’interne à cause du manuel de procédure non mis à jour et non communiqué et aussi à cause de l’accès limité à certaines documentations. Perte d’argent si les employés ont mauvaise foi : montants fictifs,

Recommandations : -

Partager les informations à l’interne Mettre à jour le manuel de procédure ou au moins pour chaque département mettre des procédures écrites. Baser le salaire sur les appointements Avoir un logiciel qui permet de rapprocher les salaires payés individuellement et les fiches de paie.

17

CONCLUSION En guise de conclusion, nous pouvons en tirer que l’adoption d’une contrôle interne au niveau du cycle paie est tellement indispensable et obligatoire, vue l’importance de la masse financière en jeu. Aussi, Le renforcement du contrôle interne sur ce cycle concerne tous les services et personnels associés à la collecte et à la vérification des éléments nécessaires au traitement de la paie qui sont le service gestion du personnel, service paierie et service comptabilité du personnel. Par conséquent, elle nous a permis de tirer et de mettre en exergue les forces et faiblesses de la direction paie en concordance avec les risques éventuellement rencontrées et évaluées .

18