Guide Standard D'évaluation Du Cycle Paie-Personnel [PDF]

Zitiervorschau

GUIDES D’EVALUATION DU CONTRÔLE INTERNE PAIE-PERSONNEL Fait par

1.

Cycle paie-personnel

1.1.

Appréciation des données significatives du cycle

SOCIÉTÉ.......................................................................................................................................................................... EXERCICE CLOS LE.................................................................................................................................................

- Montant des salaires et charges........................................................................................... % salaires et charges/chiffre d'affaires........................................................................... - Nombre de salariés................................................. Salaire moyen.................................. . dont cadres................................................................. Salaire moyen.................................. . dont maîtrise............................................................. Salaire moyen.................................. . dont employés-ouvriers................................... Salaire moyen.................................. - Décalage de la paie

oui non

- Avances au personnel................................................................................................................. - Dernière mise à jour du questionnaire d'audit social........................................... ......................................................................................................................................................................

- Rémunérations dues..................................................................................................................... - Rémunération des dirigeants

oui non

Si oui montant................................................................................................................................... - Risques particuliers....................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................... ......................................................................................................................................................................

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1.2.

Objectifs généraux du contrôle interne

Pour ce cycle, les objectifs de contrôle interne généraux à respecter sont les suivants : 

toutes les charges relatives au personnel sont enregistrées (exhaustivité),  toutes les charges relatives au personnel sont réelles, concernent l'entreprise et sont nécessaires à son exploitation (réalité),  les charges relatives au personnel sont correctement imputées, totalisées, centralisées,  les charges relatives au personnel sont enregistrées dans la bonne période. 1.3.

Principales caractéristiques du cycle paie-personnel

1.3.1. Les services intervenants  





 

Un bon contrôle interne suppose généralement les services ou fonctions suivants : embauche et suivi du personnel. Ce service a la charge de la gestion administrative des dossiers du personnel. En relation avec les autres services de l'entreprise, il procède au recrutement, participe aux évaluations de postes, aux promotions, etc. saisie des temps. Lorsque les salaires ou compléments de salaires sont payés sur la base d'heures travaillées (et non de montants fixes mensuels), la saisie des temps s'avère nécessaire. Elle peut être effectuée soit à l'aide de relevés d'heures établis par les intéressés et vérifiés par les contremaîtres, soit à l'aide d'une horloge pointeuse. La responsabilité de cette fonction peut être confiée au responsable des prix de revient qui utilise les informations ainsi recueillies. établissement de la paie. La paie est normalement établie à partir des relevés d'heures mentionnés ci-dessus ou sur des bases mensuelles. Les opérations relatives au calcul des charges sociales y sont généralement rattachées. enregistrement de la paie. Cette fonction est généralement prise en charge directement par le service comptable. paiement des salaires. Il est effectué par le service "Trésorerie" sur la base des autorisations de paiement.

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1.3.2. Principales caractéristiques du contrôle interne Le contrôle interne sur les opérations relatives au personnel doit notamment donner l'assurance que : 

les employés sont régulièrement embauchés et font toujours partie du personnel,  le personnel est payé conformément aux décisions de la direction,  l'entreprise s'acquitte normalement des charges sociales et retenues. Les principales phases liées au seul cycle paie que l'on rencontre peuvent se présenter comme suit :    

saisie d'heures, établissement des bulletins de paie, comptabilisation de la paie, paiement des salaires.

1.3.2.1. Les employés payés sont régulièrement embauchés et font toujours partie du personnel de l'entreprise Le contrôle interne sur les rémunérations doit débuter dès le moment où un nouvel employé est engagé. 

La qualité du personnel est un des éléments essentiels du bon fonctionnement de l'entreprise. Il est donc nécessaire que la procédure d'embauche soit définie afin que la personne recrutée corresponde au profil nécessaire.

Cette procédure doit comprendre notamment : - la définition du besoin (demande d'embauche émanant des services), - l'acceptation écrite par une personne responsable de la décision de recrutement, - la définition du poste et le profil du candidat souhaité, - la méthode de recherche de candidature, - la méthode de sélection (entretiens, tests, analyses graphologiques, etc), - la désignation de la personne responsable de la décision finale d'embauche selon la nature du poste proposé. 

Toute décision d'embauche doit faire l'objet d'une autorisation écrite de la part de personnes responsables.

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Outre la direction du personnel, pourront intervenir : - la direction générale, pour les cadres supérieurs et agents de maîtrise, - les directeurs d'usine pour les ouvriers, - les directeurs de département pour les employés devant travailler dans leur service. Le niveau de décision dépend à la fois de la structure et de l'organisation de l'entreprise (en particulier de son degré de centralisation et du niveau des fonctions que l'on envisage de confier au nouvel employé). Quoiqu'il en soit, des instructions écrites doivent être formulées à cet égard, dans le cadre propre à chaque entreprise. 

L'avis de décision d'embauche doit être obligatoirement adressé au service de la paie par le responsable indépendant qui l'a approuvé.

Cet avis doit contenir un certain nombre de mentions utilisées, telles que : - la date prévue d'embauche, - les nom, prénom et adresse de l'employé, - les bases de rémunération, - la qualification et donc la nature du régime applicable (par exemple : retraite des cadres). 

Chaque embauche doit donner lieu à la création d'un dossier individuel comprenant tous les renseignements nécessaires sur le salarié : - date d'engagement, - montant de la rémunération fixée, - lettre ou contrat d'engagement, - évolution des rémunérations, - exemplaire de la signature du salarié.

L'utilité d'un tel dossier est double :  d'une part, il constitue un dossier de recensement et de gestion du personnel,  d'autre part, il permet d'assurer un contrôle indépendant et périodique des éléments de préparation de la paie. Des comparaisons par sondage entre les éléments de la paie et ce fichier doivent être régulièrement effectuées par un responsable n'intervenant pas dans l'autorisation, la préparation et le règlement de la paie.

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Toutes modifications des conditions de rémunération des membres du personnel ou tous mouvements enregistrés (arrivée ou départ) doivent être communiqués en temps utile, par écrit et sous signature d'un responsable, d'une part au service du personnel, d'autre part au service de la paie pour annotation des dossiers correspondants. Il s'agit notamment : - des augmentations générales et individuelles, - des retenues exceptionnelles à opérer sur rémunération autres que les cotisations normales, comme les avances, prêts et acomptes sur salaires, - des arrêts temporaires de travail (maladie, congés de maternité, etc) ou des cas de démission ou de licenciement. 1.3.2.2. Le personnel est payé conformément aux décisions de la direction La direction de l'entreprise doit avoir l'assurance que, conformément à ses décisions, la paie est contrôlée. Ceci implique : - un suivi des temps travaillés, - l'application des bases autorisées et le contrôle de la préparation de la paie, - l'approbation par un responsable des éléments de paie. 

Le suivi des temps

Lorsque les employés sont payés sur des bases mensuelles, le problème du suivi des temps ne se pose pratiquement pas, sauf en ce qui concerne les absences et les heures supplémentaires. Lorsque les employés sont payés sur d'autres bases (heures travaillées, pièces produites...) des procédures doivent être mises en place pour déterminer le nombre d'heures ou d'unités de production sur la base desquelles l'employé sera rémunéré. Dans ce cas, certaines règles doivent alors être prévues :  

les fonctions de comptabilisation des temps, de vérification du calcul des relevés et de préparation de la paie doivent être rigoureusement séparées, il est préférable, dans la mesure du possible, que l'enregistrement des temps de présence ou de travail soit effectué selon des moyens mécaniques ou automatiques, excluant ainsi des aléas d'erreurs humaines et de fraudes éventuelles,

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

les relevés d’heures, hebdomadaires ou mensuels, doivent être établis par des contremaîtres ou agents de maîtrise dûment habilités ou par une personne des services « paie » ou « personnel » n’ayant pas accès au calcul et à la préparation de paies. Dans certains cas, ces relevés peuvent être effectués directement par les employés et faire l’objet d’une approbation (signature sur le relevé par exemple) de la part des contremaîtres ou des chefs d’équipe.

Il peut s'avérer également possible ou souhaitable de mettre en place des documents et procédures de recoupement des heures travaillées ou d'utiliser ceux existants (émis en vue par exemple de la détermination des prix de revient des produits fabriqués par l'entreprise ; il en est ainsi notamment des bons de travail). En ce qui concerne les salariés payés au nombre d'unités produites, les contrôles peuvent être fondés sur la comparaison des relevés de travail aux pièces, quotidiens ou hebdomadaires, (établis et approuvés selon les mêmes modalités que les relevés de temps) avec le nombre de pièces totalement achevées et entrées en magasin au titre de chaque ordre de fabrication. En ce qui concerne l'enregistrement, l'autorisation et le contrôle des heures supplémentaires, il est nécessaire que l'entreprise définisse :   

sur quelle base les heures supplémentaires sont payées, qui autorise ces heures et leur paiement (cette personne doit être indépendante des services "Personnel" ou "Paie"), comment cette autorisation doit être matérialisée. Il est à noter que le contrôle des heures supplémentaires effectivement réalisées doit pouvoir s'effectuer selon les mêmes modalités que le contrôle des horaires normaux de travail (exemple : horloge pointeuse).

Le règlement intérieur de l'entreprise a généralement prévu les heures d'ouverture et de fermeture des locaux et la durée du travail. Les horaires devant respecter la réglementation du travail, ils constituent en eux-mêmes un excellent contrôle de la base de calcul des rémunérations et des limites à ne pas franchir.

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En ce qui concerne l'enregistrement et le contrôle des absences, le problème ne se pose pas pour les personnes rémunérées exclusivement au temps passé ou unités produites, la prise en compte de leur temps de travail effectif traduisant automatiquement, par exemple, leurs absences. En revanche, les rémunérations dues au personnel payé à la semaine ou au mois subissent généralement des retenues du fait d'absence. Dans ce cas, différentes procédures peuvent être utilisées afin de les relever :   

soit que les employés utilisent des cartons de pointage, soit qu'ils paraphent personnellement et quotidiennement une feuille attestant leur présence, soit enfin que le chef de service signale les absences au service du personnel.

On mentionnera également la nécessité d'un suivi des vacances prises, des jours fériés et des jours de congés spéciaux accordés. En cas d'accident de travail ou de maladie, une information écrite doit être transmise au service responsable du calcul de la paie, indiquant le nom de la personne, la date de prise d'effet de l'absence et la date prévue de retour. Enfin, en ce qui concerne les congés payés, la tenue de fiches individuelles par salarié, récapitulant les droits annuels aux congés acquis par chacun d'entre eux ainsi que les dates de vacances effectives et prévisionnelles, permet d'assurer un contrôle satisfaisant. 

L'application des bases autorisées et le contrôle de la préparation de la paie

Une personne ou un service n'ayant pas d'autre fonction en matière de paie doit être responsable de la préparation de tous les documents relatifs à la paie et effectuer les calculs nécessaires. Le chiffre final de la paie est calculé en fonction des heures travaillées réelles ou du nombre de pièces réalisées, à partir de taux unitaires approuvés. Les déductions pour cotisation aux organismes de sécurité sociale doivent être calculées en veillant à respecter les prescriptions légales. Les autres déductions doivent l'être en fonction des autorisations ou éléments communiqués (avances, acomptes, prêts, saisies) figurant au dossier de chaque employé.

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Un bon contrôle interne implique qu'un contrôle des calculs relatifs à la paie soit effectué périodiquement par un responsable comptable, administratif ou financier de l'entreprise. 

L'approbation par un responsable des éléments de paie

Il est nécessaire que les journaux de paie soient visés par les responsables des services intéressés, qui ne participent pas à la préparation de la paie, afin de s'assurer de la conformité de ceuxci avec l'effectif réel et avec les conditions de rémunération fixées. Il doit en être ainsi même si la paie est informatisée (notamment, il est particulièrement important de prévenir tout risque d'introduction de salarié fictif lorsque le service "Paie" a un contact direct avec le service "Informatique"). 

Le paiement des rémunérations

Le paiement par virement bancaire présente de nombreux avantages, mais il n'est pas toujours possible. Lorsque certains salaires sont payés par chèques, ceux-ci doivent être établis par une personne indépendante du service "Paie" à l'aide des bulletins de paie. En aucun cas, les chèques signés (ou les enveloppes contenant les espèces) ne doivent être renvoyés au service de la paie pour qu'il en fasse directement la remise aux employés. De même, il est à éviter de remettre les enveloppes aux contremaîtres ou aux chefs d'équipe, une telle procédure comportant un risque de constitution d'effectif fictif. Il est donc souhaitable qu'une personne n'ayant aucune autre responsabilité dans le domaine de la paie soit désignée pour effectuer la distribution. La liste des rémunérations non réclamées doit faire l'objet périodiquement d'un examen par le service comptable ou par les auditeurs internes. 1.3.2.3. L'entreprise s'acquitte normalement des charges sociales et retenues La comptabilité (ou le service de paie ou le service du personnel) doit être organisée pour connaître : la liste des déclarations à effectuer, les délais de paiements, le taux à appliquer aux salaires. Les éléments de base du contrôle interne sont à cet égard essentiellement la compétence du personnel et la supervision par un responsable du respect des conditions propres à l'établissement des déclarations (forme, délais, taux,...).

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1.4 Guide standard d'évaluation cycle paie-personnel

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OBJECTIFS D'AUDIT 1&2. Les charges relatives au personnel sont réelles et concernent l’entreprise

3.

Sans oubli : toutes les charges relatives au personnel sont enregistrées

RISQUE POTENTIEL

ù

Paiement de personnel fictif

ù

Paiement de salaires pour des travaux non effectués.

ù

Non-enregistrement de salaires ou de rémunérations dus au personnel.

ù

Non-enregistrement des charges sociales sur les rémunérations.

ù

Mauvaise imputation aux coûts de revient

PROCÉDURES ENVISAGEABLES POUR SE PRÉMUNIR CONTRE CES RISQUES

ù

Ouverture d'un dossier individuel : - état civil - contrat de travail - pensions et indemnités dues

ù

Ouverture d'un fichier du personnel sur la base des dossiers individuels et protection d'accès à ce fichier.

ù

Autorisation préalable par un responsable et matérialisée pour les opérations suivantes : - embauche, - renvoi, - modification de salaires, - octroi de prêts.

ù

Rapprochement régulier des données permanentes de' la paie avec le dossier individuel.

ù

Approbation par un responsable des données invariables de la paie (primes, heures supplémentaires).

ù

Rapprochement des heures payées et travaillées.

ù

Rapprochement des prêts et avances au personnel avec la liste du personnel.

ù

Rapprochement du chiffre d'affaires servant de base aux commissions avec le chiffre d'affaires comptable.

ù

Recensement de tous les éléments des contrats de travail par nature en identifiant les éléments variables de la paie (primes, indemnités...).

ù

Procédures assurant la liaison entre le service du personnel, le service paie et la comptabilité.

ù

Rapprochement régulier des charges sociales avec les bases de déclaration.

ù

Analyse de l'évolution mensuelle du journal de paie.

ù

Contrôle de la saisie des modifications apportées aux données permanentes de la paie.

ù

Suivi par le service paie des éléments relatifs aux congés payés : - période antérieure (congés non pris) - période en cours.

ù

Procédure de recensement des absences par le service paie.

ù

Rapprochement mensuel des heures travaillées et des heures payées.

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OBJECTIFS D'AUDIT 4.

5.

Les charges relatives au personnel sont correctement imputées, totalisées, centralisées.

Les charges relatives au personnel sont enregistrées dans la bonne période

RISQUE POTENTIEL

ù

Manque de fiabilité du contrôle budgétaire.

ù

Mauvaise appréhension des coûts dits de structure et des coûts dits de production servant de base à la valorisation de la production.

ù

Mauvais rattachement des charges et des produits.

PROCÉDURES ENVISAGEABLES POUR SE PRÉMUNIR CONTRE CES RISQUES

ù

Contrôle régulier des imputations en comptabilité générale et analytique.

ù

Mise à jour régulière des imputations analytiques sur la base des mouvements de personnel (changement d'affectation).

ù

Système de gestion des mises à disposition du personnel.

ù

Contrôle de la centralisation du journal de paie.

ù

Dispositif de clôture et procédure d'arrêté diffusé permettant le recensement des charges à payer à la clôture de l'exercice.

ù

Recensement des éléments variables et cycliques de la paie.

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