Manuel de Formation Quickbooks [PDF]

Zitiervorschau

TABLE DES MATIERES INTRODUCTION Test de Pré-évaluation QuickBooks 2016 ? Comparaison des éditions et versions Installation PREMIERE PARTIE : CONFIGURER QB 2016) ICréer un fichier Compagnie a. Lancer Quickbooks b. Créer une Compagnie i. Renseignements sur votre Compagnie ii. Secteur d’activité IIL’Environnement de QuickBooks a. Les Menus et la barre d’icône b. Le Tableau de bord c. Personnaliser l’environnement QB d. Les Préférences III- Le Plan Comptable a. Les comptes b. Les sous-comptes c. Les Etats Financiers i. Bilan ii. Etat des résultats IV- Les Centres QuickBooks a. Centre Clients i. Créer un Clients sur QB b. Centre Fournisseurs i. Créer un fournisseur c. Centre d’Emploi VArticles VI- Les Ventes VII- Raccourci Clavier

DEUXIEME PARTIE : LE LIVRE DU COMPTABLE ISuivies des heures, milleage IIActivités au compte clients III- Fournisseurs a. Entrer une facture à payer b. Payer une facture c. Rapports IV- Payer les factures VProforma VI- Activités Bancaires a. Virement de fonds b. Carte de crédit c. Conciliation d. Annuler ou Supprimer un chèque e. Rapports VII- Soldes D’ouverture a. Comptes du bilan b. Comptes clients et fournisseurs c. Stocks d. Solde bancaire VIII- Régler le payroll IX- Etats des Résultats TROISIEME PARTIE : GÉRER LA COMPAGNIE IGérer l’inventaire IIGérer les fichiers QuickBooks III- Utiliser les taxes IV- Budgets et Planification VIntégrer QuickBooks sur d’autres programmes VI- Multi-Utilisateur et sécurité VII- Fonctions Utilitaires VIII- Multidevise a. Activer la multidevise b. Liste des devises c. Calculatrice de devise d. Plan comptable en devise étrangère IX- Procédures de fin d’année

PREMIÈRE PARTIE INTRODUCTION Test de Pré-évaluation QuickBooks est un logiciel de comptabilité développé et commercialisé par Intuit. Les produits QuickBooks sont orientés principalement vers les petites et moyennes entreprises et offre des applications sur site ainsi que des versions à base de nuages représentant [2] qui acceptent les paiements commerciaux, gérer et payer les factures, et les fonctions de paie. Avec ses millions d'utilisateurs dans le monde, QuickBooks est la solution de gestion la plus populaire par les petites entreprises. QuickBook a réussi le tour de force de rendre la gestion comptable et commerciale simple et plaisante pour que vous puissiez vous concentrer uniquement sur votre coeur de métier. En terme de fonctionnalités proposées QuickBooks vous permet de : •

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Faire le suivi quotidien et en direct de votre trésorerie : surveillez les entrées et sorties pour maintenir un niveau de trésorerie optimal pour votre activité. QuickBooks vous aide à détecter les anomalies afin que vous puissiez réagir rapidement Tenir votre comptabilité simplement : saisissez rapidement votre comptabilité avec votre plan comptable integer. Piloter votre gestion commerciale : créez vos devis et vos factures dans QuickBooks et envoyez-les directement à vos clients par email ou en dur. Suivre les paiements en cours : Contrôlez en direct le paiement des prestations ou des produits facturés, relancez vos clients au bon moment grâce aux notifications de retard de paiement, etc. Prendre du recul sur votre activité pour mieux la piloter : recettes prévisionnelles, surveillance des dépenses en cours, résultats analysés en temps réel, tableaux de bord et rapport.

QuickBooks offre une interface très agréable qui ne manque pas de fonctionnalités pour simplifier votre gestion quotidienne.

Principales Fonctionnalités (Liste non-exhaustive) Achats •

Gestion des factures fournisseur

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Gestion des commandes fournisseurs

Automatisation du processus de vente •

Devis

Comptabilité • • • •

Comptabilité générale Comptabilité analytique Accès sécurisé pour son Expert Comptable Prévisions de trésorerie

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Gestion des collaborateurs •

Facturation

Conversion de devis en facture Factures personnalisées Dématérialisation des factures Envoi des factures par email

Gestion des heures travaillées



Les versions



Installation



Lancer le Setup Installer Cliquer sur Accepter les termes et conditions Entrez le Numéro de Licence Entrez le Numéro de Produit/Série Choisir le type d’installation puis 1) Utiliser QuickBooks sur cet ordinateur 2) Utiliser QuickBooks sur l’ordinateur et sauvegarder les fichiers sur un réseau de partage 3) Installer QuickBooks pour stocker les fichiers sur cet ordinateur Choisir l’emplacement de l’installation QuickBooks Cliquer sur

core PREMIERE PARTIE :

Le présent chapitre vous informe des renseignements qu'il faudra rassembler avant de passer à l'Entrevue EasyStep. Suite à ce chapitre, vous serez en mesure de configurer votre compagnie dans QuickBooks.

Décisions à prendre avant de commencer Dans QuickBooks, le «fichier de la compagnie» contient tous les dossiers financiers d'une entreprise. Avant de pouvoir utiliser QuickBooks, vous devrez fournir les renseignements essentiels à la configuration du fichier de votre compagnie.

Trouver un conseiller QuickBooks Dois-je m'y connaître en comptabilité? Avec QuickBooks, vous n'avez pas besoin de vous y connaître en comptabilité. Veuillez noter cependant que le programme a souvent recours à des expressions financières courantes.

Quelques Notions Votre plan comptable Lorsque vous vous occupez des livres comptables d'une compagnie, vous effectuez le suivi des profits et pertes et de la façon dont vous placez vos revenus et acquittez vos dépenses. Vous suivez ce flux financier au moyen de comptes. Une liste de tous ces comptes constitue votre plan comptable.

Actif L'actif tient compte des biens que vous possédez et des montants que l'on vous doit. Ces montants représentent vos comptes clients. QuickBooks crée des comptes clients pour effectuer le suivi des l'argent que l'on vous doit. L'actif de votre compagnie peut également inclure les comptes de chèques, les comptes d'épargne, la petite caisse, l'actif à long terme (par exemple, l'équipement ou les camions), l'inventaire, les comptes de réserve (qui contiennent les fonds provenant de clients mais que vous n'avez pas encore déposés).

En créant le fichier de votre compagnie dans QuickBooks, bien que les comptes de chèques, d'épargne et de petite caisse constituent l'actif de votre compagnie, vous devez les configurer à titre de compte bancaire.

Passif Le passif représente les sommes que votre compagnie doit aux autres. Le suivi de ces montants s'effectue dans les comptes de passif. Par exemple, le passif peut inclure un prêt bancaire, la taxe de vente que vous percevez de vos clients mais que vous devez au gouvernement, ou les sommes que vous retenez sur le salaire des employés et que vous devez aux fiscs. QuickBooks crée un compte fournisseurs pour effectuer le suivi de l'argent que vous devez aux autres sous forme de factures à payer. En créant le fichier de votre compagnie dans QuickBooks, bien que les factures à payer constituent un passif, vous devez les configurer à titre de comptes créditeurs (comptes fournisseurs).

Capital Le capital représente la différence entre ce que vous possédez (votre actif) et ce que vous devez (votre passif). Si vous disposiez de votre actif entier aujourd'hui et que vous acquittiez vos dettes au moyen du produit de la disposition des biens, le montant qu'il vous resterait constituerait votre capital : Capital = Actif – Passif Vu que le capital représente le montant qu'il vous reste suite à l'acquittement de vos dettes, il reflète l'état financier de votre entreprise. Le capital provient de trois sources : L'argent que les propriétaires investissent dans leur compagnie, Le profit net résultant de l'exploitation de l'entreprise au cours de la période comptable courante ou encore les bénéfices non répartis, ou les bénéfices nets d'une période comptable antérieure, qui n'ont pas été répartis entre les propriétaires. En tant que propriétaire, vous pouvez également retirer des fonds de l'entreprise. De tels retraits réduisent bien sûr le capital de l'entreprise.

Rapports qui mesurent le rendement d'une entreprise Les rapports dont les comptables et les agents financiers tiennent compte en général lorsqu'ils souhaitent vérifier le rendement d'une entreprise sont les suivants : le bilan, l'état des résultats et l'état de la trésorerie.

Le bilan Le bilan vous donne un aperçu financier de votre compagnie à une date précise. Il indique : Votre actif (ce que vous détenez). Vos comptes clients (ce que l'on vous doit). Votre passif et vos comptes fournisseurs (les sommes que votre entreprise doit). La valeur nette de votre entreprise (votre capital).

L'état des résultats L'état des résultats indique vos revenus, vos dépenses, ainsi que les profits ou pertes nets (c'est-à-dire, les revenus moins les dépenses). Il résume les résultats de votre entreprise par catégories (les revenus d'abord, puis les dépenses).

L'état de la trésorerie L'état de la trésorerie indique les montants qui vous ont été versés ou les paiements que vous avez effectués au cours d'une période comptable précise.



Renseignements sur votre compagnie Le tableau ci-dessous vous informe des renseignements qu'il vous faudra rassembler avant de passer à l'Entrevue EasyStep et vous indique où trouver ces renseignements. Vous devrez entrer la plupart de ces renseignements au cours de l'Entrevue, mais vous nécessiterez également certains de ces renseignements au cours de la configuration de votre compagnie.

Renseignements nécessaires Le nom et l'adresse de la compagnie. Les dates de votre période comptable : le premier mois de votre exercice financier , et votre date de début dans QuickBooks La déclaration de revenus que votre entreprise doit produire.



Où les trouver

Le propriétaire, le comptable ou les formulaires d'impôt Vos dossierrs ou votre comptable Votre comptable, ou les formulaires d'impôt



Le plan comptable de votre entreprise Conseil : Si vous n'avez pas de plan comptable, l'Entrevue EasyStep vous aidera à choisir le plan comptable qui convient à votre entreprise. Les noms des personnes qui font partie de votre compagnie et qui utilisent QuickBooks, ainsi que les parties de vos dossiers financiers auxquelles ces personnes ont accès. Le solde des comptes suivants : carte de crédit marge de crédit emprunt/prêt compte bancaire La liste des types d'articles que vous vendez (produits et services ), y compris : - le numéro ou le nom de l'article - le prix de vente ou le taux horaire courant - le code des taxes qui est associé à l'article - le compte des résultats que vous utilisez pour suivre la vente de l'article Uniquement pour inventaire : - le coût d'achat - la quantité en stock s la valeur totale de l'inventaire pour cet article La liste des clients, y compris : - les adresses - les personnes-ressources - les numéros de téléphone

Votre comptable ou votre ancienne méthode de tenue de livre Consultez la section intitulée « Mode multi-usager » Les états de compte bancaire qui tiennent compte de la période entre votre date de début et la date du jour Tous les chèques à encaisser, les dépôts ou autres documents (les reçus de carte de crédit, par exemple) Le bilan, tel que préparé par votre comptable Les dossiers de votre compagnie Les dossiers de votre compagnie

- les factures impayées La liste des fournisseurs, y compris : - les adresses - les personnes-ressources - les numéros de téléphone - les factures impayées La valeur de votre actif Pour l'actif à long terme, il vous faudra également le coût initial et l'amortissement cumulé. Les renseignements sur votre capital La somme totale que vous avez investie dans la compagnie, plus le montant des bénéfices non répartis (profit/perte nets) pour chaque année d'exploitation de votre entreprise.



Les dossiers de votre compagnie Le bilan, tel que préparé par votre comptable Votre comptable

Démarrer avec QuickBooks 1- Choisir dans la liste une compagnie récemment utilisée ; 2- Créer une nouvelle compagnie 3- Ouvrir ou restaurer une compagnie existante 4- Ouvrir un modèle de compagnie Créer une nouvelle Compagnie 1- Démarrage éclair 2- Démarrage détaillé 3- Créer une compagnie à partir d’une autre 4- Convertir des données

Démarrage détaillé de la Compagnie Fournir les renseignements sur votre compagnie Etapes • Choisir le type d’industrie ou d’activité • Choisir son statut légal • Choisir le début de l’année fiscal • Ajouter un mot de passe d’administrateur • Cliquer sur pour continuer • et sauvegarder le fichier QB de la compagnie Sinon, dans le menu Compagnie, choisissez Info sur la compagnie et remplissez les champs qui se rapportent à votre compagnie. Si vous voulez que QuickBooks effectue le suivi des renseignements fiscaux, dans le menu déroulant, sélectionnez le formulaire d'impôt que vous aurez à remplir. Personnaliser QuickBooks • Les produits ou services que vous vendez • Activer les taxes • Activer les devis sur QB • Tracer les commandes sur QB • Activer l’option des Facturations • Activer l’option de Facturation proportionnée à l’avancement des travaux • Gérer vos dettes • Tracer votre inventaire Saisies de vos données 1- Ajouter vos contacts, clients, fournisseurs et employés 2- Ajouter les produits et services que vous vendez en trois catégorie 3- Ajouter vos comptes bancaires

L’Environnement de QuickBooks a. Les Menus et la barre d’icône b. Le Tableau de bord c. Personnaliser l’environnement QB d. Les Préférences a- Les Menus Utilisez les menus QuickBooks pour accéder à différents écrans ou activités sur QuickBooks. File - utilisation pour ouvrir et fermer les entreprises et d'avoir accès à des services publics, de sauvegarde ou de restauration des fonctions. View - utiliser pour accéder aux préférences, une calculatrice et la fonction de recherche. Les fichiers QuickBooks de clients sont configurés avec des préférences standard. Vous pouvez personnaliser certaines préférences à votre convenance mais seulement si vous êtes l’administrateur. Listes - utiliser pour accéder au tableau de la liste des comptes (plan comptable), la liste des classes, la liste des articles et certaines autres listes. Favoris - utiliser pour accéder à vos favoris (ou les plus couramment utilisé). My Company - utiliser pour accéder aux informations de la compagnie (à savoir le Nom de la société, l'adresse, les taxes, etc.) Clients - utiliser pour ouvrir le Centre de clients et afficher les fenêtres des activités concernant la clientèle. Vendors - utiliser pour ouvrir le Centre de fournisseur et afficher les activités concernant vos fournisseurs de services ou de marchandises. Employés - utiliser pour accéder au Centre des employés (liste des employés) et les fonctions de paie.

Banking - utiliser pour accéder à des activités bancaires, y compris la saisie des dépôts, frais de carte de crédit, les virements, etc. Rapports - utiliser pour accéder aux rapports de QuickBooks et la liste de rapports au mémoire. 2Le Plan Comptable Sur QuickBooks, le solde d'ouverture du compte de capital sera automatiquement créé. Lorsque vous configurez un nouveau compte et introduisez son solde d'ouverture, QuickBooks vous demande d’entrer le montant du solde dans le compte «Solde d'ouverture du compte de capital» afin de solder vos comptes. Vous pouvez choisir de ne pas modifer le solde d'ouverture du compte de capital ou vous pouvez en virer des fonds vers d'autres comptes de capital. a. Les comptes b. Les sous-comptes c. Les Etats Financiers i. Bilan ii. Etat des résultats