2 - Manuel de Formation Tom Pro Complet PDF [PDF]

Zitiervorschau

FORMATION SUR TOM²PRO

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Note aux partenaires  Présentation standardisée à personnaliser si besoin par chaque partenaire  Inclut les points essentiels à communiquer aux clients lors des formations à l’utilisation de Tom²Pro  Obligation de personnaliser les exercices d’applications aux spécificités du client

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Philosophie, fonctionnalités résumées

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Modules du logiciel  Du paramétrage jusqu’aux utilitaires (menu principal du logiciel ci-après)  Différents modules intégrés dont les détails sur les fonctionnalités sont détaillés ci-après

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Codifications  Permet entre autres de codifier les différents axes de suivi :  Comptable  Analytique (Composantes et activités du programme)  Budgétaire (Rubriques du PTBA ou nature des dépenses)  Financement (origine des fonds)  Géographique (localisations ou bénéficiaires)  6e Plan (à activer dans l’entête si besoin)

 Définition préalable des niveaux de suivi pour chaque axe (structure)  Activation des modules du logiciel dans l’entête

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Comptabilité générale  Saisie comptable  Financements/ressources  Prises en charge/emplois affectés suivant les différents axes de suivi (budgétaire, analytique, géographique, financement, …) pré paramétrés  Décaissements (liquidations : caisses, banques, paiements directs et assimilés, avec les mêmes obligations d’imputation analytique comme les prises en charge, automatique si apurement, sinon manuelle)

 Exploitations comptable (lettrage, rapprochement bancaire, éditions légales, etc.)  Travaux de fin de période (clôture, ànouveaux à lancer)

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Comptabilité analytique  Permet de sortir les coûts des activités à partir des prises en charge saisies au niveau de la comptabilité générale suivant les différents axes de suivi  Editions :  Eléments agrégés et détaillés identiques aux éditions comptables mais suivant les axes de gestion (détails des mouvements, grand-livre et balance analytique)  Tableaux de synthèse (prédéfinis ou à élaborer)  Tableaux spécifiques de suivi des dépenses sur immobilisations (consommables, entretiens, etc.) disponibles uniquement pour les comptes de dépense auxiliarisés (par consommateurs)

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Suivi budgétaire  Saisie et édition des prévisions budgétaires (programmation financière des activités) dans ce module  Réalisations calculées à partir des prises en charge (emplois payés ou non) saisis dans la comptabilité générale, et des quotes-parts de marchés / engagements ventilées sur l’exercice mais non-encore facturées  => Suivi budgétaire (Prévisions vs. Réalisations & engagements) dans des états prédéfinis ou à élaborer  Autres outils : budget en cours, clôture, génération en option des prévisions à partir des engagements de l’exercice

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Suivi des conventions  Saisie des conventions et autres paramètres ou saisies spécifiques à certains bailleurs (DP FED, éléments prévisionnels BAD, …)  Permet d’éditer automatiquement les différents tableaux de justification de l’utilisation des avances et réapprovisionnements reçus des bailleurs (DRF) ou des demandes de paiements directs (DPD), selon le format de chaque bailleur ;  Eléments pris automatiquement à partir des emplois enregistrés dans la comptabilité générale (décaissés pour les DRF, pris en charge pour les DPD)

 Suivi des conventions figurant entre autres le reliquat sur base DRF/DPD et autres tableaux de bord standardisés ou personnalisés

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Gestion des immobilisations  Codifications spécifiques (codification des amortissements, groupes d’affectation supplémentaires) à préciser en option  Saisie des éléments des registres des immobilisations soit parallèlement à la comptabilisation soit directement à partir du module des immobilisations  Mise à jour des informations d’inventaire (état, cessions, réévaluations, …) directement dans le module des immos

 Saisie et suivi des affectations des immobilisations  Sortie en automatique des éléments d’inventaire des immobilisations, sous forme de listes ou de tableaux standardisés ou personnalisés  Autres outils (génération automatique d’écritures d’acquisition/d’amortissements si besoin)

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Etats financiers  États paramétrables avec des rubriques (grilles, sous-totalisations, formules, constantes) définies par l’utilisateur :  États financiers « standards » (Bilan, compte de résultat, emplois et ressources);  États de reporting financier (IFR…);  États « universels » aux formats nonstandardisés

 Puisent les informations à partir des autres modules (comptabilité, budget, marchés)

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Marchés et engagements  Saisie des fiches marchés/engagements résumant les informations essentielles et leurs ventilations financières;

 Option de transfert des informations générales des marchés attribués de Tom²marché (suivi des plans de passation des marchés)

 Réalisations (décomptes et paiements) alimentées automatiquement par la comptabilité lors de la saisie de prise en charge/décaissement d’un marché  Edition de tableaux de suivi des marchés standardisés ou personnalisés  Possibilité de suivi des lettres de garantie, assurances, archivage des versions électroniques des pièces justificatives…  Autres options : génération d’écritures, génération automatique de reliquat « à-nouveaux » sur ventilations des marchés…

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Etats décaissements  Outputs identiques au suivi analytique/budgétaire mais réalisations sur base décaissements enregistrés dans la comptabilité (liquidation de factures par banque, caisse, paiements directs, prélèvement bancaire, …), comparés ou non avec le contenu du budget :  Édition des détails des décaissements ;  Tableaux de synthèse standardisés ou personnalisés ;

 États synthétiques personnalisés pouvant figurer tous les agrégats financiers (PAD ou budget global, budget de l’exercice, marché, prise en charge, décaissements)

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Utilitaires  En complément des outils de gestion de Tomportail :  Raccourci de sauvegarde/restitution (voir aussi dans les outils de gestion de TomPortail) ;  Maintenance de la partie gestion financière de la base de données (mises à jour spécifiques…) ;  Importation / exportation des données notamment dans le cadre de la consolidation multisites ;

 Diagnostic d’anomalies de saisies et autres outils :  Comptabilité vs marchés ;  Prise en charge vs règlements ;  Correction des axes

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Fonctionnalités de base

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Fonctionnalités de base  Navigation  Saisies  Modifications  Suppressions  Liste sur écran  Editions / exportations

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Menus et fenêtres  Menu principal : pour accéder aux modules du système  Fenêtre : affichée après avoir effectuée certaines manipulations (clic sur un bouton, …)  Onglet : accès à des zones de la fenêtre  Boutons : pour déclencher la fonctionnalité correspondante

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Menus et fenêtres  Menu contextuel : click droit pour accéder aux fonctionnalités d’une fenêtre (remplace les boutons)

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Eléments des fenêtres de saisie  Champs de saisie : à alimenter directement (champ en cours colorié en jaune)  Combo box : saisie par sélection dans une liste déroulée par le combo ()  Case à options : pour sélection parmi des choix proposés

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Eléments des fenêtres de saisie  Case à cocher : pour activer un élément disponible en option  Grille de données : affichant les enregistrements déjà saisis, soit directement dans l’onglet en cours soit dans un autre onglet ; sélection en cours mise en surbrillance

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Saisie  Cliquer sur le bouton « ajouter » ou la touche [Ins.] du clavier  Remplir les champs (champ en cours colorié en jaune), utiliser la touche tab [] du clavier pour naviguer  Enregistrer la ligne saisie avec le bouton « enregistrer » ou la touche [Entrée]  En saisies multiples, le système propose de saisir tout de suite l’enregistrement suivant (le premier champ de saisie est mis en surbrillance)  A la fin, cliquer sur le bouton « annuler » pour sortir du mode saisie, ou la touche [Echap.]

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Modification  Sélectionner dans la grille des données en bas l’élément à modifier => ligne mise en surbrillance  Cliquer sur le bouton « modifier » ou touche [F2] du clavier  Procéder aux modifications au niveau des champs de saisie ; les éléments grisés, comme les codes, ne sont pas modifiables  Valider les modifications « enregistrer » ou [Entrée]  Sinon, annuler la modification « annuler » ou [Echap]

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Suppression  Sélectionner dans la grille des données en bas l’élément à supprimer (clic dans la zone à gauche) => ligne mise en surbrillance  Cliquer sur le bouton « supprimer » ou la touche [Suppr]  Confirmer la suppression  Noter qu’il est impossible de supprimer les éléments utilisés dans les autres enregistrements

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Aperçu écran  Cliquer sur le bouton « consulter » pour afficher sur écran la liste correspondante à l’onglet en cours  Cliquer sur [+] ou [-] pour dérouler /réduire une branche précise de la liste, ou cliquer sur le bouton  Pour imprimer/ exporter le contenu de la liste, cliquer sur le bouton correspondant (mêmes manipulations que pour les impressions normales)

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Impression  Cliquer sur le bouton d’impression;  Préciser les éléments à imprimer dans la fenêtre de choix affichée, puis valider  Le système va afficher une fenêtre de prévisualisation (manipulations y afférentes dans la présentation suivante)

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Prévisualisation avant impression 

Pour exporter le contenu pré visualisé  Dans la fenêtre affichée, ne pas oublier de sélectionner parmi un des formats populaires proposés (Word, Excel, PDF…) parallèlement à la définition du nom et du chemin d’exportation

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Prévisualisation avant impression Pour lancer l’impression (choix de l’imprimante et autre options dans la fenêtre affichée) ;  Pour rafraichir le contenu de la prévisualisation pour y inclure les données à jour (utile dans le cas d’une utilisation simultanée en réseau, par exemple)  Pour naviguer entre les pages de l’aperçu (première / page précédente / page suivante / dernière / bouton de sélection de la page) 

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Prévisualisation avant impression 

Pour rechercher des mots-clés dans le contenu pré visualisé pour les mettre en encadré  Pour augmenter / diminuer la taille de l’aperçu écran

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Autres fonctions usuelles  Lors de saisies (budgétaires, comptables, …) nécessitant des imputations à partir des éléments des plans et autres listes :  cliquer sur le champ puis mettre dessus le curseur de la souris pour afficher brièvement les touches de fonction du clavier utilisables pour sélection à partir d’une liste (sinon saisir directement le code pour les imputations déjà connues)  [F5] : tri par code de la liste  [F7] : tri par libelle de la liste  Autres touches de fonction proposées : dépendant des fonctionnalités et spécificités du champ en cours  Saisir une partie du code avant d’appuyer sur la touche de fonction pour limiter le contenu la liste affichée aux codes ayant des débuts similaires

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Paramètres généraux

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Paramètres généraux Définition des éléments génériques utilisés dans le cadre de la gestion financière :  Monnaies : saisir la liste des monnaies de comptabilisation, de facturation, de suivi, plus les valeurs faciales des billets et pièces pour les monnaies de tenue de caisse  Pays : nationalités de l’entité et de ses partenaires, prestataires, bailleurs  Exercices : dates de début et fin des exercices comptables (généralement l’année civile), (à ne pas confondre avec les périodes de devisprogrammes pour les projets financés par le FED uniquement)

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Paramètres généraux  Signataires : pour lister les signataires (jusqu’à 4 par type) de certains outputs (fiche d’imputation, rapprochement bancaire, DRF…), ultérieurement sélectionner parmi la liste dans les paramètres ou éditions qui peuvent les figurer  Modèles d’état : pour préciser la dénomination de certains formats de tableaux associés à chaque bailleur au niveau du suivi des conventions

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Paramètres généraux  Sites : centres de saisie (un site par unité ou dans certains cas par source de fonds pour une comptabilité différenciée)  Unités : unités d’œuvre à préciser en option lors de la saisie des lignes budgétaires / unités de mesure des indicateurs de Tom²Monitoring  Système : rappel des configurations et personnalisation (par les superadministrateurs uniquement) de mots de passes spécifiques à certains traitements  Superclasse : comportements (ou profils) des classes comptables pré paramétrés par Tom@te

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Paramètres généraux : entête Personnalisation du système, entre autres:  Coordonnées : sigle dénomination, adresse, tél …  Le sigle correspond à celui inscrit dans la clé de licence et n’est pas modifiable  Personnalisation : monnaies de comptabilisation, du PAD ou de rapport, activation ou non d’options spécifiques de saisies, de contrôles, d’outputs  Systèmes DRF : activation des procédures financières pour les DRFs et des modules spécifiques  Autres paramètres : choix des axes de suivi, du logo, des chemins de stockage (archives, tableaux de bord …)

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Paramètres généraux : entête Spécifiquement dans l’onglet de suivi  Activer les modules qui seront exploités  Certains modules ne seront pas disponibles pour les configurations de type « light »  Préciser les axes de suivi à exploiter (en plus de l’axe comptable)  Ne pas activer les axes inutiles pour ne pas surcharger les saisies  « sous-catégorie » correspond à un niveau encore plus détaillé que les catégories financières (à activer uniquement pour les entités qui suivent les conventions de financement jusqu’à ce niveau de détail)  Paramètres non-modifiables (grisés) une fois les saisies en aval alimentées

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Paramètres généraux : entête Spécifiquement dans l’onglet de personnalisation :  Préciser les principales monnaies de suivi  Locale : préciser obligatoirement la monnaie de comptabilisation;  REP : préciser la monnaie de négociation du financement : préciser ensuite le cours par défaut par rapport à la monnaie de comptabilisation (mettre 1 comme cours si non-différent de la monnaie locale) ;  Rapport : préciser uniquement pour les entités qui ont l’obligation de sortir les états (comptables, DRF, états financiers,…) sur une monnaie autre que celle de comptabilisation (=> contre-valeur systématiquement renseignée/calculée pour toute saisie)  Activer ou non les autres options de contrôle et fonctionnalités spécifiques

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Paramètres généraux : entête Spécifiquement dans l’onglet de autres options :  Préciser le statut de la base dans le cadre des travaux de consolidation multisites :  Verrouillage des exportations: pour empêcher de modifier des opérations déjà envoyées pour consolidation, à activer au niveau des unités décentralisées ;  Base maître: base de consolidation, à activer au niveau de l’entité consolidante ;  Activer si besoin l’axe de regroupement pour avoir la possibilité de filtrer tout output par rapport à un axe d’analyse  Si activé, toute ligne saisie nécessitera l’imputation de l’axe de regroupement  Activer ou non les autres options de contrôle et fonctionnalités spécifiques

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Paramètres généraux : entête Spécifiquement dans l’onglet des systèmes DRF :  Préciser le(s) bailleur(s) multilatéraux contribuant au financement de l’entité  Activer pour rendre disponible les outputs spécifiques à chaque bailleur dans le suivi des conventions;  Uniquement pour les entités financées par le FED, cocher pour activer la gestion sur la base des périodes de devis-programmes, sinon laisser décoché par défaut pour ne pas surcharger les traitements;  Activer en option les autres modules spécifiques qui concernent uniquement certaines entités

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Structures

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Structures  A définir au tout début de l’exploitation du système (non-modifiables ensuite, sauf les libellés, dès qu’on saisit les plans correspondants) :  Définir les niveaux de de chaque plan  Définir et harmoniser la manière de codifier (numéroter) les différents éléments du plan  S’inspirer autant que possible de la nomenclature « officielle » dans la Législation, les conventions, PAD, …

 Attention : ne pas confondre cette manipulation avec la saisie effective des éléments de chaque plan  A définir pour axes budgétaires, comptables, analytiques, géographiques, emplacements (des immobilisations), 6e plan et les 4 plans externes (si utilisés)

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Structures : formats  Formats :  A : alphabétique [A-Z]  9 : numérique [0-9]  C : alphanumérique [A-Z;0-9]  Nombre de répétitions : nombre de caractères à saisir spécifiquement pour le niveau (ne plus tenir compte des codes de rattachement des niveaux supérieurs)  Titre et abréviation du titre : personnalisation de la dénomination de chaque plan dans les menus et éditions

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Saisie des plans

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Saisie des plans  Généralités :  Saisie  Modification  Suppression

 Traitements particuliers :  Plan comptable : options, automatismes  Plan des tiers : saisie, duplication dans les comptes collectifs analogues  Plan des journaux

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Saisie des plans : généralités  Pour la saisie, traiter les éléments agrégés avant de saisir les éléments détaillés ;  La modification des codes est impossible (procéder plutôt à la suppression si nécessaire);  Il est impossible de supprimer les éléments des plans avec codifications rattachées ou déjà utilisés dans les saisies (comptables, budgétaires, marchés, immobilisations …)

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Saisie de plan  Sélectionner dans le premier combo le niveau de l’élément du plan à saisir  Sélectionner dans le combo suivant sa codification de rattachement (sauf évidemment pour les éléments du niveau le plus agrégé)  Bouton « ajouter » ou touche [Ins] pour saisir la ou les codifications de la branche en cours  Compléter le code (partie correspondante au rattachement au niveau supérieur pré remplie), puis saisir le libellé, avant d’enregistrer ou touche [Entrée]  Bouton « annuler » ou touche [Echap] pour sélectionner une autre branche, ou pour quitter la saisie

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Modification/suppression dans le plan  Sélectionner le niveau de l’élément du plan à modifier/supprimer  Sélectionner son code de rattachement  Sélectionner en cliquant dans la grille l’élément à modifier/supprimer (ligne mise en surbrillance et code/libellé rappelé au niveau des champs de saisie)  Bouton « modifier »/touche[F2] ou « supprimer »/touche [Suppr] pour effectuer les manipulations correspondantes  Il est possible de désactiver un élément du plan sans le supprimer (exemple : pour les activités clôturées), en décochant l’option « actif » => celui-ci sera considéré uniquement au niveau des exploitations (si des données ont été imputées dessus), bien que non-sélectionnable dans les saisies futures

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Plan comptable : particularités  Classe  superclasse de rattachement => comportement (profil) des comptes

 Compte suivi en immobilisation : activer uniquement pour les éléments inventoriables (donc désactiver pour les éléments immatériels : études, réalisations au niveau bénéficiaires, etc. et pour les comptes d’amortissement)  Compte collectif tiers : cocher pour un suivi individuel (auxiliaire) des entités partenaires (tiers) ou des consommateurs (charges)

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Plan comptable : particularités  Pas d’imputation/journal de trésorerie : activer uniquement pour les comptes de tiers utilisés dans les journaux de trésorerie mais qui ventilent des opérations non-imputables au niveau des axes analytico-budgétaires :  Comptes de tiers ventilant des ressources;  Comptes de tiers de type régie d’avance à justifier (sur missions et ateliers, aux partenaires et agences d’exécution, etc.)  Ne jamais activer pour les comptes ventilant des décaissements justifiés (exemple : tiers fournisseurs, …) sinon risque de nuire gravement à la fiabilité de l’information de monitoring et de reporting financier

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Plan comptable : particularités  Options de ventilation sur les axes de gestion :  Laisser activé pour les comptes de dépenses (immobilisations et charges);  Désactiver uniquement pour les comptes de reclassements et inventaires qui s’annulent (dotations vs amortissements ou provisions, transfert de charges vs charges immobilisées, …)  Ne jamais activer pour les comptes de ressources, tiers, trésorerie, produits (laisser l’option désactivée par défaut) ;  Attention : toute mauvaise manipulation à ce niveau peut nuire gravement à la fiabilité de l’information financière tests à la validation des bordereaux comptables)  Compte faisant l’objet d’un lettrage (tiers ou autre classe)

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Plan des tiers  Comptes auxiliaires à rattacher aux comptes généraux collectifs pour un suivi individuel (dettes et créances pour les comptes de tiers, consommations pour les comptes de charge, …)  Saisir obligatoirement le code (12 car. max.) et le nom/raison sociale  Les informations annexes (adresse, coordonnées bancaires…) devraient être renseignées pour compléter automatiquement certaines éditions en option (bordereaux de règlements, paiements directs, …)  Règle : codification unique pour chaque tiers  Dupliquer la liste des tiers rattachés à plusieurs comptes collectifs (ex : dettes fournisseurs => fournisseurs avances => fournisseurs retenues de garantie)

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Plan des journaux  Deux types :  Journaux de trésorerie associés à chaque moyen de paiement (chaque compte bancaire, caisse, paiement direct, engagement spécial, Trésor, …)  Autres journaux sans contreparties prédéfinies (achats, opérations diverses, …)  Options :  Liste des signataires (rapprochement bancaire)  Gestion en devises  Numérotation automatique (avec ou sans préfixe)  Saisie des coordonnées bancaires si journal de banque (code banque, guichet, compte, RIB, IBAN)

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Saisie des banques  Certains traitements (Bordereaux de règlement, suivi des garanties dans le module de suivi des marchés, modules spécifiques destinés aux unités de gestion des Fonds Routier…) nécessitent le paramétrage et l’harmonisation des codes des banques.  Chaque établissement bancaire est identifié (suivant les nomenclatures en vigueur) par :  Un code de 5 caractères (reprenant normalement la numérotation officielle au niveau des RIB)  Un libellé

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Saisie des bailleurs  Pour chaque « bailleur », ne pas oublier de préciser la « procédure financière » utilisée;  Vérifier à ce niveau si aucun choix n’est disponible dans les tris des DRFs  Le renseignement de la « procédure financière » rend disponible les formats spécifiques de relevés de dépenses (DRFs, DPDs) correspondants.

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Saisie des conventions  Rattaché à chaque bailleur de fonds  Un bailleur pourrait financer plusieurs conventions (Exemple IDA : PPF / initial / additionnel)  Pour pouvoir exploiter les DRF/DPD, renseigner obligatoirement  Les monnaies de suivi (choix préconisé : 1ère monnaie = monnaie de négociation de financement ; 2ème monnaie = monnaie de la convention; émission = monnaie de présentation des DRFs/mémoires)  Les signataires (les renseigner préalablement dans les paramètres généraux)  Les autres informations figurées dans les DRFs (commentaires…)

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Saisie des catégories de la convention  Saisir les catégories (définies dans l’accord de financement);  En option, rattacher les postes budgétaires (automatisation de la saisie comptable);  Choisir le modèle d’état utilisé par défaut pour les lignes ventilées sur la catégorie (n’empêchant pas la sélection d’un autre modèle dans les lignes du brouillard des mouvements)

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Saisie des ventilations par catégories  Activer uniquement pour les cofinancements : cas où chaque ligne budgétaire / engagement / dépense concernée doit être supportée par deux ou plusieurs bailleurs  Codifier uniquement si chaque opération (exemple : prise en charge de facture) est éclatée au prorata des cofinancements (ignorer si chaque bailleur supporte 100% de leurs opérations respectives) ;  Codifier sur la base de pourcentage supporté par chaque bailleur défini dans les conventions  => Éclatement automatique des inputs financiers (budget, marché, compta) au prorata des pourcentages définis

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Programmation : traitement du budget

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Configuration budgétaire  Définir les niveaux de détail de suivi pour chaque configuration  Créer des configurations spécifiques pour pouvoir retracer l’historique des révisions budgétaires  Ne pas créer des configurations spécifiques à chaque exercice comptable (le choix d’exercice est précisé lors de la saisie du budget)  Les réallocations sont possibles uniquement pour les budgets avec des niveaux de suivi similaires  Affichage de la disponibilité : pour contrôler au niveau de la saisie comptable du non-dépassement de l’enveloppe budgétaire allouée, par rapport à(aux) axe(s) d’analyse sélectionné(s)

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Saisie du budget  Préciser préalablement l’exercice comptable et le type de budget  Saisir chaque ligne au niveau le plus détaillé du budget  Enregistrer chaque ligne du budget en les imputant sur les axes et niveaux de suivi préalablement définis;  Pour modifier/supprimer une ligne existante, préalablement sélectionner celle-ci au niveau de l’onglet « liste »  Ventiler mensuellement chaque ligne en sélectionnant une des options de répartition (la correcte ventilation est indispensable pour les tableaux exploitant les prévisions périodiques : utilisation des fonds, dépenses prévisionnelles, …)

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Réallocation budgétaire  Copier à l’identique les lignes budgétaires d’un budget vers un autre, d’un exercice vers un autre:  Lancer la copie du budget existant « source » vers le nouveau budget « cible »  Préciser si besoin le coefficient ou taux de variation pour réajuster l’ensemble des montants générés (montants cible=montants source x coefficient), sinon laisser le coefficient 1 pour copier à l’identique les montants  Il est possible de copier les lignes sans les montants en mettant un coefficient de 0

 Ne pas oublier de modifier les lignes du budget cible qui sont différentes de celles du budget source, supprimer les lignes non ventilées ou y mettre un montant 0, et ajouter les nouvelles lignes

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Exploitations du budget  Éditions incluant les prévisions financières uniquement, sous différents formats :  Tableaux de synthèse (par poste, compte…)  Certains tableaux ne seront pas disponibles si les axes correspondants (budgétaire et/ou comptable) sont ignorés dans la configuration

 Détaillé par ligne : listing des lignes budgétaires saisies, avec la possibilité de regroupement suivant un axe  Réparti par période : répartition mensuelle des imputations budgétaires  Récapitulatif : tableau croisé sur deux axes d’analyse  Tableaux de comparaison budgétaire

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Autres considérations au niveau du budget  Budget par défaut : indiquer la version du budget objet du suivi en cours (normalement la dernière révision/réallocation validée) ;  Proposé par défaut dans les saisies et exploitations utilisant le budget (n’empêchant pas par contre la sélection d’un autre budget) et au niveau du tableau de bord d’accueil  Clôture du budget : permet d’interdire la modification des budgets clôturés (éviter toute manipulation, recadrage)  Génération du budget à partir des marchés : ajout automatique de lignes budgétaires reprenant les libellés et imputations des engagements bruts de l’exercice déjà saisis dans les ventilations des fiches-marchés

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Saisie des écritures

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Généralités sur la saisie des écritures  Pour toute saisie d’écritures comptables :  Préciser les informations-clés du bordereau (journal, dates comptable et pièce, numéro pièce; et si applicables : code engagement, monnaie et/ou cours de devise et /ou rapport)  Selon les paramètres et saisies, certaines informations peuvent être alimentées automatiquement

 Ajouter /modifier /supprimer / générer (selon les cas) les lignes d’écritures  Valider le bordereau (sinon annuler pour ignorer la saisie en cours)

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Saisie : journaux de trésorerie  Avant la saisie de la première ligne d’écriture, sélectionner préalablement le type d’opération :  Apurement total : liquidation totale de ligne de dette/créance préalablement enregistrée  Apurement partiel : liquidation partielle  Autres transactions : opérations autres que apurement  Apurement (d’un compte de tiers) => sélectionner la/les ligne(s) de dette/créance à apurer ; Autres transactions => saisie directe  Validation : ligne de contrepartie générée automatiquement (équilibrera le bordereau) : compléter le libellé (& auxiliaire si contrepartie collectif)

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Saisie : journaux sans contrepartie auto  Saisir directement chaque ligne d’écriture  Limite : impossible d’imputer sur les comptes comptables de contrepartie automatique des journaux de trésorerie (utiliser les journaux correspondants)  Validation possible uniquement si bordereau équilibré  Par rapport aux montants (local, devises et/ou rapport si activés)  Par rapport à chaque axe de regroupement (si activé)

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Saisie : ventilations  Prise en charge (immobilisations, charges) : ventilation sur les axes de gestion  Sauf si option désactivée spécifiquement au niveau du plan comptable (ex : amortissement …)  Éclatement automatique des lignes par catégorie si option activée  Éclater manuellement les lignes de tiers correspondantes  chaque convention a théoriquement sa propre dette/créance

 Dans les journaux d’OD, pas d‘imputation sur les axes de gestion pour les lignes de tiers  Préciser par contre l’axe de regroupement (si option activée)

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Saisie : ventilations  Décaissement : ventilation sur les axes de gestion au niveau de la ligne de dette, ou au niveau de la ligne de dépense au comptant à liquider  Automatique pour les apurements, sinon manuellement  Sauf si option : « pas d’imputation / journal de trésorerie » activée pour un compte de tiers, ou pour les comptes de dépenses avec axes désactivés

 Attention : pas d’imputation sur les axes de gestion pour les lignes de ressources (contributions / financements, produits), idem pour les lignes de trésorerie  Activer « pas d’imputation / journal de trésorerie » pour les comptes de tiers ventilant des encaissements de ressources

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Saisie d’écritures : options  Modèles d’écritures :  [F3] au niveau du code de journal => reprise de schémas d’écritures prédéfinis dans les modèles (cf. exploitations avancées)  Bouillard :  Saisies d’écritures nécessitant une validation en aval (après contrôles)  Contenu non-encore validé non pris en compte dans la généralité des exploitations

 Reprise ventilation budgétaire :  Pour les lignes de dépenses (immobilisations/charges) => cohérence entre imputation budgétaire et réalisations correspondantes  Sélectionner l’option

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Saisie d’écritures : options  Reprise ventilation des marchés :  Imputation de factures/décompte cohérente avec les imputations des marchés correspondants dans un journal de type achat (cf. gestion des marchés)  Test de disponibilité :  Vérification reliquat budgétaire par rapport aux lignes de dépenses en cours d’enregistrement  Pour information uniquement : les contrôles de disponibilité devraient être effectués avant l’engagement de marchés / dépenses

 Information annexée au bordereau :  Note (mémo)  Pièces comptables : version électronique de pièces justificatives rattachées au bordereau

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Correction/suppression d’écritures  Deux choix pour ouvrir la fenêtre de modification:  Sélectionner dans le module de modification outputs multicritères de la liste des garanties (exemple : pour identifier les documents de garanties expirés nonrestitués)

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Rattachement de documents aux fiches marchés  Un ou plusieurs documents peuvent être rattachés à un marché (TDRs, contrats, non objection …)  Le chemin d’archivage est à définir au préalable dans le paramètre « Entête »  Autres informations archivées  Exemple : scan signatures (identique contrôle au niveau des banques)  « Voir » : prévisualiser le contenu du document électronique archivé

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Saisie des décomptes et des décaissements  Lors de la saisie comptable liée aux engagements :  Ne jamais oublier de préciser le code engagement  Il est nécessaire de différencier les opérations de décomptes et de décaissements pour optimiser le suivi  Les décomptes peuvent reprendre automatiquement les ventilations des engagements, sur la base des ventilations et le solde non-encore engagé de l’exercice  Lors de la comptabilisation des décomptes, vérifier que le schéma utilisé permet, si c’est applicable, de retracer tous les agrégats d’analyse des marchés (montant brut des réalisations, avances, retenues de garantie…)

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Suivi des marchés/engagements  Comparaison des prévisions saisies au niveau des fiches (ventilations comptables) et des réalisations reprises au niveau de la comptabilité :  Exploitation marchés : suivi de l’exécution financière  Exploitation engagements : suivi des ventilations financières  impact sur la consommation budgétaire  Autres exploitations liées aux fonctionnalités annexes

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Apurement des engagements  Marché apuré = marché clôturé au niveau financier  Cumul des facturations à 100 % => marquage « apuré » effectué automatiquement par le système  Marché résilié, stoppé=> changer manuellement le statut en « apuré » (double-clic sur la ligne) et indiquer la date d’apurement  Sinon suivi budgétaire faussé (reliquat bloqué inutilement dans la ligne budgétaire correspondante)  Double-clic pour enlever le statut pour les marchés manuellement apurés par erreur

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Travaux périodiques : génération de reliquat  Transfert automatique des reliquats d’engagement non consommés de l’exercice en cours vers l’exercice suivant :  Éclatement automatique dans les ventilations des fiches-marchés  Attention : erreur de calcul de reliquat à transférer s’il y a incohérence d’imputation entre les marchés et les prises en charge correspondantes => vérifier en lançant le diagnostic au niveau des utilitaires, et corriger toute incohérence, avant la génération

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Comptabilité : fonctionnalités avancées

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Rapprochement bancaire  Ouverture du compte bancaire / commencement de l’exploitation de la fonctionnalité => paramétrage du compte et la date de début du rapprochement.  Identification des éléments de rapprochement (justifiant la différence de solde entre la comptabilité et le relevé):  Pointage : identifier les opérations « en circulation » (non pointées)  « Mouvements extracomptables » : opérations sans justifications figurées dans le relevé (exemple: erreur bancaire) ; préciser ultérieurement pour la même opération le numéro de relevé à partir duquel l’opération extracomptable est régularisée/corrigée « rapprochée »  Edition : Etat de rapprochement  Vérification avant édition : solde théorique du relevé calculé par le système = solde réel du relevé sur papier

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Arrêté de caisse  Préalables : valeurs faciales des billets et pièces listées dans les paramètres des monnaies de tenue de caisse Saisie des opérations de caisse en temps réel  Pour exploiter l’arrêté  Ne pas oublier de préciser la date du jour au niveau de l’arrêté  Alimenter le résultat de comptage physique pour comparaison avec le solde comptable  Justifier la différence entre le solde comptable et le résultat de comptage

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Modèles d’écritures Automatisation des écritures répétitives (salaires, loyer, abonnement …)  Paramétrage : prédéfinir les schémas d’écritures (comptes, libellés, imputations analytiques, montants)  Pourcentage (répartition par ligne) ou montant défini directement dans le modèle  Compte auxiliaire à préciser lors de la saisie comptable, ou prédéfini dans le modèle  Enregistrer les informations d’identification puis saisir le schéma d’écriture (obligatoirement équilibré)  Saisie comptable : « F3 » au niveau du code journal pour rappeler un schéma d’écriture enregistré  Possibilité de modifier le contenu des écritures générées avant la validation (comme pour les écritures normales)

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Lettrage  Rapprochement des facturations et des liquidations correspondantes :  Justification de solde des tiers = opérations non lettrées ;  Retraçage de l’historique des opérations (nature > facture > paiements) à figurer dans les DRFs  Contrôles supplémentaires (certaines modifications et suppressions de mouvements lettrés impossible délettrer au préalable)  Apurement total => lettrage effectué automatiquement par le système, sinon procéder au lettrage manuel (cas des paiements partiels, délettrages, etc.) ;  Délettrage : enlever le lettrage avant la modification des opérations lettrées …  Prélettrage : rapprochement partiel

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Gestion de devises  Possibilité de stocker l’historique des taux de change  Rappelés automatiquement lors des saisies utilisant des devises (libre à l’utilisateur de modifier manuellement le taux lors de la saisie)  « Monnaie rapport » => l’équivalent d’une deuxième monnaie de comptabilisation  Utile si on est dans l’obligation de sortir les outputs en utilisant une autre monnaie en plus de la monnaie locale  Options : saisie directe / possibilité de calcul de contre-valeur par rapport à l’historique du taux de change

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Clôtures, à-nouveaux  Fonctionnalité utile dans le cadre d’une gestion financière analysée sur la base d’exercices comptables  Notamment pour les outputs destinés au Gouvernement  Sans impact sur les analyses base DP (UE)  Génération des à-nouveaux pour transférer les soldes des comptes de bilan d’un exercice à un autre ;  Clôture (de l’exercice, du DP) => impossibilité de modification ultérieure des opérations de la période clôturée

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Recherche de mouvements  Plusieurs utilisations :  Edition des fiches d’imputation  Conseil : préciser plutôt la date de saisie au niveau des critères

 Recherche des mouvements répondant à des critères précis, en détail ou sous forme de « balance »  Notamment les opérations « à problèmes » (ex : omission d’imputation, incohérences, dépassements, etc.)

 Bordereau de règlement : système de publipostage

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BR : publipostage  Préalable : compléter dans les codifications les informations annexes à figurer automatiquement dans les BR (adresses, RIB des tiers et des comptes associés aux journaux de banques, …)  Sélectionner une des lignes de bordereau qui alimentera le publipostage, lancer BR et préciser les options  Lister pour mémoire les mots-clés possibles à insérer dans le modèle (vérifier les valeurs affichées)  Mettre en forme le modèle ajouté /modifié et insérer au niveau des places prévues les champs de publipostage  Exploitation ultérieure : imprimer directement le modèle (données de publipostage automatiquement alimentées)

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Gestion des immobilisations

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Paramétrage gestion des immobilisations  Eléments de paramétrage au niveau des paramétrages de plan:  Plan comptable (classe 2) cocher l’option « compte suivi en immobilisation » uniquement pour les éléments inventoriables  S’assurer de l’exhaustivité du contenu de la liste des emplacements/détenteurs  Autres paramètres spécifiques :  Codifications liées aux amortissements : paramétrer pour prédéfinir les taux et automatiser la génération des écritures d’amortissement  Option de définir jusqu’à deux types d’affectation supplémentaires (mêmes traitements que pour les emplacements)

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Saisie des immobilisations  2 méthodes :  Dans la comptabilité, lors de l’enregistrement d’une dépense relative à une immobilisation ;  En extracomptable, dans le module Immobilisations (utilisé souvent pour les biens acquis antérieurement)  Quantité > 1 : affecter individuellement chaque article avant validation  Règle : saisir les informations de manière explicite pour faciliter l’inventaire  Mise à jour du registre (état, cession, …) directement dans le module de saisie, sauf pour les informations d’affectation (traitement spécifique)

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Saisie des affectations  Affectation : permet de transférer un bien (emplacement et/ou lieu géographique)  Système permettant de retracer l’historique des affectations des immobilisations (date, motif …)

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Tableaux de suivi des immobilisations  Liste et registre des immobilisations  Fiches « détenteur » par emplacement ou par code géographique)  Tableau d’amortissement  Tableau de rapprochement entre la comptabilité et les valorisations dans les saisies des immobilisations  Cohérence à contrôler systématiquement (avant audit …)  Liste des cessions  Autres outputs personnalisés

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Monitoring financier

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Modules d’exploitations  Analytique : détails ou synthèse des réalisations

 Budgétaire : taux d’exécution financière et reliquat budgétaire  Décaissement : contenu analogue aux tableaux analytique ou budgétaire mais sur base décaissement  Tableau de bord personnalisé : contenu à définir par l’utilisateur

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Comptabilité analytique  Détails et synthèse des réalisations financières  Détails : grand-livre, détails des mouvements  Balance : dépenses de l’exercice en cours avec report des coûts des périodes précédentes  Tableaux standards de synthèse  Autres options :  Ventilations a priori : répartition automatique de certains types de dépenses entre plusieurs codifications analytiques  Frais sur immobilisation : suivi financier des consommations (véhicules : carburant, entretien, assurances) => « consommateurs » définis comme tiers auxiliaires de comptes de dépenses

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Suivi budgétaire Reliquat et taux d’exécution budgétaire par analyse simple (période sélectionnée) ou comparée (2 exercices):

 (1) Réalisations : dépenses effectivement enregistrées en comptabilité  (2) Engagements : quote-part restant à honorer sur marchés/engagements de l’exercice (si tableau avec « engagements »)  (3) Total mobilisé (1)+(2)  (4) Budget : reprise du budget sélectionné  Reliquat : (4) – (3)  Taux d’exécution budgétaire (3)/(4)

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Suivi des décaissements  Fonctionnalités analogue à la comptabilité analytique ou au suivi budgétaire mais sur base décaissements  Tableau de bord paramétrable reprise des anciennes versions de Tom²Pro (normalement devenue caduque avec les nouveaux tableaux de bord)

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Tableaux de bord personnalisés  Formats personnalisés de tableaux de bord :  Personnalisation de formats prédéfinis enregistrés comme modèle;  Personnalisation du contenu des éditions (associé au modèle) ;  Outils de mise en valeur du contenu (apparence, filtre, expressions calculées, …)  Nombreux formats de diagrammes pouvant être associé aux tableaux

 Deux types de tableaux  Liste (tableaux listant les saisies ou les détails des traitements (DRFs…)  Pivot (tableaux de synthèse croisés ou non selon le choix)

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Tableaux de type liste  Manipulations de base :  Enlever (glisser hors de la zone d’entête) les colonnes inutiles, réarranger si besoin la place des colonnes à afficher  Pour remettre une colonne enlevée, la retrouver dans la liste des champs

 Regroupement : mettre l’entête de champ au niveau de la zone prévue en haut  Sous-totalisations : clic-droit au niveau de la zone à la fin de regroupement dans la liste, pour y sélectionner une opération (somme, moyenne, nombre d’enregistrement, …)

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Tableaux de type pivot (synthèse)  A partir de la liste des champs, sélectionner un ou plusieurs regroupements à figurer en ligne, colonne, données :  Déposer le nom de champs, au niveau de la zone (ligne, colonne, données) appropriée  Attention : ne pas confondre zone de colonne et zone de données, cette dernière est à l’intersection des zones de lignes et colonnes

 Ou préciser sa place au niveau du combo et bouton « ajouter à » en bas de la liste des champs  Zone de données : champs figurant des montants uniquement  Préciser si besoin les options générales: affichage ou non de totalisations en ligne/colonne, formats de graphique, …

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Fonctions  Ouvrir un modèle : pour ouvrir un modèle préenregistré avec tous ses attributs (contenu des tableaux, mise en forme, etc.)  Enregistrer un modèle : pour enregistrer pour utilisation ultérieure du contenu et formatage du tableau en cours  Liste des champs : liste des types de données insérables dans les tableaux qui ne sont pas encore utilisés  Glisser-déposer dans la zone où on veut figurer le contenu du champ (ou utiliser « ajouter à » en bas)  Définition de nouveaux champs dans les expressions

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Fonctions  Filtres : pour limiter le contenu du tableau aux éléments répondant aux critères alimentés dans les filtres

 Expressions : pour redéfinir le contenu ou format des champs existants ou pour ajouter de nouveaux champs (dont le contenu est normalement calculé à partir des données des champs existants) :  Ajouter un nouveau champ et préciser le nom et formatage de celui-ci  Editer l’expression pour définir le contenu du champ (à partir de calculs ou autre)

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Fonctions  Apparence : pour modifier la mise en forme dans le tableau de certaines données répondant à des critères précis (pour les mettre en exergue par exemple)  Options : pour activer ou non certaines options liées au format de tableau (exemple grand total au niveau des lignes ou colonnes, etc.)  Chart : Pour définir des options liées à la place sur écran ou le contenu du diagramme associé au tableau

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Fonctions  Impression : pour imprimer le contenu du tableau  Il est possible de sélectionner un modèle par défaut, de modifier la mise ne page de celui-ci, ou de créer un autre modèle de format d’édition pour utilisation ultérieure

 Exportation : pour exporter le contenu du tableau dans un document au format populaire (txt, xls, etc.)

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Etats financiers

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Etats financiers  Etats financiers standards : découlant de la normalisation comptable (bilan, compte de résultat, …) => destinés à l’audit externe  Le format le mieux adapté aux programmes de développement = « emplois et ressources »

 Etats SYSCOA (inutile pour les pays hors zone SYSCOA)  Etats IFR (Intermediary Financial Reporting) : tableaux normalisés exigés par certains bailleurs pour appréciation de l’avancement du Programme durant la période d’analyse (trimestrielle, semestrielle, …) et depuis le début de l’exécution de celui-ci  Package de plus en plus réclamé par la généralité des bailleurs multilatéraux

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Codification des états financiers standards Même principe de montage comme sur tout autre support (Excel, …) :  Prendre un numéro de modèle  Identifier et hiérarchiser les rubriques ;  Définir les éléments (« fourchettes ») alimentant les rubriques détaillées, codifiées sur 4 caractères) => La numérotation des rubriques détaillées doit commencer par celle de la rubrique de soustotal ;  Prévoir des regroupements (sous-totaux) codifiés sur 1 ou 2 car.)  Si besoin, des formules (calculs arithmétiques) utilisant comme opérandes les montants des rubriques déjà saisies peuvent être paramétrées

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Paramétrage du bilan Seuls les comptes de bilan (superclasses A à E) peuvent être intégrés dans les fourchettes des rubriques de bilan. Noter plus particulièrement:  Le type de la rubrique (actif/passif)  La différenciation des colonnes valeur brute et amortissements/provisions (fourchettes) ;  Le test sur les soldes au niveau des fourchettes (S : solde, D : solde débiteur uniquement, C : solde créditeur uniquement)  L’obligation de paramétrer une ligne de calcul de résultat  En plus des standards en matière de paramétrage des états

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Edition : bilan A l’édition, vérifier qu’il y ait pas d’anomalies (au niveau des tests de contrôle. Sources d’erreurs de paramétrage :  Omission de paramétrage d’un compte ayant un solde ;  Doublons : un même compte ayant un solde déterminé est paramétré sur plusieurs rubriques du bilan à la fois (la numérotation des rubriques concernées est rappelée dans la liste des anomalies)  La ligne de calcul de résultat, permettant d’équilibrer le bilan en affichant au niveau de cette rubrique le solde des comptes de gestion, n’est pas paramétrée.

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Compte de résultat  Seuls les comptes de gestion (superclasses F à H) peuvent être intégrés dans les fourchettes des rubriques de compte de résultat.  Mêmes principes de paramétrage et d’édition comme pour le bilan, mais sans obligation de paramétrage de « ligne de calcul de résultat »

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Emplois et ressources standards Ce tableau, à ne pas confondre avec son équivalant dans les états IFR/RSF, est préféré par les programmes de développement pour présenter leur situation comptable :  Le bilan et le compte de résultat ayant a priori une connotation « commerciale ») et cet état permettant de combiner en quelque sorte les rubriques des deux premiers, pour une lecture concise  Inclure préférentiellement dans les rubriques tous les comptes du plan comptable sauf ceux utilisés spécifiquement pour les écritures d’inventaire (dotations et reprises, transferts, résultats et capitalisations)

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Paramétrage état standard emplois et ressources  Méthode simple :  Les ressources incluent les financements (classe 1), les produits (classe 7) et les dettes diminuées des créances, même à très court terme (classe 4) sauf comptes de report à nouveau et résultat ;  Les emplois sont ventilés par les comptes de dépense (classes 2, classe 3, classe 6) sauf les comptes d’inventaire qui s’annulent (amortissement, charges immobilisées et transferts correspondants…) ;  L’excédent ou déficit de ressources sur les emplois est matérialisé dans la trésorerie (classe 5)

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Edition état emplois et ressources standard  ER standard : rubriques calculées à partir des mouvements comptables (pas à partir des soldes)  ER3 comparé cumul : affichant les cumuls de deux exercices N et N-1 pour figurer par différence la synthèse des mouvements de l’exercice N => préférer ce format plus complet si on veut rapprocher les montants des rubriques avec ceux des autres états standards (bilan, compte de résultat) et le tableau inclut en plus les éléments de ER standard

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Etats IFR Tableaux financiers périodiques sortis de Tompro  Ressources et emplois  Utilisation des fonds  Compte spécial/désigné  États prévisionnels  (Prévisions physiques) Périodicité à définir selon les termes négociés avec le bailleur (généralement trimestrielle)

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Paramétrage IFR ressources et emplois  Sélectionner le format le plus adapté parmi les modèles proposés, inspirés des formats exemple de la Banque Mondiale  Paramétrer les rubriques des ressources par compte (financements, produits);  Paramétrer les rubriques d’emplois en définissant les fourchettes suivant un ou une combinaison d’axes de gestion (pas sur l’axe comptable)  Paramétrer les rubriques de trésorerie par compte (de trésorerie)  Paramétrer une rubrique spécifique en diminution de ressources, ou en augmentation des emplois, ou en équivalent de « régie » en trésorerie (selon le choix) pour les comptes de tiers de type avance à justifier nonventilés au niveau analytique

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Edition IFR ressources et emplois Vérifier que le solde théorique calculé de trésorerie (trésorerie début + variation ressources – variations emplois) corresponde au solde réel de fin. Sources d’incohérences:  Problèmes de paramétrage ressources ou trésorerie = identifier par pointage avec les éléments du plan comptable correspondant  Problèmes de paramétrage emplois si le total emplois dans ressources/emplois est différent du total des réalisations dans utilisation de fonds  Problèmes comptables : décaissements non imputés au niveau des axes de gestion (=> sous-estimation des emplois) : recherche mouvements  Problèmes comptables : ressources ou trésorerie imputées au niveau des axes de gestion (=>sous-estimation des emplois) : recherche mouvements  Problèmes comptables : compte de trésorerie utilisé dans un journal OD (exemple : 58 soldé dans un journal OD) => compte de trésorerie ventilé sans contrepartie dans les autres rubriques du RSF : recherche de mouvement  Problème à-nouveaux => soldes incorrects  Paiements directs non-associés à un journal de « trésorerie » (=> sous-estimation des ressources et emplois)

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IFR Utilisation des fonds  Préalable : budget correctement ventilé pour la période  Paramétrage : le plus facile autant que possible ne pas proposer le modèle 3 … > régularisation)

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Paramètres spécifiques et saisies  Paramètres spécifiques à certains bailleurs (Devis-programme FED, entête états BAD, paramètres états FIDA …)  Saisie par catégorie (ou par souscomposante si applicable) des montants de la convention  Autres saisies si demandées (ex: éléments prévisionnels A3 BAD)  Saisie de l’historique des demandes (traitement en doublon si les DRF/DPD directement traités dans le système)  => Exploitations sur la base de l’historique directement saisi

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Paramètres spécifiques et saisies  Paramètres spécifiques à certains bailleurs (Devis-programme FED, entête états BAD, paramètres états FIDA …)  Saisie par catégorie (ou par souscomposante si applicable) des montants de la convention  Autres saisies si demandées (ex: éléments prévisionnels A3 BAD)  Saisie de l’historique des demandes (traitement en doublon si les DRF/DPD directement traités dans le système)  => Exploitations sur la base de l’historique directement saisi

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DRF : tri des mouvements  Numéro : voir la séquence au niveau du système du bailleur (même si le système propose par défaut la séquence suivante);  Période de tri : fourchette de date comptable incluant l’ensemble des opérations à figurer dans les DRF;  Période d’édition : période « officiellement » couverte par la DRF (pour affichage dans les états uniquement, c’est la période de tri qui sera tenue en compte dans les traitements);  Autres critères :  Opérations à marquer en facturables/non par défaut  Limiter le tri à certains sites ou journaux  Attention : en cas de correction comptables à l’issue des contrôles, refaire le tri

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DRF : brouillard des mouvements  Édition /exportation : contrôle de contenu  Facturable(F) ou non (N) : ligne à présenter ou non dans les états de dépense  Mettre en non-facturable (N) les lignes non-présentables dans la demande en cours (non-figurées dans le relevé bancaire, PJ manquantes, …)  Changer le statut (F/N) en mode modification, soit en double-cliquant dans la liste, soit directement dans les détails de chaque ligne  Autres détails :  Compléter/clarifier si besoin le contenu des champs modifiables (en jaune)  Préciser le modèle de tableau approprié pour la ligne

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DRF : conversion des devises  Attention : étape indispensable même si la convention est gérée sur une seule monnaie  Préciser les taux de change applicables pour les monnaie de suivi et de production des DRF  Si contre-valeur (devise et/ou rapport correspondant à une monnaie de suivi) déjà alimentée dans la comptabilité => reprise telle quelle de la contre-valeur  sinon conversion utilisant le taux précisé

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DRF : États certifiés de dépenses (SOE)  Éditer le contenu de chaque format d’état utilisé dans la demande en cours  Plusieurs formats disponibles au niveau des éditions

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DRF : états récapitulatifs  Synthèse de la demande en cours  Situation de la convention (base demandes régularisées)

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DRF : mise à jour  Lancer une fois les demandes formellement envoyées => opérations marquées comme à ne plus présenter dans les prochaines demandes  Il n’est pas nécessaire d’attendre la réponse du bailleur : les traitement afférents aux éventuels problèmes soulevés (partie non remboursée) seront traités dans l’étape de régularisation

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DRF : régularisation  Étape indispensable dans le processus pour alimenter le suivi des conventions et pour justifier l’écart entre les demandes et les paiements du bailleur par catégorie  Renseigner le montant la part payée  Renseigner les montants et identifier les opérations correspondantes à l’éventuelle part non payée :  Rejet : définitivement inéligibles (identifier les opérations correspondantes dans l’onglet après validation)  Litige : problème de justification bien qu’éligibles (identifier dans l’onglet pour les relancer dans les demandes ultérieures)  Apuré : apurement de l’avance du bailleur (normalement vers la fin du projet)

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DPD  Préalables :  Renseigner exhaustivement les informations annexes liées au tiers bénéficiaire (adresse et coordonnées bancaires)  Saisir la facture dans un journal approprié (attention à la monnaie de facturation correspondant à la monnaie de présentation de la demande)  Pour mémoire, l’enregistrement de la liquidation se fait après le processus de la demande, donc pas nécessaire à ce niveau

 Procédures identiques aux DRF (sauf par rapport au choix de journal)