Locul Si Rolul Secretariatului in Structura Unei Organizatii [PDF]

Zitiervorschau

Tema: locul si rolul secretariatului in structura unei organizatii 1. Organizatia si structura organizatorica 2. Activitatea de secretariat 3. Atributiile si sarcinile secretariatului 4. Organizarea secretariatelor 5. Rolul secretariatului in sistemul informational al organizatiei

1.

Organizatia si structura organizatorica

Organizatia este o forma concreta de desfasurare a activitatii umane in diferite domenii: economic, politic, social,cultural. Orice activitate trebuie administrata, de aceea,orice organizatie funcioneaza ca un system a carui comoponente sint strins legate intre ele pentru a putea intervene la momentul respective cu mijloace proprii pentru solutionarea problemei respective,organizatia poate fi considerate ca o colectivbitate ierarhica de personae si obiective si ca un ansamblu de mijloace de productie si de informatii si ca o veriga de interese generale si individuale. Functiile organizatii sint: 1. Cercetare si dezvoltare 2. Comerciala si marketing 3. Productie 4. Financiar contabila 5. Personal Structura organizatorica a unei organizatii reprezinta ansablul persoanelor si compartimentelor de munca( compartimentul tehnico-productiv,compartimentul administrativ,economic), modul in care sint constituite si grupate precum si legatura dintre ele. Indifferent de ramura economica sau de ramura sociala de activitate structura organizatorica este alcatuita din urmatoarele elemente: 1. Functia a. De conducere b. De executie 2. Postul

3. Ponderea ierarhica 4. Compartimentele a. Funcionale b. Operationale 5. Nivelurile ierarhice 6. Relatiile organizatorice 7. Activitatile La baza infiintarii unei organizatii sta:  Regulamentule de organizare si functionare (ROF),care este elementul principal de reglementare a compartimentelor unei institutii,adica este un act normative care reglementeaza funcionare compartimentelor si este adoptat de forul de conducere a organizatiei respective.  Mai exista si regulametul de ordine interna (ROI),care reglementeaza regulile de conduit cerute angajatillor in relatiile de serviciu,progrmaul de lucru,circulatia documeteleor si este stabilit de conducatorul institutiei respective. ROF al unei organizatii are un caracter general si el este complectat din statutul de functie. Statutul de functie are un caracter intern si el determina nr de functii pentru fiecare compartiment si gradul de pregatire a angajatilor si relatiile dintre ele. Statutul de functie la rindul sau este complectat de fisa postului.

2.

Activitatea de secretariat

Activitatea de secretariat este repartizata pe compartimente structural si se desfasoara la diferite nivele,atit al organelor central cit si cele locale(primariile,consiliile locale) si a intreprinderilor economice a unitatilor de profil(unitati,academii,), de aceea structura,forma de organizare,nr de functii,atributtiile sunt diferite de la o organizatie la alta. Secretariatul este considerat o interfata a sefului unei institutii cu angajatii si alte personae dinafara institutiei. In structura unui secretariat sint prevazute mai multe activitati:

1. Cu caracter specific(sa raspunda la telefon,sa transmita informatia prin telefon,stenograma,sa redacteze o scrisoare dictate de catre conducator,sa multiplice anumite documente 2. Care duc la indeplinirea sarcinilor si atributiilor conform fisei postului(preluarea documentelor