Incollable Inventaire Physique Des Stocks [PDF]

Zitiervorschau

L’Incollable de l’inventaire

physique des stocks

Février 2015

Introduction

L’Incollable de l’inventaire physique des stocks a pour objectif de vous aider à préparer et réaliser vos travaux lors de l’assistance aux inventaires physiques. Ce document s’adresse : • aux staffs assistant à l’inventaire physique des stocks afin de leur donner un cadre général d’intervention et des bonnes pratiques. • aux in-charges et managers encadrant les staffs dans la réalisation des travaux d’assistance à l’inventaire physique. Un sommaire « accès rapide » en page 3 permet aux in-charges et managers d’accéder rapidement aux ressources qui leur sont destinées. Ce guide est organisé en plusieurs étapes : • Partie I : L’essentiel de l’assistance à l’inventaire physique, qui détaille les règles de base de l’assistance à l’inventaire physique et s’adresse donc plus spécifiquement aux staffs. • Partie II : Quelle approche d’audit mettre en œuvre ? Cette partie s’adresse aux in-charges et managers pour définir l’approche d’audit la plus efficace en fonction de l’organisation du client : notamment le choix entre approche contrôle et approche substantive. • Partie III : Exemples pratiques de sélections des éléments à tester. Sur la base de l’approche déterminée en partie II, cette section donne des exemples précis pour mettre en œuvre les travaux d’audit, notamment les méthodes de sélection des éléments à tester lors d’une approche substantive, mais également en présence d’un environnement Multi-location. Des annexes sont disponibles à la fin de ce guide pour vous aider à : • Identifier les échantillons minimum à tester dans le cadre de TOE • Documenter les travaux réalisés durant l’inventaire grâce notamment au « programme de travail – Contrôle de l’inventaire physique (WP04-06) » qui doit obligatoirement être rempli et joint au dossier • Utiliser MUS et conclure les travaux sur la base des résultats du MUS

© 2015 KPMG S.A., société anonyme d’expertise comptable et de commissariat aux comptes, membre français du réseau KPMG constitué de cabinets indépendants adhérents de KPMG International Cooperative (“KPMG International”), une entité de droit suisse. Tous droits réservés. Imprimé en France. Le nom KPMG, le logo et le message “cutting through complexity” sont des marques déposées ou des marques de KPMG International Coopérative (“KPMG International”).

1

Sommaire Introduction

1

I.

4

II.

III.

L’essentiel de l’assistance à l’inventaire physique • Les obligations du client et du commissaire aux comptes en matière d’inventaire des stocks

5

• Les différents types d’inventaires des stocks

6

• Quelles assertions valide-t-on lors de l’assistance à l’inventaire physique ?

7

Quelle approche d’audit mettre en œuvre ?

8

• Doit-on assister à l’inventaire physique ?

9

• Les conditions d’un inventaire réussi

10

• Choisir entre approche contrôle et approche substantive

12

Exemples pratiques de sélections des éléments à tester • Synthèse des cas pratiques traités dans ce guide

13 14

• En approche contrôle Cas n°1 : Inventaire permanent – Comptage par inventaire tournant

15

Cas n°2 : Inventaire permanent – Comptage par inventaire physique de fin d’année

16

Cas n°3 : Pas d’inventaire permanent – Comptage par inventaire physique de fin d’année

17

Cas n°4 : Multi-location

18

• En approche substantive Cas n°5 : Listing de stock avec valeurs et emplacements

19

Cas n°6 : Listing de stock avec valeurs mais sans mention des emplacements – Peu d’emplacements pour une référence (10)

21

Cas n°8 : Listing de stock sans valeurs mais avec mention des emplacements

23

Cas n°9 : Listing de stock sans valeurs ni mention des emplacements - Peu d’emplacements pour une référence (10)

25

Cas n°11 : Listing de stock indisponible

26

Cas n°12 : Multi-location

27

• Les procédures de Rollforward

29

Annexes

© 2015 KPMG S.A., société anonyme d’expertise comptable et de commissariat aux comptes, membre français du réseau KPMG constitué de cabinets indépendants adhérents de KPMG International Cooperative (“KPMG International”), une entité de droit suisse. Tous droits réservés. Imprimé en France. Le nom KPMG, le logo et le message “cutting through complexity” sont des marques déposées ou des marques de KPMG International Coopérative (“KPMG International”).

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Sommaire : accès rapide

Introduction

1

II.

Quelle approche d’audit mettre en œuvre ?

8

• Doit-on assister à l’inventaire physique ?

9

• Les conditions d’un inventaire réussi

10

• Choisir entre approche contrôle et approche substantive

12

III.

Exemples pratiques de sélections des éléments à tester • Synthèse des cas pratiques traités dans ce guide

13 14

• En approche contrôle Cas n°1 : Inventaire permanent – Comptage par inventaire tournant

15

Cas n°2 : Inventaire permanent – Comptage par inventaire physique de fin d’année

16

Cas n°3 : Pas d’inventaire permanent – Comptage par inventaire physique de fin d’année

17

Cas n°4 : Multi-location

18

• En approche substantive Cas n°5 : Listing de stock avec valeurs et emplacements

19

Cas n°6 : Listing de stock avec valeurs mais sans mention des emplacements – Peu d’emplacements pour une référence (10)

21

Cas n°8 : Listing de stock sans valeurs mais avec mention des emplacements

23

Cas n°9 : Listing de stock sans valeurs ni mention des emplacements - Peu d’emplacements pour une référence (10)

25

Cas n°11 : Listing de stock indisponible

26

Cas n°12 : Multi-location

27

• Les procédures de Rollforward

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Annexes

© 2015 KPMG S.A., société anonyme d’expertise comptable et de commissariat aux comptes, membre français du réseau KPMG constitué de cabinets indépendants adhérents de KPMG International Cooperative (“KPMG International”), une entité de droit suisse. Tous droits réservés. Imprimé en France. Le nom KPMG, le logo et le message “cutting through complexity” sont des marques déposées ou des marques de KPMG International Coopérative (“KPMG International”).

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PARTIE I

L’essentiel de l’assistance à l’inventaire physique

I. Les obligations du client et du commissaire aux comptes en matière d’inventaire des stocks Les obligations du client En France, la loi (art. L123-12 du Code de commerce) précise que « Toute personne physique ou morale ayant la qualité de commerçant doit procéder à l'enregistrement comptable des mouvements affectant le patrimoine de son entreprise. Ces mouvements sont enregistrés chronologiquement. Elle doit contrôler par inventaire, au moins une fois tous les douze mois, l'existence et la valeur des éléments actifs et passifs du patrimoine de l'entreprise ». Le client a donc la responsabilité de mettre en place des procédures permettant de réaliser un inventaire précis et correctement formalisé. Pour plus d’informations sur les obligations en matière d’inventaire des stocks et en-cours : cf. Memento comptable 2015 – Titre II Chapitre 6 Section 4.

Les obligations du commissaire aux comptes Le commissaire aux compte doit assister à l’inventaire physique des stocks lorsque les stocks sont matériels, c’est-à-dire si le solde des comptes de stocks à la clôture est supérieur à la Materiality. Il collecte des éléments suffisants et appropriés sur l’existence et sur l’état physique de ceux-ci. Il vérifie également que les procédures définies par la direction pour l’enregistrement et le contrôle des résultats des comptages sont appliquées, et il en apprécie la fiabilité. Si les stocks entreposés chez des tiers sont matériels, nous devons obtenir des preuves d’audit suffisantes et appropriées concernant l’existence et l’état de ces stocks en réalisant soit l’une des procédures suivantes, soit les deux : • Obtenir une confirmation des tiers concernant les quantités ET l’état des stocks détenus pour le compte de l’entité • Procéder à toute autre procédure appropriée. Par exemple : o Assister à l’inventaire physique réalisé par le tiers ou requérir qu’un autre auditeur y assiste o Obtenir d’un autre auditeur, un rapport sur le caractère adéquat du contrôle interne du tiers, afin de s’assurer que l’inventaire est compté et sécurisé de manière appropriée o Examiner la documentation relative aux stocks détenus par le tiers o Obtenir une confirmation d’autres tiers en cas de stock mis en nantissement Si l’assistance à l’inventaire physique n’est pas possible (par exemple lorsque la nature et/ou la localisation des stocks s’avèrent dangereuses), nous devons réaliser des procédures d’audit alternatives pour obtenir des preuves d’audit suffisantes et appropriées concernant l’existence et l’état des stocks. Il convient de documenter en quoi les procédures alternatives effectuées couvrent les objectifs d’assistance à l’inventaire physique.

Ce qu’il faut retenir :  Le client a l’obligation de réaliser un inventaire physique portant sur l’exhaustivité des références, chaque année.  Le commissaire aux comptes doit assister à l’inventaire physique si les stocks sont matériels. © 2015 KPMG S.A., société anonyme d’expertise comptable et de commissariat aux comptes, membre français du réseau KPMG constitué de cabinets indépendants adhérents de KPMG International Cooperative (“KPMG International”), une entité de droit suisse. Tous droits réservés. Imprimé en France. Le nom KPMG, le logo et le message “cutting through complexity” sont des marques déposées ou des marques de KPMG International Coopérative (“KPMG International”).

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I. Les différents types d’inventaires des stocks

Définitions Il existe plusieurs catégories d’inventaires qui n’ont pas la même finalité : l’inventaire permanent, l’inventaire tournant et l’inventaire physique annuel.

L’inventaire permanent : Le stock est géré dans le système d’information qui permet de connaître le stock théorique à tout moment. Chaque mouvement de stock est enregistré et le niveau de stock est mis à jour automatiquement en temps réel. Avec cette gestion, la société a la possibilité de compter ses stocks de 2 manières :  soit en procédant à un inventaire tournant : comptage exhaustif des références tout au long de l’exercice en répartissant les comptages sur plusieurs prises d’inventaires. A chaque prise d’inventaire, un échantillon du stock est compté. La procédure d’inventaire tournant doit permettre de s’assurer que toutes les références ont été comptées au moins une fois dans l’exercice. Les écarts entre l’inventaire permanent et les comptages sont comptabilisés après investigation.  soit en réalisant un inventaire physique annuel complet à la date de clôture (1). La société comptabilise les écarts d’inventaires constatés après investigation afin de mettre à jour son inventaire permanent.

L’inventaire à la clôture : Lorsqu’une société ne dispose pas d’un système d’inventaire permanent, les mouvements ne sont pas enregistrés au fur et à mesure en comptabilité. Le stock n’est donc pas connu en temps réel. La société ne peut alors appliquer qu’une seule méthode de comptage : l’inventaire physique annuel. Elle doit pour cela compter l’exhaustivité du stock à chaque clôture (2). Elle saisit ensuite en comptabilité les quantités comptées pour toutes les références existantes, ce qui lui permet de calculer sa variation de stock cumulée sur l’exercice.

Gestion du stock

Inventaire permanent Inventaire à la clôture

Comptage du stock Inventaire tournant

Inventaire physique annuel



 

Ce qu’il faut retenir :  En fonction de la comptabilisation des mouvements de stocks (gestion du stock permanente ou à la clôture), le client a la possibilité de mettre en place différentes procédures d’inventaires (inventaire tournant et/ou physique à la clôture)  Il est important de connaître en amont la méthode de gestion utilisée par le client pour planifier notre approche d’audit (1) Ou à une date antérieure à la clôture : la CNCC admet un écart maximum de 2 à 3 mois entre la prise d’inventaire et la clôture (2) En pratique, l’inventaire peut être fait quelques jours avant ou après la clôture © 2015 KPMG S.A., société anonyme d’expertise comptable et de commissariat aux comptes, membre français du réseau KPMG constitué de cabinets indépendants adhérents de KPMG International Cooperative (“KPMG International”), une entité de droit suisse. Tous droits réservés. Imprimé en France. Le nom KPMG, le logo et le message “cutting through complexity” sont des marques déposées ou des marques de KPMG International Coopérative (“KPMG International”).

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I. Quelles assertions valide-t-on lors de l’assistance à l’inventaire physique ? L’existence des quantités en stock Les stocks comptables existent dès lors qu’ils correspondent à des stocks physiques appartenant à l’entité. Pour valider l’existence lors de l’inventaire, il convient de :  S’assurer par sondages que les références figurant sur le listing de stock existent physiquement dans les locaux de l’entité (procédure appelée « Listing to Stock »)



Il faut exclure des sondages : tous les stocks n’appartenant pas à la société (les produits stockés pour le compte de tiers, les livraisons préparées avant le début de l’inventaire facturées et sur le point d’être expédiées…).

L’exhaustivité des quantités en stock Les stocks comptables sont exhaustifs s’ils reprennent l’intégralité des références présentes physiquement dans le stock. Pour valider l‘exhaustivité lors de l’inventaire, il convient de :  Sélectionner des articles dans le stock physique et de vérifier qu’ils sont correctement comptabilisés en comptabilité (procédure appelée « Stock to Listing »)  S’assurer par une visite des locaux que tous les articles présents dans le stock physique ont été comptés (pastille, marquage au sol…)



Ne pas oublier : Les stocks rangés à part dans l’entrepôt (zone isolée, contrôle qualité, …) ou à l’extérieur, les stocks sur un autre site, les stocks détenus par des tiers mais appartenant à la société et les stocks endommagés ou obsolètes qui seront à déprécier.

La valorisation des stocks L’inventaire physique nous permet de visualiser les stocks, donc de détecter les stocks endommagés ou à faible rotation (par exemple poussiéreux). Nous devons nous assurer que ces stocks détériorés ou anciens sont bien identifiés et relevés pour être dépréciés de manière satisfaisante.

Droits et obligations Tous les stocks appartiennent-ils à la société ? Lors de l’assistance à l’inventaire physique, il faut porter une attention particulière :  aux produits stockés pour le compte de tiers (« bill and hold sales » : l’acheteur vient prélever la marchandise chez son fournisseur en fonction de ses besoins. Dès lors il peut rester des quantités en stock alors que le transfert de propriété a déjà eu lieu) ;  aux produits situés dans les zones de réception ou reçus en cours d’inventaire : ils n’ont pas fait l’objet d’une entrée en stock donc ils ne doivent pas être inclus dans le comptage des stocks. Il faut s’assurer que la société a correctement délimité ces zones pour éviter que ce stock ne soit compté et entré dans le stock via une correction d’inventaire puis entré à nouveau après l’inventaire (double saisie) ;  aux produits situés dans les zones d’expédition ou expédiés en cours d’inventaire : ils ont fait l’objet d’une sortie de stock donc il ne doivent pas être inclus dans le comptage des stocks. Il faut s’assurer que la société a correctement délimité ces zones pour éviter que ce stock ne soit compté et réintégré en stock via une correction d’inventaire. © 2015 KPMG S.A., société anonyme d’expertise comptable et de commissariat aux comptes, membre français du réseau KPMG constitué de cabinets indépendants adhérents de KPMG International Cooperative (“KPMG International”), une entité de droit suisse. Tous droits réservés. Imprimé en France. Le nom KPMG, le logo et le message “cutting through complexity” sont des marques déposées ou des marques de KPMG International Coopérative (“KPMG International”).

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PARTIE II

Quelle approche d’audit mettre en œuvre ?

II. Doit-on assister à l’inventaire physique ?

Les stocks sont-ils « matériels » ? (cf. page 5)

OUI

NON

Assistance à l’inventaire physique des stocks OBLIGATOIRE

Assistance à l’inventaire physique des stocks NON OBLIGATOIRE

Documenter la prise de connaissance de la procédure d’inventaire du client Cf. Les points clés pour évaluer la procédure d’inventaire physique (p.34) En fonction de la méthode de gestion des stocks du client et du type d’inventaire, choisir l’approche la plus efficace pour valider l’assistance à l’inventaire physique des stocks (cf. p.12)

Approche contrôle

Réaliser un rollforward des contrôles et réaliser des procédures substantives* sur le compte « Stocks »

Approche substantive

Choix de l’équipe d’audit d’assister à l’inventaire physique des stocks ? (jugement professionnel) OUI NON Le compte « Stocks » est-il sélectionné comme étant significatif ? (eAudIT 2.3.1) OUI

NON

Réaliser des procédures substantives alternatives (par exemple des procédures analytiques substantives, confirmations des tiers…)

Pas de procédure spécifique à réaliser

* Il faut obtenir des preuves complémentaires sur chaque compte significatif de stock en réalisant des procédures substantives, telles que par exemple : • Une procédure analytique substantive (analyse de tendance des délais de rotation des stocks, nombre de jours de CA en stock, etc.) • Lorsque les contrôles ont été testés à une date antérieure à la clôture, prévoir de réaliser des tests de comptage additionnels sur des éléments spécifiques à la clôture et valider leur quantité dans le fichier des stocks à la clôture

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II. Les conditions d’un inventaire réussi Avant la date d’inventaire Responsabilités de l’in-charge préparant l’inventaire :  Identifier les risques, évaluer le contrôle interne et déterminer l’approche d’audit : Approche contrôle ou approche substantive pour déterminer les travaux à effectuer et la taille des échantillons, en lien avec le manager et l’associé  En cas d’inventaire multi-sites ou d’inventaire tournant, décider à quel(s) inventaire(s) nous assisterons  Demander au client d’envoyer en amont la procédure d’inventaire pour la lire et relever les points de défaillance le cas échéant (cf. Les points clés pour évaluer la procédure d’inventaire physique p.34)  S’entretenir avec le client au sujet de la disponibilité du listing avant inventaire : format papier ou format électronique. Si format électronique, demander à ce qu’il nous soit envoyé en amont pour pouvoir prendre connaissance de la structure du fichier et des informations que le client peut extraire de son système (listing valorisé ou non, information sur les emplacements, etc.)  Choisir la méthode de sélection appropriée pour le comptage des références en fonction de l’approche retenue (table des TOE, comptage exhaustif, éléments spécifiques, MUS , KSP, etc.)  Les stocks sont-ils entreposés chez des tiers? Si ces stocks sont significatifs, il faut soit obtenir confirmation de l’existence de ces stocks par les tiers, soit inventorier ces stocks chez les tiers  Evaluer la nécessité de recourir à des spécialistes (Géomètre, Sampling Specialist, …)  Consulter les travaux n-1 et prendre connaissance des problématiques rencontrées. Briefer l’assistant qui assistera à l’inventaire en lui fournissant des instructions écrites

Responsabilités du collaborateur réalisant l’inventaire :  Lire les instructions de l’in-charge et être sûr que les instructions sont bien comprises en posant toutes les questions nécessaires. Convenir de la possibilité de contacter l’in-charge durant l’inventaire le cas échéant  Consulter les travaux n-1 et prendre connaissance des problématiques rencontrées  Préparer l’entretien avec le client permettant de valider notre compréhension de la procédure d’inventaire  Appeler le client pour se présenter, confirmer les aspects logistiques (date, heure et lieu d’inventaire, tenue requise notamment pour les inventaires en milieu réfrigéré, etc.) et confirmer l’assistance d’une personne de la société pour les comptages

Pendant l’inventaire  Visiter les lieux, pour observer : • si l’entrepôt est correctement rangé, • qu’une zone délimitée a été prévue pour les réceptions / expéditions au cours de l’inventaire, • que les produits endommagés ou obsolètes sont identifiés, • que la sécurité physique des stocks et stocks obsolètes (alarme, entrepôt fermé, etc.) est assurée, • que les stocks appartenant aux tiers, le cas échéant, sont correctement identifiés, etc.  Evaluer l’application de la procédure : • Confirmer notre compréhension de la procédure par entretien au début de l’intervention avec le client (en cas de faiblesses dans la procédure écrite, informer le client et se mettre d’accord sur les actions correctrices à appliquer), • Evaluer sa correcte application par entretien et observation tout au long de l’inventaire (discuter avec les équipes de comptages, observer les méthodes de comptage, etc.)  Ne pas hésiter à prendre contact avec l’in-charge ou le manager en cas de doutes ou questions sur la réalisation des travaux d’assistance à l’inventaire  Réaliser nos comptages (Listing to Stock et Stock to Listing)  Faire preuve d’esprit critique quant aux quantités indiquées sur les cartons ou autres contenants (il se peut que les cartons ne soient pas pleins, que des cartons vides aient été placés en hauteur entre 2 cartons pleins, que le contenu ne corresponde pas à la description du carton, etc…)  Comparer nos comptages avec ceux réalisés par le client : si des écarts sont identifiés, faire un recomptage en présence du client et faire signer notre feuille de comptages pour formaliser l’accord © 2015 KPMG S.A., société anonyme d’expertise comptable et de commissariat aux comptes, membre français du réseau KPMG constitué de cabinets indépendants adhérents de KPMG International Cooperative (“KPMG International”), une entité de droit suisse. Tous droits réservés. Imprimé en France. Le nom KPMG, le logo et le message “cutting through complexity” sont des marques déposées ou des marques de KPMG International Coopérative (“KPMG International”).

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II. Les conditions d’un inventaire réussi (suite) A la fin du comptage et avant de quitter le lieu d’inventaire  Faire le tour des lieux de stockage pour s’assurer que toutes les références ont été comptées par le client (vérifications des pastilles, étiquettes, etc.)  Obtenir une copie des feuilles de comptages  Obtenir les documents justificatifs relatifs à la séparation des exercices (copie des derniers bons de réception et d’expédition avant le début de l’inventaire et des premiers bons de réception et d’expédition après la fin de l’inventaire)  Convenir avec le client des modalités de transmission des documents justificatifs post-inventaire (listing après inventaire, compte-rendu d’inventaire, analyse des écarts, etc.)  Si l’inventaire physique a eu lieu à une date différente de la clôture, s’assurer que le client pourra fournir les justificatifs des mouvements entre la date d’inventaire et la date de clôture afin de réaliser les procédures de rollforward (par exemple : certaines extractions ne peuvent être faites a posteriori, elles doivent être impérativement générées à la date du 31/12)

Après l’inventaire  Obtenir du client le listing après inventaire et les autres documents cités ci-dessus  Réaliser la procédure de follow-up des références comptées : s’assurer que les quantités comptées sont bien celles reportées dans le listing après inventaire et s’il existe des écarts, contacter le client afin d’obtenir des explications  Obtenir le compte-rendu de l’inventaire physique établi par le client. Vérifier que tous les écarts entre les comptages et le listing avant inventaire ont bien été constatés en comptabilité, expliqués et corrigés dans l’inventaire permanent (le cas échéant)  Obtenir et examiner l’analyse des écarts effectuée par le client. Conclure sur la nature et l’étendue de ces écarts. Le cas échéant, prévoir des tests supplémentaires si ces écarts traduisent des faiblesses dans la gestion des stocks et la mise en œuvre de l’inventaire  Compléter les papiers de travail le cas échéant, si cela n’a pu être fait au cours de l’inventaire (cf. Annexe C)

Ce qu’il faut retenir :  Obtenir la procédure d’inventaire en amont et s’entretenir avec le client sur la disponibilité du listing avant inventaire (format informatique ou papier) et des informations présentes dans ce listing. Cela est en effet important pour le choix de la méthode de sélection des éléments à tester et, le cas échéant, la décision de faire appel à des spécialistes  Valider la correcte application de la procédure sur place  Réaliser les comptages et les comparer directement (sur place) avec ceux du client  Inspecter les zones de stockages avant de partir pour s’assurer que toutes les références ont fait l’objet d’un comptage  Obtenir tous les justificatifs avant de partir (feuilles de comptages, éléments de cut-off) et s’assurer des modalités de transmission des autres documents (listing après inventaire, compte-rendu d’inventaire, analyse d’écart, etc.)  Valider avec le client les procédures mises en place pour le suivi des mouvements de stocks jusqu’à la clôture lorsque l’inventaire physique est réalisé à une date antérieure ou postérieure à la clôture des comptes © 2015 KPMG S.A., société anonyme d’expertise comptable et de commissariat aux comptes, membre français du réseau KPMG constitué de cabinets indépendants adhérents de KPMG International Cooperative (“KPMG International”), une entité de droit suisse. Tous droits réservés. Imprimé en France. Le nom KPMG, le logo et le message “cutting through complexity” sont des marques déposées ou des marques de KPMG International Coopérative (“KPMG International”).

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II. Choisir entre approche contrôle et approche substantive Plusieurs approches sont possibles pour les procédures à mettre en œuvre (notamment les sélections d’éléments faisant l’objet de comptages) lors de l’assistance à l’inventaire physique : elles dépendent de la méthode de suivi des stocks du client, mais également des contrôles internes qu’il a mis en place. Dans tous les cas, nous devons documenter au préalable notre compréhension des procédures mises en œuvre par le client. Le tableau ci-dessous vous oriente dans le choix de l’approche appropriée. Cf. exemples pratiques en partie III.

Approche du client

Approches possibles pour les comptages

Inventaire permanent fiable et inventaire exhaustif à la clôture

• Approche contrôle : TOE sur les comptages de l’entité : cf. cas n°2 • OU, Approche substantive : Réaliser des comptages via un test de détail* : cf. cas n°5 à 12

Commentaires Les procédures de comptage des stocks à la clôture constituent un contrôle détectif mis en place par le management pour déterminer si les stocks comptabilisés tout au long de l’exercice sont exacts. Si nous considérons que les procédures de comptage de l’entité sont conçues et mises en œuvre de manière appropriée (D&I) et qu’elles sont efficaces (TOE) alors il peut être pertinent de mettre en œuvre une approche contrôle.

Inventaire permanent fiable et inventaires tournants tout au long de l’exercice

• Approche contrôle : TOE du contrôle d’inventaire tournant : cf. cas n°1

Si des écarts matériels sont identifiés lors des inventaires tournants, cela traduit que l’inventaire permanent n’est pas fiable. Dans ce cas, il n’est pas pertinent de réaliser une approche contrôle sur l’inventaire tournant, mais il convient de requérir du client qu’il organise un inventaire physique complet à la clôture.

Pas d’inventaire permanent fiable et inventaire physique exhaustif à la clôture, sur la base de doubles comptages

• Approche contrôle : TOE du contrôle de double comptage : cf. cas n°3

Le double comptage est effectué par deux équipes/personnes différentes. En cas de désaccord sur les quantités comptées, la référence est comptée une nouvelle fois pour vérifier les quantités. Ce double comptage constitue donc un contrôle mis en place par le management pour s’assurer de la fiabilité de l’inventaire et des comptages. Si nous considérons que le contrôle de double comptage de l’entité est conçu et mis en œuvre de manière appropriée (D&I) et qu’il est efficace (TOE) alors il peut être pertinent de mettre en œuvre une approche contrôle.

Pas d’inventaire permanent fiable et inventaire physique exhaustif à la clôture, sur la base d’un seul comptage

Approche substantive : Réaliser des comptages via un test de détail* : cf. cas n°5 à 12

• OU, Approche substantive : Réaliser des comptages via un test de détail* : cf. cas n°5 à 12

Point de M/L à communiquer au client : mettre en place un double comptage des références

L’entité s’appuie sur un seul comptage de toutes les références, réalisé à la clôture. Etant donné qu’il n’y a pas de double comptage ni d’inventaire permanent, l’entité n’a pas de contrôle interne en place à ce niveau sur lequel elle pourrait s’appuyer. Le risque d’erreur sur ce type d’inventaire est plus important.

Généralement une approche contrôle, lorsqu’elle est possible et lorsque le contrôle est supposé efficace, est plus efficace qu’une approche substantive en terme d’étendue des comptages à réaliser.

Source : KAM [31.1150], [31.1080], [31.1230]

* Méthodes de sélection possibles : population entière, éléments spécifiques (et analyse de la population restante), ou échantillonnage (MUS, KSP)

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PARTIE III

Exemples pratiques de sélections des éléments à tester

III. Synthèse des cas pratiques traités dans ce guide

Ce tableau récapitule les différentes situations que l’on peut observer chez nos clients en matière d’inventaire et l’incidence sur notre approche d’audit

Scenario

Approche d’audit

Gestion des stocks par l’entité

Listing des stocks avant inventaire

Gestion des emplacements

Multi-location ?

CAS

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

Approche contrôle

X

X

X

X

Ø

Ø

Ø

Ø

Ø

Ø

Ø

Ø

Approche substantive

Ø

Ø

Ø

Ø

X

X

X

X

X

X

X

X

Inventaire permanent

X

X

Ø

Inventaire tournant

X

Ø

Ø

Inventaire de fin d’année

Ø

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

Avec quantités

X

X

X

X

X

X

Avec valeurs

X

X

X

Ø

Ø

Ø

Avec emplacements

X

Ø

Ø

X

Ø

Ø

1 réf = emplacements peu nombreux

X

X

Ø

X

X

Ø

1 réf = emplacements multiples

X

Ø

X

X

Ø

X

X

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Cas n°1 : Approche contrôle - Inventaire permanent – Comptage par inventaire tournant Contexte L’entité a mis en place un système d’inventaire permanent. Dans ce contexte, la société choisit de s’assurer de l’exhaustivité et de l’existence de ses stocks en utilisant la méthode de l’inventaire tournant. Notre approche contrôle consiste à tester le contrôle d’inventaire tournant mis en place par l’entité et de manière indirecte, à tester également l’inventaire permanent. Notre objectif est donc double : - s’assurer que les inventaires tournants sont correctement réalisés, ET - s’assurer que l’inventaire permanent est fiable, c’est-à-dire que les inventaires tournants ne mettent pas en évidence d’écarts significatifs et/ou récurrents. Etapes

Approche d’audit

Evaluer la procédure d’inventaire du client

Nous assurer que la procédure d’inventaire permanent mise en place par le client est efficace pour : • maintenir à jour le stock comptable, de manière exacte, • réaliser des comptages périodiques des stocks, • s’assurer que l’exhaustivité des références font l’objet d’au moins un comptage dans l’année, ET • investiguer et corriger tous les écarts entre le stock comptable et les comptages physiques.

Techniques d’audit et taille de l’échantillon

Pour s’assurer de l’efficacité opérationnelle du contrôle interne sur les quantités en stock, nous pouvons réaliser une ou plusieurs des procédures suivantes : • assister à un ou plusieurs inventaires tournants effectués par l'entité en vérifiant la qualité des comptages réalisés par le client, et en effectuant des comptages (cf. ci-dessous) et en s’assurant que tous les écarts identifiés sont analysés et corrigés, • obtenir les documents justificatifs des inventaires tournants auxquels nous n’avons pas prévu d’assister et les inspecter pour évaluer l’efficacité de l’inventaire tournant, • obtenir les éléments permettant de s’assurer que chaque référence a été comptée au moins une fois dans l’année. A l’occasion d’inventaires tournants réguliers, la comparaison des quantités comptées avec le listing de stock issu de la comptabilité est généralement considérée comment un contrôle manuel récurrent. Pour déterminer la taille de l’échantillon à tester lors de chaque inventaire tournant, se référer à la table des TOE en Annexe A.

Calendrier des tests

L’assistance à un ou plusieurs inventaires tournants est déterminée selon le jugement professionnel et doit être documentée dans le dossier.

Réaliser des TOE

Si le listing de stock peut être obtenu électroniquement, faire la sélection avec la table des TOE d’IDEA (Tools > Test of Controls/Attribute sampling > Test of controls). Sinon choisir aléatoirement les références.

Conclure sur les TOE

Si nos TOE révèlent des déviations dans la mise en œuvre des contrôles existant en amont de l’inventaire tournant, en particulier : • des écarts significatifs et/ou récurrents identifiés entre les comptages effectués par l’entité et les quantités issues du système comptable, • des écarts entre les comptages et les quantités issues du système comptable qui ne seraient pas corrigés dans le système, • et/ou des écarts entre les comptages de l’entité et nos comptages, cela traduit que le contrôle est inefficace. Dans ce cas, il convient de communiquer un point de M/L au client et d’envisager avec lui la mise en œuvre d’un inventaire physique exhaustif à la clôture auquel nous assisterons. Attention : en cas d’écart identifié, il n’est pas possible de conclure qu’il est, par exemple, « nonsignificatif car inférieur à l’AMPT ». Peu importe ici l’impact valorisé de l’écart identifié, il convient de considérer la faiblesse de contrôle interne qu’il traduit.

Source : KAM [31.1080], [31.1205], [31.1305], [57.2135] © 2015 KPMG S.A., société anonyme d’expertise comptable et de commissariat aux comptes, membre français du réseau KPMG constitué de cabinets indépendants adhérents de KPMG International Cooperative (“KPMG International”), une entité de droit suisse. Tous droits réservés. Imprimé en France. Le nom KPMG, le logo et le message “cutting through complexity” sont des marques déposées ou des marques de KPMG International Coopérative (“KPMG International”).

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Cas n°2 : Approche contrôle - Inventaire permanent – Comptage par inventaire physique de fin d’année Contexte La direction a mis en place un système de gestion des stocks permettant de réaliser un inventaire permanent fiable. La société choisit de s’assurer de l’exhaustivité et de l’existence de ses stocks via un inventaire physique de fin d’année. Notre approche contrôle consiste à tester le contrôle d’inventaire physique de fin d’année effectué par l’entité.

Etapes

Approche d’audit

Evaluer la procédure d’inventaire du client

Valider la procédure d’inventaire physique des stocks (cf. Les points clés pour évaluer la procédure d’inventaire physique p.34). Le contrôle à tester est le comptage par le client de l’ensemble des références, et est considéré comme un contrôle manuel récurrent.

Réaliser des TOE

Effectuer des TOE sur les comptages de l’entité en re-performant un échantillon de ces comptages et en obtenant pour ces éléments, les feuilles de comptages de l’entité. Vérifier ensuite que les stocks comptables sont cohérents avec les comptages effectués ou ont fait l’objet de corrections le cas échéant. Pour déterminer la taille de l’échantillon à tester en « Listing to Stock », se référer à la table des TOE en Annexe A. Si le listing de stock peut être obtenu électroniquement, faire la sélection avec la table des TOE d’IDEA (Tools > Test of Controls/Attribute sampling > Test of controls). Sinon choisir aléatoirement les références. Si la procédure du client ne permet pas de s’en assurer, mener des procédures complémentaires le cas échéant (par exemple comptages « Stock to Listing ») afin de valider l’exhaustivité des comptages effectués par le client.

Conclure sur les TOE

Si nos TOE révèlent des déviations dans la mise en œuvre des contrôles, en particulier : • des écarts significatifs identifiés entre les comptages effectués par l’entité et les quantités issues du système comptable, • des écarts entre les comptages et les quantités issues du système comptable qui ne seraient pas corrigés dans le système, • et/ou des écarts entre les comptages de l’entité et nos comptages, cela traduit que le contrôle est inefficace. Dans ce cas, il convient de communiquer un point de M/L au client et de planifier des comptages additionnels en approche substantive (c’est-à-dire un test de détail). Attention : en cas d’écart identifié, il n’est pas possible de conclure qu’il est, par exemple, « non-significatif car inférieur à l’AMPT ». Peu importe ici l’impact valorisé de l’écart identifié, il convient de considérer la faiblesse de contrôle interne qu’il traduit.

Source : KAM [31.1045], [31.1185] et [31.1205] © 2015 KPMG S.A., société anonyme d’expertise comptable et de commissariat aux comptes, membre français du réseau KPMG constitué de cabinets indépendants adhérents de KPMG International Cooperative (“KPMG International”), une entité de droit suisse. Tous droits réservés. Imprimé en France. Le nom KPMG, le logo et le message “cutting through complexity” sont des marques déposées ou des marques de KPMG International Coopérative (“KPMG International”).

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Cas n°3 : Approche contrôle – Pas d’inventaire permanent – Comptage par inventaire physique de fin d’année Contexte La direction n’a pas de système fiable de gestion des stocks permettant un inventaire permanent, elle comptabilise ses mouvements de stocks à la clôture grâce à la réalisation d’un inventaire physique de fin d’année. Lors de cet inventaire, la direction a mis en place une procédure de double comptage des références. Notre approche contrôle consiste à tester les doubles comptages lors du contrôle d’inventaire physique de fin d’année effectué par l’entité.

Etapes

Approche d’audit

Evaluer la procédure d’inventaire du client

Valider la procédure d’inventaire physique des stocks (cf. Les points clés pour évaluer la procédure d’inventaire physique p.34)

Réaliser des TOE

Effectuer des TOE sur les doubles comptages de l’entité : • Obtenir les feuilles de comptages et s’assurer que les références ont fait l’objet d’un double comptage, • Re-performer un échantillon de ces comptages et vérifier que les quantités ayant fait l’objet de double comptage sont correctes, • En cas d’écart sur les 2 comptages de l’entité, s’assurer qu’un 3ème comptage a été effectué pour valider les quantités, • Valider que les quantités définitives saisies en comptabilité correspondent aux comptages effectués.

Le contrôle à tester est le double comptage par le client de l’ensemble des références, et est considéré comme un contrôle manuel récurrent

Pour déterminer la taille de l’échantillon à tester en « Listing to Stock », se référer à la table des TOE en Annexe A. Si le listing des références en stock peut être obtenu électroniquement, faire la sélection avec la table des TOE d’IDEA (Tools > Test of Controls/Attribute sampling > Test of controls) Sinon choisir aléatoirement les références. Si la procédure du client ne permet pas de s’en assurer, mener des procédures complémentaires le cas échéant (par exemple comptages « Stock to Listing ») afin de valider l’exhaustivité des comptages effectués par le client. Conclure sur les TOE

Si nos TOE révèlent des déviations dans la mise en œuvre des contrôles, en particulier : • des doubles comptages non réalisés, • des écarts identifiés à l’issue des doubles comptages qui ne feraient pas l’objet d’un 3ème comptage, • des erreurs dans les quantités saisies dans le système comptable à l’issue de l’inventaire, • et/ou des écarts entre les comptages de l’entité et nos comptages, cela traduit que le contrôle est inefficace. Dans ce cas, il convient de communiquer un point de M/L au client et de planifier des comptages additionnels en approche substantive (c’est-à-dire un test de détail). Attention : en cas d’écart identifié, il n’est pas possible de conclure qu’il est, par exemple, « non-significatif car inférieur à l’AMPT ». Peu importe ici l’impact valorisé de l’écart identifié, il convient de considérer la faiblesse de contrôle interne qu’il traduit.

Source : KAM [31.1045], [31.1185] et [31.1205] © 2015 KPMG S.A., société anonyme d’expertise comptable et de commissariat aux comptes, membre français du réseau KPMG constitué de cabinets indépendants adhérents de KPMG International Cooperative (“KPMG International”), une entité de droit suisse. Tous droits réservés. Imprimé en France. Le nom KPMG, le logo et le message “cutting through complexity” sont des marques déposées ou des marques de KPMG International Coopérative (“KPMG International”).

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Cas n°4 : Approche contrôle - Multi-location Contexte Nous parlons de « multi-location » lorsqu’une entité possède plusieurs sites. Ainsi afin de satisfaire son obligation d’assister à l’inventaire physique de l’entité, l’équipe d’audit peut être amenée à devoir sélectionner certains sites qui feront l’objet de tests.

Etapes

Approche d’audit

Evaluer l’environnement multi-location de l’entité et sélectionner les sites à visiter

Lorsque le client dispose d’un environnement multi-location et que nous choisissons de réaliser des TOE sur les inventaires physiques, nous devons nous assurer que les sites sont homogènes, c’est-à-dire qu’ils remplissent les conditions suivantes : • Les sites sont homogènes en termes d’activité, de système d’information et ils mettent en œuvre les mêmes contrôles concernant les inventaires physiques (cf. cas n°1 à 3) ; • Les sites sont soumis aux mêmes contrôles généraux au niveau de l’entité (Entity Level Controls et Higher Level Controls). Dans un tel environnement homogène, les résultats des tests effectués pour un ou plusieurs sites sont supposés être applicables aux autres sites. L’équipe d’audit détermine le nombre de sites qu’elle souhaite visiter ainsi que la nature et l’étendue des procédures qu’elle souhaite y réaliser, en tenant compte par exemple : o de la nature et du montant des stocks détenus, o des risques spécifiques à certains sites, o des transactions particulières à certains sites, o d‘un degré d’imprévisibilité…

Procédures à réaliser pour les sites sélectionnés

Les procédures réalisées pour les sites sélectionnés peuvent inclure : • Walkthrough du processus pour un des sites sélectionnés. Des walkthroughs peuvent également être réalisés pour d’autres sites afin de vérifier l’homogénéité du processus ; • Tests de D&I et TOE des contrôles pertinents effectués en lien avec l’inventaire physique (cf. cas n°1 à 3) ; • Tests de D&I et, le cas échéant, TOE des contrôles généraux au niveau de l’entité (Entity Level Controls et Higher Level Controls).

Sélectionner les éléments à tester (TOE)

► Aucune erreur attendue : Pour connaitre la taille de l’échantillon à tester, se référer à la table des TOE en Annexe A. L’équipe d’audit peut allouer l’échantillon aux sites sélectionnés sur la base, par exemple, d’un pro-rata en fonction de la valeur du stock de chaque site et/ou en fonction d’éventuels facteurs qualitatifs propres à certains sites. Dans ce cas, utiliser la routine Tools > Test Of Controls dans IDEA. Si le listing de stock n’est disponible qu’en format papier, utiliser la routine Analysis > Other > Generate Random Numbers dans IDEA. ► Des erreurs sont tolérées : Utiliser la table disponible en Annexe B, avec un minimum de 10 occurrences de contrôles testées par site. Dans ce cas, utiliser la routine Analysis > Random dans IDEA. Si le listing de stock n’est disponible qu’en format papier, utiliser la routine Analysis > Other > Generate Random Numbers dans IDEA.

Conclure sur les TOE

Conclure sur l’efficacité du contrôle au niveau de l’ensemble des sites en fonction de l’approche contrôle mise en œuvre (cf. cas n°1 à 3).

Source : KAM [51.1040], [51.1060], [51.1170] © 2015 KPMG S.A., société anonyme d’expertise comptable et de commissariat aux comptes, membre français du réseau KPMG constitué de cabinets indépendants adhérents de KPMG International Cooperative (“KPMG International”), une entité de droit suisse. Tous droits réservés. Imprimé en France. Le nom KPMG, le logo et le message “cutting through complexity” sont des marques déposées ou des marques de KPMG International Coopérative (“KPMG International”).

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Cas n°5 : Listing de stock avec valeurs et mention des emplacements Informations disponibles dans le fichier du client La méthode de sélection exposée ci-dessous est la plus efficace lorsqu’on dispose d’un listing de stock avec les valeurs et les emplacements. Pour une référence donnée, le fichier comporte autant de lignes qu’il y a de zones de stockage. Une ligne du fichier = la référence de l’article / son emplacement / la quantité / le prix unitaire / la valorisation. La combinaison de la référence de l’article et son emplacement est considérée comme une donnée unique.

Listing de stock sous format électronique obtenu ► Comptages « Listing to Stock » : •

Ouvrir le fichier Excel dans IDEA.

•

Sélectionner MUS Planning (Tools > MUS Planning).

•

Remplir les champs proposés dans les différents onglets : o Pour « Field to be Sampled », choisir la colonne dans laquelle les références sont valorisées o Dans l’onglet « Parameters », cocher l’option « High Values in Sample as Significant Items » o Dans le cas où des éléments spécifiques ont été sélectionnés, remplir l’onglet « Significant Items » Cf. Annexe D – Comment utiliser MUS

•

Extraire les éléments sélectionnés (combinaisons référence/emplacement) et réaliser les comptages.

•

Remplir les conclusions des comptages « Listing to Stock » dans MUS. Seuls les écarts entre les comptages de l’équipe d’audit et les comptages du client sont à reporter. Cf. Annexe E – Comment reporter les écarts de comptages dans MUS

•

Cliquer sur les pour les transformer en , sinon MUS considère une erreur de 100% sur l’élément pour lequel la est restée. MUS interprète cela comme une absence de comptage.

•

Pour finaliser le test, sélectionner MUS Evaluation (Tools > MUS Evaluation).

•

Conclure sur la base de l’extrapolation réalisée. Cf. Annexe F - Comment conclure dans MUS

► Comptages « Stock to Listing » : •

Réaliser des comptages en « Stock to Listing », dont le nombre de références est choisi en fonction du jugement professionnel de l’équipe et doit être documenté dans le papier de travail.

•

Conclure sur l’exhaustivité des références comptées.

Pas de listing de stock sous format électronique ► Comptages « Listing to Stock » : •

Sélectionner les éléments spécifiques (références ayant une valeur largement supérieure au reste de la population, références atypiques par nature, références à risques, etc.)

•

et/ou utiliser KSP (sur la totalité de la population ou sur la population restante si sélection d’éléments spécifiques)



L’utilisation de KSP nécessite l’implication d’un Sampling Specialist pour la sélection des éléments à tester et la conclusion du test dans l’outil. La taille minimum de l’échantillon donnée par KSP peut être répartie entre les comptages « Listing to Stock » et « Stock to Listing ».

► Comptages « Stock to Listing » : •

Réaliser des comptages en « Stock to Listing », dont le nombre de références est choisi en fonction du jugement professionnel de l’équipe et doit être documenté dans le papier de travail. Cf. ci-dessus si KSP est utilisé.

•

Conclure sur l’exhaustivité des références comptées.

Attention : il n’est pas possible d’extrapoler les résultats des comptages « Listing to Stock » et « Stock to listing » à la population entière. Les écarts identifiés supérieurs à l’AMPT sont à communiquer au client.

© 2015 KPMG S.A., société anonyme d’expertise comptable et de commissariat aux comptes, membre français du réseau KPMG constitué de cabinets indépendants adhérents de KPMG International Cooperative (“KPMG International”), une entité de droit suisse. Tous droits réservés. Imprimé en France. Le nom KPMG, le logo et le message “cutting through complexity” sont des marques déposées ou des marques de KPMG International Coopérative (“KPMG International”).

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Cas n°6 : Listing de stock avec valeurs mais sans mention des emplacements – Peu d’emplacements pour une référence ( Mus Planning).

•

Remplir les champs proposés dans les différents onglets : o Pour « Field to be Sampled », choisir la colonne dans laquelle les références sont valorisées o Dans l’onglet « Parameters », cocher l’option « High Values in Sample as Significant Items » o Dans le cas où des éléments spécifiques ont été sélectionnés remplir l’onglet « Significant Items » Cf. Annexe D – Comment utiliser MUS

•

Extraire les éléments sélectionnés, qui correspondent à une liste de références, et réaliser les comptages sur l’exhaustivité des emplacements de ces dernières.

•

Remplir les conclusions des comptages « Listing to Stock » dans MUS. Seuls les écarts entre les comptages de l’équipe d’audit et les comptages du client sont à reporter. Cf. Annexe E – Comment reporter les écarts de comptages dans MUS

•

Cliquer sur les pour les transformer en , sinon MUS considère une erreur de 100% sur l’élément pour lequel la est restée. MUS interprète cela comme une absence de comptage.

•

Pour finaliser le test, sélectionner MUS Evaluation (Tools > MUS Evaluation).

•

Conclure sur la base de l’extrapolation réalisée. Cf. Annexe F - Comment conclure dans MUS

► Comptages « Stock to Listing » : •

Réaliser des comptages en « Stock to Listing », dont le nombre de références est choisi en fonction du jugement professionnel de l’équipe et doit être documenté dans le papier de travail.

•

Conclure sur l’exhaustivité des références comptées.

Pas de listing de stock sous format électronique ► Comptages « Listing to Stock » : •

Sélectionner les éléments spécifiques (références ayant une valeur largement supérieure au reste de la population, références atypiques par nature, références à risques, etc.)

•

et/ou utiliser KSP (sur la totalité de la population ou sur la population restante si sélection d’éléments spécifiques)



L’utilisation de KSP nécessite l’implication d’un Sampling Specialist pour la sélection des éléments à tester et la conclusion du test dans l’outil. La taille minimum de l’échantillon donnée par KSP peut être répartie entre les comptages « Listing to Stock » et « Stock to Listing ».

► Comptages « Stock to Listing » : •

Réaliser des comptages en « Stock to Listing », dont le nombre de références est choisi en fonction du jugement professionnel de l’équipe et doit être documenté dans le papier de travail. Cf. ci-dessus si KSP est utilisé.

•

Conclure sur l’exhaustivité des références comptées.

Attention : il n’est pas possible d’extrapoler les résultats des comptages « Listing to Stock » et « Stock to listing » à la population entière.

© 2015 KPMG S.A., société anonyme d’expertise comptable et de commissariat aux comptes, membre français du réseau KPMG constitué de cabinets indépendants adhérents de KPMG International Cooperative (“KPMG International”), une entité de droit suisse. Tous droits réservés. Imprimé en France. Le nom KPMG, le logo et le message “cutting through complexity” sont des marques déposées ou des marques de KPMG International Coopérative (“KPMG International”).

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Cas n°7 : Listing de stock avec valeurs mais sans mention des emplacements – Nombreux emplacements pour une référence (>10) Informations disponibles dans le(s) fichier(s) du client Contrairement au cas n°5, nous ne disposons pas ici d’un listing unique qui indique pour chaque référence valorisée, l’exhaustivité des emplacements où elle est stockée. Exemple : l’entité gère ses flux logistiques par référence et sous-traite le stockage à un tiers qui gère les stocks par emplacement. Ainsi le client nous transmet un fichier par référence et valorisé, alors que le tiers dispose d’un fichier non valorisé indiquant les références et les emplacements. Situation A : Il est possible d’obtenir et de combiner les fichiers de l’entité et du tiers pour obtenir un listing avant inventaire qui indique la valorisation des stocks pour chaque emplacement. Une ligne du fichier = la référence de l’article / son emplacement / la quantité / le prix unitaire / la valorisation. Pour faire la sélection des références à compter, cf. cas n°5. Situation B : Il n’est pas possible de combiner les deux fichiers. Dans ce cas, la sélection se fait sur la base du fichier de l’entité contenant les informations suivantes : références, quantités, prix unitaires et valorisation. Nous considérons alors que chaque référence constitue l’agrégat de tous les emplacements sur lesquels elle est stockée. La méthode de sélection est expliquée ci-dessous.

Listing de stock sous format électronique obtenu ► Comptages « Listing to Stock » : •

Ouvrir le fichier Excel dans IDEA.

•

Sélectionner MUS Planning (Tools > Mus Planning).

•

Remplir les champs proposés des différents onglets : o Pour « Field to be Sampled », choisir la colonne dans laquelle les références sont valorisées o Dans l’onglet « Parameters », cocher l’option « High Values in Sample as Aggregate ». o Dans le cas où des éléments spécifiques ont été sélectionnés remplir l’onglet « Significant Items » Cf. Annexe D – Comment utiliser MUS

•

MUS extrait une première sélection dans laquelle il propose de modifier si besoin les valeurs des références (colonne MUS_AGG_GROSS_VALUE). A priori il n’y a pas de valeurs à modifier pour une sélection d’articles pour un inventaire physique.

•

Sélectionner une première fois MUS Evaluation (Tools > Mus Evaluation).

•

MUS extrait alors la même population que précédemment (c’est-à-dire une liste de références à tester) avec une information complémentaire : le MUS_REC_HIT. Cette information correspond à l’euro qu’il va falloir tester.

•

Pour chaque référence sélectionnée, obtenir la liste exhaustive des emplacements concernés. Ensuite il convient de classer ces emplacements par ordre chronologique (ou alphabétique) et de valoriser les quantités avec le prix unitaire figurant dans le fichier du client. Ajouter une dernière colonne : « solde », qui calcule la valorisation cumulée des emplacements. Le « MUS_REC_HIT number » permet de sélectionner l’emplacement dans lequel cet euro se trouve. Exemple : MUS_RE_HIT Number : 5 680,32 Fichier du client : Référence article

Emplacement

Quantité

PU

Valorisation

Solde

A4532

A1

20

50

1 000

1 000

A4532

A2

40

50

2 000

3 000

A4532

A3

70

50

3 500

6 500

A4532

A4

10

50

500

7 000

L’emplacement comprenant l’euro sélectionné soit le 5 680,32ème euro est l’emplacement A3. C’est donc l’emplacement sur lequel nous allons effectuer nos comptages. Suite page suivante

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Cas n°7 : Listing de stock avec valeurs mais sans emplacements – Nombreux emplacements pour une référence (>10) (suite) Listing de stock sous format électronique obtenu (suite) •

Utiliser cette méthode pour toutes les références sélectionnées par MUS et tester les emplacements indiqués.

•

Remplir les conclusions des comptages « Listing to Stock » dans MUS. Seuls les écarts entre les comptages de l’équipe d’audit et les comptages du client sont à reporter. Cf. Annexe E – Comment reporter les écarts de comptages dans MUS

•

Cliquer sur les pour les transformer en , sinon MUS considère une erreur de 100% sur l’élément pour lequel la est restée. MUS interprète cela comme une absence de comptage.

•

Pour finaliser le test, sélectionner MUS Evaluation (Tools > MUS Evaluation).

•

Conclure sur la base de l’extrapolation réalisée. Cf. Annexe F - Comment conclure dans MUS

► Comptages « Stock to Listing » : •

Réaliser des comptages en « Stock to Listing », dont le nombre de références est choisi en fonction du jugement professionnel de l’équipe et doit être documenté dans le papier de travail.

•

Conclure sur l’exhaustivité des références comptées.

Pas de listing de stock sous format électronique ► Comptages « Listing to Stock » : La sélection se fait ici en 2 étapes : 1.

Sélection des références à tester sur la base du listing obtenu (sans indication des emplacements) : •

Sélectionner les éléments spécifiques (références ayant une valeur largement supérieure au reste de la population, références atypiques par nature, références à risques, etc.)

•

et/ou utiliser KSP (sur la totalité de la population ou sur la population restante si sélection d’éléments spécifiques)

 2.

L’utilisation de KSP nécessite l’implication d’un Sampling Specialist pour la sélection des éléments à tester et la conclusion du test dans l’outil. La taille minimum de l’échantillon donnée par KSP peut être répartie entre les comptages « Listing to Stock » et « Stock to Listing ».

Pour chaque référence sélectionnée à l’étape 1, obtenir du client la liste exhaustive des emplacements concernés. Communiquer ces informations au Sampling Specialist qui vous indiquera quels emplacements tester.

► Comptages « Stock to Listing » : •

Réaliser des comptages en « Stock to Listing », dont le nombre de références est choisi en fonction du jugement professionnel de l’équipe et doit être documenté dans le papier de travail. Cf. ci-dessus si KSP est utilisé.

•

Conclure sur l’exhaustivité des références comptées.

Attention : il n’est pas possible d’extrapoler les résultats des comptages « Listing to Stock » et « Stocks to listing » à la population entière.

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Cas n°8 : Listing de stock sans valeurs mais avec mention des emplacements

Informations disponibles dans le fichier du client La méthode de sélection exposée ci-dessous est la plus efficace lorsqu’on dispose d’un listing de stock indiquant les emplacements, mais pas les valeurs. Pour une référence donnée, le fichier comporte autant de lignes qu’il y a d’emplacements de stockage. Une ligne du fichier = la référence de l’article / son emplacement / la quantité. La combinaison de la référence de l’article et de son emplacement est considérée comme une donnée unique. Afin de sélectionner les éléments à tester, il convient de valoriser le listing avec les PRU N-1, des PRU plus récents ou les prix standards et réaliser un MUS : cf. cas n°5 « Listing de stock sous format électronique obtenu ». Lors du final, réaliser un comparatif entre les PRU N-1 ou les prix standards utilisés pour valoriser le listing de stock avant inventaire et le PRU N pour s’assurer que l’écart de valorisation n’est pas significatif et ne remet donc pas en cause l’extrapolation issue du MUS. Si la valorisation du listing sur la base des PRU N-1, des PRU plus récents, ou des prix standards n’est pas possible : il convient de tester des éléments spécifiques, ou en l’absence de ceux-ci, de déterminer une taille d’échantillon selon le jugement de l’équipe. La méthode de sélection doit être validée en amont de l’intervention avec l’incharge et le manager.

© 2015 KPMG S.A., société anonyme d’expertise comptable et de commissariat aux comptes, membre français du réseau KPMG constitué de cabinets indépendants adhérents de KPMG International Cooperative (“KPMG International”), une entité de droit suisse. Tous droits réservés. Imprimé en France. Le nom KPMG, le logo et le message “cutting through complexity” sont des marques déposées ou des marques de KPMG International Coopérative (“KPMG International”).

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Cas n°9 : Listing de stock sans valeurs ni emplacements – Peu d’emplacements pour une référence (10) Informations disponibles dans le fichier du client Contrairement au cas n°8, nous ne disposons pas ici d’un listing unique qui indique pour chaque référence, l’exhaustivité des emplacements où elle est stockée. Exemple : l’entité gère ses flux logistiques par référence et sous-traite le stockage à un tiers qui gère les stocks par emplacement. L’entité peut nous fournir uniquement un listing des références et quantités. Nous ne disposons ni des valeurs ni des emplacements. Afin de sélectionner les éléments à tester, il convient de valoriser le listing transmis avec les PRU N-1, des PRU plus récents ou les prix standards afin de pouvoir réaliser un MUS. Lors du final, réaliser un comparatif entre les PRU N-1 ou les prix standards utilisés pour valoriser le listing de stock avant inventaire et le PRU N pour s’assurer que l’écart de valorisation n’est pas significatif et ne remet donc pas en cause l’extrapolation issue du MUS. Situation A : Il est possible d’obtenir du tiers le listing électronique des emplacements pour chaque référence. Nous pouvons alors combiner les fichiers de l’entité et du tiers pour obtenir un listing avant inventaire qui indique la valorisation théorique des stocks pour chaque emplacement. Une ligne du fichier = la référence de l’article / son emplacement / la quantité / la valorisation théorique. Pour faire la sélection des références à compter, cf. cas n°5 « Listing de stock sous format électronique obtenu ». Situation B : Il n’est pas possible d’obtenir du tiers le listing électronique des emplacements pour chaque référence. Dans ce cas, la sélection se fait sur la base du fichier du client contenant les informations : références et quantités, auxquelles s’ajoute la valorisation théorique. Nous considérons alors que chaque référence constitue l’agrégat de tous les emplacements sur lesquels elle est stockée. Pour faire la sélection des références à compter, cf. cas n°7 « Listing de stock sous format électronique obtenu ». Si la valorisation du listing sur la base des PRU N-1, des PRU plus récents ou des prix standards n’est pas possible : il convient de tester des éléments spécifiques, ou en l’absence de ceux-ci, de déterminer une taille d’échantillon selon le jugement de l’équipe. La méthode de sélection doit être validée en amont de l’intervention avec l’incharge et le manager.

© 2015 KPMG S.A., société anonyme d’expertise comptable et de commissariat aux comptes, membre français du réseau KPMG constitué de cabinets indépendants adhérents de KPMG International Cooperative (“KPMG International”), une entité de droit suisse. Tous droits réservés. Imprimé en France. Le nom KPMG, le logo et le message “cutting through complexity” sont des marques déposées ou des marques de KPMG International Coopérative (“KPMG International”).

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Cas n°11 : Listing de stock indisponible

Contexte – Structure des informations du fichier Le client ne dispose pas de listing de stock à transmettre à l’équipe d’audit pour faire ses sélections, dans ce cas :  Compter l’exhaustivité du stock si possible  Sinon effectuer les procédures suivantes : •

Réaliser des comptages sur la base du stock physique (étendue à déterminer selon le jugement professionnel de l’équipe) et comparer ces quantités aux feuilles de comptages du client,

•

Obtenir une copie de l’exhaustivité des feuilles de comptages du client et, pour une sélection de références, réaliser des comptages,

•

Valider les quantités saisies dans le listing après inventaire, une fois l’inventaire physique terminé.

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Cas n°12 : Approche substantive - Multi-location Contexte du Multi-location Nous parlons de « multi-location » lorsqu’une entité possède plusieurs sites. Ainsi afin de satisfaire son obligation d’assister à l’inventaire physique de l’entité, l’équipe d’audit peut être amenée à devoir sélectionner certains sites qui feront l’objet de tests. L’équipe d’audit utilise son jugement professionnel pour déterminer le nombre de sites homogènes qu’elle souhaite visiter, en fonction duquel l’échantillon à tester sera réparti, en tenant compte : o du nombre total de sites, o de la valeur de la population à tester par comparaison avec la Performance Materiality, o de la concentration des valorisations sur les sites (par exemple, si chaque site contient une faible quantité de références alors un échantillon plus important de sites devra faire l’objet de tests), o du risque d’anomalie significative (RoMM), o de l’étendue des anomalies d’audit attendues dans la population, o de l’étendue des preuves d’audit collectées par d’autres procédures substantives. Les sites considérés comme étant individuellement significatifs en termes de risque ou de nature doivent être exclus de la population en amont de l’échantillonnage pour être testés séparément. Les sites individuellement significatifs en terme de valorisation seront automatiquement sélectionnés par MUS compte tenu du nombre important d’unités monétaires, s’ils sont maintenus dans la population intégrée dans MUS. Ils feront toutefois l’objet d’un échantillon séparé. Si l’équipe souhaite inclure un degré d’imprévisibilité en visitant un ou plusieurs sites spécifiques, alors ces sites sont de fait exclus du multi-location. Les comptages effectués sur ces sites seront à l’appréciation de l’équipe qui doit exercer son jugement professionnel et ne pourront être extrapolés à l’ensemble de la population.

Spécificités du MUS Multi-location Faire appel en amont à un Sampling Specialist pour mettre en œuvre l’ensemble des procédures d’échantillonnage à l’aide des routines « MUS Multilocation » d’IDEA. Pour réaliser un MUS Multi-location efficace, les conditions suivantes doivent être réunies : •

Les inventaires des différents sites doivent avoir lieu à une même date, ou à des dates très proches

•

Il convient de disposer dans un 1er temps de la valorisation pour chacun des sites

•

Pour les sites qui auront été sélectionnés, il faut disposer d’un listing détaillé sous le même format

Si les inventaires sur les sites sélectionnés ont lieu à des dates proches, il conviendra de faire un passage entre les quantités mentionnées dans le listing intégré dans MUS Multi-location (ayant servi à la sélection initiale), et le listing des stocks au jour de l’inventaire, en examinant les mouvements de stocks entre ces 2 dates. Cette étape est essentielle pour pouvoir conclure puisque la population sur laquelle les comptages sont effectués ne correspond plus à celle intégrée dans MUS. Si les inventaires sur les sites ont lieu à des dates éloignées, le MUS Multi-location n’est pas approprié. Dans ce cas, il convient de sélectionner un échantillon sur chaque site choisi, indépendamment des autres sites, sur la base de notre jugement professionnel. Si les inventaires sur les sites ont lieu à des dates éloignées ET le stock individuel valorisé de tout ou partie des sites est inférieur à la Performance Materiality : le MUS Multi-location n’est pas approprié. Dans ce cas, il convient : •

Tout d’abord, envisager de tester 100% de la population ou des éléments spécifiques pour chaque site choisi.

•

Si les modes de sélection ci-dessus ne sont pas envisageables, il n’est pas possible de réaliser un MUS pour chaque site choisi si la valorisation de ce site est inférieure à la PM. Dès lors, il convient de déterminer une Performance Materiality plus faible pour le compte significatif relatif aux stocks (activité eAudIT 2.2.1 Materiality). Cette PM plus faible sera à justifier dans le dossier et à appliquer pour l’ensemble des sites et des travaux substantifs réalisés sur les stocks, y compris pour les sites dont la valorisation est supérieure à la PM générale.

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Cas n°12 : Approche substantive - Multi-location (suite) Nous avons obtenu le listing de stock sous format électronique •

Communiquer au Sampling Specialist la synthèse Excel du listing du stock valorisé par site.

•

Le Sampling Specialist communique à l’équipe d’audit la sélection faite par « MUS Multilocation » des sites à visiter (hors sites spécifiques).

•

Communiquer au Sampling Specialist le détail Excel du stock valorisé de chaque site sélectionné par « MUS Multilocation ».

•

Le Sampling Specialist communique à l’équipe d’audit la sélection faite par « MUS Multilocation » des articles à tester par site sélectionné.

•

Participer aux inventaires physiques des sites sélectionnés et réaliser les tests.

•

Communiquer au Sampling Specialist le résultat des tests dans un fichier Excel.

Attention à l’interprétation des résultats si les inventaires n’ont pas tous eu lieu à la même date (cf. page précédente). A discuter avec le Sampling Specialist. •

Le Sampling Specialist réalise l’évaluation des résultats au niveau de la population restante (hors sites spécifiques) à l’aide des routines « MUS Multilocation » d’IDEA et communique à l’équipe d’audit ces résultats.

Nous n’avons pas obtenu le listing de stock sous format électronique •

Identifier les site spécifiques devant obligatoirement faire l’objet de tests du fait de leur importance en termes de risque, nature ou valeur.

•

Définir le nombre de sites à tester dans la population restante (hors sites spécifiques) en exerçant notre jugement professionnel.

•

Faire appel en amont à un Sampling Specialist pour mettre en œuvre l’ensemble des procédures d’échantillonnage à l’aide de l’outil KSP (KPMG Sampling Plan).

•

Le Sampling Specialist communique à l’équipe d’audit la sélection faite par KSP des sites à visiter (hors sites spécifiques).

•

Le Sampling Specialist communique à l’équipe d’audit la sélection faite par KSP des articles à tester par site sélectionné.

•

Participer aux inventaires physiques des sites sélectionnés et réaliser les tests.

•

Communiquer au Sampling Specialist le résultat des tests dans un fichier Excel.

•

Le Sampling Specialist réalise l’évaluation des résultats à l’aide de l’outil KSP et communique à l’équipe d’audit ces résultats.

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Les procédures de Rollforward Procédures de Rollforward dans le cadre d’une approche contrôle Dans le cas où le test d’efficacité opérationnelle a été réalisé à une date antérieure à la clôture, l’équipe d’audit doit soit : •

Documenter l’absence de changement dans la conception et application du contrôle (exemple : via un test de cheminement)

•

Réaliser des tests complémentaires si un changement significatif a eu lieu au cours de la période (exemple : obtenir la mise à jour des procédures, réaliser des tests de cheminement, obtenir la synthèse globale des inventaires, définir les tests d’efficacité opérationnelle additionnels à réaliser…)

Procédures de Rollforward dans le cadre d’une approche substantive Si l’inventaire physique s’est tenu à une date antérieure à la clôture, nous devons obtenir des preuves d’audit sur la correcte comptabilisation des mouvements de stocks entre la date d’inventaire et la clôture, en effectuant soit :

►

•

une combinaison de tests de contrôle et d’autres tests substantifs

•

uniquement des tests substantifs additionnels si on les juge suffisants Les tests substantifs à réaliser sur la période intermédiaire doivent inclure :

►

•

la comparaison du contenu du compte à la date intérimaire avec celle du compte à la clôture pour identifier les montants inhabituels et les investiguer

•

la réalisation de procédures d’audit pour tester la période intermédiaire (procédures analytiques substantives et/ou tests de détail) Exemples de procédures substantives pour couvrir la période intermédiaire :

►

•

Tester la réconciliation entre le listing de stock et la comptabilité générale à la clôture et investiguer les éléments en écart

•

Réaliser des procédures analytiques substantives (exemple : bouclage des flux de stocks, cohérence des taux de rotation, cohérence des taux de marge…)

•

Tester des opérations affectant les mouvements de stock (exemple : achats/ventes) par remontée aux justificatifs, entre la date de l’inventaire physique et la date de clôture, en effectuant un échantillonnage (cf. ci-dessous) ou test d’éléments spécifiques

•

Tester des achats et ventes pour s’assurer du respect du cut-off à la clôture Pour tester la période intermédiaire, l’équipe d’audit peut choisir de réaliser un échantillonnage sur l’ensemble des mouvements de la période. Dans ce cas, 2 cas de figure pour un échantillonnage portant sur un compte de bilan :

►

•

un MUS par nature de transaction (par ex. MUS entrées de stocks + MUS sorties de stocks)

•

sélection de 25 éléments minimum par nature de transaction (par ex. 25 entrées de stocks + 25 sorties de stocks) La sélection de 25 éléments minimum est possible si toutes les conditions suivantes sont respectées : o risque de contrôle évalué comme faible aux 2 dates o risque inhérent non-significatif o en cas de risque de fraude, d’autres procédures substantives sont réalisées, dont des tests de détail, pour couvrir ce risque, o la composition ou le solde du compte n’a pas évolué de manière significative entre les 2 dates

►

Pour tester la période intermédiaire, l’équipe d’audit peut choisir de réaliser un test d’éléments spécifiques : Si un test des éléments spécifiques a été effectué à la date intérimaire, il convient de faire le suivi des éléments spécifiques sur la période intermédiaire + conclure sur la population restante.

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Annexes

A. Table des TOE en l’absence d’anomalie attendue dans l’échantillon

31

B. Table des TOE si des anomalies sont attendues dans l’échantillon

32

C. La documentation de l’assistance à l’inventaire physique des stocks

33

D. Comment utiliser MUS

35

E. Comment reporter les écarts de comptages dans MUS

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F. Comment conclure dans MUS

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Annexe A : Table des TOE en l’absence d’anomalie attendue dans l’échantillon

•

La table KAM des TOE indique les tailles d’échantillon minimales à tester en fonction de la fréquence du contrôle manuel et du risk of failure Fréquence du contrôle

Annuel Trimestriel (Dont la clôture + 1) Mensuel Hebdomadaire Quotidien Récurrent (Plusieurs fois par jour)

Taille minimale de l'échantillon Risk of failure "Lower" 1 1+1 2 5 15 25

Risk of failure "Higher" 1 1+1 3 8 25 40

Un contrôle ne peut être considéré comme efficace que si nous n’identifions aucune anomalie sur l’échantillon testé, sauf concernant les contrôles manuels récurrents (Double Sampling) •

Pour tout test de contrôle réalisé à l’intérim, nous devons mettre en œuvre des procédures de rollforward au final. La nature et l’étendue de ces procédures dépend de notre jugement professionnel

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Annexe B : Table des TOE si des anomalies sont attendues dans l’échantillon

Si l’équipe d’audit anticipe des faiblesses lors de la réalisation de TOE, elle ne devrait normalement pas tester le contrôle. Cependant, dans certains cas, il est possible de tester un contrôle en acceptant plusieurs déviations (cf. table ci-dessous), lorsque : •

un contrôle est effectué sur plusieurs sites homogènes (environnement Multi-location)

•

ET l’équipe d’audit choisit de tester un échantillon spécifique sur chaque site visité (par opposition au choix de répartir l’échantillon global sur les sites visités). Cf. cas n°4.

Attention : cette table n’est pas utilisable lorsque les conditions ci-dessus ne sont pas réunies.

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Annexe C : La documentation de l’assistance à l’inventaire physique des stocks

 Les instructions d’inventaire de l’in charge  La procédure d’inventaire du client  Le programme de travail – Contrôle de l’inventaire physique (WP04-06) doit obligatoirement être rempli (disponible dans Guides et outils d’audit > Local Work Papers > Conduite de la mission d’audit ou d’examen limité)  Le mémo d’inventaire  Le papier de travail intégrant le tableau des références comptées avec la justification de la sélection, les comptages KPMG, les comptages du client et les écarts.  Une copie de toutes les feuilles de comptages pour les contrôles de suivi de l’inventaire physique (1).  Le tableau de réconciliation des quantités comptées par KPMG et les quantités figurant dans le listing après inventaire (Follow up)  Le cas échéant, les papiers de travail et les conclusions MUS

(1) Il est préférable d’obtenir une copie de toutes les feuilles de comptages. Cependant, si ce n’est pas possible, obtenir la copie des feuilles de comptages pour les articles que nous avons sélectionnés, ainsi qu’un justificatif des numéros séquentiels utilisés, afin de pouvoir contrôler que les quantités inventoriées ont été correctement enregistrées dans les comptes de l’entité et qu’aucune modification non autorisée n’a été faite. © 2015 KPMG S.A., société anonyme d’expertise comptable et de commissariat aux comptes, membre français du réseau KPMG constitué de cabinets indépendants adhérents de KPMG International Cooperative (“KPMG International”), une entité de droit suisse. Tous droits réservés. Imprimé en France. Le nom KPMG, le logo et le message “cutting through complexity” sont des marques déposées ou des marques de KPMG International Coopérative (“KPMG International”).

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Annexe C : La documentation de l’assistance à l’inventaire physique des stocks (suite)

Les points de contrôles clés pour évaluer la procédure d’inventaire physique  Les équipes de comptage comprennent les instructions (notamment si recours à des intérimaires)  Les équipes de comptage sont composées de personnes indépendantes des stocks / sans responsabilité sur les stocks (séparation des tâches)  Les équipes de comptage sont supervisées de façon satisfaisante. Les personnes participant aux comptages n’ont pas accès aux fichiers de saisie (séparation des tâches)  Les personnes qui effectuent les comptages et les responsables en charge de leur supervision possèdent un niveau satisfaisant d’objectivité, de compétence et d’expérience pour que l’inventaire physique soit correctement réalisé.  Les feuilles ou grilles de comptages sont pré-numérotées, ce qui permet de contrôler leur exhaustivité  Les feuilles ou grilles de comptages et le cas échéant, les autocollants ou étiquettes d’inventaires contiennent toutes les informations requises (référence, localisation, etc.)  Les comptages doivent être réalisés à l’aveugle (les quantités ne doivent pas figurer sur les feuilles ou grilles de comptages)  Les articles comptés sont correctement identifiés (pastilles, étiquettes, …) pour éviter des doubles comptages ou des omissions  Les comptages font l’objet d’une vérification (double comptage) par une personne/équipe différente de celle du premier comptage  Les articles obsolètes, fin de série ou endommagés sont clairement identifiés. Les recenser afin de suivre leur valorisation et leur correcte dépréciation lors de l’audit des comptes  Les stocks appartenant à des tiers sont clairement identifiés et maintenus à l’écart du reste du stock. Ils font l’objet d’un comptage séparé  La marchandise située à l’extérieur des entrepôts (stockiste, tiers, plateforme de livraison, etc…) a été inventoriée  Les articles constatés en immobilisations sont bien exclus des comptages  Les articles sortis du stock et à expédier sont identifiés et placés dans une zone spécifique. Idem pour les réceptions d’articles dont les quantités ne sont pas encore enregistrées en stock au moment du début de l’inventaire  Tous les mouvements de stocks pendant l’inventaire sont identifiés  Le client peut identifier tous les mouvements de stocks entre la date d'inventaire et la date de clôture si l’inventaire est réalisé à une date différente  Des procédures spécifiques sont appliquées pour quantifier certains produits particuliers (tas de charbon, de terre, matériaux sensibles ou toxiques, mesure de liquides, etc.)

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Annexe D : Comment utiliser MUS

I.

Programmer l’enregistrement des travaux

• Au préalable il est important de créer un dossier IDEA/MUS dans votre dossier client afin de retrouver facilement tous les fichiers IDEA correspondant à votre client dans un seul et même endroit • Ouvrir le programme IDEA via Guides et outils d’audit • Cliquer sur « Create » pour créer un projet de travail dans IDEA • Choisir « External project » puis rechercher le dossier précédemment créé dans votre dossier client en appuyant sur • Une dernière fenêtre s’ouvre pour choisir l’utilisation du projet : « Shared » notamment si votre projet est enregistré sur le réseau afin que ce dernier puisse être partagé ou « Individual » si votre projet est créé sur votre disque dur

II.

Importation du fichier d’inventaire

• Lancer la commande d’importation de fichier : File > Desktop • Sélectionner le format du fichier à importer (pour l’exemple, il s’agit d’un fichier Excel) • Sélectionner le fichier à importer en appuyant sur

puis cliquer sur « Suivant > »

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Annexe D : Comment utiliser MUS (suite)

II.

Importation du fichier d’inventaire (suite)

• Définir les paramètres d’importation puis cliquer sur OK • Sélectionner les onglets à importer dans la fenêtre « Sheets to import ». Dans ce cas il existe un seul onglet dans le fichier à importer et il n’y a donc aucune modification à apporter. • L’option « First row is field names » permet d’indiquer à IDEA que la première ligne du fichier Excel ne contient pas des données, mais les noms des champs. De cette façon, les noms seront automatiquement reportés dans la base de données IDEA générée. Une fois la base importée, la vue principale se présente de la façon suivante :

• Effectuer les procédures de contrôles d’importation suivantes pour s’assurer que toutes les données sont reprises dans IDEA : • Contrôle du total des valeurs importées • Contrôle du nombre de lignes • Contrôle des types de champs (numérique, caractère, date, etc.) Pour cela utiliser l’outil « Field Statistics » sur la droite de l’écran III.

Lancer l’extraction MUS

• Dans l’onglet « Tools », sélectionner « MUS Planning » • Dans la fenêtre qui s’ouvre, compléter les informations demandées : Onglet « General » • Client, Period, Prepared by, • Purpose of the Test : E,A des stocks • Population : Fichier des stocks • Sampling unit : Référence de stocks • Field to be Sampled : « Valorisation » (c’est-à-dire le résultat du prix unitaire * quantité) • Value option : Laisser le en position « Positive Value » © 2015 KPMG S.A., société anonyme d’expertise comptable et de commissariat aux comptes, membre français du réseau KPMG constitué de cabinets indépendants adhérents de KPMG International Cooperative (“KPMG International”), une entité de droit suisse. Tous droits réservés. Imprimé en France. Le nom KPMG, le logo et le message “cutting through complexity” sont des marques déposées ou des marques de KPMG International Coopérative (“KPMG International”).

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Annexe D : Comment utiliser MUS (suite)

III.

Lancer l’extraction MUS (suite)

Onglet « Parameters » • RoMM : voir votre programme de travail dans l’engagement eAudIT • Audit Evidence from Other Substantive Audit : étendue des travaux réalisés par ailleurs concernant les deux assertions (EA) sur les stocks • Ne pas modifier le « Confidence Level » • Performance Materiality : voir les seuils définis dans l’engagement eAudIT • Audit Misstatement Posting Threshod : idem ci-dessus Selon les différents cas expliqués dans ce guide, c’est dans cet onglet que l’on choisit « High Value in Sample as Significant Items » ou « High Values in Sample as Aggregate » Onglet « Significant Items » Cet onglet permet d’indiquer pour le MUS, des informations complémentaires sur notre sélection et notamment si nous avons sélectionné des éléments spécifiques. Répondre aux questions en fonction de la situation rencontrée pour l’inventaire physique de votre client. • Cliquer sur « Estimate » puis « Extract » • Dans l’écran suivant, donner un nom à la base d’extraction « Prefix » ; MUS indique également le RSN (Random Seed Number) qui est la « carte d’identité » de l’extraction • Cliquer à nouveau sur « Extract » puis sur « Save » (pour garder un justificatif des paramètres et du RSN dans un document Word à joindre dans l’engagement eAudIT)

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Annexe D : Comment utiliser MUS (suite)

IV. Exploitation Votre base d’extraction est différente de votre fichier de stock importé et porte le « Prefix » qui lui a été attribué. Six colonnes ont été créées par MUS sur la droite du fichier : -

MUS_REC_NO : Numéro donné aléatoirement par MUS pour faire la sélection

-

MUS_REC_HIT : cette colonne est utile lorsque nous avons sélectionné « High Value in Sample as Aggregate ». En effet il s’agit de l’euro à sélectionner pour trouver la référence à compter (cf. cas n°7)

-

MUS_BOOK_VALUE : Valorisation selon le fichier de stock

-

MUS_AUDIT_VALUE : Valorisation des références comptées. Cette colonne peut être modifiée en cas d’écart entre les comptages du client et les comptages de KPMG non résolus (Cf. cas n°5 et suivants). Elle doit correspondre aux quantités comptées KPMG * prix unitaire

-

MUS_TESTED : Colonne indiquant si le comptage a été réalisé. Si la croix rouge est maintenue, MUS interprète cela comme une absence de comptage et donc une erreur à 100%

-

MUS_REFERENCE : Colonne permettant de renseigner les X-références des documents justificatifs des comptages

Dans le cas d’un MUS où la sélection se fait avec l’option « High Value in Sample as Aggregate », cf. cas n°7 pour plus d’explications

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Annexe E : Comment reporter les écarts de comptages dans MUS Si la date d’extraction du fichier ayant servi à la sélection des éléments à tester est antérieure à la date de l’inventaire physique Dans ce cas, des mouvements de stocks pourront avoir lieu entre la date d’extraction et la date de l’inventaire physique. Ainsi il est possible que la quantité pour un article donné diffère entre l’information issue du fichier de sélection et la quantité en stock le jour de l’inventaire physique. • Précautions à prendre dans ce cas de figure : o Pour effectuer notre sélection d’éléments à tester, il convient d’obtenir un listing de stock avant inventaire à la date la plus proche possible de l’inventaire physique o Il est important de s’assurer que la composition et le solde du compte de stocks n’ont pas évolué de manière significative entre ces deux dates o Il convient d’obtenir et d’examiner les mouvements ayant eu lieu entre les quantités mentionnées dans le fichier de sélection initiale et les stocks existant au jour de l’inventaire. Pour tester la période intermédiaire, il convient de procéder comme pour les Procédures de rollforward, cf. page 29. • Définition d’une anomalie relevée lors des comptages : Une anomalie d’audit existe lorsque la quantité comptée par le client diffère de la quantité comptée par l’équipe d’audit. Ainsi seuls les écarts entre ces deux comptages sont à reporter dans MUS, comme illustré dans l’exemple ci-dessous : Exemple : Articles Quantités du Comptage Client Comptage KPMG Prix Unitaire (1) MUS_Book_Value (3) MUS_Audit_Value (4) Différence d'audit 29 Déc. (1) le 31 Déc. (2) le 31 Déc. (2) dans MUS (5) A

50

52

53

10

B

100

101

101

12

500 510=(53-52)x10 + 500 1200

10

1200

0

(1) : informations issues du fichier de sélection, daté du 29 décembre (2) : informations issues du comptage le jour de l’inventaire physique, le 30 décembre (3) : informations directement reportées dans MUS sur la base des informations (1) (4) : informations calculées par l’équipe d’audit (5) : informations calculées automatiquement par MUS Dans le cas de l’article A, nous constatons un écart d’une unité entre le comptage du client et notre comptage. Par conséquent la valeur à renseigner dans MUS est : 51 * 10 = 510 € (51 = 50 unités présentes dans le listing avant inventaire + 1 unité en écart). Par contre dans le cas de l’article B, nous ne constatons aucun écart entre le comptage du client et notre comptage. Il faut donc maintenir dans le MUS, la valeur du stock telle qu’elle existait dans le fichier obtenu avant l’inventaire, ici 1 200 (soit 100 * 12 €). Ce n’est pas considéré comme une anomalie. De plus, dès qu’un écart est identifié entre le comptage du client et celui de l’équipe d’audit, il convient de : 1) Communiquer ces écarts au management 2) Examiner et documenter l’origine de ces écarts 3) Demander au management de réaliser un recomptage du stock et/ou réaliser des procédures complémentaires 4) Enregistrer les différences d’audit factuelles (telles qu’expliquées ci-dessus) dans MUS 5) Dans le cas où l’UPL (Upper Pecision Limit) est supérieure à la PM, contacter un Sampling Specialist © 2015 KPMG S.A., société anonyme d’expertise comptable et de commissariat aux comptes, membre français du réseau KPMG constitué de cabinets indépendants adhérents de KPMG International Cooperative (“KPMG International”), une entité de droit suisse. Tous droits réservés. Imprimé en France. Le nom KPMG, le logo et le message “cutting through complexity” sont des marques déposées ou des marques de KPMG International Coopérative (“KPMG International”).

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Annexe E : Comment reporter les écarts de comptages dans MUS (suite) Si la date d’extraction du fichier ayant servi à la sélection des éléments à tester coïncide avec la date de l’inventaire physique Dans ce cas, nous nous attendons à ce que les quantités qui figurent dans le listing de sélection coïncident avec les quantités issues des comptages le jour de l’inventaire physique. • Définition d’une anomalie relevée lors des comptages : Une anomalie d’audit existe lorsque la quantité comptée par l’équipe d’audit diffère de la quantité renseignée dans le listing de stock avant inventaire, sur lequel la sélection des éléments à tester a été faite. Ainsi les écarts entre ces deux quantités sont à reporter dans MUS, comme illustré dans l’exemple ci-dessous : Exemple : Articles Quantités du Comptage Client Comptage KPMG Prix Unitaire (1) MUS_Book_Value (3) 31 Déc. (1) le 31 Déc. (2) le 31 Déc. (2) A

50

52

53

10

B

100

101

101

12

MUS_Audit_Value (4)

500

Différence d'audit dans MUS (5)

530=(53-50)x10 + 500

30

1200 1212=(101-100)x12 + 1200

12

(1) : informations issues du fichier de sélection (2) : informations issues du comptage lors de l’inventaire physique (3) : informations directement reportées dans MUS sur la base des informations (1) (4) : informations calculées par l’équipe d’audit (5) : informations calculées automatiquement par MUS Dans le cas de l’article A, nous constatons un écart de trois unités entre le listing avant inventaire et notre comptage. Par conséquent la valeur à renseigner dans MUS est : 53 * 10 = 530 € (53 = 50 unités présentes dans le listing initial + 3 unités en écart). A noter que dans ce cas, le client présente une quantité différente de notre comptage, l’équipe d’audit devra remonter ce point au management et demander à ce dernier de réaliser des procédures complémentaires (par exemple, recomptage). En fonction de son jugement professionnel, l’équipe d’audit devra décider si des procédures d’audit complémentaires seront à réaliser (extension de l’échantillon…). Contacter un Sampling Specialist si besoin. Dans le cas de l’article B, nous constatons un écart d’une unité entre le listing avant inventaire et notre comptage. Par conséquent la valeur à renseigner dans MUS est : 101* 12 = 1 212 € (101 = 100 unités présentes dans le listing + 1 unité en écart). Note : Dans les cas A et B, les écarts sont à reporter dans MUS même si le client tombe d’accord, à l’issue d’un recomptage, avec les quantités que nous avons comptées et qu’il rectifie le stock comptable en conséquence. De plus, dès qu’un écart est identifié entre le comptage du client et celui de l’équipe d’audit (à ne pas reporter dans MUS) et/ou entre le listing et le comptage de l’équipe d’audit (à reporter dans MUS), il convient de : 1) Communiquer ces écarts au management 2) Obtenir l’analyse des écarts effectuée par le client. Examiner l’origine de ces écarts, en tenant compte de la nature des produits en stock 3) Demander au management de réaliser un recomptage du stock et/ou de réaliser des procédures complémentaires 4) Enregistrer les différences d’audit factuelles (telles qu’expliquées ci-dessus) dans MUS 5) Dans le cas où l’UPL (Upper Pecision Limit) est supérieure à la PM, contacter un Sampling Specialist

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Annexe F : Comment conclure dans MUS

Notions importantes Projected Misstatement Somme des anomalies d’audit identifiées au niveau de l’échantillon testé et des erreurs projetées aux autres items (non testés) de la population Projected Misstatement = Factual Misstatement + Projection Ajustement vraisemblable au niveau de la population totale

Allowance for Sampling Risk (ASR) : Il s’agit du risque d'échantillonnage. Le risque d’échantillonnage mesure le degré de précision du test. C’est un risque inhérent à l’utilisation d’une technique d’échantillonnage (il peut subsister des erreurs non identifiées) Marge d’erreur dans l’estimation de l’ajustement vraisemblable au niveau de la population totale

Upper Precision Limit (UPL) Somme des anomalies identifiées au niveau de l’échantillon testé, des erreurs projetées aux autres items (non testés) de la population et du risque d’échantillonnage. Montant maximum des ajustements d’audit possibles au niveau de la population totale : le scénario catastrophe ! L’UPL est l’estimation de l’erreur totale compte tenu de ces erreurs non identifiées UPL = Projected Misstatement + ASR À Comparer à la PM

© 2015 KPMG S.A., société anonyme d’expertise comptable et de commissariat aux comptes, membre français du réseau KPMG constitué de cabinets indépendants adhérents de KPMG International Cooperative (“KPMG International”), une entité de droit suisse. Tous droits réservés. Imprimé en France. Le nom KPMG, le logo et le message “cutting through complexity” sont des marques déposées ou des marques de KPMG International Coopérative (“KPMG International”).

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Annexe F : Comment conclure dans MUS (suite) Cas simple : pas ou peu d’erreurs MUS valide l’échantillon lorsque l’UPL (l’estimation de l’erreur totale compte tenu de ces erreurs non identifiées) est inférieure à la Performance Materiality Dans ce cas, cliquer sur « Save » pour enregistrer le document MUS reprenant les données de planning et d’évaluation de l’échantillon. Il doit être inséré dans eAudIT.

Cas où les erreurs cumulées sont significatives MUS indique un message d’erreur pour expliquer que l’échantillon n’est pas validé étant donné que l’UPL (l’estimation de l’erreur totale compte tenu de ces erreurs non identifiées) est supérieure à la Performance Materiality : « Your sample does not provide a reasonable basis for conclusion » MUS vous demande alors de comprendre et corriger les erreurs significatives détectées. Pour cela contacter un Sampling Specialist.

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Annexe F : Comment conclure dans MUS (suite)

Interprétation des résultats •

Comparer l’UPL à la Performance Materiality

•

Analyser l’origine et la nature des ajustements d’audit

•

« L’Allowance for Sampling Risk » ne doit pas être supérieure à la PM

•

Si les ajustements d’audit extrapolés sont supérieurs aux estimations préalables, déterminer si l’évaluation du RoMM doit être révisée

•

Les « Projected Misstatements » sont à saisir dans le Tracker et à inclure dans le « Summary of audit misstatements » communiqué au client. Il convient de bien distinguer la partie « factual » de la partie « projected ». Par contre, les « Projected Misstatements » ne sont pas à comptabiliser. En cas de doute : Consulter un Sampling Specialist

Ce qu’il faut retenir Upper Precision Limit (UPL) inférieure à la Performance Materiality Nous pouvons conclure sur notre test Si des erreurs ont été identifiées, évaluer si elles sont pas révélatrices d’une défaillance de contrôle interne ou d’un risque de fraude

Upper Precision Limit (UPL) supérieure à la Performance Materiality Nous ne pouvons pas conclure directement Il faudra alors s’interroger sur la nature des erreurs et leur impact global Contacter un Sampling Specialist.

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Les informations contenues dans ce document sont d’ordre général et ne sont pas destinées à traiter les particularités d’une personne ou d’une entité. Bien que nous fassions tout notre possible pour fournir des informations exactes et appropriées, nous ne pouvons garantir que ces informations seront toujours exactes à une date ultérieure. Elles ne peuvent ni ne doivent servir de support à des décisions sans validation par les professionnels ad hoc. © 2015 KPMG S.A., société anonyme d’expertise comptable et de commissariat aux comptes, membre français du réseau KPMG constitué de cabinets indépendants adhérents de KPMG International Cooperative (“KPMG International”), une entité de droit suisse. Tous droits réservés. Imprimé en France. Le nom KPMG, le logo et le message “cutting through complexity” sont des marques déposées ou des marques de KPMG International Coopérative (“KPMG International”).