Functiile Managementului [PDF]

Zitiervorschau

Introducere Performanţele unei organizaţii sunt influenţate de calitatea managementului acesteia, deci implicit de modul de stabilire şi alegere a obiectivelor, de alocare a resurselor, de organizare a activităţilor, de coordonare şi antrenare a eforturilor membrilor organizaţiei, de motivare a acestora pentru a participa la realizarea integrală a obiectivelor. Aşa se explică faptul că organizaţii care lucrează în acelaşi domeniu de activitate şi dispun de aceleaşi resurse obţin însă, rezultate economico - financiare diferite. Managerii trebuie să deţină cunoştinţe de management, calităţi şi aptitudini manageriale care să le permită valorificarea dreptului de decizie conferit prin autoritatea posturilor. Un capitol de bază al acestor cunoştinţe de management se referă la cunoaşterea şi înţelegerea conţinutului funcţiilor managementului. Unele din principalele functii ale managementului sunt functia de planificare-prognozare.

Functia de prognozare-planificare Desi opeiniile diferitor autori sunt diferite cu privire la forma de manifestare a functiei de prevedere-planificare majoritatea o considera ca functie de baza a conducerii,element esential a conducerii stiintifice,care permite prefigurarea dezvoltarii viitoare,gasirea celor mai adecvate posibilitati de actiune in vederea realizarii obiectivelor care stau in fata intreprinderilor. Functia de prevedere-planificare poate fi privita ca un ansamblu de eforturi de gindire si actiune ale conducerii,in scopul de a detecta cu anticipatie problemele cu care se vor confrunta in viitor colectivele de munca,de a pregati solutii,de a face posibila corectarea actiunii pe masura realizarii ei.

Functia de planificare Planificarea este functia manageriala de start - kilometrul zero pentru management. Înainte ca un manager sa organizeze, sa coordoneze si sa controleze el trebuie sa aiba un plan, altfel, activitatile ulterioare (celelalte functii manageriale) nu au scop sau directie. Planificarea este un proces prin care organizaţiile încearcă să anticipeze schimbările şi să se adapteze în aşa fel încât să asigure atingerea obiectivelor organizaţionale. Mulţi teoreticieni ai managementului consideră că planificarea reprezintă cea mai importantă sarcină a managerilor. Scopul si necesitatea planificarii Daca managementul unei societati comerciale se realizeaza prin planificare, organizare, conducere si control, putem spune ca planificarea, este functia de baza a managementului. Daca planificarea este apreciata ca fiind functia de baza sau fundamentala a managementului, este pentru ca prin toate actiunile manageriale de organizare, conducere si control se urmareste aducerea la indeplinire a deciziilor planificarii. 1

Pentru ca societatea comerciala sa obtina rezultate prin care sa supravietuiasca, si sa prospere in domeniul ei de activitate este ca fiecare departament, fiecare angajat sa stie ce are de facut, iar aceasta se obtine prin planificare. Planificarea este o activitate de baza in management. Toti managerii, intr-un fel sau altul, fac planificare. Totusi, modul de abordare a planificarii, maniera de a ajunge la planuri, complexitatea si continutul planurilor difera de la un nivel managerial la altul si chiar de la o societate la alta. Ceea ce ramane la fel este aspectul referitor la eficienta activitatilor manageriale, la orice nivel si in orice societate comerciala, un management eficient, implica actiuni de planificare . Odata cu cresterea importantei planificarii intr-o societate comerciala, apar tot mai multe tipuri de planuri. Patru dimensiuni ale planurilor utilizate de manageri sunt:

Timpul

Domeniul

Pe termen lung

Planuri strategice

Pe termen mediu

Planuri operationale

Pe termen scurt

Frecventa De unica folosinta

Nivelul managerial

Permanente

Mediu

De virf De baza

Figura nr.1 – Dimensiunile planurilor utilizate de manageri

Planificarea pe termen lung. Planurile pe termen lung sunt cele care acopera aspecte competitive, tehnologice si strategice complexe ale conducerii unei societati comerciale si care implica si alocarea resurselor. Planificarea pe termen lung cuprinde cercetarea, dezvoltarea si expansiunea de capital, dezvoltarea organizationala si manageriala si satisfacerea cerintelor financiare ale societatii. Planurile pe termen lung sunt de obicei concepute de managerii de varf si se intind pe perioade mai mari de 5 ani. Planificarea pe termen mediu. Planurile pe termen mediu sunt concepute de obicei pe unul pana la 3 ani, planurile pe termen mediu sunt de obicei mai detaliate si au mai multa relevanta pentru managerii de pe nivel mediu si inferior. Planurile pe termen mediu se refera de obicei la functiile organice ale firmei, cum ar fi finantele, marketingul sau productia. Datorita faptului ca planurile pe termen lung trebuie sa ia in calcul un mare numar de variabile, accentul cade in multe societatii pe planurile pe termen mediu. 2

Planificarea pe termen scurt. Planurile pe termen scurt, la fel ca si cele pe termen mediu, deriva din cele pe termen lung. Au un termen scurt de cel mult un an si au un impact mai mare asupra activitatii zilnice a managerilor decat planurile pe termen mediu sau lung. Includ anumite planuri de atingere a obiectivelor financiare (bugetul), inventar, publicitate, instruirea angajatilor. Henri Fayol considera că planificarea reprezintă cea mai importantă funcţie pe care o îndeplinesc managerii. Orice orga-nizaţie se schimbă odată cu trecerea timpului, aceste schimbări fiind determinate de mediul economic, politic, tehnologic şi competiţional aflat într-o permanentă transformare. Planificarea este o activitate orientată spre viitor şi reprezintă procesul de stabilire a obiectivelor şi a ceea ce trebuie făcut pentru a atinge aceste obiective. Managerii decid ce trebuie făcut, când trebuie făcut, cum trebuie făcut şi cine trebuie să o facă. (George A. Steiner). Provocarea în procesul planificării constă în a lua decizii care să asigure cu succes viitorul organizaţiei. Planificarea este un proces care nu se încheie odată cu crearea unui plan, ci continuă cu implementarea acestuia, ţinându-se cont de faptul că, în etapa de implementare şi control, planul poate necesita îmbunătăţiri sau modificări menite să îl facă mai eficient. Planificarea este o activitate de luare de decizii care reprezintă baza procesului de management şi care îi ajută pe manageri să organizeze, conducă şi controleze oferind organizaţiei o ţintă şi o direcţie. Relaţia dintre planificare şi celelalte funcţii ale managementului este ilustrată în figura următoare:

Organizarea

Coordonare

Planificarea Figura nr. 2- Relatia planificarii cu procesele manageriale

3

Control

Avantajele planificarii:  forteaza managerii sa gândeasca în perspectiva si sa fixeze obiective clare;  creaza unitatea de viziune si focalizeaza eforturile tuturor angajatilor catre actiuni convergente;  conduce la dezvoltarea standardelor de performanta care permit un control managerial mult mai eficace;  planificarea permite organizatiei sa fie mai bine pregatita pentru situatii neasteptate, adica este un instrument de adaptare la schimbare.

Importanta unei planificari eficiente Planificarea ar trebui să existe la toate nivelele manageriale: de la managerii de producţie care trebuie să stabilească fluxurile de muncă în mod eficient şi până la managerii de marketing care trebuie să stabilească în mod eficient canalele de distribuţie sau managerii serviciilor administrative, care trebuie să stabilească tipurile de documente şi fluxurile informaţionale. Planificarea eficientă este esenţială pentru succes. Fiecare manager stabileşte obiective şi descrie ce trebuie făcut pentru ca acestea să fie atinse, iar responsabilitatea de a planifica depinde de funcţia exactă pe care managerul o ocupă şi de caracterul şi obiectivele organizaţiei în care acesta lucrează. Însă indiferent de dimensiunile sau scopurile organizaţiei, planificarea aduce beneficii printre care dezvoltarea de abilităţi manageriale, creşterea posibilităţii de a avea succes, coordonarea eforturilor interdepartamentale şi pregătirea pentru schimbare. Prin însăşi natura sa, planificarea îi instruieşte pe manageri să se gândească la viitorul organizaţiei, la cum să îl îmbunătăţească, şi la rolul lor în schimbare. Planificarea presupune ca managerii să fie proactivi – oameni care fac lucrurile să se întâmple; de aceea, procesul planificării îi învaţă pe manageri să analizeze şi să se gândească la viitor cu atenţie şi să înţeleagă mai bine rolul esenţial pe care îl are o schimbare necesară. Planificarea este legată de succesul organizaţiei, motiv pentru care organizaţiile care au sisteme de planificare au mai mult succes financiar. Planurile ajută la definirea standardelor de performanţă datorită faptului că asigură clarificarea obiectivelor şi atribuţiilor (ce trebuie să facă fiecare şi când trebuie să o facă). Aceste standarde sunt folosite pentru evaluarea performanţelor într-un mod mai obiectiv şi mai raţional. Dacă o organizaţie nu are planuri, va fi obligată să facă faţă evenimentelor zilnice pe măsură ce acestea apar. Pe de altă parte, în condiţiile existenţei planurilor, managerii au posibilitatea de a se concentra asupra obiectivelor urmărite şi asupra acţiunilor ce trebuie făcute pentru atingerea acestor obiective. Astfel, prin urmărirea unor obiective planificate, munca indivizilor şi a grupurilor din cadrul unei organizaţii poate fi coordonată în mod eficient. 4

Schimbarea rapidă este o caracteristică a societăţii actuale. Schimbările survin din ce în ce mai frecvent, mai ales în domeniul tehnologic: computerele şi roboţii revoluţionează metodele de producţie în industria zilelor noastre. Schimbări sunt resimţite însă şi în economie, în legislaţie, precum şi în normele şi aşteptările sociale. Planificarea reprezintă principalul instrument pe care managerii îl au la îndemână în încercarea lor de a face faţă schimbărilor. Managerul care planifică în mod eficient şi anticipează schimbarea va avea mai mult control decât cel care nu anticipează evenimentele viitoare.

Obstacole in fata planificarii eficiente În organizaţii există un număr de obstacole în calea planificării eficace. Dacă aceste obstacole sunt depăşite, planificarea poate aduce mari beneficii managerilor. Pe de altă parte, planificarea slabă poate avea efecte negative asupra productivităţii. Este importantă descrierea celor mai des întâlnite obstacole şi identificarea câtorva metode prin care acestea pot fi depăşite. De ce eşuează planurile K. Ringbakk a identificat zece motive principale pentru care organizaţiile pot eşua în încercarea lor de a planifica. Ringbakk a observat 286 de companii americane şi europene prin utilizarea de chestionare care acopereau cele mai importante aspecte ale practicii planificării; alte 65 de companii au participat la interviuri pe aceeaşi temă. Rezultatele sugerează că planificarea eşuează de obicei din cauza erorilor de percepere şi/sau comunicare cu privire la scopurile planificării şi din cauza problemelor întâmpinate în faza de implementare. Concret, Ringbakk a identificat un număr de 10 factori cu rol de inhibitori pentru planificarea eficientă: 1. Planificarea nu este integrată în sistemul global de management. 2. Unele aspecte ale procesului formal de planificare nu sunt deplin înţelese de către manageri. 3. Managerii de la toate nivelele manageriale nu au fost implicaţi în mod potrivit în activităţile de planificare. 4. Responsabilitatea principală pentru planificare a fost acordată unui singur departament. 5. Se consideră că planurile pe termen lung nu pot fi schimbate. 6. În demararea procesului de planificare au fost alese sisteme mai scumpe sau mai complexe decât era nevoie. 7. Conducerea nu a reuşit să acţioneze în conformitate cu planurile întocmite. 8. Previziunile şi proiectarea bugetului au fost confundate cu planificarea. 9. Au fost folosite date nepotrivite în procesul de proiectare. 10. Managerii nu au reuşit să privească planul în ansamblu şi s-au pierdut în detalii. Într-un alt studiu, Steiner şi Schollhammer au observat că cele mai des întâlnite motive pentru care un plan poate eşua sunt: neconştientizarea importanţei sistemelor de planificare în rândul 5

conducerii şi eşecul în enunţarea obiectivelor în temeni clari şi operaţionali. Planificarea implică schimbarea, iar implementarea şi managementul schimbării reprezintă dimensiuni importante ale muncii unui manager. Multe dintre problemele identificate de Ringbakk cuprind în enunţ sugerarea modalităţii prin care pot fi depăşite. Iată câteva sugestii de depăşire a obstacolelor întâlnite în procesul de planificare:  Accentuarea importanţei articulării unei viziuni asupra planificării. Sunt de ajutor pentru aceasta orientarea către rezultat şi comunicarea deschisă.  Trebuie explicată în permanenţă importanţa pe care o au planificarea şi metodele de planificare. Acest lucru poate fi făcut fie formal, prin programe de instruire, fie informal, prin revizuirea de către manageri a planurilor subalternilor.  Modificarea proceselor organizaţionale de planificare în aşa fel încât să răspundă nevoilor de implementare. Este necesară implicarea în procesul de planificare a acelor manageri care vor fi responsabili pentru etapele de implementare şi control.  Implicarea managerilor şi a subalternilor lor în procesul de planificare, iar nu apelarea la specialişti, deoarece cel mai bine pot întocmi planuri cei direct implicaţi în problemele la care se referă.  Programarea de revizuiri periodice ale planurilor. Evaluarea şi revizuirea trebuie făcute cel puţin anual şi trebuie să facă parte din etapa de control a planificării.  Demararea unor procese de planificare simple, la care pot fi adăugate ulterior alte informaţii.  Comunicarea planurilor organizaţiei tuturor managerilor interesaţi. Acest lucru poate fi făcut în scris, lucru ce permite şi discutarea problemelor în cadrul şedinţelor. În timpul procesului de planificare, previziunea şi stabilirea bugetului trebuie privite ca



instrumente utile, care permit stabilirea premiselor de la care se pleacă în planificare şi, respectiv, implementarea şi controlul planului.  Identificarea informaţiilor care sunt necesare pentru asigurarea eficienţei planificării şi delegarea indivizilor sau unităţilor responsabili cu culegerea acestor informaţii.  Reţinerea obiectivelor finale ale planificării şi evitarea pierderii în detalii. Planificarea este una dintre funcţiile esenţiale ale managementului şi eventualele probleme o pot face mai puţin eficientă, dacă managerii nu reuşesc să ia măsurile necesare pentru a-i creşte utilitatea.

Functia de prognozare 6

Una din modalităţile de concretizare a funcţiei de previziune, o constituie prognozele. Prognoza reprezintă evaluarea probabilă a evoluţiei viitoare a unui domeniu de activitate pentru o perioadă de timp. O prognoză este o afirmaţie probabilistă asupra viitorului cu un grad de certitudine relativ ridicat1 . Prognozele sunt o modalitate de prefigurare a viitorului .Ea este rezultatul unei cercetări complexe prin care se estimează stările probabile ale domeniului investigat, corespunzător ipotezelor şi restricţiilor luate în consideraţie. Este cunoscut faptul că prognozele au o contribuţie decisivă în procesul stabilirii strategiilor pe termen lung. Acest lucru se datorează faptului că, la elaborarea unei strategii, trebuie explorat viitorul. Acest fapt devine tot mai important datorită faptului că ritmul dezvoltării este tot mai accelerat, progresul tehnic având un rol esenţial. Formularea strategiei unei firme trebuie precedată de elaborarea de prognoze cu orizonturi de timp cât mai îndepărtate. Pentru a putea anticipa modificările ce survin în timp şi a contracara eventualele şocuri generate de schimbările apărute odată cu trecerea timpului, în elaborarea strategiei sunt esenţiale utilizarea de tehnici previzionale. Prognozele sunt formulate ca rezultat al cercetărilor complexe prin care se estimează stările probabile ale domeniului studiat. Pe baza prognozelor se formulează alternative strategice pentru evoluţia şi modul de operare al firmelor. După cum este cunoscut, procesul elaborării şi implementării strategiei se află sub influenţa unei diversităţi de factori potenţiali de risc, generaţi de complexitatea mediului economic, de concurenţa acerbă, de evoluţia ultra rapidă a tehnologiilor etc. Pe baza prognozelor pot fi anticipate riscurile operaţiunilor ce se doresc întreprinse, precum şi aspectele critice ce pot apărea. Prognozele contribuie la îmbogăţirea informaţiilor despre mediul exterior şi, deci, la diminuarea incertitudinilor. Prognoza furnizează managerului soluţii alternative cu caracter strategic; ea constituie un instrument de investigaţie, cunoaştere şi prefigurare a viitorului. Prognozele acoperă un orizont minim de 10 ani, au un caracter aproximativ, nefiind obligatorii. O prognoză cât mai corectă reprezintă un instrument valoros în evaluarea şi minimizarea riscurilor. Pe această bază, şansele ca o strategie să fie bine formulată şi să ducă la realizarea obiectivelor propuse sunt substanţial amplificate. La elaborarea prognozelor trebuie avute în vedere următoarele cerinţe : 1) formularea unor ipoteze realiste de dezvoltare, derivate din diferenţierea elementelor de bază pe care s-au clădit ipotezele respective; 2) efectuarea analizei fenomenelor şi proceselor care vizează prognoza, în vederea prospectării trecutului şi identificării cauzelor generatoare de schimbări; 3) luarea în considerare a progresului tehnic şi a impactului acestuia asupra evoluţiei fenomenelor şi proceselor prognozate; 7

4) realizarea unui echilibru dinamic între obiectivele firmei şi nivelul resurselor materiale şi umane necesare pentru realizarea acestora; 5) proiecţia fenomenelor şi proceselor să fie globală, complexă şi unilaterală, considerând implicaţiile economice, sociale, tehnologice, organizatorice, ecologice etc. precum şi cele legate de aria de răspândire naţională, zonală şi locală. În activitatea de elaborare a prognozelor o importanţă deosebită au informaţiile utilizate. Acestea trebuie să fie corecte, concludente şi complete pentru a permite obţinerea de rezultate satisfăcătoare. O problemă importantă ce se pune, referitor la prognoze, este cea a fiabilităţii acestora. Astfel, numai în măsura în care prognozele sunt confirmate în timp, ele pot contribui la formularea strategiilor pe termen lung. Elaborarea prognozelor este o artă, depinzând de competenţa, experienţa şi talentul cercetătorului. În cadrul procesului de elaborare a prognozelor se utilizează o serie de principii pe care le vom enumera în continuare: 1) Principiul continuităţii, care consideră existenţa unei corespondenţe, de la o perioadă la alta, adică nu există discrepanţe mari între intervale de timp consecutive; 2) Principiul extrapolării proceselor, care consideră viitorul ca o prelungire a trecutului; 3) Principiul observării condiţiilor existente, bazat pe faptul că viitorul începe de azi. Acest principiu semnifică faptul că prezentul poate furniza date pentru cunoaşterea fenomenelor din viitor.

Avantajele utilizării prognozării Prognozarea permite managerului de proiect şi echipei sale să aibă o vedere realistă asupra activităţilor care urmează să se desfăşoare, pentru data de început, pentru durata şi pentru data de finalizare a acestora. Totodată, progozarea permite echipei de management de proiect să determine cu o acurateţe mai bună care vor fi costul la sfârşitul proiectului şi momentul de finalizare al acestuia. Practic, prognozarea foloseşte «trecutul» proiectului în beneficiul «viitorului» proiectului. O prognozare bună presupune ca informaţiile referitoare la costul şi la progresul activităţilor din proiect desfăşurate să fie corecte şi complete. Cu ajutorul prognozării se pot cuantifica costurile muncii prestate până la un moment dat, valoarea deja realizată a activităţii în cauză şi se pot calcula abaterea de cost şi decalajul graficului de implementare.

8

Concluzii In concluzie putem mentiona ca prevederea se materializeaza in prognoza,prin intermediul careia se pot prefigura conditiile in care se va evalua sistemul de ,,intreprindere’’ intr-un anumit interval de timp,modul de comportare si de functionare a sistemului, factorilor naturali cu caracter aleator,insa elaborarea prognozelor cit mai veridic presupune cunoasterea aprofundata a modului de manifestare a acestor factori,cit si a posibilitatilor de preintimpinare a efectelor negative. Prevederea trebuie sa fie o parte integranta a mentalitatii conducatorilor,care trebuie sa priveasca mereu inainte,sa prevada modul de desfasurare a unei actiuni. Conducerea trebuie sa orienteze permanent activitatea intreprinderii pentru a sti coordonatele dezvoltarii in perspectiva a economiei. In final putem deduce ca intre planificare si prognozare practic nu exista deosebiri, iar unele dintre ele sunt mentionate in continutul referatului.

Bibliografie 1. Radu Emilian Fundamentele managementului firmei Editura ASE 2. Ioan Lazar Management general 1995 3.

E.Burduş, Fundamentele managementului organizaţiei, Editura Economică, 2007

4. Marian Zaharia,Camelia Zaharia,Neculai Patrascu,Doina Tisenschi,Management proces, sisteme,functii Editura OMNIA UNI SAST S.R.L Brasov 1997 5. Disponibil: http://ebooks.unibuc.ro/StiinteADM/cornescu/cap2.htm 6. Disponibil: http://www.management.ase.ro/reveconomia/2003-2/24.pdf 7. Disponibil: http://www.biblioteca-digitala.ase.ro/

9