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• NORMAS BASICAS DEL SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA
SOA
DISEÑO
MSC. FREDDY ALIENDRE ESPAÑA
ENFOQUE SISTÉMICO DE LA LEY 1178 EDUCACIÓN SALUD TRABAJO
GRANDES POLÍTICAS
SPO
PLANIFICACIÓN ORGANIZACIÓN
POA
SOA MAE
RESPONSABLES OBJETIVOS OPERACIONES TIEMPO
Responsabilidad Transparencia
SAP
MANEJO DE BIENES Y SERVICIOS
SABS
EXPRESIÓN EN DINERO
PRESUP.
TESORERÍA Y CRÉDITO PÚBLICO
ST y SCP
CONTABILIDAD INTEGRADA
S CI
LEY
TRASLUCIR
MANEJO DE RECURSOS HUMANOS
REPRESENTAR
Delegación
Asignación de Funciones
LEY N° 1178 (SAFCO)
SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA Art. 7.- El SOA se definirá y ajustará en función de la Programación de Operaciones. Evitará la duplicidad de objetivos y atribuciones mediante la adecuación, fusión o supresión de las entidades en sujeción de los siguientes preceptos:
a) Se centralizará en la entidad cabeza de sector de los diferentes niveles de gobierno, las funciones de adoptar políticas, emitir normas y vigilar su ejecución y cumplimiento; y se desconcentrará o descentralizará la ejecución de las políticas en el manejo de los sistemas de administración. • b) Toda entidad pública organizará internamente, en función de sus objetivos y la naturaleza de sus actividades los sistemas de administración y control interno de que trata esta Ley.
ATRIBUCIONES INSTITUCIONALES El Ministerio de Hacienda es el Órgano Rector del SOA, sus atribuciones son ejercidas a través de su unidad técnica U.N. Las entidades públicas son los organismos ejecutores del SOA con las siguientes atribuciones: • Cumplir con las normas. • Elaborar y aprobar su reglamento específico. • Solicitar su compatibilización por Órgano Rector • Implantar el sistema.
SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA
Es el conjunto ordenado de normas, criterios y metodologías, que a partir del marco jurídico administrativo del sector público, del Plan Estratégico Institucional y del Programa de Operaciones Anual , regulan el proceso de estructuración organizacional de las entidades públicas, contribuyendo al logro de los objetivos institucionales.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS DEL SOA Evitar la duplicación y dispersión de funciones
Satisfacción del usuario
Simplificar y dinamizar su funcionamiento
OPTIMIZAR LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Determinar el ámbito de competencia y autoridad
Optimizar la comunicación y coordinación
PRINCIPIOS DEL SOA ESTRUCTURACION TECNICA
FLEXIBILIDAD
FORMALIZACION
SERVICIO A LOS USUARIOS
INTERRELACION CON OTROS SISTEMAS
SISTEMA DE PROGRAMACION DE OPERACIONES
SISTEMA DE ADMINISTRACION DE PERSONAL
SOA
SISTEMA DE CONTROL GUBERNAMENTAL
COMPONENTES DEL S.O.A. PROCESO
ANÁLISIS
DISEÑO DISEÑO DE PROCESOS
ANÁLISIS RETROSPECTIVO
ANÁLISIS PROSPECTIVO
CONFORMACIÓN DE ÁREAS Y UNIDADES
IMPLANTACIÓN PLAN DE IMPLANTACION
EJECUCIÓN DEL PLAN
ESTAB. CANALES DE COM. Y COORD. INT SEGUIMIENTO ESTAB. DE INSTAN CIAS DE RELACION INTERINSTITUCIONAL.
RESULTADOS
RECOMENDACIONES
MANUALES
ESTRUCTURA IMPLANTADA
ANÁLISIS ORGANIZACIONAL
ANÁLISIS RETROSPECTIVO
ANÁLISIS PROSPECTIVO
FUENTES DE INFORMACIÓN.
ANÁLISIS ORGANIZACIONAL SELECCIÓN DE TÉCNICAS E INSTRUMENTOS PARA LA RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN DEFINICIÓN DEL PROBLEMA
•Investigación Documental ¿Problema? •Investigación de Campo
ANÁLISIS DE DATOS RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN Registro de hechos en la Entidad: - Área - Unidad Organizacional - Proceso que se estudia
•Doc. legales de creación •Manual de Org. y Funciones •Manual de Procesos •Inf. de Auditoría •Diagnóstico y planes de Impl. •Otros Entrevista al Personal-Usuarios Encuesta al Personal-Usuarios Observación Directa
FORMULACIÓN DE RECOMENDACIONES
•La calidad de servicios y los bienes proporcionados a los usuarios. •La efectividad de los procesos •La rapidez de respuesta de la estructura Org. frente a los cambios internos y externos
RESULTADOS DEL ANÁLISIS ORGANIZACIONAL Diseñar o rediseñar procesos. Ubicar o reubicar las diferentes unidades en la estructura. Adecuar, fusionar, suprimir y/o crear áreas o unidades. Redefinir la coordinación interna e interinstitucional. Otros aspectos específicos de organización.
DISEÑO O REDISEÑO ORGANIZACIONAL
ETAPAS
NIVELES JERÁRQUICOS a)
DIRECTORIO
b)
NIVEL EJECUTIVO
NIVEL DIRECTIVO
DIRECCIÓN EJECUTIVA
c)
NIVEL OPERATIVO
DIRECCIÓN
UNIDAD
DIRECCIÓN
UNIDAD
CLASIFICACIÓN DE UNIDADES ORGANIZACIONALES
SUSTANTIVA
LA DESCONCENTRACIÓN SE REALIZARÁ MEDIANTE DISPOSICIÓN LEGAL:
•
JUSTIFICACIÓN TÉCNICA Y ECONÓMICA
•
OBJETIVOS
•
ÁMBITO DE SU COMPETENCIA
•
FUNCIONES ESPECÍFICAS
•
GRADO DE AUTORIDAD
DESCONCENTRACIÓN
CANALES Y MEDIOS DE COMUNICACIÓN INTERNA
CRUZADA
CANALES Y MEDIOS DE COMUNICACIÓN INTERNA
Para definir los canales y medios de comunicación se debe considerar:
La cadena de mando.
El tipo de regularmente
La frecuencia y fluidez de la información
El alcance y cobertura del medio de comunicación.
información
que
se
transmitirá
INSTANCIAS DE COORDINACIÓN INTERNA E INTERINSTITUCIONALES INTERNA: •CONSEJO •COMITÉ •COMISIONES
INSTANCIAS DE COORDINACIÓN INTERNA
Para el tratamiento de asuntos de competencia compartida entre unidades que no pudieran resolverse directamente, se crearán consejos, comités o comisiones mediante disposición legal que establecerá:
El objetivo de la instancia
Las funciones específicas
La unidad encargada de la instancia
El carácter temporal o permanente
La periodicidad de las sesiones
INSTANCIAS DE COORDINACIÓN INTERNA E INTERINSTITUCIONALES INTERNA: •CONSEJO •COMITÉ •COMISIONES
INTERINSTITUCIONAL •TUICIÓN •RELACIÓN FUNCIONAL •COMPLEMENTACIÓN
SERVICIO AL USUARIO RETROALIMENTACIÓN SOBRE LA CALIDAD DE LOS Ss. Y / O Bs. PRESTADOS
FACILITAR LA ORIENTACIÓN AL PÚBLICO.
CANALIZACIÓN DE SUGERENCIAS, RECLAMOS Y DENUNCIAS
FORMALIZACIÓN DEL DISEÑO ORGANIZACIONAL a). MANUAL DE ORGANIZACIÓN
Y FUNCIONES. • Disposición legal • Objetivos. • Organigramas. - PARA LAS UNIDADES DE NIVEL
JERÁRQUICO SUPERIOR
• • • •
Objetivos. Nivel jerárquico y rel.de depend. Funciones. Relaciones de coordinación.
- PARA
OTRAS UNIDADES • Relación de dependencia. • Funciones.
b). MANUAL DE PROCESOS.
• Denominación y objetivo del proceso. • Normas de operación. • Descripción del proceso y sus procedimientos. • Diagramas de flujo. • Formularios y otras formas utilizadas.
IMPLANTACIÓN DEL DISEÑO ORGANIZACIONAL
PLAN DE IMPLANTACIÓN
MANUALES
ESTRUCTURA IMPLANTADA
REQUISITOS PARA LA IMPLANTACIÓN
Puesta en marcha del Programa de Operaciones Anual. Disponibilidad
de
Recursos
Humanos
y
Financieros. Participación activa durante todo el proceso del personal superior y del personal involucrados en los cambios organizacionales.
PROCESO DE IMPLANTACIÓN DIFUSIÓN DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES, MANUAL DE PROCESOS Y OTRO MATERIAL PARA TAL FIN
SEGUIMIENTO PARA REALIZAR LOS AJUSTE NECESARIOS
ORIENTACIÓN,ADIESTRAMIENTO Y/O CAPACITACIÓN DE LOS FUNCIONARIOS INVOLUCRADOS
APLICACIÓN DEL PLAN DE ACUERDO CON LA ESTRATEGIA APROBADA
REQUISITOS PARA LA IMPLANTACIÓN DE LOS SISTEMAS
NORMAS BÁSICAS NORMAS BÁSICAS
LEY N° 1178 (MARCO)
LEY N° 1178 (MARCO)
REGLAMENTO ESPECÍFICO
IMPLANTACIÓN DE LOS SISTEMAS DE ADMINISTRACIÓN Y CONTROL REGLAMENTO ESPECÍFICO
NORMAS BÁSICAS
LEY N° 1178 (MARCO)