Rapport S - L'Organisation Comptable Cabinet [PDF]

Zitiervorschau

Ministère de l’enseignement technique et de la formation professionnelle

République du Togo Travail – Liberté – Patrie

Université de Lomé IUT de Gestion

Rapport de stage de fin de formation formation pour l’obtention du Diplôme Universitaire de Technologie de Gestion (DUT - Gestion) Option : Finance Comptabilité Promotion : 2006 -2008

THEME : L’organisation comptable dans un c cabinet d’audit et de commissariat aux comptes Cas de : Afrique Audit & Consulting (AAC)

Présenté et soutenu publiquement par

Gilles Carlos AGOPOME

Maître de stage

Directeur du rapport

de SOUZA Gildas

ABALO Kodjo

Comptable à Afrique Audit & Consulting AGOPOME Gilles Carlos

Enseignant à l’IUT de Gestion Page | 1

TABLES DES MATIERES TABLES DES MATIERES ................................................................................................ ................................ ............................................... 2 DEDICACES................................................................................................................................ ................................ .................................. 4 REMERCIEMENTS ................................................................................................ ................................ ....................................................... 5 SIGLES ET ABREVIATIONS ................................................................................................ ................................ ........................................... 6 AVANT PROPOS ................................................................................................ ................................ .......................................................... 7 INTRODUCTION ................................................................................................ ................................ .......................................................... 8 Partie liminaire : APPROCHE DESCRIPTIVE................................................................ ................................................. 8 Chapitre 1 : Généralités sur le groupe AAC ................................................................ .......................................... 10 I.

Création et objet ................................................................................................ ................................ ................................................. 10

II. Les composantes ................................................................................................ ................................ ................................................. 10 III. Bénéficiaires des services du groupe................................................................ ................................................ 12 IV. Forme d’intervention du groupe................................................................ ....................................................... 12 Chapitre 2 : Présentation du cabinet AAC ................................................................ ............................................ 14 I.

Genèse et évolution ................................................................................................ ................................ ............................................ 14

II. Structure et organisation ................................................................................................ ................................... 14 Chapitre 3 : Le service administratif et comptable et ses attributions ................................ 17 I.

Présentation et attributions du services administratif et comptable.......................... 17

II. Principes comptables de référence ................................................................ .................................................. 17 III. Cadre informatique ................................................................................................ ................................ ............................................. 18 Première partie : Les fondements de la l’organisation comptable......................................... ................................ 19 Chapitre 1 : La notion tion de l’organisation comptable ............................................................. ............................. 20 I.

Sur le plan général................................................................................................ ................................ ............................................... 20

II. Au cabinet AAC ................................................................................................ ................................ .................................................... 22 Chapitre 2 : L’organisation comptable, un ensemble de procédure.................................... ................................ 22 I.

Le système comptable ................................................................................................ ........................................ 23

II. Les procédés comptables ................................................................................................ ................................... 25 III. La méthodes comptable ................................................................................................ ..................................... 26 Deuxième partie : L’organisation du traitement des informations comptables ..................... 27 Chapitre 1 : L’organisation du traitement des informations................................................ ................................ 29 I.

L’imputation ................................................................................................ ................................ ......................................................... 29

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II. La saisie ................................................................................................................................ ................................ ................................. 30 III. Le brouillard de journal ................................................................................................ ...................................... 31 IV. L’analyse des comptes tiers ............................................................................................... ............................... 31 V. L’état de rapprochement ................................................................................................ ................................... 32 Chapitre 2 : Les documents comptables de synthèse .......................................................... ................................ 35 I.

La balance des comptes ................................................................................................ ..................................... 35

II. Le compte de résultat de l’exercice ................................................................ .................................................. 35 III. Le bilan ................................................................................................................................ ................................ .................................. 35 Chapitre 3 : La notion de contrôle interne ................................................................ ........................................... 36 I.

Définition et principe général ................................................................ ............................................................ 36

II. Les objectifs du contrôle interne ................................................................ ...................................................... 36 III. Les fondements de tout système de contrôle interne................................................... ................................ 36 ANNEXES................................................................ ................................................................................................ ................................... 38 SUGGESTIONS ET RECOMMANDATIONS ................................................................ ................................................. 42 BIBLIOGRAPHIE ET WEBOGRAPHIE ................................................................ .......................................................... 43

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DEDICACES

Qu’il me soit permis de dédier spécialement ce rapport de stage : *

Au Souverain Seigneur DIEU TOUT-PUISSANT Trois Fois Saint pour pou l’amour infini, la protection, la miséricorde et, les nombreuses bénédictions dont je suis comblés dans ma vie de tous les jours ;

*

A mon père AGOPOME Kodjovi Venance et ma mère CREPPY Ayélé Gisèle pour la bonne éducation, la crainte de Dieu, le soutien et les innombrables sacrifices qu’ils n’ont cessé de se tuer à me faire bénéficier afin que je réussisse ma vie. Je ne saurai trouver les mots justes pour vous dire « Merci » ;

*

A mon frère Joël David et à mes sœurs Ginette Corine et Prescillia Karen, Karen toute ma sympathie ; fraternité, courage et espérance.

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REMERCIEMENTS La rédaction du présent document est le concours des sacrifices de plusieurs personnes et personnalités à qui je tiens à témoigner ma profonde reconnaissance. A cet effet, j’adresse mes vifs remerciements :
à M. Ignace CLOMEGAH, Associé-Gérant Associé Gérant du Cabinet AAC, à qui je manifeste ma gratitude pour m’avoir ouvert les portes de l’institution dont il assume les hautes responsabilités ;
à Mme Maryse ADOTEVI-YWASSA, ADOTEVI Associé-Gérant responsable des missions ;
à Mme Bernice AKUETE-SEWA, AKUETE SEWA, pour m’avoir accepter dans ses services ;
à Mr Didier ATTISSO, Chef division comptable pour le suivi ;
à Mr Adoté AMOUZOU, comptable pour le suivi ;
à Mr Gildas de SOUZA, notre maître de stage pour sa disponibilité permanente ;
à tout le personnel du cabinet AAC, EA, CJF et ECO pour l’ambiance chaleureuse dans laquelle j’ai été maintenu ;
à Mr Maurice EDORH, Directeur Général de l’IUT de Gestion de Lomé, pour ma formation ;
à Mr Nadédjo BIGOU--LARE, Ancien Directeur Général de l’IUT de Gestion de Lomé, pour ma formation ;
Au corps professoral et administratif de l’IUT l’ de Gestion de Lomé ;
Aux Etudiants de l’IUT de gestion promotion 2006-2008 2006 2008 et à ceux des deux (2) promotions en cours. Mes remerciements vont également à l’endroit de Mr Kodjo ABALO et Maurice EDORH, respectivement professeurs de comptabilité analytique et de mathématiques financières et professeur de gestion financière à l’IUT de Gestion. Enfin, que toute personne qui a contribué d’une quelconque manière manière à la réalisation de cette œuvre agrée grée ma sincère gratitude.

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SIGLES ET ABREVIATIONS AAC : Afrique Audit & Consulting GHA : Groupe Hélios Afrique EA : Experts Associés CJF : Conseil Juridique et Fiscale ECO : Entrepreneur COnseil

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AVANT PROPOS La notion de gestion autrefois réservée aux seuls dirigeants d’entreprises s’est aujourd’hui développée et étendue à tous les maillons de l’organisation. Ainsi, on entendra parler de part et d’autre dans l’entreprise de gestion financière, de gestion comptable, comptabl de gestion commerciale et de gestion de personnel. Les trois premières formes de gestion constituent les différents domaines dans lesquels s’inscrit la formation à l’IUT de GESTION. En effet, cet institut dont l’objectif principal est de former en deuxx ans des techniciens, a pour vocation de mettre à la disposition des entreprises des cadres intermédiaires, compétents, et directement opérationnels. Pour réaliser ce noble objectif, l’IUT de GESTION a inclus dans son programme, des stages pratiques dontt l’objectif pédagogique primordial est de permettre aux étudiants en fin de formation de rapprocher la théorie acquise à la réalité des entreprises mais aussi de nous initier au rythme de travail au sien d'une entreprise, à respecter les règlements intérieurs intéri et les horaires, sans oublier qu’ilil attribue à l'étudiant la possibilité de se doter d'une expérience professionnelle. Ce stage est sanctionné au final par un rapport de stage présenté et soutenu publiquement devant un jury. C’est dans cette perspective tive que nous avons effectué un stage pratique de deux (02) mois au sein du groupe Afrique Audit & Consulting (AAC). Le présent rapport est le fruit des recherches que nous avons effectuées au sein de ce cabinet sur le thème : « L’organisation comptable dans un cabinet d’audit et de commissariat aux comptes ».

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INTRODUCTION Le Groupe AFRIQUE AUDIT & CONSULTING, représenté dans plusieurs pays d’Afrique francophone, met à la disposition des entreprises et des particuliers, des hommes hautement qualifiés et e disposant tous d’une longue expérience vous garantissant des services compétents en matière d’audit et d’expertise financière, de conseil en organisation et informatique, de conseil juridique et fiscal.

Gérer une entreprise c’est prendre en compte tous les paramètres susceptibles d’agir sur son fonctionnement. En Afrique, cadre géoéconomique, relations sociales, déterminants culturels impose souvent une solution alternative aux choix de gestion classiques. Tout en s’efforçant d’absorber le choc des nouvelles nou lles technologie l’entrepreneur doit en effet s’adapter à un espace économique complexe certes, mais s’inscrivant aussi dans la perspective de l’ouverture de frontière, Pour faire face à cela, le chef d’entreprise doit disposer d’outils fiables : la comptabilité constitue à cet égard un instrument de gestion particulièrement apprécié. Le législateur a donc prévu de mettre en place, des règles

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Partie liminaire : APPROCHE DESCRIPTIVE

Cette partiee a survolé les différentes articulations du cabinet d’audit et de commissariat aux comptes AAC ainsi que leurs rôles et importances. Approche purement descriptive, ceci n’est que le reflet de ce que nous avons tiré des documents internes, noté et observé dans l’environnement organisationnel dans lequel nous avons été formé.

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Chapitre 1 : Généralités sur le groupe AAC I.

Création et objet

Après une brillante carrière de plus de deux décennies passées dans un cabinet leader mondial, le promoteur du Groupe AFRIQUE AUDIT & CONSULTING a décidé de mettre à la disposition de l’entreprise africaine, des compétences plus adaptées à son environnement, et qui répondent mieux à ses spécificités spécificités afin de la préparer à affronter les défis du vingt et unième siècle. Chaque cabinet du Groupe AFRIQUE AUDIT & CONSULTING, a sur le marché national et régional, un statut de Cabinet International en raison du cursus professionnel de leurs premiers responsables ponsables et surtout de leur méthodologie de travail. Cette dimension internationale consolide par l’affiliation du Groupe AFRIQUE AUDIT & CONSULTING au réseau international GROUPE HELIOS AFRIQUE (GHA), constitué par les partenaires du cabinet Ernst Young en Afrique noire francophone. GHA est le premier réseau international panafricain regroupant neuf (9) cabinets africains d’audit et de conseil implantés dans onze (11) pays d’Afrique noire francophone : Bénin, Côte d’Ivoire, Togo, Niger, Burkina Faso, Mali, Mali, Mauritanie, Cameroun, Tchad, Gabon et la République Démocratique du Congo (RDC). GHA est membre correspondant du Réseau EXCO, premier réseau français indépendant de cabinets d’audit, d’expertise comptable et de conseil reposant sur près de 1800 collaborateurs teurs à travers plus de 90 implantations en Europe et en Afrique du Nord. En outre, au travers de l’accord de coopération technique qui unit EXCO à Ernst & Young France, GHA bénéficie d’un accès privilégié aux compétences pluridisciplinaires d’Ernst & Youngg France, en Afrique et dans le monde. monde Eu égard à ce qui précède, les travaux et rapports du Groupe AFRIQUE AUDIT & CONSULTING qui sont admis come une signature de premier ordre par la Banque Mondiale et les autres bailleurs de fonds internationaux peuvent peuvent jouir des considérations similaires à celles des grands Cabinets Internationaux.

II.

Les composantes

Le groupe AAC est composé de d plusieurs cabinets évoluant dans des domaines plus ou moins similaires.. Avant de procéder à une brève description de ses cabinets,, le schéma ci-après ci illustre les cabinets appartenant au groupe.

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GROUPE AFRIQUE AUDIT & CONSULTING Afrique Audit & Consulting

Afrique Audit &Consulting

Afrique Audit & Consulting

Lomé -TOGO

Abidjan-Côte d'Ivoire

CotonouBénin

Conseil Jurique et Fiscal

Entrepreneur Conseil

Experts Associés

Lomé-TOGO

Lomé--TOGO

Lomé-TOGO

A. Afrique Audit & Consulting (AAC) Le cabinet AAC existe en deux (2) entités, une à Lomé (TOGO) et l’autre à Abidjan (Côte d’Ivoire). Ils proposent divers services notamment le commissariat aux comptes, l’audit financier et comptable, la revue limitée des comptes annuels, l’audit fiscal, la revue fiscale limitée, le conseil fiscal, l’assistance et la surveillance comptable. Le cabinet AAC de Lomé est constitué sous forme d’une Société A Responsabilité Limitée (SARL) avec un capital de 60.000.000Fcfa. Il compte aujourd’hui vingt cinq (25) salariés au sein de son entité de Lomé. B. Audit & Conseil (A&C) Elle se trouve à Cotonou au Bénin et propose les services suivants : l’audit financier f et comptable, le commissariat aux comptes, les missions d’audit spéciales, l’étude financière de projets et de nouvelles entreprises, l’audit fiscal, la revue fiscale limitée, le conseil fiscal, l’assistance et la surveillance comptable, l’amélioration l’amélioration de la rentabilité et des résultats, l’études des prix de revient, la conception et la mise en place de système de gestion simple ainsi que l’audit interne. C. Entrepreneurs conseil (ECO) Constitué sous forme d’une SARL avec un capital de 1.000.000Fcfa, 1.000.000Fcfa, elle est spécialisé dans l’audit interne, la conception et la mise en place de système de gestion, le diagnostic, le conseil en organisation, l’outsourcing, les études et conseil en stratégie, les études financières et la conception et la mise en place de système d’information. D. Conseil juridique et social (CJF) Elles évoluent dans le domaine du conseil fiscal, du secrétariat juridique (préparation de conseils d’administration, Assemblées Générales, etc.), de l’audit fiscal, de l’assistance au contrôle fiscal, de la gestion de la paie, de l’audit fiscal, de la gestion de la fiscalité

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personnelle, de la gestion de la fiscalité des expatriés, de l’assistance juridique lors de la création d’entreprise et dans la formation (séminaires). E. Experts associés (EA) A) L’assistance et la surveillance comptable, l’audit fiscal, la revue fiscale limitée, le conseil fiscal, l’audit financier et comptable, le commissariat aux comptes, l’examen limitée d’états financiers, les missions d’audit spéciales, les études financières financières (projets et nouvelles entreprises), l’amélioration de la rentabilité et des résultats, l’études de prix de revient, la conception et la mise place de système de gestion simple et l’audit interne sont les différents services proposés par le cabinet Experts Experts et associés. Elle a un capital de 1.000.000 et est constituée sous forme d’une SARL.

III.

Bénéficiaires des services du groupe

Bénéficient des interventions du groupe AAC les entreprises africaines évoluant dans les secteurs de la banque et des établissements établisse financiers ; des projets de développement à financement international ; de l’eau et énergie ; des mines et hydrocarbures ; des postes et télécommunications ; des assurances et sécurité sociale ; des transports ; de l’hôtellerie et tourisme ; de l’industries dustries agro-alimentaires agro ; et autres (laboratoires pharmaceutiques, industries du papier, distribution automobile, librairie, etc.) sans oublier ceux du le secteur public.

IV.

Forme d’intervention du groupe

Avec le groupe AAC vous avez un partenaire africain africain bénéficiant d’un savoir faire international et qui met ses atouts à la disposition de l’entreprise africaine, de la PME/PMI aux grandes entités à vocation nationale ou internationale. Les interventions du groupe consiste essentiellement à :
Réaliser l’audit ’audit financier et comptable de votre entreprise, selon les normes internationales.
Vous accompagner dans vos projets de création et de restructuration d’entreprises.
Apporter une assistance comptable aux services comptables de votre entreprise.
Procurer à la direction de votre entreprise du conseil en matière juridique et fiscale.
Former vos équipes dans divers domaines (comptabilité générale et analytique, gestion, audit, informatique, etc.).
Concevoir pour vous des systèmes de pilotage simples, tableaux de bord et outils associés.
Fournir aux responsables de services informatiques de votre entreprise, des prestations de conseil d’expertise technique, de conception et de réalisation de système d’information sur mesure ou à base de progiciels.
Assister votre re entreprise dans l’optimisation des ressources humaines et financières dans l’amélioration de la gestion.

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Mobiliser, grâce à notre réseau, des compétences techniques approfondies et diversifiées pour vous aider dans la résolution de tous vos problèmes d’organisation d’ administrative, financière, comptable et opérationnelle. Rester votre partenaire et vous accompagner dans l’évolution de vos activités. Former vos équipes en matière d’audit interne et contrôle de gestion Assister votre entreprise dans l’optimisation l’optimisation des ressources humaines et financières et dans l’amélioration de la gestion. Apporter notre assistance dans la conception la refonte et la mise en place de votre organisation, de vos procédures, de vos systèmes de contrôle de gestion. Mobiliser, grâce âce à notre réseau, des compétences techniques approfondies et diversifiées pour vous aider dans la résolution de tous vos problèmes d’organisation administrative, financière, comptable et opérationnelle. Apporte une assistance dans la réalisation d’analyse d’analyse de marché, de business plan et de plan stratégique. Etre des professionnels de la fiscalité des entreprises. Demeurer votre principal interlocuteur en matière du Droit des Affaires de l’OHADA. Fournir des compétences en matière sociale. Contribuer à l’actualisation tualisation de vos connaissances professionnelles. Mettre en place et optimiser le processus d’audit interne (renforcement et externalisation de la fonction d’audit interne) dans votre société. Fournir aux responsables de services informatiques de votre entreprise, en des prestations de conseil d’expertise technique, de conception et de réalisation de système d’information sur mesure ou à base de progiciels. Rester votre partenaire et vous accompagner dans l’évolution de vos activités, pour faciliter vos choix et optimiser l’ensemble de vos moyens. Vous assister lors du contrôle fiscal. Réaliser l’audit fiscal pour identifier les risques auxquels vous êtes soumis. Optimiser votre fiscalité. Mobiliser grâce à notre réseau, des informations relatives à la fiscalité fiscali sous régionale pour vous aider à l’extension régionale de vos activités. Vous assister à la constitution de votre société Etre votre secrétariat juridique dans la rédaction des actes de fonctionnement de votre société (Procès verbal des assemblées, du Conseil Conseil d’administration, etc.) Gérer la paie de votre entreprise de l’élaboration des bulletins de paie jusqu’à la déclaration fiscale et sociale. Procéder à un audit social pour un redéploiement efficace des compétences. Organiser des séminaires de formations formations dans nos principaux domaines d’activités. d’activités

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Chapitre 2 : Présentation du cabinet AAC Afrique Audit & Consulting est un cabinet d’audit et de commissariat aux comptes constitué sous forme d’une Société Anonyme à Responsabilité Anonyme (SARL). Avec Av un capital de soixante millions de francs CFA (60.000.000 FCFA) soit six mille (6000) parts sociales de valeurs nominales dix milles francs CFA (10.000Fcfa). Le capital est détenu à plus de 60% par le sieur Ignace CLOMEGAH, un peu plus de 30% par AAC-Abidjan AAC bidjan et le reste par Mme ADOTEVI-YWASSA Maryse. Considéré comme l’un des meilleurs cabinets d’audit et de commissariat aux comptes, AAC gère une grande partie de ce marché en taille et en volume d’affaires.

I.

Genèse nèse et évolution

Le cabinet AAC a vu le jour our le 4 Juin de l’année 2003. 2003. Autrefois situé dans l’immeuble RAMCO au 7, Avenue du 24 Janvier, le cabinet se trouve aujourd’hui au 3ième étage de l’immeuble AAC, au 63 Boulevard du 13 janvier répondant au 223 21 00 et sa boîte postale correspond au 61825 Lomé-TOGO. TOGO. Le cabinet AAC est dirigé par un comité de direction de cinq (5) membres. Les objectifs du cabinet AAC ne diffèrent diffèrent guère de ceux du groupe qui est principalement de mettre à la disposition des entreprises africaines, africaines des compétences plus adaptées adap à son environnement, et qui répondent mieux à ses spécificités afin de la préparer à affronter les défis du vingt et unième siècle.

II.

Structure et organisation

Le cabinet AAC s’est doté d’une structure assez simple pour rendre sa gestion souple. Son organigramme rganigramme traduit une relation hiérarchique de type pyramidale mettant en relief le circuit des flux d’informations. Toutefois il est à préciser que l’information y circule dans les deux sens mais que le descendant prime sur l’ascendant. Les lignes à suivre vre nous édifierons sur :
Les relations hiérarchiques
La structure du personnel
Le réseau de communication A. Les relations hiérarchiques Les grandes lignes de gestion sont tracées par les actionnaires lors des assemblées générales ordinaires ou extraordinaires. ires. Ces actionnaires, organe de décision est composé des autorités suprêmes de l’entreprise qui se réunissent pour fixer les axes de fonctionnement du cabinet. Ce canevas d’orientation doit être suivi et exécuté par un comité de direction. Le comité de direction irection qui est l’organe de gestion est composé par l’ensemble des responsables, à savoir :


L’associé-gérant : il se charge de la gérance du cabinet. Il négocie les marchés et supervise ceux déjà conquis par le cabinet.

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Les Directeurs Techniques : Ils organisent anisent concrètement toutes les missions, les supervisent et rendent compte à l’Associél’Associé Gérant. Le Responsable Administratif et Financier : il se charge de la comptabilité du cabinet, assume la fonction de chef de personnel, s’occupe des approvisionnements approvisionnement en fournitures, de l’entretien et de la réparation du matériel et des locaux. Il est assisté d’un attaché administratif. Les Chefs de Mission et les Chargés de Mission animent et dirigent les équipes de travail lors des missions. Ils travaillent sous la supervision du Directeur Technique. Les Assistants occupent le dernier niveau de la hiérarchie du personnel technique. Ils constituent la principale composante des équipes de travail pendant les missions.

Notons par ailleurs que lee Secrétariat travaille en étroite collaboration avec tous les niveaux. Il s’occupe du traitement bureautique de tous les documents émis par le cabinet à savoir : les propositions de services, rapports de mission, lettre de relance, … Ce comité de direction se charge de l’application l’application des décisions et du respect des consignes données par les associés. Il a également pour mission de veiller au bon fonctionnement des activités et à la bonne gestion du cabinet. Par conséquent, l’ensemble des services de l’entreprise y pivote autour.

B. La structure du personnel Le cabinet AAC doit son on image au facteur ressources humaines dont elle dispose. D’ailleurs, tout porte à croire que le choix du personnel est consécutif à l’image que AAC entend donner au cabinet et à ses services. Evalué à 7 femmes et 18 hommes soit au total vingt cinq (25)) personnes, ce personnel est jeune, plein de vivacité, synonyme de dynamisme, de fraîcheur, de convivialité et de finesse. Elément très important, le personnel confère aux différents services une importance significative. sig C. Le réseau de communication A cette ère dite des Nouvelles Technologies de l’Information et de la communication commu (NTIC), le cabinet AAC a mobilisé et continue de mobiliser des ressources pour mettre en place l’optimal canal de communication. Pour gérer les flux d’informations internes et externes, tous les canaux que la technologie permet au Togolais d’exploiter d’exploiter sont requis. 1. Les supports de communication interne Dans le souci de rendre tous ses services unis et soudés, d’assurer l’homogénéité du cabinet et de faire circuler des flux continuels d’informations, le personnel de AAC a à sa disposition des supports rts de communication modernes et efficaces à savoir : l’internet (l’informatique), le téléphone, les mémos, les notes de transmission et les réunions d’informations d’information et de formations.

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2. Les supports de communication externe Le cabinet AAC fait usage de divers divers moyens pour pouvoir joindre et communiquer avec son marché. Ces différents modes de communication ont pour principales ambitions d’informer d’ ses clients. A cet effet, AAC fait usage : d’insertions dans les pages jaunes des annuaires téléphoniques, d’enseignes eignes lumineuses sans oublier quelques sponsorings ou dons en passant.

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Chapitre 3 : Le service administratif et comptable et ses attributions at I.

Présentation et attributions du service administratif et comptable

Situé au 1er Etage de l’immeuble AAC, AAC le service administratif et comptable est un service très important du cabinet.. Etant une structure de prestations de services il s’en suit que le service administratif et comptable du cabinet soit organiser d’une manière efficace et efficiente. C’est pourquoii le cabinet AAC s’est doté d’une organisation assez souple pour mieux gérer son portefeuille clientèle et avoir de bonne relation avec ses partenaires. partenaires Face à ces dernières les tâches attribuées au service sont les suivantes :
Assurer la comptabilité du cabinet c ainsi que celle des autres cabinets rattachés à elle comme CJF, JF, ECO et EA ;
Constituer des dossiers d’appels d’offre
Mettre en place et contrôle le budget établie pour une période ;
Coordonner les relations et joue le rôle d’interlocuteur entre l’extérieur l’ex (l’administration fiscale, fiscale, la Caisse Nationale de Sécurité Sociale, les clients, les fournisseurs, etc.) et le cabinet ;
Assumer la fonction de la Direction des ressources humaines ;
S’occuper des approvisionnements rovisionnements en fournitures ;
S’assurer de l’entretien entretien et de la réparation réparation du matériel et des locaux. locaux Par ailleurs il faut noter que le service administratif et comptable est subdivisé en deux parties : d’une le typing chargé de la rédaction des courriers, des factures, des rapports de mission, etc. et de l’autre la comptabilité à qui les principales fonctions ci-dessus ci sont attribuées.

II.

Principes comptables de référence

Les huit (08)1 principes généralement admis par le droit comptable sont applicables aux à toutes les entreprises même aux cabinets d’audits et de commissariat aux comptes. comptes Ce sont : la continuité de l’exploitation, l’importance significative ou relative, l’indépendance des exercices, le coût historique, la prudence, la permanence des méthodes, la nonnon compensation, et l’intangibilité du bilan. En vue de présenter des états financiers donnant une image fidèle de son patrimoine, de sa situation financière, et de ses résultats, le cabinet arrête ses comptes dans le respect des objectifs de régularité et de sincérité : 3 3

La régularité est entendue comme la conformité aux règles et procédures en vigueur ; La sincérité est l’application de bonne foi de ces règles et procédures en fonction de la connaissance que les responsables des comptes ont de la réalité et de l’importance de l’opération ;

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Le neuvième principe admis dans le plan comptable OHADA, à savoir la prééminence de la réalité sur l’apparence, est un principe dérivé du système anglo-saxon. anglo

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L’image fidèle : le respect des principes et méthodes comptables tels que définis, vise à obtenir une image fidèle du patrimoine, de la situation financière, et des résultats du cabinet.

III.

Cadre informatique

Le cabinet AAC utilise un système comptable informatisé qui repose sur un logiciel central SERI COMPTA autour duquel gravitent différentes autres applications spécifiques notamment le logiciel Compta100 de Saari pour la paye. Le logiciel central SERI COMPTA est l’œuvre d’une entreprise béninoise du nom de SERI (Société d’Etudes et de Réalisations Informatiques). Le logiciel dispose en son sein de deux (02) plans de comptes : le plan des comptes de la comptabilité générale et celui de la comptabilité comptabilité budgétaire cependant seule la comptabilité générale y est pratiquée au sein du cabinet. L’interface du logiciell SERI COMPTA se présente comme ci-dessous :

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Première partie : LES FONDEMENTS DE D L’ORGANISATION COMPTABLE

Cette première partie pose les jalons du centre d’intérêt de l’étude. Elle a donc pour mérite m de nous faire découvrir de façon sommaire le monde de l’organisation comptable et la spécificité spécifi de cette organisation au cabinet AAC.

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Chapitre 1 : La notion de l’organisation comptable Ce chapitre a le mérite de juxtaposer la conception des théoriciens théoriciens de l’organisation comptable et la pratique du cabinet AAC en la matière. Ainsi allons-nous allons nous nous intéresser d’une part à la notion de l’organisation comptable sur le plan général, et d’autre part à cette notion telle qu’elle est admise et pratiquée au a cabinet AAC.

I.

Sur le plan général

Le système comptable de l'entreprise doit être organisé de manière efficace pour être à même de produire l'information financière requise. L'organisation comptable est une composante de base de l'organisation générale de de l'entreprise dans la mesure où elle va permettre de saisir et de mesurer l'ensemble de ses éléments en vue de les refléter et de les maîtriser. La responsabilité de l'organisation et de la tenue de la comptabilité incombe à la direction générale de l'entreprise. reprise. Le concept de l’organisation comptable étant très large et très profond, nous allons nous intéresser aux aspects suivants : • Les pièces comptables • L’importance de l’organisation comptable pour une entreprise.

I.

Les pièces comptables 1. Définition

Les pièces comptables constituent les justifications de toute saisie comptable. Une pièce comptable est le document de commerce qui a servi de support à un enregistrement comptable. Les livres comptables sont des moyens commodes de consulter les pièces. Elles doivent être par conséquent bien classées. Cependant les pièces comptables peuvent au regard du comptable provenir trois (3) sources à savoir les tiers, les services de l’entreprise ou du chef d’entreprise. Le fondement de toute comptabilité est la collection collec des pièces qui ont servi à passer les écritures au journal.

2. Importance L’importance de ces pièces est primordiale dans toute comptabilité. Le journal même tenu légalement n’est pas toujours une preuve opposable à tout le monde. Il ne peut servir de d preuve qu’entre commerçants et même dans ce cas lorsqu’il y a doute, c’est aux pièces comptables qu’on devra se référer. Il n’y a pas d’enregistrement comptable valable sans pièces pour l’appuyer. 3. Classement et conservation des pièces La comptabilité étant tant une longue œuvre de classification, il existe de très nombreuses façons de classer les pièces. Pour la doctrine classique ancienne, l’idéale serait d’effectuer le

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classement des pièces conformément au plan des comptes. On pourrait ouvrir autant de dossiers que de comptes ; chaque dossier comportant un sous-dossier sous dossier débit et un soussous dossier crédit et si les pièces contenues dans un sous dossier s’avèrent trop nombreuses, on pourrait subdiviser ce sous-dossier dossier en fascicules par mois, par semaine ou par jour. jo L’idéale serait donc qu’on puisse disposer pour chaque écriture d’autant de pièces que l’écriture comporte d’article ; ainsi le classement serait la représentation matérielle des écritures passées. Une pièce comptable est un document légal qui met en valeur valeur une opération modifiant la valeur des éléments du patrimoine de l'entreprise. Ainsi, elle justifie l’utilisation d'un compte. Les pièces comptables sont classées en fonction de leur objet dans différents classeurs notamment le classeur des achats (fournisseurs), (fournisseurs), le classeur des ventes (clients), le classeur de banque (ECOBANK, BTCI, UTB, etc.), le classeur des bordereaux de remises, le classeur des états de rapprochements ainsi que le classeur des opérations diverses au sein du cabinet.

4. Prescriptions La prescription en matière commerciale étant de dix (10) ans ; registres et documents peuvent être conservés au moins dix (10) ans. Les documents d’immobilisations seront conservés aussi longtemps que les immobilisations qu’ils concernent existeront pendant pen les dix (10) années suivantes. Il est recommandable de conserver indéfiniment les principaux registres (livre d’inventaire, journal général, grand livre général) bien que le code de commerce n’oblige à conserver les documents et registres que pendant dix (10) ans. Le tableau ci-dessous dessous nous en dit un peu plus sur les différents délais de prescription.

Durée

Document


Doubles des notes délivrées aux particuliers par les prestataires de services 1 3 ans
Originaux et copies des factures, à compter compter de la transaction 5 ans
Registres unique du personnel
Double des bulletins de paie des salariés 6 ans (2)
Livres comptables obligatoires
Livres comptables annexes
Livres extracomptables, de police, de référence
Documents accessoires, pièces de recettes recettes et de dépenses, titres, factures, traites, relevés bancaires
Feuilles de présences aux assemblées, registres de transfert d’actions ou d’obligations 10 ans
Documents comptables et pièces justificatifs2 30 ans
La plus longue prestation de droit commun étant de 30 ans, il semble donc impératif, pendant cette durée les titres de propriété, documents des litiges en cours. 1 Le délai est de 4 ans pour les travaux immobiliers 2 Cette obligation de conservation est applicable quel que soit le support utilisé utilisé pour la conservation des documents 2 ans

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II.

Nécessité de l’organisation comptable

L’organisation comptable est un élément de base et plus que primordial dans la tenue de la comptabilité d’une entité. De ce fait chaque entreprise doit porter un accent particulier particul pour la mise en place de cette dernière. Une bonne organisation comptable permet à l’entreprise une gestion efficace des flux d’informations comptables notamment la manière de classer les pièces, de les imputer, de les saisir et enfin de tenir non seulement lement à jour mais clair et sans ambigüité.

II.

Au cabinet AAC

L’organisation comptable telle qu’elle mise en place au cabinet AAC ne diffère sensiblement pas de sa conception théorique. Au niveau de l’organisation matériel les l pièces comptables sont rangées es dans des classeurs métalliques, classées de la date la plus récente à la date la plus ancienne. Au sein des classeurs, les pièces sont séparées par des intercalaires afin de différencier les pièces selon le mois de leur réalisation. Pour cette partie, objet de notre rapport, au risque de se répéter, répéter elle sera développé de long en large dans les chapitres et autres parties à venir.

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Chapitre 2 : L’organisation comptable, un ensemble de procédure Nous étudierons successivement les systèmes comptables, comptable les méthodes comptables et les procédés comptables.

I.

Le système comptable

A. Définition Le système comptable est l’ensemble organique des registres ou documents permettant l’inscription chronologique des faits dès que la comptabilité en a connaissance. Les systèmes actuellement en vigueur, peuvent être ramenés à quatre (4) types principaux dont chacun peut comporter des variantes. Ce sont : le système du journal unique, le système du journaljournal grand livre, le système des livres auxiliaires et le système centralisateur. ce

B. Rôle Lee système comptable détermine les méthodes et les procédés de travail qui permettent à l'entreprise de répondre efficacement aux deux fonctions comptables de base à savoir le journal et le grand livre. Sans oublier qu’il trace le chemin hemin que doit respecter le comptable dans l'enregistrement d'un fait comptable, comptable il faut :
déterminer éterminer les opérations réalisées par l'entreprise (vente, achat)
analyser nalyser et recenser les documents qui matérialisent les opérations à savoir les bons, les factures, es, les avis, de débit et de crédit.
déterminer éterminer la voie précise de circulation de ces documents au sein de l'entreprise. Tous les systèmes sont ont représentés par des documents ou pièces comptables et sont classés et enregistrés correctement dans les comptes correspondant. Chaque haque entreprise utilise le système comptable qu'elle considère comme étant le plus approprié. Du côté juridique, la loi oblige chaque entreprise à tenir une comptabilité, cette dernière sert de base pour calculer les impôts que l'entreprise se doit versée à l'Etat. l' . De même elle constitue un moyen de preuve en cas de conflit « mal entendu » avec les fournisseurs ou clients. C. Principe du système Selon le principe des livres auxiliaires, le travail comptable est réparti entre plusieurs employés ; chacun tenant un livre où il enregistre comme sur un brouillard toutes les opérations concernant ce livre tels que livre de caisse, livre de banque, livre des achats, livre des ventes, etc. Les opérations pour lesquelles il n’existe pas des livres auxiliaires auxil sont enregistrées au jour le jour par le comptable principal sur le journal légal. Pour les autres écritures, le comptable principal reprend sur le journal à partir de chacun des livres auxiliaires la totalité des écritures passées chaque jour.

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Avec l’informatisation, au sein du cabinet les pièces comptables sont classées dans des classeurs au cours du mois de leurs réalisations suivant la date de l’opération mais aussi suivant son objet. C’est seulement à partir de ce moment que les écritures sont saisies s dans le logiciel comptable utilisé.

D. Schéma du travail comptable du système Le schéma du travail comptable du système des livres auxiliaires se présente comme suit :

Documents

Comptabilité auxiliaire

Caisse

Livre de caisse

Banque

Livre de banque

Ventes

Livre des ventes

Achats

Livre des achats

Divers

Livre des opérations diverses

Balance

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Journal légal

Bilan

Grand livre

Livre d’inventaire

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II.

Les procédés comptables

A. Généralités Par procédé comptable, e, il faut entendre tout moyen matériel d’exécution du travail du travail comptable (manuscrit, avec ou sans report, mécanographie, traitement informatique, informatique etc.). ). Le choix de la méthode ne doit obéir qu’aux obéir qu’aux motifs de technique comptable. En principe, rincipe, système et procédé doivent être au service de la méthode : le système doit être choisi pour des motifs de bonne organisation et l’on ne doit pas choisir d’abord le procédé avant la méthode et le système. La règle selon Pierre Garnier : « organiser d’abord, mécaniser ensuite ». Les procédés modernes veulent atteindre des objectifs variés comme :
Diminuer la durée de travail ;
Augmenter la sécurité en évitant des erreurs de report et d’addition ;
Rendre les documents plus lisibles ;
Faciliter l’exploitation itation des renseignements comptables.

B. Les économies En mettant en place un procédé comptable, l’initiateur doit chercher à faire des économies sur le temps, au niveau du personnel ainsi qu’en termes de délai. Au niveau du temps, l’économie peut être assurée assurée dans les conditions suivantes : Elle peut être réalisées par l’exécution simultanée de plusieurs travaux (ex. utilisation du décalque ou papier carboné, la tenue simultanée du journal de paye, du bulletin de paye et de la fiche individuelle comme tenue ue du journal et du grand livre) ; elle est encore assurée par l’emploi de fiches de comptes commodément placées dans un bac fixe ou mobile et par une bonne préparation préalable du travail Au niveau du personnel si le travail comptable est correctement organisé organisé avec le minimum de personnel avant l’introduction du procédé nouveau, il est probable que les employés auront moins de travail. Mais une suppression d’emploi ne serait possible que si le service est très important. En terme de délai, tout nouveau procédé doit se proposer avant de fournir plus de renseignements avec plus de précision et plus vite. En comptabilité, l’économie de délai est plus important que l’économie de temps.

C. La sécurité Les procédés modernes comme le traitement informatique apportent apportent une grande sécurité quant à l’exactitude des écritures. T’out d’abord ils permettent le selfself-control. Beaucoup d’opération sont faîtes simultanément d’où suppression des reports, addition faîte automatiquement et totaux désirés fournis en fin de travail. travail. Mais ces procédés ne suppriment pas toute nécessité de contrôle.

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Le control externe est par là aussi faciliter car il est nécessaire mais il n’est pas suffisant que le comptable puisse se contrôler lui-même lui ; il faut encore que l’organisation comptable comptab soit telle que le contrôle soit aisé pour celui qui aura ultérieurement à contrôler la comptabilité. C’est là une condition de sécurité essentielle pour le Chef d’entreprise lui-même. lui Il est fondamental que le matériel employé tel qu’il soit puisse permettre permettre les opérations de contrôle. « La comptabilité n’est pas faîte pour être faite mais pour être utilisé » il faut que celui qui l’utilise puisse s’assurer aisément de son exactitude. Pour pouvoir être utilisé, les documents comptables doivent être lisibles lisibles ; une raison pour l’informatisation du traitement de l’organisation du traitement des informations que nous étudierons dans le point suivant.

III.

Les méthodes comptable

A. Définition Par méthode comptable, il faut entendre, toute combinaison d’écritures permettant p de représenter les faits. Ce sont les écritures qui caractérisent les méthodes.

B. Les méthodes de la partie simple et de la partie multiple Les différentes méthodes comptables usuelles peuvent se réduire à 3 principales : la première se fait par recettes--dépenses dépenses et reprise (comptabilité de caisse), la seconde se fait simplement par débit-crédit crédit (comptabilité de situation) et celle de la partie double.

1. La comptabilité de caisse La comptabilité par recettes et dépenses ou comptabilité de caisse caisse est celle des particuliers et des petites entreprises. Elle fait simplement connaître les variations de l’encaisse sans tenir aucun comptes de cause (produits et charges) ni des dettes ou des créances et ignore les autres éléments du patrimoine. Le tableau de travail se présente comm me suit :

Date

Libellé

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Recettes

Dépenses

Solde

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2. La comptabilité de situation Les comptabilités par débit et crédit sont apparues au 12e siècle et s’étaient réoccupées de tenir les comptes de créances et dettes. Très rapidement, le champs d’application de la notion notion de débit et crédit s’est étendu la gestion des biens de l’entreprise auxquels des comptes sont ouverts. On arrive ainsi à tenir un compte pour chaque élément du patrimoine. La comptabilité ainsi organisée permet de déterminer le résultat mais seulement par différence entre l’actif et le passif ou entre situation nette en fin de période et celle de début de période.

3. La comptabilité à partie double Elle est apparue au 14e siècle et selon ce principe, il faut nécessairement qu’à un débit correspondent un ou plusieurs crédits de montant égaux. En effet, l’apparition de la notion de ressources et d’emplois pose la règle qu’il n’y a pas d’emplois sans ressources et inversement. Par l’application de cette règle, il se dégage de l’ensemble des opérations de l’entreprise l’entreprise les égalités suivantes : Résultat = Actif – Passif Résultat = Produits – Charges d’où Actif + Charges = Passif + Produits qui est l’égalité de la balance de vérification. vérification La comptabilité à partie double est caractérisée par l’existence simultanée simultanée dans une même comptabilité de deux (2) types de comptes : les comptes de situation (actif et passif) et les comptes de gestion (charges et produits) liés entre eux par cette relation : Actif + Charges = Passif + Produits Il est donc possible dee déterminer le résultat de deux (2) manières différentes qui se contrôlent comme le montre les égalités ci--dessus. Le cabinet AAC emploi à la fois la méthode de la comptabilité de caisse et de celui de la comptabilité à partie double. La première est tenu par la responsable administrative et comptable tandis que la seconde par le service comptable.

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Deuxième partie : L’ORGANISATION ’ORGANISATION DU TRAITEMENT DES INFORMATIONS COMPTABLES

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Chapitre 1 : L’organisation du traitement des informations L’informatisation des systèmes de traitement des informations s’applique aussi à la comptabilité. Cette informatisation offre une possibilité supplémentaire de contrôle d’exactitude et de cohérence des données saisies. Les logiciels de comptabilité sont le plus souvent « multi-sociétés » : ils permettent la tenue simultanée de plusieurs dossiers. Chaque dossier constitue une comptabilité d’entreprise Parmi l’ensemble des logiciels comptable existant notamment sage comptabilité, Ciel compta, EBP Comptabilité, le choix du cabinet s’est porté sur « Seri eri compta » ; un logiciel de comptabilité créé par des béninois et adapté aux exigences du SYStème Comptable pour de l’Organisation pour l’Harmonisation en Afrique du Droit des Affaires (SYSCOHADA). Lors de la création d’un dossier, dossier, il faut procéder à quelques travaux de paramétrage (identification de l’entreprise, définition de l’exercice comptable, création d’un plan de comptes ou aménagement du plan de comptes proposé par défaut par le logiciel, choix d’un journal unique ou d’un un journal divisé. La mise à jour du plan de comptes, la consultation et l’édition sélective du journal, comptes et documents de synthèse devient extrêmement souple. En bref l’organisation du traitement des informations se fait en cinq (5) phases que nous détaillerons dans les lignes suivantes, cependant l’annexe 3 nous donne illustre le schéma de traitement des informations.

I.

L’imputation

L'imputation est un concept important en comptabilité. Elle permet une catégorisation des postes budgétaires notamment à des fins de comptabilité administrative. La comptabilité fiscale définit notamment un certain nombre d'imputations employées par les entreprises dans leur comptabilité. Avant l’imputation des pièces comptables à l’aide de la fiche d’imputation, qui est collée sur la pièce comptable correspondante, on procède à un classement des pièces comptables selon leurs dates de réalisations et selon leurs objets. Sur la fiche d’imputation, sont donner des informations relatives au mois comptable de l’opération, ération, sa date de réalisation, son libellé, le nom du journal, le numéro de la pièce, le numéro du chèque s’il y a lieu, le (les) compte(s) à débiter et son (leurs) montant(s) ainsi que le (les) compte(s) à créditer et son (leurs) montant(s). Exemple : On n souhaite imputer cette facture relative à l’achat de fourniture fourniture de bureau pour 59.000Fcfa 59.000 le 27 septembre 2007 extraite de la comptabilité du cabinet AAC

Doit : AAC

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Date du 27/09/07 Page | 29

Achat de fourniture de bureau

Facture N° 09AV

Achat de fourniture de bureau HT TVA 18% Net à payer

-

-

50 000 9 000 59 000

La fiche d’imputation relative à cette facture se présentera comme suit : FICHE D’IMPUTATION

Septembre

Achat

Mois comptable : Date : 27……………………………

Journal : ………… N° de pièce :……………..

Achat de fourniture de bureau…………………………..

Libellés : Chèque N° :……………………………. Compte à débiter

6055

Montant

Compte à créditer

Montant

4452

9 000

50 4011LBP

59 000

TOTAL

59

59 000

Contrôle :……………Imputation :

AAC

II.

TOTAL

AG……….Saisie : ……………

La saisie

La deuxième phase consiste au report des écritures imputées sur les pièces comptables dans le journal. Du fait de l’informatisation de toutes les structures, le cabinet utilise un dispositif informatique pour la saisie des informations informations relatives aux pièces comptables. Le logiciel de comptabilité utilisé par le cabinet est « Seri compta ». L'écriture comptable étant cependant la matérialisation des opérations et des transactions lors d'une année comptable dans une entreprise saa saisie englobe à la fois l'utilisation des comptes et des périodes comptables. Organisée autour du plan comptable, la saisie des écritures s’effectue dans des journaux comptables pris en charge par le logiciel : journal des ventes, journal des achats, journaux de trésorerie (banque, caisse, ...). Au sens strict la saisie des opérations se fait dans un registre électronique appelé brouillard. Un plan comptable standard est fourni avec le logiciel de comptabilité et peut être paramétré pour répondre aux spécificités de l’entreprise. Lors de la saisie, on procède simultanément au numérotage des fiches d’imputations relatives aux pièces comptables. Sous « Seri compta », la saisie de ces écritures s'effectue essentiellement dans le menu « travaux quotidiens », après avoir cliqué sur « saisie standard ». La saisie se fait en renseignant le système sur les rubriques suivantes :
Le journal (choix du journal dans la liste disponible)
Le département (département par défaut)

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L’année de l’exercice (année de l’exercice l’exer actif) Le mois (choisi dans les douze mois disponible).

Ensuite, il suffit d’entrer et de valider les écritures concernant les pièces comptables. Chaque écriture comporte :








III.

Le jour (exemple : 2, 3, 10,24,…) Le numéro de compte sur un nombre pair de caractères partant de six (6) (exemple : 706101, 422100,…) Le numéro de la pièce sur onze (11) caractères au plus Le libellé de l’opération Le montant débit ou crédit Le numéro du compte de tiers Le code analytique si on a choisit une comptabilité avec suivi suivi analytique

Le brouillard de journal

Le brouillard est le livre sur lequel on prend note des opérations de banque ou de commerce, à mesure qu’elles se font, pour les reporter ensuite sur le livre journal, sans surcharges ni ratures. C’est ce qu’on nomme nomme aussi brouillon et main courante. Les écritures passées sont alors dites "provisoires". Au niveau des logiciels informatique, le brouillard de journal est le journal où on saisie les écritures comptables mais qui ne sont pas encore validé, c'est à dire dire que tout est encore modifiable. Le comptable édite après chaque saisie le brouillard et contrôle les écritures saisies avec ceux imputées. Il peut éventuellement corriger les erreurs d'imputation (mauvais numéros de compte et/ou mauvais montants). Une fois fois contrôlées, les écritures provisoires doivent devenir définitives. Le comptable doit alors valider les écritures. La validation a pour effet, de supprimer les écritures du brouillard et de les reporter à titre définitif dans le grand--livre. Une écriture validée ne peut être corrigée que par contre-passation contre passation dans le nouveau brouillard et nouvelle validation. Cette phase de correction des erreurs à travers l’impression du brouillard de journal constitue la troisième phase du processus de traitement des informations.

IV.

L’analyse des comptes tiers

Cette quatrième étape consiste à l’analyse des comptes réciproques ; plus précisément les comptes de la classe 6 « les comptes de charges » et de la classe 7 « les comptes des produits » respectivement avec les comptes c de la classe 4 « les comptes des tiers » celui des fournisseurs et des clients. L’analyse se fait en plusieurs phases :
L’impression du grand livre des comptes
L’identification cation des décaissements faits
La correction des erreurs

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L’analyse des comptes tiers est une étape très importante dans le traitement des pièces comptables car elle permet de déceler les imputations et les saisies mal faîtes ou oubliées (absence de pièces comptables ou omissions). Elle repose sur le principe de la comptabilité a partie double. Cette dernière est la base du système comptable utilisé par toutes les entreprises et organisations notamment le cabinet AAC.. Elle est fondée sur l'idée selon laquelle les opérations et la situation financière d'une organisation peuvent être représentées par des comptes. comptes On parle de partie double car une transaction est enregistrée dans (au moins) deux comptes : au moins un compte débité,, au moins un compte crédité.

V.

L’état de rapprochement

L’état de rapprochement est le document qui justifie l’écart entre le solde du compte banque tenu par une entreprise et le solde du compte de l’entreprise tenu par la banque. Cet écart total est expliqué par le détail des opérations qui n’ont pas été enregistrées. Il a pour but de vérifier la concordance des deux comptes (compte (compte banque et extrait de compte) et de déterminer le même solde. Il s'agit en fait d'un contrôle où les différences peuvent provenir des oublis d’enregistrements, des agios que nous découvrons sur l’extrait de d compte, des erreurs de nos livres, des décalages de certaines opérations que nous connaissons d’abord et que la banque enregistre après, ou inversement. Pour établir un état de rapprochement bancaire il faut :
Un extrait de compte tenu par la banque
Le compte ompte banque tenu par notre comptabilité pour la même période
Le dernier état de rapprochement bancaire En faisant apparaître les différences d’enregistrement entre notre comptabilité et les comptes du banquier, l’état de rapprochement permet de visualiser visualise :






les erreurs de comptabilisation (ex : inversions de chiffres, écritures “oubliées”, opérations comptabilisées deux fois, écritures enregistrées dans un “mauvais” compte bancaire, ...) les anomalies dues au banquier (Il se peut “parfois” qu’il fasse des de erreurs d’enregistrement) de justifier la “réalité” des enregistrements comptables passés car toute différence avec le compte du banquier y est expliquée...

La réalisation régulière et “rapide” de l’état de rapprochement rend l’ensemble de la comptabilité ité plus fiable et “à jour” car il vaut mieux s’apercevoir rapidement qu’on amis un zéro de trop sur le chèque d’un salarié, etc. L’état de rapprochement est donc l’un des outils de vérification de notre comptabilité, que les erreurs soient dues à une mauvaise mauvaise pré comptabilisation ou à une erreur de saisie. Remarque : En matière de traitement comptable informatisé le SYSCOAHADA a émit des prescriptions. L’utilisation des procédés de l’informatique pour la tenue de la comptabilité soulève des

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problèmes aussi ssi bien du point de vue de la valeur probante de la comptabilité que de son contrôle a posteriori. Le Plan Comptable Général (PCG) de 1982 s’est soucié de ces problèmes et a énoncé quelques règles fondamentales en la matière. Dans le règlement relatif au droit comptable dans les Etats de l’UEMOA, en son article 22, le SYSCOA est dans la même lignée et énonce ce qui suit : Lorsqu’elle repose sur un traitement informatisé, l’organisation comptable doit recourir à des procédures qui permettent de satisfaire aux exigences de régularité et sécurité requises en la matière de telle sorte que : a. Les données relatives à toute opération donnant lieu à enregistrement comptable

comprennent, lors de leur entrée dans le système de traitement comptable, l’indication de l’origine, du contenu et de l’imputation de ladite opération et puissent être restituées sur papier ou sous une forme directement intelligible. b. L’irréversibilité des traitements effectués interdise toute suppression, addition ou

modification ultérieure d’enregistrement d’ ; toute donnée entrée doit faire l’objet d’une validation, afin de garantir le caractère définitif de l’enregistrement comptable correspondant ; cette procédure de validation doit être mise en œuvre au terme de chaque période considérée ; c. La a chronologie des opérations écarte toute possibilité d’insertion intercalaire ou

d’addition ultérieure ; pour figer cette chronologie le système de traitement comptable doit prévoir une procédure périodique (dite « clôture informatique ») au moins trimestrielle rielle et mise en œuvre au plus tard à la fin du trimestre qui suit la fin de chaque période considérée ; d. Les enregistrements comptables d’une période clôturée soient classés dans l’ordre

chronologique de la date de valeur des opérations auxquelles ils se rapportent ; toutefois, lorsque la date de valeur comptable correspond à une période déjà clôturée ; dans ce cas, la date de valeur comptable de l’opération est mentionnée distinctement ; e. La durabilité des données enregistrées offre des conditions de garantie gar et de

conservation conforme à la réglementation en vigueur. Sera notamment réputée durable, toute transcription indélébile des données qui entraîne une modification irréversible du support ; f.

L’organisation comptable garantisse toutes les possibilités possibilités d’un contrôle éventuel en permettant la reconstitution ou la restitution du chemin de révision et en donnant droit d’accès à la documentation relative aux analyses, à la programmation et aux procédures des traitements, en vue notamment de procéder aux tests te nécessaires à l’exécution d’un tel contrôle ;

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g. Les états périodiques fournis par le système de traitement soient numérotés et

datés. Chaque enregistrement doit s’appuyer sur une pièce justificative établie sur papier ou sur un support assurant la fiabilité, fiabilité, la conservation et la restitution en clair de son contenu pendant les délais requis. Chaque donnée, entrée dans le système de traitement par transmission d’un autre système de traitement, doit être appuyée d’une pièce justificative probante.

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Chapitre 2 : Les documents comptables de synthèse I. II. III.

La balance des comptes Le compte de résultat de l’exercice Le bilan

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Chapitre 3 : La a notion de contrôle interne I.

Définition et principe général

Il existe plusieurs sieurs approches de définition « L’ordre des Experts –comptables comptables et comptables agréés » système français dit « le contrôle interne résulte de choix et de la mise en œuvre de méthodes, de moyens humains et matériels adaptés à l’entreprise et propre à prévenir ou tout au moins à révéler sans retard, les erreurs et les fraudes ». « Institute of Chartered Accountants in England » dit : « le contrôle interne comprend l’ensemble semble des systèmes de contrôle financier et autres, mis en place par la direction afin de pouvoir diriger les affaires d’une société de façon ordonnée, de sauvegarder ses biens et d’assurer autant que possible la sincérité et la fiabilité des informations enregistrées. Font partie du contrôle interne, les activités de vérification, de pointage et d’audit interne ». « American Institute of certified Public Accountants» dit un peu plus: «le le contrôle interne est formé de plan d’organisation et de toutes les méthodes méthodes et procédures adoptées à l’intérieur de l’entreprise pour protéger ses actifs, contrôler l’exactitude des informations fournies par la comptabilité, accroître le rendement et assurer l’application des instructions de la direction »

II.

Les objectifs du u contrôle interne

Le contrôle interne est constitué par l’ensemble des mesures de contrôles comptables et autres que le direction définit, applique, surveille sous sa responsabilité afin d’assurer :
La protection du patrimoine ;
La régularité et la sincérité sincérité des enregistrements comptables et des comptes annuels qui en résultent ;
Une conduite ordonnée et efficace des opérations de l’entreprise ;
La conformité des décisions avec la politique de direction. direction

III.

Les fondements de tout système de contrôle interne intern

Tous les systèmes de contrôle interne comportent nécessairement des éléments de base, des contrôles sur l’enregistrement comptable des opérations et des contrôles sur le personnel de l’entreprise. A. Les éléments de base du contrôle interne Le contrôle interne nterne repose essentiellement sur :
Un plan d’organisation (définition des tâches, des pouvoirs, des responsabilités, du circuit des informations, etc.) ;
La compétence et l’intégrité du personnel d’encadrement ;

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Une documentation satisfaisante (production des informations, conservations des informations, etc.)

B. Contrôle de base du travail comptable Il vise à assurer ou à vérifier la comptabilisation des opérations et permettent notamment de garantir :
Que toutes les opérations ont fait l’objet d’un enregistrement enregistrement (exhaustivité, existence et respect des séquences numériques, rapprochement des documents se rapportant à la même opération, etc.)
Que tout enregistrement est justifié par une opération (contrôle physique et recoupement avec les informations provenant prov de l’extérieur) ;
Qu’il n’y a pas eu d’erreurs dans les enregistrements des montants (contrôle d’exactitude et contrôle arithmétique). arithmétique)

C. Contrôle sur le personnel Il repose sur :
Le contrôle hiérarchique : vérification des procédures d’autorisation et d’engagement ;
Le contrôle réciproque par la séparation des tâches : il est nécessaire de vérifier que les trois (3) fonctions suivantes sont bien séparées : * La réalisation de l’objet social : service des achats, de communication, du personnel ; * La conservation ervation du patrimoine : gestion des magasins, des caisses, des comptes en banque ; * La comptabilité : les services comptables La distinction entre ces fonctions est fondamentale et doit se traduire dans la pratique par l’interdiction de cumuler les trois (3) fonctions préalablement définies. L’application de cette rigueur administrative permet de réaliser un autocontrôle efficace.

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ANNEXES

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Annexe 1 : Organigramme du groupe AAC

ASSOCIE GERANT PAYS Ignace CLOMEGAH

ASSOCIE GERANT LOME Maryse ADOTEVI-YWASSA

ABIDJAN

COTONOU

LOME

AAC-ABIDJAN

ASSOCIE GERANT EA

ASSOCIE GERANT CJF

ASSOCIE GERANT AACLOME

ASSOCIE GERANT ECO

ASSOCIE GERANT ACB

Ignace CLOMGEAH

Guy MADJRI GAGNON

Guibert PANDJA POLLA

Maryse ADOTEVIYWASSA

Maryse ADOTEVIADOTEVI YWASSA

Maryse ADOTEVIYWASSA

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Annexe 2 : organigramme du cabinet AAC ASSOCIE SENIOR Ignace CLOMEGAH ASSISTANTE DE DIRECTION

Madina KAHN-BAH ASSOCIE RESPONSABLE DES MISSIONS (Associé –Gérant)

Maryse ADOTEVI-YWASSA

ASSISTANTE DE DIRECTION

Eugénie AKOUBIA GARCIA

DIRECTEUR DE MISSION D’AUDIT

MANAGER

DIRECTEUR DE MISSION

Guibert PANDJA POLLA Guy MADJRI

DIRECTEUR ADMINISTRATION

Bernice AKUETE-SEWA SENIOR

SENIOR

SENIOR COMPTABLES

PLANTONS

Assistant ou stagiaire

Assistant ou stagiaire

Assistant o ou stagiaire

Assistant ou stagiaire

Assistant ou stagiaire

Assistant ou stagiaire

DACTYLO

CHAUFFEURS AGOPOME Gilles Carlos

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Annexe 3 : Schéma de l’organisation nisation du traitement des informations

Création d'un nouveau ouveau dossier (identification de l'entreprise, bornes de l'exercice comptable, …..)

Travaux de paramétrage

Création (ou copie à partir de la société de démonstration) du PLAN COMPTABLE et des JOURNAUX

Saisie des écritures provisoires au BROUILLARD

Impression du BROUILLARD Travaux quotidiens Contrôle du BROUILLARD

Détection d’erreur

Oui

Retour au BROUILLARD pour correction et/ou suppression des écritures concernées

Non Validation des écritures

Travaux périodiques Impression périodique des journaux, comptes et balance(s)

Impression du BILAN et du COMPTE de RESULTAT

Travaux de fin d’exercices Clôture de l'exercice N et ouverture de l'exercice N+1 (Clôture et réouverture des comptes)

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SUGGESTIONS ET RECOMMANDATIONS Absence de manuel de procédure Changement ou mise à niveau du logiciel de comptabilité utilisé

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BIBLIOGRAPHIE ET WEBOGRAPHIE www.wikipédia.com www.google.fr

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