Management de Proiect [PDF]

Zitiervorschau

Procesul. Avem parte de un set de activități într-o oarecare ordine sau succesiune. Are o dată de start, o dată de final, deci are o anumitp durată. Pentru realizarea procesului avem nevoie de resurse umane, resurse materiale, resurse financiare pentru a atinge un rezultat(apărut ca urmare a obiectivelor stabilite pentru proces). Avem management operațional.

Proiectul. Avem un set de activități și există o succesiune a acestor activități. Avem dată de start și dată de final, avem resurse umane, resurse materiale și resurse financiare (buget), rezultatul pe care vrem să îl obținem și avem și obiective.

DIFERENȚA DINTRE proces și proiect. Proiectul este un proces, dar este făcut pentru prima dată în organizație, are unicitate și este posibil să nu fie încadrat în perioadele de timp. Proiectele caracterizate prin unicitate, sunt desemnați niste coordonatori numiti manager de proiect și instrumentele folosite sunt managementul de proiect.

Program. Atunci cand un proces devine mult prea complex pentru a fi realizat prin intermediul unui proiect, aducem mai multe proiecte împreună pentru atingerea procesului respectiv – det programul. Programul este suma de proiecte corelate. Corelate – concură la realizarea unui obiectiv comun, fie contribuie la ieșiri dintr-un proiect pot să devină intrări în proiect ulterior. În cadrul programului am nevoie ca lucrurile mult mai complexe să fie finalizate cu succes. Pentru program avem management de program.

Portofoliu. Atunci când o org are mai multe proiecte, mai multe programe, dorește să le tină într-un tabel, să aibă informații detaliate despre ele. Portofoliul reprezintă suma tuturor proiectelor și programelor unei organizații. Avem management de portofolii. Portofoliul se ocupa doar cu raportarea stadiului tuturor proiectelor și programelor unei organizații. Un manager de portofoliu este șef pe Excel si este repsonsabil cu urmarirea modului in care se desfășoară proiectele si programele in organizatie, modul în care acestea sunt aliniate la strategia organizațională, modul în care ele pot fi prioritizate în momentul în care organizația are probleme de resurse, modul în care acetse proiecte și

programe pot fi legate, combinate, atunci când ele se adresează unui aceluiasi tip de client. Cum începe un proiect? Care sunt părțile unui proiect? Analiza economică, Contract, Studiu de fezabilitate fac parte din inițiere. Momentul în care managerul de proiect semnează documentul de inițiere. 1. Inițiere – numirea managerului de proiect prin documentul de inișiere. 2. Planificare – se construiește echipa și planul de management al proiectului. Se termină când managerul de proiect au stabilit toate documentele de care au nevoie. Rezultatul acestei planificări este plan de Management al Proiectului (care conține toate planurile și documentele necesare pentru buna desfășurare a proiectului). 3. Kick-off Meeting – Planul de Management al Proiectului este prezentat stakeholderilor. Acesta trebuie aprobat de stakeholderi. 4. Execuție – rezultatele obținute de managerul de proiect si de echipă se numesc rezultate sau livrabile – se desfășoară în paralel cu 3. 5. Monitorizare și control – rezultatele palpabile ale monitorizării și controlului sunt rapoartele. 6. Acceptanță proiect/ Proces verbal de predare-primire – Ne arată că clientul este de acord cu proiectul, ceea ce s-a lucrat în proiect. Determină acceptanța finală pentru livrabil trebuie neapărat să fie semnat de client – document predare – primire. 7. Raport final de proiect - îl acceptă proprietarul proiectului.

Documentul de inițiere este realizat de către sponsor și managerul de proiect. Este realizat pentru echipă și organizație. Documentul de inițiere trebuie să conținî cele trei elemente ale triplei copnastrângeri – buget, durată, conținut. Documentul de inițiere TREBUIE SEMNAT de proprietarul de proiect și de managerul de proiect. Documentul de inițiere este proiectul care demarează proiectul.

Tripla constrângere – conținut, buget, durată. Managerul de proiect trebuie să le țină pe toate într-un echilibru. Hexagonul conține conținut, durată, buget, resurse umane, riscuri, calitate. Managerul de proiect este responsabil cu menținerea in echilibru a celor 6 elemente. Se mai adaugă comunicarea cu stakeholderii și achizițiile. Managerul comunică 70-90% cu stakeholderii și achizițiile.

Roluri în echipa de proiect sunt în doc de inițiere – ce ar trebui să știe oamenii ce să facă și ce rol au în proiect.

Identificarea stakeholderilor – persoane, grupuri de persoane, organizații – Clientul, beneficiarii, managerul de proiect, echipa de proiect, furnizor, Sponsorul/ Proprietarul de proiect/ Project Owner, competiția, autorități sau instituții publice, media, departamente ale organizației, colegi, comunitatea.

Analiza stakeholderilor – Putere & Interes. Ce obținem în urma analizei ne ajută la realizarea unor măsuri de gestionare a relației cu stakeholderii. Au interes mare dar nu au putere (putere mica) – ii mentinem informati. Cei care au putere mare dar interes destul de mic – îi menținem mulțumiți (keep satisfied) sponsorul, clientul. Cei cu putere si interes mare – tinem aproape – manage closely – ii implicam in decizii legate de proiect – echipa de proiect etc. Cei ce nu au putere mare si nici interes mare – ii monitorizez, deoarece le poate creste puterea si interesul sau le poate scăadea. O sa ii si informam, dar nu ii pierdem din vedere, deoarece polii de putere si interes se pot schimba.

Diagrama pe segmente Analiza stakeholderilor se pune in diagrama pe segmente – Client, Proprietarul de proiect, Managerul de proiect, echipa, furnizor, departamente de contabilitate etc. Se împart pe categorii de tip intern și extern deoarece comunicarea se face intern or intern. Li se atașează câte o față care reprezintă atitudinea stakeholderului respectiv fata de proiect. Managerul de proiect il face mai atent

pe cine sa determine in echipa de proiect ca sa mentina comunicarea cu stakeholderii. Analiza se face la inceputul proiectului ca sa vedem ce stakeholderi ne pot ajuta, ce stakeholderi ne pot pune piedici.O atitudine negative poate duce la probleme majore in proiect daca nu sunt rezolvate prin modalitati de gestionare. Modalitatile sunt keep informed, keep satisfied, manage closely and monitor.

Ca sa decidem ce facem in proiect plecam de la CERINTE Cine defineste cerintele? Stakeholderii. Cerinte legate de produs – cerinte despre rezultatele proiectului, despre executie, aspecte tehnice, cerinte de securitate etc. Cerinte de proiect – cerinte ce se refera la categorii de informatii legate de managementul de proiect, pentru ca exista niste cerinte specifice legate de relationarea cu clientul, de livrare, de realizare a proiectului.

Clientul ii spune cum sa faca, ce urmareste el de la rezultatul proiectului si MP va construi cu priceperea lui ceea ce vrea clientul. Este importanta diferentierea intre CE si CUM. Pentru ca rezultatul proiectului este posibil sa nu mai satisfaca nevoiele clientului. Daca MP se pricepe, poate defini CUM, dar daca nu se pricepe, va defini CE pentru ca stie exact ce isi doreste.

DESCOMPUNEREA LIVRABILELOR/ WBS Pentru a defini foarte clar cerintele legate de produsul nostru, il descompunem prin doua modalitati – clasica – tabelara sau Mind Map. Se pleacă de la proiect si se defineste cate o categorie de livrabil apoi rezultatele de la fiecare categorie pentru obtinerea rezultatului final al proiectului.

Graficul de executie se adreseaza comunicarii cu echipa. PLANUL JALOANELOR se adreseaza comunicarii cu sponsorul/ proprietarul proiectului. Jaloanele sunt momente de referinta in proiect, reprezinta o lista cu momentele importante dintr-un proiect si data realizarii lor, care ofera o imagine realista, usor de controla si de vazut o evolutie a lor. Rolul lui este sa iti arate modul in care evolueaza un proiect tinand cont de impartirea in timp pe faze, durata unui jalon este zero. Definire drept evenimente incheiate. Jaloanele de arata fie un moment de start, fie un moment de final al unui pachet de activitate, sau al unei faze. Ele trebuie sa fie stabilite in mod echilibrat in proiect. Nu au rolul de a arata evenimente in proiect, ci sa arate modul cum proiectul trece prin aceste evenimente.Sunt actiuni incheiate – verbe la participiu.

PLANUL COSTURILOR Plecam de la WBS, deoarece am definit continutul si durata, trebuie sa identificam costurile. Cream un tabel in care vom avea pentru fiecare pachet de activitati din WBS, tipul de resurse care ne trebuie pentru activitate si cat costa (oameni, bani, zile) O alta modalitate de a crea planul de costuri este plecand de la descompunerea livrabilelor. Luam fiecare livrabil in parte si tipul de resurse necesare umane, materiale, echipamente sau servicii pentru realizarea livrabilului. Totalul va constitui bugetul proiectului.

DAR departamentul financiar o sa isi doreasca costuri pe unitatea de timp, adica cati bani o sa elibereze in prima luna, a doua luna. DECI trebuie sa transformam costurile pe livrabile sau pe activitati in costuri pe durata de timp. S-curve. Cum trecem de la pachete de activitati la timp, folosim Graficul de executie, Graficul Gantt – o face responsabilul cu estimarea costurilor, apoi este vizat de MP.

TEST PROJECT MANAGEMENT – Initiere – 15 intrebari 1. Care este principalul obiectiv al unei analiza economice realizate inainte de lansarea unui proiect? - Identificarea problemelor cu care se poate confrunta un proiect de la initiere pana la incheiere - Analiza modului in care proiectul poatew aduce beneficiile asteptate 2. Care dintre formele de putere listate mai jos nu deriva din pozitia ierarhica ocupata de managerul de proiect in organizatie? - Puterea de a recompensa - Puterea de a penaliza - Puterea expertului

3. Care sunt etapele mari ale unui proiect, de la idee la obtinerea rezultatului(produs sau serviciu) asteptat? - Initiere, planificare, executie, monitorizare si control incheiere

4. Care dintre urmatoarele afirmatii referitoare la rolul documentului de initiere (project charter) nu este corect. - Documentul de initiere autorizeaza lansarea proiectului - Documentul de initiere lanseaza ideea proiectului - Documentul de initiere numeste formal managerul de proiect

5. Elementele triplei constrangeri din managementul de proiect sunt - Continut, timp, buget.

6. La cat timp dupa numirea managerului de proiect se org kick off meeting? - Dupa finalizarea planului de management al proiectului

7. Cine semneaza in mod obligatoriu documentul de initiere al proiectului? - Sponsorul proiectului

8. Care dintre afirmatiile de mai jos referitoare la raportul la final de proiect este corecta? - Raportul final de proiect este acceptat de sponsorul (proprietarul) proiectului

9. O persoana, grup de persoane sau organizatie care poate influența realizarea proiectului se numește - Parte interesată (stakeholder)

10. Procesul de management de proiect se incadreaza intre urmatoarele granite de timp - Semnarea Documentului de initiere si acceptarea Raportului final de proiect.

11.Care dintre afirmatiile de mai jos reprezinta definitia unui program? - O suma de proiecte si procese realizate de aceeasi organizatie pentru acelasi client/beneficiar - O suma de proiecte si procese corelate, pentru care managementul centralizat aduce valoare - O suma de proiecte si procese care folosesc aceleasi resurse.

12. La baza activitatii de monitorizare si control, activitate care se desfasoaro pe toata durata executiei proiectului sta - Versiuena aprobata a planului de management al proiectului (planurile de referinta/baselines)

13. Care dintre urmatoarele afirmatii este falsa? - Planul de management al proiectului este un instrument util de comunicare - Planul de management al proiectului este o colectie de planuri realizate de managerul de proiect - Planul de management al proiectului trebuie aprobat de partile interesate relevante stakeholderi.

14. Care dintre afirmațiile de mai jos este corectă? - Nu trebuie să comunici cu stakeholderii interni, managerul de nivel superior se ocupa cu aceasta - Ca manager de proiect trebuie sa comunici doar cu managerii de linie si cu responsabilii de faze - Ca manager de proiect, trebuie sa comunici cu toate categoriile de stakeholder

15.Care dintre urmatoarele activitati NU este caracteristica procesului de incheiere a proiectului? - Celebrarea incheierii proiectului - Organizarea transferului de cunostinte catre organizatia permananeta - Realizarea raportului de progres.

TEST PROJECT MANAGEMENT – General – 10 intrebari

1. Realizarea structurii defalcate a lucrarii WBS - Ajuta la crearea unei viziuni clare, comune asupra proiectului - Trebuie schimbata de fiecare data cand apar modificari in planificarea calendaristica - Ar trebui realizata de sponsorul proiectului

2. Care dintre actiunile de mai jos NU este specifica unui final de faza dintrun proiect. - Finalizarea unuia sau sa mai multor livrabile - Definirea obiectivelor fazei urmatoare - Implementarea unor actiuni corective

3. Care dintre aspectele de mai jos trebuie inclus obligatoriu in raportul de stadiu sau de progres trimis catre sponsorul proiectului - Lista cererilor de schimbare - Riscurile considerate cele mai probabil si cu impact major in perioada urmatoare - Contractele care trebuie semnate cu furnizorii principali din proiect

4. Care dintre urmatoarele afirmatii este FALSA - Durata unui jalon este zero - Jaloanele sunt fixate la fiecare patru saptamani pentru a permite controlul proiectului - Jaloanele reprezinta momentul de start sau momentul de final al unui pachet de activitati

5. Precizati care dintre urmatoarele afirmagtii privind raportul de progres este FALSA - Contine raportarea modificarilor de la ultima data de control - Contine raportarea abaterilor del aultima data de control

- Contine feedback-ul managerului de proiect pentru fiecare membru al echipei de proiect 6. Care dintre urmatoarel afirmatii privind acceptarea proiectului este FALSA - Acceptarea proiectului este evenimentul final dintr-un proiect - Acceptarea proiectului este realizata de managerul de proiect - Acceptarea proiectului presupune finalizarea pachetelor de activitati ramase

7. Care dintre afirmatiile de mai jos privind structura defalcata a lucrarii WBS este FALSA - Reprezinta o structura ierarhica a fazelor si pachetelor de activitati - Urmareste definirea de pachete de activitati care pot fi planificate si controlate - Cuprinde evidentierea responsabilitatilor pentru pachetele de activitati.

8. La baza activitatii de monitorizare si control, activitate care se desfasoara pe toata durata proiectului sta - Versiunea aprobata a planului de management al proiectului (planurile de referinta/baselines) - Documentul de initiere - Analiza economica sau studiul de fezabilitate realizat pentru proiect

9. Care dintre urmatoarele reguli NU este obligatorie in realizarea Structurii defalcate a lucrarii WBS - Pachetele de activitati din WBS trebuie ordonate cronologic - Fiecare pachet de activitati din WBS trebuie sa aiba un identificator unic - WBS trebuie sa contina in mod obligatoriu Managementul de proiect ca faza separata. 10.Care dintre metodele de accelerare a proiectului implica – in primul rand – cresterea costului proiectului - Suprapunerea activitatilor (fast tracking) - Analiza riscurilor - Suplimentarea resurselor (crashing).

TEST MANAGEMENT DE PROIECT – RETELE – 10 intrebari 1. In reteaua construita conform tabelului afisat, ce valoare are marja totala a activitatii A - 1 zi - 0 zile - 2 zile - 3 zile

2. Timpul total cu care poate fi intarziata o activitate fara a intarzia proiectul se numeste - Avans lead - Intarziere lag - Marja totala - Marja libera

3. Aveti proiectul cu activitatile descrise in tabelul afisat. Care este drumul critic al acestui proiect? - A-D - B-C-D - A-D si B-C-D - A-B-C-D

4. Perioada de timp cu care poate fi intarziata o activitate fara sa afecteze cel mai devreme moment de start al activitatii succesoare se numeste - Avans - Intarziere - Marja totala - Marja libera 5. Formula pentru calculul marjei totale este - Cel mai tarziu moment de final minus cel mai devreme moment de final - Cel mai devreme moment de start al activitatii succesoare minus cel mai devreme moment de final - Cel mai devreme moment de final minus cel mai devreme moment de start - Cel mai tarziu moment de final minus cel mai tarziu moment de start 6. Care este durata drumului critic a retelei din figura alaturata - 33 - 44 - 46 - 43 7. Formula pentru calculul marjei libere este - Cel mai tarziu moment de final minus cel mai devreme moment de final - Cel mai devreme moment de strat a activitatii succesoare minus cel mai devreme moment de final - Cel mai devreme moment de final minus cel mai devreme moment de start - Cel mai tarziu moment dinal minus cel mai tarziu moment de start

8. Care dintre activitatile proiectului descris in tabelul afisat au marja libera - A si D - B si C - B - C

9. Avem o activitate din cadrul unui proiect complet descrisa de datele din tabelul afisat. Care este durata acestei activitati? - 2 zile - 3 zile - 5 zile - 8 zile

10.Perioada de asteptare intre activitatile succesoare dintr-o retea (a unui proiect) se numeste - Marja totala - Marja libera - Intarziere lag - Intarziere negativa lead

TEST MANAGEMENT DE PROIECT – 25 intrebari

1. Care dintre documentele de mai jos este cel mai potrivit pentru a corela rolurile cu responsabilitatile specifice pe fiecare activitate? - Planul de management al echipei - Structura defalcata a organizatiei - Matricea de alocare a responsabilitatilor. 2. Care dintre urmatoarele afirmatii referitoare la rolul Documentului de initiere nu este corecta - Documentul de initiere autorizeaza lansarea proiectului - Documentul de initiere recunoaste meritele echipei de proiect - Documentul de initiere numeste formal managerul de proiect Documentul de inițiere este documentul care autorizează demararea unui proiect și numește managerul de proiect. Activitatea echipei de proiect începe abia din acest moment. 3. O persoana, grup de persoane sau organizatie care poate influenta realizarea proiectului se numeste - Stakeholder - Un stakeholder este – prin definiție – o persoană, grup de persoane sau organizație care pot influența sau se percep pe sine ca fiind influențate de realizarea proiectului. - Documentul de initiere recunoaste meritele echipei de proiect

4. Elementele triplei constrangeri sunt - Continut, timp, buget - Timp, buget, risc - Riscuri, obiective, costuri 5. Registrul de riscuri este un document care

- Contine o lista de riscuri incluse pe masura ce impactul acestora se face simtit - Este o condica ce contine data si ora la care au aparut problemele asociate cu riscurile - Este un document al proiectului in care sunt trecute riscurile identificate de echipa de proiect impreuna cu date asociate acestora. 6. Care dintre metodele de accelerare a proiectului implica in primul rand cresterea costului proiectului - Suprapunerea activitatilor – fast tracking - Analiza riscurilor - Suplimentarea resurselor – crashing Una dintre metodele de reducere forțată a duratei proiectului (ca răspuns la constrângeri externe) este suplimentarea rsurselor alocate pe anumite activități. Această acțiune atrage după sine o creștere a costurilor pentru activitățile respective, implicit a întregului proiect.

7. Cine semneaza in mod obligatoriu documentul de initiere al proiectului? - Clientul - Managerul de proiect - Sponsorul proiectului 8. La baza activitatii de monitorizare si control, activitate care se desfasoara pe toata durata proiectului, sta - Versiunea aprobata a planului de management al proiectului(planurile de referinta/baselines) - Documentul de initiere - Analiza economica sau studiul de fezabilitate realizat pentru proiect. 9. Care dintre urmatoarele metode este specifica procesului de control al proiectului - Intalniri individuale - Fisa de punctaje a proiectului – project scorecard - Convorbiri telefonice/ conferinte, videoconferinte

10.Matricea de alocare a responsabilitatilor specifica

- Ce activitati si ce roluri revin fiecarui participant in proiect - Modul in care sunt repartizate penalizarile in cazul intarzierilor - Ierarhia functiilor ocupate de membrii echipei.

11. Precizati care dintre urmatoarele afirmatii privind raportul de progres este FALSA - Contine raportarea modificarilor de la ultima data de ocntrol - Contine raportarea abaterilor de la ultima data de control - Contine feedback-ul managerului de proiect pentru fiecare membru al echipei de proiect.

12. Care dintre urmatoarele activitati NU este caracteristica procesului de incheiere a proiectului - Celebrarea incheierii proiectului - Organizarea transferului de cunostinte catre organizatia permanenta - Realizarea raportului de progres.

13.Una dintre formele de putere listate mai jos nu deriva din pozitia managerului de proiect. - Puterea recompensei - Puterea de penalizare - Puterea expertului Puterea de a recompensa sau de a penaliza angajați derivă din autoritatea formală a oricărui manager. Puterea expertului însă este strict corelată cu nivelul de cunoștințe, experiența și rezultatele anterioare ale acestuia.

14. Care dintre urmatoarele combinatii de roluri in proiecte nu este acceptata - Sponsor (proprietar) de proiect si manager de proiect - Sponsor (proprietar) proiect si colaborator de proiect - Manager proiect si membru in echipa de proiect.

15.Perioada de timp cu care poate fi intarziata o activitate fara sa afecteze cel mai devreme moment de start al activitatii succesoare se numeste - Intarziere (lag) - Marja totala

- Marja libera

16. Stadiile dezvoltarii echipelor de proiect sunt, conform studiului lui Tuckman - Forming/ Storming/ Norming/ Performing - Forming/ Storming/ Norming/ Performing/ Adjourning - Forming/ Storming/ Performing/ Adjourning Stadiile formării echipelor de proiect, definite de către Bruce Tuckman, sunt utile pentru a recunoaște nevoile membrilor echipei, nevoi specifice fiecăruia dintre aceste stadii. Conștientizarea lor și aplicarea măsurilor corecte poate îmbunătăți dinamica echipei și contribui astfel la succesul proiectului.

17. Care dintre aspectele de mai jos trebuie inclus obligatoriu in raportul de stadiu sau de progres, trimis catre sponsorul/ proprietarul proiectului - Lista cererilor de schimbare - Riscurile considerate cele mai probabile si cu impact major in perioada urmatoare - Contractele care trebuie semnate cu furnizorii principali din proiect

18. Care dintre urmatoarele afirmatii este FALSA - Planul de management al proiectului este un instrument util de comunicare - Planul de management al proiectului este o corelatie de planuri realizate de managerul de proiect - Planul de management al proiectului trebuie aprobat de stakeholderi.

19. Care dintre afirmatiile de mai jos este corecta? - Nu trebuie sa comunici cu stakeholderii interni, managerul de nivel superior se ocupa cu acestea - Ca manager de proiect trebuie sa comunici doar cu managerii de linie si cu responsabili de faze - Ca manager de proiect, trebuie sa comunici cu toate categoriile de stakeholderi 20. Riscurile secundare sunt

- Riscurile care au fost trecute pe lista de asteptare - Riscurile care raman in urma implementarii masurilor de prevenire - Riscurile care apar ca urmare a implementarii masurilor de prevenire 21.Care dintre urmatoare afirmatii este FALSA - Descompunerea livrabilelor include livrabile rezultate din proiect - Descompunerea livrabilelor reprezinta toti membrii echipei de proiect - Descompunerea livrabilelor reprezinta o baza pentru realizarea structurii defalcate a lucrarii WBS Descompunerea livrabilelor oferă o imagine de ansamblu a tuturor rezultatelor (livrabilelor) așteptate în proiect, fie că sunt rezultate intermediare sau finale, precum și resursele materiale necesare pentru obținerea lor. Resursele umane și cele financiare nu sunt incluse aici. 22.Ce presupun documentele de acceptare formala? - Inceperea proiectului - Acceptarea oficiala de catre client a livrabilelor partiale sau finale ale proiectului - Asumarea formala a responsabilitatilor de catre membrii echipei de proiect. 23. Raportul de incheiere a proiectului... - Nu este necesar pentru proiectele care au fost anulate - Reprezinta opinia managerului de proiect - Include, printre altele, o documentatie asupra costurilor efective ale proiectului 24. Comitetul de control al schimbarilor este - Un grup formal alcatuit din stakeholderi, responsabil pentru a se asigura ca apar un numar restrans de schimbari in proiect - Un grup informal care supravegheaza implementarea proiectului - Un grup formal alcatuit din stakeholderi, responsabil pentru revizuirea, evaluarea, aprobarea, intarzierea sau respingerea schimbarilor din proiect, toate deciziile si recomandarile fiind documentate si inregistrate.

25. La cat timp dupa numirea managerului de proiect se organizeaza Kick Off Meeting? - Imediat dupa numirea managerului de proiect - Imediat dupa numirea echipei de proiect - Dupa finalizarea planului de management al proiectului.