Etapele Unei Misiuni de Audit Intern [PDF]

Zitiervorschau

UNIVERSITATEA „STEFAN CEL MARE” SUCEAVA FACULTATEA DE STIINTE ECONOMICE SI ADMINISTRATIE PUBLICA SPECIALIZAREA CONTABILITATE SI INFORMATICA DE GESTIUNE ANUL III, GR. III

Audit de regularitate privind achizitiile publice ale Primariei Campulung - Moldovenesc

REALIZAT DE: TANASĂ SIMONA-MARIA Primaria Campulung – Moldovenesc Nr.56, Data 09.01.2011 Studiul de caz prezentat se refera la o misiune de audit de regularitate privind achizitie publice de produse desfasurate in cadrul primariei Campulung-Moldovenesc, desfasurata in perioada 01.01.2011 – 31.12.2012. Obiectivele misiunii de audit public intern sunt urmatoarele: 1. Legalitatea achizitiilor publice de produse efectuate in anul 2011; 2. Platile si cheltuielile efectuate, in numerar sau prin virament, pentru procurari de bunuri aferente anului 2011. Auditorii au desfasurat misiunea prin sondaj nestatistic, utilizand ca tehnici de audit verificarea, observarea fizica, interviul si analiza, iar ca instrumente de audit chestionarele, tabloul de prezentare a circuitului auditului si formularul constatarilor de audit public intern. Documentele care au fost verificate in cadrul misiunii de audit intern au fost centralizate in notele aferente foilor de lucru, iar copiile preluate de la entitatea auditata au fost prezentate intr-un dosar al documentelor de lucru. Misiunea de audit desfasurata in cadrul primariei Campulung – Moldovenesc a presupus parcurgerea urmatoarelor etape:

1

I.Pregatirea misiunii de audit 1. Initierea auditului(P01,P02,P03) 1.Ordinul de serviciu se intocmeste de catre seful compartimentului de audit public intern, pe baza planului annual de audit public intern aprobat de catre conducatorul entitatii publice. Ordinul de serviciu reprezinta mandatul de interventie dat de catre compartimentul de audit public intern. Prin acest ordin sunt repartizate sarcinile de serviciu auditorilor interni, astfel incat acestia sa poata demara misiunea de audit public intern. Scopul: este de a repartizarea sarcinile de serviciu pe auditorii interni astfel încât să se poată demara misiunea de audit intern. Premisele: Ordinului de serviciu reprezintă mandatul de misiune dat de către Departamentul deAudit Intern şi se întocmeşte de către şeful acestui departament, pe baza planului anual de audit intern şi a ordinului de misiune. Primaria Campulung - Moldovenesc Nr.56, Data 23.01.2011 Ordin de serviciu In conformitate cu prevederile Legii nr. 672/2002 privind auditul public intern si ale Normelor metodologice generale privind exercitarea activitatii de audit public intern, aprobate prin Ordinul ministrului finantelor pub lice nr. 38/2003, precum si cu prevederile Ordonantei Guvernului nr. 37/2004 pentru modificarea si completarea reglementarilor privind auditul intern, se vaefetua o misiune de audit public intern la serviciul administrativ in perioada 01 .01. 2011 30.04.2011. Domeniul auditabil se refenta este verficarea privind Achizitiile publice de produse aferente anului 2011, iar obiectivele de audit sunt : I . Legalitatea achizitiilor publice de produse efectuate in anul 2011. 2. Platile si cheltuielile efectuate, in numerar sau prin virament, pentru procurari de bunuri aferente anului 2011. Mentionam ca se va efectua un audit de regularitate privin achizitiile de produse publice din primaria Campulung – Moldovenesc. Echipa de audit public intern este formata din urmatorii auditori: Tanasă Simona-Maria Onefrei Stefan Asftei Miruna 2.Declaratia de independenta In acesta declaratie fiecare auditor selectat isi va declara independent pentru realizarea unei misiuni de audit public intern. In acest sens fiecare auditor intern trebuie sa intocmeasca o declaratie de independenta. De asemenea, persoanele care acorda consultanta/ asistenta de specialitate in domeniile care exced competentele auditorilor interni trebuie sa-si declare independent.

2

Declaratia de independenta Nume si prenume: Tanasă Simona-Maria Misiunea de audit : Auditarea de regularitate privind achizitiile publice ale Primariei Campulung – Moldovenesc Data: 24.01.2011 Incompatibilitati in legatura cu lnstitutia, entitatea, structura auditata DA Ati avut/aveti vreo relatie oficiala, financiara sau personala cu cineva care ar putea sa va limiteze in orice fel, masura in care puteti sa va interesati, sa descoperiti sau sa constatati slabiciuni de audit? Aveti idei preconcepute fata de persoane, grupuri, organizatii sau obiective care ar putea sa va influenteze in misiunea de audit? Ati avut/aveti funqii sau ati fost/sunteti implicat(a) In ultimii 3 ani intr-un alt mod in activitatea unitatii ce va fi auditata? A veti responsabilitati in derularea programelor si proiectelor finantate integral sau partial de Uniunea Europeana? Ati fost implicat in elaborarea si implementarea sistemelor de control ale unitatii ce um1eaza a fi auditata? Sunteti so!fsotie, ruda sau afin piina Ia gradul al patrulea inclusiv cu conducatorul unitatii ce va fi auditata sau cu membrii organului de conducere colectiva? Aveti vreo legatura politica, sociala care ar rezulta dintr-o fosta an gajare sau primirea de redevente de Ia vreun grup anume, organizatie sau nivel vernamental? Ati aprobat lnainte facturi, ordine de plata si alte instrumente de plata pentru unitatea ce va fi auditata? Ati tinut anterior contabilitatea la unitatea ce va fi auditata? Aveti vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect Ia unitatea ce va fi auditata? Daca in timpul misiunii de audit apare orice incompatibilitate personala, extema sau organizationala care ar putea sa va afecteze abilitatea dvs. de a Iuera si a face rapoarte de audit impartiale notificati de urgenta seful Compartimentului de audit public intern?

NU x x x x x x X X X X x

Auditor intern, Tanasă Simona-Maria

3.Notificarea privind declansarea misiunii de audit public intern Compartimentul de audit public intern notifica Institutia/entitatea/structura , care urmeaza a fi auditata, cu 15 zile inainte de declansarea rnisiunii de audit public intern, despre domeniul /domeniile auditabile, principalele obiective, durata misiunii , precum si despre faptul ca pe parcursul misiunii vor avea loc interventii la fata locului al caror program va fi stabilit ulterior, de comun acord. 3

Primaria Campulung – Moldovenesc Compartiment Audit Public Intern 56 data 23.01.2011

Nr.

Notificare privind declansarea misiunii de audit public intern Catre: Serviciul Administrativ In atentia: domnului Matei Iustin De la: Compartimentul de Audit Public Intern In conformitate cu Planul anual de audit public intern, aprobat, urmeaza ca in perioada 15.02-30.04.2011 sa efectuam o misiune de audit public intern privind achizitiile publice de produse la serviciul administrtiv. Auditul va exarnina responsabilitatile asumate de catre serviciul administrativ si va determina daca acesta isi indeplineste obligatiile intr-un mod eficient si efectiv in domeniul achizitiilor publice de produse. In acest sens, pana Ia data de 30.04.2011 este necesara stabilirea, de acord cu serviciul adrninistrativ, a sedintei de deschidere in vederea discutarii diverselor aspecte ale misiunii de audit, cuprinzand: - prezentarea auditori lor interni; - prezentarea principalelor obiective ale misiunii de audit publc intern; - programul interventiei la fata locului; - domeniul rnisiunii de audit public intern; - alte aspecte privind buna desfasurare a misiunii de audit public intern. Pentru desfasurarea in bune conditii a misiunii de audit public intern va rugam sa ne pregatiti urmatoarea documentatie privind ,Achizitiile publice de produse aferente anului 2011": • documentele justificative privind principiile si procedurile urmate de institutie pana Ia atribuirea contractelor de achizitie publice de produse; • contractele de furnizare de produse incheiate de institutie; • documentele in baza carora au fost acordate avansuri si modul de justificare al acestora; Cu stima, Sef Compartiment Audit Intern Tanasă Simona-Maria 2. Colectarea si prelucrarea informatiilor(P04) 1.Colectarea informatiilor In aceasta etapa audotorii interni solicita si colecteaza informatii cu character general despre entitatea/ strructura auditata. Aceste informatii trebuie sa fie pertinente si utile pentru a atinge urmatoarele scopuri: a) identificarea principalelor elemente ale contextului institutilor si socioeconomic in care Institutia/structura/entitatea in care isi desfasoara activitatea; b) cunoasterea organizarii Institutiei/structurii.entitatii, a tehnicilor sale de lucru si a diferitelor niveluri de administrare, conform organigramei; c) identificarea punctelor-cheie ale funcionarii 4

institutiei/structurii/entitatii si al sistemelor sale de control, pentru o evaluare prealabila a punctelor tari si slabe; d) identificarea si evaluarea riscurilor cu incidenta semnificativa; e) identificarea informatiilor probante necesare pentru atingerea obiectivelor misiunii auditului public intern si selectionarii tehnologiilor de investigare adecvate. Auditorii interni au acces la toate datele si inforrnatiile, indusiv la cele existente in format electronic, pe care le considera relevante pentru scopul si obiectivele precizate in ordinul de serviciu. Personalul de conducere si de executie din lnstitutia/structura/entitate are obligatia sa ofere documentele si informatiile solicitate in termenele stabilite, precum si tot sprijinul necesar desfasurarii in bune conditii a misiunii de audit public intern. Auditorii interni pot solicita date, informatii, precum si copii ale documentelor, certificate pentru conformitate, de la persoanele fizice si juridice aflate in legatura cu Institutia /structura/entitatea care au obligatia de ale pune la dispzitie la data solicitata.

2.Prelucrarea informatiilor consta in: a) analiza lnstitutiei /structurii/entitatii si a activitatii sale (organigrama, regulamente de organizare si functionare, fise ale posturilor, circuitul documentelor); b) analiza cadrului normativ ce reglementeaza activitatea Institutiei/structurii/entitatii; c) analiza factorilor susceptibili de a impiedica buna desfasurare a rnisiunii de audit public intern; d) analiza rezultatelor controalelor precedente; e) analiza informatiilor externe referitoare la Institutia/structura/entitatea respectiva. 3.Identificarea obiectivelor auditatbile 1.Obiectul auditabil – reprezinta activitatea elementara a domeniului auditat, ale carei caracteristici pot fi definite theoretic si comparate cu realitatea practica. 2.Etapele indentificarii obiectelor auditabile: a) detalierea fiecarei activitati in operatii successive descriind procesul de realizare a acestei activitati pana la inregistrarea ei (circuitul auditului); b) definirea pentru fiecare operatiune in parte a conditiilor pentru care trebuie sa le indeplineasca din punct de vedere al controalelor specific si al riscurilor aferente (ce trebuie sa fie evitate); c) determinarea modalitatilor de functionare necesare pentru ca entitatea sa atinga obiectivul sis a elimine riscul. 3.Lista centralizatoare a obiectivelor auditabile, definite sub aspectele caracteristicilor specific si ale riscurilor associate, constituie suportul analizei riscurilor. 3. Analiza riscurilor(P05) Analiza riscurilor rcprezinta o etapa majora in procesul de audit public intern, care are drept scopuri: identificarea pericolelor din institufia/structura/entitate, controalele interne sau procedurile institutiei care pot preveni, elirnina sau rninimiza pericolele, precum si evaluarea 5

controlului internal institutiei. De asemenea, analiza riscurilor reprezinta un punct de pomire in elaborarea tabelului, Puncte tari si puncte slabe". Aprecierea unui risc are la baza doua estimari: - gradul de gravitate a pierderii care poate sa rezulte ca urmare a riscului (sau a consecintelor directe si indirecte); - probabilitatea ca riscul sa revina (notiune cuantificata formal). Riscurile potentiale se pot concretiza in recomandari de audit, acestea depinzand de rezultatele de la controalele, testarile si verificarile anterioare Riscul reprezinta orice eveniment, actiune, situatie sau comportament cu impact nefavorabil asupra capacitatii entitatii publice de a realiza obiectivele. Categorii de riscuri: a) riscuri de organizare: lipsa unor responsabilitati precise; insuficienta organizare a resurselo umane; documentatia insuficienta, neactualizata; b) riscuri operationale: neinregistrarea in evidentele contabile; arhivare necorespunzatoare a documentelor justficative; lipsa unui control asupra operatiilor cu risc ridicat; c) riscuri financiare: plati nesecurizate, nededectarea operatiilor cu risc financiar; d) riscuri generate de schimbarile legislative, structural, manageriale, etc. Masurarea riscurilor depinde de probabilitatea de aparitie a riscului si de gravitatea consecintelor evenimentului. Pentru realizarea masurarii riscurilor se utilizeaza drept instrumente de masurare, criteria de apreciere. . Punctele tari si punctele slabe se exprima calitativ si cantitativ in functie de rezultatele asteptate si de conditiile de obtnere a acestora. Un punct tare sau un punct slab trebuie sa fie exprimat in functie de un obiectiv de control intern sau de o caracteristica urmarita, pentru a asigura huna functionare a Institutiei sau atingerea unui rezultat scontat. In continuare se va prezenta, pentru analiza de risc, in cadrul misiunii analizate, Lista centralizatoare a obiectelor auditabile si analiza de risc aferenta acestora", precum si tabelul, Puncte tari si puncte slabe. Primaria Campulung – Moldovenesc Compartimentul de Audit Public Intern Lista centralizatoare o obiectelor auditabile si analiza de risc aferenta acestora Denumirea misiunii de audit: achizitiile publice de produse aferente anului 2011 Intocmit de: Cramaric Catalin Data:….. Aprobat de: Cristescu Adriana Data:….. Perioada auditata: anul 2011 Obiective auditabile

Amenintarile (riscurile)

Aprecierea Controlului intern Pondere/ nivel

I.Legalitatea achizitiilor publice de produse effectuate in anul 2011 6

Aprecierea cantitativa Ponder/ nivel

Aprecierea Total calitativa Punctaj Pondere/ (T) = nivel

I.1Verificarea legalitatii achizitiilor publice de produse effectuate in anul 2011 Planificarea achizitiilor -Posibilitatea includerii in 0,4 publice de produse dosar a unor achizitii care nu effectuate in 2011 respecta conditiile de necessitate si oportunitate; -estimarea eronata a valorii contractului de achizitii publice; -nerespectarea conditiilor de autorizare, aprobare a programului; -aplicarea unor procedure de atribuire care nu respecta pragurile valorice prevazute de ordonanta; -divizarea achizitiilor publice in scopul de a se evita procedurile de licitatie deschisa sau restransa; Initierea si lansarea -omiterea publicarii anuntului; 0,4 procedurilor aferente - nerespectarea conditiilor de achizitiilor publice de forma la intocmirea anuntului produse effectuate in anul de intentie sau a termenelor de 2011 publicare a anunturilor; - Transmiterea invita(iilor de participare ~i a documentelor de calificare numai anumitor ofertan(i. - Existenta unei baze de date a fumizori lor neactualizate sau incomplete. - Elaborarea unei documentatii care este insuficient fundamentatii., incompletii. sau care nu este 'intocmitii. in conformitate cu prevederile legale (nu respecta forma standard prevazuta de lege). Derularea procedurilor -Membrii comisiei nu au 0,4 aferente achizitiilor publice pregatire profesionala de produse effectuate in adecvata si experienta in anul 2011. domeniu; 7

/

2

0.3

/

/

2

0,3

/ 2

0,3

/ 2

0,3

/

0,3

/

/ 2

2

2

0.3 /

3

2,3

2.0

2

2,3

-numarul membrilor comisiei este mai mic decat cel prevazut de lege; -existenta de incompatibilitati intre membrii comisiei de evaluare si ofertanti; -nerespectarea termenelor legale pentru depunerea ofertelor sau nerespectarea termenelor privind clarificarile solicitate de oofertanti. - Stabilirea eronata a ofertei castigatoare (neluarea in considerare a tuturor cerintelor prevazute in DEPO, a marjei de preferinta interna etc.). - Selectarea unor ofertanti tara a respecta conditiile de eligibilitate, inregistrare, capacitate tehnica si economico-financiara. 1.2. Verificarea deruliirii contractelor de achizi(ii pub/ice de produse efectuate in anul 200N. Verificarea documentelor in baza carora au fost acordate eventualele avansuri si modul de justificare al acestora. II. Plapletile si cheltuielile efectuate, in numerar sau prin virament pentru procurari de bun uri aferente anului 200N. Verificarea pliitilor si cheltuielilor efectuate, in numerar sau prin virament, pentru procuriiri de bunuri aferente anului 200N. Verificarea documentelor justificative in vederea procurarii de bunuri

-inexisteta documentelor in 0,4 baza carora au fost acordate avansurile.

/

1

0,3

/

2

0,3

/ 1

1,3

-facturi cara nu au fost 0,4 certificate pentru “Bun de plata”

/

2

0,3

/

1

0,3

/

1,7

8

2

aferente anului 2011.

Ierarhizarea Riscurilor Tabel Puncte Tari si Puncte Slabe Misiunea de audit: Auditarea achizitiilor de publice Perioada auditata: 01.01.2011 – 31.12.2011 Perioada derularii misiunii: 24.01.2011 – 24.05.2011 Intocmit de: Tanasă Simona-Maria Data: Avizat: Andrei Moisescu Data: DOMENIU OBIECTIVE AUDITABILE

RISCURI SEMNIFI CATIVE

Punct T/S

1.achizitiile Legalitatea achizitiilor publice de publice de produse efectuate produse in anul 2011 aferente anului 2011 Verificarea legalitatii de achizitii de produse effectuate in anul 2011. Planificarea de achizitii Posibilitatea S publice effectuate in 2011 includerii in programa a unor achizitii care nu respecta conditiile de necessitate si oportunitate Initierea si lansarea -omiterea S procedurilor aferente publicarii achizitiilor publice din anul anuntului; 2011 -existenta 9

Consecinta functionarii/ nefunctionar ii controlului intern

Grad de incredere al auditorului in controlul intern

Mediu

mediu

O b s .

unor baze de date a furnizorilor neactualizat e sau incomplete; Platile ~i cheltuielile efectuate, in numerar sau prin virament, pentru procurari de bunuri aferente anului 200N. 11.1 . Verificarea clientilor si cheltuielilor efectuate, In numerar sau prin virament, pentru procurari de bunuri aferente anului 200N. Verificarea incadrarii potrivit clasificatie bugetare a platilor si cheltuielilor aferente procurarilor de bunuri in anul 2011

Lipsa F inregistraril or contabile sau o contabilizar e eronata Verificarea documentelor Facturi care F justificative aferente nu au fost produselor achizitionate in certificate anul 2011 pentru “buna de plata”

Scazut

Ridicat

Scazut

ridicat

Primaria Campulung – Moldovenesc Compartimentul de Audit Public Intern 4. Elaborarea programului misiunii de audit public intern(P06)

10

Denumirea unitatii auditate: Primaria Campulung – Moldovenesc Domeniul auditabi: Achizitiile publie de produse publice aferente anului 2011 Perioada supusa auditului: 01.01.2011 – 31.12.2011 OBIECTIVUL

ACTIVITATEA

18.03.2011

PERSOANELE IMPLICATE Morariu Magda

LOCUL DESFASURARII Primaria CampulungMoldovenesc

21.03.2011

Morariu Magda

primariaCampulung – Moldovenesc

Ordinul serviciu

de 22.03.2011

Morariu Magda

Declaratia independent

de 13.04.2011

Primaria Campulung Moldovenesc Primaria Campulung Moldovenesc Primaria Campulung Moldovenesc

1.1 Legalitatea achizitiilor pub lice de produse efectuate in anul 200N, 1.2. Pilatile si cheltuielile efectuate, in numerar sau prin virament, pentru procurari de bunuri aferente anului 200N.

Lega1itatea achizitii1or pub lice de produse efectuate in

DURATA

Notificarea privind declansarea misiunii de audit intern catre partile interesate Colectarea si prelucrarea informatiilor Chetionarul de luare la cunostinta Deschiderea sedintei

24.05.2011

Colectarea informatiilor (interventia fata locului)

25.03.2011

Morariu marga Morariu Magda

16.02.2011 30.03.2011

– Morariu Magda

22.03.2011. 29.03.2011

– Morariu Magda

16.02.2011

Morariu Magda

la

11

Morariu Magda

Primaria Campulung Mldovenesc Primaria Campulung Moldovenesc Primaria Campulung Moldovenesc Primaria Campulung Moldovenesc

– – –

– – – –

anu1 200N. Chestionarullista de verificare testare Prelucrarea chestionarului Elaborarea FIAP-urilor

18.02.2011 03.04.2011

– Morariu Magda

18.02.2011 04.04.2011 28.04.2011 12.05.2011

– Morariu Magda

Adunarea dovezilor

23.03.2011 30.03.2011

– Morariu Magda

si 02.04.2011

Morariu Magda

20.04.2011 de 28.04.2011 si a

– Morariu Magda

29.05.2011

Morariu Magda

Constatarea raportarea iregularitatilor Intocmirea Formularului constatare raportare iregularitatilor Revizuirea documentelor Indosarierea documentelor Sedinta inchidere

– Morariu Magda

04.06.2011

Morariu Magda

de 02.04.201120.05.2011

Elaborarea proiectului de raport de audit public intern Transmiterea proiectului de raport de audit public intern Reuniunea de conciliere

Morariu Magda

27.05.2011

29.04.2011 29.05.2011

Morariu Magda

– Morariu Magda

Daca este cazul

Raportul de audit 04.05.2011 public intern -20.05.2011 final Difuzarea 30.05.2011 raportului de audit public 12

Morariu Magda Morariu Magda Morariu Magda

Primaria Campulung – Moldovenesc PrimariaCampulun g – Moldovenesc Primaria Campulung – Moldovenesc Primaria Campulung – Moldovenesc Primaria Campulung – Moldovenesc Primaria Campulung – Moldovenesc Primaria Campulung Moldovenesc Primaria Campulung Moldovenesc Primaria Campulung Moldovenesc Primaria Campulung Moldovenesc Primaria Campulung Moldovenesc Primaria Campulung Moldovenesc Primaria Campulung Moldovenesc Primaria Campulung Moldovenesc

– – – –

–

– – –

intern Urmarirea recomandarilor

Conform Morariu Magda calendarului de implementare

Intocmit : Morariu Magda Data……….. Semnatura……………. Aprobat: Tanasă Simona-Maria Data……….. Semnatura stampila………………….

Primaria Campulung Moldovenesc

–

si

Primaria Campulung – Moldovenesc Compartimentul de Audit Public Intern Programul de interventie la fata locului Misiunea de audit: Auditarea organizarii controlului financiar preventive propriu Perioada auditata: 01.01.2011 – 31.12.2011 Periada derularii misiunii : 14.01.2011 – 15.03.2011 Intocmit de: Morariu Magda Data: ……… Avizat de: Tanasă Simona-Maria OBIECTIVUL TIPUL VERIFICARII LOCUL DURATA NUMELE SI TESTARII TESTARII PRENUMELE AUDITORILOR INTERNI 1.Legalitatea Tehnici: - verificarea; Primaria 18.02.2011 – Morariu Magda achizitiilor publice de -interviul; Campulung - 23.042011 produse effectuate in - analiza; Moldovenes anul 2011 Instrumente de audit: - CLV; c -pista de audiat; -FIAP-urile. 2.Platile sau Primaria 28.03.2011 – Morariu Magda cheltuielile effectuate Campulung - 15.05.2011 in numarar sau prin Moldovenes virament, pentru c procurari de bunuri aferente anului 2011 Intocmit : Morariu Magda Data……….. Semnatura……………. Aprobat: Tanasă Simona-Maria Data……….. Semnatura stampila………………….

13

si

5. Deschiderea sedintei(P07) Sedinta de deschidere serveste ca intalnire de inceput a misiunii de audit. Ordinea de zi a sedintei de deschidere va cuprinde: a) prezentarea auditorilor intemi; b) prezentarea obiectivelor misiunii de audit public intern ; c) stabilirea termenelor de raportare a stadiului verificarilor; d) prezentarea tematicii In detaliu; e) acceptarea calendarului intalnirilor; f) asigurarea conditiilor materiale necesare derularii misiunii de audit public intern . Primaria Campulun – Moldovenesc poate solicita amanarea misiunii de audit public intern in cazuri justificate (interese speciale, lipsa de timp, alte circumstante) Primaria Campulung – Moldovenesc Compartimentul de Audit Public Intern Minuta sedintei Misiunea de audit: Auditarea organizarii controlului financiar preventive a achizitiilor de produse publice. Perioada auditata: 01.01.2011 – 31.12.2011 Periada derularii misiunii : 14.01.2011 – 15.03.2011 Intocmit de: Morariu Magda Data: ……… Avizat de: Tanasă Simona-Maria NUMELE SI FUNCTIA/ NR. E-MAIL SEMNATURA PRENUMELE SERVICIUL TELEFON Macovei Viorica Director O73458762 [email protected] economic 3 m Patrascu Mihaela Administrator 073899234 [email protected] Financiar Oleniuc Angelica Administrator 078834568 [email protected] Interventia la fata locului 6. Colectarea dovezillor(P08)

Primaria Campulung – Moldovenesc Compartimentul de Audit Public Intern 14

Chestionar - lista de verificare a dovezilor - CLV Denumirea unitatii audiatea: Primaria Campulung – Moldovenesc Denumirea obiectivului de audit: Platile si cheltuielile effectuate in numera sau prin virament pentru procurari de bunuri in anul 2011. Perioada supusa auditului: 01.01.2011 – 31.12.2011 DENUMIREA ACTIVITATII ENUNTUL INTREBARII DE AUDIT I. Verificarea platilor si cheltuielilor efectuate, fie in numerar sau prin virament, pentru procuriiri de bunuri aferente anului 200N. 2.verificarea existentei documentelor care justifica necisitatea si oportunitatea platilor si a cheltuielilorefectuate in anul 2011.

D A

-Verificati daca necesarul de aprovizionat pe 200N este aprobat de cei in drept. .

- Verificati daca bunurile materiale achizitionate in acest scop sunt cuprinse in necesarul de aprovizionat intocmit pentru anul 200N Ia nivelul necesitatea si institutiei 3.verificarea documentelor Verificati daca datele cuprinse In justificative aferente procurarilor documentele de receptie corespund de bunuri pentru anul 2011 cu cele din documentele emise de fumizor. Verificati daca pentru fiecare X receptie analizata exista un document justificativ em is de fumizor (factura fiscala , factura, bon fiscal etc.). Verificati daca N.R.C.D.-urile X analizate sunt completate corect Ia toate rubricile prevazute de fonnularul tipizat. Verificati daca documentele X justificative aferente procurarii de bunuri au fast vizate pentru control financiar preventiv propriu. 15

NU

X

X

X

NUMELE SI PRENUMELE AUDITRULUI INTERN Morariu Magda

Verificati daca documentele X justificative aferente procurarii de bunuri au fast vizate pentru control financiar preventiv propriu. Intocmit : Morariu Magda Data……….. Semnatura……………. Aprobat: Tanasă Simona-Maria Data……….. Semnatura stampila………………….

si

7. Constatarea iregularitatilor(P09) Cand auditorii ajung la concluzia, bazata pe FIAP-uri, ca s-a comis o iregularitate, ei vor trebui sa raporteze, cel tarziu a doua zi, conducatorului compartimentului de audit public intern prin trannsmiterea formularului de constatare si raportare a iregularitatilor.

Formular de constatarea si raportare a iregularitatilor Model A-06 Primaria Campulung – Moldovenesc Catre : Comducatorul compartimentului de Audit Public Intern In urma misiunii de audit public intern privin operatiunea de auditarea a achizitiilor de produse publice effectuate in anul 2011 la Primaria Campulung – Moldovenesc, s-au constata urmatoarele: a) Prin actualizarea preturilor unitare (la unele produse reprezentand materiale consumabile), contractate initial printr-o metoda proprie furnizorului (in contract nu se face referire Ia nici o formult\ de actualizare) au fost depasite preturile unitare in euro care au fost avute in vedere la contracture, astfel incat diferenta valorica ce depaseste valoarea unitara contractata in euro sa fie stabilita drept pr'ejudiciu. Cauze: Nu au fost respectate prevederile att.41 alin . O.U .U. m. 60/200 privind achiitiile publice, coroborate cu pet. F.5 referilor la , lnformatii generale" (Sectiunea 1) din O.M.F.P. nr. 1.012/2001 privind aprobarea structurii , continutului si modului de utilizare a documentaatiei standard pentru elaborarea si prezentarea ofertei pentru achizilia publica de produse. Auditor: Tanasă Simona-Maria Data…….. 16

17

Procedura P10: Revizuirea documentelor Constatarile se vor prezenta distinct pe fiecare obietiv inscriindu-se, de regula, mai intaii constatarile cu caracter negative si apoi constatari le cu caracter pozitiv. In coloana ,Documentul justificativ si/sau final" se inscriu documentele care probeaza fiecare constatare. Constatarile cu caracter negativ se vor regasi in Dosarul documentelor de lucru. Se va prezenta, intr-o maniera simplificata, ,Nota centralizatoar 11 documentelor de lucru" pentru obiectivul de audit. Nota centralizatoare a documentelor de lucru S.C. Porsche Romania IFN S.A. Compartimentul de Audit Public Intern Denumirea unitatii audiatea: SC AUTOMITRIC SRL Denumirea obiectivului de audit: Activitatea IT Perioada supusa auditului: 01.05.2012 – 30.08.2012 CONSTATAREA In firma nu exista licenta pentru toate programele utilizate Nu s-a utilizat un program antivirus efficient.

DOCUMENTUL JUSTIFICATIV Prevederile legale

DA X

NU

AUDITORI

Ordinul 23/03.03.200N de numire a X componentei comisiei de evaluare a ofertelor.

Aprobat: Tanasă Simona-Maria

Inchiderea sedintei(P11) Primaria Campulung – Moldovenesc Compartimentul de Audit Public Intern Minuta sedintei de inchidere Denumirea unitatii audiatea: Primaria Campulung – Moldovenesc Denumirea obiectivului de audit: Platile si cheltuielile effectuate in numera sau prin virament pentru procurari de bunuri in anul 2011. Perioada supusa auditului: 01.01.2011 – 31.12.2011

18

B. Concluzii: Auditorii au prezentat sintetic constatarile din proiectul de raport de audit public intern, precum si recomandarile facute in urrna constatarilor constatarilor realizate, conducerii serviciului Administrativ care se ocupa de achizitiilepublice de produse. Din partea autoritatii auditate: senmatura si stampila Sef de serviciu administrative: Morariu Magda Raportul de audit public intern Elaborarea proiectului de raport de audit public intern (raport intermediar)(P12) La sfarsitul fiecarei misiuni de audit public intern auditorii intern elaboreaza un proiect de raport de audit public intern, care retlecta cadrul general, obiectivele, constatarile, concluziile si recomandarile. In elaborarea proiectului raportului de audit public intern trebuie sa fie respectate urmatoarele cerinte: a) constatarile trebuie sa apartina domeniuluilobiectivelor misiunii de audit public intern si sa fie sustinute prin documente justificative corespunzatoare; b) recomandarile trebuie sa fie In concordanta cu constatarile si sa determine reducerea riscurilor potentiate; Transmiterea proiectului de raport de audit public intern(P13) Proiectul de raport de audit public intern se transmite institutiei, iar aceasta va trimite i'ntr-o perioada determinata (de regu la maxim 15 zile de Ia primire) punctul sau de vedere care trebuie analizat de auditoria interni. Reuniunea de conciliere(P14) Scopul reuniunii de conciliere este acceptarea constatailor si recomandarilor formulate de catre auditorii interni In proiectul raportul de audit public intern, precum si stabilirea unui plan de misiunr in cadarului de implementare a recomandarilor. Raportul final(P15) Elaborarea raportului de audit public intern Raportul de audit public intern trebuie sa includa modificarile discutate si convenite In cadrul reuniunii de conciliere. Raportul de audit public intern va fi lnsotit de o sinteza ce va cuprinde constatarile cu caracter negative recomandarile auditorilor interni, precum $i calendarul de implememat acestor recomandari. Difuzarea raportului de audit public intern(P17) Dupa aprobarea recomandarilor cuprinse In raportul de audit public intern finalizat acestea devin obligatorii si vor fi comunicate Institutiei si Aprobarea recomandarilor va fi realizata de catre directorul Instituiei. Curtea de Conturi are acces la raportul de audit public intern in timpul verificarilor pe care le efectueaza. 19

Concluzii(P18) Deficientele constatate cu privire la organizarea si desfasurarea procedurilor de achizitii publice, precum si deficientele constatate ca unei a derularii contractelor de achizitii pot fi eliminate prin implementarea recomandarilor formulate de auditorul intern. In acest context, In opinia auditorilor, implementarea recomandarilor din prezentul raport de audit public intern de catre institutie va ajuta luarea si intarirea mediului de control din cadrul structurilor implicate In administrativ, intrarea, gestionarea si utilizarea fondurilor pentru chizitiile publice. Auditorii precizeaza, de asemenea, faptul ca datele prezentate in documentele si materialele pe care le-au examinat in cursul misiunii de audit, in special cele de ordin financiar, sunt responsabilitatea conduceri institutiei. Responsabilitatea auditorilor consta in faptul de a da o asigurare rezonabila asupra mediului de control intern din cadrul institutiei, capactatii acesteia de a asigura protecia bugetului aprobat, conformitatii cu legile UE in domeniul achizitiilor publice.

Intocmit : Morariu Magda Data……….. Semnatura……………. Aprobat: Tanasă Simona-Maria Data……….. Semnatura stampila…………………

20

si