Controlul Documentar Contabil [PDF]

Zitiervorschau

UNIVERSITATEA CREŞTINĂ „DIMITRIE CANTEMIR“ – BUCUREŞTI FACULTATEA DE FINANŢE, BĂNCI ŞI CONTABILITATE

CONTROLUL DOCUMENTAR-CONTABIL

CONDUCĂTOR ŞTIINŢIFIC:

STUDENŢI:

BUCUREŞTI 2013

CONTROLUL DOCUMENTAR-CONTABIL

CUPRINS I N T R O D U C E R E ............................................................................................................ 1 1. METODOLOGIA EXERCITARII CONTROLULUI DOCUMENTAR-CONTABIL 2 1.1 CONTROLUL DOCUMENTAR CONTABIL ............................................................................................. 2 1.2 SISTEMUL DE DOCUMENTE PRIMARE SI FLUXUL LOR INFORMAŢIONAL ............................. 4 1.3 TEHNICI DE CONTROL DOCUMENTAR-CONTABIL ......................................................................... 4

2. STUDIU DE CAZ: CONTROLUL DOCUMENTAR CONTABIL IN CADRUL FIRMEI S.C. GEOCOS SRL .................................................................................................. 6 2.1 SCURTĂ PREZENTARE A FIRMEI SC GEOCOS SRL ......................................................................... 6 2.2 SCURT ISTORIC AL EVOLUŢIEI CAPITALURILOR PRORII ALE FIRMEI ................................... 7

CONCLUZII ........................................................................................................................... 11 ANEXE .................................................................................................................................... 12 B I B L I O G R A F I E ......................................................................................................... 14

CONTROLUL DOCUMENTAR-CONTABIL

INTRODUCERE În cadrul acestui proiect va prezentam procesul de control documentar – contabil. Acesta presupune controlul de stabilire a realităţii, legalităţii şi eficienţei operaţiilor şi activităţii economice şi financiare prin examinarea documentelor primare şi centralizatoare, a înregistrărilor în evidenţa tehnico-operativă şi contabilă, a situaţiei contabile şi a bilanţurilor. Bazele proiectului se reflecta in studiul de caz prezentat cu referinta la procesul de control documentar contabil efectuat in cadrul firmei S.C. GEOCOS SRL. Astfel cu ajutorul bilanţului contabil observam evoluţia capitalurilor proprii ale firmei pe parcursul exerciţiului 2011 – 2012.

1

CONTROLUL DOCUMENTAR-CONTABIL

1. METODOLOGIA EXERCITARII CONTROLULUI DOCUMENTAR-CONTABIL 1.1 CONTROLUL DOCUMENTAR CONTABIL Acest procedeu presupune controlul de stabilire a realităţii, legalităţii şi eficienţei operaţiilor şi activităţii economice şi financiare prin examinarea documentelor primare şi centralizatoare, a înregistrărilor în evidenţa tehnico-operativă şi contabilă, a situaţiei contabile şi a bilanţurilor. Controlul documentar contabil poate fi: - preventiv – efectuat asupra documentelor de dispoziţie; - ulterior – efectuat cu ajutorul documentelor de execuţie care fac dovada producerii efective a operaţiilor economice şi financiare. Sarcinile organelor care efectuează controlul documentar contabil sunt complexe deoarece trebuie să urmărească concomitent dacă documentele justificative respectă condiţiile de formă dar şi pe cele de fond. Investigaţia reprezintă modalitatea prin care organul de control obtine informaţii din partea personalului a cărui activitate se controlează. Aceasta implică studierea unor informaţii care nu rezultă din documentele puse la dispoziţie. În acest context, investigaţia nu este o sursă demnă de încredere, însă reprezintă un supliment de informaţie pentru organul de control. Cu ajutorul analizei contabile se determină conturile în care trebuie înregistrată operaţia şi relatia dintre ele. Elementele patrimoniale de activ şi pasiv se reflectă în contabilitate cu ajutorul conturilor sintetice şi analitice. Conturile sintetice oglindesc elementele de activ şi pasiv în expresie bănească pe grupe sau categorii iar conturile analitice oglindesc părţi componente ale acestora în expresie bănească şi cantitativă. Între conturile sintetice şi cele analitice există o strânsă legătură iar pentru controlul concordanţei dintre datele unui cont sintetic şi acelea din conturile sale analitice se utilizează balanţa analitică de control. Contabilitatea dispune de un sistem de control în care reflectarea operatiilor rezultate din mişcarea şi transformarea valorilor materiale şi băneşti are la bază principiul dublei înregistrări. Acest principiu face posibilă cuprinderea cu ajutorul sistemului conturilor a întregului obiect al contabilităţii şi menţinerea unui echilibru permanent necesar pentru controlul exactităţii datelor înregistrate în conturi.

2

CONTROLUL DOCUMENTAR-CONTABIL

Cu ajutorul balanţei sintetice de control se semnalează înregistrarea greşită a unor operaţii economice, ca urmare a nerespectării principiului dublei înregistrări, însumarea eronată a rulajelor sau stabilirea greşită a soldurilor. Erorile de înregistrare se identifică prin intermediul egalităţilor care trebuie să existe între totalurile diferitelor coloane, precum şi prin intermediul corelaţiilor care sestabilesc cu ajutorul lor. Posibilităţile de descoperire a erorilor cu ajutorul balanţei sintetice de control contabil prin egalităţile dintre coloane sunt limitate numai la acele erori care se bazează pe inegalităţi, fără a sesiza şi erorile care denaturează sensul înregistrărilor, cum sunt: - omisiunile de înregistrare a operaţiilor; - erorilor de compensaţie; - erorile de imputaţie; - erorile de înregistrare în registrul jurnal. Omisiunile de înregistrare constau în faptul că operaţia economică nu este înregistrată nici în debit, nici în credit. Acestea sunt identificate prin punctarea documentelor sau în urma găsirii unor documente ce nu poartă pe ele menţiunea de înregistrare, precum şi ca urmare unor reclamaţii sau sesizări. Erorile de compensaţie se datorează raportării greşite a sumelor din jurnal sau din documentele justificative în “Cartea mare”, în sensul că s-a trecut o sumă în minus egală cu cea trecută în plus în aceaşi parte a unuia sau mai multor conturi astfel încât pe total cele două categorii de erori se compensează. Conducătorul unităţii şi cel al compartimentului financiar-contabil răspund de realizarea şi exactitatea datelor cu privire la modul de realizare a indicatorilor economicofiananciari raportaţi prin bilanţul conatabil. În vederea depunerii bilanţului contabil, conducătorul compartimentului financiarcontabil are obligatia să controleze respectarea prevederilor din normele metodologice privind: - întocmirea, verificarea şi centralizarea bilanturilor contabile; - asigurarea corelaţiilor dintre indicatorii din formulare; - concordanţa datelor din anexele de bilanţ, cu cele din bugetul de venituri şi cheltuieli.1

1

P. Popeangă - Controlul financiar contabil, Ed. Tribuna Economică, Bucureşti, 1999 3

CONTROLUL DOCUMENTAR-CONTABIL

1.2 SISTEMUL INFORMAŢIONAL

DE

DOCUMENTE

PRIMARE

SI

FLUXUL

LOR

Pentru verificare, auditorul utilizează urmatoarele documente primare: a) b) c) d) e) f) g) h) i) j)

Factura de cumpărare Factura de vânzare Jurnal de vânzari Jurnal de cumpărari Deconturi de TVA NIR-uri Proces verbal de punere in funcţiune Foaie de calcul a amortizărilor Registrul jurnal Balanta de verificare

Fig.1.1 Schema fluxului documentar contabil din cadrul unei intreprinderi 1.3 TEHNICI DE CONTROL DOCUMENTAR-CONTABIL Controlul documentar contabil se exercită printr-o serie de modalităţi sau tehnici care se utilizează selectiv şi combinat. Cele mai importante sunt: - controlul cronologic; - controlul invers cronologic; - controlul sistematic; - controlul reciproc; - controlul incrucişat; 4

CONTROLUL DOCUMENTAR-CONTABIL

- investigaţia de control; - examenul critic; - analiza contabilă; - analiza pe baza balanţei de control sintetică şi analitică; - tehnica corelaţiilor bilanţiere. Controlul cronologic se exercită în ordinea întocmirii, înregistrării şi îndosarierii documentelor. Această formă de control distribuie atenţia organului de control asupra unui volum mare de operaţii de diferite feluri, necesită folosirea unui bogat material legislativ nedând posibilitatea urmăririi unei anumite probleme de la început şi până la sfârşit. Control invers cronologic se exercită de la sfârşitul spre începutul perioadei de control. Se utilizează, de regulă, atunci când la constatarea unei abateri este necesar să se stabilească momentul când aceasta s-a produs sau atunci când se constată anumite omisiuni sau erori de înregistrare pentru identificarea cărora este necesar cercetarea document cu document. În controlul sistematic sau pe probleme documentele sunt grupate în funcţie de o anumită problematică şi apoi se verifică în ordine cronologică. Controlul pe probleme este o metodă mai eficientă de examinare a documentelor prin faptul că dă posibilitatea să se urmărească cu mai multă atenţie un anumit obiectiv. Controlul reciproc constă în confruntarea la aceiaşi unitate a unor documente sau evidenţe cu conţinut identic însă diferite ca format pentru aceleaşi operatii sau operaţii diferite dar care au o legătură reciprocă. Controlul încrucişat constă în cercetarea şi confruntarea tuturor exemplarelor unui document existent la unitate controlată precum şi la acele unităţi cu care s-au făcut decontări. Pe lângă confruntarea tuturor exemplarelor unui document, controlul încrucişat cuprinde documente sau evidenţe diferite din a căror confruntare se pot desprinde neconcordanţe care privesc aceaşi operaţie. Controlul documentar-contabil este cel mai utilizat în practica economică şi financiară. Poate fi preventiv sau ulterior şi se realizează pe baza documentelor justificative care le reflectă.2

2

M. Boulescu

-Control financiar, Ed. Eficient, Bucureşti, 1997 5

CONTROLUL DOCUMENTAR-CONTABIL

2. STUDIU DE CAZ: CONTROLUL DOCUMENTAR CONTABIL IN CADRUL FIRMEI S.C. GEOCOS SRL 2.1 SCURTĂ PREZENTARE A FIRMEI SC GEOCOS SRL Firma SC GEOCOS SRL ,este o societate cu raspundere limitată ,inregistrată la Oficiul Registrului Comerţului ILFOV în anul 2005 . Sediul principal şi punctul de lucru în care societatea îşi desfăşoară activitatea aflându-se in Municipiu Bucuresti . Forma juridică a societăţii este “societate cu aspundere limitată “ cu capital privat integral român ,constituită potrivit Legii 195/1997 privind aprobarea Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr.32/1997 pentru modificarea şi completarea Legii nr.31/1990 privind societăţile comerciale , iar durata societaţii este nelimitata. Capitalul social subscris şi varsat ( în numerar) al firmei S.C. GEOCOS SRL. a fost la înfiinţare 200 RON divizat in 20 de parti sociale ,cu o valoare nominala a unei parti sociale de 10 RON. SC GEOCOS SRL are ca principal obiect de activitate Comert cu amanuntul a pestelui,crustaceelor si molustelor SC GEOCOS SRL sunt comercializate atat prin unităţile proprii tip pescarie cât şi catre terţi Activitatea de producţie se desfăşoară într-un spaţiu modern amenajat , dotat cu utilaje performante şi cu o capacitate de producţie în fluxul de fabricaţie stabilit în conformitate cu noile cerinţe ale Uniunii Europene . Societatea are încheiate contracte ferme cu furnizorii de materii prime , materiale ,utilaje, servicii. Dintre furnizorii de materii prime cei mai importanti sunt : SC OCEANFISH SRL,SC CHICFISH IMPOR EXPORT SRL,SC VIG2000 SRL. Conducerea firmei este asigurată de o echipa manageriala cu oameni de specialitate şi cu o bogată experienţă în domeniu .AdministratorTUGUI IOANA, TUGUI VIOREL, Departamentul Vanzari DOLOPCI AUREL, LINCAN ELVIS MIHAI, VASILESCU DUMITRU. Procesul de control documentar este efectuat de catre Garda Financiara În cadrul controlului efectuat se cer urmatoarele documente: - actele firmei - certificatul constatator - intrări, facturi, registre fiscale - registru jurnal - bon fiscal - raportul x 6

CONTROLUL DOCUMENTAR-CONTABIL

- verificarea casei - verificare facturilor - verificarea nirului - verificarea situaţiei pe ultimile 3 luni(balanta) - bilanţul la 30 iulie - registrul unic de control 2.2 SCURT ISTORIC AL EVOLUŢIEI CAPITALURILOR PRORII ALE FIRMEI

De la înfiinţare şi până în prezent SC GEOCOS SRL a cunoscut o creştere spectaculoasă a capitalurilor proprii .Această creştere a fost determinată de politica managerială şi financiară a conducerii firmei care a înţeles că succesul unei afaceri se obţine prin capitalizarea unei părţi din patrimoniul acesteia

concomitent cu dezvoltarea şi

retehnologizarea impusa de evoluţia afacerii . Capitalul subscris şi varsat a SC GEOCOS SRL la infiinţarea firmei în anul 2005 a fost în suma de 200 RON. Evoluţia “Capitalurilor proprii “ a firmei SC GEOCOS SRL de la infiinţare şi până în prezent a fost urmatoarea : • la infiinţarea firmei în anul 2005 “Capitalul subscris şi vărsat a fost de 200 RON. • în anul 2010-2011 societatea a înregistrat o pierdere contabilă netă în sumă de -70.948RON. Judet: Ilfov Oraş: Mogoşoaia Adresa: Str. VALEA PARCULUI 11 Mogoşoaia Cod Poştal: 77135 Telefon: Cod Unic de Identificare: RO 17599177 Nr. Registrul Comerţului: J23/982/2005 Stare societate : INREGISTRAT din data 18 Mai 2005 Anul înfiinţarii : 2005 Informaţii din data de 20-May-2010 Firma Înfinţata in anul 2005 Ultima Înregistrare la ANAF(*): 13 Iunie 2008 Prelucrarea ultimelor informaţii depuse la ANAF(**): 16 Iunie 2008 7

CONTROLUL DOCUMENTAR-CONTABIL

Agent comercial îinregistrat ca platitor de impozit pe profit înregistrat la data de 2305-2005 Firma platitoare de tva incepand cu data de 23-05-2005 Plata contribuţiei de asigurari sociale platite începand cu data de 01-01-2008 Plata contribuţiei de asigurari pentru şomaj platite începand cu data de 01-01-2008 Plata contribuţiei angajatorilor pentru Fondul de garantare pentru plata creantelor sociale începand cu data de 01-01-2008 Plata contribuţiei pentru asigurari de sanatate începand cu data de 01-01-2008 Plata contribuţiei pentru concedii si indemnizaţii de la persoane juridice sau fizice 0101-2008 Plata pentru impozitul pe venitul din salarii asimilate salariilor incepand cu data de 0101-2008 SC GEOCOS SRL - Date Economice Cifra de faceri: 24,992 Lei Profitul net: 0 Lei Pierdere net: 16,946 Lei Profit brut: 0 Lei Pierdere brut: 15,846 Lei Salariaţi: 2 angajaţi Tipul de activitate, conform clasificarii CAEN din : Comerţ cu amanuntul în magazine nespecializate, cu vanzare predominanta de produse alimentare, bauturi si tutun Datorii Total: 110,624 Lei Cheltuieli totale: 40,838 Lei Venituri totale: 24,992 Lei Active imobilizate TOTAL: 0 Lei Active circulante TOTAL: 54,341 Lei Stocuri: 50,526 Lei Disponibilitaţi baneşti / Casa si conturi la banci: 0 Lei Creanţe: 2,697 Lei Cheltuieli in avans 0 Lei Venituri in avans 0 Lei Capitaluri: -56,283 Lei 8

CONTROLUL DOCUMENTAR-CONTABIL

Patrimoniul regiei: 0 Lei Patrimoniul public: 0 Lei Provizioane pentru riscuri si cheltuieli: 0 Lei Capital social subscris si varsat: 500 Lei

RAPORT UL CONTROLULUI DOCUMENTAR CONTABIL REALIZAT IN DATA DE 30/12/2011 Am auditat situaţiile financiare ale SC GEOCOS SRL., formate din bilanţ, contul de profit şi pierdere, situaţia modificarilor capitalului propriu, situaţia fluxurilor de trezorerie şi notele explicative la situaţiile financiare anuale la data de 31.12.2010, intocmite în conformitate cu OMFP 3055/2009, Legea contabilitaţii nr.82/1991R cu modificările şi completările ulterioare. Conducerea este responsabilă pentru întocmirea şi prezentarea fidela a acestor situaţii financiare în conformitate cu Reglementarile contabile aplicabile. Aceasta responsabilitate include: proiectarea, implementarea şi mentinerea unui sistem de control intern adecvat pentru întocmirea şi prezentarea fidelă a unor situaţii financiare care să nu conţina anomalii semnificative, datorate erorilor sau fraudei; selectarea şi aplicarea de politici contabile adecvate; şi realizarea de estimari contabile rezonabile pentru circumstanţele existente. Responsabilitatea noastră este de a exprima o opinie cu privire la aceste situaţii financiare în baza auditului efectuat. Am efectuat auditul în conformitate cu Standardele Internaţionale de Audit. Aceste standarde cer ca noi să ne conformam cerinţelor etice, să planificăm şi să realizăm auditul în vederea obţinerii unei asigurări rezonabile că situaţiile financiare nu cuprind denaturări semnificative. Un audit implică aplicarea de proceduri pentru obţinerea probelor de audit referitoare la sume şi alte informaţii publicate în situaţiile financiare. Procedurile de audit selectate depind de rationamentul profesional al auditorului, inclusiv evaluarea riscurilor ca situaţiile financiare sa prezinte anomalii semnificative datorate erorilor sau fraudei. În 9

CONTROLUL DOCUMENTAR-CONTABIL

respectiva evaluare a riscurilor, auditorul analizeaza sistemul de control intern relevant pentru intocmirea si prezentarea fidelă a situaţiilor financiare ale societaţii, cu scopul de a proiecta proceduri de audit adecvate in circumstantele date, dar nu în scopul exprimarii unei opinii cu privire la eficacitatea sistemului de control intern al societaţii. Un audit include de asemenea, evaluarea principiilor contabile folosite si a gradului de rezonabilitate a estimarilor făcute de conducerea societaţii, precum si evaluarea prezentarii generale a situaţiilor financiare. Consideră ca probele de audit pe care le-am obţnut sunt suficiente si adecvate pentru a formă,obază pentru opinia noartră de audit. În opinia noastră situaţiile financiare nu prezintă o imagine fidelă, sub toate aspectele semnificative, a poziţiei financiare a societaţii la 31 decembrie 2011 şi a rezultatelor din exploatare, pentru anul încheiat, în conformitate cu Standardele Internationale de Contabilitate şi normele naţionale. Opinia acordată este una cu rezerve, deoarece societatea a omis descarcarea din gestiune a unei cladiri, fapt ce a generat proba de audit 6, şi totodată nu a inregistrat amortizarea unui utilaj, lucru ce a condus la obţinerea probei de audit 9 . Aceste doua probe de audit au fost considerate semnificative, fapt pentru care consideram ca situaţiile financiare ale societaţii cuprind denaturări ale imaginii fidele în prezentarea informaţiilor din situaţiile financiar-contabile.

Data raportului: 31.12.2011 Auditor, S.C E-AUDITOR S.R.L.

10

CONTROLUL DOCUMENTAR-CONTABIL

CONCLUZII Controlul documentar contabil se realizează periodic in cadrul intreprinderi atat în plan cat şi de către agenţii externi , aşa cum avem situaţia controlului efectuat la firma SC GEOCOS SRL afectuat de catre o firma externa de audit. În urma controlului s-a constat astfel o serie neclaritaţi referitoare la înregistrarea în gestiune a activelor firmei , părerea auditorilor fiind de altfel rezervata în acest sens. În opinia noastra întreprinderea conform documentelor contabile prezentate la efectuarea controlului realizat de către auditori firma nu prezinta o imagine fidela asupra patrimoniului acesteia ducand la denaturarea situaţiei financiare.

11

CONTROLUL DOCUMENTAR-CONTABIL

ANEXE

12

CONTROLUL DOCUMENTAR-CONTABIL

13

CONTROLUL DOCUMENTAR-CONTABIL

BIBLIOGRAFIE 1. M. Boulescu - Control financiar, Ed. Eficient, Bucureşti, 1997 2. P. Popeangă - Controlul financiar contabil, Ed. Tribuna Economică, Bucureşti, 1999 3. P. Brezeanu – Audit si control financiar 4. Camera Auditorilor din România - Audit financiar 2000, Editura Economică, Bucureşti, 2000 5. Collins L. şi Vallin G. - Audit et Contrôle Interne, Dalloz, Paris, 2000

14