Chapitre 3 Le Contrôle Interne Du Cycle Achats Fournisseurs [PDF]

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Chapitre 3 : Le contrôle Interne du Cycle Achats fournisseurs « Mieux acheter pour mieux vendre », mieux acheter suppose une parfaite maîtrise du processus d’approvisionnement par l’entreprise afin de disposer de la meilleure matière première et/ou marchandises résultante d’une sélection antérieure des fournisseurs. De ce fait, le cycle achat fournisseurs revêt un caractère vital pour l’entreprise sans lequel une estimation exacte de ses besoins ne peut être faite ! L’entreprise ne peut maîtriser son activité en amont et en aval qu’avec une meilleure prospection de son marché, une bonne sélection de ses fournisseurs avec un planning scrupuleusement établi permettant de canaliser l’ensemble des informations dont elle dispose vers l’étude, l’analyse et la schématisation de ces dernières pour une utilisation fiable et simplifiée. 1- Objectifs du contrôle interne L'auditeur procède à un examen des dispositifs de contrôle de l'entreprise, il peut examiner à titre d'exemple : • Procédures de commande, limites et autorisations correspondantes ; • Rapprochement entre le bon de réception et facture ; • Autorisation de paiement des factures ; • Annulation des originaux pour prévenir les réutilisations éventuelles ; • Contrôles effectués par les différents services, apprécier dans quelles mesures ces contrôles sont de nature à détecter les erreurs qu'un fournisseur aurait pu commettre (quantités, prix facturé, calcul de la TVA, les ports…). 2- Les caractéristiques d’un bon contrôle interne : A. Bons de commande : - département achats séparés et indépendant. - Utilisation et contrôle des bons de commande prénumérotés et approuvés. -Obtention des meilleurs offres et vérification des prix payés

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-enregistrement approprié des commandes en instance. B. Bons de réception : Un service réception séparé et indépendant. Utilisation des bons de réception prénumérotés signés et datés et un contrôle approprié de ces bons. La vérification physique des marchandises reçues. C. Facture : Des factures reçues directement de la personne qui dépouille le courrier. Un traitement correct des factures qui comprend : - Vérification des prix, des quantités reçues et de l’exactitude mathématique. -Vérification de l’imputation comptable, approbation finale pour paiement. - contrôle sur les copies des factures, annulation effective des factures payées. -un rapprochement périodique des comptes fournisseurs auxiliaires avec le compte grand livre. D. Paiement des achats : Utilisation et contrôle des chèques prénumérotés ou d’autres instruments de paiement, rétention des chèques annulés. Des pièces justificatives correctement approuvées pour chaque règlement. Une double signature nécessaire pour les chèques ou les autres ordres de paiement. Des signataires de chèque indépendants des fonctions achat ou frs et ayant l’obligation d’examiner les pièces justificatives. Des chèques expédiés par des personnes indépendantes. Des pièces justificatives effectivement annulées quand elles sont payées. Interdiction de signer des chèques au porteur. Tenue d’un registre détaillé des effets à payer. Rapprochement périodique du registre détaillé des effets à payer avec le grand livre. 3- Description du cycle achats-fournisseurs 

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Les services intervenants dans le cycle « achats -fournisseurs » sont :

Services initiateurs de la commande  : Ils émettent des « demandes d’achats » dans des limites strictement définies, mais ils ne peuvent les envoyer directement aux fournisseurs. Service Achats : il établit les bons de commande sur la base soit des demandes d’achat, soit de besoins spécifiques. Il négocie les prix, choisit les fournisseurs et surveille les délais de livraison. Service Réception : il s’assure de la conformité de la livraison avec la commande. Service Stocks : il reçoit la marchandise du service « Réception » et fait les enregistrements correspondants. Service Comptable : il enregistre les factures lorsque celles-ci ont été approuvées. Service Trésorerie : il met la facture en paiement en s’assurant de son approbation par les personnes compétentes. Alors on remarque qu’il y a plusieurs services qui peuvent intervenir dans le cycle achats/fournisseurs, mais l'énumération de ces services reste en fonction de l'organisation et de la structure de la société. L'objectif de déterminer les services intervenants est de pouvoir vérifier la séparation des fonctions l'un des principes du contrôle interne. 4- Evaluation du cycle à travers le contrôle interne Le circuit peut être subdivisé en un ensemble d’étapes :

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Définition des besoins :

Il est indispensable pour la bonne gestion de l’entreprise de planifier ses achats, Il faut que : - Les utilisateurs doivent exprimer leurs besoins de manières précise et détaillée ; - Il faut que les prévisions d’approvisionnement soient faites de manière régulière et pertinente ; - La procédure de demande d’achat doit être adaptée au fonctionnement de l’entreprise.

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Sélection des fournisseurs :

Avant de sélectionner le fournisseur à partir les prix, la qualité, délais de livraison et conditions de règlement, il faut que : - L’information sur les marchés fournisseurs doit être suffisante ; - Les fournisseurs actuels de l’entreprise doivent être évalués périodiquement ; - Il est nécessaire que les critères de sélection des nouveaux fournisseurs soient larges : Qualité, sécurité, garanties financières, disponibilité, conditions de paiement…etc.

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Déclenchement de la commande :

Dans cette étape, il s’agit surtout, de veiller à ce que les bons de commande soient complets : Signature, quantité et qualité des articles commandés, délais de livraison et conditions de transport, prix, mode de règlement…etc. Aussi les bons de commande doit être établi sur des exemplaires pré-numérotés a partir de demande d’achat et la quantité a demandé correspondent aux besoins de l'entreprise. Il faut aussi s’assurer que l’on procède à un suivi des commandes en cours et des relances en cas de retard de livraison.

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Acceptation et traitement des livraisons (ou des services reçus) :

Cette étape, concerne le processus de réception du bien à partir de la livraison du fournisseur. Dès la livraison du bien ou du service, l’entreprise doit vérifier que la livraison correspond exactement à la commande passée au fournisseur. Si l’entreprise n’effectue pas ce contrôle lors de la livraison, elle risque par exemple de devoir retourner une matière non conforme et donc de ne pas disposer de stocks suffisants pour approvisionner à temps la chaîne de production. En définitive, il faut qu’il y ait une procédure de contrôle des marchandises réceptionnées en quantité et en qualité, et que la comptabilité, l’acheteur et l’utilisateur soient rapidement informés de la réception de la marchandise.

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Enregistrement des dettes :

Cette étape concerne le processus de vérification et de comptabilisation de la facture fournisseur en vue de son règlement. Il est nécessaire d’enregistrer les factures reçues des fournisseurs dès leur arrivé, pour évité les risques en service comptabilité comme la perte et le retards du traitement des factures, Également, la comptabilité rapide de la facture fournisseur permet au service trésorerie de mieux anticiper les règlements futurs et donc les besoins de financement. Le service de la comptabilité fournisseur doit vérifier les éléments figurant dans le bon de commande, le bon de livraison et le bon de réception. Liasse Facture = Demande d'achat Originale+ Bon de commande Org+ Bon de reception Org Contr.Ole ( Addition. Multiplication. Total) Apposer le cachet BON A PAYER 

Paiement des factures chèques, ordres de virement

Ce dernier volet est effectué par la trésorerie. Après vérification de l'original de la facture avec le bon de réception et le bon de commande d’après le responsable, le comptable appose le timbre « Bon à payer ». Le bon à payer est porté uniquement sur l'original, afin d'éviter de le donner plusieurs fois pour la même facture. A cette fin, lorsque la facture est reçue en plusieurs exemplaires, le double d’un document est indiqué dès la réception, sur les exemplaires autres que l'original (DUPLICATA). Tous cela pour éviter le double usage de la facture et double paiment Le règlement de la facture, qui est effectué par virement bancaire, est préparé par le comptable et signé par le dirigeant et le Directeur Administratif et Financier. 5- Déroulement de la mission d’audit : A. Phase de préparation :

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C’est la période au cours de laquelle les travaux préparatoires vont être réalisés et ce, avant de passer à l’action. Elle se compose de 4 étapes :  L’ordre de mission  La prise de connaissance  L’identification des risques  Le rapport d’orientation Lettre de mission : Lorsqu’il s’agit d’une mission externe, on parle de lettre de mission, qui est un document contractuel entre l’E/se et l’auditeur. Société X Ville, Le …/…/… Adresse Ville Lettre de mission Destinataire : Le directeur de l’audit interne Copie pour information : Le directeur de ressource humain Objet : Audit du circuit achats-fournisseurs Dans une perspective d’amélioration continue, nous avons l’honneur de vous charger d’un audit concernant tous les services susceptibles d’être intéressés par le circuit achats- fournisseurs. L’activité de notre entreprise consiste ……………. Dans l’attente d’une réponse favorable, agréez messieurs, nos meilleures salutations. Signature Dir ecteur Générale

Prise de connaissance : L’efficacité de cette phase réside sur la pertinence des résultats du questionnaire de prise de connaissance et des grilles d’analyse des tâches, mais aussi de la pertinence des informations sectorielles collectées. Les grilles d’analyse des taches : Execution, Autorisation, Controle, Sauvegarde.

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Elles nous permettent d’apprécier le niveau de satisfaction de la séparation des fonctions. Services Opération Courrier Achats Comptabilit Trésorerie é Arrivé des X factures Etablissemen X t du bon de commande Comparaison X facture avec bon de commande Constitution X du dossier achat Comptabilisa X tion des factures Préparation X avis de paiement Préparation X chèques fournisseurs Etablissemen X t de l’état des règlements

L’identification des risques : En se basant sur les données recueillies du questionnaire du contrôle interne et du diagramme de circulation, l’auditeur créera le tableau de forces et faiblesses apparentées (TFFA).

QUESTIONNAIRE DE L’EVALUATION DES PROCEDURES DU CYCLE ACHATS-FOURNISSEURS

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Objectif 1 :  S’assurer que tous les achats sont dûment autorisés par l’entreprise. Questions Oui Non Observations - La Demande d’Achat : Est-elle pré numérotée ? - Est-elle signée par une personne autorisée ? - Représente-t-elle un achat normal (en quantité et en genre d’articles) pour le service demandeur ? Objectif 2 :  S’assurer que toutes les commandes sont dûment autorisées et que leur suivi permet de connaître les engagements par l’entreprise. Questions Oui Non Observations Le Bon de Commande : Représente-t-il une demande d’achat ? - Est-il pré numéroté ? - Est-il établi en quantité et en valeur ? - Est-il signé par responsable au vu de la demande d’achat ? - Est-ce que le choix du fournisseur Un fournisseur est fait en accord avec la politique ne peut être de l’entreprise ? ajouté dans le fichier fournisseur qu’après avoir passé une commande avec lui - Les articles commandés sont-ils bien ceux qui sont demandés ? - Est-ce que le prix est le meilleur, compte tenu des relations prixquantité et prix qualité ? - Existe-t-il un dossier sur le fournisseur ?

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- Est-ce que le délai de livraison demandé est raisonnable ? Est-il respecté ? - Des bons de réceptions sont-ils établis systématiquement ? - Ces services reçoivent-elle une copie de la commande ?  Le magasinier ? (pour planifier la réception)  Le comptable ? (pour noter les engagements) Le service de relance ? (Pour assurer la livraison à la date voulue.) Objectifs 3 :  S’assurer que toutes les marchandises reçus sont conformes aux commandes quant à la qualité et la quantité et qu’ils sont enregistrés sans délais. Questions Oui Non Observations -(Suivi de la réception) La Par les agents conformité de la livraison avec la du département commande est-elle contrôlée? Et approvisionnem par qui ? ent - Ce contrôle porte-t-il sur la description, la quantité et la qualité ? - Y a t-il un responsable informé de Le responsable la réception ? Qui ? approvisionnem ent - Contrôle-t-on les entrées en magasin par un inventaire permanent ? - Y-a-t-il une procédure de relances de fournisseurs en retard de livraison ? Et comment ? Objectif 4 :  S’assurer que les factures et les avoirs sont contrôlés avec les bons de réception pour les quantités et la qualité, et avec les bons de commandes pour les prix et conditions de paiement Questions Oui Non Observations -(Enregistrement des factures) En

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fait-on une vérification avec le bon de commande et le bon de livraison ? Ces vérifications sont-elles indiquées sur les factures ? Le responsable du service comptabilité approuve-t-elle les factures (appuyées des bons de commande et bons de réception) avant d’ordonnancer le paiement et l’imputation comptable ? - L’imputation comptable, est-elle vérifiée systématiquement ou par sondage ? Est-ce que le traitement comptable de la TVA sur la facture est correct ? Objectif 5 :  S’assurer que les paiements par caisse sont justifiés et dûment autorisés. Questions Oui Non Observations - le paiement Est-il fait au fournisseur dans des conditions normales ? Tant pour le délai que pour la méthode ? - Est-ce que le chiffre d’affaires total avec ce fournisseur est compatible avec sa surface financière ? - En dehors des opérations de petite caisse, toutes les dépenses sont-elle faites sous forme de chèques, effet de commerce ou virement bancaire ? A-t-on annulé les pièces justificatives après paiement ? (Fin questionnaire) Tableau de force et faiblesse apparentes

Taches

TFFA Objectifs

Risques

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Séparation des fonctions, réception et comptabilisatio n Recensement et suivi des besoins réels de l’entreprise

Séparation des Détournement taches de la marchandise, (càd faire éloigner) Rationaliser les Engagements achats des achats sans rapport avec les besoins réels de l’entreprise Envoi des bons Suivi des de commandes commandes aux fournisseurs Rapport d’orientation : Ce document décline 3 objectifs de l’auditeur :  Objectifs généraux : ils reflètent les principaux objectifs du contrôle interne, dans ce cas l’auditeur doit s’assurer de la bonne application de la procédure du contrôle interne au sein de la fonction des achats. Il doit veiller à l’identification complète, exacte et au moment opportun des besoins et compromettre la sélection du meilleur fournisseur.  Objectifs spécifiques : Il matérialise de façon concrète les dispositifs du contrôle interne au niveau de réception de la marchandise, contrôle les montants dans les BC.  Champ d’action : les différents services magasin réception comptabilité. B. Phase de réalisation : Comporte trois étapes principales.  La réunion d’ouverture  Le programme d’audit  Le travail sur le terrain 1- La réunion d’ouverture : Première contact avec l’audité.

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2- Le programme d’audit : C’est un document interne et contractuel qui permet de répartir les tâches entre les différents membres de l’équipe d’audit. 3- Le travail sur le terrain : Dans cette étape les auditeurs procèdent à des observations et des tests pour affiner le questionnaire du contrôle interne et établir les feuilles de révélations et analyses des problèmes (FRAP). Ces FRAP doivent être préparées par les auditeurs, validées par les audités (responsable des achats) et approuvées par le chef de mission, en débutant le travail par des observations qui constitueront un constat, puis la recherche de leurs causes, ensuite l’élaboration des recommandations et enfin, la précision des problèmes. Département Section achat FRAP N : X Problème : Etablissement de bon de commande  La commande se fait par téléphone Constat :  Le constat des fournisseurs se fait par téléphone ou par fixe.  Le non établissement du bon de commande qu’après la réception de la marchandise. Cause :  Relation de confiance entre le fournisseur et le demandeur.  Absence de contrôle Conséquences :  Risque de non satisfaction des commandes  Risque d’envoyé une marchandise non conforme Recommandations ;  Obligation de produire le bon de commande Etablit par : Validé par  : approuvé par :

C. Phase de conclusion : 1- Le rapport d’audit : Il communique aux principaux responsables pour action et à la direction pour information les conclusions de l’audit concernant la

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capacité de l’organisation auditée à accomplir sa mission en mettant l’accent sur les dysfonctionnements pour faire développer des actions de progrès. 2- Recommandations : L’état des actions de progrès communique régulièrement à la direction les suites données aux recommandations formulées par l’audité et éventuellement les résultats obtenus par des actions correctives des audités.