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Zitiervorschau

Système d’information

ERP : Cas SAP

Sommaire Introduction ..........................................................................................................................................................2 SAP : le cadre référenciel ...............................................................................................................................3

I1-

SAP : définition ..........................................................................................................................................3

2-

SAP et SI .....................................................................................................................................................3

II-

SAP : Périmètre d’application : .................................................................................................................4

1-

Le module MM (Material Management) : .................................................................................................5

2-

Le module PP (Production Planning) : .....................................................................................................5

3-

Le module SD (Sales and Distribution) : ...................................................................................................5

4-

Le module QM (Quality Management) : ...................................................................................................5

5-

Le module PM (Plant Maintenance) : .......................................................................................................5

6-

Le module FI (Financial) :.........................................................................................................................6

7-

Le module CO (Costing) traite la comptabilité analytique : .....................................................................6

8-

Le module PS (Project System) concerne la gestion des projets :.............................................................6

9-

Le module TR Treasury :............................................................................................................................6

10-

Le module IM Investments Management : ............................................................................................6

11-

CATS (Cross Application Time Sheet) : ................................................................................................6

12-

Le module HR de SAP : ..........................................................................................................................7

III-

Condition d’intégration ..............................................................................................................................7

1-

Technique : .................................................................................................................................................7

2-

Humaines :..................................................................................................................................................8

3-

Structurelles : ..............................................................................................................................................8

IV-

Implémentation SAP...................................................................................................................................8

1-

La préparation du projet.............................................................................................................................8

2-

Le business blueprint ..................................................................................................................................9

3-

La réalisation ..............................................................................................................................................9

4-

La préparation finale ..................................................................................................................................9

5-

Conduite du changement............................................................................................................................9

6-

Go Live & support.....................................................................................................................................10

7-

la maintenance de SAP : .........................................................................................................................10

V-

Impact d’intégration : ...............................................................................................................................11

VI-

Aperçue sur les couts d’acquisition : .......................................................................................................11

Conclusion ..........................................................................................................................................................14

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ERP : Cas SAP

Introduction L’ERP est devenu en quelques années la pierre angulaire du système d’information des entreprises. Mais l’origine des ERP est ancienne du point de vue de l’histoire de l’informatique dans l’entreprise. Les années 60 ont vu les premiers développements d’applications de gestion de production avec la naissance du concept de MRP (Material Requirement Planning). Durant les années 80, les progiciels commencent à s’imposer face aux développements sur mesure. Le concept de MRP II (Manufacturing Resources Planning) remplace celui de MRP. En 1990, les consultants du Gartner Group introduisent l’appellation ERP (Entreprise Resource Planning), traduite en français par PGI (Progiciel de Gestion Intégré). La mise en place d’un ERP au sein d’une entreprise apporte beaucoup de bénéfices pour cette dernière aux différentes nivaux. On distingue deux types d'ERP: les ERP propriétaires, édités par des sociétés, ce qui implique l'achat d'une licence, et les ERP open source qui sont "gratuits". Intéressant aux ERP propriétaires, les principaux ERP du marché sont :  SAP (leader mondial)  Oracle/PeopleSoft  SAGE ADONIX  Microsoft  SSA Global  GEAC  Intentia/Lawson  Infor Global Solutions La situation est la suivante : un nombre restreint d’éditeurs contrôlent 80% du marché des ERP. Ces éditeurs sont SAP, Oracle, Baan, Peoplesoft, SSA et JD Edwards. En regardant de plus prêt, on constate même que SAP et Oracle représentent à eux seuls 60% du marché, avec une place de leader pour la première cité. Pour ce nous focalisons notre étude sur le SAP comme leader sur le marché.

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I-

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SAP : le cadre référenciel 1- SAP : définition

SAP est le nom du plus important concepteur de logiciels d’Europe, et le quatrième du monde. Il fournit des systèmes de gestion et de maintenance à des entreprises de toutes tailles dans le monde entier. Son siège se trouve à Waldorf, en Allemagne, et il dispose de bureaux régionaux sur les cinq continents. La solution SAP la plus connue est le progiciel de gestion intégrée SAP ERP. SAP (Systems, Applications, and Products for data processing en anglais) est par abus de langage le nom utilisé pour désigner un progiciel de gestion intégré développé et commercialisé par l'éditeur de ce produit (SAP AG). Le nom exact du progiciel a été plusieurs fois modifié au fur et à mesure de l'évolution des versions : 

R/1 puis R/2 (architecture mainframe)



R/3 (apparition de l'architecture client-serveur, versions 2.1 à 4.6C)



R/3 Entreprise (dit aussi version 4.70)



ECC ou ERP Central Component (versions 5.0 puis 6.0)

En parallèle de l'évolution du produit, la société SAP a utilisé plusieurs terminologies commerciales pour désigner son offre telles que mySAP.com, mySAP ERP ou mySAP Business Suite. Les logiciels SAP reposent aujourd'hui sur une architecture technique commune appelée SAP NetWeaver dont le principal composant est le Web AS (Web Application Server). 2- SAP et SI On constate que beaucoup d’entreprises ont aujourd’hui centré leurs SI autour de SAP avec lesquels s’interfacent le besoin des applications de gestion tierces, comme le montre la figure suivante :

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Partie décisionnelle du SI

SAP Financ e Compt a. Autre Application

Qualit é

Acha t

Référentiel unique

Vent e

Partie transactionnelle GR H

Productio Marketin n g

de gestion

du SI

Autre Application

de gestion Figure 1 : SAP et système d’information

Par ailleurs, il semble clair que les SI les plus aptes à passer sous un SAP sont des SI concis, c’est à dire des SI ayant des tâches structurées et d’une variété plutôt faible. En d’autres termes, les SI formels, fondés sur des définitions acceptées et fixes de procédures de collecte, de stockage, de traitement, de diffusion et d’utilisation des données ainsi que de règles de gestion, sont adaptés à être centrés autour d’un SAP.

II-

SAP : Périmètre d’application :

Voici le périmètre de gestion couvert par chacun de des modules de SAP :

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1- Le module MM (Material Management) : C’est le module logistique de SAP. Il gère les achats d’articles et les stocks d’articles (les mouvements de stocks : entrées et sorties, transferts de stocks). MM permet en particulier le calcul des besoins, la gestion des achats et des réapprovisionnements mais aussi des demandes d’achat et des contrats. MM gère aussi les emplacements magasin (WM Warehouse Management) et contrôle les factures d’achat. 2- Le module PP (Production Planning) : Le module PP (Production Planning) concerne la gestion de la Production. Ce module permet de gérer des nomenclatures de produits et des gammes de produits d’un point de vue du suivi de la production. Il permet en effet de planifier la production, de calculer des besoins, de prévoir les ventes au niveau entreprise (PIC : Plan Industriel et Commercial), de prévoir la production (PDP : Plan Directeur de Production : prévision de la production au niveau usine), de calculer des besoins et des ressources (hommes et machines : MRP II), de planifier des capacités, de contrôler la fabrication, de suivre la production, de calculer les coûts de revient. 3- Le module SD (Sales and Distribution) : C’est le module d’administration des ventes. Ce module gère les appels d'offres, les offres, les contrats, les commandes clients, les expéditions et livraisons, les remises, la facturation et le système d'information commercial. Il s’adapte aux spécificités des produits vendus par les entreprises. Par exemple, dans le cas d’une entreprise industrielle qui vend des outils, il permet de gérer différents types de remises. Dans le cas d’une Maison d’Edition, on peut le paramétrer pour le calcul des droits d’auteur. 4- Le module QM (Quality Management) : C’est le module de gestion de la qualité de SAP. Il permet la planification des contrôles qualité et la documentation des démarches qualité. 5- Le module PM (Plant Maintenance) : Il est adapté aux entreprises industrielles, gère : 

La maintenance préventive et curative de l’usine



La description du référentiel technique, des postes techniques et des équipements

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Le traitement des ordres de maintenance



Les confirmations d'achèvements



Les historiques

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6- Le module FI (Financial) : Ce module comptable contient toutes les écritures comptables de ventes, d’achats et d’immobilisations, qui se centralisent dans la comptabilité générale. 

FI-AR (Accounts Receivable) : Comptabilité client



FI-AP (Accounts Payable) : Comptabilité fournisseur



FI-AM (Assets Management) : comptabilise les immobilisations



FI-GL (General Ledger) : Comptabilité générale

7- Le module CO (Costing) traite la comptabilité analytique : C’est le module de contrôle de gestion de l’entreprise. Il permet l’analyse des coûts par centre de profits, par catégorie de produits/services/projets. Il calcule les coûts de production. Il permet l’édition du compte de résultat, d’états de reporting et d’analyses financières. 8- Le module PS (Project System) concerne la gestion des projets : Il permet de suivre les budgets prévisionnels et les coûts réels des projets. Il permet de gérer les plannings des projets. On peut y importer des fichiers venant de MS Project et d’excel. Il s’intègre avec les modules PM, PP et CO. 9- Le module TR Treasury : Il permet de gérer les flux de trésorerie et les paiements. 10- Le module IM Investments Management : Il est dédié à la gestion des Investissements financiers. 11- CATS (Cross Application Time Sheet) : C’est une grille de saisie des temps permettant de lier différents modules (PS, HR, CO...)

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12- Le module HR de SAP : Il permet de gérer les recrutements, les paies des employés, les compétences des employés, de suivre les temps de travail et les évolutions de carrière, de gérer les demandes et les frais de déplacement.

III-

Condition d’intégration 1- Technique :

L’intégration technique sur SAP nécessite d’avoir une bonne méthode et de répondre à la question de « qu’est ce que l’intégration dans un environnement hétérogène distribué". L’erreur est de penser que l’intégration est principalement un problème technique. La vraie difficulté est d’avoir une bonne analyse du business processus à intégrer, des technologies disponibles, et des compétences et des habitudes du client.

Figure 2 : contraintes techniques pour mettre en place un SAP

Au niveau IT il est nécessaire de déterminer quels seront les points d’entrées et de sorties ainsi que les scénarios de connexion et le type de connexions (synchrone, asynchrone, RFC, webservice, ... ). La sécurité doit etre une obsession permanente dès la phase d’étude. Le design doit présenter au minimum les éléments suivants :  Le scénario fonctionnel décrivant comment le nouveau business process va être intégré.  L'architecture réseau.  Les connecteurs techniques.  Les scénarios de connexions.  Les aspects liés à la sécurité (vulnaribilité, propositions, ...)

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2- Humaines : Pour que le projet déroulera dans les meilleurs conditions, il faut que les utilisateurs adhérent ce projet et acceptent de modifier en conséquence leur façon de travailler.

Pour obtenir cette adhésion, il faut sensibiliser les utilisateurs en organisant :  Une présentation durant laquelle sont énumérés les bénéfices de l’ERP et les optimisations apportées á leurs travails au quotidiens.  Une formation pédagogique basée sur une pratique directe sur des ordinateurs prévus à cet effet dans des salles de formation.  La distribution des manuels et supports de formation (manuels avec des copies écrans, des CD, …).

3- Structurelles : Dans le domaine de la conduite du changement, la communication doit être faite avec précaution. En effet, d’un point de vue social, l’encadrement intermédiaire est le premier impacté par le projet ERP, car son rôle de diffusion d’informations sera réduit ainsi que celui consistant à élaborer des informations de synthèse : la communication du projet doit insister sur le fait que l’encadrement intermédiaire peut ainsi être libéré des « tâches » mécaniques au profit de celles d’analyse et de décision. De nouvelles fonctions apparaîtront naturellement avec la mise en place du SAP, mais les points les plus délicats se situent autour des suppressions de poste. Les réactions de rejet doivent être évitées en anticipant ces situations à travers un plan de communication, qui ne se limite pas qu’à un simple bulletin d’information.

IV-

Implémentation SAP

L'implémentation des applications SAP s'exécute selon les étapes ci-dessous: 1- La préparation du projet Cette étape cruciale sert à la définition des éléments stratégiques du projet. Il s'agit de fixer les objectifs et les ressources, matérielles et humaines, à mettre en œuvre pour les atteindre (schéma directeur).

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2- Le business blueprint Les documents rédigés à cette étape consistent principalement à décrire l'ensemble des besoins et processus de l'entreprise dans le périmètre applicatif concerné et compte tenu de la structure organisationnelle existante. Elle doit mettre en évidence le niveau de couverture fonctionnelle du progiciel par rapport aux besoins exprimés. Les développements techniques requis ainsi que les conversions de données sont analysés. Cette étape permet également d'affiner dans le planning initial, le plan d'actions et l'utilisation des ressources nécessaires. 3- La réalisation Sur base des résultats de l'étape précédente, le paramétrage du système SAP est effectué et documenté par les équipes spécialisées dans chaque domaine applicatif. Les développements spécifiques et les programmes de conversion des données sont réalisés par l'équipe technique. Les premiers tests sont réalisés en collaboration avec les représentants des utilisateurs. La documentation des processus métiers au travers du nouveau système et les protocoles de tests intégrés sont préparés. 4- La préparation finale Il faut s'assurer que tous les pré-requis au lancement officiel du nouveau système sont remplis. Les protocoles de tests d'intégrations sont exécutés par les représentants des utilisateurs. La formation est dispensée à l'ensemble des utilisateurs dans leurs départements respectifs. Les autorisations d'accès au système de production sont préparées pour être rendues opérationnelles dès le Go Live. Un plan de migration du paramétrage, des développements et des données de base est conçu et testé dans un système de pré-production. Dans cette étape, s'achèvent les préparatifs. Tous les problèmes majeurs inhérents à l'implémentation doivent être résolus. 5- Conduite du changement Faire face aux changements dans les organisations est devenu crucial. La composante humaine est par conséquent un facteur clé de réussite dans toute implémentation d'ERP. Cette réussite dépendra de la capacité de l'organisation à gérer elle-même le système une fois l'équipe de consultance partie. La gestion du changement passe par la mise en place d'une communauté d'utilisateurs confiante et qualifiée. Il est relativement important de convaincre les utilisateurs du bien-fondé de la transition applicative qu'ils subissent afin qu'ils en soient les acteurs. Pour conduire le changement, il s’agit non seulement de mettre l'accent sur la dimension humaine, en dispensant des formations, mais également en impliquant les personnes dans les prises de décisions. Par conséquent, les futurs utilisateurs prennent part à la réussite de l'implémentation de manière active. MSLT 2009/2010

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6- Go Live & support Dernière étape logique: le Go Live. Le passage d'un environnement pré-production au système "live" se matérialise par l'exécution contrôlée du plan de migration. Une fois les autorisations d'accès délivrées, les utilisateurs finaux peuvent dérouler les processus de gestion dans le nouveau système. Dans les jours qui suivent le démarrage ou au Go Live proprement dit, il faut prévoir une équipe de support destinée à résoudre les problèmes relatifs à la prise en main du nouvel outil. Le monitoring des systèmes transactionnels et la performance globale du système sont des éléments à surveiller. 7- la maintenance de SAP : On distingue 3 types de maintenance :  La maintenance préventive : Elle comprend toutes les actions pour maintenir la condition de fonctionnement prévue d’un équipement. Selon ma compréhension de cette définition, cela comprend les inspections et l’entretien correctif pouvant en résulter. L’entretien correctif est la forme d'entretien visant à maintenir l'opération normale d'un objet suite à une analyse de son état, sa condition de marche, son rendement, l'évolution des coûts, les causes de panne.  L’inspection : Elle consiste à évaluer la condition technique de fonctionnement d’un système. Ces tâches sont faites de façon planifiée et des caractéristiques sont évaluées quantitativement. Il peut en résulter d’autres tâches à réaliser.  Les réparations : Elles consistent à des tâches de remise en état de fonctionnement prévu d’un équipement ou système. Avec la réparation des tâches de test ou d’acceptation peuvent résulter. Selon mon interprétation, ceci correspond à l’entretien curatif : forme d'entretien visant à rétablir l'opération normale d'un objet, en réparant les composants qui font défaut soit par: bris, panne, etc.

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Système d’information V-

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Impact d’intégration :

Figure 3 : Impact d’intégration

Avant de mettre en place un SAP, chaque service avait son propre système d’information. Pour faire le lien entre ces différents systèmes, les situations suivantes se produisaient :  Double voire triple saisie des mêmes informations dans des systèmes d’information distincts  Au mieux, l’entreprise faisait développer des interfaces informatiques entre ses différents SI. Les bénéfices d’un SAP pour l’entreprise sont donc les suivants :  Eviter la redondance d’informations entre différents SI de l’entreprise.  Disposer d’un outil multilingue et multidevises (très adapté aux multinationales)  Eviter des restitutions d’informations divergentes entre différents services et donc apaiser les conflits qui en résultaient.  Une meilleure coordination des services et du coup un meilleur suivi du processus de commande qui inclut la prise de commande, l’enregistrement d’une sortie de stock, l’expédition de la commande et l’émission d’une facture.  Une meilleure maîtrise des stocks.  Une normalisation de la gestion des Ressources Humaines, en particulier pour les entreprises qui gèrent de nombreuses entités, parfois géographiquement dispersées.

VI-

Aperçue sur les couts d’acquisition : SAP Business One

Le coût de la solution est typiquement calculé en fonction du nombre de licences utilisateurs dont vous avez besoin. Une licence pour une version ‘light’ comme le composant CRM (gestion de la relation client) ou le composant service après-vente est déjà disponible au prix de 750 €. Pour une version ‘full’, grâce à laquelle l'utilisateur a accès à toutes les fonctions, vous paierez 2500 €. MSLT 2009/2010

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Supposons donc vous choisissiez une version ‘full’ pour le directeur général, le directeur financier et la secrétaire de direction, deux composants CRM pour votre équipe de vente et un composant service après-vente, les licences vous coûteront 9.750 €. Avantage supplémentaire intéressant: si votre entreprise compte de nombreux utilisateurs, vous pourrez bénéficier d’éventuelles ristournes de volume (de 10 à 40 % !*) Outre les frais de licence, il vous faut également prévoir les frais d'implémentation, c'est-à-dire les frais pour la migration de vos données vers la nouvelle solution, la customisation de l’interface utilisateur et l’alignement de la solution sur vos applications existantes. Ces frais dépendent fortement de la complexité de votre solution. Les frais relatifs au suivi interne et à la formation diffèrent également d'une entreprise à l'autre et d'un projet à l'autre. Nous vous proposons ci-après trois scénarios qui vous donneront une idée du budget total auquel vous pouvez vous attendre (frais de licences et d’implémentation). 1- Implémentation de base : Un prestataire de services financiers et fiscaux, dont le revenu annuel est d’environ 2 millions d’euros, opte pour SAP Business One. Il s’agit là d’une petite implémentation, avec cinq licences pour cinq utilisateurs. Etant donné que l’entreprise est un fournisseur de services, il suffira de configurer les capacités relatives à la gestion de la relation client (CRM) et aux finances. Il n’y aura pas lieu ici de procéder à une customisation, une migration de données ou une intégration, de sorte que l’installation sera intégralement réalisée en deux semaines. Frais potentiels d’implémentation et d’octroi de licences: 25.000 € - 30.000 € 2- Implémentation type : Un distributeur de gadgets électroniques, qui génère annuellement 10 millions d’euros, n’est plus satisfait de sa solution QuickBooks et décide d’adopter SAP Business One. L’entreprise a besoin d’une solution plus intégrée ; la configuration porte sur les modules finances, gestion de la relation client (CRM), inventaires, achats et ventes. La solution doit être quelque peu personnalisée pour le reporting et les interfaces utilisateurs. Les données financières doivent être migrées depuis QuickBooks, tandis que les informations de contact doivent être intégrées avec les données qui résident dans Microsoft Outlook.

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Frais potentiels d’implémentation et d’octroi de licences: 50.000 € - 80.000 € 3- Implémentation étendue : Un producteur national, dont le revenu annuel est de 20 millions d’euros, a besoin de SAP Business One pour la gestion spécifique de sa chaîne logistique. Quinze licences utilisateurs sont délivrées et la configuration porte sur les modules finances, gestion de la relation client (CRM), inventaires, achats et planification des ressources de production (MRP). Cette implémentation complexe, intégrant un « add on » de gestion de production, peut durer jusqu’à trois mois, et nécessitera une customisation intensive dans des domaines tels que les flux de production et de livraison, les alertes, le reporting et la gestion des divers sites. Les données existantes en matière de comptabilité, clients, stocks et ressources matérielles doivent être migrées depuis le système personnalisé du client. L’application doit également travailler sans faille avec d’autres solutions, parmi lesquelles Microsoft Outlook, des applications de planification de projets et les systèmes des partenaires business clés. Frais potentiels d’implémentation et d’octroi de licence: 120.000 € - 150.000 €

Il faut signaler a la fin que SAP nécessite la maintenance en permanence. 4- Frais de formation : Au Maroc, il existe une seule académie qui fait la formation et la certification en SAP. C’est OMNIDATA qui a le siège a Casablanca. Par exemple, pour devenir certifié sur le module MM, vous devez suivre l’académie Achats-Stocks sur 23 jours (voir fichier joint sur le programme de formation) et passer le test de certification SAP Certified Associate correspondant de 3 heures. Les tarifs sont de 92 000.00 DH HT / personne pour l’académie auxquels il faut rajouter 4 200.00 DH HT pour le test de certification. L’académie demandée ne démarrera qu’à partir du moment où nous avons suffisamment d’inscrits, en l’occurrence ici 6 personnes.

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CAS pratique : Société DELPHI Tanger

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Approved 1,000 Euros Capital Expenses Total Investment

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315 8 547 8 862

Actual 527 527

Forecast 315 8 020 8 335

A+F 315 8 547

Variance -

8 862

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SAP Plan Wave 1 EMEA Financial Report

k€

Approved

9+3

2007

Total A+F

Variance

VEGA CC Capital Interface Development / MDE Hardware Total Capital

315 315

-

315 315

315 315

-

Expense Project Management Development EDI Data Conversion Training Other Deployment Travel Total Expense

424 4 681 640 283

153 724 94 50

271 3 958 545 233

254 330 6 613

37 123 1 181

216 208 5 431

424 4 681 640 283 254 331 6 612

-

0 0 0 (0) 0

Divisional IT Capital Integration Data Cleanse/Convert Plant Readiness-EMEA Total Capital

-

-

-

-

-

Integration Data Cleanse/Convert Plant Readiness-EMEA Total Expense

872 39 253 1 164

-

872 39 253 1 164

872 39 253 1 164

-

-

-

-

-

-

Total Expense

770

192

578

770

-

Total Capital Total Expense Total Project

315 8 547 8 862

1 373 1 373

315 7 174 7 489

315 8 547 8 862

-

Expense

Business Capital Total Capital

Expense

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Conclusion Aujourd’hui, le système d’information de l’entreprise se révèle être un vecteur de performance essentiel. Les ERP deviennent quasi-obligatoires dans ce monde de fusions/acquisitions où les grands groupes ne cessent de se transformer. Les entreprises ont beaucoup à tirer de cet outil, car l’ERP n’est qu’un outil, qui vient en support d’une organisation ; mais il n’aidera l’entreprise à maintenir sa compétitivité que si son projet d’implantation est une réussite. En effet, nombreuses sont les entreprises qui n’ont pas atteint les objectifs escomptés à cause de difficultés rencontrées lors de la mise en œuvre du système. Ce type de projet impacte la plupart des domaines et amène à repenser l’organisation existante, à bien identifier les besoins et à apporter la meilleure solution cible possible. Il faut signaler que l’absence d’une vision globale et d’une forte implication de la direction générale à la fois lors de la conception et de la concrétisation d’un projet SAP peuvent contribuer à la dérive de ce dernier.

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Références : Sites Web :  http://www.entreprise-erp.com/articles/avantages-erp

Livre :  Danielle Larocca, SAP R/3, l’intro, CampusPress, décembre 1999.

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