Procédure de La Gestion Des Stocks [PDF]

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Procédure de la Gestion des stocks 1. Entrées en stock Chaque entrée en stock est constatée sur un procès verbal ou tout autre document pouvant en tenir lieu par une commission de réception comprenant notamment:    

Le Comptable ou son représentant Le comptable matières ou son représentant Le chef de l'unité de passation des marchés Un représentant de la cellule bénéficiaire (éventuellement)

La commission vérifie la régularité de la livraison et dresse un procès verbal qui arrête les quantités réceptionnées et fait toute observation qu'elle juge utiles. La livraison est enregistrée, sur la base du bon de commande et/ou des factures de livraison à la réception des achats, sur un bon d'entrée (BE) établi en double BE2, puis sur une fiche de stock  

Le BE2 reste à la souche Le BE1 est transmis à la comptabilité

2. Sorties de stock Toute sortie de fournitures du stock se fait sur la base d'une demande de biens et services (DBS) établie en deux exemplaires DBS2 et signée par le responsable de la Cellule utilisatrice et le RAF national pour la CNC, le COMPTABLE Provincial pour le CPP. La DBS comprend :      

Le nom de la section utilisatrice ; Le numéro de la demande ; La date ; Les références des articles ; La quantité Les signatures, du chef de la Cellule utilisatrice et du RAF national ou



le comptable provincial suivant le cas. Cette demande est servie par le comptable matière par l'émission d'un bon de sortie (BS) établi en trois exemplaires BS3

    

Ce bon est enregistré sur la fiche de stock intéressée La BS3 reste à la souche La BS2 reste au niveau du Comptable matière La BS1 est transmis à la comptabilité Le Comptable matière tient pour le suivi des mouvements (Entrées et sorties(consommations)) un registre de matières d'une part et un autre

pour

les

bons

de

carburant

dans

lequel

émargent

systématiquement tous les bénéficiaires des biens et bons de carburant sortis.

3. Enregistrement comptable Le comptable saisit les mouvements de stocks sur la base des BE ainsi que des BS servis. Cette saisie donne lieu à une imputation des consommations consommation

et

à

une

au niveau

écriture du

de

logiciel

prise de

en

charge

comptabilité

de

cette

générale

et

analytique. A la fin de chaque mois, le comptable établit un état de consommation de fournitures pour le mois en quantité et en valeur, par section. 4. Edition des états de consommation Chaque fin du mois, la comptabilité édite un état de consommation des fournitures en quantité et en valeur par cellule ou par centre d'activité.

5. Inventaire physique périodique Un inventaire physique des stocks est effectué à la fin de chaque mois par le Comptable matière et le comptable. L'inventaire physique donne lieu sous la supervision du RAF (National ou provincial selon la structure concernée) à l'établissement de la situation d'inventaire signée conjointement par les participants à l'inventaire et à la mise à jour des fiches de stock. Toute différence entre le stock physique et le stock théorique doit être mentionnée sur la fiche de stock, expliquée et corrigée.

Un inventaire annuel est effectué au 31 décembre de chaque année et le résultat de cet inventaire permet d'établir les régularisations comptables de fin d'exercice en vue de l'établissement des états financiers. Cet inventaire permet de rapprocher la situation physique avec la situation physique des fiches de stock tenues par Le Comptable matières

et

la

situation

comptable

tenue

par

Le

Comptable.

Ce

rapprochement est matérialisé sur la situation d'inventaire et sur les fiches de stock. Toute différence entre stock physique et stock comptable doit être mentionnée et expliquée sur la fiche d'inventaire et fera l'objet d'une note adressée au Coordonnateur.

6. Cas du suivi des coupons de carburant S'agissant particulièrement des coupons de carburant, ils sont achetés sur la base d'un bon de commande, réceptionnés et distribués mensuelle aux RAF de la CNC et des CPP en fonction de leurs besoins prévisionnels et du budget approuvé. Chaque véhicule est muni d'un livret de bord permettant de suivre son utilisation, son entretien et sa consommation en carburant. Le CN et chaque chef de Cellule fonctionnelle nationale reçoivent une dotation mensuelle conformément aux prévisions budgétaires. De même le CPP et chaque chef d'unité fonctionnelle provinciale reçoivent une dotation mensuelle arrêtée par la CNC. Toutes les autres sorties de carburant doivent être autorisées par le CN. Tous les coupons de carburant doivent être enregistrés et déchargés par les utilisateurs. En cas déplacement, le chauffeur ou l'utilisateur inscrit sur le livret de bord du véhicule :  

La date ; L'objet du déplacement ;

 

La quantité de carburant prise ; Le kilométrage au départ.

Au retour du déplacement, le chauffeur :    

Inscrit le kilométrage à l'arrivée ; Signe le carnet et le remet dans le véhicule. Chaque mois, le RAF: Prépare un relevé par véhicule indiquant le kilométrage parcouru et



la consommation de carburant du mois ; Signale les consommations excessives au CN.

Le RAF veille à la maîtrise des dépenses de carburant et procède à l'inventaire des coupons chaque mois. Tout écart constaté doit être justifié.