#Procedure de Communication [PDF]

Zitiervorschau

Procédure de l’information et de la communication

Diffusion

Service Administratif

Service Technique

Tous

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Version

Date

01

24/06/2019

-

Création

02

17/06/2020

-

Mise à jour

Nom Rédacteur : BARRY Thierno Ibrahima Vérificateur : M. NELDE Jonathan et Mme NIANG Mariama

Nature de Modification

Fonction Chargé de missions SSE

Date 25/06/2019

Chargé de missions SSE Responsable administratif

17/06/2020

Directrice Générale Approbateur : Mme DIOP Bitty Gueye

ADRESSE 20 boulevard Djily Mbaye BP 836,

Dakar, Sénégal TELEPHONE (221) 33 889 08 88

[email protected] / www.dhisn.com

Visa

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Référence : PIB - M03-MASE19 Version : 02

I) OBJET & DOMAINE D’APPLICATION Cette procédure a pour objectif d’encadrer la communication pour l’ensemble des employés et de la direction de DHi. Elle établit les différents canaux de communications utilisés pour la transmission de l’information et la sensibilisation des différents intervenants. La présente procédure d’information et de communication s’applique à la communication descendante et ascendante au sien de DHi. II) REFERENCE MASE Version 2014-AXE 1 : ENGAGEMENT DE LA DIRECTION DE L’ENTREPRISE 1.7 Information et animation Sécurité Santé Environnement

III) DEFINITION & ABREVIATION : Dans le cadre de cette procédure les mots et termes sont définis comme suit : Mots et termes Communication

informations

Définition Processus d’interactions par lequel une personne (ou un groupe de personnes) émet un message (une information) et le transmet à une autre personne (ou groupe de personnes) qui le reçoit. Indication, renseignement, précision que l'on donne ou que l'on obtient sur quelqu'un ou quelque chose

IV) ROLES ET RESPONSABILITES A. Le personnel de DHi  Participe à la communication et à l’animation (réunion et causerie SSE ou mailing) dans son service et favorise le dialogue en matière de SSE.  Prend connaissance des informations qui leur sont communiquées par les affiches ou par mailing sur les aspects SSE ou non.  S’efforce d’appliquer les informations reçues dans leurs activités quotidiennes dans le cadre de leur travail et de les faire appliquer par les visiteurs dont il pourrait avoir la charge. Demande des informations et des clarifications au responsable hiérarchique direct ou/et à la direction au besoin. B. Directeurs de services 

Participent à la communication (réunion ou mailing) dans son service et favorisent le dialogue en matière de SSE à l’intérieur de son service tout en veillant à la conservation de la traçabilité des informations. ADRESSE 20 boulevard Djily Mbaye BP 836,

Dakar, Sénégal TELEPHONE (221) 33 889 08 88

[email protected] / www.dhisn.com

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S’assurent que les informations s’adressant aux personnels de son service sont communiquées et bien comprises par ces derniers. Veillent à l’application et au suivi des informations. C. Responsable Administratif S’assure que les travailleurs sont informés de cette procédure. Participe à l’identification des besoins de communications et propose des moyens (canaux) pour atteindre les objectifs. Procure soutien et expertise au chargé de missions SSE dans la préparation de campagne de sensibilisation en SSE et dans l’intégration du message SSE dans les communications au personnel. S’assure que l’affichage des informations destinées au grand public et aux employés est bien en vue (FInS-M03-MASE19). D. Chargé missions SSE S’assure de l’élaboration, de la mise en œuvre, de l’évaluation et de la mise à jour de cette procédure. S’assure du respect des canaux de communications SSE au sein de DHi. Participe activement avec la personne responsable des communications (Responsable Administratif) à l’intégration des messages de SSE et apporte des ajustements appropriés avant leurs diffusions. Participe et choisi des animateurs des causerie SSE. Prépare et révise annuellement le processus d’information et de communication SSE, si possible. E. Comité Santé et Sécurité Sensibilise à l’utilisation des canaux de communication SSE. Communique (par réunion ou mailing) l’information pertinente relative à la SSE au responsable des directions, aux personnels, collaborateurs, clients etc… Soutient le chargé de missions SSE dans le processus d’information et de communication SSE. Propose des améliorations de cette procédure. F. Direction Générale Intègre dans ses communications officielles au personnel l’aspect SSE. Adopte la procédure de communication. Approuve toutes les informations et communications en matière de SSE destinées au grand public avant leurs mises à disposition. ADRESSE 20 boulevard Djily Mbaye BP 836,

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V) DOCUMENTATION Afin d’assurer la cohérence entre les différents messages et informations en matière de la Santé Sécurité et l’Environnement (SSE) et leurs traçabilités, les documents suivant sont à référer dans cette procédure : - Le procès verbale (PV) des rencontres concernant nos activités sont documentés sur la fiche ((PVRc-M03-MASE19 ou PVR-M03-MASE19)) suivie la liste de présence (LPR-M03-MASE19 ou LPRc-M03-MASE19) ; - Pour les informations d’origine interne et/ou externe en lien avec la SSE destinées à l’affichage sont enregistrées sur la fiche (FInS-M03-MASE19) et affichées. - Pour le mailing l’heure, la date et le titre peuvent servir de référents. - Les compte-rendu des causeries SSE et réunions autre que la réunion du comité (CRCM03-MASE19) qui se font trimestriellement. Chaque support d’information devra à minima comporter des références permettant d’avoir une traçabilité et une maîtrise du support, de sa conception (ou réception) jusqu’à sa destruction.

VI) MODALITE DE REALISATION POUR LA COMMUNICATION DESCENDANTE

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Quoi ? Comment ?

Qui ?

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