PR MR12.3K44 Chap2 G06 [PDF]

Zitiervorschau

BÀI TẬP 3 PUBLIC RELATIONS Ph.D Đinh Tien Minh

Quách Minh Châu Phạm Hồ Mỹ Duyên Lăng Văn Đồng La Thị Kim Oanh Nguyễn Thị Ánh Thư Nguyễn Trần Phương Trâm

Tình huống: Giả sử công ty bạn là một trong số nhiều công ty đang thuê tại tòa nhà MOONLIGHT. Phía mặt tiền tòa nhà, công ty bạn có dựng một

bảng hiệu rất lớn. Ngày hôm đó có xảy ra một vụ ẩu đả giữa khách hàng và một công ty khác trước tòa nhà. Sự kiện đã thu hút rất nhiều

người đi đường hiếu kỳ dừng xe lại xem và gây ra cảnh kẹt xe nghiêm trọng. Các phóng viên báo đài cũng đến quay phim chụp ảnh

vụ việc và chắc chắn bảng hiệu công ty bạn phía mặt tiền tòa nhà sẽ gây ra nhiều hiểu lầm. Với vai trò là giám đốc PR của công ty, hãy liệt

kê các công việc và nêu lý do tại sao bạn cần phải làm để xử lý vụ việc này?

01 Chuẩn bị - Thành lập 1 ban chuyên môn đứng ra để xử lý vụ khủng hoảng này. - Chọn những người có kỹ năng và kinh nghiệm trong việc xử lý khủng hoảng truyền thông và có thể lường trước được các tình huống xấu nhất có thể xảy ra. Bởi vì khủng hoảng truyền thông là công việc nhạy cảm, khó khăn và cần cẩn trọng vì nó ảnh hưởng trực tiếp tới hình ảnh công ty.

Mục đích: - Để có thể xử lý ngay lập tức các sự cố xảy ra, một cách nhanh chóng và hiệu quả.

02 Thu nhập thông tin •

•

•

Liên hệ với các nhà báo, phóng viên hoặc những • người dân có mặt tại vụ việc để lấy nguồn thông tin, hình ảnh, đoạn phim…. Mục đích: Chứng minh vụ ẩu đả không liên quan tới công ty • (đồng phục của nhân viên trong vụ ẩu đả, văn phòng nơi làm việc,...). Đây sẽ là bằng chứng để đảm bảo các phát ngôn của công ty trong tương lai có độ tin cậy cao , đồng thời cũng tránh được tình huống xấu là công ty bị hại, cắt ghép hình ảnh, video gây sai lệch thông tin.

Liên hệ các bên trực tiếp liên quan đến vụ ẩu đả (công ty, khách hàng tham gia cuộc ẩu đả). Mục đích: Thu thập dữ kiện, thông tin sự việc một cách rõ ràng từ những người trong cuộc để làm bằng chứng xác thực rằng vụ việc đó không hề liên quan đến công ty chúng ta.

02 Thu nhập thông tin •

•

•

Liên hệ với các công ty cùng tòa nhà, cụ thể hơn là những công ty cũng có bảng hiệu vô tình bị chụp vào giống như công ty mình. Mục đích: Các công ty liên minh lại với nhau nhằm tìm ra nguyên nhân của sự việc để đính chính lại sự việc một cách chân thực nhất, khẳng định rằng đây chỉ là cuộc ẩu đả vô tình trước công ty, và phía các công ty cũng không hề mong muốn chuyện này xảy ra. Các công ty có thể cùng nhau mở họp báo nếu phía công ty kia không đính chính rõ ràng câu chuyện và yêu cầu phía công ty kia phải đền bù một khoảng thỏa đáng cho việc họ đã làm ảnh hưởng xấu đến hình ảnh các công ty.

03

•

Chủ động •

•

Chủ động liên hệ với báo chí, luôn theo sát các thông tin, bài báo có liên quan, đảm bảo các thông tin chính thống, xác thực có độ phủ sóng rộng rãi hơn. Trong trường hợp thông tin trên các trang báo • hoàn toàn sai lệch thì sẽ yêu cầu gỡ bài và đính chính để giữ vững uy tín của công ty. Nếu thông tin được cung cấp không rõ ràng, dễ gây hiểu lầm cho người đọc thì lập tức liên hệ và đề nghị phía trang báo có thái độ rõ ràng trong bài đăng cũng như cập nhật thông tin chính thống để sửa đổi bài viết trong thời gian sớm nhất.

Có đội ngũ kiểm soát nguồn tin tức từ các nguồn mạng xã hội. Do hiện nay, phần lớn mọi người ít có xu hướng cập nhật thông tin từ các nguồn chính thống, thay vào đó họ thường xem thông tin và các sự kiện trong ngày thông qua mạng xã hội, các nhóm, trang có số lượng thành viên đông. Vì thế, nguồn thông tin thường lan truyền rất nhanh, bất chấp việc kiểm chứng độ chính xác. Do đó cần kiểm soát nguồn thông tin từ nguồn này, tránh việc gây ra hậu quả nghiêm trọng hoặc bị lợi dụng phá hoại từ công ty đối thủ.

04

Tổ chức họp báo

•

•

•

Nếu trường hợp nguồn thông tin sai lệch bị lan truyền quá nhanh chóng và gây ra hậu quả nặng nề, hoặc việc kiểm soát thông tin không thực sự hiệu quả, công ty cần tổ chức họp báo để đính chính lại sự việc và đưa ra các bằng chứng chứng minh sự trong sạch của công ty. Liên kết với các công ty cũng có bảng hiệu bị phóng viên chụp trúng và hiểu nhầm như công ty mình, để cùng tổ chức buổi họp báo đính chính lại hoàn toàn sự việc. Mời các trang báo có uy tín và chất lượng đến tham dự để có những bài viết khách quan và tường tận về buổi họp báo nhằm tăng niềm tin cho công chúng.

•

•

Sự việc ẩu đả xảy ra trước công ty là sự việc không lường trước được và cũng không ai muốn xảy ra, bên cạnh đó nguyên nhân hoàn toàn không xuất phát từ công ty. Phía công ty xin lỗi vì đã gây ra hiểu lầm không đáng có khiến cho các cổ đông, các khách hàng lo lắng, trấn an mọi người và mong mọi người tiếp tục tin tưởng, ủng hộ công ty.

05

Ghi nhận sai lầm

06

Tiếp tục theo dõi phản ứng của dư luận và ứng phó khi cần thiết

●

●

Sau khi kiểm soát, xử lý và đính chính thông tin, cần tiếp tục quan sát các phản hồi từ phía khách hàng, theo dõi sự việc.

Công ty phải chắc chắn rằng vấn đề đã thực sự được giải quyết, nếu có bất cứ sự việc phát sinh hay phản ứng bất thường, công ty nên nhanh chóng nắm bắt và đưa ra những ứng phó phù hợp.

07

Rút ra bài học kinh nghiệm •

•

Nhìn lại tổng quát toàn bộ vấn đề ngay từ việc đặt bảng hiệu cho đến khi cuộc khủng hoảng truyền thông của công ty xảy ra. Từ đó đưa ra những bài học và hướng xử lý về lâu dài để tránh xảy ra những khủng hoảng tương tự. Đồng thời công ty cũng cần có kế hoạch chuẩn bị chung và phương pháp ứng phó hiệu quả, kịp thời cho những khủng hoảng có thể xảy ra trong tương lai. Tuy nhiên, đứng từ góc độ khác, sự việc này có thể trở thành 1 cơ hội Marketing hiếm có nếu công ty có cách xử lý hiệu quả. Khách hàng cũng như các đối tác sẽ có cái nhìn thiện cảm hơn với công ty, giúp tăng uy tín và niềm tin trong lòng công chúng.

THANK YOU